Для извлечения из таблицы только нужных строк можно использовать формулы, а не только
Автофильтр
. Покажем преимущества и недостатки обеих подходов.
Пусть имеется исходная таблица с объемами продаж товаров по кварталам.
Нам требуется отобразить только строки с определенными номерами: 2, 3, 5, 10.
Это можно легко сделать с помощью
Автофильтра
в столбце А. Но. если нам требуется вывести строки не в исходной таблице, а например, на другом листе или при выводе строк отобразить не значения продаж за квартал, а продажи
нарастающим итогом
?
В этом случае можно воспользоваться
Сводными таблицами
или формулами. В этой статье воспользуемся формулами для того, чтобы сформировать своеобразный
Отчет
на основе исходной таблицы.
Выведем требуемые строки на том же листе
Сделаем заготовку таблицы, в левом столбце укажем строки, которые требуется вывести.
В ячейке
В22
введем формулу
=ИНДЕКС(B$8:B$17;ПОИСКПОЗ($A22;$A$8:$A$17;0))
и скопируем ее для всех кварталов и строк.
Примечание
: Обратите внимание на
смешенные ссылки
B$8:B$17 и
$A22 — это важно при копировании формулы.
При необходимости можно подсчитать суммарные продажи за год (см.
файл примера
).
Выведем требуемые строки на другом листе
Теперь выведем эту же таблицу на другом листе, а продажи за квартал заменим продажами
нарастающим итогом
.
Для этого в ячейку
В6
на листе
Нарастающий итог
введите формулу аналогичную рассмотренной выше
=ИНДЕКС(Лист1!B$8:B$17;ПОИСКПОЗ($A6;Лист1!$A$8:$A$17;0))
и скопируйте ее вниз.
А в ячейке
С6
введите
=ИНДЕКС(Лист1!C$8:C$17;ПОИСКПОЗ($A6;Лист1!$A$8:$A$17;0))+СУММ(B6)
Скопируем ее вниз и вправо. Получим требуемый результат.
Примечание
: О том, почему в формуле использовано выражение
+
СУММ(B6)
, а не просто
+В6
читайте
в этой статье
.
В файле примера показано как с помощью формул вывести только четные строки или только нечетные (попробуйте это сделать Автофильтром!)
Читайте о разных способах выделения ячеек в Microsoft Excel. Как выделить большой диапазон или несколько отдельных ячеек, выделить несколько строк или столбцов, и т.д. Стремительное развитие информационных технологий значительно расширяет возможности применения компьютерных устройств, и существенно облегчает процесс упорядочивания и хранения различных пользовательских данных.
Microsoft Excel
Основными инструментами обработки цифровой информации выступают стационарные персональные компьютеры и более мобильные устройства – ноутбуки. Пользователи широко используют их в своей повседневной жизни. Но особое применение они получили в деловой профессиональной деятельности пользователей.
Все основная документация хранится в цифровом виде, а документооборот, обработка и обмен данными осуществляется при помощи компьютеров. Благодаря использованию продвинутого программного обеспечения, выполнение этих процессов значительно упрощается.
На сегодняшний день существует много различных программ, рассчитанных на исполнение определенных офисных задач. Программное обеспечение «Microsoft Office», разработанное корпорацией «Microsoft», одинаково полно удовлетворяет потребностям пользователей, как для профессиональной деятельности, так и для личного использования. Пакет приложений, входящий в состав «Microsoft Office» позволяет работать с любыми видами офисных документов.
Одним из наиболее часто используемых приложений, наравне с «Microsoft Word», является «Microsoft Excel». Финансовые документы, бухгалтерская отчетность, экономический анализ, сравнительные таблицы и диаграммы – это лишь небольшая часть возможностей данного приложения. «Microsoft Excel» предоставляет пользователю широкий набор внутренних инструментов для работы с числами. Дополнительно позволяет создавать и управлять различными видами таблиц, выполнять разнообразные расчеты и функциональные вычисления.
Интерфейс «Microsoft Excel» практически полностью напоминает собой приложение «Microsoft Word», поэтому работа в нем не вызовет у пользователей дополнительных трудностей. В отличие от текстового редактора «Microsoft Word», приложение «Microsoft Excel» при запуске открывает чистый лист, размеченный на строки и столбцы для удобства пользователя. Для формирования конкретной таблицы, пользователю понадобится изменять разметку заданного листа, выделять разное количество ячеек и объединять их в блоки для достижения желаемого результата.
В «Microsoft Excel» существует несколько различных способов выбора блока ячеек и добавления к выделенным ячейкам дополнительного количества новых ячеек. В этом руководстве мы постараемся рассмотреть основные способы выделения ячеек.
Выделение диапазона ячеек путем нажатия и перетаскивания курсора
Один из самых простых способов выделения диапазона ячеек – нажать и перетащить курсор, в зажатом положении, по книге.
Нажмите первую ячейку, с которой вы хотите начать выделение, и продолжайте удерживать кнопку мыши в нажатом положении.
Перетащите указатель мыши на все ячейки (по горизонтали и вертикали), которые вы хотите выделить, и отпустите кнопку мыши.
Перед вами появится группа выделенных ячеек в вашем указанном диапазоне.
Выделение большого диапазона ячеек с помощью клавиши «Shift»
Иногда метод выделения ячеек путем нажатия и перетаскивания не всегда удобен, потому что диапазон ячеек, который вы хотите выбрать, выходит за пределы экрана. В этом случае, вы можете выделить диапазон ячеек с помощью клавиши «Shift», таким же способом, каким бы вы выбирали группу файлов в папке с файлами.
Щелкните первую ячейку в диапазоне, который вы хотите выделить.
Прокрутите лист до тех пор, пока не найдете последнюю ячейку в требуемом диапазоне. Удерживая в зажатом положении клавишу «Shift», нажмите курсором на эту ячейку.
Теперь все ячейки, в указанном вами диапазоне, будут выделены.
Выделение (или снятие выделения) независимых ячеек вне диапазона с помощью клавиши «Ctrl»
Вы также можете выделить несколько ячеек, которые не связаны друг с другом, при помощи клавиши «Ctrl».
Щелкните первую ячейку из общего количества ячеек, которые вы хотите выделить.
Теперь нажмите и удерживайте клавишу «Ctrl», а затем выберите дополнительные требуемые ячейки. На изображении ниже мы выбрали шесть разных ячеек.
Вы также можете использовать клавишу «Ctrl», чтобы отменить выделение уже выбранной ячейки из готового диапазона ячеек. На изображении ниже мы отменили выделение нескольких ячеек из выбранного диапазона, просто удерживая в зажатом положении клавишу «Ctrl» и нажимая на нужные ячейки.
Выделение диапазона ячеек с помощью поля «Имя»
Если вам известен точный диапазон ячеек, которые вы планируете выделить, то использование поля «Имя» является наиболее удобным способом выполнить выделение ячеек без нажатия и перетаскивания курсора по листу.
Щелкните поле ячейки «Имя» в левом верхнем углу книги под лентой главного меню управления настройками приложения «Microsoft Excel».
Введите диапазон ячеек, который вы хотите выделить, в следующем формате:
«Первая ячейка:Последняя ячейка» (без использования пробелов).
В представленном ниже примере мы выделяем следующий диапазон ячеек: от ячейки B2 (самая верхняя левая ячейка) до G17 (самая нижняя правая ячейка).
Нажмите на клавиатуре клавишу «Ввод» и указанный диапазон ячеек будет выделен.
Выделение строки ячеек полностью
Возможно, вам потребуется выделить целую строку ячеек сразу за один раз – например, чтобы применить форматирование строки заголовка. Это довольно легко сделать.
Просто щелкните на нужный номер строки в левой части экрана.
Как видно на представленном изображении выше, у вас выделен весь ряд ячеек.
Выделение нескольких целых строк ячеек
Иногда вам можете потребоваться выделить несколько целых строк ячеек. Как и при выделении отдельных ячеек, вы будете использовать клавишу «Shift», если выделяемые строки смежные (или вы можете применить способ нажать и перетащить) и клавишу «Ctrl», если строки не расположены рядом друг с другом, а разбросаны по телу документа.
Чтобы выделить смежный набор строк, щелкните номер строки, находящейся первой в очереди на выделение.
Продолжая удерживать кнопку мыши в нажатом положении, перетащите курсор на все строки, которые вам необходимо выделить. Или, если хотите, вы можете воспользоваться вторым способом. Удерживая зажатой клавишу «Shift», выберите самую нижнюю строку, в вашем планируемом диапазоне выделения целых строк. В обоих случаях, вы получите в результате выделенный набор строк.
Чтобы выделить несмежные строки, расположенные через разные интервалы, щелкните номер первой строки, из планируемого списка требуемых к выделению строк.
Затем, удерживая клавишу «Ctrl» в нажатом положении, одновременно курсором нажимайте нужные номера дополнительных строк, которые вы хотите добавить к диапазону выделения. На изображении ниже мы выбрали несколько строк, которые являются несмежными.
И, как и в ранее описанном способе для отдельных ячеек, вы также можете использовать клавишу «Ctrl», чтобы отменить выделение определенных строк из готового выбранного диапазона. На приведенном ниже изображении мы отменили выделение двух строк из выбранного диапазона, удерживая зажатой клавишу «Ctrl» и одновременно нажимая номера строк, которые в указанном диапазоне выделения нам не нужны.
Выделение одного или нескольких целых столбцов ячеек
При необходимости, вы можете выделить весь столбец ячеек полностью. Этот процесс совсем не сложный. Фактически, он работает по тому же принципу, что и описанный выше способ выделения целых строк.
Нажмите нужную колонку, озаглавленную буквой, чтобы выделить столбец полностью.
Вы также можете выделить несколько столбцов, используя способы нажать и перетащить или при помощи клавиши «Shift», как и в описанном способе для выделения целых смежных строк. Также соответствующим образом работает клавиша «Ctrl» для выделения несмежных столбцов или для отмены выделения столбцов из выбранного диапазона.
Из представленного руководства ясно видно, что выделять (или снимать выделение) отдельных ячеек, строк и столбцов в приложении «Microsoft Excel» абсолютно не сложно. Весь процесс выделения интуитивно понятен, даже для начинающих пользователей, и не будет вызывать особых трудностей при его применении. Но использование описанных способов поможет пользователям уменьшить время, потраченное на создание, форматирование и упорядочение документа «Microsoft Excel».
Полную версию статьи со всеми дополнительными видео уроками читайте в нашем блоге…
Данный материал является частной записью члена сообщества Club.CNews.
Редакция CNews не несет ответственности за его содержание.
|
Dzen Пользователь Сообщений: 60 |
Приветствую, Подскажите, пожалуйста, есть ли функция в Экселе или как лучше сделать, чтобы выделить цветом или как-то пометить строки во Вкладке «Еда», номера которых указаны на Вкладке «Лист 2»? |
|
Kami  Пользователь Сообщений: 26 |
Здравствуйте, можно реализовать с помощью условного форматирования, для формата xlsx Изменено: Kami — 07.05.2016 03:42:57 |
|
Dzen Пользователь Сообщений: 60 |
Kami,а в приложенном файле ничего не выделено |
|
Kami Пользователь Сообщений: 26 |
проверьте еще, файл перезагружен |
|
Dzen Пользователь Сообщений: 60 |
|
|
Kami Пользователь Сообщений: 26 |
странно у меня работает, может какая-нибудь не совместимость |
|
k61  Пользователь Сообщений: 2441 |
Пролог. |
|
Dzen Пользователь Сообщений: 60 |
Kami, да во втором Вашем файле работает, только не понятно как задать такое правило:) |
|
Dzen Пользователь Сообщений: 60 |
k61,эх… удобная штука, если бы еще уже существующие цвета не стирала |
|
k61 Пользователь Сообщений: 2441 |
#10 07.05.2016 04:21:07 Строку:
удалите. |
||
|
Kami Пользователь Сообщений: 26 |
#11 07.05.2016 04:23:28 При сохранении в .xls вышло сообщение о том, что критерии не могут ссылаться на другой лист, Создать новое правило, задать или изменить существующее правило, на вашем примере, там будет указана формула, где в диапазоне $H$2:$H$4 определены номера строк к выделению
также можете получить ответы если загляните в раздел Приемы — Форматирование |
||
|
Dzen Пользователь Сообщений: 60 |
k61,а как туда войти? Kami, спасибо благодарю! так понимаю, можно задать в правилах чтобы диапазон ячеек где нужные номера строк был на другой Вкладке. |
чтобы подкорректировать код. спасибо!|
k61 Пользователь Сообщений: 2441 |
#13 07.05.2016 04:30:22
Прикрепленные файлы
|
||
|
Kami Пользователь Сообщений: 26 |
#14 07.05.2016 04:41:40 чтобы не выходила ошибка, попробуйте вставить такую формулу
решение было предложено в этой теме Изменено: Kami — 07.05.2016 04:42:25 |
||
В этой статье вы узнаете, как закрасить ячейку по условию, выделять целые строки и столбцы в Excel 2016, 2013 и 2010 на основе какого-то критерия, а также найдете несколько советов и примеров формул, которые будут работать с числовыми значениями и значениями текстовых ячеек.
Узнайте, как в Экселе быстро закрасить всю строку или столбец на основе значения отдельной ячейки в ваших таблицах Excel. Советы и примеры формул для числовых и текстовых значений.
Мы уже обсуждали, что такое условное форматирование и как изменить цвет фона ячейки в зависимости от ее значения. Для этого рекомендуем ссылки с конце этого материала. Сейчас же мы рассмотрим более сложные вещи.
Выделение по условию целиком строки или столбца.
Выделение строки.
В нашем распоряжении – таблица Excel с информацией о продажах в различные страны. Давайте попробуем выделить определенные строки с продажами в Бразилию. То есть, окраска их должна изменяться в связи с тем, что записано в колонке «Страна».
Прежде всего выделяем при помощи мыши весь диапазон интересующих нас данных – A2:D21. Шапку таблицы выделять не нужно. Затем действуем по уже отработанной схеме: вызываем меню функции и выбираем последний пункт – «Использовать формулу для определения форматируемых ячеек» (1). Далее записываем выражение (2):
Мы должны закрасить вторую строку таблицы в зависимости от значения в С2. Здесь есть маленькая хитрость.
Обратите внимание, что абсолютная ссылка (знак $) установлена здесь только на столбец С. То есть, мы проверяем на условие «Бразилия» в выделенном нами диапазоне все позиции в этом столбце, то есть С2, С3, C4 и так далее. А вот закрашивать будем всю строку, так как ранее выделена была вся таблица. Для этого выбираем вариант оформления (3): цвет фона или шрифта, либо оба.
Напомню, что знак $, стоящий перед буквой столбца, означает абсолютную ссылку на этот столбец. А если знак $ находится перед цифрой, то абсолютная ссылка установлена на строку.
Вывод. Условное форматирование строки по значению ячейки основано на грамотном применении абсолютных и относительных ссылок в правиле форматирования. В используемой формуле должна быть абсолютная ссылка на столбец и относительная — на строку ($C2). При этом как область форматирования должна быть обозначена вся таблица (без шапки).
Выделение столбца.
Аналогичную операцию можно произвести и с выделением отдельных столбцов. Естественно, при этом формула будет выглядеть несколько иначе: знак доллара будет находиться перед цифрой. Но, конечно, выделение горизонтальных линий в таблице встречается намного чаще.
Тем не менее, давайте рассмотрим пример с выделением по условию столбцов таблицы.
Итак, у нас есть табель рабочих смен. Нужно красным указать в нем на субботы и воскресенья.
Как и в предыдущем примере, определим для начала диапазон, который мы будем форматировать: =$B$3:$S$7. И вновь будем использовать формулу (2) для определения условия.
Функция ДЕНЬНЕД позволяет определить номер дня недели по указанной дате. Цифра 2 означает, что используется привычный нам порядок, когда первый день недели – это понедельник.
Таким образом, если номер окажется больше 5 (то есть, это будет суббота или воскресенье), то необходимо применить указанный нами формат (3) и закрасить выходной день.
Все просто, но обратите внимание на одну важную деталь: знаком $ в ссылке мы фиксируем номер. Тем самым мы указываем программе, что надо последовательно перемещаться по второй строке в пределах указанного диапазона, и определять номер дня недели. И после этого применять формат к столбцу.
Выделение через строку.
Думаю, вам часто встречалось красивое оформление таблицы, когда строчки через одну были выделены. Конечно, такое оформление легко доступно, если преобразовать данные в «умную» таблицу. Но такое возможно только в Excel 2007 и более поздних версиях. Если же у вас старая версия программы, то наш способ вам очень даже может пригодиться.
Итак, возьмем для примера небольшую таблицу.
Выделим диапазон A1:D18.
Затем создаем новое правило при помощи формулы
В чем ее смысл? Если номер, полученный при помощи функции СТРОКА(), делится без остатка на 2, то значит у нее чётный номер, и к ней следует применить правило форматирования. Если же номер не делится на 2 без остатка, то это нечетная. Ее мы оставляем без изменений.
В результате получилась «полосатая» таблица по принципу «четный-нечетный».
Закрасить группу строк.
Зачем это нужно? К примеру, у нас имеются помесячные данные о продажах. Тогда логично было бы отделить каждые 3 месяца, чтобы хорошо видны были результаты по кварталам.
Поясним эти вычисления.В качестве счетчика мы будем использовать номер текущей строки.Поскольку в квартале 3 месяца, то группировать будем тоже по три. Отсчет начинаем с А2.
- Счетчик в начале нужно установить в ноль. Для этого служит выражение (СТРОКА()-2). Поскольку начинаем со второй, то обнуляем счетчик, вычитая 2.
- Далее нужно определить, к какой по счету группе относится текущее местоположение курсора. Результат п.1 делим на 3.
- Отсекаем дробную часть при помощи функции ЦЕЛОЕ и получаем порядковый номер группы: ЦЕЛОЕ((СТРОКА()-2)/3).
- Добавляем 1, поскольку результатом для первой группы будет число меньше 1. А нужно, чтобы отсчет групп начинался с 1.
- Затем действуем по методике, отработанной в предыдущем примере: производим действия только с нечетными группами. Для этого используем функцию ОСТАТ с аргументом 2. То есть, находим остаток от деления на 2. Если число четное, то остаток будет равен нулю. Ноль равносилен результату ЛОЖЬ, поэтому с такими группами ничего не делаем. Если число нечетное, остаток от деления на 2 будет равен 1, что равноценно ИСТИНА. И вот тут-то мы и закрасим эту группу.
В результате мы разбили нашу таблицу на тройки, определили каждой тройке свой порядковый номер, и с нечетными номерами произвели действия по изменению формата их представления.
Аналогично можно разбить на группы по 4 строки. Тогда в формуле выше просто замените цифру 3 на 4. И все будет работать.
А если в шапке вашей таблицы больше, чем одна строка, просто замените -2 на большую цифру, соответственно высоте шапки таблицы.
Как видите, подход достаточно универсальный. Надеюсь, вам пригодится.
Вставляем отделяющие линии между группами строк.
Если у вас есть большой отсортированный по какому-либо столбцу список, то было бы неплохо автоматически отделять получившиеся группы разделительными горизонтальными линиями для наглядности.
Давайте красиво оформим смету работ, упорядоченных по дням. Отделим горизонтальными линиями каждый новый день, чтобы визуально отделить их друг от друга.
Для этого сначала выделим весь наш диапазон с данными.
Внимание! Первую шапку таблицы не выделяем, начинаем с данных!
В нашем случае, выделяем A3:G33.
Затем далее действуем по уже отработанной схеме. В меню условного форматирования выбираем использование формулы (1). Далее записываем само правило:
Иначе говоря, мы проверяем, равна ли наша текущая дата предыдущей. Если не равна, значит, мы перешли к новому дню. Соответственно наше текущее положение нужно выделить. Выбираем формат (3). Тип границы – линия (4). Она будет использоваться по верхней границе (5).
В результате каждый новый день будет отделен от предыдущего горизонтальной линией. Естественно, вы можете выбрать и иной стиль форматирования – например, цветом.
Условное форматирование для сравнения двух столбцов.
Когда необходимо произвести сравнение двух столбцов в таблице, очень хороший способ указать на имеющиеся совпадения и различия – выделить их.
Как найти и закрасить совпадающие ячейки в столбцах.
Можно использовать специальный пункт вкладки «Условное форматирование» — «Повторяющиеся значения».
Обратите внимание, что в формуле используется абсолютная адресация на колонку. Это необходимо для того, чтобы происходило последовательный перебор значений, двигаясь вниз начиная с B3 до B25.
Как найти и закрасить совпадения в нескольких столбцах.
Представим, что наша задача – найти и выделить в столбце таблицы те значения, которые совпадают хотя бы с одним столбцом второй таблицы. В нашем случае – мы последовательно будем брать данные из столбца B и определять, нет ли такого же значения в этой же строке в нескольких колонках второй таблицы.
Давайте закрасим цветом те ячейки в столбце B, которые хотя бы однажды встречаются в G,H и I.
Диапазон форматирования – B3:B25. Выделяем его и в меню 
– «Создать правило» выбираем «Использовать формулу…»
Запишем правило условного форматирования:
Последовательно двигаемся сверху вниз и сравниваем каждую ячейку колонки B с находящимися в той же горизонтали значениями в G,H и I.
То есть, необходимо, чтобы выполнялось хотя бы одно из условий, достаточно одного совпадения.
Но если столбцов будет не 3, а, предположим, 10? Формула станет слишком громоздкой. Ведь придется указать 10 критериев совпадения.
Есть более простой способ. Изменим правило форматирования и используем функцию СЧЁТЕСЛИ:
СЧЁТЕСЛИ определяет, как часто определенное значение встречается в диапазоне. Считаем, сколько раз значение из B3 встречается в G,H и I таблицы, то есть в $G3:$I3. Если будет более одного совпадения, то срабатывает правило.Функция возвращает 1. А 1 в логическом выражении соответствует ИСТИНА, 0 — ЛОЖЬ. То есть, если счет равен нулю, то в текущей позиции нашего столбца содержится уникальное значение, которое больше нигде в диапазоне поиска не встречается. Согласитесь, так гораздо удобнее, чем писать множество однотипных критериев.
И теперь при помощи такого подхода мы можем решить более сложную задачу: выделить в B те данные, которые хотя бы раз встречаются в одном из нескольких столбцов.
Вот это новое правило:
Теперь совпадения мы ищем во всех столбцах таблицы 2, а не только в одном из них. Возможно, такой пример вам также будет полезен.
Обратите еще раз внимание на то, как определены абсолютные ссылки. Суть в том, что должен меняться номер строки, но не номер столбца. Тогда все будет работать.
Как закрасить ячейки при помощи «Найти и выделить».
В предыдущих материалах, ссылки на которые вы можете найти в конце этой статьи, мы уже рассматривали, как в Excel закрасить ячейку по условию в зависимости от другой ячейки либо от ее собственного содержимого. Условное форматирование позволяет отслеживать изменения в таблице и в соответствии с имеющимися значениями закрасить ячейку в определённый цвет. Но что если изменений в таблице больше не будет и в соответствии с определённым условием нужно закрасить значения «раз и навсегда»? Иначе говоря, речь идет о статичной таблице.
Возможно, вам пригодится более простой способ условного форматирования — использование инструмента «Найти и выделить».
Давайте вновь рассмотрим наш пример с продажами шоколада. Выделим цветом продажи меньше и больше 100 единиц, как показано ниже. К сожалению, никакие формулы мы здесь применить не можем, поэтому возможности отбора нужных значений сильно ограничены. Однако, можно использовать уже знакомые нам знаки подстановки — вопросительный знак ? и звездочку *. Напомню, что «?» позволяет заменить собой любой одиночный символ, а «*» — любую последовательность знаков. Как это применить? К примеру, 8? будет означать два символа, первый из которых — 8, а второй — любой. ?? означает два любых символа и т.д.
Итак, выделяем при помощи мышки область значений, которые мы хотим закрасить по условию, а затем используем инструмент «Найти и выделить». В окне поиска пишем . что означает в нашем случае любое двузначное число в диапазоне Е5:Е24. Обратите внимание, что если вы предварительно не укажете диапазон форматирования, то поиск будет произведен по всей таблице, что нам совершенно не нужно.
Нажимаем «Найти все» и в открывшемся внизу окошке тыкаем мышкой на любое из найденных значений. Затем нажимаем комбинацию клавиш CTRL+A, чтобы выделить все результаты, соответствующие условию. После этого закрываем окно поиска и видим, что все нужные цифры оказались выделены. Остается только во вкладке «Шрифт» выбрать нужный цвет заливки, или другой вариант оформления по вашему желанию.
Повторим все те же действия, только теперь в поиске укажем . , то есть искать будем трехзначные числа. Либо можно было указать . *, то есть отбирать все числа с разрядностью 3 и выше. Как видите, возможности у этого инструмента невелики, но с помощью подобных ухищрений можно получить вполне приемлемые результаты.
И, конечно, не забывайте, что это форматирование «навсегда», оно не изменится автоматически, если даже в таблицу будут внесены какие-то правки.
Еще полезные примеры и советы:
Как сделать пользовательский числовой формат в Excel — В этом руководстве объясняются основы форматирования чисел в Excel и предоставляется подробное руководство по созданию настраиваемого пользователем формата. Вы узнаете, как отображать нужное количество десятичных знаков, изменять выравнивание или цвет шрифта,…
Как изменить формат даты в Excel и создать собственное форматирование — Это руководство посвящено форматированию даты в Excel и объясняет, как установить вид даты и времени по умолчанию, как изменить их формат и создать собственный. Помимо чисел, наиболее распространенными типами данных,…
7 способов поменять формат ячеек в Excel — Мы рассмотрим, какие форматы данных используются в Excel. Кроме того, расскажем, как можно быстро изменять внешний вид ячеек самыми различными способами. Когда дело доходит до форматирования ячеек в Excel, большинство…
Как удалить формат ячеек в Excel — В этом коротком руководстве показано несколько быстрых способов очистки форматирования в Excel и объясняется, как удалить форматы в выбранных ячейках. Самый очевидный способ сделать часть информации более заметной — это…
Денежный и финансовый формат — как установить и что предпочесть? — Когда мы хотим, чтобы числа отображались в Excel как денежные значения, мы должны отформатировать их соответствующим образом. В сегодняшней публикации мы подробно объясним, как применить финансовый либо денежный форматы. Рассмотренные в…
Процентный формат ячеек и особенности его применения в Excel — В этом коротком руководстве вы найдете много полезных сведений и узнаете, как показать результаты вычислений в процентах, как в Excel заменить число на процент по мере ввода и многое другое.…
9 способов сравнить две таблицы в Excel и найти разницу — В этом руководстве вы познакомитесь с различными методами сравнения таблиц Excel и определения различий между ними. Узнайте, как просматривать две таблицы рядом, как использовать формулы для создания отчета о различиях, выделить…
Как сравнить два столбца на совпадения и различия — На прочтение этой статьи у вас уйдет около 10 минут, а в следующие 5 минут (или даже быстрее) вы легко сравните два столбца Excel на наличие дубликатов и выделите найденные…
6 способов — как безопасно удалить лишние пустые строки в Excel — Это руководство научит вас нескольким простым приемам безопасного удаления нескольких пустых строк в Excel без потери информации. Пустые строки в таблице — это проблема, с которой мы все время от…
Как в Excel разделить текст из одной ячейки в несколько — В руководстве объясняется, как разделить ячейки в Excel с помощью формул и стандартных инструментов. Вы узнаете, как разделить текст запятой, пробелом или любым другим разделителем, а также как разбить строки на…
Как выделить ячейки содержащие слова из списка, записанного в столбце?
Каким условием выделить ячейки содержащие слова из этого списка?
Как составить условие для форматирования ячейки, в тексте которой содержится хотя бы одно слово из списка, если список записан в столбце?
Если список слов содержится в столбце B, с ячейки B2 по ячейку B7, а исходные ячейки находятся в столбце A , начиная с ячейки A2 то поможет формула условного форматирования для выбранного диапазона ячеек (например $A$2:$A$100):
=СУММ( ЕСЛИОШИБКА( НАЙТИ( $B$2:$B$7 ; A2 );0))>0
при этом в столбце B надо будет прописать каждое слово во всех формах, которые могут быть в тексте ячейки:
если это неудобно, то вместо функции НАЙТИ можно воспользоваться функцией ПОИСК, формула примет вид:
=СУММ( ЕСЛИОШИБКА( ПОИСК( $B$2:$B$7 ; A2 );0))>0
в этом случае размер списка можно сократить включив в него слова с подстановочными знаками
Выделение строк таблицы в EXCEL в зависимости от условия в ячейке
Если значение в ячейке удовлетворяет определенному пользователем условию, то с помощью Условного форматирования можно выделить эту ячейку (например, изменить ее фон). В этой статье пойдем дальше — будем выделять всю строку таблицы, содержащую эту ячейку.
Пусть в диапазоне А6:С16 имеется таблица с перечнем работ, сроками выполнения и статусом их завершения (см. файл примера ).
Задача1 — текстовые значения
Необходимо выделить цветом строку, содержащую работу определенного статуса. Например, если работа не начата, то строку будем выделять красным, если работа еще не завершена, то серым, а если завершена, то зеленым. Выделять строки будем с помощью правил Условного форматирования .
Решение1
Создадим небольшую табличку со статусами работ в диапазоне Е6:Е9 .
Выделим диапазон ячеек А7:С17 , содержащий перечень работ, и установим через меню Главная/ Цвет заливки фон заливки красный (предполагаем, что все работы изначально находятся в статусе Не начата ).
Убедимся, что выделен диапазон ячеек А7:С17 ( А7 должна быть активной ячейкой ). Вызовем команду меню Условное форматирование/ Создать правило / Использовать формулу для определения форматируемых ячеек .
- в поле « Форматировать значения, для которых следующая формула является истинной » нужно ввести =$C7=$E$8 (в ячейке Е8 находится значение В работе ). Обратите внимание на использоване смешанных ссылок ;
- нажать кнопку Формат ;
- выбрать вкладку Заливка ;
- выбрать серый цвет ;
- Нажать ОК.
ВНИМАНИЕ : Еще раз обращаю внимание на формулу =$C7=$E$8 . Обычно пользователи вводят =$C$7=$E$8 , т.е. вводят лишний символ доллара.
Нужно проделать аналогичные действия для выделения работ в статусе Завершена . Формула в этом случае будет выглядеть как =$C7=$E$9 , а цвет заливки установите зеленый.
В итоге наша таблица примет следующий вид.
Примечание : Условное форматирование перекрывает обычный формат ячеек. Поэтому, если работа в статусе Завершена, то она будет выкрашена в зеленый цвет, не смотря на то, что ранее мы установили красный фон через меню Главная/ Цвет заливки .
Как это работает?
В файле примера для пояснения работы механизма выделения строк, создана дополнительная таблица с формулой =$C7=$E$9 из правила Условного форматирования для зеленого цвета. Формула введена в верхнюю левую ячейку и скопирована вниз и вправо.
Как видно из рисунка, в строках таблицы, которые выделены зеленым цветом, формула возвращает значение ИСТИНА.
В формуле использована относительная ссылка на строку ($C7, перед номером строки нет знака $). Отсутствие знака $ перед номером строки приводит к тому, что при копировании формулы вниз на 1 строку она изменяется на =$C8=$E$9 , затем на =$C9=$E$9 , потом на =$C10=$E$9 и т.д. до конца таблицы (см. ячейки G8 , G9 , G10 и т.д.). При копировании формулы вправо или влево по столбцам, изменения формулы не происходит, именно поэтому цветом выделяется вся строка.
В случае затруднений можно потренироваться на примерах, приведенных в статье Условное форматирование в MS EXCEL .
Прием с дополнительной таблицей можно применять для тестирования любых формул Условного форматирования .
Рекомендации
При вводе статуса работ важно не допустить опечатку. Если вместо слово Завершен а , например, пользователь введет Завершен о , то Условное форматирование не сработает.
Чтобы исключить некорректный ввод используйте идеи из статьи Ввод данных из списка значений. Часть1. Выпадающий список . В файле примера для ввода статусов работ использован аналогичный Выпадающий список .
Чтобы быстро расширить правила Условного форматирования на новую строку в таблице, выделите ячейки новой строки ( А17:С17 ) и нажмите сочетание клавиш CTRL+D . Правила Условного форматирования будут скопированы в строку 17 таблицы.
Задача2 — Даты
Предположим, что ведется журнал посещения сотрудниками научных конференций (см. файл примера лист Даты ).
К сожалению, столбец Дата посещения не отсортирован и необходимо выделить дату первого и последнего посещения каждого сотрудника. Например, сотрудник Козлов первый раз поехал на конференцию 24.07.2009, а последний раз — 18.07.2015.
Сначала создадим формулу для условного форматирования в столбцах В и E. Если формула вернет значение ИСТИНА, то соответствующая строка будет выделена, если ЛОЖЬ, то нет.
В столбце D создана формула массива = МАКС(($A7=$A$7:$A$16)*$B$7:$B$16)=$B7 , которая определяет максимальную дату для определенного сотрудника.
Примечание: Если нужно определить максимальную дату вне зависимости от сотрудника, то формула значительно упростится = $B7=МАКС($B$7:$B$16) и формула массива не понадобится.
Теперь выделим все ячейки таблицы без заголовка и создадим правило Условного форматирования . Скопируем формулу в правило (ее не нужно вводить как формулу массива!).
Теперь предположим, что столбец с датами отсортировали и требуется выделить строки у которых даты посещения попадают в определенный диапазон.
Для этого используйте формулу =И($B23>$E$22;$B23
Для ячеек Е22 и Е23 с граничными датами (выделены желтым) использована абсолютная адресация $E$22 и $E$23. Т.к. ссылка на них не должна меняться в правилах УФ для всех ячеек таблицы.
Для ячейки В22 использована смешанная адресация $B23, т.е. ссылка на столбец В не должна меняться (для этого стоит перед В знак $), а вот ссылка на строку должна меняться в зависимости от строки таблицы (иначе все значения дат будут сравниваться с датой из В23 ).
Таким образом, правило УФ например для ячейки А27 будет выглядеть =И($B27>$E$22;$B27 , т.е. А27 будет выделена, т.к. в этой строке дата из В27 попадает в указанный диапазон (для ячеек из столбца А выделение все равно будет производиться в зависимости от содержимого столбца В из той же строки — в этом и состоит «магия» смешанной адресации $B23).
А для ячейки В31 правило УФ будет выглядеть =И($B31>$E$22;$B31 , т.е. В31 не будет выделена, т.к. в этой строке дата из В31 не попадает в указанный диапазон.
Conditional Formatting generally checks the value in one cell and applies formatting over the other cells. A great application of conditional formatting is highlighting the entire row or multiple rows based on a cell value and condition provided in the formula.
It is very helpful because for a data set with tons of value in it becomes cumbersome to analyze just by reading the data. So, if we highlight a few rows based on some conditions, it becomes easier for the user to infer from the data set. For example, in a college, some students have been blacklisted due to some illegal activities. So, in the Excel record the administrator can highlight the rows where these students records are present.
In this article we are going to see how to highlight row(s) based on cell value(s) using a suitable real time example shown below :
Example : Consider a company’s employees data is present. The following table consists of data about the project(s) which has been assigned to employees, their ages and ID. An employee can work on multiple projects. The blank cell in project denotes that no project has been assigned to that employee.
Highlighting the Rows
1. On the basis of text match :
Aim : Highlight all the rows where Employee name is “Srishti”.
Steps :
1. Select the entire dataset from A3 to D14 in our case.
2. In the Home Tab select Conditional Formatting. A drop-down menu opens.
3. Select New Rule from the drop-down. The dialog box opens.
4. In the New Formatting Rule dialog box select “Use a Formula to determine which cells to format” in the Select a Rule Type option.
5. In the formula box, write the formula :
=$B2="Srishti" $ is used to lock the column B, so that only the cell B is looked starting from Row 2
The formula will initially check if the name “Srishti” is present or not in the cell B2. Now, since cell B is locked and next time checking will be done from cell B3 and so on until the condition gets matched.
6. In the Preview field, select Format and then go to Fill and then select an appropriate color for highlighting and click OK
7. Now click OK and the rows will be highlighted.
Highlighted Rows
2. Non-text matching based on number :
Aim : Highlight all the rows having age less than 25.
Approach :
Repeat the above steps as discussed and in the formula write :
=$C3<25
Highlighted Rows
3. On the basis of OR/AND condition :
OR, AND are used when we have multiple conditions. These are logical operators which work on True value.
AND : If all conditions are TRUE, AND returns TRUE.
OR : At least one of the conditions needs to be TRUE to return TRUE value.
Aim : Highlight all the rows of employees who are either working on Project 1 or Project 4.
The project details are in column D. So, the formula will be :
=OR($D3="P-1",$D3="P-4")
Aim : Suppose employee Rishabh has completed the project P-3. The administrator is asked to highlight the row and keep a record of projects which are finished.
The name is in column B and the project details is in column D. The formula will be :
=AND($B3="Rishabh",$D3="P-3")
Highlighted Row
4. On the basis of any blank row :
Aim : Check if there is/are any blank row(s). If exist(s), then highlight it.
The project details is in column D. We will use the COUNTIF( ) function to check for the number of blank records. The formula will be :
=COUNTIF($A3:$D3,"")>0 "" : Denotes blank
The above formula checks all the columns one by one and sees if there is at least one blank row. If the formula value is greater than zero then highlighting will be done else COUNTIF will return FALSE value and no highlighting will be done.
5. On the basis of multiple conditions and each condition having different color :
Aim : Suppose the company wants to distinguish the employees based on their ages. The employees whose age is more than 25 are senior employees and whose age is more than 20 but less than or equal to 25 are junior developers or trainees. So, the administrator is asked to highlight these two categories with different colors.
Implementation :
In the Formula Field write the formula :
=$C3>25
This will highlight all the rows where age is more than 25.
Again in the Formula Field write the formula :
=$C3>20
This will highlight all the rows greater than 20. It will in fact change the color of the rows where age is greater than 25. Since, if a number is greater than 20 then definitely it is greater than 25. So, all the cells having age more than 20 will be highlighted to the same color.
This creates a problem as our goal is to make two separate groups. In order to resolve this we need to change the priority of highlighting the rows. The steps are :
- Undo the previous steps using CTRL+Z.
- Select the entire dataset.
- Go to Conditional Formatting followed by Manage Rules.
- In the Manage Rule dialog box :
The order of the condition needs to be changed. The condition at the top will have more priority than the lower one. So, we need to move the second condition to the top of the first one using the up icon after selecting the condition.
- Now click on Apply and then OK.
It can be observed that the rows are now divided into two categories : The yellow color is for the senior level employees and the green color is for junior employees and trainees in the company on the basis of their ages.