Как защитить книгу excel от просмотра

Вы можете защитить структуру книги Excel паролем, чтобы запретить другим пользователям просматривать скрытые листы, а также добавлять, перемещать, удалять, скрывать и переименовывать листы.

Примечание: Представленные в этой статье снимки экрана созданы в Excel 2016. Если вы используете другую версию, то в ней может быть немного другой интерфейс, но если не указано иное, функции будут такими же.

Примечания: Защита книги отличается от защиты файла Excel или листа паролем. Дополнительные сведения см. ниже.

• Сведения о том, как заблокировать файл, чтобы другие пользователи не смогли открыть его, см. в статье Защита файла Excel.

• Чтобы предотвратить изменение определенных областей на листе, необходимо защитить его. Дополнительные сведения см. в статье Защита книги.

• Чтобы узнать, чем защита файла Excel отличается от защиты книги или листа, прочтите статью Защита и безопасность в Excel.

Защита структуры книги

Чтобы защитить структуру книги, выполните следующие действия:

1. Нажмите кнопку «>защитить книгу».

   

   Примечание: Вариант окна доступен только в Excel 2007, Excel 2010, Excel для Mac 2011 и Excel 2016 для Mac. Выберите окна, если вы хотите запретить пользователям перемещать, закрывать, скрывать и показывать окна книги, а также изменять их размер.

2. Введите пароль в поле Пароль.

   Важно: Защита паролем необязательна. Если вы не укажете пароль, любой пользователь сможет отменить защиту и изменить книгу. Выбирайте пароль, который легко запомнить. Записывайте пароли и храните их в безопасном месте. Если вы их потеряете, их невозможно будет восстановить.

3. Выберите «ОК»,введите пароль еще раз, чтобы подтвердить его, а затем снова выберите «ОК».

На вкладке Рецензирование посмотрите на значок Защитить книгу. Если он выделен, книга защищена.

Если щелкнуть в нижней части листа, вы заметите, что команды для изменения структуры книги, такие как Вставить, Удалить, Переименовать, Переместить, Копировать, Скрыть и Показать, недоступны.

Параметр «Защитить книгу» в меню «Сведения» также указывает на то, что структура книги защищена. Чтобы просмотреть этот параметр, выберите Файл > Сведения > Защита книги.

Нажмите кнопку «>защитить книгу». Очистите пароль и нажмите кнопку ОК.

Вы можете защитить структуру книги Excel паролем, чтобы запретить другим пользователям просматривать скрытые листы, а также добавлять, перемещать, удалять, скрывать и переименовывать листы.

Примечание: Представленные в этой статье снимки экрана созданы в Excel 2016. Если вы используете другую версию, то в ней может быть немного другой интерфейс, но если не указано иное, функции будут такими же.

Примечания: Защита книги отличается от защиты файла Excel или листа паролем. Дополнительные сведения см. ниже.

• Сведения о том, как заблокировать файл, чтобы другие пользователи не смогли открыть его, см. в статье Защита файла Excel.

• Чтобы предотвратить изменение определенных областей на листе, необходимо защитить его. Дополнительные сведения см. в статье Защита книги.

• Чтобы узнать, чем защита файла Excel отличается от защиты книги или листа, прочтите статью Защита и безопасность в Excel.

Защита структуры книги

Чтобы защитить структуру книги, выполните следующие действия:

1. Нажмите кнопку «>защитить книгу».

   

   Примечание: Вариант окна доступен только в Excel 2007, Excel 2010, Excel для Mac 2011 и Excel 2016 для Mac. Выберите окна, если вы хотите запретить пользователям перемещать, закрывать, скрывать и показывать окна книги, а также изменять их размер.

2. Введите пароль в поле Пароль.

   Важно: 

   • Защита паролем необязательна. Если вы не укажете пароль, любой пользователь сможет отменить защиту и изменить книгу. Выбирайте пароль, который легко запомнить. Записывайте пароли и храните их в безопасном месте. Если вы их потеряете, их невозможно будет восстановить.

   • Длина паролей в Excel для Mac не должна превышать 15 символов. Если пароль был задан в Excel для Windows и содержит более 15 символов, открыть защищенную им книгу невозможно. Чтобы открыть такой файл в Excel для Mac, попросите автора документа изменить длину пароля.

3. Еще раз вводить пароль и нажмите кнопку «ОК».

На вкладке Рецензирование посмотрите на значок Защитить книгу. Если он выделен, книга защищена.

Если щелкнуть в нижней части листа, вы заметите, что команды для изменения структуры книги, такие как Вставить, Удалить, Переименовать, Переместить, Копировать, Скрыть и Показать, недоступны.

Нажмите кнопку «>защитить книгу». Очистите пароль и нажмите кнопку ОК.

Чтобы снять защиту листа, сделайте следующее:

1. Выберите лист, защиту которого вы хотите снять.

2. Выберите Файл > Сведения > Защита > Снять защиту листа или РецензированиеИзменения > Снять защиту листа.

3. Если лист защищен паролем, введите его в диалоговом окне Защита листа и нажмите кнопку OK.

Excel в Интернете могут открывать книги, защищенные паролем, но их нельзя редактировать в Интернете. Пароли нельзя добавлять, менять, удалять и восстанавливать в Excel в Интернете.

Если вы хотите добавить пароль в книгу, с помощью Excel в Интернете, а также в настольном приложении Excel, откройте ее с помощью кнопки «Открыть в Excel» и защитите ее паролем. Но в будущем вы сможете только просматривать файл в Интернете — чтобы внести изменения в книгу, откройте ее в своей версии Excel на компьютере. 

• Выберите «Открыть в Excel»и защитите книгу паролем.

Дополнительные сведения

Вы всегда можете задать вопрос специалисту Excel Tech Community или попросить помощи в сообществе Answers community.

См. также

Защита и безопасность в Excel

Защита файла Excel

Защита листа

Одновременная работа нескольких пользователей над книгами Excel с помощью функции совместного редактирования

Видео: защита книг и книг паролем (Excel 2013)

Excel позволяет паролем ограничивать доступ пользователям к документам на разных уровнях защиты.

Существует 3 базовых вида защиты паролем файлов Excel:

1. Защита открытия документа.
2. Защита от изменения данных в документе.
3. Шифрование файлов.

Далее рассмотрим все виды более подробно.

Как поставить защиту на файл

Для наглядного примера установим несколько паролей на 1 документ, используя разные виды защиты:

1. Выберите опцию: «Файл»-«Сохранить как».
2. В появившимся окне щелкните на кнопку «Сервис» и выберите опцию «Общие параметры».



3. В следующем появившемся окне задайте разные значения в поля: «Пароль для открытия» и «Пароль для изменения». Также отметьте галочками опции: «Всегда создавать резервную копию» и «Рекомендовать доступ только для чтения».



4. Дальше Excel попросит ввести повторно сначала пароль на открытие, а потом пароль на изменение документа. После повторного ввода паролей следует выполнить стандартную процедуру сохранения файла с указанием его имени и выбора папки.

Примечание. В окне «Общие параметры» каждая опция функционирует независимо. Например, можно только задать пароль на открытие документа или только отметить опцию для постоянного резервирования копии документа и т.д.

Описание функций параметров окна «Общие параметры»:

1. Всегда создавать резервную копию. При сохранении документа вместе с исходным основным файлом *.xlsx, создается в том же каталоге файл резервной копии с расширением *.xlk. Фактически это полная копия исходного файла со всеми его сохранениями в процессе работы с документом.
2. Пароль для открытия файла. Если введен пароль он будет запрашиваться при каждом открытии документа. Пока пользователь не введет правильный пароль – документ не откроется. И не будут доступны данные даже для чтения.
3. Пароль для изменения документа. Если документ защищен этим паролем, то он откроется в режиме «только чтение». Данные можно просматривать, но нельзя изменять.
4. Рекомендовать доступ только для чтения. Если данная опция включена, то при каждом открытии документа, будет отображаться диалоговое окно с рекомендацией просматривать его в режиме для чтения. Но пользователю будет доступен выбор, в каком режиме открыть документ: в полном доступе или только для чтения.

Примечание. Кнопка «Сервис» и опция «Общие параметры» в диалоговом окне сохранения документа доступна и в других программах входящих в пакет MS Office (Word, PowerPoint и др.). Интерфейс настройки общих параметров немного отличается от Excel, но в целом все интуитивно понятно и подобно.



Шифрование файла с паролем

Чтобы поставить защиту в Excel более надежную от взлома, следует воспользоваться встроенной функцией шифрования книги. Ведь существуют программы, которые позволяют снять защиту с файла Excel. Например, такие как Advanced Excel Password Recovery. В этой программе невинное описание: «программа предназначена для восстановления забытых паролей к файлам Excel». Но все мы прекрасно понимаем основное предназначение данного софта.

Для шифрования файлов следует выбрать инструмент: «Файл»-«Сведения»-«Защитить книгу»-«Зашифровать паролем». В окне «Шифрование документа» введите пароль для максимальной защиты файла в Excel.

Внимание! Для максимальной надежности запаковывайте в архивы с паролем и максимальным сжатием зашифрованные файлы Excel. Это будет еще более надежный способ защиты информации в документах. Так же используйте сложные и длинные пароли с использованием спецсимволов альт-кодов. Например, код Alt+3(на цифровой клавиатуре) = ♥.

Защита структуры книги

Excel позволяет защищать паролем файлы как целиком, так и отдельными частями. Сейчас займемся селективной (выборочной) защитой документов.

Чтобы сохранить от изменений только структуру документа с помощью пароля делаем следующее:

1. Выберите инструмент: «Рецензирование»-«Защитить книгу»



2. В появившемся окне «Защита структуры и окон» включите опцию «структуру» и введите пароль. Нажмите ОК.

Примечание. Для решения данной задачи можно пойти другим путем: «Файл»-«Сведения»-«Разрешения»-«Защитить структуру книги».

Если структура книги защищена паролем – это значит что нельзя:

1. Переносить, удалять, копировать, переименовывать все существующие листы.
2. Вставлять (создавать) новые листы и даже листы диаграмм.
3. Переносить или копировать листы в другие книги.
4. Отображать скрытые листы.
5. Ограничение некоторых операций выполняемых с помощью кода VBA-макросов.

Полезный совет. Защиту структуры книги часто используют для запрета отображения скрытых листов, в которых хранятся простые базы данных для: простых приложений, созданных средствами Excel или выпадающих списков и т.п.

В электронных таблицах, создаваемых при помощи Microsoft Excel, часто хранится важная информация, которая должна быть скрыта от лишних глаз или случайного редактирования. Специально для таких случаев разработчики программного обеспечения предлагают защиту в виде установки пароля. Всего доступно три разных варианта добавления защитного ключа, которые и будут разобраны далее.

Способ 1: Установка пароля при сохранении файла

Самый быстрый метод, который подойдет большинству пользователей, – установка пароля на Excel-файл при его сохранении. В этом случае не нужно переходить в дополнительные меню и искать специальные параметры, достаточно будет открыть всего одну панель, куда и вписывается ключ доступа.

1. Допустим, вы уже завершили редактирование электронной таблицы и готовы перейти к ее сохранению с добавлением пароля. Тогда на верхней панели выберите меню «Файл».

2. В появившемся окне на левой панели выберите пункт «Сохранить как».

3. Далее щелкните по «Обзор», чтобы перейти к «Проводнику» и не только выбрать место сохранения таблицы, но и указать сам пароль.

4. В небольшом окошке сохранения разверните меню «Сервис» и выберите из него пункт «Общие параметры».

5. Вы можете задать два пароля: для открытия и изменения файла. Здесь уже сами решайте, нужно ли добавить два ключа или достаточно будет только какого-то одного. В конце обязательно подтвердите свой пароль и завершите экспорт XLSX-файла.

6. Теперь при следующем запуске данного защищенного файла появится окно со строкой для ввода пароля. Доступ к содержимому и редактирование будет доступно только после ввода этого ключа.

Снять установленный пароль можно через специальное меню «Сведения», о котором как раз пойдет речь в следующем методе. 

Способ 2: Установка пароля через меню «Сведения»

Microsoft Excel предлагает пользователям доступ к отдельному меню, где есть разные параметры для взаимодействия с книгой. В нем вы можете настроить резервное копирование, проверить форматирование, узнать метаданные и установить защиту. Как раз последнюю настройку я и предлагаю рассмотреть более детально.

1. В том же окне «Файл», о переходе в которое говорилось в предыдущей инструкции, на левой панели выберите раздел «Сведения».

2. Нажмите по кнопке «Защитить книгу», чтобы открыть доступные настройки защиты.

3. Среди всех пунктов отыщите «Зашифровать с использованием пароля». Можете использовать и другие настройки, если посчитаете, что они лучше подойдут конкретно в вашей ситуации.

4. Создайте новый пароль и подтвердите внесение изменений. Учитывайте тот факт, что забытый пароль восстановить невозможно, поэтому сохраните его в надежном месте или где-то запишите.

Способ 3: Использование онлайн-сервисов

В конце статьи я хотел бы показать метод, который придет на помощь тем юзерам, кто не имеет доступа к Microsoft Excel, но на руках есть файл, для которого нужно установить пароль. В таких ситуациях изменения можно вносить прямо в код документа, в чем помогут разные онлайн-сервисы.

1. Для реализации поставленной задачи я выбрал инструмент на онлайн-сервисе ASPOSE, но вы можете через поисковик отыскать любые другие тематические веб-ресурсы, если этот по каким-то причинам не подойдет. Начните с загрузки исходного файла на сайт.

2. Убедитесь в том, что файл выбран, затем в специально отведенном поле введите пароль.

3. Подтвердите его добавление, кликнув по «Protect».

4. Ожидайте окончания операции, не закрывая текущую вкладку, иначе весь прогресс будет сброшен.

5. Страница обновится, появится кнопка для скачивания электронной таблицы. Эта версия файла теперь будет открываться только после ввода установленного через онлайн-сервис пароля.

Я уже писал об этом выше, но повторюсь еще раз: при вводе пароля обязательно запомните его, учитывайте текущую раскладку и регистр символов, поскольку все это влияет на ключ безопасности. Восстановить его можно будет, но для этого понадобится обращаться к стороннему софту или платным сайтам, что не есть хорошо.

Некоторые таблицы Microsoft Excel стоит защитить от посторонних глаз, например, это пригодится для документов с данными о бюджете. В таблицах, которыми управляют несколько человек, есть риск случайной потери данных, а чтобы такого не произошло, можно воспользоваться встроенной защитой. Разберем все возможности блокировки доступа к документам.

Установка пароля на листы и книги

Защитить документ целиком или его части – листы – можно несколькими способами. Рассмотрим каждый из них пошагово. Если нужно сделать так, чтобы запрос пароля появлялся при открытии документа, следует установить код при сохранении файла.

1. Откроем вкладку меню «Файл» и найдем раздел «Сохранить как». В нем есть опция «Обзор», она и потребуется для установки пароля. В более старых версиях при нажатии на «Сохранить как» сразу открывается окно обзора.
2. Когда окно сохранения появится на экране, необходимо найти раздел «Сервис» в нижней части. Откроем его и выберем опцию «Общие параметры».

1. Окно общих параметров позволяет ограничить доступ к документу. Можно задать два пароля – для просмотра файла и для изменения его содержимого. Доступ «Только для чтения» устанавливается как предпочтительный через это же окно. Заполним поля ввода паролей и нажмем кнопку «ОК», чтобы сохранить изменения.

1. Далее придется подтвердить пароли – еще раз ввести их в соответствующую форму по очереди. После нажатия кнопки «ОК» в последнем окне документ будет защищен.

1. Остается только сохранить файл, после установки паролей программа возвращает пользователя к окну сохранения.

При следующем открытии книги Excel появится окно ввода пароля. Если заданы два кода – для просмотра и изменения – вход происходит в два этапа. Вводить второй пароль не обязательно, если нужно только прочитать документ.

Другой способ защитить документ – воспользоваться функциями раздела «Сведения».

1. Откроем вкладку «Файл» и найдем в нем раздел «Сведения». Одна из опций раздела – «Разрешения».
2. Меню разрешений открывается нажатием на кнопку «Защитить книгу». Необходим второй пункт списка – «Зашифровать паролем». Выберем его, чтобы установить код доступа.

1. В окошке шифрования вводим новый пароль. Далее необходимо будет подтвердить его в таком же окне. В конце нажимаем кнопку «ОК».

Обратите внимание! Понять, что опция включена, можно по оранжевой рамке, которая окружает раздел «Разрешения».

Установка пароля на отдельные ячейки

Если нужно защитить некоторые ячейки от изменения или удаления информации, поможет шифрование паролем. Установим защиту с помощью функции «Защитить лист». Она действует на весь лист по умолчанию, но после небольших изменений в настройках будет ориентироваться только на нужный диапазон ячеек.

1. Выделяем лист и кликаем по нему правой кнопкой мыши. Появится меню, в котором необходимо найти функцию «Формат ячеек» и выбрать ее. Откроется окно настроек.
2. Выбираем вкладку «Защита» в открывшемся окне, там находится два окна для галочек. Нужно снять выбор с верхнего окна – «Защищаемая ячейка». На данный момент ячейка не защищена, но ее нельзя было бы изменить после установки пароля. Далее нажимаем «ОК».

1. Выделяем ячейки, которые нужно защитить, и проводим обратное действие. Необходимо снова открыть «Формат ячеек» и поставить галочку в окне «Защищаемая ячейка».
2. Во вкладке «Рецензирование» находится кнопка «Защитить лист» – кликнем по ней. Откроется окно со строкой для пароля и списком разрешений. Выбираем подходящие разрешения – возле них нужно поставить галочки. Далее требуется придумать пароль для отключения защиты. Когда все сделано, нажимаем «ОК».

При попытке изменить содержимое ячейки пользователь увидит предупреждение о защите и инструкцию по снятию защиты. Те, у кого нет пароля, не смогут внести изменения.

Внимание! Найти функцию «Защитить лист» можно также во вкладке «Файл». Необходимо зайти в раздел сведения и найти кнопку «Разрешения» с ключом и замком.

Установка пароля на структуру книги

Если установлена защита структуры, появляется несколько ограничений работы с документом. С книгой нельзя будет выполнить данные действия:

• копировать, переименовывать, удалять листы внутри книги;
• создавать листы;
• открывать скрытые листы;
• копировать или перемещать листы в другие книги.

Чтобы заблокировать изменение структуры, выполним несколько шагов.

1. Откроем вкладку «Рецензирование» и найдем опцию «Защитить книгу». Эту опцию также можно найти во вкладке «Файл» – раздел «Сведения», функция «Разрешение».

1. Откроется окно с выбором варианта защиты и полем для ввода пароля. Ставим галочку возле слова «Структуру» и придумываем пароль. После этого нужно нажать кнопку «ОК».

1. Подтверждаем пароль, и структура книги становится защищенной.

Как снять пароль в документе Excel

Отменить защиту документа, ячеек или книги можно там же, где она была установлена. Например, чтобы снять пароль с документа и отменить ограничение изменений, откроем окно сохранения или шифровки и очистим строки с заданными паролями. Для снятия паролей с листов и книги нужно открыть вкладку «Рецензирование» и кликнуть по соответствующим кнопкам. Появятся окна под названием «Снять защиту», где требуется ввести пароль. Если код правильный, защита спадет, и откроются действия с ячейками и листами.

Важно! Если пароль утерян, восстановить его не получится. Программа всегда предупреждает об этом при установке кодов. В таком случае помогут сторонние сервисы, но их использование не всегда безопасно.

Заключение

Встроенная защита документа Excel от редактирования достаточно надежная – восстановить пароль нельзя, он передается доверенным людям или остается у создателя таблицы. Удобство защитных функций в том, что пользователь может ограничить доступ не только к целой таблице, но и к отдельным ячейкам или к редактированию структуры книги.

Содержание

• Установка пароля
  • Способ 1: установка пароля при сохранении файла
  • Способ 2: установка пароля в разделе «Сведения»
  • Способ 3: Установка пароля и его снятие во вкладке «Рецензирование»
• Вопросы и ответы

Безопасность и защита данных являются одним из главных направлений развития современных информационных технологий. Актуальность этой проблемы не уменьшается, а только растет. Особенно важна защита данных для табличных файлов, в которых зачастую хранится важная информация коммерческого характера. Давайте узнаем, как защитить файлы Excel при помощи пароля.

Установка пароля

Разработчики программы прекрасно понимали важность возможности установки пароля именно на файлы Excel, поэтому внедрили сразу несколько вариантов выполнения данной процедуры. При этом, существует возможность установить ключ, как на открытие книги, так и на её изменение.

Способ 1: установка пароля при сохранении файла

Один из способов предполагает установить пароль непосредственно при сохранении книги Excel.

1. Переходим во вкладку «Файл» программы Excel.



2. Кликаем по пункту «Сохранить как».



3. В открывшемся окне сохранения книги жмем на кнопку «Сервис», расположенную в самом низу. В появившемся меню выбираем пункт «Общие параметры…».



4. Открывается ещё одно небольшое окно. Как раз в нём можно указать пароль на файл. В поле «Пароль для открытия» вводим ключевое слово, которое нужно будет указать при открытии книги. В поле «Пароль для изменения» вводим ключ, который нужно будет ввести, если понадобится отредактировать данный файл.

   Если вы хотите, чтобы ваш файл не могли редактировать посторонние лица, но доступ к просмотру желаете оставить свободным, то, в таком случае, вводите только первый пароль. Если задано два ключа, то при открытии файла будет предложено ввести оба. Если пользователь знает только первый из них, то ему доступно будет исключительно чтение, без возможности редактирования данных. Вернее, редактировать он сможет всё что угодно, но вот сохранить эти изменения не получится. Можно будет только сохранить в виде копии без изменения первоначального документа.

   Кроме того, тут же можно поставить галочку около пункта «Рекомендовать доступ только для чтения».

   При этом, даже для пользователя, знающего оба пароля, файл по умолчанию откроется без панели инструментов. Но, при желании он всегда сможет открыть эту панель, нажав соответствующую кнопку.

   После того, как все настройки в окне общих параметров выполнены, жмем на кнопку «OK».



5. Открывается окно, где нужно ввести ключ ещё раз. Это сделано для того, чтобы пользователь ошибочно при первом вводе не совершил опечатку. Жмем на кнопку «OK». В случае несовпадения ключевых слов программа предложит ввести пароль ещё раз.



6. После этого мы опять возвращаемся в окно сохранения файла. Тут можно при желании изменить его название и определить директорию, где он будет находиться. Когда все это сделано, жмем на кнопку «Сохранить».

Таким образом мы защитили файл Excel. Теперь для его открытия и редактирования потребуется вводить соответствующие пароли.

Способ 2: установка пароля в разделе «Сведения»

Второй способ подразумевает установку пароля в разделе Excel «Сведения».

1. Как и в прошлый раз, переходим во вкладку «Файл».
2. В разделе «Сведения» кликаем на кнопку «Защитить файл». Открывается список возможных вариантов защиты ключом файла. Как видим, тут можно защитить паролем не только файл в целом, но и отдельный лист, а также установить защиту на изменения структуры книги.



3. Если мы остановим выбор на пункте «Зашифровать паролем», то откроется окно, в которое следует ввести ключевое слово. Этот пароль соответствует ключу для открытия книги, который мы применяли в предыдущем способе при сохранении файла. После ввода данных жмем на кнопку «OK». Теперь без знания ключа файл никто не сможет открыть.



4. При выборе пункта «Защитить текущий лист» откроется окно с большим количеством настроек. Тут также есть окно для ввода пароля. Данный инструмент позволяет защитить конкретный лист от редактирования. При этом, в отличие от защиты от изменения через сохранение, данный способ не предусматривает возможности даже создавать измененную копию листа. Все действия на нём блокируются, хотя в целом книгу сохранить можно.

   Настройки степени защиты пользователь может установить сам, выставляя галочки в соответствующих пунктах. По умолчанию из всех действий для пользователя, который не владеет паролем, доступным на листе является только выделение ячеек. Но, автор документа может разрешить форматирование, вставку и удаление строк и столбцов, сортировку, применение автофильтра, изменение объектов и сценариев, и т.д. Можно снять защиту практически с любого действия. После установки настроек жмем на кнопку «OK».



5. При нажатии на пункт «Защитить структуру книги» можно установить защиту структуры документа. В настройках предусмотрена блокировка изменения структуры, как с паролем, так и без него. В первом случае, это, так называемая «защита от дурака», то есть от непреднамеренных действий. Во втором случае, это уже защита от целенаправленного изменения документа другими пользователями.

Способ 3: Установка пароля и его снятие во вкладке «Рецензирование»

Возможность установки пароля существует также во вкладке «Рецензирование».

1. Переходим в вышеуказанную вкладку.



2. Ищем блок инструментов «Изменение» на ленте. Кликаем на кнопку «Защитить лист», или «Защитить книгу». Эти кнопки полностью соответствуют пунктам «Защитить текущий лист» и «Защитить структуру книги» в разделе «Сведения», о которых мы уже говорили выше. Дальнейшие действия тоже полностью аналогичные.



3. Для того, чтобы удалить пароль, нужно нажать на кнопку «Снять защиту с листа» на ленте и ввести соответствующее ключевое слово.

Как видим, программа Microsoft Excel предлагает сразу несколько способов защитить файл паролем, как от преднамеренного взлома, так и от неумышленных действий. Запаролить можно, как открытие книги, так и редактирование или изменение её отдельных структурных элементов. При этом, автор может сам определять, от каких именно изменений он хочет защитить документ.

Еще статьи по данной теме:

Помогла ли Вам статья?

Russian (Pусский) translation by Ellen Nelson (you can also view the original English article)

Когда придет время отправлять электронную таблицу Excel, важно защитить данные, которыми вы делитесь. Возможно, вы захотите поделиться своими данными, но это не значит, что они должны быть изменены кем-то другим.

Таблицы часто содержат важные данные, которые не должны быть изменены или удалены получателем. К счастью, Excel имеет встроенные функции для защиты ваших электронных таблиц.

В этом уроке я помогу убедиться, что ваши книги Excel сохраняют целостность данных. Вот три ключевых метода, которые вы узнаете в этом уроке:

• Защита паролем книги целиком, чтобы их нельзя было открыть неавторизованными пользователями.
• Защитита отдельных листов и структуру рабочей книги, чтобы предотвратить вставку или удаление листов в книге.
• Защитита ячеек, чтобы намеренно разрешить или запретить изменения ключевых ячеек или формул в ваших электронных таблицах Excel.

Даже пользователи с самыми лучшими намерениями могут случайно сломать важную или сложную формулу. Лучшее, что нужно сделать, это запретить изменения таблиц.

Как защитить ячейки, таблицы и рабочие книги в Excel (смотри и учись)

В видеоуроке ниже вы увидите, что я работаю с несколькими важными типами защиты в Excel. Мы защитим всю книгу, одну таблицу и другое.

Хотите пошаговое руководство? Посмотрите мои шаги ниже, чтобы узнать, как использовать эти методы. Вы узнаете, как защитить свою книгу в Excel, а также защитить отдельные рабочие листы, ячейки и как работать с расширенными настройками.

Мы начнём с защиты рабочих листов, а затем поработаем над целевой защитой, которую вы можете применять в Excel. Давайте начнем изучать, как защитить данные ваших электронных таблиц:

1. Защитить паролем файл рабочей книги Excel.

Начнем с защиты всего файла Excel (или рабочей книги) с помощью пароля, чтобы другие не могли его открыть.

Это сделать запросто. Во время работы в Excel перейдите на вкладку Файл, выберите вкладку Сведения. В раскрывающемся списке выберите Защитить книгу и выберите Зашифровать с использованием пароля.

Как и в случае с любым паролем, выберите сильную и надежную комбинацию букв, цифр и символов, помните, что пароли чувствительны к регистру.

Важно отметить, что Microsoft действительно усилила серьезность защиты своих паролей в Excel. В предыдущих версиях были легкие обходные пути, для обхода защиты запароленой книги Excel, но этого нет в более новых версиях.

В Excel 2013 и выше реализация пароля предотвратит традиционные методы обхода безопасности. Убедитесь, что вы храните свои пароли тщательно и надёжно, в противном случае, вы рискуете навсегда потерять доступ к своим важнейшим книгам.

Книга Excel — Пометить как окончательный вариант

Если вы хотите быть менее радикальными, подумайте об использовании функции Пометить как окончательный. Когда вы помечаете файл Excel как окончательный вариант, файл переводится в режим только для чтения, и пользователь должен будет снова включить редактирование.

Чтобы изменить файл, находящийся в режиме только для чтения, вернитесь к  Файл > Сведения и снова нажмите Защита книги. Нажмите Пометить как окончательный и подтвердите, что хотите пометить документ как окончательную версию.

Пометка файла в качестве окончательной версии добавит лёгкое предупреждение в верхней части файла. Любой, кто открывает файл после того, как он был помечен как окончательный, увидит уведомление, предупреждающее о то, что файла закончен.

Пометка файла в качестве окончательного варианта является менее формальным способом, сигнализирующим о невозможности дальнейшего изменения файла. У получателя всё ещё есть возможность кликнуть Все равно редактировать и изменить таблицу. Пометить файл как окончательный вариант, это по большей части совет, но это отличный подход, если вы доверяете другим пользователям файла.

2. Защита паролем структуры листов в Excel.

Далее, давайте научимся защищать структуру книги Excel. Этот параметр гарантирует, что никакие листы не будут удалены, добавлены или переставлены в рабочей книги.

Если вы хотите, чтобы каждый мог получить доступ к рабочей книге, но ограничивать изменения, которые они могут внести в файл, это отличное начало. Это защищает структуру рабочей книги и ограничивает то, как пользователь может изменять листы внутри неё.

Чтобы включить такую защиту, перейдите на вкладку Рецензирование на ленте Excel и нажмите Защитить книгу.

Как только этот параметр будет включен, вступят в силу следующие действия:

• В книгу не смогут быть добавлены новые листы.
• Никакие листы не смогут быть удалены из книги.
• Листы больше не смогут быть скрыты или отображены для просмотра пользователем.
• Пользователь больше не сможет перетаскивать вкладки листа, чтобы переупорядочить их в рабочей книге.

Конечно, доверенным пользователям может быть предоставлен пароль для снятия защиты с рабочей книги и её изменения. Чтобы снять защиту с рабочей книги, просто нажмите кнопку Защитить книгу ещё раз и введите пароль для снятия защиты с книги Excel.

3. Как защитить ячейки в Excel

Теперь давайте рассмотрим действительно подробные методы защиты электронной таблицы. До сих пор мы защищали паролем всю рабочую книгу или структуру файла Excel. В этом разделе мы перейдем к тому, как защитить ячейки в Excel с помощью определенных настроек, которые вы можете применить. Мы расскажем о том, как позволить или заблокировать определенные типы изменений, которые должны быть внесены в какой-то части вашей таблицы.

Чтобы начать работу, найдите вкладку Excel Рецензирование и нажмите Защитить лист. Во всплывающем окне вы увидите огромный набор опций. Это окно позволяет вам точно настроить то, как вы хотите защитить ячейки в таблице Excel. Пока же давайте оставим настройки по умолчанию.

Этот параметр позволяет защищать электронную таблицу особым образом. Значения по умолчанию почти полностью заблокируют электронную таблицу. Давайте добавим пароль, чтобы лист был защищен. Если вы нажмёте OK в этот момент, давайте посмотрим, что произойдет, когда вы попытаетесь изменить ячейку.

Excel выбрасывает ошибку о том, что ячейка защищена, а это именно то, что нам было нужно.

В принципе, этот параметр решающий, если вы хотите, чтобы ваши таблицы не были изменены другими лицами, имеющими доступ к файлу. Вы можете выборочно защитить электронную таблицу, использование функции защиты листа.

Чтобы снять защиту с листа, просто нажмите кнопку Защитить лист и введите пароль повторно, чтобы удалить защиту с файла.

Особая защиты в Excel

Давайте рассмотрим другие варианты, которые отображаются, когда вы начинаете защищать лист в книгах Excel.

Меню Защита листа позволяет уточнить параметры защиты листа. Каждый из этих полей-флажков, в этом меню, позволяет пользователю небольшие изменения в защищенном листе.

Чтобы удалить защиту, отметьте соответствующее поле в списке. Например, вы можете разрешить пользователю таблицы форматировать ячейки, установив соответствующий флажок.

Вот две идеи о том, как вы можете разрешить пользователю изменять электронную таблицу выборочно:

• Отметьте опции форматирование ячеек, столбцов и строк, чтобы пользователь мог изменять внешний вид ячеек без изменения исходных данных.
• Вставка столбцов и строк тоже можно отметить, чтобы пользователь мог добавлять дополнительные данные, а исходные ячейки остались бы защищенными.

Важно, чтобы было отмечено — Защитить лист и содержимое защищаемых ячеек. Это защищает данные внутри ячеек.

Когда вы работаете с важными финансовыми данными или формулами, которые будут использоваться при принятии решений, вы должны контролировать данные и следить за тем, чтобы они не менялись. Использование этих типов направленной защиты это важный для освоения Excel навык.

Повторите и продолжайте дальше изучать Excel

Блокировка электронной таблицы перед отправкой крайне важна для защиты ваших ценных данных и обеспечения её правильного использования. Советы, которые я использовал в этом уроке, помогут вам проконтролировать эти данные даже после того, как электронная таблица Excel будет отправлена ​​и распространена.

Все эти советы являются дополнительными инструментами и шагами к становлению продвинутым пользователем Excel. Защита ваших книг это особый навык, но есть ещë много способов улучшить вашу производительность. Как всегда, есть возможность и дальше улучшать ваши навыки работы с Excel. Вот несколько полезных уроков об Excel с важными навыками для управления следующим:

• Сводные таблицы — отличный инструмент для работы с данными электронных таблиц. Тут вы можете узнать — 5 усовершенствованных методов создания сводных таблиц Excel.
• В ExcelZoo есть список дополнительных руководств для защиты ваших книг, листов и ячеек.
• Условное форматирование изменяет структуру ячейки, основываясь на том, что внутри нее. Вот подробный урок о том, Как использовать условное форматирование в Microsoft Excel.

Как защитить важные бизнес-данные при совместном использовании? Дайте мне знать в комментариях, если вы пользуетесь этими инструментами защиты или другими, о которых я, возможно, не знаю.

Sometimes while sharing your spreadsheets you may not want the receiver to change the content of your worksheet or perhaps change only specific content and leave the rest untouched. To protect your worksheet from being edited by other people, Excel offers a protection feature. By following a couple of steps you can set protection to your work.

Protect an entire workbook from editing: A workbook can be protected by encrypting the workbook with a password, making the workbook read-only, or protecting the structure of a workbook.

Encrypt a workbook with a password:

To prevent other people from accessing your Excel files, protect them with a password. Head on to the file menu and do the following: 

Step 1: Select File > Info.

Step 2: Select the Protect Workbook box and choose Encrypt with Password.

Step 3: Enter a password in the Password box, and then select OK.

Step 4: Confirm the password in the Re-enter Password box and then select OK.

TIP: Excel can’t retrieve your password once forgotten hence it’s advised to keep it easy to remember.

Making a workbook Read-only :

By making a workbook read only the user can read the content of the file and then enable editing if the user wishes to make changes, it gives the user a hint to be cautious about editing the file.

To make a workbook read-only open the Excel file you want to protect and then :

Step 1: Head on to File>info 

Step 2: Select the Protect Workbook box and choose Always open Read-Only.

Step 3: Open the file and a warning will be displayed stating the author prefers the file to be opened in read-only mode. This makes the user aware of the author’s concerns.

Protecting the structure of a workbook: 

To prevent other users from viewing hidden worksheets, adding, moving, deleting, or hiding worksheets, and renaming worksheets, you can protect the structure of your Excel workbook with a password. 

Step 1: Click on Review tab>Protect workbook (under Changes ).

Step 2: Enter a password in the password box.

Step 3: Click ok and re-enter the password to confirm and hit OK again.

To remove the password from the workbook Head on to Review > Protect Workbook > type in the password and the workbook will be free from the password.

Protecting a worksheet from editing: 

To protect the Workbook from editing follow the below steps:

Step 1: Open the worksheet you want to protect.

Step 2: Head on to Review tab > Protect sheet. 

Step 3: This opens a project sheet dialog and prompts you to enter a password for the sheet. You can check the boxes you want the user to be able to edit after protection and uncheck the rest.

Step 4: Hit OK and confirm password  (don’t lose this password). 

Your sheet is now protected, try typing into the sheet and see what excel prompts!

As a developer if you want to make changes to your sheet you can hit the unprotect sheet under the review tab>enter the password> make the changes.

Protect specific cells from editing: 

By default, every single cell in an Excel worksheet is locked. So if you head on to the Review tab and hit protected every single cell in the worksheet gets protected and no one can make any changes. But if you want the user  to be able to edit certain cells  and leave the rest unedited then follow these steps :

Step 1: Open the file you want to protect. 

Step 2: Select the cells from the file that you want the users to be able to edit and make changes to(cells you want to unlock).

Step 3: Then under the font section click on the arrow pointing downwards icon on the bottom-right (called font settings)

Step 4: As the Format cells dialog box opens up, head on to Protection, turn off the locked property for the selected cells, and hit ok.

These cells are no longer locked and can be edited by the user. Deciding which cells should be locked and which shouldn’t is important while protecting the sheets.

Step 5: Head on to the Review tab > Protect sheet. This opens a protect sheet dialog and prompts you to enter a password for the sheet. You can check the boxes you want the user to be able to edit after protection and uncheck the rest.

Step 6: Hit OK and confirm password  (don’t lose this password). 

Step 7: Click ok and re-enter the password to confirm and hit OK again.

According to the situation at hand, you can protect your worksheet or workbook in one of the many ways.