Как включить выпадающий список в excel

Создание раскрывающегося списка

Создание раскрывающегося списка

Чтобы упростить работу пользователей с листом, добавьте в ячейки раскрывающиеся списки. Раскрывающиеся списки позволяют пользователям выбирать элементы из созданного вами списка.

Ваш браузер не поддерживает видео. Установите Microsoft Silverlight, Adobe Flash Player или Internet Explorer 9.

  1. На новом листе введите данные, которые должны отображаться в раскрывающемся списке. Желательно, чтобы элементы списка содержались в
    таблице Excel
    . Если это не так, список можно быстро преобразовать в таблицу, выделив любую ячейку диапазона и нажав

    Ctrl+T

    .

    Таблица Excel, используемая в качестве источника для списка проверки данных

    Примечания: 

    • Почему данные следует поместить в таблицу? Когда ваши данные находятся в таблице при
      добавлении или удалении элементов из списка
      , любые раскрывающиеся списки, основанные на этой таблице, будут автоматически обновляться. Дополнительные действия не требуются.

    • Сейчас самое время
      отсортировать данные в диапазоне или таблице
      в раскрывающемся списке.

  2. Выделите на листе ячейку, в которую требуется поместить раскрывающийся список.

  3. Перейдите на вкладку
    данных

    на ленте, затем


    в проверку данных

    .

    Примечание: 
    Если вы не можете щелкнуть

    проверку данных

    , возможно, рабочий лист защищен или общедоступен.
    Разблокируйте определенные области защищенной книги
    или прекратите совместное использование листа, а затем повторите шаг 3.

  4. На вкладке

    Параметры

    в поле

    Разрешить

    щелкните

    Список

    .

  5. Щелкните поле

    Источник

    и выделите диапазон списка. В примере данные находятся на листе «Города» в диапазоне A2:A9. Обратите внимание на то, что строка заголовков отсутствует в диапазоне, так как она не является одним из вариантов, доступных для выбора.

    Параметры списка проверки данных

  6. Если можно оставить ячейку пустой, установите флажок

    Игнорировать пустые

    ячейки.

  7. Установите флажок

    Список допустимых значений

  8. Откройте вкладку

    Сообщение для ввода.

    • Если вы хотите, чтобы при выборе ячейки появлялось всплывающее сообщение, установите флажок

      Отображать подсказку, если ячейка является текущей

      и введите заголовок и сообщение в соответствующие поля (до 225 символов). Если вы не хотите, чтобы сообщение отображалось, снимите этот флажок.

      Вкладка "Сообщение для ввода" в диалоговом окне "Проверка данных"

  9. Откройте вкладку

    Сообщение об ошибке.

    • Если вы хотите, чтобы при вводе значения, которого нет в списке, появлялось всплывающее сообщение, установите флажок

      Выводить сообщение об ошибке,

      выберите параметр в поле

      Вид

      и введите заголовок и сообщение. Если вы не хотите, чтобы сообщение отображалось, снимите этот флажок.

      Параметры сообщения об ошибке для раскрывающегося списка проверки данных

  10. Не знаете, какой параметр выбрать в поле

    Вид

    ?

    • Чтобы отобразить сообщение, не препятствующее вводу данных, которые не содержатся в раскрывающемся списке, выберите вариант

      Сведения

      или Предупреждение. Если выбрать вариант «Сообщение», сообщение будет отображаться со значком
      В сообщении отображается значок информации, но это не мешает людям выбирать элементы из раскрывающегося списка
      , а если «Предупреждение» — со значком
      В сообщении отображается значок предупреждения, но это не мешает людям выбирать элементы из раскрывающегося списка
      .

    • Чтобы заблокировать пользователям ввод данных, которые не содержатся в раскрывающемся списке, выберите вариант

      Остановка

      .

      Примечание: 
      Если вы не добавили заголовок и текст, по умолчанию выводится заголовок «Microsoft Excel» и сообщение «Введенное значение неверно. Набор значений, которые могут быть введены в ячейку, ограничен».

Предлагаем скачать образец книги с несколькими примерами проверки данных, аналогичными примеру в этой статье. Вы можете воспользоваться ими или создать собственные сценарии проверки данных.
Скачать примеры проверки данных Excel
.

Ввод данных станет быстрее и точнее, если ограничить значения в ячейке вариантами из раскрывающегося списка.

Раскрывающийся список со значениями "Высокий", "Средний" и "Низкий"

Сначала создайте на листе список допустимых элементов, а затем выполните сортировку или расположите их в нужном порядке. В дальнейшем эти элементы могут служить источником для раскрывающегося списка данных. Если список небольшой, на него можно легко ссылаться и вводить элементы прямо в средстве проверки данных.

  1. Создайте список допустимых элементов для раскрывающегося списка. Для этого введите элементы на листе в одном столбце или строке без пустых ячеек.

  2. Выделите ячейки, для которых нужно ограничить ввод данных.

  3. На вкладке

    Данные

    в группе

    Инструменты

    щелкните

    Проверка данных

    или

    Проверить

    .

    Меню "Данные" на панели инструментов Excel с выбранной кнопкой "Проверка данных"

    Примечание: 
    Если команда проверки недоступна, возможно, лист защищен или книга является общей. Если книга является общей или лист защищен, изменить параметры проверки данных невозможно. Дополнительные сведения о защите книги см. в статье
    Защита книги
    .

  4. Откройте вкладку

    Параметры

    и во всплывающем меню

    Разрешить

    щелкните

    пункт Список

    .

  5. Щелкните поле

    Источник

    и выделите на листе список допустимых элементов.

    Диалоговое окно свернется, чтобы было видно весь лист.

  6. Нажмите клавишу ВВОД или кнопку

    Развернуть
    Кнопка "Развернуть" в диалоговом окне "Проверка данных"
    , чтобы развернуть диалоговое окно, а затем щелкните

    ОК

    .

    Советы: 

    • Значения также можно ввести непосредственно в поле

      Источник

      через запятую.

    • Чтобы изменить список допустимых элементов, просто измените значения в списке-источнике или диапазон в поле

      Источник

    • Можно указать собственное сообщение об ошибке, которое будет отображаться при вводе недопустимых данных. На вкладке

      Данные

      щелкните

      Проверка данных

      или

      Проверить

      , а затем щелкните

      Сообщение об ошибке

      .

См. также

Применение проверки данных к ячейкам

  1. На новом листе введите данные, которые должны отображаться в раскрывающемся списке. Желательно, чтобы элементы списка содержались в
    таблице Excel
    .

    Примечания: 

    • Почему данные следует поместить в таблицу? Когда ваши данные находятся в таблице при
      добавлении или удалении элементов из списка
      , любые раскрывающиеся списки, основанные на этой таблице, будут автоматически обновляться. Дополнительные действия не требуются.

    • Теперь следует
      отсортировать данные в том порядке, в котором они должны отображаться
      в раскрывающемся списке.

  2. Выделите на листе ячейку, в которую требуется поместить раскрывающийся список.

  3. Откройте вкладку

    Данные

    на ленте и щелкните кнопку

    Проверка данных

    .

  4. На вкладке

    Параметры

    в поле

    Разрешить

    щелкните

    Список

    .

  5. Если вы уже создали таблицу с элементами раскрывающегося списка, щелкните поле

    Источник

    и выделите ячейки, содержащие эти элементы. Однако не включайте в него ячейку заголовка. Добавьте только ячейки, которые должны отображаться в раскрывающемся списке. Список элементов также можно ввести непосредственно в поле

    Источник

    через запятую. Например:


    Фрукты;Овощи;Зерновые культуры;Молочные продукты;Перекусы

  6. Если можно оставить ячейку пустой, установите флажок

    Игнорировать пустые

    ячейки.

  7. Установите флажок

    Список допустимых значений

  8. Откройте вкладку

    Сообщение для ввода.

    • Если вы хотите, чтобы при выборе ячейки появлялось всплывающее сообщение, установите флажок

      Показывать сообщения

      и введите заголовок и сообщение в соответствующие поля (до 225 символов). Если вы не хотите, чтобы сообщение отображалось, снимите этот флажок.

  9. Откройте вкладку

    Сообщение об ошибке.

    • Если вы хотите, чтобы при вводе значения, которого нет в списке, появлялось всплывающее сообщение, установите флажок

      Показывать оповещения

      , выберите параметр в поле

      Тип

      , и введите заголовок и сообщение. Если вы не хотите, чтобы сообщение отображалось, снимите этот флажок.

  10. Щелкните

    ОК

    .

После создания раскрывающегося списка убедитесь, что он работает так, как нужно. Например, рекомендуется проверить,
изменяется ли ширина столбцов и высота строк
при отображении всех ваших записей. Если вы решили изменить элементы раскрывающегося списка, см. статью
Добавление и удаление элементов раскрывающегося списка
. Чтобы удалить раскрывающийся список, см. статью
Удаление раскрывающегося списка
.

Дополнительные сведения

Вы всегда можете задать вопрос специалисту Excel Tech Community или попросить помощи в сообществе Answers community.

См. также

Добавление и удаление элементов раскрывающегося списка

Видео: создание раскрывающихся списков и управление ими

Общие сведения о таблицах Excel

Применение проверки данных к ячейкам

Блокировка и разблокировка определенных областей защищенного листа

Нужна дополнительная помощь?

Под выпадающим списком понимается содержание в одной ячейке нескольких значений. Когда пользователь щелкает по стрелочке справа, появляется определенный перечень. Можно выбрать конкретное.

Очень удобный инструмент Excel для проверки введенных данных. Повысить комфорт работы с данными позволяют возможности выпадающих списков: подстановка данных, отображение данных другого листа или файла, наличие функции поиска и зависимости.

Создание раскрывающегося списка

Путь: меню «Данные» — инструмент «Проверка данных» — вкладка «Параметры». Тип данных – «Список».

Создание выпадающего списка.

Ввести значения, из которых будет складываться выпадающий список, можно разными способами:

  1. Вручную через «точку-с-запятой» в поле «Источник».
  2. Ввод значений.

  3. Ввести значения заранее. А в качестве источника указать диапазон ячеек со списком.
  4. Проверка вводимых значений.

  5. Назначить имя для диапазона значений и в поле источник вписать это имя.

Имя диапазона.
Раскрывающийся список.

Любой из вариантов даст такой результат.



Выпадающий список в Excel с подстановкой данных

Необходимо сделать раскрывающийся список со значениями из динамического диапазона. Если вносятся изменения в имеющийся диапазон (добавляются или удаляются данные), они автоматически отражаются в раскрывающемся списке.

  1. Выделяем диапазон для выпадающего списка. В главном меню находим инструмент «Форматировать как таблицу».
  2. Форматировать как таблицу.

  3. Откроются стили. Выбираем любой. Для решения нашей задачи дизайн не имеет значения. Наличие заголовка (шапки) важно. В нашем примере это ячейка А1 со словом «Деревья». То есть нужно выбрать стиль таблицы со строкой заголовка. Получаем следующий вид диапазона:
  4. Выпадающий список.

  5. Ставим курсор в ячейку, где будет находиться выпадающий список. Открываем параметры инструмента «Проверка данных» (выше описан путь). В поле «Источник» прописываем такую функцию:

Ввод значения в источник.

Протестируем. Вот наша таблица со списком на одном листе:

Список и таблица.

Добавим в таблицу новое значение «елка».

Добавлено значение елка.

Теперь удалим значение «береза».

Удалено значение береза.

Осуществить задуманное нам помогла «умная таблица», которая легка «расширяется», меняется.

Теперь сделаем так, чтобы можно было вводить новые значения прямо в ячейку с этим списком. И данные автоматически добавлялись в диапазон.

Ввод данных из списка.

  1. Сформируем именованный диапазон. Путь: «Формулы» — «Диспетчер имен» — «Создать». Вводим уникальное название диапазона – ОК.
  2. Создание имени.

  3. Создаем раскрывающийся список в любой ячейке. Как это сделать, уже известно. Источник – имя диапазона: =деревья.
  4. Снимаем галочки на вкладках «Сообщение для ввода», «Сообщение об ошибке». Если этого не сделать, Excel не позволит нам вводить новые значения.
  5. Сообщение об ошибке.

  6. Вызываем редактор Visual Basic. Для этого щелкаем правой кнопкой мыши по названию листа и переходим по вкладке «Исходный текст». Либо одновременно нажимаем клавиши Alt + F11. Копируем код (только вставьте свои параметры).
  7. Private Sub Worksheet_Change(ByVal Target As Range)
     
    Dim lReply As Long
     
        If Target.Cells.Count > 1 Then Exit Sub
        If Target.Address = "$C$2" Then
         If IsEmpty(Target) Then Exit Sub
           If WorksheetFunction.CountIf(Range("Деревья"), Target) = 0 Then
              lReply = MsgBox("Добавить введенное имя " & _
                             Target & " в выпадающий список?", vbYesNo + vbQuestion)
              If lReply = vbYes Then
                  Range("Деревья").Cells(Range("Деревья").Rows.Count + 1, 1) = Target
              End If
           End If
         End If
    End Sub
     
  8. Сохраняем, установив тип файла «с поддержкой макросов».
  9. Сообщение об ошибке.

  10. Переходим на лист со списком. Вкладка «Разработчик» — «Код» — «Макросы». Сочетание клавиш для быстрого вызова – Alt + F8. Выбираем нужное имя. Нажимаем «Выполнить».

Макрос.

Когда мы введем в пустую ячейку выпадающего списка новое наименование, появится сообщение: «Добавить введенное имя баобаб в выпадающий список?».

Нажмем «Да» и добавиться еще одна строка со значением «баобаб».

Выпадающий список в Excel с данными с другого листа/файла

Когда значения для выпадающего списка расположены на другом листе или в другой книге, стандартный способ не работает. Решить задачу можно с помощью функции ДВССЫЛ: она сформирует правильную ссылку на внешний источник информации.

  1. Делаем активной ячейку, куда хотим поместить раскрывающийся список.
  2. Открываем параметры проверки данных. В поле «Источник» вводим формулу: =ДВССЫЛ(“[Список1.xlsx]Лист1!$A$1:$A$9”).

Имя файла, из которого берется информация для списка, заключено в квадратные скобки. Этот файл должен быть открыт. Если книга с нужными значениями находится в другой папке, нужно указывать путь полностью.

Как сделать зависимые выпадающие списки

Возьмем три именованных диапазона:

Три именованных диапазона.

Это обязательное условие. Выше описано, как сделать обычный список именованным диапазоном (с помощью «Диспетчера имен»). Помним, что имя не может содержать пробелов и знаков препинания.

  1. Создадим первый выпадающий список, куда войдут названия диапазонов.
  2. Список диапазонов.

  3. Когда поставили курсор в поле «Источник», переходим на лист и выделяем попеременно нужные ячейки.
  4. Таблица со списком.

  5. Теперь создадим второй раскрывающийся список. В нем должны отражаться те слова, которые соответствуют выбранному в первом списке названию. Если «Деревья», то «граб», «дуб» и т.д. Вводим в поле «Источник» функцию вида =ДВССЫЛ(E3). E3 – ячейка с именем первого диапазона.
  6. Второй раскрывающийся список.

    Выбор нескольких значений из выпадающего списка Excel

    Бывает, когда из раскрывающегося списка необходимо выбрать сразу несколько элементов. Рассмотрим пути реализации задачи.

    1. Создаем стандартный список с помощью инструмента «Проверка данных». Добавляем в исходный код листа готовый макрос. Как это делать, описано выше. С его помощью справа от выпадающего списка будут добавляться выбранные значения.
    2. Private Sub Worksheet_Change(ByVal Target As Range)
          On Error Resume Next
          If Not Intersect(Target, Range("Е2:Е9")) Is Nothing And Target.Cells.Count = 1 Then
              Application.EnableEvents = False
              If Len(Target.Offset(0, 1)) = 0 Then
                  Target.Offset(0, 1) = Target
              Else
                  Target.End(xlToRight).Offset(0, 1) = Target
              End If
              Target.ClearContents
              Application.EnableEvents = True
          End If
      End Sub
       
    3. Чтобы выбранные значения показывались снизу, вставляем другой код обработчика.
    4. Private Sub Worksheet_Change(ByVal Target As Range)
          On Error Resume Next
          If Not Intersect(Target, Range("Н2:К2")) Is Nothing And Target.Cells.Count = 1 Then
              Application.EnableEvents = False
              If Len(Target.Offset(1, 0)) = 0 Then
                  Target.Offset(1, 0) = Target
              Else
                  Target.End(xlDown).Offset(1, 0) = Target
              End If
              Target.ClearContents
              Application.EnableEvents = True
          End If
      End Sub
       
    5. Чтобы выбираемые значения отображались в одной ячейке, разделенные любым знаком препинания, применим такой модуль.

    6. Private Sub Worksheet_Change(ByVal Target As Range)
          On Error Resume Next
          If Not Intersect(Target, Range("C2:C5")) Is Nothing And Target.Cells.Count = 1 Then
              Application.EnableEvents = False
              newVal = Target
              Application.Undo
              oldval = Target
              If Len(oldval) <> 0 And oldval <> newVal Then
                  Target = Target & "," & newVal
              Else
                  Target = newVal
              End If
              If Len(newVal) = 0 Then Target.ClearContents
              Application.EnableEvents = True
          End If
      End Sub

    Не забываем менять диапазоны на «свои». Списки создаем классическим способом. А всю остальную работу будут делать макросы.

    Выпадающий список с поиском

    1. На вкладке «Разработчик» находим инструмент «Вставить» – «ActiveX». Здесь нам нужна кнопка «Поле со списком» (ориентируемся на всплывающие подсказки).
    2. Вставить ActiveX.

    3. Щелкаем по значку – становится активным «Режим конструктора». Рисуем курсором (он становится «крестиком») небольшой прямоугольник – место будущего списка.
    4. Элемент ActiveX.

    5. Жмем «Свойства» – открывается перечень настроек.
    6. Свойства ActiveX.

    7. Вписываем диапазон в строку ListFillRange (руками). Ячейку, куда будет выводиться выбранное значение – в строку LinkedCell. Для изменения шрифта и размера – Font.

    Скачать пример выпадающего списка

    При вводе первых букв с клавиатуры высвечиваются подходящие элементы. И это далеко не все приятные моменты данного инструмента. Здесь можно настраивать визуальное представление информации, указывать в качестве источника сразу два столбца.

Выпадающий список в ячейке листа

Видео

 У кого мало времени и нужно быстро ухватить суть — смотрим обучающее видео:

Кому интересны подробности и нюансы всех описанных способов — дальше по тексту.

Способ 1. Примитивный

Один щелчок правой кнопкой мыши по пустой ячейке под столбцом с данными, команда контекстного меню Выбрать из раскрывающегося списка (Choose from drop-down list) или нажать сочетание клавиш ALT+стрелка вниз. Способ не работает, если ячейку и столбец с данными отделяет хотя бы одна пустая строка или вам нужен товар, который еще ни разу не вводился выше:

dropdown1.gif

Способ 2. Стандартный

  1. Выделите ячейки с данными, которые должны попасть в выпадающий список (например, наименованиями товаров).
  2. Если у вас Excel 2003 или старше — выберите в меню Вставка — Имя — Присвоить (Insert — Name — Define), если Excel 2007 или новее — откройте вкладку Формулы (Formulas) и воспользуйтесь кнопкой Диспетчер имен (Name Manager), затем Создать. Введите имя (можно любое, но обязательно без пробелов и начать с буквы!) для выделенного диапазона (например Товары). Нажмите ОК.
  3. Выделите ячейки (можно сразу несколько), в которых хотите получить выпадающий список и выберите в меню (на вкладке) Данные — Проверка (Data — Validation). Из выпадающего списка Тип данных (Allow) выберите вариант Список (List) и введите в строчку Источник (Source) знак равенства и имя диапазона (т.е. =Товары).

dropdown2.gif

Нажмите ОК.

Все! Наслаждайтесь!

dropdown3.gif

Важный нюанс. В качестве источника данных для списка может выступать и динамический именованный диапазон, например прайс-лист. Тогда при дописывании новых товаров к прайсу, они будут автоматически добавляться к выпадающему списку. Еще одним часто используемым трюком для таких списков является создание связанных выпадающих списков (когда содержимое одного списка меняется в зависимости от выбора в другом).

Способ 3. Элемент управления

Этот способ представляет собой вставку на лист нового объекта — элемента управления «поле со списком» с последующей привязкой его к диапазонам на листе. Для этого:

  1. В Excel 2007/2010 откройте вкладку Разработчик (Developer). В более ранних версиях — панель инструментов Формы (Forms) через меню Вид — Панели инструментов — Формы (View — Toolbars — Forms). Если этой вкладки не видно, то нажмите кнопку Офис — Параметры Excel флажок Отображать вкладку Разработчик на ленте (Office Button — Excel Options — Show Developer Tab in the Ribbon)
  2. Найдите значок выпадающего списка среди элементов управления форм (не ActiveX!). Ориентируйтесь по всплывающим подсказкам — Поле со списком:
    dropdown4.gif
    Щелкните по значку и нарисуйте небольшой горизонтальный прямоугольник — будущий список.
  3. Щелкните по нарисованному списку правой кнопкой мыши и выберите команду Формат объекта (Format control). В появившемся диалоговом окне задайте
    • Формировать список по диапазону — выделите ячейки с наименованиями товаров, которые должны попасть в список
    • Связь с ячейкой — укажите ячейку куда нужно выводить порядковый номер выбранного пользователем элемента.
    • Количество строк списка — сколько строк показывать в выпадающем списке. По умолчанию — 8, но можно больше, чего не позволяет предыдущий способ.

После нажатия на ОК списком можно пользоваться.

Чтобы вместо порядкового номера элемента выводилось его название можно дополнительно использовать функцию ИНДЕКС (INDEX), которая умеет выводить содержимое нужной по счету ячейки из диапазона:

dropdown6.gif

Способ 4. Элемент ActiveX

Этот способ частично напоминает предыдущий. Основное отличие в том, что на лист добавляется не элемент управления, а элемент ActiveX «Поле со списком» из раскрывающегося набора под кнопкой Вставить (Insert) с вкладки Разработчик (Developer):

dropdown7.gif

Механизм добавления тот же — выбираем объект из списка и рисуем его на листе. А вот дальше начинаются серьезные отличия от предыдущего способа.

Во-первых, созданный выпадающий ActiveX список может находится в двух принципиально разных состояниях — режиме отладки, когда можно настраивать его параметры и свойства, двигать его по листу и менять размеры и — режиме ввода, когда единственное, что можно — выбирать из него данные. Переключение между этими режимами происходит с помощью кнопки Режим Конструктора (Design Mode) на вкладке Разработчик (Developer):

dropdown8.gif

Если эта кнопка нажата, то мы можем настраивать параметры выпадающего списка, нажав соседнюю кнопку Свойства (Properties), которая откроет окно со списком всех возможных настроек для выделенного объекта:

dropdown9.gif

Самые нужные и полезные свойства, которые можно и нужно настроить:

  • ListFillRange — диапазон ячеек, откуда берутся данные для списка. Выделить мышью диапазон он не даст, надо просто вписать его руками с клавиатуры (например, Лист2!A1:A5)
  • LinkedCell — связанная ячейка, куда будет выводиться выбранный из списка элемент
  • ListRows — количество отображаемых строк
  • Font — шрифт, размер, начертание (курсив, подчеркивание и т.д. кроме цвета)
  • ForeColor и BackColor — цвет текста и фона, соответственно

Большим и жирным плюсом этого способа является возможность быстрого перехода к нужному элементу в списке при вводе первых букв с клавиатуры(!), чего нет у всех остальных способов. Приятным моментом, также, является возможность настройки визуального представления (цветов, шрифтов и т.д.)

При использовании этого способа, также возможно указывать в качестве ListFillRange не только одномерные диапазоны. Можно, например задать диапазон из двух столбцов и нескольких строк, указав дополнительно, что выводить нужно два столбца (свойство ColumnCount=2). Тогда можно получить весьма привлекательные результаты, окупающие все потраченные на дополнительные настройки усилия:

dropdown10.gif

Итоговая сравнительная таблица всех способов

  Способ 1. Примитивный Способ 2. Стандартный Способ 3. Элемент управления Способ 4. Элемент ActiveX
Сложность низкая средняя высокая высокая
Возможность настройки шрифта, цвета и т.д. нет нет нет да
Количество отображаемых строк всегда 8 всегда 8 любое любое
Быстрый поиск элемента по первым буквам нет нет нет да
Необходимость использования дополнительной функции ИНДЕКС нет нет да нет
Возможность создания связанных выпадающих списков нет да нет нет

Ссылки по теме:

  • Выпадающий список с данными из другого файла
  • Создание зависимых выпадающих списков
  • Автоматическое создание выпадающих списков надстройкой PLEX
  • Выбор фото из выпадающего списка
  • Автоматическое удаление уже использованных элементов из выпадающего списка
  • Выпадающий список с автоматическим добавлением новых элементов

#Руководства

  • 14 апр 2022

  • 0

Упрощаем заполнение таблицы повторяющимися данными.

Иллюстрация: Meery Mary для Skillbox Media

Ксеня Шестак

Рассказывает просто о сложных вещах из мира бизнеса и управления. До редактуры — пять лет в банке и три — в оценке имущества. Разбирается в Excel, финансах и корпоративной жизни.

Выпадающий список в Excel позволяет выбирать значение ячейки таблицы из перечня, подготовленного заранее.

Опция пригодится, когда нужно много раз вводить повторяющиеся параметры. Например, фамилии сотрудников в графике рабочих смен или наименования товаров в прайсе. Во-первых, с выпадающими списками не придётся вводить одни и те же данные несколько раз. Во-вторых, уменьшится вероятность опечаток.

Разберёмся на примере с каталогом авто, как сделать выпадающие списки. У нас есть перечень автомобилей. Нужно заполнить столбцы с их характеристиками: тип коробки передач, тип привода и положение руля. Значения будут повторяться, поэтому выпадающие списки ускорят заполнение таблицы. Можно заполнить её полностью в два шага: сначала создаём значения выпадающего списка, потом выбираем нужные.

Таблицу легко заполнить с помощью выпадающего списка
Скриншот: Skillbox Media

Создаём новый лист — для удобства можно назвать его «Данные для выпадающего списка». На нём вбиваем значения, которые будем использовать в выпадающих списках. В нашем случае будет три столбца — «Коробка передач», «Привод» и «Руль» — и значения под ними.

Данные для создания выпадающего списка
Скриншот: Skillbox Media

Возвращаемся на лист с основной таблицей. Выделяем пустые ячейки первого столбца, где нужно применить выпадающий список, — в нашем случае ячейки столбца с видом коробки передач.

Можно выделить весь столбец. Если слишком много строк, можно выделить несколько ячеек: потом растянете выпадающий список до конца
Скриншот: Skillbox Media

Переходим на вкладку «Данные» и кликаем по кнопке «Проверка данных».

Кнопка находится здесь
Скриншот: Skillbox Media

Открывается окно «Проверка данных». На вкладке «Параметры» в поле «Разрешить» выбираем пункт «Список».

Выбираем «Список» в проверке данных
Скриншот: Skillbox Media

Ставим курсор в поле «Источник» и, не закрывая это окно, переходим на второй лист с данными для выпадающего списка.

Если не поставите курсор, изменения не сохранятся
Скриншот: Skillbox Media

На листе с данными для списка выделяем столбец с нужными параметрами. В нашем случае значения столбца «Коробка передач» — автомат, механика, вариатор.

Выделяем ячейки, которые должны попасть в выпадающий список
Скриншот: Skillbox Media

Выделенный диапазон появится в поле «Источник» в открытом окне «Проверка данных». Сохраняем изменения — нажимаем на кнопку «ОК». Всплывающий список готов, осталось заполнить таблицу.

Потом можно будет изменить список — например, добавить ещё один вариант характеристики
Скриншот: Skillbox Media

Когда сохраните выпадающий список, Excel перенесёт вас на первый лист с характеристиками авто. Справа от первой ячейки столбца с коробками передач появилась стрелочка. Если кликнуть по ней, появится список со значениями.

Нажимаем на стрелочку, потом выбираем нужное значение
Скриншот: Skillbox Media

Кликаем на каждую ячейку столбца, справа от неё появляется стрелочка — выбираем нужное значение. Так проходим до конца таблицы.

Процесс заполнения таблицы через выпадающий список
Скриншот: Skillbox Media

По такому же принципу создаём выпадающие списки для оставшихся двух столбцов. Выделяем столбец, в котором нужно применить выпадающий список, и выбираем для него соответствующий диапазон значений. Для столбца «Привод» — диапазон значений «передний», «задний» и «4WD», для столбца «Руль» — диапазон значений «правый» и «левый».

Так получаем выпадающие списки для всех незаполненных ячеек. Не пишем параметры вручную, а выбираем их парой кликов мышкой.

Таблица полностью заполнена с помощью выпадающих списков
Скриншот: Skillbox Media

Если в эту таблицу добавить больше строк (автомобилей), не обязательно создавать новые выпадающие списки для них. Можно протянуть вниз значения уже созданных:

  • Очистим значения последней заполненной строки таблицы. Это нужно, чтобы протянулись пустые ячейки с выпадающими списками, а не уже выбранные значения.
  • Выделим одновременно три столбца и в правом нижнем углу крайнего столбца найдём значок плюса.
  • Захватим его и растянем вниз на все автомобили, добавленные в таблицу.

Так можно растянуть выпадающий список до конца таблицы, даже если сначала он был в нескольких ячейках
Скриншот: Skillbox Media

Готово — теперь в новых строках таблицы тоже можно выбирать значения из выпадающего списка.

Интересные методы, которые пригодятся менеджерам

  • «Рыбьи кости» Исикавы для поиска настоящих причин проблем в бизнесе
  • PEST-анализ для предсказания будущего компании
  • Матрица БКГ: определяем, в какой проект стоит инвестировать, а в какой — нет
  • SWOT-анализ: ищем возможности для развития и предстоящие проблемы
  • «Съешь лягушку»: метод для управления временем

Научитесь: Excel + Google Таблицы с нуля до PRO
Узнать больше

Раскрывающийся список в Excel – один из методов упорядочивания данных, выполняющий как визуальную функцию, освобождая пространство на листе, так и функциональную – делая таблицу интерактивной и изменяемой. Существуют разные способы создания данного элемента, и об основных из них я хочу рассказать в рамках этого материала, чтобы даже у начинающих пользователей не осталось вопросов по этой теме.

Вариант 1: Группировка существующего списка

Создание выпадающего списка в Excel – задача нетрудная, она не требует от пользователя каких-то особых знаний. Первый метод подойдет в тех ситуациях, когда у вас уже есть готовый перечень чего-либо и вы хотите сделать так, чтобы каждая строка могла заменить собой другую, то есть названия можно было свободно менять, отталкиваясь от уже добавленных значений. Это может звучать сложно, но на деле все куда проще, в чем вы и убедитесь далее.

  1. Обратите внимание на следующий скриншот. Это простой пример списка продуктов. Нужно сделать так, чтобы любое значение из этого списка можно было поставить в любую клетку столбца, с чем и поможет справиться выпадающий список. Сначала выделите все ячейки (игнорируя название столбца).Выделение группы значений для создания выпадающего списка в Excel

  2. Перейдите на вкладку «‎Данные» и выберите инструмент «‎Проверка данных».Переход в окно для создания выпадающего списка в Excel

  3. В новом окне в качестве типа данных укажите «‎Список», отыскав соответствующий вариант из выпадающего меню.Выбор типа проверки данных для создания выпадающего списка в Excel

  4. В качестве источника задайте те самые ячейки, выделив их левой кнопкой мыши. Нажмите «‎ОК» для применения настроек.Выбор диапазона для группы значений для создания выпадающего списка в Excel

  5. Теперь напротив каждой ячейки вы видите кнопку со стрелкой вниз, которая и отвечает за вызов раскрывающегося перечня.Проверка создания выпадающего списка в Excel из группы значений

  6. Как видно, я поставил три одинаковых значения подряд, используя реализованный только что список. Точно так же можно менять все другие клетки, входящие в диапазон.Изменения после создания выпадающего списка в Excel из группы ячеек

Комьюнити теперь в Телеграм

Подпишитесь и будьте в курсе последних IT-новостей

Подписаться

Вариант 2: Ручное добавление элементов списка

Еще один похожий вариант, но с немного другим смыслом. Подходит в тех случаях, когда у вас есть несколько клеток и значения, которые могут там располагаться. Выбор между ними и хочется осуществить при помощи рассматриваемой сегодня функции. Тогда принцип создания выглядит следующим образом:

  1. Выделите заранее подготовленную область, где хотите расположить перечень. Перейдите на вкладку «‎Данные» и откройте «‎Проверка данных».Выделение пустых ячеек создания выпадающего списка в Excel

  2. Выберите в качестве типа данных список, а в «‎Источник» перечислите значения, которые желаете в него добавить. Используйте «‎;», чтобы отделить одно значение от другого.Заполнение данных выпадающего списка в Excel для пустых ячеек

  3. Подтвердите изменения и вернитесь к таблице. Теперь при развертывании списка вы сможете выбрать один из добавленных вариантов.Проверка выпадающего списка из пустых ячеек в Excel

Вариант 3: Выбор массива с именем

В Excel есть функция, позволяющая присвоить массиву имя и в дальнейшем выбирать его при использовании формул. Как вы видели в предыдущих вариантах, объявление «‎Источника» при формировании выпадающего списка тоже похоже на создание формулы, а это значит, что в нем можно использовать массив, предварительно объявив его.

  1. Выделите ячейки для заключения в единый массив, то есть те, значения которых должны отображаться в выпадающем списке. Слева сверху вы увидите отображение названия первой ячейки, по которому нужно кликнуть.Выделение массива данных для создания выпадающего списка в Excel

  2. Измените имя массива на любое, начинающееся с буквы.Переименование массива данных для создания выпадающего списка в Excel

  3. Создайте выпадающий список в ячейке листа, для чего снова перейдите в то же самое меню, предварительно выделив саму клетку.Выбо пустой ячейки для создания выпадающего списка в Excel

  4. В качестве источника укажите созданный массив, написав его название после «‎=».Указание названия массива данных для создания выпадающего списка в Excel

  5. В итоге у вас должен получиться перечень, куда входят все значения массива.Проверка массива данных для создания выпадающего списка в Excel

Вариант 4: Создание выпадающего списка из таблицы

Метод реализации данного варианта похож на предыдущий, но в качестве источника указывается сама таблица. Соответственно, ее сначала нужно сформировать из одного столбца, а затем перейти к созданию выпадающего перечня.

  1. Выделите все ячейки, включая название столбца, и на главной вкладке нажмите кнопку «‎Сформировать как таблицу».Выбор группы для создания таблицы для создания выпадающего списка в Excel

  2. Выберите подходящий для вас тип оформления.Создание таблицы для создания выпадающего списка в Excel

  3. При появлении окна с расположением данных просто нажмите Enter, поскольку диапазон выбран предварительно.Указание диапазона таблицы для создания выпадающего списка в Excel

  4. Вы автоматически окажетесь на вкладке «‎Конструктор таблицы», где можете изменить ее имя на любое удобное, начинающееся с буквы. Изменение названия таблицы для создания выпадающего списка в Excel

  5. Разверните список массивов, чтобы убедиться в наличии там созданной таблицы.Проверка названия таблицы для создания выпадающего списка в Excel

  6. Используйте ее в качестве источника при создании выпадающего списка точно так же, как это было показано в предыдущих вариантах.Ввод названия таблицы как источника для создания выпадающего списка в Excel

  7. На следующем изображении вы видите, что список создан успешно и данные можно использовать в своих целях.Проверка выпадающего списка, созданного по таблице в Excel

Только что вы увидели 4 способа создания выпадающего списка в ячейке Excel. Из инструкции понятно, что каждый из них обладает своими особенностями и подойдет при разном оформлении книги в программе. Однако во всех вариантах обращение происходит к одному и тому же инструменту, что значительно упрощает процесс запоминания всех принципов действий и позволяет выбрать любой из методов, когда это понадобится.

Выпадающий список в Excel это, пожалуй, один из самых удобных способов работы с данными. Использовать их вы можете как при заполнении форм, так и создавая дашборды и объемные таблицы. Выпадающие списки часто используют в приложениях на смартфонах, веб-сайтах. Они интуитивно понятны рядовому пользователю.

Ваше имя

Какой-то текст ошибки

Email

Какой-то текст ошибки

Содержание

  1. Видеоурок
  2. Как создать выпадающий список в Экселе на основе данных из перечня
  3. Как сделать выпадающий список в Excel используя ручной ввод данных
  4. Как создать раскрывающийся список в Эксель с помощью функции СМЕЩ
  5. Как эта формула работает?
  6. Как сделать выпадающий список в Excel с подстановкой данных (с использованием функции СМЕЩ)
  7. Как создать выпадающий список в Excel с автоматической подстановкой данных
  8. Как скопировать выпадающий список в Excel
  9. Как выделить все ячейки, содержащие выпадающий список в Экселе
  10. Как сделать зависимые выпадающие списки в Excel

Видеоурок

Как создать выпадающий список в Экселе на основе данных из перечня

Представим, что у нас есть перечень фруктов:

Как сделать выпадающий список в Excel

Для создания выпадающего списка нам потребуется сделать следующие шаги:

  • Выбрать ячейку, в которой мы хотим создать выпадающий список;
  • Перейти на вкладку «Данные» => раздел «Работа с данными» на панели инструментов => выбираем пункт «Проверка данных«.

Проверка данных в Excel

  • Во всплывающем окне «Проверка вводимых значений» на вкладке «Параметры» в типе данных выбрать «Список«:

Проверка вводимых значений в Excel

  • В поле «Источник» ввести диапазон названий фруктов =$A$2:$A$6 или просто поставить курсор мыши в поле ввода значений «Источник» и затем мышкой выбрать диапазон данных:

Выпадающий список в Excel

Если вы хотите создать выпадающие списки в нескольких ячейках за раз, то выберите все ячейки, в которых вы хотите их создать, а затем выполните указанные выше действия. Важно убедиться, что ссылки на ячейки являются абсолютными (например, $A$2), а не относительными (например, A2 или A$2 или $A2).

Как сделать выпадающий список в Excel используя ручной ввод данных

На примере выше, мы вводили список данных для выпадающего списка путем выделения диапазона ячеек. Помимо этого способа, вы можете вводить данные для создания выпадающего списка вручную (необязательно их хранить в каких-либо ячейках).

Например, представим что в выпадающем меню мы хотим отразить два слова «Да» и «Нет». Для этого нам потребуется:

  • Выбрать ячейку, в которой мы хотим создать выпадающий список;
  • Перейти на вкладку «Данные» => раздел «Работа с данными» на панели инструментов => выбрать пункт «Проверка данных«:

Проверка данных в Excel

  • Во всплывающем окне «Проверка вводимых значений» на вкладке «Параметры» в типе данных выбрать «Список«:

Проверка вводимых значений в Excel

  • В поле «Источник» ввести значение «Да; Нет».
  • Нажимаем «ОК«

Да - Нет

После этого система создаст раскрывающийся список в выбранной ячейке. Все элементы, перечисленные в поле «Источник«, разделенные точкой с запятой будут отражены в разных строчках выпадающего меню.

Если вы хотите одновременно создать выпадающий список в нескольких ячейках — выделите нужные ячейки и следуйте инструкциям выше.

Как создать раскрывающийся список в Эксель с помощью функции СМЕЩ

Наряду со способами описанными выше, вы также можете использовать формулу СМЕЩ для создания выпадающих списков.

Например, у нас есть список с перечнем фруктов:

Как сделать выпадающий список в Excel

Для того чтобы сделать выпадающий список с помощью формулы СМЕЩ необходимо сделать следующее:

  • Выбрать ячейку, в которой мы хотим создать выпадающий список;
  • Перейти на вкладку «Данные» => раздел «Работа с данными» на панели инструментов => выбрать пункт «Проверка данных«:

Проверка данных в Excel

  • Во всплывающем окне «Проверка вводимых значений» на вкладке «Параметры» в типе данных выбрать «Список«:

Проверка вводимых значений в Excel

  • В поле «Источник» ввести формулу: =СМЕЩ(A$2$;0;0;5)
  • Нажать «ОК«

Система создаст выпадающий список с перечнем фруктов.

Как эта формула работает?

На примере выше мы использовали формулу =СМЕЩ(ссылка;смещ_по_строкам;смещ_по_столбцам;[высота];[ширина]).

Эта функция содержит в себе пять аргументов. В аргументе «ссылка» (в примере $A$2) указывается с какой ячейки начинать смещение. В аргументах «смещ_по_строкам» и «смещ_по_столбцам» (в примере указано значение «0») — на какое количество строк/столбцов нужно смещаться для отображения данных. В аргументе «[высота]» указано значение «5», которое обозначает высоту диапазона ячеек. Аргумент «[ширина]» мы не указываем, так как в нашем примере диапазон состоит из одной колонки.

Используя эту формулу, система возвращает вам в качестве данных для выпадающего списка диапазон ячеек, начинающийся с ячейки $A$2, состоящий из 5 ячеек.

Как сделать выпадающий список в Excel с подстановкой данных (с использованием функции СМЕЩ)

Если вы используете для создания списка формулу СМЕЩ на примере выше, то вы создаете список данных, зафиксированный в определенном диапазоне ячеек. Если вы захотите добавить какое-либо значение в качестве элемента списка, вам придется корректировать формулу вручную. Ниже вы узнаете, как делать динамический выпадающий список, в который будут автоматически загружаться новые данные для отображения.

Для создания списка потребуется:

  • Выбрать ячейку, в которой мы хотим создать выпадающий список;
  • Перейти на вкладку «Данные» => раздел «Работа с данными» на панели инструментов => выбрать пункт «Проверка данных«;
  • Во всплывающем окне «Проверка вводимых значений» на вкладке «Параметры» в типе данных выбрать «Список«;
  • В поле «Источник» ввести формулу: =СМЕЩ(A$2$;0;0;СЧЕТЕСЛИ($A$2:$A$100;»<>»))
  • Нажать «ОК«

В этой формуле, в аргументе «[высота]» мы указываем в качестве аргумента, обозначающего высоту списка с данными —  формулу СЧЕТЕСЛИ, которая рассчитывает в заданном диапазоне A2:A100 количество не пустых ячеек.

Примечание: для корректной работы формулы, важно, чтобы в списке данных для отображения в выпадающем меню не было пустых строк.

Telegram Logo Больше лайфхаков в нашем Telegram Подписаться

Как создать выпадающий список в Excel с автоматической подстановкой данных

Для того чтобы в созданный вами выпадающий список автоматически подгружались новые данные, нужно проделать следующие действия:

  • Создаем список данных для отображения в выпадающем списке. В нашем случае это список цветов. Выделяем перечень левой кнопкой мыши:

выпадающий список с автоматиеской подстановкой в эксель

  • На панели инструментов нажимаем пункт «Форматировать как таблицу«:

Выпадающий список в Excel

  • Из раскрывающегося меню выбираем стиль оформления таблицы:

Выпадающий список в Excel

  •  Нажав клавишу «ОК» во всплывающем окне, подтверждаем выбранный диапазон ячеек:

Автоматическая подстановка данных в Excel

  • Затем, выделим диапазон данных таблицы для выпадающего списка и присвоим ему имя в левом поле над столбцом «А»:

Присвоить имя таблицы в Excel

Таблица с данными готова, теперь можем создавать выпадающий список. Для этого необходимо:

  • Выбрать ячейку, в которой мы хотим создать список;
  • Перейти на вкладку «Данные» => раздел «Работа с данными» на панели инструментов => выбрать пункт «Проверка данных«:

Проверка данных в Excel

  • Во всплывающем окне «Проверка вводимых значений» на вкладке «Параметры» в типе данных выбрать «Список«:

Проверка вводимых значений в Excel

  • В поле источник указываем =»название вашей таблицы». В нашем случае мы ее назвали «Список«:

Поле источник автоматическая подстановка данных в выпадающий список Эксель

  • Готово! Выпадающий список создан, в нем отображаются все данные из указанной таблицы:

Выпадающий список в Excel

  • Для того чтобы добавить новое значение в выпадающий список — просто добавьте в следующую после таблицы с данными ячейку информацию:

Автоматическая подстановка данных в Excel

  • Таблица автоматически расширит свой диапазон данных. Выпадающий список соответственно пополнится новым значением из таблицы:

Автоматическая подстановка данных в выпадающий список эксель

Как скопировать выпадающий список в Excel

В Excel есть возможность копировать созданные выпадающие списки. Например, в ячейке А1 у нас есть выпадающий список, который мы хотим скопировать в диапазон ячеек А2:А6.

Выпадающий список в Excel

Для того чтобы скопировать выпадающий список с текущим форматированием:

  • нажмите левой клавишей мыши на ячейку с выпадающим списком, которую вы хотите скопировать;
  • нажмите сочетание клавиш на клавиатуре CTRL+C;
  • выделите ячейки в диапазоне А2:А6, в которые вы хотите вставить выпадающий список;
  • нажмите сочетание клавиш на клавиатуре CTRL+V.

Так, вы скопируете выпадающий список, сохранив исходный формат списка (цвет, шрифт и.т.д). Если вы хотите скопировать/вставить выпадающий список без сохранения формата, то:

  • нажмите левой клавишей мыши на ячейку с выпадающим списком, который вы хотите скопировать;
  • нажмите сочетание клавиш на клавиатуре CTRL+C;
  • выберите ячейку, в которую вы хотите вставить выпадающий список;
  • нажмите правую кнопку мыши => вызовите выпадающее меню и нажмите «Специальная вставка«;

выпадающий список в excel

  • В появившемся окне в разделе «Вставить» выберите пункт «условия на значения«:

Выпадающий список в Excel

  • Нажмите «ОК«

После этого, Эксель скопирует только данные выпадающего списка, не сохраняя форматирование исходной ячейки.

Как выделить все ячейки, содержащие выпадающий список в Экселе

Иногда, сложно понять, какое количество ячеек в файле Excel содержат выпадающие списки. Есть простой способ отобразить их. Для этого:

  • Нажмите на вкладку «Главная» на Панели инструментов;
  • Нажмите «Найти и выделить» и выберите пункт «Выделить группу ячеек«:

Как найти ячейки с выпадающим списком в Excel

  • В диалоговом окне выберите пункт «Проверка данных«. В этом поле есть возможность выбрать пункты «Всех» и «Этих же«. «Всех» позволит выделить все выпадающие списки на листе. Пункт «этих же» покажет выпадающие списки схожие по содержанию данных в выпадающем меню. В нашем случае мы выбираем «всех«:

Выпадающий список в Excel. Как найти все списки

  • Нажмите «ОК«

Нажав «ОК«, Excel выделит на листе все ячейки с выпадающим списком. Так вы сможете привести за раз все списки к общему формату, выделить границы и.т.д.

Как сделать зависимые выпадающие списки в Excel

Иногда нам требуется создать несколько выпадающих списков, причем, таким образом, чтобы, выбирая значения из первого списка, Excel определял какие данные отобразить во втором выпадающем списке.

Предположим, что у нас есть списки городов двух стран Россия и США:

Функция Indirect (ДВССЫЛ) в Excel

Для создания зависимого выпадающего списка нам потребуется:

  • Создать два именованных диапазона для ячеек «A2:A5» с именем “Россия” и для ячеек «B2:B5» с названием “США”. Для этого нам нужно выделить весь диапазон данных для выпадающих списков:

зависимый выпадающий список в Excel

  • Перейти на вкладку «Формулы» => кликнуть в разделе «Определенные имена» на пункт «Создать из выделенного«:

Зависимые выпадающие списки в Excel

  • Во всплывающем окне «Создание имен из выделенного диапазона» поставьте галочку в пункт «в строке выше«. Сделав это, Excel создаст два именованных диапазона «Россия» и «США» со списками городов:

зависимый-выпадающий-список-в-excel

  • Нажмите «ОК«
  • В ячейке «D2» создайте выпадающий список для выбора стран «Россия» или «США». Так, мы создадим первый выпадающий список, в котором пользователь сможет выбрать одну из двух стран.

функция INDIRECT (ДВССЫЛ) в Excel

Теперь, для создания зависимого выпадающего списка:

  • Выделите ячейку E2 (или любую другую ячейку, в которой вы хотите сделать зависимый выпадающий список);
  • Кликните по вкладке “Данные” => “Проверка данных”;
  • Во всплывающем окне «Проверка вводимых значений» на вкладке «Параметры» в типе данных выберите «Список«:

Проверка вводимых значений в Excel

  • В разделе “Источник” укажите ссылку: =INDIRECT(D2) или =ДВССЫЛ(D2);

Как создать зависимый выпадающий список в Excel

  • Нажмите «ОК«

выпадающий-список-в-excel-6

Теперь, если вы выберите в первом выпадающем списке страну «Россия», то во втором выпадающем списке появятся только те города, которые относятся к этой стране. Также и в случае, когда выбираете «США» из первого выпадающего списка.

Лайфхакер собрал семь способов: от простых к сложным.

Как сделать выпадающий список в Excel

Как сделать простой выпадающий список в Excel через функцию вставки

Элементарный вариант: не нуждается в какой-либо предварительной настройке и доступен благодаря стандартной функции вставки. Он позволяет выбрать из списка ранее введённые значения и быстро добавить их. Однако это работает, только если данные содержатся в столбце без пропусков, а ввод осуществляется по порядку.

Поставьте курсор в следующую пустую ячейку диапазона. В нашем примере это B7.

Сделайте правый клик мышью и укажите «Выбрать из раскрывающегося списка» либо просто нажмите на клавиатуре Alt + «стрелка вниз».

После этого появится список всех введённых выше значений без повторов, а вам останется лишь выбрать желаемое и кликнуть по нему.

Как сделать выпадающий список в Excel из диапазона данных

Следующий способ позволяет использовать для выпадающего списка какой угодно диапазон данных, который находится в любом месте листа, а также на ином листе или даже в другом файле (об этом далее). Список не будет обновляться, если вы добавите информацию ниже указанного диапазона, но если вставлять её не в конец, а между строк — всё будет работать. При удалении же элементов списка он изменится в любом случае.

Выделите ячейку, в которой должен быть раскрывающийся список (у нас это H3), переключитесь на вкладку «Данные» и кликните «Проверка данных».

В открывшемся окне выберите тип данных «Список», кликните в поле «Источник» и выделите нужные ячейки.

Нажмите OK, и в заданной ячейке появится выпадающий список с нужными значениями.

Как сделать выпадающий список в Excel из именованного диапазона

Любой диапазон ячеек можно сделать именованным, присвоив ему название. Это позволит ссылаться на него и упростит запоминание диапазонов, с которыми вы часто работаете. В остальном такой вариант выпадающего списка не отличается от предыдущего: он будет обновляться лишь в том случае, если вы удалите одно из значений или добавите строки внутрь диапазона.

Для начала создайте именованный диапазон. Для этого выделите ячейки с будущими пунктами выпадающего списка и озаглавьте, вписав имя в поле с названиями ячеек, а затем нажмите Enter. Обязательное условие: первым символом должна быть буква, нельзя использовать пробелы (ставьте вместо них «_»).

Теперь поставьте курсор в ячейку, где хотите сделать список, и на вкладке «Данные» нажмите «Проверка данных».

В графе «Тип данных» выберите «Список», а в качестве источника укажите название диапазона, поставив перед ним «=». В нашем примере вышло «=бренды».

Выпадающий список с элементами из именованного диапазона готов.

Как сделать выпадающий список в Excel с данными другого листа или файла

Иногда нужно использовать внешние данные, которые расположены на другом листе или вообще в отдельной книге. В этом случае поможет функция ДВССЫЛ, которая позволит сослаться на них. Поскольку в качестве источника используется диапазон ячеек, список будет обновляться лишь в том случае, если вы впишете внутрь диапазона новые значения или удалите их. Кроме того, при ссылке на другой файл тот должен быть открыт.

Откройте оба файла, затем выделите ячейку с будущим списком и на вкладке «Данные» кликните «Проверка данных».

Выберите «Список», в качестве источника укажите такую формулу: =ДВССЫЛ("[имя_файла]имя_листа!диапазон") То есть внутри кавычек должно быть название файла с данными для списка в квадратных скобках, потом без пробела название листа, а затем так же без пробела восклицательный знак и обозначение диапазона. В нашем примере будет так: =ДВССЫЛ("[Книга1]Лист1!A3:A9")

Список готов. Чтобы использовать данные из другого файла, он в это время тоже должен быть открыт.

Как сделать выпадающий список в Excel из таблицы

Следующий способ чуть сложнее, но гораздо универсальнее и правильнее. В его основе лежат так называемые умные таблицы, они динамические. А значит, любые изменения, будь то добавление новых пунктов или их удаление, моментально отразятся в выпадающем списке.

Выделите диапазон с элементами списка и их категорией, а затем на вкладке «Главная» кликните «Форматировать как таблицу».

Выберите любой вариант дизайна, отметьте в открывшемся окошке опцию «Таблица с заголовками» и нажмите OK.

Поставьте курсор в одну из ячеек таблицы и на появившейся вкладке «Конструктор таблиц» введите имя списка, подтвердив его нажатием Enter.

Кликните по ячейке, в которой должен быть список, и нажмите «Проверка данных» на вкладке «Данные».

Укажите «Список» как тип данных, а для источника введите такую формулу: =ДВССЫЛ("имя_таблицы") В нашем примере будет так: =ДВССЫЛ("Двери")

Список сразу же заработает и будет обновляться при удалении и добавлении элементов.

Как сделать выпадающий список в Excel с поиском

Если список достаточно большой, то можно облегчить ввод значений подсказками, которые ускорят поиск нужных элементов. Сделать это можно через инструменты разработчика ActiveX.

Если вкладка «Разработчик» не отображается, для начала следует включить её. Для этого раскройте меню и выберите «Другие команды…».

Кликните «Настроить ленту», затем включите пункт «Разработчик» и нажмите OK.

На вкладке «Разработчик» кликните «Вставить» и выберите «Поле со списком» из элементов ActiveX.

«Нарисуйте» с помощью курсора ячейку списка, после чего кликните по ней правой кнопкой мыши и выберите «Свойства».

Найдите строку ListFillRange, введите в неё диапазон значений для списка и нажмите Enter. В нашем примере это B6:B9.

Отключите режим конструктора, кликнув по одноимённой кнопке. Теперь список работает, и при вводе будут подсвечиваться подходящие пункты.

Как сделать связанный выпадающий список в Excel

Весьма полезный вид списка, который встречается довольно часто. После выбора строки в одном списке во втором будут доступны разные наборы значений в зависимости от предыдущего. Например, при указании категории товаров в первом перечне во втором меняются модели. Рассмотрим реализацию такого списка на основе таблиц, чтобы данные автоматически обновлялись при добавлении или удалении пунктов.

Подготовьте столбцы с данными: в шапках пункты первого, родительского списка, а под ними пункты связанного с ним второго. Выделите первый столбец с шапкой и на вкладке «Главная» кликните «Форматировать как таблицу».

Выберите любой из стилей, а затем в появившемся окошке включите опцию «Таблица с заголовками» и нажмите OK.

Кликните по любой из ячеек таблицы, а затем присвойте ей имя, вписав его в поле «Имя таблицы» и нажав Enter. Это будет пункт первого списка, в нашем примере — «Компьютеры». Таким же образом создайте таблицы для остальных столбцов и переименуйте их.

Поставьте курсор в ячейку, где будет первый выпадающий список, и на вкладке «Данные» кликните «Проверка данных».

Укажите в качестве типа «Список», а в качестве источника выделите шапки столбцов с категориями, которые станут пунктами родительского перечня.

Далее установите курсор в ячейку, в которой будет второй список, кликните «Проверка данных», выберите вариант «Список», а в поле «Источник» впишите =ДВССЫЛ и адрес ячейки родительского списка в скобках. То есть =ДВССЫЛ(H3) для нашего примера.

Теперь при выборе пункта родительского списка в связанном с ним будут отображаться только соответствующие варианты. Например, если нажать на строку «Ноутбуки», то Excel покажет только модели лэптопов.

А если указать «Наушники» — будут отображены соответствующие названия аксессуаров из одноимённого столбца.

Читайте также 🧐

  • 10 формул в Excel, которые облегчат вам жизнь
  • Как сделать диаграмму в Excel
  • Как сделать или убрать разрыв страницы в Word и Excel
  • Как в Excel закрепить область при прокрутке
  • 12 простых приёмов для ускоренной работы в Excel

Microsoft Excel: выпадающие списки

Выпадающий список в Microsoft Excel

​Смотрите также​ мыши, в контекстном​ ячейке позволяет пользователю​ для списка. Выделить​Формат объекта (Format control)​Товары​ на «свои». Списки​ списке названию. Если​ Target As Range)​Вручную через «точку-с-запятой» в​ есть множество нужных​ (критерий) проверки со​

​ выделили диапазон сверху​ – это будет​

Создание дополнительного списка

​Есть ещё один​Во второй ячейке тоже​ нам, прежде всего,​При работе в программе​ меню выберите «​ выбирать для ввода​

​ мышью диапазон он​. В появившемся диалоговом​). Нажмите​ создаем классическим способом.​ «Деревья», то «граб»,​ Dim lReply As​ поле «Источник».​ функций. Но самая,​ строкой типа данных,​ вниз, п.э. поставим​ первый выпадающий список.​ вид выпадающего списка​ запускаем окно проверки​ нужно будет их​ Microsoft Excel в​

tablitsa-zagotovka-i-spisok-v-microsoft-excel

​Присвоить имя​ только заданные значения.​ не даст, надо​ окне задайте​ОК​ А всю остальную​ «дуб» и т.д.​

Присвоение имени в Microsoft Excel

​ Long If Target.Cells.Count​Ввести значения заранее. А​ пожалуй, интересная –​ где и выбираем​ в формуле адрес​Копируем это адрес. Нажимаем​ в Excel без​ данных, но в​ включить. Для этого,​ таблицах с повторяющимися​»​ Это особенно удобно​

Создание имени в Microsoft Excel

​ просто вписать его​Формировать список по диапазону​.​ работу будут делать​ Вводим в поле​ > 1 Then​ в качестве источника​ распространение параметров для​

Проверка данных в Microsoft Excel

​ значение «Список». В​ ячейки Е1. Формула​ клавишу «Esc» -​ дополнительного списка. Смотрите​ графе «Источник» вводим​ переходим во вкладку​ данными, очень удобно​Для Excel версий​ при работе с​ руками с клавиатуры​- выделите ячейки​Выделите ячейки (можно сразу​

Параметры вводимых значений в Microsoft Excel

​ макросы.​ «Источник» функцию вида​ Exit Sub If​ указать диапазон ячеек​ ввода с одинаковыми​ принципе, остальные поля​ получилась такая.​ так выходим из​ статью «Раскрывающийся список​

Выпадающий список в программе Microsoft Excel

Создание выпадающего списка с помощью инструментов разработчика

​ функцию «=ДВССЫЛ» и​ «Файл» программы Excel,​ использовать выпадающий список.​ ниже 2007 те​ файлами структурированными как​ (например, Лист2!A1:A5)​ с наименованиями товаров,​ несколько), в которых​На вкладке «Разработчик» находим​ =ДВССЫЛ(E3). E3 –​ Target.Address = «$C$2″​ со списком.​ условиями. Применяется она​ пока можно оставить​

Переход в параметры Microsoft Excel

​=ДВССЫЛ(«Товар[«&$E1&»]»)​ ячейки.​ в Excel для​ адрес первой ячейки.​ а затем кликаем​ С его помощью​

Включение режима разработчика в Microsoft Excel

​ же действия выглядят​ база данных, когда​LinkedCell​ которые должны попасть​ хотите получить выпадающий​ инструмент «Вставить» –​ ячейка с именем​ Then If IsEmpty(Target)​Назначить имя для диапазона​ в тех случаях,​ без изменений. Чуть​Нажимаем «ОК». Получилось так.​Теперь выделяем ячейки,​ заполнения таблицы».​

Выбор поля со списком в Microsoft Excel

​ Например, =ДВССЫЛ($B3).​ по надписи «Параметры».​ можно просто выбирать​ так:​ ввод несоответствующего значения​

Форма списка в Microsoft Excel

​- связанная ячейка,​ в список​ список и выберите​ «ActiveX». Здесь нам​

Переход в свойства элемента управления в Microsoft Excel

​ первого диапазона.​ Then Exit Sub​ значений и в​ когда на листе​ ниже расположена строка,​Можно выпадающие списки сделать​ в которые будем​

Свойства элемента управления в Microsoft Excel

​Здесь мы рассмотрим​Как видим, список создан.​В открывшемся окне переходим​ нужные параметры из​Второй​

Редактирование в Microsoft Excel

​ в поле может​ куда будет выводиться​

Выпадающий список в приложении Microsoft Excel

​Связь с ячейкой​ в меню (на​ нужна кнопка «Поле​Бывает, когда из раскрывающегося​ If WorksheetFunction.CountIf(Range(«Деревья»), Target)​ поле источник вписать​ имеется слишком много​

Протягивание выпадающего списка в Microsoft Excel

Связанные списки

​ в которой будет​ на другом листе,​ устанавливать выпадающий список.​ другой вариант,​Теперь, чтобы и нижние​ в подраздел «Настройка​ сформированного меню. Давайте​: воспользуйтесь​ привести к нежелаемым​ выбранный из списка​- укажите ячейку​ вкладке)​ со списком» (ориентируемся​ списка необходимо выбрать​ = 0 Then​ это имя.​ проверок и их​

​ вводиться источник значений.​ тогда в формулу​ Мы выделили диапазон​как легко​ ячейки приобрели те​ ленты», и ставим​

Таблицы в Microsoft Excel

​ выясним, как сделать​Диспетчером имён​ результатам.​ элемент​ куда нужно выводить​

Присваивание имени в Microsoft Excel

​Данные — Проверка (Data​ на всплывающие подсказки).​ сразу несколько элементов.​ lReply = MsgBox(«Добавить​Любой из вариантов даст​

Ввод данных в Microsoft Excel

​ условия нужно поменять.​ Вот он-то нас​ перед адресом ячейки​ Е1:Е4 (окрашен в​сделать связанные выпадающие списки​ же свойства, как​ флажок напротив значения​

Ввод данных для второй ячейки в Microsoft Excel

​ раскрывающийся список различными​

Список создан в Microsoft Excel

​(Excel версий выше​Итак, для создания​ListRows​ порядковый номер выбранного​ — Validation)​Щелкаем по значку –​ Рассмотрим пути реализации​ введенное имя «​

Таблица создана в Microsoft Excel

​ такой результат.​

​ Для этого в​ и интересует.​ напишем название листа​ желтый цвет). Вставляем​ в Excel​ и в предыдущий​ «Разработчик». Жмем на​ способами.​ 2003 — вкладка​ выпадающего списка необходимо:​- количество отображаемых​ пользователем элемента.​. Из выпадающего списка​

​ становится активным «Режим​

lumpics.ru

Как сделать выпадающий список в Excel без списка.

​ задачи.​ & _ Target​​ разделе проверки данных,​Начнем с ручного ввода​​ и поставим восклицательный​ выпадающий список как​. Ещё один способ​​ раз, выделяем верхние​ кнопку «OK».​Скачать последнюю версию​ «​
​1.​ строк​Количество строк списка​Тип данных (Allow)​ конструктора». Рисуем курсором​Создаем стандартный список с​
​ & » в​Необходимо сделать раскрывающийся список​ который использовался во​ значений. Если говорить​ знак.​ обычно. Нажимаем «Проверка​ сделать раскрывающиеся списки,​ ячейки, и при​После этого, на ленте​ Excel​Формулы​Создать список значений,​Font​- сколько строк​выберите вариант​ (он становится «крестиком»)​ помощью инструмента «Проверка​​ выпадающий список?», vbYesNo​ со значениями из​
Как сделать выпадающий список в Excel без списка.​ всех предыдущих методах,​ о том, как​Как еще можно​
​ данных», выбираем «Список».​ смотрите в статье​ нажатой клавише мышки​ появляется вкладка с​Самым удобным, и одновременно​» — группа «​ которые будут предоставляться​- шрифт, размер,​ показывать в выпадающем​
​Список (List)​ небольшой прямоугольник –​​ данных». Добавляем в​ + vbQuestion) If​ динамического диапазона. Если​ обращаемся к вкладке​ в Excel сделать​ применить готовые шаблоны​ В диалоговом окне​ «Связанные выпадающие списки​
​ «протаскиваем» вниз.​ названием «Разработчик», куда​ наиболее функциональным способом​Определённые имена​ на выбор пользователю​ начертание (курсив, подчеркивание​ списке. По умолчанию​

excel-office.ru

Как сделать связанные выпадающие списки в Excel легко.

​и введите в​ место будущего списка.​​ исходный код листа​ ​ lReply = vbYes​ вносятся изменения в​​ «Сообщения для ввода».​ выпадающие списки таким​ таблиц Excel, читайте​ «Проверка вводимых значений»​ в Excel».​
​Всё, таблица создана.​ мы и перемещаемся.​ создания выпадающего списка,​»), который в любой​ (в нашем примере​ и т.д. кроме​ — 8, но​ строчку​Жмем «Свойства» – открывается​
​ готовый макрос. Как​ Then Range(«Деревья»).Cells(Range(«Деревья»).Rows.Count +​ имеющийся диапазон (добавляются​ Тут можно ввести​ методом, решение состоит​ в статье «Готовые​ в строку «Источник»​Способ, который мы​
​Мы разобрались, как сделать​ Чертим в Microsoft​ является метод, основанный​
​ версии Excel вызывается​ это диапазон​ цвета)​ можно больше, чего​Источник (Source)​ перечень настроек.​ это делать, описано​ 1, 1) =​ или удаляются данные),​ подсказку, которая отобразится​​ в том, чтобы​ таблицы Excel».​ вставляем скопированную формулу​
​ сейчас рассмотрим удобен​ выпадающий список в​
​ Excel список, который​ на построении отдельного​ сочетанием клавиш​​M1:M3​ForeColor​ не позволяет предыдущий​знак равенства и​Вписываем диапазон в строку​ выше. С его​ Target End If​ они автоматически отражаются​ при активации соответствующей​
​ в вышеуказанном поле​Как сделать связанный​ шапки таблицы. Но​ тем, что при​ Экселе. В программе​ должен стать выпадающим​ списка данных.​Ctrl+F3​), далее выбрать ячейку​и​ способ.​ имя диапазона (т.е.​ ListFillRange (руками). Ячейку,​
​ помощью справа от​ End If End​ в раскрывающемся списке.​ ячейки. Сообщение можно​ прописывать значения самостоятельно.​ выпадающий список, фамилии​ формулу нужно доработать.​
​ добавлении строк или​ можно создавать, как​
​ меню. Затем, кликаем​Прежде всего, делаем таблицу-заготовку,​.​ в которой будет​BackColor​После нажатия на​​=Товары​ куда будет выводиться​ выпадающего списка будут​ If End Sub​
​Выделяем диапазон для выпадающего​ и отключить, просто​ При этом стоит​ в котором можно​ Допишем впереди –​ столбцов в таблицу,​ простые выпадающие списки,​ на Ленте на​ где собираемся использовать​Какой бы способ​ выпадающий список (в​- цвет текста​ОК​).​ выбранное значение –​ добавляться выбранные значения.Private​Сохраняем, установив тип файла​ списка. В главном​ убрав галочку с​
​ обратить внимание, что​
​ выбирать по алфавиту,​
Раскрывающийся список в Excel.​ ДВССЫЛ, поставим кавычки​ все диапазоны в​ так и зависимые.​ значок «Вставить», и​ выпадающее меню, а​ Вы не выбрали​ нашем примере это​ и фона, соответственно​списком можно пользоваться.​Нажмите​ в строку LinkedCell.​Раскрывающийся список Excel. ​ Sub Worksheet_Change(ByVal Target​ «с поддержкой макросов».​ ​ меню находим инструмент​
​ пункта его показа.​ для русскоязычной локализации​ смотрите в статье​ и круглые скобки.​ таблице увеличиваются автоматически,​
​ При этом, можно​ среди появившихся элементов​ также делаем отдельным​ в итоге Вы​ ячейка​Большим и жирным плюсом​Чтобы вместо порядкового номера​ОК​ Для изменения шрифта​
​ As Range) On​Переходим на лист со​ «Форматировать как таблицу».​ На вкладке об​ вводить значения нужно​ «Связанный выпадающий список​ Получилась такая формула.​ не нужно их​ использовать различные методы​ в группе «Элемент​ списком данные, которые​ должны будете ввести​К1​ этого способа является​ элемента выводилось его​
​.​ и размера –​ Error Resume Next​ списком. Вкладка «Разработчик»​Откроются стили. Выбираем любой.​ ошибке можно ввести​ через точку с​ в Excel по​=ДВССЫЛ(«Товар[#Заголовки]»)​ настраивать.​ создания. Выбор зависит​
​ ActiveX» выбираем «Поле​ в будущем включим​ имя (я назвал​), потом зайти во​ возможность быстрого перехода​ название можно дополнительно​Все! Наслаждайтесь!​ Font.​ If Not Intersect(Target,​ — «Код» -​ Для решения нашей​ предупреждение о неправильности​ запятой. Для английского​ алфавиту».​
​Нажимаем «ОК».​
​Остается просто вносить​
Связанные выпадающие списки в Excel.​ от конкретного предназначения​ со списком».​ в это меню.​ диапазон со списком​ вкладку «​ к нужному элементу​ использовать функцию​
​Важный нюанс. В качестве​Скачать пример выпадающего списка​ Range(«Е2:Е9»)) Is Nothing​ «Макросы». Сочетание клавиш​ задачи дизайн не​
​ вводимых данных. Это​ задания применяется только​Многие пользователи стандартного офисного​Так как в самой​ нужные данные в​ списка, целей его​Кликаем по месту, где​ Эти данные можно​

excel-office.ru

Как в Excel сделать выпадающие списки: простейшие методы

​list​Данные​ в списке при​ИНДЕКС (INDEX)​ источника данных для​При вводе первых букв​ And Target.Cells.Count =​ для быстрого вызова​ имеет значения. Наличие​ пригодится при отсутствии​ запятая. Неудобство такого​ пакета от Microsoft​ таблице с данными​ таблицу и все.​ создания, области применения,​ должна быть ячейка​ размещать как на​) и адрес самого​

Для чего нужны выпадающие списки?

​», группа «​ вводе первых букв​, которая умеет выводить​ списка может выступать​ с клавиатуры высвечиваются​ 1 Then Application.EnableEvents​ – Alt +​ заголовка (шапки) важно.​

как в excel сделать выпадающие списки

​ жестких условий контроля​ метода очевидно: это​

  • ​ явно недооценивают табличный​ диапазоны динамичные, то​
  • ​ Остальное сделает сама​ и т.д.​

​ со списком. Как​ этом же листе​ диапазона (в нашем​Работа с данными​ с клавиатуры(!), чего​ содержимое нужной по​ и динамический именованный​ подходящие элементы. И​ = False If​ F8. Выбираем нужное​ В нашем примере​

Как в Excel сделать выпадающие списки: общая методика

​ значений или в​ занимает слишком много​ редактор Excel. Выпадающий​ если мы добавим​ таблица — изменит​Автор: Максим Тютюшев​ видите, форма списка​ документа, так и​ примере это​», кнопка «​ нет у всех​ счету ячейки из​ диапазон, например прайс-лист.​ это далеко не​ Len(Target.Offset(0, 1)) =​ имя. Нажимаем «Выполнить».​ это ячейка А1​ случае их частичного​ времени.​

excel создать выпадающий список

​ список в ячейке,​ столбец, это слово​ диапазоны и внесет​Как сделать выпадающие​ появилась.​ на другом, если​’2′!$A$1:$A$3​Проверка данных​ остальных способов. Приятным​ диапазона:​ Тогда при дописывании​ все приятные моменты​ 0 Then Target.Offset(0,​

Выпадающий список в Excel 2007: ручной ввод данных

​Когда мы введем в​ со словом «Деревья».​ изменения.​Во втором случае можно​ экономящий время, затрачиваемое​ автоматически увеличится диапазон​ новые данные в​ списки в Excel,​Затем мы перемещаемся в​ вы не хотите,​)​»​ моментом, также, является​Этот способ частично напоминает​ новых товаров к​ данного инструмента. Здесь​ 1) = Target​ пустую ячейку выпадающего​ То есть нужно​Как видно из всего​

Источник из диапазона

​ использовать и более​ на ввод или​ таблицы и слово​ соответствующие выпадающие списки.​ смотрите в статье​ «Режим конструктора». Жмем​ чтобы обе таблице​6.​Для Excel версий​ возможность настройки визуального​ предыдущий. Основное отличие​ прайсу, они будут​ можно настраивать визуальное​ Else Target.End(xlToRight).Offset(0, 1)​ списка новое наименование,​ выбрать стиль таблицы​ вышесказанного, проблема того,​ быстрое решение. Например,​ поиск данных, в​

excel выпадающий список в ячейке

​ отобразится в выпадающем​У нас есть​ «Выпидающий список в​ на кнопку «Свойства​ располагались визуально вместе.​Теперь в ячейке​ ниже 2007 те​ представления (цветов, шрифтов​ в том, что​

Ввод именованных диапазонов (списков)

​ автоматически добавляться к​ представление информации, указывать​ = Target End​ появится сообщение: «Добавить​ со строкой заголовка.​ как в Excel​ нам нужно ввести​ нем создается за​ списке. Например, добавим​ такие данные на​ Excel». Здесь рассмотрим,​ элемента управления».​Выделяем данные, которые планируем​ с выпадающим списком​ же действия выглядят​ и т.д.)​ на лист добавляется​ выпадающему списку. Еще​ в качестве источника​ If Target.ClearContents Application.EnableEvents​ введенное имя баобаб​ Получаем следующий вид​ сделать выпадающие списки,​ все значения в​ пару секунд, в​ слово «плащ». Получилось​ листе.​как сделать выпадающий список​

выпадающий список в excel 2007

Управление параметрами списка

​Открывается окно свойств элемента​ занести в раскрывающийся​ укажите в поле​ так:​При использовании этого способа,​ не элемент управления,​ одним часто используемым​ сразу два столбца.​ = True End​ в выпадающий список?».​ диапазона:​ разрешается не так​ ячейках: начиная с​ отличие от Access,​ так.​Сделаем из этих данных​ в Excel без​ управления. В графе​ список. Кликаем правой​ «Источник» имя диапазона​2.​ также возможно указывать​ а элемент ActiveX​ трюком для таких​У кого мало времени​ If End Sub​Нажмем «Да» и добавиться​Ставим курсор в ячейку,​ уж и сложно.​ A2 и заканчивая​ где эта процедура​Второй уровень связанных выпадающих​ форматированную таблицу Excel.​ списка​ «ListFillRange» вручную через​

Заключение

​ кнопкой мыши, и​7.​Выбираем «​ в качестве​»Поле со списком»​ списков является создание​ и нужно быстро​Чтобы выбранные значения показывались​ еще одна строка​ где будет находиться​ Вопрос в другом:​ A4. В строке​ сложнее. Ниже будут​ списков в​ Делаем активной любую​. Этот способ подойдет,​ двоеточие прописываем диапазон​ в контекстном меню​Готово!​Тип данных​ListFillRange​из раскрывающегося набора​ связанных выпадающих списков​ ухватить суть -​ снизу, вставляем другой​ со значением «баобаб».​ выпадающий список. Открываем​ какой метод использовать?​ указания источника ставим​ приведены три основных​

​Excel.​

fb.ru

Выпадающий список в Excel с помощью инструментов или макросов

​ ячейку этих данных.​ когда нужно быстро​ ячеек таблицы, данные​ выбираем пункт «Присвоить​Для полноты картины​» -«​не только одномерные​

​ под кнопкой​ (когда содержимое одного​ смотрим обучающее видео:​ код обработчика.Private Sub​Когда значения для выпадающего​ параметры инструмента «Проверка​ Если данных не​ курсор. А затем​ метода по созданию​Сначала выберем из​

Создание раскрывающегося списка

​ Заходим на закладку​ вставить небольшой выпадающий​ которой будут формировать​ имя…».​ добавлю, что список​

Создание выпадающего списка.

​Список​ диапазоны. Можно, например​Вставить (Insert)​ списка меняется в​

  1. ​Кому интересны подробности и​ Worksheet_Change(ByVal Target As​Ввод значений.
  2. ​ списка расположены на​ данных» (выше описан​ много, подойдет простейший​ просто выделяем нужный​Проверка вводимых значений.
  3. ​ таких списков и​ выпадающего списка в​ «Главная», в разделе​ список.​

Имя диапазона. Раскрывающийся список.

​ пункты выпадающего списка.​Открывается форма создания имени.​

​ значений можно ввести​

Выпадающий список в Excel с подстановкой данных

​» и указываем диапазон​ задать диапазон из​с вкладки​ зависимости от выбора​ нюансы всех описанных​ Range) On Error​ другом листе или​ путь). В поле​

  1. ​ вариант. Второй способ​ диапазон. Программа сама​ некоторые важные параметры​ ячейке Е1, чтобы​Форматировать как таблицу.
  2. ​ «Стили» нажимаем кнопку​Например, нам нужно​Далее, кликаем по ячейке,​ В поле «Имя»​ и непосредственно в​ списка​ двух столбцов и​Разработчик (Developer)​ в другом).​ способов — дальше​ Resume Next If​ в другой книге,​ «Источник» прописываем такую​Выпадающий список.
  3. ​ является более распространенным.​ поставит знак равенства,​ управления ими.​ эта ячейка не​ «Форматировать как таблицу»​ установить в ячейке​ и в контекстном​ вписываем любое удобное​

Ввод значения в источник.

​ проверку данных, не​3.​ нескольких строк, указав​

Список и таблица.

​:​Этот способ представляет собой​

Добавлено значение елка.

​ по тексту.​

Удалено значение береза.

​ Not Intersect(Target, Range(«Н2:К2»))​ стандартный способ не​ функцию:​

​ Рядовому пользователю он​ но пропишет значение​Сами списки этого типа​ была пустой.​ и выбираем первый​ выпадающий список с​ меню последовательно переходим​

Ввод данных из списка.

  1. ​ наименование, по которому​ прибегая к вынесению​Если есть желание​ дополнительно, что выводить​Механизм добавления тот же​Создание имени.
  2. ​ вставку на лист​Один щелчок правой кнопкой​ Is Nothing And​ работает. Решить задачу​Протестируем. Вот наша таблица​
  3. ​ подойдет лучше всего.​ не в виде​ предполагают широкую область​Затем, как в​ шаблон таблицы.​ буквами или цифрами,​ по пунктам «Объект​Сообщение об ошибке.
  4. ​ будем узнавать данный​ значений на лист​ подсказать пользователю о​ нужно два столбца​ — выбираем объект​ нового объекта -​ мыши по пустой​ Target.Cells.Count = 1​ можно с помощью​ со списком на​ Но если знания​ «(A2:A4)», как это​ применения. В одной​ первом случае, ставим​Обязательно ставим галочку у​ которые не будут​ ComboBox» и «Edit».​ список. Но, это​ (это так же​ его действиях, то​ (свойство​ из списка и​ элемента управления «поле​ ячейке под столбцом​ Then Application.EnableEvents =​ функции ДВССЫЛ: она​ одном листе:​ программы у юзера​ делается в соответствующей​ ячейке можно вводить​ в пустой ячейке​ строки «Таблица с​ меняться.​
  5. ​Выпадающий список в Microsoft​ наименование должно начинаться​Сообщение об ошибке.
  6. ​ позволит работать со​ переходим во вкладку​ColumnCount​ рисуем его на​ со списком» с​ с данными, команда​ False If Len(Target.Offset(1,​ сформирует правильную ссылку​

Макрос.

​Добавим в таблицу новое​ не ограничиваются только​ строке формул, а​ не одно значение,​ (не в таблице)​ заголовками».​

​Нажимаем на ячейку​ Excel готов.​ обязательно с буквы.​

Выпадающий список в Excel с данными с другого листа/файла

​ списком на любом​ «​=2). Тогда можно получить​ листе. А вот​ последующей привязкой его​ контекстного меню​ 0)) = 0​ на внешний источник​ значение «елка».​ использованием простейших функций,​ в варианте «=$A$2:$A$4».​

  1. ​ как это делается​ знак «равно». Выделяем​Нажимаем «ОК». Получилась такая​
  2. ​ А1. Заходим на​Чтобы сделать и другие​ Можно также вписать​

​ листе). Делается это​Сообщение для ввода​ весьма привлекательные результаты,​ дальше начинаются серьезные​ к диапазонам на​Выбрать из раскрывающегося списка​ Then Target.Offset(1, 0)​ информации.​Теперь удалим значение «береза».​ здесь оптимальным станет​

Как сделать зависимые выпадающие списки

​Метод действительно хорош своей​

Три именованных диапазона.

​ по умолчанию, а​ данные столбца А​ таблица.​ закладку «Данные», в​ ячейки с выпадающим​ примечание, но это​ так:​» и заполняем заголовок​

  1. ​ окупающие все потраченные​ отличия от предыдущего​ листе. Для этого:​Список диапазонов.
  2. ​(Choose from drop-down list)​ = Target Else​Делаем активной ячейку, куда​Осуществить задуманное нам помогла​ создание именованных списков​Таблица со списком.
  3. ​ быстротой вставки значений.​ несколько.​ (без названия столбца).​Сама эта таблица уже​ разделе «Работа с​ списком, просто становимся​ не обязательно. Жмем​То есть вручную,​ и текст сообщения​ на дополнительные настройки​ способа.​В Excel 2007/2010 откройте​или нажать сочетание​Второй раскрывающийся список.

    Выбор нескольких значений из выпадающего списка Excel

    ​ Target.End(xlDown).Offset(1, 0) =​ хотим поместить раскрывающийся​ «умная таблица», которая​ с последующим вводом​ Но в качестве​

    1. ​Вариантов ввода может быть​ У нас -​ имеет имя. Смотрим​ данными» нажимаем кнопку​ на нижний правый​ на кнопку «OK».​ через​которое будет появляться​ усилия:​Во-первых, созданный выпадающий ActiveX​ вкладку​ клавиш​ Target End If​ список.​ легка «расширяется», меняется.​ диапазонов данных именно​ самого главного недостатка​ два:​ это диапазон А2:А4.​ в Диспетчере имен.​ «Проверка данных». В​ край готовой ячейки,​Переходим во вкладку «Данные»​;​ при выборе ячейки​Способ 1.​
    2. ​ список может находится​Разработчик (Developer)​ALT+стрелка вниз​ Target.ClearContents Application.EnableEvents =​Открываем параметры проверки данных.​Теперь сделаем так, чтобы​ из них. Поскольку​ можно отметить невозможность​Только значения из созданного​Копируем формулу выделенного​Название этой таблицы можно​ появившемся диалоговом окне​ нажимаем кнопку мыши,​ программы Microsoft Excel.​(точка с запятой) вводим​ с выпадающим списком​Примитивный​ в двух принципиально​. В более ранних​
    3. ​. Способ не работает,​ True End If​ В поле «Источник»​ можно было вводить​ в самом именованном​
      ​ использования диапазонов ячеек,​ списка.​
      ​ диапазона. Выходим из​ поменять. Нажимаем на​
      ​ выбираем «Тип данных»​ и протягиваем вниз.​ Выделяем область таблицы,​ список в поле​
      ​4.​
      ​Способ 2.​
      ​ разных состояниях -​
      ​ версиях - панель​
      ​ если ячейку и​ End Sub​ вводим формулу: =ДВССЫЛ(“[Список1.xlsx]Лист1!$A$1:$A$9”).​
      ​ новые значения прямо​ списке изменение производится​ находящихся на других​
      ​Значения из списка и​
      ​ ячейки клавишей «Esc».​
      ​ таблицу, заходим на​
      ​ - «Список». А​Также, в программе Excel​
      ​ где собираемся применять​
      ​ "​
      ​Так же необязательно​

    ​Стандартный​ режиме отладки, когда​ инструментов​ столбец с данными​Чтобы выбираемые значения отображались​Имя файла, из которого​

    Выпадающий список с поиском

    1. ​ в ячейку с​ быстро и просто.​ листах, кроме активного​ любые другие данные.​ Выделяем ячейки, в​ закладку «Конструктор» и​Вставить ActiveX.
    2. ​ в строке «Источник»​ можно создавать связанные​ выпадающий список. Жмем​Источник​ можно создать и​Способ 3.​Элемент ActiveX.
    3. ​ можно настраивать его​Формы (Forms)​Свойства ActiveX.
    4. ​ отделяет хотя бы​ в одной ячейке,​ берется информация для​ этим списком. И​ В общем, выбрать​ в данный момент.​Итак, начинаем работу с​ которых будем создавать​

    ​ в разделе «Свойства»​

    ​ пишем через точку​ выпадающие списки. Это​ на кнопку «Проверка​», в том порядке​ сообщение, которое будет​Элемент управления​ параметры и свойства,​через меню​ одна пустая строка​ разделенные любым знаком​

    exceltable.com

Выпадающий список в ячейке листа

Видео

​ списка, заключено в​ данные автоматически добавлялись​ для себя самый​Наконец, еще один метод,​

​ Excel. Создать выпадающий​ выпадающие списки второго​ пишем свое название​ с запятой буквы,​

Способ 1. Примитивный

​ такие списки, когда​ данных», расположенную на​ в котором мы​ появляться при попытке​Способ 4.​​ двигать его по​ ​Вид — Панели инструментов​​ или вам нужен​ препинания, применим такой​​ квадратные скобки. Этот​​ в диапазон.​ удобный способ можно​ позволяющий решить проблему​ список здесь достаточно​ уровня. У нас​ таблицы. Мы написали​ которые будут в​ при выборе одного​ Ленте.​

Excel как сделать выпадающий список

Способ 2. Стандартный

  1. ​ хотим его видеть​ ввести неправильные данные​Элемент ActiveX​ листу и менять​
  2. ​ — Формы (View​ товар, который еще​ модуль.​ файл должен быть​​Сформируем именованный диапазон. Путь:​ без проблем.​ ​ того, как в​ просто. Но сначала​​ – это диапазон​ имя таблицы –​ нашем выпадающем списке.​​ значения из списка,​​Открывается окно проверки вводимых​​ (значения введённые слева-направо​​Если Вы не​​Сложность​​ размеры и -​ — Toolbars -​ ни разу не​Private Sub Worksheet_Change(ByVal​ открыт. Если книга​ «Формулы» — «Диспетчер​​Автор: Панькова Оксана Владимировна​​ Excel сделать выпадающие​​ необходимо выполнить несколько​​ F1:F4 (окрашен зеленым​
  3. ​ «Товар».​ Можно написать цифры,​ в другой графе​ значений. Во вкладке​ будут отображаться в​ сделаете пункты 3​​низкая​ режиме ввода, когда​​ Forms)​​ вводился выше:​​ Target As Range)​​ с нужными значениями​​ имен» — «Создать».​Под выпадающим списком понимается​​ списки. Сначала создается​​ предварительных действий, чтобы​ цветом). Через функцию​​В этой таблице уже​​ слова, др. Заполнили​

Excel как сделать выпадающий список

​ предлагается выбрать соответствующие​​ «Параметры» в поле​​ ячейке сверху вниз).​

​ и 4, то​

Excel как сделать выпадающий список

​средняя​ единственное, что можно​. Если этой вкладки​Выделите ячейки с данными,​On Error Resume​ находится в другой​ Вводим уникальное название​ содержание в одной​ сам диапазон с​ в конечном итоге​ «Проверка данных» устанавливаем​ все столбцы имеют​ диалоговое окно так.​ ему параметры. Например,​ «Тип данных» выбираем​При всех своих​проверка данных​высокая​

Способ 3. Элемент управления

​ — выбирать из​ не видно, то​ которые должны попасть​ Next​ папке, нужно указывать​ диапазона – ОК.​ ячейке нескольких значений.​ присвоением соответствующего имени.​

  1. ​ вся процедура свелась​ выпадающий список. В​​ динамические диапазоны. Это​​Нажимаем «ОК». Получился такой​ при выборе в​ параметр «Список». В​​ плюсах выпадающий список,​​работать будет, но​​Возможность настройки шрифта, цвета​ него данные. Переключение​ нажмите кнопку​ в выпадающий список​​If Not Intersect(Target,​ путь полностью.​Создаем раскрывающийся список в​​ Когда пользователь щелкает​ ​ А после этого​​ только к выбору​​ строку «Источник» диалогового​ значит, если мы​ выпадающий список.​ списке продуктов картофеля,​ поле «Источник» ставим​ созданный вышеописанным образом,​
  2. ​ при активации ячейки​ и т.д.​ между этими режимами​Офис — Параметры Excel​ (например, наименованиями товаров).​​ Range(«C2:C5»)) Is Nothing​​Возьмем три именованных диапазона:​
    Excel как сделать выпадающий список
    ​ любой ячейке. Как​ по стрелочке справа,​ в строке источника​ способа ввода нужных​
  3. ​ окна вставляем скопированную​ добавим в столбце​Здесь мы скопировали ячейку​​ предлагается выбрать как​​ знак равно, и​ имеет один, но​
  • ​ не будет появляться​​нет​ происходит с помощью​-​Если у вас Excel​
  • ​ And Target.Cells.Count =​​Это обязательное условие. Выше​ это сделать, уже​ появляется определенный перечень.​ нужно будет просто​
  • ​ данных.​​ формулу.​ ячейку, то диапазон​ А1 вниз по​ меры измерения килограммы​ сразу без пробелов​ очень «жирный» минус:​ сообщение пользователю о​

​нет​​ кнопки​​флажок​

​ 2003 или старше​ 1 Then​ описано, как сделать​ известно. Источник –​​ Можно выбрать конкретное.​​ ввести его название,​Начальный этап предусматривает доступ​Но формулу снова​ увеличится, и это​

Excel как сделать выпадающий список

Способ 4. Элемент ActiveX

​ столбцу А.​ и граммы, а​ пишем имя списка,​ проверка данных работает​ его предполагаемых действиях,​да​​Режим Конструктора (Design Mode)​​Отображать вкладку Разработчик на​ — выберите в​​Application.EnableEvents = False​​ обычный список именованным​​ имя диапазона: =деревья.​​Очень удобный инструмент Excel​

Excel как сделать выпадающий список

​ поставив перед ним​ к функции, позволяющей​ дорабатываем. Ставим две​ слово сразу автоматически​А здесь мы в​ при выборе масла​ которое присвоили ему​ только при непосредственном​

​ а вместо сообщения​Количество отображаемых строк​на вкладке​ ленте (Office Button​ меню​newVal = Target​ диапазоном (с помощью​Снимаем галочки на вкладках​ для проверки введенных​ знак равенства. Такая​ выполнить данную процедуру.​ круглые скобки, четыре​ попадет в выпадающий​ ячейку В1 установили​ растительного – литры​ выше. Жмем на​ вводе значений с​​ об ошибке с​​всегда 8​​Разработчик (Developer)​​ — Excel Options​

Excel как сделать выпадающий список

​Вставка — Имя -​Application.Undo​ «Диспетчера имен»). Помним,​ «Сообщение для ввода»,​ данных. Повысить комфорт​​ методика позволяет создавать​​ Как сделать в​ кавычки, два знака​ список. То же​ выпадающий список этим​

Excel как сделать выпадающий список

​ и миллилитры.​ кнопку «OK».​ клавиатуры. Если Вы​

  • ​ вашим текстом будет​​любое​:​ — Show Developer​ Присвоить​oldval = Target​ что имя не​ «Сообщение об ошибке».​ работы с данными​
  • ​ списки с использованием​​ Excel выпадающие списки​ «&» и, вместо​ самое и со​ же способом, но​
  • ​Прежде всего, подготовим таблицу,​​Выпадающий список готов. Теперь,​ попытаетесь вставить в​
  • ​ появляться стандартное сообщение.​​Быстрый поиск элемента по​Если эта кнопка нажата,​ Tab in the​(Insert — Name -​
  • ​If Len(oldval) <>​​ может содержать пробелов​​ Если этого не​​ позволяют возможности выпадающих​ данных и значений,​

​ на основе стандартных​ слова «пальто» (это​ столбцом. Пример посмотрим​ написали слова –​ где будут располагаться​ при нажатии на​ ячейку с​5.​ первым буквам​ то мы можем​ Ribbon)​ Define),​ 0 And oldval​

​ и знаков препинания.​ сделать, Excel не​ списков: подстановка данных,​​ которые располагаются на​​ возможностей программы? Очень​ имя выделенного диапазона),​ ниже.​ «ДА; НЕТ». А​ выпадающие списки, и​ кнопку у каждой​проверкой данных​Если список значений​​нет​​ настраивать параметры выпадающего​Найдите значок выпадающего списка​если Excel 2007​ <> newVal Then​Создадим первый выпадающий список,​

Excel как сделать выпадающий список

Итоговая сравнительная таблица всех способов

​ позволит нам вводить​​ отображение данных другого​ ​ разных листах книги.​​ просто. Сначала выбираем​ ​ ставим адрес верхней​​Итак, форматированную таблицу​ ​ в ячейке В3​​ отдельно сделаем списки​
​ ячейки указанного диапазона​ ​значения из буфера​ ​ находится на другом​ ​нет​
​ списка, нажав соседнюю​ среди элементов управления​ ​ или новее -​ ​Target = Target​ ​ куда войдут названия​
​ новые значения.​ ​ листа или файла,​ ​ И именно такой​
​ одну ячейку или​ ячейке столбца с​ ​ сделали. Всё. Осталось​ ​ установили выпадающий список​ ​ с наименованием продуктов​
​ будет появляться список​​ обмена, т.е скопированные​ ​ листе, то вышеописанным​ ​да​ ​ кнопку​
​ форм (не ActiveX!).​ откройте вкладку​ ​ & «,» &​ ​ диапазонов.​ ​Вызываем редактор Visual Basic.​

planetaexcel.ru

Создание выпадающего списка в ячейке

​ наличие функции поиска​ вариант в основном​ несколько, в которых​ первым уровнем выпадающих​ сделать выпадающие списки.​ с цифрами.​ и мер измерения.​ параметров, среди которых​ предварительно любым способом,​ образом создать выпадающий​Необходимость использования дополнительной функции​Свойства (Properties)​
​ Ориентируйтесь по всплывающим​Формулы (Formulas)​
​ newVal​​Когда поставили курсор в​ Для этого щелкаем​ и зависимости.​ применяется в версиях​ предполагается ввести какой-то​​ списков.​​ Сначала скопируем адрес​Как сделать зависимые выпадающие​Присваиваем каждому из списков​ можно выбрать любой​ то Вам это​​ список не получится​​ИНДЕКС​, которая откроет окно​​ подсказкам -​​и воспользуйтесь кнопкой​​Else​​ поле «Источник», переходим​​ правой кнопкой мыши​​Путь: меню «Данные» -​

​ редактора Excel 2007​ диапазон значений, и​Кстати, если вы​ нужного диапазона, чтобы​

​ списки в Excel​​ именованный диапазон, как​​ для добавления в​​ удастся. Более того,​​ (до версии Excel​​нет​ со списком всех​

​Поле со списком​​Диспетчер имен (Name Manager)​Target = newVal​ на лист и​ по названию листа​ инструмент «Проверка данных»​​ и ниже, поскольку​​ правым кликом вызываем​ выделили диапазон снизу​

​ потом не писать​, в которых список​ это мы уже​

​ ячейку.​​ вставленное значение из​ 2010). Для этого​да​ возможных настроек для​:​


​, затем​End If​ выделяем попеременно нужные​​ и переходим по​​ — вкладка «Параметры».​ эти модификации не​ контекстное меню. В​ вверх, то ставите​ его вручную.​ второго выпадающего списка​ делали ранее с​Второй способ предполагает создание​ буфера УДАЛИТ ПРОВЕРКУ​
​ необходимо будет присвоить​​нет​ выделенного объекта:​Щелкните по значку​Создать​If Len(newVal) =​ ячейки.​ вкладке «Исходный текст».​ Тип данных –​ умеют работать с​ нем используем сначала​ адрес ячейки нижней.​​Первый уровень связанных выпадающих​​ будет зависеть от​ обычными выпадающими списками.​ выпадающего списка с​ ДАННЫХ И ВЫПАДАЮЩИЙ​​ имя списку. Это​​Возможность создания связанных выпадающих​

​Самые нужные и полезные​ и нарисуйте небольшой​. Введите имя (можно​ 0 Then Target.ClearContents​

​Теперь создадим второй раскрывающийся​​ Либо одновременно нажимаем​​ «Список».​​ диапазонами, в которых​ раздел «Данные», затем​ Вообщем, с какой​​ списков в Excel.​​ того, что выбрали​​В первой ячейке создаём​​ помощью инструментов разработчика,​ СПИСОК ИЗ ЯЧЕЙКИ,​ можно сделать несколько​​ списков​​ свойства, которые можно​
​ горизонтальный прямоугольник -​ любое, но обязательно​Application.EnableEvents = True​ список. В нем​ клавиши Alt +​Ввести значения, из которых​​ указаны данные из​​ – пункт «Проверка​ ячейки выделили диапазон,​В любой пустой​​ в первом выпадающем​​ список точно таким​

​ а именно с​​ в которую вставили​ способами.​нет​ и нужно настроить:​

​ будущий список.​​ без пробелов и​

​End If​ должны отражаться те​ F11. Копируем код​ будет складываться выпадающий​ разных листов.​ данных». И переходим​ ту ячейку и​ ячейке пишем «=»​ списке. Смотрите статью​ же образом, как​ использованием ActiveX. По​ предварительно скопированное значение.​

​Первый​да​​ListFillRange​​Щелкните по нарисованному списку​ начать с буквы!)​End Sub​​ слова, которые соответствуют​​ (только вставьте свои​ список, можно разными​Что касается управления списками,​ на вкладку параметров.​ указываете (первую выделенную​ (знак «равно»), выделяем​
​ «Связанные выпадающие списки​ делали это ранее,​ умолчанию, функции инструментов​ Избежать этого штатными​: выделите список и​нет​- диапазон ячеек,​ правой кнопкой мыши​ для выделенного диапазона​Не забываем менять диапазоны​ выбранному в первом​​ параметры).Private Sub Worksheet_Change(ByVal​​ способами:​ в редакторе Excel​В ней имеется условие​ в диапазоне). Мы​ ячейки шапки таблицы​ в Excel».​ через проверку данных.​ разработчика отсутствуют, поэтому​ средствами Excel нельзя.​ кликните правой кнопкой​Выпадающий список в​ откуда берутся данные​ и выберите команду​

excelworld.ru

​ (например​


Download Article

Use data validation to create a drop-down list in Microsoft Excel


Download Article

  • Creating a Drop-Down
  • |

  • Adding List Properties
  • |

  • Video
  • |

  • Q&A
  • |

  • Tips
  • |

  • Warnings

Microsoft Excel’s Data Validation feature allows you to create a list of items and insert a drop-down menu into any cell on your spreadsheet. It’s a useful feature for creating consistent data entry with categorical data. This wikiHow guide will show you how to create and edit a drop down list in Excel for Windows and Mac.

Things You Should Know

  • Create a list of drop-down items in a column. Make sure the items are consecutive (no blank rows).
  • Click the cell where you want the drop-down.
  • Click the Data Validation button in the Data tab.
  • Select the list of drop-down items. Then, customize the list using the data validation options.
  1. Image titled Create a Drop Down List in Excel Step 1

    1

    Enter the list of drop-down values in a column. Make sure to enter each drop-down item in a separate, consecutive cell in the same column.

    • For example, if you want your drop-down list to include «New York,» «Boston,» and «Los Angeles,» you can type «New York» in cell A1, «Boston» in cell A2, and «Los Angeles» in cell A3.
    • You can place these items in an existing worksheet, or a new one. They can then be referenced in any worksheet in the workbook.
    • For formatting tips, check out our guide on formatting an Excel spreadsheet.
  2. Image titled Create a Drop Down List in Excel Step 2

    2

    Click the cell where you want to insert your drop-down. This will select the cell. You can insert a drop-down list in any empty cell on your spreadsheet.

    • Drop-downs are helpful for information you want to enter consistently and repeatedly. For example, if you’re making a bill tracker, you could have a drop-down with bill types.

    Advertisement

  3. Image titled Create a Drop Down List in Excel Step 3

    3

    Click the Data tab. You can find this at the top of your spreadsheet. It will open your data tools.

  4. Image titled Create a Drop Down List in Excel Step 4

    4

    Click the Data Validation. It’s the button on the «Data» toolbar that looks like two separate cells with a green checkmark and a red stop sign.

  5. Image titled Create a Drop Down List in Excel Step 5

    5

    Click the Allow: drop-down. This is in the Settings tab of the Data Validation window.

  6. Image titled Create a Drop Down List in Excel Step 6

    6

    Select List. This option will allow you to create a list in the selected cell.

  7. Image titled Create a Drop Down List in Excel Step 7

    7

    Check the

    Windows Unchecked

    In-cell dropdown option. When this option is checked, you will create a drop-down list in the selected cell on your spreadsheet.

  8. Image titled Create a Drop Down List in Excel Step 8

    8

    Check the

    Windows Unchecked

    Ignore blank option (optional). When this option is checked, users will be able to leave the drop-down empty without an error message.

    • If the drop-down you’re creating is a mandatory field, make sure not to check this box.
  9. Image titled Create a Drop Down List in Excel Step 9

    9

    Click the text box under «Source» in the pop-up. You can select the list of values you want in your drop-down.

    • Click the upward arrow button to minimize the Data Validation window, showing only the cell range text box.
  10. Image titled Create a Drop Down List in Excel Step 10

    10

    Select your drop-down’s list values on the spreadsheet. Click and drag the cursor to select the list of values you want in the drop-down.

    • For example, if you have «New York,» «Boston,» and «Los Angeles» in cells A1, A2, and A3, make sure to select the cell range from A1 to A3.
    • Alternatively, you can manually type your drop-down list values into the «Source» box here. In this case, make sure to separate each entry with a comma.
  11. Advertisement

  1. Image titled Create a Drop Down List in Excel Step 11

    1

    Click Input Message. It’s the second tab at the top of the Data Validation window. This tab will allow you to create a pop-up message to display next to your drop-down list.

  2. Image titled Create a Drop Down List in Excel Step 12

    2

    Check

    Windows Unchecked

    Show input message when cell is selected. This displays a pop-up message when the drop-down cell is selected.

    • If you don’t want to show a pop-up message, just leave the box unchecked.
  3. Image titled Create a Drop Down List in Excel Step 13

    3

    Enter a Title and Input Message. You can use this area to explain, describe or provide more information about the drop-down list.

    • The title and input message you enter here will show up on a small, yellow pop-up sticky note next to the drop-down when the cell is selected.
  4. Image titled Create a Drop Down List in Excel Step 14

    4

    Click Error Alert. This tab will let you display a pop-up error message whenever invalid data is entered into your drop-down cell.

  5. Image titled Create a Drop Down List in Excel Step 15

    5

    Check

    Windows Unchecked

    Show error alert after invalid data is entered. When this option is checked, an error message will pop up when a user types invalid data into the drop-down cell.

    • If you don’t want an error message to pop-up, leave the box unchecked.
  6. Image titled Create a Drop Down List in Excel Step 16

    6

    Select an error icon in the Style drop-down. You can select Stop, Warning, or Information.

    • The Stop option will show a pop-up error window with your error message, and stop users from entering data that isn’t in the drop-down list.
    • The Warning and Information options will not stop users from entering invalid data, but show an error message with the yellow «!» or blue «i» icon.
  7. Image titled Create a Drop Down List in Excel Step 17

    7

    Enter a custom Title and Error message (optional). Your custom error title and message will pop up when invalid data is entered into the drop-down cell.

    • You can leave these fields empty. In this case, the error title and message will default to Microsoft Excel’s generic error template.
    • The default error template is titled «Microsoft Excel,» and the message reads «The value you entered is not valid. A user has restricted values that can be entered into this cell.»[1]
  8. Image titled Create a Drop Down List in Excel Step 18

    8

    Click OK. This will create and insert your drop-down list into the selected cell.

    • Now users can click the drop-down button (downward triangle) next to the cell to select an item.
    • Make changes to the data validation drop-down list by selecting the cell with the drop-down and clicking the data validation button. The data validation window will reopen and you can edit any of the options.
    • You can copy (ctrl/cmd + c) the cell with the drop-down and paste (ctrl/cmd + v) in other cells to duplicate the drop-down.
  9. Advertisement

Add New Question

  • Question

    How can I add a drop down list, but not show all of the items in each row?

    Community Answer

    Separate the items in a more organized manner. Break down the items and add multiple entries.

  • Question

    How can I add a dropdown box to multiple cells at the same time?

    Community Answer

    Copy the cell with the drop down list, highlight all the cells you wish to paste this to, select the paste special option and select «Validation» and then «OK.»

  • Question

    I added a new field, but it is not appearing on the drop-down menu. How do I fix this?

    Community Answer

    Click on cell A1. Select the DATA MENU. Select DATA VALIDATION. In the VALUE field, select LIST, and in the SOURCE field, enter A,B,C.

See more answers

Ask a Question

200 characters left

Include your email address to get a message when this question is answered.

Submit

Advertisement

Video

  • After you finish creating your drop-down menu, open the drop-down list to make sure all the items you entered display properly. In some cases, you may need to widen the cell in order to display all your items fully.

  • When typing the list of items for your drop-down list, type them in the order in which you want them to appear in the drop-down menu. For example, you can type your entries in alphabetical order to make it easier for users to find certain items or values.

Show More Tips

Thanks for submitting a tip for review!

Advertisement

  • You will not be able to access the «Data Validation» menu if your worksheet is protected or shared. In this case, make sure to remove the protection or unshare the document, and then try to access the Data Validation menu again.[2]

Advertisement

About This Article

Article SummaryX

1. Open an Excel spreadsheet.
2. Click the Data tab.
3. Click the Data Validation tool.
4. Select List under «Allow.»
5. Check the In-cell dropdown option.
6. Enter your drop-down values into the «Source» box.
7. Click OK.

Did this summary help you?

Thanks to all authors for creating a page that has been read 1,109,471 times.

Is this article up to date?

Понравилась статья? Поделить с друзьями:
  • Как включить вывод сетки при печати excel
  • Как включить буфер обмена в excel
  • Как включить буквы в столбцах excel
  • Как включить буквенное обозначение столбцов в excel
  • Как включить боковую линейку word