Как вставить гистограмму в ячейки excel

Допустим нам нужно проанализировать финансовые показатели фирмы. Для этого у нас имеется отчет в таблице с числами и датами. Естественно максимально эффективно ощутить пользу условного форматирования можно при большом объеме данных на тысячи ячеек. Но чтобы освоить базовые принципы построения цветовых шкал гистограммы в ячейка, нам хватит данных небольшой таблицы.

Гистограмма в ячейке Excel и условное форматирование

В данном примере, чтобы продемонстрировать показательную небольшую таблицу. Пример отчета финансовых показателей фирмы на начало года:

В первую очередь графически экспонируем в таблице количество заказов. В старых версиях Excel для реализации данной задачи нужно было прибегать к написанию сложных макросов или выполнять большой объемы работы, вручную вводить множество формул и форматировать диапазоны ячеек. Но начиная с версии Excel 2010 можно очень быстро получить такой эффект. В принципе достаточно просто выделить диапазон E4:E15 и присвоить форматирование гистограммой: «ГЛАВНАЯ»-«Стили»-«Условное форматирование»-«Гистограммы»-«Синяя»:

Но к сожалению гистограммы, по умолчанию будут вставлены в ячейки со значениями исходных данных. Поэтому будем использовать более находчивый способ. Для этой цели:

1. В ячейку F2 введите относительную ссылку на ячейку =E2 и скопируйте ее вдоль целого столбца. А потом выделите диапазон F2:F13 и выберите инструмент: «ГЛАВНАЯ»-«Стили»-«Условное форматирование»-«Гистограммы»-«Другие правила».



2. В появившемся окне «Создание правила форматирования» выберите опцию: «Форматировать все ячейки на основании их значений» и поставьте галочку на против опции «Показывать только столбец».



3. При необходимости выберите желаемый цвет и нажмите на кнопку ОК.

В результате с помощью условного форматирования мы добавили цветные шкалы гистограммы в ячейки Excel. Размер каждой шкалы соответственный размеру числовым значениям ячеек. К тому же сама гистограмма находится рядом с исходными значениями, не закрывая их в соседнем столбце.



Чтобы удалить только эти гистограммы выделите диапазон F2:F13 и выберите инструмент: «ГЛАВНАЯ»-«Стили»-«Условное форматирование»-«Удалить правила»-«Удалить правила из выделенных ячеек». Или еще проще удалите целый столбец F предварительно выделив его (F:F), нажмите комбинацию горячих клавиш CTRL+-(минус).

С помощью инструмента «Условное форматирование», можно автоматически присваивать форматы для ячеек либо целых диапазонов на основе критериев, которые определяются пользователем. В Excel предусмотрено много готовых решений для автоматического форматирования при реализации которых, от пользователя не требуется знаний для сложных логических операций. К сожалению, когда нужно применить сложные и уникальные правила форматирования недостаточно предустановленных готовых решений. В таком случае Excel предоставляет возможность для создания собственного правила, критерии которого описываются формулами с логическим результатом вычисления.

Функционирование условного форматирования легче всего продемонстрировать на конкретном примере. Допустим у нас имеется множество числовых значений, которые содержат ячейки столбца. Нам нужно сделать так, чтобы все ячейки, которые содержат числовые значения размером больше чем 100 были выделены красным цветом.

Чтобы реализовать данную задачу инструмент «Условное форматирование» проанализирует каждую ячейку на соответствие из значений с предварительно установленными пользователем значениями в критериях. Если в процессе такого теста, например, ячейка A2 (A2>100) возвращает результат «ИСТИНА», сразу ей присваивается новый формат, предварительно определенный пользователем. В противные случаи тест возвращает результат «ЛОЖЬ» и ячейка сохранит свой изначальный формат (не обязательно по умолчанию «Общий», а тот который был ей присвоен до теста).

Естественно это очень простой пример, с которым справиться даже пользователь Excel начального уровня. Уникальную пользу условного форматирования можно по-настоящему ощутить во время его использования при больших объемах данных, где сложно найти определенные значения. Возможность применения формул в качестве критериев для правил условного форматирования, позволяет выполнять сложные трюки в Excel с анализом и экспонированием числовых или текстовых значений без использования сложных макросов.

Минидиаграммы в ячейках листа

Способ 1. Спарклайны в Excel 2010

Одним из революционных нововведений в крайней версии Microsoft Excel 2010 стали инфокривые sparklines — миниграфики, помещающиеся внутри ячеек и наглядно отображающие динамику числовых данных:

Чтобы создать подобные миниграфики, нужно выделить ячейки, куда мы хотим их поместить и воспользоваться кнопками группы Спарклайны (Sparklines) с вкладки Вставка (Insert):

В открывшемся диалоговом окне нужно задать диапазон исходных данных и диапазон вывода:

Созданные миниграфики можно всячески форматировать и настраивать  с помощью динамической вкладки Конструктор (Design):

В частности, можно легко поменять цвет линий и столбцов спарклайна и выделить особыми цветами минимальные и максимальные значения:

Поскольку спарклайн не является отдельным графическим объектом, а выступает, по сути, в роли фона ячейки, то он нисколько не помешает ввести в ячейку текст, числа или другую информацию. Это открывает простор для фантазии — если немного пошаманить с выравниванием введенного текста, шириной и высотой ячейки, то можно достичь интересных результатов:

Что делать, если у вас пока старая версия Excel? Или нужен тип графика, которого нет в наборе спарклайнов? Переходим к следующим способам!

Способ 2. Дополнительные надстройки для микрографиков

На самом деле, идея подобных графиков витала в воздухе уже достаточно давно. Еще для 2003 версии Excel существовало несколько надстроек с подобным функционалом, самым известными из которых были замечательная бесплатная Sparklines Эдварда Тафта и и платные BonaVista microcharts (169$) и Bissantz SparkMaker (200$). Да и я в свое время тоже пытался сделать что-то подобное в надстройке PLEX.

Если брать в качестве примера бесплатную надстройку Sparklines, то после ее подключения мы получим новую вкладку (или панель инструментов) примерно такого вида:

Как легко заметить, эта надстройка умеет строить заметно больше трех типов диаграмм

Единственный минус — надстройку нужно будет установить на всех компьютерах, где вы планируете работать с файлом, содержащим такие диаграммы.

Способ 3. Повтор символов N-раз

«Бюджетным вариантом» одномерных микрографиков являются повторяющиеся однотипные символы, имитирующие линейчатую диаграмму. Для этого можно воспользоваться текстовой функцией ПОВТОР (REPT), которая умеет выводить в ячейку любой заданный символ нужное количество раз. Для вывода нестандартных символов (зная их код) можно использовать функцию СИМВОЛ (CHAR). В общем и целом это выглядит так:

Символ с кодом 103 — черный прямоугольник шрифта Webdings, поэтому не забудьте установить этот шрифт для ячеек C2:C12. Также можно поиграться с символами других шрифтов, например в столбце Е использован символ с кодом 110 из шрифта Wingdings.

Способ 4. Макросы

Способ представляет собой улучшенный предыдущий вариант, где набор повторяющихся символов (используется знак «|») создает не формула, а простая пользовательская функция на VBA. Причем для каждой ячейки создается отдельный столбец, т.к. функция использует символ переноса строки после каждого числа — выглядит это примерно так:

Чтобы использовать этот трюк у себя в файле, открываем редактор VBA (Alt+F11), добавляем новый модуль в книгу (меню Insert — Module) и копируем туда код функции NanoChart:

Function NanoChart(rng As Range) As String
    Const MaxSymbols = 10

    For Each cell In rng
        outstr = outstr & WorksheetFunction.Rept("|", cell / WorksheetFunction.Max(rng) * MaxSymbols) & Chr(10)
    Next cell
    NanoChart = outstr
End Function

Затем вставляем функцию NanoChart в нужные ячейки, указывая в качестве аргументов числовые данные, как на рисунке выше. Для получившихся ячеек с микрографиками необходимо включить перенос по словам и поворот на 90 градусов через меню Формат — Ячейки — Выравнивание (Format — Cells — Alignment). Константа MaxSymbols задает длину максимально высокого столбца в минигистограмме.

Еще один подобный способ честно подсмотрен на сайте http://www.dailydoseofexcel.com/. Заключается в добавлении в файл пользовательской функции на VBA для автоматического построения спарклайнов — миниатюрных графиков внутри ячеек. Открываем редактор VBA (Alt+F11), добавляем новый модуль в книгу (меню Insert — Module) и копируем туда этот код на Visual Basic:

Function LineChart(Points As Range, Color As Long) As String
    Const cMargin = 2
    Dim rng As Range, arr() As Variant, i As Long, j As Long, k As Long
    Dim dblMin As Double, dblMax As Double, shp As Shape
 
    Set rng = Application.Caller
 
    ShapeDelete rng
 
    For i = 1 To Points.Count
        If j = 0 Then
            j = i
        ElseIf Points(, j) > Points(, i) Then
            j = i
        End If
        If k = 0 Then
            k = i
        ElseIf Points(, k) < Points(, i) Then
            k = i
        End If
    Next
    dblMin = Points(, j)
    dblMax = Points(, k)
 
    With rng.Worksheet.Shapes
        For i = 0 To Points.Count - 2
            Set shp = .AddLine( _
                cMargin + rng.Left + (i * (rng.Width - (cMargin * 2)) / (Points.Count - 1)), _
                cMargin + rng.Top + (dblMax - Points(, i + 1)) * (rng.Height - (cMargin * 2)) / (dblMax - dblMin), _
                cMargin + rng.Left + ((i + 1) * (rng.Width - (cMargin * 2)) / (Points.Count - 1)), _
                cMargin + rng.Top + (dblMax - Points(, i + 2)) * (rng.Height - (cMargin * 2)) / (dblMax - dblMin))
 
            On Error Resume Next
            j = 0: j = UBound(arr) + 1
            On Error GoTo 0
            ReDim Preserve arr(j)
            arr(j) = shp.Name
        Next
 
        With rng.Worksheet.Shapes.Range(arr)
            .Group
 
            If Color > 0 Then .Line.ForeColor.RGB = Color Else .Line.ForeColor.SchemeColor = -Color
        End With
 
    End With
 
    LineChart = ""
End Function
 
Sub ShapeDelete(rngSelect As Range)
    Dim rng As Range, shp As Shape, blnDelete As Boolean
 
    For Each shp In rngSelect.Worksheet.Shapes
        blnDelete = False
        Set rng = Intersect(Range(shp.TopLeftCell, shp.BottomRightCell), rngSelect)
        If Not rng Is Nothing Then
            If rng.Address = Range(shp.TopLeftCell, shp.BottomRightCell).Address Then blnDelete = True
        End If
 
        If blnDelete Then shp.Delete
    Next
End Sub

Теперь в мастере функций в категории Определенные пользователем появилась новая функция LineChart c двумя аргументами — диапазоном и кодом цвета графика. Если ее вставить в пустую ячейку, например, справа от числовой строки и скопировать затем, как обычно, на весь столбец, то получим весьма симпатичное отображение числовых данных в виде миниграфиков:

Ссылки по теме

• Микрографики в надстройке PLEX
• Что такое макросы, куда вставлять код макросов на VBA, как их использовать.
• Бесплатная надстройка Sparklines Эдварда Тафта (англ.)

Гистограмма – очень полезный инструмент, с помощью которого можно сделать демонстрируемую информацию более наглядной и простой для восприятия. Это особенно актуально, когда время на изучение данных в таблице ограничено, и нужно в сжатые сроки сформировать целостное представление о них. Давайте посмотрим, каким образом можно построить гистограмму в Эксель.

Строим гистограмму

Для выполнения поставленной задачи в Excel можно воспользоваться разными методами:

• использовать инструменты на ленте программы;
• воспользоваться надстройкой “Пакет анализа”;
• применить условное форматирование.

Ниже мы подробнее остановимся на каждом из этих пунктов.

Метод 1: используем инструменты на ленте программы

Это, пожалуй, самый простой способ. И вот, как он реализуется:

1. Открываем (или создаем) таблицу. Выделяем любым удобным способом (например, с помощью зажатой левой кнопки мыши) ячейки, на базе которых планируется построить диаграмму.
2. Переходим во вкладку “Вставка”, в группе инструментов “Диаграммы” жмем кнопку “Вставить гистограмму”.
3. Раскроется перечень возможных вариантов:
   • гистограмма;
   • объемная гистограмма;
   • линейчатая;
   • объемная линейчатая.
4. После клика по нужному (понравившемуся) варианту, на листе появится гистограмма. В нашем случае мы выбрали самую простую.

Гистограмма с накоплением
До того, как приступить к созданию гистограммы с накоплением, проверяем, чтобы самая верхняя левая ячейка таблицы была пустой.
Затем делаем следующее:

1. Выполняем выделение таблицы, на базе которой планируем построить гистограмму. Переходим во вкладку “Вставка”, нажимаем кнопку “Вставить гистограмму” (группа “Диаграммы”) и в раскрывшемся перечне останавливаем на варианте – “Гистограмма с накоплением”.
2. Гистограмма вставлена, что и требовалось.

Примечание: в гистограммах с накоплением один столбец содержит сразу несколько значений. В нашем случае – это данные по всем четырем торговым точкам за конкретную дату.

Нормированная гистограмма с накоплением
В данном случае отображается (в процентном выражении) вклад каждого значения в общем количестве.

Метод 2: пользуемся надстройкой “Пакета “анализа”

Для начала нужно включить данный пакет.

1. Идем в меню “Файл”.
2. В перечне слева в самом низу щелкаем по пункту “Параметры”.
3. В открывшемся окне выбираем “Надстройки”. В правой части окна для параметра “Управление” ставим значение “Надстройки Excel”, после чего жмем кнопку “Перейти”.
4. В появившемся окошке ставим галочку напротив надстройки “Пакет анализа” и жмем OK.
5. Перейдя во вкладку “Данные” в группе инструментов “Анализ” нажимаем кнопку “Анализ данных”.
6. Откроется окошко, в котором нам нужен пункт “Гистограмма“, после выбора которого щелкаем OK.
7. Перед нами появится окно, в котором нужно выполнить настройки гистограммы:
   • в поле “Входной интервал” указываем диапазон ячеек, по которым нужно построить гистограмму. Сделать это можно вручную, прописав адреса с помощью клавиш на клавиатуре. Также мы можем выделить нужный диапазон ячеек в самой таблице, предварительно установив курсор в поле для ввода информации.
   • внизу окна ставим галочку напротив параметра “Вывод графика”.
   • в группе параметров вывода можно указать, куда следует вставить созданную гистограмму. Стандартное значение – на новом листе.
   • по готовности жмем кнопку OK.
8. Гистограмма сформирована и добавлена на отдельном листе, как мы и хотели.

Метод 3: выполняем условное форматирование с гистограммой

Получить гистограмму можно и с помощью условного форматирования ячеек. План действий следующий:

1. Для начала нужно выделить элементы, которые нужны для гистограммы.
2. Находясь в главной вкладке в группе “Стили” щелкаем по кнопке “Условное форматирование”. Откроется список, в котором выбираем “Гистограмму”. Раскроется еще один перечень, где нужно определиться с вариантами заливки – градиентная или сплошная.
3. В выделенных ячейках появились гистограммы, соответствующие их значениям. В нашем случае была выбрана сплошная заливка синим цветом.

Редактирование гистограммы

Вставленную на лист гистограмму можно изменить:

1. Корректируем или удаляем название. Для активации режима редактирования щелкаем по названию, после чего вокруг него появится рамка. Теперь кликаем в любом месте внутри рамки и мы можем приступать к редактированию.
2. Удаляем легенду (если она не нужна). Предварительно нужно ее выбрать. Первым кликом выделяем все легенды (если их несколько), вторым – конкретную легенду. Удалить легенду можно через контекстное меню, вызываемое щелчком правой кнопки мыши по ней или просто нажав клавишу Del на клавиатуре.
3. Меняем положение названия гистограммы и легенды. Для этого кликаем по выбранному объекту, чтобы выделить его. Затем наводим указатель мыши на любую из появившихся границ, и когда появится характерный символ в виде стрелок в четыре стороны, зажав левую кнопку мыши перетаскиваем объект в новое место.
4. Меняем размер и положение гистограммы. Чтобы изменить размер гистограммы, зажав левую кнопку мыши тянем за одну из точек, расположенных на рамке вокруг нее.Для изменения положения выполняем те же самые действия, что и в отношении названия или легенды.
5. Для более детальных настроек щелкаем по любой свободной части в области диаграммы (белые участки) и в открывшемся контекстном меню выбираем пункт “Формат области диаграммы”.Появится вспомогательное окно, в котором мы можем настроить:
   • заливку и границы;
   • добавить различные эффекты;
   • размеры и свойства;
   • параметры текста.
6. Настраиваем шкалы по осям X и Y. Щелкаем по подписям выбранной шкалы правой кнопкой мыши и в открывшемся контекстном меню выбираем “Формат оси”.Откроется окно, в котором мы можем выполнить соответствующие настройки.

Помимо вышеперечисленного, на ленте программы во вкладке “Конструктор”, в которой мы окажемся автоматическим после создания гистограммы, мы можем сменить стиль, выбрать один из экспресс-макетов и т.д.

Также, мы можем добавить новый элемент диаграммы, щелкнув на соответствующий значок в левом верхнем углу ленты и выбрав из списка нужный пункт.

Примечание: возможных настроек и параметров, которые можно задать для гистограммы достаточно много, и каждый пользователь сможет подобрать для себя оптимальный вариант. Мы описали лишь часть основных действий и инструментов, которые могут помочь в этом.

Заключение

Программа Excel позволяет построить различные гистограммы, которые помогают лучше и быстрее освоить информацию, особенно, когда ее слишком много, а времени, наоборот, мало. Выбор конкретного вида и метода построения диаграммы зависит от того, какие цели преследует пользователь, и каким он видит конечный результат.

Помогла ли Вам статья?