Как вставить выпадающее меню в excel

Создание раскрывающегося списка

Создание раскрывающегося списка

Чтобы упростить работу пользователей с листом, добавьте в ячейки раскрывающиеся списки. Раскрывающиеся списки позволяют пользователям выбирать элементы из созданного вами списка.

Ваш браузер не поддерживает видео. Установите Microsoft Silverlight, Adobe Flash Player или Internet Explorer 9.

  1. На новом листе введите данные, которые должны отображаться в раскрывающемся списке. Желательно, чтобы элементы списка содержались в
    таблице Excel
    . Если это не так, список можно быстро преобразовать в таблицу, выделив любую ячейку диапазона и нажав

    Ctrl+T

    .

    Таблица Excel, используемая в качестве источника для списка проверки данных

    Примечания: 

    • Почему данные следует поместить в таблицу? Когда ваши данные находятся в таблице при
      добавлении или удалении элементов из списка
      , любые раскрывающиеся списки, основанные на этой таблице, будут автоматически обновляться. Дополнительные действия не требуются.

    • Сейчас самое время
      отсортировать данные в диапазоне или таблице
      в раскрывающемся списке.

  2. Выделите на листе ячейку, в которую требуется поместить раскрывающийся список.

  3. Перейдите на вкладку
    данных

    на ленте, затем


    в проверку данных

    .

    Примечание: 
    Если вы не можете щелкнуть

    проверку данных

    , возможно, рабочий лист защищен или общедоступен.
    Разблокируйте определенные области защищенной книги
    или прекратите совместное использование листа, а затем повторите шаг 3.

  4. На вкладке

    Параметры

    в поле

    Разрешить

    щелкните

    Список

    .

  5. Щелкните поле

    Источник

    и выделите диапазон списка. В примере данные находятся на листе «Города» в диапазоне A2:A9. Обратите внимание на то, что строка заголовков отсутствует в диапазоне, так как она не является одним из вариантов, доступных для выбора.

    Параметры списка проверки данных

  6. Если можно оставить ячейку пустой, установите флажок

    Игнорировать пустые

    ячейки.

  7. Установите флажок

    Список допустимых значений

  8. Откройте вкладку

    Сообщение для ввода.

    • Если вы хотите, чтобы при выборе ячейки появлялось всплывающее сообщение, установите флажок

      Отображать подсказку, если ячейка является текущей

      и введите заголовок и сообщение в соответствующие поля (до 225 символов). Если вы не хотите, чтобы сообщение отображалось, снимите этот флажок.

      Вкладка "Сообщение для ввода" в диалоговом окне "Проверка данных"

  9. Откройте вкладку

    Сообщение об ошибке.

    • Если вы хотите, чтобы при вводе значения, которого нет в списке, появлялось всплывающее сообщение, установите флажок

      Выводить сообщение об ошибке,

      выберите параметр в поле

      Вид

      и введите заголовок и сообщение. Если вы не хотите, чтобы сообщение отображалось, снимите этот флажок.

      Параметры сообщения об ошибке для раскрывающегося списка проверки данных

  10. Не знаете, какой параметр выбрать в поле

    Вид

    ?

    • Чтобы отобразить сообщение, не препятствующее вводу данных, которые не содержатся в раскрывающемся списке, выберите вариант

      Сведения

      или Предупреждение. Если выбрать вариант «Сообщение», сообщение будет отображаться со значком
      В сообщении отображается значок информации, но это не мешает людям выбирать элементы из раскрывающегося списка
      , а если «Предупреждение» — со значком
      В сообщении отображается значок предупреждения, но это не мешает людям выбирать элементы из раскрывающегося списка
      .

    • Чтобы заблокировать пользователям ввод данных, которые не содержатся в раскрывающемся списке, выберите вариант

      Остановка

      .

      Примечание: 
      Если вы не добавили заголовок и текст, по умолчанию выводится заголовок «Microsoft Excel» и сообщение «Введенное значение неверно. Набор значений, которые могут быть введены в ячейку, ограничен».

Предлагаем скачать образец книги с несколькими примерами проверки данных, аналогичными примеру в этой статье. Вы можете воспользоваться ими или создать собственные сценарии проверки данных.
Скачать примеры проверки данных Excel
.

Ввод данных станет быстрее и точнее, если ограничить значения в ячейке вариантами из раскрывающегося списка.

Раскрывающийся список со значениями "Высокий", "Средний" и "Низкий"

Сначала создайте на листе список допустимых элементов, а затем выполните сортировку или расположите их в нужном порядке. В дальнейшем эти элементы могут служить источником для раскрывающегося списка данных. Если список небольшой, на него можно легко ссылаться и вводить элементы прямо в средстве проверки данных.

  1. Создайте список допустимых элементов для раскрывающегося списка. Для этого введите элементы на листе в одном столбце или строке без пустых ячеек.

  2. Выделите ячейки, для которых нужно ограничить ввод данных.

  3. На вкладке

    Данные

    в группе

    Инструменты

    щелкните

    Проверка данных

    или

    Проверить

    .

    Меню "Данные" на панели инструментов Excel с выбранной кнопкой "Проверка данных"

    Примечание: 
    Если команда проверки недоступна, возможно, лист защищен или книга является общей. Если книга является общей или лист защищен, изменить параметры проверки данных невозможно. Дополнительные сведения о защите книги см. в статье
    Защита книги
    .

  4. Откройте вкладку

    Параметры

    и во всплывающем меню

    Разрешить

    щелкните

    пункт Список

    .

  5. Щелкните поле

    Источник

    и выделите на листе список допустимых элементов.

    Диалоговое окно свернется, чтобы было видно весь лист.

  6. Нажмите клавишу ВВОД или кнопку

    Развернуть
    Кнопка "Развернуть" в диалоговом окне "Проверка данных"
    , чтобы развернуть диалоговое окно, а затем щелкните

    ОК

    .

    Советы: 

    • Значения также можно ввести непосредственно в поле

      Источник

      через запятую.

    • Чтобы изменить список допустимых элементов, просто измените значения в списке-источнике или диапазон в поле

      Источник

    • Можно указать собственное сообщение об ошибке, которое будет отображаться при вводе недопустимых данных. На вкладке

      Данные

      щелкните

      Проверка данных

      или

      Проверить

      , а затем щелкните

      Сообщение об ошибке

      .

См. также

Применение проверки данных к ячейкам

  1. На новом листе введите данные, которые должны отображаться в раскрывающемся списке. Желательно, чтобы элементы списка содержались в
    таблице Excel
    .

    Примечания: 

    • Почему данные следует поместить в таблицу? Когда ваши данные находятся в таблице при
      добавлении или удалении элементов из списка
      , любые раскрывающиеся списки, основанные на этой таблице, будут автоматически обновляться. Дополнительные действия не требуются.

    • Теперь следует
      отсортировать данные в том порядке, в котором они должны отображаться
      в раскрывающемся списке.

  2. Выделите на листе ячейку, в которую требуется поместить раскрывающийся список.

  3. Откройте вкладку

    Данные

    на ленте и щелкните кнопку

    Проверка данных

    .

  4. На вкладке

    Параметры

    в поле

    Разрешить

    щелкните

    Список

    .

  5. Если вы уже создали таблицу с элементами раскрывающегося списка, щелкните поле

    Источник

    и выделите ячейки, содержащие эти элементы. Однако не включайте в него ячейку заголовка. Добавьте только ячейки, которые должны отображаться в раскрывающемся списке. Список элементов также можно ввести непосредственно в поле

    Источник

    через запятую. Например:


    Фрукты;Овощи;Зерновые культуры;Молочные продукты;Перекусы

  6. Если можно оставить ячейку пустой, установите флажок

    Игнорировать пустые

    ячейки.

  7. Установите флажок

    Список допустимых значений

  8. Откройте вкладку

    Сообщение для ввода.

    • Если вы хотите, чтобы при выборе ячейки появлялось всплывающее сообщение, установите флажок

      Показывать сообщения

      и введите заголовок и сообщение в соответствующие поля (до 225 символов). Если вы не хотите, чтобы сообщение отображалось, снимите этот флажок.

  9. Откройте вкладку

    Сообщение об ошибке.

    • Если вы хотите, чтобы при вводе значения, которого нет в списке, появлялось всплывающее сообщение, установите флажок

      Показывать оповещения

      , выберите параметр в поле

      Тип

      , и введите заголовок и сообщение. Если вы не хотите, чтобы сообщение отображалось, снимите этот флажок.

  10. Щелкните

    ОК

    .

После создания раскрывающегося списка убедитесь, что он работает так, как нужно. Например, рекомендуется проверить,
изменяется ли ширина столбцов и высота строк
при отображении всех ваших записей. Если вы решили изменить элементы раскрывающегося списка, см. статью
Добавление и удаление элементов раскрывающегося списка
. Чтобы удалить раскрывающийся список, см. статью
Удаление раскрывающегося списка
.

Дополнительные сведения

Вы всегда можете задать вопрос специалисту Excel Tech Community или попросить помощи в сообществе Answers community.

См. также

Добавление и удаление элементов раскрывающегося списка

Видео: создание раскрывающихся списков и управление ими

Общие сведения о таблицах Excel

Применение проверки данных к ячейкам

Блокировка и разблокировка определенных областей защищенного листа

Нужна дополнительная помощь?

Под выпадающим списком понимается содержание в одной ячейке нескольких значений. Когда пользователь щелкает по стрелочке справа, появляется определенный перечень. Можно выбрать конкретное.

Очень удобный инструмент Excel для проверки введенных данных. Повысить комфорт работы с данными позволяют возможности выпадающих списков: подстановка данных, отображение данных другого листа или файла, наличие функции поиска и зависимости.

Создание раскрывающегося списка

Путь: меню «Данные» — инструмент «Проверка данных» — вкладка «Параметры». Тип данных – «Список».

Создание выпадающего списка.

Ввести значения, из которых будет складываться выпадающий список, можно разными способами:

  1. Вручную через «точку-с-запятой» в поле «Источник».
  2. Ввод значений.

  3. Ввести значения заранее. А в качестве источника указать диапазон ячеек со списком.
  4. Проверка вводимых значений.

  5. Назначить имя для диапазона значений и в поле источник вписать это имя.

Имя диапазона.
Раскрывающийся список.

Любой из вариантов даст такой результат.



Выпадающий список в Excel с подстановкой данных

Необходимо сделать раскрывающийся список со значениями из динамического диапазона. Если вносятся изменения в имеющийся диапазон (добавляются или удаляются данные), они автоматически отражаются в раскрывающемся списке.

  1. Выделяем диапазон для выпадающего списка. В главном меню находим инструмент «Форматировать как таблицу».
  2. Форматировать как таблицу.

  3. Откроются стили. Выбираем любой. Для решения нашей задачи дизайн не имеет значения. Наличие заголовка (шапки) важно. В нашем примере это ячейка А1 со словом «Деревья». То есть нужно выбрать стиль таблицы со строкой заголовка. Получаем следующий вид диапазона:
  4. Выпадающий список.

  5. Ставим курсор в ячейку, где будет находиться выпадающий список. Открываем параметры инструмента «Проверка данных» (выше описан путь). В поле «Источник» прописываем такую функцию:

Ввод значения в источник.

Протестируем. Вот наша таблица со списком на одном листе:

Список и таблица.

Добавим в таблицу новое значение «елка».

Добавлено значение елка.

Теперь удалим значение «береза».

Удалено значение береза.

Осуществить задуманное нам помогла «умная таблица», которая легка «расширяется», меняется.

Теперь сделаем так, чтобы можно было вводить новые значения прямо в ячейку с этим списком. И данные автоматически добавлялись в диапазон.

Ввод данных из списка.

  1. Сформируем именованный диапазон. Путь: «Формулы» — «Диспетчер имен» — «Создать». Вводим уникальное название диапазона – ОК.
  2. Создание имени.

  3. Создаем раскрывающийся список в любой ячейке. Как это сделать, уже известно. Источник – имя диапазона: =деревья.
  4. Снимаем галочки на вкладках «Сообщение для ввода», «Сообщение об ошибке». Если этого не сделать, Excel не позволит нам вводить новые значения.
  5. Сообщение об ошибке.

  6. Вызываем редактор Visual Basic. Для этого щелкаем правой кнопкой мыши по названию листа и переходим по вкладке «Исходный текст». Либо одновременно нажимаем клавиши Alt + F11. Копируем код (только вставьте свои параметры).
  7. Private Sub Worksheet_Change(ByVal Target As Range)
     
    Dim lReply As Long
     
        If Target.Cells.Count > 1 Then Exit Sub
        If Target.Address = "$C$2" Then
         If IsEmpty(Target) Then Exit Sub
           If WorksheetFunction.CountIf(Range("Деревья"), Target) = 0 Then
              lReply = MsgBox("Добавить введенное имя " & _
                             Target & " в выпадающий список?", vbYesNo + vbQuestion)
              If lReply = vbYes Then
                  Range("Деревья").Cells(Range("Деревья").Rows.Count + 1, 1) = Target
              End If
           End If
         End If
    End Sub
     
  8. Сохраняем, установив тип файла «с поддержкой макросов».
  9. Сообщение об ошибке.

  10. Переходим на лист со списком. Вкладка «Разработчик» — «Код» — «Макросы». Сочетание клавиш для быстрого вызова – Alt + F8. Выбираем нужное имя. Нажимаем «Выполнить».

Макрос.

Когда мы введем в пустую ячейку выпадающего списка новое наименование, появится сообщение: «Добавить введенное имя баобаб в выпадающий список?».

Нажмем «Да» и добавиться еще одна строка со значением «баобаб».

Выпадающий список в Excel с данными с другого листа/файла

Когда значения для выпадающего списка расположены на другом листе или в другой книге, стандартный способ не работает. Решить задачу можно с помощью функции ДВССЫЛ: она сформирует правильную ссылку на внешний источник информации.

  1. Делаем активной ячейку, куда хотим поместить раскрывающийся список.
  2. Открываем параметры проверки данных. В поле «Источник» вводим формулу: =ДВССЫЛ(“[Список1.xlsx]Лист1!$A$1:$A$9”).

Имя файла, из которого берется информация для списка, заключено в квадратные скобки. Этот файл должен быть открыт. Если книга с нужными значениями находится в другой папке, нужно указывать путь полностью.

Как сделать зависимые выпадающие списки

Возьмем три именованных диапазона:

Три именованных диапазона.

Это обязательное условие. Выше описано, как сделать обычный список именованным диапазоном (с помощью «Диспетчера имен»). Помним, что имя не может содержать пробелов и знаков препинания.

  1. Создадим первый выпадающий список, куда войдут названия диапазонов.
  2. Список диапазонов.

  3. Когда поставили курсор в поле «Источник», переходим на лист и выделяем попеременно нужные ячейки.
  4. Таблица со списком.

  5. Теперь создадим второй раскрывающийся список. В нем должны отражаться те слова, которые соответствуют выбранному в первом списке названию. Если «Деревья», то «граб», «дуб» и т.д. Вводим в поле «Источник» функцию вида =ДВССЫЛ(E3). E3 – ячейка с именем первого диапазона.
  6. Второй раскрывающийся список.

    Выбор нескольких значений из выпадающего списка Excel

    Бывает, когда из раскрывающегося списка необходимо выбрать сразу несколько элементов. Рассмотрим пути реализации задачи.

    1. Создаем стандартный список с помощью инструмента «Проверка данных». Добавляем в исходный код листа готовый макрос. Как это делать, описано выше. С его помощью справа от выпадающего списка будут добавляться выбранные значения.
    2. Private Sub Worksheet_Change(ByVal Target As Range)
          On Error Resume Next
          If Not Intersect(Target, Range("Е2:Е9")) Is Nothing And Target.Cells.Count = 1 Then
              Application.EnableEvents = False
              If Len(Target.Offset(0, 1)) = 0 Then
                  Target.Offset(0, 1) = Target
              Else
                  Target.End(xlToRight).Offset(0, 1) = Target
              End If
              Target.ClearContents
              Application.EnableEvents = True
          End If
      End Sub
       
    3. Чтобы выбранные значения показывались снизу, вставляем другой код обработчика.
    4. Private Sub Worksheet_Change(ByVal Target As Range)
          On Error Resume Next
          If Not Intersect(Target, Range("Н2:К2")) Is Nothing And Target.Cells.Count = 1 Then
              Application.EnableEvents = False
              If Len(Target.Offset(1, 0)) = 0 Then
                  Target.Offset(1, 0) = Target
              Else
                  Target.End(xlDown).Offset(1, 0) = Target
              End If
              Target.ClearContents
              Application.EnableEvents = True
          End If
      End Sub
       
    5. Чтобы выбираемые значения отображались в одной ячейке, разделенные любым знаком препинания, применим такой модуль.

    6. Private Sub Worksheet_Change(ByVal Target As Range)
          On Error Resume Next
          If Not Intersect(Target, Range("C2:C5")) Is Nothing And Target.Cells.Count = 1 Then
              Application.EnableEvents = False
              newVal = Target
              Application.Undo
              oldval = Target
              If Len(oldval) <> 0 And oldval <> newVal Then
                  Target = Target & "," & newVal
              Else
                  Target = newVal
              End If
              If Len(newVal) = 0 Then Target.ClearContents
              Application.EnableEvents = True
          End If
      End Sub

    Не забываем менять диапазоны на «свои». Списки создаем классическим способом. А всю остальную работу будут делать макросы.

    Выпадающий список с поиском

    1. На вкладке «Разработчик» находим инструмент «Вставить» – «ActiveX». Здесь нам нужна кнопка «Поле со списком» (ориентируемся на всплывающие подсказки).
    2. Вставить ActiveX.

    3. Щелкаем по значку – становится активным «Режим конструктора». Рисуем курсором (он становится «крестиком») небольшой прямоугольник – место будущего списка.
    4. Элемент ActiveX.

    5. Жмем «Свойства» – открывается перечень настроек.
    6. Свойства ActiveX.

    7. Вписываем диапазон в строку ListFillRange (руками). Ячейку, куда будет выводиться выбранное значение – в строку LinkedCell. Для изменения шрифта и размера – Font.

    Скачать пример выпадающего списка

    При вводе первых букв с клавиатуры высвечиваются подходящие элементы. И это далеко не все приятные моменты данного инструмента. Здесь можно настраивать визуальное представление информации, указывать в качестве источника сразу два столбца.

Выпадающий список в Excel это, пожалуй, один из самых удобных способов работы с данными. Использовать их вы можете как при заполнении форм, так и создавая дашборды и объемные таблицы. Выпадающие списки часто используют в приложениях на смартфонах, веб-сайтах. Они интуитивно понятны рядовому пользователю.

Ваше имя

Какой-то текст ошибки

Email

Какой-то текст ошибки

Содержание

  1. Видеоурок
  2. Как создать выпадающий список в Экселе на основе данных из перечня
  3. Как сделать выпадающий список в Excel используя ручной ввод данных
  4. Как создать раскрывающийся список в Эксель с помощью функции СМЕЩ
  5. Как эта формула работает?
  6. Как сделать выпадающий список в Excel с подстановкой данных (с использованием функции СМЕЩ)
  7. Как создать выпадающий список в Excel с автоматической подстановкой данных
  8. Как скопировать выпадающий список в Excel
  9. Как выделить все ячейки, содержащие выпадающий список в Экселе
  10. Как сделать зависимые выпадающие списки в Excel

Видеоурок

Как создать выпадающий список в Экселе на основе данных из перечня

Представим, что у нас есть перечень фруктов:

Как сделать выпадающий список в Excel

Для создания выпадающего списка нам потребуется сделать следующие шаги:

  • Выбрать ячейку, в которой мы хотим создать выпадающий список;
  • Перейти на вкладку «Данные» => раздел «Работа с данными» на панели инструментов => выбираем пункт «Проверка данных«.

Проверка данных в Excel

  • Во всплывающем окне «Проверка вводимых значений» на вкладке «Параметры» в типе данных выбрать «Список«:

Проверка вводимых значений в Excel

  • В поле «Источник» ввести диапазон названий фруктов =$A$2:$A$6 или просто поставить курсор мыши в поле ввода значений «Источник» и затем мышкой выбрать диапазон данных:

Выпадающий список в Excel

Если вы хотите создать выпадающие списки в нескольких ячейках за раз, то выберите все ячейки, в которых вы хотите их создать, а затем выполните указанные выше действия. Важно убедиться, что ссылки на ячейки являются абсолютными (например, $A$2), а не относительными (например, A2 или A$2 или $A2).

Как сделать выпадающий список в Excel используя ручной ввод данных

На примере выше, мы вводили список данных для выпадающего списка путем выделения диапазона ячеек. Помимо этого способа, вы можете вводить данные для создания выпадающего списка вручную (необязательно их хранить в каких-либо ячейках).

Например, представим что в выпадающем меню мы хотим отразить два слова «Да» и «Нет». Для этого нам потребуется:

  • Выбрать ячейку, в которой мы хотим создать выпадающий список;
  • Перейти на вкладку «Данные» => раздел «Работа с данными» на панели инструментов => выбрать пункт «Проверка данных«:

Проверка данных в Excel

  • Во всплывающем окне «Проверка вводимых значений» на вкладке «Параметры» в типе данных выбрать «Список«:

Проверка вводимых значений в Excel

  • В поле «Источник» ввести значение «Да; Нет».
  • Нажимаем «ОК«

Да - Нет

После этого система создаст раскрывающийся список в выбранной ячейке. Все элементы, перечисленные в поле «Источник«, разделенные точкой с запятой будут отражены в разных строчках выпадающего меню.

Если вы хотите одновременно создать выпадающий список в нескольких ячейках — выделите нужные ячейки и следуйте инструкциям выше.

Как создать раскрывающийся список в Эксель с помощью функции СМЕЩ

Наряду со способами описанными выше, вы также можете использовать формулу СМЕЩ для создания выпадающих списков.

Например, у нас есть список с перечнем фруктов:

Как сделать выпадающий список в Excel

Для того чтобы сделать выпадающий список с помощью формулы СМЕЩ необходимо сделать следующее:

  • Выбрать ячейку, в которой мы хотим создать выпадающий список;
  • Перейти на вкладку «Данные» => раздел «Работа с данными» на панели инструментов => выбрать пункт «Проверка данных«:

Проверка данных в Excel

  • Во всплывающем окне «Проверка вводимых значений» на вкладке «Параметры» в типе данных выбрать «Список«:

Проверка вводимых значений в Excel

  • В поле «Источник» ввести формулу: =СМЕЩ(A$2$;0;0;5)
  • Нажать «ОК«

Система создаст выпадающий список с перечнем фруктов.

Как эта формула работает?

На примере выше мы использовали формулу =СМЕЩ(ссылка;смещ_по_строкам;смещ_по_столбцам;[высота];[ширина]).

Эта функция содержит в себе пять аргументов. В аргументе «ссылка» (в примере $A$2) указывается с какой ячейки начинать смещение. В аргументах «смещ_по_строкам» и «смещ_по_столбцам» (в примере указано значение «0») — на какое количество строк/столбцов нужно смещаться для отображения данных. В аргументе «[высота]» указано значение «5», которое обозначает высоту диапазона ячеек. Аргумент «[ширина]» мы не указываем, так как в нашем примере диапазон состоит из одной колонки.

Используя эту формулу, система возвращает вам в качестве данных для выпадающего списка диапазон ячеек, начинающийся с ячейки $A$2, состоящий из 5 ячеек.

Как сделать выпадающий список в Excel с подстановкой данных (с использованием функции СМЕЩ)

Если вы используете для создания списка формулу СМЕЩ на примере выше, то вы создаете список данных, зафиксированный в определенном диапазоне ячеек. Если вы захотите добавить какое-либо значение в качестве элемента списка, вам придется корректировать формулу вручную. Ниже вы узнаете, как делать динамический выпадающий список, в который будут автоматически загружаться новые данные для отображения.

Для создания списка потребуется:

  • Выбрать ячейку, в которой мы хотим создать выпадающий список;
  • Перейти на вкладку «Данные» => раздел «Работа с данными» на панели инструментов => выбрать пункт «Проверка данных«;
  • Во всплывающем окне «Проверка вводимых значений» на вкладке «Параметры» в типе данных выбрать «Список«;
  • В поле «Источник» ввести формулу: =СМЕЩ(A$2$;0;0;СЧЕТЕСЛИ($A$2:$A$100;»<>»))
  • Нажать «ОК«

В этой формуле, в аргументе «[высота]» мы указываем в качестве аргумента, обозначающего высоту списка с данными —  формулу СЧЕТЕСЛИ, которая рассчитывает в заданном диапазоне A2:A100 количество не пустых ячеек.

Примечание: для корректной работы формулы, важно, чтобы в списке данных для отображения в выпадающем меню не было пустых строк.

Telegram Logo Больше лайфхаков в нашем Telegram Подписаться

Как создать выпадающий список в Excel с автоматической подстановкой данных

Для того чтобы в созданный вами выпадающий список автоматически подгружались новые данные, нужно проделать следующие действия:

  • Создаем список данных для отображения в выпадающем списке. В нашем случае это список цветов. Выделяем перечень левой кнопкой мыши:

выпадающий список с автоматиеской подстановкой в эксель

  • На панели инструментов нажимаем пункт «Форматировать как таблицу«:

Выпадающий список в Excel

  • Из раскрывающегося меню выбираем стиль оформления таблицы:

Выпадающий список в Excel

  •  Нажав клавишу «ОК» во всплывающем окне, подтверждаем выбранный диапазон ячеек:

Автоматическая подстановка данных в Excel

  • Затем, выделим диапазон данных таблицы для выпадающего списка и присвоим ему имя в левом поле над столбцом «А»:

Присвоить имя таблицы в Excel

Таблица с данными готова, теперь можем создавать выпадающий список. Для этого необходимо:

  • Выбрать ячейку, в которой мы хотим создать список;
  • Перейти на вкладку «Данные» => раздел «Работа с данными» на панели инструментов => выбрать пункт «Проверка данных«:

Проверка данных в Excel

  • Во всплывающем окне «Проверка вводимых значений» на вкладке «Параметры» в типе данных выбрать «Список«:

Проверка вводимых значений в Excel

  • В поле источник указываем =»название вашей таблицы». В нашем случае мы ее назвали «Список«:

Поле источник автоматическая подстановка данных в выпадающий список Эксель

  • Готово! Выпадающий список создан, в нем отображаются все данные из указанной таблицы:

Выпадающий список в Excel

  • Для того чтобы добавить новое значение в выпадающий список — просто добавьте в следующую после таблицы с данными ячейку информацию:

Автоматическая подстановка данных в Excel

  • Таблица автоматически расширит свой диапазон данных. Выпадающий список соответственно пополнится новым значением из таблицы:

Автоматическая подстановка данных в выпадающий список эксель

Как скопировать выпадающий список в Excel

В Excel есть возможность копировать созданные выпадающие списки. Например, в ячейке А1 у нас есть выпадающий список, который мы хотим скопировать в диапазон ячеек А2:А6.

Выпадающий список в Excel

Для того чтобы скопировать выпадающий список с текущим форматированием:

  • нажмите левой клавишей мыши на ячейку с выпадающим списком, которую вы хотите скопировать;
  • нажмите сочетание клавиш на клавиатуре CTRL+C;
  • выделите ячейки в диапазоне А2:А6, в которые вы хотите вставить выпадающий список;
  • нажмите сочетание клавиш на клавиатуре CTRL+V.

Так, вы скопируете выпадающий список, сохранив исходный формат списка (цвет, шрифт и.т.д). Если вы хотите скопировать/вставить выпадающий список без сохранения формата, то:

  • нажмите левой клавишей мыши на ячейку с выпадающим списком, который вы хотите скопировать;
  • нажмите сочетание клавиш на клавиатуре CTRL+C;
  • выберите ячейку, в которую вы хотите вставить выпадающий список;
  • нажмите правую кнопку мыши => вызовите выпадающее меню и нажмите «Специальная вставка«;

выпадающий список в excel

  • В появившемся окне в разделе «Вставить» выберите пункт «условия на значения«:

Выпадающий список в Excel

  • Нажмите «ОК«

После этого, Эксель скопирует только данные выпадающего списка, не сохраняя форматирование исходной ячейки.

Как выделить все ячейки, содержащие выпадающий список в Экселе

Иногда, сложно понять, какое количество ячеек в файле Excel содержат выпадающие списки. Есть простой способ отобразить их. Для этого:

  • Нажмите на вкладку «Главная» на Панели инструментов;
  • Нажмите «Найти и выделить» и выберите пункт «Выделить группу ячеек«:

Как найти ячейки с выпадающим списком в Excel

  • В диалоговом окне выберите пункт «Проверка данных«. В этом поле есть возможность выбрать пункты «Всех» и «Этих же«. «Всех» позволит выделить все выпадающие списки на листе. Пункт «этих же» покажет выпадающие списки схожие по содержанию данных в выпадающем меню. В нашем случае мы выбираем «всех«:

Выпадающий список в Excel. Как найти все списки

  • Нажмите «ОК«

Нажав «ОК«, Excel выделит на листе все ячейки с выпадающим списком. Так вы сможете привести за раз все списки к общему формату, выделить границы и.т.д.

Как сделать зависимые выпадающие списки в Excel

Иногда нам требуется создать несколько выпадающих списков, причем, таким образом, чтобы, выбирая значения из первого списка, Excel определял какие данные отобразить во втором выпадающем списке.

Предположим, что у нас есть списки городов двух стран Россия и США:

Функция Indirect (ДВССЫЛ) в Excel

Для создания зависимого выпадающего списка нам потребуется:

  • Создать два именованных диапазона для ячеек «A2:A5» с именем “Россия” и для ячеек «B2:B5» с названием “США”. Для этого нам нужно выделить весь диапазон данных для выпадающих списков:

зависимый выпадающий список в Excel

  • Перейти на вкладку «Формулы» => кликнуть в разделе «Определенные имена» на пункт «Создать из выделенного«:

Зависимые выпадающие списки в Excel

  • Во всплывающем окне «Создание имен из выделенного диапазона» поставьте галочку в пункт «в строке выше«. Сделав это, Excel создаст два именованных диапазона «Россия» и «США» со списками городов:

зависимый-выпадающий-список-в-excel

  • Нажмите «ОК«
  • В ячейке «D2» создайте выпадающий список для выбора стран «Россия» или «США». Так, мы создадим первый выпадающий список, в котором пользователь сможет выбрать одну из двух стран.

функция INDIRECT (ДВССЫЛ) в Excel

Теперь, для создания зависимого выпадающего списка:

  • Выделите ячейку E2 (или любую другую ячейку, в которой вы хотите сделать зависимый выпадающий список);
  • Кликните по вкладке “Данные” => “Проверка данных”;
  • Во всплывающем окне «Проверка вводимых значений» на вкладке «Параметры» в типе данных выберите «Список«:

Проверка вводимых значений в Excel

  • В разделе “Источник” укажите ссылку: =INDIRECT(D2) или =ДВССЫЛ(D2);

Как создать зависимый выпадающий список в Excel

  • Нажмите «ОК«

выпадающий-список-в-excel-6

Теперь, если вы выберите в первом выпадающем списке страну «Россия», то во втором выпадающем списке появятся только те города, которые относятся к этой стране. Также и в случае, когда выбираете «США» из первого выпадающего списка.

Выпадающий список в ячейке листа

Видео

 У кого мало времени и нужно быстро ухватить суть — смотрим обучающее видео:

Кому интересны подробности и нюансы всех описанных способов — дальше по тексту.

Способ 1. Примитивный

Один щелчок правой кнопкой мыши по пустой ячейке под столбцом с данными, команда контекстного меню Выбрать из раскрывающегося списка (Choose from drop-down list) или нажать сочетание клавиш ALT+стрелка вниз. Способ не работает, если ячейку и столбец с данными отделяет хотя бы одна пустая строка или вам нужен товар, который еще ни разу не вводился выше:

dropdown1.gif

Способ 2. Стандартный

  1. Выделите ячейки с данными, которые должны попасть в выпадающий список (например, наименованиями товаров).
  2. Если у вас Excel 2003 или старше — выберите в меню Вставка — Имя — Присвоить (Insert — Name — Define), если Excel 2007 или новее — откройте вкладку Формулы (Formulas) и воспользуйтесь кнопкой Диспетчер имен (Name Manager), затем Создать. Введите имя (можно любое, но обязательно без пробелов и начать с буквы!) для выделенного диапазона (например Товары). Нажмите ОК.
  3. Выделите ячейки (можно сразу несколько), в которых хотите получить выпадающий список и выберите в меню (на вкладке) Данные — Проверка (Data — Validation). Из выпадающего списка Тип данных (Allow) выберите вариант Список (List) и введите в строчку Источник (Source) знак равенства и имя диапазона (т.е. =Товары).

dropdown2.gif

Нажмите ОК.

Все! Наслаждайтесь!

dropdown3.gif

Важный нюанс. В качестве источника данных для списка может выступать и динамический именованный диапазон, например прайс-лист. Тогда при дописывании новых товаров к прайсу, они будут автоматически добавляться к выпадающему списку. Еще одним часто используемым трюком для таких списков является создание связанных выпадающих списков (когда содержимое одного списка меняется в зависимости от выбора в другом).

Способ 3. Элемент управления

Этот способ представляет собой вставку на лист нового объекта — элемента управления «поле со списком» с последующей привязкой его к диапазонам на листе. Для этого:

  1. В Excel 2007/2010 откройте вкладку Разработчик (Developer). В более ранних версиях — панель инструментов Формы (Forms) через меню Вид — Панели инструментов — Формы (View — Toolbars — Forms). Если этой вкладки не видно, то нажмите кнопку Офис — Параметры Excel флажок Отображать вкладку Разработчик на ленте (Office Button — Excel Options — Show Developer Tab in the Ribbon)
  2. Найдите значок выпадающего списка среди элементов управления форм (не ActiveX!). Ориентируйтесь по всплывающим подсказкам — Поле со списком:
    dropdown4.gif
    Щелкните по значку и нарисуйте небольшой горизонтальный прямоугольник — будущий список.
  3. Щелкните по нарисованному списку правой кнопкой мыши и выберите команду Формат объекта (Format control). В появившемся диалоговом окне задайте
    • Формировать список по диапазону — выделите ячейки с наименованиями товаров, которые должны попасть в список
    • Связь с ячейкой — укажите ячейку куда нужно выводить порядковый номер выбранного пользователем элемента.
    • Количество строк списка — сколько строк показывать в выпадающем списке. По умолчанию — 8, но можно больше, чего не позволяет предыдущий способ.

После нажатия на ОК списком можно пользоваться.

Чтобы вместо порядкового номера элемента выводилось его название можно дополнительно использовать функцию ИНДЕКС (INDEX), которая умеет выводить содержимое нужной по счету ячейки из диапазона:

dropdown6.gif

Способ 4. Элемент ActiveX

Этот способ частично напоминает предыдущий. Основное отличие в том, что на лист добавляется не элемент управления, а элемент ActiveX «Поле со списком» из раскрывающегося набора под кнопкой Вставить (Insert) с вкладки Разработчик (Developer):

dropdown7.gif

Механизм добавления тот же — выбираем объект из списка и рисуем его на листе. А вот дальше начинаются серьезные отличия от предыдущего способа.

Во-первых, созданный выпадающий ActiveX список может находится в двух принципиально разных состояниях — режиме отладки, когда можно настраивать его параметры и свойства, двигать его по листу и менять размеры и — режиме ввода, когда единственное, что можно — выбирать из него данные. Переключение между этими режимами происходит с помощью кнопки Режим Конструктора (Design Mode) на вкладке Разработчик (Developer):

dropdown8.gif

Если эта кнопка нажата, то мы можем настраивать параметры выпадающего списка, нажав соседнюю кнопку Свойства (Properties), которая откроет окно со списком всех возможных настроек для выделенного объекта:

dropdown9.gif

Самые нужные и полезные свойства, которые можно и нужно настроить:

  • ListFillRange — диапазон ячеек, откуда берутся данные для списка. Выделить мышью диапазон он не даст, надо просто вписать его руками с клавиатуры (например, Лист2!A1:A5)
  • LinkedCell — связанная ячейка, куда будет выводиться выбранный из списка элемент
  • ListRows — количество отображаемых строк
  • Font — шрифт, размер, начертание (курсив, подчеркивание и т.д. кроме цвета)
  • ForeColor и BackColor — цвет текста и фона, соответственно

Большим и жирным плюсом этого способа является возможность быстрого перехода к нужному элементу в списке при вводе первых букв с клавиатуры(!), чего нет у всех остальных способов. Приятным моментом, также, является возможность настройки визуального представления (цветов, шрифтов и т.д.)

При использовании этого способа, также возможно указывать в качестве ListFillRange не только одномерные диапазоны. Можно, например задать диапазон из двух столбцов и нескольких строк, указав дополнительно, что выводить нужно два столбца (свойство ColumnCount=2). Тогда можно получить весьма привлекательные результаты, окупающие все потраченные на дополнительные настройки усилия:

dropdown10.gif

Итоговая сравнительная таблица всех способов

  Способ 1. Примитивный Способ 2. Стандартный Способ 3. Элемент управления Способ 4. Элемент ActiveX
Сложность низкая средняя высокая высокая
Возможность настройки шрифта, цвета и т.д. нет нет нет да
Количество отображаемых строк всегда 8 всегда 8 любое любое
Быстрый поиск элемента по первым буквам нет нет нет да
Необходимость использования дополнительной функции ИНДЕКС нет нет да нет
Возможность создания связанных выпадающих списков нет да нет нет

Ссылки по теме:

  • Выпадающий список с данными из другого файла
  • Создание зависимых выпадающих списков
  • Автоматическое создание выпадающих списков надстройкой PLEX
  • Выбор фото из выпадающего списка
  • Автоматическое удаление уже использованных элементов из выпадающего списка
  • Выпадающий список с автоматическим добавлением новых элементов

#Руководства

  • 14 апр 2022

  • 0

Упрощаем заполнение таблицы повторяющимися данными.

Иллюстрация: Meery Mary для Skillbox Media

Ксеня Шестак

Рассказывает просто о сложных вещах из мира бизнеса и управления. До редактуры — пять лет в банке и три — в оценке имущества. Разбирается в Excel, финансах и корпоративной жизни.

Выпадающий список в Excel позволяет выбирать значение ячейки таблицы из перечня, подготовленного заранее.

Опция пригодится, когда нужно много раз вводить повторяющиеся параметры. Например, фамилии сотрудников в графике рабочих смен или наименования товаров в прайсе. Во-первых, с выпадающими списками не придётся вводить одни и те же данные несколько раз. Во-вторых, уменьшится вероятность опечаток.

Разберёмся на примере с каталогом авто, как сделать выпадающие списки. У нас есть перечень автомобилей. Нужно заполнить столбцы с их характеристиками: тип коробки передач, тип привода и положение руля. Значения будут повторяться, поэтому выпадающие списки ускорят заполнение таблицы. Можно заполнить её полностью в два шага: сначала создаём значения выпадающего списка, потом выбираем нужные.

Таблицу легко заполнить с помощью выпадающего списка
Скриншот: Skillbox Media

Создаём новый лист — для удобства можно назвать его «Данные для выпадающего списка». На нём вбиваем значения, которые будем использовать в выпадающих списках. В нашем случае будет три столбца — «Коробка передач», «Привод» и «Руль» — и значения под ними.

Данные для создания выпадающего списка
Скриншот: Skillbox Media

Возвращаемся на лист с основной таблицей. Выделяем пустые ячейки первого столбца, где нужно применить выпадающий список, — в нашем случае ячейки столбца с видом коробки передач.

Можно выделить весь столбец. Если слишком много строк, можно выделить несколько ячеек: потом растянете выпадающий список до конца
Скриншот: Skillbox Media

Переходим на вкладку «Данные» и кликаем по кнопке «Проверка данных».

Кнопка находится здесь
Скриншот: Skillbox Media

Открывается окно «Проверка данных». На вкладке «Параметры» в поле «Разрешить» выбираем пункт «Список».

Выбираем «Список» в проверке данных
Скриншот: Skillbox Media

Ставим курсор в поле «Источник» и, не закрывая это окно, переходим на второй лист с данными для выпадающего списка.

Если не поставите курсор, изменения не сохранятся
Скриншот: Skillbox Media

На листе с данными для списка выделяем столбец с нужными параметрами. В нашем случае значения столбца «Коробка передач» — автомат, механика, вариатор.

Выделяем ячейки, которые должны попасть в выпадающий список
Скриншот: Skillbox Media

Выделенный диапазон появится в поле «Источник» в открытом окне «Проверка данных». Сохраняем изменения — нажимаем на кнопку «ОК». Всплывающий список готов, осталось заполнить таблицу.

Потом можно будет изменить список — например, добавить ещё один вариант характеристики
Скриншот: Skillbox Media

Когда сохраните выпадающий список, Excel перенесёт вас на первый лист с характеристиками авто. Справа от первой ячейки столбца с коробками передач появилась стрелочка. Если кликнуть по ней, появится список со значениями.

Нажимаем на стрелочку, потом выбираем нужное значение
Скриншот: Skillbox Media

Кликаем на каждую ячейку столбца, справа от неё появляется стрелочка — выбираем нужное значение. Так проходим до конца таблицы.

Процесс заполнения таблицы через выпадающий список
Скриншот: Skillbox Media

По такому же принципу создаём выпадающие списки для оставшихся двух столбцов. Выделяем столбец, в котором нужно применить выпадающий список, и выбираем для него соответствующий диапазон значений. Для столбца «Привод» — диапазон значений «передний», «задний» и «4WD», для столбца «Руль» — диапазон значений «правый» и «левый».

Так получаем выпадающие списки для всех незаполненных ячеек. Не пишем параметры вручную, а выбираем их парой кликов мышкой.

Таблица полностью заполнена с помощью выпадающих списков
Скриншот: Skillbox Media

Если в эту таблицу добавить больше строк (автомобилей), не обязательно создавать новые выпадающие списки для них. Можно протянуть вниз значения уже созданных:

  • Очистим значения последней заполненной строки таблицы. Это нужно, чтобы протянулись пустые ячейки с выпадающими списками, а не уже выбранные значения.
  • Выделим одновременно три столбца и в правом нижнем углу крайнего столбца найдём значок плюса.
  • Захватим его и растянем вниз на все автомобили, добавленные в таблицу.

Так можно растянуть выпадающий список до конца таблицы, даже если сначала он был в нескольких ячейках
Скриншот: Skillbox Media

Готово — теперь в новых строках таблицы тоже можно выбирать значения из выпадающего списка.

Интересные методы, которые пригодятся менеджерам

  • «Рыбьи кости» Исикавы для поиска настоящих причин проблем в бизнесе
  • PEST-анализ для предсказания будущего компании
  • Матрица БКГ: определяем, в какой проект стоит инвестировать, а в какой — нет
  • SWOT-анализ: ищем возможности для развития и предстоящие проблемы
  • «Съешь лягушку»: метод для управления временем

Научитесь: Excel + Google Таблицы с нуля до PRO
Узнать больше

Понравилась статья? Поделить с друзьями:
  • Как вставить выноску в excel
  • Как вставить выделенный текст в word
  • Как вставить выделенный диапазон в excel
  • Как вставить выборку в excel
  • Как вставить вторую страницу в excel