Как в excel автоматизировать расчеты

Последнее десятилетие компьютер в бухгалтерии стал просто незаменимым инструментом. При этом его применение разнопланово. В первую очередь это, конечно, использование бухгалтерской программы. На сегодняшний день разработано довольно много программных средств, как специализированных («1С», «Инфо-Бухгалтер», «БЭСТ» и т. д.), так и универсальных, подобно Microsoft Office. На работе, да и в быту часто приходится делать массу различных расчётов, вести многострочные таблицы с числовой и текстовой информацией, проделывая с данными всяческие вычисления, выводя на печать варианты. Для решения ряда экономических и финансовых задач целесообразно использовать многочисленные возможности электронных таблиц. Рассмотрим в этой связи вычислительные функции MS Excel.

Владимир СЕРОВ, к. п. н., Ольга ТИТОВА

Источник: Журнал «Бухгалтер и Компьютер» №4 2004г.

Как и любая другая электронная таблица, MS Excel предназначен прежде всего для автоматизации расчётов, которые обычно производят на листке бумаги или с помощью калькулятора. На практике в профессиональной деятельности встречаются довольно сложные расчёты. Именно поэтому мы подробнее поговорим о том, как Excel помогает нам автоматизировать их выполнение.

Для обозначения какого-либо действия, например сложения, вычитания и т. п., в формулах применяются операторы.

Все операторы делятся на несколько групп (см. таблицу).

Арифметические операторы используются для обозначения основных математических операций над числами. Результатом выполнения арифметической операции всегда является число. Операторы сравнения используются для обозначения операций сравнения двух чисел. Результатом выполнения операции сравнения является логическое значение ИСТИНА или ЛОЖЬ.

Для выполнения вычислений в программе Excel используются формулы. С помощью формул можно, например, складывать, умножать и сравнивать данные таблиц, т. е. формулами следует пользоваться, когда необходимо ввести в ячейку листа (автоматически рассчитать) вычисляемое значение. Ввод формулы начинается с символа “=” (знак равенства). Именно этим знаком отличается ввод формул от ввода текста или простого числового значения.

При вводе формул можно применять обычные числовые и текстовые значения. Напомним, что числовые значения могут содержать только цифры от 0 до 9 и специальные символы: (плюс, минус, косая черта, круглые скобки, точка, запятая, знаки процента и доллара). Текстовые значения могут содержать любые символы. Необходимо отметить, что используемые в формулах текстовые выражения должны заключаться в двойные кавычки, например “константа1”. Кроме того, в формулах можно использовать ссылки на ячейки (в том числе в виде имён) и многочисленные функции, которые соединяются между собой операторами.

Ссылки представляют собой включаемые в формулу адреса ячеек или диапазоны ячеек. Ссылки на ячейки задаются обычным образом, т. е. в виде A1, B1, C1. Например, для того, чтобы получить в ячейке A3 сумму ячеек A1 и A2, в неё достаточно ввести формулу =A1+A2 (рис. 1).

При вводе формулы ссылки на ячейки могут символ за символом непосредственно набираться с клавиатуры на латинице, но чаще намного проще указывать их с помощью мыши. Например, чтобы ввести формулу =A1+B2, нужно выполнить следующие действия:

• выделить ячейку, в которую нужно ввести формулу;

• начать ввод формулы, нажав клавишу “=” (равно);

• щёлкнуть мышью на ячейке A1;

• ввести символ “+”;

• щёлкнуть мышью на ячейке B2;

• закончить ввод формулы, нажав клавишу Enter.

Аналогично можно указывать ссылки на диапазоны ячеек, выделяя их при вводе формулы с помощью мыши или клавиатуры.

Диапазон ячеек представляет собой некоторую прямоугольную область рабочего листа и однозначно определяется адресами ячеек, расположенными в противоположных углах диапазона. Разделённые символом “:” (двоеточие), эти две координаты составляют адрес диапазона. Например, чтобы получить сумму значений ячеек диапазона C3:D7, используйте формулу =СУММ(C3:D7).

В частном случае, когда диапазон состоит целиком из нескольких столбцов, например от В до D, его адрес записывается в виде В:D. Аналогично если диапазон целиком состоит из строк с 6-й по 15-ю, то он имеет адрес 6:15. Кроме того, при записи формул можно использовать объединение нескольких диапазонов или ячеек, разделяя их символом “;” (точка с запятой), например C3:D7; E5;F3:G7.

Редактирование уже введённой формулы можно сделать несколькими способами:

• двойным щелчком левой кнопки мыши на ячейке, чтобы корректировать формулу непосредственно в этой ячейке;

• выбрать ячейку и нажать клавишу F2 (рис. 2);

• выбрать ячейку, переместив курсор в строку формул, щёлкнуть левой кнопки мыши.

В результате программа перейдёт в режим редактирования, в процессе которого можно вносить в формулу необходимые изменения.

Как и при вводе формул, ссылки на ячейки можно править или непосредственно с клавиатуры, или путём наведения мыши на нужный диапазон данных.

При заполнении таблицы принято задавать расчётные формулы только для “первой” (начальной) строки или “первого” (начального) столбца, а остальную часть таблицы заполнять формулами с помощью режимов копирования или заполнения. Прекрасный результат даёт применение автокопирования формул с помощью автозаполнителя.

Напомним, как правильно осуществить режим копирования. Здесь могут быть различные варианты (и проблемы тоже).

Необходимо иметь в виду, что при копировании происходит транспонирование адресов. При копировании формулы из одной ячейки в другую Excel по-разному реагирует на формулы с относительными и абсолютными ссылками. Для относительных Excel по умолчанию производит транспонирование адресов, в зависимости от позиции ячейки, в которую копируется формула.

Например, вам нужно складывать построчно значения столбцов А и В (рис. и поместить результат в столбец С. Если вы копируете формулу =А2+В2 из ячейки С2 в ячейку С3* (и далее вниз по С), то Excel сам преобразует адреса формулы соответственно как =А3+В3 (и т. д.). Но если вам нужно поместить формулу, скажем, из С2 в ячейку D4, то формула уже будет выглядеть как =В4+С4 (вместо нужной =А4+В4), и соответственно результат вычислений будет неправильным! Иными словами, обратите особое внимание на процесс копирования и при необходимости вручную корректируйте формулы. Кстати, само копирование из С2 в С3 делается следующим образом:

1) выбираем ячейку С2, из которой нужно скопировать формулу;

2) нажимаем кнопку “Копировать” на панели инструментов, или клавиши Ctrl+C, или выбираем в меню “Правка ® Копировать”;

3) выбираем ячейку С3, в которую будем копировать формулу;

4) нажимаем кнопку “Вставить” на панели инструментов, или клавиши Ctrl+V, или через меню “Правка ® Вставить” с нажатием Enter.

Рассмотрим режим автозаполнения. Если необходимо перенести (скопировать) формулу в несколько ячеек (например, в С3:С5) вниз по столбцу, то это удобнее и проще сделать так: повторить предыдущую последовательность действий до пункта 3 выбора ячейки С3, далее курсор мыши подвести к начальной ячейке диапазона (С3), нажать левую кнопку мыши и, не отпуская её, протащить ниже до требуемой последней ячейки диапазона. В нашем случае это ячейка С5. Затем отпускаем левую кнопку мыши, переводим курсор на кнопку “Вставить” панели инструментов и нажимаем её, а потом Enter. Excel сам преобразует адреса формул в выделенном нами диапазоне по соответствующим адресам строк.

Иногда возникает необходимость скопировать только числовое значение ячейки (диапазона ячеек). Для этого нужно проделать следующее:

1) выбрать ячейку (диапазон), из которой нужно скопировать данные;

2) нажать кнопку “Копировать” на панели инструментов или выбрать в меню “Правка ® Копировать”;

3) выбрать ячейку (левую верхнюю нового диапазона), в которую будут копироваться данные;

4) выбрать в меню “Правка ® Специальная вставка” и нажать Enter.

При копировании формул компьютер сразу производит расчёты по ним, выдавая, таким образом, быстрый и наглядный результат.

:: Функции в Excel

Функции в Excel в значительной степени облегчают проведение расчётов и взаимодействие с электронными таблицами. Наиболее часто применяется функция суммирования значений ячеек. Напомним, что она имеет название СУММ, а в качестве аргументов служат диапазоны суммируемых чисел.

В таблице часто требуется вычислить итоговую сумму по столбцу или строке. Для этого Excel предлагает функцию автоматической суммы, выполняемой нажатием кнопки (“Автосумма”) на панели инструментов.

Если мы введём ряд чисел, установим курсор под ними и выполним двойной щелчок мышью по значку автосуммирования, то произойдёт сложение чисел (рис. 3).

В последней версии программы справа от значка автосуммирования имеется кнопка списка, позволяющая произвести вместо суммирования ряд часто используемых операций (рис. 4).

:: Автоматические вычисления

Некоторые вычисления можно производить вообще без ввода формул. Сделаем небольшое лирическое отступление, которое, возможно, окажется полезным для многих пользователей. Как известно, электронная таблица благодаря своему удобному интерфейсу и вычислительным возможностям может вполне заменить расчёты с использованием калькулятора. Однако практика показывает, что значительная часть людей, активно использующих Excel в своей деятельности, держат калькулятор на своём рабочем столе для выполнения промежуточных вычислений.

Действительно, чтобы произвести в Excel операцию суммирования двух или более ячеек для получения временного результата, необходимо выполнить как минимум две лишние операции — найти место в текущей таблице, где будет расположена итоговая сумма, и активизировать операцию автосуммирования. И лишь после этого можно выбрать те ячейки, значения которых необходимо просуммировать.

Именно поэтому начиная с версии Excel 7.0 в электронную таблицу была встроена функция автовычисления. Теперь в электронных таблицах Excel имеется возможность быстрого выполнения некоторых математических операций в автоматическом режиме.

Чтобы увидеть результат промежуточного суммирования, достаточно просто выделить необходимые ячейки. Этот результат отражается и в строке состояния в нижней части экрана. Если сумма там не появилась, подведите курсор к строке состояния на нижней части рамки, щёлкните правой кнопкой мыши и в выпавшем меню у строки Сумма нажмите левую кнопку мыши. Более того, в этом меню на строке состояния вы можете выбрать различные варианты рассчитываемых результатов: сумму, среднее арифметическое значение, количество элементов или минимальное значение в выделенном диапазоне.

Для примера рассчитаем с помощью этой функции сумму значений для диапазона В3:В9. Выделите числа в диапазоне ячеек В3:В9. Обратите внимание, что в строке состояния, расположенной внизу рабочего окна, появилась надпись Сумма=X, где X — число, равное сумме выделенных чисел диапазона (рис. 5).

Как видим, результаты обычного расчёта по формуле в ячейке В10 и автовычисления совпадают.

:: Мастер функций

Помимо функции суммирования Excel позволяет обрабатывать данные с помощью других функций. Любую из них можно ввести непосредственно в строке формул с помощью клавиатуры, однако для упрощения ввода и снижения количества ошибок в Excel имеется “Мастер функций” (рис. 6).

Вызвать окно диалога “Мастера” можно с помощью команды “Вставка ® Функция”, комбинацией клавиш Shift+F3 или кнопкой на стандартной панели инструментов.

Первый диалог “Мастера функций” организован по тематическому принципу. Выбрав категорию, в нижнем окне мы увидим список имён функций, содержащихся в данной группе. Например, функцию СУММ () вы сможете отыскать в группе “Математические”, а в группе “Дата и время” находятся функции ЧИСЛО(), МЕСЯЦ(), ГОД(), СЕГОДНЯ().

Кроме того, для ускорения выбора функций Excel “помнит” имена 10 недавно использованных функций в соответствующей группе. Обратите внимание, что в нижней части окна отображается краткая справка о назначении функции и её аргументах. Если вы нажмёте кнопку “Справка” в нижней части диалогового окна, то Excel откроет соответствующий раздел справочной системы.

Предположим, что необходимо произвести расчёт амортизации имущества. В этом случае следует в зоне поиска функции ввести слово “амортизация”. Программа подберёт все функции по амортизации (рис. 7).

После заполнения соответствующих полей функции будет произведён расчёт амортизации имущества.

Нередко нужно произвести сложение чисел, удовлетворяющих какому-либо условию. В этом случае следует использовать функцию СУММЕСЛИ. Рассмотрим конкретный пример. Допустим необходимо подсчитать сумму комиссионных, если стоимость имущества превышает 75 000 руб. Для этого используем данные таблицы зависимости комиссионных от стоимости имущества (рис. 8).

Наши действия в этом случае таковы. Устанавливаем курсор в ячейку В6, кнопкой запускаем “Мастера функций”, в категории “Математические” выбираем функцию СУММЕСЛИ, задаём параметры, как на рис. 9.

Обратите внимание, что в качестве диапазона для проверки условия мы выбираем интервал ячеек А2:А6 (стоимость имущества), а в качестве диапазона суммирования — В2:В6 (комиссионные), при этом условие имеет вид (>75000). Результат нашего расчёта составит 27 000 руб.

:: Дадим имя ячейке

Для удобства работы в Excel имеется возможность присваивания имён отдельным ячейкам или диапазонам, которые затем можно использовать в формулах наравне с обычными адресами. Чтобы быстро присвоить имя ячейке, выделите её, установите указатель на поле имени в левой части строки формул, нажмите кнопку мыши и введите название.

Присваивая имена, необходимо помнить, что они могут состоять из букв (в том числе русского алфавита), цифр, точек и символов подчёркивания. Первый знак в имени должен быть буквой или знаком подчёркивания. Имена не могут иметь такой же вид, как и ссылки на ячейки, например Z$100 или R1C1. В имени может быть больше одного слова, но пробелы недопустимы. В качестве разделителей слов могут быть использованы знаки подчёркивания и точки, например Налог_на_продажи или Первый.Квартал. Имя может содержать до 255 знаков. При этом прописные и строчные буквы воспринимаются одинаково.

Чтобы вставить имя в формулу, можно воспользоваться командой “Вставка ® Имя ® Вставить”, выбрав нужное имя в списке имён.

Полезно помнить, что имена в Excel используются как абсолютные ссылки, т. е. являются разновидностью абсолютной адресации, что удобно при копировании формул.

Имена в Excel можно определять не только для отдельных ячеек, но и для диапазонов (в том числе несмежных). Для присвоения имени достаточно выделить диапазон, а затем ввести название в поле имени. Кроме того, для задания имён диапазонов, содержащих заголовки, удобно использовать специальную команду “Создать” в меню “Вставка ® Имя”.

Чтобы удалить имя, выберите его в списке и нажмите кнопку “Удалить”.

При создании формулы, ссылающейся на данные из листа, можно использовать заголовки строк и столбцов для указания данных. Например, если присвоить значениям колонки имя названия колонки (рис. 10),

то для подсчёта общей суммы для столбца “Комиссионные” используется формула =СУММ(Комиссионные) (рис. 11).

:: Дополнительные возможности Excel — шаблоны

В состав MS Excel входит набор шаблонов — таблицы Excel, которые предназначены для анализа хозяйственной деятельности предприятия, составления счёта, наряда и даже для учёта личного бюджета. Они могут быть использованы для автоматизации решения часто встречающихся задач. Так, можно создавать документы на основе шаблонов “Авансовый отчёт”, “Счёт”, “Заказ”, которые содержат бланки используемых в хозяйственной деятельности документов. Эти бланки по своему внешнему виду и при печати не отличаются от стандартных, и единственное, что нужно сделать для получения документа, — заполнить его поля.

Для создания документа на основе шаблона выполните команду “Создать” из меню “Файл”, затем выберите необходимый шаблон на вкладке “Решения” (рис. 12).

Шаблоны копируются на диск при обычной установке Excel. Если шаблоны не отображаются в окне диалога “Создание документа”, запустите программу установки Excel и установите шаблоны. Чтобы получить подробные сведения об установке шаблонов, посмотрите раздел “Установка компонентов Microsoft Office” в справке Excel.

Например, для создания ряда финансовых документов выберите шаблон “Финансовые шаблоны” (рис. 13).

Эта группа шаблонов содержит формы следующих документов:

• командировочное удостоверение;
• авансовый отчёт;

• платёжное поручение;
• счёт-фактура;
• накладная;
• доверенность;
• приходный и расходный ордера;
• платёжки за телефон и электроэнергию.

Выберите нужный бланк для заполнения, а затем введите в него все необходимые реквизиты и распечатайте его. При желании документ можно сохранить как обычную Excel-таблицу.

Excel позволяет пользователю самому создавать шаблоны документов, а также редактировать уже имеющиеся.

Однако бланки документов со временем могут измениться, и тогда существующий шаблон станет непригодным. Кроме того, в шаблоны, которые имеются в поставке Excel, было бы неплохо заранее внести такие постоянные сведения, как данные о вашей организации, руководителе. Наконец, может возникнуть необходимость создать собственный шаблон: например, в плановом отделе скорее всего потребуются шаблоны для оформления смет и калькуляций, а в бухгалтерии — бланк счёта с фирменной эмблемой вашей организации.

Для таких случаев в Excel, как и во многих других программах, которые работают с электронными документами, предусмотрена возможность создания и редактирования шаблонов для часто используемых документов. Шаблон Excel — это специальная рабочая книга, которую можно применять как образец при создании других рабочих книг того же типа. В отличие от обычной книги Excel, имеющей расширение *.xls, файл шаблона имеет расширение *.xlt.

При создании документа на основе шаблона программа Excel автоматически создаёт его рабочую копию с расширением *.xls, добавляя в конец имени документа порядковый номер. Шаблон-оригинал при этом остаётся нетронутым и может быть впоследствии использован повторно.

Для автоматического ввода даты можно воспользоваться следующим способом: в ячейку даты введите функцию СЕГОДНЯ, после этого в ней отобразится текущий день месяца, месяц и год соответственно.

Разумеется, все рассмотренные действия над шаблонами вы можете использовать и при работе с обычными книгами Excel.

Excel умолчанию пересчитывает все формулы во всех листах всех открытых книг после каждого введения данных. Если лист содержит сотни или тысячи формул автоматический пересчет начинает заметно замедлять процесс работы с программой. Рассмотрим, как можно настроить Excel для повышения его производительности и беспрепятственной работы.

Автоматический и ручной пересчет

Для книги, которая содержит сотни сложных формул можно настроить пересчет по востребованию пользователя. Для этого:

1. Введите формулу на чистый лист (чтобы можно было проверить как работает данный пример).
2. Выберите инструмент: «Формулы»-«Параметры вычислений»-«Вручную».
3. Убедитесь, что теперь после ввода данных в ячейку (например, число 7 вместо 1 в ячейке A2 как на рисунке), формула не пересчитывает результат автоматически. Пока пользователь не нажмет клавишу F9 (или SFIFT+F9).

Внимание! Быстрая клавиша F9 – выполняет пересчет во всех формулах книги на всех листах. А Комбинация горячих клавиш SHIFT+F9 – выполняет пересчет только на текущем листе.

Если на листе не содержится множество формул, пересчет которых может тормозить Excel, то нет смысла использовать выше описанный пример. Но на будущее все же стоит знать о такой возможности. Ведь со временем придется сталкиваться со сложными таблицами с множеством формул. Кроме того данная функция может быть включена случайно и нужно знать где ее выключить для стандартного режима работы.



Как отображать формулу ячейке Excel

В ячейках Excel мы видим только результат вычислений. Сами же формулы можно увидеть в строке формул (по отдельности). Но иногда нам нужно одновременно просмотреть все функции в ячейках (например, чтобы их сравнить и т.п.).

Чтобы наглядно отобразить пример данного урока нам потребуется лист содержащий формулы:

Изменим настройки Excel так, чтобы ячейки отображали формулы, а не результат их вычисления.

Чтобы добиться данного результата, нужно выбрать инструмент: «Формулы»-«Показать» (в разделе «Зависимости формул»). Чтобы выйти из этого режима нужно выбрать данный инструмент повторно.

Так же можно использовать комбинацию горячих клавиш CTRL+` (над клавишей Tab). Данная комбинация работает в режиме переключателя, то есть повторное нажатие возвращает в обычный режим отображения результатов вычисления в ячейках.

Примечание. Все выше описанные действия распространяются только на режим отображения ячеек одного листа. То есть на других листах при необходимости потребуется выполнять эти действия повторно.

MS Excel – табличный процессор, способный обрабатывать и систематизировать большие объемы информации, проводить расчеты посредством встроенного инструментария и ввода формул. У пользователя может возникнуть вопрос: «Как в Экселе посчитать сумму и применить формулы?». Чтобы не производить расчеты  чисел вручную, опытные пользователи пользуются несколькими вариантами.

Функция «Автосуммирование»

В вопросе: «Как посчитать сумму в Excel в столбце или строке?» MS Excel предлагает задействуют встроенный инструментарий. Для этого юзеру необходимо:

• создать таблицу с числовой информацией (или использовать имеющуюся).
• разместить в столбце числа, требующие подсчета;
• выделить диапазон ячеек с введенной информацией;
• найти на панели инструментов и активировать пиктограмму со значком суммы ∑.

Результат – автоматический подсчет числовых данных и вывод суммы в следующей строке.

Пиктограмма автосуммирования предлагает второй вариант, когда результат выводится в отдельной ячейке. Для этого пользователь:

• выбирает ячейку, находящуюся в том же столбце что и числа, но несколько ниже;
• кликает на пиктограмму суммы на панели инструментов;
• MS Excel предлагает подсчитать все, что располагается выше обозначенной ячейки, но диапазон захватывает и пустые ячейки;
• изменяет диапазон через выделение мышкой или ручной ввод диапазона;
• для вступления изменений в силу нажимает «Enter».

Строка состояния

Пользователей заинтересует способ, как в Excel посчитать сумму столбца, без фактического математического расчета. Если нет необходимости в фиксации результата суммы и нужно узнать, как считать в Экселе без применения формул, то пользователь:

• вводит числовую информацию в столбце;
• выделяет диапазон.

MS Excel показывает результат суммирования в строке состояния в нижней части окна приложения. Здесь отображается среднее арифметическое и количество элементов в диапазоне.

Примечание: при таком способе результат суммирования нигде не фиксируется.

Использование функций

Табличный процессор обладает мощным функционалом, поэтому пользователей интересует опрос, как считать в Excel. Приложение предлагает воспользоваться формулами. Распространенная формула: «=СУММ» – находит сумму введенных чисел.

Для нахождения результата пользователь:

• выбирает ячейку отображения результата;
• устанавливает курсор в строке формул;
• вводит функцию =сумм(диапазон ячеек);
• Нажимает «Enter».

Примечание: когда пользователь начинает вводить формулу, приложение выводит плавающую подсказку-справку. Здесь отображается, как должна выглядеть функция, какие должны быть аргументы. В конкретной функции в круглых скобках указывается диапазон подсчитываемых ячеек. Он либо вводится вручную, либо выделяется мышкой.

Суммирование

Суммирование – важная операция, необходимая для подсчета данных в различных сферах. Если с нахождением суммы диапазона не возникает вопросов, как посчитать сумму ячеек в Excel, если даны одно или несколько условий.

Сумма с одним условием

Дана задача, при которой нужно подсчитать сумму ячеек при выполнении конкретного условия. Здесь пользователь применяет функцию, аналогичную фильтру значений. Проверка выполняется в:

• текстовом;
• численном формате.

Текстовое значение

Для решения задачи с одним условием в виде текстового значения юзер:

• создает таблицу;
• выбирает ячейку, где будет подсчитана сумма, и устанавливает курсор в строку формул;
• вводит команду: =суммесли (условия выполнения).
• последовательно указывает диапазон значений, условие отбора, диапазон суммирования.
• для получения результата нажимает «Enter». В выбранной ячейке указывает сумму тех значений, которые удовлетворяют поставленному условию.

Примечание: Первый параметр – диапазон значений, среди которых будет проводиться отбор.

Второй параметр – критерий, указывающий, что нужно искать.

Третий параметр – диапазон суммирования, из которого будут выбираться значения, удовлетворяющие второму параметру, и складываться.

Критерий отбора указывается в кавычках.

Между параметрами функции обязательно должен быть разделитель «;» (точка с запятой). В противном случае приложение выдаст ошибку о неверно написанной функции.

После введения формулы нужно обязательно проверить правильность расстановки скобок.

Численное значение

Для получения суммы с одним условием в численном формате пользователь:

• формирует таблицу;
• выбирает ячейку, где будет отображаться итог решения задачи;
• переходит в строку формул;
• вписывает функцию: =суммесли (условия выполнения);
• действует согласно предыдущему алгоритму, указывая условия отбора и диапазоны значений;
• для получения результата нажимает «Enter». В выбранной ячейке указывается сумма тех значений, которые удовлетворяют поставленному условию.

Сумма с несколькими условиями

Иногда юзеру нужно решить задачу, где указаны 2 и более условий, и нужно найти сумму значений, удовлетворяющих заданным критериям. Для этого используется функция «=СУММЕСЛИМН». Поэтому важно знать, как в Экселе сделать сумму с несколькими условиями. Для этого пользователь:

• формирует таблицу по заданному образцу;
• выбирает ячейку, где будет отображаться итог решения задачи;
• переходит в строку формул;
• вписывает функцию: =суммеслимн (условия выполнения).
• последовательно указывает диапазон сложения, диапазон условия1, условие1 и т.д.;
• для получения результата нажимает «Enter». В выбранной ячейке указывает сумма тех значений, которые удовлетворяют поставленному условию.

Примечание: Первый параметр – диапазон сложения, из которого будут выбираться значения, удовлетворяющие условиям, и складываться.

Второй параметр – диапазон условия 1, указывающий столбец, в котором проходит фильтрация по первому условию.

Третий параметр – условие1, которое указывается в кавычках и задает фильтрацию.

Четвертый и последующий параметры аналогичны второму и третьему, т.е. диапазон условия2, условие2; диапазон условия3, условие3 и т.д.

Условий отбора может множество.

Между параметрами функции обязательно должен быть разделитель «;» (точка с запятой). В противном случае приложение выдаст ошибку о неверно написанной функции.

После введения формулы нужно обязательно проверить правильность расстановки скобок.

Произведение двух столбцов

Возникают ситуации, когда нужно знать, как посчитать сумму в Excel через произведение двух столбцов. Для этого пользователь:

• вводит значения в 2 столбца;
• выбирает ячейку, где отображается результат;
• устанавливает курсор в строку формул и вводит текст:=сумм (диапазон ячеек одного столбца ) *сумм(диапазон ячеек другого столбца);
• для получения результата нажимает «Enter».

Примечание: при ручном написании функций важно проверить правильность расстановки скобок. В противном случае приложение выдаст сообщение об ошибке и предложит исправить недочет.

II способ

Для получения произведения двух столбцов пользователь:

• находит сумму чисел в первом и втором столбце;
• в произвольной ячейке отмечает произведение двух сумм путем написания формулы в строке формулы или непосредственно в ячейке;
• нажимает «Enter».

Ручной ввод формулы

Следующий вариант – как посчитать общую сумму в Excel посредством ручного ввода функции. Для решения задачи по заданному методу пользователь:

• устанавливает курсор в выбранной ячейке (дважды щелкнуть по ячейке);
• прописывает формулу, начиная со знака «=»;
• мышкой кликает по тем ячейкам, которые нужно поочередно сложить;
• после окончания формулы нажимает «Enter».

• Что такое Макрос?
• Создание макроса – практический пример
• Выполнение макроса в Excel
• Заглянем под капот: Как работает макрос?
• Добавим ещё один шаг к нашей задаче…

Excel располагает мощнейшей, но в то же время очень редко используемой, возможностью создавать автоматически выполняющиеся последовательности действий с помощью макросов. Макрос – идеальный выход, если Вы имеете дело с однотипной задачей, которая повторяется множество раз. Например, обработка данных или форматирование документов по стандартизированному шаблону. При этом Вам не требуется знание языков программирования.

Вам уже любопытно, что такое макрос, и как он работает? Тогда смелей вперёд – далее мы шаг за шагом проделаем весь процесс создания макроса вместе с Вами.

Что такое Макрос?

Макрос в Microsoft Office (да, этот функционал работает одинаково во многих приложениях пакета Microsoft Office) – это программный код на языке программирования Visual Basic for Applications (VBA), сохранённый внутри документа. Чтобы было понятнее, документ Microsoft Office можно сравнить со страницей HTML, тогда макрос – это аналог Javascript. То, что Javascript умеет делать с данными в формате HTML, находящимися на web-странице, очень похоже на то, что макрос может делать с данными в документе Microsoft Office.

Макросы способны выполнить практически любые действия в документе, которые Вы только можете пожелать. Вот некоторые из них (очень малая часть):

• Применять стили и форматирование.
• Выполнять различные операции с числовыми и текстовыми данными.
• Использовать внешние источники данных (файлы баз данных, текстовые документы и т.д.)
• Создавать новый документ.
• Проделывать все вышеперечисленные действия в любой их комбинации.

Создание макроса – практический пример

Для примера возьмём самый обычный файл CSV. Это простая таблица 10х20, заполненная числами от 0 до 100 с заголовками для столбцов и строк. Наша задача превратить этот набор данных в презентабельно отформатированную таблицу и сформировать итоги в каждой строке.

Как уже было сказано, макрос – это код, написанный на языке программирования VBA. Но в Excel Вы можете создать программу, не написав и строчки кода, что мы и сделаем прямо сейчас.

Чтобы создать макрос, откройте View (Вид) > Macros (Макросы) > Record Macro (Запись макроса…)

Дайте своему макросу имя (без пробелов) и нажмите ОК.

Начиная с этого момента, ВСЕ Ваши действия с документом записываются: изменения ячеек, пролистывание таблицы, даже изменение размера окна.

Excel сигнализирует о том, что включен режим записи макроса в двух местах. Во-первых, в меню Macros (Макросы) – вместо строки Record Macro (Запись макроса…) появилась строка Stop Recording (Остановить запись).

Во-вторых, в нижнем левом углу окна Excel. Иконка Стоп (маленький квадратик) указывает на то, что включен режим записи макроса. Нажатие на неё остановит запись. И наоборот, когда режим записи не включен, в этом месте находится иконка для включения записи макроса. Нажатие на неё даст тот же результат, что и включение записи через меню.

Теперь, когда режим записи макроса включен, давайте займёмся нашей задачей. Первым делом, добавим заголовки для итоговых данных.

Далее, введите в ячейки формулы в соответствии с названиями заголовков (даны варианты формул для англоязычной и русифицированной версии Excel, адреса ячеек – всегда латинские буквы и цифры):

• =SUM(B2:K2) или =СУММ(B2:K2)
• =AVERAGE(B2:K2) или =СРЗНАЧ(B2:K2)
• =MIN(B2:K2) или =МИН(B2:K2)
• =MAX(B2:K2) или =МАКС(B2:K2)
• =MEDIAN(B2:K2) или =МЕДИАНА(B2:K2)

Теперь выделите ячейки с формулами и скопируйте их во все строки нашей таблицы, потянув за маркер автозаполнения.

После выполнения этого действия в каждой строке должны появиться соответствующие итоговые значения.

Далее, мы подведем итоги для всей таблицы, для этого делаем ещё несколько математических действий:

Соответственно:

• =SUM(L2:L21) или =СУММ(L2:L21)
• =AVERAGE(B2:K21) или =СРЗНАЧ(B2:K21) — для расчёта этого значения необходимо взять именно исходные данные таблицы. Если взять среднее значение из средних по отдельным строкам, то результат будет другим.
• =MIN(N2:N21) или =МИН(N2:N21)
• =MAX(O2:O21) или =МАКС(O2:O21)
• =MEDIAN(B2:K21) или =МЕДИАНА(B2:K21) — считаем, используя исходные данные таблицы, по причине указанной выше.

Теперь, когда с вычислениями закончили, займёмся форматированием. Для начала для всех ячеек зададим одинаковый формат отображения данных. Выделите все ячейки на листе, для этого воспользуйтесь комбинацией клавиш Ctrl+A, либо щелкните по иконке Выделить все, которая находится на пересечении заголовков строк и столбцов. Затем нажмите Comma Style (Формат с разделителями) на вкладке Home (Главная).

Далее, изменим внешний вид заголовков столбцов и строк:

• Жирное начертание шрифта.
• Выравнивание по центру.
• Заливка цветом.

И, наконец, настроим формат итоговых значений.

Вот так это должно выглядеть в итоге:

Если Вас все устраивает, остановите запись макроса.

Поздравляем! Вы только что самостоятельно записали свой первый макрос в Excel.

Чтобы использовать созданный макрос, нам нужно сохранить документ Excel в формате, который поддерживает макросы. Для начала необходимо удалить все данные из созданной нами таблицы, т.е. сделать из неё пустой шаблон. Дело в том, что в дальнейшем, работая с этим шаблоном, мы будем импортировать в него самые свежие и актуальные данные.

Чтобы очистить все ячейки от данных, щёлкните правой кнопкой мыши по иконке Выделить все, которая находится на пересечении заголовков строк и столбцов, и из контекстного меню выберите пункт Delete (Удалить).

Теперь наш лист полностью очищен от всех данных, при этом макрос остался записан. Нам нужно сохранить книгу, как шаблон Excel с поддержкой макросов, который имеет расширение XLTM.

Важный момент! Если Вы сохраните файл с расширением XLTX, то макрос в нём работать не будет. Кстати, можно сохранить книгу как шаблон Excel 97-2003, который имеет формат XLT, он тоже поддерживает макросы.

Когда шаблон сохранён, можно спокойно закрыть Excel.

Выполнение макроса в Excel

Прежде чем раскрыть все возможности созданного Вами макроса, считаю правильным обратить внимание на пару важных моментов, касающихся макросов в целом:

• Макрос может нанести вред.
• Ещё раз прочти предыдущий пункт.

VBA-код обладает очень большими возможностями. В частности, он может выполнять операции с файлами за пределами текущего документа. Например, макрос может удалять или изменять любые файлы в папке Мои документы. По этой причине запускайте и разрешайте выполнение макросов только из источников, которым Вы доверяете.

Чтобы запустить наш макрос, форматирующий данные, откройте файл шаблона, который мы создали в первой части этого урока. Если у Вас стандартные настройки безопасности, то при открытии файла сверху над таблицей появится предупреждение о том, что запуск макросов отключен, и кнопка, чтобы включить их выполнение. Так как шаблон мы сделали самостоятельно и себе мы доверяем, то нажимаем кнопку Enable Content (Включить содержимое).

Следующим шагом, мы импортируем последний обновлённый набор данных из файла CSV (на основе такого файла мы создавали наш макрос).

При выполнении импорта данных из CSV-файла, возможно, Excel попросит Вас настроить некоторые параметры для правильной передачи данных в таблицу.

Когда импорт будет закончен, зайдите в меню Macros (Макросы) на вкладке View (Вид) и выберите команду View Macros (Макросы).

В открывшемся диалоговом окне мы увидим строку с именем нашего макроса FormatData. Выберите его и нажмите Run (Выполнить).

Когда макрос начнёт работать, Вы увидите, как табличный курсор прыгает с ячейки на ячейку. Через несколько секунд с данными будут проделаны те же операции, что и при записи макроса. Когда всё будет готово, таблица должна выглядеть так же, как и оригинал, который мы форматировали вручную, только с другими данными в ячейках.

Заглянем под капот: Как работает макрос?

Как уже не раз упоминалось, макрос — это программный код на языке программирования Visual Basic for Applications (VBA). Когда Вы включаете режим записи макроса, Excel фактически записывает каждое сделанное Вами действие в виде инструкций на языке VBA. По-простому, Excel пишет программный код вместо Вас.

Чтобы увидеть этот программный код, нужно в меню Macros (Макросы) на вкладке View (Вид) кликнуть View Macros (Макросы) и в открывшемся диалоговом окне нажать Edit (Изменить).

Откроется окно Visual Basic for Applications, в котором мы увидим программный код записанного нами макроса. Да, Вы правильно поняли, здесь этот код можно изменить и даже создать новый макрос. Те действия, которые мы совершали с таблицей в этом уроке, вполне можно записать с помощью автоматической записи макроса в Excel. Но более сложные макросы, с тонко настроенной последовательностью и логикой действий требуют программирования вручную.

Добавим ещё один шаг к нашей задаче…

Представьте, что наш исходный файл с данными data.csv создаётся автоматически каким-то процессом и сохраняется на диске всегда в одном и том же месте. Например, C:Datadata.csv – путь к файлу с обновляемыми данными. Процесс открытия этого файла и импорта данных из него тоже можно записать в макрос:

1. Откройте файл шаблона, в котором мы сохранили макрос — FormatData.
2. Создайте новый макрос с именем LoadData.
3. В процессе записи макроса LoadData сделайте импорт данных из файла data.csv – как мы это делали в предыдущей части урока.
4. Когда импорт будет завершён, остановите запись макроса.
5. Удалите все данные из ячеек.
6. Сохраните файл, как шаблон Excel с поддержкой макросов (расширение XLTM).

Таким образом, запустив этот шаблон, Вы получаете доступ к двум макросам – один загружает данные, другой их форматирует.

Если есть желание заняться программированием, Вы можете объединить действия этих двух макросов в один – просто скопировав код из LoadData в начало кода FormatData.