Как упростить таблицу в excel

Практически каждый пользователь Excel встречался с ситуацией, когда при добавлении новой строки или столбца в табличный массив, приходится пересчитывать формулы и форматировать данный элемент под общий стиль. Указанных проблем не было бы, если вместо обычного варианта применять, так называемую, «умную» таблицу. Это позволит автоматически «подтянуть» к ней все элементы, которые пользователь располагает у её границ. После этого Эксель начинает воспринимать их, как часть табличного диапазона. Это далеко не полный перечень того, чем полезна «умная» таблица. Давайте узнаем, как её создать, и какие возможности она предоставляет.

Применение «умной» таблицы

«Умная» таблица представляет собой специальный вид форматирования, после применения которого к указанному диапазону данных, массив ячеек приобретает определенные свойства. Прежде всего, после этого программа начинает рассматривать его не как диапазон ячеек, а как цельный элемент. Данная возможность появилась в программе, начиная с версии Excel 2007. Если сделать запись в любой из ячеек строки или столбца, которые находятся непосредственно у границ, то эта строчка или столбец автоматически включаются в данный табличный диапазон.

Применение этой технологии позволяет не пересчитывать формулы после добавления строк, если данные из неё подтягиваются в другой диапазон определенной функцией, например ВПР. Кроме того, среди преимуществ следует выделить закрепление шапки вверху листа, а также наличие кнопок фильтрации в заголовках.

Но, к сожалению, у этой технологии имеются и некоторые ограничения. Например, нежелательно применение объединения ячеек. Особенно это касается шапки. Для неё объединение элементов вообще недопустимо. Кроме того, даже если вы не желаете, чтобы какое-то значение, находящееся у границ табличного массива, было в него включено (например, примечание), оно все равно будет расцениваться Excel, как его неотъемлемая часть. Поэтому все лишние надписи нужно размещать хотя бы через один пустой диапазон от табличного массива. Также в нём не будут работать формулы массивов и книгу невозможно будет применять для совместного использования. Все наименования столбцов должны быть уникальными, то есть, не повторяться.

Создание «умной» таблицы

Но прежде, чем перейти к описанию возможностей «умной» таблицы, давайте узнаем, как её создать.

1. Выделяем диапазон ячеек или любой элемент массива, для которого хотим применить табличное форматирование. Дело в том, что даже, если выделить один элемент массива, то программа во время процедуры форматирования захватит все сопредельные элементы. Поэтому и нет большой разницы в том, выделите вы весь целевой диапазон или только его часть.

   После этого перемещаемся во вкладку «Главная», если вы в данный момент находитесь в другой вкладке Excel. Далее кликаем по кнопке «Форматировать как таблицу», которая размещена на ленте в блоке инструментов «Стили». После этого открывается список с выбором различных стилей оформления табличного массива. Но выбранный стиль на функциональность никак влиять не будет, поэтому щелкаем по тому варианту, который визуально больше вам нравится.

   

   Существует также ещё один вариант форматирования. Точно также выделяем полностью или часть диапазона, который собираемся преобразовать в табличный массив. Далее перемещаемся во вкладку «Вставка» и на ленте в блоке инструментов «Таблицы» щелкаем по большому значку «Таблица». Только в этом случае выбор стиля не предоставляется, и он будет установлен по умолчанию.

   

   Но самый быстрый вариант — это после выделения ячейки или массива использовать нажатие горячих клавиш Ctrl+T.

2. При любом из указанных выше вариантов действий открывается небольшое окошко. В нем располагается адрес диапазона, который будет подвергнут преобразованию. В подавляющем большинстве случаев программа определяет диапазон правильно, независимо от того выделили вы его весь или только одну ячейку. Но все-таки на всякий случай требуется проверить адрес массива в поле и, если он не соответствует тем координатам, которые вам нужны, то изменить его.

   Кроме того, обратите внимание на то, чтобы стояла галочка около параметра «Таблица с заголовками», так как в большинстве случаев заголовки у исходного набора данных уже имеются. После того, как вы удостоверились, что все параметры правильно введены, жмите на кнопку «OK».



3. После этого действия диапазон данных будет преобразован в «умную» таблицу. Это будет выражаться в приобретении некоторых дополнительных свойств у данного массива, а также в смене его визуального отображения, согласно выбранному ранее стилю. Об основных возможностях, которые предоставляют эти свойства, мы и поговорим далее.

Урок: Как сделать таблицу в Excel

Наименование

После того, как «умная» таблица сформирована, ей автоматически будет присвоено имя. По умолчанию это наименование типа «Таблица1», «Таблица2» и т.д.

1. Чтобы посмотреть, какое имя имеет наш табличный массив, выделяем любой его элемент и перемещаемся во вкладку «Конструктор» блока вкладок «Работа с таблицами». На ленте в группе инструментов «Свойства» будет располагаться поле «Имя таблицы». В нем как раз и заключено её наименование. В нашем случае это «Таблица3».





2. При желании имя можно изменить, просто перебив с клавиатуры название в указанном выше поле.

Теперь при работе с формулами для того, чтобы указать конкретной функции, что нужно обработать весь табличный диапазон, вместо обычных координат в качестве адреса достаточно будет ввести её имя. К тому же, это не только удобно, но и практично. Если применять стандартный адрес в виде координат, то при добавлении строки внизу табличного массива, даже после того, как она будет включена в его состав, функция не захватит для обработки эту строку и аргументы придется перебивать заново. Если же вы укажите, как аргумент функции, адрес в виде наименования табличного диапазона, то все строчки, в будущем добавленные к нему, автоматически будут обрабатываться функцией.

Растягивающийся диапазон

Теперь остановим внимание на том, каким образом в табличный диапазон добавляются новые строки и столбцы.

1. Выделяем любую ячейку в первой же строчке ниже табличного массива. Делаем в ней произвольную запись.



2. Затем жмем на клавишу Enter на клавиатуре. Как видим, после этого действия вся строчка, в которой находится только что добавленная запись, была автоматически включена в табличный массив.

Более того, к ней было автоматически применено то же форматирование, что и у остального табличного диапазона, а также были подтянуты все формулы, расположенные в соответствующих столбцах.

Аналогичное добавление произойдет, если мы произведем запись в столбце, который находится у границ табличного массива. Он тоже будет включен в её состав. Кроме того, ему автоматически будет присвоено наименование. По умолчанию название будет «Столбец1», следующая добавленная колонка – «Столбец2» и т. д. Но при желании их всегда можно переименовать стандартным способом.

Ещё одним полезным свойством «умной» таблицы является то, что как бы много записей в ней не было, даже если вы опуститесь в самый низ, наименования столбцов всегда будут перед глазами. В отличие от обычного закрепления шапок, в данном случае названия колонок при переходе вниз будут размещаться прямо в том месте, где располагается горизонтальная панель координат.

Урок: Как добавить новую строку в Excel

Автозаполнение формулами

Ранее мы видели, что при добавлении новой строчки, в её ячейку того столбца табличного массива, в котором уже имеются формулы, производится автоматическое копирование этой формулы. Но изучаемый нами режим работы с данными умеет больше. Достаточно заполнить одну ячейку пустого столбца формулой, чтобы она была автоматически скопирована во все остальные элементы данной колонки.

1. Выделяем первую ячейку пустого столбца. Вписываем туда любую формулу. Делаем это обычным способом: устанавливаем в ячейку знак «=», после чего щелкаем по тем ячейкам, арифметическое действие между которыми собираемся выполнить. Между адресами ячеек с клавиатуры проставляем знак математического действия («+», «-», «*», «/» и т.д.). Как видим, даже адрес ячеек отображается не так, как в обычном случае. Вместо координат, отображающихся на горизонтальной и вертикальной панели в виде цифр и латинских букв, в данном случае в виде адреса отображаются наименования колонок на том языке, на котором они внесены. Значок «@» означает, что ячейка находится в той же строке, в которой размещается формула. В итоге вместо формулы в обычном случае

   =C2*D2

   мы получаем выражение для «умной» таблицы:

   =[@Количество]*[@Цена]



2. Теперь, чтобы вывести результат на лист, жмем на клавишу Enter. Но, как видим, значение вычисления отображается не только в первой ячейке, но и во всех остальных элементах столбца. То есть, формула была автоматически скопирована в другие ячейки, и для этого даже не пришлось применять маркер заполнения или другие стандартные средства копирования.

Данная закономерность касается не только обычных формул, но и функций.

Кроме того, нужно заметить, что, если пользователь будет вводить в целевую ячейку в виде формулы адреса элементов из других столбцов, то они будут отображаться в обычном режиме, как и для любого другого диапазона.

Строка итогов

Ещё одной приятной возможностью, которую предоставляет описываемый режим работы в Excel, является выведение итогов по столбцам в отдельной строке. Для этого не придется специально вручную добавлять строку и вбивать в неё формулы суммирования, так как инструментарий «умных» таблиц уже имеет в своем арсенале заготовки необходимых алгоритмов.

1. Для того, чтобы активировать суммирование, выделяем любой табличный элемент. После этого перемещаемся во вкладку «Конструктор» группы вкладок «Работа с таблицами». В блоке инструментов «Параметры стилей таблиц» устанавливаем галочку около значения «Строка итогов».
   

   Для активации строки итогов вместо вышеописанных действий можно также применить сочетание горячих клавиш Ctrl+Shift+T.

2. После этого в самом низу табличного массива появится дополнительная строка, которая так и будет называться – «Итог». Как видим, сумма последнего столбца уже автоматически подсчитана с помощью встроенной функции ПРОМЕЖУТОЧНЫЕ.ИТОГИ.



3. Но мы можем подсчитать суммарные значения и для других столбцов, причем использовать при этом совершенно разные виды итогов. Выделяем щелчком левой кнопки мыши любую ячейку строки «Итог». Как видим, справа от этого элемента появляется пиктограмма в виде треугольника. Щелкаем по ней. Перед нами открывается список различных вариантов подведения итогов:
   • Среднее;
   • Количество;
   • Максимум;
   • Минимум;
   • Сумма;
   • Смещенное отклонение;
   • Смещенная дисперсия.

   Выбираем тот вариант подбития итогов, который считаем нужным.



4. Если мы, например, выберем вариант «Количество чисел», то в строке итогов отобразится количество ячеек в столбце, которые заполнены числами. Данное значение будет выводиться все той же функцией ПРОМЕЖУТОЧНЫЕ.ИТОГИ.



5. Если вам недостаточно тех стандартных возможностей, которые предоставляет список инструментов подведения итогов, описанный нами выше, то жмем на пункт «Другие функции…» в его самом низу.



6. При этом запускается окошко Мастера функций, где пользователь может выбрать любую функцию Excel, которую посчитает для себя полезной. Результат её обработки будут вставлен в соответствующую ячейку строки «Итог».

Читайте также:
Мастер функций в Экселе
Функция промежуточные итоги в Excel

Сортировка и фильтрация

В «умной» таблице по умолчанию при её создании автоматически подключаются полезные инструменты, которые обеспечивают выполнение сортировки и фильтрации данных.

1. Как видим, в шапке около наименований столбцов в каждой ячейке уже имеются пиктограммы в виде треугольников. Именно через них мы получаем доступ к функции фильтрации. Жмем на значок около наименования того столбца, над которым мы собираемся производить манипуляцию. После этого открывается список возможных действий.



2. Если в столбце расположены текстовые значения, то можно применить сортировку согласно алфавиту или в обратном порядке. Для этого нужно выбрать соответственно пункт «Сортировка от А до Я» или «Сортировка от Я до А».
   

   После этого строки будут выстроены в выбранном порядке.

   

   Если вы попытаетесь отсортировать значения в колонке, которая содержит в себе данные в формате даты, то вам будет предложено на выбор два варианта сортировки «Сортировка от старых к новым» и «Сортировка от новых к старым».

   

   Для числового формата тоже будет предложено два варианта: «Сортировка от минимального к максимальному» и «Сортировка от максимального к минимальному».



3. Для того, чтобы применить фильтр, точно таким же образом вызываем меню сортировки и фильтрации, щелкнув по значку в том столбце, относительно к данным которого вы собираетесь задействовать операцию. После этого в списке снимаем галочки с тех значений, строки которых мы хотим скрыть. После выполнения вышеуказанных действий не забываем нажать на кнопку «OK» внизу всплывающего меню.



4. После этого останутся видны только строки, около которых в настройках фильтрации вы оставили галочки. Остальные будут спрятаны. Что характерно, значения в строке «Итог» тоже изменятся. Данные отфильтрованных строк не будут учитываться при суммировании и подведении других итогов.
   

   Это особенно важно, учитывая то, что при применении стандартной функции суммирования (СУММ), а не оператора ПРОМЕЖУТОЧНЫЕ.ИТОГИ, в подсчете участвовали бы даже скрытые значения.

Урок: Сортировка и фильтрация данных в Экселе

Преобразование таблицы в обычный диапазон

Конечно, довольно редко, но иногда все же существует необходимость преобразовать «умную» таблицу в диапазон данных. Например, это может произойти в том случае, если нужно применить формулу массива или другую технологию, которую не поддерживает изучаемый нами режим работы Excel.

1. Выделяем любой элемент табличного массива. На ленте перемещаемся во вкладку «Конструктор». Щелкаем по иконке «Преобразовать в диапазон», которая расположена в блоке инструментов «Сервис».



2. После этого действия появится диалоговое окно, в котором будет спрашиваться, действительно ли мы хотим преобразовать табличный формат в обычный диапазон данных? Если пользователь уверен в своих действиях, то следует нажать на кнопку «Да».



3. После этого единый табличный массив будет преобразован в обычный диапазон, для которого будут актуальными общие свойства и правила Excel.

Как видим, «умная» таблица намного более функциональная, чем обычная. С её помощью можно ускорить и упростить решение многих задач по обработке данных. К преимуществам её использования можно отнести автоматическое расширение диапазона при добавлении строк и столбцов, автофильтр, автозаполнение ячеек формулами, строку итогов и другие полезные функции.

Выпустив Excel 2010, Microsoft чуть ли не удвоила функциональность этой программы, добавив множество улучшений и нововведений, многие из которых не сразу заметны. Неважно, опытный вы пользователь или новичок, найдется немало способов упростить работу с Excel. О некоторых из них мы сегодня расскажем.

Выделение всех ячеек одним кликом

Все ячейки можно выделить комбинацией клавиш Ctrl + A, которая, кстати, работает и во всех других программах. Однако есть более простой способ выделения. Нажав на кнопку в углу листа Excel, вы выделите все ячейки одним кликом.

Открытие нескольких файлов одновременно

Вместо того чтобы открывать каждый файл Excel по отдельности, их можно открыть вместе. Для этого выделите файлы, которые нужно открыть, и нажмите Enter.

Перемещение по файлам Excel

Когда у вас открыто несколько книг в Excel, между ними можно легко перемещаться с помощью комбинации клавиш Ctrl + Tab. Эта функция также доступна по всей системе Windows, и ее можно использовать во многих приложениях. К примеру, для переключения вкладок в браузере.

Добавление новых кнопок на панель быстрого доступа

Стандартно в панели быстрого доступа Excel находятся 3 кнопки. Вы можете изменить это количество и добавить те, которые нужны именно вам.

Перейдите в меню «Файл» ⇒ «Параметры» ⇒ «Панель быстрого доступа». Теперь можно выбрать любые кнопки, которые вам нужны.

Диагональная линия в ячейках

Иногда бывают ситуации, когда нужно добавить в таблицу диагональную линию. К примеру, чтобы разделить дату и время. Для этого на главной странице Excel нажмите на привычную иконку границ и выберите «Другие границы».

Добавление в таблицу пустых строк или столбцов

Вставить одну строку или столбец достаточно просто. Но что делать, если их нужно вставить гораздо больше? Выделите нужное количество строк или столбцов и нажмите «Вставить». После этого выберите место, куда нужно сдвинуться ячейкам, и вы получите нужное количество пустых строк.

Скоростное копирование и перемещение информации

Если вам нужно переместить любую информацию (ячейку, строку, столбец) в Excel, выделите ее и наведите мышку на границу, чтобы изменился указатель. После этого переместите информацию в то место, которое вам нужно. Если необходимо скопировать информацию, сделайте то же самое, но с зажатой клавишей Ctrl.

Быстрое удаление пустых ячеек

Пустые ячейки — это бич Excel. Иногда они появляются просто из ниоткуда. Чтобы избавиться от них всех за один раз, выделите нужный столбец, перейдите на вкладку «Данные» и нажмите «Фильтр». Над каждым столбцом появится стрелка, направленная вниз. Нажав на нее, вы попадете в меню, которое поможет избавиться от пустых полей.

Расширенный поиск

Нажав Ctrl + F, мы попадаем в меню поиска, с помощью которого можно искать любые данные в Excel. Однако его функциональность можно расширить, используя символы «?» и «*». Знак вопроса отвечает за один неизвестный символ, а астериск — за несколько. Их стоит использовать, если вы не уверены, как выглядит искомый запрос.

Если же вам нужно найти вопросительный знак или астериск и вы не хотите, чтобы вместо них Excel искал неизвестный символ, то поставьте перед ними «~».

Копирование уникальных записей

Уникальные записи могут быть полезными, если вам нужно выделить в таблице неповторяющуюся информацию. К примеру, по одному человеку каждого возраста. Для этого выберите нужный столбец и нажмите «Дополнительно» слева от пункта «Фильтр». Выберите исходный диапазон (откуда копировать) и диапазон, в который нужно поместить результат. Не забудьте поставить галочку.

Создание выборки

Если вы делаете опрос, в котором могут участвовать только мужчины от 19 до 60, вы легко можете создать подобную выборку с помощью Excel. Перейдите в пункт меню «Данные» ⇒ «Проверка данных» и выберите необходимый диапазон или другое условие. Вводя информацию, которая не подходит под это условие, пользователи будут получать сообщение, что информация неверна.

Быстрая навигация с помощью Ctrl и стрелки

Нажимая Ctrl + стрелка, можно перемещаться в крайние точки листа. К примеру, Ctrl + ⇓ перенесет курсор в нижнюю часть листа.

Транспонирование информации из столбца в строку

Довольно полезная функция, которая нужна не так уж и часто. Но если она вдруг понадобится, вряд ли вы будете транспонировать по одной. Для транспонирования в Excel есть специальная вставка.

Скопируйте диапазон ячеек, который нужно транспонировать. После этого кликните правой кнопкой на нужное место и выберите специальную вставку.

Как скрывать информацию в Excel

Не знаю, зачем это может пригодиться, но тем не менее такая функция в Excel есть. Выделите нужный диапазон ячеек, нажмите «Формат» ⇒ «Скрыть или отобразить» и выберите нужное действие.

Объединение текста с помощью «&»

Если вам нужно объединить текст из нескольких ячеек в одну, необязательно использовать сложные формулы. Достаточно выбрать ячейку, в которой будет соединен текст, нажать «=» и последовательно выбрать ячейки, ставя перед каждой символ «&».

Изменение регистра букв

С помощью определенных формул можно менять регистр всей текстовой информации в Excel. Функция «ПРОПИСН» делает все буквы прописными, а «СТРОЧН» — строчными. «ПРОПНАЧ» делает прописной только первую букву в каждом слове.

Внесение информации с нулями в начале

Если вы введете в Excel число 000356, то программа автоматически превратит его в 356. Если вы хотите оставить нули в начале, поставьте перед числом апостроф «’».

Ускорение ввода сложных слов

Если вы часто вводите одни и те же слова, то обрадуетесь, узнав, что в Excel есть автозамена. Она очень похожа на автозамену в смартфонах, поэтому вы сразу поймете, как ей пользоваться. С ее помощью можно заменить повторяющиеся конструкции аббревиатурами. К примеру, Екатерина Петрова — ЕП.

Больше информации

В правом нижнем углу можно следить за различной информацией. Однако мало кто знает, что, нажав туда правой кнопкой мыши, можно убрать ненужные и добавить нужные строки.

Переименование листа с помощью двойного клика

Это самый простой способ переименовать лист. Просто кликните по нему два раза левой кнопкой мыши и введите новое название.

Часто ли вы пользуетесь Excel? Если да, то у вас наверняка есть свои секреты работы с этой программой. Делитесь ими в комментариях.

Таблицы Excel — очень мощный инструмент. В них больше 470 скрытых функций. Поначалу это пугает: кажется, на то, чтобы разобраться со всем, уйдут годы. На самом деле это не так. Всего десятка функций и горячих клавиш уже хватит для того, чтобы сильно упростить себе жизнь. Расскажем о некоторых из них (скоро стартует второй поток курса «Магия Excel»).

Интерфейс

Настраиваем панель быстрого доступа

Начнем с самого простого — добавления самых часто используемых опций на панель быстрого доступа. Чтобы сделать это, заходите в параметры Excel — «Настроить ленту» — и ищите в параметрах «Панель быстрого доступа».

Опции, перенесенные на панель быстрого доступа, будут доступны при работе со всеми вашими книгами Excel (хотя можно ее настроить и отдельно для любой книги). Так что если пользуетесь какими-то командами и инструментами постоянно — добавляйте их туда.

Другой вариант — просто щелкнуть по инструменту на ленте правой кнопкой мыши и нажать «Добавить…»:

Перемещаемся по ленте без мышки

Нажмите на Alt. На ленте инструментов появились цифры и буквы — у каждого инструмента на панели быстрого доступа и у каждой вкладки на ленте соответственно:

Нажмите на клавиатуре любую из букв — попадете на соответствующую вкладку на ленте, а там каждый инструмент в свою очередь тоже будет подписан. Так можно быстро вызвать нужные опции, не трогая мышку.

Ввод данных

Теперь давайте рассмотрим несколько инструментов для быстрого ввода данных.

Автозамена

Если вам часто нужно вводить какое-то словосочетание, адрес, емейл и так далее — придумайте для него короткое обозначение и добавьте в список автозамены в Параметрах:

Прогрессия

Если нужно заполнить столбец или строку последовательностью чисел или дат, введите в ячейку первое значение и затем воспользуйтесь этим инструментом:

Протягивание

Представьте, что вам нужно извлечь какие-то данные из целого столбца или переписать их в другом виде (например, фамилию с инициалами вместо полных ФИО). Задайте Excel одну ячейку с образцом — что хотите получить:

Выделите все ячейки, которые хотите заполнить по образцу, — и нажмите Ctrl+E. И магия случится (ну, в большинстве случаев).

Проверка ошибок

Проверка данных позволяет избежать ошибок при вводе информации в ячейки.

Какие бывают типовые ошибки в Excel?

• Текст вместо чисел
• Отрицательные числа там, где их быть не может
• Числа с дробной частью там, где должны быть целые
• Текст вместо даты
• Разные варианты написания одного и того же значения. Например, сокращения («ЭБ» вместо «Электронная библиотека»), лишние пробелы в конце текстового значения или между словами — всего этого достаточно, чтобы превратить текстовые значения в разные и, соответственно, чтобы они обрабатывались Excel некорректно.

Инструмент проверки данных

Чтобы использовать инструмент проверки данных, нужно выделить ячейки, к которым хотите его применить, выбрать на ленте «Данные» → «Проверка данных» и настроить параметры проверки в диалоговом окне:

Если в графе «Сообщение об ошибке» вы выбрали вариант «Остановка», то после проверки в ячейки нельзя будет ввести значения, не соответствующие заданному правилу.

Если же вы выбрали «Предупреждение» или «Сообщение», то при попытке ввести неверные данные будет появляться предупреждение, но его можно будет проигнорировать и все равно ввести что угодно.

Еще неверные данные можно обвести, чтобы точно увидеть, где есть ошибки:

Удаление пробелов

Для удаления лишних пробелов (в начале, в конце и всех кроме одного между слов) используйте функцию СЖПРОБЕЛЫ / TRIM. Ее единственный аргумент — текст (ссылка на ячейку с текстом, как правило).

Если после очистки данных функцией СЖПРОБЕЛЫ или другой обработки вам не нужен исходный столбец, вставьте данные, полученные в отдельном столбце с помощью функций, как значения на место исходных данных, а столбец с формулой удалите:

Дата и время

За любой датой в Excel скрывается целое число. Датой его делает формат.

Аналогично со временем: одна единица — это день, а часть единицы (число от 0 до 1) — время, то есть часть дня.

Это не значит, что так имеет смысл вводить даты и время в ячейки, вводите их в любом из стандартных форматов — Excel сразу отформатирует их как даты:

ДД.ММ.ГГГГ

ДД/ММ/ГГГГ

ГГГГ-ММ-ДД

С датами можно производить операции вычитания и сложения.

Вычесть из одной даты другую, чтобы получить разницу в днях (результатом вычитания будет число — количество дней.

Прибавить к дате число — и получить дату, которая наступит через соответствующее количество дней.

Поиск и подстановка значений

Функция ВПР / VLOOKUP

Функция ВПР / VLOOKUP (вертикальный просмотр) нужна, чтобы связать несколько таблиц — «подтянуть» данные из одной в другую по какому-то ключу (например, названию товара или бренда, фамилии сотрудника или клиента, номеру транзакции).

=ВПР (что ищем; таблица с данными, где «что ищем» должно быть в первом столбце; номер столбца таблицы, из которого нужны данные; [интервальный просмотр])

У нее есть два режима работы: интервальный просмотр и точный поиск.

Интервальный просмотр — это поиск интервала, в который попадает число. Если у вас прогрессивная шкала налога или скидок, нужно конвертировать оценку из одной системы в другую и так далее — используется именно этот режим. Для интервального просмотра нужно пропустить последний аргумент ВПР или задать его равным единице (или ИСТИНА).

В большинстве случаев мы связываем таблицы по текстовым ключам — в таком случае нужно обязательно явным образом указывать последний аргумент «интервальный_просмотр» равным нулю (или ЛОЖЬ). Только тогда функция будет корректно работать с текстовыми значениями.

Функции ПОИСКПОЗ / MATCH и ИНДЕКС / INDEX

У ВПР есть существенный недостаток: ключ (искомое значение) обязан быть в первом столбце таблицы с данными. Все, что левее этого столбца, через ВПР «подтянуть» невозможно.

В реальных условиях структура таблиц бывает разной и не всегда возможно изменить порядок столбцов. Поэтому важно уметь работать с любой структурой.

Функция ПОИСКПОЗ / MATCH определяет порядковый номер значения в диапазоне. Ее синтаксис:

=ПОИСКПОЗ (что ищем; где ищем ; 0)

На выходе — число (номер строки или столбца в рамках диапазона, в котором находится искомое значение).

ИНДЕКС / INDEX выполняет другую задачу — возвращает элемент по его номеру.

=ИНДЕКС(диапазон, из которого нужны данные; порядковый номер элемента)

Соответственно, мы можем определить номер строки, в котором находится искомое значение, с помощью ПОИСКПОЗ. А затем подставить этот номер в ИНДЕКС на место второго аргумента, чтобы получить данные из любого нужного нам столбца.

Получается следующая конструкция:

=ИНДЕКС(диапазон, из которого нужны данные; ПОИСКПОЗ (что ищем; где ищем ; 0))

Оформление

Нужно оформить ячейки в книге Excel в едином стиле? Для этого есть одноименный инструмент — «Стили».

На ленте инструментов нажмите на «Стили ячеек» и выберите подходящий. Он будет применен к выделенным ячейкам:

А самое главное — если вы применили стиль ко многим ячейкам (например, ко всем заголовкам на 20 листах книги Excel) и захотели что-то переделать, щелкните правой кнопкой мыши и нажмите «Изменить». Изменения будут применены ко всем нужным ячейкам в документе.

На курсе «Магия Excel» будет два модуля — для новичков и продвинутых. Записывайтесь→

Фото на обложке отсюда

О чем речь? Умная таблица в Excel – это особый способ форматирования, который позволяет получить больше возможностей для работы с упорядоченными данными. С ее помощью вы быстрее найдете нужную информацию, а вычисления станут гораздо проще.

Как сделать? Создать умную таблицу не сложно, необходимо нажать буквально пару кнопок. Больше проблем доставляют настройка и форматирование, но, используя нашу инструкцию, вы без проблем справитесь с этой задачей.

Умная таблица – это способ форматирования в программе Microsoft Excel, который впервые появился в версии 2007. Суть его в том, что программный алгоритм позволяет обрабатывать данные из нескольких ячеек, расположенных рядом друг с другом, как единый элемент. Если пользователь внесет данные в произвольную ячейку столбца или колонки, располагающихся непосредственно у границы, то эти данные включаются в соответствующий табличный диапазон

Этот вид форматирования имеет отдельные ограничения. В частности, функция объединения ячеек в этом случае может работать некорректно. В первую очередь, эта особенность касается шапки, для которой объединение невозможно в принципе. Также, нередки ситуации, когда нет необходимости включать данные, размещенные в ячейке, находящейся у границ табличного диапазона, в общий массив, однако программа все равно выполнит эту операцию.

В этой связи нужно текстовые данные вводить хотя бы после одного пустого диапазона от массива. Не получится воспользоваться в режиме умной таблицы и функциями формул, станет невозможным совместный просмотр и редактирование книги. Во избежание лишних неполадок нужно следить за именами столбцов, заголовки которых не должны совпадать.

Задачи и правила работы с умной таблицей

Постоянное использование Excel приводит к тому, что при использовании данного приложения необходимо придерживаться определенных требований, позволяющих оптимально использовать возможности программы.

• Каждый столбец должен иметь заголовок, не совпадающий с названиями других столбцов.
• Исключать столбцы и строки, не содержащие данных.
• В одной колонке использовать данные только в одном формате. Например, если в столбце вносятся данные о количестве проданных товаров в штуках, в нем не должны содержаться значения, отражающие сумму продаж в денежном выражении.

Скачать файл

• Избегать объединения ячеек, когда можно обойтись другими способами представления данных.
• Обеспечивать единообразное форматирование таблицы. Необходимо отмечать отдельные разделы, использовать выделение цветом и т.п.
• Использовать закрепление областей, чтобы заголовок не «убегал» из области обзора.
• Устанавливать опцию фильтра по умолчанию.
• Использовать строку промежуточного итога.
• Внимательно размещать относительные и абсолютные ссылки. Тогда их можно будет протягивать, не внося изменений.

Excel позволяет отметить цветом любое количество столбцов и строк. Однако не стоит этого делать, если в таблицу входит десять колонок и двадцать строк. Конечно, удобнее единожды кликнуть по заголовку любой из них и закрасить неограниченный диапазон, но в этом случае размер файла может увеличиться очень значительно. Это создаст неудобства при необходимости передачи книги по сети.

Вышеприведенные правила достаточно просты. Их соблюдение поможет оптимизировать работу и потратить время на освоение сложных полезных опций, а не на приведение в порядок бездумно составленной таблицы, в которой многие важные функции оказываются неработоспособными.

Excel 13 версии (Excel 2007) учитывает эти требования и предлагает пользователю опцию «умной таблицы», которая значительно облегчает или полностью автоматизирует их выполнение. Опытным юзерам эта функция сильно облегчает работу.

Создание умной таблицы в Excel

Чтобы включить режим «умной таблицы» в Excel, необходимо сделать следующее.

• В окне Excel, в котором открыта ранее сохраненная таблица или введены нужные данные, открываем вкладку «Главная», находим на ней раздел «Стили». В нем имеется кнопка «Форматировать как таблицу».
• На экране отобразится окно, где будет написан адрес таблицы, к которой применяется рассматриваемая функция. Если адрес выбран правильно, нужно кликнуть по кнопке «ОК».
• Для удобства не будет лишним задать для нее уникальное название, это поможет избежать путаницы. Для этого нужно кликнуть по любой ячейке выбранного диапазона и открыть вкладку «Конструктор». На ней есть раздел «Свойства», где помимо названия таблицы можно также изменить и ее размер.

Форматирование таблицы по размерам позволяет выставить маркер. Перемещая его, можно изменить формат таблиц целиком, не искажая данных и сохраняя удобство просмотра.

Настройка умной таблицы в Excel

Фильтры и сортировка

В заголовке таблицы по умолчанию присутствует значок фильтра. Если эта опция не требуется, значок можно отключить. Для этого нужно перейти на вкладку «Конструктор» и перевести соответствующий чек-бокс в нужное положение.

Фильтр предоставляет широкие возможности для операций, которые выполняются с частью данных в столбце. Можно сделать сортировку, скрыть ненужные элементы. Например, если интересуют продажи, которые были осуществлены в декабре, можно легко отключить отображение торговых операций, относящихся к остальным 11 месяцам года.

В больших массивах данных количество ячеек, данные в которых попадают в используемый фильтр, может оказаться очень большим. В этом случае поможет поиск, с которым можно вывести только значения, соответствующие поисковому запросу.

При большом объёме данных таблица может не пометиться целиком в один экран просмотра. В этом случае «умная таблица» позволит закрепить заголовки столбцов в верхней части и использовать опции фильтра при первой необходимости. Не нужно прокручивать книгу обратно, чтобы добраться до нужного чек-бокса.

Автоматическая шапка умной таблицы

Умная таблица в Excel позволяет сделать не только стандартную фильтрацию данных, но и срез по заданному критерию, также представляющий собой разновидность фильтра. К примеру, пользователю необходимо последовательно просмотреть данные о по разным группам товара. Можно отмечать в заголовке каждую из них по отдельности, но это не очень удобно.

После применения опции «Срез» отображается панель, в которой перечислены все уникальные значения из соответствующей колонки. Клик по любой из этих групп отобразит данные только по ней и скроет сведения по остальным.

Строка итогов

В разделе «Стили» можно найти опцию строки итогов. Она позволяет отобразить суммарное значение данных, внесенных в соответствующий столбец. При наведении курсора мыши на это значение отображается кнопка вызова контекстного меню с доступными инструментами.

Подсчётом суммы виды итогов не ограничиваются. Можно надстроить их показ в виде количества значений, максимальной и минимальной величины, а также в соответствии с произвольной формулой, заданной пользователем.

Вставка итоговых величин для колонок умной таблицы

Режим фильтров или срезов показывает итог по отображаемым на экране значениям. Это позволяет оперативно получить обобщенные данные по выбранным позициям.

Авторасширение таблицы

Полезной опцией умных таблиц является способность автоматически обрабатывать вновь набранные данные. Так, если ввести их в колонке, непосредственно граничащей с умной таблицей, то она расширится до этих данных с использованием к ним аналогичных параметров форматирования.

Аналогичные возможности предусмотрены и для строки. При этом, если в одной из колонок применяется формула, в нее будет автоматически включено значение из новой строки.

Также расширить или сжать умную таблицу в Excel можно вручную. Для этого требуется захватить курсором мыши маркер в правом нижнем углу заданного массива и перетянуть его в нужное место.

Перемещение строк или колонок

Одна из наиболее полезных опций умной таблицы в Excel – это возможность произвольно перемещать колонки и строки внутри таблицы. Для этого нужно навести указатель мыши на заголовок столбца, а точнее – на границу ячейки. Курсор изменит свой вид. После этого нужно нажать левую копку и поместить колонку в нужное место.

Если нужно переместить строку, то порядок действий аналогичен.

Поскольку в режиме умной таблицы массив данных выделяется в автоматическом режиме, это предотвращает случайное изменение записей, не относящихся к таблице и расположенных в других ячейках.

Удаление дубликатов

Поскольку умная таблица представляет собой элемент, состоящий из массива данных, не требуется для совершения какого-то действия с таблицей выделять всю их совокупность. Достаточно поставить курсор на любую ячейку, которая относится к соответствующему массиву.

В автоматическом режиме можно найти и удалить дубликаты, содержащиеся в столбце. Для этого нужно сначала указать нужный инструмент на вкладке Конструктор, а затем указать колонку, в которой нужно выполнить поиск и удаление задвоенных данных.

При этом очистка от дубликатов оставит нетронутыми записи, которые могут располагаются рядом с умной таблицей.

Этот инструмент позволяет, например, легко вывести перечень уникальных значений, содержащихся в таблице. Впрочем, для этой задачи можно использовать и другие опции, в частности, сводные таблицы.

Сводные таблицы

На панели инструментов «Конструктор» имеется опция создания сводных таблиц, для которой используются значения из умной таблицы. В этом случае в поле сводной таблицы будет указываться не массив ячеек, а назначенное пользователем название умной таблицы, например, «сделки в первом квартале».

Когда в умную таблицу вносятся новые записи, они тут же автоматически учитываются и в сводной таблице. Таким образом, отпадает необходимость расширять диапазон каждый раз вручную.

Единственное, что необходимо сделать – это обновить сводную таблицу, чтобы учесть изменения в умной таблице.

Описанная опция упрощает работу в том плане, что пользователю не нужно все время концентрировать внимание на диапазоне значений, из которых формируется таблица. Новые записи будут учитываться автоматически.

Аналогичные инструменты можно применять и к диаграммам.

Диаграммы и графики

Excel позволяет создавать наглядные диаграммы. Они составляются на основе заданного пользователем массива данных. При этом указание в этом массиве новых записей не отразится в диаграмме автоматически, для этого необходимо настроить ее соответствующим образом.

Режим умных таблиц позволяет автоматически подхватывать вновь введённые данные и отобразить их в разделах диаграммы. Это освобождает пользователя от необходимости самостоятельно следить за изменениями диапазона.

Многочисленные достоинства умных таблиц вовсе не означают, что они подходят для всех задач без исключения. Так, они не потребуются для работы со стандартным формами, в которых присутствуют многострочные заголовки с объединёнными ячейками. Если же стоит задача быстро и эффективно обработать массив данных по определённому алгоритму, то для этого умные таблицы предлагают целый ряд полезных опций.

Видео

Постановка задачи

Имеем таблицу, с которой постоянно приходится работать (сортировать, фильтровать, считать по ней что-то) и содержимое которой периодически изменяется (добавляется, удаляется, редактируется). Ну, хотя бы, для примера — вот такого вида:

Размер — от нескольких десятков до нескольких сотен тысяч строк — не важен. Задача — всячески упростить и облегчить себе жизнь, превратив эти ячейки в «умную» таблицу.

Решение

Выделяем любую ячейку в таблице и на вкладке Главная (Home) разворачиваем список Форматировать как таблицу (Format as table):

В раскрывшемся списке стилей выбираем любой вариант заливки на наш вкус и цвет и в окне подтверждения выделенного диапазона жмем ОК и получаем на выходе примерно следующее:

В результате после такого преобразования диапазона в «умную» Таблицу (с большой буквы!) имеем следующие радости (кроме приятного дизайна):

1. Созданная Таблица получает имя Таблица1,2,3 и т.д. которое, можно изменить на более адекватное на вкладке Конструктор (Design). Это имя можно использовать в любых формулах, выпадающих списках и функциях, например в качестве источника данных для сводной таблицы или массива поиска для функции ВПР (VLOOKUP).
2. Созданная один раз Таблица автоматически подстраивается в размерах при добавлении или удалении в нее данных. Если дописать к такой Таблице новые строки — она растянется ниже, если добавить новые столбцы — разойдется вширь. В правом нижнем углу Таблицы можно увидеть автоматически перемещающийся маркер границы и, при необходимости, скорректировать его положение мышью:

   

3. В шапке Таблицы автоматически включается Автофильтр (можно принудительно отключить на вкладке Данные (Data)).
4. При добавлении новых строк в них автоматически копируются все формулы.
5. При создании нового столбца с формулой — она будет автоматически скопирована на весь столбец — не надо тянуть формулу черным крестом автозаполнения.
6. При прокрутке Таблицы вниз заголовки столбцов (A, B, C…) меняются на названия полей, т.е. уже можно не закреплять шапку диапазона как раньше (в Excel 2010 там еще и автофильтр):

   

7. Включив флажок Показать итоговую строку (Total row) на вкладке Конструктор (Design) мы получаем автоматическую строку итогов в конце Таблицы с возможностью выбора функции (сумма, среднее, количество и т.д.) по каждому столбцу:

   

8. К данным в Таблице можно адресоваться, используя имена отдельных ее элементов. Например, для суммирования всех чисел в столбце НДС можно воспользоваться формулой =СУММ(Таблица1[НДС]) вместо =СУММ(F2:F200) и не думать уже про размеры таблицы, количество строк и корректность диапазонов выделения. Также возможно использовать еще следующие операторы (предполагается, что таблица имеет стандартное имя Таблица1):

• =Таблица1[#Все] — ссылка на всю таблицу, включая заголовки столбцов, данные и строку итогов
• =Таблица1[#Данные] — ссылка только на данные (без строки заголовка)
• =Таблица1[#Заголовки] — ссылка только на первую строку таблицы с заголовками столбцов
• =Таблица1[#Итоги] — ссылка на строку итогов (если она включена)
• =Таблица1[#Эта строка] — ссылка на текущую строку, например формула =Таблица1[[#Эта строка];[НДС]] — будет ссылаться на значение НДС из текущей строки таблицы.
  (В англоязычной версии эти операторы будут звучать, соответственно, как #All, #Data, #Headers, #Totals и #This row).

P.S.

В Excel 2003 было что-то отдаленно похожее на такие «умные» таблицы — называлось Списком и создавалось через меню Данные — Список — Создать список (Data — List — Create list). Но даже половины нынешнего функционала там не было и в помине. В более древних версиях Excel не было и этого.