Функция автозавершения Excel позволяет легко вводить один и тот же текст в несколько ячеек. Используя автозавершение, введите несколько первых букв вашей записи в ячейку, и Excel автоматически завершит ее на основе других записей, которые вы уже сделали в столбце. В дополнение к уменьшению количества текста, который необходимо набирать, эта функция гарантирует, что ваши записи будут внесены правильно и согласованно.
Рассмотрим, как это работает. Предположим, вы вводите информацию о продукте в столбец. Один продукт называется «сахар-песок». Первый раз, когда вы вводите Сахар-песок в ячейку, Excel запоминает эту запись. Позже, когда вы начнете набирать слово Сахар в этом столбце, Excel распознает слово по нескольким первым буквам и завершит его ввод за вас. Просто нажмите Enter, и все готово.
Автозавершение также изменяет регистр букв автоматически. Если начать ввод со слова сахар (со строчной буквой «с») во второй записи, Excel сделает букву «с» прописной в соответствии с предыдущей записью в столбце.
Если столбец содержит несколько записей, которые соответствуют первым нескольким символам, Excel не отобразит предложение по автоматическому завершению, пока новая запись не будет соответствовать одной из старых однозначным образом. Например, если столбец также содержит продукт под названием «сахар-рафинад», автозавершение не будет реализовано, пока вы не введете либо первую букву слова «песок», либо первую букву слова «рафинад».
Вы также можете получить доступ к ориентированной на использование мыши версии автозавершения, щелкнув правой кнопкой мыши на ячейке и выбрав в контекстном меню пункт Выбрать из раскрывающегося списка. Excel отобразит список, в котором содержатся все записи в текущем столбце. Остается просто выбрать ту, которую вы хотите (рис. 32.1).
Вы даже можете получить доступ к списку с клавиатуры: нажмите Shift+F10 для отображения контекстного меню, а затем нажмите клавишу К (горячую клавишу для команды Выбрать из раскрывающегося списка). Используйте кнопки со стрелками, чтобы сделать свой выбор, и нажмите Enter.
Имейте в виду, что функция автозавершения работает только в пределах смежных столбцов ячеек. Если у вас есть, например, пустая строка, автозавершение будет анализировать только содержимое ячеек под пустой строкой. Если функция автозавершения покажется вам отвлекающей, ее можно отключить в разделе Дополнительно диалогового окна Параметры Excel (выберите Файл ► Параметры). Флажок Автозавершение значений ячеек находится в области Параметры правки.
Автозаполнение ячеек в Microsoft Excel
Мало кому понравится долго и монотонно вводить одинаковые или однотипные данные в таблицу. Это довольно скучная работа, забирающая большое количество времени. В программе Excel имеется возможность автоматизировать ввод таких данных. Для этого предусмотрена функция автозаполнения ячеек. Посмотрим, как она работает.
Работа автозаполнения в Эксель
Автозаполнение в Microsoft Excel осуществляется с помощью специального маркера заполнения. Для того, чтобы вызвать этот инструмент нужно навести курсор на нижний правый край любой ячейки. Появится небольшой черный крестик. Это и есть маркер заполнения. Нужно просто зажать левую кнопку мыши и потянуть в ту сторону листа, где вы хотите заполнить ячейки.
То, как будут заполняться ячейки, уже зависит от того типа данных, который находится в исходной ячейке. Например, если там будет обычный текст в виде слов, то при перетягивании с помощью маркера заполнения производится его копирование в другие ячейки листа.
Автозаполнение ячеек числами
Чаще всего автозаполнение используется для ввода большого массива чисел, которые следуют по порядку. Например, в определенной ячейке стоит цифра 1, а нам нужно пронумеровать ячейки от 1 до 100.
- Активируем маркер заполнения и проводим им вниз на необходимое количество ячеек.
Как видим, после этого весь нужный диапазон заполнился числами по порядку.
Но можно сделать ещё проще. Вам не нужно будет вызывать параметры автозаполнения. Для этого, когда тянете маркер заполнения вниз, то кроме зажатой левой кнопки мыши, нужно зажать ещё кнопку Ctrl на клавиатуре. После этого, заполнение ячеек числами по порядку происходит сразу же.
Существует также способ сделать автозаполнения ряда прогрессии.
- Вносим в соседние ячейки два первых числа прогрессии.
Инструмент «Заполнить»
В программе Excel есть также отдельный инструмент, которые называется «Заполнить». Расположен он на ленте во вкладке «Главная» в блоке инструментов «Редактирование».
- Заносим данные в любую ячейку, а затем выделяем её и диапазон ячеек, который собираемся заполнить.
С помощью данного инструмента можно также заполнить ячейки прогрессией.
- Заносим число в ячейку и выделяем диапазон ячеек, который будет заполняться данными. Жмем на кнопку «Заполнить», а в появившемся списке выбираем пункт «Прогрессия».
- выбрать расположение прогрессии (по столбцам или по строкам);
- тип (геометрическая, арифметическая, даты, автозаполнение);
- установить шаг (по умолчанию он равен 1);
- установить предельное значение (необязательный параметр).
Кроме того, в отдельных случаях, устанавливаются единицы измерения.
Автозаполнение формулами
Одним из основных инструментов Excel являются формулы. При наличии в таблице большого числа одинаковых формул можно также воспользоваться функцией автозаполнения. Суть не меняется. Нужно тем же способом маркера заполнения скопировать формулу в другие ячейки. При этом, если в формуле содержатся ссылки на другие ячейки, то по умолчанию при копировании таким способом координаты их меняются по принципу относительности. Поэтому, такие ссылки называют относительными.
Если вы хотите, чтобы при автозаполнении адреса стали фиксированными, то нужно в исходной ячейке перед координатами строк и столбцов поставить знак доллара. Такие ссылки называются абсолютными. Затем, производится обычная процедура автозаполнения с помощью маркера заполнения. Во всех заполненных таким способом ячейках формула будет абсолютно неизменная.
Автозаполнение другими значениями
Кроме того, в программе Excel предусмотрено автозаполнение другими значениями по порядку. Например, если вы введете какую-нибудь дату, а затем, воспользовавшись маркером заполнения, выделите другие ячейки, то весь выбранный диапазон окажется заполненный датами в строгой последовательности.
Точно так же, можно произвести автозаполнение по дням недели (понедельник, вторник, среда…) или по месяцам (январь, февраль, март…).
Более того, если в тексте будет любая цифра, то Эксель распознает её. При использовании маркера заполнения произойдет копирование текста с изменением цифры по нарастающей. Например, если вы запишите в ячейку выражение «4 корпус», то в других ячейках, заполненных с помощью маркера заполнения, это название преобразится в «5 корпус», «6 корпус», «7 корпус» и т.д.
Добавление собственных списков
Возможности функции автозаполнения в Excel не ограничивается определенными алгоритмами или предустановленными списками, такими как, например, дни недели. При желании пользователь может в программу добавить свой личный список. Тогда, при записи в ячейку любого слова из элементов, которые находятся в перечне, после применения маркера заполнения, данным списком будет заполнен весь выделенный диапазон ячеек. Для того, чтобы добавить свой список, нужно выполнить такую последовательность действий.
- Делаем переход во вкладку «Файл».
Как видим, автозаполнение в Экселе является очень полезным и удобным инструментом, который позволяет значительно сэкономить время на добавлении одинаковых данных, повторяющихся списков, и т.д. Преимуществом этого инструмента является и то, что он настраиваемый. В него можно вносить новые списки или изменять старые. Кроме того, с помощью автозаполнения можно произвести быстрое заполнение ячеек различными видами математических прогрессий.
Мы рады, что смогли помочь Вам в решении проблемы.
Опишите, что у вас не получилось. Наши специалисты постараются ответить максимально быстро.
При вводе первых букв подбирается слово в excel как сделать
Во многих случаях требуется, чтобы первая буква в ячейке таблицы была заглавной (прописной). Если пользователь изначально ошибочно везде вписал строчные буквы или скопировал в Excel данные из другого источника, в котором все слова начинались с маленькой буквы, то можно потратить очень большое количество сил и времени, чтобы привести внешний вид таблицы в желаемое состояние. Но, возможно у Эксель имеются специальные инструменты, с помощью которых можно эту процедуру автоматизировать? Действительно, у программы есть функция для изменения строчных букв на прописные. Давайте рассмотрим, как она работает.
Процедура трансформации первой буквы в заглавную
Не стоит ожидать, что в Excel имеется отдельная кнопка, нажав на которую, можно автоматически превратить строчную букву в заглавную. Для этого придется использовать функции, причем сразу несколько. Впрочем, в любом случае, этот путь с лихвой окупит временные затраты, которые потребовались бы на ручное изменение данных.
Способ 1: замена первой буквы в ячейке на заглавную
Для решения поставленной задачи используется основная функция ЗАМЕНИТЬ, а также вложенные функции первого и второго порядка ПРОПИСН и ЛЕВСИМВ.
- Функция ЗАМЕНИТЬ осуществляет замену одного символа или части строки на другие, согласно указанным аргументам;
- ПРОПИСН – делает буквы прописными, то есть, заглавными, что нам и требуется;
- ЛЕВСИМВ – возвращает указанное количество знаков конкретного текста в ячейке.
То есть, исходя из этого набора функций, с помощью ЛЕВСИМВ мы вернем в указанную ячейку первую букву, с помощью оператора ПРОПИСН сделаем её заглавной, а затем функцией ЗАМЕНИТЬ заменим строчную букву на прописную.
Общий шаблон данной операции будет выглядеть следующим образом:
Но лучше все это рассмотреть на конкретном примере. Итак, мы имеем заполненную таблицу, в которой все слова пишутся с маленькой буквы. Нам предстоит первый символ в каждой ячейке с фамилиями сделать заглавным. Первая ячейка с фамилией имеет координаты B4.
- В любом свободном месте данного листа или на другом листе записываем следующую формулу:
После этого, лишние данные будут очищены, и мы получим тот результат, который добивались: в каждой ячейке таблицы первое слово начинается с большой буквы.
Способ 2: каждое слово с большой буквы
Но бывают случаи, когда нужно сделать не только первое слово в ячейке, начинающимся с заглавной буквы, а вообще, каждое слово. Для этого тоже существует отдельная функция, причем, она намного проще предыдущей. Эта функция называется ПРОПНАЧ. Её синтаксис очень простой:
На нашем примере её применение будет выглядеть следующим образом.
- Выделяем свободную область листа. Кликаем по значку «Вставить функцию».
- В открывшемся Мастере функций ищем «ПРОПНАЧ». Найдя это наименование, выделяем его и жмем на кнопку «OK».
- Открывается окно аргументов. Ставим курсор в поле «Текст». Выделяем первую ячейку с фамилией в исходной таблице. После того, как её адрес попал в поле окна аргументов, жмем на кнопку «OK».
Существует и другой вариант действий без запуска Мастера функций. Для этого мы должны, как и при предыдущем способе, ввести в ячейку функцию вручную с записью координат исходных данных. В данном случае эта запись будет иметь следующий вид:
Потом нужно будет нажать кнопку Enter.
Выбор конкретного варианта полностью зависит от пользователя. Для тех юзеров, которые не привыкли держать в голове множество разных формул, естественно, легче действовать при помощи Мастера функций. В то же время, другие считают, что намного быстрее ручной ввод оператора.
После этого мы получим практически неизменную исходную таблицу, но только все слова в обработанных ячейках теперь будут прописаны с большой буквы.
Как видим, несмотря на то, что массовую смену строчных букв на прописные в Excel через специальную формулу нельзя назвать элементарной процедурой, тем не менее, это намного проще и удобнее, чем менять символы вручную, особенно, когда их очень много. Указанные выше алгоритмы берегут не только силы юзера, но и самое ценное – время. Поэтому желательно, чтобы постоянный пользователь Эксель мог использовать данные инструменты в своей работе.
Мы рады, что смогли помочь Вам в решении проблемы.
Задайте свой вопрос в комментариях, подробно расписав суть проблемы. Наши специалисты постараются ответить максимально быстро.
Помогла ли вам эта статья?
Итак, полистал форум, особенно тему «Списки в Эксель»
Так и не нашлось в теме ни одного решения…..
В общем есть список, допустим имена. список постоянно пополняется новыми именами (вплоть до 65536 строк)
И есть ячейка в таблице, в которую периодически заносятся данные имена
как сделать так, чтобы при наборе первых букв, появлялись все позиции с набранной последовательностью букв(например вводим Лю, и сразу появляется список с Любовь и Люся). И нам остается курсором выбрать из списка например Люся и оно появляется в ячейке. Если вдруг данного имени не окажется в списке то после нажатия кнопки «Ввод» это имя добавляется в конец списка.
Программы для работы с электронными таблицами, такими как Excel, являются отличным инструментом для организации, хранения и оперирования данными. Вот некоторые приемы и парочка хитростей, которые сделают ваш ввод данных в электронную таблицу более удобным и быстрым.
1. Переход указателя к нужной ячейке во время ввода данных.
Excel автоматически перемещает указатель в следующую ячейку вниз, когда вы нажимаете Enter после ввода данных в ячейку. Это отвлекает, особенно, если вы хотите добавить данные в следующий столбец в строке, а не ниже. Чтобы изменить это поведение, используйте окно настроек Excel.
Выберите: Файл -> Параметры -> Дополнительно -> Параметры правки. Поставьте флажок «Переход к другой ячейке после нажатия клавиши ВВОД» и в соответствующем раскрывающемся списке выберите то направление, которое вам больше подходит в данный момент.
Совет: При отключении флажка, клавиши со стрелками можно использовать для управления перемещением указателя. Например, если вы вводите данные в строке, нажмите клавишу со стрелкой вправо, а не Enter, чтобы перейти к следующей ячейке в той же строке.
2. Храните данные в таблицах данных:
Таблица Excel является сеткой из строк и столбцов. При добавлении данных в Excel, он интуитивно не использует таблицы данных. Однако таблицы данных Excel являются простым и мощным инструментом. Они помогают легко добавлять больше строк и столбцов, не беспокоясь об обновлении ссылок формул, опций, настроек фильтров и т.д. Таблицы данных сами позаботятся о форматировании.
Для добавления таблицы данных Excel, выберите диапазон ячеек, содержащих данные, и нажмите на кнопку Таблица, находящуюся во вкладке «Вставка» на ленте или нажмите сочетание клавиш «CTRL + T».
Несколько хитростей таблиц данных:
- Таблицы данных вставляются со своим собственным набором фильтров данных и параметром сортировки по умолчанию. Без таблиц данных Excel допускает только один набор фильтров на листе. Однако если рабочий лист имеет более одной таблицы, то каждая таблица может иметь свои собственные фильтры и параметры сортировки.
- Формулы внутри таблицы данных могут использовать осмысленные имена заголовков вместо использования ссылок на ячейки. Кроме того, при добавлении или удалении строк не нужно беспокоиться об обновлении ссылок.
- С помощью структурированных ссылок, вычисления внутри столбцов становятся очень простыми. Кроме того, Excel автоматически заполняет формулу внутри остальной части ячеек в столбце.
- Таблицы данных могут быть отформатированы одним кликом мыши по пункту «Стили» во вкладке «Конструктор».
- Повторяющиеся данные могут быть удалены из таблиц данных одним кликом мыши по пункту «Удалить дубликаты» во вкладке «Конструктор» на ленте.
- Таблицы данных могут быть преобразованы обратно в диапазон одним кликом мыши по кнопке «Преобразовать в диапазон» во вкладке «Конструктор».
- Таблицы данных могут быть экспортированы в список SharePoint так же одним кликом мыши по кнопке «Экспорт» во вкладке «Конструктор».
- Таблицы данных можно суммировать, добавив итоговую строку, поставив флажок в чек-боксе «Строка итогов» во вкладке «Конструктор».
Ввод данных с помощью форм
После того, как Таблицы данных созданы на рабочем листе, формы обеспечивают возможность ввода данных в этих таблицах, используя специальное диалоговое окно. Для добавления кнопки формы на панели быстрого доступа, выполните следующие действия:
Нажмите на кнопку Настройка панели быстрого доступа
Выберите из списка пункт Другие команды. Выберите Все команды из выпадающего списка. Чуть ниже найдите Форма в большом списке и выделите его
Нажмите кнопку Добавить, и этот пункт должен добавиться в панель быстрого доступа после нажатия на кнопку ОК
Для того, чтобы получить доступ к диалоговому окну форм, просто выберите таблицу данных на рабочем листе и нажмите на добавленную кнопку из панели быстрого доступа.
В этом диалоговом окне есть следующие кнопки:
- Добавить: Добавляет новую запись в таблицу данных
- Удалить: Удаляет отображаемую запись из таблицы данных
- Вернуть: Восстановление изменений, внесенных в таблицу данных
- Назад / Далее: Находит записи, указанные в поле Критерии
- Критерии: Получение данных, которые удовлетворяют критериям набора
- Закрыть: Закрывает диалоговое окно
4. Проверка данных с помощью раскрывающегося списка:
Создание раскрывающегося списка и обеспечение ввода данных с его использованием гарантирует, что целостность данных всегда будет в порядке. Для создания раскрывающегося списка:
- Введите список элементов в диапазоне.
- Выделите ячейку, которая будет содержать выпадающий список
- Выберите вкладку Данные на ленте -> Работа с данными -> Проверка данных.
- В диалоговом окне Проверка вводимых значений, перейдите на вкладку Настройки.
- В раскрывающемся списке Тип данных, выберите Список.
- В поле Источник укажите диапазон, содержащий нужные вам элементы.
Совет: Если в раскрывающемся списке мало данных, то вы можете ввести значения непосредственно в поле Источник, разделенные запятыми.
5. Автозамены для ввода данных:
Автозамена по умолчанию подразумевает такие полезные вещи, как написание предложений с заглавной буквы, или исправление случайного нажатия Caps Lock. Кроме того, можно настроить Автозамену создавая сокращения для часто используемых слов или фраз. Например, ниже я использую аббревиатуру: «гос» для «государство».
Для того чтобы добраться до Параметров автозамены, нажмите на Файл -> Параметры -> Правописание -> Параметры автозамены. В качестве альтернативы можно воспользоваться сочетанием клавиш: ALT + T + Т.
Автозамена несколько хитростей:
- Чтобы добавить новую автозамену, введите заменяемый текст в поле Заменять и введите замещающий текст, который будет в поле На, а затем нажмите кнопку Добавить.
- Чтобы удалить автозамену найдите ее в списке автозамен и нажмите кнопку Удалить.
- Чтобы отменить сработавшую автозамену, нажмите CTRL + Z при вводе информации в ячейку.
- Для совместного использования автозамен с вашими друзьями или коллегами, просто найдите файл *.acl на своем компьютере и скопируйте его на компьютер друга или коллеги.
- Excel преобразует адрес электронной почты или записи веб URL в гиперссылки с использованием автозамены. Чтобы изменить автоматическое преобразование текста в гиперссылку, просто нажмите кнопку Отменить (или нажмите Ctrl + Z) после того, как вы вводите текст. Гиперссылка исчезнет, но текст, который вы ввели останется неизменным. Чтобы полностью отключить эту функцию, снова перейдите в раздел Параметры автозамены -> Нажмите на вкладку: Автоформат при вводе -> уберите флажок: «адреса Интернета и сетевые пути гиперссылками».
6. Автозаполнения для автоматизации ввода данных:
Функция автозаполнения в Excel позволяет легко вводить один и тот же текст в несколько ячеек. Просто введите первые несколько букв текста в ячейку и Excel автоматически завершит запись, основываясь на других записях, которые вы уже сделали в этом же столбце. Это помогает не только уменьшить процесс набора текста, но и согласует введение данных.
Автозаполнение несколько хитростей:
- Автозаполнение работает только на смежной ячейке, поэтому не оставляйте пустых строк, чтобы в полной мере использовать автозаполнение
- Автозаполнение изменяет регистр букв автоматически
- Если столбец содержит несколько вхождений записи, которые соответствуют первым нескольким вводимых вами символам, то автозаполнение не сработает пока ваша запись не станет соответствовать хотя бы одному из них полностью.
- Вы можете получить доступ к автозаполнению, кликнув правой кнопкой мыши по ячейке и выбрав пункт «Выбрать из раскрывающегося списка». Также вы можете получить доступ к этому же раскрывающемуся списку с помощью горячей клавиши: Shift + F10.
7. Аудиокоррекция (работает, к сожалению, только с английским текстом и числами)
Excel имеет удобный инструмент для преобразования текста в речь, который способен считывать содержимое ячейки по мере их ввода. Кроме того, он также может считывать определенный диапазон ячеек.
Чтобы добавить эту функцию на панель инструментов быстрого доступа, нажмите на кнопку Настройка панели быстрого доступа, выберите пункт Другие команды из списка, выберите Все команды из выпадающего списка. Добавьте все команды, начинающиеся с «Проговаривать», нажав на Добавить.
Чтобы прочесть диапазон ячеек, выберите нужный диапазон ячеек и нажмите на кнопку Проговорить ячейки. Вы можете изменить порядок чтения, нажав на «Проговаривать ячейки по строкам» или «Проговаривать ячейки по столбцам». Если вы хотите чтобы текст проговаривался по мере ввода, нажмите на кнопку «Проговаривать ячейки после ввода».
Microsoft Excel предлагает несколько функций для работы с регистром текста, находящегося в ячейках листа. Но ни одна из данных функций самостоятельно не способна решить задачу, когда требуется сделать первую букву текста заглавной, а все остальные перевести в нижний регистр.
Функция LOW переводит весь текст в нижний регистр, функция UPPER переводит весь текст в верхний регистр, функция PROPER переводит в верхний регистр первую букву каждого слова в тексте.
Поэтому для решения задачи будем использовать сочетание нескольких функций в изящной формуле, которая работает и с первой буквой, делая ее заглавной, и с остатком текста, переводя его в нижний регистр:
=UPPER(LEFT(A1))&RIGHT(LOWER(A1);LEN(A1)-1)
То же на русском языке:
=ПРОПИСН(ЛЕВСИМВ(А1))&ПРАВСИМВ(СТРОЧН(А1);ДЛСТР(А1)-1)
За варианты, помощь и идеи спасибо форуму сайта www.planetaexcel.ru и отдельно господину Казанскому.
В категории Правописание представлены только две группы элементов управления: Параметры автозамены и При исправлении орфографии в программах Microsoft Office.
Автоматизация многих действий может быть как благом, так и истинным проклятием, если вы в ней своевременно не разобрались. Именно механизм автозамены зачастую нервирует начинающих пользователей Excel тем, что без спросу заменяет и подставляет вместо введенных вами символов нечто другое, чего вы вводить не собирались. При этом особую циничность приобретают действия Excel, когда вы упорствуете в своем желании видеть на экране именно то, что набираете на клавиатуре. Вы вводите, а Excel заменяет, вы исправляете, а программа заменяет снова.
Между тем все дело в том, как настроены в Excel параметры автозамены. Стоит изменить параметры — и программа начинает вести себя вполне благопристойно. В разделе Параметры автозамены рядом с надписью Настройка исправления и форматирования текста при вводе располагается единственная кнопка, которая выводит на экран окно настройки параметров автозамены и автоформата при вводе.
- Показать кнопки возможностей автозамены — в этом режиме после выполнения автозамены появляется кнопка, позволяющая отменить выполненное действие или подобрать другое слово для замены из
списка. - Исправлять две прописные буквы в начале слова — этот режим позволяет исправлять достаточно часто встречающуюся ошибку набора, когда вы вовремя не успеваете отпустить клавишу Shift, и в результате у вас в имени или названии появляются две прописные буквы вместо одной, первой. В этом режиме такая ошибка будет исправляться автоматически прямо во время ввода. Как только в конце слова, в котором появилась подобная ошибка, вы нажмете клавишу пробела, ошибка будет исправлена.
- Делать первые буквы предложений прописными — этот режим очень полезен для тех, кто печатает быстро и вслепую. Он позволяет в начале каждого предложения не нажимать клавишу Shift. Обнаружив в тексте точку, Excel автоматически сделает следующую букву прописной. Если же вы используете в тексте много сокращений, то вам нужно либо добавить все сокращения в список исключений (см. далее), либо сбросить данный флажок, поскольку после каждого сокращения, оканчивающегося точкой, у вас будет появляться прописная буква в середине предложения.
- Названия дней с прописной буквы — этот режим тоже может сильно раздражать… Вы пишете «окружающая среда», а вам услужливо переделывают предложение в «окружающая Среда».
- Устранять последствия случайного нажатия CapsLock — этот режим призван учитывать то, что люди часто, пытаясь нажать клавишу Shift, промахиваются и нажимают соседнюю клавишу CapsLock. В результате первая буква слова становится строчной, а остальные — прописными. Для автоматического исправления подобных ошибок установите этот флажок.
- Заменять при вводе — вы можете сформировать свой список автозамены, а также отредактировать существующий. Это очень удобно, если вам приходится часто вводить неудобопечатаемые длинные словосочетания. Вы можете, например, вместо слов «коллоидный слабощелочной раствор» задать последовательность автозамены «кср» и в дальнейшем вводить эту последовательность, которая автоматически будет заменяться нужным вам словосочетанием.
Многочисленные флажки, расположенные в разделе При исправлении орфографии в программах Microsoft Office, предназначены для настройки системы проверки правописания.
Функция автозавершения Excel позволяет легко вводить один и тот же текст в несколько ячеек. Используя автозавершение, введите несколько первых букв вашей записи в ячейку, и Excel автоматически завершит ее на основе других записей, которые вы уже сделали в столбце.
В дополнение к уменьшению количества текста, который необходимо набирать, эта функция гарантирует, что ваши записи будут внесены правильно и согласованно.
Рассмотрим, как это работает. Предположим, вы вводите информацию о продукте в столбец. Один продукт называется «сахар-песок». Первый раз, когда вы вводите Сахар-песок в ячейку, Excel запоминает эту запись. Позже, когда вы начнете набирать слово Сахар в этом столбце, Excel распознает слово по нескольким первым буквам и завершит его ввод за вас. Просто нажмите Enter, и все готово.
Автозавершение также изменяет регистр букв автоматически. Если начать ввод со слова сахар (со строчной буквой «с») во второй записи, Excel сделает букву «с» прописной в соответствии с предыдущей записью в столбце.
Если столбец содержит несколько записей, которые соответствуют первым нескольким символам, Excel не отобразит предложение по автоматическому завершению, пока новая запись не будет соответствовать одной из старых однозначным образом. Например, если столбец также содержит продукт под названием «сахар-рафинад», автозавершение не будет реализовано, пока вы не введете либо первую букву слова «песок», либо первую букву слова «рафинад».
Вы также можете получить доступ к ориентированной на использование мыши версии автозавершения, щелкнув правой кнопкой мыши на ячейке и выбрав в контекстном меню пункт Выбрать из раскрывающегося списка. Excel отобразит список, в котором содержатся все записи в текущем столбце. Остается просто выбрать ту, которую вы хотите (рис. 32.1).
Рис. 32.1. Выбор пункта контекстного меню Выбрать из раскрывающегося списка позволяет отображать список записей в столбце
Вы даже можете получить доступ к списку с клавиатуры: нажмите Shift+F10 для отображения контекстного меню, а затем нажмите клавишу К (горячую клавишу для команды Выбрать из раскрывающегося списка). Используйте кнопки со стрелками, чтобы сделать свой выбор, и нажмите Enter.
Имейте в виду, что функция автозавершения работает только в пределах смежных столбцов ячеек. Если у вас есть, например, пустая строка, автозавершение будет анализировать только содержимое ячеек под пустой строкой. Если функция автозавершения покажется вам отвлекающей, ее можно отключить в разделе Дополнительно диалогового окна Параметры Excel (выберите Файл ► Параметры). Флажок Автозавершение значений ячеек находится в области Параметры правки.
Excel для Microsoft 365 Excel для Интернета Excel 2021 Excel 2019 Excel 2016 Excel 2013 Excel 2010 Excel 2007 Еще…Меньше
Чтобы упростить создание и редактирование формул и свести к минимуму количество опечаток и синтаксических ошибок, пользуйтесь автозавершением формул. После того как вы введите знак «=» (знак равно) и начало буквы или триггер отображения, Microsoft Excel под ячейкой отобразится динамический список действительных функций, имен и текстовых строк, которые соответствуют буквам или триггеру. После этого вы можете вставить элемент из списка в формулу с помощью триггера вставки.
1. Введите знак «=» (знак равенства) и первые буквы или триггер отображения для запуска автозавершения формул.
2. По мере ввода прокручиваемый список допустимых элементов отображает наиболее близкие значения.
3. Значки представляют тип записи, например функцию или ссылку на таблицу.
4. Подробные всплывающие подсказки помогают сделать оптимальный выбор.
В таблице ниже показано, как динамически управлять отображением элементов в раскрывающемся списке автозавершения формул.
Элементы, которые нужно отобразить |
Вводимые символы |
Имена функций Excel и функций, определенных пользователем |
Одна или несколько начальных букв в месте ввода какой-либо функции. Например: СУ |
Аргументы функции |
(Триггер отображения не отображается). Введите аргумент, например число или ссылку на ячейку, или используйте триггер отображения, например начало букв или [ (открываемая скобка). Например: СУММ(5;A2;[ Для каждого последующего аргумента введите сначала точку с запятой, а затем сам аргумент или другой триггер отображения. Примечание: У следующих функций есть аргументы с перечисляемой константой, которые автоматически отображаются в списке: ЯЧЕЙКА, ОКП, ГВ, ПОИСКПОЗ, PMT, ПС, РАНГ, SUBTOTAL и ВLOOKUP. |
Определенные имена и имена таблиц |
Одна или несколько начальных букв в месте ввода имени. Пример: Анна |
Определители столбцов таблицы и определители специальных элементов ([#Все], [#Данные], [#Заголовки], [#Итого], [#ЭтаСтрока]) |
Один или несколько перечисленных ниже элементов.
Примечание: Если известно имя ячейки из таблицы, то название таблицы является необязательным параметром. Например, следующие формулы будут иметь один и тот же смысл: =[Продажи]/[Затраты] =ГодовойОтчет[Продажи]/ГодовойОтчет[Затраты] |
Имена подключений в функциях куба |
«»» (открывающие кавычки) сразу после открывающей круглой скобки в имени функции куба. Например: КУБЭЛЕМЕНТ(« Примечание: Отобразятся только подключения OLAP, сохраненные в текущей книге. |
Текстовые строки с многомерными выражениями (MDX) в функциях куба |
Один или несколько перечисленных ниже элементов.
|
Примечания:
-
В любой момент при использовании автозавершения формулы можно ввести необходимые символы или значения для окончания формулы.
-
Автозавершения формул можно использовать в середине имеющейся вложенной функции или формулы. Текст непосредственно перед курсором используется для отображения значений раскрывающегося списка, а весь остальной текст после курсора остается неизменным.
-
Определенные имена, созданные для перечисляемых констант, например, используемых в функции ПРОМЕЖУТОЧНЫЕ.ИТОГИ, и соединения функций куба не отображаются в раскрывающемся списке автозавершения, но их можно ввести вручную.
В таблице ниже указаны клавиши, с помощью которых можно перемещаться по раскрывающемуся списку автозавершения формул.
Действие |
Клавиши |
Перемещение позиции курсора на один знак влево |
СТРЕЛКА ВЛЕВО |
Перемещение позиции курсора на один знак вправо |
СТРЕЛКА ВПРАВО |
Перемещение выделения на один элемент вверх |
СТРЕЛКА ВВЕРХ |
Перемещение выделения на один элемент вниз |
СТРЕЛКА ВНИЗ |
Выбор последнего элемента |
END |
Выбор первого элемента |
HOME |
Перемещение на следующую страницу и выбор нового элемента |
PAGE DOWN |
Перемещение на предыдущую страницу и выбор нового элемента |
PAGE UP |
Закрытие раскрывающегося списка |
ESCAPE (или щелкните другую ячейку) |
Включение и выключение функции автозавершения |
ALT+DOWN ARROW |
Важно: При вводе формулы даже после использования триггера вставки не забывайте вводить круглую закрывающую скобку для функции, прямоугольную закрывающую скобку для ссылки на таблицу или закрывающие кавычки для текстовой строки с многомерными выражениями.
-
Чтобы вставить выбранный элемент в формулу и установить курсор сразу после него, нажмите клавишу TAB или дважды щелкните данный элемент.
Примечание: Этот раздел не относится к Excel в Интернете.
-
Щелкните Файл > Параметры > Формулы.
В Excel 2007: нажмите кнопку Microsoft Office нажмите кнопку Параметры Excel ивыберите категорию Формулы.
-
В группе Работа с формулами установите или снимите флажок Автозавершение формул.
Совет: Вы также можете нажать клавиши ALT+СТРЕЛКА ВНИЗ.
Дополнительные сведения
Вы всегда можете задать вопрос специалисту Excel Tech Community или попросить помощи в сообществе Answers community.
Нужна дополнительная помощь?
Мгновенное заполнение в Microsoft Excel – одна из функций, появившихся в последних версиях программы. Ее основное предназначение заключается в анализе сокращений, которые применяет пользователь при дублировании значения одной ячейки в другую. Один из примеров – сокращение полных имен в списке до необходимого формата, что я и рассмотрю в следующей инструкции.
Как мгновенно заполнить ячейки в Microsoft Excel
Начну с того, что Экселю необходимо обязательно знать закономерность, на основе которой он и будет осуществлять мгновенное заполнение ячеек. Например, у вас есть список месяцев с полными названиями, но вы хотите сократить их до трех букв. Значит, в ячейке напротив стоит написать «Янв» и активировать мгновенное заполнение для всей таблицы. Программа сразу поймет, как именно вы хотите сократить написание, поэтому оставит для всех остальных строк тоже только первые три буквы.
Более сложный вариант состоит как раз в использовании сокращений имени фамилии и отчества, о чем уже было сказано во вступительном абзаце. Давайте я рассмотрю его более детально, чтобы вы понимали принцип работы инструмента.
-
Откройте таблицу и начните с первой строки, введя такое сокращение, которое вы хотите видеть во всем остальном списке. Обратите внимание на следующий скриншот, чтобы понять, какой именно путь выбрал я в своем примере.
-
Перейдите к следующей строке и введите первую букву. Автозаполнение, включенное в Excel по умолчанию, должно предложить варианты сразу для всех ячеек таблицы. Если этого не произошло, останьтесь на первой строке с сокращением и нажмите сочетание клавиш Ctrl + E для применения опции мгновенного заполнения.
-
Посмотрите на результат и убедитесь в том, что у вас получилось справиться с поставленной задачей. Можете поэкспериментировать с разными сокращениями, чтобы протестировать инструмент более детально.
-
В блоке с мгновенным заполнением появится кнопка, отвечающая за открытие панели с дополнительными действиями. Так вы сможете отменить заполнение, принять предложения для ввода данных или выделить все измененные ячейки.
Если предложенный вариант вам не подходит, например, не работает сочетание клавиш или не появляются варианты для заполнения, можно пойти немного другим путем. Для данной опции на панели с инструментами есть своя кнопка, которая и активирует действие мгновенного заполнения.
-
Создайте первую строку с сокращенным вариантом и перейдите на вкладку «Данные».
-
Нажмите кнопку с названием «Мгновенное заполнение».
-
Обратите внимание на то, что инструмент вступил в силу, таблица заполнена, а вы сэкономили значительное количество времени.
Комьюнити теперь в Телеграм
Подпишитесь и будьте в курсе последних IT-новостей
Подписаться
Решение некоторых проблем
В завершение быстро расскажу о том, что делать, если при редактировании ячеек не появляются варианты для мгновенного заполнения или по каким-то причинам данный инструмент не работает даже путем нажатия по соответствующей кнопке. Самая распространенная причина – отключенная функция в настройках. Ее проверка выполняется следующим образом:
-
Перейдите на вкладку «Файл».
-
Откройте список параметров программы, щелкнув по строке с соответствующим названием.
-
Выберите раздел «Дополнительно» и убедитесь в том, что в категории «Параметры правки» установлены галочки напротив пунктов «Автозавершение значений ячеек» и «Автоматически выполнять мгновенное заполнение».
Если пункта с мгновенным заполнением вы не нашли, значит, используете старую версию Microsoft Excel и данный инструмент попросту недоступен. Установите обновление, если есть такая возможность.
Еще одна проблема – программа не может понять, как именно вы хотите использовать мгновенное заполнение. Если это так, на экране появится ошибка с соответствующим содержанием. Не закрывайте ее сразу, а прочитайте описание и сделайте все так, как пишут разработчики.
Используйте мгновенное заполнение в Microsoft Excel в своих целях, оптимизируя и значительно ускоряя рабочий процесс. Если исходные данные после сокращения вам не нужны, просто удалите их, чтобы сэкономить место в электронной таблице.
rainbow78 Пользователь Сообщений: 9 |
Добрый день Планетяне! |
nerv Пользователь Сообщений: 3071 |
думаю, это можно осуществить через пользовательскую форму. еще вариант Alt+Вниз |
rainbow78 Пользователь Сообщений: 9 |
{quote}{login=nerv}{date=09.07.2011 06:24}{thema=}{post}думаю, это можно осуществить через пользовательскую форму.{/post}{/quote} |
Igor67 Пользователь Сообщений: 3729 |
Посмотрите по ссылке http://www.planetaexcel.ru/forum.php?thread_id=11478 Там, кажется, есть несколько вариантов подобного решения. Возможно что то Вам и подойдет. |
К сожалению ничего из предложенного Вами не подходит мне ((( |
|
sva Пользователь Сообщений: 1027 |
Посмотрите вариант. |
rainbow78 Пользователь Сообщений: 9 |
Спасибо, но Ваш вариант ещё более усложняет работу над этим документом. |
по моему, предложенный вариант вполне нормальный. |
|
Serge Пользователь Сообщений: 11308 |
Попробуйте поиском. |
sva Пользователь Сообщений: 1027 |
Попробуйте такой вариант. |
rainbow78 Пользователь Сообщений: 9 |
Именно это мне и нужно! |
sva Пользователь Сообщений: 1027 |
Чуть исправил код. В предыдущем ошибся. |
sva Пользователь Сообщений: 1027 |
|
rainbow78 Пользователь Сообщений: 9 |
Доброе утро Рома. Теперь если можно расскажи, как пользоваться этим док-том? |
ariadna Пользователь Сообщений: 4 |
Роман, большое спасибо за ваш файл. у меня похожая проблема из выпадающего списка в 57 тыс позиций надо выбрать материал, и ваш файлик очень помог. можете подсказать: есть возможность организовать выбор по части слов, например: *анкер*канат* или «анкер*1270* чтобы сузить список |
ariadna Пользователь Сообщений: 4 |
Роман, подскажите почему не работает поиск. слишком большой список номенклатуры матриалов? |
Юрий М Модератор Сообщений: 60581 Контакты см. в профиле |
Света, Вам бы с Правилами ознакомиться… |
sva Пользователь Сообщений: 1027 |
А попробывать? |
слэн Пользователь Сообщений: 5192 |
вот.. делал одному человеку.. для желтых полей дает выпадающие списки(содержание — на листе справочники), при вводе буквов автоматически фильтрует списки. можно вводить фразы — настроено чтобы содержало все слова фразы..(можно и по-другому) |
nerv Пользователь Сообщений: 3071 |
слэн, добрый день. Случайно обнаружил следующее: в столбце напротив ячеек помеченных желтым (т.е. там где появляется комбо) если активировать появление комбо и выбрать любую позицию (впрочем, можно и не выбирать), при нажатии Escape и переходе на другую ячейку, комбо остается видимым. =55122= |
nerv Пользователь Сообщений: 3071 |
|
слэн Пользователь Сообщений: 5192 |
да, это так.. писалось для 2007го икселя |
nerv Пользователь Сообщений: 3071 |
Да все равно круто : ) =79997= |
ariadna Пользователь Сообщений: 4 |
Юрий М Роман |
ariadna Пользователь Сообщений: 4 |
Если кому интересно: обнаружила следующую деталь: при автопоиске из списка, если количество значений удовлетворяющих заданному слову больше 100 возможность выбора из выпадающего окна отсортированных значений не происходит, надо указывать еще один параметр(или слово). |
Hugo Пользователь Сообщений: 23252 |
Думаю, для Светы лучше бы подошло это решение (нужно эти темы перевязать ): http://www.planetaexcel.ru/forum.php?thread_id=35087 *анкер*канат* тоже вполне работает |
nerv Пользователь Сообщений: 3071 |
|
добрый день, планетяне столкнулся с этой же проблемой — необходимостью создания автопоиска для финансовых форм. почитал формум, решения для продвинутого пользователя (непрограммиста) не нашел… заранее благодарен. |
|
zygel Пользователь Сообщений: 4 |
#29 03.04.2012 21:14:16 Спасибо) Не осилил бы сам не никогда! |