Как загрузить таблицу excel в google таблицы

SMM-специалисты активно используют Google Таблицы для составления контент-планов и подготовки отчетов. Это действительно мощный инструмент. И если вы пользуетесь им только для того, чтобы внести данные ручками, настроить форматирование и показать клиенту, у нас плохие новости — вы не используете и десятую часть функционала электронных таблиц, упуская возможность автоматизации работы с данными.

В статье разбираемся, как настроить и автоматизировать импорт данных в Google Таблицы и что с этими данными можно делать дальше.

Содержание:

• Импортируем данные в Google Таблицы из разных источников
  • Другая Google Таблица
  • Excel
  • Google Analytics
  • Соцсети
• Работаем с данными в Google Таблицах
  • Сортировка, фильтры и срезы
  • Условное форматирование
  • Сводные таблицы

Рассмотрим обмен данными между разными документами Google Таблиц, а также импорт данных из Excel, Google Analytics и соцсетей.

Другая Google Таблица

Перенести данные из одной Google Таблицы в другую можно простой операцией «Ctrl+с — Ctrl+v». Однако когда нужно, чтобы при изменении данных в исходной таблице, цифры в новой тоже менялись автоматически, этот вариант не подойдет. Поэтому рассмотрим другой способ.

Когда пригодится. Когда вам нужно обрабатывать и использовать в формулах данные из таблицы, которую вы не можете редактировать. И эти данные периодически обновляются.

Например, у клиента в Google Таблицах есть отчет по посещаемости и конверсиям сайта. Вам нужны эти свежие и актуальные данные, чтобы считать эффективность SMM, но делать это в той же таблице вы не можете — доступ на редактирование не дают.

Тогда можно настроить импорт данных из клиентской таблицы в свою с отчетом по SMM.

Как импортировать. Для обмена данными между разными документами в Google Таблицах используется функция:

=IMPORTRANGE(url_таблицы;диапазон)

Параметры:

• url_таблицы — ссылка на таблицу в кавычках или адрес ячейки, в которой прописана эта ссылка;
• диапазон — диапазон ячеек, из которого нужно импортировать данные, тоже указывается в кавычках-лапках. По умолчанию — с первого листа. Если нужные данные находятся на другом листе, прописываем название: «Лист1!A1:C9».

Чтобы импортировать данные из таблицы, копируем ссылку на нее и записываем нужный диапазон. Затем переходим в свою таблицу и в нужной ячейке прописываем формулу.

Если вместо данных в ячейке с формулой вы видите ошибку «#REF!», значит у новой таблицы нет доступа к исходному листу. Просто наведите мышь на ячейку с формулой, кликните «открыть доступ» и данные появятся.

Теперь вы можете работать с этими данными, использовать их в расчетах. И если в исходной таблице что-то изменится, в вашей все поменяется автоматически, а все формулы пересчитаются с учетом новых цифр.

Читайте также: Google Документы для SMM-специалиста: зачем нужны и как в них работать.

Excel

Excel сам по себе — мощный инструмент работы с данными. Он во многом функциональнее Google Таблиц и позволяет более точечно и детально обрабатывать даже огромные массивы данных с использованием автоматизации. Поэтому его чаще используют, например, в сфере товарной аналитики.

Однако для целей интернет-маркетинга в целом и SMM в частности Google Таблицы выглядят предпочтительнее — они работают онлайн, позволяют совместно редактировать один документ и автоматизировать импорт данных из рекламных кабинетов и систем аналитики. Поэтому необходимость импортировать данные из Excel в Google Таблицы возникает частенько.

Когда пригодится. В формате Excel вы можете получать данные от клиента, например, о лидах, продажах и прибыли, которые приносит SMM. Другой пример — экспорт статистики из рекламного кабинета ВКонтакте. Выгрузить ее в Google Таблицы напрямую без дополнительных инструментов не получится — только через файлы в формате xls или csv.

Как импортировать. Алгоритм предельно прост:

• Открываем меню «Файл» → пункт «Импортировать».

• Переходим на вкладку «Загрузка» и перетаскиваем или выбираем нужный файл на компьютере.

• Выбираем, как именно нужно загрузить данные — создать новую таблицу, вставить листы, добавить на текущий лист — всего 6 вариантов. Затем кликаем «Импортировать данные».

Чаще всего возникает необходимость загрузить файл Excel новым документом. Но может пригодиться и возможность добавить данные на текущий лист или новые листы в документ. Например, чтобы дополнить отчет новыми параметрами или добавить показатели за новые периоды.

Google Analytics

Система веб-аналитики собирает данные о посещаемости сайта, поведении и действиях пользователей — просмотры страниц, источники трафика, внутренние переходы, время на сайте, заполнение форм и т. д. Все это необходимо SMM-специалисту, чтобы более точно, прозрачно и на языке бизнеса оценивать эффективность продвижения. Чаще стоит задача импортировать данные в Google Analytics, но иногда требуется выгрузить их оттуда, в том числе — в Google Таблицы.

Когда пригодится. Когда всю работу со статистикой по SMM вы ведете в Google Таблицах и, чтобы посчитать стоимость лида или построить систему сквозной аналитики, нужны данные по конверсиям и другим показателям.

Как импортировать. Сделать это можно двумя способами — через функцию экспорта в Google Analytics и специальное дополнение для Google Таблиц. Рассмотрим оба варианта

• Экспорт из Google Analytics. Прежде чем выгружать данные, настройте нужный отчет — добавьте в таблицу все необходимые параметры и показатели, настройте фильтры.

После этого откройте меню «Экспортировать» и выберите пункт Google Таблицы.

В открывшейся вкладке кликните “Import the data”.

По клику в той же вкладке откроется созданная таблица с данными отчета. Дальше можно будет отформатировать и настроить внешний вид, прописать формулы и посчитать дополнительные показатели.

• Импорт с помощью дополнения. Первым делом установим приложение: меню «Дополнения» → пункт «Установить дополнения».

В открывшемся каталоге найдите приложение Google Analytics.

Перейдите на страницу приложения, кликните «Установить» и дайте разрешение на установку, выбрав email, у которого есть доступ к нужному аккаунту Google Analytics.

Теперь можно переходить к импорту. Откройте «Дополнения» → Google Analytics → Create new report.

Теперь нужно настроить параметры импорта:

• Название отчета.
• Аккаунт, ресурс и представление.
• Показатели, параметры и сегменты.

Получаем вот такую табличку. В ней при необходимости можно добавить параметры и показатели, настроить фильтры, сегменты и период, за который хотим получить данные. Проверяем или вносим изменения, а затем открываем меню «Дополнения» → Google Analytics → Run reports.

Если нужно поменять что-то в настройках импорта — добавить параметры и показатели, изменить даты или представление, по данным которого сформирован отчет — просто возвращаемся на предыдущую вкладку и вносим изменения в таблицу.

Прелесть этого метода не только в том, что мы можем точечно настроить нужные параметр, показатели, сегменты и фильтры, но и в автоматизации. Отчет, сформированный через дополнение, может обновляться автоматически, подтягивая свежие данные из Google Analytics.

Чтобы настроить автоматическое обновление, перейдите «Дополнения» → Google Analytics → Schedule reports. В диалоговом окне поставьте галочку напротив «Enable reports to run automatically», укажите периодичность и время обновления, кликните Save.

Читайте также: Большой гайд по Google Data Studio: обзор возможностей и инструкции по настройке.

Соцсети

Выше мы упоминали, что статистику рекламы из ВКонтакте можно выгрузить в Excel, а затем импортировать этот файл в Google Таблицы. Это быстрее, чем переносить данные из Рекламного кабинета в ячейки ручками, однако есть один существенный минус — способ не автоматизирован. За каждый новый период вам придется заново скачивать xls-файл и загружать в отчет. И так для каждой соцсети.

Поэтому мы рассмотрим другой вариант, который позволит автоматизировать импорт данных в Google Таблицы изо всех нужных соцсетей сразу.

Когда пригодится. Для анализа эффективности продвижения, подготовки отчетов для клиентов и расчета дополнительных показателей, вроде стоимости лида с таргетированной рекламы.

Как импортировать. Так же как и в случае с Google Analytics для этого используется дополнение. Подходящих инструментов в каталоге Google Таблиц несколько. Мы будем показывать на примере DataFan.

Чтобы пользоваться дополнением, нужно зарегистрироваться в DataFan. Для начала нужно связать аккаунты с сервисом. При выборе источника сервис попросит авторизоваться. В дальнейшем подключение к учетной записи осуществляется без дополнительной авторизации.

Подключите аккаунт соцсети и паблик или рекламный кабинет.

Переходим в таблицу, запускаем расширение и авторизуемся.

При первом запуске дополнение потребует авторизацию. Кликаем «Авторизация» и затем в открывшемся окне – Authorize, если регистрировались в сервисе на тот же адрес электронной почты. Если нет, нажмите Change User и пройдите авторизацию через логин и пароль или другой Google-аккаунт.

В колонке справа появится набор данных или наборы – в зависимости от тарифа и количества доступных отчетов. Выберите проект, период данных и выгрузите в таблицу.

Перейти в «Таблицы» можно напрямую из приложения DataFan. В разделе коннекторы выберите соответствующий сервис, появятся кнопка перехода для создания отчета и инструкция, как создать отчет Google Sheets через DataFan.

Данные отчета подгрузятся в таблицу, и с ними можно будет работать — форматировать внешний вид, фильтровать, использовать в расчетах или экспортировать дальше в другие инструменты.

На бесплатном тарифе DataFan «Пробный» отчет обновляется раз в сутки, доступна статистика за год для одного паблика и полгода для одного рекламного кабинета, срок действия тарифа не ограничен. На платных тарифах – также бесплатно подключение одного кабинета или паблика, чаще обновляются данные и в целом более широкие возможности и период сбора данных.

Забирайте промокод для пробного тарифа DataFan от SMMplanner: SMP-BLOG. Он дает месяц бесплатного доступа к сбору статистики из 3 сообществ или рекламных кабинетов вместо 1 паблика или РК.

Работаем с данными в Google Таблицах

Чаще всего данные в Google Таблицы импортируют не для того, чтобы просто получить их в табличном виде, а чтобы как-то работать с ними дальше — рассчитывать нужные показатели, создавать срезы, экспортировать в другие инструменты аналитики и делать выводы. Вот какие функции для дальнейшей работы с данными можно использовать в Google Таблицах.

Сортировка, фильтры и срезы

Это простейшие операции с данными, которые позволяют:

• найти наиболее удачные решения — например, популярные посты или промопосты с минимальной стоимостью лида;
• отобразить только те данные, которые нужны на данный момент — например, посты с определенным показателем вовлеченности или количеством комментариев;
• найти посты, посылы и форматы, которые сработали хуже всего.

Это лишь некоторые задачи, которые можно решать с помощью срезов, сортировки и фильтров.

Все инструменты находятся в меню «Данные».

Сортировка — позволяет отсортировать данные по любому столбцу от большего к меньшему, от А к Я и наоборот.

Фильтры. Для фильтрации данных используются два инструмента — «Создать фильтр» и «Режимы фильтрации». Если использовать первый, фильтры и отфильтрованные данные увидят все, кто работает над документом, если второй — только вы.

Фильтровать данные можно по:

• Условию — например, можно отобразить посты с вовлеченностью меньше 5 %.
• Значению — например, отобразить статистику только по отдельным типам контента.
• Цвету текста и заливки — удобно, например, когда используете условное форматирование.

Срезы. Сравнительно новый инструмент. Позволяет создать срез, который будет фильтровать данные по заданным условиям и применяться ко всем диаграммам и сводным таблицам, использующим один набор данных. Пригодится, когда в Google Таблицах готовится большой полноценный отчет по SMM, например, чтобы менять периоды времени или отображать данные по отдельным соцсетям.

Условное форматирование

Опция позволяет настроить внешний вид данных — начертание, цвет текста и заливки — в соответствии с заданными условиями. Например, можно подсветить цветом промопосты, которые не принесли конверсий или принесли вступления дороже определенной суммы. Или использовать градиент, чтобы визуализировать рост количества подписчиков.

Чтобы создать правильно, откройте «Формат» → «Условное форматирование» и задайте правило форматирования в открывшейся справа панели.

Читайте также: Google Таблицы: гайд для маркетологов и SMM-щиков.

Сводные таблицы

Инструмент позволяет структурировать и обобщить большой массив данных так, чтобы мы смогли сделать выводы и получить ответы на свои вопросы.

Например, у нас есть отчет по размещениям у блогеров за полгода, который мы выгрузили из Google Analytics. В нем есть данные о переходах на сайт, конверсиях с таких переходов и даже последующих покупках. Данных много — мы использовали разные посылы и посты, акции и лид-магниты, размещались у одного и того же блогера по несколько раз. При этом каждый блогер, посыл, акция и даже отдельны пост строго структурировано размечены UTM-метками. С помощью сводной таблицы, мы сможем посмотреть:

• Размещения у какого блогера суммировано принесли больше конверсий.
• Какой посыл сработал эффективнее в плане стоимости клика и конверсии.
• На что люди лучше реагировали — на акции или на лид-магниты и т. д.

Чтобы сделать сводную таблицу, перейдите «Данные» → «Создать сводную таблицу», выберите нужный диапазон данных и укажите, где разместить таблицу — на новом или текущем листе.

После этого на заданном листе появится заготовка сводной таблицы, а в правой части экрана — панель настроек. Осталось выбрать столбцы и строки, данные из которых мы хотим обобщить и при необходимости настроить фильтры. Например, мы можем для строк сводной таблицы выбрать значения столбца с UTM-метками, которыми мы размечали отдельных блогеров, а для поля значений — столбец с конверсиями по каждому размещению. Тогда в сводной таблицы просуммируются конверсии по всем блогерам, и мы увидим, кто принес больше.

Сводные таблицы кажутся сложным инструментом. На самом деле достаточно понять принцип работы, и тогда по аналогии можно строить таблицы, чтобы искать ответы на самые разные вопросы.

Вот, пожалуй, и все. Надеемся этот материал поможет разобраться и понять, что для детальной аналитики в SMM необязательно использовать сложные и дорогие инструменты. Хорошо настроенного отслеживания трафика, немного автоматизации и понимания, что и зачем нужно считать, будет вполне достаточно.

Статья обновлена. Первая публикация: 24 февраля 2021 года

Импорт из Excel

В меню Файл выберите пункт Импорт:

Затем перейдите на вкладку Загрузка, нажмите на единственную кнопку Выберите файл на компьютере или перетащите иконку с файлом в это окно:

После того как вы выберете или перетащите файл, появится следующее окно импорта:

В первом случае (Создать таблицу) появится новый документ, во втором (Вставить лист(ы)) — новые листы в текущем документе, а в третьем все данные в текущем документе будут заменены на данные из импортированного файла Excel.

После того как вы выберете подходящий вариант, нажмите кнопку Импортировать.

Экспорт в Excel

Чтобы сохранить таблицу на локальный диск в формате Excel, проделайте следующий путь:

Файл → Скачать как → Microsoft Excel (XLSX)

Книга сохранится на ваш локальный диск.

Обратите внимание, что при экспорте в Excel не сохранятся изображения, которые вы загрузили с помощью функции IMAGE, а результаты работы функций, которых нет в Excel, сохранятся — но как значения. Это касается, например, функций SPLIT, IMPORTRANGE и других функций импорта (IMPORTXML, IMPORTDATA, IMPORTHTML), UNIQUE и COUNTUNIQUE, QUERY, REGEXEXTRACT, GOOGLEFINANCE.

Функции SPARKLINE превратятся в обычные спарклайны Excel.

Отсутствующие в Excel функции при экспорте превращаются в ЕСЛИОШИБКА (IFERROR), где в качестве первого аргумента будет запись вида __xludf.DUMMYFUNCTION (функция), которая и выдаст ошибку в Excel, а в качестве второго аргумента — то значение, которое возвращала эта функция в момент экспорта.

Канал «Google Таблицы — это просто» в Телеграме

Регулярно публикуем новые кейсы и советы. Заглядывайте в гости:

https://telegram.me/google_sheets

Другие статьи о функциях Google Таблиц

Текстовые функции Google Таблиц

Функция OFFSET (СМЕЩ)

Как выделить уникальные элементы из списка?

Вставляем в ячейки Google Таблиц изображения

Переводим текст прямо в Google Таблицах

Функция QUERY в Google Таблицах

Функции Google Таблиц для работы с датой и временем

HYPERLINK: быстро ставим гиперссылки в Google Таблице

Делаем документы Google Таблиц и Excel легче и быстрее