При совместном использовании электронной копии определенных документов Microsoft 365 с клиентами или коллегами рекомендуется просмотреть документ на наличие скрытых данных или персональных данных. Эти скрытые сведения можно удалить, прежде чем предоставлять доступ к документу другим пользователям. Функция Инспектор документов в Word, Excel, PowerPoint или Visio позволяет находить и удалять скрытые данные и личную информацию в документах, которыми вы планируете поделиться.
Скрытые сведения могут включать:
-
скрытые или персональные данные, которыми вы не хотите делиться в Word документах
-
Excel данных добавляется в книгу при совместной работе с другими людьми
-
скрытые или персональные данные в PowerPoint, которые могут храниться в презентации или ее метаданных
-
сведения о документе и свойства файла в документах Visio
Примечание: Если только вы не отправите свой документ в Майкрософт, нам не будут доступны никакие данные из него.
В этой статье описаны типы сведений, которые обычно хранятся в Microsoft 365 документах, чтобы вы могли решить, что сохранить и что удалить в документе или метаданных. Некоторые сведения, которые Инспектор документов не могут удалить, описаны в таблицах, сопровождающих дополнительные сведения о Word, Excel и PowerPoint.
Электронная копия документа Word, которым вы предоставляете общий доступ с клиентами или коллегами, часто содержит скрытые или личные данные, хранящиеся в самом документе, в свойствах или метаданных документа.
Совет: Если вы просто хотите не печатать примечания, перейдите в раздел Файл > печать, нажмите кнопку Печать всех страниц и снимите флажок Печать разметки.
Типы скрытых и персональных данных
Документы Word могут содержать скрытые и персональные данные следующих типов:
-
Примечания, пометки режима исправлений, версии и рукописные примечания. Если вы сотрудничали с другими пользователями, чтобы создать документ, он может содержать такие элементы, как метки редакций из отслеживаемых изменений, примечания, рукописные заметки или версии. Эти сведения позволяют другим пользователям просматривать имена пользователей, которые работали над документом, комментарии рецензентов и изменения, внесенные в документ, то есть вещи, которыми вы, возможно, не захотите делиться за пределами вашей команды.
-
Свойства документа и личная информация Свойства документа или метаданные включают сведения о документе, такие как автор, тема и заголовок. Свойства документа также включают в себя данные, автоматически сохраняемые программами Microsoft 365, такие как имя пользователя, сохранившего документ последним, и дата создания документа. Если использовались определенные функции, документ может также содержать различные виды персональных данных, например заголовки сообщений электронной почты, сведения об отправке на рецензирование, маршруты документа и имена шаблонов.
-
Колонтитулы и подложки. Документы Word могут содержать данные в колонтитулах. Кроме того, вы могли добавить подложку в документ Word.
-
Скрытый текст Word документы могут содержать текст, отформатированный как скрытый текст. Если вы не знаете, содержит ли документ скрытый текст, можно использовать Инспектор документов для его поиска.
-
Свойства сервера документов. Если документ был сохранен в расположении на сервере управления документами, например на сайте рабочей области документов или в библиотеке на основе Windows SharePoint Services, документ может содержать дополнительные свойства документа или сведения, связанные с этим расположением сервера.
-
Пользовательские XML-данные Документы могут содержать пользовательские XML-данные, которые не отображаются в самом документе. Инспектор документов может найти и удалить эти XML-данные.
Поиск и удаление скрытых и персональных данных с помощью инспектора документов
Вы можете использовать Инспектор документов для поиска и удаления скрытых данных и персональных данных в Word документах. Рекомендуется использовать Инспектор документов перед предоставлением общего доступа к электронной копии документа Word, например во вложении электронной почты.
Важно: Рекомендуется проверять копию документа, так как восстановить удаленные инспектором документов данные можно не всегда.
-
Откройте документ Word, который вы хотите проверить на наличие скрытых и персональных данных.
-
Откройте вкладку Файл, нажмите кнопку Сохранить как и введите имя в поле Имя файла, чтобы сохранить копию исходного документа.
-
В копии исходного документа откройте вкладку Файл и нажмите кнопку Сведения.
-
Нажмите Поиск проблем, затем выберите Инспектор документов.
-
В диалоговом окне Инспектор документов установите флажки для выбора типов скрытых сведений, которые нужно проверить.
-
Нажмите кнопку Проверить.
-
Просмотрите результаты проверки в диалоговом окне Инспектор документов.
-
Нажмите кнопку Удалить все рядом с результатами проверки типов скрытых данных, которые необходимо удалить из документа.
Важно:
-
Скрытые данные, удаленные из документа, не всегда можно восстановить с помощью команды Отменить.
-
Если вы хотите удалить скрытые данные и персональные данные из документов, сохраненных в формате OpenDocument Text (ODT), необходимо запускать Инспектор документов при каждом сохранении документа в этом формате.
-
Что инспектор документов находит и удаляет в документах Word
В WordИнспектор документов отображает несколько различных инспекторов, которые позволяют находить и удалять скрытые данные и персональные данные, относящиеся к Word документам. Список различных типов скрытых данных и персональных данных, которые Инспектор документов может найти и удалить из Word документов, см. в следующей таблице.
Примечания:
-
Если в организации в инспектор документов были добавлены дополнительные модули, можно проверять наличие в документах других типов сведений.
-
Если вы используете Microsoft Word Starter 2010, не все функции, перечисленные для Word, поддерживаются в Word Starter. Дополнительные сведения о функциях, доступных в Word Starter, см. в разделе Поддержка функций Word Starter.
|
Инспектор |
Находит и удаляет |
|---|---|
|
Примечания, исправления, версии Примечание: В Word Starter 2010Инспектор документов удаляет только версии и заметки. |
|
|
Свойства документа и персональные данные |
|
|
Колонтитулы и «водяные знаки» |
|
|
Скрытый текст |
Текст, отформатированный как скрытый (параметр шрифта, доступный в диалоговом окне Шрифт) Примечание: Данный инспектор не может обнаружить текст, скрытый другими методами (например, белый текст на белом фоне). |
|
Настраиваемые XML-данные |
|
|
Невидимое содержимое |
Объекты, отформатированные как неотображаемые Примечание: Этот инспектор не находит объекты, перекрытые другими объектами. |
При совместном использовании электронной копии книги Excel убедитесь, что вы просматриваете книгу на наличие скрытых данных или персональных данных, которые могут храниться в самой книге или ее свойствах (метаданных).
Инспектор документов в Excel помогут вам найти и удалить скрытые данные и личную информацию в книгах.
Примечание: Хотя из книг, отправленных другим пользователям, можно удалить скрытые и персональные данные, если книга Excel была сохранена как общая, из нее нельзя удалить примечания, заметки, свойства документа и персональные данные. Чтобы удалить эти данные из общей книги, сначала скопируйте ее и отмените общий доступ к ней.
Поиск и удаление скрытых и персональных данных
Инспектор документов помогает находить и удалять скрытые данные и персональные данные в книгах Excel. Рекомендуется использовать Инспектор документов перед предоставлением общего доступа к электронной копии книги, например во вложении электронной почты.
Важно: Настоятельно рекомендуется использовать Инспектор документов в копии исходной книги, так как восстановить данные, которые удаляет Инспектор документов, не всегда удается.
-
Откройте книгу Excel, которую требуется проверить на наличие скрытых данных и персональных данных.
-
Откройте вкладку Файл, выберите пункт Сохранить как и введите другое имя в поле Имя файла, чтобы сохранить копию исходной книги.
-
В копии исходной книги перейдите на вкладку Файл и выберите пункт Сведения.
-
Нажмите Поиск проблем, затем выберите Инспектор документов.
-
В диалоговом окне Инспектор документов установите флажки для выбора типов скрытого содержимого, которые вы хотите проверить. Дополнительные сведения об отдельных инспекторах см. в статье Что инспектор документов находит и удаляет в документах Excel.
-
Нажмите кнопку Проверить.
-
Просмотрите результаты проверки в диалоговом окне Инспектор документов.
-
Нажмите кнопку Удалить все рядом с результатами проверки типов скрытых данных, которые необходимо удалить из документа.
Важно:
-
Скрытые данные, удаленные из книги, не всегда можно восстановить с помощью команды Отменить.
-
Если удалить скрытые строки, столбцы или листы, содержащие данные, это может привести к изменению результатов вычисления формул, содержащихся в книге. Если неизвестно, какие данные содержатся в скрытых строках, столбцах или листах, закройте Инспектор документов, отобразите скрытые строки, столбцы или листы, а затем просмотрите их содержимое.
-
В книге, сохраненной как общая (вкладка Рецензирование, команда Доступ к книге), нельзя использовать проверки данных Примечания, Свойства документа и персональные данные и Колонтитулы. Это связано с тем, что в общих книгах используются персональные данные, чтобы над книгой могли совместно работать несколько пользователей. Чтобы удалить эти данные из общей книги, можно скопировать ее и закрыть общий доступ к ней. Чтобы закрыть общий доступ к книге, на вкладке Рецензирование нажмите кнопку Доступ к книге и снимите флажок Разрешить изменять файл нескольким пользователям одновременно.
Примечание: Отмена общего доступа не поддерживается в приложении Microsoft Excel Starter 2010. Чтобы отменить общий доступ, необходимо использовать полную версию Excel.
-
Чтобы удалить скрытые сведения и персональные данные из электронных таблиц, сохраненных в формате OpenDocument Spreadsheet (ODS), необходимо запускать Инспектор документовпри каждом сохранении электронной таблицы в этом формате.
-
Типы скрытых и персональных данных в Excel
Ниже перечислены некоторые элементы, которые могут быть источником скрытых и персональных данных в книгах Excel.
-
Примечания и рукописные примечания. Если книга была создана совместно с другими пользователями, она может содержать обычные и рукописные примечания. Эти сведения позволяют другим пользователям узнать имена людей, работавших над данной книгой, просмотреть примечания рецензентов и увидеть изменения, внесенные в книгу.
-
Свойства документа и персональные данные. Метаданные или свойства документа в Excel, как и в других приложениях Microsoft 365, включают такие сведения, как автор, тема и заголовок. Microsoft 365 автоматически сохраняет имя пользователя, который последний раз сохранил книгу, дату создания документа и расположение документа (Excel 2013 или более поздних версий). Могут существовать дополнительные типы персональных данных, такие как заголовки электронной почты, сведения о отправке для проверки, бланки маршрутизации, свойства принтера (например, путь принтера и секретный код безопасной печати) и сведения о пути к файлу для публикации веб-страниц.
-
Колонтитулы. В книгах Excel могут содержаться данные в колонтитулах.
-
Скрытые строки, столбцы и листы. В книге могут быть скрыты строки, столбцы и целые листы. При распространении копии книги, содержащей скрытые строки, столбцы или листы, другие пользователи могут отобразить их и просмотреть содержащиеся в них данные.
-
Свойства сервера документов. Книга, сохраненная на сервере управления документами, например на сайте рабочей области для документов или в библиотеке Windows SharePoint Services, может содержать дополнительные свойства документа или сведения о расположении на сервере.
-
Пользовательские XML-данные. Книги Excel могут содержать пользовательские XML-данные, не отображаемые в самом документе. Инспектор документов может найти и удалить эти XML-данные.
-
Невидимое содержимое. Книги могут содержать объекты, отформатированные как невидимые.
-
Внешние ссылки. Книги могут содержать ссылки на данные в других книгах (внешние ссылки). Имена листов с данными в этом случае сохраняются в книгах, но могут не отображаться.
-
Внедренные файлы или объекты. Книги могут содержать внедренные файлы (например, документ Microsoft 365 или текстовый документ) или внедренные объекты (например, диаграмму или уравнение), которые могут содержать невидимые данные.
-
Макросы на основе кода VBA. В книгах могут быть макросы, модули VBA, элементы COM и ActiveX, пользовательские формы или пользовательские функции, которые могут содержать скрытые данные.
-
Элементы с кэшированными данными. В книгах могут быть кэшированные данные сводных таблиц, сводных диаграмм, срезов, временных шкал и формул кубов, которые могут не отображаться.
-
Опросы Excel. Книги могут содержать скрытые вопросы Excel опросов, которые были введены в Excel в Интернете и сохранены вместе с книгой, но не отображаются там.
-
Сценарии диспетчера сценариев. В книгах могут быть сценарии, определенные с помощью диспетчера сценариев. Они могут содержать кэшированные или скрытые данные.
-
Фильтры. В книгах могут быть активные автофильтры или фильтры таблиц, которые могут приводить к сохранению кэшированных или скрытых данных в книгах.
-
Скрытые имена. В книгах могут быть скрытые имена, которые могут быть источником скрытых данных.
Что инспектор документов находит и удаляет в документах Excel
Инспектор документов отображаются элементы, обнаруженные для поиска и удаления скрытых данных и личных сведений, относящихся к книгам Excel. В следующей таблице перечислены типы скрытых данных и персональных данных, которые Инспектор документов может найти и удалить из книг.
Примечания:
-
Не все функции Excel, перечисленные в таблице, поддерживаются в Microsoft Excel Starter 2010.
-
Если в организации в Инспектор документовбыли добавлены настраиваемые модули, могут быть обнаружены данные дополнительного типа.
|
Категория |
Инспектор документов находит и удаляет |
|---|---|
|
Примечания |
Примечание: В Excel Starter 2010 Инспектор документов удаляет только заметки. |
|
Свойства документа и персональные данные |
|
|
Колонтитулы |
|
|
Скрытые строки и столбцы |
|
|
Скрытые листы |
Скрытые листы Примечание: Если скрытые листы в книге содержат данные, их удаление может привести к изменению результатов вычисления формул, содержащихся в книге. Если неизвестно, какие данные содержатся в скрытых листах, закройте Инспектор документов, отобразите скрытые листы, а затем просмотрите их содержимое. |
|
Настраиваемые XML-данные |
Пользовательские XML-данные, которые могут храниться в книге |
|
Невидимое содержимое |
Объекты, отформатированные как невидимые Примечание: Инспектор документов не обнаруживает объекты, перекрытые другими объектами. |
Сведения, которые инспектор документов находит, но не может удалить
Инспектор документов находит перечисленные ниже элементы, которые могут содержать данные, не отображаемые в книге. Удалить их он не способен, так как это может привести к неправильной работе книги. Вы можете просмотреть каждый найденный элемент и решить, следует ли удалить его вручную или заменить его элементом без скрытых данных, например статичным рисунком.
|
Категория |
Инспектор документов находит |
|---|---|
|
Внешние ссылки |
Ссылки на данные в других книгах. Имена листов, содержащих данные, сохраняются вместе с книгой, но не видны в ней. Внешние ссылки могут использоваться в следующих элементах:
|
|
Внедренные файлы или объекты |
Внедренные файлы (например, документы Microsoft 365 или текстовые файлы) либо внедренные объекты (например, диаграммы или уравнения), которые могут содержать невидимые данные. Вот некоторые примеры типов объектов:
|
|
Макросы на основе кода VBA |
Макросы или модули VBA, которые могут содержать скрытые данные в книге. К ним относятся:
|
|
Компоненты бизнес-аналитики с кэшированными данными |
Компоненты бизнес-аналитики, которые могут содержать кэшированные данные, сохраняемые в книге, в том числе невидимые данные. Инспектор документов проверяет наличие следующих элементов, которые могут содержать сводный кэш, кэш срезов или кэш формул кубов:
|
|
Опросы Excel |
Excel Вопросы опроса, созданные в Excel в Интернете и сохраненные вместе с книгой, не отображаются в ней. |
|
Сценарии диспетчера сценариев |
Сценарии, которые определены с помощью диспетчера сценариев и могут приводить к сохранению кэшированных или скрытых данных в книге. |
|
Фильтры |
Фильтры, которые могут приводить к сохранению кэшированных или скрытых данных в книге. Инспектор документов проверяет наличие автофильтров и фильтров таблиц, примененных к данным. |
|
Скрытые имена |
Скрытые имена, которые могут быть источником скрытых данных в книге. |
Вы можете искать и удалять скрытые сведения в презентациях PowerPoint с помощью Инспектор документов.
Совет: Если вы просто хотите не печатать комментарии, перейдите в раздел Файл > Печать, щелкните Полностраничные слайды и снимите флажок Печать примечаний.
Поиск и удаление скрытых и персональных данных
Важно: Мы настоятельно рекомендуем использовать Инспектор документов в копии исходной презентации, так как восстановить данные, которые удаляет Инспектор документов, не всегда удается.
-
Откройте презентацию PowerPoint, которую вы хотите проверить на наличие скрытых данных и персональных данных.
-
Откройте вкладку Файл нажмите кнопку Сохранить как и введите имя в поле Имя файла, чтобы сохранить копию исходной презентации.
-
В копии исходной презентации откройте вкладку Файл и нажмите кнопку Сведения.
-
Нажмите Поиск проблем, затем выберите Инспектор документов.
-
В диалоговом окне Инспектор документов установите необходимые флажки для выбора типов скрытого содержимого, которые нужно проверить. Дополнительные сведения об отдельных инспекторах см. в статье Удаление скрытых данных и персональных данных путем проверки документов, презентаций или книг.
-
Нажмите кнопку Проверить.
-
Просмотрите результаты проверки в диалоговом окне Инспектор документов.
-
Нажмите кнопку Удалить все рядом с результатами проверки типов скрытых данных, которые необходимо удалить из документа.
-
Скрытые данные, удаленные из презентации, не всегда можно восстановить с помощью команды Отменить.
-
Чтобы удалить скрытые и персональные данные из презентаций, сохраненных в формате OpenDocument Presentation (.odp), необходимо запускать Инспектор документов при каждом сохранении презентации в этом формате.
-
Типы скрытых и персональных данных
PowerPoint презентации можно сохранить несколько типов скрытых данных и личных данных. Хотя эти сведения могут быть не сразу видны, их по-прежнему можно получить из презентации.
Скрытые сведения могут включать данные, которые PowerPoint добавить, чтобы вы могли совместно создавать презентации с другими людьми. К ним также относятся сведения, преднамеренно помеченные как скрытые.
Презентации PowerPoint могут содержать скрытые и персональные данные следующих типов:
-
Примечания и рукописные примечания. Если презентация была создана совместно с другими пользователями, она может содержать примечания или рукописные примечания. Эта информация позволяет другим пользователям просматривать внесенные изменения и имена тех, кто работал над презентацией, а также комментарии рецензентов.
-
Данные отслеживания исправлений. При совместной работе над общим документом, который хранится в облаке, PowerPoint 2016 для Microsoft 365 сохраняет данные о том, кто и когда внес в документ изменения.
-
Свойства документа и персональные данные. Свойства документа (метаданные) включают в себя такие сведения о презентации, как имя автора, тема и заголовок. Кроме того, в них содержатся данные, автоматически сохраняемые программами Microsoft 365, такие как имя пользователя, сохранившего документ последним, и дата создания документа. Если вы использовали определенные функции, документ может также содержать дополнительные личные сведения, например заголовки сообщений электронной почты, данные об отправке на проверку, маршруты документа, пути к принтерам, а также сведения о пути к файлу для публикации веб-страниц.
-
Невидимое содержимое на слайде. Презентация может содержать объекты, отформатированные как неотображаемые.
-
Содержимое вне слайда. Презентации PowerPoint могут содержать объекты, которые не отображаются, потому что они были перемещены за пределы слайда. Такими объектами могут быть надписи, картинки, графические элементы и таблицы.
-
Заметки к презентации. Раздел заметок к презентации PowerPoint может содержать текст, который, возможно, нежелательно предоставлять другим пользователям, особенно если эти заметки создавались исключительно для докладчика.
-
Свойства сервера документов. Если презентация была сохранена на сервере управления документами, например на веб-сайте рабочей области для документов или в библиотеке Windows SharePoint Services, она может содержать дополнительные свойства или сведения о расположении на сервере.
-
Настраиваемые XML-данные. Презентации могут содержать пользовательские XML-данные, не отображаемые в самой презентации. Инспектор документов может найти и удалить эти XML-данные.
Сведения, которые находит и удаляет инспектор документов
В PowerPoint в Инспектор документов отображается несколько различных инспекторов, которые позволяют находить и удалять скрытые данные и персональные данные, относящиеся к презентациям PowerPoint. Список различных типов скрытых данных и персональных данных, которые Инспектор документов может найти и удалить из презентаций, см. в следующей таблице.
Если в организации в инспектор документов были добавлены дополнительные модули, можно проверять наличие в презентациях других типов сведений.
|
Инспектор |
Находит и удаляет |
|---|---|
|
Примечания |
|
|
Свойства документа и персональные данные |
|
|
Данные отслеживания изменений |
Данные о том, кем и когда был изменен файл. Эта функция доступна только подписчикам Microsoft 365, которые принимают участие в программе предварительной оценки Office. Если вы являетесь подписчиком Microsoft 365, убедитесь, что у вас установлена последняя версия Office. |
|
Невидимое содержимое на слайде |
Объекты, отформатированные как неотображаемые Этот инспектор не обнаруживает объекты, перекрытые другими объектами. |
|
Содержимое вне слайда |
|
|
Заметки к презентации |
Текст, добавленный в раздел заметок к презентации Инспектор документов не удаляет картинки, добавленные в раздел заметок. |
|
Настраиваемые XML-данные |
Пользовательские XML-данные, которые могут храниться в презентации |
Сведения, которые инспектор документов находит, но не может удалить
Инспектор документов находит перечисленные ниже элементы, которые могут содержать данные, не отображаемые в презентации. Удалить их он не способен, так как это может привести к неправильной работе презентации. Вы можете просмотреть каждый найденный элемент и решить, следует ли удалить его вручную или заменить его элементом без скрытых данных, например статичным рисунком.
|
Категория |
Инспектор документов находит |
|---|---|
|
Внедренные файлы или объекты |
Внедренные файлы (например, документы Microsoft 365 или текстовые файлы) либо внедренные объекты (например, диаграммы или уравнения), которые могут содержать невидимые данные. Вот некоторые примеры типов объектов:
|
|
Макросы или код VBA |
Макросы или модули VBA, которые могут содержать скрытые данные. К ним относятся:
|
Инспектор документов и персональные данные
Данные отслеживания изменений, представленные в сборке PowerPoint 2016 8403 для участников программы предварительной оценки Microsoft 365, иллюстрируют ограничение Инспектор документов. Например, предположим, что Келли и Линда совместно работают над презентацией A в Microsoft 365. Данные отслеживания изменений (то есть имена пользователей и время внесения изменений) добавляются в презентацию. Если Мохаммед впоследствии откроет презентацию A в PowerPoint 2013 и запустит Инспектор документов в файле для удаления персональных данных, Инспектор документов в этой версии PowerPoint не сможет обнаружить и удалить данные отслеживания изменений, добавленные в презентацию более новой, Microsoft 365 версией PowerPoint, используемой Келли и Линдой. Мохаммед не может удалить данные отслеживания редакций без обновления до текущей версии PowerPoint и последующего запуска Инспектор документов
Вы можете удалить скрытые сведения в Visio так же, как и из других приложения для Office. Прежде чем предоставить другим пользователям копию документа Visio, может потребоваться удалить сведения из документа и свойств файла документа.
Можно легко удалить следующие персональные данные в Visio:
-
Примечания, вставленные на страницы документа
-
Свойства файла (Автор, Руководитель и Компания)
-
Имена, инициалы рецензентов и внесенные ими исправления
-
Пути к наборам элементов
-
Пути к шаблонам и имена их файлов
Примечание: Если документ опубликован на общем сервере, то при его открытии отображаются сведения о том, кто его открыл, и имя компьютера, на котором хранится файл. Чтобы защитить эти данные, предоставляйте доступ к документам только тем пользователям, которым вы доверяете.
Вы можете искать и удалять скрытые сведения в презентациях Visio, выполнив следующие действия.
-
Щелкните Файл > сведения > Удалить персональные данные.
-
Откройте вкладку Личные сведения.
-
Установите флажок Удалить следующие элементы из документа.
Совет: Установите флажок Предупредить в случае повторной вставки этих данных, если вы хотите получать предупреждение при попытке повторно вставить персональные данные.
-
Чтобы удалить конфиденциальные данные из внешних источников, установите флажок Удалить данные из внешних источников, хранящихся в текущем документе.
Примечание: Этот флажок не позволяет удалить данные, связанные с фигурой. Он удаляет источник данных из схемы, но если данные из него уже находятся в ней, их необходимо удалить вручную.
Обратная связь
В последний раз эта статья была обновлена 8 января 2019 г. в результате ваших комментариев. Если вы нашли эту статью полезной, и особенно если вы этого не сделали, воспользуйтесь приведенными ниже элементами управления отзывами, чтобы оставить нам некоторые конструктивные предложения относительно того, как мы можем сделать это лучше.
Каждый файл Excel содержит информацию о Вас, такую как:
- имя пользователя компьютера;
- ваше личное имя и фамилия;
- адрес автора файла и другая контактная информация.
Всю информацию о себе, которую вы вводили при установке пакета MS Office, содержит каждый файл Excel. Если мы говорим о полной приватности не стоит забывать о примечаниях в ячейках, которые по умолчанию подписывают автора пользователя первой строкой. Да и сами ячейки могут содержать персональную информацию об авторе документа. Далее рассмотрим, как найти такого рода информацию и удалить ее из файлов Excel.
Как удалить персональную информацию из файла Excel
Для наглядного примера выполните практическое задание:
- В любую ячейку (например, D2) введите примечание (SHIFT+F2). По умолчанию будет предложена первая строка с именем пользователя компьютера, он же считается автором документа. Пока не удаляйте ее, а просто допишите любой текст.
- Сохраните документ и выберите инструмент: «Файл»-«Сведения». В правой части экрана щелкните по ссылке «Показать все свойства». Откроется подробная информация о файле, где указано много персональной информации о Вас: организация, руководитель, автор, кем изменен документ и др.
- Для удаления всех персональных данных из файла выберите инструмент: «Файл»-«Сведения»-«Поиск проблем»-«Инспектор документов». В появившемся окне отметьте все пункты и нажмите проверить.
- После поиска, при наличии проблем нажмите на кнопку «Удалить все».
Теперь проверяем, снова открыв подробную информацию о файле: «Файл»-«Сведения»-«Показать все свойства». Как видим пусто:
- руководитель – укажите руководителя;
- автор – добавить автора;
- кем изменено – еще не сохранен (такой параметр будет теперь отображаться постоянно, даже после редактирования, сохранения и закрытия документа пользователем).
Внимание! Инструмент «Инспектор документов» не удаляет примечания, а только устраняет имя пользователя в первой строке, которое прописывается по умолчанию при создании нового примечания. А если документ содержит скрытые листы, то данный инструмент может удалить их безвозвратно! Если нажать на кнопку «Удалить все» напротив соответствующей проблемы. Данный факт легко протестировать своими руками.
В Windows 10, когда вы создаете документ Office с помощью Word, Excel или PowerPoint, наряду с содержимым, файл может также содержать личную информацию и скрытые данные (такие как имя автора, метаданные, скрытый текст и комментарии), которыми вы, возможно, не захотите делиться с другими людьми.
Если вы планируете предоставить общий доступ к документу, всегда полезно использовать функцию «Инспектор документов», доступную в Office 365, Office 2019, 2016 или более ранних версиях, для просмотра и удаления любой скрытой информации перед отправкой документа.
В этом руководстве по Windows 10 мы расскажем, как удалить личную информацию, а также скрытые данные из документа Office, который вы собираетесь опубликовать в Интернете или поделиться с другими.
Как удалить личные данные из документа Word
Чтобы проверить и удалить личную информацию перед отправкой документа Word, выполните следующие действия.
Важно. Если вы считаете, что вам может понадобиться эта информация в будущем, рекомендуется удалить личные и скрытые данные из копии документа.
- Откройте документ Word.
- Нажмите вкладку Файл.
- Откройте раздел «Сведения».
- Справа откройте меню «Поиск проблем».
Подсказка. В разделе «Проверка документа» вы увидите обзор содержимого, которое вы можете удалить из файла.
-
Выберите параметр Инспектор документов.
- Проверьте содержимое, которое вы хотите проверить. Например, в Microsoft Word вы можете удалить эту информацию:
- Комментарии, редакции и версии
- Свойства документов и личная информация
- Надстройки панели задач
- Вложенные документы
- Макросы, формы и элементы управления ActiveX
- Чернила
- Свернутые заголовки
- Пользовательские данные XML
- Заголовки, нижние колонтитулы и водяные знаки
- Невидимый контент
- Скрытый текст
- Нажмите кнопку Проверить.
- Нажмите кнопку Удалить всё, чтобы получить информацию, которую вы хотите удалить.
- Нажмите кнопку Повторить проверку.
- Снова нажмите кнопку Проверить.
- Если документ чистый, нажмите кнопку Закрыть. В противном случае нажмите кнопку Удалить всё, чтобы очистить информацию.
Выполнив эти шаги, вы можете безопасно публиковать или передавать документ Microsoft Word другим пользователям, не передавая свою личную информацию или персональный контент.
Как удалить личные данные из документа Excel
Чтобы проверить и удалить личную информацию перед отправкой электронной таблицы Excel, выполните следующие действия.
- Откройте документ Excel.
- Перейдите на вкладку Файл.
- Откройте раздел «Сведения».
- Справа откройте меню «Поиск проблем».
- Выберите параметр «Инспектор документов».
Подсказка. В редком случае, когда вы сохранили электронную таблицу как общую книгу, вы не сможете удалить скрытую информацию. Если вам необходимо удалить какую-либо информацию, вам нужно будет сделать копию файла, а затем отключить общую книгу на вкладке «Просмотр».
-
Проверьте содержимое, которое вы хотите удалить. Например, в Microsoft Excel вы можете удалить эту информацию:
- Комментарии
- Свойства документов и личная информация
- Модель данных
- Контентные надстройки
- Надстройки панели задач
- Сводные таблицы, сводные диаграммы, формулы кубов, срезы и временные шкалы
- Вложенные документы
- Макросы, формы и элементы управления ActiveX
- Ссылки на другие файлы
- Функции данных в реальном времени
- Обзоры Excel
- Определенные сценарии
- Активные фильтры
- Пользовательские свойства рабочего листа
- Скрытые имена
- Чернила
- Пользовательские данные XML
- Заголовки и колонтитулы
- Скрытые строки и столбцы
- Скрытые листы
- Невидимый контент
- Нажмите кнопку Проверить.
- Нажмите кнопку Удалить всё, чтобы получить информацию.
- Нажмите кнопку Повторить проверку.
- Снова нажмите кнопку Проверить.
- Если документ чистый, нажмите кнопку Закрыть. В противном случае нажмите кнопку Удалить всё, чтобы очистить информацию.
Выполнив эти шаги, вы можете поделиться таблицей Excel с коллегами или клиентами, не передавая при этом свою личную информацию.
Как удалить личные данные из документа PowerPoint
Чтобы проверить и удалить личную информацию перед публикацией презентации PowerPoint, выполните следующие действия.
- Откройте документ PowerPoint.
- Перейдите на вкладку Файл.
- Откройте раздел «Сведения».
- Справа откройте меню «Поиск проблем».
- Выберите параметр «Инспектор документов».
- Проверьте содержимое, которое вы хотите проверить. Например, в Microsoft PowerPoint вы можете удалить эту информацию:
- Комментарии
- Свойства документов и личная информация
- Контентные надстройки
- Надстройки Панели.
- Вложенные документы
- Макросы, формы и элементы управления ActiveX
- Данные отслеживания изменений
- Чернила
- Пользовательские данные XML
- Невидимый контент на слайде
- Оффлайн контент
- Презентационные заметки
- Нажмите кнопку Проверить.
- Нажмите кнопку Удалить всё, чтобы получить информацию.
- Нажмите кнопку Повторить проверку.
- Снова нажмите кнопку Проверить.
- Если документ чистый, нажмите кнопку Закрыть. В противном случае нажмите кнопку Удалить всё, чтобы очистить информацию.
Выполнив эти шаги, вы можете опубликовать презентацию PowerPoint в Интернете или поделиться ею с другими людьми, не передавая свою личную информацию.
How to remove all personally identifiable information from an Excel file.
When a file is created in Excel, it automatically stores data about you and your computer setup as well as other information related to the creation and management of the document. The worst part is that you may not even know this is happening because the data is not stored in the spreadsheet but in the data for the file itself.
Let’s remove all personal data from Excel so we can safely send our files out to anyone.
Steps to Remove Personal Information from Excel Workbooks
- Go to the File menu (Office button in Excel 2007) and select the Info section from the left side:
- Click the Check for Issues button and then Inspect Document:
- A window will open. Make sure that all of the options in it are checked and then hit the Inspect button:
- The next window will tell you what kind of data was found in your document and then allow you to remove that data:
- In my case, I am using a blank file, but there is still some data associated with it that I might want to remove. As such, I click the Remove All button next to where it says Document Properties and Personal Information.
- If you want to make sure nothing else is in the file now, hit the Reinspect button and run the check again and then hit Close.
Now, if I look to the right of the File menu screen again I can see that the Properties, Author, and Last Modified By information was removed.
Notes
This will not remove any personal information that has been stored inside of cells in a spreadsheet in Excel. This method only removes the hidden personal information that is stored in the data for the file itself (it’s not actually hidden but it’s not visible in the normal worksheet interface).
If you download the accompanying workbook, you will see what a «cleaned» file’s properties look like.
Excel VBA Course — From Beginner to Expert
200+ Video Lessons
50+ Hours of Instruction
200+ Excel Guides
Become a master of VBA and Macros in Excel and learn how to automate all of your tasks in Excel with this online course. (No VBA experience required.)
View Course
Similar Content on TeachExcel
Delete Comments in Excel — Permanently Remove Specific Comments from Excel
Macro: Delete a comment in Excel with this macro. You can permanently remove or delete a specific…
Remove Hidden Spaces from Excel — Including Char(160)
Tutorial:
How to quickly and easily remove the hidden space character from Excel, CHAR(160) — this …
Guide to Referencing Other Excel Files with Formulas and Functions
Tutorial: Your guide to making cross-workbook formulas and functions. This includes an overview of p…
Password Protect Excel Files
Tutorial: How to keep an Excel workbook safe by encrypting it with a password.
This will make it so …
Delete Duplicate Values in All Versions of Excel
Tutorial:
How to delete duplicate values from a data set in all versions of Excel. This includes Ex…
Remove All HTML from Text in Excel
Tutorial: How to quickly and easily remove all HTML from data copied into Excel. This tutorial inclu…
Subscribe for Weekly Tutorials
BONUS: subscribe now to download our Top Tutorials Ebook!
Excel VBA Course — From Beginner to Expert
200+ Video Lessons
50+ Hours of Video
200+ Excel Guides
Become a master of VBA and Macros in Excel and learn how to automate all of your tasks in Excel with this online course. (No VBA experience required.)
View Course
Как удалить значение и оставить формулу в Excel
Как удалить значение и оставить формулу в Excel
Добрый день, уважаемые читатели и подписчики блога! Сегодня мы поговорим о том, как удалять из таблиц только значения ячеек так, чтобы остались формулы для расчётов.
Представим такую ситуацию: есть таблица с данными и нужными мне формулами, она повторяется из квартала в квартал, она довольно большая и я не знаю где точно располагаются формулы. Как в этой таблице удалить только числа не затронув формулы?
Можно воспользоваться кнопкой «Показать формулы» на вкладке «Формулы».
Да, формулы отобразятся, но если таблица будет занимать гораздо больше места? Некоторые формулы будут не видны и их можно по ошибке удалить. Что недопустимо.
Поэтому пойдём другим путём. Воспользуемся возможностями поиска и выделения программы Excel.
Выделяем все числа в нашей таблице.
На вкладке «Главная» в блоке кнопок «Редактирование» нажимаем кнопку «Найти и выделить», а затем «Выделить группу ячеек».
В появившемся окне устанавливаем переключатель на пункт «Константы» и отмечаем галкой «Числа». Жмём «ОК».
Вуаля, в таблице останутся выделенными только числа, которые затем можно смело удалить.
После нажатия кнопки «Delete» значения формул будут равны нолю. Всё готово. Таким образом можно работать с любыми объёмами данных и не бояться случайно удалить формулу.
Вас также может заинтересовать урок — Данные таблицы на карте в Excel.
Удаление ячеек в Microsoft Excel
При работе с таблицами Excel довольно часто нужно не только вставить ячейки, но и удалить их. Процедура удаления, в общем, интуитивно понятна, но существует несколько вариантов проведения данной операции, о которых не все пользователи слышали. Давайте подробнее узнаем обо всех способах убрать определенные ячейки из таблицы Excel.
Процедура удаления ячеек
Собственно, процедура удаления ячеек в Excel обратна операции их добавления. Её можно подразделить на две большие группы: удаление заполненных и пустых ячеек. Последний вид, к тому же, можно автоматизировать.
Важно знать, что при удалении ячеек или их групп, а не цельных строк и столбцов, происходит смещение данных в таблице. Поэтому выполнение данной процедуры должно быть осознанным.
Способ 1: контекстное меню
Прежде всего, давайте рассмотрим выполнение указанной процедуры через контекстное меню. Это один и самых популярных видов выполнения данной операции. Его можно применять, как к заполненным элементам, так и к пустым.
-
Выделяем один элемент или группу, которую желаем удалить. Выполняем щелчок по выделению правой кнопкой мыши. Производится запуск контекстного меню. В нем выбираем позицию «Удалить…».
- Ячейки, со сдвигом влево;
- Ячейки со сдвигом вверх;
- Строку;
- Столбец.
Так как нам нужно удалить именно ячейки, а не целые строки или столбцы, то на два последних варианта внимания не обращаем. Выбираем действие, которое вам подойдет из первых двух вариантов, и выставляем переключатель в соответствующее положение. Затем щелкаем по кнопке «OK».
А, если был выбран второй пункт, то со сдвигом влево.
Способ 2: инструменты на ленте
Удаление ячеек в Экселе можно также произвести, воспользовавшись теми инструментами, которые представлены на ленте.
- Выделяем элемент, который следует удалить. Перемещаемся во вкладку «Главная» и жмем на кнопку «Удалить», которая располагается на ленте в блоке инструментов «Ячейки».
Если вы захотите удалить горизонтальную группу ячеек указанным способом, то для этого будут действовать следующие правила.
-
Выделяем эту группу элементов горизонтальной направленности. Кликаем по кнопке «Удалить», размещенной во вкладке «Главная».
Если же мы попробуем удалить вертикальную группу элементов, то сдвиг произойдет в другом направлении.
-
Выделяем группу элементов вертикальной направленности. Производим щелчок по кнопке «Удалить» на ленте.
А теперь попытаемся произвести удаление данным способом многомерного массива, содержащего элементы, как горизонтальной, так и вертикальной направленности.
-
Выделяем этот массив и жмем на кнопку «Удалить» на ленте.
Считается, что использование инструментов на ленте менее функционально, чем удаление через контекстное меню, так как данный вариант не предоставляет пользователю выбора направления сдвига. Но это не так. С помощью инструментов на ленте также можно удалить ячейки, самостоятельно выбрав направление сдвига. Посмотрим, как это будет выглядеть на примере того же массива в таблице.
-
Выделяем многомерный массив, который следует удалить. После этого жмем не на саму кнопку «Удалить», а на треугольник, который размещается сразу справа от неё. Активируется список доступных действий. В нем следует выбрать вариант «Удалить ячейки…».
Вслед за этим происходит запуск окошка удаления, которое нам уже знакомо по первому варианту. Если нам нужно удалить многомерный массив со сдвигом, отличным от того, который происходит при простом нажатии на кнопку «Удалить» на ленте, то следует переставить переключатель в позицию «Ячейки, со сдвигом вверх». Затем производим щелчок по кнопке «OK».
Способ 3: использование горячих клавиш
Но быстрее всего выполнить изучаемую процедуру можно при помощи набора сочетания горячих клавиш.
-
Выделяем на листе диапазон, который желаем убрать. После этого жмем комбинацию клавиш «Ctrl»+»-« на клавиатуре.
Запускается уже привычное для нас окно удаления элементов. Выбираем желаемое направление сдвига и щелкаем по кнопке «OK».
Способ 4: удаление разрозненных элементов
Существуют случаи, когда нужно удалить несколько диапазонов, которые не являются смежными, то есть, находятся в разных областях таблицы. Конечно, их можно удалить любым из вышеописанных способов, произведя процедуру отдельно с каждым элементом. Но это может отнять слишком много времени. Существует возможность убрать разрозненные элементы с листа гораздо быстрее. Но для этого их следует, прежде всего, выделить.
-
Первый элемент выделяем обычным способом, зажимая левую кнопку мыши и обведя его курсором. Затем следует зажать на кнопку Ctrl и кликать по остальным разрозненным ячейкам или обводить диапазоны курсором с зажатой левой кнопкой мыши.
Способ 5: удаление пустых ячеек
Если вам нужно удалить пустые элементы в таблице, то данную процедуру можно автоматизировать и не выделять отдельно каждую из них. Существует несколько вариантов решения данной задачи, но проще всего это выполнить с помощью инструмента выделения групп ячеек.
-
Выделяем таблицу или любой другой диапазон на листе, где предстоит произвести удаление. Затем щелкаем на клавиатуре по функциональной клавише F5.
Запускается окно перехода. В нем следует щелкнуть по кнопке «Выделить…», размещенной в его нижнем левом углу.
После этого открывается окно выделения групп ячеек. В нем следует установить переключатель в позицию «Пустые ячейки», а затем щелкнуть по кнопке «OK» в нижнем правом углу данного окна.
Как видим, после выполнения последнего действия все пустые элементы в указанном диапазоне были выделены.
Существуют и другие варианты удаления пустых элементов, более подробно о которых говорится в отдельной статье.
Как видим, существует несколько способов удаления ячеек в Excel. Механизм большинства из них идентичен, поэтому при выборе конкретного варианта действий пользователь ориентируется на свои личные предпочтения. Но стоит все-таки заметить, что быстрее всего выполнять данную процедуру можно при помощи комбинации горячих клавиш. Особняком стоит удаление пустых элементов. Данную задачу можно автоматизировать при помощи инструмента выделения ячеек, но потом для непосредственного удаления все равно придется воспользоваться одним из стандартных вариантов.
Отблагодарите автора, поделитесь статьей в социальных сетях.
Microsoft Excel
трюки • приёмы • решения
Как в Excel удалить значение с сохранением формулы
Распространенный тип таблиц содержит ячейки для ввода, которые изменяются пользователем, и ячейки с формулами, которые работают с этими ячейками для ввода. Если вы хотите удалить все значения в ячейках для ввода, но при этом сохранить нетронутыми формулы, подскажу вам простой способ сделать это.
- Выберите диапазон ячеек, с которым хотите работать. Если вы хотите удалить все ячейки со значениями на листе (не содержащие формул), просто выберите любую отдельную ячейку.
- Запустите команду Главная ► Редактирование ► Найти и выделить ► Выделение группы ячеек. Этот шаг приводит к открытию диалогового окна Выделение группы ячеек.
- В этом окне установите переключатель в положение константы, а затем установите флажок числа.
- Нажмите кнопку ОК, и ячейки, не содержащие формул, будут выбраны.
- Нажмите клавишу Delete, чтобы удалить значения.
Если вам нужно постоянно удалять значения ячеек, вы можете указать название для ячеек, предназначенных для ввода. Тогда по завершении шага 4 выберите Формулы ► Определенные имена ► Присвоить имя, чтобы вызвать диалоговое окно Создание имени. Введите имя для выбранных ячеек — что-то вроде InputCell будет неплохим вариантом. Нажмите кнопку ОК для закрытия окна и создания имени.
После присвоения имени ячейкам для ввода вы можете выбирать именованные ячейки напрямую, используя раскрывающийся список Имя слева от строки для формул. Затем нажмите Delete, и они удалятся.
Поиск и удаление повторений
В некоторых случаях повторяющиеся данные могут быть полезны, но иногда они усложняют понимание данных. Используйте условное форматирование для поиска и выделения повторяющихся данных. Это позволит вам просматривать повторения и удалять их по мере необходимости.
Выберите ячейки, которые нужно проверить на наличие повторений.
Примечание: В Excel не поддерживается выделение повторяющихся значений в области «Значения» отчета сводной таблицы.
На вкладке Главная выберите Условное форматирование > Правила выделения ячеек > Повторяющиеся значения.
В поле рядом с оператором значения с выберите форматирование для применения к повторяющимся значениям и нажмите кнопку ОК.
Удаление повторяющихся значений
При использовании функции Удаление дубликатов повторяющиеся данные удаляются безвозвратно. Чтобы случайно не потерять необходимые сведения, перед удалением повторяющихся данных рекомендуется скопировать исходные данные на другой лист.
Выделите диапазон ячеек с повторяющимися значениями, который нужно удалить.
Совет: Перед попыткой удаления повторений удалите все структуры и промежуточные итоги из своих данных.
На вкладке Данные нажмите кнопку Удалить дубликаты и в разделе Столбцы установите или снимите флажки, соответствующие столбцам, в которых нужно удалить повторения.
Например, на данном листе в столбце «Январь» содержатся сведения о ценах, которые нужно сохранить.
Поэтому флажок Январь в поле Удаление дубликатов нужно снять.
Как отрезать (удалить) лишний текст слева или справа в ячейке «Эксель».
Бывают ситуации, когда необходимо отрезать/ удалить строго определенное количество символов в тексте справа или слева. Например, когда вы имеете список адресов, и вначале каждого адреса стоит шестизначный индекс. Нужно убрать почтовые индексы из списка, но через замену их не уберешь, так как они имеют совершенно разные значения и не находятся опцией замены.
Функции, которая отрезает лишнее количество символов в ячейке, найти не удается, но существует система из двух функций, которые можно применить. Это система из функции ЛЕВСИМВ (или ПРАВСИМВ) и функции ДЛСТР (длина строки).
Рассмотрим их применение.
Вначале находим количество символов в тексте при помощи функции ДЛСТР. Для этого запускаем менеджер функций, выбираем ДЛСТР, указываем ячейку с текстом. Функция ДЛСТР посчитает количество символов.
Зная длину лишнего текста — 6 знаков в индексе, вычитаем их из общего числа символов посчитанных функцией ДЛСТР и получаем то количество символов, которое должно остаться в тексте, когда удалим индекс.
Полученное значение – количество оставляемых в тексте знаков, вписываем в функцию ЛЕВСИМВ или ПРАВСИМВ. Если нужно удалить знаки справа, то используем ЛЕВСИМВ, если слева, то ПРАВСИМВ. Нажимаем «Enter». Функция ЛЕВСИМВ или ПРАВСИМВ присваивает ячейке нужное нам количество символов из текста в новую ячейку, исключая ненужный нам индекс.
Для уменьшения количества ячеек с расчетами эти функции можно записать в систему следующего вида:
ПРАВСИМВ(…*¹;(ДЛСТР(…*¹)-6)).
Где …*¹- адрес ячейки, из которой берем текст.