Как выбрать в excel отрицательные значения

Если вы, например, делаете отчеты по прибыли компании, вам может понадобиться подсвечивать отрицательные значения, чтобы они были ярко видны. Например, красным цветом.

Сейчас я продемонстрирую вам, как можно это сделать.

Подсвечиваем отрицательные числа с помощью функции «Условное форматирование»

Первое, что мы рассмотрим — «Условное форматирование».

«Условное форматирование» проверяет значение, находящееся в ячейке, если оно меньше чем 0, то помечает эту ячейку

Пошаговая инструкция:

1. Выделите диапазон ячеек, в котором вы хотите подсветить ячейки с отрицательным значением;

• Щелкните «Главная» -> «Условное форматирование» -> «Правила выделения ячеек» -> «Меньше…»;

• В открывшемся окошке укажите «0»;

• Подтвердите.

Итак, все ячейки с отрицательными значениями будут подсвечены.

А также не забывайте, что функция «Условное форматирование» делает перерасчет каждый раз, когда вы открываете файл Excel. То есть, если появятся новые отрицательные значения, в том же диапазоне, который вы выделяли, при открытии файла, они тоже подсветятся.

Подсвечиваем отрицательные числа с помощью функции «Формат ячеек»

Для этих же целей, мы можем использовать функцию «Формат ячеек».

Давайте подробнее посмотрим как это работает.

В результате мы получим тоже самое, что и на картинке ниже:

Пошаговая инструкция:

• Выделите диапазон ячеек, в котором вы хотите подсветить ячейки с отрицательным значением;
• Щелкните «Главная» и в разделе «Число» нажмите на стрелочку, идущую вниз. Она выделена на картинке:

• В списке «Числовые форматы» выберите «Числовой», далее вы увидите отрицательные числа, выделенные красным. Щелкните на них.

• Подтвердите.

Итак, теперь в конце каждого числа будут добавлены его сотые доли (например, 7,00) и отрицательные числа будут подсвечены красным цветом.

Подсвечиваем отрицательные числа с помощью функции «Формат ячеек» и указанием собственного формата

С помощью той же функции «Формат ячеек» можно создать собственный формат и помечать отрицательные значения используя его.

Пошаговая инструкция:

1. Выделите диапазон ячеек, в котором вы хотите подсветить ячейки с отрицательным значением;
2. Щелкните «Главная» и в разделе «Число» нажмите на стрелочку, идущую вниз. Она выделена на картинке:

• В списке «Числовые форматы», выберите «(все форматы)» и в поле «Тип» напишите следующее: Основной;[Красный]-Основной.

• Подтвердите.

Итак, мы получили следующее:

В Excel есть 4 типа данных. Положительные и отрицательные числа, нули и текст.

С помощью этого способа, вы можете указать формат отображения для каждого типа данных в Excel (разделяя их символом “;”).

Типы данных идут подряд. Чтобы вам было понятнее, я приведу пример:

Если мы напишем «Основной;Основной;Основной;Основной», то положительные и отрицательные числа, нули и текст будут в формате «Основной».

Но если мы укажем 0.00;-0.00;0.00;Основной, то положительные и отрицательные числа будут показаны с сотыми долями, ноль будет указан как 0.00, а текст будут в формате «Основной» .

Итак, вы можете создать собственный формат для всех типов данных.

Но если вы укажете не четыре типа, а 1, 2 или 3:

• Если указан только 1: например, вы просто указали «Основной» и все. В таком случае все типы данных будут в общем формате.

• Если вы укажете 2: Первый аргумент относится к положительным числам и нулям, а второй к отрицательным. Текст останется в «Основном» формате.

• Если укажете 3: первый аргумент относится к положительным числам, второй к отрицательным, третий к нулям. Ну, а текст остается в «Основном» формате.

Часто случается, что в одном диапазоне ячеек находятся вместе положительные и отрицательные числа. Необходимо определить экстремальные значения, но с определенными условиями. Следует получить наименьшее значение для положительных чисел и отдельно для отрицательных. Для решения данной задачи не достаточно просто использовать функции =МИН(), =МАКС() или =НАИМЕНЬШИЙ(), =НАИБОЛЬШИЙ(). Иначе при обращении функций к диапазону с перемешанными положительными и отрицательными числами, будет возвращено только отрицательное наименьшее значение. Поэтому следует использовать специальную формулу с функциями.

Наименьшее положительное число

Допустим у нас есть статистика доходов и расходов сети магазинов за месяц. А нам нужно узнать какие из торговых точек наименее затратные по расходам и наименее прибыльны по доходам. Для презентации решения будем использовать пример таблицы с доходами и расходами магазинов как показано на рисунке:

В первую очередь следует найти наименьший доход. Для этого формула должна сначала рассмотреть группу, состоящую только из положительных. После чего найдите наименьшее положительное значение функции. Для этого:

1. В ячейке D2 введем следующую формулу:
2. После ввода формулы для подтверждения необходимо нажать комбинацию горячих клавиш: CTRL+SHIFT+Enter, так как она должна выполняться в массиве. Если все сделано правильно тогда в строке формул будут видны фигурные скобки.

Разбор принципа действия формулы для поиска наименьшего положительного числа:

Логическая функция =ЕСЛИ(), которая выполняется в массиве формул, проверяет каждую ячейку диапазона C2:C13 какая из них содержит число меньше чем 0 или равно нулю (<=0). Таким образом создается условная таблица в памяти с логическими значениями:

• ЛОЖЬ – для положительных чисел (в данном случаи и для нуля);
• ИСТИНА – для отрицательных чисел.

После чего в условной таблице функция ЕСЛИ заменяет все значения ИСТИНА на пустые (””). А вместо значения ЛОЖЬ подставляются те числа положительные, которые и были раньше в диапазоне C2:C13. И завершает вычисления формулы функция =МИН(), которая из условной таблицы (уже отфильтрованной от отрицательных значений и нулей) возвращает нам наименьшее положительное число.



Наибольшее отрицательное число в диапазоне ячеек

Чтобы найти наименьшие расходы среди отрицательных значений укажите наибольшее. Для этого следует выполнить следующие действия:

1. В ячейке E2 введите формулу:
2. Так же, как и предыдущей формуле после ввода необходимо нажать комбинацию клавиш: CTRL+SHIFT+Enter, так как она должна выполняться в массиве. Если все сделано правильно в строке формул появятся фигурные скобки.

Скачать формулы для поиска наименьшего положительного и наибольшего отрицательного числа

В результате мы быстро и легко переделили самый слабый магазин по доходам – это №4. А наименее затратная торговая точка по расходам – это магазин №2.