Программа Excel предназначена для работы с электронными таблицами, с помощью которых можно проводить расчеты, создавать и редактировать графики или просто хранить информацию. Однако структура получаемых документов получается достаточно сложной, а размеры файлов — большими.
Для упрощения документооборота и ускорения их отправки по электронной почте таблицы Эксель можно сохранить в формате PDF. Полученный документ не только уменьшится в размере, но и будет одинаково отображаться в разных программах и на всех устройствах, включая телефоны.
Конвертация в программе Excel
Разработчики офисного пакета приложений MS Office постоянно добавляют в него новые функции. И в современных версиях, начиная с 2010 года, с помощью редактора Excel можно сразу переводить документы в множество различных форматов, без применения дополнительных приложений.
Для преобразования достаточно выполнить несколько простых действий:
- Выделить область, которая будет сконвертирована в новый формат.
- Перейти на вкладку «Файл» и к пункту «Сохранить как». Указать, в какой папке будет сохранен сконвертированный документ.
- Выбрать в выпадающем списке формат PDF. Указать способ оптимизации, от которого зависят размер документа и качество изображений.
- При необходимости — перейти к меню Параметров, где можно выбрать дополнительные настройки. В том числе, указать необходимость конвертирования всей информации или только выделенной, подключить свойства документа и тэги. Нажать ОК.
- В основном меню конвертирования кликнуть на «Сохранить», что приведет к автоматическому созданию нового документа с тем же названием, но с расширением не xls или xlsx, а pdf.
По умолчанию в программе уже установлена галочка на пункте «Открыть файл после публикации». Если ее не убирать, когда мы переводим Эксель в ПДФ, полученный электронный документ будет автоматически открыт в соответствующей программе.
Обычно это Adobe Reader, пользоваться которым для просмотра файлов можно бесплатно и без каких-либо ограничений.
Применение надстроек Эксель
При использовании старых версий пакета MS Office перевод документов Excel в формат PDF невозможен. И если обновление по какой-то причине невозможно (нежелание тратить деньги или пользоваться незнакомым ПО, невысокие требования к аппаратной части компьютера у Эксель 2003–2007), можно применять надстройки. Они напоминают плагин в браузере и добавляют новые функции старым программам.
Одна из таких надстроек для конвертирования в ПДФ — «Foxit PDF Editor», которую можно скачать на сайте производителя и бесплатно использовать 2 недели.
Процесс работы с надстройкой включает такие этапы:
- Установите программу, после которой в меню MS Excel появится вкладка с названием Foxit PDF.
- Откройте документ, который нужно преобразовать, и перейдите во вкладку надстроек.
- Нажать на кнопку Create PDF.
- Указать режим — перевод всей книги целиком, отдельных листов или выделенной области.
- Нажать на Convert to PDF.
- Выбрать каталог для сохранения документа и подтвердить сохранение.
Результатом преобразования становится создание нового документа в формате ПДФ. Хотя это позволяет обойтись без установки нового макета МС Офис, бесплатно программой можно пользоваться всего 14 дней. Если конвертировать Эксель в ПДФ приходится часто, лучше выбрать другие способы.
Использование сторонних программ
Еще один способ, подходящий при отсутствии современных версий MS Excel — применение не надстроек, а специальных программ. Принцип работы большинства из них напоминает виртуальный принтер, когда файл отправляется не на печать, а в электронный документ. А основное преимущество — возможность конвертации без обновления офисного пакета и без доступа к интернету.
Большинство программ такого типа — условно-бесплатные, то есть с определенными ограничениями для пользователей, которые не купили полную версию. Так, приложение «Excel to PDF Converter» от производителя PDF-Convert, Inc запускается 30 раз и переводит в ПДФ только одну страницу документа. А программа «Универсальный Конвертер Документов» добавляет водяные знаки на все листы. Из-за этого приложения для конвертации тоже нельзя назвать лучшим способом.
Конвертация форматов на специальных интернет-ресурсах
При наличии доступа к интернету можно пользоваться онлайн-сервисами, у большинства из которых отсутствуют какие-то серьезные ограничения. А главным плюсом является отсутствие необходимости устанавливать дополнительное ПО.
Один из самых удобных инструментов для конвертирования в режиме онлайн — сервис PDF2GO, для работы с которым придется выполнить такие действия:
- Перейти на главную страницу сайта.
- Загрузить нужный файл Excel или просто перетащить его в открытую вкладку браузера. Сервис позволяет одновременно загружать сразу несколько документов.
- Нажать на кнопку «Начать» для запуска преобразования.
- Скачать преобразованный файл, загрузить его в облако или продолжить дальнейшее редактирование — например, разделить или объединить несколько документов. Хотя автоматическая загрузка начнется даже в том случае, если пользователь не выбрал скачивание.
Большинство других онлайн-сервисов работает по тому же алгоритму. Некоторые из них не требуют никакой оплаты. Другие, такие как Smallpdf, предлагают бесплатное использование в течение ограниченного периода времени — хотя необходимость оплачивать услуги компенсируется поддержкой множества форматов и конвертацией в обе стороны.
В любом случае, применять их выгоднее, чем специальные программы, а единственный заметный минус при переводе из Excel в PDF — отсутствие возможности выбирать качество преобразования.
Читайте также:
- Как убрать спам из календаря iPhone
- 5 способов как вставить презентацию в презентацию Powerpoint
В программе Microsoft Office Excel пользователи могут работать с электронными таблицами. Они представляют собой сетку ячеек, которые содержат информацию. Помимо возможности заполнения книги Excel, можно выполнять различные математические операции, создавать визуальные диаграммы и вставлять прочие элементы. Программа также работает с данными из других источников и баз данных, а результат пользователь может сохранить в одном из нескольких популярных форматов.
Рассматриваем различные варианты конвертации файлов
Сохранение файла Excel в PDF чаще всего используется в двух случаях — когда документ нужно передать:
- В типографию для печати;
- Другому пользователю — информацию нужно предоставить в более простом виде, а файл не должен быть редактируемым.
Кроме того, документы в формате PDF могут быть открыты на любом компьютере, даже если на нём не установлен Excel той или иной версии. Конвертацию документа в другой формат можно сделать несколькими способами. К ним относится использование возможностей Экселя — эта функция впервые появилась в версии 2010 года.
Бывают и обратные ситуации — когда PDF нужно конвертировать в файл Excel. Например, в том случае, когда коллега отправляет вам данные из недавнего отчёта или проекта, либо вы скачали файл, автор которого хотел сделать чтение более простым или скрыть формулы Excel. В любом случае, если вам нужно работать с документом и вносить изменения, его придётся перевести из PDF в XLS.
Как перевести Excel в PDF
Структура таблицы в Экселе довольно сложная. Редактируемые ячейки содержат не только обычную информацию, но и формулы, внешние ссылки и графические элементы. Этот фактор усложняет оборот документов в программе.
Для того чтобы увеличить вероятность, что другой пользователь сможет открыть и прочитать документ, можно перевести его в PDF. Это также удобно в том случае, когда нужно скрыть от сторонних людей формулы, по которым были рассчитаны те или иные показатели в ячейках книги. Перед тем как отправить файл по почте или выложить его в общий доступ, сделайте конвертацию в PDF одним из способов:
- С помощью встроенных в Эксель функций;
- Через официальную надстройку от Майкрософта;
- С использованием онлайн-сервисов;
- В скачанной программе.
Документ в формате PDF, который вы получите любым из способов, будет отличаться целостной структурой. Он может быть открыт на любом, в том числе мобильном, устройстве, а также не может быть редактирован читателем. Такой файл не содержит ссылок на сторонние ресурсы и формулы расчёта.
Как перевести Excel в PDF в самом редакторе
Для использования этого способа вам не придётся искать сторонние сервисы — онлайн или скачиваемые. Всё делается в Экселе:
- Выделите ячейки таблицы, которые хотите преобразовать в PDF, или перейдите к следующим шагам, если хотите преобразить весь лист (учтите, что документ можно будет вернуть обратно — это не так просто, но вся структура сохранится);
- Кликните «Файл»;
- Выберите «Экспорт»;
- В Эксель 2010 нажмите «Сохранить как», в более новых версиях сначала укажите расположение и название;
- В списке форматов выберите PDF;
- Для того чтобы настроить будущий документ, нажмите «Параметры» — вы можете задать диапазон страниц, которые будут конвертированы, выбрать только конкретные ячейки, активный лист или всю книгу;
- Выберите метод оптимизации — для небольших файлов подойдёт «Стандартный», тогда как для крупных придётся менять параметры;
- Назовите файл и сохраните его — он сразу же откроется по умолчанию;
- Если документ не открылся, возможно, ваш компьютер не поддерживает чтение PDF — установите подходящую программу и проверьте, корректно ли всё загрузилось;
- Если нужно сделать изменения, внесите их в документ-исходник Эксель, после чего конвертируйте его снова.
При сохранении можно задать дополнительные параметры
Как перевести Excel в PDF с помощью официальной надстройки для редактора
Этот способ подходит для тех случаев, когда Эксель не позволяет конвертировать, так как в установленной версии нет такой возможности. Обойти ограничение можно, установив специальную надстройку (плагин), которая называется «Save as PDF and XPS». Вы можете загрузить функционал с официального сайта Microsoft — это бесплатно.
Для самого перевода нужно:
- После установки плагина в главном меню Экселя появится поле «Создать PDF/XPS» в разделе «Сохранить» — выберите формат PDF и назовите документ;
- Сохраните этот файл в нужную директорию на компьютере.
Для того чтобы было удобнее работать с функцией, используйте возможности по выделению ячеек или сохранению целой страницы или листа, которые описаны в прошлом способе.
В зависимости от версии Офиса пункты меню могут немного отличаться
Как перевести Excel в PDF с помощью онлайн-сервисов
В интернете существует большое количество конвертеров, которые позволяют за несколько кликов преобразовать XLS в PDF. Большинство из них делают это бесплатно либо предлагают пользователю демонстрационный режим. Для конвертации обычно нужно:
- Загрузить документ в систему сервиса;
- Выбрать формат, в который будет переведён документ, если доступно несколько;
- Запустить конвертацию;
- Загрузить файл в формате PDF на свой компьютер.
Все сервисы имеют схожий функционал, но рекомендуется выбирать проверенные, чтобы на компьютер не попали вирусы. Тем не менее способ не рекомендован, если есть возможность выполнить конвертацию непосредственно в Эксель. Это сложнее и дольше, а некоторые службы дают ограниченные возможности или просят заплатить за преобразование.
Один из множества примеров онлайн-инструментов
Как перевести Excel в PDF с помощью сторонних, скачиваемых программ
Как и онлайн-сервисы, такие программы позволяют сделать преобразование, не используя функционал Экселя. Это нужно в тех случаях, когда версия редактора не позволяет проделать в нём процесс. Программы работают по принципу виртуального принтера — они принимают ваш файл «в печать», но вместо выдачи бумажного документа сохраняют его в другую директорию. При этом во время процесса можно изменить формат, в том числе из XLS в PDF.
Одна из лучших программ для преображения вне Экселя — Универсальный Конвертер Документов. Он добавляет в главное меню редактора несколько функций в виде «горячих» клавиш, чтобы было проще сохранять файл в другом формате. Установив Универсальный Конвертер, вы сможете за пару нажатий перевести документ Эксель в PDF:
- Перейдите в панель инструментов Конвертера:
- Выберите «Конвертировать в PDF» («Convert to PDF»);
- Укажите название и расположение файла, выполните сохранение.
Этот способ, как и в случае с онлайн-сервисами, рекомендован для тех версий Эксель, в которых невозможно выполнить конвертацию с использованием встроенных функций.
Универсальный Конвертер Документов встраивается в программу
Как на одной странице PDF разместить целый лист Excel
Если вам нужно сделать так, чтобы один лист книги Эксель занимал одну страницу в PDF и при этом отображался корректно:
- Откройте «Разметка страницы» в Экселе, кликните на стрелочку, которая открывает дополнительные опции (значок в правом нижнем углу области «Параметры страницы»);
- Активируйте пункт «Разместить не более чем на» и укажите количество страниц, равное единице;
- Кликните «ОК», распечатайте файл в PDF с использованием функций Экселя, дополнительного плагина или Универсального Конвертера Документов.
Подогнать документ под формат листа очень просто
Как массово переводить файлы Excel в формат PDF
Если вы регулярно создаёте большое количество документов XLS, которые нужно переводить в PDF, это можно сделать с помощью автоматической функции. Она будет делать работу быстрее, а вам не придётся производить все действия вручную.
Такая возможность есть в Универсальном Конвертере Документов. Для её активации нужно сделать настройки:
- При сохранении документа выберите программу среди принтеров;
- Кликните «Изменить настройки»;
- В параметрах итогового документа укажите формат PDF;
- Для начала пакетной конвертации нажмите «Старт»;
- Нынешний и последующие документы будут сохраняться в нужном виде — это можно отменить в тех же настройках.
Вы также можете использовать скачиваемую программу Folder Mill, которая способна работать с большим количеством файлов различных форматов, поступающих из внешних источников. Она создавалась для того, чтобы упростить работу сотрудникам компаний, которым приходилось конвертировать всё вручную. Используйте Folder Mill — в настройках укажите, чтобы файлы преобразовывались в PDF, после чего начнётся автоматическая конвертация.
Приложение актуально при большом количестве конвертируемых документов
Как защитить полученный файл PDF паролем
Защита от доступа без соответствующего кода нужна для того, чтобы предотвратить чтение файла сторонними лицами. Самый простой способ сделать это — также использовать Универсальный Конвертер Документов. Для активации защиты нужно:
- Открыть требуемый документ в формате XLS в Excel;
- Нажать «Печать», выбрать Универсальный Конвертер как принтер и выбрать «Свойства»;
- Настройте функцию так, чтобы выходящий документ был в PDF — это делается в «Формат файла»;
- В области «PDF Standart» укажите пункт «Защита паролем» и введите секретный код;
- Если позже вам понадобится добавить в запароленный документ страницы, не меняйте сам секретный код (если файл изначально не имел защиты, не устанавливайте её на новые страницы);
- Кликните «ОК», распечатайте документ Эксель в виде PDF с помощью Конвертера.
Как перевести PDF в Excel
Обратные ситуации, когда нужно преобразовать PDF в Excel, случаются, если вам отправили файл, автор которого не учёл, что вы захотите выполнить редактирование. Кроме того, документы PDF нередко являются единственным доступным форматом при скачивании различных таблиц с расценками компаний. Они рассчитаны на то, что файл будет доступен в любой системе, даже если на устройстве нет Excel.
В отличие от первичного преобразования таблицы Эксель в документ PDF, обратная процедура более сложная. Тем не менее её также можно выполнить в редакторе — для этого придётся использовать один из двух вариантов:
- Функция «Текст по столбцам» в Microsoft Office Excel (также потребуется Acrobat Reader);
- Онлайн-конвертер;
- Скачиваемую программу для преобразования.
Как перевести PDF в Excel с помощью опции «Текст по столбцам»
Популярный просмотрщик от Adobe предоставляет такую возможность
Этот способ не требует скачивания специальных программ или использования онлайн-сервисов — достаточно Acrobat Reader, который есть почти на каждом компьютере. Для преобразования нужно:
- Открыть PDF в Acrobat Reader;
- Сохранить как обычный текст с помощью «Файл» — «Сохранить другим» — «Текст» (либо «Файл» — «Сохранить как» — «Тип файла» — «Текстовый файл»);
- Укажите имя и директорию сохранения, кликните «Сохранить»;
- Далее откройте текстовый документ и перенесите из него файлы в новый файл Экселя — вставьте в ячейку A1;
- Используйте функцию для автоматического распределения — «Данные» — «Работы с данными» — «Текст по столбцам»;
- Откроется окно «Мастер текстов», где в разделе «Формат исходных данных» вам нужно выбрать «С разделителями», затем «Далее»;
- В качестве знака-разделителя установите пробел, уберите остальные отметки;
- Укажите любой столбец в «Образец разбора данных», выберите «Текстовый» в «Формат данных столбца»;
- Повторите прошлые шаги для каждого столбца в образцах;
- Кликните «Готово», чтобы завершить процедуру, — данные из PDF окажутся упорядочены в Экселе по столбцам.
Последовательность операций состоит из нескольких этапов
Как перевести PDF в Excel с помощью онлайн-сервисов
В интернете есть много программ для того, чтобы превратить XLS в PDF. В отличие от обратного действия, при такой конвертации воспользоваться сервисом обычно проще. Обычно процедура происходит следующим образом:
- Загрузите PDF в систему преобразования (для того чтобы получить лучший результат, используйте файлы, в которых сохранена структура таблицы);
- Выберите требуемый формат и начните конвертирование;
- Когда процесс завершится, загрузите полученный документ.
Во многих программах есть ограничение на объём данных или количество файлов, которые предлагают снять, получив платный доступ. Некоторые сервисы требуют ввести почтовый адрес, чтобы выслать файл на него. Скорее всего, вам придётся довести таблицу до желаемого вида, так как сервисы редко справляются с форматированием — особенно сложных документов. Тем не менее они выполняют основную работу и требуют всего несколько кликов для запуска конвертации.
Пример онлайн-сервиса для преобразования
Как перевести PDF в Excel с помощью скачиваемой программы
Есть большое количество конвертеров, которые можно загрузить для использования. Обычно самые эффективные — платные. Их стоит покупать в том случае, если предстоит работа с большим количеством документов. Обычно процесс происходит примерно так:
- Вы открываете требуемый файл PDF или вызываете для него контекстное меню по месту расположения;
- Выбираете функцию преобразования, итоговый формат, название и директорию;
- Выполняете конвертацию.
Итог
Документы PDF имеют большую популярность, так как могут быть открыты на любом компьютере. Конвертация XLS в PDF нужна для того, чтобы облегчить запуск на разных устройствах, упростить чтение и запретить редактирование и просмотр свойств ячеек таблицы. Обратное преобразование нужно для работы с данными таблицы в интерфейсе Excel.
Как Excel перевести в PDF
Excel – одна из основных офисных программ. Она позволяет обрабатывать большие массивы данных в виде электронных таблиц, которые представляют собой сетку из пронумерованных строк и столбцов. Стандартным форматом сохранения таких таблиц является форматы XLS и XLSX, но иногда возникает необходимость сохранить Excel документ в формате PDF. Поэтому очень важно знать, как перевести Excel в PDF.
Способ № 1. Экспорт в PDF/XPF.
Начнем с самого простого способа сохранения Excel таблиц в формате PDF. Данный способ очень прост и не требует установки дополнительных программ, но он может не сработать в старых версиях редактора Excel.
Для того чтобы перевести Excel в PDF данным способом нужно нажать на кнопку «Файл» в левом верхнем углу окна и перейти в раздел «Экспорт».
В результате перед вами появятся настройки экспорта. Здесь нужно выбрать вариант «Создать документ PDF/XPF» и нажать на кнопку «Создать PDF/XPF».
В результате перед вами откроется стандартное окно для сохранения документа. С его помощью можно будет сохранить таблицу Excel в формате PDF.
Для этого будет достаточно выбрать папку для сохранения, выбрать тип файла PDF и нажать на кнопку «Опубликовать».
Способ № 2. Использование PDF принтера.
Если предыдущий способ вам не подошел, то вы всегда можете перевести Excel в PDF формат при помощи PDF принтера. PDF принтер – это специальная программа, которая эмулирует работу реального принтера, но вместо того чтобы отправлять документ на печать, программа сохраняет его в PDF формате.
Для использования данного способа вам понадобится программа PDF принтер. Вполне возможно, что такая программа уже установлена на вашем компьютере, поскольку PDF принтеры часто устанавливаются вместе с другими программами. Чтобы это проверить откройте Excel, нажмите Ctrl-P (отправка печать) и посмотрите список принтеров, которые установлены в системе.
Если в списке принтеров есть Foxit Reader PDF Printer, Microsoft Print to PDF или другой принтер, в названии которого есть слово «PDF», то это означает, что ничего устанавливать не нужно, у вас уже есть PDF принтер.
Если же ничего такого в списке принтеров нет, значит PDF принтер нужно установить отдельно. Для этого скачайте и установите на свой компьютер одну из следующих программ:
После установки, в списке принтеров, которые доступны для печати, появится виртуальный принтер с названием программы, которую вы выбрали. Теперь этот принтер можно использовать, для того чтобы сохранять Excel документы в формате PDF. Для этого нужно открыть меню печати (Ctrl-P), выбрать виртуальный PDF принтер и нажать на кнопку «Печать».
Простые PDF принтеры обычно не имеют никаких настроек, и при их использовании сразу появляется окно для сохранения документа в формате PDF. Например, так работает принтер «Microsoft Print to PDF».
Более продвинутые PDF принтеры после нажатия на кнопку «Печать» сначала показывают окно с настройками. На скриншоте внизу показано, как выглядит окно с настройками программы doPDF. Здесь можно выбрать папку для сохранения, качество PDF, а также другие настройки.
После ввода всех параметров нужно нажать на кнопку «ОК» и PDF файл будет сохранен в выбранной папке.
Способ № 3. Использование онлайн сервисов.
Также вы можете перевести Excel в PDF с помощью онлайн сервисов для конвертации. Такие сервисы будут полезны в том случае, если экспорт в PDF не работает и нет возможности установить PDF принтер. Найти подобные сервисы можно с помощью поисковых систем, достаточно ввести запрос « Excel to PDF ».
Например, можно использовать онлайн сервис https://smallpdf.com/ru/excel-to-pdf. Для этого перейдите по ссылке, нажмите на кнопку «Выбрать файл» и выберите PDF документ, который вам нужно сохранить в Excel. После этого сервис переведет ваш Excel файл в формат PDF и предложит скачать получившийся файл.
Также есть и другие онлайн сервисы для конвертации Excel в PDF. Например:
Вы можете использовать любой из этих сервисов. Все они работает почти одинаково хорошо.
Как сохранить Excel в PDF
Возможность сохранить файлы Excel в PDF появилась только в Excel 2007. Итак, если у вас установлена какая-либо современная версия, включая Excel 2016, 2013, 2010 или 2007, вы можете сохранить Excel в PDF следующим быстрым и простым способом.
Microsoft Excel позволяет экспортировать выбранные диапазоны или таблицы, а также сохранять один или несколько рабочих листов или всю книгу в виде файла PDF.
- Откройте книгу Excel и выберите диапазоны или листы, которые вы хотите сохранить в файл PDF.
- Если вы хотите сохранить таблицу, поместите курсор в любую ячейку в таблице.
Как сохранить Excel в PDF – Сохранить таблицу Excel в PDF
- Чтобы сохранить лист, просто активируйте его, щелкнув вкладку этого листа.
Как сохранить Excel в PDF – Сохранить лист Excel в PDF
- Чтобы сохранить несколько листов, выберите листы, которые вы хотите сохранить в формате PDF, используя клавишу Shift для соседних листов и Ctrl для несмежных.
Как сохранить Excel в PDF – Сохранить несколько листов Excel в PDF
- Если вы хотите сохранить всю книгу как отдельный PDF-файл, пропустите этот шаг.
- В Excel 2016, 2013 и 2010 нажмите « Файл » —> «Сохранить как». В Excel 2007 нажмите кнопку и «Сохранить как».
- В диалоговом окне «Сохранить как» выберите PDF (.*pdf) в раскрывающемся списке « Тип файла ».
Как сохранить Excel в PDF – Сохранение файла Excel как PDF
Если вы хотите просмотреть полученный PDF-файл после сохранения, убедитесь, что установлен флажок « Открыть файл после публикации ».
В разделе « Оптимизация » выберите один из вариантов в зависимости от желаемого качества PDF-документа.
- Нажмите кнопку « Параметры . » в левой нижней части окна (см. изображение выше).
- Откроется диалоговое окно « Параметры » и вы выберите один из вариантов в соответствии с вашими потребностями:
- Выделенный диапазон — сохранит выделенный диапазон Excel в PDF.
- Выделенные листы — сохранит либо текущий рабочий лист, либо все выбранные листы в одном PDF-файле.
- Всю таблицу — сохранит активную таблицу Excel в PDF, т. е. таблицу, в которой находится указатель мыши.
- Всю книгу — сохранит всю книгу Excel в PDF.
Как сохранить Excel в PDF – Параметры сохранение файла Excel в формате PDF
- Нажмите кнопку « ОК », чтобы закрыть диалоговое окно.
Как видите, сохранить файл Excel в PDF с помощью встроенных средств Excel очень легко.
Конвертация Excel в PDF
Формат PDF является одним из самых популярных форматов документов для чтения и печати. Также, его можно использовать, как источник информации без возможности редактирования. Поэтому, актуальным является вопрос конвертации файлов других форматов в ПДФ. Давайте разберемся, как перевести известный табличный формат Excel в PDF.
Конвертация в программе Excel
Если раньше для того, чтобы конвертировать Excel в PDF, нужно было повозиться, используя для этого сторонние программы, сервисы и дополнения, то с версии 2010 года процесс конвертации можно выполнить прямо в программе Microsoft Excel.
Прежде всего, выделяем область ячеек на листе, которую собираемся конвертировать. Затем, переходим во вкладку «Файл».
Кликаем по пункту «Сохранить как».
Открывается окно сохранения файла. В нём следует указать папку на жестком диске или съемном носителе, куда файл будет сохранен. При желании, можно переименовать файл. Затем, раскрываем параметр «Тип файла», и из огромного списка форматов выбираем PDF.
После этого, открываются дополнительные параметры оптимизации. Путем установки переключателя в нужную позицию, можно выбрать один из двух вариантов: «Стандартный размер» или «Минимальный». Кроме того, установив галочку напротив надписи «Открыть файл после публикации», вы сделаете так, что сразу после процесса конвертации, файл запустится автоматически.
Для установки некоторых других настроек, нужно нажать на кнопку «Параметры».
После этого, открывается окно параметров. В нём можно установить конкретно, какую часть файла вы собираетесь конвертировать, подключить свойства документов и тэги. Но, в большинстве случаев, изменять данные настройки не нужно.
Когда все настройки сохранения выполнены, жмем на кнопку «Сохранить».
Происходит конвертация файла в формат PDF. На профессиональном языке процесс конвертации в этот формат называется публикацией.
По завершению конвертации, вы можете делать с готовым файлом все то же самое, что и с любым другим документом PDF. Если в настройках сохранения вы указали необходимость открыть файл после публикации, то он запустится в автоматическом режиме в программе для просмотра файлов PDF, которая установлена по умолчанию.
Использование надстроек
Но, к сожалению, в версиях Microsoft Excel до 2010 года не предусмотрен встроенный инструмент конвертации Excel в PDF. Что же делать пользователям, у которых старые версии программы?
Для этого, в Excel можно установить специальную надстройку для конвертации, которая действует по типу плагинов в браузерах. Многие программы для работы с PDF предлагают установку собственных надстроек в приложениях пакета Microsoft Office. Одной из таких программ является Foxit PDF.
После установки этой программы, в меню Microsoft Excel появляется вкладка под названием «Foxit PDF». Для того, чтобы конвертировать файл нужно открыть документ и перейти в эту вкладку.
Далее, следует нажать на кнопку «Create PDF», которая расположена на ленте.
Открывается окно, в котором, с помощью переключателя, нужно выбрать один из трёх режимов конвертирования:
- Entire Workbook (конвертация всей книги полностью);
- Selection (конвертация выделенного диапазона ячеек);
- Sheet(s) (конвертация выбранных листов).
После того, как выбор режима конвертации сделан, жмем на кнопку «Convert to PDF» («Конвертировать в PDF»).
Открывается окно, в котором нужно выбрать директорию жесткого диска, или съемного носителя, где будет размещаться готовый файл PDF. После этого, жмем на кнопку «Сохранить».
Выполняется конвертация документа Excel в формат PDF.
Сторонние программы
Теперь давайте выясним, существует ли способ конвертации файла Excel в PDF, если на компьютере вообще не установлен пакет Microsoft Office? В этом случае, на помощь могут прийти сторонние приложения. Большинство из них работают по принципу виртуального принтера, то есть посылают на печать файл Excel не на физический принтер, а в документ PDF.
Одной из наиболее удобных и простых программ для процесса конвертирования файлов в данном направлении, является приложение FoxPDF Excel to PDF Converter. Несмотря на то, что интерфейс данной программы на английском языке, все действия в ней очень просты и интуитивно понятны. Инструкция, которая приводится ниже, поможет сделать работу в приложении ещё проще.
После того, как FoxPDF Excel to PDF Converter установлен, запускаем эту программу. Жмем на крайнюю левую кнопку на панели инструментов «Add Excel Files» («Добавить файлы Excel»).
После этого, открывается окно, где вы должны найти на жестком диске, или съемном носителе, файлы Excel, которые желаете конвертировать. В отличие от предыдущих способов конвертации, этот вариант хорош тем, что одновременно позволяет добавить несколько файлов, и таким образом, произвести пакетную конвертацию. Итак, выделяем файлы и жмем на кнопку «Открыть».
Как видим, после этого, наименование этих файлов появляется в главном окне программы FoxPDF Excel to PDF Converter. Обратите внимание, чтобы около наименований файлов, подготовленных к конвертации, стояли галочки. Если галочка не установлена, то после запуска процедуры преобразования, файл со снятой галочкой конвертирован не будет.
По умолчанию, конвертированные файлы сохраняются в специальной папке. Если вы хотите сохранять их в другом месте, то нажмите на кнопку справа от поля с адресом сохранения, и выберите нужную директорию.
Когда все настройки выполнены, можно запускать процесс конвертирования. Для этого, нажмите на большую кнопку с эмблемой PDF в нижнем правом углу окна программы.
После этого, будет выполнена конвертация, и вы сможете использовать готовые файлы по своему усмотрению.
Конвертация с помощью онлайн-сервисов
Если вы конвертируете файлы Excel в PDF не очень часто, и для этой процедуры не хотите устанавливать у себя на компьютере дополнительное программное обеспечение, то можно использовать услуги специализированных онлайн-сервисов. Рассмотрим, как произвести конвертацию Excel в PDF на примере популярного сервиса SmallPDF.
После перехода на главную страницу данного сайта, жмем на пункт меню «Excel в PDF».
После того, как мы попали в нужный раздел, просто перетягиваем файл Excel из открытого окна Проводника Windows в окно браузера, в соответствующее поле.
Можно добавить файл и другим способом. Жмем на кнопку «Выберите файл» на сервисе, и в открывшемся окне выбираем файл, или группу файлов, которые желаем конвертировать.
После этого, начинается процесс конвертации. В большинстве случаев, он не занимает много времени.
После того, как конвертация завершена, вам остается только загрузить готовый файл PDF на компьютер, нажав на кнопку «Скачайте файл».
В подавляющем большинстве онлайн-сервисов конвертация проходит по точно такому же алгоритму:
Как видим, существуют четыре варианта конвертации файла Excel в PDF. Каждый из них имеет свои преимущества и недостатки. Например, с помощью специализированных утилит можно производить пакетную конвертацию файлов, но для этого нужно устанавливать дополнительное программное обеспечение, а для конвертации онлайн, обязательно требуется подключение к интернету. Поэтому, каждый пользователь решает для себя сам, каким способом воспользоваться, учитывая свои возможности и потребности.
Отблагодарите автора, поделитесь статьей в социальных сетях.
Excel works!
Excel работает за вас
Excel works!
Thanks for Visiting
Как сохранить Excel в PDF, JPEG или XML
Мы ранее рассказывали о том как перевести документ PDF в таблицу Excel в отдельной статье . Расскажем и как сохранить таблицы в форматы-картинки или PDF. Сохранить Excel в PDF совсем просто — эта функция уже встроена (показано на картинке). Но во всем процессе есть несколько любопытных нюансов, поподробнее внутри.
Из Excel можно сохранить во множество форматов, в первую очередь я бы отметил XML и PDF, как наиболее часто используемые.
PDF — разрабатывался как формат представления книг и журналов на компьютерах. В быту и бизнесе чаще всего применяется для создания, так сказать, неизменяемых документов. К примеру, вы создали таблицу с тарифами или договор и вам нужно переслать его клиенту — чтобы клиент ничего там не менял лучше всего сохранить в PDF. Ведь Excel можно легко взломать , даже если его защитить паролем.
XML — разрабатывался как язык удобный для обработки документов программами и удобный и понятный для работы с документом человеком. Можно сказать формат специально созданный для Интернет. Очень часто через такой универсальный язык проходят обмены между двумя программами. К примеру автоматическая выгрузка из Access и загрузка в 1С.
Полный список доступных форматов показан на картинке:
Сохранить Excel в PDF
Как и показано ранее, для сохранения Excel в PDF нужно зайти в меню, выбрать Сохранить как — далее пункт PDF или XPS (на первой картинке).
XPS — это тоже специальный формат для защиты содержания документа, можно сказать электронный лист бумаги.
Excel в JPEG или PNG
Для формата картинки нет специальной функции сохранения, но зато это довольно просто сделать средствами Windows.
В первую очередь, почти на каждой клавиатуре есть специальная кнопка Print Screen (скриншот экрана), расположена она правее F12. Написано на ней чаще всего что-нибудь типа PrtScn или Prt Sc.
После нажатия этой кнопки картинка с изображением экрана сохраняется и вы можете вставить ее куда угодно: в письмо, в Word или в программу Paint. Из Paint уже можно сохранить и в JPEG и PNG.
Если нужно копировать только активное окно нажмите Alt + PrtScn — описано подробнее здесь .
Еще проще найти программу ножницы (начиная в Windows 7 встроена). Пуск — все программы — Стандартные там есть эти самые ножницы — теперь вы можете выделять любой фрагмент и тут же сохранять в нужном формате рисунка. Удобно — рекомендую, кто не пользуется.
Если у вас MAC — для скриншота нажмите Shift + Command + 3
Cохранить Excel в XML
Опять же как показано на большой картинке жмем левой кнопкой мыши на Сохранить как — далее откроется окно сохранения в окошке Тип файла ищем XML-данные (*.xml).
Если при сохранении появляется ошибка — сохраните в формате таблица XML 2003, тоже есть в списке. Чаще всего это происходит т.к. XML документ может не воспринять более 65 тыс строк, а 2003 формат их обрезает!
Как перевести Excel в PDF
При работе с табличными документами Excel у пользователей нередко возникает необходимость преобразовать их в формат PDF, который особенно актуален в тех случаях, когда необходимо передать таблицу другому пользователю без возможности его редактирования. К тому же, если в документе присутствуют формулы, в формате PDF можно увидеть только конечные результаты расчетов по ним, но не сами формулы. И конечно же, данный формат незаменим, когда у получателя документа программа Эксель на компьютере не установлена.
Давайте рассмотрим различные варианты преобразования XLS в PDF через встроенные функции программы Эксель, а также, через сторонние приложения и онлайн-конвертеры.
Как конвертировать XLS в PDF в Эксель
До момента появления версии 2010 года преобразование документов XLS в PDF-формат проводилось только сторонними программами или сервисными ресурсами. Но все версии, вышедшие после 2010 года, обладают встроенной функцией, позволяющей конвертировать файлы, находясь непосредственно в самом Эксель
- Для начала нужно выделить диапазон ячеек, который следует преобразовать, после чего щелкаем по меню «Файл». Здесь следует обратить внимание на настройки разметки страницы, чтобы вся выделяемая область попадала в активную область.
- Нажимаем на пункт «Сохранить как” и в правой части окна жмем кнопку “Обзор”, чтобы приступить непосредственно к сохранению файла.
- Откроется окно, в котором мы задаем имя (можно оставить таким же, что и для XLS), выбираем папку, где будет создан новый файл.
- Далее нажатием на область с текущим форматом рядом с надписью “Тип файла” раскрываем список со всеми возможными вариантами и выбираем PDF.
- Внизу окна откроются варианты конвертации: стандартный (подходит для публикации в интернете и печати) или минимальный (для публикации в интернете). Чтобы открыть файл после завершения процесса конвертации ставим соответствующую галочку.
- Для выбора дополнительных настроек кликаем по кнопке «Параметры».
- В новом окне есть возможность детально настроить параметры конвертации, в том числе, выбрать диапазон для публикации, включить непечатаемые данные и т.д. Выбираем соответствующие параметры (чаще всего, это не требуется) и щелкаем “OK”.
- После завершения работы с настройками жмем кнопку «Сохранить».
- По окончании преобразования мы получим новый файл в выбранной папке с расширением PDF, который автоматически откроется в программе для просмотра данного формата (если такая уставлена на компьютере, и если мы выбрали опцию открывания документа сразу после публикации).
Преобразование таблицы в PDF через внешние приложения
Если на вашем компьютере не установлен Microsoft Office, конвертацию XLS в PDF можно осуществить с помощью сторонних программ, которые по принципу работы напоминают виртуальный принтер: принимают файл XLS «в печать», но вместо выдачи на бумажном носителе сохраняют преобразованный документ в выбранной директории с расширением PDF.
В качестве примера давайте рассмотрим программу FoxPDF Excel to PDF Converter, которая неплохо себя зарекомендовала и пользуется популярностью среди пользователей.
Алгоритм действий понятен и интуитивен, и несмотря на то, что интерфейс не русифицирован, в нем достаточно просто разобраться.
- Первым делом, нужно скачать программу и установить ее.
- Запускаем программу, в левой верхней части окна щелкаем по кнопке “Add Excel Files”, чтобы открыть файлы для преобразования.
- Преимущество данной программы заключается в том, что она позволяет производить одновременную конвертацию нескольких документов. Выбрав файл (или файлы), щелкаем по кнопке «Открыть».
- В основном окне программы появятся наименования выделенных файлов. Обратите внимание на галочки, которые должны стоять напротив названий файлов, выбранных для преобразования. Документы, не помеченные ими, сконвертированы не будут.
- Файлы, преобразованные в данной программе, сохраняются в папке, выбранной по умолчанию. Чтобы задать другое место для сохранения, кликните на кнопку в виде троеточия рядом с текущим адресом и измените его на свой.
- После выполнения всех шагов по подготовке к конвертации нажмите на большую кнопку с надписью PDF в нижнем правом углу окна, после чего начнется процесс преобразования.
- Дождитесь окончания конвертации, после чего нужные файлы появятся в выбранной папке.
Использование онлайн-сервисов для конвертации XLS в PDF
Если необходимость преобразования файла XLS в формат PDF возникает нечасто, то установка на компьютер дополнительных программ, возможно, не так целесообразна. В этом случае можно воспользоваться услугами сервисов, специализирующихся на конвертации в онлайн-режиме. Почти все подобные конвертеры преобразовывают файлы бесплатно, но, как правило, с ограничением количества операций в день. На некоторых сервисах требуется ввести адрес электронной почты для отправки на нее готового файла. Также, зачастую файл XLS должен соответствовать определенным параметрам, так как сервисы справляются с документами не любой сложности.
Предлагаем рассмотреть алгоритм конвертации подобным способом на примере сервиса SmallPDF.
- На главной странице сайта с сервисом кликаем по кнопке «Excel в PDF».
- Оказавшись на нужной странице, перетягиваем файл XLS в соответствующее поле либо можно воспользоваться кнопкой “Выберите файл”, чтобы указать путь к документу, который следует преобразовать. Стоит отметить, что сервис предусматривает возможность работы одновременно с несколькими файлами.
- Следующий этап – непосредственно процесс конвертации, занимающий, как правило, небольшое количество времени. После завершения преобразования нажимаем кнопку «Сохраните файл».
- Выбираем место для скачивания файла и нажимаем кнопку “Сохранить”.
Подобная последовательность действий при конвертации документов характерна для большей части сервисных ресурсов данной направленности:
• загрузка файла
• процедура преобразования
• скачивание и сохранение полученного файла в нужном формате.
Заключение
Все перечисленные способы преобразования XLS в PDF имеют свои положительные и отрицательные стороны. Выполнять процедуру непосредственно в самом Эксель удобно, но функция появилась только в версиях с 2010 года и более свежих. Преобразовывать файлы с помощью онлайн-сервисов можно только в случае подключения к сети Интернет, но это хороший вариант, если на компьютере не установлена программа Excel или другие утилиты, которым можно воспользоваться для конвертации файлов. Сторонние программы неплохо справляются со своей задачей, но зачастую требуется их покупка, чтобы избавиться от водяных знаков в преобразованном документе. В общем, конечный выбор остается за пользователем и зависит от его возможностей и конкретных задач.
Похожие статьи
Excel – одна из основных офисных программ. Она позволяет обрабатывать большие массивы данных в виде электронных таблиц, которые представляют собой сетку из пронумерованных строк и столбцов. Стандартным форматом сохранения таких таблиц является форматы XLS и XLSX, но иногда возникает необходимость сохранить Excel документ в формате PDF. Поэтому очень важно знать, как перевести Excel в PDF.
Способ № 1. Экспорт в PDF/XPF.
Начнем с самого простого способа сохранения Excel таблиц в формате PDF. Данный способ очень прост и не требует установки дополнительных программ, но он может не сработать в старых версиях редактора Excel.
Для того чтобы перевести Excel в PDF данным способом нужно нажать на кнопку «Файл» в левом верхнем углу окна и перейти в раздел «Экспорт».
В результате перед вами появятся настройки экспорта. Здесь нужно выбрать вариант «Создать документ PDF/XPF» и нажать на кнопку «Создать PDF/XPF».
В результате перед вами откроется стандартное окно для сохранения документа. С его помощью можно будет сохранить таблицу Excel в формате PDF.
Для этого будет достаточно выбрать папку для сохранения, выбрать тип файла PDF и нажать на кнопку «Опубликовать».
Способ № 2. Использование PDF принтера.
Если предыдущий способ вам не подошел, то вы всегда можете перевести Excel в PDF формат при помощи PDF принтера. PDF принтер – это специальная программа, которая эмулирует работу реального принтера, но вместо того чтобы отправлять документ на печать, программа сохраняет его в PDF формате.
Для использования данного способа вам понадобится программа PDF принтер. Вполне возможно, что такая программа уже установлена на вашем компьютере, поскольку PDF принтеры часто устанавливаются вместе с другими программами. Чтобы это проверить откройте Excel, нажмите Ctrl-P (отправка печать) и посмотрите список принтеров, которые установлены в системе.
Если в списке принтеров есть Foxit Reader PDF Printer, Microsoft Print to PDF или другой принтер, в названии которого есть слово «PDF», то это означает, что ничего устанавливать не нужно, у вас уже есть PDF принтер.
Если же ничего такого в списке принтеров нет, значит PDF принтер нужно установить отдельно. Для этого скачайте и установите на свой компьютер одну из следующих программ:
- BullZip PDF Printer http://www.bullzip.com/products/pdf/info.php
- doPDF http://www.dopdf.com/ru/
- PDFCreator https://sourceforge.net/projects/pdfcreator/
- PDF Foxit Reader https://www.foxitsoftware.com/ru/pdf-reader/
После установки, в списке принтеров, которые доступны для печати, появится виртуальный принтер с названием программы, которую вы выбрали. Теперь этот принтер можно использовать, для того чтобы сохранять Excel документы в формате PDF. Для этого нужно открыть меню печати (Ctrl-P), выбрать виртуальный PDF принтер и нажать на кнопку «Печать».
Простые PDF принтеры обычно не имеют никаких настроек, и при их использовании сразу появляется окно для сохранения документа в формате PDF. Например, так работает принтер «Microsoft Print to PDF».
Более продвинутые PDF принтеры после нажатия на кнопку «Печать» сначала показывают окно с настройками. На скриншоте внизу показано, как выглядит окно с настройками программы doPDF. Здесь можно выбрать папку для сохранения, качество PDF, а также другие настройки.
После ввода всех параметров нужно нажать на кнопку «ОК» и PDF файл будет сохранен в выбранной папке.
Способ № 3. Использование онлайн сервисов.
Также вы можете перевести Excel в PDF с помощью онлайн сервисов для конвертации. Такие сервисы будут полезны в том случае, если экспорт в PDF не работает и нет возможности установить PDF принтер. Найти подобные сервисы можно с помощью поисковых систем, достаточно ввести запрос «Excel to PDF».
Например, можно использовать онлайн сервис https://smallpdf.com/ru/excel-to-pdf. Для этого перейдите по ссылке, нажмите на кнопку «Выбрать файл» и выберите PDF документ, который вам нужно сохранить в Excel. После этого сервис переведет ваш Excel файл в формат PDF и предложит скачать получившийся файл.
Также есть и другие онлайн сервисы для конвертации Excel в PDF. Например:
- https://www.ilovepdf.com/excel_to_pdf
- https://online2pdf.com/convert-excel-to-pdf
- https://www.sodapdf.com/ru/excel-в-pdf/
- https://www.freepdfconvert.com/ru
- https://www.xlstopdf.com
Вы можете использовать любой из этих сервисов. Все они работает почти одинаково хорошо.
Посмотрите также:
- Чем открыть DJVU формат в Windows 7 и Windows 10
- Чем открыть PDF файл в Windows 7 или Windows 10
- Создание PDF файлов
- Как построить график в Excel
- Как конвертировать Word в PDF
Автор
Александр Степушин
Создатель сайта comp-security.net, автор более 2000 статей о ремонте компьютеров, работе с программами, настройке операционных систем.
Остались вопросы?
Задайте вопрос в комментариях под статьей или на странице
«Задать вопрос»
и вы обязательно получите ответ.
Download Article
Easy ways to convert Excel to PDF
Download Article
Converting an Excel file to a PDF makes it easier for people to open the and view the file on various platforms—even if they don’t have Microsoft Office. PDFs are also easier to print and distribute than Excel spreadsheets. If you have Microsoft Excel, you can easily convert your spreadsheet to a PDF by saving or exporting it within the app. If you don’t have Excel, you can use Google Sheets, a tool on Google Drive, to make the conversion for free.
-
1
Select the part of the Excel spreadsheet you want to convert to PDF (optional). If there’s only a certain part of the Excel file that you want to turn into PDF format, select it now. Otherwise, move on to the next step.
- Note that PDF conversions cannot be easily reverted back into an Excel sheet, but this method will preserve your original copy.
-
2
Click the File menu. It’s at the top-left corner.
Advertisement
-
3
Click Export on the menu. This opens the Export panel.
-
4
Click Create PDF/XPS. Look for the icon that looks like a sheet of paper wearing a belt.
-
5
Click the Options… button. This will allow you to adjust the settings for the PDF file you are about to create.
-
6
Choose your PDF options and click OK.
- If you selected an area of your spreadsheet to save as a PDF, choose Selection under «Publish what.» This ensures that only that selected area is saved as a PDF.
- If you’d rather save the entire visible worksheet as a PDF, choose Active sheet(s) instead.
- If you want to choose specific pages from the workbook to save as a PDF, use the «Page(s)» drop-down menus to define the first and last pages.
- Click OK to continue.
-
7
Choose your optimization (optional). Above the «Options» button, you can select how you want to optimize the PDF. Most people can stick with «Standard» unless the spreadsheet is very large. «Minimum size» will reduce the size of a larger file to something more manageable.
- If you want to change the location to which you’re saving the file, you can navigate to that folder in the window now.
-
8
Name the file and click Publish. This exports the selected information to a new PDF file with the name you’ve entered.
-
9
Review the PDF. By default, the PDF file will open automatically for your review. If it doesn’t open by automatically, just double-click the name of the file in the folder to which you saved it..
- It’s not really possible to edit the PDF now, so if you need to make changes you’ll want to make them in the Excel document and then create a new PDF.
Advertisement
-
1
Go to https://drive.google.com. If you need to convert an Excel spreadsheet to PDF but don’t have Excel, don’t fret—you can use tools built in to your Google account to do the conversion for free.
- If you’re not already signed in to your Google account, sign in when prompted.
-
2
Click +New. It’s at the top-left corner of your Google Drive.
-
3
Click File upload. This opens your computer’s file browser.
-
4
Select your Excel spreadsheet and click Open. This uploads the spreadsheet to your Google Drive.
-
5
Click the Excel spreadsheet in your Google Drive. This opens the spreadsheet in Google Sheets, Google’s free spreadsheet editor.
-
6
Click the File menu and select Download. A list of download options will expand.
-
7
Click PDF document (.pdf). This displays a preview of your PDF in the Google Sheets printing window.
-
8
Adjust the layout of your PDF. If the print preview doesn’t look the way you want, use the right panel to make any changes you need before you continue.
- The PDF will save in the same orientation as the spreadsheet (usually landscape mode). If you’d rather it be in portrait (vertical) mode, select Portrait under «Page orientation.»
- Change the scale (the size/fit on the page) and margin size if necessary.
- Click Formatting to choose whether to display gridlines and/or notes, adjust the page order, and change the alignment.
- To add headers and footers to the tops and bottoms of pages, click Headers & footers, and then check the boxes to choose which information to display.
- If your spreadsheet contains a lot of data and cuts off in odd places, click SET CUSTOM PAGE BREAKS in the right panel. Here, you can drag the blue lines to adjust where each page begins and ends. Click CONFIRM BREAKS at the top-right to save your changes.
-
9
Click EXPORT. It’s the blue button at the top-right. This prompts you to save your new PDF to your computer.
- If the download doesn’t begin automatically, choose a location to which you’ll save the PDF, and then click Save to download it.
Advertisement
-
1
Ensure that the headers and footers on all of your sheets are the same (optional). If you’re using Excel 2011 and want to save multiple worksheets in a single PDF, each worksheet will need to have identical headers and footers. If they aren’t, each sheet will be created as a separate PDF document, but you can also easily merge these afterwards.
- Select all of the worksheets in your entire workbook. To do this, click the tab for the first sheet at the bottom of excel, hold down the Shift key, and then click the last sheet’s tab to select all.
- Click the Layout tab and then click Header & Footer.
- Click the Customize Header… and Customize Footer… buttons to edit the headers and footers for all of the sheets.
-
2
Select the part of the Excel spreadsheet you want to convert to PDF (optional). If there’s only a certain part of the spreadsheet that you want to turn into a PDF, select it now. Otherwise, go to the next step.
- PDF conversions cannot be easily converted back into an Excel sheet, but this method will preserve your original copy.
-
3
Click the File menu and select Save As. You could also press Command + Shift + S to open the Save As option.[1]
- If you want to save the PDF to a new folder, you can select that folder now. # Type a different name for the file. The name of the current Excel file appears in the «Save As» field. You will need to enter a different name (even if it’s just slightly different) to avoid accidentally overwriting the spreadsheet file.[2]
- If you want to save the PDF to a new folder, you can select that folder now. # Type a different name for the file. The name of the current Excel file appears in the «Save As» field. You will need to enter a different name (even if it’s just slightly different) to avoid accidentally overwriting the spreadsheet file.[2]
-
4
Click the «Format» or «File Format» menu and select PDF. This menu may have a slightly different name depending on your version of Excel.
-
5
Select what gets included in the PDF. At the bottom of the window, you can select Workbook (to convert the entire workbook), Sheet (to save only the active sheet as a PDF), or Selection (to save just the selected area as a PDF).
-
6
Click Save or Export. You’ll see a different option depending on your version of Excel.
- If the headers don’t match on a multi-sheet file, a separate file will be created for each sheet.
-
7
Join the separate PDF files (if necessary). If saving the Excel file as a PDF resulted in multiple PDF files, you can quickly join them together using Preview. Here’s how:
- Open the first PDF file by double-clicking its name in its folder.
- Click the View menu and select Thumbnails.[3]
- Click the last thumbnail to select it. This tells Preview to add the next PDF to the end of the current document.
- Click the Edit menu and select Insert > Page from File.
- Select the next PDF in the range and click Open.
- Repeat this process until you’ve added all PDFs.
- Click File and select Export as PDF.
Advertisement
Add New Question
-
Question
How can I send a large Excel spreadsheet if I don’t want to convert it to a PDF?
Luigi Oppido is the Owner and Operator of Pleasure Point Computers in Santa Cruz, California. Luigi has over 25 years of experience in general computer repair, data recovery, virus removal, and upgrades. He is also the host of the Computer Man Show! broadcasted on KSQD covering central California for over two years.
Computer & Tech Specialist
Expert Answer
If you’re sending a large Excel sheet, or if you want to send multiple files at once, you can compress the files as a zip folder. Then, the other person can unzip the folder and see all of the original files.
-
Question
How do I get a one-page worksheet as a one-page PDF? It keeps trying to save as several pages.
In Excel go to Page Layout. In the Scale to Fit section, make sure Width and Height are both set to one page, then save the Excel document as a PDF.
-
Question
How can I get full xlsx worksheets to convert to PDF?
In Microsoft Office Suite 2016. There’s an option to export under File. From there, you can choose the Export to PDF option.
See more answers
Ask a Question
200 characters left
Include your email address to get a message when this question is answered.
Submit
Advertisement
-
If you’re sending a large Excel sheet to someone who also has Microsoft Excel, or if you need to send multiple files, try compressing the files instead of converting them to a PDF.
Advertisement
About This Article
Article SummaryX
1. Click the File menu and select Export.
2. Click Create PDF/XPS.
3. Click Options.
4. Choose your options and select OK.
5. Select an optimization level.
6. Name the file and click Publish.
Did this summary help you?
Thanks to all authors for creating a page that has been read 1,553,620 times.
Is this article up to date?
Содержание
- Конвертация в программе Excel
- Использование надстроек
- Сторонние программы
- Конвертация с помощью онлайн-сервисов
- Вопросы и ответы
Формат PDF является одним из самых популярных форматов документов для чтения и печати. Также, его можно использовать, как источник информации без возможности редактирования. Поэтому, актуальным является вопрос конвертации файлов других форматов в ПДФ. Давайте разберемся, как перевести известный табличный формат Excel в PDF.
Конвертация в программе Excel
Если раньше для того, чтобы конвертировать Excel в PDF, нужно было повозиться, используя для этого сторонние программы, сервисы и дополнения, то с версии 2010 года процесс конвертации можно выполнить прямо в программе Microsoft Excel.
Прежде всего, выделяем область ячеек на листе, которую собираемся конвертировать. Затем, переходим во вкладку «Файл».
Кликаем по пункту «Сохранить как».
Открывается окно сохранения файла. В нём следует указать папку на жестком диске или съемном носителе, куда файл будет сохранен. При желании, можно переименовать файл. Затем, раскрываем параметр «Тип файла», и из огромного списка форматов выбираем PDF.
После этого, открываются дополнительные параметры оптимизации. Путем установки переключателя в нужную позицию, можно выбрать один из двух вариантов: «Стандартный размер» или «Минимальный». Кроме того, установив галочку напротив надписи «Открыть файл после публикации», вы сделаете так, что сразу после процесса конвертации, файл запустится автоматически.
Для установки некоторых других настроек, нужно нажать на кнопку «Параметры».
После этого, открывается окно параметров. В нём можно установить конкретно, какую часть файла вы собираетесь конвертировать, подключить свойства документов и тэги. Но, в большинстве случаев, изменять данные настройки не нужно.
Когда все настройки сохранения выполнены, жмем на кнопку «Сохранить».
Происходит конвертация файла в формат PDF. На профессиональном языке процесс конвертации в этот формат называется публикацией.
По завершению конвертации, вы можете делать с готовым файлом все то же самое, что и с любым другим документом PDF. Если в настройках сохранения вы указали необходимость открыть файл после публикации, то он запустится в автоматическом режиме в программе для просмотра файлов PDF, которая установлена по умолчанию.
Использование надстроек
Но, к сожалению, в версиях Microsoft Excel до 2010 года не предусмотрен встроенный инструмент конвертации Excel в PDF. Что же делать пользователям, у которых старые версии программы?
Для этого, в Excel можно установить специальную надстройку для конвертации, которая действует по типу плагинов в браузерах. Многие программы для работы с PDF предлагают установку собственных надстроек в приложениях пакета Microsoft Office. Одной из таких программ является Foxit PDF.
После установки этой программы, в меню Microsoft Excel появляется вкладка под названием «Foxit PDF». Для того, чтобы конвертировать файл нужно открыть документ и перейти в эту вкладку.
Далее, следует нажать на кнопку «Create PDF», которая расположена на ленте.
Открывается окно, в котором, с помощью переключателя, нужно выбрать один из трёх режимов конвертирования:
- Entire Workbook (конвертация всей книги полностью);
- Selection (конвертация выделенного диапазона ячеек);
- Sheet(s) (конвертация выбранных листов).
После того, как выбор режима конвертации сделан, жмем на кнопку «Convert to PDF» («Конвертировать в PDF»).
Открывается окно, в котором нужно выбрать директорию жесткого диска, или съемного носителя, где будет размещаться готовый файл PDF. После этого, жмем на кнопку «Сохранить».
Выполняется конвертация документа Excel в формат PDF.
Сторонние программы
Теперь давайте выясним, существует ли способ конвертации файла Excel в PDF, если на компьютере вообще не установлен пакет Microsoft Office? В этом случае, на помощь могут прийти сторонние приложения. Большинство из них работают по принципу виртуального принтера, то есть посылают на печать файл Excel не на физический принтер, а в документ PDF.
Одной из наиболее удобных и простых программ для процесса конвертирования файлов в данном направлении, является приложение FoxPDF Excel to PDF Converter. Несмотря на то, что интерфейс данной программы на английском языке, все действия в ней очень просты и интуитивно понятны. Инструкция, которая приводится ниже, поможет сделать работу в приложении ещё проще.
После того, как FoxPDF Excel to PDF Converter установлен, запускаем эту программу. Жмем на крайнюю левую кнопку на панели инструментов «Add Excel Files» («Добавить файлы Excel»).
После этого, открывается окно, где вы должны найти на жестком диске, или съемном носителе, файлы Excel, которые желаете конвертировать. В отличие от предыдущих способов конвертации, этот вариант хорош тем, что одновременно позволяет добавить несколько файлов, и таким образом, произвести пакетную конвертацию. Итак, выделяем файлы и жмем на кнопку «Открыть».
Как видим, после этого, наименование этих файлов появляется в главном окне программы FoxPDF Excel to PDF Converter. Обратите внимание, чтобы около наименований файлов, подготовленных к конвертации, стояли галочки. Если галочка не установлена, то после запуска процедуры преобразования, файл со снятой галочкой конвертирован не будет.
По умолчанию, конвертированные файлы сохраняются в специальной папке. Если вы хотите сохранять их в другом месте, то нажмите на кнопку справа от поля с адресом сохранения, и выберите нужную директорию.
Когда все настройки выполнены, можно запускать процесс конвертирования. Для этого, нажмите на большую кнопку с эмблемой PDF в нижнем правом углу окна программы.
После этого, будет выполнена конвертация, и вы сможете использовать готовые файлы по своему усмотрению.
Конвертация с помощью онлайн-сервисов
Если вы конвертируете файлы Excel в PDF не очень часто, и для этой процедуры не хотите устанавливать у себя на компьютере дополнительное программное обеспечение, то можно использовать услуги специализированных онлайн-сервисов. Рассмотрим, как произвести конвертацию Excel в PDF на примере популярного сервиса SmallPDF.
После перехода на главную страницу данного сайта, жмем на пункт меню «Excel в PDF».
После того, как мы попали в нужный раздел, просто перетягиваем файл Excel из открытого окна Проводника Windows в окно браузера, в соответствующее поле.
Можно добавить файл и другим способом. Жмем на кнопку «Выберите файл» на сервисе, и в открывшемся окне выбираем файл, или группу файлов, которые желаем конвертировать.
После этого, начинается процесс конвертации. В большинстве случаев, он не занимает много времени.
После того, как конвертация завершена, вам остается только загрузить готовый файл PDF на компьютер, нажав на кнопку «Скачайте файл».
В подавляющем большинстве онлайн-сервисов конвертация проходит по точно такому же алгоритму:
Как видим, существуют четыре варианта конвертации файла Excel в PDF. Каждый из них имеет свои преимущества и недостатки. Например, с помощью специализированных утилит можно производить пакетную конвертацию файлов, но для этого нужно устанавливать дополнительное программное обеспечение, а для конвертации онлайн, обязательно требуется подключение к интернету. Поэтому, каждый пользователь решает для себя сам, каким способом воспользоваться, учитывая свои возможности и потребности.
- На главную
- Категории
- Программы
- Конвертация из Excel в PDF
PDF является самым популярным форматом для просмотра документов и печати, корректно отображающийся на любом экране.
2020-09-21 01:44:5766
PDF является самым популярным форматом для просмотра документов и печати, корректно отображающийся на любом экране. Отсутствие обычного встроенного редактора, как в Microsoft Word, позволяет использовать PDF только для чтения, что очень удобно при отправке файлов – получатель сможет открыть и изучить документ, который при этом не поврежден и защищен. Чтобы файл был структурно цельным и платформонезависимым, есть смысл конвертировать его из Excel в PDF.
Решения задачи конвертации/печати
Существуют различные сторонние приложения, сервисы и дополнения, с помощью которых можно быстро и бесплатно изменить формат документа. Для этого достаточно совершить несколько кликов – процесс запустится и займет до нескольких минут, в зависимости от размера.
Microsoft Excel
Самый простой способ – использовать встроенный в Excel конвертер. Необходимо выполнить следующие шаги:
- Открыть xlsx-файл.
- Перейти во вкладку «Файл».
- Нажать «Сохранить как». Откроется папка, где указывается место сохранения и формат.
- После выбора формата можно задать нужный вариант оптимизации документа.
- При желании дополнительно настроить параметры сохранения (указать диапазон страниц, выбрать листы, включить или выключить непечатаемые данные).
- Нажать «Ок». Вписать новое имя, отметить галочкой пункт об открытии после публикации и кликнуть по кнопке «Сохранить».
- Новый документ откроется в Adobe Acrobat.
Второй вариант преобразования в PDF осуществляется также в программе Excel, но с помощью опции печати:
- Перейти по пути «Файл» – «Печать», либо же использовать комбинацию клавиш Ctrl+P.
- В открывшемся окне вызвать меню со списком принтеров – выбрать тот вариант, где есть PDF.
- Нажать на кнопку «Печать». На экране отобразится окно, в котором нужно указать имя и место сохранения. Кликнуть по соответствующей кнопке.
- Процесс займет несколько секунд.
Если в списке принтеров отсутствует вариант «Microsoft Print to PDF» или «Adobe PDF», значит, на компьютере не установлена программа Adobe Acrobat.
Можно сделать вывод, что результат конвертации через печать выглядит более аккуратным (нет жирных границ таблицы).
Третий способ:
- Во вкладке «Файл» клацнуть по опции «Сохранить и отправить».
- Откроется меню с вариантами действий, нужно выбрать «Создать документ PDF/XPS» — повторно кликнуть по кнопке.
- В новом окне можно указать оптимизацию и выбрать дополнительные параметры сохранения. Написать имя книги.
- Нажать «Опубликовать».
В разделе «Сохранить и отправить» есть пункт «Изменить тип файла», работает он так же, как и опция «Сохранить как».
В некоторых версиях Microsoft Excel во вкладке «Файл» есть разделы «Сохранить как Adobe PDF» и «Экспорт», которые также позволят преобразовать формат.
В Excel 2003 конвертировать документ возможно только через опцию печати.
Как целый лист Excel разместить на одной странице PDF
Если на листе Excel расположено несколько объектов, а при преобразовании они обрезаются в PDF, перед сохранением файла в нужном формате следует:
- Перейти во вкладку «Разметка…» и вызвать параметры страницы.
- Изменить масштаб, отметив пункт «Разместить не более чем на» и указав количество страниц, то есть 1.
- Нажать на «Ок». Преобразовать файл любым удобным способом.
Онлайн-конвертеры
Все инструменты работают по одному принципу: выбор файла, его загрузка на сервер, процедура конвертации, скачивание готового документа.
Среди наиболее популярных сервисов стоит выделить:
- SmallPDF.
- PDF.io.
- ConvertStandard.
- iLovePDF.
- PDF2Go.
Конфиденциальные документы, контракты и т.п. не рекомендуется загружать на сторонние сервисы. Лучше скачать и установить ПО (например, FoxPDF Excel to PDF Converter, Folder Mill) или воспользоваться встроенными средствами Microsoft Excel.
Обратная конвертация: из PDF в Excel
В бесплатной программе Adobe Acrobat Reader DC невозможно конвертировать файлы, для этого требуется или установить пробную версию на 7 дней, или купить лицензию. Поэтому удобнее воспользоваться онлайн-сервисом. Их очень много, и большинство из них – бесплатные.
Рассмотрим преобразование документа на примере PDF.io:
- Перейти на сайт и переместить в центр нужный файл.
- Процесс загрузки и преобразования формата займет несколько секунд (зависит от объема файла).
- По завершении на экране высветится уведомление.
- Нажать на кнопку «Скачать».
Можно воспользоваться любым другим онлайн-конвертером, поскольку у всех один принцип работы. Только некоторые для скачивания файла требуют ввод е-мейла.
Бесплатные сервисы криво конвертируют листы Excel – графические объекты не отображаются в новом документе.
Ваш покорный слуга — компьютерщик широкого профиля: системный администратор, вебмастер, интернет-маркетолог и много чего кто. Вместе с Вами, если Вы конечно не против, разовьем из обычного блога крутой технический комплекс.
Часто перед отправкой документа в госучреждение нужно сначала преобразовать его в так называемый PDF-файл (Portable Document Format). Обычно для пересылки используют именно этот формат, так как выглядит он одинаково на всех устройствах – в отличие от doc и txt, форматирование которых может «съехать» при запуске в разных версиях Word.
Я сама не раз сталкивалась с подобной проблемой. И сначала понятия не имела, как превратить обычный «вордовский» документ в пдфку. А ведь это можно сделать легким движением руки прямо в текстовом редакторе.
Сегодня подробно расскажу и покажу, как сохранить файл в pdf. При этом не важно, что в нем должно быть: текст, изображение, фото, копия веб-страницы (в том числе файл html), презентация PowerPoint или таблица Excel.
Статья будет полезна и тем, кому нужно создать один многостраничный пдф из разных фото или картинок. Например, если вы студент на дистанционном обучении, и преподаватель требует отправить домашние задания и конспекты в едином документе.
Содержание
- Виртуальный принтер Windows
- Microsoft Word
- «Блокнот»
- Сохранение изображения в формате PDF
- Сохранение веб-страницы в формате PDF
- Скачивание Google Документа в формате PDF
- Мобильное приложение Google Документы
- Конвертеры файлов
- PDF24 Tools: онлайн-сервис и программа для Windows
- Small PDF: онлайн-сервис, программа для ПК и смартфона
- I Love PDF: онлайн-сервис и программа для Windows и MacOS
- Мобильные приложения
- Document Converter
- Конвертер Изображений в PDF
- PDF Extra
Виртуальный принтер Windows
PDF-файл можно создать за считанные секунды прямо в текстовом редакторе. Для этого мы будем использовать функцию «Печать», которая есть в большинстве приложений, и принтер Microsoft Print to PDF (не обычный, для печати текста на бумаге, а виртуальный). Он уже встроен в систему Windows 10. Но даже если у вас другая версия ОС, вы можете скачать сторонние бесплатные программы: Bullzip PDF Printer, doPDF, CutePDF Writer.
Я дам инструкции для нескольких популярных текстовых редакторов, для браузера (если нужно скачать веб-страницу в pdf) и для программы, которая открывает изображения и фотографии.
Microsoft Word
Покажу ход действий на примере Word 10. В зависимости от версии офисного пакета он может немного отличаться.
В этом текстовом редакторе сохранить документ в pdf можно тремя способами. Первый метод, о котором я и рассказывала выше, – функция «Печать». Она подойдет, если вам нужно:
- сохранить только отдельные страницы;
- выбрать другую ориентацию листа для pdf (книжную или альбомную);
- настроить поля (другие значения для отступов от края листа).
Что нужно сделать:
- Откройте самый первый раздел «Файл» на верхней панели инструментов. Либо зажмите комбинацию клавиш «Ctrl + P».
- Зайдите во вкладку «Печать». Выберите «Microsoft Print to PDF» в выпадающем меню «Принтер».
- Настройте внизу необходимые вам параметры: печать отдельных страниц (укажите их номера), ориентацию, поля.
- Кликните «Печать».
- Выберите папку для сохранения, напишите имя файла и нажмите «Сохранить».
- Через несколько секунд в указанном каталоге появится pdf. Запустите его с помощью любой программы, которая читает подобные документы (у меня это Adobe Reader).
Если вам нужно сохранить сразу все страницы, воспользуйтесь более быстрым методом:
- Откройте тот же раздел «Файл» на верхней панели. Выберите «Сохранить как». Либо зажмите комбинацию клавиш «Ctrl + Shift + S».
- Укажите недавнюю папку в списке справа либо кликните «Обзор» и откройте нужный каталог вручную.
- Далее раскройте меню «Тип файла» и поставьте «PDF». Введите имя и кликните «Сохранить».
Третий способ – вкладка «Экспорт» в том же разделе «Файл». Просто кликните по кнопке «Создать PDF/XPS», а затем укажите папку для сохранения и имя.
«Блокнот»
В «Блокноте» и встроенном редакторе WordPad все происходит таким же образом, только в немного другом интерфейсе:
- Щелкните «Файл». Выберите «Печать» либо зажмите «Ctrl + P».
- Выделите принтер «Microsoft Print to PDF». Укажите диапазон страниц, если вам нужно «распечатать» только определенные. Также нажмите «Настройка».
- Выберите ориентацию и кликните «ОК».
- Запустите печать с помощью одноименной кнопки, укажите имя файла и каталог на жестком диске.
Сохранение изображения в формате PDF
Теперь разберем, как превратить обычную картинку или фото в pdf-файл. Я взяла для примера программу для открытия изображений ACDSee.
Что нужно сделать:
- Откройте картинку в программе. Нажмите опять же «Файл», а затем «Печать».
- Выберите тот же принтер «Microsoft Print to PDF» и диапазон печати.
- В настройках страницы можете указать расположение картинки на белом листе: по центру, сверху слева, внизу справа и т. д.
- Если хотите, чтобы изображение было на весь лист, включите режим «Макет» в меню слева.
- Настроить расположение можно также в режиме «Страница целиком» (выберите галочкой нужный формат).
- Укажите ориентацию: пейзаж (горизонтальная, альбомная) или портрет (вертикальная, книжная).
- Когда закончите настраивать, кликните «Печать». Выберите в «Проводнике Виндовс» папку, напишите имя файла и подтвердите действие.
Сохранение веб-страницы в формате PDF
Если на каком-то сайте вы нашли важную для себя информацию (например, полезную статью или рецепт блюда с пошаговым приготовлением), сохраните веб-страницу на компьютер в виде отдельного файла: html, скриншот экрана, документ «Ворд» со скопированным текстом или pdf. Я, конечно же, рассмотрю последний вариант.
Инструкция подходит для всех браузеров:
- На открытой веб-странице кликните правой кнопкой мыши по свободному участку. Выберите «Печать». Либо сразу зажмите «Ctrl + P».
- В меню «Принтер» укажите вариант «Сохранить как PDF».
- Укажите страницы для «печати», ориентацию листа. Нажмите «Сохранить». Выберите папку, введите имя файла и подтвердите действие.
Скачивание Google Документа в формате PDF
Если вы набирали текст в Google Docs, вам будет еще проще. Нажмите «Файл». Наведите стрелку на меню «Скачать» и кликните «Документ PDF». Браузер автоматически загрузит для вас файл с выбранным форматом.
Недостаток способа – здесь нельзя тонко настроить количество страниц для сохранения, ориентацию листа и т. д. Поэтому сначала убедитесь, что текст и страницы выглядят нужным для вас образом, а затем уже запускайте скачивание.
Иные виды документов Google (таблицы, презентации) сохраняются аналогичным образом через меню «Файл».
Мобильное приложение Google Документы
В программе Google Документы (Android, iOS) для смартфона также есть функция сохранения файла на устройство.
Как ей воспользоваться:
- Откройте текстовый документ. Тапните по трем точкам.
- Зайдите в «Доступ и экспорт».
- Теперь выберите одну из функций: «Сохранить как» или «Печать». Я сначала разберу вторую опцию, так как она более удобная.
- Выберите принтер «Сохранить как PDF». Тапните по дискете.
- Укажите папку для сохранения, введите имя и подтвердите действие.
- Если вы выбрали функцию «Сохранить как», укажите формат пдф в списке. Кликните «ОК».
- Тапните по стрелке.
- Выберите браузер для загрузки и при необходимости подтвердите ее.
Конвертеры файлов
Есть еще один способ преобразовать текстовый и любой другой тип файла в PDF – сервисы-конвертеры. Они представлены в виде сайтов и программ (есть варианты как для компьютера, так и для смартфона).
Способ с сайтами часто отпугивает тех, кто боится за утечку своих данных, особенно если сконвертировать нужно важный файл с конфиденциальной информацией. Но переживать по этому поводу не стоит. Сервисы гарантируют удаление всех ваших файлов после скачивания вами готового pdf либо спустя короткий промежуток времени. Третьим лицам ваши данные не передаются.
Если все равно не доверяете сайтам, тогда перестрахуйтесь: скачайте программу для ПК или телефона. В этом случае все манипуляции будут проводиться в офлайн-режиме, то есть без загрузки файлов на сервер конвертера.
PDF24 Tools: онлайн-сервис и программа для Windows
PDF24 Creator – это не просто конвертер, а целый набор инструментов для работы с pdf-файлами. Чего здесь только нельзя сделать: сконвертировать изображение в pdf и обратно, объединить несколько файлов, сжать их и отредактировать, разделить один документ на несколько частей, переставить страницы и добавить нумерацию, извлечь картинки, защитить паролем. И это даже не весь перечень.
Конвертировать можно все популярные виды файлов: DOC, DOCX, XLS, XLSX, PPT, PPTX, ODT, ODG, ODS, ODP, JPG, PNG, TIFF и многие другие. Процесс преобразования очень быстрый – я не успела и глазом моргнуть, как мне уже предоставили готовый архив для скачивания.
Но самое интересное – сервис абсолютно бесплатный и без ограничений. Никто не предложит вам купить платную версию. Есть только рекламные баннеры на сайте, и то их не так много.
Как пользоваться сайтом:
- Перейдите по ссылке и зайдите в инструмент «Преобразовать в PDF».
- Загрузите файлы с помощью специальной кнопки либо перетащите их на область, очерченную пунктиром.
- Подождите, пока они загрузятся на сайт, и запустите конвертацию.
- Скачайте файлы архивом (если их было несколько) либо нажмите «Создать pdf», если вы хотите объединить эти документы в один.
- Подтвердите действие и скачайте результат обработки.
У сервиса есть программа для ПК, которая подходит для Windows 10 и более старых версий ОС. Можно скачать вариант для домашнего использования и для работы в офисе компании.
Функционал практически идентичный (дополнительно есть инструмент для рисования стилусом на планшете), только интерфейс другой, поэтому расскажу, как в нем работать:
- Запустите программу. Найдите и откройте инструмент «PDF24 Creator».
- Откройте папку во встроенном файловом менеджере. Перетащите документы мышкой в правую область окна. Если хотите объединить файлы разных форматов (docx, png и т. д.) в один pdf, переместите их на один лист. Если они должны идти отдельными документами – на разные листы.
- Для сохранения результата нажмите на дискету. Чтобы сразу отправить все по почте, кликните по письму.
- Выберите качество файла. Чем оно выше, тем больше будет весить документ. Выберите папку, дайте имя и подтвердите сохранение.
Small PDF: онлайн-сервис, программа для ПК и смартфона
Small PDF – набор из 21 инструментов для работы с файлами:
- конвертация (Word, Excel, PPT, jpg и все остальные популярные форматы текстовых документов и изображений);
- сжатие;
- редактирование;
- объединение, удаление и разделение страниц;
- защита паролем и его снятие;
- добавление подписи и многое другое.
Всем функционалом можно пользоваться бесплатно, но только на сайте. Также у сервиса есть приложения для Windows, Андроид и iOS, но работа в них доступна после оформления подписки за 9$ в месяц. Есть бесплатная пробная версия на 7 дней – для этого нужно зарегистрировать аккаунт на сайте – через учетную запись Google или любую электронную почту.
Загрузить исходный файл можно с устройства, из Dropbox или Google Диска. Готовый пдф-документ отправляется туда же. Перед конвертацией на сайте нельзя настроить поля, ориентацию листа и его размер, как в десктопной программе.
После обработки можно запустить дополнительный инструмент: редактирование, сжатие, поворот страниц и т. д.
I Love PDF: онлайн-сервис и программа для Windows и MacOS
У I Love PDF почти тот же набор инструментов, что и у Small PDF (то есть доступна не только конвертация, но и редактирование, сжатие, добавление водяных знаков и т. д.). Одно из отличий – у этого сервиса есть версия программы для MacOS.
Все инструменты доступны бесплатно, но только онлайн на сайте. За приложения для ПК придется платить – 4 (если оформляете сразу на год) или 7 евро в месяц. Дополнительно вам будет доступна конвертация в формат PDF/A и цифровые подписи.
На сайте можно сконвертировать jpg-картинки, документы Word, Excel, презентации PowerPoint и html. Исходники загружаются с устройства, из DropBox или Google Диска.
В один пдф можно добавить сразу несколько файлов разных форматов. А затем настроить ориентацию страницы, ее размер и поля.
Обработанный файл хранится некоторое время на серверах I Love PDF, чтобы вы могли поделиться ссылкой на скачивание с другим человеком. Либо его можно сразу удалить с помощью иконки с корзинкой.
Мобильные приложения
Если все ваши документы для преобразования находятся на смартфоне, воспользуйтесь мобильными конвертерами. Так же, как и программы для ПК, они работают без подключения к интернету и не загружают ваши конфиденциальные файлы на свой сервер.
Document Converter
Document Converter – инструмент для быстрой конвертации, без дополнительных настроек (качество, ориентация листа, фильтры для фото и т. д.). С помощью него можно создать пдф-файл из нескольких картинок (jpg, jpeg, png и другие), текстовых документов (txt, docx, xls и другие) или html. Можно отсканировать текст на бумажном носителе в режиме реального времени и сразу преобразовать его в пдф.
Также здесь есть встроенная читалка, инструмент для сжатия, если вдруг у вас есть лимиты по весу файла.
Программой можно пользоваться бесплатно. Есть платная версия за 450 рублей для работы в сервисе без ограничений.
Как пользоваться приложением:
- Запустите программу и нажмите «Allow Access». Разрешите сервису доступ к памяти устройства.
- Если интерфейс не был автоматически переведен на русский, зайдите сразу в настройки. Поменяйте язык в первом выпадающем меню. Также можете настроить папку для сохранения готовых pdf-файлов и ночной режим интерфейса.
- Далее вернитесь во вкладку «Дом». Выберите исходный тип файла, который хотите сконвертировать: текстовый документ, изображение или html.
- Тапните по иконке с листами. Выберите файл в памяти смартфона.
- Нажмите «Переработать».
- Напишите имя будущего пдф. Кликните «ОК».
- Подождите, пока закончится обработка. Нажмите «Открыть файл», чтобы просмотреть, корректно ли был преобразован документ. Либо тапните «Найдите».
- Откроется страница с историей конвертации. Здесь будут хранится все обработанные ранее файлы.
Конвертер Изображений в PDF
Конвертер Изображений в PDF специализируется только на обработке картинок различных форматов (jpg, jpeg, png и т. д.). Особенно полезной эта программа станет для студентов. Ведь в эпоху онлайн-обучения им часто нужно сдавать конспекты и домашние задания в виде пдф-файлов. В этом приложении можно отсканировать текст на бумажном носителе и объединить фотки в один большой многостраничный документ.
Перед конвертацией можно:
- настроить яркость и контраст изображений, чтобы картинка получилась более четкой;
- добавить фильтр;
- изменить порядок файлов (если вдруг последовательность была нарушена) и ориентацию листа;
- обрезать фото;
- поставить пароль на документ;
- выбрать качество изображений (можно поставить более низкое для сжатия).
Также есть редактор для добавления текста и вольных рисунков.
И все это бесплатно. Платную версию никто не предлагает.
Как работать в приложении:
- Откройте программу и тапните «Выбирайте изображения».
- Перейдите в папку с нужными картинками. Отметьте один или несколько файлов – в той последовательности, в которой они должны быть опубликованы в пдф. Кликните «Импорт».
- Для каждого изображения выберите при необходимости фильтр.
- Щелкните «Настройки». Измените контраст, яркость и детализацию.
- Если поняли, что указали картинки в неправильной последовательности, смените порядок, перетащив файлы на нужные места.
- Кликните «Конвертировать в pdf».
- Напишите имя будущего файла, при необходимости установите пароль и добавьте белые поля. Выберите качество изображения и ориентацию. Нажмите «Конверт.».
- Когда обработка завершится, тапните «Открыть с помощью». Также можете поделиться документом в мессенджере, соцсети или по электронной почте либо запустить редактор для добавления текста/рисунка.
По набору функций PDF Extra (Андроид, iOS) напоминает сервисы PDF24 Tools и Small PDF. Здесь доступна не только конвертация и сканирование фото, но и другие инструменты:
- читалка;
- редактирование текста и изображений;
- изменение порядка страниц и вставка новых листов;
- добавление электронных подписей и быстрое заполнение pdf-форм (есть только в платной версии);
- отправка файлов в принтер на печать;
- установка пароля;
- объединение несколько пдф-файлов;
- добавление аннотаций.
Также у программы есть версия для Windows с идентичным функционалом.
Конвертация файлов доступна в бесплатной версии. Если вы хотите использовать дополнительные опции, придется купить подписку – от 4$ до 100$ в зависимости от периода использования и количества устройств.
***
Если вы хотите настроить файл перед сохранением (изменить ориентацию листа, поля, количество страниц и другие параметры), сделайте все в Word или «Блокноте» – за счет виртуального принтера Microsoft Print to PDF, встроенного в систему Windows. Также можно воспользоваться онлайн-сервисом I Love PDF – у него тоже есть преднастройка.
Для тех, кто боится загружать свои документы в интернет, есть десктопная программа-конвертер PDF24 Creator. Она полностью бесплатная.
Если вам нужно сохранить в пдф-формате несколько фото с конспектами, отсканируйте их в мобильном приложении и соедините в один многостраничный документ.