Excel для Microsoft 365 Excel для Microsoft 365 для Mac Excel 2021 Excel 2021 для Mac Excel 2019 Excel 2019 для Mac Excel 2016 Excel 2016 для Mac Excel 2013 Excel 2010 Excel 2007 Excel для Mac 2011 Excel Starter 2010 Еще…Меньше
Кроме неожиданных результатов, формулы иногда возвращают значения ошибок. Ниже представлены некоторые инструменты, с помощью которых вы можете искать и исследовать причины этих ошибок и определять решения.
Примечание: В статье также приводятся методы, которые помогут вам исправлять ошибки в формулах. Этот список не исчерпывающий — он не охватывает все возможные ошибки формул. Для получения справки по конкретным ошибкам поищите ответ на свой вопрос или задайте его на форуме сообщества Microsoft Excel.
Ввод простой формулы
Формулы — это выражения, с помощью которых выполняются вычисления со значениями на листе. Формула начинается со знака равенства (=). Например, следующая формула складывает числа 3 и 1:
=3+1
Формула также может содержать один или несколько из таких элементов: функции, ссылки, операторы и константы.
Части формулы
-
Функции: это специальные формулы Excel, которые выполняют определенные вычисления. Например, функция ПИ() возвращает значение числа Пи: 3,142…
-
Ссылки: это ссылки на отдельные ячейки или диапазоны. Например, A2 возвращает значение ячейки A2.
-
Константы. Числа или текстовые значения, введенные непосредственно в формулу, например 2.
-
Операторы: оператор * (звездочка) служит для умножения чисел, а оператор ^ (крышка) — для возведения числа в степень. С помощью + и – можно складывать и вычитать значения, а с помощью / — делить их.
Примечание: Для некоторых функций требуются так называемые аргументы. Аргументы — это значения, которые некоторые функции используют при вычислениях. Аргументы функции указываются в ее скобках (). Функция ПИ не требует аргументов, поэтому у нее пустые скобки. У некоторых функций несколько аргументов, в том числе необязательные. Аргументы разделяются точкой с запятой (;).
Например, функция СУММ требует только один аргумент, но у нее может быть до 255 аргументов (включительно).
Пример одного аргумента: =СУММ(A1:A10).
Пример нескольких аргументов: =СУММ(A1:A10;C1:C10).
В приведенной ниже таблице собраны некоторые наиболее частые ошибки, которые допускают пользователи при вводе формулы, и описаны способы их исправления.
Рекомендация |
Дополнительные сведения |
Начинайте каждую формулу со знака равенства (=) |
Если опустить знак равенства, введенные данные могут отображаться в виде текста или даты. Например, при вводе СУММ(A1:A10)Excel отображает текстовую строку SUM(A1:A10) и не выполняет вычисление. Если ввести значение 11/2, вместо деления 11 на 2 Excel отображается дата 2–ноя (при условии, что ячейка имеет формат «Общий«) вместо деления 11 на 2. |
Следите за соответствием открывающих и закрывающих скобок |
Все скобки должны быть парными (открывающая и закрывающая). Если в формуле используется функция, для ее правильной работы важно, чтобы все скобки стояли в правильных местах. Например, формула =ЕСЛИ(B5<0);»Недопустимо»;B5*1,05) не будет работать, поскольку в ней две закрывающие скобки и только одна открывающая (требуется одна открывающая и одна закрывающая). Правильный вариант этой формулы выглядит так: =ЕСЛИ(B5<0;»Недопустимо»;B5*1,05). |
Для указания диапазона используйте двоеточие |
Указывая диапазон ячеек, разделяйте с помощью двоеточия (:) ссылку на первую ячейку в диапазоне и ссылку на последнюю ячейку в диапазоне. Например, =SUM(A1:A5), а не =SUM(A1 A5), которые возвращают #NULL! Ошибка. |
Вводите все обязательные аргументы |
У некоторых функций есть обязательные аргументы. Старайтесь также не вводить слишком много аргументов. |
Вводите аргументы правильного типа |
В некоторых функциях, например СУММ, необходимо использовать числовые аргументы. В других функциях, например ЗАМЕНИТЬ, требуется, чтобы хотя бы один аргумент имел текстовое значение. Если использовать в качестве аргумента данные неправильного типа, Excel может возвращать непредвиденные результаты или ошибку. |
Число уровней вложения функций не должно превышать 64 |
В функцию можно вводить (или вкладывать) не более 64 уровней вложенных функций. |
Имена других листов должны быть заключены в одинарные кавычки |
Если формула содержит ссылки на значения или ячейки на других листах или в других книгах, а имя другой книги или листа содержит пробелы или другие небуквенные символы, его необходимо заключить в одиночные кавычки (‘), например: =’Данные за квартал’!D3 или =‘123’!A1. |
Указывайте после имени листа восклицательный знак (!), когда ссылаетесь на него в формуле |
Например, чтобы возвратить значение ячейки D3 листа «Данные за квартал» в той же книге, воспользуйтесь формулой =’Данные за квартал’!D3. |
Указывайте путь к внешним книгам |
Убедитесь, что каждая внешняя ссылка содержит имя книги и путь к ней. Ссылка на книгу содержит имя книги и должна быть заключена в квадратные скобки ([Имякниги.xlsx]). В ссылке также должно быть указано имя листа в книге. В формулу также можно включить ссылку на книгу, не открытую в Excel. Для этого необходимо указать полный путь к соответствующему файлу, например: =ЧСТРОК(‘C:My Documents[Показатели за 2-й квартал.xlsx]Продажи’!A1:A8). Эта формула возвращает количество строк в диапазоне ячеек с A1 по A8 в другой книге (8). Примечание: Если полный путь содержит пробелы, как в приведенном выше примере, необходимо заключить его в одиночные кавычки (в начале пути и после имени книги перед восклицательным знаком). |
Числа нужно вводить без форматирования |
Не форматируйте числа, которые вводите в формулу. Например, если нужно ввести в формулу значение 1 000 рублей, введите 1000. Если вы введете какой-нибудь символ в числе, Excel будет считать его разделителем. Если вам нужно, чтобы числа отображались с разделителями тысяч или символами валюты, отформатируйте ячейки после ввода чисел. Например, если для прибавления 3100 к значению в ячейке A3 используется формула =СУММ(3 100;A3), Excel не складывает 3100 и значение в ячейке A3 (как было бы при использовании формулы =СУММ(3100;A3)), а суммирует числа 3 и 100, после чего прибавляет полученный результат к значению в ячейке A3. Другой пример: если ввести =ABS(-2 134), Excel выведет ошибку, так как функция ABS принимает только один аргумент: =ABS(-2134). |
Вы можете использовать определенные правила для поиска ошибок в формулах. Они не гарантируют исправление всех ошибок на листе, но могут помочь избежать распространенных проблем. Эти правила можно включать и отключать независимо друг от друга.
Существуют два способа пометки и исправления ошибок: последовательно (как при проверке орфографии) или сразу при появлении ошибки во время ввода данных на листе.
Ошибку можно исправить с помощью параметров, отображаемых приложением Excel, или игнорировать, щелкнув команду Пропустить ошибку. Ошибка, пропущенная в конкретной ячейке, не будет больше появляться в этой ячейке при последующих проверках. Однако все пропущенные ранее ошибки можно сбросить, чтобы они снова появились.
-
Для Excel в Windows щелкните Параметры > файла > формулы.
Для Excel на Mac щелкните меню Excel > Параметры > проверки ошибок.В Excel 2007 нажмите кнопку Microsoft Office и выберите Параметры Excel > Формулы.
-
В разделе Поиск ошибок установите флажок Включить фоновый поиск ошибок. Все найденные ошибки помечаются треугольником в левом верхнем углу ячейки.
-
Чтобы изменить цвет треугольника, которым помечаются ошибки, выберите нужный цвет в поле Цвет индикаторов ошибок.
-
В разделе Правила поиска ошибок установите или снимите флажок для любого из следующих правил:
-
Ячейки, содержащие формулы, которые приводят к ошибке. Формула не использует ожидаемый синтаксис, аргументы или типы данных. Значения ошибок: #DIV/0!, #N/A, #NAME?, #NULL!, #NUM!, #REF!и #VALUE!. Каждое из этих значений ошибок имеет разные причины и разрешается по-разному.
Примечание: Если ввести значение ошибки прямо в ячейку, оно сохраняется как значение ошибки, но не помечается как ошибка. Но если на эту ячейку ссылается формула из другой ячейки, эта формула возвращает значение ошибки из ячейки.
-
Несогласованная формула вычисляемого столбца в таблицах. Вычисляемый столбец может содержать отдельные формулы, отличающиеся от формулы главного столбца, что создает исключение. Исключения вычисляемого столбца возникают при указанных ниже действиях.
-
Ввод данных, не являющихся формулой, в ячейку вычисляемого столбца.
-
Введите формулу в ячейку вычисляемого столбца, а затем нажмите клавиши CTRL+Z или нажмите кнопку Отменить на панели быстрого доступа.
-
Ввод новой формулы в вычисляемый столбец, который уже содержит одно или несколько исключений.
-
Копирование в вычисляемый столбец данных, не соответствующих формуле столбца. Если копируемые данные содержат формулу, эта формула перезапишет данные в вычисляемом столбце.
-
Перемещение или удаление ячейки из другой области листа, если на эту ячейку ссылалась одна из строк в вычисляемом столбце.
-
-
Ячейки, содержащие годы, представленные в виде 2 цифр: ячейка содержит текстовую дату, которая может быть неправильно интерпретирована как неправильный век, если она используется в формулах. Например, дата в формуле =ГОД(«1.1.31») может относиться как к 1931, так и к 2031 году. Используйте это правило для выявления дат в текстовом формате, допускающих двоякое толкование.
-
Числа в формате текста или предшествуют апострофу. Ячейка содержит числа, хранящиеся в виде текста. Обычно это является следствием импорта данных из других источников. Числа, хранящиеся как текст, могут стать причиной неправильной сортировки, поэтому лучше преобразовать их в числовой формат. ‘=SUM(A1:A10) рассматривается как текст.
-
Формулы, несовместимые с другими формулами в регионе. Формула не соответствует шаблону других формул, расположенных рядом с ней. Во многих случаях формулы, соседствующие с другими формулами, отличаются только используемыми ссылками. В следующем примере из четырех смежных формул Excel отображает ошибку рядом с формулой =СУММ(A10:C10) в ячейке D4, так как смежные формулы увеличиваются на одну строку, а одна — на 8 строк. Excel ожидает формулу =СУММ(A4:C4).
Если используемые в формуле ссылки не соответствуют ссылкам в смежных формулах, приложение Microsoft Excel сообщит об ошибке.
-
Формулы, опускающие ячейки в области. Формула не может автоматически включать ссылки на данные, которые вы вставляете между исходным диапазоном данных и ячейкой, содержащей формулу. Это правило позволяет сравнить ссылку в формуле с фактическим диапазоном ячеек, смежных с ячейкой, содержащей формулу. Если смежные ячейки содержат дополнительные значения и не являются пустыми, Excel отображает рядом с формулой ошибку.
Например, при использовании этого правила Excel отображает ошибку для формулы =СУММ(D2:D4), поскольку ячейки D5, D6 и D7, смежные с ячейками, на которые ссылается формула, и ячейкой с формулой (D8), содержат данные, на которые должна ссылаться формула.
-
Незаблокированные ячейки, содержащие формулы. Формула не заблокирована для защиты. По умолчанию все ячейки на листе блокируются, поэтому их нельзя изменить при защите листа. Это поможет избежать случайных ошибок, таких как случайное удаление или изменение формул. Эта ошибка указывает, что ячейка была разблокирована, но лист не был защищен. Убедитесь, что ячейка не заблокирована.
-
Формулы, ссылающиеся на пустые ячейки. Формула содержит ссылку на пустую ячейку. Это может привести к неверным результатам, как показано в приведенном далее примере.
Предположим, требуется найти среднее значение чисел в приведенном ниже столбце ячеек. Если третья ячейка пуста, она не используется в расчете, поэтому результатом будет значение 22,75. Если эта ячейка содержит значение 0, результат будет равен 18,2.
-
Данные, введенные в таблицу, недопустимы. В таблице возникает ошибка проверки. Проверьте параметр проверки ячейки, перейдя на вкладку Данные > группу Data Tools > Проверка данных.
-
-
Выберите лист, на котором требуется проверить наличие ошибок.
-
Если расчет листа выполнен вручную, нажмите клавишу F9, чтобы выполнить расчет повторно.
Если диалоговое окно Поиск ошибок не отображается, щелкните вкладку Формулы, выберите Зависимости формул и нажмите кнопку Поиск ошибок.
-
Чтобы повторно проверить пропущенные ранее ошибки, щелкните Файл > Параметры > Формулы. Для Excel на Mac щелкните меню Excel > Параметры > проверки ошибок.
В разделе Поиск ошибок выберите Сброс пропущенных ошибок и нажмите кнопку ОК.
Примечание: Сброс пропущенных ошибок применяется ко всем ошибкам, которые были пропущены на всех листах активной книги.
Совет: Советуем расположить диалоговое окно Поиск ошибок непосредственно под строкой формул.
-
Нажмите одну из управляющих кнопок в правой части диалогового окна. Доступные действия зависят от типа ошибки.
-
Нажмите кнопку Далее.
Примечание: Если нажать кнопку Пропустить ошибку, помеченная ошибка при последующих проверках будет пропускаться.
-
Рядом с ячейкой нажмите кнопку «Проверка ошибок » , а затем выберите нужный параметр. Доступные команды различаются для каждого типа ошибки, и первая запись описывает ошибку.
Если нажать кнопку Пропустить ошибку, помеченная ошибка при последующих проверках будет пропускаться.
Если формула не может правильно вычислить результат, в Excel отображается значение ошибки, например #####, #ДЕЛ/0!, #Н/Д, #ИМЯ?, #ПУСТО!, #ЧИСЛО!, #ССЫЛКА!, #ЗНАЧ!. Ошибки разного типа имеют разные причины и разные способы решения.
Приведенная ниже таблица содержит ссылки на статьи, в которых подробно описаны эти ошибки, и краткое описание.
Статья |
Описание |
Исправление ошибки #### |
Эта ошибка отображается в Excel, если столбец недостаточно широк, чтобы показать все символы в ячейке, или ячейка содержит отрицательное значение даты или времени. Например, результатом формулы, вычитающей дату в будущем из даты в прошлом (=15.06.2008-01.07.2008), является отрицательное значение даты. Совет: Попробуйте автоматически изменить ширину ячейки, дважды щелкнув между заголовками столбцов. Если ### отображается потому, что Excel не может отобразить все знаки, эта проблема будет исправлена.
|
Исправление ошибки #ДЕЛ/0! #ПУСТО! |
Эта ошибка отображается в Excel, если число делится на ноль (0) или на ячейку без значения. Совет: Добавьте обработчик ошибок, как в примере ниже: =ЕСЛИ(C2;B2/C2;0).
|
Исправление ошибки #Н/Д |
Эта ошибка отображается в Excel, если функции или формуле недоступно значение. Если вы используете такую функцию, как ВПР, есть ли для искомого значения соответствие в диапазоне поиска? Скорее всего, нет. Используйте функцию ЕСЛИОШИБКА для подавления ошибки #Н/Д. В этом случае можно ввести следующее: =ЕСЛИОШИБКА(ВПР(D2;$D$6:$E$8;2;ИСТИНА);0)
|
Исправление ошибки #ИМЯ? #ПУСТО! |
Эта ошибка отображается, если Excel не распознает текст в формуле. Например имя диапазона или имя функции написано неправильно. Примечание: Если вы используете функцию, убедитесь, что ее имя написано неправильно. В данном случае слово СУММ введено с ошибкой. Удалите «а», и Excel исправит формулу.
|
Исправление ошибки #ПУСТО! |
Эта ошибка отображается в Excel, когда вы указываете пересечение двух областей, которые не пересекаются. Оператором пересечения является пробел, разделяющий ссылки в формуле. Примечание: Убедитесь, что диапазоны разделены правильно: области C2:C3 и E4:E6 не пересекаются, поэтому ввод формулы =СУММ(C2:C3 E4:E6) возвращает #NULL! Если позиция, которую вы указали, находится перед первым или после последнего элемента в поле, формула возвращает ошибку #ССЫЛКА!. Если поставить запятую между диапазонами C и E, она будет исправлена =СУММ(C2:C3;E4:E6)
|
Исправление ошибки #ЧИСЛО! #ПУСТО! |
Эта ошибка отображается в Excel, если формула или функция содержит недопустимые числовые значения. Используете ли вы функцию, которая выполняет итерацию, например IRR или RATE? Если да, то #NUM! ошибка, вероятно, из-за того, что функция не может найти результат. Инструкции по устранению неполадок см. в разделе справки. |
Исправление ошибки #ССЫЛКА! #ПУСТО! |
Эта ошибка отображается в Excel при наличии недопустимой ссылки на ячейку. Например, вы удалили ячейки, на которые ссылались другие формулы, или вставили поверх них другие ячейки. Вы случайно удалили строку или столбец? Смотрите, что произошло после удаления столбца B в формуле =СУММ(A2;B2;C2). Нажмите кнопку Отменить (или клавиши CTRL+Z), чтобы отменить удаление, измените формулу или используйте ссылку на непрерывный диапазон (=СУММ(A2:C2)), которая автоматически обновится при удалении столбца B.
|
Исправление ошибки #ЗНАЧ! #ПУСТО! |
Эта ошибка отображается в Excel, если в формуле используются ячейки, содержащие данные не того типа. Вы используйте математические операторы (+, -, *, / ^) с разными типами данных? В таком случае попробуйте использовать вместо них функцию. В этом случае =СУММ(F2:F5) поможет устранить проблему.
|
Если ячейки не видны на листе, для просмотра их и содержащихся в них формул можно использовать панель инструментов «Окно контрольного значения». С помощью окна контрольного значения удобно изучать, проверять зависимости или подтверждать вычисления и результаты формул на больших листах. При этом вам не требуется многократно прокручивать экран или переходить к разным частям листа.
Эту панель инструментов можно перемещать и закреплять, как и любую другую. Например, можно закрепить ее в нижней части окна. На панели инструментов выводятся следующие свойства ячейки: 1) книга, 2) лист, 3) имя (если ячейка входит в именованный диапазон), 4) адрес ячейки 5) значение и 6) формула.
Примечание: Для каждой ячейки может быть только одно контрольное значение.
Добавление ячеек в окно контрольного значения
-
Выделите ячейки, которые хотите просмотреть.
Чтобы выделить все ячейки с формулами, на вкладке Главная в группе Редактирование нажмите кнопку Найти и выделить (вы также можете нажать клавиши CTRL+G или CONTROL+G на компьютере Mac). Затем выберите Выделить группу ячеек и Формулы.
-
На вкладке Формулы в группе Зависимости формул нажмите кнопку Окно контрольного значения.
-
Нажмите кнопку Добавить контрольное значение.
-
Убедитесь, что вы выделили все ячейки, которые хотите отследить, и нажмите кнопку Добавить.
-
Чтобы изменить ширину столбца, перетащите правую границу его заголовка.
-
Чтобы открыть ячейку, ссылка на которую содержится в записи панели инструментов «Окно контрольного значения», дважды щелкните запись.
Примечание: Ячейки, содержащие внешние ссылки на другие книги, отображаются на панели инструментов «Окно контрольного значения» только в случае, если эти книги открыты.
Удаление ячеек из окна контрольного значения
-
Если окно контрольного значения не отображается, на вкладке Формула в группе Зависимости формул нажмите кнопку Окно контрольного значения.
-
Выделите ячейки, которые нужно удалить.
Чтобы выделить несколько ячеек, щелкните их, удерживая нажатой клавишу CTRL.
-
Нажмите кнопку Удалить контрольное значение.
Иногда трудно понять, как вложенная формула вычисляет конечный результат, поскольку в ней выполняется несколько промежуточных вычислений и логических проверок. Но с помощью диалогового окна Вычисление формулы вы можете увидеть, как разные части вложенной формулы вычисляются в заданном порядке. Например, формулу =ЕСЛИ(СРЗНАЧ(D2:D5)>50;СУММ(E2:E5);0) будет легче понять, если вы увидите промежуточные результаты:
В диалоговом окне «Вычисление формулы» |
Описание |
=ЕСЛИ(СРЗНАЧ(D2:D5)>50;СУММ(E2:E5);0) |
Сначала выводится вложенная формула. Функции СРЗНАЧ и СУММ вложены в функцию ЕСЛИ. Диапазон ячеек D2:D5 содержит значения 55, 35, 45 и 25, поэтому функция СРЗНАЧ(D2:D5) возвращает результат 40. |
=ЕСЛИ(40>50;СУММ(E2:E5);0) |
Диапазон ячеек D2:D5 содержит значения 55, 35, 45 и 25, поэтому функция СРЗНАЧ(D2:D5) возвращает результат 40. |
=ЕСЛИ(ЛОЖЬ;СУММ(E2:E5);0) |
Поскольку 40 не больше 50, выражение в первом аргументе функции ЕСЛИ (аргумент лог_выражение) имеет значение ЛОЖЬ. Функция ЕСЛИ возвращает значение третьего аргумента (аргумент значение_если_ложь). Функция СУММ не вычисляется, поскольку она является вторым аргументом функции ЕСЛИ (аргумент значение_если_истина) и возвращается только тогда, когда выражение имеет значение ИСТИНА. |
-
Выделите ячейку, которую нужно вычислить. За один раз можно вычислить только одну ячейку.
-
Откройте вкладку Формулы и выберите Зависимости формул > Вычислить формулу.
-
Нажмите кнопку Вычислить, чтобы проверить значение подчеркнутой ссылки. Результат вычисления отображается курсивом.
Если подчеркнутая часть формулы является ссылкой на другую формулу, нажмите кнопку Шаг с заходом, чтобы отобразить другую формулу в поле Вычисление. Нажмите кнопку Шаг с выходом, чтобы вернуться к предыдущей ячейке и формуле.
Кнопка Шаг с заходом недоступна для ссылки, если ссылка используется в формуле во второй раз или если формула ссылается на ячейку в отдельной книге.
-
Продолжайте нажимать кнопку Вычислить, пока не будут вычислены все части формулы.
-
Чтобы посмотреть вычисление еще раз, нажмите кнопку Начать сначала.
-
Чтобы закончить вычисление, нажмите кнопку Закрыть.
Примечания:
-
Некоторые части формул, в которых используются функции ЕСЛИ и ВЫБОР, не вычисляются. В таких случаях в поле Вычисление отображается значение #Н/Д.
-
Если ссылка пуста, в поле Вычисление отображается нулевое значение (0).
-
Некоторые функции вычисляются заново при каждом изменении листа, так что результаты в диалоговом окне Вычисление формулы могут отличаться от тех, которые отображаются в ячейке. Это функции СЛЧИС, ОБЛАСТИ, ИНДЕКС, СМЕЩ, ЯЧЕЙКА, ДВССЫЛ, ЧСТРОК, ЧИСЛСТОЛБ, ТДАТА, СЕГОДНЯ, СЛУЧМЕЖДУ.
Дополнительные сведения
Вы всегда можете задать вопрос специалисту Excel Tech Community или попросить помощи в сообществе Answers community.
См. также
Отображение связей между формулами и ячейками
Рекомендации, позволяющие избежать появления неработающих формул
Нужна дополнительная помощь?
Skip to content
Мы рассмотрим, как выполнять проверку данных в Excel: создавать правила проверки для чисел, дат или текстовых значений, создавать списки проверки данных, копировать проверку данных в другие ячейки, находить недопустимые записи, исправлять и удалять проверку данных.
При настройке рабочей книги для пользователей часто может потребоваться контролировать ввод информации в определенные ячейки, чтобы убедиться, что все введенные данные точны и непротиворечивы. Кроме того, вы можете захотеть разрешить в ячейке только определенный тип данных, например числа или даты, или ограничить числа определенным диапазоном, а текст — заданной длиной. Возможно, вы даже захотите предоставить заранее определенный список допустимых значений, чтобы исключить возможные ошибки. Проверка данных Excel позволяет выполнять все эти действия во всех версиях Microsoft Excel 365, 2019, 2016, 20013, 2010 и более ранних версиях.
Что такое проверка данных в Excel?
Проверка данных Excel — это функция, которая ограничивает (проверяет) пользовательский ввод на рабочем листе. Технически вы создаете правило проверки, которое контролирует, какие данные можно вводить в определенную ячейку.
Вот лишь несколько примеров того, что может сделать проверка данных в Excel:
- Разрешить только числовые или текстовые значения в ячейке.
- Разрешить только числа в указанном диапазоне.
- Разрешить ввод данных определенной длины.
- Ограничить даты и время вне заданного диапазона.
- Ограничить записи выбором из раскрывающегося списка.
- Проверка вводимого на основе другой ячейки.
- Показать входное сообщение, когда пользователь выбирает ячейку.
- Показывать предупреждающее сообщение при вводе неверных данных.
- Найти неправильные записи в проверенных ячейках.
Например, вы можете настроить правило, которое ограничивает ввод данных 3-значными числами от 100 до 999. Если пользователь вводит что-то другое, Excel покажет предупреждение об ошибке, объясняющее, что было сделано неправильно:
Как сделать проверку данных в Excel
Чтобы добавить проверку данных в Excel, выполните следующие действия.
1. Откройте диалоговое окно «Проверка данных».
Напомним, где находится кнопка проверки данных в Excel. Выбрав одну или несколько ячеек для проверки, перейдите на вкладку «Данные» > группа «Работа с данными» и нажмите кнопку «Проверка данных».
2. Создайте правило проверки Excel.
На вкладке «Параметры» определите критерии проверки в соответствии с вашими потребностями. В критериях вы можете указать любое из следующего:
- Значения — введите числа в поля критериев, как показано на снимке экрана ниже.
- Ссылки на ячейки — создание правила на основе значения или формулы в другой ячейке.
- Формулы — позволяют выразить более сложные условия.
В качестве примера создадим правило, разрешающее пользователям вводить только целое число от 100 до 999:
Настроив правило проверки, нажмите кнопку «ОК», чтобы закрыть окно «Проверка вводимых значений», или переключитесь на другую вкладку, чтобы добавить подсказку по вводу и/или сообщение об ошибке.
3. Подсказка по вводу (необязательно).
Если вы хотите отобразить сообщение, объясняющее пользователю, какие данные разрешены в данной ячейке, откройте соответствующую вкладку и выполните следующие действия:
- Убедитесь, что установлен флажок Отображать подсказку при выборе ячейки.
- Введите заголовок и текст сообщения в соответствующие поля.
- Нажмите OK, чтобы закрыть диалоговое окно.
Как только пользователь выберет проверяемую ячейку, появится следующее сообщение, как на скриншоте ниже:
4. Отображение предупреждения об ошибке (необязательно)
В дополнение к входному сообщению вы можете отобразить одно из следующих предупреждений, когда в ячейку введены недопустимые данные.
Тип оповещения | Описание |
---|---|
Стоп (по умолчанию) | Самый строгий тип предупреждений, запрещающий пользователям вводить неверные данные. Вы нажимаете «Повторить», чтобы ввести другое значение, или «Отмена», чтобы удалить запись. |
Предупреждение | Предупреждает пользователей о том, что данные недействительны, но не препятствует их вводу. Вы нажимаете «Да», чтобы ввести недопустимое значение, «Нет», чтобы изменить его, или «Отмена», чтобы удалить запись. |
Информация | Наименее строгий тип оповещения, который информирует пользователей только о неверном вводе данных. Нажмите «ОК», чтобы ввести недопустимое значение, или «Отмена», чтобы удалить его из ячейки. |
Чтобы настроить пользовательское сообщение об ошибке, перейдите на вкладку «Сообщение об ошибке» и задайте следующие параметры:
- Установите флажок Выводить сообщение об ошибке (обычно установлен по умолчанию).
- В поле Вид выберите нужный тип оповещения.
- Введите заголовок и текст сообщения об ошибке в соответствующие поля.
- Нажмите ОК.
И теперь, если пользователь введет недопустимые значения, Excel отобразит специальное предупреждение с объяснением ошибки (как показано в начале этого руководства).
Примечание. Если вы не введете собственное сообщение, появится стандартное предупреждение Stop со следующим текстом: Это значение не соответствует ограничениям проверки данных, установленным для этой ячейки.
Как настроить ограничения проверки данных Excel
При добавлении правила проверки данных в Excel вы можете выбрать один из предопределенных параметров или указать новые критерии на основе собственной формулы. Ниже мы обсудим каждую из встроенных опций.
Как вы уже знаете, критерии проверки определяются на вкладке «Параметры» диалогового окна «Проверка данных» (вкладка «Данные» > «Проверка данных»).
В первую очередь нужно настроить проверку типа записываемых данных.
К примеру, чтобы ограничить ввод данных целым или десятичным числом, выберите соответствующий элемент в поле Тип данных. Затем выберите один из следующих критериев в поле Данные:
- Равно или не равно указанному числу
- Больше или меньше указанного числа
- Между двумя числами или вне, чтобы исключить этот диапазон чисел
Например, вот как выглядят ограничения по проверке данных Excel, которые допускают любое целое число больше 100:
Проверка даты и времени в Excel
Чтобы проверить даты, выберите «Дата» в поле «Тип данных», а затем выберите соответствующий критерий в поле «Значение». Существует довольно много предопределенных параметров на выбор: разрешить только даты между двумя датами, равные, большие или меньшие определенной даты и т. д.
Точно так же, чтобы проверить время, выберите Время в поле Значение, а затем определите необходимые критерии.
Например, чтобы разрешить только даты между датой начала в B1 и датой окончания в B2, примените это правило проверки даты Excel:
Разрешить только будни или выходные
Чтобы разрешить пользователю вводить даты только будних или выходных дней, настройте пользовательское правило проверки на основе функции ДЕНЬНЕД (WEEKDAY).
Если для второго аргумента установлено значение 2, функция возвращает целое число в диапазоне от 1 (понедельник) до 7 (воскресенье). Так, для будних дней (пн-пт) результат формулы должен быть меньше 6, а для выходных (сб и вс) — больше 5.
Таким образом, разрешить только рабочие дни:
=ДЕНЬНЕД( ячейка ; 2)<6
Разрешить только выходные :
=ДЕНЬНЕД( ячейка ; 2)>5
Например, чтобы разрешить ввод только рабочих дней в ячейки C2:C8, используйте следующую формулу:
=ДЕНЬНЕД(A2;2)<6
Проверить даты на основе сегодняшней даты
Во многих случаях может потребоваться использовать сегодняшнюю дату в качестве начальной даты допустимого диапазона дат. Чтобы получить текущую дату, используйте функцию СЕГОДНЯ , а затем добавьте к ней нужное количество дней, чтобы вычислить дату окончания временного периода.
Например, чтобы ограничить ввод данных через 6 дней (7 дней, включая сегодняшний день), мы можем использовать встроенное правило даты с критериями в виде формул:
- Выберите Дата в поле Тип данных
- Выберите в поле Значение – между
- В поле Начальная дата введите выражение =СЕГОДНЯ()
- В поле Конечная дата введите =СЕГОДНЯ() + 6
Аналогичным образом вы можете ограничить пользователей вводом дат до или после сегодняшней даты. Для этого выберите меньше или больше, чем в поле Значение, а затем введите =СЕГОДНЯ() в поле Начальная дата или Конечная дата соответственно.
Проверка времени на основе текущего времени
Чтобы проверить вводимые данные на основе текущего времени, используйте предопределенное правило времени с собственной формулой проверки данных. Для этого сделайте следующее:
В поле Тип данных выберите Время .
В поле Значение выберите «меньше», чтобы разрешить только время до текущего времени, или «больше», чтобы разрешить время после текущего времени.
В поле Время окончания или Время начала (в зависимости от того, какие критерии вы выбрали на предыдущем шаге) введите одну из следующих формул:
Чтобы проверить дату и время на основе текущей даты и времени:
=ТДАТА()
Чтобы проверить время на основе текущего времени, используйте выражение:
=ВРЕМЯ(ЧАС(ТДАТА());МИНУТЫ(ТДАТА());СЕКУНДЫ(ТДАТА()))
Проверка длины текста
Чтобы разрешить ввод данных определенной длины, выберите Длина текста в поле Тип данных и укажите критерии проверки в соответствии с вашей бизнес-логикой.
Например, чтобы ограничить ввод до 15 символов, создайте такое правило:
Примечание. Параметр «Длина текста» ограничивает количество символов, но не тип данных. Это означает, что приведенное выше правило разрешает как текст, так и числа до 15 символов или 15 цифр соответственно.
Список проверки данных Excel (раскрывающийся список)
Чтобы добавить для проверки вводимых данных раскрывающийся список элементов в ячейку или группу ячеек, выберите целевые ячейки и выполните следующие действия:
- Откройте диалоговое окно «Проверка данных» (вкладка «Данные» > «Проверка данных»).
- На вкладке «Настройки» выберите «Список» в поле «Тип данных».
- В поле Источник введите элементы списка проверки Excel, разделенные точкой с запятой. Например, чтобы ограничить пользовательский ввод тремя вариантами, введите Да; Нет; Н/Д.
- Убедитесь, что выбрана опция Список допустимых значений, чтобы стрелка раскрывающегося списка отображалась рядом с ячейкой.
- Нажмите ОК.
Выпадающий список проверки данных Excel будет выглядеть примерно так:
Примечание. Будьте осторожны с опцией «Игнорировать пустые ячейки», которая активна по умолчанию. Если вы создаете раскрывающийся список на основе именованного диапазона, в котором есть хотя бы одна пустая ячейка, установка этого флажка позволит ввести любое значение в проверенную ячейку. Во многих случаях это справедливо и для формул проверки данных: если ячейка, указанная в формуле, пуста, любое значение будет разрешено в проверяемой ячейке.
Другие способы создания списка проверки данных в Excel
Предоставление списков, разделенных точкой с запятой, непосредственно в поле «Источник» — это самый быстрый способ, который хорошо работает для небольших раскрывающихся списков, которые вряд ли когда-либо изменятся. В других сценариях можно действовать одним из следующих способов:
- Создать список проверки данных из диапазона ячеек.
- Создать динамический список проверки данных на основе именованного диапазона.
- Получить список проверки данных Excel из умной таблицы. Лучше всего то, что раскрывающийся список на основе таблицы является динамическим по своей природе и автоматически обновляется при добавлении или удалении элементов из этой таблицы.
Во всех этих случаях вы просто записываете соответствующую ссылку на диапазон либо элемент таблицы в поле Источник.
Разрешить только числа
В дополнение к встроенным правилам проверки данных Excel, обсуждаемым в этом руководстве, вы можете создавать собственные правила с собственными формулами проверки данных.
Удивительно, но ни одно из встроенных правил проверки данных Excel не подходит для очень типичной ситуации, когда вам нужно ограничить пользователей вводом только чисел в определенные ячейки. Но это можно легко сделать с помощью пользовательской формулы проверки данных, основанной на функции ЕЧИСЛО(), например:
=ЕЧИСЛО(C2)
Где C2 — самая верхняя ячейка диапазона, который вы хотите проверить.
Примечание. Функция ЕЧИСЛО допускает любые числовые значения в проверенных ячейках, включая целые числа, десятичные дроби, дроби, а также даты и время, которые также являются числами в Excel.
Разрешить только текст
Если вы ищете обратное — разрешить только текстовые записи в заданном диапазоне ячеек, то создайте собственное правило с функцией ЕТЕКСТ (ISTEXT), например:
=ЕТЕКСТ(B2)
Где B2 — самая верхняя ячейка выбранного диапазона.
Разрешить текст, начинающийся с определенных символов
Если все значения в определенном диапазоне должны начинаться с определенного символа или подстроки, выполните проверку данных Excel на основе функции СЧЁТЕСЛИ с подстановочным знаком:
=СЧЁТЕСЛИ(A2; » текст *»)
Например, чтобы убедиться, что все идентификаторы заказов в столбце A начинаются с префикса «AРТ-», «арт-», «Aрт-» или «aРт-» (без учета регистра), определите пользовательское правило с этой проверкой данных.
=СЧЁТЕСЛИ(A2;»АРТ-*»)
Формула проверки с логикой ИЛИ (несколько критериев)
В случае, если есть 2 или более допустимых префикса, добавьте несколько функций СЧЁТЕСЛИ, чтобы ваше правило проверки данных Excel работало с логикой ИЛИ:
=СЧЁТЕСЛИ(A2;»АРТ-*»)+СЧЁТЕСЛИ(A2;»АБВ-*»)
Проверка ввода с учетом регистра
Если регистр символов имеет значение, используйте СОВПАД (EXACT) в сочетании с функцией ЛЕВСИМВ, чтобы создать формулу проверки с учетом регистра для записей, начинающихся с определенного текста:
=СОВПАД(ЛЕВСИМВ(ячейка; число_символов); текст)
Например, чтобы разрешить только те коды заказов, которые начинаются с «AРТ-» (ни «арт-», ни «Арт-» не допускаются), используйте эту формулу:
=СОВПАД(ЛЕВСИМВ(A2;4);»АРТ-«)
В приведенной выше формуле функция ЛЕВСИМВ извлекает первые 4 символа из ячейки A2, а СОВПАД выполняет сравнение с учетом регистра с жестко заданной подстрокой (в данном примере «AРТ-«). Если две подстроки точно совпадают, формула возвращает ИСТИНА и проверка проходит успешно; в противном случае возвращается ЛОЖЬ и проверка завершается неудачно.
Разрешить только значения, содержащие определенный текст
Чтобы разрешить ввод значений, которые содержат определенный текст в любом месте ячейки (в начале, середине или конце), используйте функцию ЕЧИСЛО (ISNUMBER) в сочетании с НАЙТИ (FIND) или ПОИСК (SEARCH) в зависимости от того, хотите ли вы совпадение с учетом регистра или без учета регистра:
Проверка без учета регистра:
ЕЧИСЛО(ПОИСК( текст ; ячейка ))
Проверка с учетом регистра:
ЕЧИСЛО(НАЙТИ( текст ; ячейка ))
В нашем примере, чтобы разрешить только записи, содержащие текст «AР» в ячейках A2: A8, используйте одну из следующих формул, создав правило проверки в ячейке A2:
Без учета регистра:
=ЕЧИСЛО(ПОИСК(«ар»;A2))
С учетом регистра:
=ЕЧИСЛО(НАЙТИ(«АР»;A2))
Формулы работают по следующей логике:
Вы ищете подстроку «AР» в ячейке A2, используя НАЙТИ или ПОИСК, и оба возвращают позицию первого символа в подстроке. Если текст не найден, возвращается ошибка. Если поиск успешен и «АР» найден в ячейке, мы получаем номер позиции в тексте, где эта подстрока была найдена. Далее функция ЕЧИСЛО возвращает ИСТИНА, и проверка данных проходит успешно. В случае, если подстроку не удалось найти, результатом будет ошибка и ЕЧИСЛО возвращает ЛОЖЬ. Запись не будет разрешена в ячейке.
Разрешить только уникальные записи и запретить дубликаты
В ситуациях, когда определенный столбец или диапазон ячеек не должны содержать дубликатов, настройте пользовательское правило проверки данных, разрешающее только уникальные записи. Для этого мы можем использовать классическую формулу СЧЁТЕСЛИ для выявления дубликатов :
=СЧЁТЕСЛИ( диапазон ; самая верхняя_ячейка )<=1
Например, чтобы убедиться, что в ячейки с A2 по A8 вводятся только уникальные идентификаторы заказов, создайте настраиваемое правило со следующей формулой проверки данных:
=СЧЁТЕСЛИ($A$2:$A$8; A2)<=1
При вводе уникального значения формула возвращает ИСТИНА, и проверка проходит успешно. Если такое же значение уже существует в указанном диапазоне (счетчик больше 1), функция СЧЁТЕСЛИ возвращает ЛОЖЬ, и вводимые данные не проходят проверку.
Обратите внимание, что мы фиксируем диапазон абсолютными ссылками на ячейки (A$2:$A$8) и используем относительную ссылку для верхней ячейки (A2), чтобы формула корректно изменялась для каждой ячейки в проверяемом диапазоне.
Как отредактировать проверку данных в Excel
Чтобы изменить правило проверки Excel, выполните следующие действия:
- Выберите любую из проверенных ячеек.
- Откройте диалоговое окно «Проверка данных» (вкладка «Данные» > «Проверка данных»).
- Внесите необходимые изменения.
- Установите флажок Применить эти изменения ко всем другим ячейкам с теми же параметрами, чтобы скопировать внесенные вами изменения во все остальные ячейки с исходными критериями проверки.
- Нажмите OK, чтобы сохранить изменения.
Например, вы можете отредактировать список проверки данных Excel, добавив или удалив элементы из поля «Источник», и применить эти изменения ко всем другим ячейкам, содержащим тот же раскрывающийся список.
Как скопировать правило проверки данных Excel в другие ячейки
Если вы настроили проверку данных для одной ячейки и хотите проверить другие ячейки с теми же критериями, вам не нужно заново создавать правило с нуля.
Чтобы скопировать правило проверки в Excel, выполните следующие 4 быстрых шага:
- Выберите ячейку, к которой применяется правило проверки, и нажмите Ctrl + С , чтобы скопировать его.
- Выберите другие ячейки, которые вы хотите проверить. Чтобы выделить несмежные ячейки, нажмите и удерживайте клавишу Ctrl при выборе ячеек.
- Щелкните выделенный фрагмент правой кнопкой мыши, выберите «Специальная вставка» и выберите параметр «Условия на значения».
Либо используйте комбинацию клавиш Ctrl + Alt + V
, и затем — Н
.
- Нажмите ОК.
Подсказка. Вместо того, чтобы копировать проверку данных в другие ячейки, вы можете преобразовать свой набор данных в таблицу Excel. По мере добавления строк в таблицу Excel будет автоматически применять правило проверки к новым строкам.
Как найти ячейки с проверкой данных в Excel
Чтобы быстро найти все проверенные ячейки на текущем листе, перейдите на вкладку «Главная» > группа «Редактирование» и нажмите «Найти и выделить» > «Проверка данных» :
Это выберет все ячейки, к которым применены какие-либо правила проверки данных. Если необходимо, из этих выбранных ячеек вы можете удалить проверку.
Как убрать проверку данных в Excel
В целом, есть два способа удалить проверку в Excel: стандартный подход, разработанный Microsoft, и метод без мыши, разработанный фанатами Excel, которые никогда не отрывают руки от клавиатуры без крайней необходимости (например, чтобы выпить чашку кофе:)
Способ 1: Обычный способ отключить проверку данных
Обычно, чтобы удалить проверку данных на листах Excel, выполните следующие действия:
- Выберите ячейку (ячейки) с проверкой данных.
- На вкладке «Данные» нажмите кнопку «Проверка данных».
- На вкладке «Настройки» нажмите кнопку «Очистить все», а затем нажмите «ОК».
Советы:
- Чтобы удалить проверку данных из всех ячеек на текущем листе, используйте инструмент «Найти и выделить», чтобы выбрать все ячейки с проверкой.
- Чтобы удалить определенное правило проверки данных, выберите любую ячейку с этим правилом, откройте диалоговое окно «Проверка данных», установите флажок «Применить эти изменения ко всем другим ячейкам с такими же настройками» и нажмите кнопку «Очистить все».
Как видите, стандартный метод работает довольно быстро, но требует нескольких щелчков мышью, что, на мой взгляд, не имеет большого значения. Но если вы предпочитаете работать с клавиатурой, а не с мышью, вам может понравиться следующий подход.
Способ 2: Удалить правила проверки данных при помощи Специальной вставки
Изначально специальная вставка Excel предназначена для вставки определенных элементов скопированных ячеек. На самом деле она может делать гораздо больше полезных вещей. Среди прочего, он может быстро удалить правила проверки данных на листе. Вот как:
- Выберите пустую ячейку без проверки данных и нажмите
Ctrl + С
, чтобы скопировать ее в буфер обмена. - Выберите ячейки, в которых вы хотите отключить проверку данных.
- Нажмите
Ctrl + Alt + V
, и затемН
. Эта комбинация клавиш вызовет «Специальная вставка» > «Проверка данных». - Нажимаем ОК.
Советы по проверке данных в Excel
Теперь, когда вы знакомы с основами проверки данных в Excel, позвольте мне поделиться несколькими советами, которые могут сделать ваши правила намного более эффективными.
Проверка данных на основе другой ячейки
Вместо того, чтобы вводить значения непосредственно в поля критериев, вы можете ввести их в некоторые ячейки, а затем ссылаться на эти ячейки. Если вы решите позже изменить условия проверки, вы просто запишете новые значения на рабочем листе, не редактируя правило. Это сэкономит много времени.
Чтобы ввести ссылку на ячейку, либо введите ее в поле, перед которым стоит знак равенства, либо щелкните стрелку рядом с полем, а затем выберите ячейку с помощью мыши. Вы также можете щелкнуть в любом месте поля, а затем выбрать ячейку на листе.
Например, чтобы разрешить любое целое число, находящееся между 100 и 999, выберите критерии «минимум» и «максимум» в вкладке «Параметры» и введите в них адреса ячеек с этими числами:
Рис18
Вы также можете ввести формулу в ячейку, на которую указывает ссылка, и Excel проверит ввод на основе этой формулы.
Например, чтобы запретить пользователям вводить даты после сегодняшней даты, введите формулу =СЕГОДНЯ() в какую-нибудь ячейку, скажем, B1, а затем настройте правило проверки даты на основе этой ячейки:
Или вы можете ввести формулу =СЕГОДНЯ() непосредственно в поле Конечная дата, что будет иметь тот же эффект.
Правила проверки на основе формул
В ситуациях, когда невозможно определить желаемые критерии проверки на основе значения или ссылки на ячейку, вы можете выразить это с помощью формулы.
Например, чтобы ограничить ввод минимальным и максимальным значениями в существующем списке чисел, скажем, A1:A10, используйте следующие формулы:
=МИН($С$2:$С$10)
=МАКС($С$2:$С$10)
Обратите внимание, что мы фиксируем диапазон с помощью знака $ (абсолютная ссылка на ячейки), чтобы наше правило проверки Excel работало правильно для всех выбранных ячеек.
Как найти неверные данные на листе
Хотя Microsoft Excel позволяет применять проверку данных к ячейкам, в которых уже есть данные, он не уведомит вас, если некоторые из уже существующих значений не соответствуют критериям проверки.
Чтобы найти недействительные данные, которые попали в ваши рабочие листы до того, как вы добавили проверку данных, перейдите на вкладку «Данные» и нажмите «Проверка данных» > «Обвести неверные данные».
Это выделит все ячейки, которые не соответствуют критериям проверки.
Как только вы исправите неверную запись, отметка автоматически исчезнет. Чтобы удалить все отметки, перейдите на вкладку «Данные» и нажмите «Проверка данных» > «Удалить обводку неверных данных».
Как поделиться книгой с проверкой данных
Чтобы разрешить нескольким пользователям совместную работу над книгой, обязательно предоставьте к ней общий доступ после проверки данных.
После совместного использования книги ваши правила проверки данных продолжат работать, но вы не сможете ни изменить их, ни добавить новые правила.
Почему проверка данных Excel не работает?
Если проверка данных не работает должным образом на ваших листах, это, скорее всего, происходит по одной из следующих причин.
Проверка данных не работает для скопированных данных
Проверка данных в Excel предназначена для запрета ввода недопустимых данных непосредственно в ячейку, но не может помешать пользователям копировать недопустимые данные.
Хотя нет способа отключить клавиши копирования/вставки (кроме использования VBA), вы можете, по крайней мере, предотвратить копирование данных путем перетаскивания ячеек. Для этого выберите «Файл» > «Параметры» > «Дополнительно» > «Параметры редактирования» и снимите флажок «Включить маркер заполнения и перетаскивания ячеек».
Проверка данных Excel не активна
Кнопка «Проверка данных» не активна (выделена серым цветом), если вы вводите или изменяете данные в ячейке. Закончив редактирование ячейки, нажмите Enter или Esc, чтобы выйти из режима редактирования, а затем выполните проверку данных.
Проверка данных не может быть применена к защищенной или общей книге
Хотя существующие правила проверки продолжают работать в защищенных и общих книгах, невозможно изменить параметры проверки данных или настроить новые правила. Для этого сначала отмените общий доступ и/или снимите защиту с книги.
Неправильные формулы проверки данных
При проверке данных на основе формул в Excel необходимо проверить три важные вещи:
- Формула проверки не возвращает ошибок.
- Формула не ссылается на пустые ячейки.
- Используются правильные ссылки на ячейки.
Ручной пересчет формул включен
Если в Excel включен режим ручного расчета, невычисленные формулы могут помешать правильной проверке данных. Чтобы снова изменить параметр расчета Excel на автоматический, перейдите на вкладку «Формулы» > группу «Расчет», нажмите кнопку «Параметры расчета» и выберите «Автоматически».
Проверьте правильность формулы проверки данных
Для начала скопируйте формулу проверки в какую-нибудь ячейку, чтобы убедиться, что она не возвращает ошибку, такую как #Н/Д, #ЗНАЧ или #ДЕЛ/0!.
Если вы создаете пользовательское правило , формула должна возвращать логические значения ИСТИНА и ЛОЖЬ или приравненные к ним значения 1 и 0 соответственно.
Если вы используете критерий на основе формулы во встроенном правиле (как мы делали для проверки времени на основе текущего времени), он также может возвращать неправильное числовое значение.
Формула проверки данных не должна ссылаться на пустую ячейку
Если вы активируете опцию «Игнорировать пустые ячейки» при определении правила (обычно выбрано по умолчанию), то следите, чтобы ваши формулы или условия не ссылались на пустую ячейку.
В случае, когда одна или несколько ячеек, на которые есть ссылки в вашей формуле, пусты, то в проверяемой ячейке будет разрешено любое значение.
Абсолютные и относительные ссылки на ячейки в формулах проверки
При настройке правила проверки Excel на основе формулы помните, что все ссылки на ячейки в вашей формуле относятся к верхней левой ячейке в выбранном диапазоне.
Если вы создаете правило для нескольких ячеек и ваши критерии проверки содержат адреса конкретных ячеек , обязательно зафиксируйте ячейку в формуле при помощи абсолютной ссылки (со знаком $, например, $A$1), иначе ваше правило будет правильно работать только для первой ячейки.
Чтобы лучше проиллюстрировать это, рассмотрим следующий пример.
Предположим, вы хотите ограничить ввод данных в ячейках с A2 по A8 целыми числами от 100 (минимальное значение) до 999. Чтобы проще было при необходимости изменить критерии проверки, используем ссылки на ячейки с этими значениями, как показано на скриншоте ниже:
Это правило будет корректно выполняться только для первой ячейки диапазона – A2. Для ячейки A3 критерии максимума и минимума изменятся на E3 и F3. Поскольку эти ячейки пусты, то условие ввода теперь – любое число больше либо меньше нуля. Правда, символьные значения и дробные числа вы вводить не сможете, так как продолжает действовать ограничение на тип данных – целые числа.
Чтобы исправить формулу, просто введите «$» перед ссылками на столбцы и строки, чтобы зафиксировать их: =$E$2 и $F$2. Или используйте клавишу F4
для переключения между различными типами ссылок.
Вот как вы можете добавить и использовать проверку данных в Excel. Я благодарю вас за чтение и надеюсь ещё увидеть вас в нашем блоге!
Идентификация ошибок осуществляется несколькими способами. Один из них реализуется через отображение кода ошибки в ячейке.
Ошибка |
Описание |
#Н/Д |
Н/Д – является сокращением термина Неопределённые данные. Помогает предотвратить использование ссылки на пустую ячейку |
#ЧИСЛО! |
Функция с числовым аргументом использует неприемлемый аргумент |
#ИМЯ? |
Ошибка в написании имени или используется несуществующее имя |
#ССЫЛКА! |
Используется ссылка на несуществующую ячейку |
#ЗНАЧ! |
Вместо числового или логического значения введён текст, и Excel не может преобразовать его к нужному типу данных |
#ДЕЛ/0! |
В качестве делителя используется ссылка на ячейку, в которой содержится нулевое или пустое значение (если ссылкой является пустая ячейка, то её содержимое интерпретируется как ноль) |
#ПУСТО! |
Используется ошибочная ссылка на ячейку |
############# |
Данные не помещаются в ячейку по ширине, следует увеличить ширину столбца или применить более компактное форматирование |
Второй способ обнаружения ошибок – Excel отображает в левом верхнем углу ячейки зелёный треугольник (индикатор ошибки). При выборе такой ячейки появляется смарт-тег проверки ошибок.
Для проверки ошибок необходимо выполнить следующие шаги:
1. Выберите лист, который требуется проверить на наличие ошибок.
2. На вкладке Формулы в группе Зависимости формул нажмите кнопку Проверка наличия ошибок. Откроется окно диалога Контроль ошибок.
3. В окне диалога Контроль ошибок просмотрите информацию о текущей ошибке в левой части окна.
4. Для просмотра более детального описания ошибки и возможных вариантов её исправления нажмите кнопку Справка по этой ошибке.
5. Нажмите кнопку Показать этапы вычисления. MS Excel откроет окно диалога Вычисление формулы, где вы сможете просмотреть значения различных частей вложенной формулы, вычисляемые в порядке расчёта формулы:
a) нажмите кнопку Вычислить, чтобы проверить значение подчёркнутой ссылки. Результат вычислений показан курсивом;
b) если подчёркнутая часть формулы является ссылкой на другую формулу, нажмите кнопку Шаг с заходом, чтобы отобразить другую формулу в поле Вычисление. Нажмите кнопку Шаг с выходом, чтобы вернуться в предыдущую ячейку и формулу;
c) Выполняйте указанные действия, пока не будет вычислена каждая часть формулы;
d) Чтобы снова увидеть вычисления, нажмите кнопку Заново;
e) Чтобы завершить вычисления, нажмите кнопку Закрыть.
6. Для изменения формулы в строке формул нажмите кнопку Изменить в строке формул.
7. Если ошибка является несущественной, вы можете нажать кнопку Пропустить ошибку. Помеченная ошибка при последующих проверках будет пропускаться.
8. Для перехода к следующей ошибке нажмите кнопку Далее. Для возврата к предыдущей – кнопку Назад.
9. Доведите до конца проверку ошибок и закройте окно диалога Контроль ошибок.
Трассировка связей между формулами и ячейками
Для удобства поиска причин ошибок, а также и в некоторых других случаях можно графически отобразить связь между
ячейками в формуле.
Для отображения ячеек, входящих в формулу в качестве аргументов, необходимо выделить
ячейку с формулой и нажать кнопку Влияющие ячейки в группе Зависимости формул вкладки Формулы.
Один щелчок по кнопке Влияющие ячейки отображает связи с
ячейками, непосредственно определяющими результат вычисления. Если в этих ячейках также находятся формулы, то следующий щелчок отображает связи с
ячейками, являющимися аргументами этих формул. И так далее.
Для отображения ячеек, в формулы которых входит какая-либо ячейка, её следует выделить и нажать кнопку Зависимые ячейки в группе Зависимости формул вкладки Формулы.
Один щелчок по кнопке Зависимые ячейки отображает связи с
ячейками, непосредственно зависящими от выделенной
ячейки. Если эти
ячейки также влияют на другие
ячейки, то следующий щелчок отображает связи с зависимыми
ячейками. И так далее.
Связи в пределах текущего листа отображаются синими стрелками. Связи с
ячейками других листов и книг отображаются чёрными пунктирными линиями и значком листа. Красные стрелки показывают
ячейки, вызывающие ошибки.
Для скрытия стрелок связей следует нажать кнопку Убрать все стрелки в группе Зависимости формул вкладки Формулы. Использование окна контрольных значений.
Если вы работаете с большой таблицей, содержащей формулы, которые ссылаются на различные ячейки текущей таблицы и/или ячейки другого листа, достаточно сложно отследить их взаимосвязи.
В этом случае вашим помощником может выступать панель инструментов Окно контрольного значения.
Окно контрольного значения значительно упрощает анализ, проверку зависимостей и подтверждение вычислений и результатов формул на больших листах. Благодаря окну контрольного значения не требуется постоянно прокручивать лист, когда вы работаете с большой таблицей, переходить к различным его частям.
Добавление ячеек в окно контрольных значений
Для добавления на панель контрольных значений выполните следующие действия:
1. Выделите ячейки, контрольные значения которых нужно поместить на панель.
Чтобы выделить все ячейки листа с формулами, на вкладке Главная в группе Правка нажмите кнопку Найти и выделить и выберите команду Формулы.
2. На вкладке Формулы в группе Зависимости формул нажмите кнопку Окно контрольного значения.
.
4. В окне диалога Добавление контрольного значения проверьте правильность выбранного диапазона и нажмите кнопку Добавить.
Циклические ссылки
Циклические ссылки возникают, когда формула в какой-либо ячейке посредством других ячеек ссылается сама на себя.
Например, ячейка С4 = Е7, Е7 = С11, С11 = С4. В итоге С4 ссылается на С4.
Появление циклических ссылок очень легко определить. При их возникновении или наличии в уже созданной книге Excel сразу же появляется предупреждение о циклической ссылке, которое и описывает суть явления.
При нажатии на кнопку OK сообщение будет закрыто, а в ячейке, содержащей циклическую ссылку, в большинстве случаев появится 0.
Предупреждение, как правило, появляется при первоначальном создании циклической ссылки или открытии книги, содержащей циклические ссылки. Если предупреждение принято, то при дальнейшем возникновении циклических ссылок оно может не появляться.
Циклические ссылки в Excel могут создаваться преднамеренно, для решения тех или иных задач финансового моделирования, а могут возникать случайно, в виде технических ошибок и ошибок в логике построения модели.
В первом случае мы знаем об их наличии, так как сами их предварительно создали, и знаем, зачем они нам нужны.
Во втором случае мы можем вообще не знать, где они находятся, например, при открытии чужого файла и появлении сообщения о наличии циклических ссылок.
Найти циклическую ссылку можно несколькими способами. Например, чисто визуально формулы и ячейки, участвующие в образовании циклических ссылок в Excel, отмечаются синими стрелками.
Если циклическая ссылка – одна на листе, то в строке состояния будет выведено сообщение о наличии циклических ссылок с адресом ячейки.
Если циклические ссылки есть ещё и на других листах кроме активного, то будет выведено сообщение без указания ячейки.
Найти циклическую ссылку можно также при помощи инструмента поиска ошибок.
На вкладке Формулы в группе Зависимости формул выберите элемент Поиск ошибок и в раскрывающемся списке пункт Циклические ссылки.
Вы увидите адрес ячейки с первой встречающейся циклической ссылкой. После её корректировки или удаления – со второй и т. д.
Итак, используя вышеперечисленные инструменты и приёмы, вы сможете облегчить поиск, исправление и предупреждение ошибок в рабочих книгах Excel.
Успехов!!!
Свидетельство о регистрации СМИ: Эл № ФС77-67462 от 18 октября 2016 г.
Контакты редакции: +7 (495) 784-73-75, smi@4dk.ru
Ошибки пользователей при вводе данных – одна из самых распространенных проблем в Excel. В результате ошибочных данных ячейки с формулами на разных листах друг за другом могут заполниться ошибками #ЗНАЧ, #H/Д и т.п. Поиск ошибок может занимать длительное время, потому что непонятен первоначальный источник ошибки. С чего начинать? Но появление ячеек с ошибками это даже хорошо.
Гораздо хуже, когда внешне все выглядит нормально, но при этом в данных есть ошибки. В таких случаях пользователь даже не догадываться о наличии ошибок и формирует недостоверные отчеты. А в результате принимаются ошибочные управленческие решения. Что же делать?
НЕДОСТАТКИ СТАНДАРТНЫХ ИНСТРУМЕНТОВ EXCEL
Как вы наверняка знаете, в Excel существует стандартный функционал для контроля вводимых в ячейки данных. Он устанавливается через меню Данные -> Проверка данных. В результате появляется диалоговое окно Проверка вводимых значений c тремя закладками.
На закладке Параметры в поле Тип данных можно выбрать тип данных. В зависимости от введенного типа становятся доступными для заполнения другие поля, например:
- для типа Число, Дата, Время можно задать границы – от и до и проверять на соблюдение условий между, меньше, больше и т.д.;
- для типа Список можно задать список доступных значений;
- для типа Другой можно задать свою собственную формулу, которая будет проверять вводимое значение на соблюдение каких либо условий, в том числе в зависимости от значений в других ячейках.
На закладках Сообщение для ввода и Сообщение об ошибке можно задать текст соответствующего сообщения, чтобы подсказать пользователю в чем он ошибся.
Внешне сервис проверки данных кажется очень эффективным. Особенно удобно выбирать значение из выпадающего списка, а не вводить его вручную. Тем не менее стандартный функционал Excel позволяет решить проблему контроля вводимых данных лишь частично и у него есть существенные недостатки:
1. Стандартные средства контроля введенных данных могут создать у пользователя вредную иллюзию защищенности от ошибок. Особенно если данные вводили не вы, а кто-то другой, и вы рассчитываете что там все нормально, система отловила ошибки. Ведь проверка работает только при ручном вводе данных, но не работает при внесении данных другими способами!
Например, если данные вводятся в ячейку с использованием команд Копировать->Вставить, Копировать->Специальная вставка-Значения или путем «растаскивания» от соседних ячеек, то проверка данных не осуществляется. Также значения в ячейках не контролируются, если они введены в ячейку с помощью макроса (если только контроль не осуществляется в самом макросе).
Таким образом, неверные данные могут попасть в ячейки, многократно тиражированы и Excel это не отследит!
Часто это бывает, когда вы выгружаете данные в таблицы из других программ, например, 1С. Но особенно неприятно когда ошибки незаметны или малозаметны. Например:
- Значение в ячейке выглядит как число и дата, а на самом деле оно является текстом. Например потому, что перед или после цифр есть пробел или другие непечатные (невидимые) символы.
- Ячейка выглядит пустой, а на самом деле там есть непечатные символы.
- В качестве разделителя целой и дробной части использована точка вместо запятой.
- Введено значение, которое отсутствует в «привязанном» к ячейке выпадающем списке.
Последняя ситуация достаточно распространена. Например, вы ведете реестр платежей от контрагентов, и вводите наименование контрагентов с помощью выпадающего списка, связанного со справочником контрагентов. Спустя некоторое время вы обнаруживаете в наименовании контрагента ошибку и исправляете ее в справочнике. При этом Excel никак не отреагирует на то, что в реестре есть записи со старым (ошибочным) наименованием контрагента. То есть Excel при изменении элементов списка не отлавливает уже введенные данные типа «Список».
2. Стандартные способы проверки могут «тормозить»
Достаточно распространенной проверкой является проверка для типа данных Другой с использованием формул. Это может быть проверка на непревышение планового бюджета по статьям расходов, проверка на уникальность элемента списка и т.п.
В этом случае часто используются «тяжелые» функции СЧЕТЕСЛИ, СЧЕТЕСЛИМН, которые подсчитывают количество или сумму по уже введенным ранее данным и сравнивают, не превысит ли вводимое значение какой-то предел.
Всякий раз, когда вы вводите или изменяете значение в ячейке, отрабатывает эта «тяжелая» формула. Если при этом с ячейкой связано много других ячеек, будут пересчитываться и они. Когда вы это делаете и тестируете в таблицах мало данных и задержек не ощущается.
Но по мере роста таблиц Excel может начать «залипать» при вводе данных, иначе говоря не успевать за руками пользователя. И это очень раздражает.
Поэтому, использовать проверку вводимых данных с использованием типа Другой и «тяжелыми» формулами нужно очень обдуманно. Я советую вообще исключить использование подобных приемов.
3. Бесполезный инструмент «Обвести неверные данные»
Для проверки правильности введенных значений в Excel есть встроенный инструмент «Обвести неверные данные», который вызывается через пункты меню — Данные -> Проверка данных -> Обвести неверные данные.
Команда доступна только на незащищенном листе, а результатом ее работы будет обведение неверных по мнению Excel данных красным овалом как на рисунке выше.
На мой взгляд, это функция практически бесполезна по трем причинам:
- Будут признаны ошибочными и обведены пустые ячейки с типом «Список допустимых значение», если для них при настройке была снята галочка в поле «игнорировать пустые ячейки» (она снята в большинстве случаев). Но согласитесь — неверные значения и пустые значения это разные вещи.
- Помечаются только первые 255 недопустимых значения.
Если в вашей таблице десятки колонок и тысячи строк, то придется много раз повторять одни и те же действия – исправлять ошибки и снова запускать обводку неверных данных.
- Она не всегда работает корректно. На вышеприведенном рисунке не были обведены значения в колонке ЦУ — Объект «Сколково» — хотя эти значения ошибочные, т.к. их нет в списке.
4. «Подсвечивание» ячеек с ошибочными данными
Еще одним распространенным способом проверки наличия неверных данных является выделение ячеек, в которых обнаружены некорректные данные, ярким цветом фона или шрифта с помощью условного форматирования.
Я считаю это способ неэффективным. Ну «подсветили» вы некорректные данные в таблице, а что дальше?
Если таблице тысячи строк, то либо придется прокручивать всю таблицу в поисках подсвеченных ячеек, либо применять автофильтр по цвету. Причем поочередно делать для каждого столбца, так как непонятно – есть там неверные данные или нет.
Это очень трудоемко. Поэтому, пользователи начинают добавляют к своей таблице макросы, которые позволяют подсчитывать количество ячеек по цвету фона или шрифта. Такие макросы можно без проблем найти в интернете, но дело не в этом.
Мало того, что из-за правил условного форматирования Excel будет «тормозить», так пользователи еще и усложняют систему совсем необязательными макросами.
КАК ПРАВИЛЬНО ОРГАНИЗОВАТЬ ПРОВЕРКУ ВВЕДЕННЫХ ДАННЫХ
В своих решениях я перепробовал несколько вариантов и остановился на мой взгляд может быть не самый эстетичный, зато самый надежный и эффективный.
Этот способ может быть дополнением к стандартному функционалу проверки вводимых данных, или применяться самостоятельно. Суть способа в следующем.
Любую проверку вводимых значений можно делать и обычными функциями Excel, такими как ЕСЛИ, ЕТЕКСТ, ЕНЕТЕКСТ, ЕЧИСЛО, ПОИСКПОЗ. Поэтому в таблице можно создать служебную колонку в ячейках которой задать формулу, которая будет проверять корректность введенных данных по заданным условиям во всех ячейках строки, предназначенных для ввода и сообщать об этом пользователю. Расчет формулы сделать включаемым/ выключаемым в зависимости от положения «тумблера». Что такое тумблеры и зачем они, написано здесь.
Это не предотвратит некорректный ввод данных, но предупредит об этом пользователя.
Зато формула будет отрабатывать не при ручном вводе данных, а по вашему требованию. Таким образом, пользователь может свободно вводить данные и Excel не будет «тормозить». Перед формированием управленческих отчетов пользователь запускает проверку, выявляет все ошибки и исправляет их.
Как это устроено проще всего понять это на примере (см. рисунок ниже)
1. В шапке таблицы создается служебная строка, каждая ячейка которой содержит формулу =Столбец (). Теперь у пользователя всегда перед глазами есть порядковые номера столбцов. Причем, что бы вы ни сделали со столбцами (вставка, удаление, перемещение) нумерация всегда будет сохраняться.
2. В таблице создается служебная колонка (удобней если она будет крайней слева), в ячейках которой вводится формула, проверяющие корректность введенных в строке таблицы значений.
Формула состоит из блоков функций, соединенных между собой амперсандом для сцепки текста в единую строку. Каждый блок проверяет одну ячейку в строке и если значение ошибочное возвращает номер колонки, а если верное не возвращает ничего.
Блоки могут быть такие:
- Ячейки, в которых должна вводиться дата или число проверяется такой конструкцией
ЕСЛИ(ЕТЕКСТ(проверяемое_значение);номер_столбца&».»;»»)
- Ячейки, в которых значение вводится из выпадающего списка проверяется такой конструкцией:
EСЛИ(ЕСЛИОШИБКА(ПОИСКПОЗ(искомое_значение; просматриваемый_массив;0);-1)>0;””;номер_столбца)
- Если вам нужно проверять даты на вхождение в определенный период времени используйте обычные функции ЕСЛИ, >=,<= и т.д. Аналогично для чисел.
Не забудьте всю эту конструкцию поместить внутрь функции ЕСЛИ: =ЕСЛИ(НаТ1;ваша_цепочка_блоков;””), где НаТ1 это имя ячейки-тумблера, которая включает/выключает расчет формулы. Это позволит не вычислять формулу при всяком изменении в ячейках, а делать это по необходимости.
В результате в служебной колонке, в тех строках, где будут обнаружены ошибки, отобразятся номера колонок с некорректными данными, разделенные точками. В шапке таблицы можно подсчитать количество строк с ошибками следующей формулой:
=ЧСТРОК(A$5:A$677)-СЧЁТЕСЛИ(A$5:A$677;»») , где A$5:A$677 – диапазон служебного столбца в котором выводятся признаки ошибок.
В результате вы всегда видите сколько, в каких строчках и в каких столбцах у вас ошибки и можете быстро их исправить, используя стандартные возможности Excel — фильтр, растаскивание и т.д.
Ваша программа будет еще удобнее если вы соберете данные о количестве ошибок на одном листе (в моих решениях это лист Настройки как на рисунке ниже) и там же разместите кнопку для запуска формул проверки ошибок. В этом случае вам не нужно метаться между листами рабочей книги. Достаточно нажать одну кнопку – макрос включит «тумблер» — все листы будут проверены на наличие ошибок, данные о количестве ошибок будут выведены в таблице. Если ошибок не обнаружено ячейка останется пустой. Если ошибки обнаружены вам нужно перейти на соответствующий лист и исправить их.
Все просто и удобно, никаких «тормозов» и экономия времени!
Cookie-файлы
Настройка cookie-файлов
Детальная информация о целях обработки данных и поставщиках, которые мы используем на наших сайтах
Аналитические Cookie-файлы
Отключить все
Мы используем файлы Cookie для улучшения работы, персонализации и повышения удобства пользования нашим сайтом. Продолжая посещать сайт, вы соглашаетесь на использование нами файлов Cookie.
Подробнее о нашей политике в отношении Cookie.
Подробнее
Понятно
17 авг. 2022 г.
читать 2 мин
Вы можете использовать следующие формулы, чтобы проверить, содержит ли диапазон в Excel определенное значение:
Способ 1: проверить, содержит ли диапазон значение (возвратить TRUE или FALSE)
=COUNTIF( A1:A10 ,"this_value")>0
Способ 2: проверить, содержит ли диапазон частичное значение (возвратить TRUE или FALSE)
=COUNTIF( A1:A10 ,"*this_val*")>0
Способ 3: проверить, содержит ли диапазон значение (возврат пользовательского текста)
=IF(COUNTIF( A1:A10 ,"this_value"),"Yes","No")
В следующих примерах показано, как использовать каждую формулу на практике со следующим набором данных в Excel:
Пример 1: проверьте, содержит ли диапазон значение (возврат TRUE или FALSE)
Мы можем использовать следующую формулу, чтобы проверить, содержит ли диапазон названий команд значение «Mavericks»:
=COUNTIF( A2:A15 ,"Mavericks")>0
На следующем снимке экрана показано, как использовать эту формулу на практике:
Формула возвращает FALSE , так как значение «Mavericks» не существует в диапазоне A2:A15 .
Пример 2. Проверка того, содержит ли диапазон частичное значение (возврат TRUE или FALSE)
Мы можем использовать следующую формулу, чтобы проверить, содержит ли диапазон названий команд частичное значение «avs» в любой ячейке:
=COUNTIF( A2:A15 ,"*avs*")>0
На следующем снимке экрана показано, как использовать эту формулу на практике:
Формула возвращает TRUE , поскольку частичное значение «avs» встречается по крайней мере в одной ячейке в диапазоне A2:A15 .
Пример 3. Проверка наличия значения в диапазоне (возврат пользовательского текста)
Мы можем использовать следующую формулу, чтобы проверить, содержит ли диапазон названий команд значение «Шершни» в какой-либо ячейке, и вернуть в результате «Да» или «Нет»:
=IF(COUNTIF( A2:A15 ,"Hornets"),"Yes","No")
На следующем снимке экрана показано, как использовать эту формулу на практике:
Формула возвращает Нет , так как значение «Шершни» не встречается ни в одной ячейке в диапазоне A2:A15 .
Дополнительные ресурсы
В следующих руководствах объясняется, как выполнять другие распространенные задачи в Excel:
Как подсчитать частоту текста в Excel
Как проверить, содержит ли ячейка текст из списка в Excel
Как рассчитать среднее значение, если ячейка содержит текст в Excel