Как выгрузить отчет в word

Всем привет, сегодня мы поговорим о том, как можно выгрузить данные из Access в такие приложения как Word и Excel. Но не о стандартном способе, который есть в  Access (связь с Office), а о способе, который позволяет выгружать данные в заданный шаблон как в Word, так и в Excel.

Другими словами, это нужно тогда, когда создать отчет в Access по шаблону, который уже существует, например, в Word, невозможно или слишком трудоемко. Как Вы знаете, отчет в Access может выводиться просто коряво или, самый распространенный вариант, это когда много текста, который в отчете Access не так хорошо форматируется как в Word, а данных не так много, но отчет необходимо автоматизировать, например это какие-то договора, заявления и так далее.

Использование слияния из самого Word-а не очень удобно, поэтому сегодня я расскажу, как можно заполнять такие шаблоны напрямую из Access, путем нажатия на одну кнопку.

Кроме выгрузки в шаблон Word, иногда возникает и необходимость выгрузки в шаблон Excel, и этот способ мы тоже сегодня рассмотрим.

Вся разработка делится на две части, это:

• Настройка шаблона Word;
• Настройка выгрузки данных в шаблон.

Суть настройки шаблона заключается в том, чтобы проставить необходимые поля в тех местах шаблона, где нужно выводить те или иные данные. Это делается с помощью полей формы.

Примечание! Я использую Microsoft Word 2003.

Открываем шаблон Word, для начала добавим необходимую панель инструментов, для этого нажимаем «Вид -> Панель инструментов» и ставим галочку «Формы». Теперь у Вас отобразилась панель инструментом «Формы». Все, что осталось сделать — это вставить в местах, в которых необходимо выводить данные, элементы «Текстовое поле», которые доступны на только что добавленной панели инструментов.

После добавления поля, у Вас появится серая область, которая свидетельствует о том, что поле добавлено. Теперь необходимо задать имя этого поля, для того чтобы потом из access вставлять в него значения (стандартное названия не очень удобное). Для этого щелкните правой кнопкой мыши по полю и нажмите «Свойства». В поле закладка напишите желаемое имя этого поля, я в примере назвал его MyTestPole.

Создайте столько полей, сколько Вам нужно.

На этом настройка шаблона закончена, рекомендую сделать этот шаблон только для чтения, а то пользователь возьмет, сформирует документ и сохранит его, и шаблон тем самым потеряется, а если сделать его только для чтения, то у него такой возможности не будет, только сохранять через «Сохранить как».

Переходим к более интересной задачи, это к реализации самой выгрузки из Access в этот шаблон на VBA.

Примечание! Я использую Access в связке с MS SQL 2008, поэтому и данные буду брать от туда.

Код VBA для выгрузки данных в шаблон Word

Допустим, у Вас есть форма, сделайте на ней кнопку (я назвал ее testbutton) и в событие нажатие кнопки вставьте следующий код VBA:

   
   Private Sub testbutton_Click()
   
   'Объявляем переменные
   Dim FileDialog As FileDialog
   Dim rsd As ADODB.Recordset
   Dim strSQL As String
   Dim WordApOb As Object
   Dim WordOb As Object
   Dim path As String
   Set rsd = New ADODB.Recordset
   
   'запрос к базе данных для получения необходимых данных
   strSQL = "select * from dbo.table where KOD = " & Me.kod & ""
   rsd.open strSQL, CurrentProject.Connection
  
  'Выбираем шаблон
   Set FileDialog = Application.FileDialog(msoFileDialogOpen)
   
   'убираем множественный выбор, он нам не нужен
   FileDialog.AllowMultiSelect = False
  
  'очистим и установим фильтры
   FileDialog.Filters.Clear
   FileDialog.Filters.add "Word", "*.doc"
   
   'установим фильтр по умолчанию
   FileDialog.FilterIndex = 1
   
   'проверяем, что сделал user, если выбрал шаблон, то начинаем работу
   If FileDialog.Show = False Then
     'Если нет, то выходим
     Set dlgFile = Nothing
     Exit Sub
   End If
   
   'получаем путь к файлу
   path = Trim(FileDialog.SelectedItems(1))
   
   'Очистим переменную
   Set FileDialog = Nothing
   If path <> "" Then
   
   'Будем отслеживать ошибки
   On Error GoTo Err_testbutton_Click
   
   'Создаем объект Word
   Set WordOb = CreateObject("Word.document")
   
   'Задаем нашему документу значение из шаблона
   Set WordOb = GetObject(path)
   
   'Задаем значение объекту word.Application
   Set WordApOb = WordOb.Parent
   
   'делаем приложение word видимым
   WordApOb.Visible = True
   
   'ищем наше поле в шаблоне
   WordOb.Bookmarks("mytestpole").Select
   
   'задаем ему новое значение из нашего Recordset
   WordApOb.Selection.TypeText Text:=Nz(rsd.Fields("field").Value, " ")
   'и так далее по всем полям
   
   'в конце перейдем на начало нашего документа
   WordApOb.Selection.Goto wdGoToFirst
   'и активируем его
   WordApOb.Activate
   
   'Очистим переменные
   Set WordOb = Nothing
   Set WordApOb = Nothing
   
   Exit_testbutton_Click:
     Exit Sub
   
   Err_testbutton_Click:
     MsgBox Err.Description
     'в случае ошибки будем делать следующие
     'закроем word без сохранения
     WordOb.Close (wddonotsavechanges)
     WordApOb.Quit
    'и также очистим переменные
     Set WordOb = Nothing
     Set WordApOb = Nothing
     Resume Exit_testbutton_Click
    End If
   
   End Sub

Код прокомментирован, поэтому сложностей возникнуть не должно. Здесь весь смысл сводится к созданию объекта word.document и word.application. А после мы уже работаем с нашими объектами, т.е. заполняем их.

Экспорт данных из Access в шаблон Excel

В шаблоне Excel уже не нужно создавать поля как в Word, так как здесь мы уже будем ориентироваться по адресам ячеек.

Существует несколько способов, как заполнять Excel шаблон, я опишу два, первый — это тогда, когда Вам просто необходимо проставить несколько полей, т.е. в источнике данных будет всего одна строка с несколькими столбцами. Второй — это когда строк будет уже несколько, причем Вы не знаете, сколько именно (в зависимости от каких то условий). В шаблоне по умолчанию отведено для этого все пару строк, поэтому мы будем нужные нам строки добавлять, для того чтобы наши данные не накладывалась на строки ниже (допустим там примечание, подпись руководителя и т.д.). И совет, я здесь, для примера, использую всего один источник данных, а Вы, если Вам необходимо заполнить шапку, примечание и некое количество строк (т.е. область данных), можете использовать несколько источников (Recordset).

Код VBA для выгрузки данных в шаблон Excel

Сначала добавьте кнопку на форму (я ее назвал testexcel) и вставьте следующий код в событие «Нажатие кнопки».

   
   Private Sub testexcel_Click()
   
   'Объявляем переменные
   Dim XL As Object
   Dim XLT As Object
   Dim newrow As Object
   Dim rsd As ADODB.Recordset
   Dim strSQL As String
   Set rsd = New ADODB.Recordset
   
   'Запрос к базе данных
   strSQL = "select * from dbo.table where kod = " & Me.kod & ""
   rsd.open strSQL, CurrentProject.Connection
   
   'Создаем необходимые объекты
   Set XL = CreateObject("Excel.Application")
   'для примера показываю, как можно сразу загружать шаблон без выбора
   Set XLT = XL.Workbooks.open("C:testfile.xls")
   
   '1 способ - если в источнике данных всего одна строка
   With XLT.Worksheets("Лист1")
              .[a1] = rsd.Fields("field1")
              .[b1] = rsd.Fields("field2")
              .[c1] = rsd.Fields("field3")
              .[d1] = rsd.Fields("field4")
            End With
   
   '2 способ - если строк в источнике несколько
   'причем мы учтем то, что у нас есть шапка и примечание в Excel
   'и мы не знаем, сколько строк у нас вставится 
   'и поэтому строки будем добавлять в случае необходимости
   'зададим, с какой строки будем начинать вставлять данные
   Rowss = 10
   'для нумерации
   numrow = 1
   'запускаем цикл, он будет работать до тех пор, пока не закончатся строки в нашем источнике
   While Not (rsd.EOF)
      'смотрим, если строк больше чем мы задали в шаблоне
      If Rowss >= 12 Then
          'то добавляем строку
         XLT.Worksheets("Лист1").Rows(Rowss).Insert
          'Запомним нашу строку
         Set newrow = XLT.Worksheets("Лист1").Rows(Rowss)
          'и вставим туда копию предыдущей строки
          'для того если вдруг у вас там есть объединенные ячейки или какие-то нужные данные
          'так как новая строка создастся без всяких объединений и значений
         XLT.Worksheets("Лист1").Rows(Rowss - 1).Copy newrow
          'это просто для примера как можно очистить некий диапазон внутри документа
       'XLT.Worksheets("Лист1").Range("A10:F10").ClearContents
       'динамически формируем адрес нужной ячейки
          cell = "a" & Rowss
          'и задаем ей значение
         XLT.Worksheets("Лист1").Range(cell) = numrow
         cell = "b" & Rowss
         XLT.Worksheets("Лист1").Range(cell) = rsd.Fields("field5").Value
         'переходим на следующую строку
          Rowss = Rowss + 1
          'переходим на следующую строку в источнике данных
         rsd.MoveNext
      Else
          'а это выполняется до тех пор, пока не закончатся заданные строки в шаблоне
          'т.е. если строк в источнике всего 1, то в код, который выше мы даже не попадем
         cell = "a" & Rowss
         XLT.Worksheets("Лист1").Range(cell) = numrow
         cell = "b" & Rowss
         XLT.Worksheets("Лист1").Range(cell) = rsd.Fields("field5").Value
         Rowss = Rowss + 1
         rsd.MoveNext
      End If
         
        'для нумерации
        numrow = numrow + 1
   'конец цикла
   Wend
   
   'это просто пример как можно удалить строку целиком
   'XLT.Worksheets("Лист1").Rows(20).Delete
   
   'делаем Excel видимым
   XL.Visible = True
   
   'Очищаем переменные
   Set XL = Nothing
   Set XLT = Nothing
   Set newrow = Nothing
   
   End Sub

Здесь я также все подробно прокомментировал, но если есть вопросы, то задавайте их в комментариях к данной статье.

Для сведения, я здесь при создании объекта и Word.Application и Excel.Application использовал позднее связывание, для того чтобы не добавлять необходимые библиотеки и обеспечить совместимость.

Надеюсь, мои примеры Вам помогут!

При создании отчетов в Word с использованием данных из таблиц Excel люди обычно выполняют две задачи:

• Иов А : Введите данные в таблицу Excel для расчета.

• Работа B : Откройте документы Word, чтобы обновить результаты расчетов из Excel (текст отчета обычно не сильно меняется).

фигура 1 : Excel, данные за предыдущий период использованы для отчетов за июль 2005 г.

При большом количестве данных обновление документов Word вручную вызывает затруднения и требует больших затрат. Существует способ автоматически связывать данные из Excel с документами Word, поэтому вам нужно выполнить работу B только один раз, а затем каждый раз, когда вы заканчиваете работу A, Word автоматически обновляет изменения, и вы только распечатываете отчет, не выполняя повторную работу B.

Например, мы рассматриваем отчет о пассажирских перевозках 4 производителей автомобилей HTX, LTD, QD и CT. Каждый месяц вам нужно включать данные текущего месяца и предыдущего месяца, чтобы сравнивать увеличение и уменьшение. Сейчас нам нужно провести анализ данных в августе 2005 года.

Шаг 1 ( работа А ): В H.1 у нас есть таблица Excel с данными за предыдущий период (июль 2005 г.) с формулами для расчета общего количества пассажиров, что увеличивает количество пассажиров по сравнению с прошлым месяцем. нам просто нужно ввести данные отчетного месяца, Excel автоматически рассчитает оставшиеся числа. После завершения импорта он рассчитывается с данными за текущий период (август 2005 г.) как H.2.

фигура 2 : Excel, данные за текущий период использованы для отчетов за август 2005 г.

Шаг 2: В H.3 проанализируйте данные, полученные в H.1. Что необходимо сделать, так это скорректировать данные предыдущего периода в данных этого периода в этой таблице анализа (т. Е. Изменить H.3 на H.4). Теперь мы свяжем данные из Excel в Word, чтобы следующие периоды нужно было исправить только в Excel, а затем сообщим Word автоматически обновлять данные из Excel.

Сначала перейдите в электронную таблицу Excel, скопируйте поле данных, необходимое как C2 в H.2 (поле выделено в H.2), а затем перейдите в Word и поместите курсор в то место, где вам нужно исправить данные (непосредственно перед число 272601 в H.3). Удалите значение 272 601 в H.3, затем нажмите на Правка> Специальная вставка меню, Специальная паста появится панель. Вы выбираете Вставить ссылку> Неформатированный текст а потом ОК (эти операции временно называются «Вставить ссылку»), новая часть вставляется как 273,780, как в H.4, но фон этого числа 273,780 серый. Проделайте то же самое с другими рисунками, которые нужно изменить. (Обратите внимание, что при копировании из Excel вы должны скопировать всю ячейку, а не просто ввести номер и скопировать).

Рисунок 3 : Word, анализируя данные H.1

Обратите внимание: если область Вставить ссылку не серая, выполните следующие действия: перейдите к Инструменты> Параметры меню выберите Вид вкладка Затенение поля Выбрать Всегда тогда ОК .

В частности, для цифр, которые могут иметь отрицательное или положительное значение, и это значение влияет на текст в документе Word, это немного сложнее. Что касается снижения на 44,44% в H.3: предыдущий месяц уменьшился на 44,44%, потому что значение в Excel было -44,44 соответственно (в H.1). В этом месяце значение в таблице Excel составляет 16,39 (в H.2), мы должны отображать текст как увеличение на 16,39% в Word. Как сделать следующее: сначала вы открываете электронную таблицу Excel (H.2), для тех столбцов, которые показывают уменьшение или уменьшение (в этом примере столбцы D и E), мы должны создать 2 дополнительных столбца, чтобы отображать текст для каждого столбец. Делаем столбец D следующим образом (столбец E делает то же самое):

 <em>Рисунок 4</em> : Word, анализ данных H.2 - Вставьте 2 столбца F и G, чтобы дополнить столбец D как H.5.  В котором столбец F представляет знак столбца D, а столбец G представляет абсолютное значение столбца D. 

• Введите формулу F2 в поле:

= ЕСЛИ (D2 = 0; «не увеличивается и не уменьшается»; ЕСЛИ (D2> 0; «увеличить»; «уменьшить»))

Эта функция учитывает значение ячейки D2, если = 0, отображает «нет увеличения или уменьшения», если> 0, отображает «увеличение», если
Скопируйте приведенную выше формулу для ячеек F3, F4, F5, F6.

• Введите в ячейку G2 формулу:

= ЕСЛИ (D2 0; ABS (D2); «»)

Эта функция принимает абсолютное значение ячейки D2.

Скопируйте приведенную выше формулу для ячеек G3, G4, G5, G6. Вы получите те же сведения, что и H.5.

Теперь вернитесь к Word в H.3:

 - Удалите слово «уменьшенный», в Excel скопируйте поле F5 в H.5, затем вставьте ссылку в Word. 

• Удалите «44,44», через Excel скопируйте ячейку G5 в H.5, а затем вставьте ссылку в Word.

Сделайте то же самое для других частей, которые требуют модификации.

Если все сделано правильно, вы получите отчет за август 2005 г., как H.4.

Со следующего месяца просто введите данные в электронную таблицу Excel, откройте документ Word, щелкните значок Правка> Выбрать все меню и затем щелкните Правка> Ссылки> Обновить сейчас меню сразу же обновить данные из Excel. Слово.

Обратите внимание: чтобы Word не обновлял данные автоматически при открытии файла: перейдите к Инструменты> Параметры> Общее меню снимите флажок » Обновить автоматические ссылки при открытии «. В противном случае каждый раз, когда вы открываете файл Word со связанными данными, Word всегда запрашивает обновления.

ИЗОТОПЫ
Почта: dongvi@gmail.com