Как в excel выделить строки с определенным цветом

Если значение в ячейке удовлетворяет определенному пользователем условию, то с помощью

Условного форматирования

можно выделить эту ячейку (например, изменить ее фон). В этой статье пойдем дальше — будем выделять всю строку таблицы, содержащую эту ячейку.

Пусть в диапазоне

А6:С16

имеется таблица с перечнем работ, сроками выполнения и статусом их завершения (см.

файл примера

).

Задача1 — текстовые значения

Необходимо выделить цветом строку, содержащую работу определенного статуса. Например, если работа не начата, то строку будем выделять красным, если работа еще не завершена, то серым, а если завершена, то зеленым. Выделять строки будем с помощью правил

Условного форматирования

.

Решение1

Создадим небольшую табличку со статусами работ в диапазоне

Е6:Е9

.

Выделим диапазон ячеек

А7:С17

, содержащий перечень работ, и установим через меню

фон заливки красный (предполагаем, что все работы изначально находятся в статусе

Не начата

).

Убедимся, что выделен диапазон ячеек

А7:С17

(

А7

должна быть

активной ячейкой

). Вызовем команду меню

.

• в поле «
  
  Форматировать значения, для которых следующая формула является истинной
  
  » нужно ввести
  
  =$C7=$E$8
  
  (в ячейке
  
  Е8
  
  находится значение
  
  В работе
  
  ). Обратите внимание на использоване

  смешанных ссылок

  ;

• нажать кнопку
  
  Формат
  
  ;
• выбрать вкладку
  
  Заливка
  
  ;
• выбрать серый цвет
  
  ;
  
• Нажать ОК.

ВНИМАНИЕ

: Еще раз обращаю внимание на формулу

=$C7=$E$8

. Обычно пользователи вводят

=$C$7=$E$8

, т.е. вводят лишний символ доллара.

Нужно проделать аналогичные действия для выделения работ в статусе

Завершена

. Формула в этом случае будет выглядеть как

=$C7=$E$9

, а цвет заливки установите зеленый.

В итоге наша таблица примет следующий вид.

Примечание

:

Условное форматирование

перекрывает обычный формат ячеек. Поэтому, если работа в статусе Завершена, то она будет выкрашена в зеленый цвет, не смотря на то, что ранее мы установили красный фон через меню

.

Как это работает?

В

файле примера

для пояснения работы механизма выделения строк, создана дополнительная таблица с формулой

=$C7=$E$9

из правила

Условного форматирования

для зеленого цвета. Формула введена в верхнюю левую ячейку и скопирована вниз и вправо.

Как видно из рисунка, в строках таблицы, которые выделены зеленым цветом, формула возвращает значение ИСТИНА.

В формуле использована

относительная ссылка

на строку ($C7, перед номером строки нет знака $). Отсутствие знака $ перед номером строки приводит к тому, что при копировании формулы вниз на 1 строку она изменяется на

=$C8=$E$9

, затем на

=$C9=$E$9

, потом на

=$C10=$E$9

и т.д. до конца таблицы (см. ячейки

G8

,

G9

,

G10

и т.д.). При копировании формулы вправо или влево по столбцам, изменения формулы не происходит, именно поэтому цветом выделяется вся строка.

В случае затруднений можно потренироваться на примерах, приведенных в статье

Условное форматирование в MS EXCEL

.

Прием с дополнительной таблицей можно применять для тестирования любых формул

Условного форматирования

.

Рекомендации

При вводе статуса работ важно не допустить опечатку. Если вместо слово

Завершен

а

, например, пользователь введет

Завершен

о

, то

Условное форматирование

не сработает.

Чтобы исключить некорректный ввод используйте идеи из статьи

Ввод данных из списка значений. Часть1. Выпадающий список

. В файле примера для ввода статусов работ использован аналогичный

Выпадающий список

.

Чтобы быстро расширить правила Условного форматирования на новую строку в таблице, выделите ячейки новой строки (

А17:С17

) и нажмите

сочетание клавиш

CTRL+D

. Правила

Условного форматирования

будут скопированы в строку

17

таблицы.

Задача2 — Даты

Предположим, что ведется журнал посещения сотрудниками научных конференций (см.

файл примера лист Даты

).

К сожалению, столбец Дата посещения не отсортирован и необходимо выделить дату первого и последнего посещения каждого сотрудника. Например, сотрудник Козлов первый раз поехал на конференцию 24.07.2009, а последний раз — 18.07.2015.

Сначала создадим формулу для условного форматирования в столбцах В и E. Если формула вернет значение ИСТИНА, то соответствующая строка будет выделена, если ЛОЖЬ, то нет.

В столбце D создана

формула массива

=

МАКС(($A7=$A$7:$A$16)*$B$7:$B$16)=$B7

, которая определяет максимальную дату для определенного сотрудника.

Примечание:

Если нужно определить максимальную дату вне зависимости от сотрудника, то формула значительно упростится =

$B7=МАКС($B$7:$B$16)

и формула массива не понадобится.

Теперь выделим все ячейки таблицы без заголовка и создадим правило

Условного форматирования

. Скопируем формулу в правило (ее не нужно вводить как формулу массива!).

Теперь предположим, что столбец с датами отсортировали и требуется выделить строки у которых даты посещения попадают в определенный диапазон.

Для этого используйте формулу

=И($B23>$E$22;$B23<$E$23)

Для ячеек

Е22

и

Е23

с граничными датами (выделены желтым) использована

абсолютная адресация

$E$22 и

$E$23. Т.к. ссылка на них не должна меняться в правилах УФ для всех ячеек таблицы.

Для ячейки

В22

использована смешанная адресация $B23, т.е. ссылка на столбец В не должна меняться (для этого стоит перед В знак $), а вот ссылка на строку должна меняться в зависимости от строки таблицы (иначе все значения дат будут сравниваться с датой из

В23

).

Таким образом, правило УФ например для ячейки

А27

будет выглядеть

=И($B27>$E$22;$B27<$E$23)

, т.е.

А27

будет выделена, т.к. в этой строке дата из

В27

попадает в указанный диапазон (для ячеек из столбца А выделение все равно будет производиться в зависимости от содержимого столбца В из той же строки — в этом и состоит «магия» смешанной адресации $B23).

А для ячейки

В31

правило УФ будет выглядеть

=И($B31>$E$22;$B31<$E$23)

, т.е. В31 не будет выделена, т.к. в этой строке дата из

В31

не попадает в указанный диапазон.

Применив цвет к чередующимся строкам или столбцам (это часто называют цветными полосами), можно облегчить восприятие данных на листе. Чтобы отформатировать чередующиеся строки или столбцы, можно быстро применить один из встроенных форматов таблицы. Если воспользоваться этим методом, то при добавлении новых строк или столбцов к ним автоматически будет применяться соответствующая заливка.

Вот как это сделать:

1. Выделите диапазон ячеек, которые нужно отформатировать.

2. На вкладке Главная выберите команду Форматировать как таблицу.

3. Выберите стиль таблицы, в котором применяется заливка с чередованием строк.

4. Чтобы вместо строк применить заливку к столбцам, выделите таблицу, откройте вкладку Конструктор, снимите флажок Чередующиеся строки и установите флажок Чередующиеся столбцы.

   

Совет: Если вы хотите сохранить стиль с чередованием, но убрать функциональность таблицы, выберите команду Преобразовать в диапазон. В этом случае при добавлении строк и столбцов к ним не будет автоматически применяться форматирование с цветными полосами, но его можно применять вручную с помощью команды Формат по образцу.

Применение полос к строкам или столбцам с помощью условного форматирования

Применить особый формат к определенным строкам или столбцам можно также с помощью правила условного форматирования.

Вот как это сделать:

1. На листе выполните одно из указанных ниже действий.

   • Чтобы применить затенение к определенному диапазону ячеек, выберите ячейки, которые необходимо отформатировать.

   • Чтобы применить затенение ко всему листу, нажмите кнопку Выделить все.

     

2. На вкладке Главная нажмите кнопку Условное форматирование и выберите команду Создать правило.

   

3. В списке Выберите тип правила выберите пункт Использовать формулу для определения форматируемых ячеек.

4. Чтобы применить цвет к чередующимся строкам, в поле Форматировать значения, для которых следующая формула является истинной введите формулу =ОСТАТ(СТРОКА();2)=0.

   Чтобы применить цвет к чередующимся столбцам, введите формулу =ОСТАТ(СТОЛБЕЦ();2)=0.

   Эти формулы определяют, является ли строка (или столбец) четной или нечетной, чтобы можно было применить соответствующий цвет.

5. Нажмите кнопку Формат.

6. В окне Формат ячеек откройте вкладку Заливка.

7. Выберите цвет и нажмите кнопку ОК.

8. Выбранный цвет показан в поле Образец. Нажмите кнопку ОК или выберите другой цвет.

   Советы: 

   • Вот как можно изменить правило условного форматирования: щелкните одну из ячеек, к которым оно применяется, на вкладке Главная последовательно выберите команды Условное форматирование > Управление правилами, нажмите кнопку Изменить правило и внесите необходимые изменения.

   • Чтобы удалить условное форматирование из ячеек, выделите их и на вкладке Главная последовательно выберите команды Очистить > Очистить форматы.

     

   • Чтобы скопировать условное форматирование в другие ячейки, щелкните одну из тех ячеек, к которым оно применено, на вкладке Главная нажмите кнопку Формат по образцу и щелкните ячейки, которые хотите отформатировать.

Не все фирмы покупают специальные программы для ведения дел. Многие пользуются MS Excel, ведь эта хорошо приспособлена для больших информационных баз. Практика показала, что дальше заполнения таблиц доходит редко. Таблица растет, информации становится больше и возникает необходимость быстро выбрать только нужную. В подобной ситуации встает вопрос как в Excel выделить ячейку цветом при определенном условии, применить к строкам цветовые градиенты в зависимости от типа или наименования поставщика, сделать работу с информацией быстрой и удобной? Подробнее читаем ниже.

Где находится условное форматирование

Как в экселе менять цвет ячейки в зависимости от значения – да очень просто и быстро. Для выделения ячеек цветом предусмотрена специальная функция «Условное форматирование», находящаяся на вкладке «Главная»:

Условное форматирование включает в себя стандартный набор предусмотренных правил и инструментов. Но главное, разработчик предоставил пользователю возможность самому придумать и настроить необходимый алгоритм. Давайте рассмотрим способы форматирования подробно.

Правила выделения ячеек

С помощью этого набора инструментов делают следующие выборки:

• находят в таблице числовые значения, которые больше установленного;
• находят значения, которые меньше установленного;
• находят числа, находящиеся в пределах заданного интервала;
• определяют значения равные условному числу;
• помечают в выбранных текстовых полях только те, которые необходимы;
• отмечают столбцы и числа за необходимую дату;
• находят повторяющиеся значения текста или числа;
• придумывают правила, необходимые пользователю.

Посмотрите, как ищется выбранный текст: в первом поле задается условие, а во втором указывают, каким образом выделить полученный результат. Обратите внимание, выбрать можно цвет фона и текста из предложенных в списке. Если хочется применить иные оттенки – сделать это можно перейдя в «Пользовательский формат». Аналогичным образом реализуются все «Правила выделения ячеек».

Очень творчески реализуются «Другие правила»: в шести вариантах сценария придумывайте те, которые наиболее удобны для работы, например, градиент:

Устанавливаете цветовые сочетания для минимальных, средних и максимальных величин – получаете на выходе градиентную окраску значений. Пользоваться градиентом во время анализа информации комфортно.

Правила отбора первых и последних значений.

Рассмотрим вторую группу функций «Правила отбора первых и последних значений». В ней вы сможете:

• выделить цветом первое или последнее N-ое количество ячеек;
• применить форматирование к заданному проценту ячеек;
• выделить ячейки, содержащие значение выше или ниже среднего в массиве;
• во вкладке «Другие правила» задать необходимый функционал.

Гистограммы

Если заливка ячейки цветом вас не устраивает – применяйте инструмент «Гистограмма». Предлагаемая окраска легче воспринимается на глаз в большом объеме информации, функциональные правила подстраиваются под требования пользователя.

Цветовые шкалы

Этот инструмент быстро формирует градиентную заливку показателей по выбору от большего к меньшему или наоборот. При работе с ним устанавливаются необходимые процентные отношения, либо текстовые значения. Предусмотрены готовые образцы градиента, но пользовательский подход опять же реализуется в «Других правилах».

Наборы значков

Если вы любитель смайликов и эмодзи, воспринимаете картинки лучше, чем цвета – разработчиками предусмотрены наборы значков в соответствующем инструменте. Картинок немного, но для полноценной работы хватает. Изображения стилизованы под светофор, знаки восклицания, галочки-крыжики, крестики для того, чтобы пометить удаление – несложный и интуитивный подход.

Создание, удаление и управление правилами

Функция «Создать правило» полностью дублирует «Другие правила» из перечисленных выше, создает выборку изначально по требованию пользователя.

С помощью вкладки «Удалить правило» созданные сценарии удаляются со всего листа, из выбранного диапазона значений, из таблицы.

Вызывает интерес инструмент «Управление правилами» – своеобразная история создания и изменения проведенных форматирований. Меняйте подборки, делайте правила неактивными, возвращайте обратно, чередуйте порядок применения. Для работы с большим объемом информации это очень удобно.

Отбор ячеек по датам

Чтобы разобраться, как в excel сделать цвет ячейки от значения установленной даты, рассмотрим пример с датами закупок у поставщиков в январе 2019 года. Для применения такого отбора нужны ячейки с установленным форматом «Дата». Для этого перед внесением информации выделите необходимый столбец, щелкните правой кнопкой мыши и в меню «Формат ячеек» найдите вкладку «Число». Установите числовой формат «Дата» и выберите его тип по своему усмотрению.

Для отбора нужных дат применяем такую последовательность действий:

• выделяем столбцы с датами (в нашем случае за январь);
• находим инструмент «Условное форматирование»;
• в «Правилах выделения ячеек» выбираем пункт «Дата»;
• в правой части форматирования открываем выпадающее окно с правилами;
• выбираем подходящее правило (на примере выбраны даты за предыдущий месяц);
• в левом поле устанавливаем готовый цветовой подбор «Желтая заливка и темно-желтый текст»
• выборка окрасилась, жмем «ОК».

С помощью форматирования ячеек, содержащих дату, можно выбрать значения по десяти вариантам: вчера/сегодня/завтра, на прошлой/текущей/следующей неделе, в прошлом/текущем/следующем месяце, за последние 7 дней.

Выделение цветом столбца по условию

Для анализа деятельности фирмы с помощью таблицы разберем на примере как поменять цвет ячейки в excel в зависимости от условия, заданного работником. В качестве примера возьмем таблицу заказов за январь 2019 года по десяти контрагентам.

Нам необходимо пометить синим цветом тех поставщиков, у которых мы купили товара на сумму большую, чем 100 000 рублей. Чтобы сделать такую выборку воспользуемся следующим алгоритмом действий:

• выделяем столбец с январскими закупками;
• кликаем инструмент «Условное форматирование»;
• переходим в «Правила выделения ячеек»;
• пункт «Больше…»;
• в правой части форматирования устанавливаем сумму 100 000 рублей;
• в левом поле переходим на вкладку «Пользовательский формат» и выбираем синий цвет;
• необходимая выборка окрасилась в синий цвет, жмем «ОК».

Инструмент «Условное форматирование» применяется для решения ежедневных задач бизнеса. С его помощью анализируют информацию, подбирают необходимые компоненты, проверяют сроки и условия взаимодействия поставщика и клиента. Пользователь сам придумывает нужные для него комбинации.

Немаловажную роль играет цветовое оформление, ведь в белой таблице с большим объемом данных сложно ориентироваться. Если придумать последовательность цветов и знаков, то информативность сведений будет восприниматься почти интуитивно. Скрины с таких таблиц будут наглядно смотреться в отчетах и презентациях.

Итак, бывают ситуации, когда вы хотите обратить внимание читателя (вашей таблички) на какие-то особо важные моменты. Например, на те строки, значения в которых кажутся вам неправильными.

Допустим, у нас есть такая табличка. Я подсветил те строки, в которых продавец — Боб.

Сейчас я продемонстрирую вам, как можно сделать также и не только.

Итак, давайте начнём!

Подсвечиваем строки с нужным нам текстом

Допустим, у нас есть такая табличка:

Нам нужно подсветить все строки, в которых продавцом является Боб.

Как это сделать?

Пошаговая инструкция:

• Выделите вашу табличку;

• Щелкните на «Главная»;

• Щелкните на «Условное форматирование»;

• Щелкните на «Создать правило…»;

• В открывшемся окне, выберите указанную на картинке опцию;

• В поле «Форматировать значения, для которых следующая формула является истинной» введите =$C2=»Bob»;

• А теперь настроим формат, щелкните на «Формат…»;

• И, в открывшемся окне, формат, которым нужно выделить ячейки;

• Подтвердите.

Итак, у нас получилось:

Как это работает?

Условное форматирование — функция, которая проверяет ячейки на наличие заданных нами параметров. В этом примере, мы задали следующее — выделять все строки, в ячейках которых содержится слово Боб. Этим и занимается функция.

Итак, строки выделены.

Подсвечиваем строки с нужным нам числами

Итак, как подсветить строку с определенным текстовым значением мы разобрались.

Теперь давайте разберемся с численным значением. В принципе, тут все почти тоже самое.

Допустим, у нас есть та же табличка. Только теперь нам нужно выделить те строки, в которых количество товара больше или равно 15-ти.

Как это сделать?

Пошаговая инструкция:

• Выделите вашу табличку;

• Щелкните на «Главная» -> «Условное форматирование» -> «Создать правило…»;

• В открывшемся окне, из списка выберите последнюю опцию;

• В поле для описания функции введите =$D2>=15;

• Щелкните на «Формат…» и укажите цвет подсветки;

• Подтвердите.

Взглянем на результат:

Как видно, все получилось.

Точно также, кстати, и с датами.

Например, вам нужно выделить строки где дата — позже первого января 2021 года. Формула будет такой:

=$A2>ДАТА(2021,01,01)

Подсвечиваем строки с одновременно несколькими нужными нам значениями

Те варианты которые мы рассмотрели ранее — лишь основы использования функции «Условное форматирование».

В реальности же, часто бывают ситуации когда нужно выделить те строки, которые обладают сразу несколькими нужными нам критериями.

Итак, давайте разбираться. Допустим, нам нужно выделить все строки в которых продавец Боб и количество товара больше 10-ти.

Как это сделать?

Пошаговая инструкция:

• Выделите вашу табличку;

• Щелкните на «Главная» -> «Условное форматирование» -> «Создать правило…»;

• В открывшемся окне, из списка выберите последнюю опцию;

• В поле для описания функции введите =И($C2=»Боб»;$D2>10)

• Укажите формат;

• Подтвердите.

В этом варианте выделяются те строки, которые обладают всеми указанными критериями.

Но если вам необходимо выделить те строки, которые обладают любым из указанных критериев(даже одним) используйте такую формулу:

=ИЛИ($C2="Bob";$D2>15)

Подсвечиваем строки разным форматом в зависимости от значения

Еще чаще, при составлении отчётов в Excel вам может понадобится выделять «хорошие» и «плохие» строки. Обычно для этого используют зеленый и оранжевый (красный) цвета.

Допустим, нам нужно выделить строки в которых кол-во более 20-ти — зелененьким, а если кол-во менее 20-ти, но более 15-ти — оранжевым.

Как это сделать?

Пошаговая инструкция:

• Выделите вашу табличку;

• Щелкните на «Главная» -> «Условное форматирование» -> «Создать правило…»;

• В открывшемся окне, из списка выберите последнюю опцию;

• В поле для описания функции введите =$D2>15

• Установите оранжевый цвет в опции «Формат»;

• Подтвердите.
• В опции «Управление правилами» функции «Условное форматирование» щелкните «Создать правило»;

• И делаем еще одну проверку, только уже с формулой =$D2>20;

• В опции формат укажите зеленый цвет;

• Подтвердите.

Итак, вот результат:

Понимание порядка правил:

Условное форматирование проверяет правила по порядку. Из-за этого очень важно, в каком порядке они проверяются. Вы можете узнать это в диспетчере правил (открывается в «Условное форматирование» -> «Управление правилами…»).

У нас все правильно, но если бы правила проверялись наоборот, возникли бы ошибки. Из-за чего?

Потому что сначала ячейки окрашивались бы в зеленый цвет, а потом, при проверке второго правила, перекрашивались бы обратно в оранжевый.

Порядок проверки можно менять с помощью стрелки, идущей вниз. Как на картинке:

Подсвечиваем строки с пустыми ячейками

Такие ситуации тоже часто имеют место быть. Как выделить строки с пустыми ячейками?

Пошаговая инструкция:

• Выделите вашу табличку;

• Щелкните на «Главная» -> «Условное форматирование» -> «Создать правило…»;

• В открывшемся окне, из списка выберите последнюю опцию;

• В поле для описания функции введите =СЧЁТЕСЛИ($A2:$F2;»»)>0

• Установите оранжевый цвет в опции «Формат»;

• Подтвердите.

Вот результат:

Подсвечивание разных строк в зависимости от вашего выбора в списке

В разделах статьи, рассмотренных ранее, мы указывали формулы и сразу после этого выделялись нужные строки. Но что если нужно чтобы при выборе, например, имени продавца из списка, автоматически подсвечивались все строки с его именем?

Вот пример такого подсвечивания:

Как это сделать?

Пошаговая инструкция:

• Для начала создайте этот список;

• Выделите вашу табличку;

• Щелкните на «Главная» -> «Условное форматирование» -> «Создать правило…»;

• В открывшемся окне, из списка выберите последнюю опцию;

• В поле для описания функции введите =$E2=$A$2

• Установите нужный формат;

• Подтвердите.

Готово! Когда вы будете выбирать имя из списка, функция «Условное форматирование» будет автоматически выделять все строки с этим именем.

Допустим, что одним из наших заданий является ввод информации о том, делал ли заказ клиент в текущем месяце. После чего на основе полученной информации необходимо выделить цветом ячейки по условию: какой из клиентов не совершил ни одного заказа на протяжении последних 3-х месяцев. Для таких клиентов нужно будет повторно выслать предложение.

Естественно это задание для Экселя. Программа должна автоматически найти таких контрагентов и соответственно выделить их цветом. Для этих условий будем использовать условное форматирование.

Автоматическое заполнение ячеек датами

Сначала подготовим структуру для заполнения регистра. В первую очередь условно рассмотрим готовый пример автоматизированного регистра, который изображен ниже на рисунке:

Пользователю только необходимо указать если клиент совершал заказ в текущем месяце, то в соответствующую ячейку следует вводить текстовое значение «заказ». Главное условие для выделения: если на протяжении 3-х месяцев контрагент не сделал ни одного заказа, его номер автоматически выделяется красным цветом.

Представленное данное решение должно автоматизировать некоторые рабочие процессы и упростить визуальный анализ данных.

Автоматическое заполнение ячеек актуальными датами

В первую очередь для регистра с номерами клиентов создадим заголовки столбцов с зеленым цветом и актуальными месяцами, которые будут автоматически отображать периоды времени. Для этого в ячейку B1 введите следующую формулу:

Как работает формула для автоматической генерации уходящих месяцев?

На рисунке формула возвращает период уходящего времени начиная даты написания статьи: 17.09.2017. В первом аргументе в функции DATA – вложена формула, которая всегда возвращает текущий год на сегодняшнюю дату благодаря функциям: ГОД и СЕГОНЯ. Во втором аргументе указан номер месяца (-1). Отрицательное число значит, что нас интересует какой был месяц в прошлом времени. Пример условий для второго аргумента со значением:

• 1 – значит первый месяц (январь) в году указанном в первом аргументе;
• 0 – это 1 месяца назад;
• -1 – это 2 мес. назад от начала текущего года (то есть: 01.10.2016).

Последний аргумент – это номер дня месяца указано во втором аргументе. В результате функция ДАТА собирает все параметры в одно значение и формула возвращает соответственную дату.

Далее перейдите в ячейку C1 и введите следующую формулу:

Как видно теперь функция ДАТА использует значение из ячейки B1 и увеличивает номер месяца на 1 по отношению к предыдущей ячейки. В результате получаем 1 – число следующего месяца.

Теперь скопируйте эту формулу из ячейки C1 в остальные заголовки столбцов диапазона D1:L1.

Выделите диапазон ячеек B1:L1 и выберите инструмент: «ГЛАВНАЯ»-«Ячейки»-«Формат ячеек» или просто нажмите комбинацию клавиш CTRL+1. В появившемся диалоговом окне, на вкладке «Число», в разделе «Числовые форматы:» выберите опцию «(все форматы)». В поле «Тип:» введите значение: МММ.ГГ (обязательно буквы в верхнем регистре). Благодаря этому мы получим укороченное отображение значения дат в заголовках регистра, что упростит визуальный анализ и сделает его более комфортным за счет лучшей читабельности.

Обратите внимание! При наступлении января месяца (D1), формула автоматически меняет в дате год на следующий.



Как выделить столбец цветом в Excel по условию

Теперь необходимо выделить ячейки цветом, касающиеся текущего месяца. Благодаря этому мы с легкостью найдем столбец, в который нужно вводить актуальные данные в этом месяце. Для этого:

1. Выделите диапазон ячеек B2:L15 и выберите инструмент: «ГЛАВНАЯ»-«Стили»-«Условное форматирование»-«Создать правило». А в появившемся окне «Создание правила форматирования» выберите опцию: «Использовать формулу для определения форматируемых ячеек»



2. В поле ввода введите формулу:



3. Щелкните на кнопку «Формат» и укажите на вкладке «Заливка» каким цветом будут выделены ячейки актуального месяца. Например – зеленый. После чего на всех окнах для подтверждения нажмите на кнопку «ОК».

Столбец под соответствующим заголовком регистра автоматически подсвечивается зеленым цветом соответственно с нашими условиями:

Как работает формула выделения столбца цветом по условию?

Благодаря тому, что перед созданием правила условного форматирования мы охватили всю табличную часть для введения данных регистра, форматирование будет активно для каждой ячейки в этом диапазоне B2:L15. Смешанная ссылка в формуле B$1 (абсолютный адрес только для строк, а для столбцов – относительный) обусловливает, что формула будет всегда относиться к первой строке каждого столбца.

Автоматическое выделение цветом столбца по условию текущего месяца

Главное условие для заполнения цветом ячеек: если в диапазоне B1:L1 находиться та же дата, что и первого дня текущего месяца, тут же ячейки в целом столбце изменяют свой цвет на указанный в условном форматировании.

Обратите внимание! В условиях этой формулы, для последнего аргумента функции ДАТА указано значение 1, так же, как и для формул в определении дат для заголовков столбцов регистра.

В нашем случаи — это зеленая заливка ячеек. Если мы откроем наш регистр в следующем месяце, то уже ему соответствующий столбец будет выделен зеленым цветом в независимости от текущего дня.

Табличная часть сформатирована, теперь заполним ее текстовым значением «заказ» в смешанном порядке клиентов для текущего и прошлых месяцев.

Как выделить ячейки красным цветом по условию

Теперь нам необходимо выделить красным цветом ячейки с номерами клиентов, которые на протяжении 3-х месяцев не совершили ни одного заказа. Для этого:

1. Выделите диапазон ячеек A2:A15 (то есть список номеров клиентов) и выберите инструмент: «ГЛАВНАЯ»-«Стили»-«Условное форматирование»-«Создать правило». А в появившемся окне «Создание правила форматирования» выберите опцию: «Использовать формулу для определения форматируемых ячеек»
2. В этот раз в поле ввода введите формулу:



3. Щелкните на кнопку «Формат» и укажите красный цвет на вкладке «Заливка». После чего на всех окнах нажмите «ОК».
4. Заполоните ячейки текстовым значением «заказ» как на рисунке и посмотрите на результат:

Номера клиентов подсвечиваются красным цветом, если в их строке нет значения «заказ» в последних трех ячейках к текущему месяцу (включительно).

Анализ формулы для выделения цветом ячеек по условию:

Сначала займемся средней частью нашей формулы. Функция СМЕЩ возвращает ссылку на диапазон смещенного по отношении к области базового диапазона определенной числом строк и столбцов. Возвращаемая ссылка может быть одной ячейкой или целым диапазоном ячеек. Дополнительно можно определить количество возвращаемых строк и столбцов. В нашем примере функция возвращает ссылку на диапазон ячеек для последних 3-х месяцев.

Важная часть для нашего условия выделения цветом находиться в первом аргументе функции СМЕЩ. Он определяет, с какого месяца начать смещение. В данном примере – это ячейка D2, то есть начало года – январь. Естественно для остальных ячеек в столбце номер строки для базовой ячейки будет соответствовать номеру строки в котором она находиться. Следующие 2 аргумента функции СМЕЩ определяют на сколько строк и столбцов должно быть выполнено смещение. Так как вычисления для каждого клиента будем выполнять в той же строке, значение смещения для строк указываем –¬ 0.

В тоже время для вычисления значения третьего аргумента (смещение по столбцам) используем вложенную формулу МЕСЯЦ(СЕГОДНЯ()), Которая в соответствии с условиями возвращает номер текущего месяца в текущем году. От вычисленного формулой номера месяца отнимаем число 4, то есть в случаи Ноября получаем смещение на 8 столбцов. А, например, для Июня – только на 2 столбца.

Последнее два аргумента для функции СМЕЩ определяют высоту (в количестве строк) и ширину (в количестве столбцов) возвращаемого диапазона. В нашем примере – это область ячеек с высотой на 1-ну строку и шириной на 4 столбца. Этот диапазон охватывает столбцы 3-х предыдущих месяцев и текущий.

Первая функция в формуле СЧЕТЕСЛИ проверяет условия: сколько раз в возвращаемом диапазоне с помощью функции СМЕЩ встречается текстовое значение «заказ». Если функция возвращает значение 0 – значит от клиента с таким номером на протяжении 3-х месяцев не было ни одного заказа. А в соответствии с нашими условиями, ячейка с номером данного клиента выделяется красным цветом заливки.

Если мы хотим регистрировать данные по клиентам, Excel идеально приспособлен для этой цели. С легкостью можно записывать в соответствующие категории число заказанных товаров, а также даты реализации транзакций. Проблема постепенно начинает возникать с ростом объема данных.

Скачать пример выделения цветом ячеек по условию в Excel

Если их так много, что тратим несколько минут на поиск конкретной позиции регистра и анализ введенной информации. В таком случае стоит добавить в таблицу регистра механизмы, для автоматизации некоторых рабочих процессов пользователя. Что мы и сделали.