Как сохранить выделенную область excel в pdf

Во многих случаях вам может потребоваться только сохранить или экспортировать выбранные диапазоны в формате PDF или сохранить всю книгу, а не только текущий лист в формате PDF. Как с этим бороться?

Конечно, вы можете скопировать выбранные диапазоны на новый рабочий лист и сохранить его как файл PDF; или сохраните каждый рабочий лист отдельно в виде файлов PDF. Но здесь мы покажем вам сложный способ быстро сохранить выделенные фрагменты или всю книгу в виде одного файла PDF в Microsoft Excel и одновременно сохранить несколько книг в указанной папке в отдельные файлы PDF.

Сохранение выделенного фрагмента или отдельной книги в формате PDF с помощью функции «Сохранить как»

Легко сохранить выбор в формате PDF с помощью Kutools for Excel

Сохраните каждый рабочий лист как отдельный файл PDF в рабочей книге сразу с помощью Kutools for Excel

Сохранение выделенного фрагмента или отдельной книги в формате PDF с помощью функции «Сохранить как»

Шаг 1: Выберите диапазоны, которые вы сохраните как файл PDF.

Если вы хотите сохранить всю книгу как один файл PDF, просто пропустите этот шаг.

Шаг 2: нажмите Файл > Сохранить как.

Шаг 3. В диалоговом окне «Сохранить как» выберите PDF элемент из Сохранить как: раскрывающийся список.

Шаг 4: нажмите Опции… в нижней части диалогового окна «Сохранить как».

Шаг 5. В диалоговом окне «Параметры» установите флажок Выбор Вариант или Вся книга в зависимости от ваших потребностей.

Шаг 6: нажмите OK чтобы закрыть диалоговые окна.

Затем выбранный диапазон или вся книга сохраняется как один файл PDF.

Легко сохранить выбор в формате PDF с помощью Kutools for Excel

В этом разделе будут представлены что собой представляет Диапазон экспорта в файл полезности Kutools for Excel, это может помочь вам легко сохранить выбранный диапазон в виде файла PDF. Пожалуйста, сделайте следующее.

1. Выберите диапазон, который вы хотите сохранить как файл PDF, и нажмите Кутулс Плюс> Импорт / Экспорт > Диапазон экспорта в файл. Смотрите скриншот:

2. в Диапазон экспорта в файл диалоговое окно, вам необходимо:

Внимание: Если вы хотите напрямую открыть файл PDF после экспорта, проверьте Откройте файл после экспорта пунктом.

3. Теперь еще один Диапазон экспорта в файл появится диалоговое окно, введите имя файла PDF в поле, затем щелкните значок OK кнопку.

Теперь выделение успешно сохранено как файл PDF.

  Если вы хотите получить бесплатную пробную версию (30-день) этой утилиты, пожалуйста, нажмите, чтобы загрузить это, а затем перейдите к применению операции в соответствии с указанными выше шагами.

Сохраните каждый рабочий лист как отдельный файл PDF в рабочей книге сразу с помощью Kutools for Excel

Yвы можете сохранить каждый рабочий лист или конкретный рабочий лист в книге как отдельный файл PDF с Разделить книгу утилита.

1. Нажмите Кутулс Плюс > Workbook > Разделить книгу. Смотрите скриншот:

2. в Разделить рабочий лист диалоговом окне, проверьте рабочие листы, которые необходимо сохранить как отдельные файлы PDF в Имя рабочего листа коробка, в Опции раздел, проверьте Сохранить как поле и выберите PDF (* .pfd) из раскрывающегося списка, а затем щелкните Трещина кнопка. В всплывающем Найдите папку в диалоговом окне выберите папку для сохранения этих файлов PDF и, наконец, щелкните значок OK кнопка. Смотрите скриншот:

Затем все выбранные рабочие листы сразу сохраняются как отдельный файл PDF.

  Если вы хотите получить бесплатную пробную версию (30-день) этой утилиты, пожалуйста, нажмите, чтобы загрузить это, а затем перейдите к применению операции в соответствии с указанными выше шагами.

Демонстрация: сохраните выбор или каждый рабочий лист в формате PDF с помощью Kutools for Excel

Статьи по теме:

• Экспорт выделения Excel как HTML
• Экспорт выделения Excel в текстовые файлы
• Экспорт выделенного из Excel в файлы CSV
• Сохранить выделение Excel как отдельный файл
• Преобразование диапазонов Excel в изображения

Формат PDF является одним из самых популярных форматов документов для чтения и печати. Также, его можно использовать, как источник информации без возможности редактирования. Поэтому, актуальным является вопрос конвертации файлов других форматов в ПДФ. Давайте разберемся, как перевести известный табличный формат Excel в PDF.

Конвертация в программе Excel

Если раньше для того, чтобы конвертировать Excel в PDF, нужно было повозиться, используя для этого сторонние программы, сервисы и дополнения, то с версии 2010 года процесс конвертации можно выполнить прямо в программе Microsoft Excel.

Прежде всего, выделяем область ячеек на листе, которую собираемся конвертировать. Затем, переходим во вкладку «Файл».

Кликаем по пункту «Сохранить как».

Открывается окно сохранения файла. В нём следует указать папку на жестком диске или съемном носителе, куда файл будет сохранен. При желании, можно переименовать файл. Затем, раскрываем параметр «Тип файла», и из огромного списка форматов выбираем PDF.

После этого, открываются дополнительные параметры оптимизации. Путем установки переключателя в нужную позицию, можно выбрать один из двух вариантов: «Стандартный размер» или «Минимальный». Кроме того, установив галочку напротив надписи «Открыть файл после публикации», вы сделаете так, что сразу после процесса конвертации, файл запустится автоматически.

Для установки некоторых других настроек, нужно нажать на кнопку «Параметры».

После этого, открывается окно параметров. В нём можно установить конкретно, какую часть файла вы собираетесь конвертировать, подключить свойства документов и тэги. Но, в большинстве случаев, изменять данные настройки не нужно.

Когда все настройки сохранения выполнены, жмем на кнопку «Сохранить».

Происходит конвертация файла в формат PDF. На профессиональном языке процесс конвертации в этот формат называется публикацией.

По завершению конвертации, вы можете делать с готовым файлом все то же самое, что и с любым другим документом PDF. Если в настройках сохранения вы указали необходимость открыть файл после публикации, то он запустится в автоматическом режиме в программе для просмотра файлов PDF, которая установлена по умолчанию.

Использование надстроек

Но, к сожалению, в версиях Microsoft Excel до 2010 года не предусмотрен встроенный инструмент конвертации Excel в PDF. Что же делать пользователям, у которых старые версии программы?

Для этого, в Excel можно установить специальную надстройку для конвертации, которая действует по типу плагинов в браузерах. Многие программы для работы с PDF предлагают установку собственных надстроек в приложениях пакета Microsoft Office. Одной из таких программ является Foxit PDF.

После установки этой программы, в меню Microsoft Excel появляется вкладка под названием «Foxit PDF». Для того, чтобы конвертировать файл нужно открыть документ и перейти в эту вкладку.

Далее, следует нажать на кнопку «Create PDF», которая расположена на ленте.

Открывается окно, в котором, с помощью переключателя, нужно выбрать один из трёх режимов конвертирования:

1. Entire Workbook (конвертация всей книги полностью);
2. Selection (конвертация выделенного диапазона ячеек);
3. Sheet(s) (конвертация выбранных листов).

После того, как выбор режима конвертации сделан, жмем на кнопку «Convert to PDF» («Конвертировать в PDF»).

Открывается окно, в котором нужно выбрать директорию жесткого диска, или съемного носителя, где будет размещаться готовый файл PDF. После этого, жмем на кнопку «Сохранить».

Выполняется конвертация документа Excel в формат PDF.

Сторонние программы

Теперь давайте выясним, существует ли способ конвертации файла Excel в PDF, если на компьютере вообще не установлен пакет Microsoft Office? В этом случае, на помощь могут прийти сторонние приложения. Большинство из них работают по принципу виртуального принтера, то есть посылают на печать файл Excel не на физический принтер, а в документ PDF.

Одной из наиболее удобных и простых программ для процесса конвертирования файлов в данном направлении, является приложение FoxPDF Excel to PDF Converter. Несмотря на то, что интерфейс данной программы на английском языке, все действия в ней очень просты и интуитивно понятны. Инструкция, которая приводится ниже, поможет сделать работу в приложении ещё проще.

После того, как FoxPDF Excel to PDF Converter установлен, запускаем эту программу. Жмем на крайнюю левую кнопку на панели инструментов «Add Excel Files» («Добавить файлы Excel»).

После этого, открывается окно, где вы должны найти на жестком диске, или съемном носителе, файлы Excel, которые желаете конвертировать. В отличие от предыдущих способов конвертации, этот вариант хорош тем, что одновременно позволяет добавить несколько файлов, и таким образом, произвести пакетную конвертацию. Итак, выделяем файлы и жмем на кнопку «Открыть».

Как видим, после этого, наименование этих файлов появляется в главном окне программы FoxPDF Excel to PDF Converter. Обратите внимание, чтобы около наименований файлов, подготовленных к конвертации, стояли галочки. Если галочка не установлена, то после запуска процедуры преобразования, файл со снятой галочкой конвертирован не будет.

По умолчанию, конвертированные файлы сохраняются в специальной папке. Если вы хотите сохранять их в другом месте, то нажмите на кнопку справа от поля с адресом сохранения, и выберите нужную директорию.

Когда все настройки выполнены, можно запускать процесс конвертирования. Для этого, нажмите на большую кнопку с эмблемой PDF в нижнем правом углу окна программы.

После этого, будет выполнена конвертация, и вы сможете использовать готовые файлы по своему усмотрению.

Конвертация с помощью онлайн-сервисов

Если вы конвертируете файлы Excel в PDF не очень часто, и для этой процедуры не хотите устанавливать у себя на компьютере дополнительное программное обеспечение, то можно использовать услуги специализированных онлайн-сервисов. Рассмотрим, как произвести конвертацию Excel в PDF на примере популярного сервиса SmallPDF.

После перехода на главную страницу данного сайта, жмем на пункт меню «Excel в PDF».

После того, как мы попали в нужный раздел, просто перетягиваем файл Excel из открытого окна Проводника Windows в окно браузера, в соответствующее поле.

Можно добавить файл и другим способом. Жмем на кнопку «Выберите файл» на сервисе, и в открывшемся окне выбираем файл, или группу файлов, которые желаем конвертировать.

После этого, начинается процесс конвертации. В большинстве случаев, он не занимает много времени.

После того, как конвертация завершена, вам остается только загрузить готовый файл PDF на компьютер, нажав на кнопку «Скачайте файл».

В подавляющем большинстве онлайн-сервисов конвертация проходит по точно такому же алгоритму:

Как видим, существуют четыре варианта конвертации файла Excel в PDF. Каждый из них имеет свои преимущества и недостатки. Например, с помощью специализированных утилит можно производить пакетную конвертацию файлов, но для этого нужно устанавливать дополнительное программное обеспечение, а для конвертации онлайн, обязательно требуется подключение к интернету. Поэтому, каждый пользователь решает для себя сам, каким способом воспользоваться, учитывая свои возможности и потребности.

Возможность сохранить файлы Excel в PDF появилась только в Excel 2007. Итак, если у вас установлена какая-либо современная версия, включая Excel 2016, 2013, 2010 или 2007, вы можете сохранить Excel в PDF следующим быстрым и простым способом.

Microsoft Excel позволяет экспортировать выбранные диапазоны или таблицы, а также сохранять один или несколько рабочих листов или всю книгу в виде файла PDF.

1. Откройте книгу Excel и выберите диапазоны или листы, которые вы хотите сохранить в файл PDF.

• Если вы хотите сохранить таблицу, поместите курсор в любую ячейку в таблице.

Как сохранить Excel в PDF – Сохранить таблицу Excel в PDF

• Чтобы сохранить лист, просто активируйте его, щелкнув вкладку этого листа.

Как сохранить Excel в PDF – Сохранить лист Excel в PDF

• Чтобы сохранить несколько листов, выберите листы, которые вы хотите сохранить в формате PDF, используя клавишу Shift для соседних листов и Ctrl для несмежных.

Как сохранить Excel в PDF – Сохранить несколько листов Excel в PDF

• Если вы хотите сохранить всю книгу как отдельный PDF-файл, пропустите этот шаг.

1. В Excel 2016, 2013 и 2010 нажмите «Файл» —> «Сохранить как». В Excel 2007 нажмите кнопку  и «Сохранить как».
2. В диалоговом окне «Сохранить как» выберите PDF (.*pdf) в раскрывающемся списке «Тип файла».

Как сохранить Excel в PDF – Сохранение файла Excel как PDF

Если вы хотите просмотреть полученный PDF-файл после сохранения, убедитесь, что установлен флажок «Открыть файл после публикации».

В разделе «Оптимизация» выберите один из вариантов в зависимости от желаемого качества PDF-документа.

1. Нажмите кнопку «Параметры …» в левой нижней части окна (см. изображение выше).
2. Откроется диалоговое окно «Параметры» и вы выберите один из вариантов в соответствии с вашими потребностями:

• Выделенный диапазон — сохранит выделенный диапазон Excel в PDF.
• Выделенные листы — сохранит либо текущий рабочий лист, либо все выбранные листы в одном PDF-файле.
• Всю таблицу — сохранит активную таблицу Excel в PDF, т. е. таблицу, в которой находится указатель мыши.
• Всю книгу — сохранит всю книгу Excel в PDF.

Как сохранить Excel в PDF – Параметры сохранение файла Excel в формате PDF

1. Нажмите кнопку «ОК», чтобы закрыть диалоговое окно.

Как видите, сохранить файл Excel в PDF с помощью встроенных средств Excel очень легко.

Программа Excel предназначена для работы с электронными таблицами, с помощью которых можно проводить расчеты, создавать и редактировать графики или просто хранить информацию. Однако структура получаемых документов получается достаточно сложной, а размеры файлов — большими. 

Для упрощения документооборота и ускорения их отправки по электронной почте таблицы Эксель можно сохранить в формате PDF. Полученный документ не только уменьшится в размере, но и будет одинаково отображаться в разных программах и на всех устройствах, включая телефоны. 

Конвертация в программе Excel 

Разработчики офисного пакета приложений MS Office постоянно добавляют в него новые функции. И в современных версиях, начиная с 2010 года, с помощью редактора Excel можно сразу переводить документы в множество различных форматов, без применения дополнительных приложений. 

Для преобразования достаточно выполнить несколько простых действий: 

1. Выделить область, которая будет сконвертирована в новый формат. 
2. Перейти на вкладку «Файл» и к пункту «Сохранить как». Указать, в какой папке будет сохранен сконвертированный документ. 
3. Выбрать в выпадающем списке формат PDF. Указать способ оптимизации, от которого зависят размер документа и качество изображений. 
4. При необходимости — перейти к меню Параметров, где можно выбрать дополнительные настройки. В том числе, указать необходимость конвертирования всей информации или только выделенной, подключить свойства документа и тэги. Нажать ОК. 
5. В основном меню конвертирования кликнуть на «Сохранить», что приведет к автоматическому созданию нового документа с тем же названием, но с расширением не xls или xlsx, а pdf. 

По умолчанию в программе уже установлена галочка на пункте «Открыть файл после публикации». Если ее не убирать, когда мы переводим Эксель в ПДФ, полученный электронный документ будет автоматически открыт в соответствующей программе.