Как включить автофильтр в excel включает

Автофильтр – функция в Эксель, способная значительно упростить жизнь при работе с большими таблицами. С помощью этого инструмента можно убрать лишнюю информацию, оставив только нужные в данные. Давайте посмотрим, как пользоваться фильтром в Excel.

Включаем фильтр

Чтобы начать работать с автофильтром, нужно его включить. Данное действие можно выполнить по-разному:

1. Щелкаем по любой ячейке таблицы, для которой хотим задать фильтр. После этого жмем кнопку “Сортировка и фильтр” (раздел “Редактирование”, вкладка “Главная”). В появившемся списке кликаем по пункту “Фильтр”.
2. Кликаем по любой ячейке таблицы, после этого переключаемся во вкладку “Данные”, где нажимаем кнопку “Фильтр” (группа инструментов “Сортировка и фильтр”). 

Независимо от того, какой вариант был выбран, будет активирована функция “фильтр”. Наглядно в этом можно убедиться, взглянув на ячейки шапки таблицы. В них с правой стороны должен появится небольшой значок в виде квадрата со стрелкой вниз внутри.

Настраиваем фильтр

Теперь, когда фильтр включен, давайте научимся им пользоваться.

1. Для того, чтобы отфильтровать значения в определенном столбце, просто щелкаем по значку в виде квадрата, о котором шла речь выше. В результате появится меню, в котором мы можем выбрать, какие значения хотим отображать (должна стоять галочка) или спрятать (нужно убрать галочку).
2. По готовности жмем кнопку OK.
3. Благодаря выполненным действиям мы смогли спрятать все лишние данные. Столбец, к которому применен фильтр достаточно легко определить визуально, так как внутри характерного квадрата появится изображение воронки рядом со стрелкой вниз.

Также, у нас есть возможность отфильтровать данные столбца по следующим условиям (на примере ячеек с текстовым форматом):

• равно
• не равно
• начинается с
• заканчивается на
• содержит
• не содержит

Чтобы воспользоваться ими, в меню фильтра щелкаем по пункту “Текстовые фильтры” (или “Числовые фильтры”/“Фильтры по дате” – в зависимости от формата ячеек). В результате откроется вспомогательный список с данными условиями.

Настраиваем пользовательский фильтр

Теперь давайте займемся настройкой пользовательского автофильтра.

1. Во вспомогательном меню фильтра кликаем по пункту “Настраиваемый фильтр”.
2. Появится окно для настройки пользовательского автофильтра. Преимуществом этого инструмента является то, что в отличие от простого фильтра, с помощью которого можно просто убрать ненужные данные лишь по одному условию, здесь у нас есть возможность отфильтровать значения в выбранном столбце одновременно по 2-ум параметрам, отвечающим условиям:
   • равно
   • не равно
   • больше
   • больше или равно
   • меньше
   • меньше или равно
   • начинается с
   • не начинается с
   • заканчивается на
   • не заканчивается на
   • содержит
   • не содержит
3. Помимо этого у нас есть возможность выбрать, хотим ли мы, чтобы одновременно выполнялись два заданных условия, или достаточно выполнения хотя бы одного из них. В зависимости от этого нужно установить отметку напротив соответствующего пункта.
4. Допустим, нам нужно оставить таблице только данные по видам спорта “баскетбол” и “теннис”. В этом случае мы устанавливаем в качестве условий параметр “содержит”, выбираем нужные значения (для того нужно нажать на стрелку вниз в конце поля для ввода информации) и устанавливаем переключатель в положение “ИЛИ”. По готовности жмем кнопку OK.
5. В итоге в нашей таблице будут отображаться только данные по выбранным видам спорта.

Выключаем фильтр

Чтобы выключить фильтр, выполняем те же самые действия, которые требовались для включения функции.

1. Во вкладке “Данные” нажимаем на кнопку “Фильтр” (группа “Сортировка и фильтр”).
2. Во вкладке “Главная” нажимаем на значок “Сортировка и фильтр”, в открывшемся списке кликаем по пункту “Фильтр”.
3. После этого таблица вернется к первоначальному виду, а спрятанные данные вновь появятся на экране.

Заключение

Таким образом, благодаря применению функции “автофильтр” можно сэкономить немало времени на обработку больших объемов данных в таблице Эксель, что позволит оптимизировать трудовые и временные затраты на выполнение поставленной задачи.

Автофильтр в Excel – встроенный режим фильтрации числовых и текстовых значений по определенным критериям в одном или сразу в нескольких столбцах. Он позволяет быстро организовать данные и скрыть лишние значения по условиям пользователя.

Автофильтром пользователь контролирует как отображаемые, так и скрытые данные таблиц. Так же в программе Excel можно создавать свои специальные пользовательские фильтры, которые могут быть хорошо приспособлены к нестандартным задачам. Процесс фильтрации данных выполняется не только по числовым или текстовым значениям, а так же и по цветам фона ячеек или шрифта. Данная возможность существенно расширяет возможности фильтра в определенных условиях.

Как сделать автофильтр в Excel

Для включения необходимо щелкнуть в любом месте таблицы с данными, перейти на вкладку «Данные» — «Сортировка и фильтр». Нажать кнопку «Фильтр». Или нажмите комбинацию горячих клавиш CTRL+SHIFT+L.

Рядом с заголовками появятся стрелочки. При нажатии открывается выпадающий список с условиями для фильтрации.

Если данные отформатированы как таблица, то автофильтр включается автоматически (стрелочки видны сразу).

Чтобы кнопки фильтрации в шапке таблицы стали доступны, нужно включить строку заголовков. Корректная работа автофильтра возможна только в том случае, если все значения в определенном диапазоне имеют одинаковый формат (числа, дата, текст и т.д.).

Сделаем фильтрацию числовых значений:

1. Нажимаем кнопку автофильтра у заголовка столбца с числовыми значениями. Выбираем «Числовые фильтры» — раскрывается список условий.



2. Выберем, например, «больше или равно». Откроется пользовательский автофильтр в Excel.



3. Зададим в качестве критерия для фильтрации значение «3000». Введем эти цифры в поле напротив условия.



4. На листе останутся только те данные, которые соответствуют заданному критерию.

Чтобы снять фильтр, нажимаем на значок в заголовке столбца и выбираем «Снять фильтр…».

Предположим, пользователю необходимо отобразить определенное количество наибольших или наименьших значений цены.

1. Нажимаем кнопку автофильтра у заголовка «Цена». В списке «Числовых фильтров» выбираем оператор «Первые 10».



2. Открывается меню «Наложение условия по списку». Определяемся, какие значения хотим видеть: наибольшие или наименьшие. С помощью счетчика задаем, сколько таких значений должно отобразиться в таблице.



3. Если отбор будет производиться по числам, то назначаем условие «Элементов списка». Если необходимо отфильтровать значения в процентах, то выбираем «% от количества элементов».



4. Чтобы закрыть окно и выполнить условие поиска, жмем ОК.

Наибольшие и наименьшие значения выбираются из исходного диапазона данных, а не по отфильтрованному списку.

В качестве критерия можно задать несколько условий поиска.

Назначим фильтр для столбца «Дата»:

1. Нажимаем кнопку автофильтра. Открываем выпадающий список «Фильтры по дате».



2. Чтобы отобразить данные за второе полугодие 2014 г., назначим критерий «После». В открывшемся окне «Пользовательского автофильтра» для критерия «После» напишем условие «01.06.2014». Выберем функцию «И». Назначим второй критерий – «До». Условие – «31.12.2014». Дату можно вводить вручную, а можно выбрать в «Календаре».



3. После нажатия кнопки ОК пользователю становится доступна информация за второе полугодие 2014 года.

Отфильтруем текстовый диапазон ячеек:

1. Нажимаем кнопку у заголовка «Наименование». При наведении курсора на «Текстовые фильтры» откроется список доступных операторов сравнения, по которым можно сделать отбор.



2. Допустим, нам нужно отобразить информацию по товарам, в названии которых есть цифра «2». Выбираем критерий «Содержит». Вводим условие «2».



3. После нажатия ОК.

При назначении условий для пользовательского автофильтра можно пользоваться элементами подстановки:

• «?» — заменяет один любой знак. Условие для фильтрации данных в столбце «Наименование» — «Содержит «1?»:



• «*» — заменяет несколько знаков.

В конце любого списка фильтров (числовых, текстовых, по дате) есть «Настраиваемый фильтр». Эта кнопка тоже открывает окно пользовательского автофильтра в Excel.



Пустые ячейки и промежуточные итоги

Когда таблица состоит из нескольких тысяч строк, многие ячейки могут содержать пустые значения. Чистить вручную долго и непродуктивно.

Отберем в диапазоне с пустыми ячейками ячейки со значениями:

1. Выделяем диапазон с данными и щелкаем по кнопке «Фильтр» (чтобы у заголовков появились «стрелочки»).
2. Нажимаем кнопку у заголовка первого столбца. В меню фильтрации выбираем «Выделить все». Убираем выделение напротив значения «Пустые».



3. Чтобы выполнить команду, жмем ОК.

Все пустые строки будут удалены.

Если таблица имеет промежуточные итоги, то итоговая строка в Excel при применении автофильтра изменит свои значения.

Сменился диапазон – сумма стала иной.

Если после строки с промежуточными итогами таблица продолжается, то при фильтрации данных нужно выделять весь диапазон. Иначе программа может воспринять итоговую строку как окончание таблицы: все, что находится ниже, перестанет высвечиваться.

Среди многообразных функций программы Microsoft Excel особенно следует выделить функцию автофильтр. Она помогает отсеять ненужные данные, и оставить только те, в которых на данный момент нуждается пользователь. Давайте разберемся в особенностях работы и настройки автофильтра в программе Microsoft Excel.

Включение фильтра

Для работы с настройками автофильтра, прежде всего, нужно включить фильтр. Сделать это можно двумя способами. Кликните по любой ячейке таблицы, к которой вы хотите применить фильтр. Затем, находясь во вкладке «Главная», нажмите на кнопку «Сортировка и фильтр», которая размещена в блоке инструментов «Редактирование» на ленте. В открывшемся меню, выберите пункт «Фильтр».

Для включения фильтра вторым способом, перейдите во вкладку «Данные». Затем, как и в первом случае, нужно кликнуть по одной из ячеек таблицы. На завершающем этапе, нужно нажать на кнопку «Фильтр», размещенную в блоке инструментов «Сортировка и фильтр» на ленте.

При использовании любого из данных способов, функция фильтрации будет включена. Об этом будет свидетельствовать появление значков в каждой ячейке шапки таблицы, в виде квадратов с вписанными в них стрелками, направленными остриём вниз.

Использование фильтра

Для того, чтобы использовать фильтр, достаточно кликнуть по такому значку в столбце, значение которого нужно отфильтровать. После этого, открывается меню, где можно снять галочки с тех значений, которые нам нужно спрятать.

После того, как это сделано, жмем на кнопку «OK».

Как видим, в таблице исчезают все строки со значениями, с которых мы сняли галочки.

Настройка автофильтра

Для того, чтобы настроить автофильтр, находясь всё в том же меню, переходим по пункту «Текстовые фильтры» «Числовые фильтры», или «Фильтры по дате» (в зависимости от формата ячеек столбца), а дальше по надписи «Настраиваемый фильтр…».

После этого, открывается пользовательский автофильтр.

Как видим, в пользовательском автофильтре можно отфильтровать данные в столбце сразу по двум значениям. Но, если в обычном фильтре отбор значений в столбце можно производить только исключая ненужные значения, то тут можно воспользоваться целым арсеналом дополнительных параметров. С помощью пользовательского автофильтра, можно выбрать любые два значения в столбце в соответствующих полях, и к ним применить следующие параметры:

• Равно;
• Не равно;
• Больше;
• Меньше
• Больше или равно;
• Меньше или равно;
• Начинается с;
• Не начинается с;
• Заканчивается на;
• Не заканчивается на;
• Содержит;
• Не содержит.

При этом, мы можем на выбор обязательно применять сразу два значения данных в ячейках столбца одновременно, или только один из них. Выбор режима можно установить, воспользовавшись переключателем «и/или».

Например, в колонке о заработной плате зададим пользовательский автофильтр по первому значению «больше 10000», а по второму «больше или равно 12821», включив при этом режим «и».

После того, как нажмем на кнопку «OK», в таблице останутся только те строки, которые в ячейках в столбцах «Сумма заработной платы», имеют значение больше или равно 12821, так как нужно соблюдение обоих критериев.

Поставим переключатель в режим «или», и жмем на кнопку «OK».

Как видим, в этом случае, в видимые результаты попадают строки соответствующие даже одному из установленных критериев. В данную таблицу попадут все строки, значение суммы в которых больше 10000.

На примере мы выяснили, что автофильтр является удобным инструментом отбора данных от ненужной информации. С помощью настраиваемого пользовательского автофильтра, фильтрацию можно производить по гораздо большему количеству параметров, чем в стандартном режиме.

Когда необходимо найти одну или несколько строк в большой таблице, приходится тратить много времени, прокручивая лист и выискивая глазами нужные ячейки. Встроенный фильтр Microsoft Excel упрощает поиск данных среди множества ячеек. Выясним, как включить и выключить автоматический фильтр, и разберем возможности, которые он дает пользователям.

Как включить автофильтр в Excel

Существует несколько способов начать работу с использованием этой опции. Разберем каждый из них наглядно. Результатом включения фильтра будет появление квадратной кнопки со стрелкой рядом с каждой ячейкой в шапке таблицы.

1. На вкладке «Главная» находится несколько разделов. Среди них – «Редактирование», на него и нужно обратить внимание.
2. Выбираем ячейку, для которой будет задан фильтр, далее кликаем по кнопке «Сортировка и фильтр» в этом разделе.
3. Откроется небольшое меню, где нужно выбрать пункт «Фильтр».

1. Для второго способа нужна другая вкладка в меню Microsoft Excel – она называется «Данные». На ней отдельный раздел отведен под сортировку и фильтры.
2. Снова кликаем по нужной ячейке, открываем «Данные» и нажимаем на кнопку «Фильтр» с изображением воронки.

Важно! Использовать фильтр можно только в том случае, если у таблицы есть шапка. Установка фильтра на таблицу без заголовков приведет к потере данных в верхней строке – они скроются из виду.

Настройка фильтра по данным таблицы

Фильтр часто используют в больших таблицах. Он нужен для того, чтобы быстро просматривать строки одной категории, временно отделить их от другой информации.

1. Фильтровать данные можно только по данным из столбцов. Откроем меню нажатием на стрелку в шапке выбранного столбца. Появится список опций, с помощью которых сортируются данные.
2. Для начала попробуем самое простое – убрать несколько галочек, оставив только одну.
3. В результате таблица будет состоять только из строк, где содержится выбранное значение.
4. Рядом со стрелкой появится значок воронки, это значит, что фильтр включен.

Сортировка проводится также по текстовым или числовым фильтрам. Программа оставит на листе строки, соответствующие установленным требованиям. К примеру, текстовый фильтр «равно» отделяет строки таблицы с указанным словом, «не равно» действует наоборот – если указать в настройках слово, строк с ним не будет. Существуют текстовые фильтры по начальной или конечной букве.

Числа можно сортировать по фильтрам «больше или равно», «меньше или равно», «между». Программа способна выделить первые 10 чисел, отобрать данные выше или ниже среднего значения. Полный перечень фильтров для текстовой и числовой информации:

Если ячейки закрашены, и установлен цветовой код, открывается возможность сортировки по цвету. Ячейки выбранного цвета переходят наверх. Фильтр по цвету позволяет оставить на экране строки, ячейки которых окрашены в выбранный из списка оттенок.

Важно! Отдельно стоит отметить функцию «Дополнительно…» в разделе «Сортировка и фильтр». Она предназначена для расширения возможностей фильтрации. С помощью расширенного фильтра можно задать условия вручную в виде функции.

Действие фильтра сбрасывается двумя методами. Проще всего использовать функцию «Отменить» или нажать комбинацию клавиш «Ctrl+Z». Другой способ – открыть вкладку данные, найти раздел «Сортировка и фильтр» и нажать кнопку «Очистить».

Пользовательский фильтр: настройка по критериям

Фильтрацию данных в таблице можно настроить так, как удобно конкретному пользователю. Для этого в меню автофильтра включена опция «Настраиваемый фильтр». Разберемся, чем она полезна и чем отличается от заданных системой режимов фильтрации.

1. Откроем меню сортировки одного из столбцов и выберем в меню текстовых/числовых фильтров компонент «Настраиваемый фильтр…».
2. Откроется окно настройки. Слева находится поле выбора фильтра, справа размещаются данные, на основе которых будет работать сортировка. Фильтровать можно сразу по двум критериям – вот почему в окне находятся две пары полей.

1. К примеру, выберем фильтр «равно» в обеих строках и установим разные значения – например, 39 в одной строке и 79 в другой.
2. Список значений находится в списке, который открывается после нажатия на стрелку, и соответствует содержимому столбца, где было открыто меню фильтра. Нужно сменить выбор выполнения условий с «и» на «или», чтобы фильтр сработал, а не убрал все строки таблицы.
3. После нажатия кнопки «ОК» таблица примет новый вид. Остались только те строки, где установлена цена 39 или 79. Результат выглядит так:

Понаблюдаем за работой текстовых фильтров:

1. Для этого откроем меню фильтров в столбце с текстовыми данными и выберем любой тип фильтра – например, «начинается с…».
2. В примере использована одна строка автофильтра, но можно задействовать две.

Выбираем значение и кликаем по кнопке «ОК».

1. В результате на экране остаются две строки, начинающиеся с выбранной буквы.

Отключение автофильтра через меню Excel

Чтобы выключить фильтр на таблице, нужно снова обратиться к меню с инструментами. Для этого подходят два способа.

1. Откроем вкладку «Данные», в центре меню находится большая кнопка «Фильтр», входящая в раздел «Сортировка и фильтр».
2. Если нажать эту кнопку, значки со стрелками исчезнут из шапки, и рассортировать строки будет невозможно. При необходимости можно включить фильтры снова.

Другой способ не требует перемещения по вкладкам – нужный инструмент размещен на «Главной». Откроем раздел «Сортировка и фильтр» справа и снова нажмем на пункт «Фильтр».

Совет! Чтобы определить включена сортировка или выключена, можно взглянуть не только на шапку таблицы, но и на меню. Пункт «Фильтр» подсвечивается оранжевым, когда его включают.

Заключение

Если автофильтр настроен правильно, он поможет найти информацию в таблице с оформленной шапкой. Фильтры работают с числовыми и текстовыми данными, что помогает пользователю значительно упростить работу с табличным процессором Excel.

Эксель – один из лучших редакторов современности. Он ценится своим набором различных функций и возможностей. В данной статье мы расскажем, каким образом работает автофильтр в Excel. Его можно использовать несколькими методами – рассмотрим их более внимательно.

Как пользоваться автофильтром

В первую очередь на нашем листе необходимо ввести несколько значений. Они и будут служить испытательным полигоном.

Выбор уникальных значений

Для того чтобы воспользоваться автофильтром по умолчанию, необходимо выполнить несколько простых действий.

1. Выделите нужный диапазон клеток.
2. Кликните на кнопку «Сортировка».
3. Выберите инструмент «Фильтр».

1. После этого вы увидите, что около первой ячейки появится символ выпадающего списка.
2. Кликните на него.
3. Благодаря этому появится список уникальных значений. Вам нужно поставить галочки около тех данных, которые должны выводиться на экран.
4. Чтобы сохранить изменения, необходимо нажать на «OK».

В качестве примера оставим все значения, кроме цифры «4».

1. Результат будет следующим.

Как мы видим, все остальные значения остались. Кроме «4». То есть если вы убираете галочку около какого-нибудь пункта, то эта информация будет выпадать из списка видимых.

Числовые фильтры

Кроме этого есть и дополнительные методы выбора данных для отображения. Они позволяют вывести на экран не какие-то определенные значения, а всё, что угодно, лишь бы это соответствовало условию отбора.

Работает это очень просто.

1. Кликаем на иконку около первой клетки.
2. Выбираем пункт «Числовые фильтры».
3. Указываем нужный критерий отбора информации.

1. В качестве примера выберем «больше или равно».

1. Благодаря этому откроется окно, в котором можно будет указать необходимые условия. Обратите внимание на то, что этот критерий можно расширить. Вы можете использовать сразу две строки для составления логического выражения.
2. Для сохранения пользовательского автофильтра требуется нажать на кнопку «OK».

1. В качестве примера укажем цифру «3».

1. Сразу после этого вы увидите, что все числа, которые были меньше 3, исчезли из поля видимости.

Обратите внимание на то, что у нас осталась видимой только единица. Хотя мы явно указали, что нужно вывести только те данные, которые больше или равны 3.

Дело в том, что редактор всегда закрепляет первую ячейку в указанном диапазоне, поскольку там находится иконка для вызова меню. Если вы хотите, чтобы Эксель работал со всеми значениями, нужно выделять дополнительно пустую клетку сверху. То есть ввод данных должен начинаться с незаполненной клетки. Только в этом случае под условие отбора будут попадать абсолютно все данные.

Если вы хотите отменить действие автофильтра, нужно будет выполнить следующие указания.

1. Кликните на иконку в первой клетке.
2. Выберите пункт «Удалить фильтр из столбца 1». В вашем случае название будет отличаться.
3. Благодаря этому книга примет прежний вид.

Настраиваемый фильтр

Если указанного списка логических условий вам недостаточно, вы можете использовать дополнительные варианты.

1. Нажмите на инструмент автофильтра.
2. Выберите пункт «Числовые фильтры».
3. Кликните на указанный вариант.

1. После этого вас попросят указать детали сортировки.
2. Раскройте список и прокрутите вниз. Вы увидите, что там есть такие условия, которые в меню изначально отсутствуют.
3. Затем нужно будет указать сам критерий отбора и сохранить фильтр нажатием на кнопку «OK».

Упорядочивание элементов

Помимо скрытия и отображения некоторых элементов, можно использовать обычную сортировку.

1. Нажимаем на указанную иконку.
2. Выбираем нужный вам способ для упорядочивания данных.

1. В результате этого вы увидите, что все данные перемешались согласно нашим указаниям. Мы в качестве примера выбрали вариант «по возрастанию».

Упорядочивание по цвету

Для демонстрации этой возможности нужно будет некоторые клетки выделить каким-нибудь цветом.

Затем порядок действий будет таков:

1. Снова нажимаем на иконку автофильтра.
2. Выбираем пункт «Сортировка по цвету».
3. Затем указываем нужный вам вариант.

1. Для более детальной настройки нужно будет выбрать пункт «Пользовательская сортировка».

1. После этого появится окно, в котором вы сможете:
   • выбрать способ сортировки (по цвету ячейки или шрифта, значению или значку);
   • указать порядок (цвет и положение).

Фильтр по цвету

Вышеописанный способ позволяет выполнить только сортировку. Но иногда бывают случаи, когда нужно скрыть некоторые элементы, которые помечены определенным цветом. Это работает следующим образом.

1. Нажимаем на указанную иконку.
2. Выбираем «Фильтр по цвету».
3. Указываем какой-нибудь цвет.

1. В итоге вы увидите, что останутся только те ячейки, которые соответствуют выбранному цвету.

Работа с датами

Автофильтр может работать не только с числами. Этот инструмент отлично справляется и с временными данными. Для этого сначала добавим случайные даты.

Затем нужно будет выполнить несколько простых манипуляций.

1. Выделяем наш диапазон ячеек.
2. Нажимаем на инструмент «Сортировка».
3. Выбираем вариант «Фильтр». В дальнейшем можете использовать горячие клавиши [knopka]Ctrl[/knopka]+[knopka]Shift[/knopka]+[knopka]L[/knopka].

1. После этого снова кликаем на знакомый нам инструмент.
2. На этот раз вы увидите новый пункт «Фильтр по дате», поскольку наши значения соответствуют этому формату.
3. Кликнув по нему, вы увидите огромный список различных условий фильтрации. Выбирайте что хотите.

Как всё вернуть обратно

Для того чтобы показать, каким способом можно отменить фильтрацию, мы сначала скроем какую-нибудь дату. Например, все числа за 2017 год. Для этого:

1. Используем знакомую нам иконку.
2. Убираем галочку около нужной информации.
3. Сохраняем нажатием на «OK».

1. Сразу после этого мы увидим, что ячейки с соответствующей датой оказались скрытыми.

1. Теперь снова выделяем наш диапазон клеток.
2. Кликаем на указанную кнопку.
3. Нажимаем на пункт «Фильтр». Обратите внимание на то, что иконка у этого пункта будет активной (если в выделенной области данных используется фильтрация).
4. В итоге всё вернется на свои места, словно ничего и не было.

Описанные выше методы сортировки используются в современных версиях редактора Эксель. То есть если у вас программа 2007, 2010, 2013 или 2016 года, то данная инструкция подходит.

Но если же у вас старый «Офис» 2003 года, то принцип работы будет немного отличаться. Например, меню фильтрации выглядит совсем просто.

Также есть небольшое различие в пункте «Условие». Данное окно выглядит следующим образом. Как видите, здесь можно сделать практически те же самые действия.

Кроме этого, данный инструмент находится в другом меню. Для того чтобы использовать фильтрацию в Excel 2003, необходимо следовать дальнейшим указаниям.

1. Кликните на меню «Данные».
2. Выберите раздел «Фильтр».
3. Нажмите на пункт «Автофильтр».
4. Благодаря этому вы сможете включить или выключить эту функцию.

Заключение

В данной статье мы рассмотрели, каким образом можно работать с фильтрами в редакторе Excel. Обратите внимание на то, что некоторые пункты меню появляются только после того, как массив значений будет соответствовать определенным требованиям.

Например, для сортировки по цвету необходимо установить заливку каких-нибудь ячеек. Без этого данный инструмент будет неактивным.

Если у вас что-то не получается, возможно, вы используете не те форматы данных. Или же вы неправильно настроили критерии отбора.

Также стоит отметить, что для этой цели необязательно использовать различные макросы на VBA. Все необходимые для этого инструменты находятся на панели инструментов по умолчанию и установка дополнительных плагинов не требуется.

Видеоинструкция

Если по каким-нибудь причинам у вас ничего не получилось, рекомендуется посмотреть обучающий видеоролик с дополнительными комментариями к описанной выше инструкции.

Рассмотрим стандартный фильтр (

) – автофильтр. Это удобный инструмент для отбора в таблице строк, соответствующих условиям, задаваемым пользователем.

Для нормальной работы автофильтра требуется «правильно» спроектированная таблица. Правильная с точки зрения MS EXCEL — это таблица без пустых строк/ столбцов, с заголовком, с однотипными данными в столбце (т.е. не нужно смешивать в одном столбце данные разных форматов, например текст и числа или числа и даты). Подробнее см. статью

Советы по построению таблиц

. Будем использовать именно такую, правильную таблицу (см.

файл примера

).

Чтобы включить фильтр выделите любую ячейку таблицы, затем на вкладке

Данные

в группе

Сортировка и фильтр

выберите команду

Фильтр

(

)

или нажмите сочетание клавиш

CTRL+SHIFT+L

.

Команда

Фильтр

также доступна на вкладке Главная

(

)

В строке заголовка появятся стрелки раскрытия фильтра.

Ниже покажем как отфильтровать строки на основании текстовых, числовых значений и дат.

Отбор по столбцу с текстовыми значениями

Если столбец содержит текстовые значения, то меню фильтра будет иметь следующий вид.

Сначала отобразим только те строки, которые содержат в столбце

Товар

слово

Гвозди

(

Регистр букв

не имеет значения). Сделаем это 2-мя способами.

Способ 1.

Нажмем стрелку раскрытия фильтра. Затем нажмем на значение (Выделить все) — снимутся все галочки. Затем установите галочку напротив значения

гвозди

.

Нажмите ОК. В итоге отобразятся только те строки, которые содержат в столбце

Товар

значение

Гвозди

(т.е. строки со значениями

Лучшие Гвозди

или

Гвозди 10 мм

отобраны не будут). Понять, что применен фильтр очень просто: стрелка раскрытия фильтра изменит свой вид (на ней появится маленькая воронка), а номера отобранных строк станут синими. Если подвести курсор к стрелке раскрытия фильтра столбца, в котором используется фильтрация, отобразится всплывающая подсказка с фильтром, который используется в данном столбце, например,

Товар

: «Равно Гвозди». В строке состояния (внизу листа) отображается информация о примененном фильтре: «Найдено записей: 13 из 76».

Снять примененный фильтр можно несколькими способами:

• Нажмите стрелку раскрытия фильтра. Выберите пункт
  
  Снять фильтр с «Товар»
  
  или;
• Нажмите стрелку раскрытия фильтра, затем нажмите на значение (Выделить все) или;
• Выберите команду
  
  Очистить
  
  (

  )
  
  или;

• Выберите команду
  
  Очистить
  
  , но в другом меню
  
  (
  
  )
  
  или;
• Нажмите сочетание клавиш
  
  CTRL+SHIFT+L
  
  (должна быть выделена любая ячейка таблицы). При этом фильтр будет выключен.

Способ 2.

Нажмем стрелку раскрытия фильтра. Выберем Текстовый фильтр

Равно..

. Появится диалоговое окно, введем значение

гвозди

или выберем его из выпадающего списка.

В результате получим тот же результат.

Примечание:

Если в столбце содержится и текстовые значения и числа (пример «неправильной» таблицы), то MS EXCEL будет отображать меню

Числовые фильтры

только в том случае, если количество чисел в столбце больше чем текстовых значений. В противном случае будут отображено меню

Текстовые фильтры

.

Теперь используя Способ 2 рассмотрим настройку других текстовых фильтров. Например, установим фильтр для отбора строк, которые содержат в столбце

Товар

значения

начинающиеся со

слова

Гвозди

. В этом случае будут строки со значениями

Гвозди и

Гвозди 10 мм.

Для этого нажмем стрелку раскрытия фильтра. Выберем Текстовый фильтр

Начинается с..

.

Введем значение Гвозди, в результате получим:

Аналогично можно настроить фильтр для отображения строк, у которых в столбце

Товар

значения

заканчиваются на

;

содержат

или

не содержат

определенные значения.

Более того, в диалоговом окне

Настраиваемый фильтр

возможно использование

Подстановочных знаков

, которые могут сделать настройку фильтра очень гибкой. Но, как правило, сложные критерии фильтра не используются, т.к. их невозможно сохранить, в отличие от

Расширенного фильтра

. Единственное, что можно сделать — это использовать отмену последнего действия (

CTRL+Z

), который запоминает настройки фильтра. Например, применив последовательно 3 условия фильтрации можно используя комбинации

CTRL+Z

и

CTRL+Y

отменять и заново применять условия фильтрации (не выполняйте при этом никаких других действий кроме настройки фильтра!).

СОВЕТ

: Т.к. условия отбора записей (настройки автофильтра) невозможно сохранить, то чтобы сравнить условия фильтрации одной и той же таблицы в разных случаях, скопируйте лист с исходной таблицей, затем примените нужные фильтры для оригинала таблицы и ее копии. Для сравнения результатов фильтрации используйте 2 окна (для каждой из таблиц). Для этого создайте новое окно (

), перейдите в новый лист, затем выберите требуемый вид отображения окон (

).

Отбор по столбцу с числовыми значениями

Если столбец содержит числа, то меню фильтра будет иметь другой вид. Рассмотрим на примере столбца

Количество

.

Настройка фильтра в этом случае интуитивно понятна и аналогична рассмотренному выше примеру с текстом. Стоит отметить пункты меню

Выше среднего

и

Ниже среднего

: в этом случае будут отображены те строки, в которых значения в столбце

Количество

выше и соответственно ниже среднего (в нашем случае среднее значение в столбце

Количество

равно 59,5).

На картинке ниже показано, что отобраны только строки со значениями в столбце

Количество, которые

больше среднего (больше 59,5).

Числовой фильтр

Первые 10

отберет 10 наибольших значений. Настройка этого фильтра позволяет отобрать и нужное количество наименьших значений.

Настроим фильтр для отбора 9 наибольших значений в столбце

Количество

. Для наглядности отсортируем таблицу по столбцу

Количество

.

Что значит 9 наибольших значений? В человеческом понимании это: 450; 300; 200; 100; 90; 87; 50; 40; 30. В понимании MS EXCEL — это 450; 300; 300; 300; 300; 200; 200; 200; 100, т.е. повторы также учитываются. Но это еще не все. Применим фильтр для отбора 9 наибольших значений в столбце

Количество

.

Вопреки ожиданиям будет отобрано не 9 значений, а 11. Дело в том, что 9-м наибольшим является число 100, которое повторяется еще 2 раза, т.е. в таблице 3 строки со значением 100 в столбце

Количество

. MS EXCEL естественно не знает какой из трех строк отдать предпочтение, поэтому отбирает все три! В итоге к 9 наибольшим добавляется еще 2 повтора, т.е. всего отбирается 11 строк.

Отбор по столбцу с датами

Если столбец содержит даты, то меню фильтра будет иметь еще более развернутый вид, чем в случае числовых столбцов (см. столбец

Дата поставки

).

Как видим, что поле для творчества просто огромно. Настройка же самого фильтра достаточно проста и аналогична вышерассмотренным случаям.

Отбор по цвету

Если ячейки в таблице отличаются цветом шрифта или ячейки, то фильтр также можно настроить и по цвету.

Причем можно выбрать или фильтр по цвету шрифта или фильтр по цвету ячейки, но не одновременно. Чтобы сделать это одновременно, продублируйте нужный столбец в таблице (вместе с форматированием) и примените в одном столбце фильтр по цвету шрифта, а в его копии фильтр по цвету ячейки.

Сортировка

Через меню фильтра также доступна сортировка таблицы. Текстовые значения могут быть отсортированы по алфавиту (от A до Z или от А до Я) или в обратном порядке. Числовые значения — по убыванию или возрастанию.

Проясним несколько моментов важных для осуществления правильной сортировки.

1. Перед сортировкой убедитесь, что фильтр охватывает все столбцы — иначе таблица при сортировке будет разрушена! Приведем пример.

Выделим только 2 заголовка 5 столбцовой таблицы и применим автофильтр. Для наглядности строки таблицы выделим разными цветами.

После сортировки столбца

Товары

от Я до А таблица будет разрушена! Это видно на рисунке ниже.

2. При сортировке столбцов скрытые строки не перемещаются. Перед сортировкой данных отобразите скрытые строки. Строки могут быть скрыты как через меню

так и после применения

Автофильтра

— в любом случае они не примут участия в сортировке!

3. Отменить сортировку таблица нельзя! Для отмены результатов сортировки нужно сразу выполнить команду

Отмена последнего действия

(

CTRL+Z

). Можно еще закрыть файл без сохранения, но есть риск потери других изменений.

СОВЕТ

: Другой способ возвращения к первоначальной сортировке: заранее перед сортировкой создать дополнительный столбец с

порядковыми номерами

строк (вернуть прежнюю сортировку можно потом, заново отсортировав по нему).

4. Сортировку можно также можно осуществить с помощью меню

. После нажатия кнопки меню будет отображено диалоговое окно.

В принципе оно дублирует функционал сортировки в автофильтре, но с его помощью можно осуществить сортировку с

учетом регистра

.

1. Выделите ячейку таблицы.
2. На вкладке
   
   Данные
   
   в группе
   
   Сортировка и фильтр
   
   выберите команду
   
   Сортировка
   
   (та же команда доступна через меню
   
   (
   
   ).
3. В диалоговом окне
   
   Сортировка
   
   выберите столбец по которому нужно произвести сортировку и порядок сортировки от А до Я.
4. В диалоговом окне
   
   Сортировка
   
   нажмите кнопку
   
   Параметры
   
   .
5. В диалоговом окне
   
   Параметры сортировки
   
   установите флажок
   
   Учитывать регистр
   
   .
6. Дважды нажмите кнопку
   
   ОК
   
   .

Как видно из рисунка ниже значения

гвозди

(строчные буквы) располагаются выше, чем значения

Гвозди

(первая буква Прописная).

Если данные в таблице изменились

Если данные в таблице были добавлены, изменены или удалены; или изменились значения формул в ячейках таблицы, то имеется возможность повторного применения фильтра или сортировки. Для этого выберите пункт

Сортировка и фильтр

на вкладке

Главная

в группе

Редактирование

, а затем нажмите кнопку

Применить повторно

.

Фильтрация в неправильных таблицах

В заключение рассмотрим неправильные таблицы. Предположим, что в таблице имеется пустая строка. Выделим ячейки заголовков и применим автофильтр (нажмите сочетание клавиш

CTRL+SHIFT+L

).

Теперь попытаемся отфильтровать только те строки, которые содержат значения

Цемент

и

гвозди

в столбце

Товар

. Но у нас ничего не получится, т.к. в автофильтре нет значения

Цемент

!

Значения

Цемент

нет в меню автофильтра, т.к. в качестве таблицы MS EXCEL рассматривает только строки 6-9, а строки 11 и 12 — это уже другая таблица, т.к. под таблицей MS EXCEL понимает диапазон ячеек окруженный пустыми строками и столбцами (исключение составляют

таблицы в формате EXCEL 2007

).

Другой вид неправильной таблицы — таблица с названиями и пояснениями, расположенными непосредственно над заголовками. Выделим любую ячейку таблицы и применим автофильтр — вместо строки заголовков стрелки раскрытия фильтра будут применены к названию таблицы!

Как и раньше под таблицей MS EXCEL понимает диапазон ячеек окруженный пустыми строками и столбцами и пытается самостоятельно определить строку заголовков. В принципе ничего страшного не произошло, кроме того, что в перечень фильтруемых значений включены названия заголовков (см.

файл примера, лист Неправильные

).

Теперь для правильного установления фильтра необходимо сперва выделить ячейки заголовка, а только затем нажать сочетание клавиш

CTRL+SHIFT+L

). Это не всегда удобно, поэтому над строкой заголовков всегда располагайте пустую строку, которую можно скрыть.