На чтение 8 мин. Просмотров 45.7k.
Сводные таблицы Excel удивительны (я знаю, что упоминаю об этом каждый раз, когда пишу о сводных таблицах, но это правда).
Обладая базовым пониманием, вы можете выполнить свою работу за несколько секунд.
Большинство задач можно сделать с помощью нескольких щелчков в сводных таблицах, но некоторые потребуют дополнительных шагов или подготовительной работы.
Одной из таких задач является подсчет разных значений в сводной таблице.
В этой статье я покажу вам, как подсчитывать разные значения, а также уникальные значения в сводной таблице Excel.
Прежде чем приступить к работе, важно понять разницу между «Подсчетом разных значений» и «подсчетом уникальным значений»
Содержание
- Разные значения против уникальных значений
- Подсчет разных значений в сводной таблице Excel
- Добавление вспомогательного столбца в набор данных
- Недостатки использования вспомогательного столбца
- Добавить данные в модель данных и суммировать, используя «Число различных элементов»
- Что если вы хотите посчитать уникальные значения (а не разные значения)?
Разные значения против уникальных значений
Кажется, что это одно и то же, но это не так.
Ниже приведен пример со списком имен, в столбцах отдельно выделены уникальные и разные имена.
Уникальные значения / имена — это те, которые встречаются только один раз. Это означает, что все имена, которые повторяются и имеют дубликаты, не являются уникальными. Уникальные имена перечислены в столбце D вышеупомянутого набора данных.
Разными значениями / именами являются те, которые встречаются хотя бы один раз в наборе данных. Поэтому, если имя появляется три раза, оно все равно считается разным значением. Такой список можно получить путем удаления повторяющихся значений / имен и сохранения всех разных значений. Разные имена перечислены в столбце C приведенного выше набора данных.
В большинстве случаев, когда люди говорят, что хотят получить уникальные значения в сводной таблице, когда на самом деле имеют в виду разные.
Подсчет разных значений в сводной таблице Excel
Предположим, у вас есть данные о продажах:
Нажмите здесь, чтобы загрузить файл примера и делать все вместе со мной:
С этим набором данных вам нужно найти ответ на следующие вопросы:
- Сколько сотрудников в каждом регионе (а это не что иное, как количество разных сотрудников в каждом регионе)?
- Сколько сотрудников продали принтер в 2019 году?
Находить сумму сводные таблицы могут мгновенно, чтобы получить количество разных значений, вам нужно будет сделать еще несколько шагов.
Если вы используете Excel 2013 или более поздние версии, в сводной таблице есть встроенная функция, которая быстро подсчитывает количество.
А если вы используете Excel 2010 или ранние версии, вам придется изменить исходные данные, добавив вспомогательный столбец.
В этой статье рассматриваются следующие методы:
- Добавление вспомогательного столбца в исходный набор данных для подсчета разных значений (работает во всех версиях).
- Добавление данных в модель данных и использование параметра «Число различных элементов» (доступно в Excel 2013 и последующих версиях).
Существует третий метод, он называет метод сводной таблицы в сводной таблице.
Давайте начнем!
Добавление вспомогательного столбца в набор данных
Примечание. Если вы используете Excel 2013 и более поздние версии, пропустите этот метод и перейдите к следующему (вам доступна встроенная функция).
Это простой способ подсчета разных значений в сводной таблице, поскольку вам нужно только добавить вспомогательный столбец к исходным данным. После добавления вспомогательного столбца вы легко ответите на вопросы задачи.
Хотя это простой обходной путь, у него есть некоторые недостатки (которые будут рассмотрены далее).
Позвольте мне сначала показать вам, как добавить вспомогательный столбец и посчитать разные значения.
Предположим, у меня есть набор данных, как показано ниже:
Добавьте следующую формулу в столбец F и примените ее ко всем ячейкам, в которых есть данные в соседних столбцах.
= ЕСЛИ (СЧЁТЕСЛИМН ($C$2:C2; C2; $B$2:B2; B2) > 1;0;1)
Приведенная выше формула использует функцию СЧЁТЕСЛИМН для подсчета количества раз, когда имя появляется в данном регионе. Также обратите внимание на диапазоны критериев: $C$2:C2 и $B$2:B2. Это означает, что они продолжают расширяться, когда вы идете вниз по столбцу.
Например, в ячейке F2 диапазон критериев составляет $C$2:C2 и $B$2:B2, а в ячейке F3 эти диапазоны расширяются до $C$3:C3 и $B$3:B3.
Это гарантирует, что функция СЧЁТЕСЛИМН считает первый экземпляр имени как 1, второй экземпляр имени как 2 и так далее.
Поскольку мы хотим получить только разные имена, используется функция ЕСЛИ, которая возвращает 1, когда имя появляется для региона в первый раз, и возвращает 0, когда оно появляется снова. Это гарантирует, что учитываются только разные имена, а не повторы.
Ниже показано, как будет выглядеть таблица, когда вы добавите вспомогательный столбец.
Теперь, когда мы изменили исходные данные, мы можем использовать их для создания сводной таблицы. Подключив вспомогательный столбец, получим количество различных сотрудников в каждом регионе.
Ниже приведены шаги, как сделать это:
- Выберите любую ячейку в таблице.
- Нажмите вкладку «Вставка».
- Нажмите на кнопку Сводная таблица.
- В диалоговом окне «Создание сводной таблицы» убедитесь, что таблица / диапазон указаны правильно (и включает вспомогательный столбец), и выбран «На новый лист» в качестве места размещения.
- Нажмите ОК.
Вышеуказанные шаги вставят новый лист со сводной таблицей.
Перетащите поле «Регион» в область «Строки» и поле «Помощник» в область «Значения».
Вы получите вот такую сводную таблицу:
Теперь вы можете изменить заголовок столбца с «Сумма по полю Помощник» на «Количество сотрудников».
Недостатки использования вспомогательного столбца
Хотя этот метод довольно прост, я должен выделить несколько недостатков, связанных с изменением исходных данных в сводной таблице:
- Источник данных со вспомогательным столбцом не такой динамичный, как сводная таблица. Если изменится поставленная задача, вам придется вернуться к исходным данным и изменить формулу вспомогательного столбца (или добавить новый вспомогательный столбец).
- Поскольку вы добавляете больше данных в источник сводной таблицы (который также добавляется в сводный кэш), это может привести к увеличению размера файла Excel.
- Так как мы используем формулу Excel, это может замедлить работу вашей книги Excel, если в данных тысячи строк.
Добавить данные в модель данных и суммировать, используя «Число различных элементов»
В сводную таблицу добавлены новые функции в Excel 2013, которые позволяют получать количество различных значений.
В случае, если вы используете предыдущую версию, вы не сможете использовать этот метод (используйте метод, описанный выше).
Напомню, что у нас есть таблица данных, и мы хотим получить количество разных сотрудников в каждом регионе.
Ниже приведены шаги для получения количества разных сотрудников в сводной таблице:
- Выберите любую ячейку в таблице.
- Нажмите вкладку «Вставка».
- Нажмите на кнопку Сводная таблица.
- В диалоговом окне «Создание сводной таблицы» убедитесь, что таблица / диапазон указаны правильно и выбран новый рабочий лист.
- Установите флажок «Добавить эти данные в модель данных».
- Нажмите ОК.
Приведенные выше шаги вставят новый лист с новой сводной таблицей.
Перетащите регион в область «Строки» и «Сотрудник» в область «Значения». Вы получите такую сводную таблицу:
В этой сводной таблице приводится общее количество сотрудников в каждом регионе (а не количество разных).
Чтобы получить подсчет разных значений в сводной таблице, выполните следующие действия:
- Щелкните правой кнопкой мыши по любой ячейке в «Число элементов в столбце Сотрудник»
- Нажмите на «Параметры полей значений».
- В диалоговом окне «Параметры поля значений» выберите «Число различных элементов» в качестве операции (вам может потребоваться прокрутить список вниз, чтобы найти его).
- Нажмите ОК.
Обратите внимание, что название столбца изменится с «Число элементов в столбце Сотрудник» на «Число разных элементов в столбце Сотрудник». Вы можете изменить его.
Некоторые вещи, которые нужно знать, добавляя свои данные в модель данных:
- Если вы сохраните свои данные в модели данных, а затем откроете в более старой версии Excel, появится предупреждение: «Некоторые функции сводной таблицы не будут сохранены».
- Когда вы добавляете свои данные в модель данных и создаете сводную таблицу, в ней не отображаются параметры добавления вычисляемых полей и вычисляемых столбцов.
Что если вы хотите посчитать уникальные значения (а не разные значения)?
Если вы хотите посчитать уникальные значения, то встроенные функции вам не помогут, придется полагаться только на вспомогательные столбцы.
Помните — уникальные значения и разные значения не одно и то же. Нажмите здесь, чтобы узнать разницу.
Рассмотрим пример, когда нам нужно определить количество уникальных сотрудников для каждого региона. Это означает, что они работают только в одном конкретном регионе, а не в других.
В таких случаях вам нужно создать один или несколько вспомогательных столбцов.
Вот формула для этого случая:
= ЕСЛИ (ЕСЛИ (СЧЁТЕСЛИМН ($C$2:$C$1001; С2; $B$2:$B$1001; В2) / СЧЁТЕСЛИ ($C$2:$C$1001; С2) <1;0;1); ЕСЛИ (СЧЁТЕСЛИ ($С2:С$22; С2) > 1;0;1);0)
Приведенная выше формула проверяет, встречается ли имя сотрудника только в одном регионе или в нескольких регионах. Это делается путем подсчета количества появлений имени в регионе и деления его на общее количество появлений имени. Если значение меньше 1, это означает, что имя встречается в двух или более двух регионах.
Если имя встречается в нескольких регионах, формула возвращает 0, в противном случае возвращает единицу.
Формула также проверяет, повторяется ли имя в том же регионе или нет. Если имя повторяется, только первый экземпляр имени возвращает значение 1, а все остальные экземпляры возвращают 0.
Это может показаться немного сложным, но это опять-таки зависит от того, чего вы пытаетесь достичь.
Таким образом, если вы хотите подсчитать уникальные значения в сводной таблице, используйте вспомогательные столбцы, а если вы хотите подсчитать различные значения, вы можете использовать встроенную функцию (в Excel 2013 и более поздних версиях) или использовать вспомогательный столбец.
Сводные таблицы в excel — уже сами по себе мощный инструмент работы с данными. Однако, использования стандартного функционала сводных таблиц может быть недостаточно. Иногда нужно произвести дополнительные вычисления и получить поля, которых нет в исходной таблице данных. Тогда на помощь приходят инструменты Вычисляемое поле и Вычисляемый объект для сводных таблиц Excel.
В этой статье:
- Что такое вычисляемое поле и для чего оно нужно
- Как создать вычисляемое поле в сводной таблице Excel
- Альтернатива № 1 вычисляемому полю: столбец с расчетом в исходной таблице
- Почему не всегда можно применять расчетный столбец для вычислений в сводной таблице
- Альтернатива № 2 вычисляемому полю: вычисления вне диапазона сводной таблицы
- Что такое вычисляемый объект
- Как создать вычисляемый объект
- Удаление и изменение вычислений в сводных таблицах
- Недостатки использования вычислений в сводных таблицах excel
- Как получить формулы вычислений
Что такое Вычисляемое поле и для чего оно нужно
Вычисляемое поле – это виртуальное поле данных, создаваемое в результате вычислений, основанных на существующих полях сводной таблицы. Другими словами, это данные, которые возникают в результате расчетов и попадают в готовом виде в сводную таблицу. В исходной таблице они не фиксируются. При этом, если в исходной таблице данных происходят изменения (например, добавились новые строки), вычисляемое поле также пересчитается.
Проще всего понять, как работает вычисляемое поле, на примере.
Имеем таблицу с данными о выручке в торговых точках сети магазинов.
В таблице есть данные о выручке и количестве чеков. Если нужно получить величину среднего чека для каждой торговой точки или для категории торговых точек, нужно выручку разделить на количество чеков. Для этой операции отлично подойдет инструмент Вычисляемое поле.
Для создания вычисляемого поля “Средний чек” используются имеющиеся в таблице поля “Выручка” и “Кол-во чеков”. Однако, поле “Средний чек” будет добавлено только в сводную таблицу, но в исходной таблице его не будет.
У вас может возникнуть резонный вопрос: а зачем морочить голову вычисляемыми полями, когда такой же столбец можно добавить в исходную таблицу? Иногда это действительно так. Но у такого метода есть ряд ограничений и недостатков. В первую очередь, иногда невозможно или неудобно внести изменения в исходную таблицу. Во-вторых, при следующем обновлении исходной таблицы в нее могут добавиться новые столбцы, и тогда ваши расчеты затрутся.
1) Для начала создадим сводную таблицу, в строки которой добавим категорию торговой точки. В значения — сумму по полю Выручка и сумму по полю Кол-во чеков.
2) Установим курсор на любой ячейке сводной таблицы и перейдем на вкладку Анализ — блок Вычисления — Поля, элементы и наборы — Вычисляемое поле…
3) Зададим имя вычисляемого поля. Оно не должно повторять ни одного наименования поля в исходной таблице.
4) Теперь напишем формулу, по которой вычисляемое поле будет производить расчет. Нам нужно поле Выручка разделить на поле Кол-во чеков.
Для этого в блоке Поля выделим поле Выручка и нажмем кнопку Добавить поле.
Оно появилось в поле Формула.
Теперь нужно написать оператор деления “/” и таким же образом указать поле Кол-во чеков.
В итоге получим такую формулу:
Если вы достаточно внимательны, то заметили, что название поля Выручка указано без кавычек, а название Кол-во чеков заключено в одинарные кавычки. Это связано в тем, что во втором случае (‘Кол-во чеков’) название поля состоит из нескольких слов. Excel автоматически проставляет эти кавычки, поэтому добавлять или убирать их вручную не нужно.
5) Осталось нажать Ок, и новое вычисляемое поле автоматически добавилось в таблицу. Немного поправим его формат (уберем хвост знаков после запятой), и вот что получилось.
При этом исходная таблица не изменилась, в ней по-прежнему нет поля Средний чек.
Альтернатива № 1 вычисляемому полю: столбец с расчетом в исходной таблице
В нашем случае можно использовать альтернативу вычисляемому полю. В исходной таблице данных добавим столбец Средний чек, в первой ячейке которого пропишем простейшую формулу: ячейку из столбца Выручка разделим на ячейку из столбца Средний чек.
Протянем формулу и заполним столбец (если вы делаете расчет в умной таблице, то формула скопируется автоматически до конца столбца)
Мы получили тот же средний чек, но только в разрезе каждой торговой точки. Если же нужно, как в предыдущем примере, получить средний чек по категории точек, то можно попробовать также сделать сводную таблицу.
И здесь мы подобрались к основной причине, почему такой способ — не всегда альтернатива полноценному вычисляемому полю.
Почему не всегда можно применять расчетный столбец для вычислений в сводной таблице
Теперь на основании этой таблицы создадим сводную. Набор полей такой же, как в предыдущем примере, только в поле Значения добавим еще вновь созданный Средний чек.
В столбце Средний чек получилась какая-то ерунда. Это потому, что по умолчанию excel просуммировал значения, нам же нужно получить среднее. Щелкнем по треугольнику возле Сумма по полю Средний чек и выберем Параметры полей значений.
Далее выберем Среднее.
Получили средний чек.
И снова самые внимательные заметят, что он не совпадает с тем Средний чеком, который мы получили при помощи вычисляемого поля. Да и если разделить значение из поля Выручка на Кол-во чеков — получим другие данные.
Делаем вывод, что при расчете среднего из средних значений данные могут получиться некорректными. Если не углубляться в статистику, причина тому — разный вес каждого среднего.
Альтернатива № 2 вычисляемому полю: вычисления вне диапазона сводной таблицы
Часто пользователи просто производят все необходимые вычисления рядом со сводной таблицей при помощи обычных формул.
Добавим столбец Средний чек рядом со сводной таблицей и в строке формул напишем формулу деления Выручки на Кол-во чеков. Даже форматирование сделаем, как в сводной.
Такой способ иногда оправдан — когда это временная таблица, и посчитать надо быстро. Однако, если это регулярный отчет, который может модифицироваться, то лучше им не пользоваться. Почему?
Представим ситуацию, что появилась новая категория торговой точки. Обновим сводную, и видим такую “красоту”. Итоги съехали, надо переделывать вручную.
А если нужно будет увеличить таблицу в ширину, добавив новую детализацию (например, адрес торговой точки), то и вовсе вычисления затрутся.
Таким образом, делаем вывод, что эта альтернатива рабочая, но только для “одноразовых” вычислений. Никак не для постоянных отчетов.
Что такое вычисляемый объект
Вычисляемый объект — это по сути строка вычисляемая строка данных. В отличие от вычисляемого поля, вычисляемый объект добавляет не столбец, а строку.
Также отличие в том, что вычисляемое поле работает со столбцами, а вычисляемый объект — со строками.
Эта операция похожа на группировку данных, и часто группировкой в сводной таблице ее можно заменить. Но часто группируемые строки не имеют общего признака, как в нашем примере ниже.
Как создать вычисляемый объект
Давайте разделим категории торговых точек на еще более укрупненные категории. В категорию “Большие точки” отнесем категории “Крупная” и “Выше среднего”. В категорию “Маленькие точки” — “Микро” и “Средняя”. Как видите, категории не имеют какого-то общего признака, по которому можно сделать агрегацию (точнее, он есть, но только в нашей голове).
Работать будем с той же сводной таблицей.
Щелкнем на любой ячейке в строке таблицы, которую будем группировать.
Важно: именно в строках, а не в числовых значениях!
Далее вкладка Анализ — блок Вычисления — Поля, элементы и наборы — Вычисляемый объект…
Поле, по которому будет делаться группировка, выделено автоматически. В правой части указаны элементы этого поля — в нашем случае категории точек из сводной таблицы.
Зададим имя объекта “Большие точки” и в поле Формула по аналогии с созданием вычисляемого поля зададим формулу. Использовать будем значения из поля Элементы и кнопку Добавить элемент.
Нажмем Ок, и получим группирующую строку внизу таблицы.
Аналогично сделаем вычисляемый объект для группы “Маленькие точки”. Также добавим ранее созданное вычисляемое поле Средний чек (для полноты картины).
Внизу таблицы располагаются созданные вычисляемые объекты.
Можете заметить, что общий итог в этом случае посчитан неправильно, потому что он суммирует вычисляемые объекты как отдельную строку. Поэтому нужно либо убрать общие итоги, либо оставить в таблице только вычисляемые объекты.
Удаление и изменение вычислений в сводных таблицах
Давайте для примера удалим вычисляемое поле Средний чек.
Откроем меню Вычисляемое поле.
Далее в выпадающем списке выберем поле, которое нужно удалить, и нажмем кнопку Удалить.
Готово, вычисляемое поле удалено.
Точно так же удаляется вычисляемый объект, только через соответствующий пункт меню.
Точно также можно внести изменения в вычисляемое поле (или объект). Нужно исправить формулу и нажать Ок, кнопку Удалить не нажимать.
Недостатки использования вычислений в сводных таблицах excel
Автоматизация вычислений при помощи вычисляемых полей или вычисляемых объектов имеет свои недостатки. Учитывайте их.
- Вычисления возможны только с данными из сводной таблицы. В них невозможно использовать данные, находящиеся за ее пределами. Даже данные из исходной таблицы, если они не добавлены в сводную — использовать нельзя.
- Вычисляемые объекты по умолчанию никак не выделяются и выглядят как обычная строка. Следовательно, их легко спутать со строкой, и нужно применять дополнительные методы форматирования, например, условное форматирование.
- Некорректный расчет общих итогов при создании вычисляемых объектов (строк).
Как получить формулы вычислений
Чтобы узнать, какие вычисления производились в сводной таблице, нужно щелкнуть в любой ее ячейке, далее вклдака Анализ — блок Вычисления — Поля, элементы и наборы — Вывести формулы
Формулы откроются на отдельном листе.
Это очень полезный инструмент, особенно, когда сводная таблица имеет большое количество вычислений. Или когда автор таблицы не вы, и нужно разобраться в расчетах.
Таким образом, мы прокачали свои навыки работы со сводными таблицами. Их можно использовать, например, при создании отчетов или интерактивных дашбордов.
Сообщество Excel Analytics | обучение Excel
Канал на Яндекс.Дзен
Вам может быть интересно:
17 авг. 2022 г.
читать 2 мин
Часто вам может понадобиться вычислить сумму и количество одного и того же поля в сводной таблице в Excel.
Это легко сделать, дважды перетащив одно и то же поле в поле « Значения » при создании сводной таблицы.
В следующем примере показано, как именно это сделать.
Пример: вычисление суммы и количества одного и того же поля в сводной таблице Excel
Предположим, у нас есть следующий набор данных в Excel, который показывает продажи различных продуктов:
Теперь предположим, что мы вставляем следующую сводную таблицу, чтобы обобщить сумму продаж по продуктам:
Теперь предположим, что мы также хотели бы суммировать количество продаж для каждого продукта.
Для этого мы можем просто снова перетащить значение « Продажи » на панели « Поля сводной таблицы » в поле « Значения »:
Затем щелкните стрелку раскрывающегося списка рядом с Sum of Sales2 и нажмите « Настройки поля значения »:
В появившемся новом окне нажмите « Подсчет », а затем нажмите « ОК »:
В сводную таблицу будет добавлено новое поле, показывающее количество продаж:
Не стесняйтесь щелкнуть имя нового поля и изменить его на «Количество продаж»:
Сводная таблица теперь показывает сумму продаж и количество продаж для каждого продукта.
Дополнительные ресурсы
В следующих руководствах объясняется, как выполнять другие распространенные операции в Excel:
Excel: как отфильтровать 10 лучших значений в сводной таблице
Excel: как сортировать сводную таблицу по общей сумме
Excel: как рассчитать разницу между двумя сводными таблицами
Написано
Замечательно! Вы успешно подписались.
Добро пожаловать обратно! Вы успешно вошли
Вы успешно подписались на кодкамп.
Срок действия вашей ссылки истек.
Ура! Проверьте свою электронную почту на наличие волшебной ссылки для входа.
Успех! Ваша платежная информация обновлена.
Ваша платежная информация не была обновлена.
Настройка вычислений в сводных таблицах
Допустим, у нас есть построенная сводная таблица с результатами анализа продаж по месяцам для разных городов (если необходимо, то почитайте эту статью, чтобы понять, как их вообще создавать или освежить память):
Нам хочется слегка изменить ее внешний вид, чтобы она отображала нужные вам данные более наглядно, а не просто вываливала кучу чисел на экран. Что для этого можно сделать?
Другие функции расчета вместо банальной суммы
Если щелкнуть правой кнопкой мыши по расчетному полю в области данных и выбрать из контекстного меню команду Параметры поля (Field Settings) или в версии Excel 2007 – Параметры полей значений (Value Field Settings), то откроется очень полезное окно, используя которое можно задать кучу интересных настроек:
В частности, можно легко изменить функцию расчета поля на среднее, минимум, максимум и т.д. Например, если поменять в нашей сводной таблице сумму на количество, то мы увидим не суммарную выручку, а количество сделок по каждому товару:
По умолчанию, для числовых данных Excel всегда автоматически выбирает суммирование (Sum), а для нечисловых (даже если из тысячи ячеек с числами попадется хотя бы одна пустая или с текстом или с числом в текстовом формате) – функцию подсчета количества значений (Count).
Если же захочется увидеть в одной сводной таблице сразу и среднее, и сумму, и количество, т.е. несколько функций расчета для одного и того же поля, то смело забрасывайте мышкой в область данных нужное вам поле несколько раз подряд, чтобы получилось что-то похожее:
…а потом задавайте разные функции для каждого из полей, щелкая по очереди по ним мышью и выбирая команду Параметры поля (Field settings), чтобы в итоге получить желаемое:
Долевые проценты
Если в этом же окне Параметры поля нажать кнопку Дополнительно (Options) или перейти на вкладку Дополнительные вычисления (в Excel 2007-2010), то станет доступен выпадающий список Дополнительные вычисления (Show data as):
В этом списке, например, можно выбрать варианты Доля от суммы по строке (% of row), Доля от суммы по столбцу (% of column) или Доля от общей суммы (% of total), чтобы автоматически подсчитать проценты для каждого товара или города. Вот так, например, будет выглядеть наша сводная таблица с включенной функцией Доля от суммы по столбцу:
Динамика продаж
Если в выпадающем списке Дополнительные вычисления (Show data as) выбрать вариант Отличие (Difference), а в нижних окнах Поле (Base field) и Элемент (Base item) выбрать Месяц и Назад (в родной англоязычной версии вместо этого странного слова было более понятное Previous, т.е. предыдущий):
…то получим сводную таблицу, в которой показаны отличия продаж каждого следующего месяца от предыдущего, т.е. – динамика продаж:
А если заменить Отличие (Difference) на Приведенное отличие (% of difference) и добавить условное форматирование для выделения отрицательных значений красным цветом — то получим то же самое, но не в рублях, а в процентах:
P.S.
В Microsoft Excel 2010 все вышеперечисленные настройки вычислений можно проделать еще проще — щелкнув правой кнопкой мыши по любому полю и выбрав в контекстном меню команды Итоги по (Summarize Values By):
… и Дополнительные вычисления (Show Data as):
Также в версии Excel 2010 к этому набору добавились несколько новых функций:
- % от суммы по родительской строке (столбцу) — позволяет посчитать долю относительно промежуточного итога по строке или столбцу:
В прошлых версиях можно было вычислять долю только относительно общего итога.
- % от суммы нарастающим итогом — работает аналогично функции суммирования нарастающим итогом, но отображает результат в виде доли, т.е. в процентах. Удобно считать, например, процент выполнения плана или исполнения бюджета:
- Сортировка от минимального к максимальному и наоборот — немного странное название для функции ранжирования (РАНГ), вычисляющей порядковый номер (позицию) элемента в общем списке значений. Например, с ее помощью удобно ранжировать менеджеров по их суммарной выручке, определяя кто на каком месте в общем зачете:
Ссылки по теме
- Что такое сводные таблицы, как их строить
- Группировка чисел и дат с нужным шагом в сводных таблицах
- Построение отчета сводной таблицы по нескольким диапазонам исходных данных
В сводных таблицах можно использовать функции сведения в полях значений для объединения значений из исходных данных. Если функции сведения и настраиваемые вычисления не дают желаемых результатов, вы можете создать собственные формулы в вычисляемых полях и вычисляемых объектах. Например, можно добавить вычисляемый объект с формулой расчета комиссионных за продажу, которые могут быть разными в различных регионах. Эти комиссионные будут автоматически включены в промежуточные и общие итоги в сводной таблице.
Другой способ вычислений — использовать меры в Power Pivot, которые вы создаете с помощью формулы выражений анализа данных (DAX). Дополнительные сведения см. в разделе Создание меры в Power Pivot.
В сводных таблицах можно рассчитывать данные разными способами. Вы узнаете о доступных методах вычислений, о влиянии типа исходных данных на вычисления и о том, как использовать формулы в сводных таблицах и на сводных диаграммах.
Для вычисления значений в сводной таблице можно использовать любые из описанных ниже методов.
-
Функции сведения в полях значений. В сводной таблице в области значений отображаются сводные данные, вычисленные на основе исходных данных. Рассмотрим пример с такими исходными данными:
-
Сводная таблица и сводная диаграмма выглядят, как показано на рисунке ниже. Если создать сводную диаграмму на основе данных из сводной таблицы, то значения на диаграмме будут соответствовать вычислениям в связанной сводной таблице.
-
В сводной таблице поле столбца Месяц содержит элементы Март и Апрель. Поле строки Регион содержит элементы Север, Юг, Восток и Запад. Значение на пересечении столбца Апрель и строки Север — это общая выручка от продаж, определенная по исходным данным, для которых столбец Месяц содержит значение Апрель, а столбец Регион — значение Север.
-
В сводной диаграмме поле Регион может представлять собой поле категорий, в котором элементы Север, Юг, Восток и Запад отображаются как категории. Поле Месяц поле может быть полем рядов, в котором элементы Март, Апрель и Май отображаются как ряды, представленные в легенде. Поле значений с именем Сумма продаж может содержать маркеры данных, которые представляют общую выручку в каждом регионе за каждый месяц. Например, один маркер данных может представлять (своим положением на вертикальной оси, т. е. оси значений) сумму продаж за месяц Апрель в регионе Север.
-
Ниже перечислены функции сведения, с помощью которых можно вычислять поля значений. Эти функции доступны для всех типов исходных данных, кроме OLAP.
Функция
Сведение данных
Сумма
Сумма значений. Функция по умолчанию для числовых данных.
Количество
Число значений. Действует аналогично функции СЧЁТЗ. Функция по умолчанию для данных, отличных от числовых.
Среднее
Среднее арифметическое.
Максимум
Наибольшее значение.
Минимум
Наименьшее значение.
Произведение
Произведение значений.
Количество чисел
Количество числовых значений. Действует аналогично функции СЧЁТ.
Стандартное отклонение
Оценка стандартного отклонения генеральной совокупности, где выборка является подмножеством всей генеральной совокупности.
СТАНДОТКЛОНП
Стандартное отклонение генеральной совокупности, которая содержит все сводимые данные.
ДИСП
Оценка дисперсии генеральной совокупности, где выборка является подмножеством всей генеральной совокупности.
Несмещенная дисперсия
Дисперсия генеральной совокупности, которая содержит все сводимые данные.
-
Настраиваемые вычисления. Служат для отображения значений на основе других элементов или ячеек в области данных. Например, можно отобразить значения в поле данных Сумма продаж как процент от продаж за месяц Март или как нарастающий итог по элементам в поле Месяц.
Для настраиваемых вычислений в полях значений доступны перечисленные ниже функции.
Функция
Результат
Без вычислений
Значение, введенное в данное поле.
% от общей суммы
Значения в процентах от общей суммы всех значений или точек данных в отчете.
% от суммы по столбцу
Все значения в каждом столбце или ряду в процентах от итогового значения по этому столбцу или ряду.
% от суммы по строке
Значение в каждой строке или категории в процентах от итогового значения по этой строке или категории.
Доля
Значения в процентах от значения базового элемента в соответствующем базовом поле.
% от суммы по родительской строке
Рассчитывает значения следующим образом:
(значение элемента) / (значение родительского элемента по строкам).
% от суммы по родительскому столбцу
Рассчитывает значения следующим образом:
(значение элемента) / (значение родительского элемента по столбцам).
% от родительской суммы
Рассчитывает значения следующим образом:
(значение элемента) / (значение родительского элемента в выбранном базовом поле).
Отличие
Значения в виде разности по отношению к значению базового элемента в соответствующем базовом поле.
Приведенное отличие
Значения в виде разности в процентах по отношению к значению базового элемента в соответствующем базовом поле.
С нарастающим итогом в поле
Значение в виде нарастающего итога для последовательных элементов в базовом поле.
% от суммы с нарастающим итогом в поле
Значение в виде нарастающего итога в процентах для последовательных элементов в базовом поле.
Сортировка от минимального к максимальному
Ранг выбранных значений в определенном поле с учетом того, что наименьшему из них присваивается значение 1, а остальным — значения более высокого ранга соответственно.
Сортировка от максимального к минимальному
Ранг выбранных значений в определенном поле с учетом того, что наибольшему значению в поле присваивается значение 1, а каждому меньшему значению — более высокий ранг.
Индекс
Рассчитывает значения следующим образом:
((значение в ячейке) x (общий итог)) / ((итог строки) x (итог столбца)).
-
Формулы. Если функции сведения и настраиваемые вычисления не дают желаемых результатов, вы можете создать собственные формулы в вычисляемых полях и вычисляемых объектах. Например, можно добавить вычисляемый объект с формулой расчета комиссионных за продажу, которые могут быть разными в различных регионах. Эти комиссионные будут автоматически включены в промежуточные и общие итоги в отчете.
Доступность вычислений и параметров в отчете зависит от того, получены ли исходные данные из базы данных OLAP.
-
Вычисления на основе исходных данных OLAP. При создании сводных таблиц на основе кубов OLAP сводные значения вычисляются на сервере OLAP еще до отображения результатов в Excel. В сводной таблице невозможно изменить способ вычисления этих значений. Например, вы не сможете выбрать другую функцию сведения для вычисления полей данных или промежуточных итогов и добавить вычисляемые поля или вычисляемые объекты.
Кроме того, если сервер OLAP предоставляет вычисляемые поля, называемые «вычисляемыми элементами», вы увидите их в списке полей сводной таблицы. Вы также увидите все вычисляемые поля и вычисляемые объекты, созданные с помощью макросов, которые написаны на языке Visual Basic для приложений (VBA) и хранятся в книге, но не сможете их изменить. Если вам нужны дополнительные типы вычислений, обратитесь к администратору базы данных OLAP.
Если исходные данные получены из базы данных OLAP, то при вычислении промежуточных и общих итогов можно включить или исключить значения для скрытых элементов.
-
Вычисления на основе исходных данных не из базы данных OLAP. В сводных таблицах, основанных на внешних данных других типов или на данных листа Excel, для вычисления полей значений, содержащих числовые данные, используется функция «Сумма», а для вычисления полей данных, содержащих текст, — функция «Количество». Для дальнейшего анализа и обработки своих данных вы можете выбрать другие функции сведения, например «Среднее», «Максимум» или «Минимум». Кроме того, можно создавать собственные формулы, в которых используются элементы отчета или другие данные листа. Для этого нужно создать вычисляемое поле или вычисляемый объект в поле.
Формулы можно создавать только в отчетах, которые основаны на исходных данных, полученных не из источника данных OLAP. В отчетах, основанных на базе данных OLAP, формулы не поддерживаются. При использовании формул в сводных таблицах нужно учитывать описанные ниже правила синтаксиса и поведения формул.
-
Элементы формулы сводной таблицы. В формулах, которые создаются для вычисляемых полей и вычисляемых объектов, можно использовать операторы и выражения, как и в других формулах на листе. Также можно использовать константы и ссылаться на данные из отчета, но не допускается использование ссылок на ячейки и определенных имен. Невозможно использовать функции листа, для которых нужны аргументы в виде ссылок на ячейки или определенных имен, а также формулы массива.
-
Имена полей и элементов. В Excel имена полей и элементов используются для идентификации этих элементов отчета в формулах. В приведенном ниже примере для данных в диапазоне C3:C9 используется имя поля Молоко. Для вычисляемого объекта в поле Тип, оценивающего объем продаж нового продукта на основе данных о продажах молочных продуктов, можно использовать формулу =Молоко * 115%.
Примечание: На сводной диаграмме имена полей отображаются в списке полей сводной таблицы, а имена элементов можно просмотреть в каждом раскрывающемся списке полей. Не следует путать эти имена с теми, которые отображаются в подсказках к диаграммам и соответствуют именам рядов и точек данных.
-
Формулы работают с итоговыми суммами, а не с отдельными записями. Формула для вычисляемого поля оперирует суммой исходных данных для каждого используемого поля. Например, формула вычисляемого поля =Продажи * 1,2 умножает сумму продаж для каждого типа и региона на 1,2, а не умножает каждое отдельное значение продаж на 1,2 с последующим суммированием полученных величин.
Формулы для вычисляемых объектов оперируют отдельными записями. Например, формула вычисляемого объекта =Молоко * 115% умножает каждое отдельное значение продаж молочных продуктов на 115 %, после чего полученные величины суммируются в области «Значения».
-
Пробелы, цифры и символы в именах. В имени, которое содержит два или несколько полей, их порядок не имеет значения. В примере выше ячейки C6:D6 могут называться ‘Апрель Север’ или ‘Север Апрель’. Имена, которые состоят из нескольких слов либо содержат цифры или символы, нужно заключать в одинарные кавычки.
-
Итоги. Формулы не могут ссылаться на итоговые значения (в примере выше — это Сумма за март, Сумма за апрель и Общий итог).
-
Имена полей в ссылках на элементы. Вы можете включить имя поля в ссылку на элемент. Имя элемента должно быть заключено в квадратные скобки, например: Регион[Север]. Используйте этот формат, чтобы избежать ошибок #ИМЯ?, которые возникают, если два элемента в двух разных полях отчета имеют одинаковые имена. Например, если в отчете есть два элемента с именем «Мясо» в полях «Тип» и «Категория», можно избежать появления ошибок #ИМЯ?, ссылаясь на эти элементы следующим образом: Тип[Мясо] и Категория[Мясо].
-
Ссылки на элементы по позиции. Вы можете сослаться на элемент, указав его позицию в отчете (с учетом того, какие элементы фактически отображаются и как они отсортированы в настоящий момент). Тип[1] — это Молоко, а Тип[2] — Морепродукты. Когда позиции элементов изменятся, например, если какие-то из них будут скрыты или снова отображены, такая ссылка, возможно, будет указывать на другой элемент. Скрытые элементы не учитываются в этом индексе.
Для ссылки на элементы можно использовать относительные позиции. Они определяются относительно вычисляемого объекта, содержащего формулу. Если текущим регионом является Юг, то Регион[-1] — это Север. Если текущим регионом является Север, то Регион[+1] — это Юг. Например, для вычисляемого объекта можно использовать формулу =Регион[-1] * 3%. Например, для вычисляемого объекта можно использовать формулу =Регион[-1] * 3%. Если позиция, которую вы указали, находится перед первым или после последнего элемента в поле, формула возвращает ошибку #ССЫЛКА!.
Чтобы использовать формулы в сводной диаграмме, их нужно создать в связанной сводной таблице. Там вы увидите отдельные значения, из которых состоят данные, а затем сможете посмотреть на результаты в графическом представлении на сводной диаграмме.
Например, на этой сводной диаграмме представлены данные о продажах для каждого продавца по регионам:
Чтобы посмотреть, как будут выглядеть объемы продаж, если увеличатся на 10 %, можно создать вычисляемое поле в связанной сводной таблице и воспользоваться формулой =Продажи * 110%.
Результат сразу отображается на сводной диаграмме, как показано на этом рисунке:
Чтобы отобразить отдельный маркер данных для продаж в регионе «Север» за вычетом транспортных расходов, которые составляют 8 %, можно создать в поле «Регион» вычисляемый объект с такой формулой: =Север – (Север * 8%).
Диаграмма будет выглядеть следующим образом:
Однако вычисляемый объект, созданный в поле «Продавец», будет отображаться как ряд, представленный в легенде, и появится на диаграмме в виде точки данных в каждой категории.
Важно: Создать формулу в сводной таблице, подключенной к источнику данных OLAP, невозможно.
Прежде всего определитесь, что нужно создать в поле: вычисляемое поле или вычисляемый объект. Если вы хотите использовать в формуле данные из другого поля, создайте вычисляемое поле. Если нужно использовать в формуле данные из одного или нескольких конкретных элементов в определенном поле, создайте вычисляемый объект.
В случае вычисляемых объектов в отдельных ячейках можно вводить разные формулы. Например, если вычисляемый объект с именем ЯблокиОбласть содержит формулу =Яблоки * 0,25 для всех месяцев, то для июля, августа и сентября ее можно заменить формулой =Яблоки * 0,5.
Если есть несколько вычисляемых объектов или формул, можно настроить порядок вычислений.
Добавление вычисляемого поля
-
Щелкните сводную таблицу.
Отобразится вкладка «Работа со сводными таблицами» с дополнительными вкладками Анализ и Конструктор.
-
На вкладке Анализ в группе Вычисления выберите команду Поля, элементы и наборы, а затем — пункт Вычисляемое поле.
-
В поле Имя введите имя для поля.
-
В поле Формула введите формулу для поля.
Чтобы использовать в формуле данные из другого поля, щелкните его в списке Поля и нажмите кнопку Добавить поле. Например, чтобы вычислить величину комиссионных, составляющую 15 %, для каждого значения в поле «Продажи», введите формулу =Продажи * 15%.
-
Нажмите кнопку Добавить.
Добавление вычисляемого объекта в поле
-
Щелкните сводную таблицу.
Отобразится вкладка «Работа со сводными таблицами» с дополнительными вкладками Анализ и Конструктор.
-
Если элементы в поле сгруппированы, на вкладке Анализ в группе Группировать выберите команду Разгруппировать.
-
Щелкните поле, в которое нужно добавить вычисляемый объект.
-
На вкладке Анализ в группе Вычисления выберите команду Поля, элементы и наборы, а затем — пункт Вычисляемый объект.
-
В поле Имя введите имя вычисляемого объекта.
-
В поле Формула введите формулу для этого объекта.
Чтобы использовать в формуле данные из имеющегося элемента, щелкните его в списке Элементы и нажмите кнопку Добавить элемент (он должен находиться в том же поле, что и вычисляемый объект).
-
Нажмите кнопку Добавить.
Ввод разных формул для вычисляемых объектов в отдельных ячейках
-
Щелкните ячейку, для которой нужно изменить формулу.
Чтобы изменить формулу для нескольких ячеек, нажмите клавишу CTRL и, удерживая ее, выделите остальные ячейки.
-
В строке формул внесите изменения в формулу.
Изменение порядка вычислений для нескольких вычисляемых объектов или формул
-
Щелкните сводную таблицу.
Отобразится вкладка «Работа со сводными таблицами» с дополнительными вкладками Анализ и Конструктор.
-
На вкладке Анализ в группе Вычисления выберите команду Поля, элементы и наборы, а затем — пункт Порядок вычислений.
-
Щелкните одну из формул и нажмите кнопку Вверх или Вниз.
-
Повторите эти действия для других формул, чтобы расположить их в нужном порядке.
Вы можете отобразить список всех формул, которые используются в текущей сводной таблице.
-
Щелкните сводную таблицу.
Отобразится вкладка «Работа со сводными таблицами» с дополнительными вкладками Анализ и Конструктор.
-
На вкладке Анализ в группе Вычисления выберите команду Поля, элементы и наборы, а затем — пункт Вывести формулы.
Перед тем как редактировать формулу, определите, к чему она относится: к вычисляемому полю или вычисляемому объекту. Если формула находится в вычисляемом объекте, также определите, является ли она единственной для него.
В случае вычисляемых объектов можно изменять отдельные формулы для конкретных ячеек одного объекта. Например, если вычисляемый объект с именем ЯблокиРасчет содержит формулу =Яблоки * 0,25 для всех месяцев, то для июля, августа и сентября ее можно заменить формулой =Яблоки * 0,5.
Определение принадлежности формулы к вычисляемому полю или вычисляемому объекту
-
Щелкните сводную таблицу.
Отобразится вкладка «Работа со сводными таблицами» с дополнительными вкладками Анализ и Конструктор.
-
На вкладке Анализ в группе Вычисления выберите команду Поля, элементы и наборы, а затем — пункт Вывести формулы.
-
Найдите в списке формулу, которую нужно изменить. Она может находиться в разделе «Вычисляемое поле» или «Вычисляемый объект».
Если для одного вычисляемого объекта задано несколько формул, то формулой по умолчанию, введенной при его создании, является та, для которой в столбце B указано его имя. Для остальных формул в столбце B указывается не только имя самого вычисляемого объекта, но и имена элементов, на пересечении которых используется формула.
Предположим, что есть формула по умолчанию для вычисляемого объекта с именем МойЭлемент, а также другая формула для этого объекта с именем МойЭлемент Январь Продажи. В сводной таблице вы увидите эту формулу в ячейке «Продажи» для строки «МойЭлемент» и столбца «Январь».
-
Чтобы внести изменения, воспользуйтесь одним из описанных ниже способов.
Редактирование формулы вычисляемого поля
-
Щелкните сводную таблицу.
Отобразится вкладка «Работа со сводными таблицами» с дополнительными вкладками Анализ и Конструктор.
-
На вкладке Анализ в группе Вычисления выберите команду Поля, элементы и наборы, а затем — пункт Вычисляемое поле.
-
В списке Имя выберите вычисляемое поле, для которого нужно изменить формулу.
-
В поле Формула измените формулу.
-
Нажмите кнопку Изменить.
Редактирование одной формулы для вычисляемого объекта
-
Щелкните поле, содержащее вычисляемый объект.
-
На вкладке Анализ в группе Вычисления выберите команду Поля, элементы и наборы, а затем — пункт Вычисляемый объект.
-
В поле Имя выберите вычисляемый объект.
-
В поле Формула измените формулу.
-
Нажмите кнопку Изменить.
Редактирование отдельной формулы для конкретной ячейки вычисляемого объекта
-
Щелкните ячейку, для которой нужно изменить формулу.
Чтобы изменить формулу для нескольких ячеек, нажмите клавишу CTRL и, удерживая ее, выделите остальные ячейки.
-
В строке формул внесите изменения в формулу.
Совет: Если есть несколько вычисляемых объектов или формул, можно настроить порядок вычислений. Дополнительные сведения см. в разделе Изменение порядка вычислений для нескольких вычисляемых объектов или формул.
Примечание: Если удалить формулу из сводной таблицы, восстановить ее будет невозможно. Если вы не хотите удалять формулу безвозвратно, то можете просто скрыть поле или элемент, перетащив его за пределы сводной таблицы.
-
Определите, к чему относится формула: к вычисляемому полю или вычисляемому объекту.
Вычисляемые поля отображаются в списке полей сводной таблицы. Вычисляемые объекты отображаются в виде элементов в других полях.
-
Выполните одно из указанных ниже действий.
-
Если нужно удалить вычисляемое поле, щелкните в любом месте сводной таблицы.
-
Если нужно удалить вычисляемый объект, в сводной таблице щелкните поле, которое его содержит.
Отобразится вкладка «Работа со сводными таблицами» с дополнительными вкладками Анализ и Конструктор.
-
-
На вкладке Анализ в группе Вычисления выберите команду Поля, элементы и наборы, а затем — пункт Вычисляемое поле или Вычисляемый объект.
-
В поле Имя выберите поле или элемент, который нужно удалить.
-
Нажмите кнопку Удалить.
Для сведения данных в сводной таблице в Excel в Интернете можно использовать такие функции, как СУММ, СЧЁТ и СРЗНАЧ. По умолчанию для чисел в полях значений используется функция СУММ. Вы можете просматривать и редактировать сводную таблицу на основе источника данных OLAP, но не можете создать ее в Excel для Интернета.
Ниже описано, как выбрать другие функции сведения данных.
-
Щелкните в любом месте сводной таблицы, а затем выберите Сводная таблица > Список полей. Вы также можете щелкнуть сводную таблицу правой кнопкой мыши и выбрать Показать список полей.
-
В списке Поля сводной таблицы в группе Значения щелкните стрелку рядом с полем значений.
-
Выберите пункт Параметры поля значений.
-
Выберите нужную функцию суммирования и нажмите OK.
Примечание: Функции сведения недоступны в сводных таблицах на базе источников данных OLAP.
Функция сведения данных
Вычисляемое значение
Сумма
Сумма значений. Используется по умолчанию для полей с числовыми значениями.
СЧЁТ
Количество заполненных полей. Функция сведения данных СЧЁТ работает так же, как СЧЁТЗ. СЧЁТ по умолчанию используется для пустых полей и полей с нечисловыми значениями.
Среднее
Среднее арифметическое.
Максимум
Наибольшее значение.
Минимум
Наименьшее значение.
Произведение
Произведение значений.
Количество чисел
Количество значений, содержащих числа (отличается от функции СЧЁТ, в которой учитываются заполненные поля).
Смещенное отклонение
Оценка стандартного отклонения генеральной совокупности, где выборка является подмножеством всей генеральной совокупности.
СТАНДОТКЛОНП
Стандартное отклонение генеральной совокупности, которая содержит все сводимые данные.
ДИСП
Оценка дисперсии генеральной совокупности, где выборка является подмножеством всей генеральной совокупности.
Несмещенная дисперсия
Дисперсия генеральной совокупности, которая содержит все сводимые данные.
Дополнительные сведения
Вы всегда можете задать вопрос специалисту Excel Tech Community или попросить помощи в сообществе Answers community.
Сводные таблицы – один из самых эффективных инструментов в MS Excel. С их помощью можно в считанные секунды преобразовать миллион строк данных в краткий отчет. Помимо быстрого подведения итогов, сводные таблицы позволяют буквально «на лету» изменять способ анализа путем перетаскивания полей из одной области отчета в другую.
Cводная таблица в Эксель – это также один из самых недооцененных инструментов. Большинство пользователей не подозревает, какие возможности находятся в их руках. Представим, что сводные таблицы еще не придумали. Вы работаете в компании, которая продает свою продукцию различным клиентам. Для простоты в ассортименте только 4 позиции. Продукцию регулярно покупает пара десятков клиентов, которые находятся в разных регионах. Каждая сделка заносится в базу данных и представляет отдельную строку.
Ваш директор дает указание сделать краткий отчет о продажах всех товаров по регионам (областям). Решить задачу можно следующим образом.
Вначале создадим макет таблицы, то есть шапку, состоящую из уникальных значений товаров и регионов. Сделаем копию столбца с товарами и удалим дубликаты. Затем с помощью специальной вставки транспонируем столбец в строку. Аналогично поступаем с областями, только без транспонирования. Получим шапку отчета.
Данную табличку нужно заполнить, т.е. просуммировать выручку по соответствующим товарам и регионам. Это нетрудно сделать с помощью функции СУММЕСЛИМН. Также добавим итоги. Получится сводный отчет о продажах в разрезе область-продукция.
Вы справились с заданием и показываете отчет директору. Посмотрев на таблицу, он генерирует сразу несколько замечательных идей.
— Можно ли отчет сделать не по выручке, а по прибыли?
— Можно ли товары показать по строкам, а регионы по столбцам?
— Можно ли такие таблицы делать для каждого менеджера в отдельности?
Даже если вы опытный пользователь Excel, на создание новых отчетов потребуется немало времени. Это уже не говоря о возможных ошибках. Однако если вы знаете, как сделать сводную таблицу в Эксель, то ответите: да, мне нужно 5 минут, возможно, меньше.
Рассмотрим, как создать сводную таблицу в Excel.
Открываем исходные данные. Сводную таблицу можно строить по обычному диапазону, но правильнее будет преобразовать его в таблицу Excel. Это сразу решит вопрос с автоматическим захватом новых данных. Выделяем любую ячейку и переходим во вкладку Вставить. Слева на ленте находятся две кнопки: Сводная таблица и Рекомендуемые сводные таблицы.
Если Вы не знаете, каким образом организовать имеющиеся данные, то можно воспользоваться командой Рекомендуемые сводные таблицы. Эксель на основании ваших данных покажет миниатюры возможных макетов.
Кликаете на подходящий вариант и сводная таблица готова. Остается ее только довести до ума, так как вряд ли стандартная заготовка полностью совпадет с вашими желаниями. Если же нужно построить сводную таблицу с нуля, или у вас старая версия программы, то нажимаете кнопку Сводная таблица. Появится окно, где нужно указать исходный диапазон (если активировать любую ячейку Таблицы Excel, то он определится сам) и место расположения будущей сводной таблицы (по умолчанию будет выбран новый лист).
Обычно ничего менять здесь не нужно. После нажатия Ок будет создан новый лист Excel с пустым макетом сводной таблицы.
Макет таблицы настраивается в панели Поля сводной таблицы, которая находится в правой части листа.
В верхней части панели находится перечень всех доступных полей, то есть столбцов в исходных данных. Если в макет нужно добавить новое поле, то можно поставить галку напротив – эксель сам определит, где должно быть размещено это поле. Однако угадывает далеко не всегда, поэтому лучше перетащить мышью в нужное место макета. Удаляют поля также: снимают флажок или перетаскивают назад.
Сводная таблица состоит из 4-х областей, которые находятся в нижней части панели: значения, строки, столбцы, фильтры. Рассмотрим подробней их назначение.
Область значений – это центральная часть сводной таблицы со значениями, которые получаются путем агрегирования выбранным способом исходных данных.
В большинстве случае агрегация происходит путем Суммирования. Если все данные в выбранном поле имеют числовой формат, то Excel назначит суммирование по умолчанию. Если в исходных данных есть хотя бы одна текстовая или пустая ячейка, то вместо суммы будет подсчитываться Количество ячеек. В нашем примере каждая ячейка – это сумма всех соответствующих товаров в соответствующем регионе.
В ячейках сводной таблицы можно использовать и другие способы вычисления. Их около 20 видов (среднее, минимальное значение, доля и т.д.). Изменить способ расчета можно несколькими способами. Самый простой, это нажать правой кнопкой мыши по любой ячейке нужного поля в самой сводной таблице и выбрать другой способ агрегирования.
Область строк – названия строк, которые расположены в крайнем левом столбце. Это все уникальные значения выбранного поля (столбца). В области строк может быть несколько полей, тогда таблица получается многоуровневой. Здесь обычно размещают качественные переменные типа названий продуктов, месяцев, регионов и т.д.
Область столбцов – аналогично строкам показывает уникальные значения выбранного поля, только по столбцам. Названия столбцов – это также обычно качественный признак. Например, годы и месяцы, группы товаров.
Область фильтра – используется, как ясно из названия, для фильтрации. Например, в самом отчете показаны продукты по регионам. Нужно ограничить сводную таблицу какой-то отраслью, определенным периодом или менеджером. Тогда в область фильтров помещают поле фильтрации и там уже в раскрывающемся списке выбирают нужное значение.
С помощью добавления и удаления полей в указанные области вы за считанные секунды сможете настроить любой срез ваших данных, какой пожелаете.
Посмотрим, как это работает в действии. Создадим пока такую же таблицу, как уже была создана с помощью функции СУММЕСЛИМН. Для этого перетащим в область Значения поле «Выручка», в область Строки перетащим поле «Область» (регион продаж), в Столбцы – «Товар».
В результате мы получаем настоящую сводную таблицу.
На ее построение потребовалось буквально 5-10 секунд.
Работа со сводными таблицами в Excel
Изменить существующую сводную таблицу также легко. Посмотрим, как пожелания директора легко воплощаются в реальность.
Заменим выручку на прибыль.
Товары и области меняются местами также перетягиванием мыши.
Для фильтрации сводных таблиц есть несколько инструментов. В данном случае просто поместим поле «Менеджер» в область фильтров.
На все про все ушло несколько секунд. Вот, как работать со сводными таблицами. Конечно, не все задачи столь тривиальные. Бывают и такие, что необходимо использовать более замысловатый способ агрегации, добавлять вычисляемые поля, условное форматирование и т.д. Но об этом в другой раз.
Источник данных сводной таблицы Excel
Для успешной работы со сводными таблицами исходные данные должны отвечать ряду требований. Обязательным условием является наличие названий над каждым полем (столбцом), по которым эти поля будут идентифицироваться. Теперь полезные советы.
1. Лучший формат для данных – это Таблица Excel. Она хороша тем, что у каждого поля есть наименование и при добавлении новых строк они автоматически включаются в сводную таблицу.
2. Избегайте повторения групп в виде столбцов. Например, все даты должны находиться в одном поле, а не разбиты по месяцам в отдельных столбцах.
3. Уберите пропуски и пустые ячейки иначе данная строка может выпасть из анализа.
4. Применяйте правильное форматирование к полям. Числа должны быть в числовом формате, даты должны быть датой. Иначе возникнут проблемы при группировке и математической обработке. Но здесь эксель вам поможет, т.к. сам неплохо определяет формат данных.
В целом требований немного, но их следует знать.
Обновление данных в сводной таблице Excel
Если внести изменения в источник (например, добавить новые строки), сводная таблица не изменится, пока вы ее не обновите через правую кнопку мыши
или
через команду во вкладке Данные – Обновить все.
Так сделано специально из-за того, что сводная таблица занимает много места в оперативной памяти. Чтобы расходовать ресурсы компьютера более экономно, работа идет не напрямую с источником, а с кэшем, где находится моментальный снимок исходных данных.
Зная, как делать сводные таблицы в Excel даже на таком базовом уровне, вы сможете в разы увеличить скорость и качество обработки больших массивов данных.
Ниже находится видеоурок о том, как в Excel создать простую сводную таблицу.
Скачать файл с примером.
Поделиться в социальных сетях:
Содержание
- Как создать сводную таблицу.
- 1. Организуйте свои исходные данные
- 2. Создаем и размещаем макет
- 3. Как добавить поле
- 4. Как удалить поле из сводной таблицы?
- 5. Как упорядочить поля?
- 6. Выберите функцию для значений (необязательно)
- 7. Используем различные вычисления в полях значения (необязательно)
- Советы
- Предупреждения
- Работа со сводными таблицами в Excel
- Источник данных сводной таблицы Excel
- Вычисляемое поле. Алгоритм расчета
- Изменяем и удаляем Вычисляемое поле
- Подготовка исходной таблицы
- Создание Сводной таблицы
- Детализация данных Сводной таблицы
- Обновление Сводной таблицы
- Удаление Сводной таблицы
- Изменение функции итогов
- Изменение формата числовых значений
- Добавление новых полей
Как создать сводную таблицу.
Многие думают, что создание отчетов при помощи сводных таблиц для «чайников» является сложным и трудоемким процессом. Но это не так! Microsoft много лет совершенствовала эту технологию, и в современных версиях Эксель они очень удобны и невероятно быстры.
Фактически, вы можете сделать это всего за пару минут. Для вас – небольшой самоучитель в виде пошаговой инструкции:
1. Организуйте свои исходные данные
Перед созданием сводного отчета организуйте свои данные в строки и столбцы, а затем преобразуйте диапазон данных в таблицу. Для этого выделите все используемые ячейки, перейдите на вкладку меню «Главная» и нажмите «Форматировать как таблицу».
Использование «умной» таблицы в качестве исходных данных дает вам очень хорошее преимущество – ваш диапазон данных становится «динамическим». Это означает, что он будет автоматически расширяться или уменьшаться при добавлении или удалении записей. Поэтому вам не придется беспокоиться о том, что в свод не попала самая свежая информация.
Полезные советы:
- Добавьте уникальные, значимые заголовки в столбцы, они позже превратятся в имена полей.
- Убедитесь, что исходная таблица не содержит пустых строк или столбцов и промежуточных итогов.
- Чтобы упростить работу, вы можете присвоить исходной таблице уникальное имя, введя его в поле «Имя» в верхнем правом углу.
2. Создаем и размещаем макет
Выберите любую ячейку в исходных данных, а затем перейдите на вкладку Вставка > Сводная таблица .
Откроется окно «Создание ….. ». Убедитесь, что в поле Диапазон указан правильный источник данных. Затем выберите местоположение для свода:
- Выбор нового рабочего листа поместит его на новый лист, начиная с ячейки A1.
- Выбор существующего листа разместит в указанном вами месте на существующем листе. В поле «Диапазон» выберите первую ячейку (то есть, верхнюю левую), в которую вы хотите поместить свою таблицу.
Нажатие ОК создает пустой макет без цифр в целевом местоположении, который будет выглядеть примерно так:
Полезные советы:
- В большинстве случаев имеет смысл размещать на отдельном рабочем листе. Это особенно рекомендуется для начинающих.
- Ежели вы берете информацию из другой таблицы или рабочей книги, включите их имена, используя следующий синтаксис: [workbook_name]sheet_name!Range. Например, [Книга1.xlsx] Лист1!$A$1:$E$50. Конечно, вы можете не писать это все руками, а просто выбрать диапазон ячеек в другой книге с помощью мыши.
- Возможно, было бы полезно построить таблицу и диаграмму одновременно. Для этого в Excel 2016 и 2013 перейдите на вкладку «Вставка», щелкните стрелку под кнопкой «Сводная диаграмма», а затем нажмите «Диаграмма и таблица». В версиях 2010 и 2007 щелкните стрелку под сводной таблицей, а затем — Сводная диаграмма.
- Организация макета.
Область, в которой вы работаете с полями макета, называется списком полей. Он расположен в правой части рабочего листа и разделен на заголовок и основной раздел:
- Раздел «Поле» содержит названия показателей, которые вы можете добавить. Они соответствуют именам столбцов исходных данных.
- Раздел «Макет» содержит область «Фильтры», «Столбцы», «Строки» и «Значения». Здесь вы можете расположить в нужном порядке поля.
Изменения, которые вы вносите в этих разделах, немедленно применяются в вашей таблице.
3. Как добавить поле
Чтобы иметь возможность добавить поле в нужную область, установите флажок рядом с его именем.
По умолчанию Microsoft Excel добавляет поля в раздел «Макет» следующим образом:
- Нечисловые добавляются в область Строки
- Числовые добавляются в область значений
- Дата и время добавляются в область Столбцы.
4. Как удалить поле из сводной таблицы?
Чтобы удалить любое поле, вы можете выполнить следующее:
- Снимите флажок напротив него, который вы ранее установили.
- Щелкните правой кнопкой мыши поле и выберите «Удалить……».
И еще один простой и наглядный способ удаления поля. Перейдите в макет таблицы, зацепите мышкой ненужный вам элемент и перетащите его за пределы макета. Как только вы вытащите его за рамки, рядом со значком появится хатактерный крестик. Отпускайте кнопку мыши и наблюдайте, как внешний вид вашей таблицы сразу же изменится.
5. Как упорядочить поля?
Вы можете изменить расположение показателей тремя способами:
- Перетащите поле между 4 областями раздела с помощью мыши. В качестве альтернативы щелкните и удерживайте его имя в разделе «Поле», а затем перетащите в нужную область в разделе «Макет». Это приведет к удалению из текущей области и его размещению в новом месте.
- Щелкните правой кнопкой мыши имя в разделе «Поле» и выберите область, в которую вы хотите добавить его:
- Нажмите на поле в разделе «Макет», чтобы выбрать его. Это сразу отобразит доступные параметры:
Все внесенные вами изменения применяются немедленно.
Ну а ежели спохватились, что сделали что-то не так, не забывайте, что есть «волшебная» комбинация клавиш CTRL+Z, которая отменяет сделанные вами изменения (если вы не сохранили их, нажав соответствующую клавишу).
6. Выберите функцию для значений (необязательно)
По умолчанию Microsoft Excel использует функцию «Сумма» для числовых показателей, которые вы помещаете в область «Значения». Когда вы помещаете нечисловые (текст, дата или логическое значение) или пустые значения в эту область, к ним применяется функция «Количество».
Но, конечно, вы можете выбрать другой метод расчёта. Щелкните правой кнопкой мыши поле значения, которое вы хотите изменить, выберите Параметры поля значений и затем – нужную функцию.
Думаю, названия операций говорят сами за себя, и дополнительные пояснения здесь не нужны. В крайнем случае, попробуйте различные варианты сами.
Здесь же вы можете изменить имя его на более приятное и понятное для вас. Ведь оно отображается в таблице, и поэтому должно выглядеть соответственно.
В Excel 2010 и ниже опция «Суммировать значения по» также доступна на ленте – на вкладке «Параметры» в группе «Расчеты».
7. Используем различные вычисления в полях значения (необязательно)
Еще одна полезная функция позволяет представлять значения различными способами, например, отображать итоговые значения в процентах или значениях ранга от наименьшего к наибольшему и наоборот.
Это называется «Дополнительные вычисления». Доступ к ним можно получить, открыв вкладку «Параметры …», как это описано чуть выше.
Подсказка. Функция «Дополнительные вычисления» может оказаться особенно полезной, когда вы добавляете одно и то же поле более одного раза и показываете, как в нашем примере, общий объем продаж и объем продаж в процентах от общего количества одновременно. Согласитесь, обычными формулами делать такую таблицу придется долго. А тут – пара минут работы!
Итак, процесс создания завершен. Теперь пришло время немного поэкспериментировать, чтобы выбрать макет, наиболее подходящий для вашего набора данных.
Советы
- Прежде чем приступать к редактированию сводной таблицы, обязательно предварительно сохраните резервную копию исходного файла Excel.
Предупреждения
- Не забывайте сохранять результаты проделанной работы.
Работа со сводными таблицами в Excel
Изменить существующую сводную таблицу также легко. Посмотрим, как пожелания директора легко воплощаются в реальность.
Заменим выручку на прибыль.
Товары и области меняются местами также перетягиванием мыши.
Для фильтрации сводных таблиц есть несколько инструментов. В данном случае просто поместим поле «Менеджер» в область фильтров.
На все про все ушло несколько секунд. Вот, как работать со сводными таблицами. Конечно, не все задачи столь тривиальные. Бывают и такие, что необходимо использовать более замысловатый способ агрегации, добавлять вычисляемые поля, условное форматирование и т.д. Но об этом в другой раз.
Источник данных сводной таблицы Excel
Для успешной работы со сводными таблицами исходные данные должны отвечать ряду требований. Обязательным условием является наличие названий над каждым полем (столбцом), по которым эти поля будут идентифицироваться. Теперь полезные советы.
1. Лучший формат для данных – это Таблица Excel. Она хороша тем, что у каждого поля есть наименование и при добавлении новых строк они автоматически включаются в сводную таблицу.
2. Избегайте повторения групп в виде столбцов. Например, все даты должны находиться в одном поле, а не разбиты по месяцам в отдельных столбцах.
3. Уберите пропуски и пустые ячейки иначе данная строка может выпасть из анализа.
4. Применяйте правильное форматирование к полям. Числа должны быть в числовом формате, даты должны быть датой. Иначе возникнут проблемы при группировке и математической обработке. Но здесь эксель вам поможет, т.к. сам неплохо определяет формат данных.
В целом требований немного, но их следует знать.
Вычисляемое поле. Алгоритм расчета
Для каждого месяца у нас есть только одно значение фактических продаж (столбец Продажи) и плана. Вычисляемое поле ПроцентВыполнения возвращает значение равное их отношению. Например, для января 2012 года – это 50,19% (продано было 36992,22, а план был 73697,76). 36992,22/73697,76=0,5019 (см. строку 10 на листе Исходная таблица).
Теперь проверим итоги по месяцам. За январь итоговым значением является 93,00%. Как это значение получилось?
Сначала программа вычислила СУММУ продаж за январь по всем годам, затем, вычислила СУММУ всех плановых значений. Разделив одно на другое, было получено 93,00%. В этом можно убедиться проделав вычисления самостоятельно (см. строку 10 на листе Сводная таблица, столбцы H:J).
В этом состоит одно из ограничений Вычисляемого поля – итоговые значения вычисляются только на основании суммирования.
Аналогично расчет ведется и для итогов по столбцам: находится сумма продаж и плана по годам, затем вычисляется их отношение.
Если бы для каждого месяца в исходной таблице было бы несколько сумм продаж и плановых значений, то расчет был бы аналогичен подсчету итоговых значений.
Чтобы обойти данное ограничение и вычислить, например, средний % выполнения плана для всех январских месяцев, придется отказаться от Вычисляемого поля. Создайте в исходной таблице новый столбец – отношение продажи к плану для каждого месяца (см. лист Исходная таблица2). Затем, создайте на ее основе другую сводную таблицу. В окне параметров полей значений установите Среднее.
В итоговом столбце теперь будет отображаться средний процент выполнения плана.
Изменяем и удаляем Вычисляемое поле
Вызовите тоже диалоговое окно, которое мы использовали для создания Вычисляемого поля. В выпадающем списке выберите нужное поле. Появится его формула, которую можно отредактировать, также как и название этого Вычисляемого поля.
Там же можно удалить это поле.
Подготовка исходной таблицы
Начнем с требований к исходной таблице.
- каждый столбец должен иметь заголовок;
- в каждый столбец должны вводиться значения только в одном формате (например, столбец «Дата поставки» должен содержать все значения только в формате Дата
- в таблице должны отсутствовать полностью незаполненные строки и столбцы;
- в ячейки должны вводиться «атомарные» значения, т.е. только те, которые нельзя разнести в разные столбцы. Например, нельзя в одну ячейку вводить адрес в формате: «Город, Название улицы, дом №». Нужно создать 3 одноименных столбца, иначе Сводная таблица будет работать неэффективно (в случае, если Вам нужна информация, например, в разрезе города);
- избегайте таблиц с «неправильной» структурой (см. рисунок ниже).
Вместо того, чтобы плодить повторяющиеся столбцы ( регион 1, регион 2, … ), в которых будут в изобилии незаполненные ячейки, переосмыслите структуру таблицы, как показано на рисунке выше (Все значения объемов продаж должны быть в одном столбце, а не размазаны по нескольким столбцам. Для того, чтобы это реализовать, возможно, потребуется вести более подробные записи (см. рисунок выше), а не указывать для каждого региона суммарные продажи).
Более детальные советы по построению таблиц изложены в одноименной статье Советы по построению таблиц .
Несколько облегчит процесс построения Сводной таблицы , тот факт, если исходная таблица будет преобразована в формат EXCEL 2007 ( Вставка/ Таблицы/ Таблица ). Для этого сначала приведите исходную таблицу в соответствие с вышеуказанными требованиями, затем выделите любую ячейку таблицы и вызовите окно меню Вставка/ Таблицы/ Таблица . Все поля окна будут автоматически заполнены, нажмите ОК.
Создание таблицы в формате EXCEL 2007 добавляет новые возможности:
- при добавлении в таблицу новых значений новые строки автоматически добавляются к таблице;
- при создании таблицы к ней применяется форматирование, к заголовкам – фильтр, появляется возможность автоматически создать строку итогов, сортировать данные и пр.;
- таблице автоматически присваивается Имя .
В качестве исходной будем использовать таблицу в формате EXCEL 2007 содержащую информацию о продажах партий продуктов. В строках таблицы приведены данные о поставке партии продукта и его сбыте.
В таблице имеются столбцы:
- Товар – наименование партии товара, например, « Апельсины
- Группа – группа товара, например, « Апельсины » входят в группу « Фрукты
- Поставщик – компания-поставщик Товаров, Поставщик может поставлять несколько Групп Товаров;
- Дата поставки – Дата поставки Товара Поставщиком;
- Регион продажи – Регион, в котором была реализована партия Товара;
- Продажи – Стоимость, по которой удалось реализовать партию Товара;
- Сбыт – срок фактической реализации Товара в Регионе (в днях);
- Прибыль – отметка о том, была ли получена прибыль от реализованной партии Товара.
Через Диспетчер имен ( Формулы/ Определенные имена/ Диспетчер имен ) откорректируем Имя таблицы на « Исходная_таблица ».
Создание Сводной таблицы
Сводную таблицу будем создавать для решения следующей задачи: «Подсчитать суммарные объемы продаж по каждому Товару».
Имея исходную таблицу в формате EXCEL 2007 , для создания Сводной таблицы достаточно выделить любую ячейку исходной таблицы и в меню Работа с таблицами/ Конструктор/ Сервис выбрать пункт Сводная таблица .
В появившемся окне нажмем ОК, согласившись с тем, что Сводная таблица будет размещена на отдельном листе.
На отдельном листе появится заготовка Сводной таблицы и Список полей, размещенный справа от листа (отображается только когда активная ячейка находится в диапазоне ячеек Сводной таблицы).
Структура Сводной таблицы в общем виде может быть представлена так:
Заполним сначала раздел Названия строк . Т.к. требуется определить объемы продаж по каждому Товару, то в строках Сводной таблицы должны быть размещены названия Товаров. Для этого поставим галочку в Списке полей у поля Товар (поле и столбец – синонимы).
Т.к. ячейки столбца Товар имеют текстовый формат, то они автоматически попадут в область Названия строк Списка полей. Разумеется, поле Товар можно при необходимости переместить в другую область Списка полей. Заметьте, что названия Товаров будут автоматически отсортированы от А до Я (об изменении порядка сортировки читайте ниже ).
Теперь поставим галочку в Списке полей у поля Продажи.
Т.к. ячейки столбца Продажи имеют числовой формат, то они автоматически попадут в раздел Списка полей Значения.
Несколькими кликами мыши (точнее шестью) мы создали отчет о Продажах по каждому Товару. Того же результата можно было достичь с использованием формул (см. статью Отбор уникальных значений с суммированием по соседнему столбцу ). Если требуется, например, определить объемы продаж по каждому Поставщику, то для этого снимем галочку в Списке полей у поля Товар и поставим галочку у поля Поставщик.
Детализация данных Сводной таблицы
Если возникли вопросы о том, какие же данные из исходной таблицы были использованы для подсчета тех или иных значений Сводной таблицы , то достаточно двойного клика мышкой на конкретном значении в Сводной таблице , чтобы был создан отдельный лист с отобранными из исходной таблицей строками. Например, посмотрим какие записи были использованы для суммирования продаж Товара «Апельсины». Для этого дважды кликнем на значении 646720. Будет создан отдельный лист только со строками исходной таблицы относящихся к Товару «Апельсины».
Обновление Сводной таблицы
Если после создания Сводной таблицы в исходную таблицу добавлялись новые записи (строки), то эти данные не будут автоматически учтены в Сводной таблице . Чтобы обновить Сводную таблицу выделите любую ее ячейку и выберите пункт меню: меню Работа со сводными таблицами/ Параметры/ Данные/ Обновить . Того же результата можно добиться через контекстное меню: выделите любую ячейку Сводной таблицы , вызовите правой клавишей мыши контекстное меню и выберите пункт Обновить .
Удаление Сводной таблицы
Удалить Сводную таблицу можно несколькими способами. Первый – просто удалить лист со Сводной таблицей (если на нем нет других полезных данных, например исходной таблицы). Второй способ – удалить только саму Сводную таблицу : выделите любую ячейку Сводной таблицы , нажмите CTRL + A (будет выделена вся Сводная таблица ), нажмите клавишу Delete .
Изменение функции итогов
При создании Сводной таблицы сгруппированные значения по умолчанию суммируются. Действительно, при решении задачи нахождения объемов продаж по каждому Товару, мы не заботились о функции итогов – все Продажи, относящиеся к одному Товару были просуммированы. Если требуется, например, подсчитать количество проданных партий каждого Товара, то нужно изменить функцию итогов. Для этого в Сводной таблице выделите любое значение поля Продажи, вызовите правой клавишей мыши контекстное меню и выберите пункт Итоги по/ Количество .
Изменение порядка сортировки
Теперь немного модифицируем наш Сводный отчет . Сначала изменим порядок сортировки названий Товаров: отсортируем их в обратном порядке от Я до А. Для этого через выпадающий список у заголовка столбца, содержащего наименования Товаров, войдем в меню и выберем Сортировка от Я до А .
Теперь предположим, что Товар Баранки – наиболее важный товар, поэтому его нужно выводить в первой строке. Для этого выделите ячейку со значением Баранки и установите курсор на границу ячейки (курсор должен принять вид креста со стрелками).
Затем, нажав левую клавишу мыши, перетащите ячейку на самую верхнюю позицию в списке прямо под заголовок столбца.
После того как будет отпущена клавиша мыши, значение Баранки будет перемещено на самую верхнюю позицию в списке.
Изменение формата числовых значений
Теперь добавим разделитель групп разрядов у числовых значений (поле Продажи). Для этого выделите любое значение в поле Продажи, вызовите правой клавишей мыши контекстное меню и выберите пункт меню Числовой формат …
В появившемся окне выберите числовой формат и поставьте галочку флажка Разделитель групп разрядов .
Добавление новых полей
Предположим, что необходимо подготовить отчет о продажах Товаров, но с разбивкой по Регионам продажи. Для этого добавим поле Регион продажи, поставив соответствующую галочку в Списке полей. Поле Регион продажи будет добавлено в область Названия строк Списка полей (к полю Товар). Поменяв в области Названия строк Списка полей порядок следования полей Товар и Регион продажи, получим следующий результат.
Выделив любое название Товара и нажав пункт меню Работа со сводными таблицами/ Параметры/ Активное поле/ Свернуть все поле , можно свернуть Сводную таблицу , чтобы отобразить только продажи по Регионам.
Источники
- https://mister-office.ru/excel/excel-pivot-table.html
- https://ru.wikihow.com/%D0%B4%D0%BE%D0%B1%D0%B0%D0%B2%D0%B8%D1%82%D1%8C-%D1%81%D1%82%D0%BE%D0%BB%D0%B1%D0%B5%D1%86-%D0%B2-%D1%81%D0%B2%D0%BE%D0%B4%D0%BD%D1%83%D1%8E-%D1%82%D0%B0%D0%B1%D0%BB%D0%B8%D1%86%D1%83-(Pivot-Table)
- https://statanaliz.info/excel/svodnye-tablitsy/kak-v-excel-sdelat-svodnuyu-tablitsu/
- https://excel2.ru/articles/vychislyaemoe-pole-v-svodnyh-tablicah-v-ms-excel
- https://excel2.ru/articles/svodnye-tablicy-v-ms-excel
#Руководства
- 13 май 2022
-
0
Как систематизировать тысячи строк и преобразовать их в наглядный отчёт за несколько минут? Разбираемся на примере с квартальными продажами автосалона
Иллюстрация: Meery Mary для Skillbox Media
Рассказывает просто о сложных вещах из мира бизнеса и управления. До редактуры — пять лет в банке и три — в оценке имущества. Разбирается в Excel, финансах и корпоративной жизни.
Сводная таблица — инструмент для анализа данных в Excel. Она собирает информацию из обычных таблиц, обрабатывает её, группирует в блоки, проводит необходимые вычисления и показывает итог в виде наглядного отчёта. При этом все параметры этого отчёта пользователь может настроить под себя и свои потребности.
Разберёмся, для чего нужны сводные таблицы. На конкретном примере покажем, как их создать, настроить и использовать. В конце расскажем, можно ли делать сводные таблицы в «Google Таблицах».
Сводные таблицы удобно применять, когда нужно сформировать отчёт на основе большого объёма информации. Они суммируют значения, расположенные не по порядку, группируют данные из разных участков исходной таблицы в одном месте и сами проводят дополнительные расчёты.
Вид сводной таблицы можно настраивать под себя самостоятельно парой кликов мыши — менять расположение строк и столбцов, фильтровать итоги и переносить блоки отчёта с одного места в другое для лучшей наглядности.
Разберём на примере. Представьте небольшой автосалон, в котором работают три менеджера по продажам. В течение квартала данные об их продажах собирались в обычную таблицу: модель автомобиля, его характеристики, цена, дата продажи и ФИО продавца.
Скриншот: Skillbox Media
В конце квартала планируется выдача премий. Нужно проанализировать, кто принёс больше прибыли салону. Для этого нужно сгруппировать все проданные автомобили под каждым менеджером, рассчитать суммы продаж и определить итоговый процент продаж за квартал.
Разберёмся пошагово, как это сделать с помощью сводной таблицы.
Создаём сводную таблицу
Чтобы сводная таблица сработала корректно, важно соблюсти несколько требований к исходной:
- у каждого столбца исходной таблицы есть заголовок;
- в каждом столбце применяется только один формат — текст, число, дата;
- нет пустых ячеек и строк.
Теперь переходим во вкладку «Вставка» и нажимаем на кнопку «Сводная таблица».
Скриншот: Skillbox Media
Появляется диалоговое окно. В нём нужно заполнить два значения:
- диапазон исходной таблицы, чтобы сводная могла забрать оттуда все данные;
- лист, куда она перенесёт эти данные для дальнейшей обработки.
В нашем случае выделяем весь диапазон таблицы продаж вместе с шапкой. И выбираем «Новый лист» для размещения сводной таблицы — так будет проще перемещаться между исходными данными и сводным отчётом. Жмём «Ок».
Скриншот: Skillbox Media
Excel создал новый лист. Для удобства можно сразу переименовать его.
Слева на листе расположена область, где появится сводная таблица после настроек. Справа — панель «Поля сводной таблицы», в которые мы будем эти настройки вносить. В следующем шаге разберёмся, как пользоваться этой панелью.
Скриншот: Skillbox Media
Настраиваем сводную таблицу и получаем результат
В верхней части панели настроек находится блок с перечнем возможных полей сводной таблицы. Поля взяты из заголовков столбцов исходной таблицы: в нашем случае это «Марка, модель», «Цвет», «Год выпуска», «Объём», «Цена», «Дата продажи», «Продавец».
Нижняя часть панели настроек состоит из четырёх областей — «Значения», «Строки», «Столбцы» и «Фильтры». У каждой области своя функция:
- «Значения» — проводит вычисления на основе выбранных данных из исходной таблицы и относит результаты в сводную таблицу. По умолчанию Excel суммирует выбранные данные, но можно выбрать другие действия. Например, рассчитать среднее, показать минимум или максимум, перемножить.
Если данные выбранного поля в числовом формате, программа просуммирует их значения (например, рассчитает общую стоимость проданных автомобилей). Если формат данных текстовый — программа покажет количество ячеек (например, определит количество проданных авто).
- «Строки» и «Столбцы» — отвечают за визуальное расположение полей в сводной таблице. Если выбрать строки, то поля разместятся построчно. Если выбрать столбцы — поля разместятся по столбцам.
- «Фильтры» — отвечают за фильтрацию итоговых данных в сводной таблице. После построения сводной таблицы панель фильтров появляется отдельно от неё. В ней можно выбрать, какие данные нужно показать в сводной таблице, а какие — скрыть. Например, можно показывать продажи только одного из менеджеров или только за выбранный период.
Настроить сводную таблицу можно двумя способами:
- Поставить галочку напротив нужного поля — тогда Excel сам решит, где нужно разместить это значение в сводной таблице, и сразу заберёт его туда.
- Выбрать необходимые для сводной таблицы поля из перечня и перетянуть их в нужную область вручную.
Первый вариант не самый удачный: Excel редко ставит данные так, чтобы с ними было удобно работать, поэтому сводная таблица получается неинформативной. Остановимся на втором варианте — он предполагает индивидуальные настройки для каждого отчёта.
В случае с нашим примером нужно, чтобы сводная таблица отразила ФИО менеджеров по продаже, проданные автомобили и их цены. Остальные поля — технические характеристики авто и дату продажи — можно будет использовать для фильтрации.
Таблица получится наглядной, если фамилии менеджеров мы расположим построчно. Находим в верхней части панели поле «Продавец», зажимаем его мышкой и перетягиваем в область «Строки».
После этого в левой части листа появится первый блок сводной таблицы: фамилии менеджеров по продажам.
Скриншот: Skillbox
Теперь добавим модели автомобилей, которые эти менеджеры продали. По такому же принципу перетянем поле «Марка, модель» в область «Строки».
В левую часть листа добавился второй блок. При этом сводная таблица сама сгруппировала все автомобили по менеджерам, которые их продали.
Скриншот: Skillbox Media
Определяем, какая ещё информация понадобится для отчётности. В нашем случае — цены проданных автомобилей и их количество.
Чтобы сводная таблица самостоятельно суммировала эти значения, перетащим поля «Марка, модель» и «Цена» в область «Значения».
Скриншот: Skillbox Media
Теперь мы видим, какие автомобили продал каждый менеджер, сколько и по какой цене, — сводная таблица самостоятельно сгруппировала всю эту информацию. Более того, напротив фамилий менеджеров можно посмотреть, сколько всего автомобилей они продали за квартал и сколько денег принесли автосалону.
По такому же принципу можно добавлять другие поля в необходимые области и удалять их оттуда — любой срез информации настроится автоматически. В нашем примере внесённых данных в сводной таблице будет достаточно. Ниже рассмотрим, как настроить фильтры для неё.
Настраиваем фильтры сводной таблицы
Чтобы можно было фильтровать информацию сводной таблицы, нужно перенести требуемые поля в область «Фильтры».
В нашем примере перетянем туда все поля, не вошедшие в основной состав сводной таблицы: объём, дату продажи, год выпуска и цвет.
Скриншот: Skillbox Media
Для примера отфильтруем данные по году выпуска: настроим фильтр так, чтобы сводная таблица показала только проданные авто 2017 года.
В блоке фильтров нажмём на стрелку справа от поля «Год выпуска»:
Скриншот: Skillbox Media
В появившемся окне уберём галочку напротив параметра «Выделить все» и поставим её напротив параметра «2017». Закроем окно.
Скриншот: Skillbox Media
Теперь сводная таблица показывает только автомобили 2017 года выпуска, которые менеджеры продали за квартал. Чтобы снова показать таблицу в полном объёме, нужно в том же блоке очистить установленный фильтр.
Скриншот: Skillbox Media
Фильтры можно выбирать и удалять как удобно — в зависимости от того, какую информацию вы хотите увидеть в сводной таблице.
Проводим дополнительные вычисления
Сейчас в нашей сводной таблице все продажи менеджеров отображаются в рублях. Предположим, нам нужно понять, каков процент продаж каждого продавца в общем объёме. Можно рассчитать это вручную, а можно воспользоваться дополнениями сводных таблиц.
Кликнем правой кнопкой на любое значение цены в таблице. Выберем параметр «Дополнительные вычисления», затем «% от общей суммы».
Скриншот: Skillbox
Теперь вместо цен автомобилей в рублях отображаются проценты: какой процент каждый проданный автомобиль составил от общей суммы продаж всего автосалона за квартал. Проценты напротив фамилий менеджеров — их общий процент продаж в этом квартале.
Скриншот: Skillbox Media
Можно свернуть подробности с перечнями автомобилей, кликнув на знак – слева от фамилии менеджера. Тогда таблица станет короче, а данные, за которыми мы шли, — кто из менеджеров поработал лучше в этом квартале, — будут сразу перед глазами.
Скриншот: Skillbox Media
Чтобы снова раскрыть данные об автомобилях — нажимаем +.
Чтобы значения снова выражались в рублях — через правый клик мыши возвращаемся в «Дополнительные вычисления» и выбираем «Без вычислений».
Обновляем данные сводной таблицы
Предположим, в исходную таблицу внесли ещё две продажи последнего дня квартала.
Скриншот: Skillbox
В сводную таблицу эти данные самостоятельно не добавятся — изменился диапазон исходной таблицы. Поэтому нужно поменять первоначальные параметры.
Переходим на лист сводной таблицы. Во вкладке «Анализ сводной таблицы» нажимаем кнопку «Изменить источник данных».
Скриншот: Skillbox Media
Кнопка переносит нас на лист исходной таблицы, где нужно выбрать новый диапазон. Добавляем в него две новые строки и жмём «ОК».
Скриншот: Skillbox Media
После этого данные в сводной таблице меняются автоматически: у менеджера Трегубова М. вместо восьми продаж становится десять.
Скриншот: Skillbox Media
Когда в исходной таблице нужно изменить информацию в рамках текущего диапазона, данные в сводной таблице автоматически не изменятся. Нужно будет обновить их вручную.
Например, поменяем цены двух автомобилей в таблице с продажами.
Скриншот: Skillbox Media
Чтобы данные сводной таблицы тоже обновились, переходим на её лист и во вкладке «Анализ сводной таблицы» нажимаем кнопку «Обновить».
Теперь у менеджера Соколова П. изменились данные в столбце «Цена, руб.».
Скриншот: Skillbox Media
Как использовать сводные таблицы в «Google Таблицах»? Нужно перейти во вкладку «Вставка» и выбрать параметр «Создать сводную таблицу». Дальнейший ход действий такой же, как и в Excel: выбрать диапазон таблицы и лист, на котором её нужно построить; затем перейти на этот лист и в окне «Редактор сводной таблицы» указать все требуемые настройки. Результат примет такой вид:
Скриншот: Skillbox Media
Научитесь: Excel + Google Таблицы с нуля до PRO
Узнать больше
Научимся добавлять и редактировать Вычисляемое поле в Сводной таблице MS EXCEL 2010.
Простые
Сводные таблицы
мы научились строить в статье
Сводные таблицы в MS Excel
. Теперь научимся создавать и изменять
Вычисляемое поле
в
Сводной таблице.
В качестве исходной таблицы возьмем таблицу продаж товара по месяцам. В этой таблице также содержится план продаж. Подробности можно посмотреть в
файле примера
.
Нашей задачей будет:
- вычислить % выполнения плана
- представить полученные данные по годам для каждого месяца (каждый год — отдельный столбец)
В итоге у нас должна получиться вот такая сводная таблица.
Исходная таблица
Исходную таблицу подготовим в специальном формате таблиц MS EXCEL (см. статью
Таблицы в формате EXCEL 2007
).
На основе даты продажи в столбце А, в таблице рассчитываются 2 столбца: Номер месяца
=МЕСЯЦ()
и Год
=ГОД()
. Для форматирования ячеек столбца А в виде
окт11
использован
пользовательский формат Даты
[$-419]МММГГ;@.
Столбец План представляет собой линейный тренд (это не важно для целей данной статьи), столбец Продано — фактический объем продаж.
Сводная таблица
Для создания сводной таблицы выделите любую ее ячейку и в меню
нажмите кнопку Сводная таблица. В результате появится диалоговое окно.
Нажав ОК, сводная таблица автоматически создастся на новом листе.
В окне Список полей будут отражены названия всех столбцов исходной таблицы. Таким образом, поле — это просто столбец. Вычисляемое поле — это, по сути, вычисляемый столбец.
Перед тем как создать Вычисляемое поле перетащите поле Номер месяца в Названия строк.
Создаем вычисляемое поле
Для решения задачи нам потребуется вычислить % выполнения плана по формуле =’Продано, руб.’/’План, руб.’
Это можно сделать непосредственно в
Сводной таблице
, создав
Вычисляемое поле
ПроцентВыполнения.
Для этого выделите ячейку в Сводной таблице, в появившемся меню Работа со сводными таблицами выберите
:
Появится диалоговое окно:
Интерфейс этого окна не относится к интуитивно понятным вещам, поэтому требует дополнительного пояснения:
-
Вместо
Поле1
введите название Вычисляемого поля, например, ПроцентВыполнения - В списке полей выделите поле Продано, руб. и нажмите кнопку Добавить поле или дважды кликните на него. Название поля будет введено в поле Формула
- Введите символ деления / в поле Формула
- В списке полей выделите поле План, руб. и нажмите кнопку Добавить поле
- Нажмите ОК
После проведенных манипуляций в списке поле Сводной таблицы появится еще одно поле. Завершите формирование Сводной таблицы как показано на рисунке ниже, разместив Вычисляемое поле в область Значения.
После несложного форматирования Сводная таблица приобретет законченный вид (необходимо убрать ошибку #ДЕЛ/0!, изменить названия столбцов и изменить формат ячеек на
процентный
).
Обратите внимание, что Сводная таблица содержит Общий итог как по столбцам, так и по строкам.
Теперь разберемся, что Вычисляемое поле нам насчитало.
Вычисляемое поле. Алгоритм расчета
Для каждого месяца у нас есть только одно значение фактических продаж (столбец Продажи) и плана.
Вычисляемое поле
ПроцентВыполнения возвращает значение равное их отношению. Например, для января 2012 года — это 50,19% (продано было 36992,22, а план был 73697,76). 36992,22/73697,76=0,5019 (см. строку 10 на листе Исходная таблица).
Теперь проверим итоги по месяцам. За январь итоговым значением является 93,00%. Как это значение получилось?
Сначала программа вычислила СУММУ продаж за январь по всем годам, затем, вычислила СУММУ всех плановых значений. Разделив одно на другое, было получено 93,00%. В этом можно убедиться проделав вычисления самостоятельно (см. строку 10 на листе Сводная таблица, столбцы H:J).
В этом состоит одно из ограничений Вычисляемого поля — итоговые значения вычисляются только на основании суммирования.
Аналогично расчет ведется и для итогов по столбцам: находится сумма продаж и плана по годам, затем вычисляется их отношение.
Если бы для каждого месяца в исходной таблице было бы несколько сумм продаж и плановых значений, то расчет был бы аналогичен подсчету итоговых значений.
Чтобы обойти данное ограничение и вычислить, например, средний % выполнения плана для всех январских месяцев, придется отказаться от Вычисляемого поля. Создайте в исходной таблице новый столбец — отношение продажи к плану для каждого месяца (см. лист Исходная таблица2). Затем, создайте на ее основе другую сводную таблицу. В окне параметров полей значений установите Среднее.
В итоговом столбце теперь будет отображаться средний процент выполнения плана.
Изменяем и удаляем Вычисляемое поле
Вызовите тоже диалоговое окно, которое мы использовали для создания Вычисляемого поля. В выпадающем списке выберите нужное поле. Появится его формула, которую можно отредактировать, также как и название этого Вычисляемого поля.
Там же можно удалить это поле.
Еще одно ограничение
Еще одно ограничение Вычисляемого поля проявляется при попытке использовать его в качестве названия Строк или Столбцов Сводной таблицы. Этого сделать нельзя. Покажем это на нашем примере.
Изначально в исходной таблице номер месяца и года вычислялись в отдельных столбцах. Попробуем сделать эти вычисления в Вычисляемом поле.
Создать само Вычисляемое поле для номера месяца — не проблема:
Однако, перенести его в качестве строк сводной таблицы не получается.
Вычисляемое поле в Сводных таблицах в MS Excel
В качестве исходной таблицы возьмем таблицу продаж товара по месяцам. В этой таблице также содержится план продаж. Подробности можно посмотреть в файле примера .
Нашей задачей будет:
- вычислить % выполнения плана
- представить полученные данные по годам для каждого месяца (каждый год — отдельный столбец)
В итоге у нас должна получиться вот такая сводная таблица.
Исходная таблица
Исходную таблицу подготовим в специальном формате таблиц MS EXCEL (см. статью Таблицы в формате EXCEL 2007 ).
На основе даты продажи в столбце А, в таблице рассчитываются 2 столбца: Номер месяца =МЕСЯЦ() и Год =ГОД() . Для форматирования ячеек столбца А в виде окт11 использован пользовательский формат Даты [$-419]МММГГ;@.
Столбец План представляет собой линейный тренд (это не важно для целей данной статьи), столбец Продано — фактический объем продаж.
Сводная таблица
Для создания сводной таблицы выделите любую ее ячейку и в меню Вставка/ Таблицы нажмите кнопку Сводная таблица. В результате появится диалоговое окно.
Нажав ОК, сводная таблица автоматически создастся на новом листе.
В окне Список полей будут отражены названия всех столбцов исходной таблицы. Таким образом, поле — это просто столбец. Вычисляемое поле — это, по сути, вычисляемый столбец.
Перед тем как создать Вычисляемое поле перетащите поле Номер месяца в Названия строк.
Создаем вычисляемое поле
Для решения задачи нам потребуется вычислить % выполнения плана по формуле =’Продано, руб.’/’План, руб.’
Это можно сделать непосредственно в Сводной таблице , создав Вычисляемое поле ПроцентВыполнения.
Для этого выделите ячейку в Сводной таблице, в появившемся меню Работа со сводными таблицами выберите Параметры/ Вычисления/ Поля, элементы и наборы/ Вычисляемое поле :
Появится диалоговое окно:
Интерфейс этого окна не относится к интуитивно понятным вещам, поэтому требует дополнительного пояснения:
- Вместо Поле1 введите название Вычисляемого поля, например, ПроцентВыполнения
- В списке полей выделите поле Продано, руб. и нажмите кнопку Добавить поле или дважды кликните на него. Название поля будет введено в поле Формула
- Введите символ деления / в поле Формула
- В списке полей выделите поле План, руб. и нажмите кнопку Добавить поле
- Нажмите ОК
После проведенных манипуляций в списке поле Сводной таблицы появится еще одно поле. Завершите формирование Сводной таблицы как показано на рисунке ниже, разместив Вычисляемое поле в область Значения.
После несложного форматирования Сводная таблица приобретет законченный вид (необходимо убрать ошибку #ДЕЛ/0!, изменить названия столбцов и изменить формат ячеек на процентный ).
Обратите внимание, что Сводная таблица содержит Общий итог как по столбцам, так и по строкам.
Теперь разберемся, что Вычисляемое поле нам насчитало.
Вычисляемое поле. Алгоритм расчета
Для каждого месяца у нас есть только одно значение фактических продаж (столбец Продажи) и плана. Вычисляемое поле ПроцентВыполнения возвращает значение равное их отношению. Например, для января 2012 года — это 50,19% (продано было 36992,22, а план был 73697,76). 36992,22/73697,76=0,5019 (см. строку 10 на листе Исходная таблица).
Теперь проверим итоги по месяцам. За январь итоговым значением является 93,00%. Как это значение получилось?
Сначала программа вычислила СУММУ продаж за январь по всем годам, затем, вычислила СУММУ всех плановых значений. Разделив одно на другое, было получено 93,00%. В этом можно убедиться проделав вычисления самостоятельно (см. строку 10 на листе Сводная таблица, столбцы H:J).
В этом состоит одно из ограничений Вычисляемого поля — итоговые значения вычисляются только на основании суммирования.
Аналогично расчет ведется и для итогов по столбцам: находится сумма продаж и плана по годам, затем вычисляется их отношение.
Если бы для каждого месяца в исходной таблице было бы несколько сумм продаж и плановых значений, то расчет был бы аналогичен подсчету итоговых значений.
Чтобы обойти данное ограничение и вычислить, например, средний % выполнения плана для всех январских месяцев, придется отказаться от Вычисляемого поля. Создайте в исходной таблице новый столбец — отношение продажи к плану для каждого месяца (см. лист Исходная таблица2). Затем, создайте на ее основе другую сводную таблицу. В окне параметров полей значений установите Среднее.
В итоговом столбце теперь будет отображаться средний процент выполнения плана.
Изменяем и удаляем Вычисляемое поле
Вызовите тоже диалоговое окно, которое мы использовали для создания Вычисляемого поля. В выпадающем списке выберите нужное поле. Появится его формула, которую можно отредактировать, также как и название этого Вычисляемого поля.
Там же можно удалить это поле.
Еще одно ограничение
Еще одно ограничение Вычисляемого поля проявляется при попытке использовать его в качестве названия Строк или Столбцов Сводной таблицы. Этого сделать нельзя. Покажем это на нашем примере.
Изначально в исходной таблице номер месяца и года вычислялись в отдельных столбцах. Попробуем сделать эти вычисления в Вычисляемом поле.
Решение проблемы с подсчетом суммы выделенных ячеек в Microsoft Excel
Чаще всего проблемы с подсчетом суммы выделенных ячеек появляются у пользователей, которые не совсем понимают, как работает эта функция в Excel. Подсчет не производится, если в ячейках присутствует вручную добавленный текст, пусть даже и обозначающий валюту или выполняющий другую задачу. При выделении таких ячеек программа показывает только их количество.
Как только вы удалите этот вручную введенный текст, произойдет автоматическое форматирование формата ячейки в числовую. и при выделении пункт «Сумма» отобразится внизу таблицы. Однако это правило не сработает, если из-за этих самых надписей формат ячейки остался текстовым. В таких ситуациях обратитесь к следующим способам.
Способ 2: Изменение формата ячеек
Если ячейка находится в текстовом формате, ее значение не входит в сумму при подсчете. Тогда единственным правильным решением станет форматирование формата в числовой, за что отвечает отдельное меню программы управления электронными таблицами.
- Зажмите левую кнопку мыши и выделите все значения, при подсчете которых возникают проблемы.
Способ 3: Переход в режим просмотра «Обычный»
Иногда проблемы с подсчетом суммы чисел в ячейках связаны с отображением самой таблицы в режиме «Разметка страницы» или «Страничный». Почти всегда это не мешает нормальной демонстрации результата при выделении ячеек, но при возникновении неполадки рекомендуется переключиться в режим просмотра «Обычный», нажав по кнопке перехода на нижней панели.
На следующем скриншоте видно то, как выглядит этот режим, а если у вас в программе таблица не такая, используйте описанную выше кнопку, чтобы настроить нормальное отображение.
Способ 4: Проверка знака разделения дробной части
Практически в любой программе на компьютере запись дробей происходит в десятичном формате, соответственно, для отделения целой части от дробной нужно написать специальный знак «,». Многие пользователи думают, что при ручном вводе дробей разницы между точкой и запятой нет, но это не так. По умолчанию в настройках языкового формата операционной системы в качестве разделительного знака всегда используется запятая. Если же вы поставите точку, формат ячейки сразу станет текстовым, что видно на скриншоте ниже.
Проверьте все значения, входящие в диапазон при подсчете суммы, и поменяйте знак отделения дробной части от целой, чтобы получить корректный подсчет суммы. Если невозможно исправить все точки сразу, есть вариант изменения настроек операционной системы, о чем читайте в следующем способе.
Способ 5: Изменение разделителя целой и дробной части в Windows
Решить необходимость изменения разделителя целой и дробной части в Excel можно, если настроить этот знак в самой Windows. За это отвечает особый параметр, для редактирования которого нужно вписать новый разделитель.
- Откройте «Пуск» и в поиске найдите приложение «Панель управления».
Как только вы вернетесь в Excel и выделите все ячейки с указанным разделителем, никаких проблем с подсчетом суммы возникнуть не должно.
Мы рады, что смогли помочь Вам в решении проблемы. Опишите, что у вас не получилось. Наши специалисты постараются ответить максимально быстро.
Почему эксель неправильно считает сумму столбца
Приложение Эксель используют не только для создания таблиц. Его главным предназначением является расчет чисел по формулам. Достаточно вписать в ячейки новые значения и система автоматически пересчитает их. Однако, в некоторых случаях расчет не происходит. Тогда, необходимо выяснить, почему Эксель не считает сумму.
Основные причины неисправности
Эксель может не считать сумму или формулы по многим причинам. Проблема часто заключается, как в неправильной формуле, так и в системных настройках книги. Поэтому, рекомендуется воспользоваться несколькими советами, чтобы выяснить, какой именно подходит в данной конкретной ситуации.
Изменяем формат ячеек
Программа выводит неправильные расчеты, если указанные форматы не соответствуют значению, которое находится в ячейке. Тогда вычисление или вообще не будет применяться, или выдавать совсем другое число. Например, если формат является текстовым, то расчет проводится не будет. Для программы, это только текст, а не числа. Также, может возникнуть ситуация, когда формат не соответствует действительному. В таком случае, у пользователя не получится правильно вставить вычисление, и Эксель не посчитает сумму и не рассчитает результат формулы.
Чтобы проверить, действительно ли дело в формате, следует перейти во вкладку «Главная». Предварительно, необходимо выбрать непроверенную ячейку. В этой вкладке находится информация о формате.
Если его нужно изменить, достаточно нажать на стрелочку и выбрать требуемый из списка. После этого, система произведет новый расчет.
Список форматов в данном разделе полный, но без описаний и параметров. Поэтому в некоторых случаях пользователь не может найти нужный. Тогда, лучше воспользоваться другим методом. Так же, как и в первом варианте, следует выбрать ячейку. После этого кликнуть правой клавишей мыши и открыть команду «Формат ячеек».
В открытом окне находится полный список форматов с описанием и настройками. Достаточно выбрать нужный и нажать на «ОК».
Отключаем режим «Показать формулы»
Иногда пользователь может заметить, что вместо числа отображено само вычисление и формула в ячейке не считается. Тогда, нужно отключить данный режим. После этого система будет выводить готовый результат расчета, а не выражения.
Для отключения функции «Показать формулы», следует перейти в соответствующий раздел «Формулы». Здесь находится окно «Зависимости». Именно в нем расположена требуемая команда. Чтобы отобразить список всех зависимостей, следует кликнуть на стрелочке. Из перечня необходимо выбрать «Показать» и отключить данный режим, если он активен.
Ошибки в синтаксисе
Часто, неправильное отображение результата является следствием ошибок синтаксиса. Такое случается, если пользователь вводил вычисление самостоятельно и не прибегал к помощи встроенного мастера. Тогда, все ячейки с ошибками не будут выдавать расчет.
В таком случае, следует проверить правильное написание каждой ячейки, которая выдает неверный результат. Можно переписать все значения, воспользовавшись встроенным мастером.
Включаем пересчет формулы
Все вычисления могут быть прописаны правильно, но в случае изменения значений ячеек, перерасчет не происходит. Тогда, может быть отключена функция автоматического изменения расчета. Чтобы это проверить, следует перейти в раздел «Файл», затем «Параметры».
В открытом окне необходимо перейти во вкладку «Формулы». Здесь находятся параметры вычислений. Достаточно установить флажок на пункте «Автоматически» и сохранить изменения, чтобы система начала проводить перерасчет.
Ошибка в формуле
Программа может проводить полный расчет, но вместо готового значения отображается ошибка и столбец или ячейка может не суммировать числа. В зависимости от выводимого сообщения можно судить о том, какая неисправность возникла, например, деление на ноль или неправильный формат.
Для того, чтобы перепроверить синтаксис и исправить ошибку, следует перейти в раздел «Формулы». В зависимостях находится команда, которая отвечает за вычисления.
Откроется окно, которое отображает саму формулу. Здесь, следует нажать на «Вычислить», чтобы провести проверку ошибки.
Другие ошибки
Также, пользователь может столкнуться с другими ошибками. В зависимости от причины, их можно исправить соответствующим образом.
Формула не растягивается
Растягивание необходимо в том случае, когда несколько ячеек должны проводить одинаковые вычисления с разными значениями. Но бывает, что этого не происходит автоматически. Тогда, следует проверить, что установлена функция автоматического заполнения, которая расположена в параметрах.
Кроме того, рекомендуется повторить действия для растягивания. Возможно, ошибка была в неправильной последовательности.
Неверно считается сумма ячеек
Сумма также считается неверно, если в книге находятся скрытые ячейки. Их пользователь не видит, но система проводит расчет. В итоге, программа отображает одно значение, а реальная сумма должна быть другой.
Такая же проблема возникает, если отображены значения с цифрами после запятой. В таком случае их требуется округлить, чтобы вычисление производилось правильно.
Формула не считается автоматически
Эксель не будет считать формулу автоматически, если данная функция отключена в настройках. Пользователь может устранить данную проблему, если перейдет в параметры, которые находятся в разделе «Файл».
В открытом окне следует перейти к настройке автоматического перерасчета и установить флажок на соответствующей команде. После этого требуется сохранить изменения.
Бухгалтеры (и не только) знают одну «нехорошую» особенность Excel – «неумение» правильно суммировать. 🙂 Иногда это приводит к казусам в бухгалтерских документах, сформированных в Excel (рис. 1)
Рис. 1. Фрагмент счет-фактуры с «неверным» суммированием
Скачать заметку в формате Word, примеры в формате Excel
Видно, что общий итог по налогу (значение в ячейке G7) и стоимости товаров (Н7) отличаются на копейку от суммы по строкам (G4:G6 и Н4:Н6, соответственно). Это ошибка является следствием округления. Дело в том, что значения только отображаются в формате с двумя десятичными знаками. Фактические значения в этих ячейках содержат больше десятичных знаков (рис. 2). Excel суммирует не отображаемые значения, а фактические.
Рис. 2. Тот же счет-фактура с большим числом знаков после запятой
Чтобы значение в ячейке G7 равнялось сумме отображаемых значений в ячейках G4:G6, можно применить формулу массива, проводящую округление значений до двух десятичных знаков перед суммированием: <=СУММ(ОКРУГЛ(G4:G6;2))>(рис. 3). [1]
Рис. 3. «Правильное» суммирование с использованием формулы массива
Чуть подробнее, как работает эта формула. Excel формирует виртуальный массив (в памяти компьютера), состоящий из трех элементов: ОКРУГЛ(G4;2), ОКРУГЛ(G5;2), ОКРУГЛ(G6;2), то есть значений в ячейках G4:G6, округленных до двух десятичных знаков, а затем суммирует эти три элемента. Вуаля! 🙂
Ошибки округления можно также исключить, применив функцию ОКРУГЛ в каждой из ячеек диапазона G4:G6. Этот прием не требует применения формулы массива, однако требует многократного использования функции ОКРУГЛ. Вам судить, что проще!
[1] Идея подсмотрена в книге Джона Уокенбаха «MS Excel 2007. Библия пользователя». Если вы не использовали ранее формулы массива, рекомендую начать с заметки Excel. Введение в формулы массива .
Комментарии: 42 комментария
Для полноты картины можно упомянуть еще об одном варианте, в параметрах Excel указать «точность как на экране» (Файл-Параметры-Дополнительно-При пересчете этой книги: задать точность как на экране)
Вот не рекомендуют программисты такой способ
Очень осторожно с этой приблудой. Точность_как_на_экране применяется ко всем листам книги и после сохранения вернуть прежние значения не получится.
Спасибо ! Очень помогло! сэкономило кучу времени
Спасибо за статью. «соответсвенно» лучше исправить
а как быть, если в документе производится большое количество вычислений, и числа «завязаны» друг за друга. использование формул ОКРУГЛ и т.п. немного неудобно.
как можно отключить округление отображаемого числа? как сделать, чтобы ексель показывал то что есть? пример — число 12345.6789, с точностью после запятой 2, он не округлял 12345.68, а отображал 12345.67, но значение оставалось 12345.6789?
Александр, если Вы хотите, чтобы Excel отражал с точностью до двух знаков после запятой, а хранил число с максимальной точностью, просто задайте форматирование «два знака после запятой», и никакие дополнительные формулы не потребуются. Но… именно против этого и направлена статья, так как в бухгалтерских расчетах не допускается расхождение между суммой и слагаемыми…
Как быть, если это не помогло. В формате ячейки ставлю «2 знака после запятой» затем вписываю в нее число 1950,4787, то автоматически записывается 1950,48, остальное отбрасывается вообще.
>>остальное отбрасывается вообще
Не отбрасывается, а не отображается в ячейке. Формат — лишь визуальное представление значения Выделите ячейку и посмотрите в строке формул — там то число, которое находится в ячейке
>>В формате ячейки ставлю «2 знака после запятой».
А кто Вам мешает поставить 4?
если файл загрузить сюда , а здесь выложить ссылку для скачивания, тогда:
а) мы не будем играть в угадайку
б) найдем ошибку и укажем на нее
в) предоставим правильное решение
Возможные варианты:
— в столбце используются значения 2-х видов: чистые числа и числа с рублями,
23
56руб
12
Ответ =35
— скрытые строки
— в качестве разделителя целой части используется точка (надо запятую)