Как задать или изменить формат ячейки в excel - Word и Excel

Изменение формата ячейки

Вы можете применять форматирование ко всей ячейке и данным внутри нее или к группе ячеек. Ячейки можно образно представить в виде рамки рисунка, а данные — в виде рисунка внутри рамки.

Формальные ячейки

Выделите ячейки.
Перейдите на ленту, чтобы выделить изменения с помощью параметров Полужирный, Цвет шрифта или Размер шрифта.

Применение стилей Excel

Выделите ячейки.
Нажмите Главная > Стили ячеек и выберите стиль.

Изменение стиля Excel

Выделите ячейки со стилем Excel.
В разделе Главная > Стили ячеек щелкните правой кнопкой мыши примененный стиль.
Выберите Изменить > Формат, чтобы внести нужные изменения.

Дополнительные сведения

Вы всегда можете задать вопрос специалисту Excel Tech Community или попросить помощи в сообществе Answers community.

См. также

Форматирование текста в ячейках

Форматирование чисел

Пользовательское форматирование даты

Нужна дополнительная помощь?

Источник

7 способов поменять формат ячеек в Excel

Мы рассмотрим, какие форматы данных используются в Excel. Кроме того, расскажем, как можно быстро изменять внешний вид ячеек самыми различными способами.

Когда дело доходит до форматирования ячеек в Excel, большинство пользователей знают, как применять основные текстовые и числовые форматы. Но знаете ли вы, как отобразить необходимое количество десятичных знаков или определенный символ валюты, и как применить экспоненциальный или финансовый формат? А знаете ли вы, какие комбинации клавиш в Excel позволяют одним щелчком применить желаемое оформление? Почему Excel сам изменяет формат ячеек и как с этим бороться?

Итак, вот о чём мы сегодня поговорим:

Что такое формат ячейки
Способы настройки формата ячеек
Как настроить параметры текста
Комбинации клавиш для быстрого изменения формата
Почему Excel не меняет формат ячейки?
Как бороться с автоматическим форматированием?
4 способа копирования форматов
Как создать и работать со стилями форматирования

Что такое формат данных в Excel?

По умолчанию все ячейки на листах Microsoft Excel имеют формат «Общий». При этом все, что вы вводите в них, обычно остается как есть (но не всегда).

В некоторых случаях Excel может отображать значение не именно так, как вы его ввели, хотя формат установлен как Общий. Например, если вы вводите большое число в узком столбце, Excel может отобразить его в научном формате, например, 4.7E + 08. Но если вы посмотрите в строке формул, вы увидите исходное число, которое вы ввели (470000000).

Бывают ситуации, когда Excel может автоматически изменить вид ваших данных в зависимости от значения, которое вы записали. Например, если вы введете 4/1/2021 или 1/4, Excel будет рассматривать это как дату и соответствующим образом изменит формат записи.

Самый простой способ проверить формат, примененный к определенной ячейке, – выбрать ее и посмотреть на поле Числовой формат на вкладке Главная:

Важно помнить, что форматирование в Excel изменяет только внешний вид или визуальное представление содержимого, но не само значение.

Например, если у вас есть число 0,6691, и вы настроите так, чтобы отображалось только 2 десятичных знака, то оно будет отображаться как 0,67. Но реальное значение не изменится, и Excel будет использовать 0,6691 во всех расчетах.

Точно так же вы можете изменить отображение значений даты и времени так, как вам нужно. Но Excel сохранит исходное значение (целое число для даты и десятичный остаток для времени) и будет использовать их во всех функциях даты и времени и других формулах.

Чтобы увидеть настоящее значение, скрытое за числовым форматом, выберите ячейку и посмотрите на строку формул:

Как настроить формат ячейки в Excel

Когда вы хотите изменить внешний вид числа или даты, отобразить границы ячеек, изменить выравнивание и направление текста или внести какие-либо другие изменения, диалоговое окно «Формат ячеек» является основной функцией, которую следует использовать. И поскольку это наиболее часто используемый инструмент для изменения представления данных в Excel, Microsoft сделала ее доступной множеством способов.

4 способа открыть диалоговое окно «Формат ячеек».

Чтобы изменить оформление данных в определенной позиции или диапазоне в Excel, прежде всего выберите то, вид чего вы хотите изменить. А затем выполните одно из следующих четырёх действий:

Нажмите комбинацию Ctrl + 1.
Щелкните правой кнопкой мыши (или нажмите Shift + F10) и выберите нужный пункт во всплывающем меню.

3. Щелкните стрелку запуска диалогового окна в правом нижнем углу группы Число.

4. На вкладке «Главная» в группе «Ячейки» нажмите кнопку «Формат», а затем выберите «Формат ячеек».

Появится диалоговое окно, и вы сможете поменять отображение выбранных ячеек, используя различные параметры на любой из шести вкладок.

6 вкладок диалогового окна «Формат ячеек».

Эти вкладки содержат различные параметры оформления. Расскажем о них подробнее.

Числовой формат.

Вкладка «Число» — применение определенного порядка отображения к числовым значениям.

Используйте эту вкладку, чтобы изменить формат для числа, даты, валюты, времени, процента, дроби, экспоненциального представления, финансовых данных или текста. Для каждого вида данных доступны свои параметры.

Для чисел вы можете поменять следующие параметры:

Сколько десятичных знаков отображать.
Показать или скрыть разделитель тысяч.
Особый вид для отрицательных чисел.

По умолчанию числовой формат Excel выравнивает значения вправо.

Денежный и финансовый.

Денежный формат позволяет настроить следующие три параметра:

Количество отображаемых десятичных знаков,
Используемый символ валюты,
Как будут выглядеть отрицательные числа.

Финансовый формат позволяет настроить только первые 2 параметра из перечисленных выше.

Разница между ними также заключается в следующем:

Денежный помещает символ валюты непосредственно перед первой цифрой.
В финансовом выравнивается символ валюты слева и значения справа, нули отображаются как прочерк.

Другие особенности этих двух похожих форматов мы подробно рассмотрели в этой статье.

Дата и время.

Microsoft Excel предоставляет множество предустановленных форматов даты и времени для разных языков:

Дополнительные сведения и подробные инструкции о том, как создать собственное представление даты и времени в Excel, см. в следующих разделах: Формат даты в Excel.

Процент.

Как легко догадаться, он отображает значение со знаком процента. Единственный параметр, который здесь можно изменить, – это количество десятичных знаков.

Чтобы быстро применить процентный формат без десятичных знаков, используйте комбинацию клавиш Ctrl + Shift +% .

Дополнительные сведения см. в разделе Как отображать проценты в Excel .

Дробь.

Здесь вам нужно выбирать из нескольких вариантов представления дроби:

Экспоненциальный формат

Экспоненциальный (научный) формат представляет собой компактный способ отображения очень больших или очень малых чисел. Его обычно используют математики, инженеры и ученые.

Например, вместо 0,0000000012 вы можете написать 1,2 x 10 ^-9. И если вы примените его к числу 0,0000000012, то получите 1,2E-09.

Единственный параметр, который вы можете здесь установить, – это количество десятичных знаков:

Чтобы быстро применить его с двумя знаками после запятой по умолчанию, нажмите на клавиатуре Ctrl + Shift + ^ .

Текст.

Если ячейка отформатирована как текст, Excel будет рассматривать её содержимое как текстовую строку, даже если там записаны число или дата. По умолчанию текстовое представление выравнивает значения по левому краю.

Помните, что текстовый формат, применяемый к числам или датам, не позволяет использовать их в математических функциях и вычислениях Excel. Числовые значения, отформатированные как текст, выделяются маленьким зеленым треугольником в верхнем левом углу ячейки. Этот треугольник показывает, что в этой позиции что-то не так.

И если ваша, казалось бы, правильная формула Excel не работает или возвращает неправильный результат, то первое, что нужно проверить, – имеются ли числа, отформатированные как текст.

Чтобы исправить текстовые числа, недостаточно поменять формат на «Общий» или «Число». Самый простой способ преобразовать текст в число – выбрать проблемные позиции мышкой, затем щелкнуть появившийся треугольник, и выбрать опцию «Преобразовать в число» во всплывающем меню. Некоторые другие методы описаны в статье Как преобразовать цифры в текстовом формате в числа.

Специальный формат

Позволяет отображать числа в виде, обычном для почтовых индексов, номеров телефонов и табельных номеров:

Пользовательский формат

Если ни один из встроенных форматов не отображает данные так, как вы хотите, вы можете создать своё собственное представление для чисел, дат и времени. Вы сможете сделать это, изменив один из предопределенных форматов, близкий к желаемому результату, или же используя специальные символы форматирования в ваших собственных выражениях.

В следующей статье мы предоставим подробные инструкции и примеры для создания пользовательского числового формата в Excel.

Вкладка «Выравнивание» — изменение выравнивания, положения и направления

Как следует из названия, эта вкладка позволяет изменять выравнивание текста. Кроме того, тут имеется ряд других опций, в том числе:

Выровнять содержимое по горизонтали, вертикали или по центру. Кроме того, вы можете центрировать значение по выделению (отличная альтернатива слиянию ячеек!). Или делать отступ от любого края.
Разбить текст на несколько строк в зависимости от ширины столбца и содержимого.
Сжать по размеру — этот параметр автоматически уменьшает видимый размер шрифта, чтобы все данные помещались в столбце без переноса. Реальный установленный размер шрифта не изменяется.
Объединить две или более ячеек в одну.
Изменить направление текста. Значение по умолчанию — Контекст, но вы можете изменить его на Справа налево или Слева направо.
Измените ориентацию текста. При вводе положительного числа в поле «Градусы» содержимое поворачивается из нижнего левого угла в верхний правый, а при отрицательном градусе выполняется поворот из верхнего левого угла в нижний правый. Этот параметр может быть недоступен, если ранее были выбраны другие параметры выравнивания.

На скриншоте показаны настройки вкладки «Выравнивание» по умолчанию:

Вкладка «Шрифт» — изменение типа, цвета и стиля шрифта

Используйте её, чтобы изменить тип, цвет, размер, стиль, эффекты и другие элементы шрифта:

Думаю, здесь всё интуитивно понятно – всё как в текстовом редакторе.

Вкладка «Граница» — создание границ ячеек разных стилей.

Используйте её, чтобы создать рамку вокруг выбранных ячеек в цвете и стиле по вашему выбору. Если вы не хотите удалять существующую границу, выберите «Нет».

Совет. Чтобы скрыть линии сетки в определенном диапазоне ячеек, вы можете применить белые границы (внешние и внутренние) к выбранным позициям, как показано на скриншоте ниже:

Вкладка «Заливка» — изменение цвета фона.

Вы можете закрашивать ячейки различными цветами, узорами, применять специальные эффекты заливки.

Вкладка Защита — заблокировать и скрыть ячейки

Используйте параметры защиты, чтобы заблокировать или скрыть определенные ячейки при защите рабочего листа.

Как настроить текст?

Разберем несколько способов того, как можно настроить текст, чтобы сделать таблицы с данными максимально читаемыми.

Как изменить шрифт.

Разберем несколько способов изменения шрифта:

Способ первый. Выделяем ячейку, переходим в раздел «Главная» и выбираем элемент «Шрифт». Открывается список, в котором каждый пользователь сможет подобрать для себя подходящий шрифт.

Способ второй. Выделяем ячейку, жмем на ней правой кнопкой мыши. Отображается контекстное меню, а рядом с ним небольшое окошко, позволяющее установить шрифт.

Способ третий. При помощи комбинации клавиш Ctrl+1 вызываем уже знакомое нам окно. В нём выбираем раздел «Шрифт» и проводим все необходимые настройки. Про это мы уже рассказывали чуть выше.

Выбираем способы начертания.

Полужирные, курсивные и подчеркнутые начертания используются для выделения важной информации в таблицах. Чтобы изменить начертание всей ячейки, нужно нажать на нее левой кнопкой мыши. Для изменения только части ячейки нужно два раза кликнуть по ней, а затем отдельно выделить желаемую часть текста, с которой и будем работать. После выделения изменяем начертание одним из следующих методов:

При помощи комбинации клавиш:

Ctrl+B – полужирное;
Ctrl+I – курсивное;
Ctrl+U – подчеркнутое;
Ctrl+5 – перечеркнутое;
Ctrl+= – подстрочное;
Ctrl+Shift++ – надстрочный.

При помощи инструментов, находящихся в разделе «Шрифт» вкладки «Главная».
Используя окошко «Формат ячеек». Здесь можно выставить нужные настройки в разделах «Видоизменение» и «Начертание» (подробнее см. выше)

Выравнивание текста.

Способ выравнивания текста можно установить следующими методами:

Заходим в раздел «Выравнивание» вкладки «Главная». Здесь при помощи иконок можно установить способ выравнивания данных.
В окошке «Формат ячеек» переходим в соответствующий раздел. Здесь тоже можно выбрать все нужные опции.

Параметры форматирования ячеек на ленте.

Как вы только что убедились, диалоговое окно «Форматирование ячеек» предоставляет большое количество возможностей. Для нашего удобства на ленте также доступны наиболее часто используемые инструменты.

Чтобы быстро применить один из форматов Excel с настройками по умолчанию, сделайте следующее:

Выделите ячейку или диапазон, вид которых вы хотите изменить.
Щелкните маленькую стрелку рядом с полем Формат числа на вкладке Главная в группе Число и выберите нужный вам:

Параметры финансового формата на ленте.

Группа Число предоставляет некоторые из наиболее часто используемых параметров для отображения финансовой информации:

Чтобы применить числовой формат с символом валюты по умолчанию, выберите ячейку и нажмите значок со знаком $.
Чтобы выбрать другой символ валюты, щелкните стрелку рядом со значком доллара и выберите нужную валюту из списка. Если вы хотите использовать какой-либо другой символ валюты, нажмите «Другие финансовые форматы» в конце списка, откроется диалоговое окно с дополнительными параметрами.

Чтобы использовать разделитель тысяч, нажмите значок с нулями 000.
Чтобы отобразить больше или меньше десятичных знаков, используйте иконки «Увеличить разрядность» или «Уменьшить разрядность» соответственно. Это можно применить для финансового формата, а также для числового, процентного и денежного.

Другие параметры форматирования на ленте.

На вкладке «Главная» имеется еще несколько параметров – изменение границ ячеек, цветов заливки и шрифта, выравнивания. Например, чтобы быстро добавить границы, щелкните стрелку рядом с кнопкой Границы в группе Шрифт и выберите желаемый макет, цвет и стиль:

Вновь видим, что одно и тоже можно сделать несколькими способами – ведь про оформление границ мы уже говорили выше.

Быстрые клавиши для изменения формата данных в Excel.

Если вы внимательно изучили предыдущие разделы этого руководства, вы уже знаете большинство сочетаний клавиш форматирования Excel. В таблице ниже мы их обобщим:

Клавиши	Применяемый формат
Ctrl + Shift + ~	Общий числовой формат
Ctrl + Shift +!	Число с разделителем тысяч, двумя десятичными разрядами и знаком минус (-) для отрицательных значений
Ctrl + Shift + $	Валюта с двумя десятичными знаками и отрицательными числами, отображаемыми в скобках.
Ctrl + Shift +%	Проценты без десятичных знаков
Ctrl + Shift + ^	Экспоненциальный (научный) с двумя десятичными знаками
Ctrl + Shift + #	Дата (дд-ммм-гг)
Ctrl + Shift + @	Время (чч: мм: сс)

Почему не работает форматирование?

Если после изменения одного из числовых форматов Excel в ячейке появляется несколько хеш-символов (######), то обычно это происходит по одной из следующих причин:

Ячейка недостаточно широка для отображения данных в выбранном представлении. Чтобы исправить это, чаще всего всё, что вам нужно сделать — это увеличить ширину столбца, перетащив мышкой его правую границу. Или же просто дважды щелкните правую границу, чтобы автоматически изменить его размер, который сам подстроится под наибольшее значение в столбце.
Ячейка содержит отрицательную дату или дату вне поддерживаемого диапазона дат (с 01.01.1900 по 31.12.9999).

Чтобы различать эти два случая, наведите указатель мыши на знаки решетки. Если там какое-то допустимое значение, которое слишком велико, чтобы поместиться в ячейку, Excel отобразит всплывающую подсказку с реальным значением. Если указана неверная дата, вы получите уведомление о проблеме.

И второй случай, который достаточно часто встречается. Excel не меняет формат ячейки. Точнее, он меняет, но представление данных остаётся прежним.

Вы пытаетесь изменить представление даты, но ничего не происходит. Причина в том, что у вас дата записана в виде текста. Если вы будете пытаться формат для чисел применить к тексту, то ничего не произойдет. Как превратить текст в настоящую дату — читайте здесь.

Как избежать автоматического форматирования данных в Excel?

Excel — полезная программа, когда у вас есть стандартные задачи и стандартные данные. Если вы захотите пойти своим нестандартным путем, может появиться некоторое разочарование. Особенно, когда у нас большие наборы данных. Я столкнулся с одной из таких проблем, когда работал с задачами наших клиентов в Excel.

Удивительно, но это оказалось довольно распространенной проблемой: мы вводим цифры вместе с тире или косой чертой, и Excel тут же решает, что это дата. И сразу изменяет формат, не спрашивая вас.

Итак, если вы хотите найти ответ на вопрос: «Можно ли отменить автоматическое форматирование?», то ответ, к сожалению, «Нет». Но есть несколько способов справиться с таким навязчивым поведением программы.

Предварительное форматирование ячеек перед вводом данных.

Это действительно довольно простое решение, если вы только вводите данные в свою таблицу. Самый быстрый способ — следующий:

Выберите диапазон, в котором у вас будут особые данные. Это может быть столбец или диапазон. Вы даже можете выбрать весь рабочий лист (нажмите Ctrl + A, чтобы сделать это сразу)
Щелкните правой кнопкой мыши выбранное и используйте пункт «Форматировать ячейки…». Или просто нажмите Ctrl + 1.
Выберите текст в списке категорий на вкладке «Число».
Нажмите ОК

Это то, что нужно: всё, что вы вводите в этот столбец или рабочий лист, сохранит свой исходный вид: будь то 1–4 или мар-5. Оно рассматривается как текст, выровнено по левому краю, вот и все.

Совет: вы можете автоматизировать эту задачу как в масштабе листа, так и в масштабе ячейки. Некоторые профи на форумах предлагают создать шаблон рабочего листа, который можно использовать в любое время:

Отформатируйте лист как текст, следуя шагам выше;
Сохранить как… — тип файла шаблона Excel. Теперь каждый раз, когда вам нужен рабочий лист в текстовом формате, вы можете использовать его в своих личных шаблонах и создать из него новый лист.

Если вам нужны ячейки с текстовым форматированием — создайте собственный стиль ячеек в разделе «Стили» на вкладке «Главная». Создав один раз, вы можете быстро применить его к выбранному диапазону ячеек и ввести данные.

Ввод данных в виде текста.

Другой способ запретить Excel автоматически менять формат ячеек — ввести апостроф (‘) перед вводимым вами значением. По сути, эта операция делает то же самое – жёстко определяет ваши данные как текст.

Копирование форматов в Excel.

После того, как вы приложили много усилий для расчета таблицы, вы обычно хотите добавить несколько штрихов, чтобы она выглядела красиво и презентабельно. Независимо от того, создаете ли вы отчет для своего головного офиса или сводный рабочий лист для руководства, правильное оформление — это то, что выделяет важные данные и более эффективно передает соответствующую информацию.

К счастью, в Microsoft Excel есть удивительно простой способ скопировать форматирование, которое часто упускают из виду. Как вы, наверное, догадались, я говорю об инструменте «Формат по образцу», который позволяет очень легко применить параметры отображения одной ячейки к другой.

Далее в этом руководстве вы найдете наиболее эффективные способы его использования и изучите несколько других методов для копирования форматирования в ваших таблицах.

Формат по образцу.

Он работает, копируя офорление одной ячейки и применяя его к другим.

Всего за пару щелчков мышью вы сможете изменить большую часть параметров внешнего вида, в том числе:

Вид числа (общий, процентный, денежный и т. д.),
Начертание, размер и цвет шрифта,
Характеристики шрифта, такие как полужирный, курсив и подчеркивание,
Цвет заливки (цвет фона),
Выравнивание текста, направление и ориентация,
Границы ячеек.

Во всех версиях Excel кнопка вызова этой функции находится на вкладке «Главная» в группе «Буфер обмена», рядом с кнопкой «Вставить» :

Чтобы скопировать форматирование ячеек, сделайте следующее:

Выделите ячейку с тем оформлением, которое вы хотите скопировать.
На вкладке «Главная» в группе «Буфер обмена» нажмите кнопку «Формат по образцу». Указатель мышки превратится в кисть.
Кликните мышкой туда, где вы хотите применить это.

Готово! Целевая ячейка теперь выглядит по-новому.

Если вам нужно изменить оформление более чем одной ячейки, нажатие на каждую из них по отдельности будет утомительным и трудоемким. Следующие советы помогут ускорить процесс.

1. Как скопировать форматирование в диапазон ячеек.

Чтобы скопировать в несколько соседних ячеек, выберите образец с желаемыми параметрами, нажмите кнопку «Формат по образцу», а затем протащите курсор кисти по ячейкам, которые вы хотите оформить.

2. Как скопировать формат в несмежные ячейки.

Чтобы скопировать в несмежные ячейки, дважды нажмите кнопку «Формат по образцу», а не один раз. Это «заблокирует» кисть, и скопированные параметры будут применяться ко всем позициям и диапазонам, которые вы щелкаете кисточкой, пока вы не нажмете клавишу Esc или же еще раз эту кнопку.

3. Как скопировать форматирование одного столбца в другой столбец построчно.

Чтобы быстро скопировать внешний вид всего столбца, выберите его заголовок, щелкните на кнопку с кисточкой, а затем кликните заголовок целевого столбца.

Новое оформление применяется к целевому столбцу построчно, включая ширину.
Таким же образом вы можете скопировать формат строки. Для этого щелкните заголовок строки-образца, нажмите на кисточку, а затем щелкните заголовок целевой строки.

Думаю, вы согласитесь, что это делает копирование формата настолько простым, насколько это возможно. Однако, как это часто бывает с Microsoft Excel, есть несколько способов выполнить любое действие.

Вот еще два метода.

Использование маркера заполнения.

Мы часто используем маркер заполнения для копирования формул или автоматического заполнения ячеек данными. Но знаете ли вы, что он также может копировать форматы Excel всего за несколько кликов? Вот как:

Установите вид первой ячейки так, как это необходимо.
Выберите эту правильно отформатированную ячейку и наведите указатель мыши на маркер заполнения (небольшой квадрат в правом нижнем углу). При этом курсор изменится с белого креста выбора на черный крестик.
Удерживайте и перетащите маркер над ячейками, к которым вы хотите применить форматирование.
Это также скопирует значение первой из них в остальные. Но не беспокойтесь об этом, мы отменим это на следующем шаге.
Отпустите маркер заполнения, щелкните раскрывающееся меню и выберите Заполнить только форматы:

Это оно! Значения ячеек возвращаются к исходным, и желаемый внешний вид применяется к нужным ячейкам в столбце.

Специальная вставка.

Предыдущие два инструмента отлично работают с небольшими областями данных. Но как скопировать формат определенной ячейки на весь столбец или строку, чтобы он применялся абсолютно ко всем позициям, включая пустые? Решение заключается в использовании опции «Форматы» в инструменте «Специальная вставка».

Выберите ячейку с желаемым форматом и нажмите Ctrl + C, чтобы копировать её полностью в буфер обмена.
Выделите весь столбец или строку, которую хотите отформатировать, щелкнув ее заголовок.
Кликните на выделенном правой кнопкой мыши и выберите «Специальная вставка».
В появившемся диалоговом окне нажмите «Форматы», а затем — « ОК» .

Либо выберите параметр «Форматирование» в том же всплывающем меню:

«Найти и выделить».

Инструмент «Найти и выделить» может искать не только значения, но и форматы. С его помощью также можно быстро менять вид вашей таблицы. Особенно это хорошо тогда, когда ячейки, которые нужно изменить, разбросаны по всему рабочему листу и вручную выделить их все будет довольно проблематично.

Предположим, в нашей таблице нужно заменить финансовый формат на денежный. И руками кликать кисточкой на каждую клетку будет очень долго. Да ещё и обязательно что-то пропустишь…

Итак, давайте рассмотрим небольшой пример. У нас есть образец в A1. Точно таким же образом мы хотим оформить все ячейки с форматом «Общий».

На ленте активируем инструмент «Найти и выделить» – «Заменить». Не вводим никаких значений для поиска, а используем кнопку «Формат» – «Выбрать формат из ячейки»

На скриншоте ниже вы можете наблюдать весь этот процесс.

После выбора исходного формата, в поле «Заменить на» можно выбрать новый, которым можно заменить исходный. Как видите, процедура в целом та же, что и при замене одних значений другими.

Клавиши для копирования форматирования в Excel.

К сожалению, Microsoft Excel не предоставляет ни одной комбинации клавиш, которую можно было бы использовать для копирования форматов ячеек. Однако это можно сделать с помощью последовательности команд. Итак, если вы предпочитаете большую часть времени работать с клавиатуры, вы можете скопировать формат в Excel одним из следующих способов.

Клавиши для формата по образцу.

Вместо того, чтобы нажимать кнопку на ленте, сделайте следующее:

Выделите ячейку, содержащую нужный формат.
Нажмите Alt, H, F, P.
Щелкните цель, к которой вы хотите применить форматирование.

Обратите внимание, что эти клавиши следует нажимать одну за другой, а не все сразу:

Alt активирует сочетания клавиш для команд ленты.
H выбирает вкладку «Главная» на ленте.
Нажатие F а затем — P, активирует кисть.

Клавиши специального форматирования.

Еще один быстрый способ скопировать формат в Excel — использовать сочетание клавиш для Специальной вставки > Форматы :

Выберите ячейку, которую используем как образец.
Используйте Ctrl + C чтобы скопировать ее в буфер обмена.
Выберите, где будем менять оформление.
Нажмите Shift + F10, S, R, а затем щелкните Войти.

Если кто-то все еще использует Excel 2007, нажмите Shift + F10, S, T, ввод.

Эта последовательность клавиш выполняет следующее:

Shift + F10 отображает контекстное меню.
комбинация Shift + S выбирает команду «Специальная вставка».
Shift + R выбирает для вставки только форматирование.

Это самые быстрые способы скопировать форматирование в Excel.

Работа со стилями форматирования ячеек Excel

Использование стилей позволяет значительно ускорить процесс оформления таблицы и придать ей красивый внешний вид.

Основная цель использования стилей – автоматизация работы с данными. Используя стиль, можно быстро оформить выделенный диапазон. Для вас уже создано большое количество интегрированных готовых стилей. Как ими пользоваться – разберём пошагово:

Выделяем необходимую ячейку или диапазон.
Переходим на вкладку «Главная», находим на ленте раздел «Стили ячеек».

Нажимаем, и на экране появляется библиотека готовых стилей.
Кликаем на понравившийся стиль. Стиль применился к ячейке. Если просто навести мышку на предлагаемый стиль, но не нажимать на него, то можно предварительно посмотреть прямо на рабочем листе, как он будет выглядеть.

Как создать или изменить стиль?

Часто пользователям недостаточно готовых стилей, и они прибегают к разработке собственных. Сделать свой уникальный стиль можно следующим образом:

Выделяем любую ячейку и устанавливаем в ней все необходимые параметры. Это будет наш образец для создания нового стиля.
Переходим в раздел «Главная» в блок «Стили ячеек». Кликаем «Создать …». Открылось окошко под названием «Стиль».
Вводим любое имя.
Выставляем все необходимые параметры, которые вы желаете включить.
Кликаем «ОК».
Теперь в библиотеку стилей добавился ваш новый уникальный, который можно использовать в этом документе.

Готовые стили, располагающиеся в библиотеке, можно самостоятельно изменять:

Переходим в раздел «Стили ячеек».
Жмем правой кнопкой мыши по стилю, который желаем отредактировать, и кликаем «Изменить».
В открывшемся окошке кликаем «Формат», далее – «Формат ячеек» настраиваем уже знакомые нам опции. После проведения всех манипуляций кликаем «ОК».
Снова нажимаем «ОК», чтобы закрыть. Редактирование завершено.

Перенос стилей в другую книгу.

Вот последовательность действий:

Отрываем документ, в котором находятся созданные стили.
Также открываем другой документ, в который желаем их перенести.
В исходном документе переходим во вкладку «Главная» и находим раздел «Стили».
Кликаем «Объединить». Появилось окошко «Объединение».
В нем видим список всех открытых документов. Выбираем тот из них, в который хотим перенести созданный стиль и кликаем кнопку «ОК». Готово!

Итак, теперь вы владеете основными навыками, чтобы настроить формат ячеек в Excel. Но если вы случайно установили неудачный вид – это не проблема! Наша следующая статья научит вас, как его очистить

Благодарю вас за чтение и надеюсь вновь увидеть вас в нашем блоге!

Формат времени в Excel — Вы узнаете об особенностях формата времени Excel, как записать его в часах, минутах или секундах, как перевести в число или текст, а также о том, как добавить время с помощью…

Как сделать пользовательский числовой формат в Excel — В этом руководстве объясняются основы форматирования чисел в Excel и предоставляется подробное руководство по созданию настраиваемого пользователем формата. Вы узнаете, как отображать нужное количество десятичных знаков, изменять выравнивание или цвет шрифта,…

Как удалить формат ячеек в Excel — В этом коротком руководстве показано несколько быстрых способов очистки форматирования в Excel и объясняется, как удалить форматы в выбранных ячейках. Самый очевидный способ сделать часть информации более заметной — это…

8 способов разделить ячейку Excel на две или несколько — Как разделить ячейку в Excel? С помощью функции «Текст по столбцам», мгновенного заполнения, формул или вставив в нее фигуру. В этом руководстве описаны все варианты, которые помогут вам выбрать технику, наиболее подходящую…

Источник

#Руководства

5 янв 2023
0

Рассказываем, какие форматы ячеек есть в Excel. Показываем, как их изменить и как настроить пользовательский формат.

Иллюстрация: Meery Mary для Skillbox Media

Рассказывает просто о сложных вещах из мира бизнеса и управления. До редактуры — пять лет в банке и три — в оценке имущества. Разбирается в Excel, финансах и корпоративной жизни.

Форматы в Excel отвечают за то, как будут отображаться данные в ячейках. Форматирование позволяет из разнородного набора информации — текста, чисел — сделать структурированную и читаемую таблицу.

Например, с помощью изменения формата можно к значению ячейки добавить знак процента или обозначение денежной единицы. Также форматирование может изменить количество знаков после запятой или разделить группы разрядов в числах.

Всё это необходимо, чтобы таблица Excel была наглядной — так ей удобнее пользоваться.

В статье разберём:

как работает форматирование ячеек в Excel;
какие форматы ячеек есть в Excel;
как изменить формат ячеек в Excel;
как настроить пользовательский формат ячеек в Excel;
как узнать больше о работе в Excel.

Перед тем как начать разбираться с форматами ячеек в Excel, важно разделить понятия «значение ячейки» и «формат ячейки».

Значение ячейки — информация, которая в ней хранится. Формат ячейки — то, как эта информация отображается.

На скриншоте ниже пример того, как может выглядеть одно и то же значение в разных форматах.

Пример того, как форматирование ячеек может менять вид одного и того же значения
Скриншот: Excel / Skillbox Media

В первом случае с помощью изменения формата убрали знаки после запятой. Во втором — убрали знаки после запятой и добавили разделитель групп разрядов. В третьем к разделителю разрядов добавили символ рубля.

Чтобы понять, какое значение «хранится» в ячейке с изменённым форматом, нужно нажать на эту ячейку — её значение появится в строке формул.

Увидеть значение отформатированной ячейки можно в строке формул
Скриншот: Excel / Skillbox Media

Важно понимать, что форматирование изменяет только внешний вид содержимого ячеек — их значения остаются прежними. Например, если отформатировать значение 0,5673 так, чтобы после запятой отображался только один знак, в таблице оно превратится в 0,6. При этом значение ячейки в строке формул останется 0,5673 — при расчётах Excel будет использовать его.

В Excel доступно десять форматов:

общий;
числовой;
денежный;
финансовый;
дата;
время;
процентный;
дробный;
экспоненциальный;
текстовый.

Также в Excel можно настроить пользовательский формат.

Ниже рассказываем о главных характеристиках форматов — чем они друг от друга отличаются. В следующем разделе показываем, как изменить формат ячейки.

Общий формат. Его получают все ячейки по умолчанию при вводе значений.

При общем формате любое значение остаётся в том виде, в каком его ввели в ячейку. Исключение — длинное число в узком столбце. В этом случае Excel либо округлит значение, либо автоматически изменит его на научный (экспоненциальный) формат.

На рисунке ниже значение ячейки — 6000000000. Ширины ячейки не хватило, чтобы показать это число полностью, поэтому Excel отобразил его как 6Е+09 — 6, умноженное на 10 в 9-й степени.

Если при общем формате длина значения не входит в ширину ячейки, Excel использует экспоненциальный формат отображения
Скриншот: Excel / Skillbox Media

Числовой формат. Это основной формат для отображения чисел. В числовом формате можно настроить:

количество отображаемых после запятой знаков;
разделитель групп разрядов;
способ отображения отрицательных чисел.

Пример ячейки в числовом формате
Скриншот: Excel / Skillbox Media

Денежный формат. Используют для отображения денежных значений. Настройки денежного формата:

символ денежной единицы (валюты);
количество знаков, отображаемых после запятой;
способ отображения отрицательных чисел.

Пример ячейки в денежном формате
Скриншот: Excel / Skillbox Media

Финансовый формат. Так же как и денежный, финансовый формат используют для отображения денежных значений. Различие в том, что в финансовом формате нельзя изменить выравнивание значений в ячейке — они всегда расположены по правому краю.

В финансовом формате можно настроить:

символ денежной единицы (валюты);
количество отображаемых после запятой знаков.

Пример ячейки в финансовом формате
Скриншот: Excel / Skillbox Media

Формат даты. Используют для отображения дат. Этот формат устанавливается автоматически при вводе в ячейку числа, месяца и года в формате «ДД.ММ.ГГГГ».

По умолчанию можно выбрать краткий формат даты или длинный, как на рисунке ниже. Также в настройках можно выбрать другой тип отображения — например, «ДД.ММ.ГГ» или «ГГГГ-ММ-ДД».

Пример ячеек в формате даты
Скриншот: Excel / Skillbox Media

Формат времени. Используют для отображения времени. В настройках можно выбрать тип отображения, некоторые из типов — на скриншоте.

Пример ячеек в формате времени
Скриншот: Excel / Skillbox Media

Процентный формат. В этом формате значение ячейки умножается на 100 и добавляется символ процента. В процентном формате можно настроить только количество отображаемых после запятой знаков.

Пример ячейки в процентном формате
Скриншот: Excel / Skillbox Media

Дробный формат. Показывает число в виде дроби. Тип отображения дроби можно выбрать в настройках.

Пример ячейки в дробном формате
Скриншот: Excel / Skillbox Media

Экспоненциальный формат. Используют для записи очень больших или очень маленьких чисел. Он отображает число в экспоненциальном представлении — заменяет часть числа на значение E+n. E обозначает умножение предшествующего числа на 10 в степени n.

Например, число 6620000000 в экспоненциальном формате будет выглядеть как 6,62E+09. Это значит, что для того, чтобы получить число 6620000000, нужно 6,62 умножить на 10 в 9-й степени (на 1000000000).

В настройках экспоненциального формата можно изменить количество отображаемых после запятой знаков.

Пример ячейки в экспоненциальном формате
Скриншот: Excel / Skillbox Media

Текстовый формат. Используют для того, чтобы значение ячейки — и число, и текст — отображалось в том виде, в каком его ввели.

Например, в текстовом формате число 6000000000000 не преобразуется в 6Е+12 (как в общем формате), а останется в первоначальном виде.

Пример ячейки в текстовом формате
Скриншот: Excel / Skillbox Media

Есть два основных способа изменить формат ячеек.

Первый способ. Выделить ячейку (или диапазон) и на главной вкладке нажать на стрелку возле окна с форматами.

Первый способ изменить формат ячеек
Скриншот: Excel / Skillbox Media

Затем нужно выбрать нужный формат. В нашем примере для отображения цены выберем денежный формат.

Выбираем нужный формат — он применяется к значениям автоматически
Скриншот: Excel / Skillbox Media

В автоматической настройке денежного формата установлены разделитель групп разрядов, обозначение символа рубля и два знака после запятой. Можно оставить такой вид ячеек, а можно его изменить.

Для примера уберём нули после запятой и вместо рубля поставим знак доллара. Для этого снова вызовем окно форматов и выберем значение «Другие числовые форматы».

Нажимаем сюда, чтобы изменить настройки формата
Скриншот: Excel / Skillbox Media

В появившемся окне меняем число десятичных знаков на 0, символ рубля на символ доллара.

Вносим изменения в настройки формата и жмём ОК
Скриншот: Excel / Skillbox Media

Готово — в выбранных ячейках отображаются целые числа с символом $.

Результат изменения настроек денежного формата
Скриншот: Excel / Skillbox Media

Кроме настроек отображения чисел, в этом же окне можно изменить тип выравнивания, шрифт, границу и заливку ячеек.

Второй способ. Выделить ячейку (или диапазон), кликнуть правой кнопкой мыши и выбрать значение «Формат ячеек».

Второй способ изменить формат ячеек
Скриншот: Excel / Skillbox Media

В появившемся окне слева выберем нужный формат, а справа изменим настройки: число десятичных знаков и символ.

Выбираем формат, вносим изменения в настройки и жмём «ОК»
Скриншот: Excel / Skillbox Media

Результат будет таким же, как и при первом способе.

Результат изменения формата
Скриншот: Excel / Skillbox Media

Этими же способами можно менять формат ячеек на любой из предложенных Excel. В следующем разделе рассмотрим, как настроить пользовательский формат ячеек.

Кроме форматов по умолчанию, в Excel можно создать пользовательские форматы. Их можно использовать, например, чтобы отображать значение ячейки в виде почтового индекса, телефонного номера или формата госномера авто.

Для примера разберём, как создать формат телефонного номера.

Выделим ячейки, которые нужно отформатировать, и вызовем меню настройки форматов — с помощью одного из способов, описанных выше.

Вызываем окно форматирования ячеек
Скриншот: Excel / Skillbox Media

В появившемся окне выберем значение «Все форматы». Excel предложит дополнительные варианты. Можно выбрать один из предложенных и изменить его либо в поле «Тип» ввести полностью новый.

Нажимаем сюда, чтобы добавить пользовательский формат
Скриншот: Excel / Skillbox Media

В поле «Тип» введём формат телефонного номера — например, в таком виде: +7(000)-000-00-00. В поле «Образец» можно проконтролировать, какой вид примет ячейка после форматирования.

Нажмём кнопку «ОК».

Добавляем пользовательский формат
Скриншот: Excel / Skillbox Media

Готово — все выделенные ячейки получили пользовательский формат.

Результат применения пользовательского формата
Скриншот: Excel / Skillbox Media

В этой статье Skillbox Media собрали 15 статей и видео об инструментах Excel, которые ускорят и упростят работу с электронными таблицами.
В Skillbox есть курс «Excel + Google Таблицы с нуля до PRO». Он подойдёт как новичкам, которые хотят научиться работать в Excel с нуля, так и уверенным пользователям, которые хотят улучшить свои навыки. На курсе учат быстро делать сложные расчёты, визуализировать данные, строить прогнозы, работать с внешними источниками данных, создавать макросы и скрипты.
Кроме того, Skillbox даёт бесплатный доступ к записи онлайн-интенсива «Экспресс-курс по Excel: осваиваем таблицы с нуля за 3 дня». Он подходит для начинающих пользователей. На нём можно научиться создавать и оформлять листы, вводить данные, использовать формулы и функции для базовых вычислений, настраивать пользовательские форматы и создавать формулы с абсолютными и относительными ссылками.

Другие материалы Skillbox Media по Excel

Как создать базу данных в Excel: разбираем на примере
Как сделать сортировку в Excel: детальная инструкция со скриншотами
Как установить фильтр и расширенный фильтр в Excel: детальные инструкции со скриншотами
Как сделать ВПР в Excel: пошаговая инструкция со скриншотами
Основы Excel: работаем с выпадающим списком. Пошаговая инструкция со скриншотами
Основы Excel: как использовать функцию ЕСЛИ

Научитесь: Excel + Google Таблицы с нуля до PRO
Узнать больше

Источник

Содержание

Основные виды форматирования и их изменение
- Способ 1: контекстное меню
- Способ 2: блок инструментов «Число» на ленте
- Способ 3: блок инструментов «Ячейки»
- Способ 4: горячие клавиши
Вопросы и ответы

Формат ячейки в программе Эксель задает не просто внешний вид отображения данных, но и указывает самой программе, как именно их следует обрабатывать: как текст, как числа, как дату и т.д. Поэтому очень важно правильно установить данную характеристику диапазона, в который будут вноситься данные. В обратном случае, все вычисления будут просто некорректными. Давайте выясним, как изменить формат ячеек в Microsoft Excel.

Урок: Форматирование текста в Microsoft Word

Основные виды форматирования и их изменение

Сразу определим, какие форматы ячеек существуют. Программа предлагает выбрать один из следующих основных видов форматирования:

Общий;
Денежный;
Числовой;
Финансовый;
Текстовый;
Дата;
Время;
Дробный;
Процентный;
Дополнительный.

Кроме того, существует разделение на более мелкие структурные единицы вышеуказанных вариантов. Например, форматы даты и времени имеют несколько подвидов (ДД.ММ.ГГ., ДД.месяц.ГГ, ДД.М, Ч.ММ PM, ЧЧ.ММ и др.).

Изменить форматирование ячеек в Excel можно сразу несколькими способами. О них мы подробно поговорим ниже.

Способ 1: контекстное меню

Самый популярный способ изменения форматов диапазона данных – это использование контекстного меню.

Выделяем ячейки, которые нужно соответствующим образом отформатировать. Выполняем клик правой кнопкой мыши. Вследствие этого открывается контекстный список действий. Нужно остановить выбор на пункте «Формат ячеек…».

Активируется окно форматирования. Выполняем переход во вкладку «Число», если окно было открыто в другом месте. Именно в блоке параметров «Числовые форматы» находятся все те варианты изменения характеристик, о которых шел разговор выше. Выбираем пункт, который соответствует данным, находящимся в выбранном диапазоне. При необходимости в правой части окна определяем подвид данных. Жмем на кнопку «OK».

После этих действий формат ячеек изменен.

Способ 2: блок инструментов «Число» на ленте

Форматирование также можно изменить, используя инструменты, находящиеся на ленте. Этот способ выполняется даже быстрее предыдущего.

Переходим во вкладку «Главная». При этом, нужно выделить соответствующие ячейки на листе, а в блоке настроек «Число» на ленте открыть поле выбора.

Просто производим выбор нужного варианта. Диапазон сразу же после этого изменит своё форматирование.

Но в указанном списке представлены только основные форматы. Если вы хотите более точно указать форматирование, то следует выбрать пункт «Другие числовые форматы».

После данных действий, откроется окно форматирования диапазона, о котором уже шёл разговор выше. Пользователь может выбрать тут любой из основных или дополнительных форматов данных.

Способ 3: блок инструментов «Ячейки»

Ещё одним вариантом настройки данной характеристики диапазона является использования инструмента в блоке настроек «Ячейки».

Выделяем диапазон на листе, который следует отформатировать. Располагаясь во вкладке «Главная», кликаем по значку «Формат», который находится в группе инструментов «Ячейки». В открывшемся списке действий выбираем пункт «Формат ячеек…».

После этого активируется уже хорошо знакомое нам окно форматирования. Все дальнейшие действия точно такие же, как уже было описано выше.

Способ 4: горячие клавиши

И наконец, окно форматирования диапазона можно вызвать при помощи так называемых горячих клавиш. Для этого нужно предварительно выделить изменяемую область на листе, а затем набрать на клавиатуре комбинацию Ctrl+1. После этого, откроется стандартное окно форматирования. Изменяем характеристики так же, как об этом было уже сказано выше.

Кроме того, отдельные комбинации горячих клавиш позволяют менять формат ячеек после выделения диапазона даже без вызова специального окна:

Ctrl+Shift+- — общий формат;
Ctrl+Shift+1 — числа с разделителем;
Ctrl+Shift+2 — времени (часы.минуты);
Ctrl+Shift+3 — даты (ДД.ММ.ГГ);
Ctrl+Shift+4 – денежный;
Ctrl+Shift+5 – процентный;
Ctrl+Shift+6 — формат О.ООЕ+00.

Урок: Горячие клавиши в Экселе

Как видим, существует сразу несколько способов отформатировать области листа Excel. Эту процедуру можно совершить, воспользовавшись инструментами на ленте, вызовом окна форматирования или горячими клавишами. Каждый пользователь сам решает, какой вариант для него является наиболее удобным в решении конкретно поставленных задач, ведь в одних случаях достаточно применения общих форматов, а в других — требуется точное указание характеристик по подвидам.

Еще статьи по данной теме:

Помогла ли Вам статья?

Источник

Для того, чтобы программа Эксель правильно идентифицировала данные в ячейках таблицы, что особо актуально при работе с формулами и функциями, пользователь должен определиться и указать, какие значения в них содержатся: текстовые, числовые, денежные и т.д. В противном случае, вероятнее всего, будут ошибки. Итак, давайте посмотрим, каким образом можно задавать и изменять формат ячеек в Excel.

Виды форматов ячеек
Метод 1: через контекстное меню
Метод 2: применение инструментов на лене
- Блок “Число”
- Блок “Ячейки”
Метод 3: использование горячих клавиш
Заключение

Виды форматов ячеек

Для начала перечислим основные форматы ячеек, которые доступны в табличном редакторе:

Общий;
Числовой;
Денежный;
Финансовый;
Дата;
Время;
Процентный;
Дробный;
Экспоненциальный;
Текстовый;
Дополнительный.

Примечание: для большинства из перечисленных форматов можно настроить вид отображения данных (например, “Дата”). Ненастраиваемыми являются форматы: Общий и Текстовый.

Давайте теперь перейдем, непосредственно, к методами изменения формата ячеек.

Данный метод является самым распространенным среди пользователей. Вот что мы делаем:

Щелкаем правой кнопкой мыши по ячейке, формат которой требуется задать/изменить, и в появившемся списке команд выбираем “Формат ячеек”.Если данное действие требуется выполнить для диапазона ячеек, сначала любым удобным способом выделяем его, после чего, также, правой кнопкой мыши кликаем по любому месту внутри выделенной области и выбираем нужный пункт.
На экране отобразится окно “Формат ячеек”. Автоматически должна быть выбрана вкладка “Число” (если по каким-то причинам этого не произошло, переключаемся в нее). В перечне слева определяемся с форматом, после чего справа задаем детальные параметры (если предлагаются). По готовности щелкаем OK.
В результате нам удалось сменить формат ячеек (в нашем случае – числовой, с разделителем разрядов, две цифры после запятой).

Метод 2: применение инструментов на лене

На ленту программы Excel разработчики вынесли самые популярные функции и команды, в т.ч., здесь есть кнопки для изменения формата ячеек.

Блок “Число”

Выбрав ячейку или выделив определенный диапазон во вкладке “Главная” в группе инструментов “Число” щелкаем по стрелке вниз рядом с текущим форматом.
Раскроется список вариантов (можно прокручивать вверх-вниз), среди которых выбираем нужный.Примечание: Данный способ позволяет выбрать только форматы в их базовом виде. Для их более детальной настройки нам нужны “Другие числовые форматы”.В результате, перед нами появится то же самое окно форматирования, которое мы уже рассмотрели в первом методе.

Блок “Ячейки”

Производим выделение требуемой ячейки/диапазона и в главной вкладке в блоке инструментов “Ячейки” щелкаем по кнопке “Формат”.
В появившемся списке кликаем по строке “Формат ячеек”.
И снова откроется окно форматирования, в котором мы можем выполнить требуемые настройки.

Метод 3: использование горячих клавиш

Комбинации клавиш позволяют пользователям быстрее выполнять популярные команды или запускать распространенные функции. Для смены формата ячеек также предусмотрено отдельное сочетание.

Как и в методах выше, для начала выделяем ячейку или диапазон.
Затем нажимаем клавиши Ctrl+1.
Откроется уже хорошо знакомое окно, где можно выбрать тип данных и настроить их отображение.

Примечание: Чаще всего, комбинации Ctrl+1 достаточно. Для тех, кто еще больше хочет ускорить работу, предусмотрены следующие горячие клавиши, позволяющие выбрать формат (основной вид) без открытия соответствующего окна:

Ctrl+Shift+1 – числовой (с разделителем и двумя цифрами после запятой);
Ctrl+Shift+4 – дата (ДД.ММ.ГГГГ);
Ctrl+Shift+5 – процентный (без десятичных знаков);
Ctrl+Shift+6 – время (Часы:Минуты).

Заключение

Таким образом, изменение формата ячеек в Эксель – процедура, которую можно выполнить разными способами. Каждый пользователь может выбрать для себя тот, который покажется наиболее удобным и быстрым.

Источник

Изменение формата ячеек в Excel позволяет организовать данные на листе в логическую и последовательную цепочку для профессиональной работы. С другой стороны неправильное форматирование может привести к серьезным ошибкам.

Содержимое ячейки это одно, а способ отображения содержимого ячеек на мониторе или печати это другое. Перед тем как изменить формат данных в ячейке Excel следует запомнить простое правило: «Все, что содержит ячейка, может быть по-разному представлено, а презентация отображения данных зависит от форматирования». Это легко понять, если показать на примере. Посмотрите, как с помощью форматирования можно отображать число 2 разными способами:

Большинство пользователей Excel пользуются исключительно стандартными инструментами форматирования:

кнопками на панели «Главная»;
готовые шаблоны форматов ячеек доступных в диалоговом окне открыто с помощью комбинацией горячих клавиш CTRL+1.

Форматы данных вводимых в ячейки электронной таблицы

Диапазон ячеек A2:A7 заполните цифрой 2 и отформатируйте все ячейки так как показано выше на рисунке.

Решение задачи:

Выделите диапазон A2:A7 введите число 2 и нажмите комбинацию клавиш CTRL+Enter.
В ячейке A2 должен быть формат «Общий он в программе Excel задан по умолчанию. Поэтому сразу переходим на ячейку A3. Щелкаем по инструменту «Главная»-«Число»-«Увеличить разрядность» (увеличение количества отображаемых чисел после запятой).
Перейдите на ячейку A4 и нажмите инструмент «Главная»-«Число»-«Процентный формат» или комбинацию горячих клавиш CTRL+SHIFT+5. Или просто введите 200% вручную и форматирование для ячейки присвоится автоматически.
Кликниет по ячейке A5 и щелкните по инструменту «Финансовый числовой формат», он немного отличается от денежного, но об этом далее…
Сделайте активной ячейку A6 и щелкните на угловую кнопку со стрелкой в низ в разделе «Главная»-«Число» или нажмите комбинацию клавиш CTRL+1. В появившемся окне на закладке «Число» выберите из раздела «Числовые форматы:» опцию «Дата», а в разделе «Тип:» укажите соответствующий способ отображения дат. В разделе «Образец:» отображается предварительный просмотр отображения содержимого ячейки.

Переходим в ячейку A7 так же жмем комбинацию клавиш CTRL+1 для вызова диалогового окна «Формат ячеек», только в этот раз выбираем опцию «Время».

Какие возможности предоставляет диалоговое окно формат ячеек? Функции всех инструментов для форматирования, которые содержит закладка «Главная» можно найти в этом диалоговом окне (CTRL+1) и даже больше.

В ячейке A5 мы воспользовались финансовым форматом, но есть еще и денежный, их очень часто путают. Эти два формата отличаются способом отображения:

финансовый формат при отображении чисел меньше чем 0 ставит минус с левой стороны ячейки, а денежный ставит минус перед числом;
денежный формат по умолчанию отображает отрицательные значения красным цветом шрифта (например, введите в ячейку значение -2р. и денежный формат присвоится автоматически);
в финансовом формате после сокращения валют добавляется 1 пробел при отображении значений.

Если нажать комбинацию горячих клавиш: CTRL+SHIFT+4, то ячейке присвоится денежный формат.

Что касается даты в ячейке A6, то здесь стоит упомянуть о правилах Excel. Формат даты считаются как последовательность дней от 1 января 1900 года. То есть если ячейка содержит значение – число 2, то это число в формате даты должно отображаться как 02.01.1900 и так далее.

Время для Excel – это значение чисел после запятой. Так как у нас в ячейке A7 целое число, время там отображено соответственно.

Формат даты со временем в Excel

Отформатируем таблицу с данными так, чтобы значения в строках отображались соответственно названиям столбцов:

В первом столбце форматы уже соответствуют его названию, поэтому переходим ко второму и выделяем диапазон B3:B7. Потом жмем CTRL+1 и на закладке «Число» указываем время, а в разделе «Тип:» выбираем способ отображения такой как указано на рисунке:

Так же делаем с диапазонами C3:C7 и D3:D7, подбирая соответствующие форматы и типы отображения.

Если ячейка содержит значение больше чем 0, но меньше чем 1, то формат даты в третьем столбце будет отображаться как: 0 января 1900 года. В то время как в четвертом столбце дата уже отображается иначе благодаря другому типу (системы даты 1904 года, подробнее смотрите ниже). А если число <0, то значение будет отображаться так: «####», как ошибочное.

Обратите внимание, как отображается время в ячейках, которые содержат дробные числа.

Так как даты и время в Excel являются числами, значит с ними легко выполнять математические операции, но это рассмотрим на следующих уроках.

Две системы отображения дат Excel

В Excel существует две системы отображения дат:

Дата 1 января 1900 года соответствует числу 1.
Дата 1 января 1904 года соответствует числу 0, а 1 это уже 02.01.1904 соответственно.

Примечание. Чтобы все даты по умолчанию отображались по системе 1904 года можно в параметрах внести соответствующие настройки: «Файл»-«Параметры»-«Дополнительно»-«При пересчете этой книги:»-«Использовать систему дат 1904».

Наглядно приводим пример отличия отображения дат в этих двух системах на рисунке:

В справке Excel указаны минимальные и максимальные числа для дат обоих систем.

Система дат	Первая дата	Последняя дата
1900	1 января 1900 г. (значение 1)	31 декабря 9999 г. (значение 2958465)
1904	2 января 1904 г. (значение 1)	31 декабря 9999 г. (значение 2957003)

Настройки изменения системы дат распространяются не только на конкретный лист, а на всю программу. Поэтому если нет острой необходимости их менять, то лучше пользоваться системой установленной по умолчанию – 1900 года. Это позволит избежать серьезных ошибок при выполнении математических операций с датами и временем.

Источник

Пользовательский ЧИСЛОвой формат в MS EXCEL (через Формат ячеек)

В Excel имеется множество встроенных числовых форматов, но если ни один из них не удовлетворяет пользователя, то можно создать собственный числовой формат. Например, число -5,25 можно отобразить в виде дроби -5 1/4 или как (-)5,25 или 5,25- или, вообще в произвольном формате, например, ++(5)руб.###25коп. Рассмотрены также форматы денежных сумм, процентов и экспоненциального представления.

Для отображения числа можно использовать множество форматов. Согласно российским региональным стандартам ( Кнопка Пуск/ Панель Управления/ Язык и региональные стандарты ) число принято отображать в следующем формате: 123 456 789,00 (разряды разделяются пробелами, дробная часть отделяется запятой). В EXCEL формат отображения числа в ячейке можно придумать самому. Для этого существует соответствующий механизм – пользовательский формат. Каждой ячейке можно установить определенный числовой формат. Например, число 123 456 789,00 имеет формат: # ##0,00;-# ##0,00;0

Пользовательский числовой формат не влияет на вычисления, меняется лишь отображения числа в ячейке. Пользовательский формат можно ввести через диалоговое окно Формат ячеек, вкладка Число, (все форматы), нажав CTRL+1. Сам формат вводите в поле Тип, предварительно все из него удалив.

Рассмотрим для начала упомянутый выше стандартный числовой формат # ##0,00;-# ##0,00;0
В дальнейшем научимся его изменять.

Точки с запятой разделяют части формата: формат для положительных значений; для отрицательных значений; для нуля. Для описания формата используют специальные символы.

Символ решетка (#) означает любую цифру.
Символ пробела в конструкции # ##0 определяет разряд (пробел показывает, что в разряде 3 цифры). В принципе можно было написать # ###, но нуль нужен для отображения 0, когда целая часть равна нулю и есть только дробная. Без нуля (т.е. # ###) число 0,33 будет отражаться как ,33.
Следующие 3 символа ,00 (запятая и 00) определяют, как будет отображаться дробная часть. При вводе 3,333 будут отображаться 3,33; при вводе 3,3 – 3,30. Естественно, на вычисления это не повлияет.

Вторая часть формата – для отображения отрицательных чисел. Т.е. можно настроить разные форматы для отражения положительных и отрицательных чисел. Например, при формате # ##0,00;-###0;0 число 123456,3 будет отображаться как 123 456,30, а число -123456,3 как -123456. Если формата убрать минус, то отрицательные числа будут отображаться БЕЗ МИНУСА.

Третья часть формата – для отображения нуля. В принципе, вместо 0 можно указать любой символ или несколько символов (см. статью Отображение в MS EXCEL вместо 0 другого символа).

Есть еще и 4 часть – она определяет вывод текста. Т.е. если в ячейку с форматом # ##0,00;-# ##0,00;0;»Вы ввели текст» ввести текстовое значение, то будет отображено Вы ввели текст.

Например, формат 0;;; позволяет заменить все отрицательные, равные нулю и текстовые значения на 0. Все положительные числа будут отображены как целые числа (с обычным округлением).

В создаваемый числовой формат необязательно включать все части формата (раздела). Если заданы только два раздела, первый из них используется для положительных чисел и нулей, а второй — для отрицательных чисел. Если задан только один раздел, этот формат будут иметь все числа. Если требуется пропустить какой-либо раздел кода и использовать следующий за ним раздел, в коде необходимо оставить точку с запятой, которой завершается пропускаемый раздел.

Рассмотрим пользовательские форматы на конкретных примерах.

Применение пользовательских форматов

Создание пользовательских форматов

Excel позволяет создать свой (пользовательский) формат ячейки. Многие знают об этом, но очень редко пользуются из-за кажущейся сложности. Однако это достаточно просто, главное понять основной принцип задания формата.

Для того, чтобы создать пользовательский формат необходимо открыть диалоговое окно Формат ячеек и перейти на вкладку Число. Можно также воспользоваться сочетанием клавиш Ctrl + 1.

В поле Тип вводится пользовательские форматы, варианты написания которых мы рассмотрим далее.

В поле Тип вы можете задать формат значения ячейки следующей строкой:

[цвет]»любой текст»КодФормата»любой текст»

Посмотрите простые примеры использования форматирования. В столбце А — значение без форматирования, в столбце B — с использованием пользовательского формата (применяемый формат в столбце С)

Какие цвета можно применять

В квадратных скобках можно указывать один из 8 цветов на выбор:

Синий, зеленый, красный, фиолетовый, желтый, белый, черный и голубой.

Далее рассмотрим коды форматов в зависимости от типа данных.

Числовые форматы

Форматы даты

Стоит обратить внимание, что форматы даты можно комбинировать между собой. Например, формат «ДД.ММ.ГГГГ» отформатирует дату в привычный нам вид 31.12.2017, а формат «ДД МММ» преобразует дату в вид 31 Дек.

Форматы времени

Аналогичные форматы есть и для времени.

Текстовые форматы

Текстовый форматов как таковых не существует. Иногда требуется продублировать значение в ячейке и дописать в начало и конец дополнительный текст. Для этих целей используют символ @.

Создание пользовательских форматов для категорий значений

Все что мы описали выше применяется к ячейке вне зависимости от ее значения. Однако существует возможность указывать различные форматы, в зависимости от следующих категорий значений:

Положительные числа
Отрицательные числа
Нулевые значения
Текстовый формат

Для этого мы можем в поле Тип указать следующую конструкцию:

Формат положительных значений ; отрицательных ; нулевых ; текстовых

Соответственно для каждой категории можно применять формат уже описанного нами вида:

[цвет]»любой текст»КодФормата»любой текст»

В итоге конечно может получится длинная строка с форматом, но если приглядеться подробнее, то сложностей никаких нет.

Смотрите какой эффект это дает. В зависимости от значения, меняется форматирование, а если вместо числа указано текстовое значения, то Excel выдает «нет данных».

Редактирование и копирование пользовательских форматов

Чтобы отредактировать созданный пользовательский формат необходимо:

Выделить ячейки, формат которых вы хотите отредактировать.
Открыть диалоговое окно Формат ячеек и перейти на вкладку Число. Можно также воспользоваться сочетанием клавиш Ctrl + 1.
Изменить строку форматирования в поле Тип.

Распространить созданный пользовательский формат на другие ячейки можно следующими способами:

Использовать функцию копирования по образцу.
Выделить ячейки, открыть окно Формат ячеек, на вкладке Число в списке Все форматы выбрать нужный формат и нажать ОК.

Для удаления установленного формата ячейки, можно просто задать другой формат или удалить созданный из списка:

Изменение формата ячеек в Excel