Как выбрать ячейки с определенным значением в excel

Если приходиться работать с большими таблицами определенно найдете в них дублирующийся суммы разбросаны вдоль целого столбца. В тоже время у вас может возникнуть необходимость выбрать данные из таблицы с первым наименьшим числовым значением, которое имеет свои дубликаты. Нужна автоматическая выборка данных по условию. В Excel для этой цели можно успешно использовать формулу в массиве.

Как сделать выборку в Excel по условию

Чтобы определить соответствующие значение первому наименьшему числу нужна выборка из таблицы по условию. Допустим мы хотим узнать первый самый дешевый товар на рынке из данного прайса:

Автоматическую выборку реализует нам формула, которая будет обладать следующей структурой:

=ИНДЕКС(диапазон_данных_для_выборки;МИН(ЕСЛИ(диапазон=МИН(диапазон);СТРОКА(диапазон)-СТРОКА(заголовок_столбца);””)))

В месте «диапазон_данных_для_выборки» следует указать область значений A6:A18 для выборки из таблицы (например, текстовых), из которых функция ИНДЕКС выберет одно результирующие значение. Аргумент «диапазон» означает область ячеек с числовыми значениями, из которых следует выбрать первое наименьшее число. В аргументе «заголовок_столбца» для второй функции СТРОКА, следует указать ссылку на ячейку с заголовком столбца, который содержит диапазон числовых значений.

Естественно эту формулу следует выполнять в массиве. Поэтому для подтверждения ее ввода следует нажимать не просто клавишу Enter, а целую комбинацию клавиш CTRL+SHIFT+Enter. Если все сделано правильно в строке формул появятся фигурные скобки.

Обратите внимание ниже на рисунок, где в ячейку B3 была введена данная формула в массиве:

Выборка соответственного значения с первым наименьшим числом:

С такой формулой нам удалось выбрать минимальное значение относительно чисел. Далее разберем принцип действия формулы и пошагово проанализируем весь порядок всех вычислений.



Как работает выборка по условию

Ключевую роль здесь играет функция ИНДЕКС. Ее номинальное задание – это выбирать из исходной таблицы (указывается в первом аргументе – A6:A18) значения соответственные определенным числам. ИНДЕКС работает с учетом критериев определённых во втором (номер строки внутри таблицы) и третьем (номер столбца в таблице) аргументах. Так как наша исходная таблица A6:A18 имеет только 1 столбец, то третий аргумент в функции ИНДЕКС мы не указываем.

Чтобы вычислить номер строки таблицы напротив наименьшего числа в смежном диапазоне B6:B18 и использовать его в качестве значения для второго аргумента, применяется несколько вычислительных функций.

Функция ЕСЛИ позволяет выбрать значение из списка по условию. В ее первом аргументе указано где проверяется каждая ячейка в диапазоне B6:B18 на наличие наименьшего числового значения: ЕСЛИB6:B18=МИНB6:B18. Таким способом в памяти программы создается массив из логических значений ИСТИНА и ЛОЖЬ. В нашем случаи 3 элемента массива будут содержат значение ИСТИНА, так как минимальное значение 8 содержит еще 2 дубликата в столбце B6:B18.

Следующий шаг – это определение в каких именно строках диапазона находится каждое минимальное значение. Это нам необходимо по причине определения именно первого наименьшего значения. Реализовывается данная задача с помощью функции СТРОКА, она заполняет элементы массива в памяти программы номерами строк листа. Но сначала от всех этих номеров вычитается номер на против первой строки таблицы – B5, то есть число 5. Это делается потому, что функция ИНДЕКС работает с номерами внутри таблицы, а не с номерами рабочего листа Excel. В тоже время функция СТРОКА умеет возвращать только номера строк листа. Чтобы не получилось смещение необходимо сопоставить порядок номеров строк листа и таблицы с помощи вычитанием разницы. Например, если таблица находится на 5-ой строке листа значит каждая строка таблицы будет на 5 меньше чем соответственная строка листа.

После того как будут отобраны все минимальные значения и сопоставлены все номера строк таблицы функция МИН выберет наименьший номер строки. Эта же строка будет содержать первое наименьшее число, которое встречается в столбце B6:B18. На основании этого номера строки функции ИНДЕКС выберет соответствующее значение из таблицы A6:A18. В итоге формула возвращает это значение в ячейку B3 в качестве результата вычисления.

Как выбрать значение с наибольшим числом в Excel

Поняв принцип действия формулы, теперь можно легко ее модифицировать и настраивать под другие условия. Например, формулу можно изменить так, чтобы выбрать первое максимальное значение в Excel:

Если необходимо изменить условия формулы так, чтобы можно было в Excel выбрать первое максимальное, но меньше чем 70:

Как в Excel выбрать первое минимальное значение кроме нуля:

Как легко заметить, эти формулы отличаются между собой только функциями МИН и МАКС и их аргументами.

Скачать пример выборки из таблицы в Excel.

Теперь Вас ни что не ограничивает. Один раз разобравшись с принципами действия формул в массиве Вы сможете легко модифицировать их под множество условий и быстро решать много вычислительных задач.

Ячейка в Excel – это основной элемент электронной таблицы, образованный пересечением столбца и строки. Имя столбца и номер строки, на пересечении которых находится ячейка, задают адрес ячейки и представляют собой координаты, определяющие расположение этой ячейки на листе.

В ячейках таблиц могут содержаться числа, даты и текст. Числа и даты в ячейках автоматически выравниваются по правому краю, текст выравнивается по левому краю. В качестве разделителя в числах используется запятая, в качестве разделителя в датах – точка. В конце даты точка не ставится. При нарушении этих правил, неправильные числа и даты воспринимаются приложением как текст. В одну ячейку можно внести 32 767 знаков. Информацию, содержащуюся в ячейках можно отобразить числовым, текстовым и другими форматами. Действия, которые производятся с ячейками чаще всего — это форматирование (изменение формата), перемещение (изменение координат) и удаление (со сдвигом влево или со сдвигом вверх). О том как это делается и о том как это делается быстро и в автоматическом режиме я бы и хотел поговорить.

Выделение ячеек. Что значит выделить ячейку? Как выделять ячейки?

Выделить в Excel – таблице ячейку или диапазон ячеек, означает отметить их жирной черной рамкой табличного маркера. Информация вводится и остается храниться в той ячейке, которая была выделена во время ввода этой информации. При создании новой рабочей книги, всегда выделяется ячейка A1.

Для выделения ячейки необходимо в окне листа щелкнуть по ней крестиком курсора, при этом рамка табличного маркера пометит выделенную ячейку черным, жирным прямоугольником, а адрес выделенной ячейки отобразится в адресном окошке строки формул. Строка формул – это специальная панель Excel, предназначенная для работы с формулами и адресами ячеек. Строка формул состоит из адресного окошка, кнопки «Вставить функцию» и окна ввода формул.

Для того, чтобы выделить ячейку, которая находится за пределами видимости открытого листа, необходимо английскими буквами набрать адрес нужной ячейки в адресном окне строки формул и нажать Enter.

Для того, чтобы выделить первую или последнюю ячейку в столбце или строке, можно использовать сочетания клавиш Ctrl+(стрелка) на клавиатуре. При этом сочетания клавиши Ctrl со стрелками вверх и вниз будут выделять первую либо последнюю ячейку столбца, а сочетания Ctrl со стрелками влево и вправо – первую и последнюю ячейку строки.

Для того, чтобы выделить первую или последнюю ячейку листа, используются сочетания клавиш Ctrl+Home и Ctrl+End, при этом последней ячейкой листа считается самая нижняя, самая правая ячейка, заполненная информацией.

Как выделить диапазон ячеек? Как выделить все ячейки листа?

Диапазон – это группа ячеек, находящихся рядом друг с другом. Для выделения небольшого диапазона ячеек достаточно провести по нему курсором в виде белого широкого креста при нажатой левой кнопке мыши. Первая ячейка диапазона при этом остается незатемненной и готовой к вводу информации. Для выделения большого диапазона, можно выделить первую ячейку диапазона, после этого нажать клавишу Shift и выделить последнюю ячейку диапазона, при этом выделится весь диапазон, находящийся между этими ячейками. Для выделения диапазона ячеек можно набрать английскими буквами и цифрами адрес нужного диапазона в адресном окне строки формул, используя в качестве разделителя символ двоеточия, например A1:A10. После ввода адреса диапазона необходимо нажать клавишу Enter. Для выделения всех ячеек строки или всех ячеек столбца достаточно щелкнуть левой кнопкой мыши на названии столбца либо номере строки. Для того чтобы выделить все ячейки листа можно кликнуть по нулевой ячейке (пересечение области имен столбцов и номеров строк) либо использовать сочетание клавиш Ctrl+A (сокращение от англ. All – все). При этом активная на момент выделения ячейка остается незатемненной и готовой к вводу информации. Для выделения группы ячеек, расположенных не рядом, используется их поочередное выделение при нажатой клавише Ctrl.

Как выделить группу ячеек с определенными параметрами?

Часто при работе с таблицами Excel возникает необходимость выделить все ячейки, удовлетворяющие определенным условиям либо содержащие только определенные значения. Например, возникает необходимость сделать защищаемыми все ячейки, содержащие формулы. Для того, чтобы выделить группу ячеек, удовлетворяющих определенным условиям, необходимо зайти на вкладку «Главная», в группе «Редактирование» раскрыть меню кнопки «Найти и выделить», после чего выбрать пункт «Выделение группы ячеек…».

В диалоговом окне «Выделение группы ячеек» можно задать параметры, по которым программа произведет выбор нужных ячеек и выделит их, например, выбор параметра «примечания» позволит выделить все ячейки листа, где были вставлены примечания.

Выделение ячеек по условию с помощью макроса

Выборочное выделение группы ячеек с заданными параметрами по определенным значениям и условиям можно еще более расширить средствами VBA. Описанная ниже надстройка позволяет находить и выделять ячейки с заданными пользователем числовыми и текстовыми значениями. Надстройка очень проста в использовании, стартовые условия задаются пользователем в диалоговом окне, конечным результатом является выделенная группа ячеек, удовлетворяющих заданным условиям и введенным значениям.

Надстройка позволяет:

1. Выделять пустые ячейки в заданном диапазоне;

2. выделять ячейки с заданным числом или числами (возможен ввод нескольких чисел через знак-разделитель точка с запятой ;);

3. выделять ячейки с заданным текстом, возможен ввод нескольких текстовых значений одновременно, через точку с запятой (;) без пробелов;

4. выделять ячейки, которые содержат либо не содержат, начинаются либо не начинаются, заканчиваются либо не заканчиваются, совпадают либо не совпадают, равны либо не равны, больше либо не больше, меньше либо не меньше заданных значений.

Из диалогового окна видно, что надстройка может выделять пустые ячейки, а также ячейки с числовыми или текстовыми значениями, в зависимости от выбранного условия. Для наглядности ниже приведен фрагмент таблицы, где с помощью этой надстройки выделяются все ячейки, содержащие слово «круг». Надстройка работает с ячейками используемого диапазона, то есть расположенными между первой и последней заполненными ячейками в активном листе.

При помощи этой надстройки пользователь может выделить интересующие его ячейки, после чего на свое усмотрение совершить с ними какое-либо действие, например, внести изменения в формат этих ячеек, узнать количество выделенных ячеек, при выделении числовых значений — узнать количество, среднее значение и сумму выделенных ячеек в строке состояния. В следующей статье будет представлена надстройка, позволяющая автоматически удалять и скрывать строки, столбцы и ячейки.

Видео по выборочному выделению ячеек

Предположим, у вас есть диапазон данных, как на следующем снимке экрана, и теперь вы хотите найти или выбрать ячейки на основе определенной информации о критериях в Excel, например, я найду или выберу ячейки, содержащие числа от 80 до 100. Как вы могли быстро решить эту задачу?

Фильтровать ячейки по определенным критериям с помощью функции фильтрации

Поиск ячеек на основе определенных критериев с помощью условного форматирования

Выберите ячейки на основе определенных критериев с помощью Kutools for Excel

Фильтровать ячейки по определенным критериям с помощью функции фильтрации

С помощью функции фильтра Excel вы можете отображать нужные строки ячеек и скрывать ненужные строки. Вы можете завершить его, выполнив следующие действия:

1. Выделите столбец, в котором вы хотите выделить определенные ячейки.

2. Нажмите Данные > Фильтр, см. снимок экрана:

3. В правом нижнем углу заголовка отобразится маленький треугольник, щелкните маленький треугольник, и появится меню. выберите Числовой фильтр > Пользовательский фильтр… См. Снимок экрана:

4, И Пользовательский автофильтр диалоговое окно появится. Затем укажите критерии, которые вам нужны, как на следующем снимке экрана:

5. Нажмите OK. И все ячейки, соответствующие критериям, были отображены, а остальные скрыты.

При использовании этого метода другие ячейки, не соответствующие критериям, будут скрыты. Но если вы не хотите скрывать другие ячейки, а форматируйте ячейки в соответствии с критериями. Как ты мог?

Поиск ячеек на основе определенных критериев с помощью условного форматирования

Утилита условного форматирования может помочь вам найти и отформатировать ячейки, которые соответствуют вашим критериям в Excel, сделайте следующее:

1. Выберите диапазон данных, который вы хотите использовать.

2. Нажмите Главная > Условное форматирование > Новое правило, см. снимок экрана:

3. В Новое правило форматирования диалоговое окно, выберите Форматировать только ячейки, содержащие вариант под Выберите тип правила, а затем укажите необходимые критерии в разделе Форматирование описания правила, см. снимок экрана:

4. Затем нажмите Формат кнопку в Формат ячеек диалоговое окно, нажмите Заполнять вкладку и выберите один цвет, который вам нравится, для закрашивания ячеек. Смотрите скриншот:

5. Нажмите OK > OK , чтобы закрыть диалоги, и ячейки от 80 до 100 были выделены сразу.

Выберите ячейки на основе определенных критериев с помощью Kutools for Excel

Kutools для Excel: с более чем 300 удобными надстройками Excel, которые можно попробовать бесплатно без ограничений в течение 30 дней. Получить сейчас

После установки Kutools for Excel, выполните следующие действия:

1. Выберите нужный диапазон данных и нажмите Кутулс > Выберите Инструменты > Выбрать определенные ячейки…, См. Снимок экрана:

2. В Выбрать определенные ячейки диалоговое окно, отметьте Ячейка от Тип выбораи задайте критерии в Конкретный тип как вам нужно, см. снимок экрана:

3. После установки критериев нажмите OK or Применить кнопка, подсказка напомнит вам количество выбранных ячеек. И все ячейки, соответствующие критериям, были выбраны из диапазона.

Нажмите, чтобы узнать больше об этой функции выбора конкретных ячеек.

Статьи по теме:

Выберите ячейки с определенным текстом

Изменить цвет фона в зависимости от значения ячейки