Как создать выпадающий список в excel vba

Элемент управления пользовательской формы ComboBox для выбора и ввода информации в VBA Excel. Свойства поля с раскрывающимся списком, заполнение, извлечение данных, примеры кода.

UserForm.ComboBox – это элемент управления пользовательской формы, предназначенный для передачи в код VBA информации, выбранной пользователем из раскрывающегося списка или введенной с клавиатуры.

ComboBox представляет из себя комбинацию двух элементов управления: текстового поля (TextBox) и списка (ListBox), поэтому его еще называют «комбинированным списком» или «полем со списком». Также ComboBox сочетает в себе свойства этих двух элементов управления.

Изначально комбинированный список прорисовывается на форме в виде текстового поля с кнопкой для отображения раскрывающегося списка. Далее по тексту будем использовать слово «поле» в значении текстового поля в составе элемента управления ComboBox, а словосочетание «раскрывающийся список» – в значении списка в составе элемента управления ComboBox.

Поле со списком используется в тех случаях, когда необходимо добавить в форму информацию, которая заранее известна, а ее отдельные позиции можно сгруппировать в список, а также для ручного ввода с клавиатуры или вставки из буфера обмена, если необходимое значение в списке отсутствует.

Элемент управления ComboBox незаменим при больших списках. При списках из нескольких позиций его можно заменить на ListBox, который отображает позиции для выбора сразу после загрузки формы, не требуя дополнительных действий от пользователя.

Свойства поля со списком

Свойство	Описание
AutoSize	Автоподбор размера комбинированного поля. True – размер автоматически подстраивается под длину выбранной или введенной строки. False – размер элемента управления определяется свойствами Width и Height.
AutoTab	Включение автоматической табуляции – передачи фокуса следующему элементу управления при достижении максимального числа символов при значениях свойства MaxLenght > 0. True – автоматическая табуляция включена, False – выключена.
ColumnCount	Указывает количество столбцов в раскрывающемся списке. Значение по умолчанию = 1.
ColumnHeads	Добавляет строку заголовков в раскрывающийся список. True – заголовки столбцов включены, False – заголовки столбцов выключены. Значение по умолчанию = False.
ColumnWidths	Ширина столбцов в раскрывающемся списке. Значения для нескольких столбцов указываются в одну строку через точку с запятой (;).
ControlSource	Ссылка на ячейку для ее привязки к элементу управления ComboBox.
ControlTipText	Текст всплывающей подсказки при наведении курсора на элемент управления.
Enabled	Доступ пользователя к полю и раскрывающемуся списку. True – доступ разрешен, False – доступ запрещен*. Значение по умолчанию = True.
Font	Шрифт, начертание и размер текста в поле.
Height	Высота элемента управления ComboBox.
Left	Расстояние от левого края внутренней границы пользовательской формы до левого края комбинированного списка.
List	Позволяет заполнить ComboBox данными из одномерного или двухмерного массива, а также обращаться к отдельным элементам раскрывающегося списка по индексам для записи и чтения.
ListIndex	Номер выбранной пользователем строки в раскрывающемся списке. Нумерация начинается с нуля. Если ничего не выбрано, ListIndex = -1.
ListRows	Количество видимых строк в раскрытом списке. Если общее количество строк больше ListRows, появляется полоса прокрутки. Значение по умолчанию = 8.
Locked	Запрет на отображение раскрывающегося списка, ввод и редактирование данных в поле. True – ввод и редактирование запрещены**, False – ввод и редактирование разрешены. Значение по умолчанию = False.
MatchRequired	Задает проверку вводимых в поле строк с элементами списка. True – проверка включена (допускается ввод только строк, совпадающих с элементами списка), False – проверка выключена (допускается ввод любых строк). Значение по умолчанию = False.
MaxLenght	Максимальная длина строки в поле. Значение по умолчанию = 0, что означает – ограничений нет.
RowSource	Источник строк для раскрывающегося списка (адрес диапазона на рабочем листе Excel).
TabIndex	Целое число, определяющее позицию элемента управления в очереди на получение фокуса при табуляции. Отсчет начинается с 0.
Text	Текстовое содержимое (значение) поля (=Value).
TextAlign	Выравнивание текста в поле: 1 (fmTextAlignLeft) – по левому краю, 2 (fmTextAlignCenter) – по центру, 3 (fmTextAlignRight) – по правому краю.
Top	Расстояние от верхнего края внутренней границы пользовательской формы до верхнего края комбинированного списка.
Value	Текстовое содержимое (значение) поля (=Text).
Visible	Видимость поля со списком. True – ComboBox отображается на пользовательской форме, False – ComboBox скрыт.
Width	Ширина элемента управления.

* При Enabled в значении False пользователь не может раскрывать список, а также вводить или редактировать данные в поле.
** Для элемента управления ComboBox действие свойства Locked в значении True аналогично действию свойства Enabled в значении False.

В таблице перечислены только основные, часто используемые свойства поля со списком. Еще больше доступных свойств отображено в окне Properties элемента управления ComboBox, а все методы, события и свойства – в окне Object Browser.

Вызывается Object Browser нажатием клавиши «F2». Слева выберите объект ComboBox, а справа смотрите его методы, события и свойства.

Свойства BackColor, BackStyle, BorderColor, BorderStyle отвечают за внешнее оформление комбинированного списка и его границ. Попробуйте выбирать доступные значения этих свойств в окне Properties, наблюдая за изменениями внешнего вида элемента управления ComboBox на проекте пользовательской формы.

Способы заполнения ComboBox

Используйте метод AddItem для загрузки элементов в поле со списком по одному:

With UserForm1.ComboBox1   .AddItem «Элемент 1»   .AddItem «Элемент 2»   .AddItem «Элемент 3» End With

Используйте свойство List, чтобы скопировать одномерный массив значений в элемент управления ComboBox:

UserForm1.ComboBox1.List = Array(«Строка 1», _ «Строка 2», «Строка 3», «Строка 4», «Строка 5»)

Вместо функции Array можно использовать переменные одномерных и двухмерных массивов. При загрузке значений из двухмерного массива, требуется предварительно указать количество столбцов в комбинированном списке.

Используйте свойство RowSource, чтобы загрузить в ComboBox значения из диапазона ячеек рабочего листа:

UserForm1.ComboBox1.RowSource = «Лист5!B1:B15»

При загрузке данных из диапазона, содержащего более одного столбца, требуется предварительно указать количество столбцов в комбинированном списке:

With UserForm1.ComboBox1   ‘Указываем количество столбцов   .ColumnCount = 5   .RowSource = «‘Таблица с данными’!A1:E20» End With

В качестве имени листа используется имя ярлыка. Если имя листа содержит пробелы, оно заключается в одинарные кавычки.

Подробнее о заполнении элемента управления ComboBox вы можете ознакомиться в отдельной статье с наглядными примерами. И еще более подробно – в статье о заполнении ListBox, так как ListBox заполняется теми же способами, что и ComboBox.

Привязка поля со списком к ячейке

Чтобы привязать комбинированный список к ячейке на рабочем листе Excel, необходимо свойству ControlSource присвоить адрес ячейки. Это можно сделать непосредственно в окне Properties элемента управления ComboBox или в коде VBA:

UserForm1.ComboBox1.ControlSource = "Лист1!B2"

Имя листа для составного адреса ячейки берется из названия ярлыка. Если имя листа содержит пробелы, оно заключается в одинарные кавычки. При указании адреса без имени листа, ComboBox привязывается к ячейке на активном листе.

В результате привязки образуется взаимосвязь между свойством Value комбинированного списка и значением ячейки. Все изменения в поле ComboBox дублируются в привязанной ячейке и наоборот, изменения в ячейке приводят к изменению текста в поле.

Чтобы протестировать результаты привязки ячейки к полю со списком ComboBox1, разместите на пользовательской форме UserForm1 еще какой-нибудь элемент управления и запустите следующий код VBA Excel:

Sub Test() With UserForm1.ComboBox1   ‘Заполняем список ComboBox1 данными   .List = Array(«Красный», «Оранжевый», «Желтый», _   «Зеленый», «Голубой», «Синий», «Фиолетовый»)   ‘Привязываем ComboBox1 к ячейке «A1»   .ControlSource = «A1»   ‘Открываем форму в немодальном окне End With   UserForm1.Show 0 End Sub

В результате работы кода пользовательская форма откроется в немодальном окне со значением в поле, скопированном из ячейки «A1» активного листа. Немодальное окно формы позволит редактировать ячейку «A1», не закрывая форму.

Меняйте значение ячейки «A1», нажимайте клавишу «Tab» или «Enter», поле комбинированного списка примет значение ячейки. Меняйте значение поля ComboBox1 с помощью клавиатуры или выбирайте из раскрывающегося списка, нажимайте клавишу «Tab» или «Enter», ячейка «A1» примет значение поля со списком.

Дополнительный элемент управления на форме нужен для передачи ему фокуса нажатием клавиши «Tab» или «Enter», чтобы завершить ввод значения в поле ComboBox1. Иначе новое значение поля будет передано в ячейку «A1» только при закрытии формы.

Значение ComboBox по умолчанию

В раскрывающийся список элемента управления ComboBox1 загружены названия семи основных цветов:

Private Sub UserForm_Initialize() With Me.ComboBox1   .List = Array(«Красный», «Оранжевый», «Желтый», _   «Зеленый», «Голубой», «Синий», «Фиолетовый»)   ‘Сюда добавляем код вставки значения по умолчанию End With End Sub

Есть несколько вариантов сделать так, чтобы при открытии пользовательской формы в поле ComboBox1 было отображено значение по умолчанию. Код следует вставлять перед строкой «End With».

‘Вариант 1 (произвольная строка) .Value = «Моя строка по умолчанию» ‘или .Value = «Синий» ‘Вариант 2 (произвольная строка) .ControlSource = «A1» Range(«A1») = «Моя строка по умолчанию» ‘или .ControlSource = «A1» Range(«A1») = «Желтый» ‘Вариант 3 (строка из списка) .ListIndex = 0 ‘Красный ‘или .ListIndex = 3 ‘Зеленый

Кроме значения по умолчанию, в свойства комбинированного списка можно добавить текст всплывающей подсказки, который будет отображаться при наведении на ComboBox курсора:

UserForm1.ComboBox1.ControlTipText = "Выберите значение из списка"

Извлечение информации из ComboBox

Первоначально элемент управления ComboBox открывается с пустым полем или значением по умолчанию. Свойства Value и Text в этом случае возвращают пустую строку или текст по умолчанию.

Если пользователь выбрал новое значение из раскрывающегося списка или ввел его с клавиатуры, оно перезапишет значения свойств Value и Text. Из этих свойств мы с помощью кода VBA Excel извлекаем информацию, выбранную или введенную пользователем:

Dim myTxt As String myTxt = UserForm1.ComboBox1.Value ‘или myTxt = UserForm1.ComboBox1.Text

Вторую строку кода можно записать myTxt = UserForm1.ComboBox1, так как Value является свойством поля со списком по умолчанию.

Если вас интересует, как извлечь значение из многостолбцового раскрывающегося списка, смотрите об этом в статье с описанием элемента управления ListBox. Извлечение данных из комбинированного поля аналогично извлечению данных из ListBox. Знакомясь со статьей, следует учесть, что у ComboBox отсутствует многострочный выбор.

Иногда перед загрузкой в ComboBox требуется отобрать уникальные элементы из имеющегося списка. Смотрите, как это сделать с помощью объектов Collection и Dictionary.

Ребят, а может мне кто-нибудь подскажет вариант реализации? Задача у меня такая: есть файл с адресами: Город, Улица, Дом — это столбцы. Файл для каждого региона свой, и он динамичный лежит в общем справочнике. Мы работаем с другим файлом, в который вставляется нужный листик, в зависимости от того, какой регион его открывает. Это я написала. Так вот… теперь надо, чтобы на другом листочке в столбцах Город/улица/дом, выходили выпадающие списки, причём для определённого города, только его улицы, а для улиц дома… При этом не должно быть пустых и улицы уникальны.

Я придумала два варианта реализации… Но они оба не отличаются особым успехом.

Первый: почти без VBA

с помощью VBA я создаю уникальный список городов и делаю его именем и прописываю кодом, что значение в столбце должно быть список с именем «Город»

далее, так как у меня есть список Город-Улица (на адресном листе), с помощью формулы смещения и поиска позиции нахожу улицы только этого города.(минус этого такой, что эта формула в именах постоянно почему-то (!) сбивается…)

Далее аналогично, этой же формулой нахожу дома для улиц.

Второй способ — не осуществила до конца, так как ступор… Создала уникальные города на отдельном листе в строку… Далее создала под каждым городом его улицы — так же уникальные… А вот теперь надо через ДВССЫЛ через VBA создать столько имён, сколько у меня вышло городов…. вообщем как это сделать…. если это реально…

Если есть другой вариант решения очень жду!!

Заранее спасибо

This tutorial will demonstrate how to work with ComboBoxes in VBA.

ComboBoxes allow users to select an option from a drop-down menu list. ComboBoxes can be created in VBA UserForms or with an Excel worksheet. In this tutorial, you will learn how to create and manipulate ComboBoxes in VBA and in Excel worksheets.

If you want to learn how to create a Listbox, click here: VBA Listbox

If you want to learn how to create a Checkbox, click here: VBA Checkbox

Create a ComboBox in Excel Worksheet

In order to insert a ComboBox in the Worksheet, you need to go to the Developer tab, click Insert and under ActiveX Controls choose Combo Box:

Image 1. Insert a ComboBox in the Worksheet

When you select the ComboBox which you inserted, you can click on Properties under the Developer tab:

Image 2. Change ComboBox Properties

Here you can set different properties of the ComboBox. To start, we changed the attribute Name to cmbComboBox. Now, we can use the ComboBox with this name in VBA code.

Populate a ComboBox in VBA code

First, we need to populate the ComboBox with values. In most cases, a ComboBox needs to be populated when the Workbook is opened. Because of this, we need to put a code for populating the ComboBox in object Workbook, procedure Open. This procedure is executed every time a user opens the Workbook. Here is the code:

With Sheet1.cmbComboBox

    .AddItem "John"
    .AddItem "Michael"
    .AddItem "Jennifer"
    .AddItem "Lilly"
    .AddItem "Robert"

End With

When you click on the drop-down menu, you will get 5 names to choose from (John, Michael, Jennifer, Lilly and Robert):

Image 3. Populate the ComboBox in VBA

Populate a ComboBox from a Cells Range

Another possible way to populate a ComboBox is to let a user do it. A ComboBox can be linked to the cells range. In this approach, every time a user enters a new value in the cells range, the ComboBox will update with that value.

If you want to enable this, you have to go to the Properties of the ComboBox and set the attribute ListFillRange to the cells range (in our case E2:E5):

Image 4. Populate the ComboBox from the cells range

We linked our ComboBox with the range E2:E5, where we put names we want (Nathan, Harry, George, Roberta). As a result, the ComboBox is now populated with these names:

Image 5. Populated ComboBox from the cells range

Get a Selected Item of a ComboBox in VBA

The purpose of a ComboBox is to get a users choice. In order to retrieve a users choice, you need to use this code:

Dim strSelectedItem As Variant

strSelectedItem = Sheet1.cmbComboBox.Value

The users selection is in the attribute Value of Sheet1.cmbComboBox object. This value is assigned to the variable strSelectedItem:

Image 6. Get a selected value from the ComboBox in VBA

We selected Julia in the ComboBox and executed the procedure. As you can see in Image 5, the value of the strSelectedItem is Julia, which is the value we selected. Now you can process this variable further in the code.

Clear a ComboBox

If you want to clear a ComboBox in VBA, you need to use Clear method of Sheet1.lstComboBox object. It will delete all the items from the ComboBox. Here is the code:

Sheet1.cmbComboBox.Clear

Notice that the Clear method does not delete the attribute ListFillRange, so it must be removed from the properties of the ComboBox beforehand.

When we execute the code, we get the empty ComboBox:

Image 7. Clear the ComboBox

Use a ComboBox in a Userform

As we mentioned, Combobox is most often used in Userforms. To explain how you can do it, we will first insert an Userform. In VBA editor, right-click on Module name, click on Insert and choose UserForm:

Image 8. Insert a Userform

To display controls for inserting, you need to enable the Toolbox. To do this, click on the Toolbox icon in the toolbar. After that, you will get the windows with all the controls available. You can click on ComboBox to create it in the Userform.

Image 9. Insert a ComboBox in the Userform

We will name the ComboBox cmbComboBox. In order to populate it with values, we need to put the following code into the method Initialize of the object UserForm:

Private Sub UserForm_Initialize()

    With UserForm1.cmbComboBox

        .AddItem "John"
        .AddItem "Michael"
        .AddItem "Jennifer"
        .AddItem "Lilly"
        .AddItem "Robert"

    End With

End Sub

This code triggers every time a user runs the Userform and populates the Combobox with these 5 names:

Image 10. The ComboBox with values in the Userform

If you want to get selected value from the ComboBox, you need to use the same logic for the Combobox in a Worksheet, which is explained earlier in the article.

Создать вот такой выпадающий список для выбора одного значения среди нескольких просто, даже есть несколько вариантов. Смотрим:

Выпадающий список как валидация (вариант 1):

Будем использовать поле с валидацией. Шаги такие:

1. Выделяем одну ячейку на листе, куда следует поместить выпадающий список с элементами.
2. Переходим на вкладку «DATA» и нажимаем кнопку «Data Validation» -> «Data Validation…».
3. Будем работать с первой вкладкой «Settings», предназначение остальных вкладок можно узнать в статье.
   Из списка «Allow» выбираем значение «List», в появившемся поле «Source» указываем диапазон всех возможных вариантов (список значений должен размещаться в 1-ом столбце или 1-ой строке), проще всего это сделать нажав пиктограму  и обычным способом на листе выделив смежные ячейки.
4. Убедитесь, что переключатель «In-cell dropdown» активен, нажимаем «OK».

Как это выглядит:

Особенности такого варианта:

• Выпадающий список вписывается по размерах в одну ячейку.
• Если ячейки не выделена то визуального различия с другими обычными ячейками нет.
• Поведение списка при попытке ввода несуществующего значения можно задать самостоятельно на вкладке «Error Alert» меню «Data Validation…». Можно не показывать ошибок, можно предупреждать про неверные значения или совсем запретить их ввод.
• Формат файла не меняется и документ можно сохранять с расширением .xlsx.
• Не используется связная ячейка для результата, в текущую ячейку записывается именно то, что выбрали из списка.

Выпадающий список из Form Controls (вариант 2):

Больше возможностей можно получить создав список из элементов Form Controls, для этого нужна вкладка «Developer» («Разработчик»). Этот вариант отличается от предыдущего результатом работы.

Шаги для создания выпадающего списка:

1. На вкладке «Developer» («Разработчик») в блоке инструментов «Controls» нажимаем кнопку «Insert».
2. В появившемся окне из верхней части с шапкой «Form Controls» выбираем элемент «Combo Box (Form Control)».
3. Теперь на листе левой кнопкой мыши рисуем прямоугольник такого размера, как должен быть наш выпадающий список. Сам графический элемент после этого будет готов. Теперь укажем набор возможных значений для него.
4. На только что созданном элементе нажимаем правой кнопкой мыши, выбираем последний пункт меню «Format Control» и переходим на последнюю вкладку «Control», если она не открылась по-умолчанию.
5. В поле «Input range» нужно указать диапазон смежных ячеек с вариантами выбора для списка, в поле «Cell link» указываем одну связную ячейку (зачем это написано ниже) и «Drop down lines» это количество видимых элементов при нажатии на выпадающий список.
6. Когда все поля указаны нажимаем «OK» и размещаем наш элемент в нужное место на листе с правильными размерами.

Как это выглядит:

Поскольку такого вида элемент графического интерфейса уже не интегрирован в ячейку листа как вариант 1, каким-то образом необходимо хранить активное значение выпадающего списка, чтобы взаимодействовать с другими элементами или ячейками листа. Существует связная ячейка, мы указывали её в шаге 5 при создании выше, куда записывается текущий номер значения из списка (в примере выше: январь — 1, февраль — 2…). Теперь когда мы выбираем другое значение из списка в связной ячейке меняется активный номер, и мы можем реагировать на эти изменения формулами. Заметим, обратная манипуляция допустима — если поменять вручную число в ячейке то поменяется и активное значение в выпадающем списке.

Обычно связная ячейка служит только для анализа других данных и не нужна в видимом поле работы, поэтому устанавливают её далеко за пределами видимости листа.

Особенности этого варианта:

• Выпадающий список отображается на отдельном слое поверх листа и закрывает видимость ячеек.
• Внешний вид элемента нельзя изменить, меняются только размеры.
• Не поддерживается ручной ввод значений, выбрать можно только значения из списка либо сбросить полностью активное значение.
• Используется связная ячейка для вывода результата. Выводится порядковый номер элемента в списке (последовательность начинается с 1) а не выбранное строковое значение.
• Элементу можно назначить 1 обработчик в виде макроса. Он сработает при выборе другого значения из списка.
• Если используется макрос для элемента, то файл должен сохраняться с расширением .xlsm.

Выпадающий список из ActiveX Controls (вариант 3):

Тип элемента, у которого много настроек и много возможностей. Детально про события читайте в статье, про разницу элементов Form и ActiveX другая статья.

Шаги создания:

1. На вкладке «Developer» («Разработчик») в блоке инструментов «Controls» нажимаем кнопку «Insert».
2. В появившемся окне из верхней части с шапкой «ActiveX Controls» выбираем элемент «Combo Box (ActiveX Control).
3. Теперь на листе левой кнопкой мыши рисуем прямоугольник такого размера, как должен быть наш выпадающий список. Сам графический элемент после этого будет готов. Теперь укажем набор возможных значений для него.
4. Убеждаемся, что переключатель «Design Mode» активирован.
5. Нажимаем кнопку «Properties» на той же панели управления.
6. Отметим несколько полезных свойств, которые можно изменить на своё усмотрение:
   • BackColor — цвет фона элемента.
   • BackStyle — режим фона:
     • fmBackStyleTransparent — фон прозрачный, видно ячейки позади.
     • fmBackStyleOpaque — цвет фона указанный свойством BackColor.
   • BorderColor — цвет рамки вокруг элемента.
   • BorderStyle — режим рамки элемента:
     • fmBorderStyleNone — рамка отсутствует.
     • fmBorderStyleSingle — рамка вокруг элемента в 1 пиксель.
   • Font — шрифт значений и слов.
   • ForeColor — цвет текста.
   • LinkedCell — связная ячейка для вывода активного значения на лист.
   • ListFillRange — диапазон смежных ячеек с возможными вариантами выбора в списке.
   • MatchEntry — действие при ручном вводе символов:
     • fmMatchEntryFirstLetter — каждый введённый символ рассматривается как первая буква возможных значений и подбираются вероятные значения автоматически.
     • fmMatchEntryComplete — оценивается полное совпадение введённого текста с вариантами выбора и предлагается наиболее вероятное значение.
     • fmMatchEntryNone — совпадения со всеми значениями не проводится.
   • ShowDropButtonWhen — когда отображается справа кнопка выпадающего списка:
     • fmShowDropButtonWhenNever — никогда не отображается.
     • fmShowDropButtonWhenFocus — только когда фокус приложения расположен на элементе графического интерфейса.
     • fmShowDropButtonWhenAlways — отображается всегда, по-умолчанию.
   • SpecialEffect — различные эффекты (выпуклость, выдавливание…)
   • Style — режим ввода произвольных значений:
     • fmStyleDropDownCombo — комбинированный вариант, когда пользователь может вручную печатать в поле значение.
     • fmStyleDropDownList — вручную вводить значения нельзя, можно выбрать только из списка.
7. Много разных свойств можно выбрать по вкусу, когда настройки закончили закрываем окно «Properties», выключаем режим «Design Mode» и уже можем работать с выпадающим списком. 

Если установить свойства «Linked Cell» вместе с «ListFillRange» получится выпадающий список аналогичный варианту 2.

Как это выглядит:

Особенности этого варианта:

• Возможность управления внешним видом элемента.
• Выпадающий список отображается на отдельном слое поверх листа и закрывает видимость ячеек.
• Можно вводить пользовательские символы при соответствующей установке свойства «Style».
• Доступно 15 обработчиков на разные события выпадающего списка. Детальнее в статье.
• Не обязательно указывать связную ячейку, вместо неё можно использовать обработчики событий.
• При использовании макросов формат файла при сохранении должен быть .xlsm.