Как создать выпадающий список в excel в гугл

Как создать раскрывающийся список в ячейке

Google Таблицы позволяют создавать раскрывающиеся списки прямо в ячейках.

Как создать раскрывающийся список

1. Откройте файл в Google Таблицах.
2. Выделите нужные ячейки.
3. Выполните одно из следующих действий:
4. На панели «Проверка данных» в разделе «Правила» выберите нужный вариант:
   • Раскрывающийся список из диапазона. Укажите ячейки, которые нужно добавить в список.
   • Раскрывающийся список. Введите значение раскрывающегося списка.
     • Нажмите Добавить объект, чтобы добавить дополнительные значения раскрывающегося списка.
5. Если в ячейку с раскрывающимся списком ввести значение, которого нет в списке, оно будет отклонено. Чтобы пользователи могли вводить значения не из списка, выполните следующие действия:
   • Нажмите Расширенные настройки и в разделе «Для неверных данных:» выберите вариант «Показывать предупреждение».
6. Нажмите Готово.

Как изменить или удалить раскрывающийся список

Важно! Если вы удалите значение с назначенным цветом из исходного диапазона критериев, когда раскрывающийся список заполняется из диапазона, значение и цвет по-прежнему будут отображаться в критериях, но их нельзя будет изменить. Чтобы удалить значение из списка, измените исходный диапазон или цвет любого другого объекта.

1. Откройте файл в Google Таблицах.
2. Выберите нужную ячейку и выполните следующие действия:
3. Внесите необходимые изменения.
   • Чтобы изменить параметры списка, выберите их в пункте «Правила».
   • Чтобы удалить список, выполните следующие действия:
   • Чтобы изменить стиль показа, нажмите Расширенные настройки. Затем в разделе «Стиль показа» выберите один из следующих вариантов:
     • Чип
     • Стрелка
     • Обычный текст
4. Нажмите Готово. Если вы измените контент выбранного диапазона, изменения добавятся в список автоматически.

Эта информация оказалась полезной?

Как можно улучшить эту статью?

Постепенно онлайн-сервис Google Таблицы становится все более распространенным, завоевывая внимание тех, кто ранее создавал электронные таблицы в Microsoft Excel. В этой статье я разберу принцип создания раскрывающегося списка в данном веб-сервисе, однако отмечу, что похожая статья, но на примере Экселя, уже есть на сайте, поэтому вы можете ознакомиться и с ней, если это понадобится.

Читайте также: Как создать раскрывающийся список в Excel

Способ 1: Выбор диапазона данных

В рамках данного материала будет рассмотрено два типа создания раскрывающегося списка. Первый подразумевает заключение в один список уже имеющегося диапазона данных, чтобы любое значение можно было поместить в выделенную ячейку. Соответственно, для этого понадобится диапазон. На следующем скриншоте вы видите столбец, где будет указываться одна из категорий, которая уже есть в сводке. 

Сделаем из этого списка раскрывающийся, чтобы быстро выбирать значение в отведенном для этого столбце. 

1. Выделите ячейку или группу ячеек, где хотите разместить раскрывающийся список. После этого вызовите меню «Данные».

2. В нем нажмите по строке «Настроить проверку данных».

3. По умолчанию выбирается подходящее для нас правило «Значение из диапазона», поэтому нужно указать сам диапазон, щелкнув по значку с таблицей.

4. Выделите все значения, которые будут входить в список, после чего нажмите «ОК».

5. Убедитесь в том, что присутствует галочка возле пункта «Показывать раскрывающийся список в ячейке», после чего сохраните изменения.

6. Обратите внимание, что в выделенных ячейках теперь появился значок со стрелочкой, отвечающий за вызов списка.

7. В нем находятся все указанные данные из диапазона. Клик левой кнопкой мыши по одной из строк отвечает за выбор значения.

8. Используйте растягивание точно так же, как это происходит с формулами, если нужно добавить этот же раскрывающийся список и на другие ячейки этого столбца.

Отмечу, что при выборе диапазона вы указывали не сами слова или цифры, а номера ячеек, где они расположены. Соответственно, если исходное значение изменится, оно будет отображаться в раскрывающемся списке в новом виде. Это позволяет в любой момент редактировать информацию в таблице без надобности каждый раз создавать новые раскрывающиеся списки.

Способ 2: Создание списка значений

Вторая ситуация – когда у вас нет диапазона данных и нужно самостоятельно создать все значения для раскрывающегося списка. В этом случае поможет другое правило, для которого нужно всего лишь через запятую написать каждое значение, входящее в список.

1. Выберите ячейку или ячейки для списка, вызовите меню «Данные» и щелкните по пункту «Настроить проверку данных».

2. Раскройте список правил и кликните по «Значение из списка».

3. Через запятую введите все значения, которые хотите видеть в раскрывающемся списке.

4. После этого щелкните по «Сохранить», создавая тем самым рассматриваемую форму.

5. Раскройте ее и убедитесь в том, что все значения присутствуют. Для их редактирования выделите ячейки со списком и снова откройте проверку данных, после чего внесите необходимые изменения.

Полезные настройки

В завершение остановлюсь на полезных настройках для раскрывающегося списка, которые могут пригодиться во время его создания. Разберу каждый пункт и то, как он работает:

1. Внесите изменения при создании раскрывающегося списка или выделите его, после чего откройте окно настройки проверки данных.

2. Активируйте показ текста справки, если хотите уведомлять пользователей о том, какие значения присутствуют в списке. 

3. Отредактируйте сообщение, написав там то, что считаете нужным.

4. Еще одна полезная настройка – ограничение для неверных данных. По умолчанию, если пользователь не выбрал значение из списка, а ввел отличающееся вручную, появится предупреждение. Однако вы можете запретить выбор иного значения, отметив маркером пункт «Запрещать ввод данных».

Создавайте раскрывающиеся списки для названий столбцов или в их ячейках, чтобы в любой момент выбрать требуемое значение и использовать его при расчете функций. Не забывайте и о возможности изменить составляющие такого списка путем редактирования.

Выпадающий список уникальных значений. Автоматическое обновление выпадающего списка

Введение

Выпадающий список — это супер полезный инструмент, который способствует более комфортной работе с информацией. Он позволяет вместить в ячейку сразу несколько значений, с которыми можно работать, как и с любыми другими. Чтобы выбрать нужное, достаточно щелкнуть на значок стрелки, после чего отобразится перечень значений. После выбора конкретного, ячейка автоматически заполняется им.

Рассмотрим особенности создания выпадающих списков на примере:

Исходные данные:

• Список адресов в разных городах

Задача:

• Создать автоматически обновляемый выпадающий список уникальных городов
• На основе выбранного города, создать зависимый выпадающий список адресов

Мы будем двигаться поэтапно, уделяя внимание всем возможностям данного инструмента.

Скачать файлы из этой статьи

Рабочие файлы

Обзорное видео о работе с выпадающими списками в Excel и Google таблицах смотрите ниже. Приятного просмотра!

Начнем с основ. Для того, чтобы создать выпадающий список потребуется список с данными и инструмент «Проверка данных».

Выбираем ячейку, в которой будем создавать выпадающий список. Далее переходим к инструменту «Проверка данных», тип данных – «Список». В поле «Источник» указываем диапазон списка.

Выпадающий список готов!

Такой способ позволяет представить обычный диапазон в виде выпадающего списка. Повторы данных остались в списке (в диапазоне A2:A16 названия городов повторяются и в выпадающем списке они также повторяются). Это, конечно, не удобно. О том, как сделать выпадающий список уникальных значений в Excel мы поговорим далее, пока остановимся на этом варианте.

Как создать зависимый выпадающий список в Excel?

Существует несколько вариантов. Один из них, это сочетание именованных диапазонов и функции ДВССЫЛ.

Именованный диапазон в Excel – это ячейка (или диапазон ячеек), которой присвоено имя.

Функция ДВССЫЛ в Excel преобразовывает текст в ссылку.

Способ 1: именованные диапазоны + функция ДВССЫЛ

Для начала создадим именованные диапазоны с адресами. Имя каждому присвоим в соответствии с городом.

Алгоритм создания именованного диапазона: выделяем диапазон, далее «Формулы» – «Задать имя».

У нас получится 5 именованных диапазона: Волгоград, Воронеж, Краснодар, Москва и Ростов_на_Дону.

Обратите внимание, к именам диапазонов есть список требований. Например, в имени не могут содержаться пробелы, запятые, дефисы и прочие символы. Подробнее о создании именованных диапазонов и работе с ними мы говорим в нашем бесплатном курсе Основы Excel.

Поэтому, вместо дефисов в названии города Ростов-на-Дону мы укажем допустимый символ – нижнее подчеркивание.

Именованные диапазоны готовы.

Теперь выбираем ячейку для второго выпадающего списка, того, который будет зависимым. Переходим к инструменту «Проверка данных», тип данных – «Список». В поле «Источник» указываем функцию: =ДВССЫЛ(D2), где D2 – это адрес ячейки с первым выпадающим списком городов.

В ячейке D2, которая используется в качестве аргумента функции ДВССЫЛ, находится текстовое выражение, которое совпадает с именем соответствующего именованного диапазона с названиями городов. В результате функция возвращает ссылку на соответствующий именованный диапазон.

Зависимый выпадающий список адресов готов.

Меняя значения в ячейке D2, меняются списки в ячейке E2. За исключением города Ростов-на-Дону. В выпадающем списке городов (ячейка D2), в названии используется дефис, а в именованном диапазоне – нижнее подчеркивание.

Чтобы устранить это несоответствие, перед тем как применять функцию ДВССЫЛ, обработаем значения функцией ПОДСТАВИТЬ.

Функция ПОДСТАВИТЬ заменяет определенный текст в текстовой строке на новое значение. Вместо: =ДВССЫЛ(D2) укажем: =ДВССЫЛ(ПОДСТАВИТЬ(D2;"-";"_"))

То есть, мы проводим предварительную обработку значений, чтобы они соответствовали правилам написания имён. Если в названии города имеются дефисы, они будут заменены на нижнее подчеркивание.

Теперь зависимый выпадающий список работает и для города, содержащего в названии дефисы – Ростов-на-Дону. Вернемся к выпадающему списку городов.

Как автоматически обновить выпадающий список в Excel, при добавлении новых данных?

Для начала создадим из диапазона данных «умную» таблицу Excel. Сделать это можно сочетанием клавиш Ctrl+T.

Одним из полезных свойств умной таблицы является растягивающийся диапазон. То есть, если мы будем добавлять новые строки, они автоматически будут попадать в выпадающий список. Например, добавим новый город – Санкт-Петербург. И вот, он уже появился в нашем первом выпадающем списке.

Как сделать выпадающий список уникальных значений в Excel?

Надоело смотреть на повторяющиеся названия городов в выпадающем списке. Реализуем выпадающий список так, чтобы названия городов в нем не повторялись. Для этого, добавим слева вспомогательный столбец. Мы дали ему название – «Уникальные».

И включим новый столбец в диапазон «умной» таблицы. «Конструктор» – «Размер таблицы». Вместо =$B$1:$C$17 указываем: =$A$1:$C$17

Визуально видно, что диапазон «умной» таблицы Excel расширился. Включать этот столбец в диапазон таблицы необходимо для того, чтобы при добавлении новых данных, пересчет уникальных городов происходил автоматически.

В ячейку А2 добавим формулу массива, которая будет формировать список уникальных городов:

=ЕСЛИОШИБКА(ИНДЕКС([Город];ПОИСКПОЗ(0;СЧЁТЕСЛИ(A$1:A1; [Город]);0));"")

Чтобы Excel воспринял нашу формулу, как формулу массива, жмем Ctrl + Shift + Enter.

Получаем список уникальных городов, который при добавлении новых строк будет автоматически обновляться.

Из списка уникальных городов создадим именованный диапазон (мы назвали его — «Уникальные»), который затем используем в качестве источника для выпадающего списка городов.

«Проверка данных» – «Список». В источнике данных, вместо предыдущего диапазона с названиями городов =$B$2:$B$18, задаем имя – =Уникальные

Как видим, список уникальных значений мы получили, но в придачу у нас остались совершенно ненужные пустые строки из таблицы.

Чтобы их убрать, доработаем именованный диапазон «Уникальные». В диспетчере имен, вместо диапазона =Таблица1[Уникальные] используем: =СМЕЩ(Лист1!$A$2;0;0;СЧЁТЗ(Таблица1[Уникальные])-СЧИТАТЬПУСТОТЫ(Таблица1[Уникальные]))

где: Лист1!$A$2 – ячейка со значением первого пункта списка уникальных значений

Таблица1[Уникальные] – столбец с перечнем всех пунктов списка

Выпадающий список уникальных автоматически обновляемых значений готов.

Вернемся к зависимому списку с адресами. Выпадающий список городов теперь динамический, а вот адреса так и остались фиксированными именованными диапазонами.

Как сделать автоматически обновляемый зависимый список? Способ 2: СМЕЩ+ПОИСКПОЗ+СЧЁТЕСЛИ

Именованные диапазоны, которые мы до этого использовали в сочетании с функцией ДВССЫЛ можно удалить, далее они нам не пригодятся. Рассмотрим способ создания зависимого, автоматически обновляемого выпадающего списка.

В ячейку F2 (зависимый выпадающий список адресов) вместо: =ДВССЫЛ(ПОДСТАВИТЬ(E2;"-";"_")) вставляем: =СМЕЩ($B$2;ПОИСКПОЗ(E2;$B$2:$B$18;0)-1;1;СЧЁТЕСЛИ($B$2:$B$18;E2);1)

Для корректной работы этого способа, данные в столбце с городом должны быть отсортированы. Функция СМЕЩ будет динамически ссылаться только на ячейки адресов определенного города.

Аргументы функции:

Ссылка – берем первую ячейку нашего списка, т.е. $B$2

Смещение по строкам – считает функция ПОИСКПОЗ, которая выдает порядковый номер ячейки с выбранным городом (E2) в заданном диапазоне ($B$2:$B$18)

Смещение по столбцам = 1, т.к. мы хотим сослаться на адреса в соседнем столбце (С)

Высота – вычисляем с помощью функции СЧЁТЕСЛИ, которая подсчитывает количество встретившихся в диапазоне ($B$2:$B$18) нужных нам значений – названий городов (E2)

Ширина = 1, т.к. нам нужен один столбец с адресами

Готово! Добавляем новые данные, сортируем список и пользуемся зависимыми, автоматически обновляемыми выпадающими списками. При необходимости можно скопировать выпадающие списки на строки ниже, они будут корректно работать. При копировании выпадающих списков обращайте внимание на адрес ссылок. Абсолютные ссылки остаются неизменными при копировании, относительные – меняют адрес ячеек относительно нового места.

С выпадающими списками в Google таблицах все немного иначе.

Выпадающий список в Google таблицах

В Google таблицах есть аналогичный инструмент для создания выпадающих списков – «Проверка данных».

Выделяем ячейку, в которой будем размещать выпадающий список.

«Данные» – «Настроить проверку данных» – «Значение из диапазона»

Важное отличие от проверки данных Excel в том, что инструмент «Проверка данных» в Google таблицах автоматически выдает уникальные значения, и значит, нам не придется создавать вспомогательный столбец с расчетами.

Зависимый выпадающий список в Google таблицах

Возвращаемся к двум основным способам, которые мы рассмотрели в Excel.

Способ 1: именованные диапазоны + ДВССЫЛ

Создадим именованные диапазоны с адресами. Имя каждому присвоим в соответствии с городом.

Выделяем ячейки – «Данные» – «Настроить именованные диапазоны»

Указываем имя и жмем готово. У нас получится 5 именованных диапазонов: Волгоград, Воронеж, Краснодар, Москва и Ростов_на_Дону.

Также, как и в Excel, в Google таблицах к именам диапазонов есть список требований.

Поэтому, вместо дефисов в названии города Ростов-на-Дону укажем допустимый символ – нижнее подчеркивание.

В Google таблицах мы не сможем подобно Excel задать функцию ДВССЫЛ в инструменте «Проверка данных». Поэтому, разместим результат функции ДВССЫЛ в пустых ячейках правее. Не забываем добавить обработку значений от дефисов функцией ПОДСТАВИТЬ. Подробнее о том, для чего это нужно, мы говорили ранее в примере Excel.

В ячейке F1 введем: =ДВССЫЛ(ПОДСТАВИТЬ(D2;"_";"-"))

Последний штрих в создании зависимого выпадающего списка, в разделе «Настроить проверку данных», в качестве диапазона указываем список из столбца F:F.

При дальнейшей работе вспомогательный столбец F можно скрыть. Минус такого метода – отсутствие динамичности. Если мы добавим новый город и адрес, то они не появятся в созданных выпадающих списках. Но это решаемо!

Как автоматически обновить выпадающий список в Google таблицах при добавлении новых данных?

В выпадающем списке городов, достаточно расширить диапазон и вместо =$A$2:$A$16 указать: =$A$2:$A. Теперь при добавлении нового города он автоматически появляется в выпадающем списке.

Как автоматически обновить зависимый выпадающий список в Google таблицах при добавлении новых данных?

Для того, чтобы зависимый выпадающий список автоматически обновлялся с добавлением новых данных, воспользуемся функцией СМЕЩ.

В ячейке G6 укажем:

=СМЕЩ($A$2;ПОИСКПОЗ($D$7;$A$2:$A;0)-1;1;СЧЁТЕСЛИ($A$2:$A;$D$7);1)

Важно: для корректной работы этого способа, данные в столбце с городом должны быть отсортированы от А до Я, или от Я до А. Подробнее о том, как в данном случае работает функция СМЕЩ читайте выше в примере с Excel.

Заключительным этапом поместим результат функции СМЕЩ в диапазон выпадающего списка.

Скроем вспомогательные столбцы для удобства.

Работа выпадающих списков в Google таблицах хоть и схожа с Excel, но все же имеет свои отличительные особенности. Добавляем новые данные, сортируем список и пользуемся зависимыми, автоматически обновляемыми выпадающими списками.

Заключение

Теперь Вам известны несколько способов, как создать выпадающие списки в Excel и Google таблицах. Смотрите примеры и создавайте нужные Вам выпадающие списки.

Изучить работу в программе Excel Вы можете на наших курсах: бесплатные онлайн-курсы по Excel

Пройдите бесплатный тест на нашем сайте, чтобы объективно оценить свой уровень владения инструментами и функциями программы Excel: пройти бесплатный тест

У нас Вы можете заказать выполнение задач по MS Excel и Google таблицам

В этом руководстве вы узнаете, как быстро создать раскрывающийся список в наших любимых таблицах Google, с помощью проверки данных. Выпадающие списки можно использовать при вводе данных, если вы хотите, чтобы пользователь мог выбирать только из предопределенных параметров. Это также гарантирует отсутствие ошибок (например, слов с ошибками).

Вы также можете использовать раскрывающиеся списки в Google, для создания интерактивных диаграмм, списков дел и информационных панелей.

Например, вы можете создать раскрывающийся список со списком дел, в котором пользователь может выбрать один из вариантов, таких как задача завершена, незавершенная задача, еще не запущенная.

Другое (расширенное) использование раскрывающегося списка может заключаться в извлечении данных для выбранного элемента. Например, предположим, что у вас есть список учеников и их оценки по пяти предметам.

Вы можете использовать раскрывающееся меню, чтобы выбрать имя учащегося и использовать формулы для автоматического извлечения сведений об оценке этого учащегося. Вы также узнаете, как копировать раскрывающиеся списки из одной ячейки и вставлять их в другие ячейки. Вы также можете легко удалить сразу все раскрывающиеся списки из всех ячеек.

В Гугл Таблицах есть несколько полезных функций, которые помогут вам повысить эффективность ввода данных.

Раскрывающиеся списки — одна из таких функций, которая позволяет быстро выбирать из предварительно заполненного списка. Таким образом, вам не нужно вводить текст вручную — просто выберите его из раскрывающегося списка (как показано ниже).

Независимо от того, составляете ли вы бюджет для своих ежемесячных расходов или подсчитываете оценки каждого ученика в классе, раскрывающийся список может быть полезным и быстрым способом сделать это.

Плюс к созданию раскрывающегося списка заключается в том, что он довольно прост и дает немедленные результаты.

Это также гарантирует, что ваш ввод данных не содержит ошибок, поскольку вы позволяете пользователю выбирать из заданого раскрывающегося списка вместо того, чтобы вводить данные вручную (что может привести к ошибкам в написании слов или неправильному формату).

В этом руководстве я покажу вам, как создавать и использовать раскрывающиеся списки в Google Таблицах.

Создать раскрывающийся список с использованием диапазона ячеек

Вы можете создать раскрывающийся список в Google Таблицах, используя набор данных, который уже находится в диапазоне ячеек.

Предположим, у вас есть определенный набор данных, как, к примеру, показано ниже, и вы хотите создать раскрывающийся список в ячейке C2 (вы также можете создать эти раскрывающиеся списки в нескольких ячейках одновременно).

Ниже приведены шаги по созданию раскрывающегося списка в Гугл Таблицах:

Теперь у вас есть раскрывающиеся списки в выбранных ячейках. Вы можете щелкнуть значок раскрывающегося списка (маленькая стрелка, направленная вниз), и он покажет вам все варианты, из которых вы можете выбрать. И как только вы сделаете выбор, это значение добавляется в ячейку.

Создать раскрывающийся список, указав элементы вручную

Если вы не хотите, чтобы список элементов в диапазоне на листе, а вместо этого указывал их вручную, вы также можете сделать это.

Это может быть тот случай, когда вы хотите иметь такие варианты, как «Да / Нет» или «Хорошо / Хорошо / Плохо» в качестве элементов в раскрывающемся списке. Вместо того, чтобы располагать их где-нибудь на листе, вы можете легко указать их при создании раскрывающегося списка.

Ниже приведены шаги по созданию раскрывающегося списка путем указания параметров вручную:

Теперь, когда вы щелкаете значок раскрывающегося списка в ячейке, в раскрывающемся списке отображаются варианты «Да» и «Нет».

Копирование раскрывающегося списка

Вы можете легко скопировать и вставить раскрывающийся список из одной ячейки в другую.

Все, что вам нужно сделать, это выбрать ячейку, в которой уже есть раскрывающееся меню, скопировать ячейку (Control + C), а затем вставить ее в ячейки / диапазон, где вы хотите.

Как только вы это сделаете, выпадающие списки в ячейках станут доступны и в скопированных ячейках.

Если вы хотите скопировать только раскрывающийся список из ячейки, а не форматирование (к примеру, цвет, или же границу или числовой формат), то тогда выполните следующие действия:

• Выберите ячейку, из которой вы хотите скопировать раскрывающийся список
• Скопируйте ячейку (Ctrl + C)
• Щелкните правой кнопкой мыши ячейку, в которую вы хотите скопировать раскрывающийся список
• Наведите курсор на опцию Специальная вставка.
• Нажмите на опцию «Вставить только проверку данных».

Как изменить или удалить раскрывающийся список

Если у вас есть раскрывающийся список (или правило проверки данных) в ячейке, и вы хотите удалить его или отредактировать, вы можете легко это сделать.

Ниже приведены конкретные шаги по удалению из ячейки — раскрывающегося списка или же диапазона ячеек:

• Выберите ячейки, из которых вы хотите удалить раскрывающийся список
• Выберите в меню параметр «Данные».
• Щелкните Проверка данных. После чего откроется диалоговое окно «Проверка данных».
• Убедитесь, что в диалоговом окне «Проверка данных» выбрана правильная ячейка. При желании вы также можете изменить ячейки в диалоговом окне.
• Нажмите на опцию «Удалить проверку».
• Щелкните Сохранить.

Если вы хотите отредактировать раскрывающееся меню и изменить его (например, добавить в него дополнительные элементы или сделать так, чтобы оно ссылалось на какой-либо другой диапазон в качестве источника), вы можете сделать это, используя те же шаги. Просто внесите изменения и нажмите кнопку «Сохранить».

В ячейке D5 формула =IF(C5=»»;; TRANSPOSE(QUERY({‘Списки’!D$4:R};»SELECT Col»&C5))). QUERY возвращает содержимое колонки, номер который мы узнали в колонке С, TRANSPOSE выводит этот список в одну строку, а IF, как и в прошлый раз, выключает формулы на пустых строках. ArrayFormula не работает с формулами, которые возвращают массив, а потому формулу из D5 нужно скопировать на все последующие ячейки столбца.

Теперь, когда на рабочем листе мы выберем имя категории, оно попадет на техлист, формулы узнают номер столбца, в котором указаны её подкатегории, и выведут их рядом с категорией в виде горизонтального списка, на который уже ссылается выпадающий список подкатегорий на рабочем листе.

На словах это сложнее, чем кажется Просто возьмите файл с примером, изучите его и применяйте в своих проектах. Ну а как на рабочем листе выводить цены подкатегорий — мы расскажем в следующий раз.