Как сохранить табличный документ в файл excel

Содержание

Механизм создания табличных документов и печатных форм в 1С достаточно продуман и хорошо проработан, однако, до функциональных возможностей, реализованных в Microsoft Excel, ему, конечно же, далеко. Поэтому многие пользователи предпочитают действовать по следующему алгоритму:

• Сформировать печатную форму в 1С;
• Сохранить данные как лист Excel (Рис.1)или скопировать таблицу;
• Продолжить работу с информацией в другой программе.

Рис.1

И, нередко, у них возникает вопрос: как осуществить непосредственную выгрузку информации из 1С в Excel, минуя дополнительные шаги?

Два главных требования, которые должны быть выполнены

Для безошибочного функционирования нашей обработки, необходимо:

1. Чтобы на компьютере пользователя был установлен Microsoft Office и, в частности, Excel (мы будем подключаться к приложению посредством создания COM-объекта);
2. Представлять себе структуру хранения данных в Excel (понимать, как формируются имена ячеек, знать, что такое лист, книга и т.д.).

Только убедившись, что два этих пункта выполнены, следует приступать к дальнейшей разработке.

Алгоритм при выгрузке и его реализация в 1С

Последовательность действий при выгрузке из 1С в Excel можно представить следующей последовательностью шагов:

1. Формируем набор данных, которые необходимо сохранить в Excel;
2. Создаем подключение к приложению (запускаем его);
3. Заполняем файл выгружаемыми данными;
4. Сохраняем файл;
5. Закрываем открытое приложение.

Теперь по этому списку подробнее.

Формирование набора данных

В качестве источника данных может выступать результат выполнения запроса, печатная форма табличного документа, любая выборка элементов. В нашем случае мы будем выгружать реестр документов «Поступление товаров и услуг» за текущий месяц (Рис.2)

Рис.2

Осуществляем программный запуск приложения

Как было сказано выше, для того, чтобы запуститься, мы будем использовать режим Com-соединения. Код на Рис.3 показывает, как это можно осуществить.

Рис.3

Процедуру создания нового объекта мы сознательно вставили в конструкцию Попытка — Исключение-КонецПопытки, для того, чтобы исключить всевозможные нестандартные ситуации в дальнейшем ходе обработки.

Заполнение файла, его сохранение и завершение работы приложения

В первую очередь следует определиться, что мы хотим сделать: выгрузить данные в существующий файл или создать новый:

• В первом случае нам необходимо запустить диалог выбора файла и получить полное имя существующего хранилища информации;
• Во втором случае мы должны самостоятельно придумать имя создаваемого файла и определиться с его местоположением (именно из этих двух слагаемых будет создано имя файла).

Решив, где мы будем хранить наши данные, приступим к непосредственному заполнению файла , для этого создадим процедуру и передадим в нее в качестве параметра нашу выборку документов за текущий месяц. (Рис.4)

Рис.4

Как видно из кода, в первую очередь мы создали книгу, в которой будет храниться наша таблица. По умолчанию программа Excel при первом запуске создает в книге три листа. Для внесения данных мы можем выбрать любой из них, просто указав номер листа в качестве параметра для метода WorkSheets(). Если же нам понадобилось бы добавить новый лист в книгу, мы должны бы были записать строку вида:

НовыйЛист=НоваяКнига.Sheets.Add();

На этом мы закончили формировать общую структуру документа и приступаем к его заполнению.

Циклом со счетчиком перебираем строки и колонки нашей таблицы значений, для получения данных конкретной ячейки и их переноса в конечную таблицу.

Здесь важно иметь ввиду, что индексы строк и колонок таблицы значения в 1С начинаются с 0 и заканчиваются на числе на 1 меньшем, чем количество этих строк и колонок, а нумерация строк и колонок ячеек в Exel начинается с 1.

Перебрав нашу таблицу и перенеся её в новое место, мы должны сохранить созданный файл. Параметр ПутьКФайлу, указанный в процедуре SaveAs, должен содержать полный путь к файлу, включая его имя.

Если на компьютере установлен Microsoft Office версии 2007 года или более поздний, у Вас, вероятно, может возникнуть необходимость в сохранении табличного документа в формате Excel 2003, программно это можно сделать, если указать в качестве второго параметра процедуры SaveAs значение (-4143). Именно это число указывает на формат сохраняемого файла, соответсвующий расширению xls.

В случае ошибки (допустим сохраняемый файл уже открыт), наша обработка должна предупредить пользователя о нестандартной ситуации, что и прописано в процедуре Сообщить().

Так как мы не планируем дальше продолжать работу с Excel, мы должны закрыть приложение. Здесь следует отметить, что визуально отследить выполнение нашей обработки можно только воспользовавшись диспетчером задач, в списке открытых окон его видно не будет. Опять же, если не прописать закрытие приложения, оно будет занимать место в оперативной памяти и может привести к конфликтам запуска дополнительных копий Excel.

Дополнительный способ сохранения табличного документа из 1С в Excel

Еще один способ выгрузки — непосредственное сохранение табличного документа на диск без его вывода на экран или перед выводом, код соответствующей процедуры показан на (Рис.5).

Рис.5

Одно очень важное замечание: в программах 1С и Excel различаются разделители целой и дробной части в числовых значениях, этот момент следует учитывать при выгрузке во избежание перекоса в данных.