Какие имеются средства в word для автоматического форматирования документа - Word и Excel

Команда Автоформат
форматирует
документ,
анализируя
каждый абзац и назначая ему подходящий
стиль, который
представляет собой набор атрибутов
формата с уникальным именем.

Например,
если документ
начинается с абзаца,
состоящего из
единственной строки текста,
которая
начинается с прописной буквы и не имеет
знака препинания в конце,
то команда
Автоформат
назначает ему
стиль абзаца Заголовок 1
и накладывает
определенные атрибуты:
относительно
крупный размер шрифта,
полужирные
символы,
дополнительные
вертикальные интервалы над абзацем и
под ним. Перед первым использованием
команды Автоформат
необходимо
указать, как она будет работать. Для
этого следует выполнить команду Сервис
/ Параметры
Автозамены
/ вкладка
Автоформат
и установить
нужные флажки.

Если требуется
отформатировать часть документа, то
следует выделить ее, если весь документ
– просто установить курсор в любом
месте документа.

Автоматическое
форматирование выполняется следующим
образом:

1. открыть окно
диалога Автоформат
командой Формат
/ Автоформат;

2. нажать кнопку
Параметры,
если следует изменить параметры
Автоформата;

3. выбрать из списка
типов документов нужный тип;

4. установить
переключатель Весь
документ
или выделенный фрагмент;

5. нажать кнопку
Принять
все
или Отменить
все.

Автоматическое
форматирование при вводе.
Для осуществления
автоматического форматирования при
вводе следует выполнить команду Сервис
/ Параметры
Автозамена
/ вкладка
Автоформат
при вводе.
Затем установить флажки тех изменений,
которые следует
поручить Word.

Например, если
установить флажок к параметру Применять
при вводе к границам,
то при вводе строки, состоящей из трех
дефисов (—), подчеркиваний ( ___ ), знаков
равенства ( === ), Звездочек
(***), и т.д. Word
заменит символы в первом случае на
горизонтальную рамку: тонкой — для
дефисов, толстой — для подчеркивания,
двойной — для знака =, пунктирной — для
***. Ниже приведен пример параметра
Применять
при вводе к границам.

Использование библиотек и стилей

После того как
автоматическое форматирование документа
завершено, можно быстро изменить его
внешний облик с помощью библиотеки
стилей. Библиотека стилей вызывается
командой Формат
/ Стиль
и форматирование
изображенной на рисунке 12.

Рисунок 12

Порядок работы в
окне диалога Стиль
и форматирование
следующий:

1. выделить шаблон,
щелкнув на нем;

2. word показывает
результат применения шаблона;

3. после выбора
нужного шаблона нажать кнопку Ok.

Перед использованием
библиотеки стилей следует выполнить
команду Автоформат
или вручную
назначить абзацам документа стандартные
стили Word иначе библиотека оказывается
практически бесполезной.

Наложение стилей

Наложение вручную
стилей в тексте документа может
пригодиться для назначения атрибутов
формата, назначенных командой Автоформат,
или для самостоятельного форматирования
документа без участия команды (например,
вовремя ввода документа).

Стили Word делятся
на два класса: стили абзацев
и стили символов
(для выделения отдельных символов).

Наложение стилей
имеет ряд преимуществ перед непосредственным
форматированием символов и абзацев,
т.к. стили позволяют сэкономить время,
поскольку одна команда назначает целую
группу атрибутов формата. Кроме того,
стили позволяют выдержать единство
форматирования.

Соседние файлы в предмете [НЕСОРТИРОВАННОЕ]

Источник

In this chapter, we will discuss auto formatting in Word 2010. The AutoFormat feature automatically formats a document as you type it by applying the associated styles to text. Let us learn how to use the auto format option available in Microsoft Word 2010 to format the typed content. For example, if you type three dashes — and press enter, Word will automatically create a line for you. Similarly, Word will automatically format two dashes — into an em dash (—).

Setting AutoFormat

The following steps will help you set the AutoFormat feature in your Microsoft Word.

Step 1 − Click the File tab, click Options, and then click the Proofing option available in the left most column, it will display the Word Options dialog box.

Step 2 − Click the AutoCrrect Options button; this will display the AutoCorrect dialog box and then click the AutoFormat As You Type tab to determine what items Word will automatically format for you as you type.

Step 3 − Select from among the following options, depending on your preferences.

S.No	Option and Description
1	«Straight quotes» with “smart quotes” This option will be used to replace the plain quotation characters with curly quotation characters.
2	Fractions (1/2) with fraction character (½) This option will be used to replace the fractions typed with numbers and slashes with fraction characters.
3	Bold and _italic_ with real formatting This option will be used to format text enclosed within asterisks (*) as bold and text enclosed within underscores ( _ ) as italic.
4	Internet and network paths with hyperlinks This option will be used to format e-mail addresses and URLs as clickable hyperlink fields.
5	Ordinals (1st) with superscript This option will be used to format ordinal numbers with a superscript like 1st becomes 1^st.
6	Hyphens (—) with dash (—) This option will be used to replace a single hyphen with an en dash (.) and two hyphens with an em dash (—).
7	Automatic bulleted lists This option will be used to apply bulleted list formatting to paragraphs beginning with *, o, or — followed by a space or tab character.
8	Automatic numbered lists This option will be used to apply numbered list formatting to paragraphs beginning with a number or letter followed by a space or a tab character.
9	Border lines This option will be used to apply paragraph border styles when you type three or more hyphens, underscores, or equal signs (=).
10	Tables This option will be used to create a table when you type a series of hyphens with plus signs to indicate the column edges. Try with +——+——+ ) and then press Enter.
11	Built-in heading styles This option will be used to apply heading styles to heading text.
12	Format beginning of list item like the one before it This option will be used to replace plain quotation characters with curly quotation characters.
13	Set left- and first-indent with tabs and backspaces This option sets left indentation on the tab ruler based on the tabs and backspaces you type.
14	Define styles based on your formatting This option automatically creates or modifies styles based on manual formatting that you apply to your document.

Step 4 − Finally click OK to close the AutoCorrect Options dialog box and again click OK to close the Word Options dialog box.

Источник

Word отличается удобной способностью форматировать то, что Вы вводите, по мере того, как Вы это делаете. Сюда можно включить автоматическую замену прямых кавычек на парные, создание маркированных и нумерованных списков, гиперссылок из веб-адресов и т.д. Но как быть, если нужно применить форматирование к уже готовому документу?

Инструмент «Автоформат» в Word работает не только в процессе ввода. Его можно запустить по требованию для форматирования уже существующего документа. Это бывает полезно, когда Вы получаете документ от кого-то и хотите сделать множество несущественных правок форматирования. Обратите внимание, что на рисунке выше веб-адрес и адрес электронной почты не отформатированы как гиперссылки, а список из двух элементов не нумерованный. Мы покажем Вам, как настроить Word так, чтобы в несколько кликов изменить форматирование во всём документе.

Инструмента «Автоформат» нет на ленте Word. Поэтому, чтобы им воспользоваться, нужно добавить его на Панель быстрого доступа. Нажмите стрелку вниз в правой части Панели быстрого доступа и выберите пункт More Commands (Другие команды) из выпадающего меню.

Откроется диалоговое окно Word Options (Параметры Word). В выпадающем списке Choose commands from (Выбрать команды из) выберите Commands Not in the Ribbon (Команды не на ленте).

Ниже выпадающего списка Choose commands from (Выбрать команды из) находится список команд – пролистайте его до AutoFormat (Автоформат). Кликните по этой команде и нажмите Add (Добавить).

Примечание: Команда AutoFormat (Автоформат) открывает диалоговое окно. Это значит, что Вы сможете настроить параметры перед тем, как запустить автоматическое форматирование документа. Если Вы уверены, что правильно настроили параметры и можете применить автоматическое форматирование немедленно, добавьте в меню команду AutoFormatNow (Выполнить Автоформат). В этом примере мы добавим команду AutoFormat (Автоформат).

Команда добавлена в список, находящийся в правой части диалогового окна. Ещё правее расположены кнопки со стрелками вверх и вниз. С их помощью можно изменить положение команды AutoFormat (Автоформат) на панели быстрого доступа.

Чтобы закрыть окно Word Options (Параметры Word), нажмите ОК.

Теперь команда AutoFormat (Автоформат) доступна на Панели быстрого доступа. Нажмите на неё.

Откроется одноимённое диалоговое окно. Вы можете выбрать один из двух типов поведения форматирования:

Автоматически отформатировать сразу весь документ поможет команда AutoFormat now (Сразу весь документ).
AutoFormat and review each change (С просмотром каждого изменения) – опция, которая покажет каждое изменения по мере того, как Word их находит.

Кроме того, чтобы помочь Word сделать процесс автоматического форматирования более точным, можно определить тип документа: General document (Обычный документ), Letter (Письмо) или Email (Почтовое сообщение).

Также есть дополнительные параметры, при помощи которых можно определить, что именно Word должен заменять при выполнении автоматического форматирования документа. Для настройки этих параметров нажмите кнопку Options (Параметры).

Откроется вкладка AutoFormat (Автоформат) диалогового окна AutoCorrect (Автозамена). Выберите, какие элементы Word должен форматировать автоматически и нажмите ОК.

Вы вернулись к диалоговому окну AutoFormat (Автоформат). Нажмите ОК, чтобы запустить процесс автоматического форматирования.

Обратите внимание на рисунок ниже, теперь веб-адреса и адреса электронной почты отформатированы как гиперссылки, а список стал нумерованным.

Имейте в виду, что инструмент «Автоформат» не всегда может обнаружить все случаи замены в документе. Каждый документ индивидуален, и Вам стоит проверить его после автоматического форматирования, чтобы убедиться, что в тексте не осталось элементов форматирования, которые нужно исправить вручную.

Оцените качество статьи. Нам важно ваше мнение:

Источник

Перейти к содержанию

Автоформатирование документа

На чтение 2 мин. Просмотров 26 Опубликовано 16.05.2021

Word включает функцию, которая форматирует то, что вы вводите, по мере ввода. Вы, вероятно, воспринимаете многие из этих настроек автоматического форматирования (AutoFormat) как должное. Word делает такие вещи, как изменение ваших кавычек на умные кавычки, автоматическое создание маркированных и нумерованных списков и изменение отступов абзацев.

Это нормально и хорошо для многих, но что, если вы получите документ от кого-то другого, и к нему нужно приложить много “мелких штрихов”? Именно здесь в игру вступает настоящий промышленный автоформат Word. Видите ли, Автоформат работает не только во время набора текста – он также доступен по запросу для форматирования всего документа. Вот как автоформатировать ваш документ:

Загрузите документ, который вы хотите отформатировать.
Выберите Автоформат в меню «Формат». Word отображает диалоговое окно Автоформат. (См. Рис. 1.)

Рис. 1. Диалоговое окно Автоформат.

Используйте переключатели, чтобы указать, хотите ли вы, чтобы автоформат работал без остановки ввода или нет.
Нажмите OK.

На этом этапе Автоформат творит чудеса, и ваш документ «переформатируется», чтобы он выглядел так, как если бы вы набрали его сами.

Вы должны понимать, что очень маловероятно, что AutoFormat выполнит все необходимое форматирование. Каждый документ отличается, и вы должны убедиться, что вы изучили документ после завершения автоформатирования, чтобы увидеть, есть ли какие-либо другие задачи форматирования, которые вам нужно выполнить.

Источник

Word имеет удобную функцию, которая автоматически форматирует то, что вы печатаете, по мере ввода текста. Это включает в себя изменение кавычек на интеллектуальные кавычки, автоматическое создание маркированных и нумерованных списков и создание гиперссылок с веб-адресов. Однако что, если у вас есть существующий документ, который вы хотите автоматически отформатировать?

Функция автоформатирования в Word не только работает с текстом по мере его ввода, но также доступна по запросу для форматирования всего существующего документа. Это полезно, если вы получаете документ от кого-то другого, которому нужно немного подправить форматирование. Обратите внимание на изображение выше, что веб-адреса и адреса электронной почты не отформатированы как гиперссылки, а список из двух элементов не отформатирован как нумерованный список. Мы покажем вам, как настроить Word, чтобы вы могли легко изменить форматирование всего документа несколькими щелчками мыши.

Инструмент автоформатирования Word недоступен ни на одной из вкладок ленты. Поэтому нам нужно добавить его на «Панель быстрого доступа», чтобы использовать его. Нажмите стрелку вниз в правой части «Панели быстрого доступа» и выберите «Другие команды» в раскрывающемся меню.

Экран «Панель быстрого доступа» отображается в диалоговом окне «Параметры Word». Выберите «Команды, отсутствующие на ленте» в раскрывающемся списке «Выберите команды из».

Прокрутите список внизу раскрывающегося списка «Выбрать команды из», пока не найдете команды автоформатирования. Выберите «Автоформат…» и нажмите «Добавить».

ПРИМЕЧАНИЕ. Команда «Автоформат…» — это та, которая вызывает диалоговое окно «Автоформат», поэтому вы можете изменить настройки перед применением автоматического форматирования к вашему документу. Вы также можете добавить команду «Автоформат сейчас», если вы знаете, что настройки вам нравятся, и вы просто хотите немедленно применить автоматическое форматирование. В этом примере мы хотим получить доступ к диалоговому окну «Автоформат» из «Панели быстрого доступа».

Команда «Автоформат…» добавлена в список в правой части диалогового окна. Используйте кнопки со стрелками справа от списка, чтобы переместить команду «Автоформат…» в другое место на «Панели быстрого доступа».

Нажмите «ОК» на панели инструментов «Параметры Word», чтобы закрыть его.

Теперь функция «Автоформат» доступна на «Панели быстрого доступа». Нажмите кнопку «Диалог автоформат» на панели инструментов.

Откроется диалоговое окно «Автоформат». Вы можете выбрать автоматическое форматирование всего документа сразу («Автоформат сейчас») или просмотреть каждое изменение по мере их появления в Word («Автоформат и просмотреть каждое изменение»).

Вы также можете указать тип документа («Общий документ», «Письмо» или «Электронная почта»), чтобы в Word было проще применить процесс автоматического форматирования.

Существуют дополнительные параметры, которые можно установить, чтобы определить, что Word изменяется при автоматическом форматировании документа. Нажмите «Опции…» для доступа к этим настройкам.

Откроется вкладка «Автоформат» в диалоговом окне «Автозамена». Выберите элементы, которые вы хотите, чтобы Word автоматически форматировал. Нажмите «ОК».

Вы вернетесь в диалоговое окно «Автоформат». Нажмите «ОК», чтобы начать процесс автоматического форматирования.

Обратите внимание, в нашем примере, что веб-ссылки и ссылки электронной почты теперь являются отформатированными гиперссылками, и список стал отформатированным нумерованным списком.

Обратите внимание, что очень маловероятно, что функция автоформатирования будет обрабатывать все изменения форматирования, необходимые в вашем документе. Каждый документ индивидуален, и вы должны просмотреть документ после применения автоматического форматирования, чтобы увидеть, есть ли какие-либо другие изменения форматирования, которые вам нужно применить вручную.

Источник