Как в excel сохранить вкладку в pdf

• На главную
• Категории
• Программы
• Конвертация из Excel в PDF

PDF является самым популярным форматом для просмотра документов и печати, корректно отображающийся на любом экране.

2020-09-21 01:44:5766

PDF является самым популярным форматом для просмотра документов и печати, корректно отображающийся на любом экране. Отсутствие обычного встроенного редактора, как в Microsoft Word, позволяет использовать PDF только для чтения, что очень удобно при отправке файлов – получатель сможет открыть и изучить документ, который при этом не поврежден и защищен. Чтобы файл был структурно цельным и платформонезависимым, есть смысл конвертировать его из Excel в PDF.

Решения задачи конвертации/печати

Существуют различные сторонние приложения, сервисы и дополнения, с помощью которых можно быстро и бесплатно изменить формат документа. Для этого достаточно совершить несколько кликов – процесс запустится и займет до нескольких минут, в зависимости от размера.

Microsoft Excel

Самый простой способ – использовать встроенный в Excel конвертер. Необходимо выполнить следующие шаги:

1. Открыть xlsx-файл.
2. Перейти во вкладку «Файл».
   
3. Нажать «Сохранить как». Откроется папка, где указывается место сохранения и формат.
   
4. После выбора формата можно задать нужный вариант оптимизации документа.
   
5. При желании дополнительно настроить параметры сохранения (указать диапазон страниц, выбрать листы, включить или выключить непечатаемые данные).
   
6. Нажать «Ок». Вписать новое имя, отметить галочкой пункт об открытии после публикации и кликнуть по кнопке «Сохранить».
   
7. Новый документ откроется в Adobe Acrobat.
   

Второй вариант преобразования в PDF осуществляется также в программе Excel, но с помощью опции печати:

1. Перейти по пути «Файл» – «Печать», либо же использовать комбинацию клавиш Ctrl+P.
2. В открывшемся окне вызвать меню со списком принтеров – выбрать тот вариант, где есть PDF.
   
3. Нажать на кнопку «Печать». На экране отобразится окно, в котором нужно указать имя и место сохранения. Кликнуть по соответствующей кнопке.
   
4. Процесс займет несколько секунд.

Если в списке принтеров отсутствует вариант «Microsoft Print to PDF» или «Adobe PDF», значит, на компьютере не установлена программа Adobe Acrobat.

Можно сделать вывод, что результат конвертации через печать выглядит более аккуратным (нет жирных границ таблицы).

 Третий способ:

1. Во вкладке «Файл» клацнуть по опции «Сохранить и отправить».
   
2. Откроется меню с вариантами действий, нужно выбрать «Создать документ PDF/XPS» — повторно кликнуть по кнопке.
   
3. В новом окне можно указать оптимизацию и выбрать дополнительные параметры сохранения. Написать имя книги.
   
4. Нажать «Опубликовать».
   

В разделе «Сохранить и отправить» есть пункт «Изменить тип файла», работает он так же, как и опция «Сохранить как».

В некоторых версиях Microsoft Excel во вкладке «Файл» есть разделы «Сохранить как Adobe PDF» и «Экспорт», которые также позволят преобразовать формат.

В Excel 2003 конвертировать документ возможно только через опцию печати.

Как целый лист Excel разместить на одной странице PDF

Если на листе Excel расположено несколько объектов, а при преобразовании они обрезаются в PDF, перед сохранением файла в нужном формате следует:

1. Перейти во вкладку «Разметка…» и вызвать параметры страницы.
   
2. Изменить масштаб, отметив пункт «Разместить не более чем на» и указав количество страниц, то есть 1.
   
3. Нажать на «Ок». Преобразовать файл любым удобным способом.
   

Онлайн-конвертеры

Все инструменты работают по одному принципу: выбор файла, его загрузка на сервер, процедура конвертации, скачивание готового документа.

Среди наиболее популярных сервисов стоит выделить:

1. SmallPDF.
2. PDF.io.
3. ConvertStandard.
4. iLovePDF.
5. PDF2Go.

Конфиденциальные документы, контракты и т.п. не рекомендуется загружать на сторонние сервисы. Лучше скачать и установить ПО (например, FoxPDF Excel to PDF Converter, Folder Mill) или воспользоваться встроенными средствами Microsoft Excel.

Обратная конвертация: из PDF в Excel

В бесплатной программе Adobe Acrobat Reader DC невозможно конвертировать файлы, для этого требуется или установить пробную версию на 7 дней, или купить лицензию. Поэтому удобнее воспользоваться онлайн-сервисом. Их очень много, и большинство из них – бесплатные.

Рассмотрим преобразование документа на примере PDF.io:

1. Перейти на сайт и переместить в центр нужный файл.
   
2. Процесс загрузки и преобразования формата займет несколько секунд (зависит от объема файла).
3. По завершении на экране высветится уведомление.
   
4. Нажать на кнопку «Скачать».

Можно воспользоваться любым другим онлайн-конвертером, поскольку у всех один принцип работы. Только некоторые для скачивания файла требуют ввод е-мейла.

Бесплатные сервисы криво конвертируют листы Excel – графические объекты не отображаются в новом документе.

Ваш покорный слуга — компьютерщик широкого профиля: системный администратор, вебмастер, интернет-маркетолог и много чего кто. Вместе с Вами, если Вы конечно не против, разовьем из обычного блога крутой технический комплекс.

1. 

   1

   Select the part of the Excel spreadsheet you want to convert to PDF (optional). If there’s only a certain part of the Excel file that you want to turn into PDF format, select it now. Otherwise, move on to the next step.

   • Note that PDF conversions cannot be easily reverted back into an Excel sheet, but this method will preserve your original copy.

2. 

   2

   Click the File menu. It’s at the top-left corner.

   Advertisement

3. 

   3

   Click Export on the menu. This opens the Export panel.

4. 

   4

   Click Create PDF/XPS. Look for the icon that looks like a sheet of paper wearing a belt.

5. 

   5

   Click the Options… button. This will allow you to adjust the settings for the PDF file you are about to create.

6. 

   6

   Choose your PDF options and click OK.

   • If you selected an area of your spreadsheet to save as a PDF, choose Selection under «Publish what.» This ensures that only that selected area is saved as a PDF.
   • If you’d rather save the entire visible worksheet as a PDF, choose Active sheet(s) instead.
   • If you want to choose specific pages from the workbook to save as a PDF, use the «Page(s)» drop-down menus to define the first and last pages.
   • Click OK to continue.

7. 

   7

   Choose your optimization (optional). Above the «Options» button, you can select how you want to optimize the PDF. Most people can stick with «Standard» unless the spreadsheet is very large. «Minimum size» will reduce the size of a larger file to something more manageable.

   • If you want to change the location to which you’re saving the file, you can navigate to that folder in the window now.

8. 

   8

   Name the file and click Publish. This exports the selected information to a new PDF file with the name you’ve entered.

9. 

   9

   Review the PDF. By default, the PDF file will open automatically for your review. If it doesn’t open by automatically, just double-click the name of the file in the folder to which you saved it..

   • It’s not really possible to edit the PDF now, so if you need to make changes you’ll want to make them in the Excel document and then create a new PDF.

Advertisement

1. 

   1

   Go to https://drive.google.com. If you need to convert an Excel spreadsheet to PDF but don’t have Excel, don’t fret—you can use tools built in to your Google account to do the conversion for free.

   • If you’re not already signed in to your Google account, sign in when prompted.

2. 

   2

   Click +New. It’s at the top-left corner of your Google Drive.

3. 

   3

   Click File upload. This opens your computer’s file browser.

4. 

   4

   Select your Excel spreadsheet and click Open. This uploads the spreadsheet to your Google Drive.

5. 

   5

   Click the Excel spreadsheet in your Google Drive. This opens the spreadsheet in Google Sheets, Google’s free spreadsheet editor.

6. 

   6

   Click the File menu and select Download. A list of download options will expand.

7. 

   7

   Click PDF document (.pdf). This displays a preview of your PDF in the Google Sheets printing window.

8. 

   8

   Adjust the layout of your PDF. If the print preview doesn’t look the way you want, use the right panel to make any changes you need before you continue.

   • The PDF will save in the same orientation as the spreadsheet (usually landscape mode). If you’d rather it be in portrait (vertical) mode, select Portrait under «Page orientation.»
   • Change the scale (the size/fit on the page) and margin size if necessary.
   • Click Formatting to choose whether to display gridlines and/or notes, adjust the page order, and change the alignment.
   • To add headers and footers to the tops and bottoms of pages, click Headers & footers, and then check the boxes to choose which information to display.
   • If your spreadsheet contains a lot of data and cuts off in odd places, click SET CUSTOM PAGE BREAKS in the right panel. Here, you can drag the blue lines to adjust where each page begins and ends. Click CONFIRM BREAKS at the top-right to save your changes.

9. 

   9

   Click EXPORT. It’s the blue button at the top-right. This prompts you to save your new PDF to your computer.

   • If the download doesn’t begin automatically, choose a location to which you’ll save the PDF, and then click Save to download it.

Advertisement

1. 

   1

   Ensure that the headers and footers on all of your sheets are the same (optional). If you’re using Excel 2011 and want to save multiple worksheets in a single PDF, each worksheet will need to have identical headers and footers. If they aren’t, each sheet will be created as a separate PDF document, but you can also easily merge these afterwards.

   • Select all of the worksheets in your entire workbook. To do this, click the tab for the first sheet at the bottom of excel, hold down the Shift key, and then click the last sheet’s tab to select all.
   • Click the Layout tab and then click Header & Footer.
   • Click the Customize Header… and Customize Footer… buttons to edit the headers and footers for all of the sheets.

2. 

   2

   Select the part of the Excel spreadsheet you want to convert to PDF (optional). If there’s only a certain part of the spreadsheet that you want to turn into a PDF, select it now. Otherwise, go to the next step.

   • PDF conversions cannot be easily converted back into an Excel sheet, but this method will preserve your original copy.

3. 

   3

   Click the File menu and select Save As. You could also press Command + Shift + S to open the Save As option.^[1]
   

   • If you want to save the PDF to a new folder, you can select that folder now. # Type a different name for the file. The name of the current Excel file appears in the «Save As» field. You will need to enter a different name (even if it’s just slightly different) to avoid accidentally overwriting the spreadsheet file.^[2]
     

4. 

   4

   Click the «Format» or «File Format» menu and select PDF. This menu may have a slightly different name depending on your version of Excel.

5. 

   5

   Select what gets included in the PDF. At the bottom of the window, you can select Workbook (to convert the entire workbook), Sheet (to save only the active sheet as a PDF), or Selection (to save just the selected area as a PDF).

6. 

   6

   Click Save or Export. You’ll see a different option depending on your version of Excel.

   • If the headers don’t match on a multi-sheet file, a separate file will be created for each sheet.

7. 

   7

   Join the separate PDF files (if necessary). If saving the Excel file as a PDF resulted in multiple PDF files, you can quickly join them together using Preview. Here’s how:

   • Open the first PDF file by double-clicking its name in its folder.
   • Click the View menu and select Thumbnails.^[3]
     
   • Click the last thumbnail to select it. This tells Preview to add the next PDF to the end of the current document.
   • Click the Edit menu and select Insert > Page from File.
   • Select the next PDF in the range and click Open.
   • Repeat this process until you’ve added all PDFs.
   • Click File and select Export as PDF.

Advertisement

Advertisement

• If you’re sending a large Excel sheet to someone who also has Microsoft Excel, or if you need to send multiple files, try compressing the files instead of converting them to a PDF.

Did this summary help you?

Лучшие инструменты для работы в офисе

Kutools for Excel Решит большинство ваших проблем и повысит вашу производительность на 80%

• Снова использовать: Быстро вставить сложные формулы, диаграммы и все, что вы использовали раньше; Зашифровать ячейки с паролем; Создать список рассылки и отправлять электронные письма …
• Бар Супер Формулы (легко редактировать несколько строк текста и формул); Макет для чтения (легко читать и редактировать большое количество ячеек); Вставить в отфильтрованный диапазон…
• Объединить ячейки / строки / столбцы без потери данных; Разделить содержимое ячеек; Объединить повторяющиеся строки / столбцы… Предотвращение дублирования ячеек; Сравнить диапазоны…
• Выберите Дубликат или Уникальный Ряды; Выбрать пустые строки (все ячейки пустые); Супер находка и нечеткая находка во многих рабочих тетрадях; Случайный выбор …
• Точная копия Несколько ячеек без изменения ссылки на формулу; Автоматическое создание ссылок на несколько листов; Вставить пули, Флажки и многое другое …
• Извлечь текст, Добавить текст, Удалить по позиции, Удалить пробел; Создание и печать промежуточных итогов по страницам; Преобразование содержимого ячеек в комментарии…
• Суперфильтр (сохранять и применять схемы фильтров к другим листам); Расширенная сортировка по месяцам / неделям / дням, периодичности и др .; Специальный фильтр жирным, курсивом …
• Комбинируйте книги и рабочие листы; Объединить таблицы на основе ключевых столбцов; Разделить данные на несколько листов; Пакетное преобразование xls, xlsx и PDF…
• Более 300 мощных функций. Поддерживает Office/Excel 2007-2021 и 365. Поддерживает все языки. Простое развертывание на вашем предприятии или в организации. Полнофункциональная 30-дневная бесплатная пробная версия. 60-дневная гарантия возврата денег.

Вкладка Office: интерфейс с вкладками в Office и упрощение работы

• Включение редактирования и чтения с вкладками в Word, Excel, PowerPoint, Издатель, доступ, Visio и проект.
• Открывайте и создавайте несколько документов на новых вкладках одного окна, а не в новых окнах.
• Повышает вашу продуктивность на 50% и сокращает количество щелчков мышью на сотни каждый день!