Какие основные виды информации вводятся в ячейки excel

В программе MS
Excel
в ячейки ЭТ может записываться информация
трех видов:
текстовая
информация,
числовая
информация,
формула.

При вводе информации
в ячейку ЭТ работает «правило
первого символа»,
т.е. вид информации определяется по
первому введенному символу. Например,
текстовая
информация
может начинаться с буквы, пробела, знака
препинания и пр. Числовая
информация
всегда записывается с цифры или знаков
+ или –. Формула
всегда начинается со знака равно, после
которого записывается выражение для
расчета.

В записи выражения
для формулы могут использоваться числа
и знаки операций (+, –, * — умножение, / —
деление, ^ — возведение в степень). В
качестве переменных могут участвовать
адреса ячеек. При этом при вводе формулы
можно не набирать адреса ячеек, а отмечать
нужные ячейки в ЭТ (их адреса будут
записываться в формулу автоматически).
В формулах также может происходить
обращение к встроенным функциям с
указанием имени функции, а затем в
скобках – списка ее аргументов. Более
подробно возможность использования
встроенных функций будет рассмотрена
в пункте 3.2 (лабораторная работа N3).

Примеры
записи различных формул в MS
Excel:

=
A3*B6-C6^3, = SIN(A4)+COS(F4), = СУММ(D3:D9).

После ввода формулы
в ячейку ЭТ в самой ячейке отобразится
результат расчета (значение). Формула
будет храниться в памяти, «привязанная»
к этой ячейке. Увидеть формулу, записанную
в ячейку, можно в строке формул, если
сделать эту ячейку текущей.

1.6. Изменение ширины столбцов и высоты строк

Изменить ширину
столбца (высоту строки) можно с помощью
перетаскивания мышью его правой границы
(нижней границы). Для этого необходимо
установить указатель мыши
на правую границу обозначения
столбца (нижнюю
границу обозначения
строки).
Указатель должен принять форму двойной
стрелки. Далее следует протащить границу
мышью тем самым, либо расширяя столбец
(строку), либо сужая.

Например, 1) для
изменения ширины столбца В необходимо
установить указатель на границу между
обозначениями столбцов В и С
(буквы-обозначения столбцов записаны
вверху рабочей области), 2) для изменения
высоты 5-ой строки следует поставить
указатель на границу между номерами 5
и 6 (номера строк записаны слева от
рабочей области).

Изменить ширину
столбца (высоту строки) можно также с
помощью команды Формат→Столбец→Ширина…
(Формат→Строка→Высота…). В этом случае
требуется задать числовое значение
ширины или высоты.

1.7. Команды Файл→(Создать…, Открыть…, Закрыть, Сохранить, Сохранить как …)

Команда Файл→Сохранить
(кнопка
на панели инструментовСтандартная)
позволяет сохранить табличный документ
(книгу) в файле на диске (быстрое сохранение
под старым именем). Данная команда делает
запрос
пользователю об имени файла (рис.3) только
при первом сохранении
нового табличного документа. При
повторных сохранениях изменённых копий
этой же книги запроса об имени файла не
происходит, т.к. табличный документ
(книга) будет сохраняться под «старым»,
уже заданным (при первом сохранении)
именем файла.

В окне диалога
Сохранение
документа
(рис.3) следует задать имя файла в поле
Имя файла,
расположенное внизу окна. Его можно
либо набрать с клавиатуры, либо выбрать
нужный файл в списке (список отображается
в середине окна). Файлам-документам
электронной таблицы MS
Excel
автоматически приписывается расширение
.xls
. Кроме имени
файла в этом окне диалога можно также
задать нужный путь для сохранения файла,
т.е. указать папку, где будет записан
данный файл. Для этого необходимо
воспользоваться раскрывающимся списком
с адресной строкой Папка,
расположенной слева вверху окна: щёлкнуть
по кнопке
, в раскрывшемся дереве-списке найти и
щёлкнуть по нужной папке. Если имя файла
и папка, куда будет помещён файл, заданы,
следует щёлкнуть по кнопкеСохранить
в окне диалога
(справа внизу).

Команда Файл→Сохранить
как… позволяет
записать табличный документ в новый
файл: либо под другим именем, либо по
другому пути (в другую папку). В отличие
от команды Файл→Сохранить
данная
команда всегда
выдаёт запрос
об имени файла (рис.3) независимо от того,
сколько раз выполнялось сохранение
этого текста.

Рис. 3. Окно диалога
«Сохранение документа»

Команда Файл→Создать…
(кнопка
на панели инструментовСтандартная)
позволяет начать создание нового
текстового документа. Для создания
нового документа в появляющемся окне
диалога следует выбрать пункт Чистая
книга. При
этом откроется новое пустое вторичное
окно (со стандартным именем КнигаN),
предназначенное для создания нового
табличного документа.

Команда Файл→Закрыть
позволяет
закрыть текущее вторичное окно (это
окно на переднем плане с курсором в
рабочей области), т.е. текущую открытую
книгу.

Команда Файл→Открыть…
(кнопка
на панели инструментовСтандартная)
позволяет открыть ранее созданный
табличный документ, т.е. вызвать книгу
из файла. Команда обязательно делает
запрос об имени файла, из которого будет
открыт документ (появляется окно диалога
аналогичное окну Сохранение
документа (рис.3)).

Соседние файлы в предмете [НЕСОРТИРОВАННОЕ]

• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #

Многие пользователи Excel не видят разницы между понятиями «формат ячеек» и «тип данных». На самом деле это далеко не тождественные понятия, хотя, безусловно, соприкасающиеся. Давайте выясним, в чем суть типов данных, на какие категории они разделяются, и как можно с ними работать.

Классификация типов данных

Тип данных — это характеристика информации, хранимой на листе. На основе этой характеристики программа определяет, каким образом обрабатывать то или иное значение.

Типы данных делятся на две большие группы: константы и формулы. Отличие между ними состоит в том, что формулы выводят значение в ячейку, которое может изменяться в зависимости от того, как будут изменяться аргументы в других ячейках. Константы – это постоянные значения, которые не меняются.

В свою очередь константы делятся на пять групп:

• Текст;
• Числовые данные;
• Дата и время;
• Логические данные;
• Ошибочные значения.

Выясним, что представляет каждый из этих типов данных подробнее.

Урок: Как изменить формат ячейки в Excel

Текстовые значения

Текстовый тип содержит символьные данные и не рассматривается Excel, как объект математических вычислений. Это информация в первую очередь для пользователя, а не для программы. Текстом могут являться любые символы, включая цифры, если они соответствующим образом отформатированы. В языке DAX этот вид данных относится к строчным значениям. Максимальная длина текста составляет 268435456 символов в одной ячейке.

Для ввода символьного выражения нужно выделить ячейку текстового или общего формата, в которой оно будет храниться, и набрать текст с клавиатуры. Если длина текстового выражения выходит за визуальные границы ячейки, то оно накладывается поверх соседних, хотя физически продолжает храниться в исходной ячейке.

Числовые данные

Для непосредственных вычислений используются числовые данные. Именно с ними Excel предпринимает различные математические операции (сложение, вычитание, умножение, деление, возведение в степень, извлечение корня и т.д.). Этот тип данных предназначен исключительно для записи чисел, но может содержать и вспомогательные символы (%, $ и др.). В отношении его можно использовать несколько видов форматов:

• Собственно числовой;
• Процентный;
• Денежный;
• Финансовый;
• Дробный;
• Экспоненциальный.

Кроме того, в Excel имеется возможность разбивать числа на разряды, и определять количество цифр после запятой (в дробных числах).

Ввод числовых данных производится таким же способом, как и текстовых значений, о которых мы говорили выше.

Дата и время

Ещё одним типом данных является формат времени и даты. Это как раз тот случай, когда типы данных и форматы совпадают. Он характеризуется тем, что с его помощью можно указывать на листе и проводить расчеты с датами и временем. Примечательно, что при вычислениях этот тип данных принимает сутки за единицу. Причем это касается не только дат, но и времени. Например, 12:30 рассматривается программой, как 0,52083 суток, а уже потом выводится в ячейку в привычном для пользователя виде.

Существует несколько видов форматирования для времени:

• ч:мм:сс;
• ч:мм;
• ч:мм:сс AM/PM;
• ч:мм AM/PM и др.

Аналогичная ситуация обстоит и с датами:

• ДД.ММ.ГГГГ;
• ДД.МММ
• МММ.ГГ и др.

Есть и комбинированные форматы даты и времени, например ДД:ММ:ГГГГ ч:мм.

Также нужно учесть, что программа отображает как даты только значения, начиная с 01.01.1900.

Урок: Как перевести часы в минуты в Excel

Логические данные

Довольно интересным является тип логических данных. Он оперирует всего двумя значениями: «ИСТИНА» и «ЛОЖЬ». Если утрировать, то это означает «событие настало» и «событие не настало». Функции, обрабатывая содержимое ячеек, которые содержат логические данные, производят те или иные вычисления.

Ошибочные значения

Отдельным типом данных являются ошибочные значения. В большинстве случаев они появляются, когда производится некорректная операция. Например, к таким некорректным операциям относится деление на ноль или введение функции без соблюдения её синтаксиса. Среди ошибочных значений выделяют следующие:

• #ЗНАЧ! – применение неправильного вида аргумента для функции;
• #ДЕЛ/О! – деление на 0;
• #ЧИСЛО! – некорректные числовые данные;
• #Н/Д – введено недоступное значение;
• #ИМЯ? – ошибочное имя в формуле;
• #ПУСТО! – некорректное введение адресов диапазонов;
• #ССЫЛКА! – возникает при удалении ячеек, на которые ранее ссылалась формула.

Формулы

Отдельной большой группой видов данных являются формулы. В отличие от констант, они, чаще всего, сами не видны в ячейках, а только выводят результат, который может меняться, в зависимости от изменения аргументов. В частности, формулы применяются для различных математических вычислений. Саму формулу можно увидеть в строке формул, выделив ту ячейку, в которой она содержится.

Обязательным условием, чтобы программа воспринимала выражение, как формулу, является наличие перед ним знака равно (=).

Формулы могут содержать в себе ссылки на другие ячейки, но это не обязательное условие.

Отдельным видом формул являются функции. Это своеобразные подпрограммы, которые содержат установленный набор аргументов и обрабатывают их по определенному алгоритму. Функции можно вводить вручную в ячейку, поставив в ней предварительно знак «=», а можно использовать для этих целей специальную графическую оболочку Мастер функций, который содержит весь перечень доступных в программе операторов, разбитых на категории.

С помощью Мастера функций можно совершить переход к окну аргумента конкретного оператора. В его поля вводятся данные или ссылки на ячейки, в которых эти данные содержатся. После нажатия на кнопку «OK» происходит выполнение заданной операции.

Урок: Работа с формулами в Excel

Урок: Мастер функций в Excel

Как видим, в программе Excel существует две основные группы типов данных: константы и формулы. Они, в свою очередь делятся, на множество других видов. Каждый тип данных имеет свои свойства, с учетом которых программа обрабатывает их. Овладение умением распознавать и правильно работать с различными типами данных – это первоочередная задача любого пользователя, который желает научиться эффективно использовать Эксель по назначению.

“Формат ячеек” и “тип данных” – определения, которые довольно часто путают пользователи Эксель. Несмотря на то, что эти понятия взаимосвязаны, они, все же, разные. В этой статье мы разберемся, что означает “тип данных”, и какие разновидности существуют.

Определение

Тип данных – это определенная характеристика содержимого в таблице Excel, благодаря которой программа идентифицирует информацию и понимает, каким образом ее следует обрабатывать и отображать.

Разновидности типов данных

Выделяются две большие группы типов данных:

• константы – неизменные значения;
• формулы – значения, которые меняются в зависимости от изменения других.

В группу “константы” входят следующие типы данных:

• числа;
• текст;
• дата и время;
• логические данные;
• ошибки.

Давайте подробнее разберем все перечисленные выше типы данных.

Число

Этот тип данных применяется в различных расчетах. Как следует из названия, здесь предполагается работа с числами, и для которых может быть задан один из следующих форматов ячеек:

• числовой;
• денежный;
• финансовый;
• процентный;
• дробный;
• экспоненциальный.

Формат ячейки можно задать двумя способами:

1. Во вкладке “Главная” в группе инструментов “Число” нажимаем по стрелке рядом с текущим значением и в раскрывшемся списке выбираем нужный вариант.
2. В окне форматирования (вкладка “Число”), в которое можно попасть через контекстное меню ячейки.

Для каждого из форматов, перечисленных выше (за исключением дробного), можно задать количество знаков после запятой, а для числового – к тому же, включить разделитель групп разрядов.

Чтобы ввести значение в ячейку, достаточно просто выделить ее (с нужным форматом) и набрать с помощью клавиш на клавиатуре нужные символы (либо вставить ранее скопированные данные из буфера обмена). Или можно выделить ячейку, после чего ввести нужные символы в строке формул.

Также можно поступить наоборот – сначала ввести значение в нужной ячейке, а формат поменять после.

Текст

Данный тип данных не предназначен для выполнения расчетов и носит исключительно информационный характер. В качестве текстового значения могут использоваться любые знаки, цифры и т.д.

Ввод текстовой информации происходит таким же образом, как и числовой. Если текст не помещается в рамках выбранной ячейки, он будет перекрывать соседние (если они пустые).

Дата и время

В данном случае тип данных и формат ячеек полностью совпадают. С помощью этих значений можно, соответственно, производить вычисления и работать с датами и временем. Стоит отметить, что программа видит сутки как число 1.

Например, время 08:30 будет восприниматься как число 0,35 (проверить это можно, переведя формат ячеек в “числовой”), в то время, как в ячейке и строке формул оно будет отображаться в привычном для нас виде.

Для формата ячеек “Время” можно выбрать следующие основные типы отображения:

• чч:мм:сс;
• чч:мм;
• чч:мм AM/PM;
• чч:мм:сс AM/PM и т.д.

Для формата ячеек “Дата” также предусмотрены различные варианты отображения данных:

• ДД.ММ.ГГГГ;
• ГГГГ-ММ-ДД;
• ДД-ММ;
• ДД-ММ-ГГ и т.д.

Также, у пользователя есть возможность выбрать вариант с одновременным отображением даты и времени.

Примечание: Эксель в виде дат может отображать данные только с 01.01.1990. Причем, в то время, как мы видим дату в привычном для нас виде, сама программа хранит ее в своей памяти и обрабатывает в виде числа. Например, дате 01.01.2019 соответствует число 43466. Это легко проверить, сменив формат ячейки с “даты” на “числовой”.

Ошибки

В некоторых случаях пользователь может видеть в Excel ошибки, которые бывают следующих видов:

• #ДЕЛ/О! – результат деления на число 0;
• #Н/Д – введены недопустимые данные;
• #ЗНАЧ! – использование неправильного вида аргумента в функции;
• #ЧИСЛО! – неверное числовое значение;
• #ССЫЛКА! – удалена ячейка, на которую ссылалась формула;
• #ИМЯ? – неправильное имя в формуле;
• #ПУСТО! – неправильно указан адрес дапазона.

Логические данные

Логические значения “ИСТИНА” и “ЛОЖЬ” используются для того, чтобы при обработке содержимого ячеек вывести определенные результаты или выполнить какие-то действия в зависимости от того, выполнено ли заданное условие (ИСТИНА) или нет (ЛОЖЬ).

Формулы

Этот тип данных принципиально отличается от рассмотренных выше, так как значение результата меняется в зависимости от изменения других значений, на которые оно ссылается. Благодаря формулам выполняются различные расчеты: математические, финансовые и т.д.

Формула будет отображаться в соответствующе строке формул, а результат по ней – в содержащей ее ячейке.

Чтобы Excel “видел” выражение как формулу, обязательно нужно в самом начале поставить знак “равно”.

В формулах используются как конкретные числа, так и ссылки – относительные и абсолютные.

Подробнее об этом читайте в нашей статье – “Ссылки в Excel: абсолютные, относительные, смешанные”.

Многие формулы реализованы в виде функций – стандартный набор аргументов и алгоритм их обработки для выдачи финального результата.

Формулу функции можно сразу вводить в нужную ячейку после знака “равно”, если вы знаете, как правильно все оформить. Либо можно воспользоваться предусмотренным для этого Мастером функций, в котором можно найти все внедренные в программу операторы. Для удобства они разделены на категории.

Чтобы попасть в окно Мастера функций, сначала выбираем нужную ячейку, затем щелкаем по кнопке “Вставка функции” рядом со строкой формул. Затем находим нужный оператор и жмем кнопку OK.

Далее корректно заполняем аргументы функции и нажимаем кнопку OK для получения результата в выбранной ячейке.

Заключение

Таким образом, в Эксель выделяются 2 основные группы типов данных: константы и формулы. Причем первая включает в себя подтипы, каждый из которых имеет свое назначение. Умение правильно определять, настраивать и работать со всеми доступными типа данными, в том числе, комбинировать их, позволят максимально эффективно и корректно выполнять поставленные задачи.

Обновлено: 15.04.2023

В каждую ячейку пользователь может ввести данные одного из следующих типов, рассмот­ренных ниже.

Символьные (текстовые) данные — это любая последовательность символов. Символьные данные могут включать в себя алфавитные, числовые и специальные символы. В качестве их первого символа часто используется апостроф, а иногда – кавычки. Данные текстового типа используются для заголовков таблиц, заголовков строк и столбцов, а также для комментариев.

Пример символьных данных:

Ведомость по начислению премии. Группа ДЭ- 3

Числовые данные – это числовые константы. Они не могут содержать алфавитных и специ­альных символов, поскольку с ними производятся математические операции. Единственными исключениями являются десятичная точка (запятая) и знак числа, стоящий перед ним.

Пример числовых данных:

В ячейке, в которой находится формула, виден только результат вычислений над данными, содержащимися в A5 и H8, саму формулу можно увидеть в строке формул, когда данная ячейка станет активной.

Функции – это специальные, заранее созданные формулы, которые позволяют быстро выполнять сложные вычисления. Функция имеет уникальное имя и список аргументов, стоящих в скобках после ее имени. Для вычисления функции пользователь должен задать конкретные значе­ния аргументов. Функцию (так же, как и число) можно считать частным случаем формулы. Разли­чают статистические, логические, финансовые и другие функции.

Пример функции: Сумм(В2:В6) – функция вычисления суммы значений множества чисел, находящихся в ячейках B2,B3,B4,B5,В6.

Даты. Особым типом входных данных являются даты. Этот тип данных обеспечивает выпол­нение таких функций, как добавление к дате числа (пересчет даты вперед и назад) или вычисление разности двух дат (длительности периода). Даты имеют внутренний (например, дата может выра­жаться количеством дней от начала 1900 года или порядковым номером дня по Юлианскому календарю) и внешний формат. Внешний формат используется для ввода и отображения дат, например:

ДД-МММ (04-Янв) и т.д.;

Тип входных данных, содержащихся в каждой ячейке, определяется первым символом:

· если в ячейке содержатся числа, то первый их символ является либо цифрой, либо десятич­ной точкой, либо знаком числа (плюсом или минусом);

· если в ячейке содержится формула, то первый ее символ должен быть выбран опреде­ленным образом в соответствии со спецификой конкретного табличного процессора. В элек­тронной таблице Excel для этого используется знак равенства.

· если ячейка содержит символьные данные, то ее первым символом может быть буква, либо одинарная кавычка (апостроф).

Ввод данных в ячейку

Для ввода данных в ячейку выделите ее щелчком мыши. Символы можно вводить непосредст­венно в ячейку или в строку формул. Место ввода данных показывает мигающий курсор. Закончив ввод данных в ячейку, нажмите кнопку Ввод в строке формул или клавишу Enter.

В ячейки Excel можно поместить текст, числа, даты, время, формулы. Их ввод в ячейку и отображение в таблице рассмотрены ниже.

Ввод текста

Текстом считается любая последовательность символов: букв, цифр, знаков. Текстовые данные можно использовать в качестве заголовков таблиц, столбцов и строк. По умолчанию текст выравнивается по левому краю ячейки (буква “А” в ячейке В2 на рис. 2.4), т.е. прижимается к левой границе ячейки. В одну ячейку можно ввести до 255 символов. Можно изменить располо­жение текста в ячейке путем ее форматирования.

Рис. 2.4. Ввод данных в ячейку

Если введенный в ячейку текст занимает места больше, чем ширина столбца, то он отобра­жается в соседних справа пустых ячейках (см. “Стоимость продажи” в ячейке В4). Если располо­женная справа ячейка содержит какие-нибудь данные, то будет видна только та часть текста, которая размещена в пределах ширины столбца (текст в ячейке В5 закрыт данными ячейки С5). Текст активной ячейки отображается в строке формул.

При вводе числа, которое должно восприниматься как текст, например, номер рейса самолета, почтового индекса и т.п., перед числом следует поставить апостроф. Номер рейса прилетающего самолета, записанный в виде ‘4687 будет воспринят как текст и выровнен по левому краю ячейки (ячейка В6). В верхнем левом углу ячейки с числовыми данными, хранящимися как текст, отобра­жается зеленый индикатор.

Форматирование символьных данных в ячейках

По умолчанию символьные данные выравниваются по левому краю ячейки. Вы можете изме­нить формат представления символьных данных в электронной таблице. Для этого существуют следующие возможности.

· Выравнивание к левому краю ячейки располагает первый символ вводимых вами данных в крайней левой позиции ячейки. Для многих программ этот режим используется по умолчанию как основной.

· Выравнивание к правому краю ячейки располагает последний символ вводимых в ячейку данных в ее крайней правой позиции.

· Выравнивание по центру ячейки располагает вводимые данные по центру ячейки.

Форматирование данных – выбор формы представления числовых или символьных данных в ячейке.

По умолчанию числа выравниваются по правому краю ячейки, однако при форматировании число можно выровнять по левому краю или по центру. Вводимые в таблицу числа могут вклю­чать в себя цифры от 0 до 9 и специальные символы: $, %, +, — , /, E, e.

При вводе отрицательного числа перед ним ставится знак минус. Если конец десятичной дроби не может быть отображен целиком в ячейке, то он округляется с таким количеством знаков, сколько помещается по ширине столбца. Для отображения всех цифр числа увеличьте ширину столбца.

Если в ячейке установлен числовой формат не Общий, то Excel относит введенные данные к заданному типу. Например, если установлен числовой формат Дробный, то можно не вводить 0 перед простой дробью. Значение будет распознано правильно.

Форматы отображения чисел

Числовой формат определяет способ отображения числа на экране, например количество знаков после запятой, обозначение отрицательного числа и т.д. Независимо от выбранного формата число хранится с точностью до 15 значащих разрядов, остальные разряды преобразуются в нули. Очень маленькие и очень большие числа отображаются в экспоненциальной форме, т.е. в виде числа от 1 до 10 перед символом Е и положительной или отрицательной степени числа 10. Например, число 0,00000000034 при недостаточной ширине столбца может отобразиться как 3,4Е-10, т.е. 3,4 умножится на 10 в степени –10, число 2,3×1013 может принять вид 2,3Е+13 (см. ячейку А6). Чтобы задать формат вводимых в ячейку числовых данных, выберите команду Ячейкив меню Формат и откройте вкладку Число. В списке Числовые форматы выберите формат отображения числовых данных: Общий, Числовой, Денежный и т.д. (рис. 2.5).

Рис. 2.5. Задание числового формата

Как правило, Excel самостоятельно выбирает формат вводимых данных. Однако для правиль­ного распознавания информации в ряде случаев необходимо задать формат вводимых данных. Например, чтобы Excel интерпретировал дату, необходимо в диалоговом окне Формат ячеек в списке Числовые форматы выбрать Даты. Числовые форматы, используемые в Excel, и их описа­ние даны ниже в табл. 2.1.

Числовые форматы, используемые в Excel

Используется по умолчанию. В большинстве случаев числовые дан­ные отображаются в ячейке так, как они вводятся или вычисляются. Если ширины ячейки недостаточно для отображения всего числа, общий числовой формат округляет число или использует научное представление для больших чисел. Форматирования не производится

Является наиболее общим способом представления чисел. В поле Число десятичных знаков диалогового окна Формат ячеек введите число, показывающее количество цифр, отображаемых справа после запятой.

Чтобы задать способ отображения отрицательных чисел, в списке Отрицательные числа выделите необходимый вариант. Флажок Раз­делитель групп разрядов позволяет отделять группы тысячных раз­рядов в числах

Используется для вывода денежных значений. Данные в столбце выравниваются по десятичной точке. Каждые три разряда отделя­ются друг от друга. Можно задать точность представления числа (количество десятичных знаков) и символ валюты. Отличительная особенность формата – возможность отображения отрицательных величин другим цветом и без знака минус

Используется для выравнивания денежных величин в таблице по разделителю целой и дробной части

Обеспечивает представление числа в сотых долях единицы в соот­ветствии с установленным количеством десятичных знаков и со зна­ком % (процент). Числа, большие 1, автоматически вводятся как про­центы; а числа, меньшие 1, преобразуются в проценты умножением на 100. Например, после ввода чисел 10 или 0,1 в ячейке отобразится 10%. В правом столбце этой таблицы показано, как отображается число 0,1234.

Чтобы быстро перейти к отображению числа в виде процентов, нажмите кнопку Процентный формат на панели инструментов Форматирование.

Чтобы все числа преобразовывались умножением на 100, в меню Сервис выберите команду Параметры и на вкладке Правка сбросьте флажок Автоматический ввод процентов

Отображает числа в виде обыкновенной дроби

Используется, как правило, для отображения очень больших или очень маленьких чисел. Введенное число 12345 будет записано в ячейке как 1.2345Е +04 (если установленная точность составляет 4 разряда) и как 1.23Е +04 (при точности в 2 разряда). Число 0.0000012 будет иметь вид 1.2Е-06

Вводится в различных форматах. В качестве разделителя может использоваться дефис или точка, например, Фев.01 или 05.07.06. Excel хранит даты, использует систему отсчета дат, начиная с
1 января 1900 г.. Определяется количество дней, прошедших с этого дня до указанной даты

Отображает символы так, как они вводятся не зависимо от их содер­жания

Используется для отображения почтовых индексов, номеров телефо­нов, табельных номеров

Формат определяется пользователем

Примечание: отображение содержимого ячеек форматов Денежный и Финансовый определя­ется настройками операционной системы Windows, сделанными в окне панели управления.

Конвертирование числовых данных хранящихся как текст в числа

Для конвертирования числовых данных хранящихся как текст в числа выберите в меню Сервискоманду Параметрыи откройте вклад Проверка ошибок. Проверьте, что установлены флажки Включить фоновую проверку ошибок и Число сохранено как текст. Выберите ячейку с зеленым индикатором в верхнем левом углу. Рядом с ячейкой нажмите кнопку с восклицательным знаком и в появившемся меню выберете команду Преобразовать в число (рис. 2.6).

Рис. 2.6. Конвертирование числовых данных хранящихся как текст в числа

Отображение данных в ячейках таблицы

Если введенные текстовые данные превосходят ширину ячейки, то не вмещающаяся часть будет отображаться в соседней справа пустой ячейке. Если же соседняя ячейка не пуста, то есть содержит какие-то данные, на экране отобразится столько знаков, сколько поместится в ячейке, остальные обрежутся. При этом сам текст в памяти компьютера сохранится неизменным.

Отображение числовых данных зависит не только от выбранного формата, но также и от ширины колонки (ячейки), в которой эти данные располагаются. Ширина колонки при текстовом режиме экрана устанавливается в знаках, а при графическом режиме экрана – в независимых единицах. Количество знаков в ячейке зависит от ее ширины, кегля, гарнитуры, а также от конкретного текста. Так, например, не составляет проблемы расположить число 12345 в формате с запятой без дробной части в ячейке шириной в 9 знаков. Однако вы не сможете его расположить там в денежном формате с двумя десятичными знаками, поскольку число $12,345.00 занимает 10 разрядов, превышая тем самым ширину ячейки. В данном случае необходимо изменить исполь­зуемый формат представления числа либо увеличить ширину колонки.

Быстрое заполнение повторяющихся записей в столбце

Для ускорения ввода данных в Excel используется средство автозавершения. При вводе последовательности символов в ячейку, совпадающей с последовательностью, ранее введенной в этом столбце, недостающая часть набора будет произведена автоматически. Законченная запись по формату полностью совпадет с существующей записью, включая символы верхнего и нижнего регистра.

Вариант ввода также можно выбрать из списка записей, которые уже имеются в столбце в рядом расположенных ячейках. Чтобы просмотреть список (рис. 2.7), нажмите клавиши Alt+стрелка вниз или нажмите правую кнопку мыши и выберите в контекстном меню команду Выбрать из раскрывающегося списка.

В этой статье рассказывается об особенностях ввода различных данных (чисел, времени, дат, текста) и их редактировании.

Особенности ввода данных.

Для того чтобы в ячейку ввести какие-либо данные необходимо:

1) Щелкнуть по ячейке, чтобы выделить ее.

2) Ввести данные в выделенную ячейку с клавиатуры.

Текст отобразится как в самой ячейке, так и в строке формул.

3) Для завершения ввода, можно нажать клавишу Enter на клавиатуре или щелчком левой кнопки мыши по значку галочки в строке формул. Если вы ошиблись или передумали вводить данные, то для отмены можно нажать на клавишу Esc или щелкнуть по значку крестика в строке формул.

Ввод чисел

Следует помнить, что в русской версии Excel разделителем целой и дробной части является запятая, в английской — точка.

Числовые значения в ячейке могут содержать как цифры, так и специальные символы: + — Е е ( ) . , % /

Существуют некоторые особенности ввода чисел с использованием специальных символов:

1) Для ввода отрицательного числа перед числом ставится знак «-» (минус).

2) Число, которое заключено в скобки воспринимает программой как отрицательное. Т.е. (7) — для Excel означает -7.

3) Для отображения числа в экспоненциальном виде используется символ Е или е. Например, 7е2 означает 7*100, записывается в Excel как 7,00E+02 в экспоненциальном формате, а в числовом формате означает 700.

4) Для удобства ввода больших чисел, между разрядами можно ставить пробел (987 654,00). После нажатия клавиши Enter, в ячейке число отобразиться с пробелами, а в строке формул пробела не будет.

5) Знак процента используется для ввода процентного формата.

6) Для ввода дробных значений можно использовать знак Слеш (/). Если программа может распознать введенное число как дату, например 14/11, то в ячейке отразится дата — 14 ноября. Если надо представить это число как дробь, то перед вводимом числом необходимо ввести ноль — 0 14/11, и тогда в ячейке отобразится 1 и 3/11.

Число, которое Excel не может распознать как дату, например 14/28, будет представлено как дробь.

Ввод времени.

Для того чтобы в Excel ввести в ячейку время необходимо ввести часы, минуты и секунды, используя в качестве разделителя двоеточие. При вводе данных можно использовать как все три компонента, так и два (когда секунды не нужны). Если время было введено как часы и минуты, то в строке формул все равно время отобразиться с секундами.

Ввод даты.

Дата состоит из трех частей: день, месяц, год. В Excel используются следующие разделители: дефис ( — ), слеш ( / ), точка ( . ). Если ввести только день и месяц, то Excel автоматически поставит текущий год, а в строке формул дата будет отображаться полностью.

В Excel самая ранняя дата — 1 января 1900 года, начиная с нее всем датам присваивается порядковый номер от 1 и далее, так дате 01.01.2015 соответствует число 42005. Благодаря этому есть возможность выполнять вычисления между датами, узнать какая дата будет или была через определенное количество дней. Даты до 1900 года воспринимаются как текст.

Ввод текста.

В Excel можно записывать текст в несколько строк. Для этого нужно нажать клавиши Alt+Enter.

Если текст слишком длинный и не влезает в ячейку, можно воспользоваться командой Перенести текст. Для этого нужно:

1) Выделить ячейку с содержимым, которое не влезает

2) На вкладке Главная, в группе Выравнивание нажать кнопку Перенести текст

Обратите внимание, что в отличие от предыдущего случая, в строке формул текст остался написанным в одну строчку.

3) При необходимости можно изменить высоту строки или ширину столбца.

Для ввода символа, которого нет на клавиатуре, необходимо:

1) На вкладке Вставка, в группе Символы, выбрать команду Символ.

2) В открывшемся диалоговом окне можно выбрать нужный шрифт. Для облегчения поиска выбрать необходимый набор символов. Так же Excel показывает последние символы, которые вы использовали для вставки.

Для вставки выбранного символа нужно дважды щелкнуть по нему или нажать кнопку Вставить.

Редактирование данных.

Существует несколько способов редактирования данных в ячейке: редактирование непосредственно в ячейке или в строке формул.

Для редактирования в ячейке необходимо:

1) Дважды щелкнуть левой клавишей мыши по ячейке, которую вы собираетесь редактировать.

2) Внести необходимые изменения в ячейке.

3) Для сохранения изменений надо нажать клавишу Enter, для отмены — клавишу Esc

Для редактирования данных в строке формул:

1) Выделить ячейку, один раз щелкнув по ней левой кнопкой мыши.

2) В строке формул щелкнуть левой кнопкой мыши в месте редактирования.

3) Повторить действия пункта 2 и пункта 3 предыдущего способа.

Кроме того для сохранения и отмены внесенных изменений можно использовать клавишу Ввод и клавишу Отмена в строке формул.

Данный урок начинается со знакомства с электронными таблицами. Далее идёт краткая историческая справка, из которой учащиеся могут узнать, когда были созданы первые электронные таблицы. Также рассматриваются вопросы о том, какие данные можно вводить в ячейки таблицы, а также основные режимы работы электронных таблиц.

В данный момент вы не можете посмотреть или раздать видеоурок ученикам

Чтобы получить доступ к этому и другим видеоурокам комплекта, вам нужно добавить его в личный кабинет, приобретя в каталоге.

Получите невероятные возможности

Конспект урока «Электронные таблицы (на примере Exсel)»

С давних пор самыми сложными профессиями считались бухгалтер, инженер и статистик, так как людям этих профессий приходилось выполнять громоздкие вычисления на калькуляторе. При выполнении расчётов нужно было быть очень внимательным и аккуратным, потому что даже из-за незначительной ошибки работа могла остановиться на целые месяцы.

В аналогичной ситуации были и студенты математических, экономических и других факультетов. Каждый день им приходилось выполнять и сложные и довольно скучные вычисления.

Он и его друг Роберт Фрэнкстон, который разбирался в программировании, разработали первую программу электронной таблицы, названную ими VisiCalc.

Что такое электронные таблицы?

Какие данные можно вводить в ячейки таблицы?

Основные режимы работы электронных таблиц.

Практически во всех сферах деятельности используют электронные таблицы. Это и бухгалтерия, и экономика, медицина, инженерные расчёты, составление различных сводок, накладных, ведение домашнего хозяйства и многое другое.

Электронная таблица (сокращённо ЭТ) – это совокупность данных, представленных в виде таблицы. Данные в таблице могут быть связаны формулой и автоматически пересчитываться, когда формула изменяется. Таким образом, электронная таблица представляет собой табличную модель структурирования, обработки и отображения информации.

С помощью табличных процессоров можно решать следующие задачи:

· Создавать электронные таблицы.

· Открывать, редактировать и сохранять электронные таблицы в файле.

· Графически представлять данные с помощью графиков и диаграмм.

· Вычислять и анализировать данные, а также пересчитывать значения при изменении данных.

· Выводить на печать электронные таблицы.

Рассмотрим интерфейс табличного процессора Microsoft Excel.

После запуска на экран выводится окно, при внимательном рассмотрении которого многие элементы вам покажутся известными по опыту работы в том же Microsoft Word.

В самом верху вы увидите строку заголовка, на которой отображается название программы и документа, а также кнопки управления окном.

Интерфейс процессора состоит из 4 основных частей – это панель быстрого доступа, панель вкладок, строка формул и основное окно, представляющее собой таблицу.

Давайте познакомимся поближе со всеми частями интерфейса.

В левой части строки заголовков расположена Панель быстрого доступа. Название панели говорит о том, что с её помощью мы можем получить быстрый доступ к важным командам. Вы можете настроить данную панель, разместив на ней команды, которые вы будете часто использовать.

Рассмотрим вкладки подробнее:

1. Отдельно выделенная вкладка Файл находится в левой части ленты и отвечает за самые главные действия, без которых вся остальная работа просто не имеет смысла: создание и открытие документа, сохранение, печать, публикацию в Интернете и пересылку по электронной почте созданного вами файла.

2. Вкладка Главная используется в основном при работе с буфером обмена и при форматировании.

3. Вкладку Вставка часто используют при работе с графическими объектами, и в первую очередь она полезна при создании диаграмм.

4. Большинство инструментов, размещённых на вкладке Разметка страницы, имеют прямое или косвенное отношение к настройкам печати документов.

5. Вкладка Формулы позволяет вставлять и редактировать формулы, а также переключать режимы отображения

6. Вкладка Данные используется при обработке данных, в том числе полученных от внешних источников.

7. Для проверки правописания, работы с примечаниями, совместного использования и защиты документов, а также для отслеживания редакторских изменений используют утилиты, собранные на вкладке Рецензирование.

8. Далее следует вкладка Вид. Группы вкладки содержат пиктограммы команд и меню для настроек внешнего вида документа.

Строка формул располагается под лентой и над основным окном. В ней отображается адрес ячейки и данные, которые в неё введены. Здесь же данные можно редактировать.

Под строкой формул расположен рабочий лист. Совокупность листов составляет рабочую книгу. В Excel можно менять имена листов, а также можно удалять ненужные листы и добавлять новые. Можно перемещаться по листам, нажимая на их ярлыки. Также в окне имеются полосы прокрутки, которые позволяют перемещаться из одного места активного листа в другое место, но в пределах активного листа.

Рабочий лист представляет собой прямоугольник, разделённый на строки и столбцы, пресечение которых образует ячейки. Столбец – это вертикально расположенная область электронной таблицы. Столбцы обозначают буквами и сочетаниями букв латинского алфавита. Например А, В и так далее; Z, AA, AB и так далее. Строка – горизонтально расположенная область электронной таблицы. Строки нумеруются числами. Всего в Excel 1.048.576 строк и 16.384 столбца.

Каждая ячейка имеет свой адрес, который состоит из названия столбца и номера строки, например: А5, В12. Называя адрес ячейки, в первую очередь указывают имя столбца, а во вторую – номер строки.

Табличный курсор – это выделенный прямоугольник, который можно поместить в любую ячейку. Ячейка, в которую помещён курсор, называется текущей. Данные можно вводить и редактировать только в текущей ячейке.

Диапазон ячеек – это группа нескольких выделенных ячеек. Адрес диапазона состоит из адресов верхней левой и нижней правой ячеек, разделённых двоеточием. Например: В2:В6 или С4:D18.

Какие данные можно вводить в ячейки электронной таблицы?

Данные могут быть различны: это числа, текст или формулы. Возможности работы с данными определяются их типом.

Excel работает с данными следующих типов:

· числовые значения (45; 8,3; );

· текстовые значения (Школа №; 9 класс, ФИО);

· дата и время суток (Январь 2016; 5.04.2017; 13:00);

· формулы (=СУММ(С6:С10) или =В5*D5/F5);

· изображения и объекты мультимедиа из файлов или коллекций клипов, фигуры и объекты WordArt;

· гиперссылки на ресурсы Интернета и другие документы.

Рассмотрим основные типы данных более подробно:

Текст. Для ввода текстовых данных выделяют нужную ячейку, набирают текст и нажимают клавишу Enter. Excel автоматически распознает текстовые значения и по умолчанию выравнивает их по левому краю ячейки. Если соседние ячейки не заполнены, то Excel позволяет отображать более длинный текст, перекрывающий расположенные справа ячейки. Если в них уже размещены данные, видимое текстовое значение обрезается, но не удаляется. Полностью текст можно увидеть в строке ввода при выделении ячейки или при изменении ширины столбца.

Числа. Excel автоматически распознаёт числовые значения и по умолчанию выравнивает их по правому краю ячейки. Данные могут быть целыми (10), десятичными (8,5) или обыкновенными дробями (7 ½).

Для того, чтобы табличный процессор правильно обрабатывал вводимые данные, нужно соблюдать следующие правила ввода:

· Для ввода числа в ячейку ее выделяют с помощью мыши или клавиатуры, затем набирают число и нажимают клавишу Enter.

· Дробную часть числа от целой отделяют запятой.

· Если число разделили точкой, то табличный процессор распознает его как дату (например 1.06 воспринимается как 1 июня, а 12.36 – как декабрь 2036 года).

· Если требуется, чтобы Excel сохранил в виде текста числа, даты и формулы, то вводить их начинают с апострофа (например, если ввести в ячейку апостроф 55 – там появится число 55, выровненное по левому краю без апострофа).

Редактировать данные можно как в строке формул, так и в самой ячейке. Для замены содержимого ячейку выделяют и вводят новые данные. Двойной щелчок мыши или нажатие клавиши F2 позволяют редактировать данные прямо в ячейке. Приёмы редактирования не отличаются от применяемых в текстовом редакторе.

Формулы. Табличный процессор Excel выполняет все вычисления по формулам. В состав формул могут входить числа, знаки математических операций, скобки, адреса ячеек и диапазонов, а также стандартные встроенные выражения, называемые функциями.

Для обозначения арифметических операций используются следующие знаки: плюс (+), минус (–), умножить (*), разделить (/), возведение в степень (^). Порядок выполнения действий не отличается от принятого в математике: сначала вычисляются значения функций и выполняются действия в скобках, затем – возведение в степень, умножение и деление, и наконец – сложение и вычитание.

Пример. В ячейки В2, В3 и В4 записаны числа 8, 9, 10, а в ячейки С2, С3 и С4 – числа 6, 18, 8.

· в ячейке D2 по формуле (=В2+С2) найти сумму чисел;

· в ячейке D3 найти результат вычисления по формуле (=В3*С3/9);

· в ячейке D4 найти разность квадратов по формуле (=В4^2-С4^2).

Значения в ячейках, содержащих формулы, изменяются автоматически, как только изменяются входящие в формулу исходные данные. Для этого в формулах используют не сами исходные данные, а ссылки на адреса ячеек, в которых эти данные находятся. По умолчанию в ячейках с формулами отображаются не сами формулы, а результаты вычислений по ним. При этом сама формула отображается в строке формул.

Основные режимы работы электронных таблиц:

· Режим формирования таблицы, который предполагает заполнение и редактирование документа.

· Режим отображения таблицы. Для электронных таблиц может быть установлен режим отображения формул и режим отображения значений (по умолчанию включён режим отображения значений). Чтобы в Excel установить режим отображения формул, нужно на вкладке “Формулы” в разделе “Зависимости Формул” нажать кнопку “Показать формулы”.

Важно запомнить:

· Электронная таблица представляет собой табличную модель структурирования, обработки и отображения информации.

· Ячейка образуется на пересечении столбца и строки. Содержимым ячейки может быть текст, число, формула.

· Тексты (надписи, заголовки, пояснения) нужны для оформления таблицы. Числовые данные, введённые в ячейки таблицы, являются исходными данными для проведения вычислений.

· Табличный процессор выполняет все вычисления по формулам. В состав формул могут входить числа, знаки математических операций, скобки, адреса ячеек и диапазонов, а также стандартные встроенные выражения, называемые функциями.

· Выделяют 3 основных режима работы электронных таблиц: это режим формирования таблицы, режим отображения таблицы и режим выполнения вычислений

“Формат ячеек” и “тип данных” – определения, которые довольно часто путают пользователи Эксель. Несмотря на то, что эти понятия взаимосвязаны, они, все же, разные. В этой статье мы разберемся, что означает “тип данных”, и какие разновидности существуют.

Определение

Тип данных – это определенная характеристика содержимого в таблице Excel, благодаря которой программа идентифицирует информацию и понимает, каким образом ее следует обрабатывать и отображать.

Разновидности типов данных

Выделяются две большие группы типов данных:

• константы – неизменные значения;
• формулы – значения, которые меняются в зависимости от изменения других.

В группу “константы” входят следующие типы данных:

• числа;
• текст;
• дата и время;
• логические данные;
• ошибки.

Давайте подробнее разберем все перечисленные выше типы данных.

Число

Этот тип данных применяется в различных расчетах. Как следует из названия, здесь предполагается работа с числами, и для которых может быть задан один из следующих форматов ячеек:

• числовой;
• денежный;
• финансовый;
• процентный;
• дробный;
• экспоненциальный.

Формат ячейки можно задать двумя способами:

Для каждого из форматов, перечисленных выше (за исключением дробного), можно задать количество знаков после запятой, а для числового – к тому же, включить разделитель групп разрядов.

Чтобы ввести значение в ячейку, достаточно просто выделить ее (с нужным форматом) и набрать с помощью клавиш на клавиатуре нужные символы (либо вставить ранее скопированные данные из буфера обмена). Или можно выделить ячейку, после чего ввести нужные символы в строке формул.

Также можно поступить наоборот – сначала ввести значение в нужной ячейке, а формат поменять после.

Текст

Данный тип данных не предназначен для выполнения расчетов и носит исключительно информационный характер. В качестве текстового значения могут использоваться любые знаки, цифры и т.д.

Ввод текстовой информации происходит таким же образом, как и числовой. Если текст не помещается в рамках выбранной ячейки, он будет перекрывать соседние (если они пустые).

Дата и время

В данном случае тип данных и формат ячеек полностью совпадают. С помощью этих значений можно, соответственно, производить вычисления и работать с датами и временем. Стоит отметить, что программа видит сутки как число 1.

Например, время 08:30 будет восприниматься как число 0,35 (проверить это можно, переведя формат ячеек в “числовой”), в то время, как в ячейке и строке формул оно будет отображаться в привычном для нас виде.

Для формата ячеек “Время” можно выбрать следующие основные типы отображения:

Для формата ячеек “Дата” также предусмотрены различные варианты отображения данных:

Также, у пользователя есть возможность выбрать вариант с одновременным отображением даты и времени.

Примечание: Эксель в виде дат может отображать данные только с 01.01.1990. Причем, в то время, как мы видим дату в привычном для нас виде, сама программа хранит ее в своей памяти и обрабатывает в виде числа. Например, дате 01.01.2019 соответствует число 43466. Это легко проверить, сменив формат ячейки с “даты” на “числовой”.

Ошибки

В некоторых случаях пользователь может видеть в Excel ошибки, которые бывают следующих видов:

Логические данные

Логические значения “ИСТИНА” и “ЛОЖЬ” используются для того, чтобы при обработке содержимого ячеек вывести определенные результаты или выполнить какие-то действия в зависимости от того, выполнено ли заданное условие (ИСТИНА) или нет (ЛОЖЬ).

Формулы

Этот тип данных принципиально отличается от рассмотренных выше, так как значение результата меняется в зависимости от изменения других значений, на которые оно ссылается. Благодаря формулам выполняются различные расчеты: математические, финансовые и т.д.

Формула будет отображаться в соответствующе строке формул, а результат по ней – в содержащей ее ячейке.

Чтобы Excel “видел” выражение как формулу, обязательно нужно в самом начале поставить знак “равно”.

В формулах используются как конкретные числа, так и ссылки – относительные и абсолютные.

Многие формулы реализованы в виде функций – стандартный набор аргументов и алгоритм их обработки для выдачи финального результата.

Формулу функции можно сразу вводить в нужную ячейку после знака “равно”, если вы знаете, как правильно все оформить. Либо можно воспользоваться предусмотренным для этого Мастером функций, в котором можно найти все внедренные в программу операторы. Для удобства они разделены на категории.

Чтобы попасть в окно Мастера функций, сначала выбираем нужную ячейку, затем щелкаем по кнопке “Вставка функции” рядом со строкой формул. Затем находим нужный оператор и жмем кнопку OK.

Далее корректно заполняем аргументы функции и нажимаем кнопку OK для получения результата в выбранной ячейке.

Заключение

Таким образом, в Эксель выделяются 2 основные группы типов данных: константы и формулы. Причем первая включает в себя подтипы, каждый из которых имеет свое назначение. Умение правильно определять, настраивать и работать со всеми доступными типа данными, в том числе, комбинировать их, позволят максимально эффективно и корректно выполнять поставленные задачи.

В работе с электронными таблицами можно выделить четыре основных типа данных:

1. числа ,
2. текст ,
3. логические данные ,
4. формулы .

Дата — это обычное число, которое отображается в формате дат.
Время — это обычное число, которое отображается в формате времени.

Диапазон дней (1-31), месяцев (1-12), времени (час, мин, сек — 1 : 60) контролируется автоматически. При превышении предела диапазона данные определяются как текстовые. Число выравнивается по правому краю ячейки по умолчанию.

Пример. В ячейку B3 ввели число 13. С помощью контекстного меню Формат ячеек изменили формат на денежный.

Текстовые данные представляют собой некоторый набор символов. действия над символьными данными производятся аналогично действиям над объектами в текстовом процессоре. Если вы случайно поставите перед текстом знак равенства (=), то Excel поймет это как команду посчитать (а посчитать не сможет) и выдаст ошибку. Текст выравнивается по левому краю ячейки по умолчанию.

Логический тип данных

Логические данные используются в логических формулах и функциях. Данные этого типа отображаются в текущей ячейке следующим образом: «ИСТИНА» и «ЛОЖЬ».

Назначение электронной таблицы в первую очередь состоит в автоматизации вычислений данных . Для этого в ячейки таблицы вводятся формулы.

Формула обязательно начинается со знака равенства и может содержать:

1. числа;
2. имена ячеек;
3. знаки математических операций;
4. круглые скобки;
5. имена функций.

Цель работы

Научиться вводить данные разных типов в ЭТ.

Самостоятельно заполните таблицу. Сохраните файл под именем Магазин и отправьте по электронной почте преподавателю. В письме обязательно укажите автора работы.

Читайте также:

  

• Какие условия способствовали активному развитию генетики в 20 веке кратко

  

• Что такое хроматизм в музыке определение кратко

  

• Чем отличается убежище от укрытия кратко

  

• Как называть парня кратко

  

• Почему нельзя вылечить страдающих дальтонизмом биология кратко

При всем многообразии информации, которая может быть введена в ячейки электронных таблиц создаваемых в MS Excel, их, тем не менее, можно разделить на три группы, три основных типа данных excel:

• Формулы
• Текстовые значения
• Числовые значения

Программа сама определяет какой тип данных содержится в конкретной ячейке.

Тип данных: Текстовые значения MS Excel

Текстовые значения — самый общий тип данных в экселе. По большому счету этим типом данных является всё, что программа не может определить как формулу или число. Любое значение помеченное как текстовое, используется excel «как есть» — его нельзя умножить, сложить или поделить как число, а также как-то изменить с помощью вычислений.

Текстовые значения после их ввода в пустую ячейку автоматически выравниваются по левой границе ячейки. Именно так можно проще всего определить, что введенные вами данные воспринимаются MS Excel как текстовое значение.

Если ваше текстовое значение (к примеру фраза) не поместилось в ячейку, то оно размещается поверх соседних, расположенных справа ячеек при условии, что они свободны. Если в соседние ячейки введены данные, то длинная строка текста будет обрываться на границе занятой ячейки. Текст от этого, конечно же, никуда не денется и станет виден целиком, если вы поставите курсор на эту ячейку.

Впрочем, вы можете воспользоваться инструментом «Перенести текст» (на вкладке «Главная» в группе «Выравнивание») щелкнув его, когда выделена ячейка с длинным текстом, и тогда он поместится в неё целиком, просто «не влезающая» его часть будет перенесена на следующую строку.

Тип данных: Числовые значения MS Excel

Числовые значения, в отличие от текстовых, можно и складывать и умножать и вообще, применять к ним весь богатый арсенал экселевских средств по обработке данных. После ввода в пустую ячейку MS Excel, числовые значения выравнивается по правой границе ячейки.

Фактически, к числовым типам данных относятся:

• сами числа (и целые и дробные и отрицательные и даже записанные в виде процентов)
• дата и время

Несколько особенностей числовых типов данных

Если введенное число не помещается в ячейку, то оно будет представлено в экспоненциальной форму представления, здорово пугающей неподготовленных пользователей. Например, гигантское число 4353453453453450 х 54545 в ячейку будет записано в виде 2,37459Е+20. Но, как правило в «жизни» появление «странных чисел» в ячейках excel свидетельствует о простой ошибке.

Если число или дата не помещается в ячейку целиком, вместо цифр в ней появляются символы ###. В этом случае «лечение» ещё более простое — нужно просто увеличить ширину столбца таблицы.

Иногда есть необходимостью записать число как текст, например в случае записи всевозможных артикулов товаров и т.п. дело в том, что если вы запишите 000335 в ячейку, Excel посчитав это значение числом, сразу же удалит нули, превратив артикул в 335. Чтобы этого не произошло, просто поместите число в кавычки — это будет сигналом для Excel, что содержимое ячейки надо воспринимать как текст, то есть выводить также, как его ввел пользователь. Естественно, производить с таким числом математических операций нельзя.

Что представляет собой дата в MS Excel? 

Если с числами все более-менее понятно, то даты имеют несколько особенностей, о которых стоит упомянуть. Для начала, что такое «дата» с точки зрения MS Excel? На самом деле все не так уж и просто.

Дата в Excel — это число дней, отсчитанных до сегодняшнего дня, от некой начальной даты. По умолчанию этой начальной датой считается 1 января 1900 года.

А что же текущее время? Ещё интереснее — за точку отсчета каждых суток берется 00:00:00, которое представляется как 1. А дальше, эта единичка уменьшается, по мере того как уменьшается оставшееся в сутках время. Например 12.00 дня это с точки зрения MS Excel 0,5 (прошла половина суток), а 18.00 — 0,25 (прошли 3 четверти суток).

В итоге, дата 17 июня 2019 года, 12:30, «языком экселя» выглядит как 43633 (17.06.19) + 0,52 (12:30), то есть число 43633,52.

Тип данных: Формулы MS Excel

Если содержимое ячейки начинается со знака «=» (впрочем, также можно начинать со знака «+» или «-«), то значение этой ячейки MS Excel воспринимается как формула. Формула представляет собой не итоговое значение введенное в ячейку, а результат выполнения каких-то действий над значениями других ячеек.

Это важно понимать — в ячейке с формулой содержаться не сами данные, а только результат вычислений. Иными словами, если мы складываем значения ячеек А (5) и Б (7), то в ячейке В с формулой, будет содержатся не итоговое число 13 (хотя именно результат 13 и будет выводится), а сумма значений А и Б (5+7).

Работают формулы просто: сперва вы инициируете формулу («=»), затем указываете ячейку из которой берутся данные для вычислений (щелкаете в неё левой кнопкой мыши), действие которое нужно выполнить (вписываете знак сложения, умножения, вычитания, степени и т.п.),  затем ещё одну ячейку с данными и нажимаете Enter.

В итоге, получится простейшая формула, мгновенно производящая нужное вычисление. Порядок выполнения действий в формуле соответствует
принятым в математике правилам: сначала умножение и деление, затем сложение и вычитание. Действия в скобках выполняются вперед всех других.

Впрочем, даже указывать ячейки с источниками данных не обязательно, если инициировать формулу («=»), а затем ввести в ту же ячейку данные «вручную», например 2+2, то после нажатия Enter в ячейке окажется результат вычисления, т.е. число 4.

Именно за формулы мы и любим редактор Excel. Нам нужно только ввести исходные данные и указать что с чем нужно вычитать и складывать, а уж программа сделает все автоматически.

Любой человек, слышавший хоть немного о программировании, знает понятие «тип данных». Этот термин встречается как в специализированной литературе, так и популярной и распространяется на все без исключения языки программирования. Работа с электронными таблицами Excel также имеет много чего общего с программированием: есть функции, есть формулы, а есть и типы данных.

Очень часто люди путают два ключевых термина Excel: формат ячеек и тип данных. Они действительно похожи, но все же есть определенное различие между ними. Сегодня мы постараемся разобраться, что же такое тип данных и как он влияет на работу с электронными таблицами.

Что подразумевается под термином “тип данных»

Тип данных – это характеристика, позволяющая электронной таблице определять информацию и понимать, каким способом ее обрабатывать.

Виды типов данных, совместимых с Excel

В целом, в Excel выделяют две большие группы, на которые можно разделять типы данных. Первая из них – это константы. Это значения, которые не меняются никогда, но которые можно использовать в вычислениях. Также выделяют другую группу данных – формулы. Это аналог переменных в языках программирования, но имеют более широкое применение.

Значения формул могут изменяться в зависимости от того, какое содержимое тех ячеек, которые там используются. В этом ключевое их отличие от переменных. Переменными же в Excel служат ячейки. Такие типы данных считаются неизменными в Excel:

1. Числа.
2. Текст.
3. Время и дата.
4. Логические данные.
5. Ошибки.

Давайте каждый из этих типов данных рассмотрим более подробно.

Формулы

Этот вариант рассмотрим в первую очередь. Дело в том, что формулы принципиально отличаются от всех остальных типов данных. Как мы поняли выше, формулы меняются в зависимости от того, какие значения им передаются. С помощью формул можно выполнять самые различные операции, не только математические, но и логические. Они могут использоваться в самых разных сферах: математике, банковской деятельности и так далее. Результат формул выводится в ту же ячейку, которую она записывается. Если же нужно увидеть саму формулу, то она выводится в специальной строке, которая так и называется – строка формул.

Нужно перед тем, как писать формулу, поставить знак «Равно». Это делается для того, чтобы программа смогла распознать выражение, как команду к выполнению определенных вычислений. Можно использовать как относительные, так и абсолютные значения. Разница между ними в том, что относительные изменяются в зависимости от содержания других ячеек, а абсолютные остаются постоянными.

Функция – это стандартизированная разновидность формулы, позволяющая облегчить вычисления. Она содержит свой собственный алгоритм, по которому и происходят вычисления. Следовательно, пользователю не нужно самостоятельно вносить необходимые параметры и по нескольку раз вводить некоторые математические операции.

Формула вставляется непосредственно после знака равно. Кроме этого, можно воспользоваться специальным мастером, который можно вызвать с помощью нажатия клавиши fx непосредственно слева от строки формул, так и с помощью меню. Далее появляется список функций, нужно выбрать правильную и подтвердить свои действия клавишей ОК.

Далее заполняем окно с аргументами и подтверждаем свои действия путем нажатия клавиши «ОК».

После этого формула введена. Сама формула может содержать множество разных типов данных, объединенных в разных комбинациях. Например, сочетание логических функций и математических позволяет выполнять расчеты только если выполняется определенное условие. Excel – гибкая программа, которая умеет реализовать почти любое желание пользователя, связанное с ее функционалом.

Логические данные

Есть два основных вида логических значений: ИСТИНА и ЛОЖЬ. Первое возвращается, если выражение соответствует определенному условию. Второе – если нет. Но может использоваться и в других ситуациях.

Ошибки

Несмотря на то, что многие пользователи считают ошибки не типом данных, они все же содержат информацию, которую можно классифицировать. Выглядят ошибки так.

В зависимости от кода ошибки пользователь может определять причину проблемы. Как правило, это когда формула вводится неправильно или появляются какие-то проблемы. Давайте приведем некоторые самые распространенные ошибки и что они означают.

Дата и время

Дата и время в Excel – это функциональный тип данных, который может быть переведен в числовой формат, что дает возможность выполнять дополнительные данные. Например, можно сортировать по дате или находить товары, которые поступили на склад раньше определенного времени. Это тот случай, когда можно провести знак равенства между типом данных и форматом ячеек. Работа с датой и временем осуществляется так же, как с обычными числами, а Excel будет автоматически приводить их в правильный формат.

Как переводится дата и время в числовой формат? Excel определяет сутки, как число 1. Соответственно, все значения, меньше суток, являются частью числа 1. Например, время 8:30 будет переводиться программой в число 0,35. Это легко проверить, присвоив ячейке с датой числовой формат. В свою очередь, в строке формул и в ячейке число, при условии, что сама ячейка находится в формате времени, будет отображаться правильно. И здесь мы начинаем сталкиваться с разницей между понятиями формата ячеек и типа данных. Потому что один и тот же формат: дата и время, может быть представлен в разном виде:

1. Часы, минуты, секунды.
2. Часы, минуты.
3. Часы, минуты (дневное/ночное время).
4. Часы, минуты, секунды (дневное, ночное время).

Существует огромное количество способов представления, которые можно выбрать в диалоговом окне «Формат ячеек» во вкладке «Число». Аналогичную информацию можно сказать и по поводу даты. На вкладке «Число» можно выбрать числовой формат «Дата» и выбрать потом тип отображения.

Есть еще один вариант. Пользователь может выбрать отображение даты и времени одновременно.

Внимание! Excel способен отображать даты лишь начиная с 1.01.1990. Важно помнить, что сама дата отображается в виде, привычном человеку, но сам компьютер обрабатывает ее, как числовое значение. Поэтому если мы введем 1 января 2019 года, то компьютер прочитает это значение, как 43466.

Точно так же, как и в примере с временем, если поменять формат ячейки на числовой, то мы увидим число, которое соответствует той дате, которая была введена в ячейку.

Текст

А здесь мы видим пример формата, который очень часто расходится с типом данных. Ведь может в ячейку быть записано число, а в результате программа будет определять его, как текст. Соответственно, такое число будет по-другому определяться формулами и читаться, как строка.

Задача текстового формата – нести определенную информацию. Он может содержать как числа, так и текст. Кроме этого, возможно использование любых знаков. Информация вводится аналогичным образом, как и в числовой ячейке. Интересная характеристика любых текстовых строк – они не помещаются внутри ячейки, если слишком длинны и выставлены стандартные настройки. Они будут перекрывать содержимое других ячеек, если их величина чрезмерно большая, как показано на этом скриншоте.

Числа

Это самый распространенный формат. Он используется абсолютно во всех расчетах в различных сферах деятельности. Но этот тип данных не сводится лишь к одному числовому формату данных, поскольку есть множество способов отображения данных в Excel, о которых следует поговорить отдельно.

1. Общий. Это самый стандартный формат, который используется по умолчанию. Как правило, внешний вид чисел в этом случае соответствует тому, как они вводятся. При этом если ячейка слишком маленькая для числа, происходит округление значений, которые содержатся в ней. Если в числе больше 12 разрядов, то формат автоматически меняется на экспоненциальный.
2. Числовой. Это самый стандартный формат, который используется в математических и арифметических операциях. Для этого формата можно регулировать количество символов после запятой, как отображаются отрицательные числа и ряд других параметров.
3. Денежный. Специфика этого способа отображения в том, что помимо числа, в ячейке указывается еще и знак денежной единицы. Во всем остальном этот формат аналогичен по настройкам стандартному числовому.
4. Финансовый. Отличие этого от предыдущего в том, что обозначения денежных единиц и десятичных разделителей в столбце выравниваются.
5. Дата и время. Это также числовые форматы по причинам, описанным выше. Следовательно, пользователь может выбирать их во вкладке «Число».
6. Процентный. Если в ячейке выбран процентный формат, то содержащееся в ней значение автоматически увеличивается в 100 раз, а к отображаемому результату добавляется знак процента. Из доступных настроек – количество знаков в дробной части.
7. Дробный. Число этого формата отображается в виде дроби.
8. Экспоненциальный. Способ отображения, который активно использовался ранее с целью сократить количество разрядов. Образуется он следующим образом: часть числа заменяется на E + n. Первая буква показывает нам, что число представлено в экспоненциальном формате. Это означает, что число, которое было перед ним умножается на 10 в степени n. Например, если представить число 12345678901 в экспоненциальном формате, то получится 1,23E+10. Чтобы расшифровать этот код, необходимо 1,23 умножить на 10 в степени 10. Для этого числа возможна настройка количества знаков в дробной части.
9. Текстовый. Число отображается, как текст. При этом форма отображения полностью соответствует той, которая была при вводе.
10. Дополнительный. Есть несколько других способов представления. Если выбрать формат «Дополнительный», число будет отображаться в виде телефонного номера, почтового индекса или страхового номера.
11. Все форматы. Это настройка, позволяющая настроить собственный способ отображения числа. Есть возможно указать до 250 пользовательских числовых форматов.

Что делать для того, чтобы задать формат ячейки? Это можно сделать двумя методами.

1. Перейти на вкладку «Главная» и там найти группу «Число». Там нужно найти кнопку со стрелкой возле поля выбора формата.
2. Также настроить способ отображения ячейки можно через контекстное меню. Чтобы его вызвать, необходимо нажать правой кнопкой по ячейке, которую нужно изменить и нажать на кнопку «Формат ячеек».
3. Пользователь может выбрать количество знаков, которые будут отображаться после запятой. Это касается абсолютно всех форматов, за исключением лишь дробного. Если же используется стандартный числовой формат, то также есть возможность добавить разделитель между разрядами, чтобы числа выглядели следующим способом: 555 444 333.
4. Ввод значений в ячейку осуществляется следующим образом. Сначала ячейку необходимо выделить, а потом набрать символы. Также можно скопировать и вставить требуемый элемент. Есть еще один вариант – ввод требуемых значений в строке формул.
5. Пользователь может поступить и другим образом: не менять формат с самого начала, а сперва ввести требуемое значение. Это также может быть удобным в некоторых случаях.

Заключение

Если просуммировать все указанное выше, то в Excel выделяют следующие основные категории типов данных: формулы и константы. Последние являются сложной категорией, которая включает в себя множество частных типов данных, каждый из которых может использоваться для достижения вполне конкретных целей.

Чтобы сделать обработку данных в электронных таблицах более эффективной, необходимо выполнить несколько задач. Прежде всего, осуществлять правильную настройку параметров ячеек и способа их отображения. Нужно следить за тем, чтобы использовался правильный тип данных. Также от пользователя требуется умение комбинировать различные типы данных, чтобы добиться максимальных результатов. Больших успехов вам на этом поприще.

В процессе преподавания курсов Excel мне часто приходилось сталкиваться с некоторым непониманием начинающих пользователей особенностей ввода данных в таблицы Excel. Как правило, это касается не очень уверенных пользователей Windows. Впрочем, часто люди, считающие, что вполне умеют работать в Windows, на самом деле многого не знают, отчего и возникают проблемы при обучении работе с конкретными программами.

В данном случае мне хотелось бы остановиться на некоторых особенностях ввода данных в ячейки Excel — как простого текста или чисел, так и формул. Я рассмотрю здесь вопрос о первичном вводе данных в ячейку Excel, исправлении уже написанного, а также удаление содержимого ячейки. Обычно пользователи применяют только один способ, в то время как их существует несколько. Прочтение данной статьи позволит вам повысить эффективность работы с таблицами Excel.

Всё, что я здесь описываю, разбирается на моих дистанционных курсах Excel по Skype. О преимуществах индивидуальных занятий по Skype вы можете прочитать в отдельной статье. Итак, приступим.

Здесь рассмотрены только способы ручного ввода. Автоматизированный ввод данных производится другими способами, например, при помощи Мастера импорта текста или подключении источников данных.

Первичный ввод и редактирование ячеек

Существует несколько способом ввода данных в ячейки. Все они очень простые, но, как правило, каждый из них эффективнее применять в определённых случаях. Также сразу стоит отметить, что некоторые способы характерны не только для Excel, но и для Windows в целом, о чём часто большинство пользователей и не догадываются, приписывая всё это лишь одной конкретной программе.

Стоит отметить одну важную особенность: признаком того, что можно редактировать данные ячейки, является мигающий в ней текстовый курсор. Курсор появляется при выполнении любого из нижеперечисленных действий. За исключением последнего указанного с списке случая, если курсор не появился, то значит вы что-то сделали не так.

Двойной щелчок на ячейке

Пожалуй, это самый распространённый способ отредактировать содержимое любой ячейки Excel. Способ подходит как для ввода данных в пустую ячейку, так и для редактирования существующего содержимого ячейки. Если вам нужно что-то ввести в ячейку или изменить в ней (текст, числа, формулы), то просто выполните двойной щелчок.

Если в ячейке уже есть текст, то вы можете щёлкать на соответствующей его части для того, чтобы курсор появился сразу там.

Клавиша F2 на клавиатуре

Про данный способ отредактировать содержимое ячейки листа Excel почему-то мало кто знает. Мой опыт проведения различных учебных курсов показывает, что это, прежде всего, связано с недостаточным знанием Windows. Дело в том, что наиболее распространённой функцией клавиши F2 в Windows является начало редактирования чего-либо. Excel тут не исключение. Данный способ работает независимо от того, есть данные в ячейке или нет.

Также вы можете использовать нажатие F2 для редактирования имён файлов и папок в Проводнике Windows — попробуйте и убедитесь сами, что способ достаточно универсален (файл или папка должны быть выделены).

Клавиша Backspace на клавиатуре

Хорошо подходит для случая, когда в ячейке уже есть данные, но их нужно удалить и ввести новые. Нажатие Backspace (не путать с Esc!) приводит к стиранию имеющихся в ячейке данных и появлению текстового курсора. Если вам нужно просто стереть данные ячейки, но вводить новые не требуется, то лучше нажать Delete.

Если у вас выделена группа ячеек, то нажатие Backspace приведёт к стиранию содержимого только левой верхней ячейки выделенного диапазона. Для удаления содержимого группы ячеек также лучше использовать Delete.

Редактирование в строке формул

Как правило применяется при редактировании больших формул, которые непосредственно в самой ячейке изменять просто неудобно. Однако можно использовать и для ввода простого текста или чисел. Чтобы начать редактирование содержимого ячейки в строке формул, выделите ячейку щелчком и установите курсор в строке формул, как показано на рисунке.

[нажмите на картинку для увеличения]

Справка: как сохранять фото с сайтов

Если нужно написать много текста или большую и сложную формулу, то строку формул можно расширить. Для этого есть специальная кнопка, показанная на рисунке ниже. Также не забывайте, что перенос строк в Excel делается через сочетание Alt + Enter.

[нажмите на картинку для увеличения]

Справка: как сохранять фото с сайтов

Щёлкнуть на ячейке и начать писать

Самый простой способ. Лучше всего подходит для ввода данных в пустую ячейку — выделите ячейку щелчком и начните вводить данные. Как только вы нажмёте первый символ на клавиатуре, содержимое ячейки очиститься (если там что-то было), а в самой ячейке появится текстовый курсор. Будьте внимательны — таким образом можно случайно(!) стереть нужные вам данные, нажав что-то на клавиатуре!

Подтверждение ввода данных в ячейку

Проводя курсы Excel, я наблюдал очень(!) распространённую проблему у начинающих пользователей Excel — многие, написав в ячейку данные, забывают подтвердить ввод. Обязательно подтверждайте ввод данных в ячейку одним из ниже указанных способов!

После подтверждения ввода данных, текстовый курсор в ячейке пропадает. Если курсор не пропал, значит ввод данных не подтверждён!

Клавиша Enter

Универсальный и самый распространённый способ подтверждения ввода данных куда-либо. Нажатие Enter завершает ввод данных в ячейку в любом случае, независимо от того, пишете ли вы там формулу или простой текст. Выделение переходит на ячейку ниже (если не настроить иное, чего обычно никто никогда не делает).

Щелчок мышкой на другую ячейку

Работает всегда, за исключением ввода формул. Особенности ввода формул в Excel уже разбирал ранее — рекомендую ознакомиться.

Использование стрелок на клавиатуре

Работает только в том случае, если это первый ввод данных в пустую ячейку. В противном случае, если вы просто редактируете ранее введённый текст, будет перемешаться текстовый курсор по тексту внутри ячейки.

Стоит иметь ввиду, что если вы пишете данные в ранее пустую ячейку и, допустив опечатку, нажимаете стрелку Назад для возврата текстового курсора к месту ошибки, то вместо возврата курсора получите незапланированное вами подтверждение данных и перескок выделения на другую ячейку слева! Довольно неприятная особенность Excel, которую необходимо учитывать, поэтому при первичном вводе данных в пустую ячейку для перевода текстового курсора используйте щелчки мышкой по написанному в ячейке тексту.

Использование кнопки в строке формул

Слева от строки формул есть кнопка в виде зелёной или серой галочки, нажатие на которую подтверждает ввод данных в ячейку. При этом неважно, писали ли вы данные (текст, число, формулу) непосредственно в строке формул или в самой ячейке. По правде сказать, применяется редко, поскольку нужно переносить руку с клавиатуры на мышку и целиться в довольно мелкую кнопку. Кнопка показана на самом первом рисунке.

Отмена ввода данных

Здесь можно выделить два принципиально разных случая. Много раз, проводя курсы Excel в Рыбинске, я замечал проблемы с обоими. Будьте внимательны!

Ввод данных в ячейку ещё не подтверждён

Если в ячейке по-прежнему мигает текстовый курсор, то ввод данных ещё не подтверждён. В этом случае работает универсальная отмена в виде нажатия клавиши Esc на клавиатуре (левая верхняя кнопка!). При нажатии Esc то, что вы ввели в ячейку, стирается, и возвращается предыдущее подтверждённое содержимое ячейки (в том числе «пусто», если там раньше ничего не было).

Помимо нажатия Esc можно воспользоваться крестиком слева от строки формул (см. первый рисунок).

Щелчок мышкой на другую ячейку

Если же вы уже успели подтвердить написанное в ячейке и текстовый курсор пропал, то нажатие Esc не поможет! В этом случае следует воспользоваться обычной отменой действия. Про отмену в Excel и вообще в программах Microsoft Office я уже писал здесь.

Подведём итоги

Используйте по усмотрению тот способ ввода данных, который Вам более удобен в данных обстоятельствах. Не забывайте подтверждать ввод данных в ячейку!

На моих онлайн курсах Excel Вы можете научиться эффективно использовать Excel, изучив все основные функции данной программы, необходимые для создания таблиц, графиков и прочего. Возможностей в Excel много, но далеко не все о них знают!