Как вставить примечание word 2010

В ряде случаев при работе с документом «Ворд» возникает необходимость создать примечания. Примечания можно вставить для себя в качестве напоминания для последующего проведения каких-либо действий, а можно для кого-то другого, кто впоследствии будет работать с данным документом. Создать примечания очень просто, рассмотрим, как вставить примечание на полях в «Ворде» 2010 года.

Создание примечания

Для того чтобы создать примечание для различных частей текста, нужно выделить необходимый отрывок, будь то слово, строка, абзац или целый документ, и во вкладке «Рецензирование» выбрать пункт «Создать примечания».

Автоматически фрагмент будет выделен, а на полях появится сноска с примечанием. В примечании можно указать любой текст, который необходим.

Кроме того, в документ можно вставлять сколько угодно примечаний к одному и тому же фрагменту текста. В таком случае в названии примечания будет его номер согласно последовательности и номер примечаний к данному фрагменту текста.

Отображение примечаний

Иногда примечания могут не отображаться в документе, несмотря на то, что они присутствуют в тексте. В таком случае нужно зайти во вкладку «Рецензирование» и в меню «Запись исправлений» выбрать пункт «Показать исправления», во всплывающем окне поставить галочку рядом со строкой «Примечания». После данных действий все примечания, которые есть в документе, будут отражены.

Изменение названия для примечаний

Как вставить примечание в «Ворде» мы разобрались, но что делать, если с документом работает несколько людей, и нужно отличать, кто написал то или иное примечание. Для этого во вкладке «Рецензирование» есть специальный пункт «Исправления». В нем мы можем найти строку «Сменить пользователя».

При нажатии на нее появится окно параметров работы с Word. Здесь в графе «Имя пользователя» необходимо ввести соответствующее имя, а чуть ниже — инициалы.

После данных изменений все последующие примечания будут иметь в своем названии указанные инициалы и номер примечания.

Распечатать документ с примечанием

Если примечания в «Ворде» видны, то они должны выводиться на печать. Но что делать, если по какой-то причине примечания не распечатываются? Как вставить примечания в «Ворде» так, чтобы они были видны в распечатанном документе? Для этого вам необходимо зайти во вкладку «Рецензирование» и нажать на стрелочку под кнопкой «Исправления», после чего выбрать во всплывающем окне пункт «Параметры исправлений».

Далее внизу появившегося окошка, во вкладке «Выноски» нужно выбрать «Только для примеч./форматир.», как показано ниже.

После того, как вы нажмете «Ок» и выведете документ на печать, примечания должны также распечататься.

Удаление примечания

Так же как вставить примечание в «Ворде», удалить его не составляет труда. Для этого необходимо выбрать примечание, которое должно быть удалено, нажав на него левой кнопкой мыши, а затем все в той же вкладке «Рецензирование» выбрать пункт «Удалить».

Если мы нажмем прямо на кнопку, то примечание автоматически удалится. Если же мы нажмем на стрелочку под кнопкой, то появится всплывающее меню, где можно выбрать, нужно ли удалить конкретное примечание, все отображаемые примечания или вообще все примечания в документе.

Мы рассмотрели, как вставить примечание в «Ворде», и выяснили, что это очень удобная функция. Она помогает делать заметки для других людей, которые будут работать с текстом. Кроме того, их можно использовать и как подсказки или напоминание для себя о необходимости каких-либо действий в дальнейшем. Главное, что вставить примечание в любых версиях Word так же просто, как вставить примечание в «Ворде» 2010 года.

Примечания в Microsoft Word — отличный способ указать пользователю на допущенные им ошибки и неточности, внести дополнения в текст или указать на то, что и как нужно изменить. Особенно удобно использовать эту функцию программы при совместной работе над документами.

Урок: Как в Ворде добавить сноски

Примечания в Word добавляются в отдельные выноски, которые отображаются на полях документа. Если это необходимо, примечания всегда можно скрыть, сделать невидимыми, а вот удалить их не так просто. Непосредственно в этой статье мы расскажем о том, как сделать примечания в Ворде.

Урок: Настройка полей в MS Word

Вставка примечаний в документ

1. Выделите фрагмент текста или элемент в документе, с которым нужно связать будущее примечание.

Совет: Если примечание будет относиться ко всему тексту, перейдите в конец документа, чтобы добавить его там.

2. Перейдите во вкладку “Рецензирование” и нажмите там кнопку “Создать примечание”, расположенную в группе “Примечания”.

3. Введите необходимый текст примечания в выноски или области проверки.

Совет: Если вы хотите ответить на уже существующее примечание, кликните по его выноске, а затем уже по кнопке “Создать примечание”. В появившейся выноске введите необходимый текст.

Изменение примечаний в документе

В случае, если примечания на отображаются в документе, перейдите во вкладку “Рецензирование” и нажмите на кнопку “Показать исправления”, расположенную в группе “Отслеживание”.

Урок: Как в Ворде включить режим правки

1. Кликните по выноске примечания, которое необходимо изменить.

2. Внесите необходимые изменения в примечание.

В случае, если выноски в документе скрыты или же отображается только часть примечания, изменить его можно в окне просмотра. Чтобы отобразить или скрыть это окно следует выполнить следующие действия:

1. Нажмите кнопку “Исправления” (ранее “Область проверки”), которая расположена в группе “Запись исправлений” (ранее “Отслеживание”).

Если необходимо переместить окно проверки в конец документа или нижнюю часть экрана, кликните по стрелке, расположенной около этой кнопки.

В выпадающем меню выберите “Горизонтальная область проверки”.

Если вы хотите ответить на примечание, кликните по его выноске, а затем нажмите на кнопку “Создать примечание”, расположенную на панели быстрого доступа в группе “Примечания” (вкладка “Рецензирование”).

Изменение или добавление имени пользователя в примечаниях

Если это необходимо, в примечаниях всегда можно изменить указанное имя пользователя или добавить новое.

Урок: Как в Word изменить имя автора документа

Чтобы это сделать, выполните следующие пункты:

1. Откройте вкладку “Рецензирование” и нажмите на стрелку возле кнопки “Исправления” (группа “Запись исправлений” или “Отслеживание” ранее).

2. Из выпадающего меню выберите пункт “Сменить пользователя”.

3. Выберите пункт “Личная настройка”.

4. В разделе “Личная настройка Office” введите или измените имя пользователя и его инициалы (в дальнейшем именно эта информация будет использоваться в примечаниях).

ВАЖНО: Имя и инициалы пользователя, введенные вами, изменятся для всех приложений пакета “Microsoft Office”.

Примечание: Если изменения в имени пользователя и его инициалах использовались только для его комментариев, то применены они будут только к тем комментариям, которые будут сделаны после внесения изменений в имени. Ранее добавленные комментарии не будут обновлены.

Удаление примечаний в документе

Если это необходимо, вы всегда можете удалить примечания, предварительно их приняв или отклонив. Для более детального ознакомления с данной темой рекомендуем вам прочесть нашу статью:

Урок: Как удалить примечания в Ворде

Теперь вы знаете, зачем в Word нужны примечания, как их добавлять и изменять, если это необходимо. Напомним, что, в зависимости от используемой вами версии программы, названия некоторых пунктов (параметров, инструментов) могут отличаться, но их содержание и местонахождение всегда примерно одинаков. Изучайте Microsoft Office, осваивая новые возможности этого программного продукта.

Вступление

В данной статье речь пойдет об использовании в работе примечаний и различных возможностей режима правки. Прочитав данную статью, вы сможете эффективно вносить поправки в документ, либо добавлять необходимые примечания, например, для последующего редактирования документа, научитесь работать с режимом исправления и освоите основные вопросы, с этим связанные.

Добавление примечания

Примечание, это текстовое пояснение, которое выносится за границы рабочей области документа, то есть на поля. Примечания часто называют комментариями к документу, а примечания разных рецензентов окрашиваются различным цветом, что позволяет их легко отличать друг от друга. Кроме того, примечания можно вывести на печать. Чтобы добавить примечание, сделайте следующее:

1. Откройте вкладку «Рецензирование»;
2. Поместите курсор в месте, которое хотите отметить примечанием (прокомментировать). Если вы хотите задать примечание для слова или целого предложения – предварительно выделите их;
3. В группе «Примечания» нажмите кнопку «Создать примечание». При этом выделенный участок текста, к которому добавлено примечание, будет выделен (заливка красным цветом). Данное выделение красным снимается автоматически при удалении примечания;
4. В области примечания введите нужный текст (пояснение). Каждое новое примечание нумеруется, поэтому в заголовке примечания будет отображено следующее: «Примечание 1…текст», «Примечание 2», «Примечание 3» и так далее. По мере ввода текста поле ввода текста примечания автоматически расширяется.

Чтобы вернуться к работе с текстом документа, щелкните в любом месте рабочей области документа

Рисунок 1. Добавление примечаний

Скрытие и отображение примечаний в документе

Если вас отвлекают примечания, от чтения или редактирования основного текста документа, а такое вполне возможно, когда примечаний достаточно много, можно отключить их отображение. Для этого сделайте следующее:

1. Откройте вкладку «Рецензирование»;
2. В группе «Отслеживание» нажмите кнопку «Показать исправления»
3. Снимите флажок с команды «Примечания». После этого область примечаний скроется со всеми отображаемыми примечаниями

Чтобы показать скрытые примечания, сделайте следующее:

1. Откройте вкладку «Рецензирование»;
2. В группе «Отслеживание» нажмите кнопку «Показать исправление»;
3. Поставьте флажок на команде «Примечания». Область примечаний отобразиться со всеми заданными примечаниями

Рисунок 2. Скрытие и отображение примечаний

Редактирование примечаний

Часто возникает необходимость в корректировке текста примечания, например, примечание было определено неверно или недостаточно точно. Чтобы внести изменения в уже созданное примечание, сделайте следующее:

1 способ:

1. Откройте документ и перейдите к области примечаний;
2. Щелкните левой кнопкой мыши на выноске нужного примечания;
3. Внесите нужные исправления, а затем щелкните в рабочей области документа

2 способ:

1. Откройте документ и перейдите к области примечаний;
2. Подведите курсор к слову или области выделенной примечанием;
3. Щелкните правой кнопкой мыши и в открывшемся контекстном меню выберите пункт «Изменить примечание»;
4. Внесите нужные исправления, а затем щелкните в рабочей области документа

Рисунок 3. Редактирование примечаний

Последовательное перемещение по примечаниям

Если примечания в документе разбросаны с большим интервалом, например на одной странице их с десяток, а следующее примечание расположено через две-три страницы, то встает вопрос об оптимизации работы с примечаниями. Другими словами, что необходимо предпринять для того, чтобы не скакать от страницы к странице в поисках следующего примечания, и, с другой стороны, не делать массу ненужных щелчков в области примечаний, для выделения нужного? Для этого в Word 2010 предусмотрен замечательный способ внесения изменений, позволяющий последовательно перемещаться от примечания к примечанию, выбирая нужное нам. Для этого, сделайте следующее:

1 способ:

1. Откройте вкладку «Рецензирование»;
2. В группе «Изменения» нажимайте кнопки «Далее» — для перехода к следующему примечанию, и «Назад» — для перехода к предыдущему;
3. Внесите нужные исправления, а затем щелкните в рабочей области документа

2 способ:

1. Откройте вкладку «Рецензирование»
2. В группе «Примечания» нажимайте кнопки «Следующее» — для перехода вперед, и «Предыдущее» — для перехода назад;
3. Внесите нужные исправления, а затем щелкните в рабочей области документа

Рисунок 4. Последовательное перемещение по примечаниям

Удаление примечания

Чтобы удалить примечание, сделайте следующее:

1 способ:

1. Откройте вкладку «Рецензирование»;
2. Выделите нужное примечание, щелкнув по его области;
3. В группе «Примечание» нажмите кнопку «Удалить»

2 способ:

1. Подведите курсор либо к области текста помеченной примечанием либо к самой выноске данного примечания, в области примечаний;
2. Щелкните правой кнопкой мыши и в контекстном меню выберите пункт «Удалить примечание»

Рисунок 5. Удаление примечания

Так же, удалить примечание можно, если удалить участок текста, помеченный примечанием.

Удаление всех примечаний в документе

Если вы хотите полностью избавиться от всех добавленных в документ «Примечаний», например, когда вы закончили правку документа, в который собственноручно добавляли примечания, чтобы качественно провести редактирование. Или вы категорически не согласны с вашим рецензентом, который, на ваш взгляд, с пристрастием анализировал ваш документ, и считаете что и так «все замечательно», а примечания вас попросту раздражают – их можно удалить одним махом. Для этого сделайте следующее:

1. Откройте вкладку «Рецензирование»;
2. Выделите нужное примечание, щелкнув по его области;
3. В группе «Примечание» нажмите кнопку открытия меню кнопки «Удалить»;
4. Выберите команду «Удалить все примечания в документе»

Рисунок 6. Удаление всех примечаний в документе

Режим исправления

Режим исправления служит для отслеживания внесенных изменений в документ. Это особенно востребовано в случаях работы с большими документами, документами над которыми трудиться несколько авторов, либо документами в которых происходит создание документа со стороны автора и рецензирование со стороны редактора. Возможности Microsoft Word 2010 позволяют отслеживать каждую вставку, удаление, перемещение, изменение формата или примечания, что бы впоследствии пользователь мог просмотреть все внесенные исправления. Более того пользователь может принять или отклонить просматриваемые им исправления.

Настройка режима исправления

Чтобы настроить режим исправления, например, изменить цвет или тип линий подчеркивания исправлений, цвет ячеек или расположение выносок, сделайте следующее:

1. Откройте вкладку «Рецензирование»;
2. В группе «Отслеживание» откройте меню кнопки «Исправления»;
3. В открывшемся списке команд выберите «Параметры исправления»;
4. В открывшемся окне «Параметры исправлений» внесите нужные изменения и нажмите «ОК»

Рисунок 7. Параметры исправлений

Объем исправлений

Если вы не хотите чтобы определенный тип исправлений учитывался, сделайте следующее:

1. Откройте вкладку «Рецензирование»;
2. В группе «Отслеживание» откройте меню кнопки «Показать исправления»;
3. В списке команд снимите флажки с ненужных вам пунктов

Отображение исправлений

1. Чтобы задать необходимый способ отображения исправлений, сделайте следующее:
2. Откройте вкладку «Рецензирование»;
3. В группе «Отслеживание» откройте меню кнопки «Показать исправления» и перейдите к пункту «Выноски»;
4. В открывшемся списке выберите нужный пункт:

• «Показывать исправления в выносках» — исправления отображаются в области примечаний за полями документа;
• «Показывать все исправления в тексте» — все исправления отображаются непосредственно в тексте, так, если вы добавили ряд примечаний, будут видны только их номера и инициалы «Рецензентов», а сам текст примечания будет виден при наведении на него курсора;
• «Показывать только примечания и форматирования в выносках» — исправления, такие как добавление или удаление знаков препинания, грамматических или орфографических ошибок будут отображены непосредственно в тексте, а примечания и изменение формата будут вынесены в область примечаний

Рисунок 8. Объем отображаемых исправлений

Индикатор режима исправления

Если вы работаете редактором, или самостоятельно хотите отслеживать внесенные изменения, и при этом в оперативном режиме иметь возможность включать и отключать режим записи внесенных изменений, вам нужно вынести индикатор режима исправления на строку состояния, так вы сможете лишь одним щелчком мыши активировать или отключить режим записи исправлений. Для этого сделайте следующее:

1. Откройте документ и в строке состояния щелкните правой кнопкой мыши;
2. В контекстном меню выберите пункт «Исправления»

Рисунок 9. Включение индикатора режима исправления

Включение режима исправления

И так как мы уже заговорили о режиме исправления, сейчас рассмотрим, как его включить. Для этого сделайте следующее:

1 способ:

1. На строке состояния щелкните левой кнопкой мыши по индикатору режима исправления. Его состояние по умолчанию – «Выкл», то есть, выключен, после щелчка по нему его состояние соответственно изменится на включен – «Вкл». Щелкая по индикатору, вы можете быстро отключать/включать данный режим, и отслеживать изменения в документе, там где это вам необходимо.

2 способ:

1. Откройте вкладку «Рецензирование»;
2. В группе «Отслеживание» откройте меню кнопки «Исправления»;
3. В списке команд щелкните по пункту «Исправления»;
4. Внесите нужные изменения в документ, затем, для окончания записи, повторно нажмите кнопку «Исправления». В тексте документа либо в выносках останется текст красного цвета подчеркнутый такого же цвета линией.

3 способ:

1. Откройте документ
2. Нажмите комбинацию клавиш <Ctrl+Shift+E> для включения записи, и повторно нажмите эту комбинацию, для выключения

Область проверки

Область проверки показывает все исправления в документе на текущий момент, общее число исправлений и количество исправлений отдельно по типам. Это позволяет не только проконтролировать внесенные в документ изменения, но и позволяет удалить эти исправления, таким образом, позволяя хозяину документа скрыть от посторонних глаз данную информацию. В верхней части области проверки показывается сводка с точным числом остающихся в документе видимых исправлений и примечаний.

Положение области проверки

Область проверки можно разместить горизонтально или вертикально, все завит от того, как вам будет удобнее. Чтобы расположить область проверки, сделайте следующее:

1. Откройте вкладку «Рецензирование»
2. В группе «Отслеживание» нажмите кнопку «Область проверки»
3. В открывшемся меню выберите нужный способ расположения:

• «Вертикальная панель рецензирования» — располагается вертикально, в левой части окна документа;
• «Горизонтальная панель рецензирования» — располагается горизонтально, внизу окна документа

Рисунок 10. Вертикальная и горизонтальная панели рецензирования

Чтобы закрыть область проверки, щелкните по крестику в правом верхнем углу области, либо нажмите кнопку «Область проверки» группы «Отслеживание» вкладки «Рецензирование».

Просмотр исправлений

По умолчанию в Word 2010 для отображения изменений, связанных с удалением или перемещением фрагментов, а также изменений форматирования, задано отображение исправлений в выносках. Другие исправления отображаются непосредственно в тексте. Чтобы задать просмотр исправлений, отличный от заданного по умолчанию, сделайте следующее:

1. Откройте вкладку «Рецензирование»
2. В группе «Отслеживание» нажмите кнопку «Отобразить для проверки»
3. В открывшемся меню выберите пункт:

• «Измененный документ: показать исправления» – показывает измененный документ, где исправления соответственно выделены (в зависимости от настроек);
• «Измененный документ» — аналогичен предыдущему режиму, но в данном случае внесенные изменения не выделены, то есть отображается обычный текст, без выделения цветом и подчеркиванием;
• «Исходный документ: показать исправления» – показывает исходный документ и внесенные в него изменения, которые соответственно выделены, то есть, отображены все изменения в исходнике;
• «Исходный документ» – показывает только исходный документ, все внесенные изменения скрыты. Другими словами если вы добавили несколько абзацев в исходнике, но хотите просмотреть документ в начальном виде, вам достаточно включить отображение исходного документа, бегло перечитать его, и внести затем недостающие исправления в измененный документ (опять перейдите к режиму отображения по умолчанию)

Рисунок 11. Просмотр исправлений

Принятие/отклонение внесенных изменений

Внесенные во время записи исправления не удаляются из документа. Выбор невелик, мы можем либо принять, либо отклонить исправление. Для этого сделайте следующее:

1 способ:

1. Откройте вкладку «Рецензирование»;
2. В группе «Отслеживание» нажмите кнопку открытия меню «Отобразить для проверки» и выберите «Измененный документ: показать исправления»;
3. Поставьте курсор на исправлении и нажмите правую кнопку мыши;
4. В контекстном меню выберите «Принять исправление» или «Отказаться от исправления». Если исправление расположено в выноске (примечание, изменение формата), можно щелкать непосредственно по выноске (выноски отображают изменения форматирования, примечания и удаленные фрагменты). Если же исправление связано с изменением формата, то в контекстном меню команда будет звучать несколько иначе – «Принять изменение формата» и «Отказаться от изменения формата» соответственно.

2 способ:

1. Откройте вкладку «Рецензирование»;
2. В группе «Отслеживание» нажмите кнопку открытия меню «Отобразить для проверки» и выберите «Измененный документ: показать исправления»;
3. Поместите курсор на нужном исправлении;
4. В группе «Изменения» нажимайте кнопки «Принять» или «Отклонить» для принятия или отклонения исправлений. Используйте кнопки «Назад» и «Далее» для быстрого перемещения по исправлениям

Рисунок 12. Принятие и отклонение исправлений

Когда вы примите все исправления в документе, появится следующее окно (рис 13), подтверждающее что вы приняли все необходимые исправления и удалили примечания.

Рисунок 13. Сообщение об отсутствии в документе примечаний и исправлений

Принятие всех исправлений в документе

Если вы довольны внесенными в документ изменениями, вы можете их принять все, одним махом, и таким образом, сэкономите массу времени. Для этого сделайте следующее:

1. Откройте вкладку «Рецензирование»
2. В группе «Отслеживание» нажмите кнопку открытия меню «Отобразить для проверки» и выберите «Измененный документ: показать исправления»;
3. В группе «Изменения» нажмите кнопку открытия меню кнопки «Принять»;
4. В открывшемся списке выберите пункт «Применить все изменения в документе»

Отклонение всех исправлений в документе

В этом, кардинально противоположном предыдущему случае, вы можете отклонить абсолютно все исправления. Если у вас есть рецензент, это ему вряд ли понравится, но головной боли вы уж точно избежите. Для этого сделайте следующее:

1. Откройте вкладку «Рецензирование»
2. В группе «Отслеживание» нажмите кнопку открытия меню «Отобразить для проверки» и выберите «Измененный документ: показать исправления»;
3. В группе «Изменения» нажмите кнопку открытия меню кнопки «Отклонить»;
4. В открывшемся списке выберите пункт «Отклонить все изменения в документе»

Заключение

Подводя итог нашей статье, хочется отметить, что как ни крути, данные знания будут весьма полезны буквально всем, кто работает с документами в Microsoft Word 2010. Поскольку рассмотренные средства очень удобны в отслеживании внесенных изменений и позволяют не только контролировать свою работу автору, но и существенно облегчают выполнение задач рецензенту. Примечания — чрезвычайно удобная вещь для настоящих и будущих писателей, и просто людей, которые любят аккуратную и тщательную работу с документами. Они позволяют пометить важные участки текста, добавить заметки по ходу работы или выразить свои пожелания и рекомендации автору, рецензированием работ которого вы занимаетесь. Данные знания также будут полезны учителям и преподавательскому составу ВУЗов, в особенности руководителям дипломных работ, которые контролируют ход написания дипломной работы студентом, дистанционно.

На правах рекламы: