Как в excel ограничить количество строк на листе excel

Предоставляя доступ к диапазону рабочего листа другим пользователям, вы можете запретить другим пользователям просматривать другие строки и столбцы. Здесь я расскажу о некоторых хитрых способах простого ограничения количества строк и столбцов на листе в Excel.

• Ограничить количество строк и столбцов с отключением прокрутки в Excel
• Ограничьте количество строк и столбцов, скрывая строки и столбцы
• Ограничьте количество строк и столбцов с помощью замечательного инструмента  

Ограничить количество строк и столбцов с отключением прокрутки в Excel

Ограничьте количество строк и столбцов, скрывая строки и столбцы

---

Ограничьте количество строк и столбцов с помощью утилиты KTE Set Scroll Area

---

Демонстрация: ограничение количества строк и столбцов одним щелчком мыши

 Max rows in Excel refer to the maximum number of rows displayed in a single worksheet. By default, Excel has a limit of 1,048,576 rows, which is often more than enough for most users. However, in some cases, users may need to limit the number of rows and columns in a worksheet to make it more manageable or to meet specific requirements.

This article will explain how to limit rows and columns in a worksheet if you already have max rows in Excel. We will provide step-by-step instructions on setting the maximum number of rows and columns and hiding or deleting excess rows and columns. We will help you work with large data sets or must create reports with specific formatting requirements.

Whether you need to create a manageable Excel worksheet for a project or a report, this article will guide you. So, let’s dive in and explore how to limit rows and columns in Excel!

Table of Contents

1. What is the Maximum rows in Excel?
2. How do I limit the number of rows and columns in a worksheet?
3. How to Limit the Number of Rows
4. How to Limit the Number of Columns
5. Limit Access to Rows and Columns With VBA
6. Advantages of limiting rows and columns in an Excel worksheet
7. Final Thoughts

What is the Maximum rows in excel?

= 1,048,576 rows

The Total number of rows and columns on a worksheet are:

1,048,576 rows by 16,384 columns

Available memory and system resources limit Excel Open workbooks: 

Excel Column width = 255 characters

Excel Row height = 409 points

Total number of characters that an Excel  cell can contain = is 32,767 characters

How do I limit the number of rows and columns in a worksheet?

Excel is software that helps us organize and analyze data in a spreadsheet. It has a default setting of more than 100,000 rows and 16,000 columns, but most of the time, we don’t need all of them. We can limit the number of rows and columns visible on the screen to make it easier to work with our data.

By doing this, we can prevent ourselves from accidentally adding more rows or columns, slowing down our spreadsheet and making it harder to manage. To limit the number of rows, we can use the «Freeze Panes» feature, which keeps certain rows at the top of the screen while we scroll through the rest of the spreadsheet.

To limit the number of columns, we can use the «Hide» or «Group» features, which allow us to hide or collapse columns that we don’t need to see. This can make it easier to focus on the data that is most important to us.

But for more information, we have detailed ones below. 

How to Limit the Number of Rows

Sometimes, when we work on an Excel sheet, we may need to limit the number of rows so that we don’t have to show all the data to others. Fortunately, there’s an easy way to hide those extra rows. Here are the steps to follow:

1. Click on the row number below the last row you want to keep visible. 
2. Hold down the Ctrl and Shift keys on your keyboard, and press the down arrow key. This will select all the remaining rows of the worksheet.
3. Look for the «Cells» group on the «Home» tab in the Excel ribbon. 
4. Click on the arrow below «Format» and select «Hide & Unhide» from the options. 
5. Choose «Hide Rows» from the drop-down menu.
   
   

That’s it! All the remaining rows in your worksheet will now be hidden below the last row you’ve chosen to keep visible.

Hiding rows can be useful when we don’t want others to see irrelevant data or when we need to keep a certain number of rows for entering data. Following these simple steps, we can easily hide the extra rows in an Excel worksheet.

How to Limit the Number of Columns

In Excel, we can limit the number of columns visible or accessible to others. This can be helpful when we have a lot of data on our worksheet but only want to show a certain number of columns. To do this, we can hide the unused columns by following these easy steps:

1. Click on the column number after the last column you want to keep visible or accessible to others.
2. Press your keyboard’s Ctrl and Shift keys and the right arrow. This will select all the remaining columns of the worksheet.
3. Next, go to the «Home» tab and look for the «Cells» group. Click on the arrow below «Format» and select «Hide & Unhide» from the options. Then, choose «Hide Columns» from the drop-down menu.
   
   

By following these steps, all the unused columns will be hidden, leaving only the maximum number of columns visible on the screen. This can help to keep your worksheet looking neat and organized and also help to limit the amount of data that is visible or accessible to others.

Limit Access to Rows and Columns With VBA

You can use Microsoft Visual Basic for Applications (VBA) to temporarily limit the number of rows and columns accessed in an Excel worksheet. Here are the steps to do this:

1. Open a new Excel file and right-click on the Sheet1 sheet tab at the bottom of the screen. Choose «View Code» from the menu that appears.
   
   
2. The Visual Basic for Applications (VBA) editor window will open. Look for the «Properties» section on the left side of the screen.
3. In the «Properties» section, find the «ScrollArea» row and click on the empty box next to it. Type «A1:Z30» in the box.
   
   
4. Click on «File» and choose «Save» to save your workbook. Then, click «File» again and choose «Close and Return to Microsoft Excel.»
5. Try scrolling past row 30 or column Z in your worksheet to test if the change has been applied. If the change has been applied, Excel will not let you go beyond the selected range, and you won’t be able to edit cells outside that range.
   
   
6. Return to the VBA editor to remove the restrictions and delete the «ScrollArea» range.

Using VBA to limit the number of accessible rows and columns in an Excel worksheet can be a helpful way to keep your data organized and prevent accidental changes. Following these easy steps, you can apply and remove these restrictions when you no longer need them.

Advantages of limiting rows and columns in an Excel worksheet

Limiting rows and columns in an Excel worksheet can have several advantages. One advantage is that it can make your data easier to analyze. 

For example:

If you have a large dataset but only need to analyze a specific range of rows or columns, you can hide the irrelevant data to focus on what you need. This can make it easier to spot patterns and trends in your data.

Another advantage is that it can make printing your worksheet easier. Sometimes, when you print an Excel worksheet, it can span multiple pages and be difficult to read. 

By hiding unnecessary rows and columns, you can condense the data into a smaller, more manageable space that is easier to print and read.

Finally, limiting rows and columns can help you collaborate with others more effectively. When multiple people are working on the same worksheet, limiting their access to certain areas of the sheet can be helpful in preventing accidental changes. 

By using the methods described in this article, you can limit the number of rows and columns others can access, which can help ensure that your data stays organized and secure.

Final Thoughts

In conclusion, limiting the number of rows and columns in an Excel worksheet can help you organize your data and prevent accidental changes. 

You can easily do this by hiding unused rows and columns or using Microsoft Visual Basic for Applications (VBA) to restrict access to certain areas of your worksheet temporarily. 

These methods can be especially useful when sharing your worksheet with others or when working on a complex project with a lot of data. 

By following the steps outlined in this article, you can easily limit the number of rows and columns in your Excel worksheet and ensure that your data stays organized and secure.

One more thing

We’re glad you’ve read this article upto here Thank you for reading.

If you have a second, please share this article on your socials; someone else may benefit too. 

Subscribe to our newsletter and be the first to read our future articles, reviews, and blog post right in your email inbox. We also offer deals, promotions, and updates on our products and share them via email. You won’t miss one.

Related articles 

» How To Use NOW Function In Excel To Get Current Date And Time
» How to Merge Multiple Tables in Excel for Better Data Management
» How to use the EDATE function in Excel

Display only what you want to see

Updated on September 26, 2022

What to Know

• To hide certain rows: Select or highlight the rows you want to hide. Right-click a row heading and choose Hide. Repeat for columns.
• To unhide: Right-click the header for the last visible row or column and choose Unhide.
• To temporarily limit range of cells: Right-click sheet tab > View Code > Properties. For ScrollArea, type A1:Z30. Save, close, and reopen Excel.

To help control the size of an Excel worksheet, you can limit the number of columns and rows that a worksheet displays. In this guide, we show you how to hide (and unhide) rows and columns in Excel 2019, Excel 2016, Excel 2013, and Excel for Microsoft 365, as well as how to limit access to rows and columns using Microsoft Visual Basic for Applications (VBA).

Hide Rows and Columns in Excel

An alternative method for restricting the work area of a worksheet is to hide sections of unused rows and columns; they’ll stay hidden even after you close the document. Follow the steps below to hide the rows and columns outside the range A1:Z30.

1. Open your workbook and select the worksheet you want to hide rows and columns in. Click the header for row 31 to select the entire row.

2. Press and hold the Shift and Ctrl keys on the keyboard. At the same time, press the down arrow key on the keyboard to select all rows from row 31 to the bottom of the worksheet. Release all the keys.

3. Right-click one of the row headings to open the contextual menu. Select Hide.

4. The worksheet now shows only the data in rows 1 through 30.

5. Click the header for column AA and repeat steps 2 and 3 (using the right arrow key instead of the down arrow key) to hide all columns after column Z.

6. Save the workbook; the columns and rows outside the range A1 to Z30 will remain hidden until you unhide them.

   You can use the same process to hide any rows or columns you want. Just select the header or headers for the row or column, right-click the header, and select Hide.

Unhide Rows and Columns in Excel

When you want to view the data you hid, you can unhide the rows and columns at any time. Follow these steps to unhide the rows and columns you hid in the previous example.

1. Open the worksheet you used to hide row 31 and higher and column AA and higher. Click the headers for row 30 (or the last visible row in the worksheet) and the row below it. Right-click the row headers and, from the menu, select Unhide.

2. The hidden rows are restored.

3. Now click the headers for column Z (or the last visible column) and the column to the right of it. Right-click the selected column headers and, from the menu, choose Unhide. The hidden columns are restored.

Limit Access to Rows and Columns With VBA

You can use Microsoft Visual Basic for Applications (VBA) to temporarily limit the range of usable rows and columns in a worksheet. In this example, you’ll change the properties of a worksheet to limit the number of available rows to 30 and the number of columns to 26.

Changing the scroll area is a temporary measure; it resets each time the workbook is closed and reopened.

1. Open a blank Excel file. At the bottom of the screen, right-click the Sheet1 sheet tab. From the menu, choose View Code.

2. The Visual Basic for Applications (VBA) editor window opens. In the left rail, locate the Properties section.

3. Under Properties,in the right column of the ScrollArea row, click the empty box and type A1:Z30.

4. Select File > Save and save your workbook as you normally would. Select File > Close and Return to Microsoft Excel.

5. To make sure your change is applied, perform this test. In your worksheet, try to scroll past row 30 or column Z. If the change has been applied, Excel bounces you back to the selected range and you’re unable to edit cells outside that range.

6. To remove the restrictions, access VBA again and delete the ScrollArea range.

FAQ

• What is the maximum limit of rows in Excel?

  Microsoft says that the maximum size of a single Excel spreadsheet is 1,048,576 rows by 16,384 columns. The maximum row height is 409 points, and the maximum column width is 255 characters.

• How do I permanently set row and column limits in Excel?

  If you want to set a hard limit to columns or rows in an Excel spreadsheet (i.e. set it up so no additional rows or columns can be added past that set limit), unfortunately you can’t. There’s currently no menu option to prevent yourself or other users from adding more rows or columns you may not want. However, you can manually delete unwanted rows and columns by right-clicking the selected row(s) or column(s) and selecting Delete.

Thanks for letting us know!

Get the Latest Tech News Delivered Every Day

Subscribe

трюки • приёмы • решения

Вы никогда не хотели оставить некоторые ячейки доступными для изменения, тогда как весь рабочий лист будет защищен? Например, настроить лист так, чтобы можно было активизировать или изменять только ячейки из определенного диапазона. Решить данную задачу можно двумя способами: с помощью свойства ScrollArea и с использованием защиты листа.

Установка свойства ScrollArea

Свойство ScrollArea определяет видимый диапазон рабочего листа. Чтобы ограничить полезную площадь листа до определенного диапазона, выполните следующие действия.

1. Откройте вкладку Разработчик. По умолчанию она не отображается, поэтому выберите команду Файл ► Параметры, затем в открывшемся диалоговом окне Параметры Excel перейдите к разделу Настройка ленты и установите флажок Разработчик в списке справа.
2. Выполните команду Разработчик ► Элементы управления ► Свойства для отображения окна Properties (рис. 24.1).
3. В поле ScrollArea окна Properties введите диапазон адресов и нажмите Enter. Вы не можете указать диапазон с помощью мыши — придется ввести его адрес
   вручную.

Рис. 24.1. Используйте окно Properties, чтобы установить область прокрутки для листа

После выполнения этих действий вы не сможете активизировать какую бы то ни было ячейку за пределами указанного диапазона. Кроме того, некоторые команды больше не будут работать. Например, вы не сможете выбрать строки и столбцы целиком. Заметьте, что область прокрутки ограничивается одним непрерывным диапазоном ячеек.

Главный недостаток данного способа заключается в том, что свойство ScrollArea применяется на определенное время. Другими словами, после того как вы сохраните файл и закроете его, свойство ScrollArea перестанет действовать, и когда вы снова откроете файл, то сможете выбирать любую нужную вам ячейку. Одно из решений данной проблемы заключается в написании простого макроса VBA, который выполняется тогда, когда книга открыта. Для добавления макроса такого типа выполните следующие действия.

1. Сверните окно книги нажатием Ctrl+F5.
2. Щелкните правой кнопкой мыши на строке заголовка книги и в контекстном меню выберите команду Исходный текст. Это действие отобразит модуль кода Эта Книга для книги.
3. Введите следующий код VBA в модуль кода Эта Книга (корректируя имя листа и диапазон адресов):

Private Sub Workbook_Open() Worksheets(«Лист1»).ScrollArea = «C6:F13» End Sub

Если книга имеет расширение XLSX, необходимо сохранить ее как поддерживающую макросы (с расширением XLSM).

При открытии книги процедура Workbook_Open выполняется автоматически и свойство ScrollArea действует постоянно. Но, применяя данный метод, вы не сможете полностью ограничить доступ пользователей к частям книги. Так, продвинутый пользователь может открыть окно Properties и удалить содержимое поля ScrollArea или отключить макросы в открытой книге. Кроме того, чтобы отключить выполнение макроса Workbook_Open, достаточно нажать Shift при открытии файла.

Использование защиты листа

Второй метод ограничения полезной площади листа опирается на разблокирование ячеек и защиту книги.

1. Выделите все ячейки, которые должны остаться незаблокированными. Это могут быть отдельные ячейки или любое количество диапазонов.
2. Нажмите Ctrl+1. В появившемся диалоговом окне Формат ячеек перейдите на вкладку Защита и снимите флажок Защищаемая ячейка.
3. Затем выберите команду Рецензирование ► Изменения ► Защитить лист и в открывшемся диалоговом окне Защита листа снимите флажок Выделение заблокированных ячеек (рис. 24.2).
4. Если требуется, укажите пароль, который нужно ввести, чтобы снять защиту с рабочего листа, и нажмите ОК.

Рис. 24.2. Используйте диалоговое окно Защита листа, чтобы пользователь не мог выделять заблокированные ячейки

После выполнения этих шагов только разблокированные ячейки (выделенные на шаге 1) будут доступны пользователям.

Пароли рабочего листа вовсе не гарантируют полную безопасность. На самом деле взлом таких паролей — достаточно обычное дело. Таким образом, функция защиты листа используется больше для удобства, чем для обеспечения безопасности.

Отображать только то, что вы хотите увидеть

Каждый лист в Excel может содержать более 1 000 000 строк и 16 000 столбцов информации, но очень редко это все пространство, необходимое для повседневных проектов. К счастью, вы можете ограничить количество столбцов и строк, отображаемых в вашей электронной таблице. Кроме того, вы можете ограничить доступ к отдельным областям листа.

Например, чтобы избежать случайных изменений определенных данных, вы можете разместить их в той части рабочего листа, где другие пользователи не смогут получить к ней доступ. Или, если менее опытным пользователям нужен доступ к вашей электронной таблице, ограничение того, куда они могут пойти, предотвратит их потерю в пустых строках и столбцах.

Эти инструкции относятся к Excel 2019, 2016, 2013, 2010 и Excel для Office 365.

Ограничить количество строк в Excel с помощью VBA

Вы можете использовать Visual Basic для приложений (VBA), чтобы временно ограничить диапазон используемых строк и столбцов в свойстве Область прокрутки рабочего листа.

Изменение области прокрутки является временной мерой; он сбрасывается при каждом закрытии и повторном открытии книги.

В этом примере вы измените свойства листа, чтобы ограничить количество строк до 30 и количество столбцов до 26 .

Открыть пустой файл Excel.

Щелкните правой кнопкой мыши вкладку листа в правом нижнем углу экрана для Лист 1 .

Нажмите Показать код в меню, чтобы открыть окно редактора Visual Basic для приложений (VBA) .

Найдите окно Свойства листа в левом нижнем углу окна редактора VBA.

Найдите свойство Область прокрутки в списке свойств листа.

Нажмите на пустое поле справа от области прокрутки .

Введите диапазон a1: z30 в поле.

Сохранить лист.

Нажмите «Файл»> «Закрыть» и вернитесь в Microsoft Excel.

Теперь проверьте свою рабочую таблицу, чтобы убедиться, что ваши изменения вступили в силу. Если вы попытаетесь прокрутить строку 30 или столбец Z, электронная таблица должна вернуть вас к выбранному диапазону. Вы не сможете редактировать ячейки за пределами этого диапазона.

Снятие ограничений прокрутки

Самый простой способ снять ограничения прокрутки — сохранить, закрыть и снова открыть книгу. В качестве альтернативы, используйте шаги со 2 по 4 выше, чтобы открыть Свойства листа в окне VBA editor и удалить диапазон, указанный для прокрутки. Область свойство.

Изображение отображает введенный диапазон как $ A $ 1: $ Z $ 30 . При сохранении книги редактор VBA добавляет знаки доллара, чтобы сделать ссылки на ячейки в диапазоне абсолютными.

Скрыть строки и столбцы в Excel

Альтернативный метод ограничения рабочей области рабочего листа — скрыть неиспользуемые строки и столбцы; они останутся скрытыми даже после того, как вы закроете документ.

Вот как скрыть строки и столбцы за пределами диапазона A1: Z30 :

Нажмите заголовок строки для строки 31 , чтобы выбрать всю строку.

Нажмите и удерживайте клавиши Shift и Ctrl на клавиатуре.

Нажмите и отпустите клавишу Стрелка вниз на клавиатуре, чтобы выбрать все строки от 31 строки до нижней листа.

Нажмите правой кнопкой мыши в заголовках строк , чтобы открыть контекстное меню .

Выберите Скрыть в меню, чтобы скрыть выбранные столбцы.

Нажмите на заголовок столбца для столбца AA и повторите шаги со второго по пятый, чтобы скрыть все столбцы после столбца Z .

Нажмите и отпустите кнопку со стрелкой вправо вместо стрелки вниз, чтобы скрыть столбцы вправо.

Сохранить книгу; столбцы и строки вне диапазона от A1 до Z30 будут скрыты, пока вы их не отобразите.

Показать строки и столбцы в Excel

Если вы передумали или допустили ошибку, вы можете показать строки и столбцы и начать все сначала.

Чтобы отобразить строку 31 и выше и столбец Z и выше:

Нажмите на заголовок строки для строки 30 — или последней видимой строки на листе — чтобы выбрать всю строку.

Затем, щелкнув правой кнопкой мыши, прокрутите вниз до скрытого раздела.

Нажмите Главная вкладка на ленте .

В разделе Ячейки нажмите Формат > Скрыть и показать > Показать строки , чтобы восстановить скрытые строки.

Вы также можете щелкнуть правой кнопкой мыши заголовок строки и выбрать «Показать» в раскрывающемся меню.

Нажмите на заголовок столбца для столбца AA — или последнего видимого столбца — и повторите шаги два-четыре выше, чтобы отобразить все столбцы.

Информация о сайте

Инструменты и настройки

Excel Windows
и
Excel Macintosh

Вопросы и решения

Работа и общение

Работа форума и сайта

Функции листа Excel

= Мир MS Excel/Статьи об Excel

• 1
• 2
• 3

• Приёмы работы с формулами [13]

  Инструменты Excel [4]

  Форматирование [1]

  Примечания [1]

  Гиперссылки [1]

  Excel для Windows и Excel для Mac OS [2]

  Если Вы не хотите, что бы другие видели какую либо информацию на листе, кроме необходимой, да и вообще не видели даже самого листа, кроме предназначенной для просмотра области, то читайте как это сделать.

  Итак, что бы получить вот такой лист:

  

  1. Скрыть лишние строки/столбцы

  Выделяем столбец правее области, которую мы оставим видимой, нажимаем сочетание клавиш Ctrl + Shift + → (стрелка вправо), потом нажимаем правую кнопку мыши и из контекстного меню выбираем пункт Скрыть:
  

  Аналогичные действия производим и с лишними строками, только выделяем их сочетанием клавиш Ctrl + Shift + ↓ (стрелка вниз).

  2. Скрыть заголовки строк/столбцов, сетку, полосы прокрутки, ярлыки листов (выбирайте на своё усмотрение)

  Excel 2003: Меню Сервис — Параметры — Вид — — далее как на рисунке

  

  Excel 2007: Кнопка Офис — Параметры Excel — Дополнительно — далее как на рисунке
  Excel 2010: Меню Файл — Параметры — Дополнительно — далее как на рисунке
  
  

  3. Защитить лист (если необходимо)

  Вот и всё. Весь процесс занимает менее 30 секунд. Не верите? Смотрите видео

Рабочий лист Excel  может содержать более 1 000 000 строк и 16 000  столбцов  информации, но редко это все пространство, необходимое для обычных проектов. Даже если у вас есть лист с сотнями заполненных ячеек, вам, возможно, не понадобится просматривать все эти данные один раз. Чтобы свести к минимуму то, что вы видите в любой момент времени, вы можете ограничить количество столбцов и строк, отображаемых на вашем рабочем листе.