Структурирование данных – необходимое условие работы с электронными таблицами, если человек хочет эффективно обрабатывать большие объемы информации. Один из методов, как это сделать – использование группировки. Он не только позволяет упорядочить большое количество информации, но и скрыть те элементы, которые не нужны в данный момент. В результате, человек может полностью сосредоточиться только на значимых фрагментах, не отвлекаясь на то, что не так важно в данный момент. Какие же действия нужно предпринять, чтобы группировать информацию в Excel?
Содержание
- Как настроить группировку
- Группировка по строкам в Excel
- Группировка по столбцам в Excel
- Создание вложенных групп
- Разгруппирование в Эксель
- Многоуровневая группировка — пошаговая инструкция
- Автоматическая структуризация в Excel
- Как сортировать данные таблицы
- Цветовое деление
- Объединение значений
- Как упростить большую таблицу Эксель
Как настроить группировку
Настройка – очень важный подготовительный этап. Без него невозможно сделать так, чтобы итоговый результат устроил человека. Для правильной настройки группировки, точно следуйте этой инструкции:
- Развернуть вкладку «Данные» в том документе, котором надо сгруппировать информацию.
- Открываем раздел «Структура», в котором разворачиваем набор инструментов.
- Всплывет окно, в каком надо задать настройки группировки. Предустановленные параметры следующие: результаты по колонкам записываются непосредственно в правой части от колонок, а по рядам – внизу. Часто людям не нравится эта идея, поскольку по их мнению расположение наименования сверху позволяет значительно сэкономить время. Чтобы это сделать, надо убрать флажок с чекбокса, который находится непосредственно возле соответствующего параметра. В целом, всем пользователям доступна настройка группировки таким способом, чтобы она подходила именно им. Но также можно сделать формирование стиля автоматическим, включив соответствующий пункт.
- Подтверждаем свои действия после того, как в параметры будут внесены нужные изменения, нажатием клавиши ОК.
На этом подготовительный этап можно считать оконченным.
Группировка по строкам в Excel
Осуществим группировку информации по рядам.
Для начала нам нужно добавить дополнительный ряд над группой колонок или под ней. Все зависит от того, где мы хотим размещать имя и выводы. После этого переходим на новую ячейку, в которой присваиваем название группе. Рекомендуется выбирать то имя, которое будет максимально подходить по контексту.
Далее ряды, которые надо объединить, выделяем и открываем вкладку «Данные». При этом итоговая строка не включается в диапазон, который следует группировать.
Теперь переходим в раздел «Структура». Для этого надо сделать клик по соответствующей кнопке, располагаемой в правой части ленты. Кликаем по кнопке «Группировать». Там появится специальное меню, в котором и нажимаем эту кнопку.
После этого программа предложит метод группировки – по рядам или колонкам. Нужно выбрать тот, который подходит больше всего в конкретной ситуации. То есть, в нашем случае, по строкам. Подтверждаем свои действия путем нажатия клавиши «ОК». После этого процесс создания группы может считаться законченным. Свернуть ее можно с помощью знака минуса.
После того, как группа спрячется, знак минуса будет заменен на плюс. Клик на него позволит развернуть группу.
Группировка по столбцам в Excel
Группировка по колонкам осуществляется аналогично, как и по строкам, только тип группировки нужно выбрать другой в соответствующем диалоговом окне. Но все же, давайте по порядку.
- Определяемся с тем, какие данные нам нужно группировать. После этого вставляем новую колонку, в которой будет записываться заголовок группы.
- Далее выделяем те ячейки, которые предстоит группировать. Аналогично предыдущему примеру, заголовок не выделять.
- Переходим на «Данные» и там находим пункт «Структура». После клика на эту кнопку развернется меню, в котором выбираем «Группировать».
- В появившемся диалогово окне выбираем пункт «Столбцы». Подтверждаем наши действия.
На этом группирование данных завершена. Точно так же, как и в предыдущем случае, можно сворачивать и разворачивать элементы группы с помощью клавиши минус или плюс соответственно.
Создание вложенных групп
На описанных выше пунктах меню группировка не заканчивается. Пользователь вполне может создавать вложенные группы, которые позволяют более четко структурировать информацию. Логика действий, в целом, та же самая. Только все описанные выше шаги нужно совершать в рамках материнской группы. Последовательность действий следующая:
- Если материнская группа была свернута, ее нужно развернуть.
- Те ячейки, которые надо отнести к подгруппе, надо выделить.
- После этого открываем вкладку «Данные», переходим в раздел «Структура» и там нажимаем «Группировать».
- Затем выбираем способ группировки – по строкам или по колонкам, после чего подтверждаем свои действия.
После этого у нас появится дополнительная вложенная группа. Сколько максимально подгрупп может создавать пользователь? Количество неограниченное. Мы можем увидеть, что сверху над значками минуса появились цифры. Они позволяют быстро переключаться между разными уровнями вложенности.
Если же группировка осуществляется по строкам, а не столбцам, а не строкам, то эти цифры будут располагаться слева от листа (или знаков минуса/плюса).
Разгруппирование в Эксель
Предположим, нам группа уже не нужна. Что делать в такой ситуации? Есть ли возможность ее удалить? Да, конечно. Эта операция называется разгруппированием. Для начала выделяем все элементы группы, которую нужно расформировать. После этого переходим во вкладку «Данные» и там ищем раздел «Структура». После того, как мы нажмем на соответствующую кнопку, и в этом меню появится кнопка «Разгруппировать». Нажимаем на нее.
После этого появится диалоговое окно, в котором будет похожий набор настроек на тот, который был когда мы хотели группировать ячейки. Только в этот раз Эксель будет спрашивать, что именно нам нужно разгруппировать: столбцы или строки. Выбираем то, что нужно и нажимаем на клавишу «ОК». После этого лист будет выглядеть так же, как и до того, как была сделана соответствующая группа.
Многоуровневая группировка — пошаговая инструкция
Давайте теперь немного систематизируем полученную выше информацию и приведем готовую пошаговую инструкцию по тому, как осуществлять многоуровневую группировку данных:
- Сначала осуществляем настройку, соответствующую первому разделу этой статьи.
- После этого создаем заголовок группы. Для этого делаем дополнительную строку или колонку в зависимости от того, какие данные мы хотим сгруппировать.
- Присваиваем в этой колонке или строке название группы.
- Выделяем ячейки, которые нужно объединить в одну группу.
- Переходим во вкладку «Данные», и там находим группу инструментов «Структура».
- Затем нажимаем на кнопку «Группировать», выбираем тип группировки, который нужен в конкретной ситуации и нажимаем на кнопку ОК.
- После этого определяемся с тем, как должна называться вторая группа и создаем дополнительную строку с этими данными.
- Выделяем ячейки подгруппы, которую нужно выделить. Заголовок, как и в предыдущем примере, не включаем в группу.
- Повторяем шаги 5 и 6 применительно ко второму уровню группы.
- Повторяем шаги 7-9 применительно к каждому следующему уровню группы.
Как видим, инструкция эта довольно простая для понимания, и умещается в 10 пунктов. Как только ее почувствовать интуитивно, сразу не будет проблемы с тем, чтобы выполнить все эти действия на практике. А теперь давайте разберем некоторые важные аспекты группировки данных.
Автоматическая структуризация в Excel
Весь описанный выше метод – пример ручной группировки данных электронной таблицы. Но есть способ автоматизировать деление информации на группы. Правда, выборку для группировки будет создавать сама программа. Но во многих ситуациях Excel осуществляет структурирование информации правильно.
Самое большое преимущество автоматической структуризации данных в Эксель – экономия времени. Хотя нужно всегда быть готовым к тому, что придется некоторые правки вносить самостоятельно. К сожалению, роботы пока не научились читать мысли.
Когда оптимальнее всего использовать автоматическую группировку? Лучше всего она работает, когда пользователь работает с формулами. В этом случае ошибок, как правило, не возникает.
Что же нужно делать для того, чтобы сгруппировать данные автоматически? Нужно открыть раздел «Группировать» и там выбрать пункт «Создание структуры». Все остальное Эксель сделает за пользователя.
Отмена автоматической группировки осуществляется несколько иным образом. Нужно выбрать пункт «Разгруппировать», но нажать на меню «Очистить структуру». После этого таблица вернется в первоначальный вид.
Как сортировать данные таблицы
С помощью сортировки данных можно особо мастерски осуществлять сортировку информации, которая содержится в электронной таблице. Ее возможно осуществлять по целому набору критериев. Давайте опишем самые ключевые моменты, на которые нужно обратить внимание.
Цветовое деление
Один из способов осуществления сортировки данных – окрашивать информацию, которая относится к одной группе, специальным цветом. Для этого нужно открыть вкладку «Данные» и там найти раздел «Сортировка и фильтр». Дальнейшие действия зависят от используемой версии офисного пакета. Нужная нам функция может называться или «Настраиваемая» или «Сортировка». После того, как мы сделаем клик по соответствующему пункту, у нас должно появиться всплывающее окно.
Затем переходим в раздел «Столбец». Там находим группу «Сортировать по», и далее выбираем ту колонку, которая нужна в нашей ситуации. Далее задаем критерий, по которому должна осуществляться сортировка данных. Например, им может выступать цвет ячеек. Если мы планируем его использовать, надо предварительно окрасить подходящие ячейки соответствующим цветом.
Чтобы определить цвет, необходимо в разделе «Порядок» сделать клик по изображению стрелочки. Рядом будет располагаться пункт, с помощью которого можно определить, куда будут направляться данные, которые программа отсортировала в автоматическом режиме. Если вам нужно, чтобы они были размещены сверху, надо нажать соответствующую кнопку. Если же требуется, чтобы смещение осуществлялось по направлению по строке, надо выбрать пункт «Влево».
Эти же действия можно выполнить и с другими критериями, создав еще один уровень. Для этого нужно найти пункт «Добавить уровень» в диалоговом окне. Далее мы сохраняем документ, после чего можно снова объединить данные, нажав на кнопку «Применить повторно».
Объединение значений
Excel дает возможность осуществлять группировку значений, основываясь на значении, содержащемся в определенной ячейке. Это нужно, например, когда надо осуществить поиск полей, в которых содержатся определенные имена или данные другого типа (например, коды). Как это сделать? Первые два шага соответствуют предыдущему разделу, только вместо критерия в виде цвета нужно настроить значение, по которому будет осуществляться группировка.
Нас в группе «Порядок» интересует пункт «Настраиваемый список», кликнув по которому, пользователь может как сделать собственный перечень условий для сортировки, так и воспользоваться предустановленным в Excel. Так можно осуществлять объединение данных по любому критерию, включая дату, дни недели и так далее.
Как упростить большую таблицу Эксель
Excel дает возможность осуществлять сразу несколько видов группировки в Excel, основываясь на разных критериях. Чтобы это сделать, надо следовать этой инструкции:
- В начале каждого диапазона должен быть заголовок и не должно быть пустых ячеек. Заголовки должны включать одинакового типа данные.
- Предварительно рекомендуется отсортировать данные в алфавитном порядке.
- Воспользуемся командой «Промежуточные итоги», которая находится в том же разделе – «Группировать».
После этого выполняем группировку столбцов так же, как было описано ранее. В результате должна получиться многоуровневая таблица.
Оцените качество статьи. Нам важно ваше мнение:
#Руководства
- 29 апр 2022
-
0
Инструкции со скриншотами и нюансами. Учим использовать кнопку «Объединить» и функции СЦЕПИТЬ, СЦЕП, ОБЪЕДИНИТЬ. Рассказываем, какой метод выбрать.
Иллюстрация: Meery Mary для Skillbox Media
Рассказывает просто о сложных вещах из мира бизнеса и управления. До редактуры — пять лет в банке и три — в оценке имущества. Разбирается в Excel, финансах и корпоративной жизни.
Объединение ячеек в Excel позволяет из нескольких ячеек таблицы сделать одну. Такая опция обычно требуется в двух случаях:
- если нужно отформатировать таблицу — например, расположить название таблицы по центру, убрать лишние пустые ячейки или оформить шапку;
- если нужно объединить информацию — из нескольких строк или столбцов сделать одну ячейку, при этом сохранив все данные.
Рассмотрим четыре способа объединения ячеек в Excel. Разберёмся, для каких случаев они подойдут и как их применять. В конце расскажем, какие из этих способов работают в «Google Таблицах».
- Кнопка «Объединить» — когда нужно сделать шапку в таблице.
- Функция СЦЕПИТЬ — когда нужно собрать данные из нескольких ячеек в одну.
- Функция СЦЕП — когда нужно собрать данные из большого диапазона.
- Функция ОБЪЕДИНИТЬ — когда нужно собрать данные из большого диапазона и автоматически разделить их пробелами.
Для чего подойдёт. Для форматирования таблицы, когда нужно улучшить её внешний вид. Например, сделать общую шапку для нескольких столбцов. Лучше, чтобы объединяемые ячейки были пустыми или информация была только в одной из них.
Особенности метода. После объединения сохраняется только значение первой ячейки, информация из других удаляется.
Как сделать. Допустим, нужно отформатировать таблицу с каталогом авто: оформить шапку для колонок с характеристиками и убрать лишнюю пустую ячейку.
Скриншот: Skillbox
Для начала сделаем шапку. Выделяем ячейки над колонками с характеристиками авто: год выпуска, объём двигателя, коробка передач, привод, руль.
Скриншот: Skillbox
На вкладке «Главная» нажимаем на кнопку «Объединить ячейки» или «Объединить и поместить в центре» — в зависимости от того, какой визуальный результат хотим получить.
Скриншот: Skillbox
В итоге вместо пяти ячеек получаем одну. Вводим её название и меняем оформление, если нужно.
В нашем случае получилась шапка части таблицы — «Характеристики автомобилей».
Скриншот: Skillbox
По аналогии с предыдущими шагами уберём лишнюю пустую ячейку над ячейкой «Марка, модель». Для этого нужно выделить их одновременно и также нажать на кнопку «Объединить и поместить в центре».
Скриншот: Skillbox
Получаем таблицу в таком виде:
Скриншот: Skillbox
Чтобы убрать объединение ячеек, выделим их и нажмём на кнопку «Отмена объединения ячеек». Можно выбирать всю таблицу целиком — тогда Excel сам найдёт объединённые ячейки и разъединит их. Можно выделить отдельный диапазон — в этом случае разъединится только он. Мы выделим и разъединим всю шапку таблицы.
Скриншот: Skillbox
Получим таблицу в таком виде. Можно внести необходимые изменения, если нужно, и объединить ячейки снова.
Скриншот: Skillbox
Дополнительно в этом методе есть кнопка «Объединить по строкам». С помощью неё можно объединить ячейки выбранного диапазона построчно. Например, есть диапазон из трёх столбцов и семи строк — нужно из всех этих столбцов сделать один, но при этом оставить количество строк неизменным. Выделим всю таблицу целиком и нажмём эту кнопку.
Скриншот: Skillbox
Получим таблицу в таком виде — три столбца объединились в один, при этом количество строк осталось прежним.
Скриншот: Skillbox
Следующие три способа используются для объединения ячеек с сохранением всех данных в них. Они работают по такому принципу: функции собирают значения из выбранных ячеек в отдельную пустую ячейку.
Например, нам нужно собрать все характеристики автомобилей в одну строку, чтобы в дальнейшем использовать их для квитанции. Разберёмся, как сделать это с помощью трёх функций.
Для чего подойдёт. Для объединения небольшого количества ячеек с сохранением всех данных.
Особенности метода. Каждую ячейку нужно указывать в виде отдельного аргумента функции; большой диапазон сразу выделить нельзя.
Функция склеивает все данные из исходных ячеек в итоговую ячейку. Часто эти данные нужно разделить: вставить пробелы, знаки препинания, символы или слова. Это придётся прописывать вручную в строке ссылок.
Как сделать. Для начала выделим ячейку, в которую функция соберёт значения из объединяемых ячеек. В нашем случае создадим дополнительную колонку «Данные для квитанции» и выделим первую ячейку.
Скриншот: Skillbox
Дальше открываем окно для построения функции. Есть два способа сделать это. Первый — перейти во вкладку «Формулы» и нажать на «Вставить функцию».
Скриншот: Skillbox
Второй способ — нажать на «fx» в строке ссылок на любой вкладке таблицы.
Скриншот: Skillbox
Справа появляется окно «Построитель формул». В нём через поисковик находим функцию СЦЕПИТЬ и нажимаем «Вставить функцию».
Скриншот: Skillbox
Появляется окно для ввода аргументов функции. «Текст 1», «Текст 2» — ячейки, значения которых мы объединяем. В нашем случае таких ячеек пять, поэтому с помощью кнопки + добавляем ещё три таких аргумента.
Скриншот: Skillbox
Заполняем аргументы функции. Поочерёдно нажимаем на окно каждого аргумента и из таблицы выбираем значение для него.
Порядок действий, чтобы указать значение, выглядит так:
- Ставим курсор в окно «Текст1» в построителе формул.
- Выбираем первое значение столбца «Год выпуска» в таблице. Это ячейка B4.
Выбранное значение переносится в построитель формул и одновременно появляется в формуле строки ссылок: fx=СЦЕПИТЬ(B4).
То же самое делаем для остальных аргументов: «Текст2» → значение ячейки «Объем», «Текст3» → значение ячейки «Коробка передач», «Текст4» → значение ячейки «Привод», «Текст5» → значение ячейки “Руль”.
В итоговом виде функция получается такой: fx=СЦЕПИТЬ(B4; C4; D4; E4; F4). Нажимаем кнопку «Готово».
Скриншот: Skillbox
Скриншот: Skillbox
Функция объединила данные всех ячеек, но не добавила пробелы и знаки препинания между ними. В этом методе их можно добавить только вручную, с помощью изменений в строке ссылок.
Добавляем в получившуюся функцию после значения каждого аргумента запятую и пробел, в таком виде, вместе с кавычками: «, «;
Скриншот: Skillbox
Получаем функцию в таком виде: fx=СЦЕПИТЬ(«год выпуска «;B4;», объем «;C4;», коробка передач «;D4;», привод «;E4;», руль «;F4). Нажимаем Enter.
Скриншот: Skillbox
Таким же образом можно добавить не только пробелы и знаки препинания, но и целые слова и фразы.
Для нашего примера можно преобразовать функцию к такому виду: fx=СЦЕПИТЬ(«год выпуска «;B4;», объем «;C4;», коробка передач «;D4;», привод «;E4;», руль «;F4). Главное — не забывать указывать все необходимые пробелы, которые должны быть между объединёнными данными.
Скриншот: Skillbox
Дальше нужно протянуть это значение вниз до конца таблицы, чтобы функция объединила характеристики всех остальных автомобилей.
Скриншот: Skillbox
Для чего подойдёт. Для объединения больших диапазонов ячеек с сохранением всех данных.
Особенности метода. Можно указать сразу весь диапазон ячеек. Но функция, как и СЦЕПЛЕНИЕ, склеит их: значения не будут ничем разделены.
Есть два способа разделить значения в итоговой ячейке. Первый — указывать разделители (слова, символы. пробелы, запятые и так далее) в окне построения формул после каждой ячейки. Второй — прописывать их вручную в строке ссылок.
Как сделать. По аналогии с функцией СЦЕПЛЕНИЕ выделим ячейку, в которую функция будет собирать значения. Откроем окно для построения функций и найдём функцию СЦЕП.
Скриншот: Skillbox
Появляется окно построителя формул. В нём аргумент «Текст 1» — диапазон ячеек, который нужно объединить. В нашем случае выделяем все ячейки с характеристиками автомобилей и жмём «Готово».
Выбранное значение диапазона переносится в построитель формул и одновременно появляется в формуле строки ссылок: fx=СЦЕП(B4:F4).
Скриншот: Skillbox
Скриншот: Skillbox
Как и в предыдущем случае, функция объединила данные всех ячеек, но снова слепила их между собой. Добавить пробелы и знаки препинания в этом методе можно через построитель формул. К сожалению, тогда придётся отказаться от выделения всего диапазона и вводить значения каждого аргумента отдельно, разбавляя их пробелами, запятыми или дополнительными словами.
Вернёмся в окно построения функции и поменяем аргументы на такой вид: «Текст1» → значение ячейки «Год выпуска», «Текст2» → «, «, «Текст3» → значение ячейки «Объём», «Текст4» → «, «. И так далее до последней ячейки, которую нужно объединить: чередуем значения ячеек и аргумент-разделитель.
Затем нажимаем «Готово». Итоговое значение функции принимает вид: fx=СЦЕП(B4;», «;C4;», «;D4;», «;E4;», «;F4), и данные ячейки разделяются запятыми и пробелами.
Скриншот: Skillbox
Скриншот: Skillbox
Чтобы добавить не только запятые с пробелами, но и слова, нужно дописать их в промежуточных аргументах функции. Сделаем это на нашем примере. Вернёмся в построитель формул и заменим данные:
«Текст2» → «, объём «, «Текст4» → «, коробка передач «, «Текст6» → «, привод «, «Текст8» → «, руль «.
Скриншот: Skillbox
В итоге функция выдаёт значение, где все данные разделены между собой дополнительными словами. Формула при этом принимает вид: fx=СЦЕП (B4;”, объём “; C4;”, коробка передач “; D4;”, привод “; E4;”, руль “; F4).
Скриншот: Skillbox
Как и в предыдущем методе, можно было вносить изменения в формулу сразу в строке ссылок. Но через окно построения функций это делать удобнее — меньше вероятность ошибиться.
Протягиваем полученное значение вниз до конца таблицы — функция объединяет характеристики всех остальных автомобилей по такому же принципу.
Скриншот: Skillbox
Для чего подойдёт. Для объединения больших диапазонов ячеек с сохранением данных.
Особенности метода. Можно указать сразу весь диапазон ячеек и разделитель для них. При этом значение самого разделителя будет одним для всех объединённых ячеек. Если нужно изменить разделитель для части ячеек — делать это придётся вручную в строке ссылок.
Как сделать. Выделим ячейку, в которую функция будет собирать значения. Откроем окно для построения функций и найдём функцию ОБЪЕДИНИТЬ.
Скриншот: Skillbox
Появляется окно построителя формул. Здесь аргументы не такие очевидные, как в предыдущих двух методах, поэтому разберём каждый подробнее.
«Разделитель» — значение, которое появится между ячейками после объединения. Разделитель будет одинаковым для всех ячеек.
В нашем случае в качестве разделителя добавим запятую и пробел: «, «.
Скриншот: Skillbox
«Пропускать_пустые» — условное значение, которое определит, что функция будет делать с пустыми ячейками в диапазоне:
- Если нужно, чтобы пустые ячейки игнорировались и разделители не дублировались в них, вводим 1 (ИСТИНА).
- Если нужно, чтобы пустые ячейки обязательно учитывались, вводим 0 (ЛОЖЬ).
В нашем примере в таблице нет пустых ячеек, поэтому не принципиально, какое значение устанавливать в этом аргументе. Введём 1.
Скриншот: Skillbox
«Текст1» — значения ячеек, которые нужно объединить. Можно выбирать одним диапазоном или вводить каждое значение по отдельности.
В нашем примере выберем все ячейки одним диапазоном.
Скриншот: Skillbox
Итоговая функция в строке ссылок принимает вид: fx=ОБЪЕДИНИТЬ(«, «;1;B4:F4).
Нажимаем кнопку «Готово» и растягиваем полученную ячейку на все остальные строки.
Скриншот: Skillbox
В итоге функция объединила данные всех ячеек и сразу разделила их запятыми и пробелами. С одной стороны, это удобно: не пришлось вводить разделители несколько раз. С другой стороны, функция позволила ввести только одно значение разделителя. Если нужно дополнить значения дополнительным текстом, разным для всех ячеек, — придётся делать это вручную через построитель формул. Как это сделать, можно посмотреть в предыдущей инструкции для функции СЦЕП.
Какие методы объединения ячеек есть в «Google Таблицах»? В них есть кнопка «Объединить», которая работает по аналогии с Excel. Также есть функция СЦЕПИТЬ, но нет окна построителя формул — прописывать значения придётся вручную. Если вам нужен разделитель в виде запятой и пробела, то функция будет выглядеть так: fx=СЦЕПИТЬ(C4;», «;D4).
Научитесь: Excel + Google Таблицы с нуля до PRO
Узнать больше
При обработке большого объема данных довольно часто требуется их упорядочивание. Специально для этого в программе Excel предусмотрены различные функции, одной из которых является группировка. С ее помощью, как следует из названия, можно сгруппировать данные, а также, скрыть неактуальную информацию. Давайте разберемся, как это работает.
- Настраиваем параметры функции
-
Группируем данные по строкам
- Группируем столбцы
- Создаем многоуровневую группировку
- Разгруппировываем данные
- Заключение
Настраиваем параметры функции
Чтобы в конечном счете получить желаемый результат, для начала следует выполнить настройки самой функции. Для этого выполняем следующие шаги:
- Переключившись во вкладку “Данные” щелкаем по кнопке “Структура” и в открывшемся перечне команд – по небольшому значку в виде стрелки, направленной по диагонали вниз.
- На экране отобразится небольшое окошко с параметрами функции. Здесь мы можем настроить отображение итогов. Ставим галочки напротив нужных опций (в т.ч. автоматические стили) и жмем кнопку OK.
Примечание: расположение итоговых данных в строках под данными многим кажется неудобным, поэтому данный параметр можно выключить. - Все готово, теперь можем перейти, непосредственно, к самой группировке данных.
Примечание: расположение итоговых данных в строках под данными многим кажется неудобным, поэтому данный параметр можно выключить.Группируем данные по строкам
Для начала давайте рассмотрим, как можно сгруппировать строки:
- Вставляем новую строку над или под строками, которые хотим сгруппировать (зависит от того, какой вид расположения итогов по строкам мы выбрали). Как это сделать, читайте в нашей статье – “Как добавить новую строку в Excel“.
- В самой левой ячейке добавленной строки пишем название, которое хотим присвоить группе.
- Любым удобным способом, например, с помощью зажатой левой кнопки мыши производим выделение ячеек строк (кроме итоговой), которые требуется сгруппировать. Во вкладке “Данные” щелкаем по кнопке “Структура” и в открывшемся списке выбираем функцию “Группировать”. Щелкнуть нужно именно по значку команды, а не по ее названию.
Если же нажать на последнее (со стрелкой вниз), откроется еще одно подменю, в котором следует нажать на одноименную кнопку.
- В появившемся окошке отмечаем пункт “строки” (должен быть выбран по умолчанию) и подтверждаем действие нажатием OK.
Примечание: Если вместо ячеек выделить все строки целиком на вертикальной панели координат, а затем применить группировку, то промежуточного окна с выбором строки или столбца не будет, так как программа сразу понимает, что именно ей необходимо сделать.
- Группа создана, о чем свидетельствуют появившаяся на панели координат полоска со знаком “минус”. Это означает, что сгруппированные данные раскрыты. Чтобы их скрыть, нажимам по минусу или кнопке с цифрой “1” (самый верхний уровень группировки).
- Теперь строки скрыты. Чтобы их обратно раскрыть, нажимаем по значку “плюса”, который появился вместо “минуса” (или по кнопке “2”).
Если же нажать на последнее (со стрелкой вниз), откроется еще одно подменю, в котором следует нажать на одноименную кнопку.
Примечание: Если вместо ячеек выделить все строки целиком на вертикальной панели координат, а затем применить группировку, то промежуточного окна с выбором строки или столбца не будет, так как программа сразу понимает, что именно ей необходимо сделать.
Группируем столбцы
Чтобы сгруппировать столбцы, придерживаемся примерно такого же алгоритма действий, описанного выше:
- Вставляем столбец справа или слева от группируемых – зависит от выбранного параметра в настройках функции. Подробнее о том, как это сделать, читайте в нашей статье – “Как вставить столбец в таблицу Эксель“.
- Пишем название в самой верхней ячейке нового столбца.
- Выделяем ячейки группируемых столбцов (за исключением добавленного) и применяем функцию группировки.
- Ставим отметку напротив варианта “столбцы” и кликам OK.Примечание: как и в случае с группировкой строк, при выделении столбцов целиком на горизонтальной панели координат, группировка данных будет выполнена сразу, минуя промежуточное окно с выбором элементов.
- Задача успешно выполнена.
Примечание: как и в случае с группировкой строк, при выделении столбцов целиком на горизонтальной панели координат, группировка данных будет выполнена сразу, минуя промежуточное окно с выбором элементов.
Создаем многоуровневую группировку
Возможности программы позволяют выполнять как одноуровневые, так и многоуровневые группировки. Вот как это делается:
- В раскрытом состоянии главной группы, внутри которой планируется создать еще одну, выполняем действия, рассмотренные в разделах выше в зависимости от того, с чем мы работаем – со строками или столбцами.
- Таким образом, мы получили многоуровневую группировку.
Разгруппировываем данные
Когда ранее выполненная группировка столбцов или строк больше не нужна или требуется выполнить ее иначе, можно воспользоваться обратной функцией – “Разгруппировать”:
- Производим выделение сгруппированных элементов, после чего все в той же вкладке “Данные” в группе инструментов “Структура” выбираем команду “Разгруппировать”. Жмем именно по значку, а не по названию.
- В открывшемся окне ставим отметку напротив требуемого пункта (в нашем случае – “строки”) и нажимаем OK.
Примечание: в случае многоуровневой группировки или наличия нескольких групп данных, каждую из них необходимо расформировать отдельно. - Вот и все, что требовалось сделать.
Примечание: в случае многоуровневой группировки или наличия нескольких групп данных, каждую из них необходимо расформировать отдельно.
Заключение
Группировка данных выполняется в несколько кликов и не требует особых навыков в работе с программой, однако, данный прием позволяет существенно сэкономить время, когда приходится иметь дело с большим объемом информации. Это делает функцию одной из самых полезных и незаменимых в Excel.
Если у вас есть список данных, которые вы хотите сгруппировать и обобщить, вы можете создать структуру из восьми уровней. Каждый внутренний уровень, представленный более высоким числом в символы структуры, отображает детали для предыдущего внешнего уровня, представленного нижним числом в символах контура. Используйте структуру для быстрого отображения суммарных строк или столбцов или для отображения подробных данных для каждой группы. Вы можете создать структуру строк (как показано в примере ниже), структуру столбцов или структуру строк и столбцов.
|
|
1. Чтобы отобразить строки для уровня, щелкните соответствующий 2. Уровень 1 содержит сумму продаж по всем строкам с подробными данными. 3. Уровень 2 содержит сумму продаж по каждому месяцу в каждом регионе. 4. Уровень 3 содержит строки с подробными сведениями , в данном случае — строки с 17 по 20. 5. Чтобы развернуть или свернуть данные в структуре, щелкните символы |
контура.
и 
или нажмите ALT+SHIFT+=, чтобы развернуть, и ALT+SHIFT+-, чтобы свернуть.-
Убедитесь, что у каждого столбца данных, которые вы хотите структурировать, есть метка в первой строке (например, Регион), в каждом столбце содержатся одинаковые факты и что в диапазоне, который вы хотите структурировать, нет пустых строк или столбцов.
-
При этом сгруппленные строки с подробными данными могут иметь соответствующую итоговую строку — итоговую сумму. Чтобы создать их, сделайте следующее:
-
Вставка итоговых строк при помощи команды Промежуточные итоги
Используйте команду Итоги для вставки функции ПРОМЕЖУТОЧНЫЕ.ИТОГИ непосредственно под или над каждой группой строк с подробными данными и для автоматического создания многоуровневой структуры. Подробнее об использовании функции «Итоги» читайте в статье Функция ПРОМЕЖУТОЧНЫЕ.ИТОГИ.
-
Вставка собственных итоговых строк
Вставьте собственные итоговые строки с формулами непосредственно под или над каждой группой строк с подробными данными. Например, под (или над) строками данных о продажах за март и апрель используйте функцию СУММ, чтобы подсчитать промежуточные итоговые данные по продажам за эти месяцы. Этот пример показан в таблице далее в этой статье.
-
-
По умолчанию Excel ищет итоги в строках, которые они суммируют, но их можно создать над строками с подробными данными. Если вы создали итоги в строках под сведениями, переперейти к следующему шагу (шаг 4). Если вы создали итоговые строки над строками с подробными данными, на вкладке Данные в группе Структуру нажмите кнопку запуска диалогового окна.
Откроется Параметры диалоговое окно.
Затем в Параметры диалоговом окне Сводка сберегать строки под данными и нажмите кнопку ОК.
-
Структурируйте данные. Выполните одно из перечисленных ниже действий.
Автоматическое структурирование данных
-
Выберем ячейку в диапазоне ячеек, которые вы хотите контурить.
-
На вкладке Данные в группе Структура щелкните стрелку рядом с пунктом Группировать, а затем выберите пункт Создать структуру.
Структурирование данных вручную
-
Чтобы обозначить внешнюю группу (уровень 1), вы можете выбрать все строки, которые будут содержать внешние строки (например, строки с подробными данными и суммарные строки, если вы их добавили).
1. Первая строка содержит метки и не выбрана.
2. Поскольку это внешняя группа, выберем все строки с подытоговами и подробными сведениями.
3. Не выбирайте общий итог.
-
На вкладке Данные в группе Структура выберите Группировать. Затем в диалоговом окне Группа нажмите кнопку Строкии нажмите кнопку ОК.
Совет: Если вы выбрали целые строки, а не только ячейки, Excel группировать по строкам — диалоговое окно Группа даже не открывается.
Рядом с группой на экране появятся знаки структуры.
-
Или структурируйте внутреннюю вложенную группу — строки с данными для определенного раздела данных.
Примечание: Если вам не нужно создавать какие-либо внутренние группы, перешагнуть к шагу f ниже.
Для каждой внутренней вложенной группы выберите строки с подробными данными, соответствующие итоговой строке.
1. Можно создать несколько групп на каждом внутреннем уровне. Здесь два раздела уже сгруппировали на уровне 2.
2. Этот раздел выбран и готов к группировке.
3. Не выбирайте итоговую строку для групп данных.
-
На вкладке Данные в группе Структура выберите Группировать.
Затем в диалоговом окне Группа нажмите кнопку Строкии нажмите кнопку ОК. Рядом с группой на экране появятся знаки структуры.
Совет: Если вы выбрали целые строки, а не только ячейки, Excel группировать по строкам — диалоговое окно Группа даже не открывается.
-
Продолжайте выделение и группировку внутренних строк до тех пор, пока не будут созданы все необходимые уровни структуры.
-
Чтобы разгруппировать строки, выделите их, а затем на вкладке Данные в группе Структура выберите команду Разгруппировать.
Вы также можете разгруппировать разделы в структуре, не удаляя весь уровень. Удерживая нажатой кнопку мыши
или для группы, а затем на вкладке Данные в группе Структуру нажмите кнопку Разгруппировать.Важно: Если во время разгруппировки структуры подробные данные скрыты, строки с подробными данными могут также не отображаться. Для отображения данных перетащите указатель через номера видимых строк рядом со скрытыми строками. Затем на вкладке Главная в группе Ячейки нажмите кнопку Формат ,выберите пункт Скрыть & Открыть и нажмите кнопку Открыть строки.
-
-
Убедитесь в том, что в первом столбце каждой строки данных, для которых требуется создать структуру, имеется заголовок, что каждая строка содержит данные одного типа и что в диапазоне данных отсутствуют пустые строки или столбцы.
-
Вставьте собственные итоговые столбцы с формулами непосредственно справа или слева от каждой группы строк с подробными данными. В таблице, приведенной в шаге 4, показан пример.
Примечание: Для структурирования данных по столбцам обязательно наличие итоговых столбцов с формулами, которые ссылаются на ячейки в каждом из столбцов с подробными данными этой группы.
-
Если сводный столбец находится слева от столбцов с подробными данными, на вкладке Данные в группе Структуру нажмите кнопку запуска диалогового окна.
Откроется Параметры диалоговое окно.
Затем в Параметры диалоговом окне Сводка, чтобы отбирать столбцы итогов справа от подробных деталей, и нажмите кнопку ОК.
-
Чтобы структурировать данные, выполните одно из перечисленных ниже действий.
Автоматическое структурирование данных
-
Выделите ячейку в диапазоне.
-
На вкладке Данные в группе Структура щелкните стрелку под пунктом Группировать, а затем выберите Создать структуру.
Структурирование данных вручную
-
Чтобы обозначить внешнюю группу (уровень 1), выберем все подчиненные итоги столбцов, а также связанные с ними подробные данные.
1. Столбец A содержит метки.
2. Выберем все столбцы с подробными и подытвами. Обратите внимание, что если не выбрать столбцы целиком, при нажатии кнопки Группировать (на вкладке Данные в группе Структуру) откроется диалоговое окно Группа с запросом на выбор строк или столбцов.
3. Не выбирайте столбец общего итога.
-
На вкладке Данные в группе Структура выберите Группировать.
Над группой появится символ контура.
-
Чтобы обозначить внутреннюю вложенную группу столбцов с подробными данными (уровень 2 или более высокий), вы можете выбрать столбцы с подробными данными, смежные со столбцом, который содержит сводный столбец.
1. Можно создать несколько групп на каждом внутреннем уровне. Здесь два раздела уже сгруппировали на уровне 2.
2. Эти столбцы будут выбраны и готовы к группировке. Обратите внимание, что если не выбрать столбцы целиком, при нажатии кнопки Группировать (на вкладке Данные в группе Структуру) откроется диалоговое окно Группа с запросом на выбор строк или столбцов.
3. Не выбирайте суммарный столбец для групп данных, которые вы группируете.
-
На вкладке Данные в группе Структура выберите Группировать.
Рядом с группой на экране появятся знаки структуры.
-
-
Продолжайте выделение и группировку внутренних столбцов до тех пор, пока не будут созданы все необходимые уровни структуры.
-
Для разгруппировки столбцов выделите необходимые столбцы, а затем на вкладке Данные в группе Структура нажмите кнопку Разгруппировать.
Вы также можете разгруппировать разделы в структуре, не удаляя весь уровень. Удерживая нажатой кнопку мыши 
или 
для группы, а затем на вкладке Данные в группе Структуру нажмите кнопку Разгруппировать.
Если во время разгруппировки структуры подробные данные скрыты, столбцы с подробными данными могут также не отображаться. Для отображения данных перетащите указатель через номера видимых столбцов рядом со скрытыми столбцами. На вкладке Главная в группе Ячейки нажмите кнопку Формат, выберите пункт Скрыть или отобразить, а затем нажмите кнопку Отображение столбцов
-
Если символы контура
, и не отображаются, перейдите в раздел Файл > Параметры > Дополнительные параметры ,а затем в разделе Показать параметры для этого таблицы, выберите показывать символы контура, если она применяется, и нажмите кнопку ОК. -
Выполните одно или несколько из указанных ниже действий.
-
Отображение или скрытие подробных данных для группы
Чтобы отобразить подробные данные в группе, нажмите кнопку
или нажмите клавиши ALT+SHIFT+=. -
Чтобы скрыть подробные данные для группы, нажмите кнопку
или нажмите клавиши ALT+SHIFT+-. -
Развертывание или свертывание структуры до определенного уровня
В
символы контура щелкните номер нужного уровня. Подробные данные более низких уровней будут скрыты.Например, если в структуре четыре уровня, можно скрыть четвертый уровень, нажав кнопку
, при этом оставшиеся три уровня будут отображаться. -
Отображение или скрытие всех структурированных данных
Чтобы показать все подробные данные, щелкните нижний уровень в
структуре. Например, если в структуре три уровня, нажмите . -
Чтобы скрыть все подробные данные, нажмите
.
-
, при этом оставшиеся три уровня будут отображаться.
.Для строк со структурой в Microsoft Excel используются такие стили, как RowLevel_1 и RowLevel_2. Для столбцов со структурой Excel такие стили, как ColLevel_1 и ColLevel_2. В этих стилях используются полужирный шрифт, выделить строки или столбцы итогов в данных в виде полужирного наличения и выделиться наряду с другими текстовыми форматами. Изменяя способ определения каждого из этих стилей, можно применять различные форматы текста и ячеок для настройки внешнего вида контура. Стиль можно применить к структуре как при создании, так и после ее создания.
Выполните одно или несколько из указанных ниже действий.
Автоматическое применение стиля к новым строкам или столбцам итогов
-
На вкладке Данные в группе Структуру нажмите кнопку запуска диалогового окна.
Откроется Параметры диалоговое окно.
-
Установите флажок Автоматические стили.
Назначение стиля существующей итоговой строке или столбцу
-
Вы выберите ячейки, к которым вы хотите применить стиль.
-
На вкладке Данные в группе Структуру нажмите кнопку запуска диалогового окна.
Откроется Параметры диалоговое окно.
-
Выберите автоматические стили и нажмите кнопку Применить стили.
Для форматирования структурированных данных также можно применять автоформаты.
-
Если символы контура
, и не отображаются, перейдите в раздел Файл > Параметры > Дополнительные параметры , а затем в разделе Показать параметры для этого таблицы, выберите показывать символы контура при применении контура. -
Используйте символы
, и , чтобы скрыть подробные данные, которые не нужно копировать.Подробную информацию см. в разделе Отображение и скрытие структурированных данных.
-
Выделите диапазон итоговых строк.
-
На вкладке Главная в группе Редактирование нажмите кнопку Найти и выделить, а затем выберите команду Перейти.
-
Нажмите кнопку Выделить группу ячеек.
-
Выберите пункт только видимые ячейки.
-
Нажмите кнопку ОК, а затем скопируйте данные.
Примечание: При скрытии или удалении структуры удаления данных не происходит.
Скрытие многоуровневой структуры
-
Перейдите в раздел Параметры > файла > Дополнительные параметры, а затем в разделе Показать параметры для этого таблицы, а затем в разделе Показать символы контура при применении контура, если она применена.
Удаление многоуровневой структуры
-
Выберите лист.
-
На вкладке Данные в группе Структура щелкните Разгруппировать, а затем выберите пункт Удалить структуру.
Важно: Если во время удаления многоуровневой структуры подробные данные скрыты, то строки или столбцы с подробными данными могут также не отображаться. Для просмотра данных выделите номера или буквы видимых соседних строк или столбцов соответственно. На вкладке Главная в группе Ячейки нажмите кнопку Формат, выберите пункт Скрыть или отобразить, а затем нажмите кнопку Отобразить строки или кнопку Отображение столбцов.
Рассмотрим ситуацию, когда требуется создать итоговый отчет, содержащий только итоговые данные и диаграмму итогов. Для этого можно выполнить действия, указанные ниже.
-
Создание сводного отчета
-
Структурируйте данные.
Подробнее читайте в разделе Создание многоуровневой структуры из строк или Создание многоуровневой структуры из столбцов.
-
Чтобы скрыть подробности, щелкните символы структуры
, и , чтобы показать только итоги, как показано в следующем примере структуры строки:
-
Подробную информацию см. в разделе Отображение и скрытие структурированных данных.
-
-
Диаграмма сводного отчета
-
Выделите итоговые данные, которые требуется представить в виде диаграммы.
Например, чтобы отобрать на диаграмме только итоговые диаграммы «Гюмень» и «Егорослав», но не общие итоги, выберем ячейки с A1 по C19, как показано в примере выше.
-
Нажмите кнопку > диаграммы >рекомендуемые диаграммы , затем перейдите на вкладку Все диаграммы и выберите тип диаграммы.
Например, если выбран параметр Гограмма с кластером, диаграмма будет выглядеть так:
При отображении или скрытии данных в структурированном списке эти изменения отображаются и на диаграмме.
-
Строки и столбцы в структуре можно сгруппить в Excel в Интернете.
Примечание: Хотя к данным можно добавлять итоги строк или столбцов (с помощью таких функций, как СУММ или ИТОГИ), нельзя применять стили и устанавливать положение для суммарных строк и столбцов в Excel в Интернете.
Создание контура строк или столбцов
|
|
|
|
Контур строк в Excel Online
|
Контур столбцов в Excel Online
|
-
Убедитесь, что у каждого столбца (или строки) данных, которые вы хотите структурировать, есть метка в первой строке (или столбце), в каждом столбце (или строке) содержатся одинаковые факты и что в диапазоне нет пустых строк или столбцов.
-
Выберем данные (включая все итоги строк или столбцов).
-
На вкладке Данные в группе Структуру нажмите кнопку Групповая > строки или Столбцы группы.
-
При желании, если требуется структурная внутренняя вложенная группа, выберем строки или столбцы в диапазоне данных и повторите шаг 3.
-
Продолжайте выбор и группировку внутренних строк или столбцов, пока не будут созданы все нужные уровни в структуре.
Разгруппировка строк или столбцов
-
Чтобы разгруппировать строки или столбцы, на вкладке Данные в группе Структуру нажмите кнопку Разгруппировать и выберите Разгруппировать строки или Разгруппировать столбцы.
Отображение и скрытие структурированных данных
Выполните одно или несколько из указанных ниже действий.
Отображение или скрытие подробных данных для группы
-
Чтобы отобразить подробные данные в группе, щелкните ее
или нажмите ALT+SHIFT+=. -
Чтобы скрыть подробные данные для группы, щелкните ее
или нажмите ALT+SHIFT+-.
Развертывание или свертывание структуры до определенного уровня
-
В
символы контура щелкните номер нужного уровня. Подробные данные более низких уровней будут скрыты. -
Например, если в структуре четыре уровня, можно скрыть четвертый уровень, нажав кнопку
, при этом оставшиеся три уровня будут отображаться.
Отображение или скрытие всех структурированных данных
-
Чтобы показать все подробные данные, щелкните нижний уровень в
структуре. Например, если в структуре три уровня, нажмите . -
Чтобы скрыть все подробные данные, нажмите
.
Дополнительные сведения
Вы всегда можете задать вопрос специалисту Excel Tech Community или попросить помощи в сообществе Answers community.
См. также
Группировка и отмена группировки данных в сводной таблице
Skip to content
В руководстве описываются различные методы быстрого объединения двух или нескольких ячеек в Excel без потери данных.
В таблицах Эксель вам часто может потребоваться соединить две или более ячейки в одну большую. Например, это может быть полезно для лучшего представления данных. В других случаях может оказаться слишком много содержимого для отображения в одной клетке таблицы, и вы решите соединить ее с соседними пустыми.
Какова бы ни была причина, слияние ячеек в Excel не такая простая вещь, как может показаться. Если по крайней мере две из них, которые вы пытаетесь объединить, содержат данные, то стандартная функция слияния сохранит только значение левой верхней и уничтожит данные в остальных.
Но есть ли способ объединить ячейки в Эксель без потери данных? Конечно, есть.
Об этом, а также о других особенностях и способах объединения ячеек, строк и столбцов в Excel мы поговорим далее:
- Инструмент «Слияние и центрирование»
- Ограничения и особенности встроенных инструментов объединения
- Как объединить ячейки в Excel без потери данных
- Объединение столбцов без потери данных
- Превращаем несколько столбцов в один через Блокнот
- Как быстро найти объединенные ячейки
- Альтернативы объединению ячеек
- Надстройка Merge Cells — способ объединения ячеек, столбцов или строк в Excel без формул
Функция слияния и центрирования.
Самый быстрый и простой способ соединить две или более ячеек в Excel — использовать встроенную опцию «Объединить и центрировать». Весь процесс занимает всего 2 быстрых шага:
- Выделите диапазон, который хотите объединить.
- На вкладке » Главная» щелкните
В этом примере у нас есть список фруктов в A2, и мы хотим его собрать воедино с парой пустых ячеек справа (B2 и C2), чтобы создать одну большую, в которой уместится весь список.
После того, как вы нажмете кнопку, A2,B2 и C2 превратятся в одну, а текст будет центрирован, как на этом скриншоте:
Другие стандартные способы, предлагаемые Excel.
Чтобы получить доступ к еще нескольким параметрам интегрирования, предоставляемым Excel, щелкните маленькую стрелку раскрывающегося списка рядом с кнопкой
и выберите нужный вариант из раскрывающегося меню:
Объединить по строкам — соединить выделенные ячейки в каждой строке отдельно:
Объединить ячейки — слить выбранные в одну без центрирования текста. Текст по умолчанию будет выровнен по левому краю, число – по правому.
Примечание. Чтобы изменить выравнивание текста после слияния, просто выберите желаемое выравнивание на вкладке «Главная».
И еще хороший способ слияния ячеек – через контекстное меню. Выделите курсором подходящую область, щелкните правой кнопкой мыши, после чего выберите из списка «Формат ячеек».
В появившемся окне выбираем пункт «Выравнивание» и ставим галочку возле «Объединение ячеек». Здесь также можно установить и другие параметры: перенос текста по словам, автоподбор ширины, горизонтальная и вертикальная ориентация текста, различные варианты выравнивания. После того как всё выставлено, жмем «OK».
Думаю, вы помните, что окно форматирования можно также вызвать комбинацией клавиш CTRL + 1.
Ограничения и особенности встроенных инструментов объединения.
При использовании встроенных функций Excel для слияния ячеек следует помнить о нескольких вещах:
- Убедитесь, что все данные, которые вы хотите видеть, введены в крайнюю левую ячейку выбранного диапазона. Ведь сохранится только содержимое левой верхней клетки, данные во всех остальных будут удалены. Если вы хотите интегрировать вместе две или более ячеек с данными в них, ознакомьтесь со следующим разделом чуть ниже.
- Если кнопка неактивна, скорее всего программа находится в режиме редактирования. Нажмите клавишу Enter, чтобы закончить редактирование, а затем попробуйте выполнить слияние.
- Никакой из стандартных вариантов соединения не работает для данных в таблице Excel. Сначала вам нужно преобразовать таблицу в обычный диапазон. Для этого щелкните таблицу правой кнопкой мыши и выберите в контекстном меню Таблица > Преобразовать в диапазон. А вот затем уже действуйте по инструкции.
Как объединить ячейки в Excel без потери данных
Как уже упоминалось, стандартные функции слияния сохраняют содержимое только верхней левой позиции. И хотя Microsoft внесла в последние версии программы довольно много улучшений, функция слияния, похоже, ускользнула от их внимания. И это критическое ограничение сохраняется даже в Excel 2016 и 2019. Ну, там, где нет очевидного способа, есть обходной путь 
Метод 1. Объединенные ячейки в одном столбце (функция «Выровнять»)
Это быстрый и простой метод соединения без потери информации. Однако для этого требуется, чтобы все соединяемые данные находились в одной области в одном столбце.
- Выделите все клетки таблицы, которые хотите объединить.
- Сделайте столбец достаточно широким, чтобы вместить всё содержимое.
- На вкладке «Главная » используйте « Заполнить» > «Выровнять» >. При этом все содержимое переместится на самый верх диапазона.
- Выберите стиль выравнивания в зависимости от того, хотите ли вы видеть итоговый текст по центру или же нет.
Если получившиеся значения распределяются по двум или более строкам, сделайте столбец немного шире.
Этот метод слияния прост в использовании, однако он имеет ряд ограничений:
- Вы можете объединять только в одной колонке.
- Он работает только для текста, числовые значения или формулы не могут быть обработаны таким образом.
- Это не работает, если между объединяемыми попадаются пустые ячейки.
Метод 2. Используйте функцию СЦЕПИТЬ
Пользователям, которым удобнее пользоваться формулами, может понравиться этот способ создать объединенные ячейки в Excel. Вы можете использовать функцию СЦЕПИТЬ или оператор &, чтобы сначала объединить значения, а затем при необходимости соединить и сами ячейки.
Предположим, вы хотите соединить A2 и B2. И там, и там имеются данные. Чтобы не потерять информацию во время слияния, можно использовать любое из следующих выражений:
=СЦЕПИТЬ(A2;» «;B2)
=A2&» «&B2
Формулу мы запишем в D2. И теперь у нас уже целых 3 позиции: две исходных и одна объединённая. Далее потребуется несколько дополнительных шагов:
- Скопируйте D2 в буфер обмена (можно использовать
CTRL+C). - Вставьте скопированное значение в верхнюю левую позицию диапазона, который вы хотите объединить (в A2). Для этого щелкните ее правой кнопкой мыши и выберите «Специальная вставка»> «Значения» в контекстном меню.
- Теперь можно удалить содержимое B2 и D2 — нам оно больше не понадобится, только мешать будет.
- Выделите позиции, которые вы хотите соединить (A2 и B2), и затем — .
Аналогичным образом вы можете соединить и несколько ячеек. Только формула СЦЕПИТЬ в этом случае будет немного длиннее. Преимущество этого подхода в том, что вы можете использовать разные разделители в одном выражении, например:
=СЦЕПИТЬ(A2; «: «; B2; «, «; C2)
Вы можете найти больше примеров как получить объединенные ячейки в Excel в этом руководстве — СЦЕПИТЬ в Excel: как объединить текстовые строки, ячейки и столбцы .
Как объединить столбцы без потери данных?
Предположим, у вас есть информация о клиентах, где в первом столбце записана фамилия, а во втором – имя. Вы хотите объединить их, чтобы фамилия и имя были записаны вместе.
Используем такой же подход с использованием формул, который мы только что рассмотрели выше.
- Вставьте новый столбец в вашу таблицу. Поместите указатель мыши в заголовок столбца (в нашем случае это D), затем щелкните правой кнопкой мыши и выберите «Вставить» из контекстного меню. Назовем только его «Полное имя».
- В D2 запишите следующее: =СЦЕПИТЬ(B2;» «;C2)
B2 и C2 — это фамилия и имя соответственно. Обратите внимание, что здесь добавлен еще пробел между кавычками. Это разделитель, который будет вставлен между объединенными именами. Вы можете использовать любой другой символ в качестве разделителя, например, запятую.
Аналогичным образом вы можете слить вместе данные из нескольких ячеек в одну, используя любой разделитель по вашему выбору. Например, вы можете соединить адреса из трех столбиков (улица, город, почтовый индекс) в один.
- Скопируйте формулу во все остальные позиции колонки Полное имя.
- Мы объединили имена и фамилии, но это все еще формула. Если мы удалим Имя и/или Фамилию, соответствующие соединенные данные также исчезнут.
- Поэтому нужно преобразовать её в значение, чтобы мы могли удалить ненужное из нашего листа. Выделите все заполненные клетки в нашем новом столбце (выберите первую из них и примените комбинацию клавиш
Ctrl+Shift+↓). - Скопируйте выделенный фрагмент в буфер обмена (
Ctrl+CилиCtrl+Ins, в зависимости от того, что вы предпочитаете), затем щелкните правой кнопкой мыши в любом месте этого же фрагмента («Полное имя») и выберите «Специальная вставка» из контекстного меню. Установите переключатель «Значения» и нажмите кнопку «ОК». - Удалите колонки «Имя» и «Фамилия», которые уже больше не нужны. Щелкните заголовок B, нажмите и удерживайте
Ctrlи щелкните заголовок C (альтернативный способ — выбрать любую клетку на B, нажатьCtrl+Пробелчтобы выделить его целиком, затем —Ctrl+Shift+→для выбора C).
После этого кликните правой кнопкой мыши любой из отмеченных столбцов и выберите «Удалить» в контекстном меню.
Отлично, мы объединили имена из двух столбцов в один!
Хотя на это потребовалось довольно много сил и времени 
Превращаем несколько столбцов в один через Блокнот.
Этот способ быстрее, чем предыдущий, он не требует формул, но подходит только для объединения соседних колонок и использования одного и того же разделителя для всех данных.
Вот пример: мы хотим слить вместе 2 колонки с именами и фамилиями.
- Выберите исходные данные: нажмите B1, далее
Shift+→чтобы выбрать C1 , затем —Ctrl+Shift+↓, чтобы выделить все с имена и фамилии. - Скопируйте данные в буфер обмена (
Ctrl+CилиCtrl+Ins). - Откройте Блокнот: Пуск -> Все программы -> Стандартные -> Блокнот.
- Вставьте данные из буфера обмена в Блокнот (
Ctrl+VилиShift+Ins)
5. Скопируйте символ табуляции в буфер обмена. Для этого нажмите Tab вправо в Блокноте. Курсор переместится вправо. Выделите мышкой эту табуляцию. Затем перенесите ее в буфер обмена при помощи Ctrl + X.
6. Замените символы табуляции в Блокноте на нужный разделитель.
Вам нужна комбинация Ctrl + H, чтобы открыть диалоговое окно «Заменить», вставьте символ табуляции из буфера обмена в поле «Что». Введите разделитель, например, пробел, запятая и т.д. в поле «Чем». Затем жмем кнопку «Заменить все». Закрываем.
- Нажмите Ctr + A, чтобы выделить весь текст в Блокноте, затем —
Ctrl+C, чтобы скопировать в буфер обмена. - Вернитесь к листу Excel (можно при помощи
Alt+Tab), выберите только B1 и вставьте текст из буфера обмена в свою таблицу. - Переименуйте столбец B в «Полное имя» и удалите «Фамилия».
Здесь больше шагов, чем в предыдущем варианте, но попробуйте сами — этот способ быстрее.
Как быстро найти объединенные ячейки
Чтобы найти такие области, выполните следующие действия:
- Нажмите Ctrl + F, чтобы открыть диалоговое окно «Найти и заменить», или найдите на ленте «Найти и выделить» > « Найти» .
- На вкладке «Найти » щелкните Параметры > Формат .
- На вкладке «Выравнивание» выберите поле «Объединить ячейки» и нажмите кнопку «ОК» .
- Наконец, жмём «Найти далее», чтобы перейти к следующей объединенной ячейке, либо «Найти все», чтобы найти их все на листе. Если вы выберете последнее, Microsoft Excel отобразит список всех найденных объединений и позволит вам перемещаться между ними, указывая одну из них в этом списке:
Как разделить ячейки в Excel
Если вы передумали сразу после слияния ячеек, вы можете быстро отменить это. Поможет комбинация Ctrl + Z или кнопка «Отменить» на панели быстрого доступа.
Чтобы разделить обратно ранее объединенную ячейку, выберите ее и кликните или щелкните маленькую стрелку рядом с этой кнопкой и выберите «Отменить…» :
После этого все содержимое появится в верхней левой ячейке. Остальные будут пустыми.
Альтернативы объединению ячеек.
Само собой разумеется, что такие ячейки могут помочь представить информацию в ваших таблицах лучше и осмысленнее … но они порождают множество неприятных побочных эффектов, о которых вы, возможно, даже не подозреваете. Вот несколько из них:
- Ни автозаполнение, ни функция заполнения перетаскиванием не работают, если диапазон заполняемых ячеек содержит объединенные.
- Вы не сможете преобразовать в таблицу Excel диапазон, содержащий такие ячейки.
- Вы не сможете создать на основе этих данных сводную таблицу.
- Невозможно отсортировать колонки, содержащие как объединенные, так и обычные ячейки.
- Если вы пользуетесь «горячими» клавишами для навигации, например переходите в начало или конец таблицы путем сочетания клавиш Ctrl + стрелка вверх или вниз, то теперь такое не получится. Курсор будет «упираться» в объединенные ячейки.
- Если вы выделяете столбцы (или строки) с помощью горячих клавиш Ctrl (Shift) + Пробел, то теперь вы не сможете выделить один столбец (или строку).
- Не получится воспользоваться автоматическим выравниванием ширины и высоты. Например, если вы соединили A1 и B1, то автоматическое выравнивание ширины столбца A теперь работать не будет.
Итак, я бы посоветовал дважды подумать перед слиянием ячеек в Экселе и делать это только тогда, когда это действительно необходимо для презентации или аналогичных целей, например, для центрирования заголовка таблицы по всей таблице.
Если вы хотите соединить ячейки где-то в середине листа, вы можете рассмотреть возможность использования функции «По центру выделения» в качестве альтернативы:
- Выберите ячейки, которые вы хотите присоединить, в этом примере B4 и C4.
- Используйте
Ctrl+1, чтобы открыть окно форматирования. - Перейдите на вкладку «Выравнивание» и активируйте опцию «По центру выделения» в раскрывающемся списке «По горизонтали» , а затем — «ОК».
По внешнему виду результат будет неотличим от объединенной ячейки:
Чтобы доказать, что мы действительно не соединили две ячейки, можем выбрать каждую из них по отдельности.
Надстройка Merge Cells — способ объединения ячеек, столбцов или строк в Excel без формул
С помощью надстройки Merge Cells, входящей в Ultimate Suite for Excel , вы можете быстро и эффективно выполнить следующие действия:
- Объединить несколько ячеек в одну без потери данных.
- Объединить значения нескольких ячеек в одну и разделить их любым разделителем по вашему выбору.
Инструмент объединения ячеек работает со всеми версиями Excel и может объединять все типы данных, включая текст, числа, даты и специальные символы. Два его ключевых преимущества — простота и скорость. Любое объединение выполняется всего за пару кликов. А теперь позвольте мне показать вам это в действии.
Объединить значения нескольких ячеек в одну ячейку
Чтобы объединить содержимое нескольких ячеек, вы выбираете в меню “Merge cells into One”, указываете диапазон для объединения и устанавливаете следующие параметры:
- Объединять ячейки в одну;
- Выберите нужный разделитель в выпадающем списке «Разделять значения с помощью», в данном примере это запятая и пробел;
- Выбирайте, где вы хотите разместить результат, а главное
- Снимите флажок «Merge all areas in selection». Именно этот параметр определяет, объединяются ли ячейки вместе с их значениями или значения объединяются в указанной ячейке.
Как видите, мы объединили содержимое шести ячеек, пропустив две пустые из них. В качестве разделителей использовали запятую с пробелом после нее. Стандартными средствами Excel это сделать не получится, а написание формулы займет достаточно много времени. А здесь нам понадобилась всего пара кликов мышкой.
Как объединить столбцы построчно
Чтобы объединить два или более столбца, вы настраиваете параметры слияния ячеек аналогичным образом, но выбираете столбцы (Columns into One) в разделе «Что объединить (How to merge)»:
На рисунке выше вы видите пример такого объединения. В качестве разделителей вновь использеум запятую с пробелом, объединяем содержимое всех столбцов в крайний левый построчно. Рекомендую не забыть устанавливать автоматический перенос текста, чтобы не пришлось делать результирующий столбец сликом широким, дабы уместить в нем все результаты.
Соединение строк столбец за столбцом
Чтобы объединить данные построчно, столбец за столбцом, вы выбираете объединение строк (Rows into One), указываете нужный разделитель нужный разделитель (перенос строки в этом примере), настраиваете другие параметры так, как это необходимо, и нажимаете кнопку «Объединить (Merge)». Результат может выглядеть примерно так:
Чтобы проверить, как надстройка Merge Cells справится с вашими наборами данных, вы можете использовать приведенную ниже ссылку, чтобы загрузить полнофункциональную пробную версию Ultimate Suite.
Мы рассказали вам про объединение ячеек в Excel без потери данных. Надеюсь, эта информация оказалась полезной для ваших повседневных задач. Благодарю вас за чтение и надеюсь еще увидеть в нашем блоге.
Также статьи по теме:
Формат времени в Excel — Вы узнаете об особенностях формата времени Excel, как записать его в часах, минутах или секундах, как перевести в число или текст, а также о том, как добавить время с помощью… 
Как сделать диаграмму Ганта — Думаю, каждый пользователь Excel знает, что такое диаграмма и как ее создать. Однако один вид графиков остается достаточно сложным для многих — это диаграмма Ганта. В этом кратком руководстве я постараюсь показать… 
Как сделать автозаполнение в Excel — В этой статье рассматривается функция автозаполнения Excel. Вы узнаете, как заполнять ряды чисел, дат и других данных, создавать и использовать настраиваемые списки в Excel. Эта статья также позволяет вам убедиться, что вы… 
Быстрое удаление пустых столбцов в Excel — В этом руководстве вы узнаете, как можно легко удалить пустые столбцы в Excel с помощью макроса, формулы и даже простым нажатием кнопки. Как бы банально это ни звучало, удаление пустых… 
Как быстро объединить несколько файлов Excel — Мы рассмотрим три способа объединения файлов Excel в один: путем копирования листов, запуска макроса VBA и использования инструмента «Копировать рабочие листы» из надстройки Ultimate Suite. Намного проще обрабатывать данные в…