Создание книги
Книга — это файл, который содержит один или несколько листов для упорядочения данных. Можно создать пустую книгу или воспользоваться шаблоном.
Создание книги
-
Откройте Excel.
-
Выберите элемент Пустая книга или нажмите клавиши CTRL+N.
-
Начните вводить текст.
Создание книги на основе шаблона
-
Откройте вкладку Файл и выберите пункт Создать.
-
Откройте шаблон двойным щелчком.
-
Щелкните и начните вводить текст.
Откройте новую пустую книгу.
-
Откройте вкладку Файл.
-
Щелкните Создать.
-
В разделе Доступные шаблоны дважды щелкните элемент Пустая книга.
Сочетание клавиш. Чтобы быстро создать пустую книгу, вы также можете нажать клавиши CTRL+N.
Советы:
-
По умолчанию новые книга содержит три листа, но их количество можно изменить.
Дополнительные сведения см. в статье Изменение количества листов в новой книге.
-
При необходимости также можно добавить и удалить листы.
Дополнительные сведения о добавлении и удалении листов см. в статье Вставка и удаление листов.
Создание книги на основе существующей
-
Откройте вкладку Файл.
-
Щелкните Создать.
-
В разделе Шаблоны щелкните Из существующего документа.
-
В диалоговом окне Создание из имеющейся книги выберите диск, папку или адрес в Интернете, где находится книга, которую требуется открыть.
-
Щелкните книгу, а затем нажмите кнопку Создать.
Создание книги на основе шаблона
-
Откройте вкладку Файл.
-
Щелкните Создать.
-
Выполните одно из указанных ниже действий.
-
Чтобы использовать один из образцов шаблонов, доступных в Excel, в разделе Доступные шаблоны щелкните Образцы шаблонов, а затем дважды щелкните нужный шаблон.
-
Чтобы выбрать один недавно использовавшихся шаблонов, щелкните Последние шаблоны, а затем дважды щелкните нужный шаблон.
-
Чтобы использовать собственный шаблон, в разделе Мои шаблоны, а затем на вкладке Личные шаблоны в диалоговом окне Создать дважды щелкните нужный шаблон.
Примечание: Вкладка Личные шаблоны содержит созданные вами шаблоны. Если вы не видите шаблон, который хотите использовать, убедитесь, что он находится в правильной папке. Пользовательские шаблоны обычно хранятся в папке Шаблоны (стандартный путь в Windows Vista: C:Пользователиимя_пользователяAppDataLocalMicrosoftШаблоны; стандартный путь в Microsoft Windows XP: C:Documents and Settingsимя_пользователяApplication DataMicrosoftШаблоны).
-
Совет: Другие шаблоны книг можно скачать с сайта Microsoft Office.com. В разделе Доступные шаблоны щелкните Шаблоны Office.com, выберите определенную категорию и дважды щелкните шаблон, который хотите скачать.
Дополнительные сведения
Вы всегда можете задать вопрос специалисту Excel Tech Community или попросить помощи в сообществе Answers community.
См. также
Вставка и удаление листов
Нужна дополнительная помощь?
Автор: Your Mentor. Дата публикации: 25 октября 2020.
Многие из вас уже знакомы с программой Excel от Microsoft, но используете ли вы ее по полной? Применяете ли вы в своей работе популярные функции или сводные таблицы? Создаете ли вы макросы для автоматизации своих действий? Действительно ли вы считаете себя опытным пользователем Excel, как это сейчас принято писать в резюме?
Если это не так, тогда добро пожаловать на наш полный курс по Excel. В этом объемном курсе вы узнаете не только о базовых манипуляциях в Excel, как добавление строк и столбцов, рабочих листов, создание таблиц и диаграмм, применение простых формул для подсчета ваших данных.
Здесь вы узнаете об условном форматировании. Как работать с фильтрами и применять срезы в ваших отчетах или презентациях. Вы узнаете, как быстро найти и заменить старые данные на новые. Научитесь работать в режиме нескольких окон и подсчитывать данные из нескольких листов или файлов excel.
Я расскажу вам, как делить данные в ячейках по разным столбцам и как создать выпадающий список. Вам будет нелишним узнать о полезной функции анализа «Что Если». Вы наконец-то научитесь применять популярные функции ЕСЛИ и ВПР в своей работе. Научитесь создавать сводные таблицы и создавать макросы для автоматизации ваших повторяющихся действий. Кстати, более углубленные знания в этом направлении, вы можете получить в платном курсе «Excel и Google-таблицы: от новичка до эксперта».
В конце вы узнаете, как защитить формулы в ваших таблицах от третьих лиц, как защитить рабочие листы и целые файлы. Также, я вам расскажу, как правильно оформить страницы перед печатью ваших таблиц Excel. Я уверен, что в каждом уроке вы узнаете что-то новое и откроете для себя новые возможности по работе с программой Excel.
Урок 1. Меню и вкладки в Excel
Первый урок я начну со знакомства с меню программы. Я уверен, что многие из вас уже знакомы с Excel, но данный курс будет неполным без ознакомительного урока с основными вкладками и командами.
Урок 2. Понимание книг и рабочих листов, строка состояния. Добавление и удаление строк и столбцов
Есть определенные термины Excel, которые мы должны постоянно использовать. В Excel файл – это книга. Книга — это файл. Каждая рабочая книга состоит как минимум из одного рабочего листа и в них производится основная работа в данной программе.
Урок 3. Изучение методов ввода и редактирования данных. Шаблоны Excel и заметки
Ввод данных — одно из самых основных действий, которые мы делаем в Excel, но есть некоторые правила, некоторые концепции, с которыми вам следует ознакомиться. Этим мы и займемся в нашем третьем уроке.
Урок 4. Создание и копирование простых формул в Excel
Для многих пользователей Excel написание формул, т.е. создание формул — одно из самых распространенных занятий. Формулы во многих случаях просты и удобны в использовании, но они работают по немного другой концепции. Давайте в этом разберемся.
Урок 5. Комбинированный подсчет, вычисление процентов, закрепить ячейку в формуле excel ($)
В предыдущем уроке мы с вами рассмотрели работу с простыми формулами и использование суммирования значений. В этот раз я покажу вам, как делать комбинированные расчеты, расчет процентов и фиксировать ячейку в формулах.
Урок 6. Функции СУММ, СРЕДНЕЕ, РАНГ, НАИБОЛЬШИЙ
В предыдущих уроках мы рассмотрели 3 метода суммирования данных и поиск среднего числа. В этом уроке я покажу вам быстрый метод подсчета суммы и средней, как узнать рейтинг из полученных результатов и другие чуть менее известные функции в Excel.
Урок 7. Регулирование размера строк и столбцов, объединение ячеек, перенос записи, выравнивание и работа с границами
Сегодня мы разберем способы форматирования рабочей области Excel. Я предполагаю, что вы уже знакомы с некоторыми продуктами Microsoft Office, как, например, Word, поэтому я не буду рассматривать те функции, с которыми вы, скорее всего, уже знаете.
Урок 8. Числовой и финансовый формат. Даты и условное форматирование
В данном уроке мы рассмотрим некоторые виды числового форматирования, чтобы вы знали, как обойти условные настройки программы и могли отредактировать данные ваших таблиц в более удобном для вас формате.
Урок 9. Создание и форматирование таблицы. Фильтрация и срезы в Excel
Если вы работаете со списками данных, возможно, с персоналом, или списком товара, или списком транзакций, например, то по мере увеличения или уменьшения списков вы можете упростить управление ими с помощью функции, называемой таблицей.
Урок 10. Работа с фигурами, добавление рисунков и схемы SmartArt в Excel
Для этого урока я создал простую таблицу, чтобы показать вам, каким образом мы можем добавлять в наши таблицы разного рода фигуры, картинки с компьютера или онлайн, элементы SmartArt и другое.
Урок 11. Копирование и перенос строк таблицы, скрытие строк и столбцов. Найти и заменить в Excel
Сегодня я вам покажу методы вставки и скрытия строк и столбцов, как быстро копировать и передвигать части таблицы без потерь. Мы также рассмотрим полезную функцию поиска и замены данных в ваших таблицах.
Урок 12. Как сделать диаграмму в excel
Люди не всегда быстро воспринимают информацию в цифрах, и иногда необходимо показать данные с помощью диаграмм. В Excel есть большое разнообразие диаграмм, которые вы можете использовать в ваших отчетах, презентациях и других методах демонстрации данных. Давайте рассмотрим, как с ними работать.
Урок 13. Форматирование диаграмм, Спарклайны, Гистограмма и диаграмма Парето в Excel
В прошлом уроке мы с вами рассмотрели несколько способов создания диаграмм и их форматирование, меняли стиль и добавляли записи. В этом видео я продолжу рассказывать вам о дополнительных функциях Excel для работы с диаграммами.
Урок 14. Как закрепить строку, разделить таблицу, и функция «группировать»
Мы поговорим о некоторых настройках рабочего листа Excel для удобства работы с вашими таблицами и данными. Это одно из тех направлений, где встречаются множество вопросов пользователей по работе с программой. А значит, данный урок будет очень для вас полезен.
Урок 15. Как перемещаться между книгами Excel и упорядочить несколько окон
Если у вас открыто несколько книг Excel, то бывает необходимость переходить из одного файла в другой. Или, может быть, еще такая ситуация, что вы находитесь только в одной книге, но вам нужно перемещаться между рабочими листами внутри нее. Это довольно сложно сделать, если вы пытаетесь достичь и того и другого. Давайте рассмотрим несколько вариантов, как Excel может решить эту задачу.
Урок 16. Создание, копирование и группировка рабочих листов Excel
Здесь мы рассмотрим работу с рабочими листами. Вы научитесь создавать их, переименовывать, группировать и многое другое. Давайте начнем.
Урок 17. Как посчитать данные из разных листов и файлов в Excel
В предыдущих уроках мы с вами применяли формулы для подсчета данных в таблицах внутри рабочих листов. Но часто возникает потребность делать отчеты используя данные из нескольких листов или даже книг. В этом уроке я покажу, как все это работает.
Урок 18. Сортировка и фильтрация данных в Excel
Когда мы работаем с большими таблицами, в Excel имеется очень полезные функции сортировки и фильтрации данных. В этом уроке мы рассмотрим несколько примеров их использования.
Урок 19. Как разделить текст в ячейке excel по столбцам. Удаление дубликатов
Иногда возникают ситуации, когда вы получаете какой-нибудь отчет или проект, где данные находятся в одной ячейке, но вы хотите видеть их в разных столбцах. В этом уроке мы продолжим говорить о сортировке данных и разделении столбцов на отдельные части.
Урок 20. Проверка значений и как сделать выпадающий список в excel
В Excel имеется очень мощный инструмент по проверке вводимых значений. Он проверяет их не после ввода, а до него, чтобы данные в таблице были корректны. Сегодня мы рассмотрим данный инструмент и научимся создавать не только правила для вводимых данных, но и создавать выпадающие списки в ячейках.
Урок 21. Применение функции анализа «Что Если»
Сегодня мы рассмотрим полезную функцию Excel под названием «Анализ Что Если». Она будет вам полезна не только для подсчета финансовой деятельности предприятия, но и для собственных финансовых планов.
Урок 22. Функция ЕСЛИ в Excel. Подробное объяснение с примерами
Одна из самых мощных функций Excel называется функцией ЕСЛИ. По своей природе она почти похожа на программирование и открывает двери для другого образа мышления. Функция ЕСЛИ – это условная функция. Она позволяет нам давать несколько ответов в зависимости от условия.
Урок 23. Функция ВПР в Excel. Подробное объяснение с примерами
Здесь мы рассмотрим очередную мощную функцию Excel, которая называется ВПР. В прошлом уроке мы рассматривали функцию ЕСЛИ, где мы задавали условие и, в зависимости от значения, программа предоставляла результат. Функция ВПР ищет значение в заданной области и предоставляет результат, который наиболее совместим с каким-нибудь заданным параметром.
Урок 24. Функции СЧЁТЕСЛИ и СУММЕСЛИ в Excel
Сегодня будет короткий урок, где мы закончим разбирать популярные функции Excel и рассмотрим две сразу: СЧЁТЕСЛИ и СУММЕСЛИ.
Урок 25. Как сделать сводную таблицу в Excel и манипулировать ее данными
Один из самых креативных и мощных инструментов Excel называется сводной таблицей. Это отдельная область, которую вы можете создать на основе данных.
Урок 26. Группировка и фильтры в сводной таблице excel. Сводные диаграммы.
Мы продолжаем работать со сводной таблицей, которую мы создали в прошлом уроке.
Урок 27. Создание простых макросов в Excel
Макрос – это способ автоматизировать вашу работу. Они применяются там, где пользователь изо дня в день выполняет определенные манипуляции в Excel и хочет вместо 5 или 10 шагов, выполнить действие одним сочетанием клавиш. Иногда применение некоторых макросов может занять две или три минуты, особенно если они связаны с большим количеством манипуляций с данными, но основная идея состоит в том, что вы определили конкретные действия, которые часто выполняете, и хотели бы их автоматизировать.
Урок 28. Как защитить рабочий лист или книгу и поделиться файлом Excel
В Excel имеется несколько вариантов защиты ваших таблиц, рабочих листов и целых книг. Бывают ситуации, что вы выполняете какой-нибудь проект в команде, и вам необходимо делится вашими файлами Excel. Чтобы защитить в них данные от разного рода манипуляций посторонних лиц, что нарушит целостность и правильность данных, вы можете применять разные методы защиты.
Урок 29. Как печатать страницы и заголовки на каждой странице. Как вставить колонтитул в excel
К последнему уроку данного курса мы с вами создали несколько Excel файлов и рабочих листов. Мы также создали множество таблиц и отчетов. Какие-то из них довольно длинные, а какие-то довольно широкие. Но мы бы хотели их распечатать таким образом, чтобы они выглядели целостными и привлекательными. Давайте рассмотрим, как мы это можем сделать.
Что еще интересного почитать
Презентация
Во втором занятии рассмотрено создание новой книги, открытие и сохранение. Пользователь узнает способы быстрого перемещения по листу, осуществления поиска данных и их замену, а также хитрости управления листами.
Навыки MOS 77-420
| Название навыка | Номер навыка |
|---|---|
| Создание чистой рабочей книги | 1.1.1 |
| Создание чистой рабочей книги | 1.1.2 |
| Создание чистой рабочей книги | 1.1.5 |
| Поиск данных в книге | 1.2.1 |
| Изменение порядка листов | 1.2.3 |
| Демонстрация использования GoTo | 1.2.4 |
| Демонстрация использования NameBox | 1.2.5 |
| Изменение цвета закладки | 1.3.1 |
| Сокрытие листа | 1.4.1 |
| Сохранение книги в альтернативный формат файла | 1.5.2 |
| Сохранение файлов в удаленных местах | 1.5.8 |
| Поиск и замена данных | 2.1.2 |
Теория:
- Создание рабочих книг. Открытие и сохранение книги
Видеоверсия
Текстовая версия
Создание рабочей книги с одним листом происходит сразу после запуска табличного процессора. Способы запуска табличного процессора были рассмотрены в предыдущем занятии. Если у пользователя не изменены настройки запуска по умолчанию, то на начальном окне можно выбрать тип создаваемой книги: пустая, либо на основе одного из предложенных шаблонов.
Шаблон – это особая книга, на основе которой создаются другие книги. В отличие от пустой книги, шаблоны, как правило уже содержат определенную разметку, форматирование и формулы. При создании книги на основе шаблона изменения вносятся не в сам шаблон, а в копию книги, созданную на основе шаблона.
Все книги создаются на основе шаблонов, просто пустая книга создается на основе чистого шаблона, лишенного дополнительного форматирования, а для упрощения понимания мы будем говорить: «Создание чистой книги».
Если необходимо создать новую книгу, когда Excel запущен, то это можно сделать с помощью команды: Файл/ Создать и выбрать тип новой книги: пустая или на основе шаблона.
Второй способ – это щелкнуть левой кнопкой мыши по значку Excel на панели задач с зажатой клавишей Shift.
И, третий способ, заключается в использовании горячего сочетания клавиш: «Ctrl+N».
При использовании последнего способа будет создана сразу пустая новая книга, а не вызван начальный экран с возможностью выбора шаблона.
Открытие существующей книги
Открыть ранее созданную книгу можно, как из самой программы Excel, так и из вне, например, файлового менеджера «Проводник».
Если воспользоваться файловым менеджером, то открыть книгу можно двойным щелчком (или одинарным, если так настроена система), либо воспользоваться вкладкой «Главная» ленты интерфейса Проводника, либо вызвать контекстное меню и выбрать пункт «Открыть».
Выбрав пункт «Открыть с помощью» можно дополнительно будет выбрать программу для открытия файла, такое бывает удобно, если нужно открывать файлы от других приложений, либо, если в системе несколько программ, работающих с одним типом фалов. С файлами Excel могут работать другие табличные процессоры, например, OpenOffice Calc. Более подробно об открытии «не родных» файлов в Excel будет вестись речь в 10 занятии.
Открытие существующей книги непосредственно из табличного процессора также можно осуществить несколькими способами.
За открытие книг отвечает группа «Открыть» представления Backstage, которое вызывается по клику на вкладку «Файл», либо с помощью горячего сочетания клавиш «Ctrl+O».
В отличие от других продуктов MS Office, Excel обладает некоторой особенностью, а именно: в табличном процессоре Excel нельзя открыть две книги с одинаковым названием, например, одну из флешки, а вторую со своих документов на рабочем компьютере. Придется предварительно одну из книг переименовать. В то же время, открыть два документа Word или презентации PowerPoint, с одинаковым названием, можно.
Пользователю доступны несколько стандартных мест хранения файлов:
Последние – собраны последние книги, над которыми производилась работа в табличном процессоре, причем файл будет открываться из того места-расположения, где последний раз над ним производилась работа.
OneDrive – онлайн хранилище Microsoft, которое дает всем пользователям, подписавшимся на пакет Office 365, 1 Тб места под данные.
Этот компьютер – переход в папку «Мои документы», которая настроена на конкретного пользователя (по умолчанию система размещает Мои документы в хранилище OneDrive)
Обзор – запуск диалогового окна открытия файла, где в привычном интерфейсе проводника можно выбрать месторасположение и сам файл.
В Microsoft Office могут быть добавлены другие места хранения файлов, например, OneDrive корпоративный, или Office 365 SharePoint.
Как уже было отмечено выше, запустить представление Backstage на группе «Открыть», можно и с помощью горячего сочетания Ctrl+O, однако, если нужно сразу же перейти на диалоговое окно открытия файла, то это проще всего сделать с помощью горячего сочетания клавиш Ctrl+F12.
Сохранение книг
Для сохранения в Excel, как и других программах Microsoft Office, предусмотрено несколько вариантов:
Сохранить – сохраняет текущую книгу.
Сохранить как… – сохраняет текущую книгу под новым именем и/ или в новом месте. С помощью команды «Сохранить как…» можно сохранить книгу в другом формате.
Если книга сохраняется в первый раз, то всегда будет запускаться команда «Сохранить как…»
Для команды «Сохранить» предусмотрены горячие сочетания клавиш: Ctrl+S и Shift+F12, они идентичны и, возможно, продублированы для удобства использования программы как правшами, так и левшами.
Есть горячие сочетание и для команды «Сохранить как…» – это клавиша F12, которая сразу запускает диалоговое окно сохранения файла.
При использовании команды «Сохранить как…» пользователь может выбрать место для хранения файла, в тои числе и хранилище OneDrive или его аналог. Если использовать OneDrive, то хранилище доступно прямо из окна табличного процессора, в случае сторонних поставщиков онлайн хранилищ, возможно, придется воспользоваться диалоговым окном сохранения, выбрав правильное расположение сохранения файла.
Сохранение файла под другим форматом
Каждый файл в операционной системе состоит из двух частей, непосредственно имени и расширения. Отделение расширения от имени происходит с помощью точки с права на лево. Т.е. все что идет справа до первой точки считается расширением, а остальная часть – имя, которое, в свою очередь, тоже может иметь точки, но они учитываются наравне с остальными символами.
Именно по расширению файла операционная система определяет его тип и, соответственно, ассоциацию с тем приложением, которое должно открыть данный файл по умолчанию (по двойному клику мышки, либо нажатию клавиши Enter). При этом, в системе может быть несколько приложений, работающих с одним типом. К примеру, если взять расширение .pdf, то открыть его можно с помощью приложений: браузер Edge, Microsoft Word (версия 2013 +), Adobe Acrobat Reader и другие. Перечень приложений, установленных в системе, которые могут работать с определенным типом фала можно увидеть в контекстном меню.
К примеру, попытка открыть файл с расширением *.pdf в другой системе.
Возвращаясь к табличному процессору Excel, следует отметить, что он имеет несколько «родных» расширений, но поддерживает и другие расширения.
Родное расширение – это расширение, которое появилось вместе с конкретным приложением, для Excel таких расширений несколько:
- *.xlsx – Книга Excel;
- *.xlsm – Книга Excel с поддержкой макросов;
- *.xlsb – Книга Excel с поддержкой макросов, представленная в двоичном формате. Часто используется для очень больших документов с десятками тысяч строк и/или сотнями колонок;
- *.xltx – шаблон Excel;
- *.xltm – шаблон Excel с поддержкой макросов.
Это не все форматы, одним из часто встречаемых форматов является *.xls – это книга Excel сохраненная в старом (версия Excel до 2003й) формате, остальные устаревшие форматы мы рассматривать не будет ввиду их неактуальности.
Кроме родных расширений, Excel может сохранить книгу в одном из других форматов, например, сохранить список в текстовом формате, либо формате веб-странице. Для сохранения книги в другом формате нужно выполнить команду «Сохранить как…» и выбрать из списка нужный формат.
Наиболее часто сохранение выполняется в старом формате *.xls для поддержки совместимости с устаревшими версиями Excel, при этом часть функциональности книги может быть утеряна (о чем программа предупредит соответствующим диалоговым окном).
Команда «Сохранить как…» может использоваться и для переименования существующей книги Excel, вернее, это будет ее копирование под новым именем, если же надо именно переименовать книгу, то придется воспользоваться файловым менеджером «Проводник». В проводнике для переименования файла можно вызвать контекстное меню, командами ленты интерфейса, сделать клик мышки по предварительно выделенному файлу, либо выбрать файл и нажать функциональную клавишу F2.
- Навигация по рабочим листам и книгам
Видеоверсия
Текстовая версия
Важным умением при работе в Excel, особенно при работе с большими данными, является умение быстрого перемещения в ту или иную часть таблицы на листе, листа или книги. Excel предлагает пользователю широкий набор команд для навигации, рассмотрим их.
Навигация с помощью горячих сочетаний клавиш
Для начала рассмотрим горячее сочетания клавиш, отвечающие за навигацию в Excel.
Ctrl+End – мгновенное перемещение в самую последнюю (нижняя, правая) ячейку листа, которая находится на пересечении последней строки и столбца.
Ctrl+Home – мгновенное перемещение в начало листа (ячейка А1).
Стрелки на клавиатуре – перемещение на одну ячейку в зависимости от направления.
Ctrl+стрелки на клавиатуре – в зависимости от направления стрелки, перемещение в конец/начало непрерывного диапазона с данными, например, если на листе будет несколько введенных таблиц. Если нажать указанное сочетание на листе, где нет данных, то выделение активной ячейки переместится в конец строки/столбца листа.
Лист Excel содержит много ячеек, если перемещаться с помощью Ctrl и стрелок на листе без данных, то можно убедится, что последним столбцом будет XFD (16384), а последней строкой 1048576.
Перемещение с использованием клавиши ScrollLock. Не самая часто используемая клавиша, в Excel может оказаться полезной. Итак, с нажатой клавишей ScrollLock, поведение с использованием стрелок и стрелок с Ctrl меняется:
Стрелки на клавиатуре – перемещение на один столбец/строку.
Ctrl+стрелки – перемещение на один экран в зависимости от направления.
Это не все комбинации для перемещения по листу с помощью клавиатуры, в процессе освоения работы в табличном процессоре можно добавить использование клавиш Home и End, а также их использование с зажатой клавишей ScrollLock.
Навигация по листу Excel может производиться не только с клавиатуры, но и связки мышка + элементы интерфейса программы.
Навигация с помощью окошка «Имя» (Name Box)
Пока мы не использовали большие и сложные документы в Excel, но с ростом количества данных, перемещения с помощью клавиатуры может оказаться недостаточно. В Excel предусмотрены инструменты для работы с большими данными, одним из таких является окошко «Имя», которое находится над первой ячейкой листа.
В данном окошке отображается имя ячейки или диапазона, который сейчас активен, однако, туда можно ввести имя существующей ячейки или диапазона и мгновенно перенестись. С малым количеством данных преимущества использование такого подхода не очевидны, однако, на листе с большими объемами данных и пользовательскими именами ячеек/диапазонов, окошко «Имя» (NameBox) может оказаться чрезвычайно полезным.
С помощью данного окошка можно не только перемещаться, но и давать имена ячейкам/диапазонам, для этого следует установить курсор выделения активной ячейки в целевую позицию, а окне «Имя» ввести новое имя без пробелов.
Теперь, находясь в произвольном месте листа, можно ввести в окошко «Имя» слово «данные» и мгновенно перенестись на ячейку «I14», согласитесь, такие имена ячеек гораздо легче запоминать.
Навигация с помощью команды «Перейти» (Go To)
На вкладке «Главная», группа «Редактирование» находится команда с дополнительными опциями «Найти и выделить».
Выбрав пункт «Перейти…» можно посмотреть список всех именованных ячеек/диапазон и быстро перейти к целевому, чтобы не держать этот список в голове, при большом количестве это будет проблематично.
Кроме поименованных пользователем ячеек там еще содержится история последних переходов, если в списке будут присутствовать именование ячейки с других листов книги, то они будут обозначаться с именем листа.
Свое продолжение команда «Перейти…» получила в команде «Выделить группу ячеек» (Go To Special…), вызвать которую можно как из меню «Найти и заменить», и с диалогового окна «Переход».
Мы рассмотрели не все возможности навигации в Excel, остальные приемы будут рассмотрена при практической работе, для лучшей усвояемости материала.
- Управление рабочими листами
Видеоверсия
Текстовая версия
Основным структурным элементом книги Excel является рабочий лист или просто лист. Пользователю доступен широкий набор действия над самими листами для продуктивной работы в табличном процессоре.
Команды, позволяющие выполнять действия над листами сосредоточены в команде с опциями «Формат», а также в контекстном меню, ярлычка листа.
Добавление рабочих листов в существующую книгу
По умолчанию в Excel 2013/ 2016+ новая пустая книга создается с одним листом, если книга создается на основе шаблона, то количество листов может быть произвольным.
Добавить листы в открытой книге можно несколькими способами, эти способы дополняют друг друга.
Первый способ, самый очевидный способ – щелкнуть по значку «+» справа возле листа. Добавиться новый пустой лист в книгу Excel.
Второй способ — добавить новый лист можно с помощью команды «Вставить», группы «Ячейки» вкладки «Главная».
Третий способ добавления нового листа заключается в использовании контекстного меню на одном из активных листов.
В этом случае, можно вставить не просто пустой лист, а выбрать один из предложенных вариантов шаблонов в диалоговом окне.
Копирование и перемещение листов
Не всегда нужен новый пустой лист, добавить листы в книгу можно скопировав существующий лист с данными, если вызвать контекстное меню на существующем листе и выбрать опцию «Переместить или скопировать», либо воспользоваться командой «Формат» группы «Ячейки» вкладка «Главная».
Главное не забыть отметить чекбокс «Создать копию» в появившемся диалоговом окне, в противном случае, лист переместится на новое место.
Копирование либо перемещение листа с помощью одноименного диалогового окна возможно и между двумя книгами, главное, чтобы эти книги были открыты, тогда все открытые книги будут отображаться в раскрывающемся списке в верхней части диалогового окна.
Этот способ имеет свой более быстрый аналог, если зажать Ctrl щелкнуть левой кнопкой мыши и немножко потянуть в сторону уже готовый лист, то создастся его копия, если же это сделать без зажатой клавиши Ctrl, то лист просто переместится. Такое перетягивание можно делать и между двумя разными книгами, однако, работает данный способ только в версиях Excel от 2013й и выше.
Скопировать лист с данными из текущей, либо внешней книги можно просто выделив все данные и вставив их в пустой лист рабочей книги, однако, такое решение вряд ли можно назвать разумным, при знании способов, описанных выше.
Переименование листа
Для переименования листа следует проделать операцию аналогичную копированию, т.е. либо через контекстное меню, либо через вкладку «Главная», группа «Ячейки», команда «Формат» и выбрать пункт «Переименовать…».
Для переименования есть и более быстрый способ, нужно просто выполнить двойной клик левой кнопкой мыши по ярлычку листа. Имя листа может содержать пробелы в отличии от имени ячейки/диапазона, но максимальное количество символов в имени ограничено 31.
Изменение цвета ярлычка листа
При накоплении листов в книге, бывает удобно задать цвет ярлычков листа, это делается с помощью контекстного меню, либо с помощью команды «Формат» вкладки «Главная»
Сокрытие листов в книге
Иногда может потребоваться скрыть определенный лист/листы. Причин может быть несколько, например, там используются вспомогательные вычисления, либо данные на нем пока не актуальны и т.д.
Сокрытие листа выполняется через контекстное меню, либо через команду «Формат» вкладки «Главная», в принципе, как и большинство операций над листами в Excel.
Если в книге есть скрытые листы, то в контекстном меню и команде «Формат» появится активным пункт «Показать…», который вызывает диалоговое окно отображения скрытых листов.
Удаление листа из книги
Удаление производится из контекстного меню по ярлыку листа. Если на листе была введена информация, то Excel выведет предупреждение о возможной потере данных, если удаляется пустой лист, то предупреждения не будет.
Второй способ заключается в использовании команды «Удалить», группы «Ячейки» вкладки «Главная».
Работа с несколькими листами в книге
Как уже отмечалось, книги, состоящие из одного листа – редкость, а постоянно переключатся между двумя рабочими листами, используя ярлык не совсем удобно, гораздо удобнее смотреть листы одновременно. Excel обладает возможностями одновременной работы с несколькими листами Excel все преимущества такого функционала проявляются на экранах с высоким разрешением, но продемонстрировать работу можно и на небольшом экране.
В Excel есть несколько инструментов, которые позволяют работать с несколькими листами, ознакомиться с ними можно на вкладке «Вид», группа «Окно».
Команда «Разделить» позволяет разделить лист на отдельные области, работать с которыми можно независимо. Расположение границ можно регулировать.
Команда «Новое окно» позволяет открыть книгу на выбранном листе, в принципе, потом можно переключиться на другой лист, т.к. открывается новое окно с полноценной книгой.
Команда «Скрыть» скрывает активное окно книги, если открыто только одно окно одной книги, то получится Excel без единого листа и, соответственно, с неактивными командами на ленте интерфейса.
Команда «Отобразить» становится активной только в случае, если было скрыто хотя бы одно окно, и позволяет отобразить окна, которые были предварительно скрыты.
Если открыто несколько окон либо разных книг Excel их можно быстро упорядочить на экране, за это отвечает команда «Упорядочить все».
При этом, если окна принадлежат нескольким книгам, то можно упорядочить как все окна, так и только окна текущей книги, если отметить опцию «Только окна текущей книги».
Расположить рядом окна книг можно и с помощью команды «Рядом», в этом случае, станет доступна опция включения синхронной прокрутки, которая будет удобна при сравнении приблизительно одинаковых листов, например, стилизованных отчетов по разным месяцам.
Одновременный ввод данных в листы книги Excel
Для пользователя, знакомого с текстовым процессором Microsoft Word, описанные операции с окнами не в новинку, фактически единственно значимым отличием можно считать вертикальное разделение, которое в Word не нужно.
А вот чего в Word нет, так это возможности одновременного ввода данных на листы книги. По правде сказать, одновременный ввод то можно реализовать, но там это совершенно другая функция и реализуется сложнее.
Итак, если в книге есть несколько однотипных листов, на которые нужно добавить дополнительный расчет или просто данные:
- Вызывается контекстное меню на том листе, где планируется ввод данных.
- Выбирается пункт меню «Выделить все листы», или с помощью клавиши Ctrl выделить нужные листы.
- Добавляется, либо обновляется информация на первом листе.
- Все, можно проверять остальные листы.
Для правильного функционирования данной возможности не важно однотипные листы или нет и, если вводить дополнительные данные это не важно, но, если добавлять формулы со ссылками на данные, нужно чтобы эти самые данные размещались в одинаковых ячейках, иначе формула будет обрабатываться некорректно.
- Поиск и замена данных
Видеоверсия
Текстовая версия
Задача, с которой рано или поздно столкнется любой человек, работающий с данными – это поиск, а иногда и замена. Функция поиска и замены в табличном процессоре Excel находится на вкладке «Главная», группа «Редактирование».
Команды «Найти…» и «Заменить…» находятся на смежных вкладках диалогового окна «Найти и заменить». Данное диалоговое окном можно вызвать и с помощью горячего сочетания клавиш: Ctrl+F или Ctrl+H (окно откроется либо на вкладке «Найти», либо «Заменить»)
Горячее сочетание
Ctrl+F универсально сочетание поиска данных на странице, работает не только в офисных программах, но и абсолютно различных приложениях, например, в браузере.
При осуществлении поиска в Excel нужно знать несколько нехитрых правил:
- По умолчанию поиск выполняется в выделенной области, если нет выделенной области, тогда на всем листе.
- При поиске не учитывается формат ячейки, соответственное, никаких знаков валюты добавлять не стоит.
- При работе с датами, лучше выполнять поиск их в формате по умолчанию для конкретной системы, в этом случае, в Excel будут найдены все даты, удовлетворяющие условию. Например, если в системе используется формат д/м/г, то поисковый запрос */12/2015 выведет все даты за декабрь 2015 года, независимо от того, как они отформатированы (28.12.2015, 28/12/2015, или 28 декабря 2015 и т.д.).
В Excel можно выполнять нестрогий поиск – когда один или несколько символов искомой фразы не известны. Чтобы выполнить нестрогий поиск, следует воспользоваться символами-заменителями, другое название — джокерные символы. Поиск в Excel поддерживает работу с двумя такими символами: «*» и «?»:
- «*» соответствует любому количеству символов;
- «?» соответствует любому отдельно взятому символу.
К примеру, поисковый запрос по фразе «*К?маров*» найдет такие записи, как: Комаров А.С., Александр Камаров, Комаров Александр Иванович и т.д.
Функция замены
В Excel можно не просто выполнить поиск, но и сразу же выполнить замену, здесь может пригодиться возможность применять формат к целевой ячейке, например, можно выделить ячейки другим цветом, изменить шрифт, размер, начертание и т.д.
При использовании формата в поиске нужно быть очень внимательным, т.к. если задать формат для искомой ячейки, то ячейки с искомым текстом, но без форматирования найдены не будут.
Флешкарты
Так называемые карты памяти, смотрите на карту и пытаетесь ответить, по клику на карту отобразится правильный ответ. Карты памяти хороши для запоминания ключевых позиций занятия. Все занятия данного курса снабжены картами памяти.
Практика
В практической части вы найдете задания по прошедшему занятию. После их выполнения у вас есть возможность сравнить свой вариант с подготовленным лектором ответом. Настоятельно рекомендуется смотреть решение только после того, как вы выполнили задание самостоятельно. Для некоторых заданий есть небольшие подсказки
Задание 1. Работа с существующей книгой и листами
- Открыть книгу из предыдущего задания «Задание 1 выполнено».
- Добавить 5 новых листов нажатием на клавишу «+» справа от существующих листов.
- Переместить их в начало списка выделив новые листы левой клавишей мышки с зажатой клавишей Shift, а потом перетянув ярлычки перед листом «Лист1» или просто перетянув «Лист1» в конец списка.
- Переименовать созданные листы, обозвав их женскими именами: Аня, Алена, Оля, Юля, Ира. Для переименования можно дважды кликнуть по ярлыку или выбрать команду из контекстного меню.
- Сохранить книгу под именем «Занятие 2.1 выполнено».
Подсказка
Сохранение выполнить командой «Файл», «Сохранить как…»
Посмотреть решение
Задание 2. Приобретение навыков навигации по рабочим листам книги
- Открыть книгу «Задание 2.2 старт».
- Установить в поле «Имя» (Name Box) курсор мышки и ввести «последняя_ячейка».
- С помощью команды «Перейти…» (Go To) посмотреть какой еще ячейке в книге дано имя. Переместится в эту ячейку с помощью команды «Перейти…». Команда перейти находится на вкладке «Главная», в группе «Редактирование» в выпадающем списке команды «Найти и выделить», либо горячее сочетание клавиш: «Ctrl+G».
- Одной и той же ячейке/диапазону можно давать несколько имен. Перейти в «последняя_ячейка» и в поле «Имя» ввести «последняя_ячейка2».
- Перейти на любой другой лист Excel и в поле «Имя» ввести: «последняя_ячейка2».
- Сохранить книгу под именем «Задание 2.2 выполнено».
Посмотреть решение
Задание 3. Приобретение навыков управления рабочими листами книги
- Открыть документ из предыдущего задания «Задание 2.2 выполнено».
- Изменить цвет ярлыка у листов: 1ЮДБ-1-1 и 1ЮДБ-1-2 на зленый, для 1ЮДБ-2-1 и 1ЮДБ-2-2 на синий, 1ЮДБ-3-1 и 1ЮДБ-3-2 на серый 50%. Изменения производить по два листа, т.е. выделили два листа в группу (клик с зажатой клавишей Shift или Ctrl для не смежных ярлыков) и для обоих сразу изменили цвет.
- Использовать цвета темы верхнюю строчку из цветовой палитры. Точное название цветов: «Зеленый, Акцент 6»; «Синий, Акцент 5»; «Серый 50%, Акцент 3».
Подсказка
Цвет ярлыка, как и большинство операций над листом, быстрее всего изменять используя контекстное меню по ярлыку листа.
- Выделить три последних листа в группу и скрыть, используя команду ленты интерфейса. Вкладка «Главная», группа «Ячейки», команда с выпадающим списком «Формат».
- Добавить один чистый лист.
- Создать копию листа «Отчеты по дням».
- Удалить чистый лист. Удалить созданную копию листа «Отчеты по дням».
- Сохранить книгу под именем «Задание 2.3 выполнено».
Посмотреть решение
Задание 4. Групповая работа с листами в книге
- Открыть документ из предыдущего задания «Задание 2.3 выполнено».
- Отобразить все скрытые листы в книге.
Подсказка
Контекстное меню и выбрать команду «Показать…»
- Объединить в группу все листы книги за исключением таких: Отчеты по дням, Лекции 1ЮДБ и Лекции 1ЭБД.
Подсказка
Объединение производится щелчком мыши с зажатой клавишей Ctrl.
- При объеденных листах в одном из них в ячейке B37 ввести: «Тестирование» и завершить ввод клавишей Enter.
- В следующей ячейке (B38) ввести следующую формулу: «=B4» и завершить ввод клавишей Enter.
- Вернуть каретку выделения ячейки в ячейку B38 и потянуть за маркер автозаполнения на 13 ячеек вниз (до B51).
- Если все сделано правильно в ячейках должны отобразится фамилии. Теперь можно снять группировку (просто кликнуть по листу не в группе, либо через контекстное меню) и перейти на другие листы, которые были в группе, для того, чтобы убедится, что проделанные изменения на первом листе коснулись всех листов в группе.
- Сохранить книгу под именем «Задание 2.4 выполнено».
Пояснение: изучение формул и работу с ними будем рассматривать позже.
Посмотреть решение
Тест
Полезное
Одновременный ввод данных на несколько листов в Excel
Секреты поиска в Excel
Здесь вы найдете больше сотни моих статей по самым лучшим, полезным и эффективным приемам, трюкам и способам работы в Microsoft Excel. Пройдитесь по полному списку или сначала выберите раздел слева и — вперед!
![]()
Книги и листы
Разделение таблицы по листам
Как разобрать данные из одной таблицы сразу на несколько листов по заданному критерию. Разбираем два способа — с обновлением (через Power Query) и без (только VBA).
Как открыть новый Excel в отдельном окне
5 способов запустить новый независимый экземпляр Microsoft Excel, чтобы не ждать, пока в предыдущем выполнится пересчет формул, выполнение долгого макроса и т.д.
Сборка таблиц из разных файлов Excel с помощью Power Query
Как с помощью надстройки Power Query для Excel собрать данные из нескольких таблиц (разного размера), расположенных в разных книгах Excel — в одну общую таблицу. С автоматическим обновлением в будущем и «причесываниями» данных в процессе.
Как уменьшить размер файла и ускорить его
Что делать, если ваш рабочий файл «распух» до полусотни мегабайт и Excel жутко тормозит при открытии книги и ее пересчете. Как уменьшить размер файла и ускорить его работу?
Суперскрытый лист
Как скрыть лист, чтобы другие пользователи не знали о его существовании. Совсем.
Оглавление книги Excel
Хотите сделать в Excel автоматическое оглавление как в Word, т.е. получить список всех листов Вашей книги в виде гиперссылок и переходить на нужный лист одним щелчком?
Создание резервных копий ценных файлов
Как восстановить потерянную работу, если вы вышли из Excel без сохранения изменений? Или нужно вернуться в работе к состоянию, которое было 2 часа назад? Как научить Excel автоматически сохранять резервную копию ценного файла в заданную папку и спасать потерянные данные?
Список файлов в папке
Макрос для быстрого создания на листе Excel списка всех файлов из заданной папки и ее подпапок.