Как создавать шаблон в excel

Создание шаблона в Excel

Создание шаблонов Excel

В случае если ни один из готовых шаблонов вам не подошел, вы можете создать свой собственный шаблон, в дальнейшем работая с ним, как и с любым шаблоном Excel.

Создание шаблона Excel

Для того чтобы создать шаблон, требуется в меню Файл выбрать команду Создать -> Новая книга и щелкнуть на кнопке Создать. В рабочем окне программы появится новая книга под названием Книга1 или Книга2, Книга3 и т.п. Затем требуется создать таблицу, которую вы в дальнейшем будете использовать в качестве шаблона.

Очевидно, что таблица будет содержать заголовки и формулы и иметь оформление, соответствующее вашим требованиям.

Как только таблица подготовлена, ее необходимо сохранить в формате шаблона Excel. Для этого в меню Файл выберите команду Сохранить, а также можно воспользоваться панелью быстрого доступа. Следует обратить внимание, если шаблон создается на основе документа, у которого уже есть имя, то в меню Файл надо выбрать команду Сохранить как.

В окне Сохранение документа в списке Тип файла выбрать формат сохранения таблицы — Шаблон Excel. Следует обратить внимание, что автоматически будет выбрана папка C:UsersWжяAppDataRoamingMicrosoftШаблоны, в которую по умолчанию сохраняются шаблоны пользователя. Имя пользователя соответствует имени зарегистрированного пользователя, с которым в этом сеансе вы вошли в операционную систему. После этого в поле Имя файла надо ввести имя шаблона и сделать щелчок на кнопке Сохранить.

Шаблон сохранен, теперь можно закрыть документ, на основе которого мы его создавали. Следует обратить внимание, если шаблон требуется изменить, то его можно редактировать, как и обычную книгу.

Опубликовано: 09.12.2015

Шаблон формата Excel может быть как библиотекой наборов стилей форматирования, так и готовым документом с таблицами, данными, форматами и графиками. В шаблоны-документы достаточно только ввести свои данные, чтобы получить готовый, тематически стильно оформленный, презентабельный отчет. Например, «Семейный бюджет» – очень полезный встроенный шаблон в Excel.

Создадим свой новый шаблон, в котором следует использовать стили форматирования. Как форматировать с помощью стилей мы знаем из предыдущего урока: стили ячеек и средства управления ими. Чтобы сделать шаблон в Excel, выполним определенный ряд действий, которые послужат практическим примером для решения данной задачи:

1. Сначала нужно сделать шаблон таблицы Excel и график, как показано ниже на рисунке. И присвойте ей пользовательский стиль форматирования.
2. Сохраняем документ как шаблон: «Файл»-«Сохранить как». В окне сохранения можно указать любую папку, так как Excel потом автоматически перенесет этот файл в специальную директорию для хранения нестандартных шаблонов.
3. В поле тип файла следует указать «Шаблоны формата Microsoft Office Excel *.xltx». Заметьте, как только мы выбираем этот тип файла, автоматически открывается папка «Шаблоны» в окне сохранения документа.
4. В поле: «Имя файла» введите любое название шаблона. Например, «мои расходы». И жмите СОХРАНИТЬ.
5. После сохранения закройте документ.

Теперь чтобы использовать наш шаблон достаточно выбрать меню: «Файл»-«Создать»-«Мои шаблоны». Выберите свой шаблон «мои расходы».

Откройте и сохраните этот документ как обычный файл в формате *.xlsx. А теперь обратите внимание на то, что наш пользовательский стиль так же сохранен в данной книге.

Таким образом, у вас есть готовая форма для быстрого создания отчетов, в которой нужно только изменять данные и не нужно ничего форматировать. Это очень удобно и продуктивно. Используйте возможности шаблонов по максимуму!

Создание файла по шаблону Excel

Можно установить свой пользовательский шаблон, по которому будет оформлен и отформатирован документ при каждом запуске программы Excel. Для этого следует сохранить файл с расширением *.xlsx в папке XLSTART. Данная папка создается при установке программы Excel. Чтобы легко найти путь к ней следует перейти в режим VisualBasic (Alt+F11) и открыть окно: «View»-«Immediate». А там следует набрать код: ? application.StartupPath и нажать Enter. Ниже отобразиться путь:

C:Usersимя пользователяAppDataRoamingMicrosoftExcelXLSTART

Примечание. В разных версиях Windows путь к XLSTART может отличаться, поэтому лучше узнать его через выше описанные действия.

Теперь при каждой загрузке программы будет открыт файл который лежит в этой папке. Более того если вы сохраните там несколько документов, то все они будут открыты при каждой запуске программы.

Полезный совет! Если в папке XLSTART сохранить отформатированный шаблон с именем Лист.xltx. То каждый новый созданный лист будет иметь такой же формат как Лист.xltx. При том не зависимо, в какой способ создан новый лист, через меню или комбинацией горячих клавиш SHIFT+F11. Формат будет один и тот же. А чтобы отменить такую функцию нужно просто удалить этот шаблон из XLSTART.

Форматирование документов – это важный, но очень утомительный процесс. Для его автоматизации существует несколько полезных инструментов такие как: темы, стили и шаблоны. Каждый из них обладает своими преимуществами и недостатками. Например, самый простой способ автоматизации форматирования – это стили. Они облегчаю пользователю процесс форматирования, но могут быть сохранены только в рамках одной книги. Да созданные или измененные пользователем стили можно скопировать в другую книгу. Или создать отдельную, специальную книгу с целым набором свих пользовательских стилей, чтобы копировать их в другие документы, но это крайне неудобно. Для решения такой задачи лучше использовать шаблоны.

Создание темы документа для автоматического форматирования

Тема Excel – это собрание стилей, цветов, шрифтов и много разных графических свойств форматирования, которые легко можем менять в пару кликов мышкой для изменения стильного оформления документа. Темы стали доступны начиная с 2007-й версии и новее. Их можно встретить и в других продуктах входящих в пакет MS Office.

Для примера возьмем простой не форматированный документ и будем присваивать ему разные темы пока не выберем подходящую к данным. Заодно посмотрим, что произойдет выбрать другую тему Excel:

1. Создайте новую книгу и заполните ее данными (начиная со столбца H) так как показано на рисунке:
2. Выберите инструмент: «Разметка страницы»-«Темы».
3. В выпадающем списке наводите курсор мышки на разные темы и обратите внимание на то, как меняется стиль оформления данных документа.
4. Щелкните по подходящей теме, которая на Ваш взгляд наиболее подходит к данному документу.

Внимание! Темы присваиваются к целому документу. Поэтому нельзя для разных листов задавать разные темы форматирования.

Пользователь имеет возможность самостоятельно создавать и редактировать любую тему. Для этого доступны 3 инструмента, которые находятся рядом возле тем:

• цвета;
• шрифты;
• эффекты.

Каждый из этих инструментов открывает целые предопределенные наборы для настройки темы. Можно создавать новые наборы шрифтов или наборы цветов, только нельзя создать новые эффекты. Приходится использовать только те, которые предложены программой по умолчанию.

Как только вы сохраните новый набор шрифтов и/или цветов под своим названием, тогда она будет доступна в разделе тем как для Excel, так и для других программ из пакета MS Office (Word, PowerPoint и др.).

Дата: 9 декабря 2015 Категория: Excel Поделиться, добавить в закладки или статью

Здравствйте, уважаемые читатели. У многих из вас есть регулярные отчеты, бланки, документы, которые приходится часто заполнять. Кто-то постоянно делает накладные и документы по одной и той же форме, а кто-то большие корпоративные отчеты. В этом посте я расскажу, как создать шаблон часто используемого документа Эксель и больше никогда не делать одну и ту же работу по несколько раз. Вы будете открывать шаблон, заполнять его данными и получать результат.

Почему я считаю это удобным? Например, многие просто открывают последний вариант документа, вносят туда новые данные и сохраняют под новым именем. Конечно, это привычно для всех. Но что если вы случайно сохраните новый документ под старым именем? Исходный документ будет потерян. Так зачем рисковать результатами напряжённой работы, проделанной ранее?

А вот при использовании шаблона, никакие данные не теряются, ведь вы работаете в новой рабочей книге, которая уже при создании выглядит так, как указано в шаблоне. А если форма документа изменяется – вы всегда можете поправить шаблон под новые требования. Удобно, неправда ли? Мне удобно и Вам тоже будет!

Что такое шаблоны Эксель

Шаблоны в Microsoft Excel – это особый вид рабочих листов и книг, для которых заданы стили и оформление. Открывая такой объект, вы можете сразу заполнять его данными, уделяя меньше внимания форматированию. Таким образом, вы поддерживаете единый стиль своих документов и экономите огромное количество времени. Применение шаблонов позволяет концентрироваться на качественной составляющей расчетов, без постоянного однотипного оформления.

Чтобы было понятнее, представьте какой-нибудь бланк. Например, отчета о полученной прибыли. Сам по себе — это всего лишь пустой лист с разметкой. Он ничего не значит и ни на что не влияет. Это и есть шаблон в Эксель. Но как только Вы в очередной раз внесли в него информацию — это уже документ. Бланк сам по себе практически никогда не изменяется, а данные в нем всегда разные. Так зачем каждый раз рисовать бланк и заполнять его данными? Думаю, такое сравнение Вам понятно.

Нужно понимать, шаблон – это не рабочая книга в том понятии, к которому вы привыкли. Это только информация о разметке листа и исходных данных. Обратите внимание:

• Когда мы загружаем шаблон, программа создаёт новую рабочую книгу с форматированием, как в шаблоне
• А когда мы открываем шаблон – можно менять его оформление и содержание для последующей загрузки в рабочую книгу и заполнения данными.

Как загрузить шаблон в рабочую книгу

Когда вы создаёте новую книгу Excel, программа отображает окно Создать, в котором предлагает выбрать шаблон, либо открыть пустую книгу.

Стандартные шаблоны Эксель

Здесь вы можете найти один из шаблонов по теме и назначению, программа отображает миниатюру листа для большей наглядности. Для загрузки шаблонов, Эксель использует интернет – позаботьтесь о наличии подключения.

В строке поиска вы можете ввести назначение шаблона, а программа предложит шаблоны из своей огромной базы данных. Кликайте на том варианте, который вам подходит, чтобы загрузить его из базы данных в рабочую книгу. На рисунке ниже я искал шаблон календаря. Смотрите, как много разных шаблонов найдено.

Шаблоны по запросу «Календарь»

Всё, рабочая книга на базе шаблона создана, можете работать!

Как изменить шаблон Excel

Скорее всего, вам захочется что-то изменить в загруженном шаблоне, чтобы он подходил вам на 100%.

Для начала, нужно открыть файл шаблона (не создать книгу на основе шаблона, а именно открыть шаблон). Для этого откройте файл шаблона любым из известных способов. Установите тип открываемого файла «Шаблоны» (будут показаны файлы с расширением .xltx, .xltm или .xlt). В проводнике найдите место, где хранятся шаблоны, обычно это: C:UsersAppDataRoamingMicrosoftШаблоны. Выберите в списке нужный шаблон и откройте его.

В открывшемся документе можете добавить или удалить листы, изменить отступы, колонтитулы, шрифты, выбрать новый стиль для ячеек. После окончания, сохраните изменения в шаблоне и закройте книгу. При следующем использовании такого шаблона, все изменения в нём будут учтены.

Как сделать собственный шаблон Эксель

Вы можете сделать и собственные, пользовательские шаблоны. Для этого, создайте новую книгу Эксель и отформатируйте её как нужно, внесите информацию. Можете даже задать формулы, и создать диаграммы. Прописывайте все данные и расчёты, которые будут повторяться в каждом экземпляре, созданном по шаблону.

Когда вёрстка шаблона окончена, сохраните его на жёстком диске компьютера, присвоив информативное имя вместо предложенного программой. При сохранении выберите один из форматов файла

• Шаблон Excel (расширение .xltx)
• Шаблон Excel с поддержкой макросов (расширение .xltm)
• Шаблон Excel 97-2003 (старый формат, расширение .xlt)

Теперь можно использовать свой шаблон. Выполните Файл – Создать – Личные для выбора и загрузки одного шаблона.

Открытие пользовательского шаблона

Созданный шаблон можно использовать по умолчанию для открытия Эксель. Если вы хотите заменить стандартный шаблон Excel, который применяется к новым книгам – создайте свой и сохраните под именем «Книга.xlts» в папке XLStart. Чаще всего, эта папка располагается по адресу: C:UsersAppDataRoamingMicrosoftExcelXLStart.

Теперь программа будет создавать новые рабочие книги по вашему шаблону. Чтобы вернуться к стандартному оформлению новых документов – удалите файл Книга.xlts из папки XLStart.

Вот так просто можно создать и использовать шаблоны в Excel. Мы еще раз убеждаемся, что Microsoft Office – это легко! Чем больше работы делает за Вас программа, тем Вам легче. И было бы странным не пользоваться теми удобствами, которые предоставляют нам разработчики из Майкрософт. Что ж, на этом буду заканчивать статью о шаблонах. Если у Вас что-то не получилось — задавайте вопросы в комментариях.

А что дальше? Дальше учимся распечатывать документы! Почему нельзя пропустить посты о печати? Потому что напечатанный документ — это готовый документ, то есть — это апогей и конечный результат Ваших стараний. И если он выглядит неидеально — какие же мы тогда профессионалы?

Поделиться, добавить в закладки или статью

Таблицы в Excel представляют собой ряд строк и столбцов со связанными данными, которыми вы управляете независимо друг от друга.

Работая в Excel с таблицами, вы сможете создавать отчеты, делать расчеты, строить графики и диаграммы, сортировать и фильтровать информацию.

Если ваша работа связана с обработкой данных, то навыки работы с таблицами в Эксель помогут вам сильно сэкономить время и повысить эффективность.

Как работать в Excel с таблицами. Пошаговая инструкция

Прежде чем работать с таблицами в Эксель, последуйте рекомендациям по организации данных:

• Данные должны быть организованы в строках и столбцах, причем каждая строка должна содержать информацию об одной записи, например о заказе;
• Первая строка таблицы должна содержать короткие, уникальные заголовки;
• Каждый столбец должен содержать один тип данных, таких как числа, валюта или текст;
• Каждая строка должна содержать данные для одной записи, например, заказа. Если применимо, укажите уникальный идентификатор для каждой строки, например номер заказа;
• В таблице не должно быть пустых строк и абсолютно пустых столбцов.

1. Выделите область ячеек для создания таблицы

Выделите область ячеек, на месте которых вы хотите создать таблицу. Ячейки могут быть как пустыми, так и с информацией.

2. Нажмите кнопку “Таблица” на панели быстрого доступа

На вкладке “Вставка” нажмите кнопку “Таблица”.

3. Выберите диапазон ячеек

В всплывающем вы можете скорректировать расположение данных, а также настроить отображение заголовков. Когда все готово, нажмите “ОК”.

4. Таблица готова. Заполняйте данными!

Поздравляю, ваша таблица готова к заполнению! Об основных возможностях в работе с умными таблицами вы узнаете ниже.

Форматирование таблицы в Excel

Для настройки формата таблицы в Экселе доступны предварительно настроенные стили. Все они находятся на вкладке “Конструктор” в разделе “Стили таблиц”:

Если 7-ми стилей вам мало для выбора, тогда, нажав на кнопку, в правом нижнем углу стилей таблиц, раскроются все доступные стили. В дополнении к предустановленным системой стилям, вы можете настроить свой формат.

Помимо цветовой гаммы, в меню “Конструктора” таблиц можно настроить:

• Отображение строки заголовков – включает и отключает заголовки в таблице;
• Строку итогов – включает и отключает строку с суммой значений в колонках;
• Чередующиеся строки – подсвечивает цветом чередующиеся строки;
• Первый столбец – выделяет “жирным” текст в первом столбце с данными;
• Последний столбец – выделяет “жирным” текст в последнем столбце;
• Чередующиеся столбцы – подсвечивает цветом чередующиеся столбцы;
• Кнопка фильтра – добавляет и убирает кнопки фильтра в заголовках столбцов.

Как добавить строку или столбец в таблице Excel

Даже внутри уже созданной таблицы вы можете добавлять строки или столбцы. Для этого кликните на любой ячейке правой клавишей мыши для вызова всплывающего окна:

• Выберите пункт “Вставить” и кликните левой клавишей мыши по “Столбцы таблицы слева” если хотите добавить столбец, или “Строки таблицы выше”, если хотите вставить строку.

• Если вы хотите удалить строку или столбец в таблице, то спуститесь по списку в сплывающем окне до пункта “Удалить” и выберите “Столбцы таблицы”, если хотите удалить столбец или “Строки таблицы”, если хотите удалить строку.

Как отсортировать таблицу в Excel

Для сортировки информации при работе с таблицей, нажмите справа от заголовка колонки “стрелочку”, после чего появится всплывающее окно:

В окне выберите по какому принципу отсортировать данные: “по возрастанию”, “по убыванию”, “по цвету”, “числовым фильтрам”.

Как отфильтровать данные в таблице Excel

Для фильтрации информации в таблице нажмите справа от заголовка колонки “стрелочку”, после чего появится всплывающее окно:

• “Текстовый фильтр” отображается когда среди данных колонки есть текстовые значения;
• “Фильтр по цвету” также как и текстовый, доступен когда в таблице есть ячейки, окрашенные в отличающийся от стандартного оформления цвета;
• “Числовой фильтр” позволяет отобрать данные по параметрам: “Равно…”, “Не равно…”, “Больше…”, “Больше или равно…”, “Меньше…”, “Меньше или равно…”, “Между…”, “Первые 10…”, “Выше среднего”, “Ниже среднего”, а также настроить собственный фильтр.
• В всплывающем окне, под “Поиском” отображаются все данные, по которым можно произвести фильтрацию, а также одним нажатием выделить все значения или выбрать только пустые ячейки.

Если вы хотите отменить все созданные настройки фильтрации, снова откройте всплывающее окно над нужной колонкой и нажмите “Удалить фильтр из столбца”. После этого таблица вернется в исходный вид.

Как посчитать сумму в таблице Excel

Для того чтобы посчитать сумму колонки в конце таблицы, нажмите правой клавишей мыши на любой ячейке и вызовите всплывающее окно:

В списке окна выберите пункт “Таблица” => “Строка итогов”:

Внизу таблица появится промежуточный итог. Нажмите левой клавишей мыши на ячейке с суммой.

В выпадающем меню выберите принцип промежуточного итога: это может быть сумма значений колонки, “среднее”, “количество”, “количество чисел”, “максимум”, “минимум” и т.д.

Как в Excel закрепить шапку таблицы

Таблицы, с которыми приходится работать, зачастую крупные и содержат в себе десятки строк. Прокручивая таблицу “вниз” сложно ориентироваться в данных, если не видно заголовков столбцов. В Эксель есть возможность закрепить шапку в таблице таким образом, что при прокрутке данных вам будут видны заголовки колонок.

Для того чтобы закрепить заголовки сделайте следующее:

• Перейдите на вкладку “Вид” в панели инструментов и выберите пункт “Закрепить области”:

• Выберите пункт “Закрепить верхнюю строку”:

• Теперь, прокручивая таблицу, вы не потеряете заголовки и сможете легко сориентироваться где какие данные находятся:

Как перевернуть таблицу в Excel

Представим, что у нас есть готовая таблица с данными продаж по менеджерам:

На таблице сверху в строках указаны фамилии продавцов, в колонках месяцы. Для того чтобы перевернуть таблицу и разместить месяцы в строках, а фамилии продавцов нужно:

• Выделить таблицу целиком (зажав левую клавишу мыши выделить все ячейки таблицы) и скопировать данные (CTRL+C):

• Переместить курсор мыши на свободную ячейку и нажать правую клавишу мыши. В открывшемся меню выбрать “Специальная вставка” и нажать на этом пункте левой клавишей мыши:

• В открывшемся окне в разделе “Вставить” выбрать “значения” и поставить галочку в пункте “транспонировать”:

• Готово! Месяцы теперь размещены по строкам, а фамилии продавцов по колонкам. Все что остается сделать – это преобразовать полученные данные в таблицу.

В этой статье вы ознакомились с принципами работы в Excel с таблицами, а также основными подходами в их создании. Пишите свои вопросы в комментарии!