Как протягивать формулы в excel в сводной таблице

Для вычисления значений в сводной таблице можно использовать любые из описанных ниже методов.

• Функции сведения в полях значений.    В сводной таблице в области значений отображаются сводные данные, вычисленные на основе исходных данных. Рассмотрим пример с такими исходными данными:

  

• Сводная таблица и сводная диаграмма выглядят, как показано на рисунке ниже. Если создать сводную диаграмму на основе данных из сводной таблицы, то значения на диаграмме будут соответствовать вычислениям в связанной сводной таблице.

• В сводной таблице поле столбца Месяц содержит элементы Март и Апрель. Поле строки Регион содержит элементы Север, Юг, Восток и Запад. Значение на пересечении столбца Апрель и строки Север — это общая выручка от продаж, определенная по исходным данным, для которых столбец Месяц содержит значение Апрель, а столбец Регион — значение Север.

• В сводной диаграмме поле Регион может представлять собой поле категорий, в котором элементы Север, Юг, Восток и Запад отображаются как категории. Поле Месяц поле может быть полем рядов, в котором элементы Март, Апрель и Май отображаются как ряды, представленные в легенде. Поле значений с именем Сумма продаж может содержать маркеры данных, которые представляют общую выручку в каждом регионе за каждый месяц. Например, один маркер данных может представлять (своим положением на вертикальной оси, т. е. оси значений) сумму продаж за месяц Апрель в регионе Север.

• Ниже перечислены функции сведения, с помощью которых можно вычислять поля значений. Эти функции доступны для всех типов исходных данных, кроме OLAP.

  Функция	Сведение данных
  Сумма	Сумма значений. Функция по умолчанию для числовых данных.
  Количество	Число значений. Действует аналогично функции СЧЁТЗ. Функция по умолчанию для данных, отличных от числовых.
  Среднее	Среднее арифметическое.
  Максимум	Наибольшее значение.
  Минимум	Наименьшее значение.
  Произведение	Произведение значений.
  Количество чисел	Количество числовых значений. Действует аналогично функции СЧЁТ.
  Стандартное отклонение	Оценка стандартного отклонения генеральной совокупности, где выборка является подмножеством всей генеральной совокупности.
  СТАНДОТКЛОНП	Стандартное отклонение генеральной совокупности, которая содержит все сводимые данные.
  ДИСП	Оценка дисперсии генеральной совокупности, где выборка является подмножеством всей генеральной совокупности.
  Несмещенная дисперсия	Дисперсия генеральной совокупности, которая содержит все сводимые данные.

• Настраиваемые вычисления.    Служат для отображения значений на основе других элементов или ячеек в области данных. Например, можно отобразить значения в поле данных Сумма продаж как процент от продаж за месяц Март или как нарастающий итог по элементам в поле Месяц.

  Для настраиваемых вычислений в полях значений доступны перечисленные ниже функции.

  Функция	Результат
  Без вычислений	Значение, введенное в данное поле.
  % от общей суммы	Значения в процентах от общей суммы всех значений или точек данных в отчете.
  % от суммы по столбцу	Все значения в каждом столбце или ряду в процентах от итогового значения по этому столбцу или ряду.
  % от суммы по строке	Значение в каждой строке или категории в процентах от итогового значения по этой строке или категории.
  Доля	Значения в процентах от значения базового элемента в соответствующем базовом поле.
  % от суммы по родительской строке	Рассчитывает значения следующим образом: (значение элемента) / (значение родительского элемента по строкам).
  % от суммы по родительскому столбцу	Рассчитывает значения следующим образом: (значение элемента) / (значение родительского элемента по столбцам).
  % от родительской суммы	Рассчитывает значения следующим образом: (значение элемента) / (значение родительского элемента в выбранном базовом поле).
  Отличие	Значения в виде разности по отношению к значению базового элемента в соответствующем базовом поле.
  Приведенное отличие	Значения в виде разности в процентах по отношению к значению базового элемента в соответствующем базовом поле.
  С нарастающим итогом в поле	Значение в виде нарастающего итога для последовательных элементов в базовом поле.
  % от суммы с нарастающим итогом в поле	Значение в виде нарастающего итога в процентах для последовательных элементов в базовом поле.
  Сортировка от минимального к максимальному	Ранг выбранных значений в определенном поле с учетом того, что наименьшему из них присваивается значение 1, а остальным — значения более высокого ранга соответственно.
  Сортировка от максимального к минимальному	Ранг выбранных значений в определенном поле с учетом того, что наибольшему значению в поле присваивается значение 1, а каждому меньшему значению — более высокий ранг.
  Индекс	Рассчитывает значения следующим образом: ((значение в ячейке) x (общий итог)) / ((итог строки) x (итог столбца)).

• Формулы.    Если функции сведения и настраиваемые вычисления не дают желаемых результатов, вы можете создать собственные формулы в вычисляемых полях и вычисляемых объектах. Например, можно добавить вычисляемый объект с формулой расчета комиссионных за продажу, которые могут быть разными в различных регионах. Эти комиссионные будут автоматически включены в промежуточные и общие итоги в отчете.

Доступность вычислений и параметров в отчете зависит от того, получены ли исходные данные из базы данных OLAP.

• Вычисления на основе исходных данных OLAP.    При создании сводных таблиц на основе кубов OLAP сводные значения вычисляются на сервере OLAP еще до отображения результатов в Excel. В сводной таблице невозможно изменить способ вычисления этих значений. Например, вы не сможете выбрать другую функцию сведения для вычисления полей данных или промежуточных итогов и добавить вычисляемые поля или вычисляемые объекты.

  Кроме того, если сервер OLAP предоставляет вычисляемые поля, называемые «вычисляемыми элементами», вы увидите их в списке полей сводной таблицы. Вы также увидите все вычисляемые поля и вычисляемые объекты, созданные с помощью макросов, которые написаны на языке Visual Basic для приложений (VBA) и хранятся в книге, но не сможете их изменить. Если вам нужны дополнительные типы вычислений, обратитесь к администратору базы данных OLAP.

  Если исходные данные получены из базы данных OLAP, то при вычислении промежуточных и общих итогов можно включить или исключить значения для скрытых элементов.

• Вычисления на основе исходных данных не из базы данных OLAP.    В сводных таблицах, основанных на внешних данных других типов или на данных листа Excel, для вычисления полей значений, содержащих числовые данные, используется функция «Сумма», а для вычисления полей данных, содержащих текст, — функция «Количество». Для дальнейшего анализа и обработки своих данных вы можете выбрать другие функции сведения, например «Среднее», «Максимум» или «Минимум». Кроме того, можно создавать собственные формулы, в которых используются элементы отчета или другие данные листа. Для этого нужно создать вычисляемое поле или вычисляемый объект в поле.

Формулы можно создавать только в отчетах, которые основаны на исходных данных, полученных не из источника данных OLAP. В отчетах, основанных на базе данных OLAP, формулы не поддерживаются. При использовании формул в сводных таблицах нужно учитывать описанные ниже правила синтаксиса и поведения формул.

• Элементы формулы сводной таблицы.    В формулах, которые создаются для вычисляемых полей и вычисляемых объектов, можно использовать операторы и выражения, как и в других формулах на листе. Также можно использовать константы и ссылаться на данные из отчета, но не допускается использование ссылок на ячейки и определенных имен. Невозможно использовать функции листа, для которых нужны аргументы в виде ссылок на ячейки или определенных имен, а также формулы массива.

• Имена полей и элементов.    В Excel имена полей и элементов используются для идентификации этих элементов отчета в формулах. В приведенном ниже примере для данных в диапазоне C3:C9 используется имя поля Молоко. Для вычисляемого объекта в поле Тип, оценивающего объем продаж нового продукта на основе данных о продажах молочных продуктов, можно использовать формулу =Молоко * 115%.

  

  Примечание: На сводной диаграмме имена полей отображаются в списке полей сводной таблицы, а имена элементов можно просмотреть в каждом раскрывающемся списке полей. Не следует путать эти имена с теми, которые отображаются в подсказках к диаграммам и соответствуют именам рядов и точек данных.

• Формулы работают с итоговыми суммами, а не с отдельными записями.    Формула для вычисляемого поля оперирует суммой исходных данных для каждого используемого поля. Например, формула вычисляемого поля =Продажи * 1,2 умножает сумму продаж для каждого типа и региона на 1,2, а не умножает каждое отдельное значение продаж на 1,2 с последующим суммированием полученных величин.

  Формулы для вычисляемых объектов оперируют отдельными записями. Например, формула вычисляемого объекта =Молоко * 115% умножает каждое отдельное значение продаж молочных продуктов на 115 %, после чего полученные величины суммируются в области «Значения».

• Пробелы, цифры и символы в именах.    В имени, которое содержит два или несколько полей, их порядок не имеет значения. В примере выше ячейки C6:D6 могут называться ‘Апрель Север’ или ‘Север Апрель’. Имена, которые состоят из нескольких слов либо содержат цифры или символы, нужно заключать в одинарные кавычки.

• Итоги.    Формулы не могут ссылаться на итоговые значения (в примере выше — это Сумма за март, Сумма за апрель и Общий итог).

• Имена полей в ссылках на элементы.    Вы можете включить имя поля в ссылку на элемент. Имя элемента должно быть заключено в квадратные скобки, например: Регион[Север]. Используйте этот формат, чтобы избежать ошибок #ИМЯ?, которые возникают, если два элемента в двух разных полях отчета имеют одинаковые имена. Например, если в отчете есть два элемента с именем «Мясо» в полях «Тип» и «Категория», можно избежать появления ошибок #ИМЯ?, ссылаясь на эти элементы следующим образом: Тип[Мясо] и Категория[Мясо].

• Ссылки на элементы по позиции.    Вы можете сослаться на элемент, указав его позицию в отчете (с учетом того, какие элементы фактически отображаются и как они отсортированы в настоящий момент). Тип[1] — это Молоко, а Тип[2] — Морепродукты. Когда позиции элементов изменятся, например, если какие-то из них будут скрыты или снова отображены, такая ссылка, возможно, будет указывать на другой элемент. Скрытые элементы не учитываются в этом индексе.

  Для ссылки на элементы можно использовать относительные позиции. Они определяются относительно вычисляемого объекта, содержащего формулу. Если текущим регионом является Юг, то Регион[-1] — это Север. Если текущим регионом является Север, то Регион[+1] — это Юг. Например, для вычисляемого объекта можно использовать формулу =Регион[-1] * 3%. Например, для вычисляемого объекта можно использовать формулу =Регион[-1] * 3%. Если позиция, которую вы указали, находится перед первым или после последнего элемента в поле, формула возвращает ошибку #ССЫЛКА!.

Чтобы использовать формулы в сводной диаграмме, их нужно создать в связанной сводной таблице. Там вы увидите отдельные значения, из которых состоят данные, а затем сможете посмотреть на результаты в графическом представлении на сводной диаграмме.

Например, на этой сводной диаграмме представлены данные о продажах для каждого продавца по регионам:

Чтобы посмотреть, как будут выглядеть объемы продаж, если увеличатся на 10 %, можно создать вычисляемое поле в связанной сводной таблице и воспользоваться формулой =Продажи * 110%.

Результат сразу отображается на сводной диаграмме, как показано на этом рисунке:

Чтобы отобразить отдельный маркер данных для продаж в регионе «Север» за вычетом транспортных расходов, которые составляют 8 %, можно создать в поле «Регион» вычисляемый объект с такой формулой: =Север – (Север * 8%).

Диаграмма будет выглядеть следующим образом:

Однако вычисляемый объект, созданный в поле «Продавец», будет отображаться как ряд, представленный в легенде, и появится на диаграмме в виде точки данных в каждой категории.

Важно: Создать формулу в сводной таблице, подключенной к источнику данных OLAP, невозможно.

Прежде всего определитесь, что нужно создать в поле: вычисляемое поле или вычисляемый объект. Если вы хотите использовать в формуле данные из другого поля, создайте вычисляемое поле. Если нужно использовать в формуле данные из одного или нескольких конкретных элементов в определенном поле, создайте вычисляемый объект.

В случае вычисляемых объектов в отдельных ячейках можно вводить разные формулы. Например, если вычисляемый объект с именем ЯблокиОбласть содержит формулу =Яблоки * 0,25 для всех месяцев, то для июля, августа и сентября ее можно заменить формулой =Яблоки * 0,5.

Если есть несколько вычисляемых объектов или формул, можно настроить порядок вычислений.

Добавление вычисляемого поля

1. Щелкните сводную таблицу.

   Отобразится вкладка «Работа со сводными таблицами» с дополнительными вкладками Анализ и Конструктор.

2. На вкладке Анализ в группе Вычисления выберите команду Поля, элементы и наборы, а затем — пункт Вычисляемое поле.

   

3. В поле Имя введите имя для поля.

4. В поле Формула введите формулу для поля.

   Чтобы использовать в формуле данные из другого поля, щелкните его в списке Поля и нажмите кнопку Добавить поле. Например, чтобы вычислить величину комиссионных, составляющую 15 %, для каждого значения в поле «Продажи», введите формулу =Продажи * 15%.

5. Нажмите кнопку Добавить.

Добавление вычисляемого объекта в поле

1. Щелкните сводную таблицу.

   Отобразится вкладка «Работа со сводными таблицами» с дополнительными вкладками Анализ и Конструктор.

2. Если элементы в поле сгруппированы, на вкладке Анализ в группе Группировать выберите команду Разгруппировать.

   

3. Щелкните поле, в которое нужно добавить вычисляемый объект.

4. На вкладке Анализ в группе Вычисления выберите команду Поля, элементы и наборы, а затем — пункт Вычисляемый объект.

   

5. В поле Имя введите имя вычисляемого объекта.

6. В поле Формула введите формулу для этого объекта.

   Чтобы использовать в формуле данные из имеющегося элемента, щелкните его в списке Элементы и нажмите кнопку Добавить элемент (он должен находиться в том же поле, что и вычисляемый объект).

7. Нажмите кнопку Добавить.

Ввод разных формул для вычисляемых объектов в отдельных ячейках

1. Щелкните ячейку, для которой нужно изменить формулу.

   Чтобы изменить формулу для нескольких ячеек, нажмите клавишу CTRL и, удерживая ее, выделите остальные ячейки.

2. В строке формул внесите изменения в формулу.

Изменение порядка вычислений для нескольких вычисляемых объектов или формул

1. Щелкните сводную таблицу.

   Отобразится вкладка «Работа со сводными таблицами» с дополнительными вкладками Анализ и Конструктор.

2. На вкладке Анализ в группе Вычисления выберите команду Поля, элементы и наборы, а затем — пункт Порядок вычислений.

   

3. Щелкните одну из формул и нажмите кнопку Вверх или Вниз.

4. Повторите эти действия для других формул, чтобы расположить их в нужном порядке.

Вы можете отобразить список всех формул, которые используются в текущей сводной таблице.

1. Щелкните сводную таблицу.

   Отобразится вкладка «Работа со сводными таблицами» с дополнительными вкладками Анализ и Конструктор.

2. На вкладке Анализ в группе Вычисления выберите команду Поля, элементы и наборы, а затем — пункт Вывести формулы.

   

Перед тем как редактировать формулу, определите, к чему она относится: к вычисляемому полю или вычисляемому объекту. Если формула находится в вычисляемом объекте, также определите, является ли она единственной для него.

В случае вычисляемых объектов можно изменять отдельные формулы для конкретных ячеек одного объекта. Например, если вычисляемый объект с именем ЯблокиРасчет содержит формулу =Яблоки * 0,25 для всех месяцев, то для июля, августа и сентября ее можно заменить формулой =Яблоки * 0,5.

Определение принадлежности формулы к вычисляемому полю или вычисляемому объекту

1. Щелкните сводную таблицу.

   Отобразится вкладка «Работа со сводными таблицами» с дополнительными вкладками Анализ и Конструктор.

2. На вкладке Анализ в группе Вычисления выберите команду Поля, элементы и наборы, а затем — пункт Вывести формулы.

   

3. Найдите в списке формулу, которую нужно изменить. Она может находиться в разделе «Вычисляемое поле» или «Вычисляемый объект».

   Если для одного вычисляемого объекта задано несколько формул, то формулой по умолчанию, введенной при его создании, является та, для которой в столбце B указано его имя. Для остальных формул в столбце B указывается не только имя самого вычисляемого объекта, но и имена элементов, на пересечении которых используется формула.

   Предположим, что есть формула по умолчанию для вычисляемого объекта с именем МойЭлемент, а также другая формула для этого объекта с именем МойЭлемент Январь Продажи. В сводной таблице вы увидите эту формулу в ячейке «Продажи» для строки «МойЭлемент» и столбца «Январь».

4. Чтобы внести изменения, воспользуйтесь одним из описанных ниже способов.

Редактирование формулы вычисляемого поля

1. Щелкните сводную таблицу.

   Отобразится вкладка «Работа со сводными таблицами» с дополнительными вкладками Анализ и Конструктор.

2. На вкладке Анализ в группе Вычисления выберите команду Поля, элементы и наборы, а затем — пункт Вычисляемое поле.

   

3. В списке Имя выберите вычисляемое поле, для которого нужно изменить формулу.

4. В поле Формула измените формулу.

5. Нажмите кнопку Изменить.

Редактирование одной формулы для вычисляемого объекта

1. Щелкните поле, содержащее вычисляемый объект.

2. На вкладке Анализ в группе Вычисления выберите команду Поля, элементы и наборы, а затем — пункт Вычисляемый объект.

   

3. В поле Имя выберите вычисляемый объект.

4. В поле Формула измените формулу.

5. Нажмите кнопку Изменить.

Редактирование отдельной формулы для конкретной ячейки вычисляемого объекта

1. Щелкните ячейку, для которой нужно изменить формулу.

   Чтобы изменить формулу для нескольких ячеек, нажмите клавишу CTRL и, удерживая ее, выделите остальные ячейки.

2. В строке формул внесите изменения в формулу.

   Совет: Если есть несколько вычисляемых объектов или формул, можно настроить порядок вычислений. Дополнительные сведения см. в разделе Изменение порядка вычислений для нескольких вычисляемых объектов или формул.

Примечание: Если удалить формулу из сводной таблицы, восстановить ее будет невозможно. Если вы не хотите удалять формулу безвозвратно, то можете просто скрыть поле или элемент, перетащив его за пределы сводной таблицы.

1. Определите, к чему относится формула: к вычисляемому полю или вычисляемому объекту.

   Вычисляемые поля отображаются в списке полей сводной таблицы. Вычисляемые объекты отображаются в виде элементов в других полях.

2. Выполните одно из указанных ниже действий.

   • Если нужно удалить вычисляемое поле, щелкните в любом месте сводной таблицы.

   • Если нужно удалить вычисляемый объект, в сводной таблице щелкните поле, которое его содержит.

     Отобразится вкладка «Работа со сводными таблицами» с дополнительными вкладками Анализ и Конструктор.

3. На вкладке Анализ в группе Вычисления выберите команду Поля, элементы и наборы, а затем — пункт Вычисляемое поле или Вычисляемый объект.

   

4. В поле Имя выберите поле или элемент, который нужно удалить.

5. Нажмите кнопку Удалить.