Как создавать архив в excel

Макрос для архивации текущей (или активной) книги Excel средствами Windows

(без использования сторонних программ-архиваторов)

Во вложении — файл, при запуске которого автоматически срабатывает такой макрос
При открытии этого файла, если включены макросы, в папке My Program Backups будет сохранена копия книги в формате ZIP (архив)
Папка, если таковая не существует, будет автоматически создана макросом.

Sub CreateBackup()
    ' Макрос создания резервной копии текущего файла
    ' Чтобы макрос обрабатывал активную книгу - замените в коде
    ' все ThisWorkbook на ActiveWorkbook
    ' Архивация файла осуществляется средствами Windows
    
    Const PROJECT_NAME = "My Program" ' название вашей программы (любой текст)
    On Error Resume Next: ThisWorkbook.Save ' сохраняем книгу Excel
    
    ' формируем путь к папке, куда будет помощена копия файла (в виде архива)
    BackupsPath = Replace(ThisWorkbook.FullName, ThisWorkbook.Name, PROJECT_NAME & " Backups")
    MkDir BackupsPath ' создаём папку, если таковой ещё нет
    
    ext$ = Split(ThisWorkbook.Name, ".")(UBound(Split(ThisWorkbook.Name, "."))) ' расширение файла
    ' формируем путь для копии файла Excel
    FileNameXls = BackupsPath & PROJECT_NAME & "_BACKUP_" & Format(Now, "DD-MM-YYYY__HH-NN-SS") & "." & ext$
    ' формируем путь для создаваемого архива ZIP
    FileNameZip = BackupsPath & PROJECT_NAME & "_BACKUP_" & Format(Now, "DD-MM-YYYY__HH-NN-SS") & ".zip"
 
    ThisWorkbook.SaveCopyAs FileNameXls ' создаём копию книги
    ZIPresult = Zip_File(FileNameXls, FileNameZip, True) ' упаковываем копию книги в архив ZIP
    
    Debug.Print "Результат архивации: " & IIf(ZIPresult, "выполнена успешно", "ошибка")
    Debug.Print "Создан архив: " & Dir(FileNameZip)
End Sub

Function Zip_File(ByVal FileNameXls, ByVal FileNameZip, _
                  Optional ByVal DeleteSourceFile As Boolean = False) As Boolean
    ' Функция осуществляет упаковку файла FileNameXls в архив с именем FileNameZip
    ' если DeleteSourceFile = TRUE, исходный файл FileNameXls удаляется по окончании архивации
    ' Возвращает TRUE, если архивация завершилось удачно, и FALSE в противном случае
    On Error Resume Next: Err.Clear:
    If Len(Dir(FileNameZip)) > 0 Then Kill FileNameZip
    If Len(Dir(FileNameXls)) = 0 Then MsgBox "Файл """ & FileNameXls & """ не найден!", _
       vbCritical, "Ошибка в функции Zip_File": Exit Function
 
    Open FileNameZip For Output As #1
    Print #1, Chr$(80) & Chr$(75) & Chr$(5) & Chr$(6) & String(18, 0)
    Close #1
    Set oApp = CreateObject("Shell.Application")
    oApp.Namespace(FileNameZip).CopyHere FileNameXls    'копируем файл в сжатую папку

    Do Until oApp.Namespace(FileNameZip).Items.Count = 1    'ждём завершения упаковки файла
        Application.Wait (Now + TimeValue("0:00:01"))
    Loop
 
 
 
    If DeleteSourceFile Then Kill FileNameXls    ' удаляем временно созданный файл
    Zip_File = Err = 0    ' возвращаем результат упаковки (TRUE, если всё завершилось удачно)
End Function

Функция для разархивирования (извлечения файлов из архива ZIP)

Function UnZip_File(ByVal FileNameZip, ByVal DestinationFolder, _
                    Optional ByVal DeleteSourceFile As Boolean = False) As Boolean
    ' Функция осуществляет распаковку архива с именем FileNameZip в папку DestinationFolder
    ' если DeleteSourceFile = TRUE, исходный файл FileNameZip удаляется по окончании архивации
    ' Возвращает TRUE, если файлы извлечены удачно, и FALSE в противном случае
    On Error Resume Next: Err.Clear
 
    If Right(DestinationFolder, 1) <> "" Then DestinationFolder = DestinationFolder & ""
    MkDir DestinationFolder    ' создаём папку, если таковой ещё нет

    If Len(Dir(DestinationFolder, vbDirectory)) = 0 Then Exit Function    ' не удалось создать папку

    If Len(Dir(FileNameZip)) = 0 Then MsgBox "Файл """ & FileNameZip & """ не найден!", _
       vbCritical, "Ошибка в функции UnZip_File": Exit Function
 
    Set oApp = CreateObject("Shell.Application")
    For Each it In oApp.Namespace(FileNameZip).Items: Debug.Print it: Next
 
    oApp.Namespace(DestinationFolder).CopyHere oApp.Namespace(FileNameZip).Items    'распаковываем файлы

    If DeleteSourceFile Then Kill FileNameZip    ' удаляем исходный архив
    UnZip_File = Err = 0    ' возвращаем результат распаковки (TRUE, если всё завершилось удачно)
End Function

Резервное копирование – это создание файла для последующего восстановления данных на случай, если оригинальный носитель сломается или пропадет. Создать копию данных можно и в Microsoft Excel, для этого в программе есть инструменты. Для восстановления информации можно воспользоваться другой функцией Excel – автовосстановлением. Рассмотрим все возможности вернуть утерянные изменения в таблицах.

Настройка автоматического резервного копирования

Программа способна создать дополнительный файл, полностью копирующий оригинал и обновляющийся одновременно с ним. Настроить резервное копирование особенно важно в тех случаях, когда есть риск аварийного закрытия программы или выключения компьютера. Если ваше устройство работает нестабильно, выполните несколько несложных шагов, чтобы не потерять изменения в таблице.

1. Открываем вкладку «Файл» и находим в меню пункт «Сохранить как». По нему нужно кликнуть, чтобы открыть диалоговое окно.

1. В появившемся окне открываем небольшое меню «Сервис», кнопка находится внизу. Требуется пункт «Общие параметры».

1. Ставим галочку в графе «Всегда создавать резервную копию». Другие поля заполнять не обязательно. При желании можно тут же защитить документ паролем и установить рекомендуемый доступ «только для чтения». Если все необходимое в этом окне сделано, нажимаем «ОК».

1. Сохраняем файл в любое удобное место с помощью того же окна «Сохранить как». Рядом с ним в папке или на рабочем столе всегда будет резервная копия в формате XLK.

Результат после того, как первые изменения были сохранены, выглядит так:

Важно! Теперь можно ответить на вопрос, где хранятся резервные копии: в той же папке, где сохранен оригинальный файл.

Как создать неизменяемую резервную копию

Обычная резервная копия сохраняет версию книги Excel, которая была актуальна одно сохранение назад. Иногда такой вариант не подходит, и требуется версия документа за несколько шагов до последнего сохранения. Чтобы получить возможность обращаться к ранним версиям документа, необходимо установить надстройку. Компания Microsoft не распространяет такие дополнения на официальном сайте, они частично включены в программу.

Обратите внимание! Найти надстройки можно в открытых источниках в интернете, их использование законно. Обязательно проверьте сайт и загрузки антивирусной системой, чтобы не поставить персональные данные и важные документы под угрозу.

Необходимая для резервного копирования надстройка называется VBA-Excel. Дополнение платное, но можно пользоваться его функциями в течение пробного периода. Подходит для компьютеров с ОС от Windows XP и позднее, для версий Excel от 2007 и позднее. Инструкция по установке идет в комплекте с установочным файлом.

1. После установки надстройки на панели инструментов появится вкладка VBA-Excel. Открываем ее и нажимаем на кнопку «Резервное копирование».
2. В открывшемся диалоговом окне выбираем место для сохранения резервной копии и устанавливаем настройки копирования. Если необходим единичный файл, копирующий содержимое оригинала, не нужно прописывать сроки автоматического создания копий. Нажимаем «Сохранить».

Когда копии уже не требуются, необходимо снова нажать на кнопку «Резервное копирование». Всплывет строка «Отмена резервного копирования» — кликните по ней, и файлы перестанут появляться. Это придется сделать, только если были установлены настройки автоматического копирования.

Настройка автосохранения изменений в документе

В аварийных ситуациях также помогает автоматическое сохранение изменений. Копии документа появляются на специальной вкладке после перезапуска. Через равные промежутки времени программа автоматически записывает все изменения, появившиеся в книге, если установлены соответствующие настройки.

1. Открываем раздел «Параметры на вкладке «Файл». На экране появится диалоговое окно с меню – необходим пункт «Сохранение».
2. Поставьте галочку в графе «Автосохранение» и установите частоту записи изменений. В настройках можно поставить даже одну минуту, но такое частое сохранение затормозит работу Excel на слабом компьютере. Стоит также поставить галочку в следующей строке, чтобы при закрытии документа без сохранения автоматически сохранялась последняя автоматически записанная версия.

1. Выберем папки для автосохранения файлов. Обычно они сразу прописаны в настройках, и путь ведет к папкам Excel. Если место сохранения файлов устраивает, не стоит ничего менять. Нужно знать, где складируются файлы автосохранения, чтобы быстро найти их в будущем.

После экстренного закрытия программы – например, при выключении компьютера – нужно снова открыть Excel и выбрать файл для сохранения во вкладке «Восстановление документа». Там появляются записи автосохранения. Обратите внимание на время создания документа, чтобы выбрать правильную версию.

Важно! Если сохраненные файлы больше не нужны, в диалоговом окне, которое появляется по окончании работы с этими документами, нужно нажать кнопку «Не сохранять».

Как восстановить несохраненную книгу Excel

Если не получилось открыть последнюю версию документа после аварийной ситуации, можно получить доступ к папке, где хранятся существующие файлы автосохранения. Воспользуемся функциями вкладки «Файл», чтобы не искать папку в Проводнике.

1. Когда пользователь открывает вкладку «Файл», программа автоматически показывает раздел «Сведения». Находим внизу экрана пункт «Версии» и нажимаем кнопку «Управление версиями».

1. Откроется один элемент меню – «Восстановить несохраненные книги». Кликнув по нему, вы попадете на диалоговое окно открытия документа. Находим в списке нужный файл и жмем «Открыть».

Иногда в папке не оказывается ни одного документа. В таком случае рядом с пунктом «Версии» находится запись о том, что предыдущих версий файла не существует. Если так произошло, восстановить внесенные изменения не получится.