Какие фильтры использует excel

Иллюстрация: Meery Mary для Skillbox Media

Рассказывает просто о сложных вещах из мира бизнеса и управления. До редактуры — пять лет в банке и три — в оценке имущества. Разбирается в Excel, финансах и корпоративной жизни.

Фильтры в Excel — инструмент, с помощью которого из большого объёма информации выбирают и показывают только нужную в данный момент. После фильтрации в таблице отображаются данные, которые соответствуют условиям пользователя. Данные, которые им не соответствуют, скрыты.

В статье разберёмся:

• как установить фильтр по одному критерию;
• как установить несколько фильтров одновременно и отфильтровать таблицу по заданному условию;
• для чего нужен расширенный фильтр и как им пользоваться;
• как очистить фильтры.

---

Фильтрация данных хорошо знакома пользователям интернет-магазинов. В них не обязательно листать весь ассортимент, чтобы найти нужный товар. Можно заполнить критерии фильтра, и платформа скроет неподходящие позиции.

Фильтры в Excel работают по тому же принципу. Пользователь выбирает параметры данных, которые ему нужно отобразить, — и Excel убирает из таблицы всё лишнее.

Разберёмся, как это сделать.

Для примера воспользуемся отчётностью небольшого автосалона. В таблице собрана информация о продажах: характеристики авто, цены, даты продажи и ответственные менеджеры.

Допустим, нужно показать продажи только одного менеджера — Соколова П. Воспользуемся фильтрацией.

Шаг 1. Выделяем ячейку внутри таблицы — не обязательно ячейку столбца «Менеджер», любую.

Шаг 2. На вкладке «Главная» нажимаем кнопку «Сортировка и фильтр».

Шаг 3. В появившемся меню выбираем пункт «Фильтр».

То же самое можно сделать через кнопку «Фильтр» на вкладке «Данные».

Шаг 4. В каждой ячейке шапки таблицы появились кнопки со стрелками — нажимаем на кнопку столбца, который нужно отфильтровать. В нашем случае это столбец «Менеджер».

Шаг 5. В появившемся меню флажком выбираем данные, которые нужно оставить в таблице, — в нашем случае данные менеджера Соколова П., — и нажимаем кнопку «Применить фильтр».

Готово — таблица показывает данные о продажах только одного менеджера. На кнопке со стрелкой появился дополнительный значок. Он означает, что в этом столбце настроена фильтрация.

Чтобы ещё уменьшить количество отображаемых в таблице данных, можно применять несколько фильтров одновременно. При этом как фильтр можно задавать не только точное значение ячеек, но и условие, которому отфильтрованные ячейки должны соответствовать.

Разберём на примере.

Выше мы уже отфильтровали таблицу по одному параметру — оставили в ней продажи только менеджера Соколова П. Добавим второй параметр — среди продаж Соколова П. покажем автомобили дороже 1,5 млн рублей.

Шаг 1. Открываем меню фильтра для столбца «Цена, руб.» и нажимаем на параметр «Выберите».

Шаг 2. Выбираем критерий, которому должны соответствовать отфильтрованные ячейки.

В нашем случае нужно показать автомобили дороже 1,5 млн рублей — выбираем критерий «Больше».

Шаг 3. Дополняем условие фильтрации — в нашем случае «Больше 1500000» — и нажимаем «Применить фильтр».

Готово — фильтрация сработала по двум параметрам. Теперь таблица показывает только те проданные менеджером авто, цена которых была выше 1,5 млн рублей.

Расширенный фильтр позволяет фильтровать таблицу по сложным критериям сразу в нескольких столбцах.

Это можно сделать способом, который мы описали выше: поочерёдно установить несколько стандартных фильтров или фильтров с условиями пользователя. Но в случае с объёмными таблицами этот способ может быть неудобным и трудозатратным. Для экономии времени применяют расширенный фильтр.

Принцип работы расширенного фильтра следующий:

• Копируют шапку исходной таблицы и создают отдельную таблицу для условий фильтрации.
• Вводят условия.
• Запускают фильтрацию.

Разберём на примере. Отфильтруем отчётность автосалона по трём критериям:

• менеджер — Шолохов Г.;
• год выпуска автомобиля — 2019-й или раньше;
• цена — до 2 млн рублей.

Шаг 1. Создаём таблицу для условий фильтрации — для этого копируем шапку исходной таблицы и вставляем её выше.

Важное условие — между таблицей с условиями и исходной таблицей обязательно должна быть пустая строка.

Шаг 2. В созданной таблице вводим критерии фильтрации:

• «Год выпуска» → <=2019.
• «Цена, руб.» → <2000000.
• «Менеджер» → Шолохов Г.

Шаг 3. Выделяем любую ячейку исходной таблицы и на вкладке «Данные» нажимаем кнопку «Дополнительно».

Шаг 4. В появившемся окне заполняем параметры расширенного фильтра:

• Выбираем, где отобразятся результаты фильтрации: в исходной таблице или в другом месте. В нашем случае выберем первый вариант — «Фильтровать список на месте».
• Диапазон списка — диапазон таблицы, для которой нужно применить фильтр. Он заполнен автоматически, для этого мы выделяли ячейку исходной таблицы перед тем, как вызвать меню.

• Диапазон условий — диапазон таблицы с условиями фильтрации. Ставим курсор в пустое окно параметра и выделяем диапазон: шапку таблицы и строку с критериями. Данные диапазона автоматически появляются в окне параметров расширенного фильтра.

Шаг 5. Нажимаем «ОК» в меню расширенного фильтра.

Готово — исходная таблица отфильтрована по трём заданным параметрам.

Отменить фильтрацию можно тремя способами:

1. Вызвать меню отфильтрованного столбца и нажать на кнопку «Очистить фильтр».

2. Нажать на кнопку «Сортировка и фильтр» на вкладке «Главная». Затем — либо снять галочку напротив пункта «Фильтр», либо нажать «Очистить фильтр».

3. Нажать на кнопку «Очистить» на вкладке «Данные».

Научитесь: Excel + Google Таблицы с нуля до PRO
Узнать больше

Табличный редактор Excel значительно облегчает работу сотрудников финансово-экономических служб, так как имеет целый набор функциональных инструментов для обработки больших массивов информации. Одна из самых популярных функций — фильтрация данных. Если с инструментом автоматической фильтрации знаком каждый экономист, то расширенный фильтр данных используют в работе не все специалисты. Этот пробел можно восполнить. Из статьи вы узнаете, какие дополнительные возможности предоставляет пользователям Excel расширенный фильтр.

ВОЗМОЖНОСТИ ФУНКЦИИ РАСШИРЕННОГО ФИЛЬТРА В EXCEL, КОТОРЫЕ БУДУТ ПОЛЕЗНЫ В РАБОТЕ ЭКОНОМИСТА

Расширенный и автоматический фильтры — инструменты табличного редактора Excel. Они отбирают из массива данных необходимую пользователю информацию.

Оба фильтра выбирают из массива данные, соответствующие условиям отбора, и скрывают данные, которые не соответствуют заданным условиям. При этом расширенный фильтр имеет свои особенности отбора и обработки данных. Для лучшего понимания работы расширенного фильтра сравним его с работой автоматического фильтра.

Автоматический фильтр

При автоматической фильтрации пользователь выделяет в простой таблице данных необходимые ему ячейки и на вкладке «Данные» панели инструментов Excel выбирает раздел «Сортировка и фильтр/Фильтр».

В результате появляется окно со списком данных автоматической фильтрации по вертикальному столбцу ячеек. При этом автоматический фильтр дает пользователю возможность выбрать для отбора значения одного и нескольких столбцов выделенного диапазона.

Возьмем для примера данные о продажах товаров в розничном магазине за первую неделю июня 2021 г. (табл. 1).

Таблица 1. Продажи товаров за июнь 2021 г.
Дата	Товар	Группа	Количество	Сумма
01.июн	Грушевый	Лимонад	300	90 000
01.июн	Бархатное	Пиво	150	60 000
02.июн	Горная	Вода	200	30 000
03.июн	Ситро	Лимонад	200	50 000
03.июн	Горная	Вода	100	15 000
04.июн	Домашнее	Пиво	200	90 000
04.июн	Грушевый	Лимонад	100	30 000
06.июн	Бархатное	Пиво	200	80 000
07.июн	Ситро	Лимонад	100	25 000

Чтобы произвести отбор данных с помощью автоматического фильтра, пользователю Excel достаточно выделить курсором в таблице ячейки «Дата», «Товар», «Группа», «Количество» и «Сумма», а затем указать на вкладке «Данные» значение «Фильтр».

Тем самым автоматически будут созданы списки фильтрации данных таблицы по всем указанным столбцам. С помощью списка можно, например, отобрать из массива данных по столбцу «Группа» только товары из группы лимонадов (рис. 1).

В результате исходная таблица преобразуется в отфильтрованную таблицу, где будут выведены только данные по товарам из группы лимонадов (табл. 2).

Таблица 2. Продажи товаров из группы лимонадов за июнь 2021 г.
Дата	Товар	Группа	Количество	Сумма
01.июн	Грушевый	Лимонад	300	90 000
03.июн	Ситро	Лимонад	200	50 000
04.июн	Грушевый	Лимонад	100	30 000
07.июн	Ситро	Лимонад	100	25 000

С помощью инструмента простой фильтрации можно проводить отбор данных и по дополнительным параметрам, используя списки из других столбцов. Так, можно отобрать из табл. 2 продажи только лимонада «Грушевый», выбрав его из списка в ячейке «Товар», а затем отобрать продажи этого лимонада в определенные дни месяца, выбрав их из списка в ячейке «Дата».

Другими словами, инструмент автоматической фильтрации позволяет выбирать данные из одного неразрывного массива (таблицы) по различным, но последовательным отборам данных в разных столбцах.

Основные недостатки автоматического фильтра:

• автофильтр работает только в неразрывном диапазоне данных, то есть если на одном листе нужно отфильтровать данные нескольких таблиц, сделать это не получится;

• каждый новый отбор данных визуально переформатирует как исходную таблицу, так и таблицы с предыдущими отборами. То есть для фиксации результатов разных отборов нужно копировать исходные таблицы данных и уже потом фильтровать данные по разным условиям отбора в копиях этой таблицы;

• в автофильтре можно задать дополнительные условия через добавление числовых фильтров, но использование этих условий скрывает данные предыдущих фильтраций.

Расширенный фильтр

Чтобы при отборе данных пользователь мог оперировать одновременно несколькими условиями, в табличном редакторе Excel предусмотрен инструмент расширенного фильтра. Он запускается через меню панели инструментов «Данные/Сортировка и фильтр/Дополнительно».

Возможности расширенного фильтра, недоступные автоматическому фильтру:

• можно одновременно задавать большое количество условий отбора данных;

• все заданные критерии отбора данных находятся на виду у пользователя Excel;

• инструмент расширенного фильтра позволяет находить уникальные значения данных в многострочном массиве;

• результаты каждого варианта отбора данных можно сохранять как отдельную таблицу, что оставляет без изменений исходный массив данных;

• пользователь может одновременно использовать несколько условий отбора данных для разных столбцов исходного массива.

Чтобы использовать функцию расширенного фильтра, нужно последовательно выполнить следующие действия.

Шаг 1. Создаем дополнительную таблицу с условиями отбора. В первую строку дополнительной таблицы вставляем копии наименований столбцов исходной таблицы. Следующие строки (пустые) предназначены для описания условий отбора.

Прописываем в таблице, какие данные нужно отфильтровать из исходной таблицы. На примере автоматической фильтрации данных табл. 1 укажем, что это будет группа «Лимонады» и наименование товара «Грушевый» (рис. 2).

Шаг 2. Запускаем инструмент расширенного фильтра через вкладки «Данные/Сортировка и фильтр/Дополнительно». В открывшемся диалоговом окне нужно указать следующие параметры отбора данных:

• «фильтровать список на месте» (в этом случае фильтруется непосредственно исходная таблица) или «скопировать результат в другое место» (отсортированные данные будут выводиться в отдельную таблицу);

• «Исходный диапазон» — вносим диапазон ячеек исходной таблицы;

• «Диапазон условий» — нужно вписать диапазон заголовка дополнительной таблицы и строки, содержащей выбранные условия отбора данных. Важный момент: в этот диапазон не должны попадать пустые строки дополнительной таблицы. В противном случае сортировки данных не будет.

Пример работы с диалоговым окном по выбранным условиям показан на рис. 3.

После заполнения параметров диалогового окна расширенного фильтра нажимаем кнопку «ОК» и получаем данные о продажах из исходной таблицы только по группе «Лимонады» и наименованию «Грушевый» в отдельной таблице (табл. 3).

Таблица 3. Продажи товаров по группе «Лимонады» за июнь 2021 г.
Дата	Товар	Группа	Количество	Сумма
01.июн	Грушевый	Лимонад	300	90 000
04.июн	Грушевый	Лимонад	100	30 000

Далее мы можем создавать новые условия отбора в следующих строках дополнительной таблицы и с помощью диалогового окна расширенного фильтра формировать новые аналитические таблицы с разными параметрами данных.

Инструмент расширенного фильтра позволяет не только задавать в строках дополнительной таблицы прямые условия отбора, но и прописывать формулы для сложных видов фильтрации данных.

Для таких отборов используют символы подстановки или знаки математических неравенств. Основные из таких символов и неравенств представлены в табл. 4.

Таблица 4. Символы и знаки для сложных условий отбора данных расширенным фильтром
Цель отбора	Используемые символы или знаки
Точное соответствие значению в ячейках диапазона отбора	=наименование или цифра
Значения всех ячеек, начинающиеся с определенных букв	буква*
Значения всех ячеек, заканчивающиеся на определенные буквы	*буква
Значения всех ячеек, начинающиеся и заканчивающиеся на определенные буквы	буква*буква
Отобрать все пустые ячейки диапазона	=
Отобрать все непустые ячейки диапазона	<>
Отобрать все ячейки с датой позже заданной	>= Дата
Отобрать все ячейки с суммой меньше заданной	<= Сумма

Вывод относительно использования расширенного фильтра в работе экономиста: с помощью этого инструмента можно задать намного больше условий отбора для фильтрации больших массивов данных, сохранить результаты разных вариантов фильтрации в отдельных таблицах.

ИСПОЛЬЗОВАНИЕ ФУНКЦИИ РАСШИРЕННОГО ФИЛЬТРА НА ПРАКТИКЕ

Рассмотрим, как с помощью расширенного фильтра обработать массивы информации, которые могут помочь экономистам сформировать различные разрезы аналитических данных.

ПРИМЕР

У экономиста имеются данные о начислении заработной платы различным сотрудникам компании в алфавитном порядке (табл. 5). Нужно сформировать таблицы с показателями фонда оплаты труда сначала по подразделениям, а затем по категориям сотрудников.

Таблица 5. Ведомость начислений зарплаты за июнь 2021 г.
№	Сотрудник	Подразделение	Категория	Сумма
1	Антонов	Продажи	Сотрудник	40 000
2	Астахова	Финансы	Сотрудник	30 000
3	Белкин	Логистика	Менеджер	50 000
4	Волкова	Администрация	Сотрудник	25 000
5	Гришина	Логистика	Сотрудник	20 000
6	Ковров	Продажи	Сотрудник	30 000
7	Лопатин	Продажи	Руководитель	60 000
8	Мишин	Финансы	Менеджер	40 000
9	Петрова	Финансы	Руководитель	50 000
10	Розова	Логистика	Сотрудник	25 000
11	Рыжков	Администрация	Руководитель	80 000
12	Сидоров	Продажи	Сотрудник	40 000
13	Сорокина	Администрация	Сотрудник	30 000
14	Фомин	Логистика	Сотрудник	30 000
15	Чащина	Администрация	Менеджер	50 000
Итого				600 000

1. Сформируем ведомость начислений заработной платы за июнь 2021 г. по подразделениям.
Поскольку в исходной табл. 5 указано четыре подразделения, то в дополнительной таблице предусмотрим четыре строки. В каждой из них прописываем условие о точном значении отбора с помощью символов:

Чтобы сформировать ведомость, создаем дополнительную таблицу, по которой будем выполнять сортировку данных, и внесем в нее условия для фильтрации данных по подразделениям.

=“=Продажи”; =“=Логистика”; =“=Финансы”; =“=Администрация”.

Чтобы получить границы между подразделениями, перед каждой строкой отбора вставим заголовки столбцов (рис. 4).

Теперь запускаем расширенный фильтр и для каждого из подразделений выполняем отдельно фильтрацию данных.

1. Продажи.

Исходный диапазон = диапазон ячеек исходной таблицы А3:Е19.

Диапазон условий = ячейки первых двух строк дополнительной таблицы А21:Е22.

Диапазон копирования результата фильтрации = ячейки аналитической таблицы А31:Е34.

2. Логистика.

Исходный диапазон = диапазон ячеек исходной таблицы А3:Е19.

Диапазон условий = ячейки третьей и четвертой строк дополнительной таблицы А23:Е24.

Диапазон копирования результата фильтрации = ячейки аналитической таблицы А35:Е39.

3. Финансы.

Исходный диапазон = диапазон ячеек исходной таблицы А3:Е19.

Диапазон условий = ячейки пятой и шестой строк дополнительной таблицы А25:Е26.

Диапазон копирования результата фильтрации = ячейки аналитической таблицы А40:Е43.

4. Администрация.

Исходный диапазон = диапазон ячеек исходной таблицы А3:Е19.

Диапазон условий = ячейки седьмой и восьмой строк дополнительной таблицы А27:Е28.

Диапазон копирования результата фильтрации = ячейки аналитической таблицы А44:Е48.

В результате отбора исходного массива данных, произведенного с помощью расширенного фильтра, получаем новую аналитическую таблицу (табл. 6).

Таблица 6. Ведомость начислений зарплаты за июнь 2021 г. по подразделениям
№	Сотрудник	Подразделение	Категория	Сумма
1	Антонов	Продажи	Сотрудник	40 000
7	Лопатин	Продажи	Руководитель	60 000
12	Сидоров	Продажи	Сотрудник	40 000
№	Сотрудник	Подразделение	Категория	Сумма
3	Белкин	Логистика	Менеджер	50 000
5	Гришина	Логистика	Сотрудник	20 000
10	Розова	Логистика	Сотрудник	25 000
14	Фомин	Логистика	Сотрудник	30 000
№	Сотрудник	Подразделение	Категория	Сумма
2	Астахова	Финансы	Сотрудник	30 000
8	Мишин	Финансы	Менеджер	40 000
9	Петрова	Финансы	Руководитель	50 000
№	Сотрудник	Подразделение	Категория	Сумма
4	Волкова	Администрация	Сотрудник	25 000
11	Рыжков	Администрация	Руководитель	80 000
13	Сорокина	Администрация	Сотрудник	30 000
15	Чащина	Администрация	Менеджер	50 000

Как видно из полученного результата, исходная общая ведомость преобразовалась в сгруппированную по подразделениям.

2. Сформируем ведомость начислений заработной платы за июнь 2021 г. по категориям сотрудников.

Сразу составляем новую дополнительную таблицу с условиями отбора, чтобы не возникали конфликты между разными группировками отбора в сформированной ранее таблице, приведенной на рис. 4. Новая таблица будет аналогична первой с той лишь разницей, что теперь условие отбора пропишем в столбце «Категории» (рис. 5):

=”=Руководители”; =”=Менеджеры”; =”=Сотрудники”.

Запускаем расширенный фильтр и последовательно производим отбор данных исходной табл. 5.

1. Руководители.

Исходный диапазон = диапазон ячеек исходной таблицы А3:Е1.

Диапазон условий = ячейки первых двух строк дополнительной таблицы G21:K2.

Диапазон копирования результата фильтрации = ячейки аналитической таблицы G31:K34.

2. Менеджеры.

Исходный диапазон = диапазон ячеек исходной таблицы А3:Е19.

Диапазон условий = ячейки третьей и четвертой строк дополнительной таблицы G23:K24.

Диапазон копирования результата фильтрации = ячейки аналитической таблицы А35:Е38.

3. Сотрудники.

Исходный диапазон = диапазон ячеек исходной таблицы А3:Е19.

Диапазон условий = ячейки пятой и шестой строк дополнительной таблицы G25:K26.

Диапазон копирования результата фильтрации = ячейки аналитической таблицы G39:K48.

По окончании всех фильтраций исходной таблицы получаем аналитическую таблицу с разбивкой зарплаты по категориям персонала компании (табл. 7).

Таблица 7. Ведомость начислений зарплаты за июнь 2021 г. по категориям персонала
№	Сотрудник	Подразделение	Категория	Сумма
7	Лопатин	Продажи	Руководитель	60 000
9	Петрова	Финансы	Руководитель	50 000
11	Рыжков	Администрация	Руководитель	80 000
№	Сотрудник	Подразделение	Категория	Сумма
3	Белкин	Логистика	Менеджер	50 000
8	Мишин	Финансы	Менеджер	40 000
15	Чащина	Администрация	Менеджер	50 000
№	Сотрудник	Подразделение	Категория	Сумма
1	Антонов	Продажи	Сотрудник	40 000
2	Астахова	Финансы	Сотрудник	30 000
4	Волкова	Администрация	Сотрудник	25 000
5	Гришина	Логистика	Сотрудник	20 000
6	Ковров	Продажи	Сотрудник	30 000
10	Розова	Логистика	Сотрудник	25 000
12	Сидоров	Продажи	Сотрудник	40 000
13	Сорокина	Администрация	Сотрудник	30 000
14	Фомин	Логистика	Сотрудник	30 000

Практический пример показал следующее:

• с помощью расширенного фильтра можно из одной исходной таблицы сформировать несколько аналитических в различных группировках и не менять при этом исходные данные массива;

• при применении расширенного фильтра можно использовать различные условия отбора данных, которые не отменяют результаты предыдущих отборов.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Современные учетные программы уже позволяют формировать отчетность с многочисленными параметрами отбора и группировки данных без использования табличного редактора Excel. Однако расширенный фильтр можно с успехом применять для отбора таких массивов информации, по которым в программах не предусмотрена отчетность (реестры сведений, журналы документов, различные справочники и т. д.).

Расширенный фильтр пригодится и для подготовки данных в форматах, которые не используют на предприятии (например, из общего массива данных требуется отфильтровать информацию для разработки инвестиционного проекта или оформления кредита в банке).

Фильтры в таблицах

Этот способ фильтрации подходит для таблиц — то есть списков, где данные разделены по колонкам.

Описание работы

Фильтр можно собрать из разных контролов: чекбоксов, полей с датами, строки поиска. Разберем работу фильтра на примере набора чекбоксов.

Фильтр закрывается по клику в любом месте вокруг него.

Отмеченный пункт «Все», не включает фильтр. В таком случае если закрыть фильтр и открыть снова — чекбоксы не будут отмечены.

Строка поиска в фильтре

Если список вариантов большой или постоянно меняется, добавьте строку поиска. Например, список из 5–10 организаций еще можно пролистать, но для большего количества удобнее использовать поиск.

Пересечение фильтров

Составной фильтр

Фильтр можно составить из нескольких контролов.

У счетов-фактур уникальные номера, и поиск по номеру будет удобнее длинного списка чекбоксов — добавляем поле поиска. Те же счета-фактуры удобно фильтровать по периодам — добавим диапазон дат.

Результат применения фильтров и сброс

Фильтры сбросятся, если пользователь перейдет по навигации в другую часть системы или выйдет из сервиса.

Если пользователю необходимо сохранять примененные фильтры, добавьте такую возможность. Хороший способ — сохранять примененные фильтры в адресе. Тогда можно поделиться с коллегой ссылкой на отфильтрованный список.

Сортировка

Отдельный способ отменить сортировку не нужен, ее отменит сортировка по другой колонке.

Бывает, что строки изначально не отсортированы ни по одной колонке и этот порядок важен. Например, загруженные из 1С счета-фактуры. В таком случае добавьте третий пункт сортировки вроде «Порядок по умолчанию».

Еще раз, в одной таблице нельзя комбинировать два способа. То есть если в таблице есть фильтр хотя бы у одной колонки, то у всех колонок по клику должен появляться раскрывающийся список.

Сортировка и фильтр

Дизайн и работа с клавиатурой

Пример

При фильтрации список перестраивается, поэтому не страшно, что строка результата его сдвинет. Если при скроле шапка залипает, результаты не залипают вместе с ней.

Рассмотрим, как можно искать информацию в MS Excel, используя фильтры.

Для этого откроем эксель и набросаем в нем небольшую таблицу.

Выделите любую ячейку в строке с заголовками, затем перейдите на вкладку «Данные» и щелкните на кнопке «Фильтр»:

В строке с заголовками нашей таблицы в каждом столбце появятся «стрелки».

Обратите внимание, что если в Вашей таблице нет строки с заголовками, то Excel, автоматически вставит фильтр в первую строку с данными:

Подготовительный этап завершен. Можно приступать к поиску информации.

Основы работы с фильтрами

Применение фильтров к таблице

Щелкните на значке в столбце «Менеджер». Откроется следующее меню:

В данном меню с помощью флажков Вы можете отмечать те элементы, по которым необходимо фильтровать данные.

Совет 1

Если в таблице много значений, то используйте строку поиска. Для этого начните вводить в нее часть слова, которое Вам необходимо найти. Список вариантов будет автоматически сокращаться.

Минус этого способа в том, что можно отметить только одно значение или несколько значений, содержащих искомую фразу, но абсолютно разные значения найти не удастся. Т.е., например, сразу найти таким образом менеджеров по имени Сергей и Александр не получится, но можно найти все значения, содержащие «Серг»: Сергей, Сергеев, Сергиенко и т.п.

Совет 2

Например, Вам нужно отметить только 2 значения из нескольких десятков. Снимать флажок вручную с каждой позиции кроме нужных достаточно затратно по времени. Для ускорения этого процесса снимите флажок с пункта «(Выделить все)». При этом снимутся все остальные флажки. Теперь можно отметить только те пункты, которые Вам нужны.

MS Excel поддерживает множественные фильтры, т.е. фильтр сразу по нескольким столбцам.

Например, Вам необходимо найти все заказы менеджера Иванова от 18.01.2014.

Для начала щелкните на в столбце «Менеджер» и выберите Иванова.

Теперь щелкните на в столбце «Дата отгрузки», снимите флажок с «(Выделить все)» и выберите 18.01.2014 или введите в строке поиска 18 и нажмите «ОК».

Таблица примет следующий вид:

Аналогичным образом Вы можете продолжить фильтровать данные по столбцам «Описание», «Кол-во» и т.д.

Обратите внимание, что в столбцах, по которым был применен фильтр, значокменяется на .

Таким образом Вы всегда будете знать по каким столбцам происходит фильтрация данных.

Отмена фильтра

Для того, чтобы снять все фильтры сразу, перейдите на вкладку «Данные» и нажмите на кнопку «Очистить».

Если необходимо снять фильтр только с одного столбца, оставив фильтры по другим, то щелкните на значке данного столбца, напр., «Дата отгрузки» и щелкните на пункте «Удалить фильтр с <Название столбца>»:

или

Если необходимо полностью отказаться от фильтров в таблице, то перейдите на вкладку «Данные» и щелкните на кнопке «Фильтр». Она перестанет подсвечиваться, из строки с заголовками исчезнут значки и и в таблице отобразятся все данные.

До

После

Дополнительные настройки фильтров

В зависимости от типа содержимого столбцов у фильтров появляются дополнительные опции.

Текстовые фильтры

Щелкните на значке столбца «Менеджер», наведите курсор на «Текстовые фильтры», дождитесь появления меню и выберите любой из критериев отбора или пункт «Настраиваемый фильтр…». Появится следующее окно:

• 1. Условия «равно» или «не равно» предполагают, что искомое выражение стопроцентно совпадает с содержанием ячейки. Критерий «равно» оставляет в таблице только те строки, в которых содержится выбранное значение. Соответственно, критерий «не равно» оставляет все значения, кроме выбранного. Для упрощения задачи Вы можете выбрать нужное значение из выпадающего списка:

• 2. Условия «больше» и «меньше» предполагают, что в таблице останутся значения, которые по алфавиту начинаются с более ранней или более поздней буквы. Например, если выбрать значение «Иванов» при опции «больше», то в таблице останутся только те ячейки, которые начинаются на букву «Й»(Картов, Йогуртов и т.п.). А при опции «меньше» — значения на букву «З» (Захаров, Букин).
• 3. Единственное отличие условий «больше или равно» и «меньше или равно» от предыдущего пункта в том, что в фильтр включает и выбранное значение.
• 4. Если необходимо найти все значения, которые начинаются на «Ива», то используйте условие «начинается с», а если хотите узнать, сколько в таблице значений, оканчивающихся на «рович», то выберите опцию «заканчивается на».
• 5. Соответственно, условия «не начинается с» и «не заканчивается на» предполагают, что Вам не надо отображать в таблице значения, содержащие искомую фразу.
• 6. При выборе условий «содержит» или «не содержит» можно указать любую фразу или сочетание букв, которые необходимо включить или исключить из фильтра. Отличие этого пункта от пунктов 1, 4 и 5, в том, что искомая фраза может находится в любом месте ячейки. Например, задав в качестве фильтра «Ива», в результате получим «Иванов Алексей», «Сергей Иваровский», «кривая» и т.п.

Числовые фильтры

Большинство условий те же самые, что и при текстовых фильтрах. Рассмотрим только новые.

• 1. Условие «между». При выборе данного условия, в появившемся окне сразу же устанавливаются нужные критерии, что облегчает Вам задачу:

Вам остается только ввести значения с клавиатуры или выбрать их из списка.

• 2. Условие «Первые 10». Данный пункт имеет следующие опции:
  • Показать наименьшие или наибольшие значения.
  • Сколько значений отобразить.
  • В данном пункте требуется пояснение по второму значению: % от количества элементов. Например, у Вас в таблице 15 строк с числовыми значениями. При выборе 20% в таблице останется только 15/100*20 = 3 строки.

  

• 3. При выборе условий «Выше среднего» или «Ниже среднего» Excel автоматически высчитывает среднее арифметическое значение в столбце и фильтрует данные согласно критерию.

Фильтр по дате

Данные условия не требуют специальных расшифровок, поскольку их значение легко понять из названий. Единственное на что стоит обратить внимание, что в стандартном окне выбора условий фильтра появляется кнопка Календарь для облегчения ввода даты.

И еще немного о фильтрах

Есть еще один способ фильтрации данных. Немного преобразуем нашу таблицу:

Как видите, мы ее раскрасили.

Теперь, например, нам необходимо найти все строки с Красоткиным. Щелкните правой кнопкой на ячейке с данным человеком и в появившемся меню выберите пункт «Фильтр». В новом меню есть несколько новых опций. В данном примере нам нужен пункт «Фильтр по значению…».

Если выбрать условие «Фильтр по цвету…», то в таблице останутся строки с ячейками того же цвета, что и активная ячейка (желтая заливка).

Если щелкнуть на «Фильтр по цвету шрифта…», то в нашей таблице останутся только ячейки с красным или черным шрифтом, в зависимости от того, какая ячейка активна в данный момент.

Последний пункт фильтра применим только в том случае, если в таблице используется условное форматирование со значками.

Администрация сайта CADELTA.RU выражает благодарность автору Александр Царев за подготовку материала.

Вывести на экран информацию по одному / нескольким параметрам можно с помощью фильтрации данных в Excel.

Для этой цели предназначено два инструмента: автофильтр и расширенный фильтр. Они не удаляют, а скрывают данные, не подходящие по условию. Автофильтр выполняет простейшие операции. У расширенного фильтра гораздо больше возможностей.

Автофильтр и расширенный фильтр в Excel

Имеется простая таблица, не отформатированная и не объявленная списком. Включить автоматический фильтр можно через главное меню.

1. Выделяем мышкой любую ячейку внутри диапазона. Переходим на вкладку «Данные» и нажимаем кнопку «Фильтр».



2. Рядом с заголовками таблицы появляются стрелочки, открывающие списки автофильтра.

Если отформатировать диапазон данных как таблицу или объявить списком, то автоматический фильтр будет добавлен сразу.

Пользоваться автофильтром просто: нужно выделить запись с нужным значением. Например, отобразить поставки в магазин №4. Ставим птичку напротив соответствующего условия фильтрации:

Сразу видим результат:

Особенности работы инструмента:

1. Автофильтр работает только в неразрывном диапазоне. Разные таблицы на одном листе не фильтруются. Даже если они имеют однотипные данные.
2. Инструмент воспринимает верхнюю строчку как заголовки столбцов – эти значения в фильтр не включаются.
3. Допустимо применять сразу несколько условий фильтрации. Но каждый предыдущий результат может скрывать необходимые для следующего фильтра записи.

У расширенного фильтра гораздо больше возможностей:

1. Можно задать столько условий для фильтрации, сколько нужно.
2. Критерии выбора данных – на виду.
3. С помощью расширенного фильтра пользователь легко находит уникальные значения в многострочном массиве.



Как сделать расширенный фильтр в Excel

Готовый пример – как использовать расширенный фильтр в Excel:

1. Создадим таблицу с условиями отбора. Для этого копируем заголовки исходного списка и вставляем выше. В табличке с критериями для фильтрации оставляем достаточное количество строк плюс пустая строка, отделяющая от исходной таблицы.



2. Настроим параметры фильтрации для отбора строк со значением «Москва» (в соответствующий столбец таблички с условиями вносим = «=Москва»). Активизируем любую ячейку в исходной таблице. Переходим на вкладку «Данные» — «Сортировка и фильтр» — «Дополнительно».



3. Заполняем параметры фильтрации. Исходный диапазон – таблица с исходными данными. Ссылки появляются автоматически, т.к. была активна одна из ячеек. Диапазон условий – табличка с условием.



4. Выходим из меню расширенного фильтра, нажав кнопку ОК.

В исходной таблице остались только строки, содержащие значение «Москва». Чтобы отменить фильтрацию, нужно нажать кнопку «Очистить» в разделе «Сортировка и фильтр».

Как пользоваться расширенным фильтром в Excel

Рассмотрим применение расширенного фильтра в Excel с целью отбора строк, содержащих слова «Москва» или «Рязань». Условия для фильтрации должны находиться в одном столбце. В нашем примере – друг под другом.

Заполняем меню расширенного фильтра:

Получаем таблицу с отобранными по заданному критерию строками:

Выполним отбор строк, которые в столбце «Магазин» содержат значение «№1», а в столбце стоимость – «>1 000 000 р.». Критерии для фильтрации должны находиться в соответствующих столбцах таблички для условий. На одной строке.

Заполняем параметры фильтрации. Нажимаем ОК.

Оставим в таблице только те строки, которые в столбце «Регион» содержат слово «Рязань» или в столбце «Стоимость» — значение «>10 000 000 р.». Так как критерии отбора относятся к разным столбцам, размещаем их на разных строках под соответствующими заголовками.

Применим инструмент «Расширенный фильтр»:

Данный инструмент умеет работать с формулами, что дает возможность пользователю решать практически любые задачи при отборе значений из массивов.

Основные правила:

1. Результат формулы – это критерий отбора.
2. Записанная формула возвращает результат ИСТИНА или ЛОЖЬ.
3. Исходный диапазон указывается посредством абсолютных ссылок, а критерий отбора (в виде формулы) – с помощью относительных.
4. Если возвращается значение ИСТИНА, то строка отобразится после применения фильтра. ЛОЖЬ – нет.

Отобразим строки, содержащие количество выше среднего. Для этого в стороне от таблички с критериями (в ячейку I1) введем название «Наибольшее количество». Ниже – формула. Используем функцию СРЗНАЧ.

Выделяем любую ячейку в исходном диапазоне и вызываем «Расширенный фильтр». В качестве критерия для отбора указываем I1:I2 (ссылки относительные!).

В таблице остались только те строки, где значения в столбце «Количество» выше среднего.

Чтобы оставить в таблице лишь неповторяющиеся строки, в окне «Расширенного фильтра» поставьте птичку напротив «Только уникальные записи».

Скачать пример работы с расширенным фильтром

Нажмите ОК. Повторяющиеся строки будут скрыты. На листе останутся только уникальные записи.

Фильтры в таблице excel — это инструменты, которые способны отсеивать лишнюю информацию из таблицы и вычленять из нее только необходимую, соответствующую критериям. Программа позволяет устанавливать как простые условия поиска по одному параметру, так и сложные, по нескольким переменным.

Как поставить

Excel — мощная программа из пакета Microsoft, созданная для работы с таблицами. В ней удобно вести большой учет множества данных. И регулярно у пользователей возникает потребность быстро находить в файлах с тысячами данных те, которые отвечают определенному параметру. Для этого придется поставить фильтр в эксель-таблице.

Для начала работы необходимо выбрать одну, любую, ячейку внутри таблицы, открыть вкладку «Данные».

Затем нажать кнопку «Фильтр».

В заголовках столбцов появятся значки неиспользуемого отсева. Это означает, что осталось только установить нужные параметры, чтобы отсечь необходимую информацию.

В таблице

Пошаговая инструкция: как поставить фильтр в эксель-таблице.

1. Нажать на значок в заголовке столбца.

Перед пользователем появится выпадающее окошко с перечислением всех значений в этом столбце.

2. Убрать лишние галочки, стоящие у параметров, которые пользователя не интересуют. Галочки останутся только у тех параметров, по которым необходимо провести поиск. После чего нажать «Ок».

3. Просмотреть результат — останутся только строки, соответствующие заданному параметру.

В диапазоне

Отсев в диапазоне применяется, когда необходимо отсечь информацию не по одному значению, а по определенному спектру. Он бывает числовым или текстовым, в зависимости от информации, которую содержит необходимый столбец.

Например, в рассматриваемом файле столбцы В и С имеют числовой отсев.

Остальные — текстовый.

Чтобы установить диапазонный поиск, необходимо нажать значок в заголовке столбца, выбрать строку с наименованием отсева и необходимый способ установления диапазона, установить его и применить.

Например, в случае с числовым поиском этот порядок действий выглядит так:

1. Выбираем вид отсева.

2. Выбираем необходимый способ формирования диапазона, например, «больше» означает, что в результате появятся все значения, превышающие цифру, которую пользователь введет.

3. Ввести цифру, которая и станет границей для отсева, — выведены будут все значения больше нее.

4. Нажать «Ок» и оценить результат. В выбранном столбце останутся только значения, превышающие установленную границу.

Как задать несколько параметров

После того как информация отфильтрована по параметрам одного из столбцов, пользователь вправе продолжить отфильтровывать ее по остальным столбцам. Значений для отсева уже меньше, но результат станет более детальным.

Например, мы уже отфильтровали таблицу по условию «Страна» и оставили только товары российского происхождения.

Теперь необходимо дополнительно отделить товары стоимостью 100 рублей, для этого применяем отсев в разделе «Цена».

Нажимаем «Ок» и получаем только товары стоимостью 100 рублей, произведенные в России.

Как поставить расширенный поиск

Расширенный поиск позволяет отсеивать информацию сразу по нескольким условиям. Работая с ним, перед тем как поставить фильтр в таблице excel, необходимо подготовить саму таблицу — создать над ней поле из нескольких свободных строк и скопировать заголовки.

Затем в свободной строке под скопированными заголовками задать необходимые условия поиска. Например, необходимо найти товары, произведенные в России, проданные менеджером Ивановым, стоимостью менее 300 рублей.

После того как параметры корректно введены, необходимо снова открыть вкладку «Данные» и выбрать функцию «Дополнительно».

Перед пользователем появится окно, в котором ему предстоит заполнить две строки:

• «Исходный диапазон» — это диапазон таблицы, информация которой подлежит фильтрации, то есть исходной таблицы. Его эксель введет автоматически;
• «Диапазон условий» — это ячейки, из которых программа возьмет значения для отсева, — вторая таблица, которую мы создали сверху. Чтобы значения появились в строке окна, необходимо просто захватить две ее строки: с наименованием раздела и введенными значениями.

После того как оба диапазона сформированы, нажмите «Ок» и оцените результат.

Как удостовериться, поставлен ли фильтр

Чтобы узнать, установлен поиск данных или нет, необходимо взглянуть на строку с наименованием параметров — это первая строка. Если он есть, в каждой ячейке строки обнаружится небольшой значок.

Значком «1» обозначается столбец, в котором поиск установлен, но не применяется. Значком «2» обозначен уже примененный поиск.

Удаление

Эксель позволяет снимать фильтры по отдельности — с каждого раздела, к которому они были применены, или со всего файла целиком.

Из столбца

Если к разделу применен отсев, для его снятия необходимо нажать на значок в заголовке и выбрать в выпавшем меню кнопку «Удалить фильтр из столбца».

С листа

Чтобы снять все имеющиеся отсевы со всех разделов одновременно, необходимо нажать на кнопку «Фильтр» во вкладке «Данные».

Работа с большими наборами данных в Excel может затруднить поиск нужной информации. Инструмент фильтрации, предлагаемый Microsoft Excel, позволяет пользователям легко структурировать свои данные, чтобы найти то, что нужно. 

С помощью фильтра Excel вы также можете несколькими способами уменьшить объем данных, отображаемых в электронных таблицах. Вы можете фильтровать данные на основе значений в определенном разделе — например, столбце или всей электронной таблице. Можно применить фильтр к тексту, дате или числам. Кроме того, Excel позволяет использовать несколько фильтров для разных столбцов. Таким образом, фильтр может помочь нам отфильтровать необходимую информацию и скрыть другую нежелательную информацию из наборов данных.

Если вы хотите узнать больше о том, как добавить фильтр в Майкрософт эксель, ниже вы найдете всю информацию, необходимую для выполнения этого процесса.

Кстати, в нашем учебном центре “РУНО” есть практический курс Microsoft Excel. Уровень 1. Базовый, на котором можно узнать всё про фильтрацию данных, их суммирование и множество других способов форматирования информации.

Давайте подробно разберем, как правильно и корректно использовать фильтры в программе Excel.

Содержание:

1. Для чего нужен фильтр в Excel
2. Как установить фильтр в Excel
3. Как установить числовой фильтр в Excel

Когда приходится работать с большим массивом данных в Excel, будь то таблица со списком сотрудников или прайс-лист с перечнем продукции, очень тяжело сориентироваться и отобрать то, что необходимо для конкретной задачи.

Представим, что у нас есть однотабличная база данных в Excel и в ней нужно сделать выборку данных по какому-либо конкретному условию или нескольким. Проще скажем так: как из большой таблицы быстро и точно извлечь именно то, что нас конкретно интересует. Для этого и существуют фильтры.

Чтобы узнать больше об инструменте фильтрации Excel (как базовом, так и расширенном), давайте рассмотрим пример.

Как установить фильтр в Excel

В этом разделе мы узнаем, как мы можем применить фильтр к набору данных и отфильтровать необходимые данные из всего набора данных, отобразить только ту часть набора данных и скрыть ненужные данные.

Допустим, у нас в таблице Excel имеется список сотрудников фирмы и мы хотим применить фильтр. 

Итак, нам необходимо отобрать только женщин нашего коллектива, инженеров, или же всех мужчин, работающих с 2006 года.

Для начала нужно установить фильтры на шапку нашей таблицы. Для этого выделяем ее, в меню находим закладку Данные, а там кнопку “Фильтр”.

Нажимаем и видим, что к каждой выделенной нами ячейке прикрепился фильтр.

Теперь мы можем с ним работать. Начнем с простого — отберем только женщин. Ищем поле “Пол”, нажимаем на фильтре данной ячейки и оставляем галочки только возле буквы «ж», которая соответствует женскому полу в примере. С остальных вариантов галочки снимаем.

Обратите внимание, что список вариантов формируется из всех имеющихся данных в конкретном столбце. Т.е. если бы мы полностью прописали «мужчина» и «женщина», то именно так бы и выглядел список в фильтре. Итог нашей выборки – остались только женщины.

Стоит обратить внимание, что на той ячейке, где был задействован фильтр, значок фильтра изменил свой вид.

Это сигнализирует о том, что здесь выполнена фильтрация, и на самом деле сейчас перед нами не вся имеющаяся таблица. Для возвращения всего в первоначальный вид – зайдите снова в фильтр столбца с полом и поставьте галочку напротив «Выделить все».

С тем, чтобы найти всех инженеров – та же ситуация. Нужно зайти в фильтр ячейки “Должность” и выбрать только инженеров. Но это точные совпадения.

Важно!

Чтобы фильтрация в Майкрософт эксель работала правильно, в вашем документе должна быть строка заголовка, которая используется для идентификации имени каждого столбца. 

В нашем примере рабочая книга организована в виде различных столбцов, обозначенных ячейками заголовка в строке 1. 

В Microsoft Excel есть еще много полезных функций, которые помогут быстро и точно сформировать необходимую отчетность, без лишних временных затрат

Освоив курс Microsoft Excel. Уровень 1. Базовый, вы приобретете основные навыки для уверенной работы в Excel, получите эффективный и точный анализ своих данных.

Как установить числовой фильтр в Excel

А что, если нужно найти не конкретное значение, а, например, всех, у кого оклад больше 20 000. Если выбирать из списка вариантов как в предыдущем примере получится долго и может быть далеко не точно, поскольку придется перебирать варианты в фильтре вручную. 

Для таких задач и используется функция “Числовые фильтры”. Они находятся там же, где и обычные. В них можно задать равенство, соотношение и даже рейтинг по цифровым данным. 

Если нам нужно оставить в таблице только тех людей, у которых оклад больше 20 000, то в фильтре ячейки “Оклад” выбираем числовой фильтр, далее больше или равно и в высвечивающемся окне ставим значение 20 000.

Как видно, здесь можно установить два условия и соотношение между ними (И, ИЛИ). Нажимаем на ОК. Результат получаем быстро и абсолютно достоверно.

Чтобы убрать этот фильтр, да и любой другой, нужно зайти в ячейку, где работает фильтр и нажать «Убрать фильтр с …».