Как установить автосохранение в excel

Автосохранение доступно, если файл сохранен в Microsoft OneDrive или SharePoint в Microsoft 365, но файл нужно сохранить или открыть из Excel, PowerPoint или Word, чтобы включить его. Вам также нужна активная подписка Microsoft 365. 

Включение автосохранения

Чтобы включить автосохранение, сохраните файл в папке OneDrive или SharePoint из приложения Microsoft 365.

1. Выберите Файл и нажмите Сохранить как.

2. Выберите личную, рабочую или учебную учетную запись OneDrive .

   

3. Выберите вложенную папку в появившемся списке. 

4. Введите имя файла и нажмите Сохранить.

   Советы: 

   • Если вы не видитеOneDrive в списке, выберите Войти. Если в списке отсутствует ваше семейное, рабочее или учебное хранилище OneDrive, выберите Добавление места. Узнайте больше о том, как добавить OneDrive в качестве службы.

   • Выбор существующего файла позволит включить автосохранение для этого файла.

Включение автосохранения при открытии файла

Чтобы обеспечить включение автосохранения сразу после начала редактирования, откройте файл путем перехода к папке OneDrive или SharePoint из приложения Microsoft 365. 

1. Выберите Файл и нажмите Открыть.

2. Выберите личную, рабочую или учебную учетную запись OneDrive .

   

3. Выберите расположение вложенной папки в появившемся списке.

4. Выберите файл, чтобы его открыть.

   Советы: 

   • Если вы не видитеOneDrive в списке, выберите Войти. Если в списке отсутствует ваше семейное, рабочее или учебное хранилище OneDrive, выберите Добавление места. Узнайте больше о том, как добавить OneDrive в качестве службы.

   • После открытия вам не нужно постоянно сохранять файл — каждое изменение будет сохраняться автоматически.

Что делать, если появляется запрос «Просто отправьте файл»

Если выбран переключатель Автосохранение и появится запрос «Просто отправить файл», выполните следующие действия.

1. Для продолжения работы с исходным файлом щелкните X, чтобы закрыть окно. Затем выполните указанные выше действия для включения автосохранения.

2. Чтобы создать копию файла, не закрывайте окно сохранения. Выберите OneDrive в списке расположений и введите имя копии.

   Внимание: Если вы откроете исходный файл, вы не увидите более поздних изменений.

   Совет: Выберите имя файла в верхней части приложения, чтобы увидеть его расположение и журнал версий.

Если не удается включить автосохранение

Если вы открываете файл Office из проводника или Finder, его потребуется открыть так, как описано выше для включения автосохранения.

Закройте и снова откройте файл из приложения Microsoft 365, а не из проводника или Finder.

Если вы открываете файл Office из списка недавних файлов на панели задач или в приложении Office, его потребуется открыть так, как описано выше для включения автосохранения.

Для проверки наведите указатель мыши на список недавних элементов: файлы, путь которых начинается с C:Users, не будут открываться с функцией автосохранения в отличие от файлов с https://.

Закройте и снова откройте файл из приложения Microsoft 365, а не из списка недавних файлов.

Если вы открываете файл Office из проводника, Finder или списка недавних файлов на панели задач, его может потребоваться сохранить или открыть так, как описано выше для включения автосохранения.

Закройте и снова откройте файл из приложения Microsoft 365, а не из списка недавних файлов.

Параметры автосохранения могут быть отключены для некоторых файлов, особенно для больших файлов или файлов, сохраненных в SharePoint. 

1. Выберите Файл > Параметры > Сохранение.

2. Установите флажок Автосохранение.

Параметры автосохранения могут быть отключены для некоторых файлов, особенно для больших файлов или файлов, сохраненных в SharePoint.

1. Выберите Файл > Параметры > Сохранение

2. Установите флажок Автосохранение.

Есть и другие причины, по которым автосохранение может быть отключено. Вот наиболее распространенные:

• Автосохранение доступно, только если у вас есть активная подписка Microsoft 365. Нет подписки? Получите максимум от наших продуктов благодаря Office 365.

• Файл сохранен в старом формате: XLS, PPT или DOC.

• Синхронизация OneDrive приостановлена.

• Файл внедрен в другой файл Microsoft 365.

• Презентация находится в режиме слайд-шоу.

Можно ли выполнять автосохранение на компьютере?

Автосохранение применяется только к файлам Microsoft 365, сохраненным в OneDrive, но функция автовосстановления Microsoft 365 включена по умолчанию и сохраняет вашу работу каждые 10 минут.

Чтобы просмотреть или изменить параметры автовосстановления, откройте приложение Microsoft 365 и выберите Файл > Параметры > Сохранение.

Как отключить автосохранение

Чтобы отключить автосохранение, щелкните переключатель автосохранения в верхнем левом углу заголовка приложения.

Хотите оставить отзыв?

Отправьте свой отзыв, чтобы помочь нам определить приоритеты новых функций для будущих обновлений. Дополнительные сведения см. в статье Как оставить отзыв по Microsoft Office.

Дополнительные сведения

Что такое автосохранение?

Каждый пользователь, который терял существенную часть своей работы по причине зависания или сбоя компьютера знает, насколько важно вовремя сохранять документы. Когда мы работаем, вся информация хранится в оперативной памяти, а когда сохраняем документ, она записывается на диск. Из оперативной памяти легко потерять данные, а жесткий диск уже надежно их сохраняет.

Всем пользователям рекомендуется правильно организовать процесс ручного сохранения данных:

1. После создания нового документа рекомендуется сразу сохранить его на диск «Файл»-«Сохранить как». И только потом выполнять в документе различные операции.
2. Регулярно периодически после любых изменений (чем чаще, тем лучше) сохранять текущую версию файла с помощью кнопки «Сохранить» на панели быстрого доступа. Или используя комбинацию горячих клавиш CTRL+S.

К сожалению, большинство пользователей, даже профессионального уровня, так увлекаются процессом работы, что часто забывают периодически сохранять изменения в документе. В момент сбоя иди зависания компьютера – это приводит к безвозвратной утери проделанной работы определенного объема. Потому стоит решение данной проблемы перепоручить самому Excel.



Как включить автосохранение в Excel

Чтобы сделать автосохранение в Excel через заданный промежуток времени, следует выполнить следующее:

1. Выберите «Файл»-«Параметры»-«Сохранение».



2. В разделе «Сохранение книг», нужно поставить галочкой в пункт «Автосохранение». И укажите интервал периодичности автоматического сохранения документов.
3. Так же важно отметить пункт: «Сохранять последнюю автосохраненную версию при закрытии».
4. Можно задать путь к желаемой папке, где будут сохраняться документы после автовосстановления.
5. После всех изменений подтверждаем нажатием кнопки «ОК» .

Примечание. Обратите внимание, что в данном разделе настроек можно изменить папку, которая предлагается по умолчанию для сохранения новых документов — «Расположение файлов по умолчанию». То есть, вместо папки «Мои документы» можно указать любую другую часто используемую папку на Ваш выбор.

Таким образом, если Вы забыли сохранить изменения в документе, а Ваш компьютер дал сбой (по любой причине), то будут утеряны только данные, проделаны на протяжении последних 10 минут (при настройках по умолчанию). Поэтому, в настройках лучше уменьшить значение данного параметра хотя-бы на 5 минут.

Как восстановить файл Excel из автосохранения

После первого запуска программы после сбоя, Excel автоматически предложит открыть последнюю сохраненную версию документа. Если же этого не произошло, тогда выберите: «Файл»-«Сведения»-«Управление версиями»-«Восстановить несохраненные книги»:

Там же в списке «Версии» хранятся файлы автосохранений. Но если и этот вариант не работает, тогда можно самому вручную открыть автосохранение в Excel. Искать папку следует по пути заданному в выше описанных настройках. По умолчанию, скорее всего такой путь:

C:Usersимя пользователяAppDataRoamingMicrosoftExcel

Но в разных версиях Windows или Excel путь может отличаться. Чтобы узнать, куда сохраняет Excel в автоматическом режиме, нужно зайти в настройки и убедиться в правильности пути. Как описано выше.

Примечание. Если файл был правильно закрыт (при этом неважно сохранен или нет), тогда папка автовосстановления будет пуста. При правильном закрытии документа его резервная копия автоматически удаляется. Поэтому, если вы закрываете несохраненный документ, выскакивает диалоговое окно, которое просит подтвердить Ваше действие.

Стоит отметить, что даже если у Вас настроена функция автоматического сохранения документов, не стоит игнорировать возможности ручного сохранения (CTRL+S). Всякое бывает… Известны случаи, в практике пользователей, когда автоматическое сохранение просто не срабатывает. Например, если компьютер завис в процессе выполнения сложных вычислительных операций в программе.

Любая информация должна быть сохранена до любого вероятного сбоя компьютера. Не сохраненные файлы Excel можно безвозвратно потерять при зависании или в момент сбоя компьютера. В таких ситуациях теряются данные из оперативной памяти, которые не записаны на жестком диске. Стоит помнить о регулярном ручном сохранении файлов, а возможности автостроения существенно помогут сберечь всю важную информацию и весь Ваш труд.

Очень неприятно, когда вследствие перебоя с электропитанием, зависания компьютера или другого сбоя, данные, которые вы набрали в таблицу, но не успели сохранить, утрачены. К тому же, постоянно вручную сберегать результаты своей работы – это означает отвлекаться от основного занятия и терять дополнительное время. К счастью, в программе Эксель имеется такой удобный инструмент, как автосохранение. Давайте разберемся, как им пользоваться.

Работа с настройками автосохранения

Для того, чтобы максимально обезопасить лично себя от потери данных в Экселе, рекомендуется выставить свои пользовательские настройки автосохранения, которые были бы ориентированы именно под ваши потребности и возможности системы.

Урок: Автосохранение в Microsoft Word

Переход в настройки

Давайте выясним, как попасть в настройки автосохранения.

1. Открываем вкладку «Файл». Далее перемещаемся в подраздел «Параметры».



2. Открывается окно параметров Excel. Кликаем по надписи в левой части окна «Сохранение». Именно тут размещаются все необходимые нам настройки.

Изменение временных настроек

По умолчанию, автосохранение включено и производится каждые 10 минут. Не всех удовлетворяет такой период времени. Ведь за 10 минут можно набрать довольно большое количество данных и очень нежелательно терять их вместе с силами и временем, потраченными на заполнение таблицы. Поэтому многие пользователи предпочитают установить режим сохранения в 5 минут, а то и в 1 минуту.

Именно 1 минута – самый короткий срок, который можно установить. В то же время, не следует забывать, что в процессе сохранения расходуются ресурсы системы, и на слабых компьютерах слишком короткий срок установки может привести к значительным торможениям в скорости работы. Поэтому юзеры, которые имеют довольно старые аппараты, впадают в другую крайность – вообще отключают автосохранение. Конечно, это не желательно делать, но, тем не менее, мы чуть дальше тоже поговорим, как отключить данную функцию. На большинстве современных компьютерах, даже если вы установите период в 1 минуту – это не будет заметно сказываться на работоспособности системы.

Итак, чтобы изменить термин в поле «Автосохранение каждые» вписываем нужное число минут. Оно должно быть целым и находиться в диапазоне от 1 до 120.

Изменение других настроек

Кроме того, в разделе настроек можно изменить ещё ряд других параметров, хотя без лишней надобности их не советуют трогать. Прежде всего, можно определить в каком формате файлы будут сберегаться по умолчанию. Это делается путем выбора соответствующего наименования формата в поле параметра «Сохранять файлы в следующем формате». По умолчанию это Книга Excel (xlsx), но имеется возможность смены этого расширения на следующие:

• Книга Excel 1993 – 2003 (xlsx);
• Книга Excel с поддержкой макросов;
• Шаблон Excel;
• Веб-страница (html);
• Простой текст (txt);
• CSV и многие другие.

В поле «Каталог данных для автовосстановления» прописывается путь, где хранятся автосохраненные копии файлов. При желании этот путь можно изменить вручную.

В поле «Расположение файлов по умолчанию» указывается путь к директории, в которой программа предлагает хранить оригинальные файлы. Именно эта папка открывается, когда вы жмете на кнопку «Сохранить».

Отключение функции

Как уже было сказано выше, автоматическое сохранение копий фалов Excel можно отключить. Для этого достаточно снять галочку с пункта «Автосохранение каждые» и нажать на кнопку «OK».

Отдельно можно отключить сохранение последней автосохраненной версии при закрытии без сохранения. Для этого нужно снять галочку с соответствующего пункта настроек.

Как видим, в целом настройки автосохранения в программе Excel довольно просты, а действия с ними интуитивно понятны. Пользователь сам может с учетом своих потребностей и возможностей аппаратной части компьютера выставить периодичность автоматического сохранения файлов.

28

28 people found this article helpful

How to Turn on AutoSave in Excel

Plus, how to recover an unsaved Excel file

Updated on December 12, 2020

What to Know

• Go to File > Options > Save > AutoSave OneDrive and SharePoint Online files by default on Excel.
• For more protection, select Save AutoRecover information and Keep the last AutoRecovered version if I close without saving.

This article explains how to use the AutoSave function in Excel for Microsoft 365, Excel 2019, 2016, 2013, and 2010. It also explains AutoRecover, how to recover a file, and what to do if you don’t have the AutoSave feature.

AutoSave vs. AutoRecover

AutoSave automatically saves your files to your OneDrive and SharePoint account. You’ll need to configure OneDrive or SharePoint so they’re correctly connected, and this is a feature available only in Microsoft 365. This also allows you to «co-edit» documents with others.

AutoRecover temporarily keeps changes in a directory on your computer. Available since Office 2007, it does not automatically save your files. Instead, if your computer shuts off or Excel closes without saving, you have the option to recover your work. It saves this information on a set interval, usually 10 minutes, but it’s only temporary. If you choose not to recover your data, it will delete the data, and you’ll be back to square one.

Neither of these is a replacement for the Save command. Get in the habit of saving your work consistently, especially when you’re about to close. It’s essential to configure both AutoSave and AutoRecover if you have both options.

How to Turn on AutoSave in Excel

Since 2010, Excel has made only minor changes to the AutoSave function. If you’re using Excel 2010 or later, you’ll find this menu in the same place.

1. Open Excel and select File > Options.

2. In the menu that opens, select Save on the left.

3. If you have a OneDrive or SharePoint account, select AutoSave OneDrive and SharePoint Online files by default on Excel. This will save your work on OneDrive and SharePoint accounts in real-time, preserving a backup if you lose your laptop.

   Only enable this for password-protected files. Never share sensitive information such as Social Security numbers or financial data via a OneDrive or SharePoint file.

4. Select Save AutoRecover information and choose the interval at which you’d like to save it. The default is 10 minutes, but you can set it lower or higher, depending on your preferences.

5. Select Keep the last AutoRecovered version if I close without saving to preserve your work if you lose power or accidentally close Excel.

6. Make a note of where Excel will save these files. If you prefer a more accessible location, you can write it out here.

   You may be unable to see your AutoRecover location in File Explorer, depending on whether or not you’re logged in as an administrator and what your settings are for data recovery. You also may be unable to change the file path if you’re not an administrator.

How to Recover an Excel File Using AutoRecover

To access the AutoRecover version of your Excel workbook, select File > Open, then scroll down to the Recover Unsaved Workbooks section and choose your file.

What If My Version of Excel Doesn’t Have AutoSave?

If you don’t have an AutoSave option in your version of Excel or don’t want to use OneDrive or SharePoint to back up your files, you can also use third-party software like Google Drive or Dropbox to back up your data regularly.

Before using these services, think carefully about potential security and space. If you’re backing up confidential information, there’s an inherent risk of a breach. If you’re looking to save documents for work, consult your workplace’s IT department, if available, for solutions they’ve vetted.

Additionally, any backup service will have a limited amount of space, and you’ll probably want to use it to backup other files as well. More room is available, but you’ll have to subscribe to it. Look at your needs carefully before signing on to any backup service.

Thanks for letting us know!

Get the Latest Tech News Delivered Every Day

Subscribe

Разработчики Excel улучшают программу и делают её стабильней с каждой новой версией, но, все же, никто не застрахован от «вылетов».

Причины могут быть разные, даже совсем не связанные с программой, например, выключили электричество, слабый компьютер и он завис, и так далее.

При возникновении таких ситуаций очень сильно выручает автосохранение. Что оно делает? Сохраняет ваш файл во временную папку каждые N минут.

Итак, давайте разбираться!

Автосохранение в режиме реального времени это новая опция Office 365. В других версиях Excel автосохранение работает по-другому, оно сохраняет файл каждые N минут.

Автосохранение в режиме реального времени и без него

Итак, автосохранение в режиме реального времени новая опция Office 365.

Оно сохраняет файл каждый раз, когда вы его изменяете в облако (OneDrive или другие).

А обычной автосохранение, которое было в предыдущих версиях, просто сохраняет ваш файл каждые N минут (по умолчанию 10).

И что-то пойдет не так и работа программы прекращается, то вы без проблем восстановите последний сохраненный этой функцией файл.

В данной статье мы поговорим об обеих этих функциях.

Настройка автосохранения

Настройка этих параметров происходит во вкладке «Параметры».

Пошаговая инструкция:

• Щелкните «Файл»;

• «Параметры»;

• Вкладка «Сохранение»;

• Такие параметры оптимальны;

• Подтвердите.

Таким образом, ваш открытый файл будет сохранятся каждые 10 минут.

Функция автосохранение в режиме реального времени использует макрос, поэтому файл должен быть сохранен в соответствующем расширении.

Как еще можно обезопасить свои данные:

• Сохранять последнюю автосохраненную версию при закрытии без сохранения

• Настройка места для сохранения временных файлов

Если вы активировали опцию автосохранения в режиме реального времени, то вам не нужно сохранять файл перед выходом, так как он и так сохраняется каждый раз, когда вы вносите какое-либо изменение.

А если в файл вы добавите стороннюю функцию (через Visual Basic), то функция автосохранения в режиме реального времени покажет вам предупреждение.

Также можно посмотреть разные версии файла (там остаются несколько старых).

Как добавить автосохранение в режиме реального времени на панель быстрого доступа

В случае, если вам нужно включать и отключать автосохранение в режиме реального времени часто, вы можете добавить эту функцию на панель быстрого доступа.

По-умолчанию она активирована, если вы, конечно, используете Office 365, но если вы, все-таки, хотите добавить её на панель быстрого доступа, то вот пошаговая инструкция:

1. Щелкните на стрелочку, идущую вниз;
2. Далее — «Автосохранение».

Минусы автосохранения в режиме реального времени

Если вы включите эту опцию, то больше не сможете использовать Если вы включите эту опцию, то больше не сможете использовать «Сохранить как…».

Так как файл сохраняется каждый раз, когда вы изменяете какие-либо данные, то сохранить отдельную версию не получится. Можно только сделать копию.

Если вы откроете файл, измените какие-либо данные и нажмете сохранить копию, то у вас будет 2 версии файла.

Google Drive и другие облачные сервисы

Также можно использовать и их. Они также сохраняют файл при каждом изменении. Преимущество заключается в том, что вы без проблем сможете отправлять ссылку на файл любому человеку.

Принципиальной разницы между облачными сервисами нет, поэтому вы можете использовать тот, который вам больше по душе.

С помощью Visual Basic

Функция автосохранение в режиме реального времени прекрасна, но что же делать если у вас нет Office 365?

Как вариант — использование Visual Basic. Он будет сохранять файл каждый раз перед закрытием самой программы.

Все это имеет смысл только если вы используете более старые версии Excel, потому что в новых есть функция автосохранение в режиме реального времени.

Пошаговая инструкция настройки функции Visual Basic:

• Откройте Visual Basic и нажмите 2 левой кнопкой мышки на нужный лист;
• Поместите этот код в открывшееся окно:

ThisWorkbook:
Private Sub Workbook_BeforeClose(Cancel As Boolean) ThisWorkbook.Save

• Закройте Visual Basic.

Итак, каждый раз перед закрытием файла, если в нем появились какие-либо изменения он будет сохраняться.

Если вы сохраняете этот файл впервые, то Excel спросит вас, куда нужно сохранить файл.

А этот код будет сохранять файл и датой в имени, таким образом он сохраняет несколько версий:

Private Sub Workbook_BeforeClose (Cancel As Boolean)

wbname = ThisWorkbook.Name

timestamp = Format(Now, "ddmmmyyy-hhmmss")

ThisWorkbook.SaveAs timestamp & wbname

End Sub

Итак, в данной статье мы рассмотрели несколько вариантов автосохранения (для Office 365 и более старых версий).

Надеюсь, эта статья оказалась полезной для вас!

Наверняка многие пользователи сталкивались с неприятной ситуацией, когда из-за зависшего компьютера, перебоя в электросети или других непредвиденных обстоятельств документ, на который было потрачено много сил и времени не сохранился. Как раз для таких случаев разработчики Excel специально предусмотрели автосохранение книги, которая поможет уберечь наши ценные труды. Давайте посмотрим, как работает эта функция, и как ее можно настроить.

Настройка автосохранения

В программе Excel по умолчанию документы сохраняются каждые 10 минут, однако мы можем скорректировать этот параметр на свое усмотрение.

Открытие настроек

Чтобы получить доступ к параметрам автосохранения, выполняем следующие шаги:

1. Заходим в меню “Файл”.
2. В перечне слева выбираем пункт “Параметры”.
3. Перед нам появится окно с параметрами Excel, в левой части которого жмем по разделу “Сохранение”, где представлены все настройки автоматического сохранения данных.

Настройка параметров

Время

Самая важная настройка – это “Автосохранение через каждые”. Здесь мы указываем количество времени, по истечении которого будет выполняться очередное автоматическое сохранение файла. Чаще всего, пользователи ставят не более 5 минут, так как за более продолжительный временной промежуток можно успеть внести достаточно много изменений в документ, которые в случае чего придется повторить заново. Допускается установка целых минут (от 1 до 120), а нужное значение мы можем ввести в специальном поле или “дойти” до него с помощью стрелок вверх/вниз рядом.

Формат

По умолчанию автосохранение выполняется в стандартном формате Эксель (“xlsx”). Но при желании и необходимости мы можем выбрать другое расширение.

Место хранения

Для назначения каталога, в котором будут храниться автосохраненные файлы, просто копируем полный путь к нужной папке (например, в Проводнике) и вставляем его в поле рядом с параметром “Каталог данных для автовосстановления”. Также мы можем прописать адрес вручную.

Параметр выше не стоит путать с “Расположением локальных файлов по умолчанию”. В указанной здесь папке программа будет предлагать сохранять файлы, когда мы сами решаем это сделать вручную.

Остальные параметры

Настройки других параметров редко нуждаются в пересмотре, и при прочих равных условиях лучше оставить их в первоначальном виде.

Отключение автосохранения

Если необходимости в выполнении автосохранения нет, функцию можно выключить. Делается это путем снятия галочки напротив соответствующего пункта.

Также у нас есть возможность оставить основную галочку, а отключить только автосохранение при закрытии документа.

Заключение

Итак, мы только что разобрали, как настроить основные параметры автосохранения в программе Excel, чтобы не потерять ценные данные, если вдруг по какой-то причине сохранение книги вручную не было выполнено. Крайне удобная и незаменимая функция, которая не раз выручит пользователей, постоянно работающих в программе.