Как в excel поставить фильтр на всех таблицах

Иллюстрация: Meery Mary для Skillbox Media

Рассказывает просто о сложных вещах из мира бизнеса и управления. До редактуры — пять лет в банке и три — в оценке имущества. Разбирается в Excel, финансах и корпоративной жизни.

Фильтры в Excel — инструмент, с помощью которого из большого объёма информации выбирают и показывают только нужную в данный момент. После фильтрации в таблице отображаются данные, которые соответствуют условиям пользователя. Данные, которые им не соответствуют, скрыты.

В статье разберёмся:

• как установить фильтр по одному критерию;
• как установить несколько фильтров одновременно и отфильтровать таблицу по заданному условию;
• для чего нужен расширенный фильтр и как им пользоваться;
• как очистить фильтры.

---

Фильтрация данных хорошо знакома пользователям интернет-магазинов. В них не обязательно листать весь ассортимент, чтобы найти нужный товар. Можно заполнить критерии фильтра, и платформа скроет неподходящие позиции.

Фильтры в Excel работают по тому же принципу. Пользователь выбирает параметры данных, которые ему нужно отобразить, — и Excel убирает из таблицы всё лишнее.

Разберёмся, как это сделать.

Для примера воспользуемся отчётностью небольшого автосалона. В таблице собрана информация о продажах: характеристики авто, цены, даты продажи и ответственные менеджеры.

Допустим, нужно показать продажи только одного менеджера — Соколова П. Воспользуемся фильтрацией.

Шаг 1. Выделяем ячейку внутри таблицы — не обязательно ячейку столбца «Менеджер», любую.

Шаг 2. На вкладке «Главная» нажимаем кнопку «Сортировка и фильтр».

Шаг 3. В появившемся меню выбираем пункт «Фильтр».

То же самое можно сделать через кнопку «Фильтр» на вкладке «Данные».

Шаг 4. В каждой ячейке шапки таблицы появились кнопки со стрелками — нажимаем на кнопку столбца, который нужно отфильтровать. В нашем случае это столбец «Менеджер».

Шаг 5. В появившемся меню флажком выбираем данные, которые нужно оставить в таблице, — в нашем случае данные менеджера Соколова П., — и нажимаем кнопку «Применить фильтр».

Готово — таблица показывает данные о продажах только одного менеджера. На кнопке со стрелкой появился дополнительный значок. Он означает, что в этом столбце настроена фильтрация.

Чтобы ещё уменьшить количество отображаемых в таблице данных, можно применять несколько фильтров одновременно. При этом как фильтр можно задавать не только точное значение ячеек, но и условие, которому отфильтрованные ячейки должны соответствовать.

Разберём на примере.

Выше мы уже отфильтровали таблицу по одному параметру — оставили в ней продажи только менеджера Соколова П. Добавим второй параметр — среди продаж Соколова П. покажем автомобили дороже 1,5 млн рублей.

Шаг 1. Открываем меню фильтра для столбца «Цена, руб.» и нажимаем на параметр «Выберите».

Шаг 2. Выбираем критерий, которому должны соответствовать отфильтрованные ячейки.

В нашем случае нужно показать автомобили дороже 1,5 млн рублей — выбираем критерий «Больше».

Шаг 3. Дополняем условие фильтрации — в нашем случае «Больше 1500000» — и нажимаем «Применить фильтр».

Готово — фильтрация сработала по двум параметрам. Теперь таблица показывает только те проданные менеджером авто, цена которых была выше 1,5 млн рублей.

Расширенный фильтр позволяет фильтровать таблицу по сложным критериям сразу в нескольких столбцах.

Это можно сделать способом, который мы описали выше: поочерёдно установить несколько стандартных фильтров или фильтров с условиями пользователя. Но в случае с объёмными таблицами этот способ может быть неудобным и трудозатратным. Для экономии времени применяют расширенный фильтр.

Принцип работы расширенного фильтра следующий:

• Копируют шапку исходной таблицы и создают отдельную таблицу для условий фильтрации.
• Вводят условия.
• Запускают фильтрацию.

Разберём на примере. Отфильтруем отчётность автосалона по трём критериям:

• менеджер — Шолохов Г.;
• год выпуска автомобиля — 2019-й или раньше;
• цена — до 2 млн рублей.

Шаг 1. Создаём таблицу для условий фильтрации — для этого копируем шапку исходной таблицы и вставляем её выше.

Важное условие — между таблицей с условиями и исходной таблицей обязательно должна быть пустая строка.

Шаг 2. В созданной таблице вводим критерии фильтрации:

• «Год выпуска» → <=2019.
• «Цена, руб.» → <2000000.
• «Менеджер» → Шолохов Г.

Шаг 3. Выделяем любую ячейку исходной таблицы и на вкладке «Данные» нажимаем кнопку «Дополнительно».

Шаг 4. В появившемся окне заполняем параметры расширенного фильтра:

• Выбираем, где отобразятся результаты фильтрации: в исходной таблице или в другом месте. В нашем случае выберем первый вариант — «Фильтровать список на месте».
• Диапазон списка — диапазон таблицы, для которой нужно применить фильтр. Он заполнен автоматически, для этого мы выделяли ячейку исходной таблицы перед тем, как вызвать меню.

• Диапазон условий — диапазон таблицы с условиями фильтрации. Ставим курсор в пустое окно параметра и выделяем диапазон: шапку таблицы и строку с критериями. Данные диапазона автоматически появляются в окне параметров расширенного фильтра.

Шаг 5. Нажимаем «ОК» в меню расширенного фильтра.

Готово — исходная таблица отфильтрована по трём заданным параметрам.

Отменить фильтрацию можно тремя способами:

1. Вызвать меню отфильтрованного столбца и нажать на кнопку «Очистить фильтр».

2. Нажать на кнопку «Сортировка и фильтр» на вкладке «Главная». Затем — либо снять галочку напротив пункта «Фильтр», либо нажать «Очистить фильтр».

3. Нажать на кнопку «Очистить» на вкладке «Данные».

Научитесь: Excel + Google Таблицы с нуля до PRO
Узнать больше

Одновременная фильтрация нескольких сводных таблиц

При создании сложных отчетов и, особенно, дашбордов в Microsoft Excel, весьма часто возникает необходимость одновременной фильтрации сразу нескольких сводных таблиц. Давайте разберёмся, как такое можно можно реализовать.

Способ 1. Общий срез для фильтрации сводных на одном источнике данных

Если сводные построены по одной исходной таблице данных, то проще всего использовать для их одновременной фильтрации срез — графический кнопочный фильтр, подключенный сразу ко всем сводным таблицам.

Чтобы его добавить, выделите любую ячейку в одной из сводных и на вкладке Анализ выберите команду Вставить срез (Analyze — Insert slicer). В открывшемся окошке пометьте галочками те столбцы, по которым вы хотите фильтровать данные и нажмите ОК:

Созданный срез будет, по умолчанию, фильтровать только ту сводную, для которой он был создан. Однако, воспользовавшись кнопкой Подключения к отчетам (Report connections) на вкладке Срез (Slicer) мы можем легко добавить к списку фильтруемых таблиц другие сводные:

Способ 2. Общий срез для фильтрации сводных на разных источниках

Если ваши сводные были построены не по одной, а по разным исходным таблицам данных, то приведённый выше способ не сработает, т.к. в окне Подключения к отчётам отображаются только те сводные, которые были построены по одному источнику.

Однако, можно легко обойти это ограничение, если использовать Модель Данных (мы подробно разбирали её в этой статье). Если загрузить наши таблицы в Модель и связать их там, то фильтрация станет распространяться на обе таблицы одновременно.

Допустим, что в качестве исходных данных у нас есть две таблицы по продажам и транспортным расходам:

Предположим, что перед нами стоит задача по каждой из них построить свою сводную и фильтровать их затем одновременно по городам общим срезом.

Делаем следующее:

1. Превращаем наши исходные таблицы в динамические «умные» с помощью сочетания клавиш Ctrl+T или команды Главная — Форматировать как таблицу (Home — Format as Table) и даём им имена таблПродажи и таблТранспорт на вкладке Конструктор (Design).

2. Загружаем по очереди обе таблицы в Модель с помощью кнопки Добавить в модель данных (Add to Data Model) на вкладке Power Pivot.

Напрямую связать эти таблицы в Модели не получится, т.к. пока Power Pivot поддерживает только тип связей «один-ко-многим», т.е. требует, чтобы в одной из таблиц не было дубликатов в столбце, по которому мы связываем. У нас же в обеих таблицах в поле Город присутствуют повторения. Так что потребуется создать ещё одну промежуточную таблицу-справочник со списком уникальных названий городов из обеих таблиц. Проще всего это сделать с помощью функционала надстройки Power Query, которая встроена в Excel начиная с 2016 версии (а для Excel 2010-2013 бесплатно скачивается с сайта Microsoft).

3. Выделив любую ячейку внутри «умной» таблицы, загружаем их по очереди в Power Query кнопкой Из таблицы / диапазона на вкладке Данные (Data — From table/range) и затем в окне Power Query выбираем на Главной команды Закрыть и загрузить — Закрыть и загрузить в (Home — Close&Load — Close&Load to…) и вариант импорта Только создать подключение (Only create connection):

4. Соединяем обе таблицы в одну командой Данные — Объединить запросы — Добавить (Data — Combine queries — Append). Совпадающие по названиям в шапке колонки встанут друг под друга (как столбец Город), а не совпадающие будут разнесены в разные столбцы (но для нас это не важно).

5. Удаляем все столбцы, кроме колонки Город, щёлкнув по её заголовку правой кнопкой мыши и выбрав команду Удалить другие столбцы (Remove other columns) и затем удаляем все дубликаты названий городов, щёлкнув ещё раз правой кнопкой мыши по заголовку столбца и выбрав команду Удалить дубликаты (Remove duplicates):

6. Созданный список-справочник выгружаем в Модель Данных через Главная — Закрыть и загрузить — Закрыть и загрузить в (Home — Close&Load — Close&Load to…) и выбираем вариант Только создать подключение (Only create connection) и — самое главное! — включаем флажок Добавить эти данные в модель данных (Add this data to Data Model):

7. Теперь можем, вернувшись в окно Power Pivot (вкладка Power Pivot — кнопка Управление), переключиться в Представление диаграммы (Diagram view) и связать наши таблицы продаж и траспортных расходов через созданный промежуточный справочник по городам (перетаскиванием полей между таблицами):

8. Теперь можно создать все требуемые сводные таблицы по созданной модели с помощью кнопки Сводная таблица (Pivot Table) на Главной (Home) вкладке в окне Power Pivot и, выделив любую ячейку в любой сводной, на вкладке Анализ добавить срез кнопкой Вставить срез (Analyze — Insert Slicer) и выбрать для среза в списке поле Город в добавленном справочнике:

Теперь, нажав на знакомую кнопку Подключения к отчетам на вкладке Срез (Slicer — Report connections) мы увидим все наши сводные, т.к. построены они теперь по связанным исходным таблицам. Останется включить недостающие флажки и нажать на ОК — и наш срез начнёт фильтровать все выбранные сводные таблицы одновременно.

Ссылки по теме

Расширенный фильтр в Excel предоставляет более широкие возможности по управлению данными электронных таблиц. Он более сложен в настройках, но значительно эффективнее в действии.

С помощью стандартного фильтра пользователь Microsoft Excel может решить далеко не все поставленные задачи. Нет визуального отображения примененных условий фильтрации. Невозможно применить более двух критериев отбора. Нельзя фильтровать дублирование значений, чтобы оставить только уникальные записи. Да и сами критерии схематичны и просты. Гораздо богаче функционал расширенного фильтра. Присмотримся к его возможностям поближе.

Как сделать расширенный фильтр в Excel?

Расширенный фильтр позволяет фильтровать данные по неограниченному набору условий. С помощью инструмента пользователь может:

1. задать более двух критериев отбора;
2. скопировать результат фильтрации на другой лист;
3. задать условие любой сложности с помощью формул;
4. извлечь уникальные значения.

Алгоритм применения расширенного фильтра прост:

1. Делаем таблицу с исходными данными либо открываем имеющуюся. Например, так:



2. Создаем таблицу условий. Особенности: строка заголовков полностью совпадает с «шапкой» фильтруемой таблицы. Чтобы избежать ошибок, копируем строку заголовков в исходной таблице и вставляем на этот же лист (сбоку, сверху, снизу) или на другой лист. Вносим в таблицу условий критерии отбора.



3. Переходим на вкладку «Данные» — «Сортировка и фильтр» — «Дополнительно». Если отфильтрованная информация должна отобразиться на другом листе (НЕ там, где находится исходная таблица), то запускать расширенный фильтр нужно с другого листа.
   
4. В открывшемся окне «Расширенного фильтра» выбираем способ обработки информации (на этом же листе или на другом), задаем исходный диапазон (табл. 1, пример) и диапазон условий (табл. 2, условия). Строки заголовков должны быть включены в диапазоны.



5. Чтобы закрыть окно «Расширенного фильтра», нажимаем ОК. Видим результат.

Верхняя таблица – результат фильтрации. Нижняя табличка с условиями дана для наглядности рядом.



Как пользоваться расширенным фильтром в Excel?

Чтобы отменить действие расширенного фильтра, поставим курсор в любом месте таблицы и нажмем сочетание клавиш Ctrl + Shift + L или «Данные» — «Сортировка и фильтр» — «Очистить».

Найдем с помощью инструмента «Расширенный фильтр» информацию по значениям, которые содержат слово «Набор».

В таблицу условий внесем критерии. Например, такие:

Программа в данном случае будет искать всю информацию по товарам, в названии которых есть слово «Набор».

Для поиска точного значения можно использовать знак «=». Внесем в таблицу условий следующие критерии:

Excel воспринимает знак «=» как сигнал: сейчас пользователь задаст формулу. Чтобы программа работала корректно, в строке формул должна быть запись вида: =»=Набор обл.6 кл.»

После использования «Расширенного фильтра»:

Теперь отфильтруем исходную таблицу по условию «ИЛИ» для разных столбцов. Оператор «ИЛИ» есть и в инструменте «Автофильтр». Но там его можно использовать в рамках одного столбца.

В табличку условий введем критерии отбора: =»=Набор обл.6 кл.» (в столбец «Название») и =»<10″ (в столбец «Цена»). То есть программа должна отобрать те значения, содержащие ТОЧНО информацию о товаре «Набор обл.6 кл.» ИЛИ информацию по товарам, цена которых <10.

Обратите внимание: критерии необходимо записать под соответствующими заголовками в РАЗНЫХ строках.

Результат отбора:

Расширенный фильтр позволяет использовать в качестве критерия формулы. Рассмотрим пример.

Отбор строки с максимальной задолженностью: =МАКС(Таблица1[Задолженность]).

Таким образом мы получаем результаты как после выполнения несколько фильтров на одном листе Excel.

Как сделать несколько фильтров в Excel?

Создадим фильтр по нескольким значениям. Для этого введем в таблицу условий сразу несколько критерий отбора данных:

Применим инструмент «Расширенный фильтр»:

Теперь из таблицы с отобранными данными извлечем новую информацию, отобранную по другим критериям. Например, только отгрузки за 2014 год.

Вводим новый критерий в табличку условий и применяем инструмент фильтрации. Исходный диапазон – таблица с отобранными по предыдущему критерию данными. Так выполняется фильтр по нескольким столбцам.

Чтобы использовать несколько фильтров, можно сформировать несколько таблиц условий на новых листах. Способ реализации зависит от поставленной пользователем задачи.

Как сделать фильтр в Excel по строкам?

Стандартными способами – никак. Программа Microsoft Excel отбирает данные только в столбцах. Поэтому нужно искать другие решения.

Приводим примеры строковых критериев расширенного фильтра в Excel:

1. Преобразовать таблицу. Например, из трех строк сделать список из трех столбцов и к преобразованному варианту применить фильтрацию.



2. Использовать формулы для отображения именно тех данных в строке, которые нужны. Например, сделать какой-то показатель выпадающим списком. А в соседнюю ячейку ввести формулу, используя функцию ЕСЛИ. Когда из выпадающего списка выбирается определенное значение, рядом появляется его параметр.

Чтобы привести пример как работает фильтр по строкам в Excel, создадим табличку:

Для списка товаров создадим выпадающий список:

Над таблицей с исходными данными вставим пустую строку. В ячейки введем формулу, которая будет показывать, из каких столбцов берется информация.

Рядом с выпадающим списком ячейку введем следующую формулу: Ее задача – выбирать из таблицы те значения, которые соответствуют определенному товару

Скачать примеры расширенного фильтра

Таким образом, с помощью инструмента «Выпадающий список» и встроенных функций Excel отбирает данные в строках по определенному критерию.

Фильтры в таблице excel — это инструменты, которые способны отсеивать лишнюю информацию из таблицы и вычленять из нее только необходимую, соответствующую критериям. Программа позволяет устанавливать как простые условия поиска по одному параметру, так и сложные, по нескольким переменным.

Как поставить

Excel — мощная программа из пакета Microsoft, созданная для работы с таблицами. В ней удобно вести большой учет множества данных. И регулярно у пользователей возникает потребность быстро находить в файлах с тысячами данных те, которые отвечают определенному параметру. Для этого придется поставить фильтр в эксель-таблице.

Для начала работы необходимо выбрать одну, любую, ячейку внутри таблицы, открыть вкладку «Данные».

Затем нажать кнопку «Фильтр».

В заголовках столбцов появятся значки неиспользуемого отсева. Это означает, что осталось только установить нужные параметры, чтобы отсечь необходимую информацию.

В таблице

Пошаговая инструкция: как поставить фильтр в эксель-таблице.

1. Нажать на значок в заголовке столбца.

Перед пользователем появится выпадающее окошко с перечислением всех значений в этом столбце.

2. Убрать лишние галочки, стоящие у параметров, которые пользователя не интересуют. Галочки останутся только у тех параметров, по которым необходимо провести поиск. После чего нажать «Ок».

3. Просмотреть результат — останутся только строки, соответствующие заданному параметру.

В диапазоне

Отсев в диапазоне применяется, когда необходимо отсечь информацию не по одному значению, а по определенному спектру. Он бывает числовым или текстовым, в зависимости от информации, которую содержит необходимый столбец.

Например, в рассматриваемом файле столбцы В и С имеют числовой отсев.

Остальные — текстовый.

Чтобы установить диапазонный поиск, необходимо нажать значок в заголовке столбца, выбрать строку с наименованием отсева и необходимый способ установления диапазона, установить его и применить.

Например, в случае с числовым поиском этот порядок действий выглядит так:

1. Выбираем вид отсева.

2. Выбираем необходимый способ формирования диапазона, например, «больше» означает, что в результате появятся все значения, превышающие цифру, которую пользователь введет.

3. Ввести цифру, которая и станет границей для отсева, — выведены будут все значения больше нее.

4. Нажать «Ок» и оценить результат. В выбранном столбце останутся только значения, превышающие установленную границу.

Как задать несколько параметров

После того как информация отфильтрована по параметрам одного из столбцов, пользователь вправе продолжить отфильтровывать ее по остальным столбцам. Значений для отсева уже меньше, но результат станет более детальным.

Например, мы уже отфильтровали таблицу по условию «Страна» и оставили только товары российского происхождения.

Теперь необходимо дополнительно отделить товары стоимостью 100 рублей, для этого применяем отсев в разделе «Цена».

Нажимаем «Ок» и получаем только товары стоимостью 100 рублей, произведенные в России.

Как поставить расширенный поиск

Расширенный поиск позволяет отсеивать информацию сразу по нескольким условиям. Работая с ним, перед тем как поставить фильтр в таблице excel, необходимо подготовить саму таблицу — создать над ней поле из нескольких свободных строк и скопировать заголовки.

Затем в свободной строке под скопированными заголовками задать необходимые условия поиска. Например, необходимо найти товары, произведенные в России, проданные менеджером Ивановым, стоимостью менее 300 рублей.

После того как параметры корректно введены, необходимо снова открыть вкладку «Данные» и выбрать функцию «Дополнительно».

Перед пользователем появится окно, в котором ему предстоит заполнить две строки:

• «Исходный диапазон» — это диапазон таблицы, информация которой подлежит фильтрации, то есть исходной таблицы. Его эксель введет автоматически;
• «Диапазон условий» — это ячейки, из которых программа возьмет значения для отсева, — вторая таблица, которую мы создали сверху. Чтобы значения появились в строке окна, необходимо просто захватить две ее строки: с наименованием раздела и введенными значениями.

После того как оба диапазона сформированы, нажмите «Ок» и оцените результат.

Как удостовериться, поставлен ли фильтр

Чтобы узнать, установлен поиск данных или нет, необходимо взглянуть на строку с наименованием параметров — это первая строка. Если он есть, в каждой ячейке строки обнаружится небольшой значок.

Значком «1» обозначается столбец, в котором поиск установлен, но не применяется. Значком «2» обозначен уже примененный поиск.

Удаление

Эксель позволяет снимать фильтры по отдельности — с каждого раздела, к которому они были применены, или со всего файла целиком.

Из столбца

Если к разделу применен отсев, для его снятия необходимо нажать на значок в заголовке и выбрать в выпавшем меню кнопку «Удалить фильтр из столбца».

С листа

Чтобы снять все имеющиеся отсевы со всех разделов одновременно, необходимо нажать на кнопку «Фильтр» во вкладке «Данные».