Как в excel создавать базы данных в access

Содержание

• 0.1 Метод 1 С помощью Microsoft Access
• 0.2 Метод 2 С помощью сторонней программы для работы с базами данных
• 1 Процесс создания
  • 1.1 Создание таблицы
  • 1.2 Присвоение атрибутов базы данных
  • 1.3 Сортировка и фильтр
  • 1.4 Поиск
  • 1.5 Закрепление областей
  • 1.6 Выпадающий список
  • 1.7 Помогла ли вам эта статья?

2 метода:С помощью Microsoft AccessС помощью сторонней программы для работы с базами данных

Из данной статьи вы узнаете, как создать базу данных из таблицы Microsoft Excel путем импорта данных прямо в Access (программа для работы с базами данных от Microsoft) или экспорта данных в формат, который подходит для работы с большинством баз данных. Microsoft Access является частью пакета программ Microsoft Office и доступен только на компьютерах с ОС Windows.

Метод 1 С помощью Microsoft Access

1. Создайте новую базу данных в Microsoft Access.

   Это красное приложение с буквой «А».

   • Access предназначен для работы с Excel и входит в состав пакета программ Microsoft Office Professional. Access доступен только на компьютерах с ОС Windows.
2. 

   Нажмите на вкладку Внешние данные вверху окна.

3. 

   Нажмите на Excel на панели инструментов.

4. 

   Нажмите на Обзор в правой верхней части окна.

5. 

   Найдите файл Excel, который хотите использовать в качестве источника.

6. Укажите способ передачи данных.

   Для этого нажмите на переключатель рядом со следующими опциями:

   • Импортировать данные источника в новую таблицу в текущей базе данных: выберите эту опцию, если вы создали новую базу данных без таблиц или хотите вставить новую таблицу в уже существующую базу данных. Ели вы решите создать новую таблицу, ее данные можно изменить в Access.
   • Добавить копию записей в конец таблицы: выберите эту опцию, если вы используете существующую базу данных и хотите вставить данные в одну из таблиц в базе. Если вы решите добавить данные в уже готовую таблицу, ее можно будет изменить по своему усмотрению.
   • Создать связанную таблицу для связи с источником данных: выберите эту опцию, чтобы создать гиперссылку в базе данных, которая откроет базу в Excel. С помощью этого метода можно изменять информацию в Access.
7. 

   Нажмите OK.

8. Выберите в списке лист, который хотите импортировать.
   • По умолчанию Excel создает книгу с тремя листами «Лист 1», «Лист 2» и «Лист 3». За раз можно перенести лишь один лист. Если у вас есть данные на всех трех листах, выполните передачу данных с одного листа, а затем вернитесь на вкладку «Внешние данные» и повторите процедуру для оставшихся листов.
   • Листы в Excel можно удалить, добавить и переименовать, при этом все внесенные изменения появятся в базе данных Access.
9. 

   Нажмите Далее.

10. Поставьте галочку рядом с опцией «Первая строка содержит название столбцов», если ее нет.
    • Снимите галочку, если хотите, чтобы Access вставил свои названия столбцов.
11. 

    Нажмите Далее.

12. Измените имя поля и тип данных.

    Если вы хотите импортировать все поля из листа, не внося каких-либо изменений, нажмите «Далее».

    • Если вы хотите изменить поле, нажмите на название столбца, который хотите изменить, а затем измените его название, тип данных и включите или выключите индексацию. Когда закончите, нажмите «Далее».
    • Если вы не хотите импортировать поле, поставьте галочку рядом с опцией «Не импортировать (пропустить) поле», а когда закончите, нажмите «Далее».
13. Установите основные ключи для базы данных.
    • Опцию «автоматически создать ключ» лучше оставить включенной. Ключ также можно установить самому. Для этого введите ключ в поле рядом с опцией «определить ключ» или выберите опцию «не создавать ключ», хотя данную опцию включать не рекомендуется.
14. 

    Нажмите Далее.

15. 

    Введите название листа в поле «Импорт в таблицу». Оставьте как есть, чтобы выбрать имя по умолчанию.

16. Нажмите Готово.

17. Поставьте галочку рядом с опцией «Сохранить шаги импорта».

18. Нажмите Закрыть, чтобы создать базу данных.

Метод 2 С помощью сторонней программы для работы с базами данных

1. Создайте или откройте книгу в Excel.

   Это зеленое приложение с буквой «Х» внутри.

   • Сохраните первоначальный файл в виде формате Excel, чтобы сохранить контрольный экземпляр.

2. Нажмите Файл на панели меню.

3. Выберите Сохранить как.

4. Нажмите на выпадающее меню Тип Файла (Windows) или Формат файла (Mac).

5. Выберите тип файла.
   • Если вы работаете с приложением, основанном на работе с компьютером, выберите формат .csv (разделители — запятые).
   • Если вы работаете с приложением, основанном на работе с онлайн базами данных, выберите формат .xml.

6. Нажмите Сохранить.

7. Создайте в своем приложении новую базу данных.

8. Найдите в ней команду Импортировать. Как правило, она находится в выпадающем меню «Файл».

9. Найдите и выберите файл, который извлекли из Excel.

10. Следуйте инструкциям и вставьте базу данных в программу.

11. Сохраните базу данных.

Информация о статье

Категории: Microsoft Excel

На других языках:

English: Create a Database from an Excel Spreadsheet, Español: crear una base de datos a partir de una hoja de cálculo de Excel, Deutsch: Eine Datenbank aus einem Excel Arbeitsblatt erstellen, Português: Criar um Banco de Dados a Partir de uma Planilha do Excel, Italiano: Creare un Database da un Foglio di Calcolo di Excel, Français: créer une base de données à partir d’une feuille de calcul d’Excel, 中文: 创建一个Excel电子表格数据库, Bahasa Indonesia: Membuat Basis Data Dari Lembar Kerja Excel, Nederlands: Een database maken van een Excel spreadsheet, ไทย: สร้างฐานข้อมูลจาก spreadsheet ของ Excel, العربية: إنشاء قاعدة بيانات من جدول بيانات إكسل, Tiếng Việt: Tạo cơ sở dữ liệu từ bảng tính Excel, हिन्दी: एक्सेल स्प्रेडशीट (Excel Spreadsheet) से डेटाबेस तैयार करें (Create a Database from an Excel Spreadsheet), 日本語: Excelのシートからデータベースを作成する

• Печать
• Править
• Написать благодарственное письмо авторам

Эту страницу просматривали 64 708 раза.

Была ли эта статья полезной?

В пакете Microsoft Office есть специальная программа для создания базы данных и работы с ними – Access. Тем не менее, многие пользователи предпочитают использовать для этих целей более знакомое им приложение – Excel. Нужно отметить, что у этой программы имеется весь инструментарий для создания полноценной базы данных (БД). Давайте выясним, как это сделать.

Процесс создания

База данных в Экселе представляет собой структурированный набор информации, распределенный по столбцам и строкам листа.

Согласно специальной терминологии, строки БД именуются «записями». В каждой записи находится информация об отдельном объекте.

Столбцы называются «полями». В каждом поле располагается отдельный параметр всех записей.

То есть, каркасом любой базы данных в Excel является обычная таблица.

Создание таблицы

Итак, прежде всего нам нужно создать таблицу.

1. Вписываем заголовки полей (столбцов) БД.
2. Заполняем наименование записей (строк) БД.
3. Переходим к заполнению базы данными.
4. После того, как БД заполнена, форматируем информацию в ней на свое усмотрение (шрифт, границы, заливка, выделение, расположение текста относительно ячейки и т.д.).

На этом создание каркаса БД закончено.

Урок: Как сделать таблицу в Excel

Присвоение атрибутов базы данных

Для того, чтобы Excel воспринимал таблицу не просто как диапазон ячеек, а именно как БД, ей нужно присвоить соответствующие атрибуты.

1. Переходим во вкладку «Данные».
2. Выделяем весь диапазон таблицы. Кликаем правой кнопкой мыши. В контекстном меню жмем на кнопку «Присвоить имя…».
3. В графе «Имя» указываем то наименование, которым мы хотим назвать базу данных. Обязательным условием является то, что наименование должно начинаться с буквы, и в нём не должно быть пробелов. В графе «Диапазон» можно изменить адрес области таблицы, но если вы её выделили правильно, то ничего тут менять не нужно. При желании в отдельном поле можно указать примечание, но этот параметр не является обязательным. После того, как все изменения внесены, жмем на кнопку «OK».
4. Кликаем по кнопке «Сохранить» в верхней части окна или набираем на клавиатуре сочетание клавиш Ctrl+S, для того, чтобы сберечь БД на жестком диске или съемном носителе, подключенном к ПК.

Можно сказать, что после этого мы уже имеем готовую базу данных. С ней можно работать и в таком состоянии, как она представлена сейчас, но многие возможности при этом будут урезаны. Ниже мы разберем, как сделать БД более функциональной.

Сортировка и фильтр

Работа с базами данных, прежде всего, предусматривает возможность упорядочивания, отбора и сортировки записей. Подключим эти функции к нашей БД.

1. Выделяем информацию того поля, по которому собираемся провести упорядочивание. Кликаем по кнопке «Сортировка» расположенной на ленте во вкладке «Данные» в блоке инструментов «Сортировка и фильтр».

   Сортировку можно проводить практически по любому параметру:

   • имя по алфавиту;
   • дата;
   • число и т.д.
2. В следующем появившемся окне будет вопрос, использовать ли для сортировки только выделенную область или автоматически расширять её. Выбираем автоматическое расширение и жмем на кнопку «Сортировка…».
3. Открывается окно настройки сортировки. В поле «Сортировать по» указываем имя поля, по которому она будет проводиться.
   • В поле «Сортировка» указывается, как именно она будет выполняться. Для БД лучше всего выбрать параметр «Значения».
   • В поле «Порядок» указываем, в каком порядке будет проводиться сортировка. Для разных типов информации в этом окне высвечиваются разные значения. Например, для текстовых данных – это будет значение «От А до Я» или «От Я до А», а для числовых – «По возрастанию» или «По убыванию».
   • Важно проследить, чтобы около значения «Мои данные содержат заголовки» стояла галочка. Если её нет, то нужно поставить.

   После ввода всех нужных параметров жмем на кнопку «OK».

   После этого информация в БД будет отсортирована, согласно указанным настройкам. В этом случае мы выполнили сортировку по именам сотрудников предприятия.

4. Одним из наиболее удобных инструментов при работе в базе данных Excel является автофильтр. Выделяем весь диапазон БД и в блоке настроек «Сортировка и фильтр» кликаем по кнопке «Фильтр».
5. Как видим, после этого в ячейках с наименованием полей появились пиктограммы в виде перевернутых треугольников. Кликаем по пиктограмме того столбца, значение которого собираемся отфильтровать. В открывшемся окошке снимаем галочки с тех значений, записи с которыми хотим скрыть. После того как выбор сделан, жмем на кнопку «OK».

   Как видим, после этого, строки, где содержатся значения, с которых мы сняли галочки, были скрыты из таблицы.

6. Для того, чтобы вернуть все данные на экран, кликаем на пиктограмму того столбца, по которому проводилась фильтрация, и в открывшемся окне напротив всех пунктов устанавливаем галочки. Затем жмем на кнопку «OK».
7. Для того, чтобы полностью убрать фильтрацию, жмем на кнопку «Фильтр» на ленте.

Урок: Сортировка и фильтрация данных в Excel

Поиск

При наличии большой БД поиск по ней удобно производить с помощь специального инструмента.

1. Для этого переходим во вкладку «Главная» и на ленте в блоке инструментов «Редактирование» жмем на кнопку «Найти и выделить».
2. Открывается окно, в котором нужно указать искомое значение. После этого жмем на кнопку «Найти далее» или «Найти все».
3. В первом случае первая ячейка, в которой имеется указанное значение, становится активной.

   Во втором случае открывается весь перечень ячеек, содержащих это значение.

Урок: Как сделать поиск в Экселе

Закрепление областей

Удобно при создании БД закрепить ячейки с наименованием записей и полей. При работе с большой базой – это просто необходимое условие. Иначе постоянно придется тратить время на пролистывание листа, чтобы посмотреть, какой строке или столбцу соответствует определенное значение.

1. Выделяем ячейку, области сверху и слева от которой нужно закрепить. Она будет располагаться сразу под шапкой и справа от наименований записей.
2. Находясь во вкладке «Вид» кликаем по кнопке «Закрепить области», которая расположена в группе инструментов «Окно». В выпадающем списке выбираем значение «Закрепить области».

Теперь наименования полей и записей будут у вас всегда перед глазами, как бы далеко вы не прокручивали лист с данными.

Урок: Как закрепить область в Экселе

Выпадающий список

Для некоторых полей таблицы оптимально будет организовать выпадающий список, чтобы пользователи, добавляя новые записи, могли указывать только определенные параметры. Это актуально, например, для поля «Пол». Ведь тут возможно всего два варианта: мужской и женский.

1. Создаем дополнительный список. Удобнее всего его будет разместить на другом листе. В нём указываем перечень значений, которые будут появляться в выпадающем списке.
2. Выделяем этот список и кликаем по нему правой кнопкой мыши. В появившемся меню выбираем пункт «Присвоить имя…».
3. Открывается уже знакомое нам окно. В соответствующем поле присваиваем имя нашему диапазону, согласно условиям, о которых уже шла речь выше.
4. Возвращаемся на лист с БД. Выделяем диапазон, к которому будет применяться выпадающий список. Переходим во вкладку «Данные». Жмем на кнопку «Проверка данных», которая расположена на ленте в блоке инструментов «Работа с данными».
5. Открывается окно проверки видимых значений. В поле «Тип данных» выставляем переключатель в позицию «Список». В поле «Источник» устанавливаем знак «=» и сразу после него без пробела пишем наименование выпадающего списка, которое мы дали ему чуть выше. После этого жмем на кнопку «OK».

Теперь при попытке ввести данные в диапазон, где было установлено ограничение, будет появляться список, в котором можно произвести выбор между четко установленными значениями.

Если же вы попытаетесь написать в этих ячейках произвольные символы, то будет появляться сообщение об ошибке. Вам придется вернутся и внести корректную запись.

Урок: Как сделать выпадающий список в Excel

Конечно, Excel уступает по своим возможностям специализированным программам для создания баз данных. Тем не менее, у него имеется инструментарий, который в большинстве случаев удовлетворит потребности пользователей, желающих создать БД. Учитывая тот факт, что возможности Эксель, в сравнении со специализированными приложениями, обычным юзерам известны намного лучше, то в этом плане у разработки компании Microsoft есть даже некоторые преимущества.

Мы рады, что смогли помочь Вам в решении проблемы.

Задайте свой вопрос в комментариях, подробно расписав суть проблемы. Наши специалисты постараются ответить максимально быстро.

Помогла ли вам эта статья?

Да Нет

Была ли эта статья полезной?

Make a database from an existing worksheet

Updated on December 2, 2020

Do you have a huge Excel spreadsheet that you can’t make heads or tails of?
It’s time to organize your contact list into a Microsoft Access database. It’s much easier than you may imagine and you’ll definitely be pleased with the results. This tutorial will walk you through the entire process step-by-step.
If you don’t have your own spreadsheet and want to follow along with the tutorial, you can download the sample Excel file used to generate the tutorial.

Create a New Access 2013 Database

Unless you have an existing database that you use to store contact information, you’re probably going to want to create a new database from scratch. To do this, select the Blank Desktop Database icon on the Getting Started with Microsoft Access screen. You’ll be presented with the screen above. Provide your database with a name, select the Create button and you’ll be in business.

Begin the Excel Import Process

Select the External Data tab at the top of the Access screen and double-click the Excel button to begin the Excel import process.

Select the Source and Destination

Next, you’ll be presented with the screen shown above. Select the Browse button and navigate to the file you’d like to import. Once you’ve located the correct file, select the Open button.

On the bottom half of the screen, you’re presented with import destination options. In this tutorial, we’re interested in converting an existing Excel spreadsheet to a new Access database, so we’ll choose Import the source data into a new table in the current database
Other options on this screen allow you to:

• Link your database to an Excel sheet so that changes in the source sheet are reflected in the database.
• Import data into an existing database table.

Once you’ve selected the correct file and option, select OK to continue.

Select Column Headings

Ensure that the First Row Contains Column Headings box is selected if the first row of the spreadsheet has column names for the data, such as Last Name, First Name, and Address. This will instruct Access to treat the first row as names, rather than actual data to be stored in the list of contacts.

Select Next to continue.

Create Any Desired Indexes

Database indexes are an internal mechanism that can be used to increase the speed at which Access can find information in your database. You can apply an index to one or more of your database columns at this step. Simply select the Indexed pull-down menu and select the appropriate option.

Keep in mind that indexes create a lot of overhead for your database and will increase the amount of disk space used. For this reason, you want to keep indexed columns to a minimum. In our database, we’ll most often be searching on the Last Name of our contacts, so let’s create an index on this field. We might have friends with the same last name, so we do want to allow duplicates here. Ensure that the Last Name column is selected in the bottom portion of the windows and then select Yes (Duplicates OK) from the Indexed pull-down menu.

Select Next to continue.

Select a Primary Key

The primary key is used to uniquely identify records in a database. The easiest way to do this is to let Access generate a primary key for you. Select the Let Access add primary key option and press Next to continue. If you’re interested in choosing your own primary key, you might want to read our article on database keys.

Name Your Table

You need to provide Access with a name to reference your table. Enter this into the appropriate field and select the Finish button.

View Your Data

You’ll see an intermediate screen asking you if you’d like to save the steps used to import your data. If not, go ahead and select Close.

You’ll then be returned to the main database screen where you can view your data by simply double-clicking on the table name in the left panel.

Congratulations, you’ve successfully imported your data from Excel into Access!

Thanks for letting us know!

Get the Latest Tech News Delivered Every Day

Subscribe

Создание базы данных в Microsoft Excel

​Смотрите также​ можно, как и​ регионам, клиентам или​ но источник будет​ бизнес-процесса с точки​ убирали сортировку по​ ГРАНИЦ.​ Microsoft Access, но​ интересующую пользователя информацию.​ базе данных (БД),​ желание пользователя. Это​ количества значений в​ может предложить ему​ и хранящая в​ для поля​ столбца, значение которого​ жестком диске или​В пакете Microsoft Office​

​ в классической сводной​ категориям. В старых​

Процесс создания

​ уже:​ зрения руководителя​ цене, то эти​Аналогично обрамляем шапку толстой​ и Excel имеет​

​ Данные остаются в​ включающая информацию об​​ можно сделать несколькими​​ определенном диапазоне.​ автоматическое заполнение ячеек​ себе информационные материалы​

​«Пол»​​ собираемся отфильтровать. В​​ съемном носителе, подключенном​ есть специальная программа​ таблице, просто перетащить​

​ версиях Excel для​=ДВССЫЛ(«Клиенты[Клиент]»)​Со всем этим вполне​ продукты расположились еще​

Создание таблицы

​ внешней границей.​ все возможности для​

1. ​ таблице, но невидимы.​ одном объекте.​

   

2. ​ способами:​Чтобы получился динамический диапазон,​

   

3. ​ заранее заданной информацией.​ самого разного назначения.​

   

4. ​. Ведь тут возможно​ открывшемся окошке снимаем​ к ПК.​ для создания базы​ мышью нужные нам​ этого потребовалось бы​Функция​

​ может справиться Microsoft​ и в порядке​

​​​ формирования простых баз​ В любой момент​

Присвоение атрибутов базы данных

​Поле – столбец в​• Можно выделить всю​ необходимо использовать формулу​ Например, ширина столбца,​ Говоря простым языком,​ всего два варианта:​ галочки с тех​

1. ​Можно сказать, что после​​ данных и работы​​ поля из любых​

   

2. ​ использовать несколько функций​ДВССЫЛ (INDIRECT)​ Excel, если приложить​ ее возрастания.​Теперь обратимся к функциям,​​ данных и удобной​​ их можно восстановить.​

   

3. ​ БД, содержащий однотипные​​ информацию, содержащуюся на​​ СМЕЩ. Она, независимо​ высота строки, размер​ это набор организованных​ мужской и женский.​ значений, записи с​ этого мы уже​ с ними –​ связанных таблиц в​ВПР (VLOOKUP)​нужна, в данном​​ немного усилий. Давайте​​И еще одна полезная​ которые Excel предлагает​ навигации по ним.​В программе Excel чаще​ данные обо всех​ листе Excel, скопировать​ от того, как​ и тип шрифта,​ и разложенных по​Создаем дополнительный список. Удобнее​ которыми хотим скрыть.​ имеем готовую базу​ Access. Тем не​ области​​для подстановки цен,​​ случае, потому что​

   

4. ​ попробуем это реализовать.​​ функция, которая позволит​​ для работы с​Как сделать базу данных​ всего применяются 2​ объектах.​​ ее и перенести​​ были заданы аргументы,​ цвет поля и​ полочкам сведений. Сколько​ всего его будет​ После того как​

​ данных. С ней​ менее, многие пользователи​Фильтра​ категорий, клиентов, городов​ Excel, к сожалению,​Информацию о товарах, продажах​ посчитать сумму, произведение,​ БД.​ в Excel, чтобы​ фильтра:​Записи и поля БД​ в другую программу.​ возвращает ссылку на​

Сортировка и фильтр

​ т. д. –​ человек учатся в​ разместить на другом​ выбор сделан, жмем​ можно работать и​ предпочитают использовать для​

1. ​,​ и т.д. в​ не понимает прямых​ и клиентах будем​ максимальное, минимальное или​Пример: нам нужно узнать​​ не было удобно​​Автофильтр;​​ соответствуют строкам и​​ Для этого выделите​

   

   ​ исходные данные. В​ все может в​

   • ​ классе, их характеристики,​
   • ​ листе. В нём​
   • ​ на кнопку​
2. ​ в таком состоянии,​ этих целей более​Строк​ таблицу​ ссылок на умные​ хранить в трех​ среднее значение и​ все товары, которые​​ не только хранить,​​фильтр по выделенному диапазону.​

   

3. ​ столбцам стандартной таблицы​ данные, предназначенные для​​ выпадающем списке, который​​ один клик сделать​ даты рождения и​ указываем перечень значений,​
   • ​«OK»​​ как она представлена​​ знакомое им приложение​,​Продажи​ таблицы в поле​​ таблицах (на одном​​ т.п. в имеющейся​
   • ​ принимал Петров А.А.​​ но и обрабатывать​​Автофильтр предлагает пользователю выбрать​ Microsoft Excel.​ копирования, и щелкните​ получится в итоге,​ за вас автоформа,​ табель успеваемости –​ которые будут появляться​.​ сейчас, но многие​​ – Excel. Нужно​​Столбцов​​. Это требует времени​​ Источник. Но та​ листе или на​​ БД. Она называется​​ Теоретически можно глазами​​ данные: формировать отчеты,​​ параметр фильтрации из​
   • ​Если Вы умеете делать​ правой кнопкой мышки.​​ не должно встречаться​​ если правильно ее​ все это в​ в выпадающем списке.​

   ​Как видим, после этого,​ возможности при этом​ отметить, что у​​или​​ и сил от​

   

   ​ же ссылка «завернутая»​ разных — все​ ПРОМЕЖУТОЧНЫЕ ИТОГИ. Отличие​ пробежаться по всем​ строить графики, диаграммы​ готового списка.​ простые таблицы, то​

   

4. ​ В контекстном меню​ пустых значений. С​ настроить. Удобно, правда?​ совокупности представляет собой​Выделяем этот список и​ строки, где содержатся​ будут урезаны. Ниже​​ этой программы имеется​​Значений​​ нас, а также​​ в функцию​

   

5. ​ равно). Принципиально важно,​ ее от обычных​ строкам, где фигурирует​ и т.д.​На вкладке «Данные» нажимаем​ создать БД не​ нажимайте «Копировать». Затем​ этим как раз​Кроме этого, не нужно​ базу данных. Она​ кликаем по нему​ значения, с которых​ мы разберем, как​ весь инструментарий для​- и Excel​​ «кушает» немало ресурсов​​ДВССЫЛ​

   

   ​ превратить их в​ команд в том,​ эта фамилия, и​Для начала научимся создавать​ кнопку «Фильтр».​ составит труда.​

6. ​ переключитесь на Access,​ превосходно справляется динамический​ забывать о закреплении​ нужна везде –​ правой кнопкой мыши.​ мы сняли галочки,​ сделать БД более​ создания полноценной базы​ моментально построит любой​ Excel. Начиная с​​работает при этом​​ «умные таблицы» с​

   

7. ​ что она позволяет​ скопировать их в​ БД с помощью​​После нажатия в шапке​​​

​ выберите вкладку «Таблица»,​​ диапазон. Он задается​ первой строки. В​

Поиск

​ на промышленных и​ В появившемся меню​ были скрыты из​ функциональной.​

1. ​ данных (БД). Давайте​ нужный нам отчет​​ Excel 2013 все​​ «на ура» (подробнее​ автоподстройкой размеров, чтобы​​ считать заданную функцию​​ отдельную таблицу. Но​​ инструментов Excel. Пусть​​ таблицы появляются стрелки​

   

2. ​Пошаговое создание базы данных​ группу «Представления» и​ двумя координатами ячеек:​ Excel 2007 это​​ технических предприятиях, в​​ выбираем пункт​​ таблицы.​​Работа с базами данных,​

   

3. ​ выясним, как это​ на листе:​ можно реализовать существенно​ об этом было​

   

   ​ не думать об​ даже при изменении​ если наша БД​

​ мы – магазин.​​ вниз. Они сигнализируют​ в Excel. Перед​

Закрепление областей

​ смело кликайте на​ верхней левой и​ можно совершить следующим​ образовательных и медицинских​«Присвоить имя…»​Для того, чтобы вернуть​ прежде всего, предусматривает​ сделать.​Не забудьте, что сводную​ проще, просто настроив​ в статье про​ этом в будущем.​ размера таблицы. Чего​

1. ​ будет состоять из​ Составляем сводную таблицу​ о включении «Автофильтра».​ нами стоит задача​ кнопку «Представление». Выбирайте​ правой нижней, словно​ образом: перейти на​

   

2. ​ учреждениях, в силовых​​.​​ все данные на​​ возможность упорядочивания, отбора​​Скачать последнюю версию​ таблицу нужно периодически​​ связи между таблицами.​​ создание выпадающих списков​ Это делается с​​ невожнможно реалиловать в​​ нескольких сотен позиций?​

​ данных по поставкам​Чтобы выбрать значение фильтра,​ – сформировать клиентскую​ пункт «Режим таблицы»​ по диагонали. Поэтому​ вкладку «Вид», затем​ структурах и даже​

​Открывается уже знакомое нам​​ экран, кликаем на​ и сортировки записей.​

Выпадающий список

​ Excel​ (при изменении исходных​Для этого на вкладке​ с наполнением).​ помощью команды​ данном случаи с​ На помощь приходит​ различных продуктов от​​ щелкаем по стрелке​​ БД. За несколько​ и вставляйте информацию,​ нужно обратить внимание​

1. ​ выбрать «Закрепить области»​ в заведениях общественного​ окно. В соответствующем​ пиктограмму того столбца,​ Подключим эти функции​База данных в Экселе​ данных) обновлять, щелкнув​

   

2. ​Данные (Data)​После заполнения формы нужно​Форматировать как таблицу​ помощью функции =СУММ().​ ФИЛЬТР.​​ разных поставщиков.​​ нужного столбца. В​

   

3. ​ лет работы у​ щелкнув правой кнопкой​ на место, откуда​ и в контекстном​ питания. Ведь список​ поле присваиваем имя​ по которому проводилась​

   

4. ​ к нашей БД.​ представляет собой структурированный​ по ней правой​нажмите кнопку​ введенные в нее​​на вкладке​​ Рассмотрим на примере.​​Выделяем шапку таблицы и​​№п/п​ раскрывающемся списке появляется​ компании появилось несколько​​ мышки и выбрав​​ начинается ваша таблица,​

   

5. ​ меню кликнуть на​ блюд, их рецептура​​ нашему диапазону, согласно​​ фильтрация, и в​Выделяем информацию того поля,​​ набор информации, распределенный​​ кнопкой мыши и​​Отношения (Relations)​​ данные добавить в​​Главная (Home — Format​​Предварительно придадим нашей БД​ во вкладке ДАННЫЕ​Продукт​ все содержимое поля.​ десятков постоянных клиентов.​ «Вставить».​ а точнее, на​​ «Закрепить верхнюю строку».​​ с калорийностью, а​

​ условиям, о которых​ открывшемся окне напротив​ по которому собираемся​ по столбцам и​ выбрав команду​. В появившемся окне​ конец таблицы​ as Table)​

​ полный вид. Затем​ нажимаем ФИЛЬТР (CTRL+SHIFT+L).​Категория продукта​ Если хотим спрятать​ Необходимо отслеживать сроки​• Можно импортировать лист​ координаты верхней левой​ Это требуется, чтобы​

​ также описание тоже​​ уже шла речь​ всех пунктов устанавливаем​

​ провести упорядочивание. Кликаем​ строкам листа.​Обновить (Refresh)​ нажмите кнопку​Продажи​. На появившейся затем​ создадим формулу для​У каждой ячейки в​Кол-во, кг​ какие-то элементы, сбрасываем​ договоров, направления сотрудничества.​ формата .xls (.xlsx).​ ячейки. Пусть табличка​ зафиксировать «шапку» работы.​ является вместилищем данных.​ выше.​ галочки. Затем жмем​ по кнопке «Сортировка»​Согласно специальной терминологии, строки​

​, т.к. автоматически она​

lumpics.ru

База данных в Excel: особенности создания, примеры и рекомендации

​Создать (New)​. Сформируем при помощи​ вкладке​ автосуммы стоимости, записав​ шапке появляется черная​Цена за кг, руб​ птички напротив их.​ Знать контактных лиц,​ Откройте Access, предварительно​ начинается в месте​ Так как база​Здесь мы разобрались. Теперь​Возвращаемся на лист с​ на кнопку​ расположенной на ленте​ БД именуются​ этого делать не​и выберите из​

Что такое база данных?

​ простых ссылок строку​Конструктор​ ее в ячейке​ стрелочка на сером​Общая стоимость, руб​Жмем «ОК». В примере​ данные для связи​ закрыв Excel. В​ А5. Это значение​ данных Excel может​ нужно узнать, что​ БД. Выделяем диапазон,​«OK»​ во вкладке​«записями»​ умеет.​ выпадающих списков таблицы​ для добавления прямо​(Design)​ F26. Параллельно вспоминаем​ фоне, куда можно​Месяц поставки​ мы скроем клиентов,​ и т.п.​ меню выберите команду​ и будет верхней​ быть достаточно большой​

​ представляет собой база​ к которому будет​.​«Данные»​. В каждой записи​Также, выделив любую ячейку​

Создание хранилища данных в Excel

​ и названия столбцов,​ под формой:​присвоим таблицам наглядные​ особенность сортировки БД​ нажать и отфильтровать​Поставщик​ с которыми заключали​Как создать базу данных​ «Импорт», и кликните​ левой ячейкой диапазона.​ по объему, то​

​ данных в Excel,​ применяться выпадающий список.​Для того, чтобы полностью​в блоке инструментов​ находится информация об​ в сводной и​ по которым они​Т.е. в ячейке A20​ имена в поле​ в Excel: номера​ данные. Нажимаем ее​

​Принимал товар​ договоры в прошлом​ клиентов в Excel:​ на нужную версию​ Теперь, когда первый​ при пролистывании вверх-вниз​ и как ее​ Переходим во вкладку​ убрать фильтрацию, жмем​«Сортировка и фильтр»​ отдельном объекте.​

Особенности формата ячеек

​ нажав кнопку​ должны быть связаны:​ будет ссылка =B3,​Имя таблицы​ строк сохраняются. Поэтому,​ у параметра ПРИНИМАЛ​С шапкой определились. Теперь​ и текущем году.​Вводим названия полей БД​ программы, из которой​ искомый элемент найден,​ будет теряться главная​ создать.​«Данные»​ на кнопку​.​Столбцы называются​Сводная диаграмма (Pivot Chart)​Важный момент: таблицы нужно​ в ячейке B20​для последующего использования:​ даже когда мы​ ТОВАР и снимаем​ заполняем таблицу. Начинаем​Чтобы задать условие для​ (заголовки столбцов).​

​ будете импортировать файл.​ перейдем ко второму.​ информация – названия​База, создаваемая нами, будет​. Жмем на кнопку​«Фильтр»​Сортировку можно проводить практически​«полями»​на вкладке​ задавать именно в​ ссылка на =B7​Итого у нас должны​ будем делать фильтрацию,​ галочку с фамилии​ с порядкового номера.​ фильтрации поля типа​Вводим данные в поля​ Затем нажимайте «ОК».​Нижнюю правую ячейку определяют​ полей, что неудобно​

Что такое автоформа в «Эксель» и зачем она требуется?

​ простой и без​«Проверка данных»​на ленте.​ по любому параметру:​. В каждом поле​Анализ (Analysis)​ таком порядке, т.е.​ и т.д.​ получиться три «умных​ формула все равно​ КОТОВА.​ Чтобы не проставлять​ «больше», «меньше», «равно»​ БД. Следим за​• Можно связать файл​ такие аргументы, как​ для пользователя.​ изысков. Настоящие же​

Фиксация «шапки» базы данных

​, которая расположена на​Урок:​имя по алфавиту;​ располагается отдельный параметр​или​ связанная таблица (​Теперь добавим элементарный макрос​ таблицы»:​ будет находиться в​Таким образом, у нас​ цифры вручную, пропишем​ и т.п. числа,​ форматом ячеек. Если​ Excel с таблицей​ ширина и высота.​После того как верхняя​ вместилища данных -​ ленте в блоке​Сортировка и фильтрация данных​дата;​ всех записей.​Параметры (Options)​

​Прайс​ в 2 строчки,​Обратите внимание, что таблицы​ ячейке F26.​ остаются данные только​ в ячейках А4​

Продолжение работы над проектом

​ в списке фильтра​ числа – то​ в программе Access.​ Значение последней пусть​ строка закреплена, выделяем​ довольно громоздкие и​ инструментов​

​ в Excel​число и т.д.​То есть, каркасом любой​можно быстро визуализировать​) не должна содержать​ который копирует созданную​ могут содержать дополнительные​Функция ПРОМЕЖУТОЧНЫЕ ИТОГИ имеет​ по Петрову.​ и А5 единицу​ нужно выбрать команду​ числа во всем​ Для этого в​ будет равно 1,​ первые три строки​ представляют собой большую​«Работа с данными»​При наличии большой БД​В следующем появившемся окне​ базы данных в​

Как создать раскрывающиеся списки?

​ посчитанные в ней​ в ключевом столбце​ строку и добавляет​ уточняющие данные. Так,​ 30 аргументов. Первый​Обратите внимание! При сортировке​ и двойку, соответственно.​ «Числовые фильтры».​ столбце. Данные вводятся​ «Экселе» нужно выделить​ а первую вычислит​ в будущей базе​

​ информационную систему с​.​ поиск по ней​ будет вопрос, использовать​ Excel является обычная​ результаты.​ (​ ее к таблице​ например, наш​ статический: код действия.​ данных сохраняются не​ Затем выделим их,​Если мы хотим видеть​ так же, как​ диапазон ячеек, содержащих​ формула СЧЁТ3(Родители!$B$5:$I$5).​ данных и добавляем​ внутренним «ядром», которое​Открывается окно проверки видимых​ удобно производить с​ ли для сортировки​ таблица.​Еще одной типовой задачей​Наименование​ Продажи. Для этого​Прайс​

Диапазон значений в Excel

​ По умолчанию в​ только все позиции​ схватимся за уголок​ в таблице клиентов,​ и в обычной​ необходимую информацию, и,​Итак, в поле диапазона​ границы ячеек.​ состоит из множества​ значений. В поле​ помощь специального инструмента.​ только выделенную область​

​Итак, прежде всего нам​ любой БД является​) повторяющихся товаров, как​ жмем сочетание​содержит дополнительно информацию о​ Excel сумма закодирована​ в столбцах, но​ получившегося выделения и​ с которыми заключили​ таблице. Если данные​ кликнув на них​ записываем =СМЕЩ(Родители!$A$5;0;0;СЧЁТЗ(Родители!$A:$A)-1;1). Нажимаем​Для того чтобы продолжить​ строк программного кода​«Тип данных»​Для этого переходим во​ или автоматически расширять​ нужно создать таблицу.​ автоматическое заполнение различных​ это происходит в​Alt+F11​ категории (товарной группе,​ цифрой 9, поэтому​ и номера соответствующих​ продлим вниз на​ договор на 3​ в какой-то ячейке​ правой кнопкой мыши,​ клавишу ОК. Во​ работу, необходимо придумать​ и написано специалистом.​

​выставляем переключатель в​ вкладку​ её. Выбираем автоматическое​Вписываем заголовки полей (столбцов)​ печатных бланков и​ таблице​или кнопку​

​ упаковке, весу и​ ставим ее. Второй​ строк на листе​ любое количество строк.​ и более лет,​ – итог действий​ задать имя диапазона.​

​ всех последующих диапазонах​ основную информацию, которую​Наша работа будет представлять​ позицию​«Главная»​ расширение и жмем​ БД.​ форм (накладные, счета,​Продажи​Visual Basic​ т.п.) каждого товара,​ и последующие аргументы​ (они подсвечены синим).​ В небольшом окошечке​ вводим соответствующие значения​ со значениями других​ Сохраните данные и​ букву A меняем​ будет содержать в​

​ собой одну таблицу,​«Список»​и на ленте​ на кнопку​Заполняем наименование записей (строк)​ акты и т.п.).​. Другими словами, связанная​на вкладке​ а таблица​ динамические: это ссылки​ Эта особенность пригодится​

Внешний вид базы данных

​ будет показываться конечная​ в меню пользовательского​ ячеек, то заносим​ закройте Excel. Откройте​ на B, C​ себе база данных​ в которой будет​. В поле​ в блоке инструментов​«Сортировка…»​ БД.​ Про один из​ таблица должна быть​Разработчик (Developer)​Клиенты​ на диапазоны, по​ нам позже.​ цифра.​ автофильтра.​ формулу.​

Как перенести базу данных из Excel в Access

​ «Аксесс», на вкладке​ и т. д.​ в Excel. Пример​ вся нужная информация.​«Источник»​«Редактирование»​.​Переходим к заполнению базы​ способов это сделать,​ той, в которой​. Если эту вкладку​- город и​ которым подводятся итоги.​Можно произвести дополнительную фильтрацию.​Примечание. Данную таблицу можно​

​Готово!​Чтобы пользоваться БД, обращаемся​ под названием «Внешние​Работа с базой данных​ ее приведен ниже.​ Прежде чем приступить​устанавливаем знак​

​жмем на кнопку​Открывается окно настройки сортировки.​ данными.​ я уже как-то​ вы искали бы​ не видно, то​ регион (адрес, ИНН,​ У нас один​ Определим, какие крупы​ скачать в конце​Поэкспериментируем с фильтрацией данных​ к инструментам вкладки​ данные» выберите пункт​ в Excel почти​Допустим, мы хотим создать​ к решению вопроса,​«=»​«Найти и выделить»​ В поле​После того, как БД​ писал. Здесь же​

​ данные с помощью​ включите ее сначала​ банковские реквизиты и​ диапазон: F4:F24. Получилось​ принял Петров. Нажмем​ статьи.​ по выделенным ячейкам.​ «Данные».​ «Электронная таблица Эксель»​ завершена. Возвращаемся на​

​ базу данных собранных​ как сделать базу​и сразу после​.​«Сортировать по»​ заполнена, форматируем информацию​ реализуем, для примера,​ВПР​ в настройках​ т.п.) каждого из​ 19670 руб.​ стрелочку на ячейке​По базе видим, что​ Допустим, нам нужно​Присвоим БД имя. Выделяем​ и введите ее​ первый лист и​ средств с родителей​ данных в Excel,​ него без пробела​Открывается окно, в котором​указываем имя поля,​ в ней на​

​ заполнение формы по​, если бы ее​

​Файл — Параметры -​

fb.ru

Создание базы данных в Excel по клиентам с примерами и шаблонами

​ них.​Теперь попробуем снова отсортировать​ КАТЕГОРИЯ ПРОДУКТА и​ часть информации будет​ оставить в таблице​ диапазон с данными​ название. Затем щелкните​ создаем раскрывающиеся списки​ в фонд школы.​

​ нужно узнать специальные​ пишем наименование выпадающего​ нужно указать искомое​ по которому она​ свое усмотрение (шрифт,​ номеру счета:​ использовали.​ Настройка ленты (File​Таблица​ кол-во, оставив только​ оставим только крупы.​ представляться в текстовом​ только те компании,​ – от первой​ по пункту, который​ на соответствующих ячейках.​ Размер суммы не​ термины, использующиеся при​ списка, которое мы​

​ значение. После этого​ будет проводиться.​ границы, заливка, выделение,​Предполагается, что в ячейку​Само-собой, аналогичным образом связываются​ — Options -​Продажи​ партии от 25​Вернуть полную БД на​ виде (продукт, категория,​ которые работают в​ ячейки до последней.​ предлагает создать таблицу​ Для этого кликаем​ ограничен и индивидуален​ взаимодействии с ней.​ дали ему чуть​

Структура базы данных – таблица Excel

​ жмем на кнопку​В поле​ расположение текста относительно​ C2 пользователь будет​ и таблица​ Customize Ribbon)​будет использоваться нами​

​ кг.​ место легко: нужно​ месяц и т.п.),​

​ Беларуси.​ Правая кнопка мыши​ для связи с​ на пустой ячейке​

​ для каждого человека.​Горизонтальные строки в разметке​ выше. После этого​«Найти далее»​

​«Сортировка»​ ячейки и т.д.).​ вводить число (номер​Продажи​

​. В открывшемся окне​ впоследствии для занесения​Видим, что сумма тоже​ только выставить все​

​ а часть –​

Создание базы данных в Excel: пошаговая инструкция

​Выделяем те данные, информация​ – имя диапазона.​ источником данных, и​ (например B3), расположенной​ Пусть в классе​ листа «Эксель» принято​ жмем на кнопку​или​указывается, как именно​На этом создание каркаса​ строки в таблице​с таблицей​ редактора Visual Basic​

​ в нее совершенных​ изменилась.​

1. ​ галочки в соответствующих​ в финансовом. Выделим​
2. ​ о которых должна​ Даем любое имя.​ укажите ее наименование.​ под полем «ФИО​ учится 25 детей,​ называть записями, а​«OK»​«Найти все»​ она будет выполняться.​ БД закончено.​Продажи​Клиенты​ вставляем новый пустой​ сделок.​
3. ​Скачать пример​ фильтрах.​ ячейки из шапки​
4. ​ остаться в базе​ В примере –​Вот и все. Работа​ родителей». Туда будет​ значит, и родителей​ вертикальные колонки –​.​.​ Для БД лучше​Урок:​

​, по сути), а​по общему столбцу​ модуль через меню​Само-собой, можно вводить данные​Получается, что в Excel​В нашем примере БД​ с ценой и​

Как вести базу клиентов в Excel

​ видной. В нашем​ БД1. Проверяем, чтобы​ готова!​ вводиться информация. В​ будет соответствующее количество.​

1. ​ полями. Можно приступать​Теперь при попытке ввести​В первом случае первая​ всего выбрать параметр​Как сделать таблицу в​ затем нужные нам​
2. ​Клиент​Insert — Module​ о продажах непосредственно​ тоже можно создавать​ заполнялась в хронологическом​ стоимостью, правой кнопкой​ случае находим в​ диапазон был правильным.​Автор: Анна Иванова​ окне «Проверка вводимых​ Чтобы не нагромождать​

​ к работе. Открываем​ данные в диапазон,​ ячейка, в которой​

​«Значения»​ Excel​ данные подтягиваются с​:​и вводим туда​

​ в зеленую таблицу​ небольшие БД и​ порядке по мере​ мыши вызовем контекстное​ столбце страна –​Основная работа – внесение​Многие пользователи активно применяют​ значений» во вкладке​ базу данных большим​

1. ​ программу и создаем​ где было установлено​ имеется указанное значение,​.​Для того, чтобы Excel​
2. ​ помощью уже знакомой​После настройки связей окно​ код нашего макроса:​

​Продажи​ легко работать с​ привоза товара в​ меню и выберем​ «РБ». Щелкаем по​ информации в БД​ Excel для генерирования​

​ под названием «Параметры»​ числом записей, стоит​ новую книгу. Затем​

• ​ ограничение, будет появляться​
• ​ становится активной.​

​В поле​ воспринимал таблицу не​ функции​

1. ​ управления связями можно​Sub Add_Sell() Worksheets(«Форма​
2. ​, но это не​ ними. При больших​ магазин. Но если​ ФОРМАТ ЯЧЕЕК.​
3. ​ ячейке правой кнопкой​ – выполнена. Чтобы​ отчетов, их последующей​ записываем в «Источник»​ сделать раскрывающиеся списки,​ в самую первую​ список, в котором​Во втором случае открывается​
4. ​«Порядок»​ просто как диапазон​ВПР (VLOOKUP)​ закрыть, повторять эту​ ввода»).Range(«A20:E20»).Copy ‘копируем строчку​
5. ​ всегда удобно и​ объемах данных это​ нам нужно отсортировать​Появится окно, где мы​ мыши.​ этой информацией было​ редакции. Для удобного​
6. ​ =ФИО_родителя_выбор. В меню​ которые спрячут лишнюю​ строку нужно записать​ можно произвести выбор​ весь перечень ячеек,​указываем, в каком​ ячеек, а именно​и функции​

​ процедуру уже не​

​ с данными из​ влечет за собой​ очень удобно и​ данные по другому​ выберем формат –​Выполняем последовательно команду: «фильтр​ удобно пользоваться, необходимо​

1. ​ просмотра информации и​ «Тип данных» указываем​ информацию, а когда​ названия полей.​ между четко установленными​ содержащих это значение.​ порядке будет проводиться​ как БД, ей​ИНДЕКС (INDEX)​
2. ​ придется.​ формы n =​ появление ошибок и​ рационально.​

​ принципу, Excel позволяет​ финансовый. Число десятичных​ – фильтр по​ выделить нужное, отфильтровать,​

• ​ получения полного контроля​
• ​ «Список».​ она снова потребуется,​
• ​Полезно узнать о том,​ значениями.​
• ​Урок:​ сортировка. Для разных​
• ​ нужно присвоить соответствующие​
• ​.​Теперь для анализа продаж​

Порядок работы с финансовой информацией в БД:

1. ​ Worksheets(«Продажи»).Range(«A100000»).End(xlUp).Row ‘определяем номер​ опечаток из-за «человеческого​При упоминании баз данных​
2. ​ сделать и это.​ знаков поставим 1.​

​ значению выделенной ячейки».​ отсортировать данные.​ при управлении данными​Аналогично поступаем с остальными​ они услужливо предоставят​ как правильно оформлять​Если же вы попытаетесь​Как сделать поиск в​ типов информации в​

​ атрибуты.​Транш​ и отслеживания динамики​

1. ​ последней строки в​ фактора». Поэтому лучше​ (БД) первым делом,​К примеру, мы хотим​ Обозначение выбирать не​
2. ​ Готово.​Чтобы упростить поиск данных​ в процессе работы​

​ полями, меняя название​ ее опять.​ содержимое ячейки. Если​

exceltable.com

Создание базы данных в Excel и функции работы с ней

​ написать в этих​ Экселе​ этом окне высвечиваются​Переходим во вкладку​: Добрый день​ процесса, сформируем для​ табл. Продажи Worksheets(«Продажи»).Cells(n​ будет на отдельном​ конечно, в голову​ отсортировать продукты по​ будем, т.к. в​Если в БД содержится​

​ в базе, упорядочим​ с программой.​ источника на соответствующее​Копируем названия полей и​ ваша база данных​ ячейках произвольные символы,​Удобно при создании БД​ разные значения. Например,​

Пошаговое создание базы данных в Excel

​«Данные»​Стоит такая задача:​ примера какой-нибудь отчет​ + 1, 1).PasteSpecial​ листе сделать специальную​ приходят всякие умные​ мере увеличения цены.​ шапке у нас​

​ финансовая информация, можно​

​ их. Для этой​

​Внешний вид рабочей области​

​ данным ячейкам. Работа​

​ переносим их на​

​ в Excel будет​

​ то будет появляться​

​ закрепить ячейки с​

​ для текстовых данных​

​.​ ежедневно поступает информация​ с помощью сводной​ Paste:=xlPasteValues ‘вставляем в​ форму для ввода​ слова типа SQL,​ Т.е. в первой​ уже указано, что​ найти сумму по​ цели подойдет инструмент​ программы – таблица.​ над выпадающими списками​ пустой лист, который​ содержать какие-либо денежные​ сообщение об ошибке.​ наименованием записей и​

​ – это будет​Выделяем весь диапазон таблицы.​ в виде цифр,​

​ таблицы. Установите активную​ следующую пустую строку​ данных примерно такого​ Oracle, 1С или​ строке будет самый​ цена и стоимость​ разным параметрам:​ «Сортировка».​ А реляционная база​ почти завершена. Затем​ для удобства также​ суммы, то лучше​ Вам придется вернутся​

​ полей. При работе​ значение​ Кликаем правой кнопкой​ до настоящего времени​ ячейку в таблицу​ Worksheets(«Форма ввода»).Range(«B5,B7,B9»).ClearContents ‘очищаем​ вида:​ хотя бы Access.​ дешевый продукт, в​ в рублях.​

​сумма (суммировать данные);​Выделяем тот диапазон, который​ данных структурирует информацию​ выделяем третью ячейку​

​ необходимо назвать. Пусть​ сразу в соответствующих​ и внести корректную​ с большой базой​«От А до Я»​ мыши. В контекстном​ вручную заносившаяся в​Продажи​ форму End Sub​В ячейке B3 для​ Безусловно, это очень​ последней – самый​Аналогично поступаем с ячейками,​счет (подсчитать число ячеек​

​ нужно отсортировать. Для​

​ в строки и​ и «протягиваем» ее​ это будет, к​ полях указать числовой​ запись.​ – это просто​или​ меню жмем на​ таблицу Microsoft Word.​и выберите на​Теперь можно добавить к​ получения обновляемой текущей​ мощные (и недешевые​

​ дорогой. Выделяем столбец​ куда будет вписываться​ с числовыми данными);​ целей нашей выдуманной​ столбцы. Несмотря на​ через всю таблицу.​ примеру, «Родители». После​ формат, в котором​Урок:​ необходимое условие. Иначе​«От Я до А»​ кнопку​

​Теперь поступающую информацию​ ленте вкладку​

​ нашей форме кнопку​

Функции Excel для работы с базой данных

​ даты-времени используем функцию​ в большинстве своем)​ с ценой и​ количество. Формат выбираем​

Работа с базами данных в Excel

​среднее значение (подсчитать среднее​ компании – столбец​ то что стандартный​ База данных в​ того как данные​ после запятой будет​Как сделать выпадающий список​ постоянно придется тратить​, а для числовых​«Присвоить имя…»​ необходимо вносить в​Вставка — Сводная таблица​ для запуска созданного​ТДАТА (NOW)​

​ программы, способные автоматизировать​ на вкладке ГЛАВНАЯ​ числовой.​

​ арифметическое);​ «Дата заключения договора».​ пакет MS Office​ Excel почти готова!​ будут скопированы, под​ идти два знака.​ в Excel​ время на пролистывание​ –​.​

​ таблицу Excel.​ (Insert — Pivot​ макроса, используя выпадающий​

​. Если время не​ работу большой и​ выбираем СОРТИРОВКА И​Еще одно подготовительное действие.​максимальные и минимальные значения​ Вызываем инструмент «Сортировка».​ имеет отдельное приложение​Красивое оформление тоже играет​ ними записываем в​

​ А если где-либо​Конечно, Excel уступает по​ листа, чтобы посмотреть,​«По возрастанию»​В графе​Я пытался автоматизировать​

​ Table)​ список​ нужно, то вместо​ сложной компании с​ ФИЛЬТР.​

Сортировка данных

​ Т.к. стоимость рассчитывается​ в выделенном диапазоне;​При нажатии система предлагает​ для создания и​ немалую роль в​ пустые ячейки все​ встречается дата, то​ своим возможностям специализированным​ какой строке или​

​или​«Имя»​ этот процесс при​. В открывшемся окне​Вставить​ТДАТА​ кучей данных. Беда​Т.к. мы решили, что​ как цена, помноженная​произведение (результат умножения данных);​ автоматически расширить выделенный​ ведения баз данных​

​ создании проекта. Программа​ необходимые сведения.​ следует выделить это​ программам для создания​ столбцу соответствует определенное​«По убыванию»​указываем то наименование,​ помощи команды «Форма»,​ Excel спросит нас​на вкладке​можно применить функцию​

​ в том, что​ сверху будет меньшая​

​ на количество, можно​стандартное отклонение и дисперсия​ диапазон. Соглашаемся. Если​ – Microsoft Access,​ Excel может предложить​Для того чтобы база​

Сортировка по условию

​ место и также​ баз данных. Тем​ значение.​.​ которым мы хотим​ но при заполнении​ про источник данных​Разработчик (Developer — Insert​СЕГОДНЯ (TODAY)​

​ иногда такая мощь​ цена, выбираем ОТ​ сразу учесть это​ по выборке.​ мы отсортируем данные​ пользователи активно используют​ на выбор пользователя​ данных MS Excel​ установить для него​ не менее, у​Выделяем ячейку, области сверху​Важно проследить, чтобы около​ назвать базу данных.​ третьей строки эта​

Промежуточные итоги

​ (т.е. таблицу​ — Button)​.​ просто не нужна.​ МИНИМАЛЬНОГО К МАКСИМАЛЬНОМУ.​ в соответствующих ячейках.​Выделить диапазон БД. Переходим​ только одного столбца,​ Microsoft Excel для​ самые различные способы​ предоставляла возможность выбора​ соответствующий формат. Таким​ него имеется инструментарий,​ и слева от​ значения​ Обязательным условием является​ команда начинает выдавать​Продажи​

​:​В ячейке B11 найдем​ Ваш бизнес может​ Появится еще одно​ Для этого записываем​ на вкладку «Данные»​ остальные оставим на​ этих же целей.​ оформления базы данных.​ данных из раскрывающегося​ образом, все ваши​ который в большинстве​ которой нужно закрепить.​«Мои данные содержат заголовки»​

​ то, что наименование​ сообщение: «Невозможно расширить​) и место для​После того, как вы​ цену выбранного товара​ быть небольшим и​ окно, где в​ в ячейке F4​ — «Промежуточные итоги».​ месте, то информация​ Ведь возможности программы​ Количество цветовых схем​ списка, необходимо создать​ данные будут оформлены​

​ случаев удовлетворит потребности​ Она будет располагаться​стояла галочка. Если​ должно начинаться с​

​ таблицу или базу​ выгрузки отчета (лучше​

​ ее нарисуете, удерживая​

​ в третьем столбце​ с относительно несложными​ качестве предполагаемого действия​ формулу и протягиваем​В открывшемся диалоге выбираем​ станет неправильной. Открывается​ позволяют: сортировать; форматировать;​ очень богатое, нужно​

exceltable.com

Создание базы данных в Excel

​ специальную формулу. Для​ правильно и без​ пользователей, желающих создать​ сразу под шапкой​ её нет, то​ буквы, и в​ данных».​ на новый лист):​ нажатой левую кнопку​ умной таблицы​ бизнес-процессами, но автоматизировать​ выберем АВТОМАТИЧЕСКИ РАСШИРИТЬ​ ее на остальные​ параметры вычислений.​ меню, где мы​ фильтровать; редактировать; систематизировать​ только выбрать подходящую​ этого нужно присвоить​ ошибок. Все операции​ БД. Учитывая тот​ и справа от​ нужно поставить.​ нём не должно​Можно ли исправить​Жизненно важный момент состоит​

​ мыши, Excel сам​Прайс​ его тоже хочется.​ ВЫДЕЛЕННЫЙ ДИАПАЗОН, чтобы​ ячейки в этом​Инструменты на вкладке «Данные»​

• ​ должны выбрать параметры​​ и структурировать информацию.​ по душе расцветку.​ всем сведениям о​ с пустыми полями​ факт, что возможности​ наименований записей.​
• ​После ввода всех нужных​​ быть пробелов. В​​ эту ошибку или​ в том, что​
• ​ спросит вас -​с помощью функции​​ Причем именно для​​ остальные столбцы тоже​ столбце. Так, стоимость​
• ​ позволяют сегментировать БД.​​ и значения сортировки.​​То есть все то,​ Кроме того, совсем​ родителях диапазон значений,​

​ программы производятся через​ Эксель, в сравнении​Находясь во вкладке​ параметров жмем на​ графе​

Шаг 1. Исходные данные в виде таблиц

​ каким-то другим образом​ нужно обязательно включить​ какой именно макрос​ВПР (VLOOKUP)​ маленьких компаний это,​ подстроились под сортировку.​ будет подсчитываться автоматически​ Сгруппировать информацию с​Данные в таблице распределились​ что необходимо для​ необязательно выполнять всю​ имена. Переходим на​ контекстное меню «Формат​ со специализированными приложениями,​​«Вид»​​ кнопку​​«Диапазон»​ оптимизировать заполнение таблицы,​​ флажок​ нужно на нее​​. Если раньше с​ ​ зачастую, вопрос выживания.​​Видим, что данные выстроились​ при заполнении таблицы.​​ точки зрения актуальности​​ по сроку заключения​

​ работы с базами​ базу данных в​ тот лист, где​

​ ячеек».​ обычным юзерам известны​кликаем по кнопке​«OK»​​можно изменить адрес​​ чтобы не делать​Добавить эти данные в​ назначить — выбираем​ ней не сталкивались,​Для начала давайте сформулируем​​ по увеличивающейся цене.​​Теперь заполняем таблицу данными.​ для целей фирмы.​ договора.​ данных. Единственный нюанс:​ едином стиле, можно​

​ записаны все данные​​Также немаловажно и соответствующее​​ намного лучше, то​«Закрепить области»​.​ области таблицы, но​

Шаг 2. Создаем форму для ввода данных

​ всё вручную?​ модель данных (Add​ наш макрос​​ то сначала почитайте​​ ТЗ. В большинстве​Примечание! Сделать сортировку по​Важно! При заполнении ячеек,​ Выделение групп покупателей​Теперь менеджер видит, с​ программа Excel -​ раскрасить одну колонку​ под названием «Родители»​ оформление проекта. Лист,​ в этом плане​, которая расположена в​

​После этого информация в​ если вы её​Serge_007​​ data to Data​​Add_Sell​ и посмотрите видео​​ случаев база данных​​ убыванию или увеличению​​ нужно придерживаться единого​​ услуг и товаров​

​ кем пора перезаключить​ это универсальный аналитический​ в голубой цвет,​ и открываем специальное​​ на котором находится​​ у разработки компании​​ группе инструментов​​ БД будет отсортирована,​ выделили правильно, то​: Здравствуйте.​ Model)​. Текст на кнопке​

​ тут.​ для учета, например,​ параметра можно через​ стиля написания. Т.е.​ поможет маркетинговому продвижению​​ договор. А с​ инструмент, который больше​​ другую – в​ окно для создания​​ проект, нужно подписать,​​ Microsoft есть даже​«Окно»​​ согласно указанным настройкам.​​ ничего тут менять​​БД должна выглядеть​​в нижней части​ можно поменять, щелкнув​​В ячейке B7 нам​​ классических продаж должна​

​ автофильтр. При нажатии​ если изначально ФИО​ продукта.​ какими компаниями продолжаем​

​ подходит для сложных​

​ зеленый и т.​​ имени. К примеру,​​ чтобы избежать путаницы.​ некоторые преимущества.​. В выпадающем списке​ В этом случае​ не нужно. При​ так (см. вложение).​ окна, чтобы Excel​ по ней правой​ нужен выпадающий список​​ уметь:​​ стрелочки тоже предлагается​ сотрудника записывается как​Готовые образцы шаблонов для​ сотрудничество.​ расчетов, вычислений, сортировки​ д.​

Шаг 3. Добавляем макрос ввода продаж

​ в Excel 2007​ Для того чтобы​Автор: Максим Тютюшев​ выбираем значение​​ мы выполнили сортировку​​ желании в отдельном​Откуда и в​ понял, что мы​ кнопкой мыши и​

​ с товарами из​хранить​ такое действие.​ Петров А.А., то​ ведения клиентской базы​

​БД в процессе деятельности​ и даже для​Не только лишь Excel​ это можно сделать,​ система могла отличать​Excel является мощным инструментом,​«Закрепить области»​​ по именам сотрудников​​ поле можно указать​​ каком формате?​​ хотим строить отчет​​ выбрав команду​​ прайс-листа. Для этого​в таблицах информацию​Нам нужно извлечь из​ остальные ячейки должны​​ по сегментам.​ фирмы разрастается до​ сохранения структурированных данных,​ может сделать базу​​ кликнув на «Формулы»​ простое содержание от​ совмещающим в себе​.​​ предприятия.​​ примечание, но этот​Транш​

​ не только по​Изменить текст​ можно использовать команду​ по товарам (прайс),​ БД товары, которые​ быть заполнены аналогично.​Шаблон для менеджера, позволяющий​ невероятных размеров. Найти​ но в небольших​ данных. Microsoft выпустила​ и нажав «Присвоить​ заголовков и подписей,​

​ большинство полезных и​Теперь наименования полей и​Одним из наиболее удобных​ параметр не является​: Спасибо, удобный вариант,​​ текущей таблице, но​​.​​Данные — Проверка данных​ совершенным сделкам и​​ покупались партиями от​

​ Если где-то будет​ контролировать результат обзвона​ нужную информацию становится​ объемах (не более​ еще один продукт,​ имя». В поле​ следует выделять их​ нужных пользователям функций.​ записей будут у​​ инструментов при работе​​ обязательным. После того,​ но я пытался​ и задействовать все​Теперь после заполнения формы​ (Data — Validation)​​ клиентам и связывать​​ 25 кг и​

​ написано иначе, например,​ клиентов. Скачать шаблон​ все сложнее. Чтобы​ миллиона записей в​ который великолепно управляется​ имени записываем: ФИО_родителя_выбор.​​ курсивом, подчеркиванием или​​ К ним относятся​ вас всегда перед​ в базе данных​

Шаг 4. Связываем таблицы

​ как все изменения​ сохранить структуру как​ связи.​ можно просто жать​, указать в качестве​ эти таблицы между​ более. Для этого​ Петров Алексей, то​ для клиентской базы​ отыскать конкретный текст​​ одной таблице, у​​ с этим непростым​ Но что написать​ жирным шрифтом, при​ графики, таблицы, диаграммы,​​ глазами, как бы​​ Excel является автофильтр.​ внесены, жмем на​ в таблице Word​После нажатия на​ на нашу кнопку,​ ограничения​ собой​ на ячейке КОЛ-ВО​ работа с БД​

​ Excel. Образец:​​ или цифры, можно​​ версии 2010-го года​​ делом. Название ему​​ в поле диапазона​ этом не забывая​​ ведение учета, составление​​ далеко вы не​ Выделяем весь диапазон​ кнопку​ (т.е. название каждой​ОК​

​ и введенные данные​Список (List)​иметь удобные​ нажимаем стрелочку фильтра​​ будет затруднена.​​Простейший шаблон.Клиентская база в​ воспользоваться одним из​ выпуска ).​​ – Access. Так​​ значений? Здесь все​ помещать названия в​ расчетов, вычисления различных​​ прокручивали лист с​​ БД и в​«OK»​ компании в виде​в правой половине​ будут автоматически добавляться​​и ввести затем​​формы ввода​ и выбираем следующие​

​Таблица готова. В реальности​ Excel скачать бесплатно.​​ следующих способов:​​База данных – набор​​ как эта программа​​ сложнее.​​ отдельные, не объединенные​​ функций и так​

​ данными.​ блоке настроек​.​ заголовка над всеми​ окна появится панель​

Шаг 5. Строим отчеты с помощью сводной

​ к таблице​ в поле​данных (с выпадающими​ параметры.​ она может быть​ Образец:​Одновременным нажатием кнопок Ctrl​​ данных, распределенных по​​ более адаптирована под​Существует несколько видов диапазонов​​ поля. Это стоит​ далее. Из этой​Урок:​​«Сортировка и фильтр»​Кликаем по кнопке​ столбцами).​Поля сводной таблицы​​Продажи​​Источник (Source)​ списками и т.п.)​В появившемся окне напротив​

​ гораздо длиннее. Мы​Шаблоны можно подстраивать «под​ + F или​ строкам и столбцам​​ создание базы данных,​ значений. Диапазон, с​ делать для возможности​ статьи мы узнаем,​​Как закрепить область в​кликаем по кнопке​«Сохранить»​в формате Word​, где нужно щелкнуть​, а затем форма​ссылку на столбец​автоматически заполнять этими данными​

​ условия БОЛЬШЕ ИЛИ​​ вписали немного позиций​​ себя», сокращать, расширять​ Shift + F5.​​ для удобного поиска,​​ чем Excel, то​ которым мы работаем,​​ использования таких инструментов,​​ как создать базу​ Экселе​«Фильтр»​в верхней части​ присылают по почте​ по ссылке​ очищается для ввода​Наименование​ какие-то​ РАВНО вписываем цифру​ для примера. Придадим​ и редактировать.​​ Появится окно поиска​​ систематизации и редактирования.​​ и работа в​​ называется динамическим. Это​​ как автоформа и​​ данных в Excel,​​Для некоторых полей таблицы​​.​ окна или набираем​Serge_007​Все​

​ новой сделки.​из нашей умной​печатные бланки​ 25. Получаем выборку​ базе данных более​Любая база данных (БД)​ «Найти и заменить».​​ Как сделать базу​​ ней будет более​ означает, что все​ автофильтр.​

​ для чего она​ оптимально будет организовать​Как видим, после этого​​ на клавиатуре сочетание​​: Тогда это не​​, чтобы увидеть не​​Перед построением отчета свяжем​​ таблицы​​(платежки, счета и​ с указанием продукты,​ эстетичный вид, сделав​

Шаг 6. Заполняем печатные формы

​ – это сводная​Функцией «Найти и выделить»​ данных в Excel?​ быстрой и удобной.​ проименованные ячейки в​Создание базы данных в​ нужна, и какие​ выпадающий список, чтобы​ в ячейках с​ клавиш​ будет БД и​ только текущую, а​ наши таблицы между​

​Прайс​ т.д.)​ которые заказывались партией​ рамки. Для этого​​ таблица с параметрами​​ («биноклем») в главном​Вся информация в базе​Но как же сделать​ базе данных могут​ Excel – занятие​​ советы помогут нам​​ пользователи, добавляя новые​​ наименованием полей появились​​Ctrl+S​

planetaexcel.ru

Создание базы данных

​ работать с такой​​ сразу все «умные​
​ собой, чтобы потом​:​выдавать необходимые вам​ больше или равной​ выделяем всю таблицу​ и информацией. Программа​
​ меню.​ данных содержится в​ так, чтобы получилась​
​ изменять свои границы.​ трудное и кропотливое.​ облегчить с ней​ записи, могли указывать​ пиктограммы в виде​, для того, чтобы​ информацией будет крайне​ таблицы», которые есть​ можно было оперативно​
​Аналогичным образом создается выпадающий​отчеты​ 25 кг. А​ и на панели​ большинства школ предусматривала​Посредством фильтрации данных программа​

​ записях и полях.​​ база данных Access?​
​ Их изменение происходит​ Чтобы помочь пользователю​
​ работу.​ только определенные параметры.​

​ перевернутых треугольников. Кликаем​​ сберечь БД на​ сложно.​ в книге.А затем​ вычислять продажи по​ список с клиентами,​для контроля всего​ т.к. мы не​ находим параметр ИЗМЕНЕНИЕ​
​ создание БД в​ прячет всю не​

​Запись – строка в​​ Excel учитывает такое​ в зависимости от​ облегчить работу, программа​Это специальная структура, содержащая​ Это актуально, например,​

excelworld.ru

​ по пиктограмме того​

В пакете Microsoft Office есть специальная программа для создания базы данных и работы с ними – Access. Тем не менее, многие пользователи предпочитают использовать для этих целей более знакомое им приложение – Excel. Нужно отметить, что у этой программы имеется весь инструментарий для создания полноценной базы данных (БД). Давайте выясним, как это сделать.

Процесс создания

База данных в Экселе представляет собой структурированный набор информации, распределенный по столбцам и строкам листа.

Согласно специальной терминологии, строки БД именуются «записями». В каждой записи находится информация об отдельном объекте.

Столбцы называются «полями». В каждом поле располагается отдельный параметр всех записей.

То есть, каркасом любой базы данных в Excel является обычная таблица.

Создание таблицы

Итак, прежде всего нам нужно создать таблицу.

1. Вписываем заголовки полей (столбцов) БД.



2. Заполняем наименование записей (строк) БД.



3. Переходим к заполнению базы данными.



4. После того, как БД заполнена, форматируем информацию в ней на свое усмотрение (шрифт, границы, заливка, выделение, расположение текста относительно ячейки и т.д.).

На этом создание каркаса БД закончено.

Урок: Как сделать таблицу в Excel

Присвоение атрибутов базы данных

Для того, чтобы Excel воспринимал таблицу не просто как диапазон ячеек, а именно как БД, ей нужно присвоить соответствующие атрибуты.

1. Переходим во вкладку «Данные».





2. Выделяем весь диапазон таблицы. Кликаем правой кнопкой мыши. В контекстном меню жмем на кнопку «Присвоить имя…».



3. В графе «Имя» указываем то наименование, которым мы хотим назвать базу данных. Обязательным условием является то, что наименование должно начинаться с буквы, и в нём не должно быть пробелов. В графе «Диапазон» можно изменить адрес области таблицы, но если вы её выделили правильно, то ничего тут менять не нужно. При желании в отдельном поле можно указать примечание, но этот параметр не является обязательным. После того, как все изменения внесены, жмем на кнопку «OK».



4. Кликаем по кнопке «Сохранить» в верхней части окна или набираем на клавиатуре сочетание клавиш Ctrl+S, для того, чтобы сберечь БД на жестком диске или съемном носителе, подключенном к ПК.

Можно сказать, что после этого мы уже имеем готовую базу данных. С ней можно работать и в таком состоянии, как она представлена сейчас, но многие возможности при этом будут урезаны. Ниже мы разберем, как сделать БД более функциональной.

Сортировка и фильтр

Работа с базами данных, прежде всего, предусматривает возможность упорядочивания, отбора и сортировки записей. Подключим эти функции к нашей БД.

1. Выделяем информацию того поля, по которому собираемся провести упорядочивание. Кликаем по кнопке «Сортировка» расположенной на ленте во вкладке «Данные» в блоке инструментов «Сортировка и фильтр».
   

   Сортировку можно проводить практически по любому параметру:

   • имя по алфавиту;
   • дата;
   • число и т.д.
2. В следующем появившемся окне будет вопрос, использовать ли для сортировки только выделенную область или автоматически расширять её. Выбираем автоматическое расширение и жмем на кнопку «Сортировка…».



3. Открывается окно настройки сортировки. В поле «Сортировать по» указываем имя поля, по которому она будет проводиться.
   • В поле «Сортировка» указывается, как именно она будет выполняться. Для БД лучше всего выбрать параметр «Значения».
   • В поле «Порядок» указываем, в каком порядке будет проводиться сортировка. Для разных типов информации в этом окне высвечиваются разные значения. Например, для текстовых данных – это будет значение «От А до Я» или «От Я до А», а для числовых – «По возрастанию» или «По убыванию».
   • Важно проследить, чтобы около значения «Мои данные содержат заголовки» стояла галочка. Если её нет, то нужно поставить.

   После ввода всех нужных параметров жмем на кнопку «OK».

   

   После этого информация в БД будет отсортирована, согласно указанным настройкам. В этом случае мы выполнили сортировку по именам сотрудников предприятия.



4. Одним из наиболее удобных инструментов при работе в базе данных Excel является автофильтр. Выделяем весь диапазон БД и в блоке настроек «Сортировка и фильтр» кликаем по кнопке «Фильтр».



5. Как видим, после этого в ячейках с наименованием полей появились пиктограммы в виде перевернутых треугольников. Кликаем по пиктограмме того столбца, значение которого собираемся отфильтровать. В открывшемся окошке снимаем галочки с тех значений, записи с которыми хотим скрыть. После того как выбор сделан, жмем на кнопку «OK».
   

   Как видим, после этого, строки, где содержатся значения, с которых мы сняли галочки, были скрыты из таблицы.

6. Для того, чтобы вернуть все данные на экран, кликаем на пиктограмму того столбца, по которому проводилась фильтрация, и в открывшемся окне напротив всех пунктов устанавливаем галочки. Затем жмем на кнопку «OK».



7. Для того, чтобы полностью убрать фильтрацию, жмем на кнопку «Фильтр» на ленте.

Урок: Сортировка и фильтрация данных в Excel

Поиск

При наличии большой БД поиск по ней удобно производить с помощь специального инструмента.

1. Для этого переходим во вкладку «Главная» и на ленте в блоке инструментов «Редактирование» жмем на кнопку «Найти и выделить».



2. Открывается окно, в котором нужно указать искомое значение. После этого жмем на кнопку «Найти далее» или «Найти все».



3. В первом случае первая ячейка, в которой имеется указанное значение, становится активной.
   

   Во втором случае открывается весь перечень ячеек, содержащих это значение.

Урок: Как сделать поиск в Экселе

Закрепление областей

Удобно при создании БД закрепить ячейки с наименованием записей и полей. При работе с большой базой – это просто необходимое условие. Иначе постоянно придется тратить время на пролистывание листа, чтобы посмотреть, какой строке или столбцу соответствует определенное значение.

1. Выделяем ячейку, области сверху и слева от которой нужно закрепить. Она будет располагаться сразу под шапкой и справа от наименований записей.



2. Находясь во вкладке «Вид» кликаем по кнопке «Закрепить области», которая расположена в группе инструментов «Окно». В выпадающем списке выбираем значение «Закрепить области».

Теперь наименования полей и записей будут у вас всегда перед глазами, как бы далеко вы не прокручивали лист с данными.

Урок: Как закрепить область в Экселе

Выпадающий список

Для некоторых полей таблицы оптимально будет организовать выпадающий список, чтобы пользователи, добавляя новые записи, могли указывать только определенные параметры. Это актуально, например, для поля «Пол». Ведь тут возможно всего два варианта: мужской и женский.

1. Создаем дополнительный список. Удобнее всего его будет разместить на другом листе. В нём указываем перечень значений, которые будут появляться в выпадающем списке.



2. Выделяем этот список и кликаем по нему правой кнопкой мыши. В появившемся меню выбираем пункт «Присвоить имя…».



3. Открывается уже знакомое нам окно. В соответствующем поле присваиваем имя нашему диапазону, согласно условиям, о которых уже шла речь выше.



4. Возвращаемся на лист с БД. Выделяем диапазон, к которому будет применяться выпадающий список. Переходим во вкладку «Данные». Жмем на кнопку «Проверка данных», которая расположена на ленте в блоке инструментов «Работа с данными».



5. Открывается окно проверки видимых значений. В поле «Тип данных» выставляем переключатель в позицию «Список». В поле «Источник» устанавливаем знак «=» и сразу после него без пробела пишем наименование выпадающего списка, которое мы дали ему чуть выше. После этого жмем на кнопку «OK».

Теперь при попытке ввести данные в диапазон, где было установлено ограничение, будет появляться список, в котором можно произвести выбор между четко установленными значениями.

Если же вы попытаетесь написать в этих ячейках произвольные символы, то будет появляться сообщение об ошибке. Вам придется вернутся и внести корректную запись.

Урок: Как сделать выпадающий список в Excel

Конечно, Excel уступает по своим возможностям специализированным программам для создания баз данных. Тем не менее, у него имеется инструментарий, который в большинстве случаев удовлетворит потребности пользователей, желающих создать БД. Учитывая тот факт, что возможности Эксель, в сравнении со специализированными приложениями, обычным юзерам известны намного лучше, то в этом плане у разработки компании Microsoft есть даже некоторые преимущества.

При упоминании баз данных (БД) первым делом, конечно, в голову приходят всякие умные слова типа SQL, Oracle, 1С или хотя бы Access. Безусловно, это очень мощные (и недешевые в большинстве своем) программы, способные автоматизировать работу большой и сложной компании с кучей данных. Беда в том, что иногда такая мощь просто не нужна. Ваш бизнес может быть небольшим и с относительно несложными бизнес-процессами, но автоматизировать его тоже хочется. Причем именно для маленьких компаний это, зачастую, вопрос выживания.

Для начала давайте сформулируем ТЗ. В большинстве случаев база данных для учета, например, классических продаж  должна уметь:

• хранить в таблицах информацию по товарам (прайс), совершенным сделкам и клиентам и связывать эти таблицы между собой
• иметь удобные формы ввода данных (с выпадающими списками и т.п.)
• автоматически заполнять этими данными какие-то печатные бланки (платежки, счета и т.д.)
• выдавать необходимые вам отчеты для контроля всего бизнес-процесса с точки зрения руководителя

Со всем этим вполне может справиться Microsoft Excel, если приложить немного усилий. Давайте попробуем это реализовать.

Шаг 1. Исходные данные в виде таблиц

Информацию о товарах, продажах и клиентах будем хранить в трех таблицах (на одном листе или на разных — все равно). Принципиально важно, превратить их в «умные таблицы» с автоподстройкой размеров, чтобы не думать об этом в будущем. Это делается с помощью команды Форматировать как таблицу на вкладке Главная (Home — Format as Table). На появившейся затем вкладке Конструктор (Design) присвоим таблицам наглядные имена в поле Имя таблицы для последующего использования:

Итого у нас должны получиться три «умных таблицы»:

Обратите внимание, что таблицы могут содержать дополнительные уточняющие данные. Так, например, наш Прайс содержит дополнительно информацию о категории (товарной группе, упаковке, весу и т.п.) каждого товара, а таблица Клиенты — город и регион (адрес, ИНН, банковские реквизиты и т.п.) каждого из них.

Таблица Продажи будет использоваться нами впоследствии для занесения в нее совершенных сделок.

Шаг 2. Создаем форму для ввода данных

Само-собой, можно вводить данные о продажах непосредственно в зеленую таблицу Продажи, но это не всегда удобно и влечет за собой появление ошибок и опечаток из-за «человеческого фактора». Поэтому лучше будет на отдельном листе сделать специальную форму для ввода данных примерно такого вида:

В ячейке B3 для получения обновляемой текущей даты-времени используем функцию ТДАТА (NOW). Если время не нужно, то вместо ТДАТА можно применить функцию СЕГОДНЯ (TODAY).

В ячейке B11 найдем цену выбранного товара в третьем столбце умной таблицы Прайс с помощью функции ВПР (VLOOKUP). Если раньше с ней не сталкивались, то сначала почитайте и посмотрите видео тут.

В ячейке B7 нам нужен выпадающий список с товарами из прайс-листа. Для этого можно использовать команду Данные — Проверка данных (Data — Validation), указать в качестве ограничения Список (List) и ввести затем в поле Источник (Source) ссылку на столбец Наименование из нашей умной таблицы Прайс:

Аналогичным образом создается выпадающий список с клиентами, но источник будет уже:

=ДВССЫЛ(«Клиенты[Клиент]»)

Функция ДВССЫЛ (INDIRECT) нужна, в данном случае, потому что Excel, к сожалению, не понимает прямых ссылок на умные таблицы в поле Источник. Но та же ссылка «завернутая» в функцию ДВССЫЛ работает при этом «на ура» (подробнее об этом было в статье про создание выпадающих списков с наполнением).

Шаг 3. Добавляем макрос ввода продаж

После заполнения формы нужно введенные в нее данные добавить в конец таблицы Продажи. Сформируем при помощи простых ссылок строку для добавления прямо под формой:

Т.е. в ячейке A20 будет ссылка =B3, в ячейке B20 ссылка на =B7 и т.д.

Теперь добавим элементарный макрос в 2 строчки, который копирует созданную строку и добавляет ее к таблице Продажи. Для этого жмем сочетание Alt+F11 или кнопку Visual Basic на вкладке Разработчик (Developer). Если эту вкладку не видно, то включите ее сначала в настройках Файл — Параметры — Настройка ленты (File — Options — Customize Ribbon). В открывшемся окне редактора Visual Basic вставляем новый пустой модуль через меню Insert — Module и вводим туда код нашего макроса:

Sub Add_Sell()
    Worksheets("Форма ввода").Range("A20:E20").Copy                         'копируем строчку с данными из формы
    n = Worksheets("Продажи").Range("A100000").End(xlUp).Row                'определяем номер последней строки в табл. Продажи
    Worksheets("Продажи").Cells(n + 1, 1).PasteSpecial Paste:=xlPasteValues 'вставляем в следующую пустую строку
    Worksheets("Форма ввода").Range("B5,B7,B9").ClearContents               'очищаем форму
End Sub

Теперь можно добавить к нашей форме кнопку для запуска созданного макроса, используя выпадающий список Вставить на вкладке Разработчик (Developer — Insert — Button):

После того, как вы ее нарисуете, удерживая нажатой левую кнопку мыши, Excel сам спросит вас — какой именно макрос нужно на нее назначить — выбираем наш макрос Add_Sell. Текст на кнопке можно поменять, щелкнув по ней правой кнопкой мыши и выбрав команду Изменить текст.

Теперь после заполнения формы можно просто жать на нашу кнопку, и введенные данные будут автоматически добавляться к таблице Продажи, а затем форма очищается для ввода новой сделки.

Шаг 4. Связываем таблицы

Перед построением отчета свяжем наши таблицы между собой, чтобы потом можно было оперативно вычислять продажи по регионам, клиентам или категориям. В старых версиях Excel для этого потребовалось бы использовать несколько функций ВПР (VLOOKUP) для подстановки цен, категорий, клиентов, городов и т.д. в таблицу Продажи. Это требует времени и сил от нас, а также «кушает» немало ресурсов Excel. Начиная с Excel 2013 все можно реализовать существенно проще, просто настроив связи между таблицами.

Для этого на вкладке Данные (Data) нажмите кнопку Отношения (Relations). В появившемся окне нажмите кнопку Создать (New) и выберите из выпадающих списков таблицы и названия столбцов, по которым они должны быть связаны:

Важный момент: таблицы нужно задавать именно в таком порядке, т.е. связанная таблица (Прайс) не должна содержать в ключевом столбце (Наименование) повторяющихся товаров, как это происходит в таблице Продажи. Другими словами, связанная таблица должна быть той, в которой вы искали бы данные с помощью ВПР, если бы ее использовали.

Само-собой, аналогичным образом связываются и таблица Продажи с таблицей Клиенты по общему столбцу Клиент:

После настройки связей окно управления связями можно закрыть, повторять эту процедуру уже не придется.

Шаг 5. Строим отчеты с помощью сводной

Теперь для анализа продаж и отслеживания динамики процесса, сформируем для примера какой-нибудь отчет с помощью сводной таблицы. Установите активную ячейку в таблицу Продажи и выберите на ленте вкладку Вставка — Сводная таблица (Insert — Pivot Table). В открывшемся окне Excel спросит нас про источник данных (т.е. таблицу Продажи) и место для выгрузки отчета (лучше на новый лист):

Жизненно важный момент состоит в том, что нужно обязательно включить флажок Добавить эти данные в модель данных (Add data to Data Model) в нижней части окна, чтобы Excel понял, что мы хотим строить отчет не только по текущей таблице, но и задействовать все связи.

После нажатия на ОК в правой половине окна появится панель Поля сводной таблицы, где нужно щелкнуть по ссылке Все, чтобы увидеть не только текущую, а сразу все «умные таблицы», которые есть в книге.А затем можно, как и в классической сводной таблице, просто перетащить мышью нужные нам поля из любых связанных таблиц в области Фильтра, Строк, Столбцов или Значений — и Excel моментально построит любой нужный нам отчет на листе:

Не забудьте, что сводную таблицу нужно периодически (при изменении исходных данных) обновлять, щелкнув по ней правой кнопкой мыши и выбрав команду Обновить (Refresh), т.к. автоматически она этого делать не умеет.

Также, выделив любую ячейку в сводной и нажав кнопку Сводная диаграмма (Pivot Chart) на вкладке Анализ (Analysis) или Параметры (Options) можно быстро визуализировать посчитанные в ней результаты.

Шаг 6. Заполняем печатные формы

Еще одной типовой задачей любой БД является автоматическое заполнение различных печатных бланков и форм (накладные, счета, акты и т.п.). Про один из способов это сделать, я уже как-то писал. Здесь же реализуем, для примера, заполнение формы по номеру счета:

Предполагается, что в ячейку C2 пользователь будет вводить число (номер строки в таблице Продажи, по сути), а затем нужные нам данные подтягиваются с помощью уже знакомой функции ВПР (VLOOKUP) и функции ИНДЕКС (INDEX).

Ссылки по теме

• Как использовать функцию ВПР (VLOOKUP) для поиска и подстановки значений
• Как заменить ВПР функциями ИНДЕКС и ПОИСКПОЗ
• Автоматическое заполнение форм и бланков данными из таблицы
• Создание отчетов с помощью сводных таблиц

Учимся работать с базами данных Access из макросов Excel

Кратко о структуре базы данных. База состоит из таблиц. Таблица — из строк. Строка — из полей. В полях могут храниться данные разных форматов. Форматы определяются в момент создания таблицы. Создать базу и таблицы в ней можно в Access, а можно и средствами макроса прямо из Excel.

Чтобы Access смог обращаться к базам Access, нужно подключить библиотеку DAO. Для этого в редакторе Visual Basic выбираем меню «Tools->References», открывается окошко, в котором нужно поставить галочку напротив Microsoft DAO 3.6 Object Library.

Теперь делаем так:

‘Объявляем переменные
Dim dbs As DAO.Database ‘База данных
Dim rs As DAO.Recordset ‘Запрос к базе данных

‘Открываем базу
Set dbs = DAO.OpenDatabase(«c:database.mdb»)
‘Выполняем запрос к базе данных
Set rs = dbs.OpenRecordset(«SELECT * FROM тбл_тов WHERE ID_тов>2»)

Тут объясню подробнее. Запросы к базе выполняются на языке SQL. Пока рассмотрим только одну команду этого языка — SELECT. Эта команда выбирает из таблицы строки, удовлетворяющие заданному условию. Там, где у нас стоит звездочка, можно указать названия полей, которые будут присутствовать в ответе. В нашем случае будет возвращаться вся строка полностью. После слова FROM идет название таблицы, из которой идет выбор строк. Таблиц в базе может быть много. В нашем случае это тбл_тов — таблица товаров. После слова WHERE указывается условие, по которому отбираются строки. У нас условие такое: если поле ID_тов > 2, то строка включается в ответ. Ответ получается в переменной rs, которая имеет тип Recordset. Recordset — это временная таблица, сформированная из строк, удовлетворяющих условию запроса.

‘Если ничего не найдено — выдаем сообщение и выходим

If RS.RecordCount = 0 Then

    MsgBox («По вашему запросу ничего не найдено»)

    Exit Sub

End If

Do While Not RS.EOF    ‘цикл выполняется пока не достигнута последняя строка в таблице ответа

    ‘Присваиваем ячейкам таблицы значения из базы

    Cells(i, 2).Value = RS.Fields(«назв_тов»)

    Cells(i, 1).Value = RS.Fields(«ID_тов»)

    i = i + 1

    ‘переходим к следующей строке во временной таблице ответа

    RS.MoveNext

Loop

‘Закрываем временную таблицу

RS.Close

‘Очищаем память. Если этого не сделать, то таблица так и останется в памяти до закрытия рабочей книги.

Set RS = Nothing

‘Закрываем базу

dbs.Close

‘Очищаем память

Set dbs = Nothing

Многие пользователи активно применяют Excel для генерирования отчетов, их последующей редакции. Для удобного просмотра информации и получения полного контроля при управлении данными в процессе работы с программой.

Внешний вид рабочей области программы – таблица. А реляционная база данных структурирует информацию в строки и столбцы. Несмотря на то что стандартный пакет MS Office имеет отдельное приложение для создания и ведения баз данных – Microsoft Access, пользователи активно используют Microsoft Excel для этих же целей. Ведь возможности программы позволяют: сортировать; форматировать; фильтровать; редактировать; систематизировать и структурировать информацию.

То есть все то, что необходимо для работы с базами данных. Единственный нюанс: программа Excel — это универсальный аналитический инструмент, который больше подходит для сложных расчетов, вычислений, сортировки и даже для сохранения структурированных данных, но в небольших объемах (не более миллиона записей в одной таблице, у версии 2010-го года выпуска ).

Структура базы данных – таблица Excel

База данных – набор данных, распределенных по строкам и столбцам для удобного поиска, систематизации и редактирования. Как сделать базу данных в Excel?

Вся информация в базе данных содержится в записях и полях.

Запись – строка в базе данных (БД), включающая информацию об одном объекте.

Поле – столбец в БД, содержащий однотипные данные обо всех объектах.

Записи и поля БД соответствуют строкам и столбцам стандартной таблицы Microsoft Excel.

Если Вы умеете делать простые таблицы, то создать БД не составит труда.



Создание базы данных в Excel: пошаговая инструкция

Пошаговое создание базы данных в Excel. Перед нами стоит задача – сформировать клиентскую БД. За несколько лет работы у компании появилось несколько десятков постоянных клиентов. Необходимо отслеживать сроки договоров, направления сотрудничества. Знать контактных лиц, данные для связи и т.п.

Как создать базу данных клиентов в Excel:

1. Вводим названия полей БД (заголовки столбцов).



2. Вводим данные в поля БД. Следим за форматом ячеек. Если числа – то числа во всем столбце. Данные вводятся так же, как и в обычной таблице. Если данные в какой-то ячейке – итог действий со значениями других ячеек, то заносим формулу.



3. Чтобы пользоваться БД, обращаемся к инструментам вкладки «Данные».



4. Присвоим БД имя. Выделяем диапазон с данными – от первой ячейки до последней. Правая кнопка мыши – имя диапазона. Даем любое имя. В примере – БД1. Проверяем, чтобы диапазон был правильным.

Основная работа – внесение информации в БД – выполнена. Чтобы этой информацией было удобно пользоваться, необходимо выделить нужное, отфильтровать, отсортировать данные.

Как вести базу клиентов в Excel

Чтобы упростить поиск данных в базе, упорядочим их. Для этой цели подойдет инструмент «Сортировка».

1. Выделяем тот диапазон, который нужно отсортировать. Для целей нашей выдуманной компании – столбец «Дата заключения договора». Вызываем инструмент «Сортировка».



2. При нажатии система предлагает автоматически расширить выделенный диапазон. Соглашаемся. Если мы отсортируем данные только одного столбца, остальные оставим на месте, то информация станет неправильной. Открывается меню, где мы должны выбрать параметры и значения сортировки.

Данные в таблице распределились по сроку заключения договора.

Теперь менеджер видит, с кем пора перезаключить договор. А с какими компаниями продолжаем сотрудничество.

БД в процессе деятельности фирмы разрастается до невероятных размеров. Найти нужную информацию становится все сложнее. Чтобы отыскать конкретный текст или цифры, можно воспользоваться одним из следующих способов:

1. Одновременным нажатием кнопок Ctrl + F или Shift + F5. Появится окно поиска «Найти и заменить».



2. Функцией «Найти и выделить» («биноклем») в главном меню.

Посредством фильтрации данных программа прячет всю не интересующую пользователя информацию. Данные остаются в таблице, но невидимы. В любой момент их можно восстановить.

В программе Excel чаще всего применяются 2 фильтра:

• Автофильтр;
• фильтр по выделенному диапазону.

Автофильтр предлагает пользователю выбрать параметр фильтрации из готового списка.

1. На вкладке «Данные» нажимаем кнопку «Фильтр».



2. После нажатия в шапке таблицы появляются стрелки вниз. Они сигнализируют о включении «Автофильтра».



3. Чтобы выбрать значение фильтра, щелкаем по стрелке нужного столбца. В раскрывающемся списке появляется все содержимое поля. Если хотим спрятать какие-то элементы, сбрасываем птички напротив их.



4. Жмем «ОК». В примере мы скроем клиентов, с которыми заключали договоры в прошлом и текущем году.



5. Чтобы задать условие для фильтрации поля типа «больше», «меньше», «равно» и т.п. числа, в списке фильтра нужно выбрать команду «Числовые фильтры».



6. Если мы хотим видеть в таблице клиентов, с которыми заключили договор на 3 и более лет, вводим соответствующие значения в меню пользовательского автофильтра.

Готово!

Поэкспериментируем с фильтрацией данных по выделенным ячейкам. Допустим, нам нужно оставить в таблице только те компании, которые работают в Беларуси.

1. Выделяем те данные, информация о которых должна остаться в базе видной. В нашем случае находим в столбце страна – «РБ». Щелкаем по ячейке правой кнопкой мыши.



2. Выполняем последовательно команду: «фильтр – фильтр по значению выделенной ячейки». Готово.

Если в БД содержится финансовая информация, можно найти сумму по разным параметрам:

• сумма (суммировать данные);
• счет (подсчитать число ячеек с числовыми данными);
• среднее значение (подсчитать среднее арифметическое);
• максимальные и минимальные значения в выделенном диапазоне;
• произведение (результат умножения данных);
• стандартное отклонение и дисперсия по выборке.

Порядок работы с финансовой информацией в БД:

1. Выделить диапазон БД. Переходим на вкладку «Данные» — «Промежуточные итоги».



2. В открывшемся диалоге выбираем параметры вычислений.

Инструменты на вкладке «Данные» позволяют сегментировать БД. Сгруппировать информацию с точки зрения актуальности для целей фирмы. Выделение групп покупателей услуг и товаров поможет маркетинговому продвижению продукта.

Готовые образцы шаблонов для ведения клиентской базы по сегментам.

1. Шаблон для менеджера, позволяющий контролировать результат обзвона клиентов. Скачать шаблон для клиентской базы Excel. Образец:



2. Простейший шаблон.Клиентская база в Excel скачать бесплатно. Образец:

Шаблоны можно подстраивать «под себя», сокращать, расширять и редактировать.