Как установить в excel num2text

Помогла ли Вам статья?

При работе с финансовыми документам часто требуется указывать сумму не только в виде числа, но и прописью. Безусловно, такое занятие способно отнять немало времени, особенно, когда речь идет не об одном документе. К тому же, при написании сумм прописью не исключены грамматические ошибки, на поиск и устранение которых также потребуются дополнительные трудозатраты. К счастью, в Эксель можно автоматизировать данный процесс и ниже мы рассмотрим, как именно это сделать.

Специальная надстройка NUM2TEXT

В программе Excel не предусмотрен какой-либо специальный инструмент, позволяющий выполнить автоматический перевод цифр в соответствующие текстовые значения. Однако в этом деле может помочь специальная надстройка NUM2TEXT, которая работает через функцию.

Алгоритм действий следующий:

1. В верхней строке окна программы кликаем по меню “Файл”.
2. В перечне слева выбираем пункт “Параметры”.
3. В открывшихся параметрах программы кликаем по разделу “Надстройки”. В нижней части окна щелкаем по кнопке “Перейти” рядом с пунктом “Управление”, значение которого должно быть установлено как “Надстройки Excel”.
4. На экране отобразится окно надстроек, в котором нажимаем кнопку “Обзор”.
5. Откроется окно обзора, где мы переходим в папку, в которой находится заранее скачанный файл надстройки “NUM2TEXT.xla”. Выбираем его и щелкаем кнопку OK.Примечание: Официального сайта, с которого можно скачать надстройку, к сожалению нет, однако, в интернете ее достаточно легко найти, воспользовавшись поисковой системой. Главное – скачивайте файл с надежных источников, обязательно с расширением “xla”. Не лишним будет после загрузки файла на компьютер проверить его с помощью антивирусной программы.
6. Система снова вернет нас в прежнее окно, где мы можем заметить, что в списке надстроек появилась и только что добавленная. Ставим флажок напротив нее (если это по какой-то причине не произошло автоматически), затем нажимаем кнопку OK.
7. Теперь нам нужно убедиться, что надстройка работает. Для этого пишем в любой незаполненной ячейке случайное число. После этого переходим в другую свободную ячейку и жмем кнопку “Вставить функцию” (fx) слева от строки формул.
8. В окне вставки функции выбираем категорию “Полный алфавитный перечень”, находим строку “Сумма_прописью”, щелкаем по ней, затем – по кнопке OK.
9. Откроется окно с единственным аргументом функции – “Сумма”. В поле для ввода значения аргумента мы можем написать как обычное число, так и указать адрес ячейки, который печатаем вручную или выбираем в таблице кликом по нужному элементу (при этом, курсор должен находится в поле для ввода информации). После того, как значение аргумента заполнено, щелкаем OK.
10. В ячейке с функцией отобразился результат в виде суммы прописью, что и требовалось.Причем, если мы поменяем число в исходной ячейке, на которую ссылается функция, значение в финальной ячейке также изменится.

Ручной ввод формулы функции

Опытные пользователи довольно часто предпочитают вместо использования вставки функции и последующего заполнения ее аргументов в отдельных окнах сразу писать конечную формулу в ячейке.

В данном случае, формула выглядит следующим образом:

=Сумма_прописью(Сумма)

В качестве аргумента “Сумма”, как мы ранее уже отметили, может быть указано как конкретное число, так и ссылка на ячейку.

Например, вот как выглядит финальная формула с числом 21: =Сумма_прописью(21).

После того, как она набрана в нужной ячейке, нам остается только нажать Enter, чтобы получить результат.

Или же мы можем вместо числа указать адрес ячейки: =Сумма_прописью(B3).

После нажатия клавиши Enter мы также получаем результат в виде суммы прописью в ячейке с формулой.

Заключение

Несмотря на то, что в Эксель по умолчанию не предусмотрена функция, позволяющая перевести числовое значение в сумму прописью, тем не менее, выполнить данную задачу в программе можно, установив специальную надстройку. Данный процесс не займет много времени и не требует особых пользовательских навыков.

Microsoft Excel часто используется для бухгалтерского учета и других целей, при выполнении которых требуется указание сумм. В некоторой документации суммы чисел должны дублироваться прописью, что у авторов электронных таблиц вызывает трудности, ведь вручную писать каждое число буквенно – не самая быстрая задача.

В этой статье я продемонстрирую, как ускорить этот процесс при помощи импорта пользовательской функции. Вы можете использовать данное руководство и как инструкцию по импорту любых других надстроек для Экселя.

Поиск файла с надстройкой

Сначала понадобится найти сам файл, в котором и будет находиться функция автоматического перевода числовой суммы в пропись. Я не могу подсказать конкретный сайт, поскольку такие файлы не распространяются официально. Рекомендую вам использовать поисковик и ввести там запрос «Скачать NUM2TEXT.xls». Выберите тот сайт, который больше всего внушает вам доверие, и скачайте данную надстройку оттуда.

По большей части почти все такие источники безопасны, поскольку файл формата XLS довольно сложно заразить вирусом или замаскировать его, поскольку вы будете запускать его не вручную, а непосредственно в Microsoft Excel. Чаще пользователи просто жмут не ту кнопку «Скачать», которая на самом деле загружает вредоносное ПО в виде установщика. Будьте внимательны и убедитесь в том, что скачали действительно тот файл, который вы видите на предыдущем скриншоте.

Еще до открытия можете использовать онлайн-сервис VirusTotal, чтобы проверить файл на вирусы без скачивания антивируса на свой компьютер. Это поможет еще больше обезопасить себя в случае сомнений по поводу надежности полученной надстройки.

Импорт надстройки в Microsoft Excel

Теперь затронем непосредственно основной процесс, от которого и зависит успешность выполняемой операции. Скачанный файл надстройки нужно импортировать и сделать так, чтобы Эксель распознал новую функцию и позволил использовать ее корректно. Эта задача займет всего пару секунд времени, а вам достаточно следовать моей инструкции.

1. Запустив Microsoft Excel, перейдите на вкладку «Файл».

2. В меню слева найдите пункт «Параметры» и перейдите в настройки программы.

3. Вам понадобится раздел с соответствующим названием «Надстройки».

4. В нем перейдите к выбору новой надстройки, которой и является скачанный ранее файл.

5. В новом окне нажмите «Обзор», чтобы открыть окно «Проводника» и выбрать в нем файл.

6. Как только новое окно отобразится, найдите в нем объект «NUM2TEXT.xls», который вы скачали самостоятельно, и щелкните по нему дважды для подтверждения выбора.

7. Если название функции появилось в списке надстроек, значит, все действия выполнены правильно и вы можете нажать «ОК», чтобы сохранить изменения.

На этом процесс импорта успешно завершен. Повторюсь, что примерно так же выполняется и добавление других надстроек, если вдруг вы попали в этой статью как раз за тем, чтобы разобраться с этим вопросом, имея на руках файл другого предназначения.

Как перевести сумму в пропись

Осталось только продемонстрировать вам, как осуществляется взаимодействие с только что добавленной функцией. Впрочем, вам предстоит только найти ее по названию, а с синтаксисом никаких трудностей возникнуть не должно, поскольку он максимально простой.

1. Выделите пустую ячейку, где должна быть написана сумма прописью. Вызовите меню управления функциями, щелкнув по кнопке с соответствующей иконкой.

2. Обязательно выберите категорию «Полный алфавитный перечень» и найдите там функцию с названием «Сумма_прописью». Можете объявить ее и самостоятельно, введя это название после знака = в ячейке.

3. Введите сумму в числе, которую нужно перевести в буквенный вариант.

4. Если она уже есть в отдельной ячейке, укажите ее номер и обратите внимание на то, как функция обработает информацию и в каком виде она будет выведена в новой ячейке.

5. Подтвердите внесение изменений и посмотрите, что получилось в итоге. Как правило, данная функция корректно отобразит сумму в рублях и копейках.

Стоит учитывать, что подобные пользовательские функции не всегда работают корректно. Во время тестирования у меня никаких трудностей не возникло, все варианты сумм были корректно переведены в пропись. Однако обязательно проверяйте надписи, особенно в рабочих документах. Исправляйте ошибки и удаляйте то, что было переведено неправильно, если вдруг это понадобится.

При внесении информации в разные экономические документы иногда по регламенту требуется вписать сумму прописью. Если речь идет о единичных случаях, то проблем не возникнет. Но при заполнении большого числа документов на это уходит больше времени, чем при заполнении цифрами. Выясним, как установить инструмент, позволяющий автоматически вписать сумму прописью в Excel.

Зачем это нужно

Число, указанное прописью, применяют во многих бухгалтерских документов. Если фирма использует специальные программы, например 1С для формирования отчетности, то такой потребности не возникнет. Но когда нужно ввести сумму прописью при заполнении бумаг в обычных программах, могут возникнуть проблемы. Это требует большого количества времени, поэтому встает вопрос об автоматизации процесса.

Кроме специалистов, которым на работе нужно указать буквенное значение числа, обычным пользователям тоже может потребоваться такой ввод для своих личных целей.

Использование надстройки

В Экселе отсутствует стандартный инструмент, позволяющий добавить сумму прописью, для этого применяют специальные надстройки. Одна из популярных надстроек — NUM2TEXT, которую можно скачать бесплатно. Она меняет цифровые значения на буквенные с помощью Мастера функций. Предварительно необходимо загрузить и сохранить на жестком диске компьютера файл NUM2TEXT.xla.

Преобразовать числа в текст прописью в Excel 2007, 2010, 2016, можно следующим образом:

1. Запустить Эксель и зайти в раздел «файл».
2. Кликнуть на строку «параметры».
3. Откроется окошко, в котором необходимо перейти в пункт «надстройки».
4. Внизу в строке «управление» поставить значение «надстройки Эксель» и щелкнуть на элемент «перейти».
5. Появится маленькое окно, в котором требуется нажать на кнопку «обзор».
6. В появившемся окошке найти предварительно скачанный файл, выделить его и кликнуть на ОК.
7. Инструмент появился в доступных надстройках. Поставить галочку в квадратике рядом с ним и снова щелкнуть мышкой на ОК.
8. Теперь нужно проверить функционирование надстройки. Для этого в любой ячейке ввести произвольное число.
9. Выделить любой другой элемент и кликнуть на ярлычок «вставить функцию», находящийся с левой стороны от строчки формулы.
10. Открыть мастер функций, в предложенном списке найти «сумма прописью». Выделить ее и кликнуть на ОК.
11. В окошке «аргументы функции» в строке «сумма» вписать нужное числовое значение. Оно сразу отобразится в указанной области в рублях и копейках прописью.
12. В строчке можно указать адрес любой ячейки. Возможны 2 варианта – ручным способом через запись координат или простым нажатием на нее в тот момент, когда указатель мышки стоит в поле «сумма». Щелкнуть на ОК.
13. Далее цифра, введенная в ячейку, отобразится в стоимостном выражении прописью в той клетке, где стоит формула.

Использование формулы

Опцию записи значения прописью можно запустить вручную, не прибегая к помощи мастера функций. Но для преобразования числа в текст сначала нужно составить формулу. Примеры различных формул под разные требования можно найти на специализированном форуме.

Синтаксис обычно такой: Сумма_прописью (сумма) или Сумма_прописью (координаты_ячейки).

Если пользователь напечатает в ячейке формулу =Сумма_прописью (74) и нажмет на клавишу ENTER, то в ней автоматически появится текст «семьдесят четыре рубля 00 копеек» (с копейками или без зависит от самой формулы).

Если пользователь напечатает в ячейке =Сумма прописью (А3), то цифра, стоящая в клетке А3, отобразится в запрашиваемом формате.

Скрипт VBA

Далее представлена подготовленная функция на VBA для пользователей, которая переведет цифровой показатель от 0 до 9 999 999 в его текстовое выражение, т.е. в сумму прописью. Сначала ее потребуется занести в книгу. Алгоритм действий:

• нажимают одновременно на ALT+F11, откроется редактор Visual Basic;
• добавляют новый пустой модуль посредством меню Insert – Module;
• копируют и добавляют туда скрипт:

Function СУММАПРОПИСЬЮ(n As Double) As String
 
 Dim Nums1, Nums2, Nums3, Nums4 As Variant
 
 Nums1 = Array("", "один ", "два ", "три ", "четыре ", "пять ", "шесть ", "семь ", "восемь ", "девять ")
 Nums2 = Array("", "десять ", "двадцать ", "тридцать ", "сорок ", "пятьдесят ", "шестьдесят ", "семьдесят ", "восемьдесят ", "девяносто ")
 Nums3 = Array("", "сто ", "двести ", "триста ", "четыреста ", "пятьсот ", "шестьсот ", "семьсот ", "восемьсот ", "девятьсот ")
 Nums4 = Array("", "одна ", "две ", "три ", "четыре ", "пять ", "шесть ", "семь ", "восемь ", "девять ")
 Nums5 = Array("десять ", "одиннадцать ", "двенадцать ", "тринадцать ", "четырнадцать ",  "пятнадцать ", "шестнадцать ", "семнадцать ", "восемнадцать ", "девятнадцать ")
 If n <= 0 Then
   СУММАПРОПИСЬЮ = "ноль"
   Exit Function
 End If
 'разделяем число на разряды, используя вспомогательную функцию Class
 ed = Class(n, 1)
 dec = Class(n, 2)
 sot = Class(n, 3)
 tys = Class(n, 4)
 dectys = Class(n, 5)
 sottys = Class(n, 6)
 mil = Class(n, 7)
 decmil = Class(n, 8)
 'проверяем миллионы
 Select Case decmil
   Case 1
     mil_txt = Nums5(mil) & "миллионов "
     GoTo www
   Case 2 To 9
     decmil_txt = Nums2(decmil)
 End Select
 Select Case mil
   Case 1
     mil_txt = Nums1(mil) & "миллион "
   Case 2, 3, 4
     mil_txt = Nums1(mil) & "миллиона "
   Case  5 To 20
     mil_txt = Nums1(mil) & "миллионов "
 End Select
 www:
 sottys_txt = Nums3(sottys)
 'проверяем тысячи
 Select Case dectys
   Case 1
     tys_txt = Nums5(tys) & "тысяч "
     GoTo eee
   Case 2 To 9
     dectys_txt = Nums2(dectys)
 End Select
 Select Case tys
   Case 0
     If dectys > 0 Then tys_txt = Nums4(tys) & "тысяч "
   Case 1
     tys_txt = Nums4(tys) & "тысяча "
   Case 2, 3, 4
     tys_txt = Nums4(tys) & "тысячи "
   Case 5 To 9
     tys_txt = Nums4(tys) & "тысяч "
 End Select
 If dectys = 0 And tys = 0 And sottys <> 0 Then sottys_txt = sottys_txt & " тысяч "
 eee:
 sot_txt = Nums3(sot)
 'проверяем десятки
 Select Case dec
   Case 1
     ed_txt = Nums5(ed)
     GoTo rrr
   Case 2 To 9
     dec_txt = Nums2(dec)
 End Select
 ed_txt = Nums1(ed)
 rrr:
 'формируем итоговую строку
 СУММАПРОПИСЬЮ = decmil_txt & mil_txt & sottys_txt & dectys_txt & tys_txt & sot_txt & dec_txt & ed_txt
End Function
'вспомогательная функция для выделения из числа разрядов
Private Function Class(M, I)
  Class = Int(Int(M - (10 ^ I) * Int(M / (10 ^ I))) / 10 ^ (I - 1))
End Function

Сохраняют файл и возвращаются в Excel. Затем вставляют функцию в любую клетку листа книги привычным способом — через мастер функций или просто набирают ее в ячейке вручную, а в качестве аргумента указывают ячейку с суммой.

( 1 оценка, среднее 4 из 5 )

Очень часто при работе с документами мы сталкиваемся с необходимостью написать сумму прописью. И казалось бы, в этом нет ничего сложного, но когда речь идет о десятках тысяч строк, мы задумываемся. Решение на самом деле очень просто – необходимо использовать специализированное дополнение, которое делает всю работу за нас. Сегодня мы немного подробнее расскажем о специальном расширении NUM2TEXT.XLA, ну а в самом низу этой же странички вы сможете бесплатно скачать его последнюю версию по прямой ссылке.

Для чего это нужно?

Очень часто, работая в бухгалтерии, человек сталкивается с необходимостью, как мы уже говорили, прописать какую-либо сумму прописью. Если речь идет о таком программном обеспечении, как, например, 1C, сложностей не возникает. Но работая с Microsoft Excel, мы на 100% ощущаем всю горечь проблемы. И тогда становится ясно, что без дополнения NUM2TEXT уже не обойтись.

Данное расширение подойдет не только для профессионалов, но и для обычных пользователей. Тем более что в самом конце этой странички вы сможете полностью бесплатно скачать его по прямой ссылке.

Как установить

Установить NUM2TEXT для нашего офисного пакета очень просто. Делается это следующим образом:

1. Сначала, при помощи имеющейся в самом низу странички кнопки, скачиваем архив с нужным нам файлом. После этого распаковываем его.
2. Далее запускаем программу Excel и переходим в главное меню, а именно раздел «Файл». Далее жмем по ссылке «Параметры».
3. Выбираем кнопку «Надстройки», а потом кликаем по «Управление».
4. Жмем ссылку «Надстройки Excel», а после нее «Перейти…».
5. Переходим к «Обзор…» к и находим тот файл, который недавно скачали.
6. Активируем наш плагин, установив галочку напротив его названия.

После этого добавленный инструмент можно будет использовать, а для того, чтобы проверить, работает ли он, делаем следующее:

1. Выделяем какую-либо ячейку в таблице Excel, а потом вписываем в нее значение.
2. Выделив вторую ячейку, выбираем инструмент «Вставить функцию» (кнопка, расположенная немножко левее, чем инструмент для ввода формул).
3. Выбираем «Сумма прописью» и кликаем «ОК».
4. В текстовом поле «Аргументы» устанавливаем указатель мыши на «Сумма» и указываем наш аргумент.

После этого число, которое мы указали, должно отобразиться прописью. Соответственно, если это произошло, значит мы все сделали правильно.

Как пользоваться

Для того чтобы инструмент, добавленный в Microsoft Excel, начал работать, необходимо проделать ряд несложных шагов, а именно: добавляем формулу, к примеру, это может быть: «=Сумма_прописью (сумма)» (вместо «сумма» — нужное число) или «=Сумма_прописью (координата) (вместо «координата» — адрес ячейки, в которой содержится число).

Ключ активации и загрузка

Как мы уже говорили, рассматриваемый инструмент является полностью бесплатным и никаких дополнительных действий для своей активации не предусматривает.