Как в excel выбрать имя файла

Хитрости »

17 Июнь 2015              147463 просмотров

Диалоговое окно выбора файлов/папки

Часто при работе с файлами и написании кодов начинающие «кодить» в VBA сталкиваются с необходимостью предоставить пользователю возможность самостоятельного выбора файлов: либо всех в указанной папке, либо каких-то отдельных. Конечно, можно жестко в коде написать нечто вроде: «C:DocumentsFilesКнига1.xls», но это требует не только наличия именно диска С, но и полной структуры папок и имен файлов. Это очень неудобно в большинстве случаев и куда чаще необходимо дать пользователю возможность самому указать имя файла. Записывать в ячейку листа полный путь и имя весьма непрактично и часто для неискушенного пользователя вызывает только «отторжение» от программы. В статье Просмотреть все файлы в папке я приводил пример кода, который просматривает все файлы в указанной папке и папка при этом выбирается сами пользователем из привычного по работе с Windows диалога. Там используется диалог выбора папок. Именно на этом я и хочу сделать акцент в этой статье — рассказать про некоторые способы вызова подобных диалогов для выбора файлов или папки. Так же обращу внимание на некоторые вещи, которые следует учитывать при использовании того или иного типа диалогов.

• Диалог выбора файлов Applicaton.GetOpenFileName
• Диалог выбора файлов FileDialog(msoFileDialogFilePicker)
• Диалог выбора папки FileDialog(msoFileDialogFolderPicker)
• Диалог выбора папки через Shell
• Диалог сохранения файла SaveAs

Если рассматривать наиболее простые варианты, то их два. Выбрать файлы можно через Applicaton.GetOpenFileName или через Application.FileDialog. Отличия в них есть, но я заострю внимание на главном: GetOpenFileName будет работать в любой версии Excel, а класс FileDialog только начиная с Excel 2002, т.к. именно в этой версии впервые был использован класс FileDialog. Это стоит учитывать при разработке.

Диалог выбора файлов Applicaton.GetOpenFileName

Параметры:

Application.GetOpenFilename([FileFilter], [FilterIndex], [Title], [ButtonText], [MultiSelect])
По сути я часто использую именно его, т.к. это универсальный метод и в нем есть все, что лично мне необходимо: выбрать определенные типы файлов позволяет, возможность запрета выбора нескольких файлов сразу есть.

avFiles = Application.GetOpenFilename _
    ("Excel files(*.xls*),*.xls*,Text files(*.txt),*.txt", 2, _
     "Выбрать текстовые или Excel файлы", , True)

avFiles = Application.GetOpenFilename _
    ("Excel files(*.xls*),*.xls*,Text files(*.txt),*.txt", 2, _
     "Выбрать текстовые или Excel файлы", , False)

avFiles = Application.GetOpenFilename _
    ("Excel files(*.xls*),*.xls*,Text files(*.txt),*.txt", 2, _
     "Выбрать текстовые или Excel файлы", , True)

Пример применения диалога Application.GetOpenFilename

Sub ShowGetOpenDialod()
    Dim avFiles
    'по умолчанию к выбору доступны файлы Excel(xls,xlsx,xlsm,xlsb)
    avFiles = Application.GetOpenFilename _
                ("Excel files(*.xls*),*.xls*", 1, "Выбрать Excel файлы", , False)
    If VarType(avFiles) = vbBoolean Then
        'была нажата кнопка отмены - выход из процедуры
        Exit Sub
    End If
    'avFiles - примет тип String
    MsgBox "Выбран файл: '" & avFiles & "'", vbInformation, "www.excel-vba.ru"
End Sub

В данном случае совершенно неважно указан ли выбор только одного файла или нескольких. Может поменяться только способ обработки полученного результата. Если параметр MultiSelect установлен в False, то переменная avFiles примет тип String, т.е. это будет одна строка. Предположим, что была выбрана книга Excel. Тогда открыть её можно будет как обычно это делается при использовании переменной:

Если же параметр MultiSelect установлен в True, то переменная avFiles примет тип Array — массив строк, в котором будут записаны все пути и имена выбранных файлов. Обрабатывать в таком случае следует циклом:

'avFiles - примет тип Array
    For Each x In avFiles
        Workbooks.Open x
    Next

В приложенном к статье файле приведены две процедуры с использованием этого типа диалога и обработкой файлов с параметром MultiSelect, установленным в True и False.

 
Диалог выбора файлов FileDialog(msoFileDialogFilePicker)

У этого диалога тоже есть параметры и они очень схожи с таковыми в Application.GetOpenFilename:
Ниже в статье примера кода с применением всех описанных параметров

.Filters.Add "Excel files", "*.xls*;*.xla*", 1 'добавляем возможность выбора файлов Excel
.Filters.Add "Text files", "*.txt", 2 'добавляем возможность выбора текстовых файлов

.InitialFileName = "С:Temp"

.InitialFileName = "С:TempКнига1.xlsx"

For Each x In .SelectedItems
    Workbooks.Open x
Next

For lf = 1 to .SelectedItems.Count
    x = .SelectedItems(lf)
    Workbooks.Open x
Next

If .Show = 0 Then Exit Sub 'была нажата кнопка отмены

Пример вызова диалога выбора файлов:

Sub ShowFileDialog()
    Dim oFD As FileDialog
    Dim x, lf As Long
    'назначаем переменной ссылку на экземпляр диалога
    Set oFD = Application.FileDialog(msoFileDialogFilePicker)
    With oFD 'используем короткое обращение к объекту
    'так же можно без oFD
    'With Application.FileDialog(msoFileDialogFilePicker)
        .AllowMultiSelect = False
        .Title = "Выбрать файлы отчетов" 'заголовок окна диалога
        .Filters.Clear 'очищаем установленные ранее типы файлов
        .Filters.Add "Excel files", "*.xls*;*.xla*", 1 'устанавливаем возможность выбора только файлов Excel
        .Filters.Add "Text files", "*.txt", 2 'добавляем возможность выбора текстовых файлов
        .FilterIndex = 2 'устанавливаем тип файлов по умолчанию - Text files(Текстовые файлы)
        .InitialFileName = "С:TempКнига1.xlsx" 'назначаем папку отображения и имя файла по умолчанию
        .InitialView = msoFileDialogViewDetails 'вид диалогового окна(доступно 9 вариантов)
        If .Show = 0 Then Exit Sub 'показывает диалог
        'цикл по коллекции выбранных в диалоге файлов
        For lf = 1 To .SelectedItems.Count
            x = .SelectedItems(lf) 'считываем полный путь к файлу
            Workbooks.Open x 'открытие книги
            'можно также без х
            'Workbooks.Open .SelectedItems(lf)
        Next
    End With
End Sub

 
Диалог выбора папки

Диалог выбора папки необходим в случаях, когда файлов в папке много и обработать нужно все эти файлы. Пример такой обработки я уже выкладывал в статье Просмотреть все файлы в папке. Здесь проще всего использовать появившийся в 2002 Excel диалог Application.FileDialog. Его параметры практически такие же, как у Application.FileDialog(msoFileDialogFilePicker) только их меньше доступно для применения:

.InitialFileName = "С:Temp"

If .Show = 0 Then Exit Sub 'была нажата кнопка отмены

Пример вызова диалога выбора папки:

Sub ShowFolderDialog()
    Dim oFD As FileDialog
    Dim x, lf As Long
    'назначаем переменной ссылку на экземпляр диалога
    Set oFD = Application.FileDialog(msoFileDialogFolderPicker)
    With oFD 'используем короткое обращение к объекту
    'так же можно без oFD
    'With Application.FileDialog(msoFileDialogFolderPicker)
        .Title = "Выбрать папку с отчетами" '"заголовок окна диалога
        .ButtonName = "Выбрать папку"
        .Filters.Clear 'очищаем установленные ранее типы файлов
        .InitialFileName = "C:Temp" '"назначаем первую папку отображения
        .InitialView = msoFileDialogViewLargeIcons 'вид диалогового окна(доступно 9 вариантов)
        If .Show = 0 Then Exit Sub 'показывает диалог
        'цикл по коллекции выбранных в диалоге файлов
        x = .SelectedItems(1) 'считываем путь к папке
        MsgBox "Выбрана папка: '" & x & "'", vbInformation, "www.excel-vba.ru"
    End With
End Sub

 
Диалог выбора папки через Shell

Диалог Application.FileDialog(msoFileDialogFolderPicker) всем хорош и удобен, кроме одного: как я уже упоминал, он стал доступен из VBA только начиная с 2002 Excel. Плюс, описанные выше диалоги не работают в Outlook — он просто лишен хоть какой-либо реализации выбора папок или файлов. Поэтому дополню статью еще одним вариантом показа диалога выбора папки — с помощью объекта Shell. Этот вариант выбора папки будет работать и в Outlook и в любом другом приложении.

Shell.BrowseForFolder([Hwnd], [sTitle], [iOptions], [vRootFolder])

Пример вызова диалога выбора папки через Shell:

Sub GetFolderDialog_Shell()
    On Error Resume Next
    Dim objShellApp As Object, objFolder As Object, ulFlags
    Dim x As String
    Set objShellApp = CreateObject("Shell.Application")
    'ulFlags - числовой код, определяющий вид отображаемого окна и некоторые параметры
    '    ulFlags = 0     - наиболее часто применяемый. Лучше использовать всегда именно 0
    '    ulFlags = 1     - не отображать Корзину
    '    ulFlags = 2     - не включать сетевые папки
    '    ulFlags = 20    - добавляется тестовое поле с отображением имени выбранной папки
    '    ulFlags = 16    - отображать EditBox для ввода полного пути с клавиатуры
    '    ulFlags = 16384 - можно так же выбирать файлы.
    'Некоторые константы можно комбинировать. Например если указать 1 + 16384 - то можно будет выбирать файлы
 
    ulFlags = 0
    Set objFolder = objShellApp.BrowseForFolder(0, "Выбрать папку с отчетами", ulFlags, "C:Temp")'"
    x = objFolder.Self.Path 'записываем в переменную путь к папке
    If Err.Number <> 0 Then
        MsgBox "Папка не выбрана!", vbInformation, "www.excel-vba.ru"
    Else
        MsgBox "Выбрана папка: '" & x & "'", vbInformation, "www.excel-vba.ru"
    End If
End Sub

Конечно, диалог подобный выглядит довольно убого, особенно на современных операционных системах. Но он работает в любых версиях офиса и в любом приложении, в том числе в Outlook. Порой это бывает полезней красоты.

Скачать пример:

  Tips_Macro_GetOpenFileFolder.xls (100,0 KiB, 3 740 скачиваний)

 
Диалог сохранения файла SaveAs

Еще один вид диалогового окна — запрос имени и места сохранения файла.
Параметры:

Application.GetSaveAsFilename([InitialFileName], [FileFilter], [FilterIndex], [Title], [ButtonText])
Универсальный диалог, работающий во всех версиях Excel, начиная с 2000

sToSavePath = Application.GetSaveAsFilename(InitialFileName:=ThisWorkbook.Path)

sToSavePath = Application.GetSaveAsFilename(InitialFileName:="SaveAs.xlsm", FileFilter:="Excel files (*.xlsm), *.xlsm")

avFiles = Application.GetSaveAsFilename _
    (InitialFileName:=ThisWorkbook.Path, FileFilter:="Excel files(*.xls*),*.xls*,Text files(*.txt),*.txt", FilterIndex:=2)

Что еще важно знать: сам по себе вызов диалога GetSaveAsFilename ничего не сохраняет — он только создает путь для сохраняемого файла. Сохранять придется принудительно после выбора места и имени.
Пример применения диалога Application.GetSaveAsFilename

Sub ShowGetSaveAsDialod()
    Dim sToSavePath
    sToSavePath = Application.GetSaveAsFilename( _
             InitialFileName:=ThisWorkbook.Path, _
             FileFilter:="Excel files(*.xls*),*.xls*,Text files(*.txt),*.txt", _
             FilterIndex:=2, _
             Title:="Сохранить файл")
    'если нажали Отмена - завершаем процедуру ничего не сохраняя
    If VarType(sToSavePath) = vbBoolean Then
        Exit Sub
    End If
    'непосредственно сохранение файла
    ThisWorkbook.SaveAs Filename:=sToSavePath, FileFormat:=ThisWorkbook.FileFormat
End Sub

Здесь тоже есть нюанс — метод SaveAs имеет два важных аргумента:
1. Filename — путь и имя сохраняемого файла. Здесь должно быть все понятно. Указываем то, что выбрали в диалоге.
2. FileFormat — формат сохраняемого файла. При этом не текстовое представление(как в диалоге «xls» или «txt»), а одна из предустановленных констант формата файла. Вот основные константы:

Пример использования констант в диалогах Application.GetSaveAsFilename
Сохраняем файл с форматом xlsm — файл с поддержкой макросов. Для этого ищем в таблице выше расширение xlsm и берем либо константу Excel либо числовую константу:

Sub ShowGetSaveAsDialod()
    Dim sToSavePath
    sToSavePath = Application.GetSaveAsFilename( _
             InitialFileName:=ThisWorkbook.Path & "Report.xlsm", _
             FileFilter:="Excel files(*.xlsm),*.xlsm")
    'если нажали Отмена - завершаем процедуру ничего не сохраняя
    If VarType(sToSavePath) = vbBoolean Then
        Exit Sub
    End If
    'непосредственно сохранение файла
    'используем встроенную константу Excel
    ThisWorkbook.SaveAs Filename:=sToSavePath, FileFormat:=xlOpenXMLWorkbookMacroEnabled
    'используем числовую константу
    'ThisWorkbook.SaveAs Filename:=sToSavePath, FileFormat:=52
End Sub

Любой метод: либо числовая константа, либо встроенная работают одинаково. Вопрос лишь в том, что лично для Вас будет удобнее и нагляднее.

Так же см.:
Работа с диалогами
Как запретить сообщения?

Статья помогла? Поделись ссылкой с друзьями!

    Видеоуроки

Поиск по меткам



Access
apple watch
Multex
Power Query и Power BI
VBA управление кодами
Бесплатные надстройки
Дата и время
Записки
ИП
Надстройки
Печать
Политика Конфиденциальности
Почта
Программы
Работа с приложениями
Разработка приложений
Росстат
Тренинги и вебинары
Финансовые
Форматирование
Функции Excel
акции MulTEx
ссылки
статистика

In this guide, we’re going to show you how to get filename from path in Excel. We will cover how to do this with and without VBA.

Download Workbook

File path and file name

A file path is a string identifier that specifies the unique location in a file system. It contains folders in a hierarchical order following by a file name. Each element is separated by a delimiter which is usually a backslash «». The goal of getting filename from path is to parse that filename after the last delimiter.

We will show you four different approaches to get filename from path in Excel.

Conservative method

Our first approach is using well known Excel functions MIN, SUBSTITUE and LEN to get the file name. You can use this formula in any Excel version.

This formula has couple of steps:

1. At the inner section, all separators («») get replaced with empty strings.
2. The formula subtracts the length of substituted path (1) from original path to find the number of separators.
3. The outer SUBSTITUTE function replaces the last separator («») with «*». Obviously, the last separator’s instance is equal to number of separators (2).
4. Finally, the FIND locates the «*» character, and the MID function parses the file name after the character.

VBA with FileSystemObject

You can use VBA to create your own custom functions which you can use in worksheet as well. Of course, you can use this function in your macros as well.

The code is very short. It uses GetFileName method of FileSystemObject object. The important section of the code is the initializing of the object. The following code sets FileSystemObject object to fso variable.

Set fso = CreateObject(«Scripting.FileSystemObject»)

Once the object is initialized, use the GetFileName method by providing the path.

GetFileNameFromPath_FSO = fso.GetFileName(«C:Excel FilesDashboards.xlsm»)

The above line returns «Dashboard.xlsm» string. Here is the function version you can use in your worksheets as well.

Function GetFileNameFromPath_FSO(ByVal Path As String) As String
    Set fso = CreateObject("Scripting.FileSystemObject")
    GetFileNameFromPath_FSO = fso.GetFileName(Path)
End Function

VBA with a recursive function

A recursive function is function which calls itself. The recursive approach acts like an iteration and helps us to parse values starting from the end of a string. You could have used recursive functions only in VBA until the LAMBDA function has been released. Because the most of Excel users do not have access to the LAMBDA function, we will show you VBA version which any Excel user can use.

This function has only few rows as well. The function’s name is GetFilenameFromPath_Recursive and take a single argument named Path.

The first row is a logical test that checks if the last character in the argument is a backslash («») or not and if the argument is not an empty string. If the test is passed, the function returns itself with the argument without its last character and the last character of the path. This is where the recursion occurs.

The function runs itself until coming up a backslash («») or not a character left. It parses the characters from the right side and combines them with each run.

The last row contains a standard End If statement which determines where the If block ends.

Function GetFilenameFromPath_Recursive(ByVal Path As String) As String
    If Right$(Path, 1) <> "" And Len(Path) > 0 Then
        GetFilenameFromPath_Recursive = GetFilenameFromPath_Recursive(Left$(Path, Len(Path) - 1)) & Right$(Path, 1)
    End If
End Function

Using LAMBDA to get filename from path

If you are Microsoft 365 subscriber, you can create recursive functions without using VBA. Briefly, the LAMBDA function is a special function that converts named ranges into user defined functions. Its syntax allows you to define arguments and a custom formula which uses that defined arguments.

For example, let’s say my custom function will have two arguments and returns multiplication of two arguments. All I need to is creating a named range, such as «MyLambda» and enter the following formula into Refers to box.

If you call the named range «MyLambda» in the «MyLambda» function, you will create a recursive function. Same logic can be applied to VBA function at previous section.

The following is the LAMBDA version of our VBA code. The function’s name is GetFileNameFromPath_Lambda. Check out how the function calls itself after IF function’s logical test.

Using LAMBDA Function with different approach

Alternatively, you can use the LAMBDA function without calling the «function name».  The definition may sound complicated since you must call the function in the function by its name. This structure dictates you to update each occurrence of the name every time change the function’s name.

You can overcome this necessity by using another Microsoft 365-specific function called LET. The LET function allows you to define named ranges in a formula scope. You can define repeating values or blocks into these names and use them continuously.

If you define the name of the LAMBDA function in the formula, you can use the in-formula name over and over to make the function recursive. In our example, we create the name «Func» in the formula and call it within self. Outer LAMBDA function is to give the whatever name we want, «GetFileNameFromPath_LambdaMe».

Список файлов в папке

Иногда бывает необходимо заполучить на лист Excel список файлов в заданной папке и ее подпапках. В моей практике такое встречалось неоднократно, например:

• перечислить в приложении к договору на проведение тренинга список файлов из раздаточных материалов для особо щепетильных юристов в некоторых компаниях
• создать список файлов для ТЗ проекта
• сравнить содержимое папок (оригинал и бэкап, например)

Для реализации подобной задачи можно использовать несколько способов.

Способ 1. Скелет из шкафа — функция ФАЙЛЫ

Этот способ использует древнюю функцию ФАЙЛЫ (FILES), оставшуюся в Microsoft Excel с далеких девяностых. Вы не найдете эту функцию в общем списке функций, но для совместимости, она всё ещё остаётся внутри движка Excel, и мы вполне можем её использовать.

Механизм таков:

1. В любую ячейку листа (например, в А1) введём путь к папке, список файлов из которой мы хотим получить.

Обратите внимание, что путь должен оканчиваться шаблоном со звездочками:

• *.* — любые файлы
• *.xlsx — книги Excel (только с расширением xlsx)
• *.xl* — любые файлы Excel
• *отчет* — файлы, содержащие слово отчет в названии

и т.д.

2. Создадим именованный диапазон с помощью вкладки Формулы — далее кнопка Диспетчер имен — Создать (Formulas — Names Manger — Create). В открывшемся окне введем любое имя без пробелов (например Мои_файлы) и в поле диапазона выражение:

=ФАЙЛЫ(Лист1!$A$1)

После нажатия на ОК будет создан именованный диапазон с именем Мои_файлы, где хранится список всех файлов из указанной в А1 папки. Останется их оттуда только извлечь.

3. Чтобы извлечь имена отдельных файлов из созданной переменной, используем функцию ИНДЕКС (INDEX), которая в Excel вытаскивает данные из массива по их номеру:

Если лениво делать отдельный столбец с нумерацией, то можно воспользоваться костылем в виде функции СТРОКИ (ROWS), которая будет подсчитывать количество заполненных строк с начала списка автоматически:

=ИНДЕКС(Мои_файлы; ЧСТРОК($B$3:B3))

Ну, и скрыть ошибки #ССЫЛКА! в конце списка (если вы протягиваете формулу с запасом) можно стандартной функцией ЕСЛИОШИБКА (IFERROR):

=ЕСЛИОШИБКА(ИНДЕКС(Мои_файлы; ЧСТРОК($B$3:B3)); «»)

Важное примечание: формально функция ФАЙЛЫ относится к макро-функциям, поэтому необходимо будет сохранить ваш файл в формате с поддержкой макросов (xlsm или xlsb).

Способ 2. Готовый макрос для ленивых

Если вы знакомы с макросами (не в смысле их программирования, а в смысле копипастинга готовых кодов на VBA), то вам, возможно, отлично зайдёт небольшой макрос, добавляющий в текущую книгу новый пустой лист и выводящий на него список всех файлов с их параметрами из заданной пользователем папки.

Для добавления макроса в вашу книгу нажмите сочетание клавиш Alt+F11, или кнопку Visual Basic на вкладке Разработчик (Developer), в открывшемся окне редактора Visual Basic вставьте новый модуль через меню Insert — Module и скопируйте туда текст этого макроса:

Sub FileList()
    Dim V As String
    Dim BrowseFolder As String
    
    'открываем диалоговое окно выбора папки
    With Application.FileDialog(msoFileDialogFolderPicker)
        .Title = "Выберите папку или диск"
        .Show
        On Error Resume Next
        Err.Clear
        V = .SelectedItems(1)
        If Err.Number <> 0 Then
            MsgBox "Вы ничего не выбрали!"
            Exit Sub
        End If
    End With
    BrowseFolder = CStr(V)
    
    'добавляем лист и выводим на него шапку таблицы
    ActiveWorkbook.Sheets.Add
    With Range("A1:E1")
        .Font.Bold = True
        .Font.Size = 12
    End With
    Range("A1").Value = "Имя файла"
    Range("B1").Value = "Путь"
    Range("C1").Value = "Размер"
    Range("D1").Value = "Дата создания"
    Range("E1").Value = "Дата изменения"
    
    'вызываем процедуру вывода списка файлов
    'измените True на False, если не нужно выводить файлы из вложенных папок
    ListFilesInFolder BrowseFolder, True
End Sub


Private Sub ListFilesInFolder(ByVal SourceFolderName As String, ByVal IncludeSubfolders As Boolean)

    Dim FSO As Object
    Dim SourceFolder As Object
    Dim SubFolder As Object
    Dim FileItem As Object
    Dim r As Long

    Set FSO = CreateObject("Scripting.FileSystemObject")
    Set SourceFolder = FSO.getfolder(SourceFolderName)

    r = Range("A65536").End(xlUp).Row + 1   'находим первую пустую строку
    'выводим данные по файлу
    For Each FileItem In SourceFolder.Files
        Cells(r, 1).Formula = FileItem.Name
        Cells(r, 2).Formula = FileItem.Path
        Cells(r, 3).Formula = FileItem.Size
        Cells(r, 4).Formula = FileItem.DateCreated
        Cells(r, 5).Formula = FileItem.DateLastModified
        r = r + 1
        X = SourceFolder.Path
    Next FileItem
    
    'вызываем процедуру повторно для каждой вложенной папки
    If IncludeSubfolders Then
        For Each SubFolder In SourceFolder.SubFolders
            ListFilesInFolder SubFolder.Path, True
        Next SubFolder
    End If

    Columns("A:E").AutoFit

    Set FileItem = Nothing
    Set SourceFolder = Nothing
    Set FSO = Nothing

End Sub

Для запуска макроса нажмите сочетание клавиш Alt+F8,или кнопку Макросы (Macros) на вкладке Разработчик (Developer), выберите наш макрос FileList и нажмите кнопку Выполнить (Run). В диалоговом окне выберите любую папку или диск и — вуаля!

Если захотите, чтобы вместо пути к файлу в столбце B выводилась живая гиперссылка, то замените 52-ю строку

Cells(r, 2).Formula = FileItem.Path

на

Cells(r, 2).Formula = «=HYPERLINK(«»» & FileItem.Path & «»»)»

Способ 3. Мощь и красота — надстройка Power Query

Power Query — это очень мощная и при этом бесплатная надстройка для Excel от Microsoft, упрощающая множество задач по загрузке и трансформации данных. В нашей ситуации она тоже может здорово помочь.

Если у вас Excel 2016 или новее, то Power Query уже встроена в Excel по умолчанию, поэтому просто на вкладке Данные выберите команду Создать запрос / Получить данные — Из файла — Из папки (Create Query / Get Data — From file — From folder). Если у вас Excel 2010-2013, то Power Query нужно будет скачать с сайта Microsoft и установить как отдельную надстройку и она появится у вас в Excel в виде отдельной вкладки Power Query. На ней будет аналогичная кнопка Из файла — Из папки (From file — From folder).

В открывшемся окне нужно будет указать папку, содержимое которой мы хотим получить. После нажатия на ОК Power Query обшарит указанную папку и все вложенные подпапки и выдаст на экран окно с предварительным просмотром результатов:

Если внешний вид списка вас устраивает, то можно смело жать внизу кнопку Загрузить (Load), чтобы залить эти данные на новый лист. Если же хочется дополнительно обработать список (удалить лишние столбцы, отобрать только нужные файлы и т.п.), то нужно выбрать команду Изменить / Преобразовать данные (Edit / Transform Data).

Поверх окна Excel откроется окно редактора Power Query, где мы увидим список всех наших файлов в виде таблицы:

Дальше возможны несколько вариантов:

• Если нужны только файлы определенного типа, то их можно легко отобрать с помощью фильтра по столбцу Extension:

  

• Аналогичным образом фильтрами по столбцам Date accessed, Date modified или Date created можно отобрать файлы за нужный период (например, созданные только за последний месяц и т.п.):

  

• Если нужно получить данные не из всех папок, то фильтруем по столбцу Folder Path, чтобы оставить только те строки, где путь содержит/не содержит нужные имена папок:

  

• Там же можно выполнить сортировку файлов по любому столбцу, если требуется.

После того, как необходимые файлы отобраны, можно смело удалить ненужные столбцы, щелкнув по заголовку столбца правой кнопкой мыши и выбрав команду Удалить (Remove column). Это, кстати, уже никак не повлияет на фильтрацию или сортировку нашего списка:

Если в будущем планируется подсчитывать количество файлов в каждой папке (например, для контроля поступивших заявок или подсчета статистики по заявкам), то имеет смысл дополнительно сделать ещё пару действий:

• Щелкните правой кнопкой мыши по столбцу Folder Path и выберите команду Дублировать столбец (Duplicate Column).
• Выделите скопированный столбец и на вкладке Преобразование (Transform) выберите Разделить столбец — По разделителю (Split Column — By delimiter)

Мы получим рядом с нашими данными еще несколько столбцов, где будут продублированы имена вложенных папок — это пригодится нам чуть позже для подсчета статистики с помощью сводной таблицы:

Получившиеся столбцы можно переименовать (Диск, Папка1, Папка2 и т.д.), просто щёлкнув дважды по заголовку каждого.

И, наконец, когда список готов, то его можно выгрузить на лист с помощью команды Главная — Закрыть и загрузить — Закрыть и загрузить в… (Home — Close & Load — Close & Load to…):

Дополнительным бонусом можно сделать еще один столбец с функцией ГИПЕРССЫЛКА (HYPERLINK), которая создаст красивые стрелочки-ссылки для моментального перехода к каждому файлу:

Мелочь, а приятно

И вдвойне приятно, что в будущем, при изменении содержимого исходной папки, достаточно будет просто щелкнуть мышью по нашей таблице и выбрать команду Обновить (Refresh) — и Power Query выполнит всю цепочку запрограммированных нами единожды действий уже автоматически, отобразив все изменения в составе папки.

Ссылки по теме

• Что такое макрос, куда вставлять код макроса на Visual Basic
• Создание резервных копий ценных файлов
• Что такое Power Query и что можно делать с её помощью