Как вставить название файла в excel

Список файлов в папке

Иногда бывает необходимо заполучить на лист Excel список файлов в заданной папке и ее подпапках. В моей практике такое встречалось неоднократно, например:

• перечислить в приложении к договору на проведение тренинга список файлов из раздаточных материалов для особо щепетильных юристов в некоторых компаниях
• создать список файлов для ТЗ проекта
• сравнить содержимое папок (оригинал и бэкап, например)

Для реализации подобной задачи можно использовать несколько способов.

Способ 1. Скелет из шкафа — функция ФАЙЛЫ

Этот способ использует древнюю функцию ФАЙЛЫ (FILES), оставшуюся в Microsoft Excel с далеких девяностых. Вы не найдете эту функцию в общем списке функций, но для совместимости, она всё ещё остаётся внутри движка Excel, и мы вполне можем её использовать.

Механизм таков:

1. В любую ячейку листа (например, в А1) введём путь к папке, список файлов из которой мы хотим получить.

Обратите внимание, что путь должен оканчиваться шаблоном со звездочками:

• *.* — любые файлы
• *.xlsx — книги Excel (только с расширением xlsx)
• *.xl* — любые файлы Excel
• *отчет* — файлы, содержащие слово отчет в названии

и т.д.

2. Создадим именованный диапазон с помощью вкладки Формулы — далее кнопка Диспетчер имен — Создать (Formulas — Names Manger — Create). В открывшемся окне введем любое имя без пробелов (например Мои_файлы) и в поле диапазона выражение:

=ФАЙЛЫ(Лист1!$A$1)

После нажатия на ОК будет создан именованный диапазон с именем Мои_файлы, где хранится список всех файлов из указанной в А1 папки. Останется их оттуда только извлечь.

3. Чтобы извлечь имена отдельных файлов из созданной переменной, используем функцию ИНДЕКС (INDEX), которая в Excel вытаскивает данные из массива по их номеру:

Если лениво делать отдельный столбец с нумерацией, то можно воспользоваться костылем в виде функции СТРОКИ (ROWS), которая будет подсчитывать количество заполненных строк с начала списка автоматически:

=ИНДЕКС(Мои_файлы; ЧСТРОК($B$3:B3))

Ну, и скрыть ошибки #ССЫЛКА! в конце списка (если вы протягиваете формулу с запасом) можно стандартной функцией ЕСЛИОШИБКА (IFERROR):

=ЕСЛИОШИБКА(ИНДЕКС(Мои_файлы; ЧСТРОК($B$3:B3)); «»)

Важное примечание: формально функция ФАЙЛЫ относится к макро-функциям, поэтому необходимо будет сохранить ваш файл в формате с поддержкой макросов (xlsm или xlsb).

Способ 2. Готовый макрос для ленивых

Если вы знакомы с макросами (не в смысле их программирования, а в смысле копипастинга готовых кодов на VBA), то вам, возможно, отлично зайдёт небольшой макрос, добавляющий в текущую книгу новый пустой лист и выводящий на него список всех файлов с их параметрами из заданной пользователем папки.

Для добавления макроса в вашу книгу нажмите сочетание клавиш Alt+F11, или кнопку Visual Basic на вкладке Разработчик (Developer), в открывшемся окне редактора Visual Basic вставьте новый модуль через меню Insert — Module и скопируйте туда текст этого макроса:

Sub FileList()
    Dim V As String
    Dim BrowseFolder As String
    
    'открываем диалоговое окно выбора папки
    With Application.FileDialog(msoFileDialogFolderPicker)
        .Title = "Выберите папку или диск"
        .Show
        On Error Resume Next
        Err.Clear
        V = .SelectedItems(1)
        If Err.Number <> 0 Then
            MsgBox "Вы ничего не выбрали!"
            Exit Sub
        End If
    End With
    BrowseFolder = CStr(V)
    
    'добавляем лист и выводим на него шапку таблицы
    ActiveWorkbook.Sheets.Add
    With Range("A1:E1")
        .Font.Bold = True
        .Font.Size = 12
    End With
    Range("A1").Value = "Имя файла"
    Range("B1").Value = "Путь"
    Range("C1").Value = "Размер"
    Range("D1").Value = "Дата создания"
    Range("E1").Value = "Дата изменения"
    
    'вызываем процедуру вывода списка файлов
    'измените True на False, если не нужно выводить файлы из вложенных папок
    ListFilesInFolder BrowseFolder, True
End Sub


Private Sub ListFilesInFolder(ByVal SourceFolderName As String, ByVal IncludeSubfolders As Boolean)

    Dim FSO As Object
    Dim SourceFolder As Object
    Dim SubFolder As Object
    Dim FileItem As Object
    Dim r As Long

    Set FSO = CreateObject("Scripting.FileSystemObject")
    Set SourceFolder = FSO.getfolder(SourceFolderName)

    r = Range("A65536").End(xlUp).Row + 1   'находим первую пустую строку
    'выводим данные по файлу
    For Each FileItem In SourceFolder.Files
        Cells(r, 1).Formula = FileItem.Name
        Cells(r, 2).Formula = FileItem.Path
        Cells(r, 3).Formula = FileItem.Size
        Cells(r, 4).Formula = FileItem.DateCreated
        Cells(r, 5).Formula = FileItem.DateLastModified
        r = r + 1
        X = SourceFolder.Path
    Next FileItem
    
    'вызываем процедуру повторно для каждой вложенной папки
    If IncludeSubfolders Then
        For Each SubFolder In SourceFolder.SubFolders
            ListFilesInFolder SubFolder.Path, True
        Next SubFolder
    End If

    Columns("A:E").AutoFit

    Set FileItem = Nothing
    Set SourceFolder = Nothing
    Set FSO = Nothing

End Sub

Для запуска макроса нажмите сочетание клавиш Alt+F8,или кнопку Макросы (Macros) на вкладке Разработчик (Developer), выберите наш макрос FileList и нажмите кнопку Выполнить (Run). В диалоговом окне выберите любую папку или диск и — вуаля!

Если захотите, чтобы вместо пути к файлу в столбце B выводилась живая гиперссылка, то замените 52-ю строку

Cells(r, 2).Formula = FileItem.Path

на

Cells(r, 2).Formula = «=HYPERLINK(«»» & FileItem.Path & «»»)»

Способ 3. Мощь и красота — надстройка Power Query

Power Query — это очень мощная и при этом бесплатная надстройка для Excel от Microsoft, упрощающая множество задач по загрузке и трансформации данных. В нашей ситуации она тоже может здорово помочь.

Если у вас Excel 2016 или новее, то Power Query уже встроена в Excel по умолчанию, поэтому просто на вкладке Данные выберите команду Создать запрос / Получить данные — Из файла — Из папки (Create Query / Get Data — From file — From folder). Если у вас Excel 2010-2013, то Power Query нужно будет скачать с сайта Microsoft и установить как отдельную надстройку и она появится у вас в Excel в виде отдельной вкладки Power Query. На ней будет аналогичная кнопка Из файла — Из папки (From file — From folder).

В открывшемся окне нужно будет указать папку, содержимое которой мы хотим получить. После нажатия на ОК Power Query обшарит указанную папку и все вложенные подпапки и выдаст на экран окно с предварительным просмотром результатов:

Если внешний вид списка вас устраивает, то можно смело жать внизу кнопку Загрузить (Load), чтобы залить эти данные на новый лист. Если же хочется дополнительно обработать список (удалить лишние столбцы, отобрать только нужные файлы и т.п.), то нужно выбрать команду Изменить / Преобразовать данные (Edit / Transform Data).

Поверх окна Excel откроется окно редактора Power Query, где мы увидим список всех наших файлов в виде таблицы:

Дальше возможны несколько вариантов:

• Если нужны только файлы определенного типа, то их можно легко отобрать с помощью фильтра по столбцу Extension:

  

• Аналогичным образом фильтрами по столбцам Date accessed, Date modified или Date created можно отобрать файлы за нужный период (например, созданные только за последний месяц и т.п.):

  

• Если нужно получить данные не из всех папок, то фильтруем по столбцу Folder Path, чтобы оставить только те строки, где путь содержит/не содержит нужные имена папок:

  

• Там же можно выполнить сортировку файлов по любому столбцу, если требуется.

После того, как необходимые файлы отобраны, можно смело удалить ненужные столбцы, щелкнув по заголовку столбца правой кнопкой мыши и выбрав команду Удалить (Remove column). Это, кстати, уже никак не повлияет на фильтрацию или сортировку нашего списка:

Если в будущем планируется подсчитывать количество файлов в каждой папке (например, для контроля поступивших заявок или подсчета статистики по заявкам), то имеет смысл дополнительно сделать ещё пару действий:

• Щелкните правой кнопкой мыши по столбцу Folder Path и выберите команду Дублировать столбец (Duplicate Column).
• Выделите скопированный столбец и на вкладке Преобразование (Transform) выберите Разделить столбец — По разделителю (Split Column — By delimiter)

Мы получим рядом с нашими данными еще несколько столбцов, где будут продублированы имена вложенных папок — это пригодится нам чуть позже для подсчета статистики с помощью сводной таблицы:

Получившиеся столбцы можно переименовать (Диск, Папка1, Папка2 и т.д.), просто щёлкнув дважды по заголовку каждого.

И, наконец, когда список готов, то его можно выгрузить на лист с помощью команды Главная — Закрыть и загрузить — Закрыть и загрузить в… (Home — Close & Load — Close & Load to…):

Дополнительным бонусом можно сделать еще один столбец с функцией ГИПЕРССЫЛКА (HYPERLINK), которая создаст красивые стрелочки-ссылки для моментального перехода к каждому файлу:

Мелочь, а приятно

И вдвойне приятно, что в будущем, при изменении содержимого исходной папки, достаточно будет просто щелкнуть мышью по нашей таблице и выбрать команду Обновить (Refresh) — и Power Query выполнит всю цепочку запрограммированных нами единожды действий уже автоматически, отобразив все изменения в составе папки.

Ссылки по теме

• Что такое макрос, куда вставлять код макроса на Visual Basic
• Создание резервных копий ценных файлов
• Что такое Power Query и что можно делать с её помощью

Как вставить имя файла или путь в ячейку / верхний или нижний колонтитул в Excel?

Предположим, вы хотите вставить имя файла или путь к файлу в ячейку, верхний или нижний колонтитул Excel, как бы вы могли быстро выполнить эту операцию?

Вставить текущее имя файла или путь в ячейку с формулой

Вставить текущее имя файла или путь в верхний / нижний колонтитул с помощью функции верхнего и нижнего колонтитула

Вставьте текущее имя файла или путь в ячейку/верхний или нижний колонтитул с помощью Kutools for Excel

Вставить текущее имя файла или путь в ячейку с формулой

С помощью следующих формул вы можете быстро вставить имя файла, путь или имя листа в заданную ячейку.

Ноты:

1. Скопируйте любую формулу выше, которая вам нужна, в указанную ячейку, и вы получите нужный результат.

2. Открытая книга должна быть сохранена.

Вставить текущее имя файла или путь в верхний / нижний колонтитул с помощью функции верхнего и нижнего колонтитула

Если вы хотите вставить имя файла или путь к файлу в верхний или нижний колонтитул рабочего листа, вы можете использовать функцию верхнего и нижнего колонтитула.

1. На ленте щелкните Вставить > Верхний и нижний колонтитулы.

2. В разделе верхнего или нижнего колонтитула будет три поля редактирования, нажмите оставил, центр or Ringht поле, в которое вы хотите вставить имя файла или путь. Тогда под Дизайн вкладку нажмите Путь к файлу, Имя файла or Имя листа что вам нужно вставить. Смотрите скриншот:

Затем щелкните любую ячейку, и вы увидите, что путь к файлу или имя или имя листа были вставлены в верхний или нижний колонтитул. Смотрите скриншоты:

Вставьте текущее имя файла или путь в ячейку/верхний или нижний колонтитул с помощью Kutools for Excel

Kutools for ExcelАвтора Вставить информацию о книге это многофункциональный инструмент, он может помочь вам быстро и удобно вставить имя рабочего листа, имя книги, путь к книге или путь и имя книги в ячейки Excel, верхний или нижний колонтитул.

После установки Kutools for Excel, пожалуйста, сделайте, как показано ниже Бесплатная загрузка Kutools for Excel Сейчас!)

1. Нажмите Кутулс Плюс > Рабочие инструменты > Вставить информацию о книге, см. снимок экрана:

2. В Вставить информацию о книге В диалоговом окне выберите информацию о книге, которую вы хотите вставить, на левой панели, а затем выберите место, куда вы хотите вставить информацию. Смотрите скриншот:

3. Затем нажмите OK. Если вы вставите информацию о wotkbook в ячейку, вы получите следующий результат:

Если вы вставляете информацию о книге в верхний или нижний колонтитул, вы можете выбрать место, куда вы хотите вставить информацию, левый, Правильно or Центр. И вы можете предварительно просмотреть верхний или нижний колонтитул из Вид > Макет страницы.

Чтобы узнать больше об этой функции, посетите Вставить информацию о книге.

Вставить информацию о книге

Наконечник.Если вы хотите вставить несколько пустых строк или столбцов в каждую n-ю строку, попробуйте использовать Kutools for ExcelАвтора Вставить пустые строки и столбцы как показано на следующем снимке экрана. Полная функция без ограничений в течение 60 дней, пожалуйста, скачайте и получите бесплатную пробную версию сейчас.