Как заполнять таблицу в документе excel

Программа Microsoft Excel удобна для составления таблиц и произведения расчетов. Рабочая область – это множество ячеек, которые можно заполнять данными. Впоследствии – форматировать, использовать для построения графиков, диаграмм, сводных отчетов.

Работа в Экселе с таблицами для начинающих пользователей может на первый взгляд показаться сложной. Она существенно отличается от принципов построения таблиц в Word. Но начнем мы с малого: с создания и форматирования таблицы. И в конце статьи вы уже будете понимать, что лучшего инструмента для создания таблиц, чем Excel не придумаешь.

Как создать таблицу в Excel для чайников

Работа с таблицами в Excel для чайников не терпит спешки. Создать таблицу можно разными способами и для конкретных целей каждый способ обладает своими преимуществами. Поэтому сначала визуально оценим ситуацию.

Посмотрите внимательно на рабочий лист табличного процессора:

Это множество ячеек в столбцах и строках. По сути – таблица. Столбцы обозначены латинскими буквами. Строки – цифрами. Если вывести этот лист на печать, получим чистую страницу. Без всяких границ.

Сначала давайте научимся работать с ячейками, строками и столбцами.



Как выделить столбец и строку

Чтобы выделить весь столбец, щелкаем по его названию (латинской букве) левой кнопкой мыши.

Для выделения строки – по названию строки (по цифре).

Чтобы выделить несколько столбцов или строк, щелкаем левой кнопкой мыши по названию, держим и протаскиваем.

Для выделения столбца с помощью горячих клавиш ставим курсор в любую ячейку нужного столбца – нажимаем Ctrl + пробел. Для выделения строки – Shift + пробел.

Как изменить границы ячеек

Если информация при заполнении таблицы не помещается нужно изменить границы ячеек:

1. Передвинуть вручную, зацепив границу ячейки левой кнопкой мыши.



2. Когда длинное слово записано в ячейку, щелкнуть 2 раза по границе столбца / строки. Программа автоматически расширит границы.



3. Если нужно сохранить ширину столбца, но увеличить высоту строки, воспользуемся кнопкой «Перенос текста» на панели инструментов.

Для изменения ширины столбцов и высоты строк сразу в определенном диапазоне выделяем область, увеличиваем 1 столбец /строку (передвигаем вручную) – автоматически изменится размер всех выделенных столбцов и строк.

Примечание. Чтобы вернуть прежний размер, можно нажать кнопку «Отмена» или комбинацию горячих клавиш CTRL+Z. Но она срабатывает тогда, когда делаешь сразу. Позже – не поможет.

Чтобы вернуть строки в исходные границы, открываем меню инструмента: «Главная»-«Формат» и выбираем «Автоподбор высоты строки»

Для столбцов такой метод не актуален. Нажимаем «Формат» — «Ширина по умолчанию». Запоминаем эту цифру. Выделяем любую ячейку в столбце, границы которого необходимо «вернуть». Снова «Формат» — «Ширина столбца» — вводим заданный программой показатель (как правило это 8,43 — количество символов шрифта Calibri с размером в 11 пунктов). ОК.

Как вставить столбец или строку

Выделяем столбец /строку правее /ниже того места, где нужно вставить новый диапазон. То есть столбец появится слева от выделенной ячейки. А строка – выше.

Нажимаем правой кнопкой мыши – выбираем в выпадающем меню «Вставить» (или жмем комбинацию горячих клавиш CTRL+SHIFT+»=»).

Отмечаем «столбец» и жмем ОК.

Совет. Для быстрой вставки столбца нужно выделить столбец в желаемом месте и нажать CTRL+SHIFT+»=».

Все эти навыки пригодятся при составлении таблицы в программе Excel. Нам придется расширять границы, добавлять строки /столбцы в процессе работы.

Пошаговое создание таблицы с формулами

1. Заполняем вручную шапку – названия столбцов. Вносим данные – заполняем строки. Сразу применяем на практике полученные знания – расширяем границы столбцов, «подбираем» высоту для строк.



2. Чтобы заполнить графу «Стоимость», ставим курсор в первую ячейку. Пишем «=». Таким образом, мы сигнализируем программе Excel: здесь будет формула. Выделяем ячейку В2 (с первой ценой). Вводим знак умножения (*). Выделяем ячейку С2 (с количеством). Жмем ВВОД.



3. Когда мы подведем курсор к ячейке с формулой, в правом нижнем углу сформируется крестик. Он указываем на маркер автозаполнения. Цепляем его левой кнопкой мыши и ведем до конца столбца. Формула скопируется во все ячейки.




4. Обозначим границы нашей таблицы. Выделяем диапазон с данными. Нажимаем кнопку: «Главная»-«Границы» (на главной странице в меню «Шрифт»). И выбираем «Все границы».

Теперь при печати границы столбцов и строк будут видны.

С помощью меню «Шрифт» можно форматировать данные таблицы Excel, как в программе Word.

Поменяйте, к примеру, размер шрифта, сделайте шапку «жирным». Можно установить текст по центру, назначить переносы и т.д.

Как создать таблицу в Excel: пошаговая инструкция

Простейший способ создания таблиц уже известен. Но в Excel есть более удобный вариант (в плане последующего форматирования, работы с данными).

Сделаем «умную» (динамическую) таблицу:

1. Переходим на вкладку «Вставка» — инструмент «Таблица» (или нажмите комбинацию горячих клавиш CTRL+T).



2. В открывшемся диалоговом окне указываем диапазон для данных. Отмечаем, что таблица с подзаголовками. Жмем ОК. Ничего страшного, если сразу не угадаете диапазон. «Умная таблица» подвижная, динамическая.

Примечание. Можно пойти по другому пути – сначала выделить диапазон ячеек, а потом нажать кнопку «Таблица».

Теперь вносите необходимые данные в готовый каркас. Если потребуется дополнительный столбец, ставим курсор в предназначенную для названия ячейку. Вписываем наименование и нажимаем ВВОД. Диапазон автоматически расширится.

Если необходимо увеличить количество строк, зацепляем в нижнем правом углу за маркер автозаполнения и протягиваем вниз.

Как работать с таблицей в Excel

С выходом новых версий программы работа в Эксель с таблицами стала интересней и динамичней. Когда на листе сформирована умная таблица, становится доступным инструмент «Работа с таблицами» — «Конструктор».

Здесь мы можем дать имя таблице, изменить размер.

Доступны различные стили, возможность преобразовать таблицу в обычный диапазон или сводный отчет.

Возможности динамических электронных таблиц MS Excel огромны. Начнем с элементарных навыков ввода данных и автозаполнения:

1. Выделяем ячейку, щелкнув по ней левой кнопкой мыши. Вводим текстовое /числовое значение. Жмем ВВОД. Если необходимо изменить значение, снова ставим курсор в эту же ячейку и вводим новые данные.
2. При введении повторяющихся значений Excel будет распознавать их. Достаточно набрать на клавиатуре несколько символов и нажать Enter.



3. Чтобы применить в умной таблице формулу для всего столбца, достаточно ввести ее в одну первую ячейку этого столбца. Программа скопирует в остальные ячейки автоматически.



4. Для подсчета итогов выделяем столбец со значениями плюс пустая ячейка для будущего итога и нажимаем кнопку «Сумма» (группа инструментов «Редактирование» на закладке «Главная» или нажмите комбинацию горячих клавиш ALT+»=»).

Если нажать на стрелочку справа каждого подзаголовка шапки, то мы получим доступ к дополнительным инструментам для работы с данными таблицы.

Иногда пользователю приходится работать с огромными таблицами. Чтобы посмотреть итоги, нужно пролистать не одну тысячу строк. Удалить строки – не вариант (данные впоследствии понадобятся). Но можно скрыть. Для этой цели воспользуйтесь числовыми фильтрами (картинка выше). Убираете галочки напротив тех значений, которые должны быть спрятаны.

Таблицы – важный инструмент в работе пользователя Excel. Как в Экселе сделать таблицу и автоматизировать этот процесс, ответит наша статья.

Советы по структурированию информации

Перед тем, как создать таблицу в Excel, предлагаем изучить несколько общих правил:

• Сведения организуются по колонкам и рядам. Каждая строка отводится под одну запись.
• Первый ряд отводится под так называемую «шапку», где прописываются заголовки столбцов.
• Нужно придерживаться правила: один столбец – один формат данных (числовой, денежный, текстовый и т.д.).
• В таблице должен содержаться идентификатор записи, т.е. пользователь отводит один столбец под нумерацию строк.
• Структурированные записи не должны содержать пустых колонок и рядов. Допускаются нулевые значения.

Как создать таблицу в Excel вручную

Для организации рабочего процесса пользователь должен знать, как создать таблицу в Экселе. Существуют 2 метода: ручной и автоматический. Пошаговая инструкция, как нарисовать таблицу в Excel вручную:

1. Открыть книгу и активировать нужный лист.
2. Выделить необходимые ячейки.
3. На панели инструментов найти пиктограмму «Границы» и пункт «Все границы».
4. Указать в таблице имеющиеся сведения.

II способ заключается в ручном рисовании сетки таблицы. В этом случае:

1. Выбрать инструмент «Сетка по границе рисунка» при нажатии на пиктограмму «Границы».
2. При зажатой левой кнопке мыши (ЛКМ) перетащить указатель по обозначенным линиям, в результате чего появляется сетка. Таблица создается, пока нажата ЛКМ.

Как создать таблицу в Excel автоматически

Опытные пользователи рекомендуют прибегнуть к изучению вопроса, как создать таблицу в Excel
автоматически. С использованием встроенного инструментария процесс создания табличной формы происходит в разы быстрее.

Область таблицы

Перед тем, как составить таблицу в Excel, пользователю нужно определить, какой интервал ячеек ему понадобится:

1. Выделить требуемый диапазон.
2. В MS Excel 2013-2019 на вкладке «Главная» кликнуть на пиктограмму «Форматировать как таблицу».
3. При раскрытии выпадающего меню выбрать понравившийся стиль.

Кнопка «Таблица» на панели быстрого доступа

На панели инструментов находится пиктограмма для создания табличного объекта. Чтобы воспользоваться функционалом табличного процессора, пользователь использует следующий алгоритм:

1. Активировать интервал ячеек, необходимых для работы.
2. Перейти в меню «Вставка».
3. Найти пиктограмму «Таблицы»:

• В MS Excel 2007 кликнуть на пиктограмму. В появившемся диалоговом окне отметить или убрать переключатель пункта «Таблица с заголовками». Нажать ОК.
• В MS Excel 2016 нажать пиктограмму и выбрать пункт «Таблица». Указать диапазон ячеек через выделение мышкой или ручное прописывание адресов ячеек. Нажать ОК.

Примечание: для создания объекта используют сочетание клавиш CTRL + T.

4. Для изменения названия столбца перейти на строку формул или дважды кликнуть на объекте с заголовком.

Диапазон ячеек

Работа с числовой информацией подразумевает применение функций, в которых указывается интервал (диапазон ячеек). Под диапазоном справочная литература определяет множество клеток электронной таблицы, в совокупности образующих единый прямоугольник (А1:С9).

Активированная вкладка «Конструктор» раскрывает инструментарий, облегчающий процесс редактирования объекта. Для автоматизации работы пользователь устанавливает переключатели на инструментах «Строка заголовка» и «Строка итогов». Последняя опция позволяет провести расчеты по выбранной формуле. Для этого пользователь раскрывает список посредством нажатия на стрелку в итоговой ячейке и выбирает функцию.

Заполнение данными

Работа со структурированной информацией возможна, если ячейки заполнены текстовой, численной и иной информацией.

• Для заполнения необходимо активировать ячейку и начать вписывать информацию.
• Для редактирования ячейки дважды кликнуть на ней или активировать редактируемую ячейку и нажать F2.
• При раскрытии стрелок в строке заголовка структурированной информации MS Excel можно отфильтровать имеющуюся информацию.
• При выборе стиля форматирования объекта MS Excel автоматически выбрать опцию черезстрочного выделения.
• Вкладка «Конструктор» (блок «Свойства») позволяет изменить имя таблицы.
• Для увеличения диапазона рядов и колонок с последующим наполнением информацией: активировать кнопку «Изменить размер таблицы» на вкладке «Конструктор», новые ячейки автоматически приобретают заданный формат объекта, или выделить последнюю ячейку таблицы со значением перед итоговой строкой и протягивает ее вниз. Итоговая строка останется неизменной. Расчет проводится по мере заполнения объекта.

• В заголовках должны отсутствовать числовые форматы, поскольку при создании таблицы они преобразуются в текст. Если формула содержит в качестве аргумента ссылку на ячейку заголовка, где предполагалось число, то функция может не сработать.

Сводная таблица

Сводка используется для обобщения информации и проведения анализа, не вызывает трудностей при создании и оформлении. Для создания сводной таблицы:

1. Структурировать объект и указать сведения.
2. Перейти в меню «Вставка» и выбрать пиктограмму: в MS Excel 2007 – «Сводная таблица»; в MS Excel 2013-2019 – «Таблицы – Сводная таблица».
3. При появлении окна «Создание сводной таблицы» активировать строку ввода диапазона, устанавливая курсор.
4. Выбрать диапазон и нажать ОК.

Примечание: Если сводка должна находиться после создания на этом же листе, пользователь устанавливает переключатель на нужную опцию.

5. При появлении боковой панели для настройки объекта перенести категории в нужные области или включить переключатели («галочки»).

Созданная сводка автоматически подсчитывает итоги по каждому столбцу.

Рекомендуемые сводные таблицы

Поздние версии MS Excel предлагают воспользоваться опцией «Рекомендуемые сводные таблицы». Подобная вариация анализа информации применяется в случаях невозможности правильного подбора полей для строк и столбцов.

Для применения рекомендуемых сводных таблиц:

1. Выделить ячейки с введенной информацией.
2. При клике на пиктограмму «Таблицы» выбрать пункт «Рекомендуемые сводные таблицы».
3. Табличный процессор автоматически анализирует информацию и предлагает оптимальные варианты решения задачи.
4. В случае выбора подходящего пункта таблицы и подтверждения через ОК получить сводную таблицу.

Готовые шаблоны в Excel 2016

Табличный процессор MS Excel 2016 при запуске предлагает выбрать оптимальный шаблон для создания таблицы. В офисном пакете представлено ограниченное количество шаблонов. В Интернете пользователь может скачать дополнительные образцы.

Чтобы воспользоваться шаблонами:

1. Выбирать понравившийся образец.
2. Нажать «Создать».
3. Заполнить созданный объект в соответствии с продуманной структурой.

Оформление

Экстерьер объекта – важный параметр. Поэтому пользователь изучает не только, как построить таблицу в Excel, но и как акцентировать внимание на конкретном элементе.

Создание заголовка

Дана таблица, нарисованная посредством инструмента «Границы». Для создания заголовка:

Выделить первую строку, кликнув ЛКМ по численному обозначению строки.

На вкладке «Главная» найти инструмент «Вставить».

Активировать пункт «Вставить строки на лист».

После появления пустой строки выделить интервал клеток по ширине таблицы.

Нажать на пиктограмму «Объединить» и выбрать первый пункт.

Задать название в ячейке.

Изменение высоты строки

Обычно высота строки заголовка больше первоначально заданной. Корректировка высоты строки:

• Нажать правой кнопкой мыши (ПКМ) по численному обозначению строки и активировать «Высота строки». В появившемся окне указать величину строки заголовка и нажать ОК.
• Или перевести курсор на границу между первыми двумя строками. При зажатой ЛКМ оттянуть нижнюю границу ряда вниз до определенного уровня.

Выравнивание текста

Если пользователь предполагает расположение текста в ячейке иное, нежели по умолчанию, то пользуется пиктограммами «Выравнивание» относительно горизонтали и вертикали, а также кнопкой «Ориентация». Выбор пунктов выпадающего списка позволит расположить текст по вертикали или диагонали.

Изменение стиля

Изменение размера шрифта, начертания и стиля написания осуществляется вручную. Для этого пользователь пользуется инструментами блока «Шрифт» на вкладке «Главная» или вызывает диалоговое окно «Формат ячеек» через ПКМ.

Пользователь может воспользоваться пиктограммой «Стили». Для этого выбирает диапазон ячеек и применяет понравившийся стиль.

Как вставить новую строку или столбец

Для добавления строк, столбцов и ячеек:

• выделить строку или столбец, перед которым вставляется объект;
• активировать пиктограмму «Вставить» на панели инструментов;
• выбрать конкретную опцию.

Удаление элементов

Для удаления объектов на листе MS Excel пользователь активирует аналогичную кнопку на панели инструментов, предварительно выделив строку, столбец, ячейку.

Заливка ячеек

Для задания фона ячейки, строки или столбца:

• выделить диапазон;
• найти на панели инструментов пиктограмму «Цвет заливки»;
• выбрать понравившийся цвет.

II способ

• вызвать «Формат ячеек» через ПКМ;
• перейти на вкладку «Заливка»;
• выбрать цвет, способы заливки, узор и цвет узора.

III способ

• щелкнуть на стрелочку в блоке «Шрифт»;
• перейти на вкладку «Заливка»;
• выбрать понравившийся стиль.

Формат элементов

На панели инструментов находится пиктограмма «Формат». Опция помогает задать размер ячеек, видимость, упорядочить листы и защитить лист.

Формат содержимого

Последний пункт из выпадающего списка «Формат» на панели быстрого доступа позволяет назначить тип данных или числовые форматы, задать параметры внешнего вида и границы объекта, установить фон и защитить лист.

Использование формул в таблицах

Табличный процессор пользуется успехом благодаря возможности применения математических, статистических, логических и т.п. функций.

Ознакомиться с полным списком и вписываемыми аргументами пользователь может, нажав на ссылку «Справка по этой функции».

Для задания формулы:

• активировать ячейку, где будет рассчитываться формула;
• открыть «Мастер формул»;

или

• написать формулу самостоятельно в строке формул и нажимает Enter;

или

• применить и активирует плавающие подсказки.

На панели инструментов находится пиктограмма «Автосумма», которая автоматически подсчитывает сумму столбца. Чтобы воспользоваться инструментом:

• выделить диапазон;
• активировать пиктограмму.

Использование графики

Для вставки изображения в ячейку:

1. Выделить конкретную ячейку.
2. Перейти в меню «Вставка – Иллюстрации – Рисунки» или «Вставка – Рисунок».
3. Указать путь к изображению.
4. Подтвердить выбор через нажатие на «Вставить».

Инструментарий MS Excel поможет пользователю создать и отформатировать таблицу вручную и автоматически.

Создание и форматирование таблиц

Создайте и отформатируйте таблицу для наглядной группировки и анализа данных.

Примечание: Таблицы Excel не следует путать с таблицами данных (эта функция входит в набор команд «Анализ «что если»» на вкладке Данные в группе Прогноз). Дополнительные сведения см. в статье Введение в анализ «что если».

Проверьте, как это работает!
 

1. Выберите ячейку данных.

2. На вкладке Главная выберите команду Форматировать как таблицу.

3. Выберите стиль таблицы.

4. В диалоговом окне Создание таблицы укажите диапазон ячеек.

5. Если таблица содержит заголовки, установите соответствующий флажок.

6. Нажмите кнопку ОК.

1. Вставьте таблицу на лист. Дополнительные сведения см. в статье Общие сведения о таблицах Excel.

2. Выберите ячейку данных.

3. На вкладке Главная выберите команду Форматировать как таблицу.

4. Выберите стиль таблицы.

5. В диалоговом окне Создание таблицы укажите диапазон ячеек.

6. Если таблица содержит заголовки, установите соответствующий флажок.

7. Нажмите кнопку ОК.

Чтобы добавить пустую таблицу, выберите ячейки, которые нужно включить в таблицу, и последовательно выберите пункты Вставка > Таблица.

Чтобы отформатировать существующие данные в виде таблицы с помощью стиля таблицы по умолчанию, выполните следующие действия.

1. Выберите ячейки с данными.

2. Нажмите Главная > Таблица > Форматировать как таблицу.

3. Если не установить флажок Таблица с заголовками, то Excel в Интернетедобавляет заголовки с именами по умолчанию, такими как «Столбец1» и «Столбец2» над данными. Чтобы переименовать заголовок, дважды щелкните на нем и введите новое имя.

Примечание: В Excel в Интернете невозможно изменить форматирование таблицы по умолчанию.

Хотите узнать больше?

Общие сведения о таблицах Excel

Видео: создание и форматирование таблицы Excel

Данные итогов в таблице Excel

Форматирование таблицы Excel

Изменение размера таблицы путем добавления или удаления строк и столбцов

Фильтрация данных в диапазоне или таблице

Преобразование таблицы в диапазон

Использование структурированных ссылок в таблицах Excel

Проблемы совместимости таблиц Excel

Экспорт таблицы Excel в SharePoint

Содержание

• Основы создания таблиц в Excel
  • Способ 1: Оформление границ
  • Способ 2: Вставка готовой таблицы
  • Способ 3: Готовые шаблоны
• Вопросы и ответы

Обработка таблиц – основная задача Microsoft Excel. Умение создавать таблицы является фундаментальной основой работы в этом приложении. Поэтому без овладения данного навыка невозможно дальнейшее продвижение в обучении работе в программе. Давайте выясним, как создать таблицу в Экселе.

Таблица в Microsoft Excel это не что иное, как набор диапазонов данных. Самую большую роль при её создании занимает оформление, результатом которого будет корректное восприятие обработанной информации. Для этого в программе предусмотрены встроенные функции либо же можно выбрать путь ручного оформления, опираясь лишь на собственный опыт подачи. Существует несколько видов таблиц, различающихся по цели их использования.

Способ 1: Оформление границ

Открыв впервые программу, можно увидеть чуть заметные линии, разделяющие потенциальные диапазоны. Это позиции, в которые в будущем можно занести конкретные данные и обвести их в таблицу. Чтобы выделить введённую информацию, можно воспользоваться зарисовкой границ этих самых диапазонов. На выбор представлены самые разные варианты чертежей — отдельные боковые, нижние или верхние линии, толстые и тонкие и другие — всё для того, чтобы отделить приоритетную информацию от обычной.

1. Для начала создайте документ Excel, откройте его и введите в желаемые клетки данные.



2. Произведите выделение ранее вписанной информации, зажав левой кнопкой мыши по всем клеткам диапазона.



3. На вкладке «Главная» в блоке «Шрифт» нажмите на указанную в примере иконку и выберите пункт «Все границы».



4. В результате получится обрамленный со всех сторон одинаковыми линиями диапазон данных. Такую таблицу будет видно при печати.



Соответственно, чтобы убрать оформление границ у таблицы, необходимо кликнуть на ту же иконку, но выбрать пункт «Нет границы».



5. Для ручного оформления границ каждой из позиций можно воспользоваться специальным инструментом и нарисовать их самостоятельно. Перейдите уже в знакомое меню выбора оформления клеток и выберите пункт «Нарисовать границу».



Пользуясь выбранным инструментом, можно в произвольной форме разукрасить границы клеток с данными и не только.

Обратите внимание! Оформление границ клеток работает как с пустыми ячейками, так и с заполненными. Заполнять их после обведения или до — это индивидуальное решение каждого, всё зависит от удобства использования потенциальной таблицей.

Способ 2: Вставка готовой таблицы

Разработчиками Microsoft Excel предусмотрен инструмент для добавления готовой шаблонной таблицы с заголовками, оформленным фоном, границами и так далее. В базовый комплект входит даже фильтр на каждый столбец, и это очень полезно тем, кто пока не знаком с такими функциями и не знает как их применять на практике.

1. Переходим во вкладку «Вставить».



2. Среди предложенных кнопок выбираем «Таблица».



3. После появившегося окна с диапазоном значений выбираем на пустом поле место для нашей будущей таблицы, зажав левой кнопкой и протянув по выбранному месту.



4. Отпускаем кнопку мыши, подтверждаем выбор соответствующей кнопкой и любуемся совершенно новой таблице от Excel.



5. Редактирование названий заголовков столбцов происходит путём нажатия на них, а после — изменения значения в указанной строке.



6. Размер таблицы можно в любой момент поменять, зажав соответствующий ползунок в правом нижнем углу, потянув его по высоте или ширине.

Таким образом, имеется таблица, предназначенная для ввода информации с последующей возможностью её фильтрации и сортировки. Базовое оформление помогает разобрать большое количество данных благодаря разным цветовым контрастам строк. Этим же способом можно оформить уже имеющийся диапазон данных, сделав всё так же, но выделяя при этом не пустое поле для таблицы, а заполненные клетки.

Способ 3: Готовые шаблоны

Большой спектр возможностей для ведения информации открывается в разработанных ранее шаблонах таблиц Excel. В новых версиях программы достаточное количество готовых решений для ваших задач, таких как планирование и ведение семейного бюджета, различных подсчётов и контроля разнообразной информации. В этом методе всё просто — необходимо лишь воспользоваться шаблоном, разобраться в нём и пользоваться в удовольствие.

1. Открыв Excel, перейдите в главное меню нажатием кнопки «Файл».



2. Нажмите вкладку «Создать».



3. Выберите любой понравившийся из представленных шаблон.



4. Ознакомьтесь с вкладками готового примера. В зависимости от цели таблицы их может быть разное количество.



5. В примере с таблицей по ведению бюджета есть колонки, в которые можно и нужно вводить свои данные — воспользуйтесь этим.

Таблицы в Excel можно создать как вручную, так и в автоматическом режиме с использованием заранее подготовленных шаблонов. Если вы принципиально хотите сделать свою таблицу с нуля, следует глубже изучить функциональность и заниматься реализацией таблицы по маленьким частицам. Тем, у кого нет времени, могут упростить задачу и вбивать данные уже в готовые варианты таблиц, если таковы подойдут по предназначению. В любом случае, с задачей сможет справиться даже рядовой пользователь, имея в запасе лишь желание создать что-то практичное.

Еще статьи по данной теме:

Помогла ли Вам статья?

Можно подумать, что Excel – это программа работы с электронными таблицами. Такое впечатление появляется из-за того, что рабочий лист оформлен в виде сеточки, и внесенные данные действительно визуально напоминают таблицу. Тем не менее, в Excel понятие таблицы несколько отличается от общепринятого. То, что обычный пользователь называет таблицей, по терминологии этой программы называется диапазоном. 

Отличается работа с таблицами Excel и от построения таблиц в других электронных документах, таких форматов, как Microsoft Word. И все это может несколько напугать новичка. Но, как говорится, не боги горшки обжигали.

Преимущества таблиц Excel

Обычный лист – это просто набор ячеек, одинаковых по функциональности. Да, некоторые из них могут содержать какую-то информацию, другие – нет. Но в целом, они не являют собой единую систему с программной точки зрения. 

Таблица же не сводится к диапазону данных и является самостоятельным объектом, у которого есть много характеристик, таких как название, собственная структура, параметры и огромное количество достоинств перед обычным диапазоном.

Если вы в ходе дальнейшего изучения темы увидите название «умные таблицы», не стоит смущаться. Это то же самое, что и таблица, эти термины можно использовать в качестве синонимов. 

Главное преимущество таблиц Excel заключается в том, что при добавлении новой строки к ней она автоматически присоединяется к таблице. Это дает возможность привязать таблицу к формуле, чтобы последняя автоматически изменялась, когда в диапазон вводятся новые данные. 

Проще всего понять весь набор преимуществ умных таблиц на практике. Но для начала нужно научиться их создавать.

Создание таблицы Excel

У нас есть информация о том, какой менеджер на какую сумму смог продать товар, записанная в виде диапазона, из которого предстоит сделать таблицу.

Чтобы превратить диапазон в таблицу, можно воспользоваться двумя способами. Первый – это перейти на вкладку «Вставка», после чего нажать на кнопку «Таблица».

Второй – воспользоваться горячими клавишами Ctrl + T. Далее появится небольшое окошко, в котором можно более точно указать диапазон, входящий в таблицу, а также дать Excel понять, что в таблице содержатся заголовки. В качестве них будет выступать первая строка.

В большинстве случаев никаких изменений не требуется. После того, как будет нажата клавиша ОК, диапазон станет таблицей. 

Перед тем, как разбираться в особенностях работы с таблицами, необходимо разобраться, как она устроена в Excel.

Базовые особенности работы с таблицами

Один из самых главных элементов таблицы – ее название. Его можно увидеть во вкладке «Конструктор». Она отображается сразу после того, как будет нажата левая кнопка мыши на любую ячейку, входящую в нее. Название есть, даже если пользователь его не задает. Просто в таком случае по умолчанию дается имя «Таблица 1», «Таблица 2» и другие.

Если вы собираетесь использовать сразу несколько таблиц в вашем документе, то рекомендуем дать более понятные имена. В будущем тогда будет значительно проще понять, какая из них за что отвечает. Особенно это важно при работе с Power Query и Power Pivot. Давайте присвоим таблице имя «Отчет».

В Excel есть отдельная функция, предназначенная для того, чтобы просмотреть, какие таблицы и именованные диапазоны есть и быстро управлять их названиями. Для того, чтобы ею воспользоваться, необходимо открыть вкладку «Формулы», после чего найти пункт «Диспетчер имен».

Увидеть название таблицы можно и при ручном вводе формулы.

Но больше всего любопытно то, что Excel может работать не только с таблицей в целом, но и отдельными ее частями – колонками, заголовками, итогами и так далее. Чтобы сослаться на какой-то конкретный компонент, необходимо записывать формулы в таком виде.

Начинающий пользователь сразу скажет: «Боже, как можно все это выучить»? Но на самом деле, этого не нужно делать, поскольку в ходе набора формулы появляются подсказки. Главное – не забыть открыть квадратную скобку (ее можно найти в английской раскладке там, где у нас находится кнопка «х»).

Переключение между компонентами таблицы осуществляется с помощью клавиши Tab. После того, как формула введена, не стоит забывать закрыть все скобки, включая квадратную.

Если в любой ячейке записать формулу, возвращающую сумму всего столбца «Продажи», то она автоматически обретет такой вид.

=Отчет[Продажи]

Простыми словами, ссылка указывает не на какой-то определенный диапазон, а на всю колонку таблицы.

Это говорит о том, что если использовать умную таблицу в диаграмме или сводной таблице, новая информация туда будет добавляться автоматически. 

Свойства таблиц

Таблицы Excel могут действительно сделать жизнь проще. И одна из причин этого – возможность гибко настраивать ее характеристики. Давайте рассмотрим, как это можно сделать.

Кроме главного заголовка, в каждой таблице содержатся заголовки колонок, в качестве которых выступают значения первой их строки.

Если таблица большая, пользователь все равно может увидеть названия после прокрутки диапазона вниз, поскольку названия столбцов на панели координат автоматически переименуются в названия соответствующих колонок.

Если бы мы работали с обычным диапазоном, то пришлось бы отдельно закреплять области и жертвовать одной строкой рабочего поля. Использование таблиц избавляет нас от этой проблемы. 

Одна из функций таблиц, которая добавляется автоматически при ее создании – автофильтр. Он может быть полезным, но если в нем нет необходимости, его легко отключить в настройках.

Вот маленькая демонстрация того, как новая строка автоматически добавляется к таблице.

Как мы видим, новые ячейки автоматически форматируются так, чтобы соответствовать таблице, а также ее ячейки заполняются нужными формулами и ссылками. Удобно, не так ли?

То же касается и новых столбцов.

Если хотя бы в одну ячейку вставить формулу, она автоматически будет скопирована на весь столбец. Поэтому не нужно вручную пользоваться маркером автозаполнения.

Но и это еще не все. Можно внести определенные изменения в функционал таблицы.

Внесение настроек в таблицу

Управлять параметрами таблицы можно во вкладке «Конструктор». Например, через группу «Параметры стилей таблиц» можно добавлять или удалять строки с заголовками и итогами, сделать чередующееся форматирование строк, выделить жирным первый или последний абзац.

Быстро сделать привлекательный дизайн таблицы не составит никакого труда благодаря готовым шаблонам. Их можно найти в группе «Стили таблиц». Если же нужно внести свои изменения в дизайн, это также легко сделать.

Группа инструменты дает возможность выполнить некоторые дополнительные операции, такие как создание сводной таблицы, удаление дубликатов или же удалить таблицу, превратив ее в обычный диапазон.

Но одна из самых интересных возможностей любой таблицы – срезы.

Простыми словами, это фильтр, располагаемый на отдельной панели. После нажатия на кнопку «Вставить срез» мы можем выбрать колонки, которые будут служить критериями фильтрации.

После этого в отдельной панели появляется перечень уникальных значений определенной колонки.

Чтобы применить фильтр, необходимо кликнуть по нужной категории.

После этого будут отображаться лишь те значения, которые соответствуют тому менеджеру, который был выбран. 

Также возможен выбор сразу нескольких категорий. Это можно сделать, удерживая клавишу Ctrl или воспользовавшись специальной кнопкой в верхнем правом углу, расположенной в левой части от снятия фильтра.

Срез можно настраивать. Для этого существует отдельная вкладка на ленте, которая называется «Параметры». В ней пользователь может отредактировать внешний вид среза, размеры кнопок, количество столбцов и внести ряд других изменений. В целом, там все интуитивно понятно, поэтому любой пользователь сможет сам разобраться.

Но не все так просто…

Дело в том, что есть ряд недостатков у таблиц Excel, которые накладывают определенные ограничения на их работу:

1. Нет возможности использовать представления. Простыми словами, нельзя запомнить ряд настроек листа, таких как фильтр, свернутые строки или столбцы и так далее.
2. Нельзя использовать эту книгу одновременно с другим человеком через функцию совместного использования.
3. Возможна лишь вставка окончательных итогов. 
4. В таблице нельзя использовать формулы массивов, что накладывает серьезные ограничения при работе с большими объемами данных.
5. Ячейки в таблице не могут быть объединены. Впрочем, даже в обычном диапазоне эту функцию рекомендуют использовать с осторожностью.
6. Невозможно транспонировать таблицу так, чтобы заголовки располагались в строках. Чтобы это сделать, ее нужно переконвертировать в формат обычного диапазона.

Некоторые дополнительные особенности таблиц

Редактирование значений в таблице осуществляется абсолютно таким же образом, как и в любой другой ячейке. Если вводить повторяющиеся значения, Excel будет подсказывать их полностью после того, как будет введен один или несколько первых символов.

Функционал таблиц предусматривает возможность автоматического подсчета итогов. Для этого необходимо выделить нужный столбец + одна ячейка под ним, в которую будет выводиться результат и нажать на кнопку «Сумма» на вкладке «Главная».

Это стандартная возможность Excel, которая не связана непосредственно с таблицами. Но поскольку значение выводится в ячейку, находящуюся непосредственно под этим диапазоном, то оно автоматически добавляется к таблице. Так и получается, что добавляется отдельный столбец с итогами.

Одна из интересных возможностей умных таблиц – использование числовых фильтров. Они могут быть использованы для того, чтобы скрыть определенные значения. Чтобы получить доступ к этой функции, равно как и к некоторым другим параметрам колонок, достаточно нажать на стрелочку в ячейке, обозначающей название колонки.

Там же можно воспользоваться такими параметрами, как сортировка по цвету, возрастанию или спаданию значения и ряд других.

Таблица и именованный диапазон

Один из аналогов, который позволит преодолеть некоторые из описанных выше ограничений – именованный диапазон. Конечно, это уже несколько другая тема, поскольку таблицы и именованные диапазоны пересекаются в определенной части функционала, но не дублируют его. 

На него также можно ссылаться в формуле, а также обновлять информацию в нем. Правда, последнее придется делать вручную через Диспетчер имен.

Именованные диапазоны могут использоваться как в простых, так и сложных формулах. И в некоторых аспектах могут повторять функционал таблиц. Например, у нас есть такая формула.

= СУММ(E2:E8)+СРЗНАЧ(E2:E8)/5+10/СУММ(E2:E8)

Видим, что здесь один и тот же диапазон (не таблица и не именованный) используется сразу несколько раз. Предположим, нам нужно этот диапазон поменять на какой-то другой. В таком случае изменения придется вносить сразу в трех местах.

Если же этому диапазону присвоить имя или превратить его в таблицу, достаточно просто указать его название один раз, а потом в случае чего просто поменять привязку к определенному диапазону также один раз. 

Выводы

Таким образом, умные таблицы в Excel открывают перед пользователем огромное количество возможностей. Тем не менее, есть и ограничения, поэтому использование таблиц не во всех ситуациях возможно. Если хочется оставить ряд возможностей, но, например, необходимо транспонировать диапазон, то необходимо конвертировать таблицу в именованный диапазон, а потом осуществлять все необходимые действия. 

Умные таблицы открывают перед пользователем огромные возможности по автоматизации многих процессов Excel. Но если требуется обработка большого объема данных, в некоторых случаях лучше использовать именованный диапазон, к которому можно применять формулы массива и так далее.