Как вывести в excel с фильтра список

Вывести на экран информацию по одному / нескольким параметрам можно с помощью фильтрации данных в Excel.

Для этой цели предназначено два инструмента: автофильтр и расширенный фильтр. Они не удаляют, а скрывают данные, не подходящие по условию. Автофильтр выполняет простейшие операции. У расширенного фильтра гораздо больше возможностей.

Автофильтр и расширенный фильтр в Excel

Имеется простая таблица, не отформатированная и не объявленная списком. Включить автоматический фильтр можно через главное меню.

1. Выделяем мышкой любую ячейку внутри диапазона. Переходим на вкладку «Данные» и нажимаем кнопку «Фильтр».



2. Рядом с заголовками таблицы появляются стрелочки, открывающие списки автофильтра.

Если отформатировать диапазон данных как таблицу или объявить списком, то автоматический фильтр будет добавлен сразу.

Пользоваться автофильтром просто: нужно выделить запись с нужным значением. Например, отобразить поставки в магазин №4. Ставим птичку напротив соответствующего условия фильтрации:

Сразу видим результат:

Особенности работы инструмента:

1. Автофильтр работает только в неразрывном диапазоне. Разные таблицы на одном листе не фильтруются. Даже если они имеют однотипные данные.
2. Инструмент воспринимает верхнюю строчку как заголовки столбцов – эти значения в фильтр не включаются.
3. Допустимо применять сразу несколько условий фильтрации. Но каждый предыдущий результат может скрывать необходимые для следующего фильтра записи.

У расширенного фильтра гораздо больше возможностей:

1. Можно задать столько условий для фильтрации, сколько нужно.
2. Критерии выбора данных – на виду.
3. С помощью расширенного фильтра пользователь легко находит уникальные значения в многострочном массиве.



Как сделать расширенный фильтр в Excel

Готовый пример – как использовать расширенный фильтр в Excel:

1. Создадим таблицу с условиями отбора. Для этого копируем заголовки исходного списка и вставляем выше. В табличке с критериями для фильтрации оставляем достаточное количество строк плюс пустая строка, отделяющая от исходной таблицы.



2. Настроим параметры фильтрации для отбора строк со значением «Москва» (в соответствующий столбец таблички с условиями вносим = «=Москва»). Активизируем любую ячейку в исходной таблице. Переходим на вкладку «Данные» — «Сортировка и фильтр» — «Дополнительно».



3. Заполняем параметры фильтрации. Исходный диапазон – таблица с исходными данными. Ссылки появляются автоматически, т.к. была активна одна из ячеек. Диапазон условий – табличка с условием.



4. Выходим из меню расширенного фильтра, нажав кнопку ОК.

В исходной таблице остались только строки, содержащие значение «Москва». Чтобы отменить фильтрацию, нужно нажать кнопку «Очистить» в разделе «Сортировка и фильтр».

Как пользоваться расширенным фильтром в Excel

Рассмотрим применение расширенного фильтра в Excel с целью отбора строк, содержащих слова «Москва» или «Рязань». Условия для фильтрации должны находиться в одном столбце. В нашем примере – друг под другом.

Заполняем меню расширенного фильтра:

Получаем таблицу с отобранными по заданному критерию строками:

Выполним отбор строк, которые в столбце «Магазин» содержат значение «№1», а в столбце стоимость – «>1 000 000 р.». Критерии для фильтрации должны находиться в соответствующих столбцах таблички для условий. На одной строке.

Заполняем параметры фильтрации. Нажимаем ОК.

Оставим в таблице только те строки, которые в столбце «Регион» содержат слово «Рязань» или в столбце «Стоимость» — значение «>10 000 000 р.». Так как критерии отбора относятся к разным столбцам, размещаем их на разных строках под соответствующими заголовками.

Применим инструмент «Расширенный фильтр»:

Данный инструмент умеет работать с формулами, что дает возможность пользователю решать практически любые задачи при отборе значений из массивов.

Основные правила:

1. Результат формулы – это критерий отбора.
2. Записанная формула возвращает результат ИСТИНА или ЛОЖЬ.
3. Исходный диапазон указывается посредством абсолютных ссылок, а критерий отбора (в виде формулы) – с помощью относительных.
4. Если возвращается значение ИСТИНА, то строка отобразится после применения фильтра. ЛОЖЬ – нет.

Отобразим строки, содержащие количество выше среднего. Для этого в стороне от таблички с критериями (в ячейку I1) введем название «Наибольшее количество». Ниже – формула. Используем функцию СРЗНАЧ.

Выделяем любую ячейку в исходном диапазоне и вызываем «Расширенный фильтр». В качестве критерия для отбора указываем I1:I2 (ссылки относительные!).

В таблице остались только те строки, где значения в столбце «Количество» выше среднего.

Чтобы оставить в таблице лишь неповторяющиеся строки, в окне «Расширенного фильтра» поставьте птичку напротив «Только уникальные записи».

Скачать пример работы с расширенным фильтром

Нажмите ОК. Повторяющиеся строки будут скрыты. На листе останутся только уникальные записи.

Расширенный фильтр и немного магии

У подавляющего большинства пользователей Excel при слове «фильтрация данных» в голове всплывает только обычный классический фильтр с вкладки Данные — Фильтр (Data — Filter):

Такой фильтр — штука привычная, спору нет, и для большинства случаев вполне сойдет. Однако бывают ситуации, когда нужно проводить отбор по большому количеству сложных условий сразу по нескольким столбцам. Обычный фильтр тут не очень удобен и хочется чего-то помощнее. Таким инструментом может стать расширенный фильтр (advanced filter), особенно с небольшой «доработкой напильником» (по традиции).

Основа

Для начала вставьте над вашей таблицей с данными несколько пустых строк и скопируйте туда шапку таблицы — это будет диапазон с условиями (выделен для наглядности желтым):

Между желтыми ячейками и исходной таблицей обязательно должна быть хотя бы одна пустая строка.

Именно в желтые ячейки нужно ввести критерии (условия), по которым потом будет произведена фильтрация. Например, если нужно отобрать бананы в московский «Ашан» в III квартале, то условия будут выглядеть так:

Чтобы выполнить фильтрацию выделите любую ячейку диапазона с исходными данными, откройте вкладку Данные и нажмите кнопку Дополнительно (Data — Advanced). В открывшемся окне должен быть уже автоматически введен диапазон с данными и нам останется только указать диапазон условий, т.е. A1:I2:

Обратите внимание, что диапазон условий нельзя выделять «с запасом», т.е. нельзя выделять лишние пустые желтые строки, т.к. пустая ячейка в диапазоне условий воспринимается Excel как отсутствие критерия, а целая пустая строка — как просьба вывести все данные без разбора.

Переключатель Скопировать результат в другое место позволит фильтровать список не прямо тут же, на этом листе (как обычным фильтром), а выгрузить отобранные строки в другой диапазон, который тогда нужно будет указать в поле Поместить результат в диапазон. В данном случае мы эту функцию не используем, оставляем Фильтровать список на месте и жмем ОК. Отобранные строки отобразятся на листе:

Добавляем макрос

«Ну и где же тут удобство?» — спросите вы и будете правы. Мало того, что нужно руками вводить условия в желтые ячейки, так еще и открывать диалоговое окно, вводить туда диапазоны, жать ОК. Грустно, согласен! Но «все меняется, когда приходят они ©» — макросы!

Работу с расширенным фильтром можно в разы ускорить и упростить с помощью простого макроса, который будет автоматически запускать расширенный фильтр при вводе условий, т.е. изменении любой желтой ячейки. Щелкните правой кнопкой мыши по ярлычку текущего листа и выберите команду Исходный текст (Source Code). В открывшееся окно скопируйте и вставьте вот такой код:

Private Sub Worksheet_Change(ByVal Target As Range)
    If Not Intersect(Target, Range("A2:I5")) Is Nothing Then
        On Error Resume Next
        ActiveSheet.ShowAllData
        Range("A7").CurrentRegion.AdvancedFilter Action:=xlFilterInPlace, CriteriaRange:=Range("A1").CurrentRegion
    End If
End Sub

Эта процедура будет автоматически запускаться при изменении любой ячейки на текущем листе. Если адрес измененной ячейки попадает в желтый диапазон (A2:I5), то данный макрос снимает все фильтры (если они были) и заново применяет расширенный фильтр к таблице исходных данных, начинающейся с А7, т.е. все будет фильтроваться мгновенно, сразу после ввода очередного условия:

Так все гораздо лучше, правда?

Реализация сложных запросов

Теперь, когда все фильтруется «на лету», можно немного углубиться в нюансы и разобрать механизмы более сложных запросов в расширенном фильтре. Помимо ввода точных совпадений, в диапазоне условий можно использовать различные символы подстановки (* и ?) и знаки математических неравенств для реализации приблизительного поиска. Регистр символов роли не играет. Для наглядности я свел все возможные варианты в таблицу:

Тонкие моменты:

• Знак * подразумевает под собой любое количество любых символов, а ? — один любой символ.
• Логика в обработке текстовых и числовых запросов немного разная. Так, например, ячейка условия с числом 5 не означает поиск всех чисел, начинающихся с пяти, но ячейка условия с буквой Б равносильна Б*, т.е. будет искать любой текст, начинающийся с буквы Б.
• Если текстовый запрос не начинается со знака =, то в конце можно мысленно ставить *.
• Даты надо вводить в штатовском формате месяц-день-год и через дробь (даже если у вас русский Excel и региональные настройки).

Логические связки И-ИЛИ

Условия записанные в разных ячейках, но в одной строке — считаются связанными между собой логическим оператором И (AND):

Т.е. фильтруй мне бананы именно в третьем квартале, именно по Москве и при этом из «Ашана».

Если нужно связать условия логическим оператором ИЛИ (OR), то их надо просто вводить в разные строки. Например, если нам нужно найти все заказы менеджера Волиной по московским персикам и все заказы по луку в третьем квартале по Самаре, то это можно задать в диапазоне условий следующим образом:

Если же нужно наложить два или более условий на один столбец, то можно просто продублировать заголовок столбца в диапазоне критериев и вписать под него второе, третье и т.д. условия. Вот так, например, можно отобрать все сделки с марта по май:

В общем и целом, после «доработки напильником» из расширенного фильтра выходит вполне себе приличный инструмент, местами не хуже классического автофильтра.

Ссылки по теме

• Суперфильтр на макросах
• Что такое макросы, куда и как вставлять код макросов на Visual Basic
• Умные таблицы в Microsoft Excel

Научитесь: Excel + Google Таблицы с нуля до PRO
Узнать больше

Каким образом можно найти и выделить полезную информацию из большой таблицы?! В Excel есть как минимум два метода. Первый заключается в использовании формул с функциями поиска частичного соответствия. Второй способ дает аналогичный результат, но не содержит формул – его мы и рассмотрим в сегодняшнем номере EXCELTIP. Добро пожаловать в Расширенный Фильтр, да детка!

Команда закреплена на вкладке Данные рядом с обычным Фильтром.

Качаем этот файл с примером чтобы разобраться

Задача — выделим из длинного списка только те строки, в которых встречается слово Фреза или Сверло

Итак, есть длинный неупорядоченный список товаров. Нужно получить из него список товаров, в названии которых есть слова «фреза» или «сверло». Самое простое и бесхитростное решение — воспользоваться штатным Фильтром.

…и теперь можно долго водить глазами по его списку, внимательно расставляя, один за другим, флажки.

Процедуру можно упростить, для этого Фильтр содержит поле с поиском.

… по ключевым словам Excel сам находит именно то, что нужно. Если ввести в поле поиска “фреза“, Фильтр покажет только те элементы, в которых есть это слово. Также можно добавлять новые поисковые запросы к предыдущим, установив флажок «добавить выделенный фрагмент в фильтр“.

Но и этот способ хорошо работает только при небольшом количестве значений фильтра. Если нужно отфильтровать список по, скажем, 10 и более значениям, то нужно повторять эти действия довольно долго и можно допустить ошибку. Этого я не люблю.

Для быстрой и безошибочной работы с длинной таблицей или списком отлично подходит команда Расширенный Фильтр.

Перед запуском команды задаётся диапазон условий. Это отдельный список имён, которые, собственно, требуется найти в таблице. В примере он установлен ячейками E2:E4

Диапазон условий должен включать названия столбцов!

Перейдите на вкладку Данные -> Сортировка и фильтр -> Дополнительно

В этом примере использую «Копировать в другое место». Конечно, можно было и «Фильтровать список на месте», то есть в исходном местоположении источника.

Неплохо, но так Расширенный Фильтр отобрал только те строки, которые начинаются с «фреза» или «сверло».

Чтобы результат включал строки, содержащие имя, используем простой приём в виде символа подстановки *. Заключим условия между двумя «звездочками» (*), тогда Excel интерпретирует их как всё, где встречается группа символов «фреза» или «сверло».

Однако и этого всё ещё недостаточно, т.к. критериям фильтра соответствуют и фрезы и бор-фрезы (которые нам не нужны), но как гласит легенда: «There can be only one».

Чтобы получить строки только со словом «фреза», воспользуемся ещё одной хитростью — поставим пробел до и после него.

Она заставляет Excel искать (пробел)фреза(пробел) и теперь «бор-фреза» не соответствует условиям фильтра. Хитрость основана на предположении, что каждое слово разделено пробелом и как следствие этого исключает из результата два возможных случая:

1. Имена начинаются с «фреза»
2. Имена заканчиваются на «фреза»

Чтобы учесть вышеупомянутые возможности, необходимо расширить диапазон критериев до E6, а именно:

E3- * фреза * ‘Содержит слово фреза (только отдельно и не в начале или конце)

E4 — *сверло* ‘Содержит слово сверло (в любом месте)

E5 — =»=фреза *» ‘Начинается со слова фреза

E6 — =»=*фреза» ‘Заканчивается словом фреза

Примечание: * в конце не обязательна. Она стоит там, чтобы было видно где кончается строка

Получение выражений для E5 и E6 в рамки статьи не входит. Достаточно изучить их конструкцию и, сделав несколько упражнений, пользоваться ими будет проще, чем два байта переслать.

Итак, если требуется отфильтровать список строк независимо от позиции в исходных данных, то есть на частичное совпадение, можно легко это сделать Расширенным фильтром. Нужно только помнить о положении символа * перед строкой в диапазоне условий, как здесь:

* фреза

*сверло

Если пользователю Excel приходится работать с большой таблицей, и перед ним ставится задача найти уникальные значения, которые подпадают под определенный критерий, то ему нередко приходится применять такой инструмент, как фильтр. Но в некоторых случаях приходится делать другое, а именно, выделять все ряды, в которых есть определенные значения в отношении к другим рядам. Если говорить про эту ситуацию, то здесь нужно применять другую функцию – условное форматирование.

Чтобы отдача была максимальной, нужно в качестве запроса применять выпадающий перечень.

Это хорошо подходит для тех ситуаций, когда надо постоянно изменять запросы одного типа, чтобы экспонировать разные строки диапазона. Сейчас мы подробно расскажем о том, какие действия надо выполнять, чтобы создать выборку из повторяющихся ячеек, входящих в состав выпадающего перечня.

Как выбрать уникальные и повторяющиеся значения в Excel — пошаговая инструкция

В первую очередь надо разобраться, что такое выборка. Это одно из самых главных статистических понятий, которое означает набор параметров, отобранных по определенному критерию. В качестве выборки может выступать что-угодно: люди для эксперимента, одежда, предприятия, ценные бумаги и так далее.

Чтобы создать выборку, необходимо сначала отобрать те результаты, которые подходят под условия из большого перечня, после чего отобразить эти значения отдельным списком или же в первоначальной таблице.

Подготовка содержания выпадающего списка

Чтобы наша работа сегодня была более наглядной, давайте возьмем историю расчетов с клиентами. Она будет такой, как на рисунке. 

Здесь нам надо выделить все операции, совершенные по отношению к каждому конкретному контрагенту, с помощью цвета. Чтобы переключаться между ними, применим выпадающий список. Следовательно, изначально нужно его сделать, а для этого надо отобрать данные, которые будут его элементами. В нашем примере нам требуются все фамилии контрагентов, которые есть в колонке А и при этом не повторяются. Для подготовки содержания выпадающего списка нам нужно выполнить следующую инструкцию:

1. Выделяем первый столбец нашей таблицы.
2. Используем инструмент «Данные» – «Сортировка и фильтр» – «Дополнительно». 
3. После этого перед нами появится окно, в котором нам надо выбрать тип обработки «скопировать результат в другое место», а также поставить флажок возле пункта «Только уникальные записи». В нашем случае диапазоном, который мы используем будет ячейка с адресом $F$1. Знак доллара означает, что ссылка абсолютная и она не будет меняться в зависимости от того, что человек копирует или вставляет содержимое ячейки, которая с ней связана. 
4. После того, как мы зададим все необходимые параметры, нам нужно нажать на клавишу ОК и так мы подтверждаем наши действия.

Теперь видим перечень ячеек с уникальными фамилиями, которые уже не повторяются. Это и будет наша выборка для списка. 

Модификация исходной таблицы

После этого надо внести некоторые изменения в нашу таблицу. Для этого нужно выделить первые два ряда и нажать на комбинацию клавиш Ctrl+Shift+=. Таким образом у нас вставляются две дополнительные строчки. В новосозданную ячейку A1 вставляем слово «Клиент».

Создание выпадающего списка

После этого нам нужно создать выпадающий список. Чтобы это сделать, выполните следующие действия:

1. Делаем клик по ячейке B1. Переходим на вкладку «Данные» – «Работа с данными» – «Проверка данных». 
2. Появится диалоговое окно, в котором нам надо выбрать тип данных «Список», а в качестве источника данных выбрать наш перечень фамилий. После этого нажимаем на кнопку ОК.

После этого ячейка B1 превращается в полноценный список фамилий клиентов. Если информация, которая служит источником для выпадающего перечня, располагается на другом листе, то в этом случае лучше сделать этот диапазон именным и сослаться на него таким образом.

В случае же с нами в этом нет никакой необходимости, потому что у нас и без того вся информация располагается на одном листе.

Выборка ячеек из таблицы по условию

Теперь же давайте попробуем создать выборку ячеек по условию. Для этого надо выделить ту таблицу, в которой указана фамилия контрагента, его код, номер транзакции и сумма операции, после чего откроем окно «Условное форматирование». Чтобы его вызвать, нужно перейти на вкладку «Главная», там найти группу «Стили», и в ней будет кнопка «Условное форматирование».

Появится меню, в котором нам надо кликнуть по пункту «Создать правило», в качестве которого выбираем «Использовать формулу для определения форматируемых ячеек». 

Далее вводим формулу, указанную на скриншоте, после чего нажимаем на кнопку «Формат», чтобы сделать все ячейки, содержащие одну и ту же фамилию, цветом. Например, зеленым. После этого подтверждаем все выполненные ранее действия путем многократного нажатия на «ОК» на всех окнах, которые будут на тот момент открытыми. После этого когда мы выбираем фамилию нашего человека, все ячейки, включающие ее, выделяются тем цветом, который мы задали.

Как это работает? Когда мы выбираем какое-то значение в выпадающем списке, то формула анализирует все имеющиеся строки, и если видит совпадение, выделяет их обозначенным пользователем цветом. В том, что формула работает, можно убедиться, выбрав другую фамилию. После этого выделение поменяется. Это значительно облегчает чтение таблицы.

Принцип действия следующий: проверяется значение в столбце А. Если оно равно тому, которое выбрано в списке, находящемся в ячейке B1, то эта формула возвращает значение ИСТИНА. После этого целая строка форматируется таким образом, каким вы захотите. В принципе, можно не только выделять эту строчку отдельным цветом, но и произвольно регулировать шрифт, границы и другие параметры. Но выделение цветом – самый быстрый метод.

Как мы добились того, чтобы цветом окрашивалась целая строка, а не отдельная ячейка? Для этого мы применили ссылку на ячейку, где адрес колонки является абсолютным, а номер ряда – относительным.

Скачать пример выборки из списка с условным форматированием

Как это работает? Вы можете попробовать посмотреть наглядно, скачав пример такой таблицы, которая была нами рассмотрена ранее. Для этого нужно перейти по этой ссылке.

4 способа выборки данных в Excel

Но на этом мы не заканчиваем нашу инструкцию. На самом деле, у нас есть целых четыре доступных способа формирования выборки данных в Excel.

Расширенный автофильтр

Это самый легкий метод, который позволяет отобрать значения, которые подходят под определенные критерии. Давайте более подробно рассмотрим, что нужно для этого.

1. Предположим, у нас есть таблица, содержащая наименование товара, дату и общее количество денег, которое получилось заработать на продаже конкретной позиции в определенный день. Нам надо выделить ту область, где надо отобрать выборку. Для этого переходим на вкладку «Главная», где находим кнопку «Сортировка и фильтр» и нажимаем на нее. Ее можно найти в блоке инструментов «Редактирование». После этого находим опцию «Фильтр». Приводим скриншот для наглядности. 
2. Есть и второй способ, как можно поступить в этом случае. Можно найти кнопку «Фильтр» в группе «Сортировка и фильтр», которая располагается на вкладке «Данные». 
3. После того, как мы это сделаем, сверху таблицы появятся стрелочки, с помощью которых можно отобрать данные для фильтра. Нужно нажать на одну из них (то, какая именно, зависит от того столбца, в котором нам нужно выполнить сортировку). После этого находим пункт «Числовые фильтры», и нажимаем на «Настраиваемый фильтр». 
4. После этого появляется окно, через которое можно настроить пользовательскую фильтрацию. С его помощью пользователь может задать критерий, исходя из которого и будут отбираться данные. В выпадающем перечне для той колонки, в какой содержатся числовые ячейки (а именно их мы используем для примера), есть возможность выбрать такие критерии, как равно, не равно, больше, больше или равно и меньше. То есть, стандартные арифметические операции сравнения.
   Давайте для наглядности зададим правило, согласно которому программа должна отбирать исключительно те значения, в которых сумма выручки составляет больше, чем 10 тысяч рублей. Следовательно, нам нужно в поле, обозначенном на скриншоте цифрой 1, выставить пункт «больше», а в поле, обозначенном цифрой 2, установить значение 10 тысяч (цифрами). Далее осталось только подтвердить наши действия. 
5. Как мы понимаем, после того, как мы отфильтровали данные остались исключительно те строки, в которых объем заработанных денег без вычета налогов составляет больше, чем 10 тысяч рублей. 
6. Но у нас есть возможность еще один критерий добавить. Чтобы это сделать, надо снова вернуться к пользовательскому фильтру, в нижней части которого мы видим еще два поля, которые имеют такой же вид, как и тот, в котором мы вводили наши критерии. В нем можно задать второй параметр. Пусть, к примеру, нам надо будет отбирать только те данные, которые не превышают 14999. Для этого выбираем правило «Меньше», а в качестве значения выставляем «15000».
   Также можно воспользоваться переключателем условий, который может принимать одно из двух значений: И и ИЛИ. Первоначально он настроен на первый вариант, но если человеку нужно задать соответствие одному из этих условий, то можно выбрать значение ИЛИ. Чтобы переключить тип соотношения между условиями, необходимо поставить тумблер в соответствующее положение. После того, как мы выполнили все необходимые действия, нажимаем на кнопку «ОК». 
7. Теперь наша таблица отображает только те значения, которые колеблются в пределах от 10 тысяч рублей до 14999 рублей.

Формула массива

Еще один вариант отбора – использование формулы массива. В этом случае результат выводится в отдельную таблицу, что может быть полезно, если первоначальные данные всегда нужно иметь перед глазами в неизменном виде. Чтобы это сделать, нам нужно следующее:

1. Копируем шапку таблицы в нужное место. 
2. Выделяем все ячейки, которые содержатся в первой колонке новосозданной таблицы и переводим курсор в строку ввода формул. После этого туда вставляем следующую формулу (значения, естественно, меняем на свои). =ИНДЕКС(A2:A29;НАИМЕНЬШИЙ(ЕСЛИ(15000<=C2:C29;СТРОКА(C2:C29);»»);СТРОКА()-СТРОКА($C$1))-СТРОКА($C$1))
3. Подтверждаем ввод с помощью комбинации клавиш Ctrl + Shift + Enter.
4. Выполняем аналогичную операцию со вторым столбцом.
5. Делаем то же самое с третьим столбцом.

Во всех трех ситуациях формула в целом та же самая, просто изменяются координаты.

После этого присваиваем правильный формат ячейкам, в которых появляется ошибка. Далее используем условное форматирование для выделения тех ячеек, которые содержат определенное значение.

Выборка с несколькими условиями с помощью формулы

Использование формул также позволяет выбирать значения по нескольким критериям. Для этого выполняем следующие действия:

1. Задаем условия в специальной колонке таблицы. 
2. Записываем три формулы с правильными координатами в каждый из вспомогательных столбцов, которые предварительно нужно создать. Точно так же используем для этого формулу массива. 

Преимущество этого метода в том, что нет необходимости изменять формулу, если вдруг понадобится изменить условия. Они всегда будут сохраняться в соответствующих ячейках.

Случайная выборка

Ну и наконец, последний метод формирования выборки, который подойдет не во всех ситуациях – использование генератора случайных чисел. Для этого надо использовать функцию =СЛЧИС(). Далее заполняем такое количество ячеек, которое нам нужно, с помощью маркера автозаполнения.

Далее выбираем «Настраиваемая сортировка» в меню фильтра.

Появляется меню настроек, где выставляем параметры так, как на скриншоте. 

Потом нажимаем «ОК» и получаем результат.

Видим, что нет ничего сложного. Если немного потренироваться, то все будет получаться очень легко. Главное – понять принцип, а метод можно выбрать любой, какой душе угодно.

Главный недостаток стандартного

(

Данные/ Сортировка и фильтр/ Фильтр

) – это отсутствие визуальной информации о примененном в данный момент фильтре: необходимо каждый раз лезть в меню фильтра, чтобы вспомнить критерии отбора записей. Особенно это неудобно, когда применено несколько критериев. Расширенный фильтр лишен этого недостатка – все критерии помещаются в виде отдельной таблички над фильтруемыми записями.

Алгоритм создания

Расширенного фильтра

прост:

• Создаем таблицу, к которой будет применяться фильтр (исходная таблица);
• Создаем табличку с критериями (с условиями отбора);
• Запускаем
  
  Расширенный фильтр
  
  .

Пусть в диапазоне

A

7:С

83

имеется исходная таблица с перечнем товаров, содержащая поля (столбцы)

Товар

,

Количество

и

Цена

(см. файл примера ). Таблица не должна содержать пустых строк и столбцов, иначе

Расширенный фильтр

(да и обычный

Автофильтр

) не будет правильно работать.

Задача 1 (начинается…)

Настроим фильтр для отбора строк, которые содержат в наименовании Товара значения

начинающиеся

со слова

Гвозди

. Этому условию отбора удовлетворяют строки с товарами

гвозди 20 мм

,

Гвозди 10 мм

,

Гвозди 10 мм

и

Гвозди

.

Табличку с условием отбора разместим разместим в диапазоне

А

1

:А2

. Табличка должна содержать также название заголовка столбца, по которому будет производиться отбор. В качестве критерия в ячейке

А2

укажем слово

Гвозди

.

Примечание

: Структура критериев у

Расширенного фильтра

четко определена и она совпадает со структурой критериев для функций БДСУММ() , БСЧЁТ() и др.

Обычно критерии

Расширенного фильтра

размещают над таблицей, к которой применяют фильтр, но можно их разместить и сбоку таблицы. Избегайте размещения таблички с критериями под исходной таблицей, хотя это не запрещено, но не всегда удобно, т.к. в исходную таблицу могут добавляться новые строки.

ВНИМАНИЕ!

Убедитесь, что между табличкой со значениями условий отбора и исходной таблицей имеется, по крайней мере, одна пустая строка (это облегчит работу с

Расширенным фильтром

).

Теперь все подготовлено для работы с

Расширенным фильтром:

• выделите любую ячейку таблицы (это не обязательно, но позволит ускорить заполнение параметров фильтра);
• вызовите
  
  Расширенный фильтр
  
  ( Данные/ Сортировка и фильтр/ Дополнительно );
• в поле
  
  Исходный диапазон
  
  убедитесь, что указан диапазон ячеек таблицы вместе с заголовками (
  
  A
  
  7:С
  
  83
  
  );
• в поле
  
  Диапазон условий
  
  укажите ячейки содержащие табличку с критерием, т.е. диапазон
  
  А
  
  1
  
  :А2
  
  .

При желании можно отобранные строки скопировать в другую таблицу, установив переключатель в позицию

Скопировать результат в другое место

. Но мы это здесь делать не будем.

Нажмите кнопку ОК и фильтр будет применен — в таблице останутся только строки содержащие в столбце Товар наименования

гвозди 20 мм

,

Гвозди 10 мм

,

Гвозди 50 мм

и

Гвозди

. Остальные строки будут скрыты.

Номера отобранных строк будут выделены синим шрифтом.

Чтобы отменить действие фильтра выделите любую ячейку таблицы и нажмите

CTRL+SHIFT+L

(к заголовку будет применен

Автофильтр

, а действие

Расширенного фильтра

будет отменено) или нажмите кнопку меню

Очистить

( Данные/ Сортировка и фильтр/ Очистить ).

Задача 2 (точно совпадает)

Настроим фильтр для отбора строк, у которых в столбце Товар

точно

содержится слово

Гвозди

. Этому условию отбора удовлетворяют строки только с товарами

гвозди

и

Гвозди

(

Регистр

не учитывается). Значения

гвозди 20 мм

,

Гвозди 10 мм

,

Гвозди 50 мм

учтены не будут.

Табличку с условием отбора разместим разместим в диапазоне

B1:В2

. Табличка должна содержать также название заголовка столбца, по которому будет производиться отбор. В качестве критерия в ячейке

B2

укажем формулу =»=

Гвозди»

.

Теперь все подготовлено для работы с

Расширенным фильтром:

• выделите любую ячейку таблицы (это не обязательно, но позволит ускорить заполнение параметров фильтра);
• вызовите
  
  Расширенный фильтр ( Данные/ Сортировка и фильтр/ Дополнительно );
  
• в поле
  
  Исходный диапазон
  
  убедитесь, что указан диапазон ячеек таблицы вместе с заголовками (
  
  A
  
  7:С
  
  83
  
  );
• в поле
  
  Диапазон условий
  
  укажите ячейки содержащие табличку с критерием, т.е. диапазон
  
  B1
  
  :B2
  
  .
• Нажмите ОК

Применять

Расширенный фильтр

с такими простыми критериями особого смысла нет, т.к. с этими задачами легко справляется

Автофильтр

. Рассмотрим более сложные задачи по фильтрации.

Если в качестве критерия указать не =»=Гвозди» , а просто

Гвозди

, то, будут выведены все записи содержащие наименования

начинающиеся

со слова Гвозди (

Гвозди 80мм

,

Гвозди2

). Чтобы вывести строки с товаром,

содержащие

на слово

гвозди

, например,

Новые гвозди

, необходимо в качестве критерия указать =»=*Гвозди» или просто *

Гвозди, где

* является

подстановочным знаком

и означает любую последовательность символов.

Задача 3 (условие ИЛИ для одного столбца)

Настроим фильтр для отбора строк, у которых в столбце Товар содержится значение начинающееся со слова

Гвозди

ИЛИ

Обои

.

Критерии отбора в этом случае должны размещаться под соответствующим заголовком столбца (

Товар

) и должны располагаться

друг под другом

в одном столбце (см. рисунок ниже). Табличку с критериями размести в диапазоне

С1:С3

.

Окно с параметрами Расширенного фильтра и таблица с отфильтрованными данными будет выглядеть так.

После нажатия ОК будут выведены все записи, содержащие в столбце

Товар

продукцию

Гвозди

ИЛИ

Обои

.

Задача 4 (условие И)

Произведем отбор только тех строк таблицы, которые

точно

содержат в столбце

Товар

продукцию

Гвозди

, а в столбце

Количество

значение >40. Критерии отбора в этом случае должны размещаться под соответствующими заголовками (Товар и Количество) и должны располагаться

на одной строке

. Условия отбора должны быть записаны в специальном формате: =»=

Гвозди»

и =»>40″ . Табличку с условием отбора разместим разместим в диапазоне

E1:F2

.

После нажатия кнопки ОК будут выведены все записи содержащие в столбце

Товар

продукцию

Гвозди

с количеством >40.

СОВЕТ:

При изменении критериев отбора лучше каждый раз создавать табличку с критериями и после вызова фильтра лишь менять ссылку на них.

Примечание

: Если пришлось очистить параметры Расширенного фильтра ( Данные/ Сортировка и фильтр/ Очистить ), то перед вызовом фильтра выделите любую ячейку таблицы – EXCEL автоматически вставит ссылку на диапазон занимаемый таблицей (при наличии пустых строк в таблице вставится ссылка не на всю таблицу, а лишь до первой пустой строки).

Задача 5 (условие ИЛИ для разных столбцов)

Предыдущие задачи можно было при желании решить обычным

автофильтром

. Эту же задачу обычным фильтром не решить.

Произведем отбор только тех строк таблицы, которые

точно

содержат в столбце

Товар

продукцию

Гвозди

, ИЛИ которые в столбце

Количество

содержат значение >40. Критерии отбора в этом случае должны размещаться под соответствующими заголовками (Товар и Количество) и должны располагаться

на разных строках

. Условия отбора должны быть записаны в специальном формате: =»>40″ и =»=

Гвозди»

. Табличку с условием отбора разместим разместим в диапазоне

E4:F6

.

После нажатия кнопки ОК будут выведены записи содержащие в столбце

Товар

продукцию

Гвозди

ИЛИ значение  >40 (у любого товара).

Задача 6 (Условия отбора, созданные в результате применения формулы)

Настоящая мощь

Расширенного фильтра

проявляется при использовании в качестве условий отбора формул.

Существует две возможности задания условий отбора строк:

• непосредственно вводить значения для критерия (см. задачи выше);
• сформировать критерий на основе результатов выполнения формулы.

Рассмотрим критерии задаваемые формулой. Формула, указанная в качестве критерия отбора, должна возвращать результат ИСТИНА или ЛОЖЬ.

Например, отобразим строки, содержащие Товар, который встречается в таблице только 1 раз. Для этого:

• введем в ячейку
  
  H2
  
  формулу =СЧЁТЕСЛИ(Лист1!$A$8:$A$83;A8)=1
• в
  
  Н1
  
  вместо заголовка
  
  введем поясняющий текст, например,
  
  Неповторяющиеся значения
  
  . Поясняющий текст НЕ должен совпадать ни с одним заголовком столбца таблицы! В противном случае фильтр будет работать неправильно.

Применим

Расширенный фильтр

, указав в качестве диапазона условий ячейки

Н1:Н2

.

Обратите внимание на то, что диапазон поиска значений введен с использованием

абсолютных ссылок

, а критерий в функции СЧЁТЕСЛИ() – с относительной ссылкой. Это необходимо, поскольку при применении

Расширенного фильтра

EXCEL увидит, что

А8

— это относительная ссылка и будет перемещаться вниз по столбцу Товар по одной записи за раз и возвращать значение либо ИСТИНА, либо ЛОЖЬ. Если будет возвращено значение ИСТИНА, то соответствующая строка таблицы будет отображена. Если возвращено значение ЛОЖЬ, то строка после применения фильтра отображена не будет.

СОВЕТ:

Для проверки работоспособности формулы можно создать дополнительный столбец рядом с таблицей (например в F) и ввести указанную выше формулу в ячейку F8, а затем скопировать ее вниз. Будет сформирован столбец со значениями ИСТИНА/ЛОЖЬ, который поможет определить как работает ваша формула.

Примеры других формул из файла примера :

• Вывод строк с ценами больше, чем 3-я по величине цена в таблице. =C8>НАИБОЛЬШИЙ( $С$8:$С$83 ;5) В этом примере четко проявляется коварство функции НАИБОЛЬШИЙ(). Если отсортировать столбец
  
  С
  
  (цены), то получим: 750; 700;
  
  700
  
  ; 700; 620, 620, 160, … В человеческом понимании «3-ей по величине цене» соответствует 620, а в понимании функции НАИБОЛЬШИЙ() –
  
  700
  
  . В итоге, будет выведено не 4 строки, а только одна (750);
• Вывод строк с учетом РЕгиСТра =СОВПАД(«гвозди»;А8) . Будут выведены только те строки, в которых товар
  
  гвозди
  
  введен с использованием строчных букв;
• Вывод строк, у которых цена выше среднего =С8>СРЗНАЧ($С$8:$С$83) ;

ВНИМАНИЕ!

Применение

Расширенного фильтра

отменяет примененный к таблице фильтр (

Данные/ Сортировка и фильтр/ Фильтр

).

Задача 7 (Условия отбора содержат формулы и обычные критерии)

Рассмотрим теперь другую таблицу из файла примера на листе Задача 7 .

В столбце

Товар

приведено название товара, а в столбце

Тип товара

— его тип.

Задача состоит в том, чтобы для заданного типа товара вывести товары, у которых цена ниже средней. То есть у нас 3 критерия: первый критерий задает Товар, 2-й — его Тип, а 3-й критерий (в виде формулы) задает цену ниже средней.

Критерии разместим в строках 6 и 7. Введем нужные Товар и Тип товара. Для заданного Тип товара вычислим среднее и выведем ее для наглядности в отдельную ячейку F7. В принципе, формулу можно ввести прямо в формулу-критерий в ячейку С7. Поясняющий текст в ячейке над формулой (С6) НЕ должен совпадать ни с одним заголовком столбца таблицы! В противном случае фильтр будет работать неправильно.

Далее действуем как обычно: выделяем любую ячейку таблицы, вызываем

Расширенный фильтр (Advanced Filter)

и указываем диапазон с критериями.

Будут выведены 2 товара из 4-х (заданного типа товара).

В файле примера для удобства использовано

Условное форматирование

: выделяются строки удовлетворяющие первым 2-м критериям (подробнее см. статью

Выделение строк таблицы в MS EXCEL в зависимости от условия в ячейке

).

Задача 7.1. (Совпадают ли 2 значения в одной строке?)

Есть таблица, в которой указаны Год выпуска и Год покупки автомобиля.

Требуется вывести только те строки, в которых Год выпуска совпадает с Годом покупки. Это можно сделать с помощью элементарной формулы =В10=С10 .

Поясняющий текст в ячейке С6 НЕ должен совпадать ни с одним заголовком столбца таблицы! В противном случае фильтр будет работать неправильно.

Задача 8 (Является ли символ числом?)

Пусть у нас есть таблица с перечнем различных типов гвоздей.

Требуется отфильтровать только те строки, у которых в столбце Товар содержится

Гвозди 1 дюйм

,

Гвозди 2 дюйма

и т.д. товары

Гвозди нержавеющие, Гвозди хромированные

и т.д. не должны быть отфильтрованы.

Проще всего это сделать если в качестве фильтра задать условие, что после слова Гвозди должно идти цифра. Это можно сделать с помощью формулы =ЕЧИСЛО(—ПСТР(A11;ДЛСТР($A$8)+2;1))

Формула вырезает из наименования товара 1 символ после слова Гвозди (с учетом пробела). Если этот символ число (цифра), то формула возвращает ИСТИНА и строка выводится, в противном случае строка не выводится. В столбце F показано как работает формула, т.е. ее можно протестировать до запуска

Расширенного фильтра

.

Задача 9 (Вывести строки, в которых НЕ СОДЕРЖАТСЯ заданные Товары)

Требуется отфильтровать только те строки, у которых в столбце Товар НЕ содержатся:

Гвозди, Доска, Клей, Обои

.

Для этого придется использовать простую формулу =ЕНД(ВПР(A15;$A$8:$A$11;1;0))

Функция ВПР()

ищет в столбце Товар каждой строки наименования товаров, указанных в диапазоне

А8:А11

. Если эти товары НЕ найдены, ВПР() возвращает ошибку #Н/Д, которая обрабатывается

функцией ЕНД()

— в итоге, формула возвращает ИСТИНА и строка выводится.

Вывод уникальных строк

О выводе

уникальных

строк с помощью Расширенного фильтра можно

прочитать в этой статье

.