Какие дополнительные действия можно выполнить в диалоговом окне присвоение имени в excel

В некоторых ситуациях удобнее пользоваться не адресами ячеек или диапазонами, а их именами. В частности, имена ячеек или диапазонов удобно использовать в формулах и при выполнении переходов. Присвоение имени может выполняться несколькими способами. Если предварительно был выделен блок, то независимо от выбранного способа имя будет присвоено соответствующему диапазону, если нет — текущей ячейке. Имя должно начинаться с буквы и не должно содержать пробелов.

Регистр букв значения не имеет. Все присвоенные имена доступны для использования во всех таблицах книги. Наиболее простой способ присвоения имя_ячейки имени:

1) установить табличный курсор на ячейку (выделить блок ячеек);

2) щелкнуть в секции адреса панели формул;

3) набрать имя и нажать Enter.

Ввод имени ячейки на панели формул

К такому же результату приведет следующая последовательность действий:

1) установить табличный курсор на ячейку (выделить блок ячеек);

2) вызвать окно Присвоение имени, для чего: — выполнить команду Имя-Присвоить… (Вставка) или — нажать CtrI+F3;

3) в поле ввода Имя набрать имя и нажать кнопку ОК.

Для завершения присвоения имени можно также нажать кнопку Добавить.

В этом случае окно Присвоение имени останется на экране. Для. отказа от присвоения имени можно нажать кнопку Закрыть. В поле Формула окна Присвоение имени появляется формула, в которой записан абсолютный адрес предварительно выделенной ячейки (диапазона ячеек) с указанием названия листа таблицы. При необходимости этот адрес можно заменить, причем удобнее это сделать, используя кнопку сворачивания окна. Понятно, что таким способом можно задать имя и без предварительного выделения ячейки (диапазона ячеек).

Если в создаваемой таблице заголовки строк и столбцов уже набраны, то для задания имен можно использовать еще один способ: 1) выделить блок ячеек, содержащий заголовки строк и (или) столбцов таблицы;

2) вызвать окно Создать имена, для чего: — выполнить команду Имя-Создать… (Вставка) или — нажать CtrI+Shift+F3;

3) выбрать один из переключателей и нажать кнопку ОК.

В этом случае имена будут присваиваться строкам и (или) столбцам выделенного блока. В качестве имени будет использоваться содержимое ячейки, указанной при выборе переключателя строки (столбца). Причем сама эта строка (столбец) в область, имеющую имя, включаться не будет.

В примере, будут созданы следующие пары (имя + диапазон): столбец_1 Лист1! $В$4:$В$6 столбец_2 Лист1! $С$4:$С$6 строка_1 Лист1!$В$4:$С$4 строка_2 Лист1!$В$5:$С$5 строка_3 Лист1! $В$6:$С$6

Во всех случаях создаваемому имени ставится в соответствие абсолютный адрес ячейки (ячеек), содержащий знак $. И именно этот адрес и будет подставляться в формулы вместо имен.

Для замены абсолютного адреса на относительный следует:

1) выполнить команду» Имя-Присвоитъ… (Вставка);

2) в открытом списке Имя диалогового окна Присвоение имени щелкнуть по имени ячейки (ячеек);

3) в поле Формула внести изменение, т. е. удалить знак $, и нажать кнопку ОК (для изменения можно выделить адрес и три раза нажать F4). Если для присвоения имени использовалось окно Присвоение имени, т. е. использовался второй способ, то такую замену адреса можно выполнить еще на этапе присвоения имени.

Имена можно присваивать не только ячейкам, но и формулам. Например, если формуле =$А$1+$В$1 присвоено имя Формула, то во всех случаях, когда необходимо вставить в ячейку эту формулу, можно набирать Формула. Для присвоения имени формуле необходимо:

1) выполнить команду Имя-Присвоить… (Вставка);

2) в поле Формула диалогового окна Присвоение имени набрать формулу;

3) в поле Имя ввести имя формулы и нажать кнопку ОК. Чтобы удалить имя, необходимо в открытом списке Имя окна Присвоение имени выделить имя и нажать кнопку Удалить.

Для быстрого перехода к ячейке (ячейкам), имеющей имя, можно открыть закрытый список в секции адреса панели формул и выбрать необходимое имя. Кроме этого, для перехода можно вызвать окно Переход, в поле Перейти к появившегося диалогового окна щелчком мыши выбрать имя (или набрать его в поле Ссылка) и нажать кнопку ОК.

Содержание

• Присвоение наименования
  • Способ 1: строка имен
  • Способ 2: контекстное меню
  • Способ 3: присвоение названия с помощью кнопки на ленте
  • Способ 4: Диспетчер имен
• Вопросы и ответы

Для выполнения некоторых операций в Экселе требуется отдельно идентифицировать определенные ячейки или диапазоны. Это можно сделать путем присвоения названия. Таким образом, при его указании программа будет понимать, что речь идет о конкретной области на листе. Давайте выясним, какими способами можно выполнить данную процедуру в Excel.

Присвоение наименования

Присвоить наименование массиву или отдельной ячейке можно несколькими способами, как с помощью инструментов на ленте, так и используя контекстное меню. Оно должно соответствовать целому ряду требований:

• начинаться с буквы, с подчеркивания или со слеша, а не с цифры или другого символа;
• не содержать пробелов (вместо них можно использовать нижнее подчеркивание);
• не являться одновременно адресом ячейки или диапазона (то есть, названия типа «A1:B2» исключаются);
• иметь длину до 255 символов включительно;
• являться уникальным в данном документе (одни и те же буквы, написанные в верхнем и нижнем регистре, считаются идентичными).

Способ 1: строка имен

Проще и быстрее всего дать наименование ячейке или области, введя его в строку имен. Это поле расположено слева от строки формул.

1. Выделяем ячейку или диапазон, над которым следует провести процедуру.



2. В строку имен вписываем желаемое наименование области, учитывая правила написания названий. Жмем на кнопку Enter.

После этого название диапазону или ячейке будет присвоено. При их выделении оно отобразится в строке имен. Нужно отметить, что и при присвоении названий любым другим из тех способов, которые будут описаны ниже, наименование выделенного диапазона также будет отображаться в этой строке.

Способ 2: контекстное меню

Довольно распространенным способом присвоить наименование ячейкам является использование контекстного меню.

1. Выделяем область, над которой желаем произвести операцию. Кликаем по ней правой кнопкой мыши. В появившемся контекстном меню выбираем пункт «Присвоить имя…».



2. Открывается небольшое окошко. В поле «Имя» нужно вбить с клавиатуры желаемое наименование.

   В поле «Область» указывается та область, в которой при ссылке на присвоенное название будет идентифицироваться именно выделенный диапазон ячеек. В её качестве может выступать, как книга в целом, так и её отдельные листы. В большинстве случаев рекомендуется оставить эту настройку по умолчанию. Таким образом, в качестве области ссылок будет выступать вся книга.

   В поле «Примечание» можно указать любую заметку, характеризующую выделенный диапазон, но это не обязательный параметр.

   В поле «Диапазон» указываются координаты области, которой мы даем имя. Автоматически сюда заносится адрес того диапазона, который был первоначально выделен.

   После того, как все настройки указаны, жмем на кнопку «OK».

Название выбранному массиву присвоено.

Способ 3: присвоение названия с помощью кнопки на ленте

Также название диапазону можно присвоить с помощью специальной кнопки на ленте.

1. Выделяем ячейку или диапазон, которым нужно дать наименование. Переходим во вкладку «Формулы». Кликаем по кнопке «Присвоить имя». Она расположена на ленте в блоке инструментов «Определенные имена».



2. После этого открывается уже знакомое нам окошко присвоения названия. Все дальнейшие действия в точности повторяют те, которые применялись при выполнении данной операции первым способом.

Способ 4: Диспетчер имен

Название для ячейки можно создать и через Диспетчер имен.

1. Находясь во вкладке «Формулы», кликаем по кнопке «Диспетчер имен», которая расположена на ленте в группе инструментов «Определенные имена».



2. Открывается окно «Диспетчера имен…». Для добавления нового наименования области жмем на кнопку «Создать…».



3. Открывается уже хорошо нам знакомое окно добавления имени. Наименование добавляем так же, как и в ранее описанных вариантах. Чтобы указать координаты объекта, ставим курсор в поле «Диапазон», а затем прямо на листе выделяем область, которую нужно назвать. После этого жмем на кнопку «OK».

На этом процедура закончена.

Но это не единственная возможность Диспетчера имен. Этот инструмент может не только создавать наименования, но и управлять или удалять их.

Для редактирования после открытия окна Диспетчера имен, выделяем нужную запись (если именованных областей в документе несколько) и жмем на кнопку «Изменить…».

После этого открывается все то же окно добавления названия, в котором можно изменить наименование области или адрес диапазона.

Для удаления записи выделяем элемент и жмем на кнопку «Удалить».

После этого открывается небольшое окошко, которое просит подтвердить удаление. Жмем на кнопку «OK».

Кроме того, в Диспетчере имен есть фильтр. Он предназначен для отбора записей и сортировки. Особенно этого удобно, когда именованных областей очень много.

Как видим, Эксель предлагает сразу несколько вариантов присвоения имени. Кроме выполнения процедуры через специальную строку, все из них предусматривают работу с окном создания названия. Кроме того, с помощью Диспетчера имен наименования можно редактировать и удалять.

Еще статьи по данной теме:

Помогла ли Вам статья?

Присвоение имени ячейке

1. Выделите ячейку.

2. Введите имя в поле Имя.

   

3. Нажмите клавишу ВВОД.

Присвоение имен из выделенного диапазона

1. Выберите диапазон, которому вы хотите присвоить имя, включая заголовки строк и столбцов.

2. На вкладке Формулы нажмите кнопку Создать из выделенного

3. В диалоговом окне Создание имен из выделенного диапазона укажите место, содержащее заголовки, установив флажок в строке вышев столбце слева, в строке ниже или в столбце справа.

4. Выберите OK.

   Excel присвоит ячейкам имена на основе заголовков из указанного диапазона.

Использование имен в формулах

1. Выделите ячейку и введите формулу.

2. Поместите курсор туда, где вы хотите использовать в формуле имя.

3. Введите первую букву имени и выберите его из появившегося списка.

   Или выберите Формулы > Использовать в формуле и выберите имя, которое хотите использовать.

4. Нажмите клавишу Ввод.

Управление именами в книге с помощью Диспетчера имен

1. На ленте выберите команды Формулы > Определенные имена > Диспетчер имен. Здесь можно создавать, редактировать, удалять и искать все имена, используемые в книге.

В Excel в Интернете вы можете использовать именованные диапазоны, которые вы определили в Excel для Windows или Mac. Выберите имя в поле «Имя» для перехода к расположению диапазона или использования именованного диапазона в формуле.

На данный момент создание нового именованного диапазона в Excel в Интернете недоступно.

Присвоение имени ячейке

Для того чтобы
присвоить имя ячейке или диапазону:

1. Выделите ячейку
   или диапазон.

2. Выберите
   команду Вставка
   |
   Имя | Присвоить.
   На
   экране отобразится диалоговое окно
   Присвоение
   имени.

3. Если
   Microsoft
   Excel
   предлагает подходящее имя, оставьте
   его, или введите нужное вам имя в поле
   Имя.
   Microsoft
   Excel
   часто предлагает имена для выделенных
   ячеек. Он ищет текстовое значение в
   строке слева от ячейки или столбце
   сверху над ячейкой. Если в тексте есть
   пробелы, Microsoft
   Excel
   заменяет их знаками подчеркивания.

4. Нажмите
   кнопку ОК
   для
   присвоения имени.

Для изменения
или удаления имени:

Выберите
команду Вставка
| Имя | Присвоить.
На экране отобразится диалоговое окно
Присвоение
имени.

Отметьте в списке
имя, которое хотите изменить.

Перейдите
в поле Имя
и отредактируйте имя.

Для
удаления имени нажмите кнопку Удалить.

Имя в формулу можно
вводить вручную, а лучше, во избежание
опечаток поступить следующим образом.

Выберите
команду Вставка
| Имя | Вставить.
На экране отобразится диалоговое окно
Вставка
имени
со списком всех имен

Выделите необходимое
имя.

Нажмите
кнопку
ОК.

Подбор параметра

С помощью следующих
действий вы можете легко подбирать
нужное значение для решение задачи.

• Активизируйте
  рабочий лист с последним вариантом
  технико-экономического обоснования.

• Выберите
  команду меню Сервис
  | Подбор параметра.
  На экране появится диалоговое окно
  Подбор
  параметра.
  

• Прокручивая
  содержимое таблицы с помощью мыши при
  активном диалоговом окне Подбор
  параметра
  , щелкните на нужной ячейке . В поле
  ввода Установить
  в ячейке

  появится
  адрес ячейки.

• Переходите
  к полю ввода Значение,
  и
  введите с клавиатуры нужное значение.
  Переходите к полю ввода Изменяя
  значение ячейки
  ,
  и затем щелкните мышью на ячейке, которой
  нужно изменить значение. В поле ввода
  Изменяя
  значение
  ячейки
  появится
  адрес ячейки (Рис.1.2).

• Закройте
  диалоговое окно Подбор
  параметра
  с помощью
  кнопки ОК.

Функции
Microsoft
Excel
для расчета операций по кредитам и
займам

Microsoft
Excel
предоставляет большой спектр функций
финансового анализа от нахождения платы
по процентам, амортизации оборудования
регулярных плат по займу до оценки
эффективности капиталовложений.

Многие финансовые
функции имеют одинаковые аргументы.

В
пакете Microsoft
Excel
существует группа функций, предназначенная
для расчета финансовых операций по
кредитам, ссудам, займам. Эти расчеты
основаны на концепции временной стоимости
денег и предполагают неравноценность
денег, относящихся к разным моментам
времени. Эта группа функций охватывает
следующие расчеты:

• определение
  наращенной суммы (будущей стоимости);

• определение
  начального значения (текущей стоимости);

• определение срока
  платежа и процентной ставки;

• расчет периодических
  платежей, связанных с погашением займов;

Если проценты
начисляются несколько раз в год, то
необходимо рас-считать общее количество
периодов начисления процентов и ставку
процента за период начисления. Эти
величины определяются по таблице 2.2.,
в которой приводятся расчеты для наиболее
распространенных методов начисления
процентов в году.

Таблица
1. Расчет основных величин при внутригодовом
учете процента.

Метод начисления процентов	Общее число периодов начисления процентов	Ставка процента за период начисления, %
ежегодный	n	k
полугодовой	n*2	k/2
квартальный	n*4	k/4
месячный	n*12	k/12
ежедневный	n*365	к/365

1.Понятие
будущей
стоимости
основано на принципе неравноценности
денег, относящихся к разным моментам
времени. Вложения, сделанные сегодня,
в будущем составят большую величину.
Эта группа функций позволяет рассчитать:

1) будущую или
наращенную стоимость серии фиксированных
периоди- ческих платежей, а также будущую
стоимость текущего значения вклада или
займа при постоянной процентной ставке
(функция БЗ);

2) будущее значение
инвестиции после начисления сложных
процентов при переменной процентной
ставке (функция БЗРАСПИС).

2.Функция
БЗ вычисляет будущее значение вклада
на основе периодических постоянных
платежей и постоянной процентной ставки.
Функция БЗ подходит для расчета итогов
накоплений при ежемесячных банковских
взносах.

Соседние файлы в предмете [НЕСОРТИРОВАННОЕ]

• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #

Найти функцию ЕСЛИсреди десяти использовавшихся в текущем сеансе функций и повторить пп.6, 7, 8.

Курсор в строке формул должен находиться за скобкой, закрывающей B2. Ввести на месте курсора символы=3 и точку с запятой;.

Ввести с клавиатуры форматы « (000)»;« (0 000)»);» (00 000)»)) (следить за правильностью расстановки скобок, кавычек и пробелов между наклонными черточками и скобками).

Переместить курсор за последнюю закрывающую скобку и ввести «&«.

Найти функцию ТЕКСТ, и в диалоговом окнеАргументы функции в полеЗначениеввести щелчком мыши ячейкуC2, а в полеФормат– (. -00-00) (без кавычек и последней скобки – это программа сделает сама). НажатьOK.

В строке формул щелкнуть значок и протянуть маркер заполнения до конца таблицы.

Задание 2. Присвоение и использование имен.

Методические указания. Любым ячейкам и интервалам можно присвоить имена, а затем применять их в формулах. Существует 2 способа присвоения имен: использование поля имени и применение командыВставка|Имя|Присвоить. При присвоении имен следует соблюдать следующие правила:

Все имена должны начинаться с буквы или символов и _. Далее можно использовать числа или спецсимволы.

Вместо пробела следует использовать символ подчеркивания.

Имена не должны совпадать с адресами каких-либо ячеек.

Имена можно записывать отдельными буквами, кроме латинских букв C и R.

Длина имени ячейки не должна превышать 255 символов, длина имени диапазона – 253 символа.

Для присвоения и использования имен применяются следующие алгоритмы.

На р/л выделить любую ячейку, например C5.

Щелкнуть в строке формул кнопку списка поля имени, или выполнить команду Вставка|Имя|Присвоить, или нажать комбинацию клавишейCtrl + F3.

Выделить интервал, например B10:F15.

Щелкнуть в строке формул кнопку списка поля имени, или выполнить команду Вставка|Имя|Присвоить, или нажать комбинацию клавишейCtrl + F3.

Перемещение к именованным ячейкам и интервалам

Выделить в поле имени нужное имя ячейки или интервала.

Выделить ячейку или интервал, которым следует присвоить имя.

Щелкнуть мышью поле имени и напечатать Лист1!Локальн_имя.

Примечание. Имена на уровне листа доступны только на листе, на котором они определены!

Замена интервала ячеек, связанного с каким-либо именем

Выполнить команду Вставка|Имя|Присвоить или нажать комбинацию клавишейCtrl + F3.

В поле Формулавыделить мышью старую ссылку и ввести новую или выделить старую ссылку и выделить новые нужные ячейки непосредственно на р/л.

Примечание. Для удаления какого-либо имени нужно выделить его в списке и щелкнуть кнопкуУдалить.

За одну операцию можно присвоить имена нескольким ячейкам или смежным интервалам ячеек.

На р/л листе создать таблицу, в которой столбцы — Магазины, строки –Продукты.

В некоторый интервал, например B10:F15внесены данные. Строки и столбцы таблицы поименованы. Таблица выглядит так.

Выделить интервал B10:F15.

Выполнить команду Вставка|Имя|Создать(илиCtrl+Shift+F3). В появившемся диалоговом окнеСоздать именафлажки установлены автоматически.

Нажать ОК. В поле имени будут отображены все имена.

Можно создать имена, определяющие константы и формулы, которые не содержаться ни в одной ячейке рабочего листа. Например, 18% НДС.

Таким же образом можно присвоить имя некоторой формуле. Пусть для вычисления налога нужно постоянно использовать формулу =Лист1!$A$1+25, 8%. Присвоив этой формуле имяНалог,можно использовать его во всех расчетах, при любых изменениях в ячейкеA1.

Примечание. Именованные константы и формулы не видны вПоле имени, но их всегда можно найти в списке окнаПрисвоение имени.

Выделить ячейку C20на р/л Лист1, выделить листы1-3 и ввести число25.

Выполнить команду Вставка|Имя|Присвоить (илиCtrl+F3).

В поле Формулаввести=Лист1:Лист3!$C$20.

Примечание. Теперь можно использоватьИмяОбъемнв формуле, содержащей любую функцию, например=СУММ(ИмяОбъемн).

Команда Вставка|Имя|Вставить|Все именапомещает список имеющихся имен в столбец, начиная с активной ячейки, а в смежный столбец справа помещаются связанные с этими именами формулы.

Методические указания. Действия над числами в массиве, расположенном горизонтально.

На новом р/л заполнить целыми числами интервал А1:Е2. Вычислить, например, сумму чисел в строках 1 и 2 по каждому столбцу и результат поместить в строку 3.

Единаяформула существует одновременно в 5 ячейках, но внести изменения в них по отдельности нельзя. Изменения возможны только при выделении всего интервала. Например, изменить сумму на произведение нужно так:

Действия над числами в массиве, расположенном вертикально.

Заполнить вещественными числами интервал J1:K6.

Выделить интервал L1:L6.

Ввести формулу =J1:J6*K1:K6.

Можно создать массивы, которые содержат несколько строк и столбцов. Такие массивы называются двумерными. Например, для получения целочисленных значений данных в ячейкахA21:C26 можно создать двумерный диапазон массива.

Ввести в диапазон A21:C26вещественные числа.

Выделить диапазон такого же размера и формы, как диапазон с исходными данными, например, E21:G26.

Ввести формулу =ЦЕЛОЕ(A21:C26).

Фигурные скобки вводить самостоятельно нельзя, в противном случае формула воспринимается как текст.

Все ячейки в интервале массива являются единым целым и редактируются целиком путем выделения всего интервала.

Редактироватьтабличную формулуможно следующим образом:

1. Дважды щелкнуть одну из ячеек результата, курсор появится в ней самой. После редактирования нажатьCtrl+Shift+Enter.

2. Для перемещения массива-интервала следует выделить его целиком и выполнить командыВырезать и Вставить.

Массивы констант. Массив констант может содержать числовые, текстовые или логические значения. Список значений должен быть заключен в фигурные скобки , отдельные элементы этого списка должны отделяться друг от друга «;» а строки — «:». Например, процедура преобразования в целые 3-х чисел123,4567; 12,345; 12345,67 выглядит следующим образом:

Нажать Ctrl+Shift+Enter.

Задание 4. Использование команд редактирования.

Методические указания. КомандаВставка|Ячейкипозволяет вставлять как одну или несколько ячеек, так и строку или столбец.

При выполнении командПравка|Вырезать(Ctrl+X) иПравка|Вставить(Ctrl+V) должны соблюдаться следующие правила:

1. Вырезаемая область должна быть единым прямоугольным интервалом.

2. После командыВырезатькомандаВставкавыполняется только один раз.

3. Перед выполнением командыВставитьдостаточно выделить ячейку в верхнем левом углу нового интервала.

Вставка вырезанных/копированных ячеек с раздвиганием. КомандаВставка|Вырезанные/Скопированные ячейкипомещает вырезанные/скопированные ячейки между ячейками рабочего листасо сдвигом ячеек вправо или со сдвигом ячеек вниз. Приводимый ниже пример использует два диапазона с разными форматами для наглядности по следующему алгоритму:

Выделить и вырезать (или копировать) ячейки в левом диапазоне, например второй и третий столбцы.

Активизировать перед вставкой ячейку в правом диапазоне.

Выполнить команду Вставка|Вырезанные/Скопированные ячейки.

Команды Правка|Копировать и Правка|Вставить используются для дублирования содержимого и формата выделенных интервалов в другие места без изменения содержимого исходных ячеек.

2. Нажать кнопкуКопироватьили выполнить командуПравка|Копировать.

4. Нажать кнопкуВставитьили выполнить командуПравка|Вставить.

Команда Вставитьпереносит все – содержимое, форматы и примечания. КомандаПравка|Специальная вставкапозволяет перенести что-то одно из вышеперечисленного.

Команда Специальная вставка в разделеОперацияодноименного диалогового окна дает возможность выполнить одно из 4-х арифметических действий над содержимым принимающих и копируемых ячеек.

Команды Правка|Заполнить|Вниз/Вправо/Вверх/Влево позволяют заполнить по заданному направлению выделенный интервал однородными данными, содержащимися в первой ячейке диапазона.

Команда Правка|Заполнить|По листамкопирует выделенный интервал на несколько выделенных листов.

Команда Правка|Заполнить|Выровнять дает возможность разбить содержащееся в ячейке длинное текстовое значение на несколько частей, соответствующих текущей ширине столбца, и распределить их по ячейкам в нижеследующих строках.

Команда Правка|Заполнить|Прогрессия позволяет с помощью диалогового окнаПрогрессиязаполнить выделенный интервал разными типами данных.

Показать, как с помощью Мастеравводить выражения, состоящие из вложенных функций?

Где расположено поле имении для чего оно предназначено?

Какая комбинация клавишей вызывает окно Присвоение имени?

Как вычисляется сумма значений, объединенных именем Объемное имя?

Какие существуют правилаввода формул массива?

Как выполняется вставка вырезанныхячеек с раздвиганием ивставкакопируемыхячеек с раздвиганием?

Какие возможности предоставляет команда Специальная вставка?

Как разбить длинное текстовое значение на несколько частей, и распределить их по ячейкам в нижеследующих строках?

Используя нижеприведенную таблицу, ввести в поле Результат обработкиформулуA2&ТЕКСТ(B2;» (?? 000)»).

В силу каких-то неизвестных причин на ленте Excel отсутствует команда, обеспечивающая доступ к форме ввода данных. Подобную команду можно добавить на панель быстрого доступа. Для этого выполните следующие действия.

РАБОТА 4

Выпадающий список в Excel это, пожалуй, один из самых удобных способов работы с данными. Использовать их вы можете как при заполнении форм, так и создавая дашборды и объемные таблицы. Выпадающие списки часто используют в приложениях на смартфонах, веб-сайтах. Они интуитивно понятны рядовому пользователю.

Как сделать выпадающий текст в excel?

Есть такой вопрос — человек делает таблицу в M$ Excel (типа каталог товара) и хочет сделать такое — чтобы по умолчанию на каждую единицу товара приходилась одна строка со столбцами с краткими характеристиками этого товара. Но чтобы при наведении мышью на какой либо столбец открывалось подробное описание этого товара…

в виде отдельного окошка (можно всплывающего) или выезжающей строки (по типу того, как это можно сделать в HTML — в таблице нажимаешь на «+» и выезжает строка с подробным описанием к выбранной строке, нажимаешь там на «-» и она убирается).

По первому варианту (отдельного окошка) я ему предложил заносить доп. инфу в «Примечание» и вешать по отдельному примечанию на элементы определенного столбца в каждой строке. Вроде так хорошо, но

— проблема с поском по всему документу -> по умолчанию Excel вообще не ищет по примечаниям, если в поиске включить «поиск по примечаниям», то он просто останавливает поиск на строке, в примечании к которой нашел нужное слово, но читателю еще самому нужно открыть это описание и в нем найти нужное слово

По поводу «выезжающей строки» — вроде так в Excel 2003 вообще низя сделать …

Итак, что тут можно посоветовать человеку ? Можно ли то что он хочет сделать в Excel’e ?

Способ 1. Стандартный.

Для начала необходимо задать диапазон значений, который вы хотите видеть в своем выпадающем списке. К примеру, поговорим о ячейке «программа». Создадим список, который у нас должен выпадать из ячейки.

Если у вас Excel 2003, тогда необходимо выполнить следующие действия. Станьте на ячейку, которую хотите сделать как выпадающий список, выбираете меню Данные – Проверка.

В Excel 2007 и выше данное окно вызывается через вкладку «Данные» -> «Проверка данных».

У вас появляется диалоговое окно с проверкой, куда необходимо ввести диапазон значений.

Задаем конкретный тип вводимых значений, в нашем случае рассматриваем элемент «Список».

Для указания значений выпадающего списка, есть конкретное поле – «источник». Здесь указывается диапазон ячеек, откуда будут браться значения для выпадающего списка. Делается это нажатием на значок в конце строки. Далее выделяете диапазон ячеек и нажимаете «Enter».

Для того чтобы в поле «Источник» не задавать постоянно диапазон значений. Можно эти значения объединить в одну категорию, присвоить ей имя и писать это имя в данной графе.

Указываем конкретный перечень значений, который должен выпадать. Заходим, выполняем следующие шаги.

В случае, если работаете с седьмой офисной версией или более новее Excel 2007. Тогда вам в помощь вкладка «Формулы» – «Диспетчер имен» (Name Manager), и выбираем создать. Выбор имени ничем не ограничен. Можете написать, например «Обзор».

Далее через вкладку «Данные» -> «Проверка данных» вы в поле «Источник» указываете уже не диапазон ячеек, а знак «=» и созданное имя.

Обратите внимание на такой момент. Источником данных может быть и любой именованный диапазон данных, к примеру, прайс-лист.

В этом случае, когда каталог прайса будет добавляться новыми позициями, они автоматически высвечиваются в выпадающем меню. Также, одним важным моментом для таких списков, считаются создание связанных выпадающих элементов. В таких случаях. Когда в одном элементе меняется содержание, в другом автоматически происходит изменение и обновление структуры.

Способ 2 – Элемент управления.

В этом способе рассмотрен вариант добавления нового объекта и привязка его к конкретному диапазону в екселе. Какие необходимо выполнить шаги:

Если у вас версия ексель 2007 года и позже, тогда выбираем меню Разработчик. Если версия ранняя тогда Вид — Панели инструментов – Формы.

В появившемся диалоговом окне элементов ActiveX, находим значок со списком «Поле со списком». Выносим элемент на страницу документа.

Далее правой кнопкой мыши нажимаем на поле со списком и выбираем меню «Формат объекта».

В данном меню заносим диапазон значений и привязываем к ячейке данные.

Как сделать выпадающий список в Excel? Простой способ

Значения заносятся в столбец, важно, что бы между ними не было пустых строк. В следующую ячейку, куда нужно внести данные откройте меню (правая кнопка мышки). Заполнить можно над или под заполненным диапазоном. В меню выберите команду «Выбрать из раскрывающегося списка».

Это же делается сочетанием двух клавиш «ALT + стрелка вниз». Читайте про другие горячие клавиши.

Постоянный раскрывающийся список. Сложный способ

Имя задать можно любое, но в нем не должно быть пробелов (используйте нижнее подчеркивание) и нельзя использовать в начале имени символ или цифру.

Теперь, в ленте инструментов выбираем Данные — Проверка данных — в открывшемся меню выбираем Список (картинка номер 1). В «источник» ставим «=» и пишем созданное имя диапазона (см выше), можно нажать F3 или выбираем произвольный диапазон данных (выбираем нужный диапазон вручную). Далее, начиная заносить информацию в ячейки будет появляться данные на выбор — выпадающий список

Так же отличный способ сослаться на диапазон управляемой таблицы (Вставка — Таблица). Такая таблица автоматически добавит в конец диапазона новые данные.

Выпадающий список, важные комментарии!

• Если выпадающий список не нужен постоянно, то его легко можно удалить. Для этого необходимо зайти в Проверка данных и выбрать все значения. Все данные, внесенные с помощью списка, сохранятся. Самой собой можно использовать множество открывающихся списков.
• Выпадающий список, это свойство ячеек. Если вставлять в этот диапазон другие ячейки с оформлением, то свойства ячейки изменятся, а список перестанет быть активным. Что бы этого избежать, нужно выбирать Специальную вставку и команду Вставить — значения.
• Выпадающий список часто используется если необходимо ограничить пользователей в проявлении творчества («защита от дурака», защита от случайного неправильного занесения). Например, руководитель предоставляет анкету для заполнения. Тому, кто будет его заполнять нужно, выбрать один из нескольких вариантов. Чтобы не ошибаться в этом случае не обойтись без раскрывающегося списка.

Изучим простой способ добавления всплывающей подсказки в Excel при вводе данных в ячейку.

Одним из элементов упрощения ввода данных пользователем является добавление всплывающей подсказки, которая появляется при активации конкретной ячейки.
Это позволяет минимизировать возможность ошибки при вводе, а также напоминает какие конкретно данные необходимо ввести в ячейку.

Как сделать всплывающую подсказку?

Чтобы сделать всплывающую подсказку для ячейки выберем на панели вкладок Данные -> Работа с данными -> Проверка данных и в открывшемся окне перейдем в центральную вкладку:

Удачи вам и до скорой встречи на страницах блога Tutorexcel.ru!

Выпадающий список в Excel это, пожалуй, один из самых удобных способов работы с данными. Использовать их вы можете как при заполнении форм, так и создавая дашборды и объемные таблицы. Выпадающие списки часто используют в приложениях на смартфонах, веб-сайтах. Они интуитивно понятны рядовому пользователю.

Кликните по кнопке ниже для загрузки файла с примерами выпадающих списков в Excel:

Видео-урок Как создать выпадающий список в Экселе на основе данных из перечня

Для создания выпадающего списка нам потребуется сделать следующие шаги:

• Выбрать ячейку, в которой мы хотим создать выпадающий список;
• Перейти на вкладку “Данные” => раздел “Работа с данными” на панели инструментов => выбираем пункт “Проверка данных“.

• Во всплывающем окне “Проверка вводимых значений” на вкладке “Параметры” в типе данных выбрать “Список“:

• В поле “Источник” ввести диапазон названий фруктов =$A$2:$A$6 или просто поставить курсор мыши в поле ввода значений “Источник” и затем мышкой выбрать диапазон данных:

Если вы хотите создать выпадающие списки в нескольких ячейках за раз, то выберите все ячейки, в которых вы хотите их создать, а затем выполните указанные выше действия. Важно убедиться, что ссылки на ячейки являются абсолютными (например, $A$2), а не относительными (например, A2 или A$2 или $A2).

Как сделать выпадающий список в Excel используя ручной ввод данных

На примере выше, мы вводили список данных для выпадающего списка путем выделения диапазона ячеек. Помимо этого способа, вы можете вводить данные для создания выпадающего списка вручную (необязательно их хранить в каких-либо ячейках).

Например, представим что в выпадающем меню мы хотим отразить два слова “Да” и “Нет”. Для этого нам потребуется:

• Выбрать ячейку, в которой мы хотим создать выпадающий список;
• Перейти на вкладку “Данные” => раздел “Работа с данными” на панели инструментов => выбрать пункт “Проверка данных“:

• Во всплывающем окне “Проверка вводимых значений” на вкладке “Параметры” в типе данных выбрать “Список“:

• В поле “Источник” ввести значение “Да; Нет”.
• Нажимаем “ОК“

После этого система создаст раскрывающийся список в выбранной ячейке. Все элементы, перечисленные в поле “Источник“, разделенные точкой с запятой будут отражены в разных строчках выпадающего меню.

Если вы хотите одновременно создать выпадающий список в нескольких ячейках – выделите нужные ячейки и следуйте инструкциям выше.

Как создать раскрывающийся список в Эксель с помощью функции СМЕЩ

Наряду со способами описанными выше, вы также можете использовать формулу СМЕЩ для создания выпадающих списков.

Для того чтобы сделать выпадающий список с помощью формулы СМЕЩ необходимо сделать следующее:

• Выбрать ячейку, в которой мы хотим создать выпадающий список;
• Перейти на вкладку “Данные” => раздел “Работа с данными” на панели инструментов => выбрать пункт “Проверка данных“:

• Во всплывающем окне “Проверка вводимых значений” на вкладке “Параметры” в типе данных выбрать “Список“:

• В поле “Источник” ввести формулу: =СМЕЩ(A$2$;0;0;5)
• Нажать “ОК“

Система создаст выпадающий список с перечнем фруктов.

На примере выше мы использовали формулу =СМЕЩ(ссылка;смещ_по_строкам;смещ_по_столбцам;;).

Используя эту формулу, система возвращает вам в качестве данных для выпадающего списка диапазон ячеек, начинающийся с ячейки $A$2, состоящий из 5 ячеек.

Как сделать выпадающий список в Excel с подстановкой данных (с использованием функции СМЕЩ)

• Выбрать ячейку, в которой мы хотим создать выпадающий список;
• Перейти на вкладку “Данные” => раздел “Работа с данными” на панели инструментов => выбрать пункт “Проверка данных“;
• Во всплывающем окне “Проверка вводимых значений” на вкладке “Параметры” в типе данных выбрать “Список“;
• В поле “Источник” ввести формулу: =СМЕЩ(A$2$;0;0;СЧЕТЕСЛИ($A$2:$A$100;””))
• Нажать “ОК“

В этой формуле, в аргументе “” мы указываем в качестве аргумента, обозначающего высоту списка с данными – формулу СЧЕТЕСЛИ, которая рассчитывает в заданном диапазоне A2:A100 количество не пустых ячеек.

Примечание: для корректной работы формулы, важно, чтобы в списке данных для отображения в выпадающем меню не было пустых строк.

Как создать выпадающий список в Excel с автоматической подстановкой данных

Для того чтобы в созданный вами выпадающий список автоматически подгружались новые данные, нужно проделать следующие действия:

• Создаем список данных для отображения в выпадающем списке. В нашем случае это список цветов. Выделяем перечень левой кнопкой мыши:

• На панели инструментов нажимаем пункт “Форматировать как таблицу“:

• Нажав клавишу “ОК” во всплывающем окне, подтверждаем выбранный диапазон ячеек:

• Затем, выделим диапазон данных таблицы для выпадающего списка и присвоим ему имя в левом поле над столбцом “А”:

Таблица с данными готова, теперь можем создавать выпадающий список. Для этого необходимо:

• Выбрать ячейку, в которой мы хотим создать список;
• Перейти на вкладку “Данные” => раздел “Работа с данными” на панели инструментов => выбрать пункт “Проверка данных“:

• Во всплывающем окне “Проверка вводимых значений” на вкладке “Параметры” в типе данных выбрать “Список“:

• В поле источник указываем =”название вашей таблицы”. В нашем случае мы ее назвали “Список“:

В Excel есть возможность копировать созданные выпадающие списки. Например, в ячейке А1 у нас есть выпадающий список, который мы хотим скопировать в диапазон ячеек А2:А6.

Для того чтобы скопировать выпадающий список с текущим форматированием:

• нажмите левой клавишей мыши на ячейку с выпадающим списком, которую вы хотите скопировать;
• нажмите сочетание клавиш на клавиатуре CTRL+C;
• выделите ячейки в диапазоне А2:А6, в которые вы хотите вставить выпадающий список;
• нажмите сочетание клавиш на клавиатуре CTRL+V.

Так, вы скопируете выпадающий список, сохранив исходный формат списка (цвет, шрифт и.т.д). Если вы хотите скопировать/вставить выпадающий список без сохранения формата, то:

• нажмите левой клавишей мыши на ячейку с выпадающим списком, который вы хотите скопировать;
• нажмите сочетание клавиш на клавиатуре CTRL+C;
• выберите ячейку, в которую вы хотите вставить выпадающий список;
• нажмите правую кнопку мыши => вызовите выпадающее меню и нажмите “Специальная вставка“;

• В появившемся окне в разделе “Вставить” выберите пункт “условия на значения“:

• Нажмите “ОК“

После этого, Эксель скопирует только данные выпадающего списка, не сохраняя форматирование исходной ячейки.

Как выделить все ячейки, содержащие выпадающий список в Экселе

Иногда, сложно понять, какое количество ячеек в файле Excel содержат выпадающие списки. Есть простой способ отобразить их. Для этого:

• Нажмите на вкладку “Главная” на Панели инструментов;
• Нажмите “Найти и выделить” и выберите пункт “Выделить группу ячеек“:

• В диалоговом окне выберите пункт “Проверка данных“. В этом поле есть возможность выбрать пункты “Всех” и “Этих же“. “Всех” позволит выделить все выпадающие списки на листе. Пункт “этих же” покажет выпадающие списки схожие по содержанию данных в выпадающем меню. В нашем случае мы выбираем “всех“:

• Нажмите “ОК“

Нажав “ОК“, Excel выделит на листе все ячейки с выпадающим списком. Так вы сможете привести за раз все списки к общему формату, выделить границы и.т.д.

Иногда нам требуется создать несколько выпадающих списков, причем, таким образом, чтобы, выбирая значения из первого списка, Excel определял какие данные отобразить во втором выпадающем списке.

Предположим, что у нас есть списки городов двух стран Россия и США:

Для создания зависимого выпадающего списка нам потребуется:

• Создать два именованных диапазона для ячеек “A2:A5” с именем “Россия” и для ячеек “B2:B5” с названием “США”. Для этого нам нужно выделить весь диапазон данных для выпадающих списков:

• Перейти на вкладку “Формулы” => кликнуть в разделе “Определенные имена” на пункт “Создать из выделенного“:

• Во всплывающем окне “Создание имен из выделенного диапазона” поставьте галочку в пункт “в строке выше“. Сделав это, Excel создаст два именованных диапазона “Россия” и “США” со списками городов:

• Нажмите “ОК“
• В ячейке “D2” создайте выпадающий список для выбора стран “Россия” или “США”. Так, мы создадим первый выпадающий список, в котором пользователь сможет выбрать одну из двух стран.

• Выделите ячейку E2 (или любую другую ячейку, в которой вы хотите сделать зависимый выпадающий список);
• Кликните по вкладке “Данные” => “Проверка данных”;
• Во всплывающем окне “Проверка вводимых значений” на вкладке “Параметры” в типе данных выберите “Список“:

• В разделе “Источник” укажите ссылку: =INDIRECT($D$2) или =ДВССЫЛ($D$2);

• Нажмите “ОК“

Теперь, если вы выберите в первом выпадающем списке страну “Россия”, то во втором выпадающем списке появятся только те города, которые относятся к этой стране. Также и в случае, когда выбираете “США” из первого выпадающего списка.

Имена очень полезны, если вы создаете сложные книги Excel с большим количеством формул. Когда вам необходимо распространить свои рабочие книги среди других, использование имен облегчает понимание ваших формул как другими, так и вами.

Как сделать диалоговое окно в excel?

• Выбрать ячейку, в которой мы хотим создать выпадающий список;
• Перейти на вкладку “Данные” => раздел “Работа с данными” на панели инструментов => выбрать пункт “Проверка данных“:

• Во всплывающем окне “Проверка вводимых значений” на вкладке “Параметры” в типе данных выбрать “Список“:

• В поле “Источник” ввести формулу: =СМЕЩ(A$2$;0;0;5)
• Нажать “ОК“

Сначала мы введем имя, которое мы хотим использовать, в нашем случае это «Продукты». Помните правила синтаксиса при создании вашего имени. Затем, чтобы ограничить область действия имени «Продукты» только таблицей «Счет-фактура», мы выбираем ее в раскрывающемся списке «Область».

Иногда, чтобы выполнить определенные действия или просто для удобства, в Excel требуется присвоить отдельным ячейкам или диапазонам ячеек конкретные имена для их дальнейшей идентификации. Давайте разберемся, как можно выполнить данную задачу.

Требования к именам ячеек

В программе процедура назначения ячейкам имен выполняется с помощью нескольких методов. Но при этом есть определенные требования к самим названиям:

1. Нельзя использовать пробелы, запятые, двоеточия, точки с запятыми в качестве разделителя слов (выходом из ситуации может быть замена на нижнее подчеркивание или точку).
2.  Максимальная длина символов – 255.
3. В начале названия должны быть буквы, нижнее подчеркивание или обратная косая черта (никаких цифр и прочих символов).
4. Нельзя указывать адрес ячейки или диапазона.
5. Название должно быть уникальным в рамках одной книги. При этом следует помнить, что буквы в разных регистрах программа будет воспринимать как полностью одинаковые.

Примечание: Если для ячейки (диапазона ячеек) задано какое-то имя, именно оно будет использоваться в качестве ссылки, например, в формулах.

Допустим, ячейке B2 присвоено имя “Продажа_1”.

Если она будет участвовать в формуле, то вместо B2 мы пишем “Продажа_1”.

Нажав клавишу Enter убеждаемся в том, что формула, действительно, рабочая.

Теперь перейдем, непосредственно, к самим методам, пользуясь которыми можно задавать имена.

Метод 1: строка имен

Пожалуй самый простой способ присвоить имя ячейке или диапазону – ввести требуемое значение в строке имен, которое находится слева от строки формул.

1. Любым удобным способом, например, с помощью зажатой левой кнопки мыши, выделяем требуемую ячейку или область.
2. Щелкаем внутри строки имен и вводим нужное название согласно требованиям, описанным выше, после чего нажимаем клавишу Enter на клавиатуре.
3. В результате мы присвоим выделенному диапазону название. И при выделении данной области в дальнейшем мы будем видеть именно это название в строке имен.
4. Если имя слишком длинное и не помещается в стандартном поле строки, его правую границу можно сдвинуть с помощью зажатой левой кнопки мыши.

Примечание: при присвоении названия любым из способов ниже, оно также будет показываться в строке имен.

Использование контекстного меню в Эксель позволяет выполнить популярные команды и функции. Присвоить имя ячейке также можно через этот инструмент.

1. Как обычно, для начала нужно отметить ячейку или диапазон ячеек, с которыми хотим выполнить манипуляции.
2. Затем правой кнопкой мыши щелкаем по выделенной области и в открывшемся перечне выбираем команду “Присвоить имя”.
3. На экране появится окно, в котором мы:
   • пишем имя в поле напротив одноименного пункта;
   • значение параметра “Поле” чаще всего остается по умолчанию. Здесь указывается границы, в которых будет идентифицироваться наше заданное имя – в пределах текущего листа или всей книги.
   • В области напротив пункта “Примечание” при необходимости добавляем комментарий. Параметр не является обязательным для заполнения.
   • в самом нижнем поле отображаются координаты выделенного диапазона ячеек. Адреса при желании можно отредактировать – вручную или с помощью мыши прямо в таблице, предварительно установив курсор в поле для ввода информации и стерев прежние данные.
   • по готовности жмем кнопку OK.
4. Все готово. Мы присвоили имя выделенному диапазону.

Метод 3: применение инструментов на ленте

Конечно же, присвоить имя ячейкам (области ячеек) можно и с помощью специальных кнопок на ленте программы.

1. Отмечаем нужные элементы. После этого переключаемся во вкладку “Формулы”. В группе “Определенные имена” жмем по кнопке “Задать имя”.
2. В результате откроется окно, работу в котором мы уже разобрали во втором разделе.

Метод 4: работа в Диспетчере имен

Данный способ предполагает использование такого инструмента как Диспетчер имен.

1. Выделив нужный диапазон ячеек (или одну конкретную ячейку) переходим во вкладку “Формулы”, где в блоке “Определенные имена” щелкаем по кнопке “Диспетчер имен”.
2. На экране появится окно Диспетчера. Здесь мы видим все ранее созданные имена. Чтобы добавить новое нажимаем кнопку “Создать”.
3. Откроется то же самое окно создания имени, которое мы уже рассматривали выше. Заполняем данные и нажимаем OK. Если при переходе в Диспетчер имен был заранее выделен диапазон ячеек (как в нашем случае), то его координаты автоматически появятся в соответствующем поле. В противном случае, заполняем данные самостоятельно. Как это сделать, описано во втором методе.
4. Мы снова окажемся в основном окне Диспетчера имен. Здесь же можно удалять или редактировать ранее созданные имена.Для этого достаточно выбрать нужную строку и затем нажать на команду, которую требуется выполнить.
5. Когда работа в Диспетчере имен завершена, закрываем его.

Заключение

Присвоение имени отдельной ячейке или диапазону ячеек в Эксель – не самая распространенная операция и используется редко. Однако в некоторых случаях перед пользователем встает такая задача. Сделать это в программе можно различными способами, и можно выбрать тот, что больше нравится и кажется наиболее удобным.