Как вставить подсказку в excel

Хитрости »

26 Декабрь 2016              59605 просмотров

Всплывающая подсказка в ячейке

Сегодня хочу поделиться одним маленьким приемом, который поможет сделать удобные и красивые подсказки к ячейкам:

На создание такой подсказки меня навел однажды вопрос на одном из форумов — как можно сделать удобный перевод текста из ячейки, чтобы он показывался при наведении на ячейку мышью? Не выделении — именно наведении. Можно использовать примечания(вкладка Рецензирование -Создать примечание). Но в случае с примечаниями есть несколько не очень удобных моментов: размеры примечания придется подгонять для каждой подсказки отдельно; примечания как правило будут показываться справа от ячейки, а не чуть ниже; при большом количестве примечаний файл может значительно увеличиться в размерах и некоторые возможности будут мешать их корректному отображению(например, если закрепить области, то примечание может и съехать и «срезаться»). Первое, что пришло в голову — а что если сделать как в гиперссылках (Что такое гиперссылка?)? Если точнее — что если именно эти подсказки использовать? Но как же тогда делать гиперссылку? Куда? Все просто — я решил, что можно создать гиперссылку на ячейку, в которой сама гиперссылка. Тогда даже при нажатии на ячейку с гиперссылкой нас никуда не перекинет. Я покажу как это можно сделать вручную и как это можно сделать при помощи кода VBA.
Для начала немного об исходных данных. У нас есть лист с ячейками, в которых надо создать подсказки и есть лист «справочник», в котором указано для каких значений какие должны быть подсказки.

РУЧНОЕ СОЗДАНИЕ ПОДСКАЗКИ
Выделяем ячейку, подсказку для которой хотим создать -правый клик мыши -Гиперссылка (Hyperlink). Откроется окно добавления гиперссылки.

Выбираем местом в документе
Введите адрес ячейки — указываем адрес той ячейки, в которой хотим создать подсказку
Или выберите место в документе — указываем тот лист, на котором наша ячейка, в которой создаем подсказку.
Далее жмем кнопку Подсказка и в появившемся окне вписываем текст всплывающей подсказки -Ок. Так же в основном окне жмем Ок. Подсказка создана.
Ниже небольшой ролик, в котором показано как это все делается пошагово:

В этом способе все хорошо, кроме двух вещей:

1. Если подсказок много, то создавать их весьма непростое занятие. Необходимость листа «справочник» при ручном методе так же ставится под сомнение
2. При создании гиперссылки формат ячейки автоматом изменяется. А для нашей цели это в большинстве случаев не надо. Это можно обойти, создавая подсказки вторым способом — при помощи кодов VBA.

СОЗДАНИЕ ПОДСКАЗКИ АВТОМАТИЧЕСКИ КОДОМ VBA
Здесь особо рассказывать нечего — лучше сначала скачать файл, приложенный к статье. Там есть лист «справочник», в котором забита пара значений для подсказок и лист, в котором подсказки создаются.
Как это работает. Выделяются ячейки для создания подсказок(в примере это D15:D16). И кнопкой запускается код, который в выделенных ячейках создаст всплывающие подсказки. Сам принцип: код просматривает каждую выделенную ячейку и если она не пустая запоминает её значение. Ищет это значение в первом столбце листа «справочник» и если находит — создает гиперссылку и значение из второго столбца листа «справочник»(в строке с найденным значением) вставляет в качестве подсказки к гиперссылке.
Но помимо этого код перед созданием гиперссылки запоминает большую часть форматирования текста в ячейке и после создания гиперссылки возвращает его. Хотя и здесь не без ложки дегтя — код не сможет корректно обработать и вернуть смешанное форматирование (например, разный цвет шрифта в одной ячейке, разный стиль и т.п.). Но подсказки при этом все равно будут созданы.
Что следует знать: код ищет каждое значение ячейки полностью, а не каждое слово отдельно. Это значит, что если в ячейке будет записано «аннуитентный платеж», а не просто «аннуитентный» как в примере — то подсказка для такой ячейки не будет создана.
Если добавить или изменить значения в листе «справочник», то для того, чтобы подсказки обновились необходимо запустить код заново. Внесение изменений в сам код при этом не требуется.
Созданные подсказки останутся в файле даже если удалить сам код. Т.е. если создать подсказки в файле, а затем файл переслать другому человеку — он сможет использовать подсказки без дополнительных действий.

Скачать пример:

  Всплывающая подсказка в ячейке (59,0 KiB, 3 901 скачиваний)

Если кому-то лень качать сам пример — привожу так же код:

'---------------------------------------------------------------------------------------
' Author : The_Prist(Щербаков Дмитрий)
'          Профессиональная разработка приложений для MS Office любой сложности
'          Проведение тренингов по MS Excel
'          http://www.excel-vba.ru
' Purpose:
'---------------------------------------------------------------------------------------
Option Explicit
'
Sub CreateTooltip()
    Dim rr As Range, rc As Range, rf As Range
    Dim wsDic As Worksheet
    Dim aParams(1 To 12)
    'лист в котором указано для каких значений какие должны быть подсказки
    Set wsDic = ThisWorkbook.Sheets("справочник")
 
    On Error Resume Next
    'определяем в выделенном диапазоне ячейки только внутри рабочего диапазона
    Set rr = Intersect(Selection, ActiveSheet.UsedRange)
    'если лист пустой - завершаем код
    If rr Is Nothing Then Exit Sub
    On Error GoTo 0
    'отключаем обновление экрана для быстродействия
    Application.ScreenUpdating = False
    'цикл по выделенным ячейкам
    For Each rc In rr.Cells
        With rc
            If Len(.Value) Then 'если в ячейке есть значение(не пустая)
                'ищем значение ячейки на листе "справочник"
                Set rf = wsDic.Columns(1).Find(what:=.Value, LookIn:=xlValues, lookat:=xlWhole)
                'если соответствие найдено
                If Not rf Is Nothing Then
                    On Error Resume Next 'если вдруг есть смешанное форматирование текста
                    'запоминаем форматирование ячейки до создания гиперссылки
                    With .Font
                        aParams(1) = .Color
                        aParams(2) = .Bold
                        aParams(3) = .FontStyle
                        aParams(4) = .Italic
                        aParams(5) = .Name
                        aParams(6) = .Size
                        aParams(7) = .Strikethrough
                        aParams(8) = .Subscript
                        aParams(9) = .Superscript
                        aParams(10) = .ThemeFont
                        aParams(11) = .TintAndShade
                        aParams(12) = .Underline
                    End With
                    'добавляем гиперссылку с подсказкой из ячейки второго столбца
                    'листа "справочник"
                    .Hyperlinks.Add rc, "", "", (rf.Offset(, 1).Value), (.Value)
                    'отменяем стандартное форматирование ячейки после создания гиперссылок
                    With .Font
                        .Color = aParams(1)
                        .Bold = aParams(2)
                        .FontStyle = aParams(3)
                        .Italic = aParams(4)
                        .Name = aParams(5)
                        .Size = aParams(6)
                        .Strikethrough = aParams(7)
                        .Subscript = aParams(8)
                        .Superscript = aParams(9)
                        .ThemeFont = aParams(10)
                        .TintAndShade = aParams(11)
                        .Underline = aParams(12)
                    End With
                    On Error GoTo 0
                End If
            End If
        End With
    Next
    Application.ScreenUpdating = True
End Sub

Статья помогла? Поделись ссылкой с друзьями!

    Видеоуроки

Поиск по меткам



Access
apple watch
Multex
Power Query и Power BI
VBA управление кодами
Бесплатные надстройки
Дата и время
Записки
ИП
Надстройки
Печать
Политика Конфиденциальности
Почта
Программы
Работа с приложениями
Разработка приложений
Росстат
Тренинги и вебинары
Финансовые
Форматирование
Функции Excel
акции MulTEx
ссылки
статистика

Изучим простой способ добавления всплывающей подсказки в Excel при вводе данных в ячейку.

Одним из элементов упрощения ввода данных пользователем является добавление всплывающей подсказки, которая появляется при активации конкретной ячейки.
Это позволяет минимизировать возможность ошибки при вводе, а также напоминает какие конкретно данные необходимо ввести в ячейку.

Как сделать всплывающую подсказку?

Чтобы сделать всплывающую подсказку для ячейки выберем на панели вкладок Данные -> Работа с данными -> Проверка данных и в открывшемся окне перейдем в центральную вкладку:

Далее вводим информацию в поля Заголовок и Сообщение, при этом текст введенный в заголовок при отображении подсказки будет показываться жирным шрифтом, а также устанавливаем галочку напротив поля Отображать подсказку, если ячейка является текущей. Нажимаем OK и получаем следующий результат:

Удачи вам и до скорой встречи на страницах блога Tutorexcel.ru!

В MS Excel есть ряд очень полезных инструментов для создания действительно сложных форм сбора данных невероятно простым способом. Однако вот и невезение: очень часто препятствием для взаимодействия с ними являются не навыки редактора электронных таблиц, а человеческая «рука дубинки». Пользователи удаляют формулы из ячеек, вводят альтруистические данные, в общем, портят плоды наших трудов.

К счастью, они делают это не из-за гадостей, и все, что нам нужно, разработчикам, — это предоставить им заранее подготовленные предложения и ответы. Я расскажу, как это сделать, в этой статье.

Вот моя демонстрационная таблица Excel. Как мне его заполнить?

Подсказки в MS Excel

Первый способ ввести предложение

Прежде всего, давайте попробуем разобраться в советах. Взгляни на мою тарелку. Все это звучит просто, но даже при такой простоте можно накопить солидный огород. Например, это поле «номер документа» №1, 1 или 22.03-1?

Самый простой способ — это щелкнуть правой кнопкой мыши по нужной ячейке и выбрать «Вставить заметку». В появившемся поле просто напишите требуемый текст, и если пользователь наведет курсор мыши на эту ячейку, текст немедленно появится во всплывающей подсказке.

Примечания вставлены

Примечание: ячейка с примечанием отмечена специальным значком — маленьким красным треугольником в правом верхнем углу. Сам текст заметки может быть отформатирован как любой другой — вы можете выделить его жирным шрифтом или курсивом, чтобы выделить наиболее важные моменты вашего сообщения.

Удалить заметки можно только из контекстного меню правой кнопки мыши

Примечание. При нажатии кнопки «Удалить» в ячейке заметка не удаляется. Чтобы удалить ее (или отредактировать ее текст), вы можете снова щелкнуть ячейку правой кнопкой мыши и выбрать «Удалить заметку» или «Изменить заметку».

Второй способ ввести предложение

Другой способ вставить предложение интересует нас только с точки зрения того, каким будет следующий разговор (путем фильтрации ввода), однако полезно знать об этом.

Аннотации в Excel с использованием проверки данных

Поместите курсор мыши в выбранную ячейку на панели «Данные» в группе «Инструменты для работы с данными», откройте инструмент «Проверка данных» и заполните поля заголовка и текста сообщения на вкладке «Входное сообщение». Щелкните «ОК».

Теперь, когда вы нажимаете на ячейку с подсказкой (обратите внимание: помеченная таким образом ячейка не отмечена красным треугольником и выглядит как любая другая), ее текст также будет отображаться в желтом прямоугольнике. Невозможно удалить и изменить заметку, введенную через «Подтвердить данные» с помощью правой кнопки мыши.

Проверка по числу введенных символов

Советы хороши, но как насчет более «прогрессивных» пользователей, которые их не читают? Осталось только одно: хлопать в ладоши .. то есть использовать входной фильтр, я имею в виду.

Снова откройте инструмент «Проверка данных», перейдите на вкладку «Параметры» и посмотрите наши варианты ограничения возможностей пользователя.

Контроль по количеству знаков, введенных в MS Excel

Первое, что может быть полезно, — это проверить длину введенного текста. Выбираем пункт «Длина текста» и указываем любой диапазон ограничений. Например, я хочу, чтобы текст в поле «Сообщение» был как можно короче, но при этом ячейка не могла оставаться пустой. Введены значения от 3 до 25 символов, этого достаточно, чтобы ввести что-то вроде «Напоминание о платеже» (21 символ), и когда вы попытаетесь ввести более длинный текст, MS Excel отобразит окно с предупреждением и не позволит вам завершить ввод.

Текст слишком длинный! Excel настороже и не упустит такую ​​очевидную ошибку

Проверка по числу

Еще один хороший метод фильтрации, который, без сомнения, пригодится: фильтрация по номеру. Установите фильтр, подобный показанному на рисунке, и устраните проблемы с лишними буквами, пробелами и символами, появляющимися в поле цены.

Проверить по номеру в Excel

Фильтрация по вводу цифр работает не хуже

Выбор из имеющегося списка значений

Самая эффективная и интересная проверка ввода в MS Excel — это выбор из раскрывающегося списка. Он подходит не для всех типов ячеек, но там, где требуется точность и диапазон значений не слишком широк, вам нужен выбор по списку.

Теперь давайте проверим выпадающий список в MS Excel. Введите данные вручную через точку с запятой.

Выбираем вкладку «Параметры» в «Контроль данных», и указываем «Тип данных» «Список». Есть два способа ввести предустановленные значения:

• Выберите диапазон данных с помощью кнопки Data Range».
• Вручную введите значения из раскрывающегося списка через точку с запятой.

.. или выберите из ассортимента

Второй способ более интересен, так как данные «скрыты» от пользователя, но заполнить их более чем десятком строк проблематично. Первый метод позволяет вам легко настроить гораздо больший список для выбора данных, но сначала вам нужно разместить этот список где-нибудь в документе (каждое значение в отдельной строке), например, на отдельном «служебном» листе в то же, что и рабочая книга MS Excel.

Выбор из списка на листе MS Excel. Другие данные ввести невозможно.

Вот и все — теперь вы можете заполнить ячейку только теми значениями, которые мы указали в списке. Если мы попытаемся ввести данные вручную, MS Excel выдаст нам знакомую ошибку.

Кстати, вы также можете изменить его текст: для этого перейдите на вкладку «Сообщение для вывода» в «Проверка данных», как мы уже делали во «втором способе» ввода предложений, измените текст на нужный один.

При работе с большими объемами информации, особенно при обработке формулами или макросами, важно, чтобы данные не содержали ошибок, которые могут повлиять на результат. Трудности в получении правильных источников возникают, когда они происходят из неструктурированных источников (плохо спроектированные базы данных, ручное составление таблиц и форм незаинтересованными людьми). Особенно сложно получить правильный дизайн для конкретной маски (модели). Например, дату можно записать в виде строки несколькими способами:

• 01.01.2001;
• 01.01.2001;
• 1 января 2001 г и т.д.

В этой статье описываются функции, позволяющие упростить процесс сбора и проверки данных в Excel.

Где находится?

Чтобы настроить параметры проверки введенных значений, во вкладке «Данные» области «Работа с данными» щелкните значок «Проверить данные» или выберите аналогичный пункт в раскрывающемся меню:

На экране появится окно с настройками по умолчанию, где в качестве типа данных можно использовать любое значение:

Настройка условия проверки

Изначально нужно выбрать тип данных для проверки, что будет первым условием. Всего доступно 7 вариантов:

• Целое число;
• Настоящий номер;
• Список;
• Дата;
• Погода;
• Длина текста;
• Другой.

В зависимости от выбранного пункта можно выбрать дополнительные условия. Для чисел, дат, времени и длины текста можно указать ограничения: минус, плюс, диапазон и т.д. Источник связан со списком, а «другой» элемент предлагает ввести формулу, которая возвращает логическое значение.

Самый необычный вид — выпадающий список.

Это позволяет вам выбрать указанные значения в качестве источника и ограничить им разрешенные значения. Также возможно создание динамических раскрывающихся списков.

Функция проверки данных в Excel позволяет настраивать всплывающие подсказки для ячеек листа. Для этого перейдите на вторую вкладку окна проверки ввода — «Сообщение для ввода».

На изображении показан пример возможного сообщения для ячейки, в которой вводятся целые числа от 1 до 31 (настройки вкладки «Параметры»). Заголовок и сообщения указываются на ваше усмотрение, правил по их оформлению нет. Не забудьте установить флажок «Показывать подсказку, если ячейка текущая», иначе сообщение будет неактивным.

Вывод сообщения об ошибке

Последняя вкладка окна проверки данных позволяет настроить поведение и отображение сообщений при обнаружении неверного значения.

Есть три типа сообщений, которые различаются по поведению:

• Стоп;
• Предупреждение;
• Сообщение.

Стоп является сообщением об ошибке и позволяет выполнить только 2 действия: отменить ввод и повторить ввод. В случае отмены новое значение будет изменено на предыдущее. Повторение ввода исправляет новое значение.

Предупреждение более достоверно, чем остановка, поскольку оно позволяет вам оставить значение, не соответствующее условиям тестирования, после того, как пользователь подтвердил ввод.

Сообщение отображает ошибку в виде простой информации и позволяет отменить последнее действие.

Заголовок и сообщение заполняются по запросу.