Как работа excel 2003

Microsoft Excel

трюки • приёмы • решения

В. Кузьмин — Microsoft Office Excel 2003. Учебный курс

Об Excel можно писать бесконечно много и долго. С программой неразрывно ассоциируются такие понятия, как обработка и анализ данных, формулы и встроенные функции, таблицы подстановки и поиск решения, сводные таблицы и диаграммы, коллективная работа и публикация документов в Веб. Мы же, работая над содержимым книги, в первую очередь руководствовались целью создания книг серии «Учебный курс» — подготовка пользователя к профессиональной работе.

Мы стремились научить читателя использовать программу обработки электронных таблиц для решения практических задач в любой области деятельности. Содержащийся в книге материал представлен в виде уроков, что предполагает четкость и последовательность его изложения, выполнение практических работ и закрепление пройденного материала. Каждый урок открывается списком рассматриваемых тем.

В основной части урока наряду с изложением теоретического материала дается пошаговое описание действии, которые ведут к решению конкретных задач. Выполняя предлагаемые задания, а также упражнения из раздела «Самостоятельная работа», вы тем самым будете закреплять прочитанный материал, углублять свои знания и совершенствовать умение работать с Excel. В конце каждого урока, в разделе «Подведение итогов», перечисляется все, чему вы научились в ходе урока. Этот список может использоваться для самопроверки полученных знаний и приемов практической работы.

В книге описана версия популярной программы обработки электронных таблиц — Excel 2003. Прочитав ее, вы научитесь создавать, редактировать и выводить таблицы на печать, выполнять сложные расчеты и анализ данных. Формулы и функции, автоматическое создание итогов, консолидация данных, функция поиска решения и, конечно же, сводные таблицы и диаграммы — весь этот богатый арсенал средств программы Excel подробно рассмотрен автором. Большое внимание уделено вопросам, связанным с обменом данными и коллективной работой. Вы узнаете, как извлечь данные из внешнего источника, отправить таблицу по электронной почте, сохранить документ в формате Веб, защитить его от несанкционированного доступа.

Краткое содержание книги

Расскажем о содержании каждого урока.

Урок 1, «Знакомство с Excel», можно рассматривать как вводную часть книги. В нем вы научитесь работать с таблицами Excel, настраивать рабочую область, конфигурировать панель инструментов, пользоваться справочной подсистемой, вводить данные в таблицу, перемещать диапазоны ячеек. В рамках этого урока будет рассказано об элементах окна программы, командах управления окнами и документами, а также о некоторых функциях программы.

В уроках 2 и 3, «Создание электронной таблицы» и «Ввод и редактирование данных», вы познакомитесь с принципами создания таблиц, в частности, узнаете, как выделять ячейки и их диапазоны, несмежные области, строки и столбцы. Кроме того, вы научитесь редактировать содержимое ячеек, перемещать, копировать, вставлять и удалять ячейки, транспонировать таблицы и использовать средства их автозаполнения, а также управлять рабочими листами книги Excel.

Урок 4, «Оформление таблицы», посвящен форматированию и оформлению таблицы, созданию ее иерархической структуры. Мы расскажем о том, как присваивать и создавать форматы, выравнивать содержимое ячеек, изменять шрифт, использовать границы и цветовое оформление, форматировать столбцы и строки, осуществлять автоматическое форматирование, вставлять примечания и ячейку, устанавливать защиту ячеек и листов.

Чрезвычайно важен и интересен урок 5, «Формулы и функции», так как формулы являются основным средством обработки и анализа вводимых в таблицу данных. Вы научитесь создавать формулы, использовать относительные и абсолютные ссылки, применять формулы массива, присваивать имена ячейкам и затем использовать их в формулах, вызывать функции и применять их в формулах, находить и исправлять ошибки, отслеживать зависимости, задавать ограничения при вводе данных. Для выполнения стандартных вычислений — как сложных, так и простых — программа предлагает большое количество встроенных функций, которые можно вызывать в формулах.

В Excel аналогом простой базы данных является список, который представляет собой группу строк, содержащих связанные данные. Из урока 6, «Работа со списками и базами данных», вы узнаете, как создавать списки вручную и с помощью формы данных, сортировать строки и столбцы списка, используя сложные критерии, выполнять отбор данных с помощью функции автоматического фильтра, как задавать расширенные фильтры прямо на рабочем листе. Кроме того, вы научитесь формировать запросы к внешним базам данных с помощью программы Microsoft Query, редактировать списки базы данных, форматировать таблицу результатов, передавать данные запросов в программу Excel.

Изучив материалы по работе с базами данных, научившись создавать формулы и использовать функции, можно приступать к самому интересному и важному этапу — анализу данных. В уроке 7, «Анализ данных», вы научитесь устанавливать надстройки, выполнять автоматическое вычисление, создавать итоги, группировать данные, производить подбор параметров, формировать таблицы подстановки и разрабатывать сценарии.

В уроке 8, «Создание диаграмм», вы познакомитесь с работой мастера создания диаграмм, узнаете, какими они бывают, в каких случаях какой тип диаграммы рекомендуется применять, как сделать диаграмму максимально информативной и наглядной. Ведь профессионально построенная диаграмма должна не просто иллюстрировать излагаемый материал, но и отображать соотношения различных показателей, динамику их изменения.

В уроке 9, «Графические объекты», речь пойдет о красочном оформлении рабочих листов за счет использования картинок из коллекции Clip Art, автофигур, а также текста, оформленного с применением специальных эффектов приложения WordArt. Освоив материал урока 10, «Элементы управления на рабочем листе», вы узнаете, какие типы элементов управления используются в Excel, чем элементы управления ActiveX отличаются от аналогичных элементов панели инструментов Forms (Формы), какими возможностями они обладают, освоите технику работы с ними. Excel предоставляет в наше распоряжение множество инструментов формирования вида печатаемого документа. Как подготовить документ к печати, как выбрать, установить и настроить принтер, как задать параметры страницы, вы узнаете из урока 11, «Подготовка документа к печати».

Тема урока 12, «Работа с макросами, основы VBA», говорит сама за себя. В данном уроке речь пойдет о создании макросов и о программировании на VBA. К сожалению, многие пользователи не умеют писать программ и не считают нужным этому учиться. А зря, затратив не так уж много времени и усилий, ряд операций можно автоматизировать, то есть избавиться от необходимости выполнять часто повторяющиеся, как правило, довольно рутинные действия, что позволит сосредоточиться на решении конкретных задач.

Приложения пакета Microsoft Office 2003 поддерживают несколько способов обмена данными. Внимательно изучив материалы урока 13, «Обмен данными», вы сделаете первый шаг к коллективной работе с документами. Обычно и эту возможность Excel в полной мере использует лишь незначительная часть пользователей. В уроке рассказывается об обмене данными между приложениями с помощью буфера обмена, о передаче данных в виде фрагментов документа, о вставке объектов с сохранением связей с приложениями, в которых они были созданы.

Интернет доступен любому современному специалисту. И тем не менее предлагаем подробно ознакомиться с материалами урока 14, «Интернет-технологии в Excel», с тем чтобы систематизировать свои познания об использовании сети Интернет при работе с программой Excel. Теперь вы сможете отправлять рабочие листы в качестве сообщений электронной почты, применять возможность маршрутизации сообщений, открывать рабочую книгу в сети Интернет, работать с FТР-узлами, публиковать данные в Интернете, создавать и использовать гиперссылки.

В уроке 15, «Коллективная работа», мы расскажем об организации совместной работы с Excel-документами при использовании средств, предоставляемых веб-узлами рабочей группы Microsoft SharePoint Team Services. Для того чтобы включиться в работу группы, достаточно иметь доступ к браузеру. Но Excel позволяет работать на веб-узле группы более эффективно: сохранять и редактировать документы в клиентской программе, пересылать данные из нее на веб-узел.

Имея некоторый опыт работы с программой, вы сможете приступить к настройке меню и панелей инструментов. Сделать Excel удобным для работы можно, даже обладая минимальными знаниями и опытом. Элементарные настройки выполняются в диалоговых окнах Options (Параметры) и Customize (Настройка), описанных в уроке 16, «Индивидуальная настройка программы».

Источник

Электронная таблица microsoft office excel 2003

Учебно-методическое пособие по курсу “Информатика»

для студентов всех специальностей

очной формы обучения

МиМ – 2.3. – 1374 – 09

Автор Орлова Ирина Викторовна

Рецензент кандидат физико-математических наук, доцент кафедры ВМ Фоминых Марина Анатольевна

Электронная таблица Microsoft Office Excel 2003. Учебно-методическое пособие по курсу “Информатика” для студентов всех специальностей очной формы обучения

Новоуральск, НГТИ, 2009, 72 с.

Пособие представляет собой описание основных принципов работы с электронными таблицами Microsoft Office Excel 2003.

Содержит 55 рисунков, 8 таблиц, 14 библиографических названий.

Пособие может использоваться при выполнении лабораторных работ и самостоятельном изучении электронных таблиц Microsoft Office Excel 2003 студентами всех специальностей.

Методическое пособие рассмотрено на заседании кафедры

Протокол № 111 от 12 октября 2009 г.

Председатель методкомиссии НГТИ

д.т.н., профессор А.Е.Беляев

Оглавление

1 знакомство с microsoft office excel 2003 8

1.1 Основные понятия электронной таблицы 8

1.2 Типовая структура интерфейса 10

1.3 Перемещение по рабочему листу 12

2 ДАННЫЕ, ХРАНИМЫЕ В ЯЧЕЙКАХ ЭЛЕКТРОННОЙ ТАБЛИЦЫ 14

3 ВВОД И РЕДАКТИРОВАНИЕ ДАННЫХ 16

3.1 Общие правила ввода данных в ячейки 16

3.2 Ввод чисел 17

3.3 Ввод текста 17

3.4 Ввод дат и времени 18

3.5 Выделение ячеек 19

3.6 Заполнение рядов текстовых величин, чисел и дат 19

3.6.1 Ввод данных с использованием маркера заполнения 19

3.6.2 Использование команд автозаполнения 21

3.7 Редактирование данных 22

3.8 Копирование и перемещение данных 23

3.9 Добавление и удаление ячеек, строк, столбцов 24

3.10 Управление рабочими листами 26

3.10.1 Выделение группы рабочих листов 26

3.10.2 Вставка и удаление рабочего листа 26

3.10.3 Перемещение и копирование листа 27

4 ИЗМЕНЕНИЕ ФОРМАТА ТАБЛИЦЫ 28

4.1 Изменение ширины столбцов и высоты строк 28

4.2 Форматирование числовых и текстовых данных 29

4.3 Выравнивание данных в ячейках 30

4.4 Оформление ячеек с помощью цвета и границ 32

4.5 Условное форматирование 33

4.6 Сортировка данных в таблице 34

4.6.1 Сортировка строк 35

4.6.2 Сортировка столбцов 36

5.1 Общие понятия о формулах 37

5.2 Ввод формул 39

5.3 Исправление ошибок в формулах 39

5.3.1 Типы ошибок 39

5.3.2 Поиск неправильных ссылок 40

5.4 Копирование формул 40

5.4.1 Относительные ссылки 40

5.4.2 Абсолютные ссылки 40

5.4.3 Смешанные ссылки 41

5.4.4 Автозаполнение формулами 41

5.5 Перемещение формул и данных 42

5.6 Пример ввода данных и формул 42

5.7 Отслеживание зависимостей 46

6 ИСПОЛЬЗОВАНИЕ ВСТРОЕННЫХ ФУНКЦИЙ EXCEL 48

6.1 Основные понятия 48

6.2 Обзор списка встроенных функций 48

6.2.1 Функции даты и времени 49

6.2.2 Логические функции 49

6.2.3 Математические функции 51

6.2.4 Статистические функции 53

6.3 Использование функции автосуммирования 54

6.4 Ввод функций с помощью строки формул и мастера 54

7 построение графиков и диаграмм в EXCEL 58

7.1 Элементы диаграммы 58

7.2 Создание диаграммы 59

7.3 Типы диаграмм 63

8 ЗАДАНИЯ ДЛЯ ЛАБОРАТОРНЫХ РАБОТ 66

8.1 Создание платежной ведомости 66

8.2 Работа с формулами 67

8.3 Расчет стоимости изготовления изделия 68

8.4 Форматирование, построение диаграмм 69

9 КОНТРОЛЬНЫЕ ВОПРОСЫ ДЛЯ ОЦЕНКИ УСВОЕНИЯ МАТЕРИАЛА 71

Источник

Иллюстрированный самоучитель по Microsoft Excel 2003

Как работать с рабочими листами

Совет
Подобно полосам прокрутки, кнопки прокрутки ярлычков позволяют сменять выводимые на экран ярлычки, но не меняют активной рабочей таблицы. Чтобы активизировать новую рабочую таблицу, щелкните на ее ярлычке. Кроме тою, если рабочая книга содержит не больше 3-4 рабочих листов, кнопки прокрутки ярлычков могут не действовать: может оказаться, что им нечего прокручивать на экране, по-скольку все листы и так на нем помещаются.

Помните, что рабочая книга подобна папке-скоросшивателю, в которой собрано множество рабочих листов, Некоторое время можно пользоваться каким-нибудь одним из них, однако иногда удобно в одной книге разместить сразу несколько взаимосвязанных рабочих листов (называемых также листами). При этом легко просматривать данные, а также выполнять вычисления, используя числа из одного или всех листов. (В главе 15 более подробно описана работа с такими сложными таблицами). Например, рабочая книга продажи товаров должна состоять из различных листов, по одному на каждый квартал текущего года. При этом можно подвести итоги по каждому кварталу, а также выделить отдельный лист с подведением годовых итогов.

Чтобы просмотреть новый лист, щелкните на ярлычке его рабочей таблицы в нижней части окна рабочей книги. Это называется активизацией рабочей таблицы.

Сразу после активизации нового листа возникнет чистое разграфленное поле, на котором можно работать – что-то наподобие чистой страницы в гроссбухе. Здесь можно вводить и править данные, формулы и функции, т.е. выполнять обычные действия.

Как можно заметить по ярлычкам рабочих листов, вначале Excel присваивает им такие имена, как Лист1, Лист2 и т.д. Лучше всего переименовать листы таким образом, чтобы их названия отражали содержание; тогда можно будет быстро находить нужные данные. Для этого достаточно дважды щелкнуть на ярлычке рабочей таблицы, намеченной для переименования, ввести информативное имя, которое может состоять не более чем из 31 символа, и нажать Enter. Имена рабочих таблиц могут включать буквы, цифры и большинство других символов, кроме * › / и?.

Источник