Как в excel удалить спецсимволы

Зачистка текста

Зачастую текст, который достается нам для работы в ячейках листа Microsoft Excel далек от совершенства. Если он был введен другими пользователями (или выгружен из какой-нибудь корпоративной БД или ERP-системы) не совсем корректно, то он легко может содержать:

• лишние пробелы перед, после или между словами (для красоты!)
• ненужные символы («г.» перед названием города)
• невидимые непечатаемые символы (неразрывный пробел, оставшийся после копирования из Word или «кривой» выгрузки из 1С, переносы строк, табуляция)
• апострофы (текстовый префикс – спецсимвол, задающий текстовый формат у ячейки)

Давайте рассмотрим способы избавления от такого «мусора».

Замена

«Старый, но не устаревший» трюк. Выделяем зачищаемый диапазон ячеек и используем инструмент Заменить с вкладки Главная – Найти и выделить (Home – Find & Select – Replace) или жмем сочетание клавиш Ctrl+H.

Изначально это окно было задумано для оптовой замены одного текста на другой по принципу «найди Маша – замени на Петя», но мы его, в данном случае, можем использовать его и для удаления лишнего текста. Например, в первую строку вводим «г.» (без кавычек!), а во вторую не вводим ничего и жмем кнопку Заменить все (Replace All). Excel удалит все символы «г.» перед названиями городов:

Только не забудьте предварительно выделить нужный диапазон ячеек, иначе замена произойдет на всем листе!

Удаление пробелов

Если из текста нужно удалить вообще все пробелы (например они стоят как тысячные разделители внутри больших чисел), то можно использовать ту же замену: нажать Ctrl+H, в первую строку ввести пробел, во вторую ничего не вводить и нажать кнопку Заменить все (Replace All).

Однако, часто возникает ситуация, когда удалить надо не все подряд пробелы, а только лишние – иначе все слова слипнутся друг с другом. В арсенале Excel есть специальная функция для этого – СЖПРОБЕЛЫ (TRIM) из категории Текстовые. Она удаляет из текста все пробелы, кроме одиночных пробелов между словами, т.е. мы получим на выходе как раз то, что нужно:

Удаление непечатаемых символов

В некоторых случаях, однако, функция СЖПРОБЕЛЫ (TRIM) может не помочь. Иногда то, что выглядит как пробел – на самом деле пробелом не является, а представляет собой невидимый спецсимвол (неразрывный пробел, перенос строки, табуляцию и т.д.). У таких символов внутренний символьный код отличается от кода пробела (32), поэтому функция СЖПРОБЕЛЫ не может их «зачистить».

Вариантов решения два:

• Аккуратно выделить мышью эти спецсимволы в тексте, скопировать их (Ctrl+C) и вставить (Ctrl+V) в первую строку в окне замены (Ctrl+H). Затем нажать кнопку Заменить все (Replace All) для удаления.
• Использовать функцию ПЕЧСИМВ (CLEAN). Эта функция работает аналогично функции СЖПРОБЕЛЫ, но удаляет из текста не пробелы, а непечатаемые знаки. К сожалению, она тоже способна справится не со всеми спецсимволами, но большинство из них с ее помощью можно убрать.

Функция ПОДСТАВИТЬ

Замену одних символов на другие можно реализовать и с помощью формул. Для этого в категории Текстовые в Excel есть функция ПОДСТАВИТЬ (SUBSTITUTE). У нее три обязательных аргумента:

• Текст в котором производим замену
• Старый текст – тот, который заменяем
• Новый текст – тот, на который заменяем

С ее помощью можно легко избавиться от ошибок (замена «а» на «о»), лишних пробелов (замена их на пустую строку «»), убрать из чисел лишние разделители (не забудьте умножить потом результат на 1, чтобы текст стал числом):

Удаление апострофов в начале ячеек

Апостроф (‘) в начале ячейки на листе Microsoft Excel – это специальный символ, официально называемый текстовым префиксом. Он нужен для того, чтобы дать понять Excel, что все последующее содержимое ячейки нужно воспринимать как текст, а не как число. По сути, он служит удобной альтернативой предварительной установке текстового формата для ячейки (Главная – Число – Текстовый) и для ввода длинных последовательностей цифр (номеров банковских счетов, кредитных карт, инвентарных номеров и т.д.) он просто незаменим. Но иногда он оказывается в ячейках против нашей воли (после выгрузок из корпоративных баз данных, например) и начинает мешать расчетам. Чтобы его удалить, придется использовать небольшой макрос. Откройте редактор Visual Basic сочетанием клавиш Alt+F11, вставьте новый модуль (меню Insert — Module) и введите туда его текст:

	 
Sub Apostrophe_Remove() 
   For Each cell In Selection 
      If Not cell.HasFormula Then 
         v = cell.Value 
         cell.Clear 
         cell.Formula = v 
      End If 
    Next 
End Sub

Теперь, если выделить на листе диапазон и запустить наш макрос (Alt+F8 или вкладка Разработчик – кнопка Макросы), то апострофы перед содержимым выделенных ячеек исчезнут.

Английские буквы вместо русских

Это уже, как правило, чисто человеческий фактор. При вводе текстовых данных в ячейку вместо русских букв случайно вводятся похожие английские («це» вместо русской «эс», «игрек» вместо русской «у» и т.д.) Причем снаружи все прилично, ибо начертание у этих символов иногда абсолютно одинаковое, но Excel воспринимает их, конечно же, как разные значения и выдает ошибки в формулах, дубликаты в фильтрах и т.д.

Можно, конечно, вручную заменять символы латинцы на соответствующую им кириллицу, но гораздо быстрее будет сделать это с помощью макроса. Откройте редактор Visual Basic сочетанием клавиш Alt+F11, вставьте новый модуль (меню Insert — Module) и введите туда его текст:

	 
Sub Replace_Latin_to_Russian() 
  Rus = "асекорхуАСЕНКМОРТХ" 
  Eng = "acekopxyACEHKMOPTX" 
  For Each cell In Selection 
    For i = 1 To Len(cell) 
      c1 = Mid(cell, i, 1) 
      If c1 Like "[" & Eng & "]" Then 
         c2 = Mid(Rus, InStr(1, Eng, c1), 1) 
         cell.Value = Replace(cell, c1, c2) 
      End If 
    Next i 
  Next cell 
End Sub

Теперь, если выделить на листе диапазон и запустить наш макрос (Alt+F8 или вкладка Разработчик – кнопка Макросы), то все английские буквы, найденные в выделенных ячейках, будут заменены на равноценные им русские. Только будьте осторожны, чтобы не заменить случайно нужную вам латиницу

Ссылки по теме

• Поиск символов латиницы в русском тексте
• Проверка текста на соответствие заданному шаблону (маске)
• Деление «слипшегося» текста из одного столбца на несколько

Один из знаков препинания на клавиатуре — это апостроф, а в таблицах Excel он обычно обозначает текстовый формат чисел. Этот символ часто встречается в неподходящих местах, такая же проблема возникает с другими символами или буквами. Давайте узнаем, как очистить таблицу от ненужных мешающих символов.

Как убрать апостроф, видимый в ячейке

Апостроф — это особый знак препинания; это написано только в особых случаях. Например, это может быть имя собственное или числовое значение. Однако пользователи Excel иногда пишут апострофы не в тех местах. Если в таблице слишком много лишних символов, вы можете заменить их другими. Давайте узнаем, как это сделать, за несколько быстрых шагов с помощью инструментов программы.

1. Выделите ячейки, в которых обнаружены неправильные символы. На вкладке «Главная» найдите кнопку «Найти и выбрать» и нажмите на нее.
2. В открывшемся меню выберите пункт «Заменить» или нажмите сочетание клавиш «Ctrl + H».

Откроется диалог с двумя полями. В строке под заголовком «Найти» необходимо ввести неправильно набранный символ, в данном случае апостроф. Пишем новый символ в строке «Заменить на». Если вам просто нужно удалить апостроф, оставьте вторую строку пустой. Например, заменим запятую в столбце «Заменить на» и нажмите кнопку «Заменить все».

Таблица теперь содержит запятые вместо апострофов.

Вы можете заменять апострофы не только на одном листе, но и во всей книге. Нажмите кнопку «Параметры» в диалоговом окне «Заменить» — отобразятся новые параметры. Чтобы вставить символ вместо другого на всех листах документа, выберите опцию «В книге» в пункте «Поиск» и нажмите «Заменить все».

Как убрать невидимый апостроф перед строкой

Иногда при копировании значений из других программ перед числом в строке формул появляется апостроф. Этого персонажа нет в камере. Апостроф указывает на текстовый формат содержимого ячейки: число отформатировано как текст, и это мешает вычислениям. Эти символы нельзя удалить путем изменения форматирования, инструментов или функций Excel. Вам необходимо использовать редактор Visual Basic.

1. Откройте окно Visual Basic для приложений с помощью сочетания клавиш Alt + F
2. Редактор доступен только на английском языке. Найдите меню «Вставка» на верхней панели и щелкните запись «Форма).

Напишем макрос для удаления апострофа.

Внимание! Если вы не можете составить макрос самостоятельно, используйте этот текст.

Выделите диапазон ячеек, в котором появляется лишний символ, и нажмите комбинацию клавиш Alt + F8. Впоследствии апострофы исчезнут, и числа примут правильный формат.

Удаление лишних пробелов из таблицы

Лишние пробелы используются в таблицах Excel для разделения больших чисел на части или по ошибке. Если мы знаем, что в документе слишком много пробелов, чего не должно быть, воспользуйтесь мастером.

Выберите пустую ячейку и откройте окно диспетчера функций. Вы можете получить доступ к списку формул, щелкнув значок F (x) рядом со строкой формул или на вкладке Формулы на панели инструментов.

Открываем категорию «Текст», она есть в списке в диалоговом окне или во вкладке «Формулы» отдельным разделом. Должна быть выбрана функция ОБРЕЗАТЬ. На картинке показаны два пути.

Только одна ячейка может быть аргументом функции. Щелкните нужную ячейку, ее обозначение появится в строке темы. Затем нажмите «ОК».

При необходимости заполняем больше строк. Щелкните верхнюю ячейку, в которой находится формула, и удерживайте черный квадратный маркер в правом нижнем углу. Выделите все ячейки, в которых должны появиться значения или текст без пробелов, и отпустите кнопку мыши.

Важно! Невозможно стереть весь лист лишних пробелов; вам придется каждый раз использовать формулу в разных столбцах. Операция занимает некоторое время, поэтому сложностей не возникнет.

Как удалить невидимые специальные символы

Если специальный символ в тексте не читается программой, его необходимо удалить. Функция TRIM не работает в этих случаях, потому что такой пробел между символами не является пробелом, хотя они очень похожи. Есть два известных способа очистить документ от неразборчивых символов. Первый метод удаления неизвестных символов в Excel использует параметр «Заменить».

Откройте окно замены с помощью кнопки «Найти и выбрать» на главной вкладке. Альтернативный инструмент, открывающий этот диалог, — это сочетание клавиш «Ctrl + H».

Скопируйте неразборчивые символы (пустое место, которое они занимают) и вставьте их в первую строку. Второе поле остается пустым.

Нажмите кнопку «Заменить все»: символы исчезнут с листа или всей книги. Вы можете настроить интервал в «Параметрах», этот шаг обсуждался ранее.

Во втором методе мы снова будем использовать возможности мастера. Например, вставим запись с разрывом строки в одну из ячеек.

В категории «Текст» есть функция НАЖАТЬ, она реагирует на любые непечатаемые символы. Вам нужно выбрать его из списка.

Заполняем единственное поле в диалоговом окне — должно появиться обозначение ячейки, в которой находится лишний символ. Нажимаем кнопку «ОК».

Некоторые символы нельзя удалить с помощью функции, в таких ситуациях стоит обратиться к замене.

• Если вам нужно ввести что-то другое вместо неразборчивых символов, используйте функцию ЗАМЕНИТЬ. Этот метод также полезен в тех случаях, когда допущены ошибки в словах. Функция относится к категории «Текст».
• Чтобы формула работала правильно, нужно ввести три аргумента. Первое поле содержит ячейку с текстом, в котором заменяются символы. Вторая строка зарезервирована для заменяемого символа, в третьей строке мы пишем новый символ или букву. Многие слова повторяют буквы, поэтому трех аргументов недостаточно.

• Номер записи — это число, которое указывает, какой символ из нескольких одинаковых символов необходимо заменить. Пример показывает, что вторая буква «а» была заменена, хотя она правильно отображается в слове. Записываем цифру 1 в поле «Число вхождений» и результат изменится. Теперь вы можете нажать «ОК».

Заключение

В статье были рассмотрены все способы удаления апострофа. Следуя простым инструкциям, каждый пользователь сможет без проблем взяться за поставленную задачу.