Как создать дублирование вводимого текста в другой части документа ms word

Игорь спрашивает:

Как в Word сделать так, чтобы в разных частях документа был расположен одинаковый кусок текста и чтобы при изменении его, например, только в начале документа — он изменялся во всех остальных таких же кусках текста во всем документе?

Подобный вопрос за последний месяц мне задали уже несколько человек. На самом деле, все достаточно просто. Нужно использовать в документе специальное поле REF. Вот как это делается на примере одного шаблона.

Предположим, что есть договор купли-продажи между Продавцом и Покупателем. В начале договора указываются фамилия, имя, отчество Продавца и Покупателя, а также их реквизиты. Дальше в тексте документе есть специальные поля, которые автоматически обновляются и заполняются тем текстом (данными), которые введены в начале документа — в данном случае — ФИО сторон и их адреса.

Итак, создайте новый документ и сохраните его как шаблон, например, под именем Договор.dot. Далее выполните следующие действия:

• Поставьте пробел в том месте документа, где вы будете вводить основной текст, затем выделите этот пробел и вставьте закладку.
• В другом месте документа, где вы планируете иметь обновляемый текст, поставьте курсор ввода и нажмите сочетание клавиш «Ctrl»+«F9». Появятся две фигурные скобки с мигающим курсором ввода между ними.
• Вставьте между скобками следующее выражение: REF «Имя_вашей_закладки», где «Имя_вашей_закладки» (без кавычек) будет имя той закладки, которую вы вставили для основного текста (для пробела).
• Сохраните шаблон и на его основе создайте новый документ.
• Введите в поля основного текста документа ваши данные, а затем обновите поля в документе (сначала выделить весь документ: «Ctrl»+«A», а затем обновить поля: «F9»).
• На месте вставленного поля появится ваш текст, который вы ввели в месте закладки.
• Повторите данные действия для тех фрагментов текста, которые вы планируете повторять в вашем документе.

В качестве образца я предлагаю вам скачать и потренироваться на шаблоне договора, о котором я упомянул в самом начале заметки (ссылка на файл в конце заметки).

Обратите внимание, в этом шаблоне я использовал не только закладки, но и поля формы, а затем весь документ защитил от редактирования с тем, чтобы можно было изменять только поля, а не сам текст документа. Преимущества использования полей формы в том, что после того, как был введен текст в это поле и пользователь перешел к вводу текста в другое поле, остальные поля в тексте документа заполняются введенным текстом автоматически (без принудительного обновления).

Кроме того, я специально так составил текст документа, чтобы не склонять фамилии и имена. Увы, это проблема при автоматизации работы с документами.

Если у вас возникли вопросы, задавайте в комментариях к этой заметке.

Предположим, есть часто используемая текстовая строка, которую вы хотите вставить в несколько мест этого документа Word. Чтобы набирать его снова и снова вручную, можно потратить много времени. Есть ли какие-нибудь быстрые и хорошие методы для повторения указанной текстовой строки в документе где-нибудь? В этой статье я расскажу о некоторых полезных методах решения этой проблемы в Word.

Автоматическая вставка одного и того же текста в несколько мест с помощью функции закладок

Автоматическая вставка одного и того же текста в несколько мест с помощью Kutools for Word

–>

Автоматическая вставка одного и того же текста в нескольких местах с помощью функции закладок

Чтобы вставить текстовую строку, которую вы часто использовали в нескольких местах документа Word, вы можете вставить закладку и затем создайте перекрестную ссылку, чтобы вставить ее где угодно, сделайте следующее:

1 . Выделите текстовую строку, которую хотите вставить несколько раз, а затем нажмите Вставить > Закладка , см. Снимок экрана:

2 . В диалоговом окне Закладка введите имя этого текста в поле Имя закладки , а затем нажмите кнопку Добавить . , см. снимок экрана:

3 . Затем перейдите в то место, куда вам нужно вставить эту текстовую строку, и нажмите Ссылки > Перекрестная ссылка , см. Снимок экрана:

4 . В диалоговом окне Перекрестная ссылка :

(1.) Выберите Закладка из типа Ссылка. раскрывающийся список;

(2.) Выберите вариант Закладки для текста в раскрывающемся списке Вставить ссылку на ;

(3.) В списке Для какой закладки выберите имя закладки, которую вы вставили только что;

( 4.) Затем нажмите Вставить , чтобы вставить его..

5 . Вы можете поместить курсор в любое место и нажать кнопку Вставить , чтобы вставить текстовую строку, не закрывая диалоговое окно.

Примечание : Если исходная текстовая строка изменена, вам просто нужно выделить все содержимое документа, а затем нажать клавишу F9 , чтобы обновить все поля в документе.

Автоматическая вставка одного и того же текста в нескольких местах с помощью Kutools for Word

Если у вас есть Kutools for Word , с его функцией Auto Text , вы можете вставить текстовую строку в панель Auto Text , а затем вставить текст из Auto Text в файл Word в любом месте в любое время.

После установки Kutools for Word сделайте следующее:

1 . Выберите текстовую строку, которую вы хотите повторить, а затем нажмите Kutools > Auto Text , см. Снимок экрана:

2 . На панели Автотекст нажмите кнопку , введите имя и укажите категорию для этого текста. как показано на следующем снимке экрана:

3 . Затем нажмите кнопку Добавить , чтобы добавить текстовую строку в панель Автотекст . Теперь вам просто нужно поместить курсор в то место, куда вы хотите вставить этот текст, а затем щелкнуть поле текстовой строки на панели Auto Text , чтобы вставить его. См. Снимок экрана:

Совет : если вы просто хотите вставить текст как обычный текст или изображение, щелкните стрелку в поле текстовой строки и выберите нужный тип.

Рекомендуемые инструменты для повышения производительности Word