Опубликовано 15.05.2022 Обновлено 20.01.2023
Приветствую, друзья! Наши подписчики и коллеги Линар Муллахметов и Игорь поделились со всеми своими excel-разработками, с помощью которых каждый желающий может автоматизировать составление карт выдачи СИЗ. Лучи добра и вопросы авторам пишите в комментариях.
Обновление от 20.01.2023 – Игорь высылал файл со снятой защитой.
Содержание
- Автоматизация составление карт выдачи СИЗ от Линара
- Инструкция по составлению карт выдачи СИЗ (Л)
- Автоматизация составление карт выдачи СИЗ от Игоря
- Инструкция по составлению карт выдачи СИЗ (И)
Автоматизация составление карт выдачи СИЗ от Линара
Прошу выложить приложенный файл, возможно он будет кому то полезен.
Данный excel-файл поможет в быстрые сроки составить карты выдачи СИЗ на работников предприятия (лично меня выручил тем, что перед проверкой помог составить карточки на 600 человек).
Обновление от 19.06.2022 №1
Здравствуйте, отправляю Вам файл для автоматизации переноса данных, выгруженных с 1С бухгалтерия, и дальнейшего отслеживания сроков выдачи СИЗ. У кого на предприятии нету 1С, то можно просто воспользоваться файлом Данные по СИЗ.xlsm. Для работы с файлами у Вас должны быть включены макросы и установлен стиль ссылок буквенный (А,В,С …), а не цифровой (1,2,3…).
Для начала нам надо подготовить файлы к работе:
1.Займемся файлом Данные по СИЗ.xlsm. Для этого занесем наименования СИЗ на листе Подразделения начиная с ячейки G1 (в примере уже заполнены моими данными). Проще сокращать наименования СИЗ, как это сделано в моём файле, далее Вы поймете почему. Так же заполним столбцы «Срок носки» (в месяцах), столбцы «Дата окончания» и «Процент износа» заполняются автоматически.
2.Теперь займемся файлом Макрос на замену наименований СИЗ.xlsm. При получении Отчёта из бухгалтерии мы получим данные по спецодежде примерно в таком виде – 00-00003947 КАСКА ОРАНЖ, 00-00011355 САПОГИ КИРЗОВЫЕ УТЕПЛЕННЫЕ, но нас это не устраивает, нам надо их преобразовать в данные, которые мы сможем использовать для переноса (в примере уже заполнены моими данными). Для этого на листе ReplaceList в столбце А напишем наименования СИЗ, указанные в Отчёте (в примере уже заполнены моими данными). Наименования СИЗ дублируются, поэтому в будущем лучше их предварительно подчистить. Для этого я пользуюсь встроенными инструментами экселя, которые расположены на вкладке Данные-Удалить дубликаты. Далее в столбце В внесем наши наименования СИЗ (те, что мы указывали в п. 1) (в примере уже заполнены моими данными), в столбце Е внесем данные, которые надо убрать из таблицы (в примере уже заполнены моими данными).
Файлы готовы к работе. Теперь перенесем данные с наименованиями СИЗ и датой их ввода из Отчёта на лист Specification файла Макрос на замену наименований СИЗ.xlsm (в примере уже заполнены моими данными), после чего на том же листе нажмем на кнопку «Массовая замена». Всё, файлы преобразованы. Теперь скопируем два преобразованные столбца (А и В) на лист “Выгрузка из 1С” в файл Данные по СИЗ.xlsm, после чего перейдем на лист Подразделения и нажмем на кнопку “Подставить данные из таблицы “Выгрузка из 1С”, вуаля, данные по выдаче перенесены, магия – не иначе =)
Теперь перейдем на лист “Потребность” – при нажатии на кнопку “Сформировать списки по всем подразделениям”, данные из выбранного диапазона дат (ячейки А4 и С4), будут перенесены. Диапазон дат можно выбирать такой, какой Вам нужен. Всё, теперь мы знаем кому, когда и что надо выдать, а также тех, кто СИЗ до сих пор не обеспечен. Если Вы занимаетесь закупкой СИЗ, то далее Вам еще можно поиграться со сводными таблицами, чтобы подсчитать количество СИЗ для закупки. Я данный файл использую лишь для того, чтобы при проверке подразделения посмотреть кто обеспечен СИЗ, а кто нет. В начале всё кажется очень запутанным и сложным, но сейчас у меня вся эта операция занимает не более 5 минут =) Надеюсь помог Вам хоть как то упростить рутинную работу.Вложенные файлы:
- Данные по СИЗ (.xlsm)
- Макрос на замену наименований СИЗ (.xlsm)
Обновление от 19.06.2022 №2
Здравствуйте, прошу обновить файл для составления ЛК СИЗ
1. Добавлены колонки для занесения данных по полу (ставиться автоматически в зависимости от отчества), росту, размеру одежды, размеру обуви.
2. Открыта карта ЛК СИЗ для ее редактирования (если кому то нужно внести изменения в форму).
Второй вариант составления ЛК СИЗ:
1. Для работы необходимо заполнить листы:
– Данные по работникам (столбец с полом заполняется автоматически при внесении отчества сотрудника);
– Нормы выдачи СИЗ (столбец G не удалять, по нему данные по СИЗ переносятся в ЛК СИЗ);
– Сертификаты (здесь надо указывать наименования СИЗ, которые Вы будете записывать на оборотную сторону ЛК СИЗ, данные по сертификатам будут автоматически заноситься в карточку).
Т.к. при наличии объеденных ячеек эксель не позволяет автоматически расширять высоту ячейки в зависимости от количества текста в ней, то на всякий случай добавил оборотную сторону еще на один лист – ЛК СИЗ (оборотная 2 вариант).
2. Для формирования ЛК СИЗ на сотрудника в строке ЛИЧНАЯ КАРТОЧКА № введите порядковый номер сотрудника, который указан на листе Данные по работникам (в примере это 1,2,3).Вложенные файлы:
- Для составления ЛК СИЗ (.xlsm)
- Создание карточек выдачи СИЗ(обновлено) (.xlsb)
Инструкция по составлению карт выдачи СИЗ (Л)
Для работы с excel-программой необходимо:
- Включить макросы.
- Заполнить вторую вкладку “Нормы выдачи СИЗ”.
- Заполнить данные по работникам.
- Доп. инструкцию читайте в обновлениях выше
Если вы пропустите какую-нибудь профессию или должность, то Excel вам об этом напишет.
Скачать > Excel-программа для составления карт выдачи СИЗ (Л) (файлы по ссылке обновлены 19.06.2022)
Автоматизация составление карт выдачи СИЗ от Игоря
Отличный макрос написан (про разработку Линара – прим. ред.).
Было бы полезно сделать отслеживание сроков выдачи.
Можно было и проще через формулы сделать заполнение карточек, что бы при выборе фамилии из списка автоматически подтягивались и рост и размер и пол и нормы выдачи в зависимости от профессии.
Если кому интересно могу выслать такой вариант. (с радостью публикуем – прим. ред.)
Обновление от 21.07.2022
Добрый день.
Я переосмыслил алгоритмы работы файла форма размеры СИЗ. Добавил регистрацию выдачи и анализ потребностей в замене СИЗ, инструкцию и много чего ещё. Предлагаю заменить старый файл.
Игорь
Обновление от 20.01.2023
Добрый день.
С нового года у пользователей возникли проблемы с изменением года на вкладке «Учёт».
Поэтому высылаю файл со снятой защитой.
Прошу заменить файл на сервере.
Игорь
Инструкция по составлению карт выдачи СИЗ (И)
|
Данный файл сделан для формирования карточек учёта выдачи СИЗ, регистрации выдачи и автоматического определения потребности в закупке СИЗ и позволяет сократить количество рутинных операций по занесению повторяющихся данных. |
|||
|
Действие |
Где |
Комментарии |
|
| 1. | При загрузке файла включить поддержку макросов. | Это необходимо для удаления пустых строк в карточке выдачи. Если макросы отключены, тогда перед печатью скройте пустые строки на обороте карточки | |
| 2. | На вкладке “Учёт” заполните столбцы B и С – вид выдаваемых СИЗ и номер сертификата или декларации | столбцы B-C | |
| 3. | На вкладке “Должности” заполняем имеющиеся должности и коды. Для должностей с одинаковыми СИЗ присваиваем единый код, для остальных индивидуальный. | столбцы A-B | |
| 4. | Заполняем необходимые нормы на вкладке “Нормы” для каждой профессии в одну строку. А-название должности. B-код. Столбцы G-X -виды выдаваемых СИЗ (максимум 18 позиций). Следующие 18 ячеек п. Правил. Следующие 18 ячеек -единицы измерения. Следующие 18 ячеек -количество на год. |
столбцы A,B, G-BZ | , |
| 5. | При выдаче СИЗ сотруднику занесите данные на сотрудника во вкладку “Список” | столбцы E-S | |
| 6. | Выдаваемые СИЗ выбираем в соответствующих столбцах во вкладке “Список”. Если нужного СИЗ нет, проверьте и дополните (исправьте) вкладку “Учёт” | столбцы T, Z, AF, AL, и т.д. | Для удобства СИЗ разделены по типам на 18 разделов. |
| 7. | В следующих двух столбцах заполняем дату выдачи и срок носки в днях | ||
| 8. | На вкладке “Карточка” кликаем на поле Фамилии, все данные должны автоматически подтянуться и можно проверить ошибки | L9 | Количество выданных по умолчанию 1, процент износа 0. |
| 9. | Распечатываем карточку и подписываем | Двухстороння печать | |
| 10. | Теперь выдача СИЗ зарегистрирована во вкладке “Список” и в столбцах срок замены вы можете контролировать сроки. Если срок замены составляет менее одного месяца, то ячейки будут выделяться цветом. | При выдаче сотруднику новых или дополнительных СИЗ, карточка распечатывается и подписывается вновь, а старая уничтожается. При увольнении сотрудника удаляем строку в списке. |
|
| 11. | Ситуацию по потребности в закупке СИЗ по месяцам можно отслеживать на вкладке “Учёт”. Выбираем интересующий год в ячейке E2 | E2 | Столбец D – количество выданных СИЗ. Столбцы F-Q – количество плановых замен по месяцам |
| 12. | Присылайте предложения по улучшению файла | почта | Не забываем поблагодарить автора избавившего Вас от части рутинной работы 🙂 |
Скачать > Excel-программа для составления карт выдачи СИЗ (И) (файл по ссылке обновлён 20.01.2023)
На этом всё.
Продолжение следует …
В организациях, работники которых при осуществлении своих обязанностей должны пользоваться спецодеждой, применяется специальный документ – ведомость учета выдачи спецодежды.
ФАЙЛЫ
Скачать пустой бланк формы МБ-7 — ведомости учета выдачи спецодежды .xlsСкачать образец заполнения формы МБ-7 — ведомости учета выдачи спецодежды .xls
Что входит в понятие «спецодежда»
Под «спецодеждой» понимается одежда, обувь, головные уборы, перчатки, рукавицы и различные приспособления, которые выдаются в индивидуальное пользование и помогают защитить работников предприятий и организаций от воздействия вредных, опасных и агрессивных факторов, в том числе пожарных, экологических, радиационных, электрических и т.д.
Наличие такой спецодежды в ряде компаний закреплено на законодательном уровне, т.е. является обязательным.
Приобретение спецодежды происходит за счет средств работодателя, она является его собственностью и подлежит обязательному учету.
Также за счет работодателя производится дальнейшая химчистка и ремонт данных специальных защитных изделий. Особенно это касается одежды, которая имеет специфические характеристики: низкую электропроводность, особые противопожарные и теплоизоляционные свойства и т.п. – при частом использовании, обработке и чистке таких изделий эти параметры не должны нарушаться.
Надо сказать, что термин «спецодежда» может применяться и к другим предметам, которые не имеют отношения к защитным средствам.
В частности, спецодеждой может называться типовая служебная форма сотрудников, которая предназначается для демонстрации их принадлежности к той или иной компании. В таких случаях спецодежда используется обычно при непосредственных контактах с потребителями продукции или услуг – например, продавцами, менеджерами и прочими подобными категориями персонала.
Здесь спецодежда не является неотъемлемым атрибутом сотрудников (т.е. без нее легко можно обойтись), но также покупается на деньги работодателя, принимается на баланс и учитывается.
Зачем нужна ведомость учета выдачи спецодежды
Ведомость – это учетный документ, который позволяет отследить движение спецодежды внутри компании, осуществить контроль за ее применением и сохранностью.
Спецодежда относится к основным средствам и входит в группу малоценных и быстроизнашивающихся предметов.
Каждый работник предприятия, перед тем как приступить к смене, расписывается в получении спецодежды, а после окончания рабочего дня сдает ее обратно. При этом тот или иной комплект спецодежды может быть закреплен за конкретным сотрудником.
Кто заполняет документ
Ведение ведомости находится в компетенции работника склада, на котором хранится спецодежда. Данный сотрудник обязан контролировать количество выданных предметов и количество принятых обратно – эти позиции по концу смены должны совпадать.
Если какое-либо изделие подверглось порче или пропало по вине принявшего его работника, с кладовщика на него переходит материальная ответственность. Если же ущерб спецодежде был нанесен вследствие выполнения должностных обязанностей, объект подлежит списанию без наложения на кого-либо материальных санкций.
Особенности заполнения ведомости, общие сведения
В 2013 году единые формы первичных учетных документов были отменены, так что на сегодняшний день работники предприятий и организаций могут сделать выбор либо в пользу произвольного составления ведомости, либо в пользу ранее обязательного к применению унифицированного бланка по форме МБ-7. Надо сказать, что второй вариант по-прежнему пользуется спросом, поскольку бланк содержит в себе все нужные данные и освобождает сотрудников компаний от лишней работы по разработке и утверждению шаблона документа. В любом случае, вне зависимости от того, какой способ учета спецодежды будет выбран, информацию об этом нужно включить в учетную политику фирмы.
Ведомость может вестись в «живом» виде или в электронном (с помесячной распечаткой) – по концу учетного периода.
Документ заполняется регулярно и подписывается получателем спецодежды, а также ответственными работниками (материально-ответственным лицом — сотрудником склада и руководителем структурного подразделения).
При этом заверять его печатью организации не обязательно.
Ведомость, как правило, состоит из множества листов. Для грамотного ведения документа их необходимо пронумеровать и скрепить между собой при помощи толстой суровой нити. На последней странице нужно поставить штамп предприятия и подпись ответственного за ведение документа лица.
Ведомость составляется в двух идентичных экземплярах, один из которых остается у кладовщика, второй передается специалистам отдела бухгалтерии.
Образец документа
В начале ведомости прописывается:
- присвоенный номер;
- полное название организации и ее адрес;
- структурное подразделение, в котором происходит выдача спецодежды;
- дата составления документа.
Основной блок ведомости выглядит в виде таблицы, куда по порядку вносятся следующие данные:
- номер работника (по хронологии данного документа);
- фамилия-имя-отчество сотрудника, его табельный номер;
- идентификационные характеристики спецодежды: ее наименование и номенклатурный номер;
- код и название единицы измерения (обычно штуки);
- количество выданных предметов по каждой строке;
- дата поступления в эксплуатацию;
- срок службы;
- подпись лица, получившего/сдавшего то или иное изделие.
После составления документа
После формирования и заполнения ведомость поступает в отдел бухгалтерии, где по завершении всех необходимых бухгалтерских операций хранится на протяжении периода, установленного внутренними актами компании или в течении срока, прописанного в законодательстве РФ. По истечении срока хранения, документ можно утилизировать при соблюдении описанной в законодательных актах процедуры.
Учет выдачи спецодежды: заполнение личной карточки
Личная карточка работника для спецодежды — документ, где ведется учет оборота СИЗ по конкретному сотруднику.
Иногда работа проходит во вредных, опасных или специфических условиях. В этих случаях статья 221 Трудового кодекса обязывает работодателя обеспечивать персонал защитной одеждой и обувью. На руководстве лежит ответственность за:
- финансирование;
- своевременное предоставление;
- стирку и сушку;
- ремонт при необходимости;
- замену;
- хранение.
Заполненные личные карточки учета выдачи спецодежды фиксируют движение этих предметов.
Как отличить от других документов по средствам индивидуальной защиты
Для этих же целей используются одноименные журнал и ведомость. Но они ведутся по предприятию в целом.
Бланк ведомости утвержден постановлением Госкомстата № 71а от 30.10.1997. Но Федеральный закон от 06.12.2011 N 402-ФЗ сделал унифицированные формы первичной документации необязательными к применению с 01.01.2013. Работодатель вправе заменить ведомость на журнал и вести его в произвольной форме.
Карточка — это лист выдачи спецодежды, по которому ведется учет по каждому работнику в отдельности. Узнать ее на фоне двух других документов легко. В ней отсутствуют столбцы с Ф.И.О. и табельным номером получателя. Данные последнего приводят в шапке документа.
Как заполнять
В соответствии со статьей 13 приказа Минздравсоцразвития № 290н от 01.06.2009, факт предоставления работникам СИЗ и их возврат необходимо фиксировать в личном документе. Правила заполнения и новая форма карточки СИЗ приведена в приложении к приказу.
На лицевую сторону заносят информацию о работнике:
- Ф.И.О.;
- должность;
- структурное подразделение;
- дату приема на работу;
- дату изменения профессии или перевода в другое подразделение (если были);
- пол;
- рост;
- размеры для всех предохранительных приспособлений.
Далее следует заполнение таблицы, обосновывающей необходимость предоставления спецодежды, спецобуви и других средств. Под типовыми нормами имеется в виду официальный документ, предписывающий использование СИЗ. По каждому из них необходимо привести подходящий пункт.
На оборотной стороне размещаются сведения о получении, возврате и состоянии средств. По этой таблице отслеживают, что носит конкретный сотрудник и как часто меняет. Подписывает документ начальник структурного подразделения.
Что делать, если СИЗ не используются постоянно
Бывает, что условия работы защитных приспособлений не требуют. Но иногда они необходимы (пример — ревизия оборудования). То есть их носят не все и не всегда, а один или несколько сотрудников время от времени.
Обязанность ведения учета это не отменяет. Просто СИЗ не закрепляют за конкретным рабочим, а заводят документацию на «Дежурных». В результате получает их тот, кто заступает на дежурство. В остальном правила заполнения не отличаются.
Как хранить
Допускается правильное заполнение карточки спецодежды и ведение картотеки как в бумажном, так и в электронном виде. В приказе Росархива № 236 от 20.12.2019 листов по средствам индивидуальной защиты нет. Зато есть ведомости. К ним и приравнивают интересующий нас тип документа. Хранить его необходимо на протяжении трех лет (п. 427 ч. 7.3 перечня Росархива № 236). При вредных и опасных условиях труда такая документация хранится 50 или 75 лет.
Вам в помощь образцы, бланки для скачивания
Гончарова Алина
Юрист
Юрист сайта «Правовед.ру», автор научных статей по юриспруденции.
Все статьи автора
Вам может быть интересно:
Подписывайтесь на наш канал в Telegram
Мы расскажем о последних новостях и публикациях
|
Учет выдачи спецодежды |
||||||||
Ответить |
||||||||
Ответить |
||||||||
Ответить |
||||||||
Ответить |
||||||||
Ответить |
||||||||
Ответить |
||||||||
Ответить |
|
0 / 0 / 0 Регистрация: 25.08.2015 Сообщений: 33 |
|
|
1 |
|
Расчитать дату окончания срока носки одежды23.04.2016, 09:10. Показов 7071. Ответов 7
1 Нужна формула которая бы рассчитывала дату окончания срока носки Я сделал формулу (смотри в жёлтой заливке) но она у меня слишком громозкая.! Помогите! Сделайте формулу чтобы она все учитывала и при этом была поменьше моей!
0 |
|
2640 / 1697 / 694 Регистрация: 04.09.2015 Сообщений: 3,367 |
|
|
23.04.2016, 09:45 |
2 |
|
Код =ДАТА(ГОД(МИН(B6;МАКС(D6;9^9)));МЕСЯЦ(МИН(B6;МАКС(D6;9^9)))+B7+(D6>0)*D7;ДЕНЬ(МИН(B6;МАКС(D6;9^9))))
0 |
|
2640 / 1697 / 694 Регистрация: 04.09.2015 Сообщений: 3,367 |
|
|
23.04.2016, 10:00 |
3 |
|
В предыдущем сообщении формула с ошибкой. надо так Код =ДАТА(ГОД(МИН(B6;D6+(D6=0)*9^9));МЕСЯЦ(МИН(B6;D6+(D6=0)*9^9))+B7+(D6>0)*D7;ДЕНЬ(МИН(B6;D6+(D6=0)*9^9)))
0 |
|
1250 / 408 / 52 Регистрация: 14.06.2009 Сообщений: 629 |
|
|
23.04.2016, 10:47 |
4 |
|
Может, я чего-то не понял. Почему не так? Код =ДАТАМЕС(ДАТАМЕС(МИН(B6;D6);B7);D7)
0 |
|
2640 / 1697 / 694 Регистрация: 04.09.2015 Сообщений: 3,367 |
|
|
23.04.2016, 10:52 |
5 |
|
Почему не так 1. У меня Excel2003.
0 |
|
0 / 0 / 0 Регистрация: 25.08.2015 Сообщений: 33 |
|
|
23.04.2016, 10:57 [ТС] |
6 |
|
Спасибо за помощь! Формула гораздо короче моей! То выходит дата следующей выдачи 01.01.2013 !!! Формула как я понял прибавляет к 01.01.2010 12 и 24. А по идее раз у 1го костюма срок вышел то считается только второй Файл прилагаю! Помогите, если сможете!
0 |
|
1250 / 408 / 52 Регистрация: 14.06.2009 Сообщений: 629 |
|
|
23.04.2016, 11:59 |
7 |
|
Решение
раз у 1го костюма срок вышел то считается только второй Код =ЕСЛИ(МАКС(B6;D6)>МИН(ДАТАМЕС(B6;B7);ДАТАМЕС(D6;D7));МАКС(ДАТАМЕС(B6;B7);ДАТАМЕС(D6;D7));ДАТАМЕС(ДАТАМЕС(МИН(B6;D6);B7);D7))
1 |
Сообщение было отмечено Kamekadze_rus как решение
|
0 / 0 / 0 Регистрация: 25.08.2015 Сообщений: 33 |
|
|
23.04.2016, 13:04 [ТС] |
8 |
|
Спасибо! Формулу проверяю!
0 |