Как проверить уникальность ячеек в excel

Эта статья покажет Вам, как избежать дубликатов в таблицах, используя встроенные инструменты Excel. Данное решение актуально для Excel 2013, 2010 и 2007. Его настройка займёт у Вас всего несколько минут.

Работая с большими таблицами в Excel, Вы постоянно добавляете новые данные. Это может быть список счетов за этот месяц или список новых покупателей в текущем году.

И вот таблица уже превышает по размеру экран монитора, и Ваши глаза не могут охватить её полностью. Вы избавились от дубликатов в ней и убедились, что все записи в строках являются уникальными, долго вручную проверяя таблицу. Конечно же, не хочется испортить такую красоту, но каждый день нужно вводить все новые и новые данные, и вам снова и снова приходится возвращаться к проверке на наличие дубликатов.

Хотите ли Вы, чтобы данные автоматически проверялись на наличие дубликатов прямо в момент их ввода? Как только Вы введете какие-либо повторяющиеся значения и нажмете клавишу Enter, редактируемое поле сразу же выделится (например, поменяет фоновый цвет или цвет текста), таким образом извещая Вас, что в данном столбце уже есть совершенно идентичное значение (как это показано на скриншоте ниже). Продолжайте читать эту статью, чтобы узнать, как проделать это легко и быстро.

Как динамически выделять дубликаты?

В качестве примера давайте возьмем маленькую табличку на 6 клиентов. У нас есть их имена, телефонные номера и адреса электронной почты. В реальной жизни речь идет обычно о тысячах клиентов и десятках полей с данными.

Мы добавим динамическую проверку на повторяющиеся значения в столбцах с электронными адресами и телефонными номерами. Как только вы введете номер телефона, который уже есть в какой-то ячейке выше, она будет автоматически изменять свой формат.

Примечание: Некоторые столбцы таблицы (например, пол) наоборот должны содержать только повторения (мужской, женский, в некоторых странах есть еще 3-й пол), и этот набор значений определен. Вы можете вводить такие значения, выбирая их из выпадающего списка, что сэкономит время и поможет избежать опечаток (например, «женски» или «жеский» вместо «женский»). Вы хотите узнать, как это сделать? – читайте статьи Выпадающий список в Excel и Как создать связанные выпадающие списки в Excel.

Подсказка: Если Вам нужно автоматически сравнить введенные данные со столбцом из другой таблицы (например, телефонные номера черного списка), прочтите статью Как сравнить два столбца в Excel и выделить дубликаты.

1. Подготовьте таблицу

Если Ваш список – это обычный диапазон, то Вы не увидите вкладку Table Tools (Работа с таблицами) после нажатия на любую запись.

Во-первых, нужно создать полноценную таблицу: выберите любую ячейку с данными и нажмите Ctrl+T. Проверьте, что Excel корректно распознает заголовки и границы таблицы, когда увидите диалоговое окно Create Table (Создание таблицы). Убедитесь, что установлен флажок напротив опции My table has headers (Таблица с заголовками) и нажмите ОК.

Преобразовав обычный диапазон в таблицу, Ваш список будет автоматически отформатирован, формулы скопированы в новые строки и т.д. Здесь Вы можете ознакомиться со всеми преимуществами таблиц Excel, а также научиться создавать и применять их.

2. Выделите все ячейки в столбце, который необходимо проверить на уникальность значений

Для этого наведите курсор мыши на заголовок столбца так, чтобы он превратился в черную стрелку вниз, и кликните левой кнопкой мыши.

3. Примените к столбцу условное форматирование

Откройте вкладку Home (Главная) и кликните по иконке Conditional formatting (Условное форматирование).

В появившемся меню выберите Highlight Cells Rules (Правила выделения ячеек) > Duplicates Values (Повторяющиеся значения).

4. Установите формат для ячеек с повторами

Выберите один из вариантов форматирования в списке Values with (Значения с) диалогового окна Duplicate Values (Повторяющиеся значения) и нажмите ОК, чтобы применить форматирование.

Кроме этого, в раскрывающемся списке Values with (Значения с) Вы можете выбрать пункт Custom format (Пользовательский формат) и настроить по своему желанию цвет и размер шрифта, заливку или границы. Например, жирный шрифт и ярко-желтая заливка.

5. Вот и всё!

Теперь, вводя телефонный номер, который уже существует в списке, обе ячейки будут выделяться ярким цветом и привлекать к себе внимание.

Колонки сравнивают для того, чтобы, например, в отчетах не было дубликатов. Или, наоборот, для проверки правильности заполнения — с поиском непохожих значений. И проще всего выполнять сравнение двух столбцов на совпадение в Excel — для этого есть 6 способов. 

1 Сравнение с помощью простого поиска 

При наличии небольшой по размеру таблицы заниматься сравнением можно практически вручную. Для этого достаточно выполнить несколько простых действий. 

1. Перейти на главную вкладку табличного процессора. 
2. В группе «Редактирование» выбрать пункт поиска. 
3. Выделить столбец, в котором будет выполняться поиск совпадений — например, второй. 
4. Вручную задавать значения из основного столбца (в данном случае — первого) и искать совпадения. 

Хитрости »

1 Май 2011              532162 просмотров

Как получить список уникальных(не повторяющихся) значений?

Представим себе большой список различных наименований, ФИО, табельных номеров и т.п. А необходимо из этого списка оставить список все тех же наименований, но чтобы они не повторялись — т.е. удалить из этого списка все дублирующие записи. Как это иначе называют: создать список уникальных элементов, список неповторяющихся, без дубликатов. Для этого существует несколько способов: встроенными средствами Excel, встроенными формулами и, наконец, при помощи кода Visual Basic for Application(VBA) и сводных таблиц. В этой статье рассмотрим каждый из вариантов.

• При помощи встроенных возможностей Excel 2007 и выше
• При помощи Расширенного фильтра
• При помощи формул
• При помощи кодов Visual Basic for Application(VBA) — макросы, включая универсальный код выборки из произвольного диапазона
• При помощи сводных таблиц

Как использовать данную команду. Выделяете столбец(или несколько) с теми данными, в которых надо удалить дублирующие записи. Идете на вкладку Данные (Data) —Удалить дубликаты (Remove Duplicates).

Если выделить один столбец, но рядом с ним будут еще столбцы с данными(или хотя бы один столбец), то Excel предложит выбрать: расширить диапазон выборки этим столбцом или оставить выделение как есть и удалить данные только в выделенном диапазоне. Важно помнить, что если не расширить диапазон, то данные будут изменены лишь в одном столбце, а данные в прилегающем столбце останутся без малейших изменений.

Появится окно с параметрами удаления дубликатов

Ставите галочки напротив тех столбцов, дубликаты в которых надо удалить и жмете Ок. Если в выделенном диапазоне так же расположены заголовки данных, то лучше поставить флаг Мои данные содержат заголовки, чтобы случайно не удалить данные в таблице(если они вдруг полностью совпадают со значением в заголовке).

Способ 1: Расширенный фильтр

В случае с Excel 2003 все посложнее. Там нет такого инструмента, как Удалить дубликаты. Но зато есть такой замечательный инструмент, как Расширенный фильтр. В 2003 этот инструмент можно найти в Данные —Фильтр —Расширенный фильтр. Прелесть этого метода в том, с его помощью можно не портить исходные данные, а создать список в другом диапазоне.

В 2007-2010 Excel, он тоже есть, но немного запрятан. Расположен на вкладке Данные (Data), группа Сортировка и фильтр (Sort & Filter) — Дополнительно (Advanced)

Как его использовать: запускаем указанный инструмент — появляется диалоговое окно:

• Обработка: Выбираем Скопировать результат в другое место (Copy to another location).
• Исходный диапазон (List range): Выбираем диапазон с данными(в нашем случае это А1:А51).
• Диапазон критериев (Criteria range): в данном случае оставляем пустым.
• Поместить результат в диапазон (Copy to): указываем первую ячейку для вывода данных — любую пустую(на картинке — E2).
• Ставим галочку Только уникальные записи (Unique records only).
• Жмем Ок.

Примечание: если вы хотите поместить результат на другой лист, то просто так указать другой лист не получится. Вы сможете указать ячейку на другом листе, но…Увы и ах…Excel выдаст сообщение, что не может скопировать данные на другие листы. Но и это можно обойти, причем довольно просто. Надо всего лишь запустить Расширенный фильтр с того листа, на который хотим поместить результат. А в качестве исходных данных выбираем данные с любого листа — это дозволено.

Так же можно не выносить результат в другие ячейки, а отфильтровать данные на месте. Данные от этого никак не пострадают — это будет обычная фильтрация данных.

Для этого надо просто в пункте Обработка выбрать Фильтровать список на месте (Filter the list, in-place).

Способ 2: Формулы

Этот способ сложнее в понимании для неопытных пользователей, но зато он создает список уникальных значений, не изменяя при этом исходные данные. Ну и он более динамичен: если изменить данные в исходной таблице, то изменится и результат. Иногда это бывает полезно. Попытаюсь объяснить на пальцах что и к чему: допустим, список с данными у Вас расположен в столбце

А

(

А1:А51

, где

А1

— заголовок). Выводить список мы будем в столбец

С

, начиная с ячейки

С2

. Формула в

C2

будет следующая:

{=ИНДЕКС($A$2:$A$51;НАИМЕНЬШИЙ(ЕСЛИ(СЧЁТЕСЛИ($C$1:C1;$A$2:$A$51)=0;СТРОКА($A$1:$A$50));1))}
{=INDEX($A$2:$A$51;SMALL(IF(COUNTIF($C$1:C1;$A$2:$A$51)=0;ROW($A$1:$A$50));1))}
Детальный разбор работы данной формулы приведен в статье: Как просмотреть этапы вычисления формул

Надо отметить, что эта формула является формулой массива. Об этом могут сказать фигурные скобки, в которые заключена данная формула. А вводится такая формула в ячейку сочетанием клавиш —

Ctrl

+

Shift

+

Enter

(при этом сами скобки вводить не надо — они появятся сами после ввода формулы тремя клавишами

Ctrl

+

Shift

+

Enter

). После того, как мы ввели эту формулу в

C2

мы её должны скопировать и вставить в несколько строк так, чтобы точно отобразить все уникальные элементы. Как только формула в нижних ячейках вернет

#ЧИСЛО!(#NUM!)

— это значит все элементы отображены и ниже протягивать формулу нет смысла. Чтобы ошибку избежать и сделать формулу более универсальной(не протягивая каждый раз до появления ошибки) можно использовать нехитрую проверку:

для Excel 2007 и выше:
{=ЕСЛИОШИБКА(ИНДЕКС($A$2:$A$51;НАИМЕНЬШИЙ(ЕСЛИ(СЧЁТЕСЛИ($C$1:C1;$A$2:$A$51)=0;СТРОКА($A$1:$A$50));1));»»)}
{=IFERROR(INDEX($A$2:$A$51;SMALL(IF(COUNTIF($C$1:C1;$A$2:$A$51)=0;ROW($A$1:$A$50));1));»»)}
для Excel 2003:
{=ЕСЛИ(ЕОШ(НАИМЕНЬШИЙ(ЕСЛИ(СЧЁТЕСЛИ($C$1:C1;$A$2:$A$51)=0;СТРОКА($A$1:$A$50));1));»»;ИНДЕКС($A$2:$A$51;НАИМЕНЬШИЙ(ЕСЛИ(СЧЁТЕСЛИ($C$1:C1;$A$2:$A$51)=0;СТРОКА($A$1:$A$50));1)))}
{=IF(ISERR(SMALL(IF(COUNTIF($C$1:C1;$A$2:$A$51)=0;ROW($A$1:$A$50));1));»»;INDEX($A$2:$A$51;SMALL(IF(COUNTIF($C$1:C1;$A$2:$A$51)=0;ROW($A$1:$A$50));1)))}

Тогда вместо ошибки 

#ЧИСЛО!(#NUM!)

у вас будут пустые ячейки(не совсем пустые, конечно — с формулами :-)).
Чуть подробнее про отличия и нюансы формул ЕСЛИОШИБКА и ЕСЛИ(ЕОШ можно прочесть в этой статье: Как в ячейке с формулой вместо ошибки показать 0

Для пользователей Excel 2021 выше, а так же пользователей Excel 365(с активной подпиской) — использовать формулы для извлечения уникальных элементов проще простого. В этих версиях появилась функция

УНИК(UNIQUE)

, которая как раз получает список уникальных значений на основании переданного диапазона:

=УНИК($A$2:$A$51)
=UNIQUE($A$2:$A$51)

Что самое важное в данном случае — это функция динамического массива и вводить её надо только в одну ячейку C2, а результат она поместит сама в нужное количество ячеек.

Способ 3: код VBA

Данный подход потребует разрешения макросов и базовых знаний о работе с ними. Если не уверены в своих знаниях для начала рекомендую прочитать эти статьи:

• Что такое макрос и где его искать? к статье приложен видеоурок
• Что такое модуль? Какие бывают модули? потребуется, чтобы понять куда вставлять приведенные ниже коды

Оба приведенных ниже кода следует помещать в стандартный модуль. Макросы должны быть разрешены.

Исходные данные оставим в том же порядке — список с данными расположен в столбце «А«(А1:А51, где А1 — заголовок). Только выводить список мы будем не в столбец С, а в столбец Е, начиная с ячейки Е2:

Sub Extract_Unique()
    Dim vItem, avArr, li As Long
    ReDim avArr(1 To Rows.Count, 1 To 1)
    With New Collection
        On Error Resume Next
        For Each vItem In Range("A2", Cells(Rows.Count, 1).End(xlUp)).Value
            'Cells(Rows.Count, 1).End(xlUp) – определяет последнюю заполненную ячейку в столбце А
            .Add vItem, CStr(vItem)
            If Err = 0 Then
                li = li + 1: avArr(li, 1) = vItem
            Else: Err.Clear
            End If
        Next
    End With
    If li Then [E2].Resize(li).Value = avArr
End Sub

С помощью данного кода можно извлечь уникальные не только из одного столбца, но и из любого диапазона столбцов и строк. Если вместо строки
Range(«A2», Cells(Rows.Count, 1).End(xlUp)).Value
указать Selection.Value, то результатом работы кода будет список уникальных элементов из выделенного на активном листе диапазона. Только тогда неплохо бы и ячейку вывода значений изменить — вместо [E2] поставить ту, в которой данных нет.
Так же можно указать конкретный диапазон:

Или другой столбец:

Range("C2", Cells(Rows.Count, 3).End(xlUp)).Value

здесь отдельно стоит обратить внимание то, что в данном случае помимо изменения А2 на С2 изменилась и цифра 1 на 3. Это указание на номер столбца, в котором необходимо определить последнюю заполненную ячейку, чтобы код не просматривал лишние ячейки. Подробнее про это можно прочитать в статье: Как определить последнюю ячейку на листе через VBA?

Универсальный код выбора уникальных значений
Код ниже можно применять для любых диапазонов. Достаточно запустить его, указать диапазон со значениями для отбора только неповторяющихся(допускается выделение более одного столбца) и ячейку для вывода результата. Указанные ячейки будут просмотрены, из них будут отобраны только уникальные значения(пустые ячейки при этом пропускаются) и результирующий список будет записан, начиная с указанной ячейки.

Sub Extract_Unique()
    Dim x, avArr, li As Long
    Dim avVals
    Dim rVals As Range, rResultCell As Range
 
    On Error Resume Next
    'запрашиваем адрес ячеек для выбора уникальных значений
    Set rVals = Application.InputBox("Укажите диапазон ячеек для выборки уникальных значений", "Запрос данных", "A2:A51", Type:=8)
    If rVals Is Nothing Then 'если нажата кнопка Отмена
        Exit Sub
    End If
    'если указана только одна ячейка - нет смысла выбирать
    If rVals.Count = 1 Then
        MsgBox "Для отбора уникальных значений требуется указать более одной ячейки", vbInformation, "www.excel-vba.ru"
        Exit Sub
    End If
    'отсекаем пустые строки и столбцы вне рабочего диапазона
    Set rVals = Intersect(rVals, rVals.Parent.UsedRange)
    'если указаны только пустые ячейки вне рабочего диапазона
    If rVals Is Nothing Then
        MsgBox "Недостаточно данных для выбора значений", vbInformation, "www.excel-vba.ru"
        Exit Sub
    End If
    avVals = rVals.Value
    'запрашиваем ячейку для вывода результата
    Set rResultCell = Application.InputBox("Укажите ячейку для вставки отобранных уникальных значений", "Запрос данных", "E2", Type:=8)
    If rResultCell Is Nothing Then 'если нажата кнопка Отмена
        Exit Sub
    End If
    'определяем максимально возможную размерность массива для результата
    ReDim avArr(1 To Rows.Count, 1 To 1)
    'при помощи объекта Коллекции(Collection)
    'отбираем только уникальные записи,
    'т.к. Коллекции не могут содержать повторяющиеся значения
    With New Collection
        On Error Resume Next
        For Each x In avVals
            If Len(CStr(x)) Then 'пропускаем пустые ячейки
                .Add x, CStr(x) 'если добавляемый элемент уже есть в Коллекции - возникнет ошибка
                'если же ошибки нет - такое значение еще не внесено,
                'добавляем в результирующий массив
                If Err = 0 Then
                    li = li + 1
                    avArr(li, 1) = x
                Else
                    'обязательно очищаем объект Ошибки
                    Err.Clear
                End If
            End If
        Next
    End With
    'записываем результат на лист, начиная с указанной ячейки
    If li Then rResultCell.Cells(1, 1).Resize(li).Value = avArr
End Sub

Способ 4: Сводные таблицы

Несколько нестандартный способ извлечения уникальных значений.

• Выделяем один или несколько столбцов в таблице, переходим на вкладку Вставка(Insert) -группа Таблица(Table) —Сводная таблица(PivotTable)
• В диалоговом окне Создание сводной таблицы(Create PivotTable) проверяем правильность выделения диапазона данных (или установить новый источник данных)
• указываем место размещения Сводной таблицы:
  • На новый лист (New Worksheet)
  • На существующий лист (Existing Worksheet)
• подтверждаем создание нажатием кнопки OK

Т.к. сводные таблицы при обработке данных, которые помещаются в область строк или столбцов, отбирают из них только уникальные значения для последующего анализа, то от нас ровным счетом ничего не требуется, кроме как создать сводную таблицу и поместить в область строк или столбцов данные нужного столбца.
На примере приложенного к статье файла я:

• выделил диапазон A1:B51 на листе Извлечение по критерию
• вызвал меню вставки сводной таблицы: вкладка Вставка(Insert) -группа Таблица(Table) —Сводная таблица(PivotTable)
  выбрал вставить на новый лист(New Worksheet)
• назвал этот лист Уникальные сводной таблицей
• поле Данные поместил в область строк
• поле ФИО в область фильтра. Почему? Чтобы удобно было выбирать одно или несколько ФИО и в сводной отображался бы список уникальных месяцев только для выбранных фамилий
  

В чем неудобство работы со сводными в данном случае: при изменении в исходных данных сводную таблицу придется обновлять вручную: Выделить любую ячейку сводной таблицы -Правая кнопка мыши —Обновить(Refresh) или вкладка Данные(Data) —Обновить все(Refresh all) —Обновить(Refresh). А если исходные данные пополняются динамически и того хуже — надо будет заново указывать диапазон исходных данных. И еще один минус — данные внутри сводной таблицы нельзя менять. Поэтому если с полученным списком необходимо будет работать в дальнейшем, то после создания нужного списка при помощи сводной его надо скопировать и вставить на нужный лист.

Чтобы лучше понимать все действия и научиться обращаться со сводными таблицами настоятельно рекомендую ознакомиться со статьей Общие сведения о сводных таблицах — к ней приложен видеоурок, в котором я наглядно демонстрирую простоту и удобство работы с основными возможностями сводных таблиц.

В приложенном примере помимо описанных приемов, записана чуть более сложная вариация извлечения уникальных элементов формулой и кодом, а именно: извлечение уникальных элементов по критерию. О чем речь: если в одном столбце фамилии, а во втором(В) некие данные(в файле это месяцы) и требуется извлечь уникальные значения столбца В только для выбранной фамилии. Примеры подобных извлечений уникальных расположены на листе Извлечение по критерию.

Скачать пример:

  Tips_All_ExtractUnique.xls (108,0 KiB, 18 431 скачиваний)

Также см.:
Работа с дубликатами
Как подсчитать количество повторений
Общие сведения о сводных таблицах

Статья помогла? Поделись ссылкой с друзьями!

    Видеоуроки

Поиск по меткам



Access
apple watch
Multex
Power Query и Power BI
VBA управление кодами
Бесплатные надстройки
Дата и время
Записки
ИП
Надстройки
Печать
Политика Конфиденциальности
Почта
Программы
Работа с приложениями
Разработка приложений
Росстат
Тренинги и вебинары
Финансовые
Форматирование
Функции Excel
акции MulTEx
ссылки
статистика