Как прописать формулу впр в excel с несколькими условиями

Функция ВПР в Excel позволяет данные из одной таблицы переставить в соответствующие ячейки второй. Ее английское наименование – VLOOKUP.

Очень удобная и часто используемая. Т.к. сопоставить вручную диапазоны с десятками тысяч наименований проблематично.

Как пользоваться функцией ВПР в Excel

Допустим, на склад предприятия по производству тары и упаковки поступили материалы в определенном количестве.

Стоимость материалов – в прайс-листе. Это отдельная таблица.

Необходимо узнать стоимость материалов, поступивших на склад. Для этого нужно подставит цену из второй таблицы в первую. И посредством обычного умножения мы найдем искомое.

Алгоритм действий:

1. Приведем первую таблицу в нужный нам вид. Добавим столбцы «Цена» и «Стоимость/Сумма». Установим денежный формат для новых ячеек.
2. Выделяем первую ячейку в столбце «Цена». В нашем примере – D2. Вызываем «Мастер функций» с помощью кнопки «fx» (в начале строки формул) или нажав комбинацию горячих клавиш SHIFT+F3. В категории «Ссылки и массивы» находим функцию ВПР и жмем ОК. Данную функцию можно вызвать перейдя по закладке «Формулы» и выбрать из выпадающего списка «Ссылки и массивы».



3. Откроется окно с аргументами функции. В поле «Искомое значение» — диапазон данных первого столбца из таблицы с количеством поступивших материалов. Это те значения, которые Excel должен найти во второй таблице.



4. Следующий аргумент – «Таблица». Это наш прайс-лист. Ставим курсор в поле аргумента. Переходим на лист с ценами. Выделяем диапазон с наименованием материалов и ценами. Показываем, какие значения функция должна сопоставить.



5. Чтобы Excel ссылался непосредственно на эти данные, ссылку нужно зафиксировать. Выделяем значение поля «Таблица» и нажимаем F4. Появляется значок $.



6. В поле аргумента «Номер столбца» ставим цифру «2». Здесь находятся данные, которые нужно «подтянуть» в первую таблицу. «Интервальный просмотр» — ЛОЖЬ. Т.к. нам нужны точные, а не приблизительные значения.

Нажимаем ОК. А затем «размножаем» функцию по всему столбцу: цепляем мышью правый нижний угол и тянем вниз. Получаем необходимый результат.

Теперь найти стоимость материалов не составит труда: количество * цену.

Функция ВПР связала две таблицы. Если поменяется прайс, то и изменится стоимость поступивших на склад материалов (сегодня поступивших). Чтобы этого избежать, воспользуйтесь «Специальной вставкой».

1. Выделяем столбец со вставленными ценами.
2. Правая кнопка мыши – «Копировать».
3. Не снимая выделения, правая кнопка мыши – «Специальная вставка».
4. Поставить галочку напротив «Значения». ОК.

Формула в ячейках исчезнет. Останутся только значения.



Быстрое сравнение двух таблиц с помощью ВПР

Функция помогает сопоставить значения в огромных таблицах. Допустим, поменялся прайс. Нам нужно сравнить старые цены с новыми ценами.

1. В старом прайсе делаем столбец «Новая цена».



2. Выделяем первую ячейку и выбираем функцию ВПР. Задаем аргументы (см. выше). Для нашего примера: . Это значит, что нужно взять наименование материала из диапазона А2:А15, посмотреть его в «Новом прайсе» в столбце А. Затем взять данные из второго столбца нового прайса (новую цену) и подставить их в ячейку С2.

Данные, представленные таким образом, можно сопоставлять. Находить численную и процентную разницу.

Функция ВПР в Excel с несколькими условиями

До сих пор мы предлагали для анализа только одно условие – наименование материала. На практике же нередко требуется сравнить несколько диапазонов с данными и выбрать значение по 2, 3-м и т.д. критериям.

Таблица для примера:

Предположим, нам нужно найти, по какой цене привезли гофрированный картон от ОАО «Восток». Нужно задать два условия для поиска по наименованию материала и по поставщику.

Дело осложняется тем, что от одного поставщика поступает несколько наименований.

1. Добавляем в таблицу крайний левый столбец (важно!), объединив «Поставщиков» и «Материалы».



2. Таким же образом объединяем искомые критерии запроса:



3. Теперь ставим курсор в нужном месте и задаем аргументы для функции: . Excel находит нужную цену.

Рассмотрим формулу детально:

1. Что ищем.
2. Где ищем.
3. Какие данные берем.

Функция ВПР и выпадающий список

Допустим, какие-то данные у нас сделаны в виде раскрывающегося списка. В нашем примере – «Материалы». Необходимо настроить функцию так, чтобы при выборе наименования появлялась цена.

Сначала сделаем раскрывающийся список:

1. Ставим курсор в ячейку Е8, где и будет этот список.
2. Заходим на вкладку «Данные». Меню «Проверка данных».



3. Выбираем тип данных – «Список». Источник – диапазон с наименованиями материалов.



4. Когда нажмем ОК – сформируется выпадающий список.

Теперь нужно сделать так, чтобы при выборе определенного материала в графе цена появлялась соответствующая цифра. Ставим курсор в ячейку Е9 (где должна будет появляться цена).

1. Открываем «Мастер функций» и выбираем ВПР.
2. Первый аргумент – «Искомое значение» — ячейка с выпадающим списком. Таблица – диапазон с названиями материалов и ценами. Столбец, соответственно, 2. Функция приобрела следующий вид: .
3. Нажимаем ВВОД и наслаждаемся результатом.

Изменяем материал – меняется цена:

Скачать пример функции ВПР в Excel

Так работает раскрывающийся список в Excel с функцией ВПР. Все происходит автоматически. В течение нескольких секунд. Все работает быстро и качественно. Нужно только разобраться с этой функцией.

В табличном редакторе Microsoft Excel множество различных формул и функций. Они позволяют сэкономить время и избежать ошибок – достаточно правильно написать формулу и подставить нужные значения. 

В этой статье мы рассмотрим функцию ВПР (или VLOOKUP, что означает «вертикальный просмотр»). Функция ВПР помогает работать с данными из двух таблиц и подтягивать значения из одной в другую. Использовать ее удобно, когда нужно посчитать выручку или прикинуть бюджет, если в одной таблице указан прайс-лист, а в другой количество проданного товара.

Допустим, есть таблица с количеством проданного товара и таблица с ценами на эти товары

Необходимо к каждому товару из таблицы слева добавить цену из прайса справа.

Как создать функцию ВПР в Excel

Необходимая последовательность значений в функции называется синтаксис. Обычно функция начинается с символа равенства «=», затем идет название функции и аргументы в скобках.

Записываем формулу в столбик цены (С2). Это можно сделать двумя способами:

1. Выделить ячейку и вписать функцию.

2. Выделить ячейку → нажать на Fx (Shift +F3) → выбрать категорию «Ссылки и массивы» → выбрать функцию ВПР → нажать «ОК».

После этого открывается окно, где можно заполнить ячейки аргументов формулы.

Синтаксис функции ВПР выглядит так:

=ВПР(искомое значение;таблица;номер столбца;интервальный просмотр)

В нашем случае получится такая формула:

=ВПР(A2;$G$2:$H$11;2;0)

Аргументы функции ВПР

Сейчас разберемся что и куда писать.

Со знаком равенства «=» и названием «ВПР» все понятно. Поговорим об аргументах. Они записываются в скобках через точку с запятой или заполняются в ячейки в окне функции. Формула ВПР имеет 4 аргумента: искомое значение, таблица, номер столбца и интервальный просмотр.

Искомое значение – это название ячейки, из которой мы будем «подтягивать» данные. Формула ВПР ищет полное или частичное совпадение в другой таблице, из которой берет информацию. 

В нашем случае выбираем ячейку «A2», в ней находится наименование товара. ВПР возьмет это название и будет искать аналогичную ячейку во второй таблице с прайсом.

=ВПР(A2;

Таблица – это диапазон ячеек, из которых мы будем «подтягивать» данные для искомого значения. В этом аргументе используем абсолютные ссылки. Это значит, что в формуле таблица будет выглядеть как «$G$2:$H$11» вместо «G2:H11». Знаки «$» можно поставить вручную, а можно выделить «G2:H11» внутри формулы и нажать F4. Если этого не сделать, таблица не зафиксируется в формуле и изменится при копировании. 

В нашем случае – это таблица с прайсом. Формула будет искать в ней совпадение с ячейкой, которую указали в первом аргументе формулы – A2 (Кофе). Нажимаем F4 и делаем ссылку абсолютной.

=ВПР(A2;$G$2:$H$11

Номер столбца – это столбец таблицы, из которой нужно взять данные. Именно из него мы будем «подтягивать» результат. 

1. Формула сканирует таблицу по вертикали.

2. Находит в самом левом столбце совпадение с искомым значением.

3. Смотрит в столбец напротив, очередность которого мы указываем в этом аргументе.

4. Передает данные в ячейку с формулой.

В нашем случае – это столбец с ценой продуктов в прайсе. Формула ищет искомое значение ячейки A2 (Кофе) в первом столбце прайса и «подтягивает» данные из второго столбца (потому что мы указали цифру 2) в ячейку с формулой.

=ВПР(A2;$G$2:$H$11;2

Интервальный просмотр – это параметр, который может принимать 2 значения: «истина» или «ложь». Истина обозначается в формуле цифрой 1 и означает приблизительное совпадение с искомым значением. Ложь обозначается цифрой 0 и подразумевает точное совпадение. Приблизительный поиск и критерий «истина» обычно используют при работе с числами, а точный и «ложь» – в работе с наименованиями. 

В нашем случае искомое значение – это текстовое наименование. Поэтому используем точный поиск – ставим цифру 0 и закрываем скобку.

=ВПР(A2;$G$2:$H$11;2;0)

Автозаполнение

В конце протягиваем формулу вниз до конца, в результате чего происходит автозаполнение.

Чтобы функция ВПР правильно сработала во время автозаполнения, искомое значение должно быть относительной ссылкой, а таблица – абсолютной. 

• В нашем случае искомое значение – A2. Это относительная ссылка на ячейку, потому что в ней нет знаков «$». Благодаря этому ссылка на искомое значение меняется относительно каждой строчки, когда происходит автозаполнение в другие ячейки: A2 → A3 → … → A11. Это удобно, когда необходимо повторить формулу на несколько строк, ведь ее не приходится писать заново.

• Таблица зафиксирована абсолютной ссылкой «$G$2:$H$11». Это означает, что ссылки на ячейки не изменятся во время автозаполнения. Таким образом, расчет каждый раз будет корректным и опираться на таблицу. 

ВПР и приблизительный интервальный просмотр

В предыдущем примере мы «подтягивали» значения из таблицы, используя точный интервальный просмотр. Он подходит для работы с наименованиями. Теперь разберем ситуацию, когда может понадобиться приблизительный интервальный просмотр.

Задача. В магазин привезли товар. Необходимо присвоить каждому товару размер партии, опираясь на его количество.

Товары такие же, как и в первом примере, но задача изменилась: нужно привязать формулу не к наименованию, а к количеству

Решение. Заполняем формулу ВПР в ячейке «Партия», как было показано в предыдущем примере.

Разница в том, что теперь искомое значение – число, а интервальный просмотр – истина, что означает приблизительный поиск. Получается вот такой результат:

Что произошло? Аргумент «интервальный просмотр» имеет значение 1. Это значит, что формула ВПР ищет в таблице ближайшее меньшее искомое значение. 

В нашем случае количество товара «Кофе» – 380. ВПР берет это число в виде искомого значения, после чего ищет ближайшее меньшее в соседней таблице – число 300. В конце функция «подтягивает» данные из столбца напротив («Крупная»). Если количество товара «Кофе» = 340 – это «Крупная партия». Важно, чтобы крайний левый столбец таблицы, которая указана в формуле, был отсортирован по возрастанию. В противном случае ВПР не сработает. 

Значения и данные во второй таблице отсортированы по убыванию – ВПР не работает

Итоги

• Функция ВПР означает вертикальный просмотр. Она просматривает крайний левый столбец таблицы сверху вниз. 

• Синтаксис функции: =ВПР(искомое значение;таблица;номер столбца;интервальный просмотр).

• Функцию можно вписать вручную или в специальном окне (Shift + F3).

• Искомое значение – относительная ссылка, а таблица – абсолютная. 

• Интервальный просмотр может искать точное или приблизительное совпадение с искомым значением. 

• Приблизительный поиск и критерий «истина» обычно используют при работе с числами, а точный и «ложь» – в работе с наименованиями.

• Порядок работы с функцией подходит для Гугл-таблиц.

Поиск и подстановка по нескольким условиям

Постановка задачи

Если вы продвинутый пользователь Microsoft Excel, то должны быть знакомы с функцией поиска и подстановки ВПР или VLOOKUP (если еще нет, то сначала почитайте эту статью, чтобы им стать). Для тех, кто понимает, рекламировать ее не нужно — без нее не обходится ни один сложный расчет в Excel. Есть, однако, одна проблема: эта функция умеет искать данные только по совпадению одного параметра. А если у нас их несколько?

Предположим, что у нас есть база данных по ценам товаров за разные месяцы:

Нужно найти и вытащить цену заданного товара (Нектарин) в определенном месяце (Январь), т.е. получить на выходе152, но автоматически, т.е. с помощью формулы. ВПР в чистом виде тут не поможет, но есть несколько других способов решить эту задачу.

Способ 1. Дополнительный столбец с ключом поиска

Это самый очевидный и простой (хотя и не самый удобный) способ. Поскольку штатная функция ВПР (VLOOKUP) умеет искать только по одному столбцу, а не по нескольким, то нам нужно из нескольких сделать один!

Добавим рядом с нашей таблицей еще один столбец, где склеим название товара и месяц в единое целое с помощью оператора сцепки (&), чтобы получить уникальный столбец-ключ для поиска:

Теперь можно использовать знакомую функцию ВПР (VLOOKUP) для поиска склеенной пары НектаринЯнварь из ячеек H3 и J3 в созданном ключевом столбце:

Плюсы: Простой способ, знакомая функция, работает с любыми данными.

Минусы: Надо делать дополнительный столбец и потом, возможно, еще и прятать его от пользователя. При изменении числа строк в таблице — допротягивать формулу сцепки на новые строки (хотя это можно упростить применением умной таблицы).

Способ 2. Функция СУММЕСЛИМН

Если нужно найти именно число (в нашем случае цена как раз число), то вместо ВПР можно использовать функцию СУММЕСЛИМН (SUMIFS), появившуюся начиная с Excel 2007. По идее, эта функция выбирает и суммирует числовые значения по нескольким (до 127!) условиям. Но если в нашем списке нет повторяющихся товаров внутри одного месяца, то она просто выведет значение цены для заданного товара и месяца:

Плюсы: Не нужен дополнительный столбец, решение легко масштабируется на большее количество условий (до 127), быстро считает.

Минусы: Работает только с числовыми данными на выходе, не применима для поиска текста, не работает в старых версиях Excel (2003 и ранее).

Способ 3. Формула массива

О том, как спользовать связку функций ИНДЕКС (INDEX) и ПОИСКПОЗ (MATCH) в качестве более мощной альтернативы ВПР я уже подробно описывал (с видео). В нашем же случае, можно применить их для поиска по нескольким столбцам в виде формулы массива. Для этого:

1. Выделите пустую зеленую ячейку, где должен быть результат.
2. Введите в строке формул в нее следующую формулу:

   

3. Нажмите в конце не Enter, а сочетание Ctrl+Shift+Enter, чтобы ввести формулу не как обычную, а как формулу массива.

Как это на самом деле работает:

Функция ИНДЕКС выдает из диапазона цен C2:C161 содержимое N-ой ячейки по порядку. При этом порядковый номер нужной ячейки нам находит функция ПОИСКПОЗ. Она ищет связку названия товара и месяца (НектаринЯнварь) по очереди во всех ячейках склеенного из двух столбцов диапазона A2:A161&B2:B161 и выдает порядковый номер ячейки, где нашла точное совпадение. По сути, это первый способ, но ключевой столбец создается виртуально прямо внутри формулы, а не в ячейках листа.

Плюсы: Не нужен отдельный столбец, работает и с числами и с текстом.

Минусы: Ощутимо тормозит на больших таблицах (как и все формулы массива, впрочем), особенно если указывать диапазоны «с запасом» или сразу целые столбцы (т.е. вместо A2:A161 вводить A:A и т.д.) Многим непривычны формулы массива в принципе (тогда вам сюда).

Ссылки по теме

• Как искать и подставлять данные с помощью функции ВПР (VLOOKUP)
• Что такое формулы массива и как их использовать
• Как использовать связку функций ИНДЕКС и ПОИСКПОЗ вместо ВПР
• Как извлечь сразу все значения, а не только первое с помощью ВПР